Организация рационализации документационного обеспечения

Размещено на http://www.allbest.ru/

оглавление

ВВЕДЕНИЕ

Глава 1. РОЛЬ СЕКРЕТАРЯ В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ

1.1 Основные направления деятельности секретаря руководителя

1.2 Нормативно-методические основы деятельности секретаря

1.3 Основные требования, предъявляемые к секретарю

ГЛАВА 2. ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ СЕКРЕТАРЯ ПО ДОКУМЕНТАЦИОННОМУ И БЕЗДОКУМЕНТАЦИОННОМУ ОБСЛУЖИВАНИЮ РУКОВОДИТЕЛЯ

2.1 Документное обеспечение управления

2.2 Бездокументное обслуживание руководителя

ГЛАВА 3. РОЛЬ СЕКРЕТАРЯ В ДОКУМЕНТАЦИОННОМ И ИНФОРМАЦИОННОМ ОБЕСПЕЧЕНИИ УПРАВЛЕНИЯ В УПРАВЛЕНИЕ СОЦИАЛЬНОЙ ЗАЩИТЫ НАСЕЛЕНИЯ УВЕЛЬСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА

3.1 Характеристика Управления социальной защиты населения Увельского муниципального района

3.2 Организация деятельности секретаря Управления социальной защиты населения

3.3 Рекомендации по совершенствованию деятельности секретаря Управления социальной защиты населения

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК использованных ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

ПРИЛОЖЕНИЯ

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность работы. Секретарь считается одной из самых популярных профессий на современном этапе развития рынка. Необходимо отметь, что ее популярность повышается посредством перехода к рыночной экономике и появлением новых структур. Можно отметить, что эффективность работы аппарата управления во многом определяется способностью секретаря выполнять свои обязанности с высоким качеством знания своего дела, при этом освободим руководителя от нерациональной затраты времени на способность выполнения технических функций.

Совершенствование работы секретаря определяется на основании наличия четких требований, которые предъявляются к сотруднику и которые закреплены в должностной инструкции.

Но в большинстве случаев в организациях применяется типовая инструкция для секретаря, не беря во внимание специфику сферы деятельности предприятия. Что в свою очередь приводит к тому, что сотрудник, принимаемый на работу, будет менее квалифицированный.

Решение данной проблем возможно посредством создания должностной инструкции, где четко будут указаны требования, которые предъявляются к сотруднику.

Секретарь считается одним из координирующих центров, что на практике означает осведомленность в полном объеме процессами происходящими на предприятии и грамотное оформление переписки, организацию телефонных разговоров и подготовку всей необходимой документации.

Документ это материальный объект с информацией. Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и за его пределами с другими организациями и служат часто письменным доказательством при возникновении имущественных и других споров, которые рассматриваются гражданскими, арбитражными и другими судами.

Работа секретаря связана с необходимостью умения быстро переключаться с одно вида деятельности на другой.

Одной из основных задач секретаря является оказание максимальной помощи руководителю.

Работа с документами должна иметь отработанный порядок, и не важно на каком уровне будет вестись делопроизводство, каким способом традиционным или современным безбумажным электронным - документирование и работа с документами осуществляется на основании установленных правил.

Одной из тенденций на сегодняшний день в сфере социально-экономического развития считается информатизация, где особенно выделяются информационные технологии, средства мобильной связи и электронные книжки и Интернет.

Документы считаются при этом одним из основных инструментов организации управления, составляя его основу, его эффективность базируясь на производстве и потреблении информации, являясь из материальным воплощением, обеспечивая юридической силой, способствуя тем самым их исполнению.

Государственная система документационного обеспечения управления (далее ГДОУ) представляет собой документ включающий в себя совокупность правил и принципов являясь одним из содержащих определенный комплекс требований, положений, оказывающих влияние на разработку единых подходов как к традиционному управлению документацией, так и к автоматизированному [12].

ГДОУ упорядочивает организационную структуру, способствует разрешению определенного круга проблем автоматизации, создания и обработки документов, включая нормативные положения и правила. Являясь государственной, система, прежде всего, ориентирована и на применение в негосударственных структурах во всех аспектах.

Объектом исследования является процесс функционирования и формирования системы документационного обеспечения деятельности организации.

Предметом исследования - технология, процедуры и организация рационализации документационного обеспечения.

Цель выпускной квалификационной работы - разработка определенных рекомендаций в системе совершенствования документационного и информационного обеспечения управления на примере Управления социальной защиты населения Увельского муниципального района.

