Главная Коллекция "Revolution" Менеджмент и трудовые отношения Особенности организации управления информацией (на материалах ООО "Байсар")

Особенности организации управления информацией (на материалах ООО "Байсар")

Методы управления информационными потоками организации. Особенности формирования информационных потоков при объединении предприятий. Оценка эффективности проекта централизованного управления информационными потоками предприятия на примере в ООО "Байсар".

Рубрика	Менеджмент и трудовые отношения
Вид	дипломная работа
Язык	русский
Дата добавления	18.11.2014
Размер файла	420,8 K

посмотреть текст работы

скачать работу можно здесь

полная информация о работе

весь список подобных работ

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Страница:

Соответственно, особенностью формирования информационных потоков при объединении предприятий будет является адаптация методов управления информационными потоками. В частности, объединение приведет к переквалификации большей части внешней информации к внутренней с изменением методов управления.

Можно сказать, что изменения внешнего управления, будут состоять в изменении передачи предприятию информационных продуктов и контроле за изменением его поведения. Однако специфика объединения состоит в том, что изменения в управляющих системах объединяемых предприятий теперь будут направлять информационные потоки в информационное поле, которое станет общим для всех объединяемых предприятий.

Внутреннее управление информационными потоками при объединении предприятий, будет базироваться на объединении документооборота. В объединении документационного обеспечения, управления можно выделить три момента:

- внутренние документы будет адаптированы для всех предприятий, возможно с приведением к единому образцу;

- входящие и исходящие документы станут адресоваться только одному лицу и только от одного лица, которому на этапе объединения будет вручены соответствующие функции;

Соответственно, обработка входящих и исходящих документов будет осуществляться централизованно, в т.ч. объединение коснется и процесса организации контроля над этим процессом.

В рассматриваемой проблеме документационного обеспечения управления можно найти как исторически унаследованные характеристики, так и новые, связанные с коренными техническими и социально-экономическими преобразованиями в сфере документации. Недостаточная научно-теоретическая разработанность и отсутствие должного государственного внимания к созданию концептуальной базы и выработке единых подходов к организации ДОУ влекут за собой различные отрицательные последствия, в частности отрыв от международных правил и технологий, неэффективность и недостаточную ценность сохраняемых информационных ресурсов.

В настоящее время работы по многим аспектам проблемы ДОУ, в том числе документооборота с использованием современных информационных технологий, что на практике часто называют автоматизированным документооборотом, носят скоординированный характер. В связи с коренными изменениями социально-экономической ситуации в стране необходимо обновить весь комплекс нормативного и методического обеспечения организации работы с документированной информацией на различных уровнях государственного, общественного и экономического управления.

Следующий шаг - стандартизация и унификация новых информационных технологий. С проблемой электронного документа тесно связана проблема электронного документооборота, автоматизации ДОУ.

В настоящее время различными фирмами разработано и внедрено большое количество автоматизированных систем управления документацией (АСУД), характеризующихся специфическими подходами и компьютерно-коммуникационными средствами реализации. В этих разработках отсутствует унифицированная терминология. Продукция фирм-производителей именуется как: «Система автоматизации документооборота», «Компьютерная система автоматизации делопроизводства и документооборота», «Система управления делопроизводством», «Распределённая система управления документами», «Электронный архив» и т.п. Разнообразие в названиях систем говорит лишь о том, что сегодня эта область информационного рынка еще не оформилась в качестве самостоятельного сегмента и в ряде случаев продукты АСУД появляются как сопутствующие разработки или побочный продукт при решении других, более сложных задач.

Тем не менее, число АСУД растет достаточно быстро. Но в этом секторе информационной индустрии не отлажена система мониторинга разработок, появляющихся на рынке, нет четко функционирующей системы их лицензирования и сертификации. Представляется целесообразным сформулировать требования к современной системе управления документацией в организации.

Прежде всего, АСУД должна выполнять все задачи документационного обеспечения управления в полном объеме: подготовку документов, их регистрацию, контроль за исполнением, поиск документов, их хранение и справочную работу по массиву документов.

Система должна быть построена на единых методологических принципах, программно-технических и технологических решениях в рамках действующих организационно-правовых условий в виде отечественного законодательства, государственных стандартов, инструкций и требований.

АСУД должна обеспечить полноценное использование (интегрирование) накопленного информационного ресурса и реализовывать принцип однократного ввода информации и ее многократного использования как подокументно, так и фактически. Система также должна помогать администраторам выбирать маршруты движения документации внутри организации, обеспечивая необходимую степень защиты информации от несанкционированного доступа.

АСУД в современных условиях должна быть приспособлена к возможному расширению номенклатуры документов и параметров системы (количество технических устройств и технологий, количество документов, объем информации, количество пользователей) и быть способной к адаптации в соответствии с меняющимися требованиями пользователей.

2. Анализ проблем формирования управленческой информации ООО «Байсар»

2.1 Анализ тенденций развития пищевой промышленности в РТ

Потребительский рынок Республики Татарстан характеризуется динамичным развитием и высокой степенью товарного насыщения. 30,5% зарегистрированных хозяйствующих субъектов в республике приходится на сферу торговли, общественного питания и потребительских услуг. В отрасли занято свыше 290 тысяч человек, что составляет 16,8% от общей численности занятых в экономике.

Основными тенденциями развития потребительского рынка республики последние несколько лет являются увеличение объемов оборота розничной торговли, общественного питания и потребительских услуг, динамичное развитие инфраструктуры отрасли и повышение качества оказываемых услуг.

По среднему значению показателя темпа роста оборота розничной торговли за последние пять лет, Татарстан занимает второе место после Республики Башкортостан среди регионов Приволжского Федерального округа. По объему оборота розничной торговли Республика Татарстан уверенно входит в тройку лидеров среди регионов Приволжского Федерального округа.

