управление информационный поток объединение

Построение единой системы централизованного управления информацией на ООО «Байсар» призвано обеспечить повышение оперативности и качества работы с информационными потоками, сокращение трудозатрат, усиление контроля исполнения документов, создание условий перехода от традиционного бумажного документооборота к централизованному, а также совершенствование работы с подразделениями организации.

До недавнего времени содержательная работа с информационными потоками была в значительной степени отделена от делопроизводства как технологической деятельности по изготовлению, учету, перемещению, контролю и поиску документов. Делопроизводством занимался специально выделенный персонал секретариатов и канцелярий.

Однако в последнее десятилетие центральное управление привело к революционным изменениям в области работы управления информационными потоками. Теперь вместо секретарей-машинисток документы изготавливают сами их авторы - с помощью персональных компьютеров, а нескольких нажатий клавиш компьютера достаточно для пересылки созданного документа по компьютерной сети - в соседнюю комнату или на другой континент. Таким образом, лица, принимающие решения, стали непосредственными участниками технологий делопроизводства и документооборота, начиная с момента создания документа и вплоть до контроля его исполнения и работы с документальным архивом. В этой связи требует пересмотра сложившийся стереотип отношения к системам управления как к средству повышения эффективности труда делопроизводства. Теперь система централизованного документооборота - ключевой инструмент непосредственной деятельности лиц, принимающих решения - руководителей.

Сегодня организация, которая хочет получить современное решение для создания централизованных технологий документооборота, имеет достаточно широкий выбор - от приобретения отдельных частных технологий до готовых комплексных систем.

Централизованную систему, управляющую информационными потоками, использует преимущественно персонал, участвующий в контроле за перемещением зарегистрированных бумажных документов между подразделениями. Система централизованного управления документооборота организует работу всего управленческого персонала предприятия на всех этапах жизненного цикла документа, включая работу над проектами, согласование, визирование, исполнение, списание в дело и передачу на архивное хранение. Это требует качественно нового уровня поддержки механизмов многошаговой маршрутизации документов и распределения ролевых функций участников документооборота для каждого из процессов. В качестве преимущества управленческих схем часто отмечают высокий уровень делегирования полномочий и, соответственно, "горизонтального" документооборота, например, документооборота непосредственно между работниками различных подразделений, минуя их руководителей. Однако совершенно неверно из этого делать вывод, что система централизованного управления информационными потоками, позволяющая решать задачу "вертикального" документооборота, не способна осуществлять "горизонтальный" документооборот. Напротив, именно сочетание "горизонтального" и "вертикального" документооборота позволяет создать действительно эффективную систему информационного управления. В частности, "разрешив" прямую адресацию информации поручений непосредственным исполнителям, всегда можно обеспечить "извещение" заинтересованных руководителей о документах, поступивших на исполнение во вверенные им подразделения.

Огромный управленческий эффект в самой ближайшей перспективе сулит переход от отдельных локальных офисных сетях к единой централизованной территориально распределенной системы организаций, которую можно с точки зрения документооборота рассматривать как один единый виртуальный офис. Огромные преимущества этой схемы: однократная регистрация любого документа, возможность адресации документов непосредственно конкретным исполнителям независимо от их территориального расположения и должностной иерархии; "прозрачность" прохождения и исполнения документов во всей территориально-распределенной системе управления.

На рисунке 3.1.1 представлена структурная схема подразделения отдела делопроизводства, иллюстрирующая документооборот организации в условиях применения системы централизованного управления информационными потоками.

Рис. 3.1.1. Документооборот организации в условиях применения системы централизованного управления информационными потоками.

Для ООО «Байсар» при ведении торгово-хозяйственной деятельности в условиях быстро меняющейся экономической обстановки и конкурентной среды решение проблем информационного обеспечения управления становится одной из приоритетных задач. Эффективное управление подразделениями, ускорение экономико-хозяйственных процессов, своевременное принятие управленческих решений на основе достоверного анализа имеющейся информации о текущем состоянии процессов, происходящих на предприятии - все это обеспечивает устойчивую и эффективную деятельность.