Данная цель реализуется по степени выполнения поставленных задач:

-изучить основные направления деятельности секретаря;

-изучить нормативно-методические основы работы секретаря с документами;

-проанализировать организацию деятельности секретаря руководителя;

-определить основные направления деятельности секретаря;

В процессе написания выпускной квалификационной работы использовались нормативно-правовые документы (законодательные, федеральных органов власти, управления). В частности Гражданский Кодекс Российской Федерации, устанавливающие правовые основы деятельности и обеспечивающие защиту прав и свобод человека [1].

Федеральный закон « Об информации, информационных технологиях и защите информации» определяющий процессы, связанные с функционированием информации и документации в обществе [6] Федеральный Закон «О персональных данных» направленный на обеспечение защиты прав и свобод человека при обработке персональных данных, в числе которых защита прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну[9]

Методологической основной послужили материалы по организации работы с документами, документированию управленческой деятельности, использованы научные, учебные, практические материалы, которые подготовлены ведущими специалистами документоведами в сфере документационного обеспечения.

При работе над выпускной квалификационной работой были использованы методы исследования, познания(описание, анализ, наблюдение), документоведческие методы (анализ документации, унификация документов, системный анализ).

Также были изучены труды авторитетных специалистов в области документоведения профессора Т.В. Кузнецовой, доцента Л.В. Санкиной., старшего преподавателя О.В. Мосягиной и др.

Т.В. Кузнецова в издании «Секретарское дело» [39] большое внимание уделяет вопросам улучшения работы с документами, организации секретарского труда. Издание содержит множество образцов и форм документов.

Изучение литературы показало, что документоведение является структурой делопроизводства и по данному вопросу имеется значительное количество научных работ по исследованию различных аспектов совершенствования документационного управления.

Например работы М.П. Бобылевой [21], О.А. Ефимовой [33], С.П. Кузнецова [40] посвящены автоматизации ДОУ. Привлекались также учебные пособия по общему менеджменту, информационному менеджменту, управлению персоналом.

Выпускная квалификационная работа состоит из введения, трех глав, приложений, заключения, списка используемой литературы и источников.

Во введении сформулированы актуальность, практическая значимость, объект, предмет исследования, определена цель работы и задачи по выполнению намеченной цели работы, представлены методы исследования.

В первой главе рассматривается роль секретаря управления и системе управления в учреждении.

Во второй главе рассматривается вопрос о документационном и бездокументационном ведении делопроизводства секретарем учреждения.

В третьей главе определена роль секретаря в документационном и информационном управлении на примере Управление социальной защиты населения Увельского муниципального района.

В заключении сделаны основные выводы по выпускной квалификационной работе.

Глава 1. Роль секретаря в системе управления

1.1 Основные направления деятельности секретаря руководителя

Основная цель секретарской деятельности эффективное организационно-информационное обеспечение деятельности руководителя. Достижение секретарем указанной цели становится возможным на основе реализации ряда функций и вытекающих из их содержания задач[14 c.54-65].

В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствовать работу секретаря по документному и бездокументному обслуживанию за счет внедрения новых технологий. Секретарь - является административным офисным работником, обладающий широким функционалом, от помощи руководителя до обеспечения жизнедеятельности офиса.

Без секретаря не обходится ни одно предприятие, учреждение, фирма. Секретарь - считается правой рукой руководителя, это сотрудник в введении которого вся оперативная информация относительно предприятия, организации, фирмы.

Это рассудительный и инициативный помощник руководителя, обладающий всеми профессиональными навыками, которые необходимы для предприятия. В настоящее время существует много разновидностей секретарской профессии, естественно включающий и разнообразный круг обязанностей[15 c.214].

Например, секретарь на телефоне принимает все телефонные звонки, заказы и сообщения, технический секретарь работает с оргтехникой, секретарь приемной принимает письма, факсы, сообщения по электронной почте, отвечает на телефонные звонки и переадресует их по назначению, принимает посетителей, секретарь.

Развитие в России новых социально-экономических отношений обусловило рост разного рода государственных предприятий и фирм, где каждый руководитель имеет секретаря. Секретари работают также и у представителей свободных профессий - адвокатов, нотариусов, руководителей частных фирм.

Как правило, управленческий состав негосударственных учреждений и фирм не составляет большого количества персонала, поэтому руководитель занимается принципиально производственными вопросами, а вопросы управленческого направления, т.е. административного направления занимается секретарь[16 c.514].