По объему продаж в расчете на 1 человека Республика Татарстан находится на 5 месте в Приволжском Федеральном округе, уступая Самарской, Пермской, Нижегородской областям и Республике Башкортостан.

Динамичность развития потребительского рынка республики и стабильность экономической политики повысили интерес инвесторов к значительным в развитие торговли республики. В настоящее время Республика Татарстан входит в число наиболее привлекательных для инвестирования регионов России.

Привлечены инвестиции таких крупных зарубежных торговых операторов, как «Рамстор» ООО «Рамэнка» (Турция), гипермаркет «ИКЕА» (Швеция), Центр оптовой торговли «МЕТРО Кэш энд Керри» (Германия). Общий объем капитальных вложений в 2005 году в сферу торговли республики составил более 7 млрд. руб.

Открытие новых объектов позволило в 2005 году увеличить в республике обеспеченность торговыми площадями в расчете на 1000 жителей на 38,5% и довести ее до уровня 387,8 кв. м. (в 2003г. - 280). В городе Казани этот показатель равен 650 кв. м. В Приволжском федеральном округе Республика Татарстан по обеспеченности торговыми площадями находится на 1 месте.

Успешно развивается и отрасль общественного питания. Объем оборота общественного питания Республики Татарстан в 2005 году по сравнению с 2004 годом в сопоставимых ценах возрос на 2,2 % и составил 7,8 млрд. рублей. По объему оборота общественного питания Республика Татарстан занимает первое место среди регионов Приволжского федерального округа. За последние годы более чем в три раза возрос объем предоставляемых услуг общественного питания на душу населения и в 2005 году этот показатель составил 2050,2 рубля.

Количество предприятий увеличилось с 3328 объектов в 2000 году до 4151 единицы на начало 2006 года. При этом необходимо отметить наиболее интенсивный рост сети предприятий общедоступной сети типа «Бистро» и дорогих ресторанов.

В последние годы в экономическом развитии бытовых услуг населению прослеживаются устойчивые положительные тенденции.

В 2005 году объем бытовых услуг, оказанных населению республики, составил 4 миллиарда 460 миллионов рублей, что в сопоставимых ценах на 9,4% выше уровня 2004 года. На одного жителя республики было оказано бытовых услуг на 1283 рубля.

Наиболее высокие темпы роста объемов наблюдаются по следующим видам: ремонт и строительство жилья - 129,6%, ремонт и техобслуживание автомототранспортных средств - 124,2%, услуги фотографий - 115,7%, услуги парикмахерских - 112,1%.

Следует отметить, что за последние годы инфраструктура отрасли значительно расширилась. В 2005 году введено в действие 315 объектов бытового обслуживания населения.

Вместе с тем, состояние бытовых услуг в республике все еще не отвечает современным требованиям.

Обеспеченность предприятиями бытового обслуживания в целом по республике составляет 3 рабочих места на 1000 жителей (по Москве 5 рабочих мест) при нормативе 10 рабочих мест на 1000 жителей.

Сеть объектов сферы бытовых услуг развита неравномерно. Стабильно развивается рынок бытовых услуг, в основном, только в крупных городах и районных центрах. На долю городов республики приходится 87,8% от общего объёма и только 12,2% - на все сельские районы республики.

Одной из наиболее актуальных проблем отрасли остается доступность услуг сельскому населению. Значительно сократилось количество приемных пунктов. Редко используются выездные формы обслуживания.

Для эффективного развития потребительского рынка основными направлениями развития являются:

- совершенствование нормативно-правовой базы, регулирующей вопросы развития потребительского рынка.

- преобразование неорганизованного сектора торговой отрасли в цивилизованные формы его организации.

- повышение уровня обслуживания и качества предоставляемых услуг;

- сохранение социально-значимых видов услуг, не представляющих коммерческого интереса для предпринимателей.

- формирование развитой системы товародвижения, создающей благоприятные возможности для отечественных товаропроизводителей и способствующей оптимизации на рынке соотношения отечественных и импортных товаров.

Потребительская кооперация Республики Татарстан объединяет 502 тысячи пайщиков, обслуживает 22,5% населения республики. На ее предприятиях и организациях заняты 14,1 тыс. человек. Торговля - основная сфера деятельности. Ее осуществляют 2308 магазинов. Объем товарооборота розничной торговой сети за 2005 год составил 2751 млн. рублей.

За последние годы система потребительской кооперации существенно утратила свои позиции на республиканском рынке в вопросах обеспечения населения товарами народного потребления. Сегодня наиболее значительной проблемой потребительского рынка остается разрыв в развитии предприятий городской и сельской торговли. Несмотря на то, что в настоящее время в сельской местности проживает 25,8% населения республики, на сельский оборот розничной торговли приходится лишь 16%. Почти 84% объема оборота сосредоточено в городах.

Состояние потребительской кооперации напрямую сказывается на качестве торгового обслуживания сельских жителей. Характерными признаками предприятий торговли системы Татпотребсоюза стали небольшой ассортимент товаров повседневного спроса и высокие цены, что, в свою очередь, деформировало структуру оборота розничной торговли. Недостаточно представлен ассортимент непродовольственных товаров, особенно хозяйственного и культурно-бытового назначения.

На 01.01.2006 г. в системе Татпотребсоюза организовано 1670 цехов и пунктов по оказанию услуг населению, которыми оказано более 100 видов услуг на сумму 73 млн. рублей.

Анализ состояния рынка бытовых услуг в республике показывает, что 90% их объема, по данным Территориального органа Федеральной службы государственной статистики по Республике Татарстан, приходится на долю городов и только 10% - на все сельские районы республики.

Производство по-прежнему остается одной из важнейших отраслей в системе Татпотребсоюза и является значительным источником товарных ресурсов. С 1998 отмечается снижение удельного веса продукции собственного производства в обороте розничной торговли. Однако по сравнению с 2004 годом в 2005 году показатель возрос с 19,8 до 21,3%.