Цели и задачи проекта

Общество с ограниченной ответственностью «Байсар» характеризуются:

- многоуровневой структурой;

- значительным объёмом документооборота, осуществляемого как в бумажной, так и в электронной форме;

- сложными схемами документопотоков и разнообразием технологий работы с документами.

При построении системы централизованного управления необходимо обеспечить функционирование централизованно контролируемых вертикальных и горизонтальных каналов циркуляции распорядительной и информативной документации. Создаваемая система должна иметь общекорпоративный характер с единством методологии и организационно-технических подходов в решении поставленных задач. Система должна удовлетворять требованиям всех действующих нормативов по организации делопроизводства и документооборота.

Цели создания централизованного управления:

- повышение эффективности принятия управленческих решений;

- усиление контроля исполнительской дисциплины;

- работа c информационными документами;

- оптимизация потоков документационной информации в бумажном и электронном виде;

- исключение случаев утери документов;

- создание единого информационного пространства для ввода, обработки, анализа, хранения документов;

- обеспечение многофункционального доступа к информационной базе данных информации должностным лицам общества;

- создание предпосылок для организации электронного документооборота.

Участники проекта: административный аппарат ООО «Байсар»; отдел делопроизводства; другие подразделения планирования и оперативного учета

В современной организации компьютеры (и, следовательно, рабочие места персонала, выполняющего определенные функции, и рабочие места должностных лиц) объединены в сеть. Это позволяет помимо эффективной адресной организации самого информационного потока (с учётом разграничения прав доступа пользователей и их должностных обязанностей) вести централизованный контроль исполнения, оперативно осуществлять полнотекстовый и атрибутивный поиск необходимых документов (в том числе и с применением технологий Intranet-Internet), производить мгновенную рассылку документов.

Отметим особо следующий факт: каждый пользователь, в строгом соответствии со своими должностными полномочиями, наделяется определёнными правами, которые, собственно, делают его работу в значительной степени приближенной к традиционной работе с документами за столом в кабинете.

Функционально предлагаемое централизованное управление информационными потоками для ООО «Байсар» включает в себя:

1) аппаратный комплекс:

- сервер баз данных;

- персональные ЭВМ, объединённые в единую корпоративную сеть;

- коммуникационные средства для подключения пользователей к системе централизованного управления;

2) комплекс системных программных средств:

- операционная система сервера (Windows NT, 2000);

- операционная система персональных ЭВМ (Windows 98, NT, 2000);

- реляционная СУБД (Microsoft SQL Server 2000 или MSDE);

- система подготовки отчётов (используется программное обеспечение MS Office);

- системные программные средства для обеспечения подключения и обмена данными по промышленным протоколам передачи данных (встроенный Web-сервер делопроизводства через Microsoft Internet Explorer или Netscape Navigator, встроенные системы обмена документами по электронной почте через Microsoft Exchange, Microsoft Outlook и т. п.);

3) комплекс прикладных программных средств.

Комплекс реализован как многопользовательская интегрированная система, функционирующая в архитектуре «клиент-сервер» на базе мощной реляционной СУБД, осуществляющей обработку данных, контроль их целостности, защиту от несанкционированного доступа, масштабируемость. Совокупность взаимосвязанных программных модулей обеспечивает каждому пользователю полнофункциональный режим работы с многоуровневым разделением.

Внедрение централизованного управления предполагает решение следующих двух основных задач: оснащение ООО «Байсар» дополнительной компьютерной техникой и телекоммуникационным оборудованием. Предусматривается создание локальных вычислительных сетей (ЛВС), которые должны иметь выход в корпоративную телекоммуникационную сеть. Службы документационного обеспечения организаций должны быть оборудованы автономными персональными компьютерами, также имеющими выход в корпоративную телекоммуникационную сеть.