Так секретарь - это помощник, работа которого связана с организацией деятельности руководителя.

Эффективность работы секретаря в первую очередь характеризует результативность трудовой деятельности, определяя в первую очередь его достижения при минимальных затратах труда.

Например трудно сохранять невозмутимость, в том момент когда рабочее место секретаря в течение рабочего времени посещает большое количество человек, со своим характером и настроением- но это необходимо. Так как выдержка и зрелость являются необходимыми критериями профессионализма, тем более данной профессии.

Рассматривая личные качества, которыми должен обладать хороший секретарь, необходимо отметить такие как умение быстро вникать в суть вопросов, способность к самообучению, способность налаживать правильные взаимоотношения с посетителями и сотрудниками, где неприметно пригодятся качества артистизма и чувства юмора- качества, которые будут способствовать созданию доброжелательной атмосферы в работе[24 c.418].

Секретарь руководителя помимо своих основных обязанностей выполняет значительный объем машинописных работ. Одним из основных моментов в деятельности секретаря - является взаимоотношения руководитель-секретарь.

Необходимо учесть, что не все руководители рационально умеют использовать свое рабочее время, поэтому помощью секретаря будет необходимость последовательно, но в тоже время ненавязчиво воспитывать у руководителя потребность в планировании времени.

Так как от того, насколько правильно будет спланировано рабочее время руководителя, будет зависеть эффективность и производительность труда, как руководителя, так и секретаря[25 c.259-261].

1.2 Нормативно-методические основы деятельности секретаря

Основные нормативно-правовые акты, в соответствии с которыми регулируются базовые составляющие повседневной деятельности секретаря, включают в себя определенную совокупность требований, правил и рекомендаций относительно составления документов и работе с ними. Эти документы обладают приоритетом и значимостью.

Рассмотрим примеры таких документов:

Общие принципы организации документационного обеспечения предприятия регламентирует законодательство Российской Федерации в части законодательных актов: Конституции Российской Федерации, Трудового кодекса РФ, Федерального закона РФ «Об информации, информационных технологиях и защите информации».

Одним из главных правовых актов является Конституция Российской Федерации, которая регулирует основополагающие сферы деятельности современной России, определяет политику и сущность Российского государства, направляя на создание приемлемых условий, которые бы обеспечивали достойную жизнь и свободное развитие для человека.

Федеральный Закон Российской Федерации «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» предназначен для регулирования отношений, которые возникают при применении информационных технологий и обеспечении защиты информации. В законе используются понятия - документированная информация, которая зафиксирована на материальном носителе путем документирования информации: распространение информации - предопределяют действия, которые направлены на получение информации[6].

Электронное сообщение - это информация, которую передают или получают пользователем информации.

Федеральный Закон «О техническом регулировании» от 27.12.2002 г. № 184-ФЗ с изменениями и дополнениями от 28 декабря 2013 года регулирует отношения, которые возникают при разработке, принятии и исполнении обязательных требований к процессам связанным с проектированием производства, строительства. Настоящий Федеральный закон определяет права и обязанности участников [5].

Федеральный Закон «Об электронной подписи» от 6 апреля 2011г. №63-ФЗ (с изменениями и дополнениями). Целью является обеспечение правовых условий связанных с использованием цифровой подписи в электронных документах.

Отношения относительно данного закона распространяются при совершении гражданско-правовых сделок и в других случаях, которые предусмотрены настоящим Законом и при соблюдении которых электронная подпись признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе[8].

Федеральный закон от 11 февраля 2013г. N10-ФЗ "О внесении изменений в Федеральный Закон "Об архивном деле в Российской Федерации" устанавливает определенный порядок, направленный на оформление, формирование и хранение дел, и дальнейшую передачу в архив РФ[7].

К нормативно-методической базе относятся государственные стандарты, перечни и классификаторы.

Перечень типовых управленческих архивных документов, которые образуются в процессе деятельности органов местного самоуправления, государственных органов прописаны срок хранения документов.

Все стандарты, которые действуют на территории Российской Федерации, объединены в Единую Государственную систему стандартизации.

-Межгосударственный стандарт ГОСТ 6 10 5-87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра - образца».

Этот стандарт устанавливает основные требования, направленные на построение формуляров - образцов.

Данный стандарт распространяется на организационно - распорядительные документы, которые относятся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации в которую включены распоряжения, указы, постановления, которые включены в «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) - класс 0200000, устанавливающий требования к реквизитам документов и их состав.