Необходимо предусмотреть улучшение использования производственных мощностей. Резервы значительны, так как по различным видам продукции они загружены в среднем на 30-40%.

Огромный потенциал имеет заготовительная отрасль. В настоящее время в системе потребительской кооперации находятся 42 заготовительных предприятия, имеющие 37 складов вторичного сырья, 48 - животноводческого сырья, 120 приемо-заготпунктов, 547 магазинов -приемозаготовительных пунктов, 20 скотобойных пунктов и боинских площадок и т.д.

В настоящее время заготовительные организации потребительской кооперации осваивают всего лишь 6,4% ресурсов сельхозпродукции и сырья, произведенных только в личных сельских подворьях.

На сегодняшний день имущественные права на подавляющее большинство объектов недвижимости организаций потребкооперации не прошли государственную регистрацию.

Итоги работы системы потребительской кооперации Республики Татарстан за 1995-2005 годы свидетельствуют о ее финансовой нестабильности.

Основной проблемой потребительской кооперации республики является неэффективная система управления.

Основным направлением развития потребительской кооперации является системное реформирование деятельности потребительской кооперации, заключающееся в её интеграции в развитие агрономического комплекса и развитие сети крупных торговых продовольственных комплексов, нуждающихся в поставках продукции с высокими потребительскими свойствами, в современной упаковке. Важнейшее место принадлежит системе потребительской кооперации в развитии отраслевых кластеров, ориентированных на товары легкой и деревообрабатывающей продукции.

С целью реализации Программы системе потребительской кооперации республики необходимо осуществить следующие основные мероприятия:

- совершенствование управленческой деятельности в системе Татпотребсоюза, в том числе:

- создание единых центров управления и контроля в районах Республики Татарстан в форме районных потребительских обществ с их филиалами, что обеспечит централизованную систему управления;

- совершенствование нормативно-правовой базы в области потребительской кооперации (защита прав акционеров, разграничение ответственности участников (учредителей) и управляющих, развитие механизмов корпоративного управления, повышение эффективности управления предприятием потребительской кооперации и др.);

- минимизации издержек обращения. Они включают оптимизацию активов, переход на упрощенный режим налогообложения, реструктуризацию задолженностей по электроэнергии, газу, теплу и прочим коммунальным платежам, усиление контроля над уровнем накладных расходов;

- восстановление, развитие сети предприятий потребительской кооперации;

- расширение товарного ассортимента, в том числе увеличение доли продукции собственного производства в товарообороте;

- совершенствование форм продажи товаров, таких как по заявкам, в кредит, сезонная распродажа, а также уценка товаров, организация выездной торговли на трассах и т.д.;

- организация (в т.ч. в сельских магазинах) пунктов закупки всех видов сельхозпродукции и сырья, их первичной обработки, предоставления услуг, включая придорожный сервис, приема заказов на бытовые услуги, работы с надомниками, привлечения заемных средств обслуживаемого населения; ведения книги данных о подворьях;

- восстановление сети заготовительных пунктов в сельской местности.

2.2 Исследование хозяйственной деятельности предприятия

Анализ по теме дипломной работы, проведем на основе предприятия ООО «Байсар».

Зарегистрировано юридическим лицом 14 марта 2003 года. Адрес: Россия, 423745, Республика Татарстан, Актанышский район, с.д. Старое Байсарово.

Учредителем ООО «Байсар» является Потребительского общества (далее ПО) «Актаныш», образованного 6 марта 2003 года путем реорганизации Актанышского РайПО. В структуру ПО «Актаныш», кроме ООО «Байсар), входят 4 общества с ограниченной ответственностью: ООО «ТД Актаныш», ООО «Суксу», ООО «Сафар», ООО «Узяк». За 5 месяцев текущего года через эти общества было продано товаров населению в сумме 16403 тыс.руб. Товарные запасы на 1 июня 2004 года составляют 4716 т. р., товарооборачиваемость за этот период - 43 дня.

ООО «Байсар» расположено в Актанышском районе РТ, на востоке Республики Татарстан на расстоянии 390 км от столицы Казани. Район граничит с Краснокамским, Илишевским, Бакалинским районами Башкортостана, Каракульским районом Удмуртии и Муслюмовским, Мензелинским районами Республики Татарстан. Омывают берега района такие реки, как Кама, Белая, Ик, Сюнь и десятки озер. По территории района проходит автомобильная трасса Казань-Уфа.

Население насчитывает 32395 человек, из них 1/4, т.е. 8821 человек проживают в районном центре, по национальности 98,0% - татары, 1,83% -марийцы, 0,09% - русские.

Актанышский район, в основном, сельскохозяйственный. В районе всего имеются 27 хозяйств, где занимаются выращиванием сельскохозяйственных культур, животноводством, пчеловодством, организованы 34 фермерских хозяйства. Район объединяет 26 Советов местного самоуправления, куда входят 88 населенных пунктов.

Потребительская кооперация Актанышского района образована в 1929 году. В декабре 1975 года реорганизован в районное потребительское общество и представляет собой многоотраслевое хозяйство, осуществляющее торговлю, общественное питание, заготовку сельскохозяйственных продуктов и сырья, а также производство товаров собственного производства, включая хлебокомбинат. С целью финансового оздоровления предприятия, Актанышское Райпо в 2003 году было реорганизовано в Потребительское общество «Актаныш», на основании решения общего собрания пайщиков Актанышского РайПО, проведенного 6 марта 2003 года.

ООО «Байсар» имеет свой расчетный счет в банке и работает в режиме налогообложения: единый налог на вмененный доход.

Из основных видов деятельности ООО Байсар торговля приносит наибольшие доходы 20,7 %:, вместе с тем и максимальные расходы 19,6 %.