Таким образом, разработка проекта централизованного управления информационными потоками в информационно-управляющей системе - это усовершенствование формальной системы, снабжающей руководящих работников информацией, необходимой им для принятия решений. Эффективная информационно-управляющая система принимает во внимание различия между уровнями управления, сферами действия, а также внешними обстоятельствами и дает каждому руководящему работнику информацию только того типа и качества, которая ему необходимо.

3.2 Построение корпоративной информационной системы

Современная компания является одним из потребителей решений в области информационных технологий. Учитывая характер деятельности и разнородность производственных и технологических процессов, а также разветвленную иерархическую структуру крупных компаний (со множеством схем подчиненности и взаимосвязи), именно информационные технологии можно расценивать как главный инструмент, обеспечивающий управление этими сложнейшими структурами.

В то же время в большинстве случаев ИУС компаний чаще всего достаточно успешно использовались лишь в качестве средства автоматизации определенных процессов, для сбора и обработки разнообразной информации и решения других локальных задач, достаточно слабо пересекающихся с общей линией развития компании.

Принципиально новая комплексная концепция создания корпоративной информационной системы (КИС) на примере ООО «Байсар. В отличие от большинства существующих на сегодняшний день ИУС должна быть ориентирована на решение стратегических задач предприятия, в числе которых снижение затратных частей бюджета предприятия и себестоимости продукции, повышение эффективности управления и обеспечение ее инвестиционной привлекательности, укрепление существующих рынков сбыта и освоение новых видов деятельности, можно сказать, что эта корпоративная система является той платформой, на основе которой строится новая, усовершенствованная модель ведения бизнеса компании - бизнеса прибыльного и высокорентабельного, обеспечивающая ООО «Байсар» выход на новый уровень конкурентоспособности. На рисунке 3.2.1 представлены отличительные особенности ИУС и КИС.

Информационно-управляющие системы чаще всего достаточно успешно используются лишь в качестве средства автоматизации определенных процессов, для сбора и обработки разнообразной информации и решения других локальных задач, достаточно слабо пересекающихся с общей линией развития компании.

Рис. 3.2.1. Процесс трансформации информационно-управляющей системы предприятия в корпоративную информационную систему

В отличие от ИУС, в числе компонентов КИС, обеспечивающих эффективную деятельность компании в целом, - единая система управления компанией, автоматизированные системы управления технологическими процессами, сетевые и телекоммуникационные комплексы системы передачи телеметрической информации, системы жизнеобеспечения, Internet и Intranet-решения.

Корпоративная информационная система строится как единый комплекс программно-технических и организационных решений, охватывающих все производственные, технологические, финансовые и хозяйственные процессы и объединяя все подразделения корпорации в единое информационное пространство.

Для ООО «Байсар», система должна обладать открытой модульной структурой. Это, во-первых, позволяет максимально эффективно решать весь спектр задач, стоящих перед предприятием, обеспечивать гибкую настройку создаваемой системы в зависимости от условий и вида деятельности (переработка, транспортировка и реализация продукции). Во-вторых, оптимизируются затраты на внедрение этого решения за счет поэтапной реализации проекта и максимального использования уже существующих у компании информационных систем и их компонентов.

Круг конкретных задач, решаемых в результате создания современной информационной системы для ООО «Байсар», включает:

- объединение в единое информационное пространство большого числа территориально удаленных друг от друга объектов и подразделений предприятия ООО «Байсар»;

- высокоскоростную передачу по каналам связи любых видов информационных потоков;

- поддержку деятельности всех подразделений и объектов предприятия;

- автоматизацию всех технологических и бизнес-процессов предприятия ООО «Байсар», оперативный контроль и управление процессами реализации, транспортировки и сбыта, взаиморасчетов с потребителями и поставщиками, управление персоналом и т.д.;

- мощные средства обработки и анализа получаемой информации, расчет плановой и фактической себестоимости продукции;

- обеспечение необходимого уровня безопасности и защиты информационных ресурсов предприятия ООО «Байсар».