ГОСТ 6.30-2003 введен в действие 1 июля 2003 года распространяется на организационно-распорядительные документы, разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела Федеральной архивной службы России, относящихся к Унифицированной системе Организационно-распорядительной документации (постановления, распоряжения, решения, протоколы) включенные в ОК 011-93.

«Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) (класс 0200000), который устанавливает состав реквизитов, требования к оформлению реквизитов, требования к бланкам документов, включая бланки с гербом Российской Федерации.

Таким образом, Общероссийские классификаторы представляют перечни наименований и кодов объектов, классификационных группировок, которые в установленном порядке обязательны для применения при обеспечении автоматизации процессов обработки информации.

Российским архивом была разработана и предложена для применения в процессе работы государственная система документационного обеспечения (ГСДОУ). ГСДОУ носит рекомендательный характер и считается более полным межотраслевым документом в области организации документационного обеспечения.

ГСДОУ - это совокупность определенных правил, которые устанавливают единые требования к документированию управленческой деятельности и работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях.

Основная цель ГСДОУ - упорядочение документооборота организаций, создание более благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки, использования и хранения информации аппарата управления ГСДОУ включает в себя Основные положения, республиканские и отраслевые нормативные документы, связанные с вопросами документационного обеспечения управления.

Общие требования, предъявляемые к документам и службам документационного обеспечения, считаются методической базой для повышения и совершенствования эффективности документооборота с целью повышения их качества на базе научной организации труда и внедрения новейших технологических средств.

УСД предназначены для использования комплекса взаимоувязанных документов, которые созданы по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, которая необходима для управления в определенной сфере деятельности в условиях применения средств вычислительной техники.

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов содержит унификацию специалистов, рекомендации для обеспечения единого подхода к подбору персонала и соблюдению принципов тарификации работ, основанных на их сложности являясь нормативным документом, регламентирующим содержание выполняемых функций работников, способствующим обеспечению рационального разделения труда и порядка на каждом рабочем месте, а также совершенствованию системы управления персоналом.

В качестве нормативной базы на основе квалификационных характеристик разрабатываются должностные инструкции, которые предназначены для применения на предприятиях, в организациях разной формы и отрасли экономики, для решения вопросов, которые связаны с обеспечением эффективной системы управления персоналом на предприятии независимо от форм собственности и организационно - правовых форм деятельности.

Справочник квалификационных характеристик, является нормативным документов, и предназначен для обоснования рационального разделения и организации труда, правильного подбора и расстановки кадров, а также обеспечения единства, при определении должностных обязанностей работников и предъявляемых требований о соответствии занимаемым должностям при проведении аттестации руководителей и специалистов.

Наименования должностей, квалификационные характеристики, которые включены в Справочник, установлены на основании Общероссийского классификатора профессий рабочих, должностей ОК-016-94 (ОКПДР).

Кроме федерального законодательства, которое рассматривается в дипломной работе, предприятие также опирается и на локальные законодательстве акты - это в первую очередь законы.

Нормативно - методические документы регламентируют наименование и примерную структуру службы ДОУ. Анализ основных вопросом, которые направлены на определение использования компьютерных технологий требует организации и поддержания эффективного документооборота. Пакет таких документов необходимо постоянно пополнять, вносить изменения по мере замены нормативно-методических актов.

В своей работе, секретарь может найти много интересного и полезного, обращаясь в процессе своей деятельности в решении каких-либо вопросов к данным документам.

Таким образом, знание норм времени на выполняемые работы, нормативно-правовой базы делопроизводства позволить более тщательно планировать рабочий день, вовремя успевать выполнять все задания руководителя, так как база делопроизводства способствует регламентированию создания и обращения документов, улучшая функции служб делопроизводства предприятия.

Следовательно, можно подвести итог, что данный термин раскрыт, определены некоторые определения, акцентируя внимание на то, что документационное обеспечение занимает значительное место в организации деятельности персонала, закрепляя их права и обязанности, регулируя деятельность, закрепляя их права и обязанности в организации.

1.3 Основные требования, предъявляемые к секретарю

Работа секретаря представляет собой многопрофильную сферу деятельности, при этом секретарь должен обладать не только высокой культурой и образованием, но и обладать специальными знаниями [31 c.86].