Розничная торговая сеть ООО Байсар представлена 68 действующими магазинами. Объём розничного товарооборота за 2003 год составил 36 млн. 789 тыс. руб. Объем товарооборота общественного питания составиляет 1 млн. 646 тыс. руб., в том числе на 1 млн. 281 тыс. рублей. реализовано продукции собственного производства.

Особое внимание уделяется развитию заготовительной отрасли.

ООО «Коопзаготпром Актанышского РайПО» выполняет не менее значимую социально-экономическую функцию, - повышает покупательскую способность жителей сельских населённых пунктов: обеспечивает сельскому населению сбыт излишков сельскохозяйственной продукции; принимая вторичное сырьё, является источником пополнения семейных бюджетов сельчан. 5 приемозаготовительных пунктов позволяют заготавливать практически все виды сельскохозяйственных продуктов и сырья, основными из которых являются кожсырье крупного мелкого скота, шерсть, картофель, овощи, мясо, макулатура, тряпье, лом черного и цветного металла.

На строительство новых, реконструкцию, техническое перевооружение, модернизацию действующих предприятий в 2005 году направлено 2,4 млн. руб. капитальных вложений. Основных фондов введено на 43,2 тыс. рублей.

Аппаратом правления осуществляется контроль за деятельностью всех звеньев системы организации: оценивается состояние объектов движимого и недвижимого имущества, отслеживается соблюдение режима работы розничных торговых точек в сельских населённых пунктах, проводится аттестация сотрудников на соответствие занимаемой должности и т.д. По результатам контрольных проверок проводятся необходимые ремонтные работы магазинов, помещений, мероприятия по их благоустройству, определяются работники, подлежащие направлению на курсы повышения квалификации, сотрудникам же самостоятельно обучающимся в учебных заведениях оказывается содействие.

За 2004 год капитальные вложения составили 2,4 млн. руб., за 2005 года 568 тыс. руб. Однако, итоги финансово-хозяйственной деятельности ООО Байсар за 2005 год желают быть лучшими, общество испытывает недостаток собственных оборотных средств по причине погашения долгов Актанышского РайПО. Так в апреле 2005 года был передан товарный остаток в сумме 1509084 руб., а за 9 месяцев прошлого года был погашен долг РайПО в сумме 4483749 руб. Кроме этого согласно графику реструктуризации, составленного на 3 года, каждые ООО ежемесячно оплачивает долг РайПО по электроэнергии. Общая сумма долга 1052,8 тыс.руб. Также немало средств изымается из оборота на оформление имущества. Расходы по оформлению и закреплению права собственности в среднем на 1 объект составляет 11 тыс.руб. Вследствие этого увеличивается кредиторская задолженность. На величину прибыли оказывает значительное влияние структура и значение затрат. В целом по ООО можно выделить следующие наиболее затратные группы: 1/ содержание зданий, сооружений, оборудования, инвентаря, легкового автотранспорта, на которые приходится 28,3 % общей суммы расходов; 2/ оплату труда - 46,7 % общей суммы расходов. 3/ Оплату электроэнергии - 8,05 % общей суммы расходов.

Состояние рынка по производству, заготовке и продаже товаров населению. Место системы потребкооперации.

За последние годы система потребительской кооперации существенно утратила свои позиции на потребительском рынке района и города в вопросах обеспечения населения товарами народного потребления.

Сегодня наиболее значительной проблемой потребительского рынка остается разрыв в развитии предприятий городской и сельской торговли. Несмотря на то, что в настоящее время в сельской местности проживает 17,5% населения города и района, на сельский оборот розничной торговли приходится лишь 4%. Почти 96% объема оборота сосредоточено в городах.

Начиная с 1998 года, наблюдается ухудшение результатов деятельности во всех сферах кооперативного хозяйства. По итогам работы за 2004 год объем оборота розничной торговли по сравнению с 2003 годом снизился в сопоставимых ценах на 16,3%.

За 2005 год оборот торговли составил 36,8 млн. руб., по сравнению с аналогичным периодом 2003 года объем оборота розничной торговли снизился на 14,5%.

Доля ООО «Байсар» в торговом обороте Актанышского района за 2005 год составляет 15,6 %. Всего в розничной торговле района насчитывается 137 торговых объектов индивидуальных предпринимателей, фирменных магазинов и 69 объектов ООО Байсар Из общего количества магазинов - 153 расположены в сельской местности, из них 63 ООО «Байсар» 90 - индивидуальных предпринимателей.

Наблюдается определенное различие душевой продажи потребительских товаров в целом по республике. Если в 1999 году на одного сельского жителя кооперативная торговля реализовала потребительских товаров на сумму 836 рублей, то за 2005 год продажа товаров на душу населения ООО составила 1700 рублей, при среднереспубликанском значении 25240 рублей.

Состояние потребительской кооперации напрямую сказывается на качестве торгового обслуживания сельских жителей. Характерными признаками предприятий торговли системы ООО «Байсар» стали узкий ассортимент товаров повседневного спроса и высокие цены, что в свою очередь, деформировало структуру оборота розничной торговли. Если в обороте розничной торговли в 1990 году доля непродовольственных товаров составляла 44,27%, то в 2005 году этот показатель снизился до 13,82%, при среднереспубликанском 44,8%. В некоторых сельских торговых предприятиях половина объема оборота розничной торговли формируется за счет продажи 5-6 групп товаров (хлеб и хлебобулочных изделий, алкогольной продукции, кондитерских, крупяных и макаронных изделий). В розничном товарообороте ООО «Байсар» недостаточно представлен ассортимент непродовольственных товаров, особенно хозяйственного и культурно-бытового назначения. Слабо развита сеть магазинов по торговле непродовольственными товарами. За последние 5 лет сеть предприятий сократилась на 18,5% или на 15 магазинов, из-за нерентабельной работы.