Главным итогом внедрения корпоративной информационной системы должно явиться создание на предприятии ООО «Байсар» эффективного и действенного механизма управления, охватывающего бизнес-процессы - финансово-реализационные, технологические, маркетинг, продажи и т.д. В результате этого предприятие ООО «Байсар» должно выйти на качественно новый уровень управления и планирования своей деятельности.

Она повышает доходность за счет:

- налаживания платежной дисциплины и четкого контроля за расчетами, дебиторской и кредиторской задолженностью и платежами по ним;

- эффективного управления всеми видами ресурсов и создания гибкой системы их стратегического и оперативного планирования.

Снижение затрат происходит за счет:

- оптимизации учетной и налоговой политики, внедрения четкого механизма расчета и выплат налогов;

- возможности оперативного перераспределения материальных потоков.

При этом повышается инвестиционная привлекательность за счет использования общепринятых мировых стандартов учета и полной «прозрачности» финансово-экономических потоков для инвесторов и кредиторов, а так же качество и оперативность работы каждого подразделения предприятия ООО «Байсар». Последнее происходит за счет:

- создания единого информационного пространства для технологических и бизнес-систем, создания единой базы знаний предприятия ООО «Байсар»;

- внедрения внутрикорпоративных стандартов и использования единой технологии обработки информации на всех уровнях управления;

- внедрения систем электронного документооборота, позволяющего рационально организовать внутренние и внешние информационные потоки;

- организации четкого персонального контроля за исполнением приказов, поручений.

Укрепляются и расширяются существующие рынки сбыта, развиваются новые сферы деятельности в результате использования новых перспективных механизмов реализации маркетинговой политики.

Одной из проблем является наличие «информационного шума» в системе управлений предприятия ООО «Байсар», связанного с избыточностью информации, ее искажениями и слабым обеспечением (некорректность исходной информации). Одно из решений этой проблемы - уменьшение объема информации, проходящей через различные службы. Эффект выразится в сокращении затрат на обработку информации, при этом создаются условия для более эффективной, «тонкой работы» по отладке системы принятия решений.

Формирование единого информационного поля деятельности предприятия ООО «Байсар» опирается на получение информации из разных источников. Поэтому для обеспечения ее эффективного использования должен учитываться ряд принципов, гарантирующих результативность информационного обеспечения. При организации информационного обеспечения необходимо исходить из ряда основных положений (принципов) [18, с.45].

- принцип взаимодействия. Под ним понимаются основные руководящие положения, которые опосредуют цель, содержание и формы делового сотрудничества в корпорации.

- принцип законности. Под ним понимается повсеместное, безусловное и точное исполнение всеми должностными лицами и подразделениями действующего законодательства.

- принцип паритетности (равноправия) сторон и разделения их компетенции.

- принцип конфиденциальности. Ценность и конфиденциальность основной массы информации, использующейся при информационном взаимодействии, предполагает необходимость неразглашения государственной, служебной и коммерческой тайн, иных сведений, охраняемых законом, обеспечения полноты и достоверности данных.

- принцип компенсационности. Вопрос о компенсации оговаривается в отдельных договорах либо в соответствующих нормативных актах.

- принцип информационной совместимости. Без внедрения информационных технологий и их автоматизации невозможно эффективное взаимодействие между подразделениями. При обработке огромных массивов разнообразной информации технические средства, выполняющие эту задачу, должны «понимать» друг друга, что достигается за счет общих принципов информационной совместимости. Данный принцип должен закладываться в основу разработки всех сложных информационных систем, связанных с необходимостью их взаимодействия.

На наш взгляд, корпоративной информационной системе для управления предприятием ООО «Байсар» должны быть присущи следующие признаки:

- высокая функциональность;

- модульная архитектура;

- высокая производительность;

- высокая гибкость;

- гибкая конфигурация рабочего места;

- централизованное разграничение полномочий пользователей;

- полное соответствие нормативным и законодательным актам;

- ориентация на доступные технические и программные средства.