Секретарь должен знать :

-правовые нормы и основы управления на предприятии;

-административное, правовое, трудовое и хозяйственное право;

-законодательно-нормативные акты, которые определяют порядок

работы предприятия, где он работает его специфику;

-основы менеджмента включающие в себя: основы научной организации управленческого труда; нормативно-методические документы по документационному обеспечению управленческой деятельности;

-организационную и вычислительную технику;

-методы создания и оформления документов;

-организацию работы, связанную с обработкой документов;

-архивное дело.

На основании этих знаний секретарь должен обладать умением в обеспечении эффективной работы руководителя, включающей помощь в планировании рабочего дня; организации рабочего места руководителя; ведение контроля по факту сроков выполнения поручений и заданий вышестоящих органов управления[32 c.416]

-вести информационное обслуживание руководителя;

-умение работать с периодикой;

-обеспечивать быструю передачу информации с помощью средств связи и электронной почтой.

Работа секретаря это быстро меняющиеся ситуации, разнообразие выполняемых задач.

В связи с этим, при приеме на работу на должность секретаря предъявляются требования, которые в свою очередь можно разделить на требования, которые предъявляются к деловым и личным качествам.(табл.1)

Таблица 1 - Деловые качества

Наименование	Критерии оценки
Профессиональные навыки секретарской работы	Высокая квалификация в области стенографии, машинописи, в выполнении секретарских обязанностей и организации связи
Опыт организаторской работы	Высокий уровень самоорганизации, умение организовывать ежедневно повторяющиеся конторские операции и обеспечивать их надежность и постоянное достижение высоких результатов
Эффективность, надежность, ответственность	Готовность принимать на себя ответственность по поставленным ее руководителем задачам, которые в своем большинстве касаются повторяющихся операций, Умение обеспечить их надежное и эффективное выполнение
Самостоятельность, инициатива	Инициатива в работе и умение, не дожидаясь указаний руководителя, принимать самостоятельные решения
Тактичность, дипломатичность	Тактичность, конфиденциальность и дипломатичность при ответах на запросы, в разговорах по телефону и в беседах с посетителями и уметь добиваться их содействия во всех устремлениях
Наименование	Критерии оценки
Пунктуальность	Для руководителя большое значение имеет пунктуальность его секретаря, это относится, в частности, к представлению документов, организации встреч и посещению совещаний
Лояльность, преданность работе	Это основные качества для создания идеальных отношений с руководителем
Предвидение	Умение предупредить желания своего руководителя экономит время и в значительной мере освобождает его от необходимости детально планировать свою работу

Таблица 2 - Личные качества

Наименование	Критерии оценки
Внешний вид	Опрятность и умение одеваться с учетом деловой обстановки
Особенности характера	Любезность и внимание как при ведении телефонных разговоров, так и при встрече посетителей, чувство юмора
Отзывчивость, умение адаптироваться	Готовность помочь другим в любое время и особенно в напряженных ситуациях. Умение быстро переключаться с одного вида работы на другой, умение правильно рассчитывать время, необходимое для работы в конторе в период больших нагрузок
Интересы	Стремление к пополнению общих знаний, любовь к книгам и периодике, живой интерес и стремление быть в курсе достижений в области деятельности своего руководителя
Вежливость	Вежливость и отзывчивость необходимы для получения поддержки и содействия всех, с кем приходится иметь дело

Прежде всего, можно отнести к деловым качествам профессиональные навыки, другими словами секретарь должен обладать специальным образованием и быть профессионально подготовленным.

Секретарь должен отличаться высоким уровнем самоорганизованности, он обязан обеспечивать своевременность подготовки совещания, приема, оформления документов и т.д. При этом беря во внимание ответственность за качественное и своевременное выполнение поставленных задач[39 c.94].

Секретарь должен отличаться инициативностью, умение хранить служебную тайну, умение проявлять дипломатичность.

Одним из главных качеств секретаря считается пунктуальность, особенно если это касается своевременности предоставления документов.

Не менее важная черта характера - коммуникабельность, т.е. способность легко устанавливать контакты, связи. Внешний вид секретаря должен всегда соответствовать деловой обстановке.

К личным качествам секретаря следует отнести и его стремление к постоянному совершенствованию. Одно из обязательных условий успешной работы секретаря - это постоянное пополнение как общих, так и профессиональных знаний.

Подведем итоги вышесказанного: существует множество точек зрения о том, какие требования необходимо предъявлять к секретарю, однако на наш взгляд все эти рекомендации носят или общий характер, или же относятся к деятельности секретаря, отдельно взятой конкретной фирмы и, следовательно, не применимы в другой фирме. Перечисленные деловые и личные качества, необходимые секретарю, не даются человеку в готовом виде, нужны повседневный труд над собой, настойчивая и ответственная подготовка к работе на этой должности.