Прослеживается тенденция снижения оборотов предприятий общественного питания.

Оборот предприятий общественного питания ООО «Байсар» за 2005 год составил 1,6 млн. руб. - снизился на 11% к 2003 году. Тогда как в целом по республике этот показатель равен 13,2%.

Производство по-прежнему остается одной из важнейших отраслей в системе ООО и является значительным источником товарных ресурсов. С 1998 отмечается снижение удельного веса продукции собственного производства в обороте розничной торговли, и в 2005 г. этот показатель составил лишь 3,48 %.

Огромный потенциал для значительного увеличения объемов деятельности имеет заготовительная отрасль. Ресурсы сельхозпродуктов и сырья в Республике Татарстан формируют коллективные хозяйства Министерства сельского хозяйства и продовольствия Республики Татарстан, крестьянские, фермерские, хозяйства, личные подворья сельских граждан.

В настоящее время заготовительные организации потребительской кооперации осваивают всего лишь 0,9% ресурсов сельхозпродукции и сырья, произведенных только в личных сельских подворьях. Настоящей программой предусматривается поднять уровень освоения ресурсов к 2010 году до 35,6%.

2.3 Анализ системы управления предприятия

Структуры управления на многих современных предприятиях (особенно крупных и сверхкрупных) были построены в соответствии с принципами управления сформулированными, еще в начале ХХ века. При этом главное внимание уделялось разделению труда на отдельные функции и соответствию ответственности работников управления представляемым полномочиям.

В течение многих десятилетий организации создавали так называемые формальные структуры управления, которые получили название иерархических.

Организационно - производственная структура ООО «Байсар» относится к типу линейно - функциональной структуры.

Основу линейно-функциональной структуры составляет так называемый «шахтный» принцип построения и специализации управленческого процесса по функциональным подсистемам организации. По каждой из них формируется иерархия служб, пронизывающая всю организацию сверху донизу. Результаты работы каждой службы аппарата управления оцениваются показателями характеризующими выполнение ими своих целей и задач. При этом конечный результат в целом становится как бы второстепенным, так как считается, что все службы в той или иной мере работают на его получение.

Многолетний опыт использования линейно-функциональных структур управления показал, что они эффективны там, где аппарат управления выполняет рутинные, часто повторяющиеся и редко меняющиеся задачи и функции. Особенности проявляются в том, что между функциональными звеньями различных уровней имеется только функциональная связь и присутствует принцип единоначалия

Основным достоинством линейно-функциональной структуры является то, что она, сохраняя целенаправленность, дает возможность специализировать выполнение отдельных функций и тем самым повысить компетентность управления в целом. Данный способ организации управления стимулирует деловую и профессиональную специализацию, уменьшает дублирование усилий и потребление материальных ресурсов в функциональных областях, улучшает координацию деятельности.

При такой организации управления производство может успешно функционировать лишь тогда, когда изменения по всем структурным подразделениям происходят равномерно. Но так как в реальных условиях управления этого нет, возникает неадекватность реакции системы управления на требования внешней среды. Положение усугубляется утратой гибкости во взаимоотношениях работников аппарата управления из-за применения формальных правил и процедур. В результате затрудняется и замедляется передача информации, что не может не сказываться на скорости и своевременности принятия управленческих решений. Необходимость согласования действий разных функциональных служб резко увеличивает объем работы руководителя организации и, как правило, всего высшего эшелона управления.

Недостатки линейно-функциональной структуры управления на практике усугубляются за счет таких условий хозяйствования, при которых допускается взаимодействие между ответственностью и полномочиями у руководителей разных уровней и подразделений; превышаются нормы управляемости, особенно у директоров и заместителей; формируются нерациональные информационные потоки; чрезмерно централизуется оперативное управление производством; не учитывается специфика работы различных подразделений; отсутствуют необходимые при этом типе структуры нормативные и регламентирующие документы, отсутствие горизонтальных связей, то есть между различными функциональными отделами, при возникновении сложных проблем не позволяет решать их комплексно.

Организационная структура ООО «Байсар» представлена на рисунке 2.3.1.

Высшим органом ООО «Байсар» является собрание учредителей, которое выбирает директора и директоров отделений. Директор, в свою очередь, выбирает себе группу, которая помогает ему в процессе принятия оптимального решения.

В ООО «Байсар» всего 3 уровня управления, хотя во многих компаниях их число переваливает за 10. Для компании, работающей в сфере торговых отношений, где достоверность информации и защита её от искажения очень важна, это очень хорошо, так как чем меньше уровней иерархии, тем меньше вероятность искажения информации, ниже риск деформирования и потери данных. Получается, что все нижестоящие служащие могут получить достоверную информацию из уст руководителя и не исказить её в своём понимании. А если возникнут какие-то проблемы, то можно будет быстро и без всяких последствий для деятельности их устранить.

Директор ООО «Байсар» руководит в соответствии с действующим законодательством производственно-хозяйственную и финансово-экономическую деятельность предприятия, неся всю полноту ответственности за последствия принимаемых решений, сохранность и эффективное использование имущества предприятия, а также финансово -хозяйственные результаты его деятельности. А также в его функции входит;

- утверждение структуры и штатного расписания подразделений ООО «Байсар»;

- назначение и освобождение от занимаемой должности руководителей отделов и подразделений;

- создавать и ликвидировать некоторые отделы;

- формирование персонала, заключение и расторжение трудовых договоров с работниками.

В своем подчинении имеет три заместителя: заместитель по торговле (занимающийся и вопросами общественного питания), заместитель директора по экономике, заместитель директора по общим вопросам.