Для руководства корпорации информационной системой предприятия ООО «Байсар» представляется следующая оперативная и сводная отчетность:

- дебиторская задолженность за любой период времени по внутреннему и внешнему рынку готовой продукции;

- ведомость предоплат и авансов;

- дебиторская задолженность по прочей реализации;

- ведомость состояния взаиморасчетов с клиентами с развернутым сальдо.

В рамках подсистемы «оперативный учет» реализуются следующие функции:

- сбыт: ведение договоров на поставку продукции; формирование приказов на отгрузку продукции; передача данных в контур финансового учета; печать приказов и страховых квитанций; формирование отчетности по отгрузке продукции; ведение «кредитной линии» клиента;

- склады сырья и материалов: оформление приходных и расходных документов; оформление накладных на внутреннее перемещение; оформление товарно-транспортных накладных; учет малоценных и быстроизнашивающихся предметов; формирование данных для секторов расчетов с поставщиками и подрядчиками, формирование отчетности по движению ТМЦ;

- система учета передвижения транспорта: учет лицевых счетов; учет расходов на транспортные услуги; контроль ожидаемых зачетов и денежных средств в пути; формирование отчетной документации и др.

В подсистеме «управление финансами» реализуются следующие виды работ:

- дебиторы/кредиторы: расчеты с дебиторами за отгруженную продукцию; проведение операций взаимозачета; проведение вексельных операций; учет экспортных контрактов; анализ дебиторской и кредиторской задолженности;

- банковские операции: оформление банковских документов; учет остатков средств на счетах; операции по продаже/покупке валюты;

- планирование и финансовый анализ: составление сводного бюджета компании и контроль его исполнения; детализированный анализ финансового состояния компании; контроль учета денежных средств в выручке компании;

- бухгалтерский учет: автоматическое формирование проводок в главной книге на основе первичных документов, гибкая настройка плана счетов бухгалтерского учета, формирование всех бухгалтерских проводок в системе, формирование бухгалтерского баланса.

В подсистеме «реализация» осуществляются следующие функции:

- калькуляция плановой себестоимости продукции гибкая настройка производственной программы, формирование сводной и развернутой калькуляции, расчет коммерческой себестоимости, анализ рентабельности, сравнительный анализ себестоимости,

- расчет и анализ себестоимости реализации, формирование и анализ себестоимости продукции по статьям затрат, анализ затрат на 1 рубль товарной продукции, сравнительный анализ плановой и фактической себестоимости;

- склад торговой продукции, учет поступления продукции на склад, учет расхода торговой продукции, формирование сводок по движению торговой продукции.

В подсистеме «основные средства» реализуются функции:

- учет основных средств, подготовка документации по поступлению, выбытию и перемещению основных средств, расчет амортизационных отчислений; учет движения основных средств, формирование возрастной структуры оборудования и др.;

- реализация и прочее выбытие основных средств, подготовка счетов-фактур, учет выручки от реализации основных средств, формирование отчетности.

В подсистеме «администратор системы» реализуется

- управление доступом гибкая настройка полномочий пользователей в подсистеме, организация пользовательских групп, ограничение доступа к данным отдельных подразделений,

- целостность данных; система специализированных программных средств, направленных на поддержание логической и физической целостности данных системы; операционный мониторинг действий пользователей; статический контроль активности пользователей;

- мониторинг ошибок регистрация системных ошибок; контроль возникновения, анализ причины; сохранение контекста ошибок разработчика;

- управление печатной отчетностью;

конфигурация параметров системы: настройка на «владельца системы»; настройка на специфику учета и организации хозяйственной деятельности, настройка системных параметров системы; настройка размещения данных.

Анализ практики деятельности других предприятий показывает, что во многих случаях в значительной мере при решении управленческих задач они испытывают недостаток оперативно-аналитических данных, характеризующих реальные финансовые и производственно-экономические процессы, что снижает эффективность принятия решений на различных уровнях управления компанией.