Из-за небольшого размера предприятия торговый и сбытовой отделы совмещены. Несмотря на то, что расчетно-вычислительный центр непосредственно подчиняется директору, процедура автоматизации на предприятии в основном связана с участком работы бухгалтерии, в связи с чем, фактически расчетно-вычислительный центр подчиняется главному бухгалтеру.

Главный бухгалтер обеспечивает правильность постановки учета, его достоверность, осуществляет контроль за сохранностью, рациональным и экономным использованием всех средств предприятия. Он обязан организовывать внедрение передовых форм и методов учета, отвечающих требованиям оперативного руководства предприятием. Формирует в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете учетную политику, исходя из структуры и особенностей деятельности предприятия, необходимости его обеспечения финансовой устойчивости.

Директор

Зам.директора по торговле

Зам.директора по общим вопросам

Главный бухгалтер

Отдел делопроиз-водства

Зам.директора по экономике

Торгово-сбытовой отдел

Административно-хозяйственный отдел

РВЦ

Планово-экономический отдел

Отдел снабжения

Гараж

Центральная бухгалтерия

Отдел кадров

Юридический отдел

Рис. 2.3.1. Организационная структура ООО «Байсар»

За процесс документооборота на предприятии отвечает отдел делопроизводства. Данный отдел состоит из двух работников: работника сектора делопроизводства; работника организационного сектора.

Разграничение функций секторов отдела делопроизводства происходит следующим образом.

Функции сектора делопроизводства:

- приём и регистрация внутренней, входящей, исходящей корреспонденции.

- приём на подпись проектов писем, приказов по основной деятельности.

- подготовка приказов по командировкам сотрудников на основании подписанных ректором служебных записок.

- проверка правильности составления всех документов, передаваемых на подпись ректору.

- доведение резолюций ректора до исполнителей.

- регистрация приказов по основной деятельности и по командировкам сотрудников с оформлением командировочных удостоверений.

- доведение до исполнителей приказов по основной деятельности по реестру.

- формирование дел и сдача их в архив.

- контроль за правильностью ведения делопроизводства в подразделениях.

Функции организационного сектора:

- регистрация передаваемых подразделениями счетов и других документов на оплату и передача их в бухгалтерию.

- постановка документов с резолюциями на контроль и снятие с контроля.

- передача документов исполнителям и в сектор делопроизводства.

- извещение сотрудников о проводимых совместно с ректором совещаниях.

- оперативная связь со сторонними организациями и отдельными гражданами (телефон, факс и т.д.)

- учёт приёма граждан и сотрудников по личным и служебным вопросам.

- формирование подписки предприятия и контроль поступления подписных изданий.

Сектора делопроизводства не имеет прямых контактов с директором предприятия. Его основной задачей является обработка входящей и исходящей документации, а также работа непосредственно с подразделениями предприятия. Работник организационного сектора напрямую общается с директором и обрабатывает документы входящие и исходящие от него, а также доводит их содержание до всех подразделений.

Планово-экономическом отдел выполняет работу по осуществлению экономической деятельности предприятия, направленный на повышение эффективности и рентабельности производства, достижение высоких конечных результатов при оптимальном использование материальных, трудовых и финансовых ресурсов. Осуществляет контроль за ходом выполнения плановых заданий по предприятию и его подразделениям, использование внутрихозяйственных резервов.

На планово-экономическом отдел непосредственно наложены следующие дополнительные обязанности: ведение реестра пайщиков, подготовка и проведение заседаний.

2.4 Анализ информационных сетей предприятия

Сегодня уже многие пришли к мысли, что культура работы с документами - это часть производственной культуры, являющейся важной предпосылкой успешной деятельности в условиях рынка. Поэтому система документооборота - такая же часть производственной инфраструктуры, абсолютно равноправная и необходимая, как и оборудование, ресурсы и персонал. Эта идея понятна любому руководителю, который теряет много времени от неправильно или несвоевременно оформленных документов, от неверных управленческих решений или от невозможности быстро найти нужный документ. В связи с этим предлагается алгоритм анализа информационных сетей предприятия как анализ внешнего и внутреннего документооборота предприятия, основанный на выявлении «проблемных» участков документооборота и оптимизации движения документов согласно рациональной организации труда, т.к. документооборот - это физическое отражение существования и динамики информационных потоков организации.

Данный анализ предлагается реализовать поэтапно на примере предприятия ООО «Байсар». Схема реализации представлена на рисунке 2.4.1.

На первом этапе следует выделить сектор, ответственный за документооборот, куда входят основные подразделения, отдельные исполнители, отвечающие за процесс движения документооборота на предприятии. В основном данная функция возлагается на работников приемной руководителя организации. На небольших предприятиях эта работа поручается секретарю, который ведет регистрацию документов в специальных журналах. Следует также иметь в виду, что с внедрением технических средств на предприятии, а также использованием локальных сетей, за процесс оборота одних и тех же документов могут отвечать несколько работников: фактически работающих с бумажными документами и работающих с этой же информацией в сети.

Рис. 2.4.1. Этапы анализа и оптимизации документооборота предприятия

После выделения сектора, ответственного за документооборот на предприятии, необходимо определить подчиненность выделенных подразделений и разграничить их функции по видам выполняемых работ, с целью формирования существующей модели документооборота на предприятии. Воспользовавшись сложившейся организационной структурой, следует разработать блок-схему взаимосвязи подразделений, не отвечающих за процедуру документооборота, с ранее сформированной схемой подразделений, отвечающих за документооборот на предприятии. После этого целесообразно указать (схематически) маршруты движения документов и между самими подразделениями. Структура существующей модели документооборота в ООО «Байсар» представлена на рисунке 2.4.2:

			Отдел делопроизводства

Прочие подразделения	> <	> <	Сектор делопроизводства	> <	> <	Входящая и исходящая корреспонденция
			v^
Бухгалтерия	> <	> <	Организационный сектор	> <	> <	Директор

Рис. 2.4.2. Структура документооборота ООО «Байсар»

На втором этапе производится анализ структуры документооборота предприятия. Группировку документов по признаку документационного обеспечения рекомендуется проводить в виде таблицы. Для более подробного анализа можно рассчитать количество обращающихся документов в среднем в месяц, в день.

Возможен также более детальный анализ приказов с разбивкой их на рубрики:

- по основной деятельности;

- по учетной политике;

- по личному составу.

Внутренние документы целесообразно рассматривать в разрезе финансовых и служебных функций.

Период, в течение которого проводится анализ, выбирается предприятием самостоятельно. Для выявления динамики в движении документов определяются темпы роста входящих, исходящих и внутренних документов предприятия.

В результате просмотра журнала регистрации в приемной организации и анализа полученной информации автором составлена таблица, в которой представлена сводная информация по каждому виду документа в динамике за 2003- 2005 года.

Пример анализа документов предприятия по признаку документационного обеспечения представлен в таблице 2.4.1.

Таблица 2.4.1

Анализ структуры документооборота по признаку документационного обеспечения ООО «Байсар»

Наименование документа	Количество документов	Темпы роста, %
	2003 год	2004 год	2005 год	в 2004 к 2003	в 2004 к 2005
Входящие	448	734	1140	163,8	155,3
Исходящие	1280	1344	1729	105,0	128,6
Приказы, в т.ч.:	2699	2045	2173	75,8	106,3
по основной деятельности	1137	842	943	74,1	112,0
по командировкам	783	650	639	83,0	98,3
по личному составу	779	553	591	71,0	106,9
Внутренние, в т.ч.:	5136	3444	3005	67,1	87,3
финансовые	2495	1622	1680	65,0	103,6
служебные	2641	1822	1325	69,0	72,7
Итого в год:	9563	7567	8047	79,1	106,3
В среднем за день	35	28	30	80,0	107,1
Выручка от реализации, тыс. руб.	16130	28079	43030	174,1	153,2

Таким образом, проведенный анализ свидетельствует о том, что наибольшая доля документов с 2003 по 2005 года приходилась на внутренние документы. Кроме того, их количество сократилось в течение анализируемого периода. Данное снижение вызвано расширяющимся доступом в получении необходимой информации за счет локальной сети.

Рост количества приказов в течение 2005 года вызван повышением доли рутинных вопросов, что указывает на то, что основная задача руководства предприятия - это поддержание уже существующего организационного порядка.

Возросла деловая активность предприятия, о чем свидетельствует рост выручки от реализации продукции на 43030 тыс. руб. (Приложение 1 и приложение 2). Соответственно растут потоки входящих и исходящих документов. Возросло количество поступаемых заявок на товары в связи с привлечением новых потенциальных покупателей, возросшие требования к отчетности предприятия перед учредителями требуют более частой переписки и предоставления необходимого материала. Графически данная таблица представлена на рисунке 2.4.1.

Рис. 2.4.3. Изменение количества документов по годам

Группировка документов предприятия по подразделениям, позволяет определить: какие из подразделений наиболее сильно загружают документооборот. Количество документов определенное в предыдущем виде анализа необходимо перегруппировать по подразделениям, которые были определены при формировании существующей модели документооборота на предприятии. Данный вид анализа также рекомендуется проводить в виде таблицы с указанием доли документов каждого подразделения в общей их сумме.

Критерии отнесения документов к тому или иному подразделению выглядят следующим образом:

- для входящих и внутренних документов - то подразделение, которое будет выполнять предписания по данному документу или ответственное лицо подразделения, которому адресован данный документ;

- для исходящих документов - то подразделение или должностное лицо, которым составлен данный документ.

Ниже в таблице 2.4.2. представлена анализ видов документов по основным подразделениям, а также анализируется их динамика. Определив основные потоки информации на предприятии, станет очевидным: какие из них необходимо в первую очередь автоматизировать. Примером служить статистика ООО «Байсар».

Таблица 2.4.2

Анализ структуры документооборота по подразделениям согласно организационной структуры ООО «Байсар»

Подразделение	2003 год	2004 год	2005 год
	Кол-во, шт.	%	Кол-во, шт.	%	Кол-во, шт.	%
Отдел делопроизводства	319	11,3	372	10,7	378	10
Центральная бухгалтерия	605	21,4	748	21,5	792	21
Планово-экономический отдел	525	18,6	637	18,3	693	18,4
Торгово-сбытовой отдел	472	16,7	608	17,5	695	18,4
Административно-хозяйственный отдел	108	3,8	145	4,2	159	4,2
РВЦ	65	2,3	78	2,2	95	2,5
Отдел кадров	276	9,8	367	10,6	442	11,7
Отдел снабжения	237	8,4	270	7,8	350	9,9
Юридический отдел	84	3	105	3,1	128	3,4
Прочие отделы и службы	133	4,7	143	4,1	167	4,5
Итого	2824	100	3473	100	3769	100

Данные тенденции развития, представлены на рисунке 2.4.4:

Рис. 2.4.4. Анализ структуры документооборота по подразделениям согласно организационной структуры ООО «Байсар»

Как видно из анализа структуры документооборота по подразделениям согласно организационной структуры ООО «Байсар» максимальное количество документов приходится на центральную бухгалтерию, так как практически каждый внутренний документ (а финансовый - обязательно) должен быть заверен в бухгалтерии для отслеживания движения финансово-материальных потоков предприятия. Также значительная доля документов приходится на планово-экономический и торгово-сбытовой отделы. Это связано с обработкой большого количества документации, а также с недостатком количества компьютерной техники в подразделениях ООО «Байсар».

Что касается отдела снабжения, то доля документооборота в течение 2003-2005 года выросла, что вызвано: во-первых, необходимостью дополнительной закупки товаров в связи с ростом потребительского спроса; во-вторых, с полным отсутствием в отделе вычислительной техники по причине отсутствия работников, умеющих владеть персональным компьютером.