Таким образом, корпоративно-информационная система затрагивает не только процесс снабжения информацией руководящих работников, но и объединяет процессы: планирования и управления торговлей и складскими запасами, финансового планирования, процессы материально-технического обеспечения и сбыта, учета обязательств и расчетов, ведения бухгалтерского и управленческого учета, эффективного контроля.

3.3 Автоматизация информационных потоков

Информационно-управляющая система определяется как формальная система для выдачи администрации информации, необходимой для принятия решений. ИУС должна выдавать информацию о прошлом, настоящем и предполагаемом будущем. Она должна отслеживать все относящиеся к делу события внутри организации и вне нее. Общей целью ИУС является облегчение эффективного выполнения функций планирования, контроля хозяйственной деятельности и процесса управления в целом. Самой важной ее задачей является выдача нужной информации нужным людям в нужное время.

Необходимо отметить, что ИУС не является единственной всеобъемлющей интегрированной системой для удовлетворения всех потребностей администрации предприятия в информации. Поскольку может возникнуть желание получить систему такого характера, нужно оговорить этот аспект, что из-за больших сложностей в реальных организациях вероятность создания ее мала. ИУС ООО «Байсар» состоит из ряда информационных систем, каждая из которых служит для принятия решений в некоторой конкретной области.

Нельзя упустить тот факт, что ИУС неизменно предполагает применение компьютеров. Действительно, последние достижения в области технологии обработки данных внесли огромный вклад в создание информационно-управляющих систем. Некоторые типы ИУС были бы невозможны без той скорости и точности обработки данных, которые дают компьютеры. Однако цели управления требовали и информации, и системы для ее получения задолго до изобретения компьютеров. Еженедельный отчет о сбыте продукции, изучение конъюнктуры рынка, а также подготавливаемый с помощью ЭВМ ежеквартальные отчет в основных сфера деятельности ООО «Байсар» - все это примеры применения ИУС.

Компьютерная революция привела к существенным изменениям в обработке информации в организациях. Одно из исследований в области практики управления показало, что электронная обработка данных и информационно-управляющие системы - это два наиболее широко применяемые в управлении инструмента. Существенной частью этой тенденции является рост использования микрокомпьютеров, которые уже достаточно малы, чтобы располагаться на рабочем месте управляющего и цена которых - уже не дороже хорошей пишущей машинки.

Широкое распространение компьютеров в организациях позволит управляющим всех уровней использовать в своей деятельности большие объемы информации. Благодаря компьютерной технике, отдельные управляющие могут теперь принимать решения, основываясь на информации, подготавливаемой внутри их компаний. Внутрифирменные базы данных позволяют менеджеру получать сведения о его бизнесе, о рынках, конкуренции, ценах и прогнозах всего за несколько часов.

Цель ИУС состоит не только в том, чтобы просто выдать и обработать некоторую информацию. ИУС должна быть ориентирована на пользователя, то есть информация, которую она обрабатывает, должна служить потребностям тех управляющих, которые ее получают.

При проектировании автоматизированной информационной системы для ООО «Байсар» нужно иметь в виду, что информационные потребности различных сотрудников различны и зависят от их уровня в иерархии и функциональных обязанностей. Процесс проектирования АИУС для ООО «Байсар» можно разделить на пять этапов.

1. Анализ системы принятия решений на ООО «Байсар». Процесс начинается с определения всех типов решений, для принятия которых требуется информация руководителям ООО «Байсар». Должны быть учтены потребности каждого уровня и функциональной сферы.

2. Анализ информационных требований на ООО «Байсар». Определяется, как описано выше, какой тип информации требуется для принятия каждого решения.

3. Агрегирование решений. Решения, для принятия которых требуется одна и та же или значительно перекрывающаяся информация, должны быть сгруппированы в одну задачу управления. Другими словами АИУС ООО «Байсар» должна быть скоординирована и интегрирована с организационной структурой. Учет опыта решений, принятых одним управляющим или группой, значительным образом «направляет» процесс создания АИУС.

4. Проектирование процесса обработки информации. На данном этапе разрабатывается реальная система для сбора, хранения, передачи и модификации информации, в том числе, при использовании компьютера, должны учитываться возможности персонала для обработки данных.