Большое количество документов, обращающихся в планово-экономическом отделе, вызвано тем, что помимо своих непосредственных функций на отдел наложены следующие дополнительные обязанности: ведение реестра пайщиков, подготовка и проведение заседаний.

Количество документов планово-экономического отдела растет по нескольким ранее уже отмеченных причинам, одной из которых, является рост объемов реализации, что требует работы с большим количеством покупателей.

Несмотря на очевидную повышенную нагрузку в планово-экономическом отделе предприятие не получает существенной помощи от РВЦ. Ни один из участков отдела в 2005 году не был автоматизирован. Это связано, прежде всего, с малым количеством (2 человека) работников расчетно-вычислительного центра.

Группировка документов предприятия помесячно для выявления сезонности и их анализ.

Произведем анализ объема документооборота в течение одного года на примере 2005 года в таблице 2.4.3

Таблица 2.4.3.

Объем документооборота ООО «Байсар» в 2005 году помесячно

	Виды документов
	Входящие	Исходящие	Приказы	Внутренние
Январь	122	186	226	299
Февраль	118	192	209	274
Март	96	124	184	235
Апрель	107	149	211	219
Май	91	117	107	210
Июнь	94	163	192	308
Июль	102	195	168	312
Август	43	101	185	175
Сентябрь	90	109	132	243
Октябрь	99	136	191	257
Ноябрь	93	115	189	251
Декабрь	85	142	179	222
Итого	1140	1729	2173	3005

Наибольший поток входящих документов пришелся на январь, февраль апрель и июль. Данный факт объясняется в основном следующими причинами. По итогам года районная администрация, налоговая инспекция, республиканский и районный Комитеты государственной статистики, Комитет по государственному имуществу и многие другие учреждения и организации направляют заявки для предоставления им годовых результатов производственно-хозяйственной деятельности. Кроме того, январь и февраль характеризуются получением ежегодных заявок на участие предприятия в тендерах. В апреле предприятием сдаются годовые статистические отчеты и годовая бухгалтерская отчетность, что в свою очередь, вызывает увеличение входящих документов в соответствующие подразделения. В июле в ООО «Байсар», как правило, проводится годовое собрание пайщиков, на котором предоставляется информация по поводу деятельности организации. Снижение активности исследуемого предприятия, а, следовательно, интенсивности его документооборота в августе связано с периодом очередных отпусков.

Графически данная таблица представлена на рисунке 2.4.5

Рис. 2.4.5. Динамика изменения количества документов ООО «Байсар» в разрезе месяца за 2005 год

На увеличение потоков документов по исходящим, внутренним документам, а также приказам в основном повлияли вышеперечисленные факторы.

При рассмотрении типологии принимаемых решений по степени личного вклада руководителя выявились следующие основные группы:

- детерминированные, т.е. решения, жестко предопределенные, на содержании которых индивидуальные особенности руководителя практически не сказываются (это решения, касающиеся ГО, ТБ, санитарных норм и т.п. и заранее определенные вышестоящими органами);

- рутинные, стандартизованные, т.е. решения, касающиеся выдачи очередной заработной платы, изменения режима работы в связи с праздниками, проведения каких-либо ежегодных мероприятий и т.п. Зачастую эти решения основаны «на прецеденте», т.е. они касаются выполнения стандартизованных, обычных обязанностей. Но они не являются жестко детерминированными, здесь уже может в той или иной мере проявляться стиль управления, их содержание предполагает индивидуальный вклад субъекта решения. Особенность этой группы заключается в том, что часть этих решений руководителя могла быть принятой на более низких уровнях организации;

- реорганизационные, т.е. решения, касающиеся технологических нововведений, изменения существующей производственной или управленческой системы и т.д. Принятие этих решений свидетельствует об активности руководителя в управлении предприятием, о его личном вкладе в развитие предприятия.

Количественное соотношение между рассмотренными типами решений представленое в таблице 2.4.4, подтверждает, что их подавляющее большинство относится к рутинному типу.

Таблица 2.4.4

Основные типы решений ООО «Байсар» и их соотношение

Вид решений	Доля решений, %
1. детерминированные	19,8
2. рутинные	63,70
3. реорганизационные	9,6

Таким образом, первоначально необходимо имеющуюся структуру документооборота разбить на три подструктуры:

- структура документооборота, где обращаются входящие документы;

- структура документооборота, где обращаются исходящие документы;

- структура документооборота, где обращаются внутренние документы.

Другими словами, требуется исключить связи между подразделениями, не участвующих в документообороте рассматриваемого вида.

Организационные структуры крупных и даже средних предприятий достаточно громоздки, а, следовательно, схема документооборота по движению внутренних документов будет очень сложна. В связи с этим, автором предлагается рассматривать общую схему оборота внутренних документов в разрезе функций управления на предприятии. Предположим, что для каждой пары должностных позиций известны функции управления. Рассмотрим заданную группу функций и выделим по каждому типу контакта только те взаимосвязи, в причины возникновения которых входит движение внутренних документов по рассматриваемой группе.

Предлагается рассматривать следующие общие функции управления:

- общее руководство и контроль;

- планирование и оперативный учет;

- организация и координация производства;

- бухгалтерский учет, анализ хозяйственной деятельности, финансирование и отчетность;

- активизация и стимулирование труда.

Чтобы выявить проблему совершенствования взаимодействия, надо определить, как взаимодействуют службы при каждом из видов документооборота. Для этого составляется карточка-анкета связей всех подразделений, включенных в каждый из видов спроектированной структуры организационных взаимодействий, для определения баллов связей.

Таблица 2.4.5

Карточка-анкета связей между подразделениями

Отдел делопроизводства - ...