5. Проектирование и контроль за системой контроля АУИС ООО «Байсар». Последний, важнейший этап - это создание и воплощение системы, служащей для оценки выдаваемой АИУС информации и позволяющей распознавать и исправлять замеченные ошибки. Кроме того, было бы необходимо иметь возможность модифицировать АИУС в соответствии с изменениями ситуации. Нужно допустить, что проектируемая система будет иметь много недостатков, в том числе значительных. Следовательно, необходимо определить, в чем именно она имеет недостатки, и создать процедуры для их выявления и корректировки системы с целью их устранения. Таким образом, следует проектировать систему так, чтобы она была гибкой и приспособляемой.

Сложные компьютеризированные информационно-управляющие системы обычно проектируются группой специалистов с помощью сторонних консультантов. Чтобы проектируемая АИУС ООО «Байсар» была эффективной на практике, этим специалистам очень важно привлечь к процессу проектирования тех сотрудников ООО «Байсар», которые в последствии будут ею пользоваться. Эти пользователи лучше других знают, какие решения являются главными и какая информация нужна для их принятия.

Кроме того, если те руководители ООО «Байсар», которые будут пользоваться информацией, не примут определенного участия в процессе разработки, может оказаться, что система не будет давать им необходимой информации или будет перегружать их бесполезной информацией. Не следует забывать и то, что привлечение к проектированию людей, ответственных за внедрение, обычно уменьшает сопротивление изменениям.

Уменьшить сопротивление переменам также можно, если как следует обучить пользователей работе с системой. Такое обучение должно уменьшить страх перед неизвестностью, который внушает сложная АИУС. И, что наиболее важно, предварительное обучение позволит пользователям глубоко узнать возможности системы и поможет им избежать тех «ловушек», которые являются следствием имеющихся ограничений. Без такого обучения пользователи могут оказаться во власти обслуживающего технического персонала и чувствовать себя так, будто ИУС управляет ими, а не наоборот. В результате может возникнуть чувство досады и нежелания пользоваться системой.

АИУС ООО «Байсар» не может считаться эффективной, если выгоды от ее использования заметно не превышают затраты на ее создание. Наилучшая АИУС - это не обязательно такая, которая дает наибольшее количество информации и наибольшую точность и скорость. Лучшая система - это система, которая дает информацию такого количества и качества, которое необходимо для целей управления при наименьших возможных затратах. Стоимость эксплуатации АИУС значительно превосходит затраты на оплату труда специалистов и стоимость оборудования обработки данных. В состав затрат входит время, затраченное на проектирование системы, ее установку, обучение персонала, а также время и расходы, связанные со сбором, накоплением и обработкой информации.

Так как АИУС ООО «Байсар» предполагает использование компьютеров, то организации необходимо нанять соответствующее количество обслуживающего технического персонала и операторов и/или позаботится об сервисном обслуживании. Эти специалисты должны стать частью организации и проникнуться пониманием того, что их обязанность - помочь организации в достижении ее целей, а не просто обеспечить безотказную работу компьютеров. Кроме того, новые компьютеры и программы могут плохо работать из-за имеющихся ошибок. Поэтому все производители настоятельно рекомендуют, чтобы оборудование было проверено на точность в процессе работы в параллель с другими системами, прежде чем на систему можно будет положиться.

Как и большинство других вспомогательных средств управления, на работу АИУС ООО «Байсар» будут оказывают влияния изменения внутренних и внешних обстоятельств. Любое изменение в структуре организации обычно означает, что какую-то конкретную информацию нужно будет направлять по другому адресу. Например, если высшее руководство принимает шаги к децентрализации организационной структуры, необходимо модифицировать ИУС таким образом, чтобы снабжать руководителей более низких звеньев отчетами и другой информацией, которая ранее была адресована только высшему руководству.

4. Оценка социально-экономической эффективности предложения по совершенствованию информационного менеджмента в ООО «Байсар»