Глава 2. Деятельность секретаря по документационному и бездокументационному обслуживанию руководителя

2.1 Документное обеспечение управления

Документированием называется запись информации на разных носителях согласно установленных правил и представляет собой процесс создания и оформления документов[41 c.156].

Процесс документирования может осуществляться на естественном языке (машинопись, рукопись) или с использованием определенных соответствующих носителей (магнитные ленты, диски, дискеты и т.д.).

Документированное обеспечение управленческой деятельности считается одной из главных функций управления, от рационального исполнения которой зависит скорость, качество в процессе принятия управленческих решений, эффективность работы организации в целом.

Документационное обеспечения управления - является одним из направлений деятельности целью которого считается составление, оформление документов, их обработка и хранение. И от того насколько правильно, грамотно оформлен документ, настолько будет правильно и своевременно принято решение. В документах учитывается и отражается деятельность предприятия, организации [42 c.94].

Использование, хранение и составление документов на основании действующего законодательства позволит защитить интересы компании в случае возникновения спорных вопросов, что даст возможность увеличить эффективность управленческого труда.

Документационное обеспечение управления является отраслью деятельности, которая обеспечивает документирование и организацию работы с документами.

По мнению Кузнецовой Т.В. документационное обеспечение управления определяет не только создание документов, но и организацию работы с ними, при этом включая в себя организацию документооборота, использование документов и их хранение относительно текущей деятельности учреждения [32 c.416].

По мнению М.Ю. Рогожина документирование представляет собой определенную совокупность действий выполняемых посредством определенных правил по оформлению, записи на материальных носителях в виде бумажных или электронных документов[46 c.114].

С другой стороны, документационное обеспечение представляет собой обеспечение служб всеми документами, которые составлен на основании требований. Схематически понятие ДОУ представлены на рис.1.

Рисунок 1. ДОУ и его важнейшие составляющие

Таким образом, ДОУ охватывает вопросы документирования, организации работы с документами в процессе осуществления управления предприятием и систематизацию архивного хранения документов.

Грамотно организованное делопроизводство начинается с классификации документов по назначению и принципам их подготовки и оформления. Важно не только знать, как правильно составить и оформить документ, но и уметь организовать работу с документом на всех этапах его прохождения от момента создания до исполнения и отправки в дело.

Залогом успеха деятельности предприятия является создание таких условий хранения информации, при которых ее конфиденциальность была бы надежно обеспечена[49 c.88].

Деятельность любой организации невозможна без сбора информации, обработки документов, хранения документов, поиска и распространения информации, при этом информации в большей степени является фиксированной. Необходимость в фиксировании информации появилась у людей в глубокой древности. Для фиксированной информации применялись разные способы от письменности до книгопечатания, от литографии до аудиозаписи, кинозаписи. А происходило это в связи с меняющимися носителями информации - от бересты до бумаги, фотопленки, магнитных дискет и т.д.

Запись информации посредством разных носителей на основании установленных правил называется документированием и является одним из процессов создания и оформления документов, осуществляемого на естественном языке (рукопись, машинопись) или на языках искусственных представляющих магнитные ленты, диски[50 c.44].

В своей деятельности, документирование является обязательным процессом, который предписывается законами и нормативными правовыми актами, осуществляемые как физическими, так и юридическими лицами, являющиеся авторами документа. В связи с этим принято различать официальные документы и личные документы.

Официальный документ - это документ, который создан физическим или юридическим лицом, оформленный согласно установленных правил, обладающий юридической силой, являясь подлинным доказательством изложенной в нем информации, предполагая обязательность исполнения для тех, к кому данный документ имеет отношение в порядке его исполнения [52 c.104].

Управленческая деятельность любого предприятия, прежде всего, основана на обработке поступающих документов вне зависимости от способов их получения и видов носителей, предназначенных как для внешнего, так и для внутреннего использования организацией поступающей корреспонденции, что предполагает наличие технологии обработки.

Само понятие «технология» больше распространяется на промышленное производство, но его применение в документационном обеспечении управления, беря во внимание специфику информационных процессов, на которых оно основано, определим технологию процесса документационного управления, как одну из систем методов и способов направленную на сбор информации, обработку и передачу документной информации посредством одинаковых для всех методических приемов и правил[57 c.39-41].

Документооборот, происходящий в организациях состоит из потоков документов. Документы, которые поступают в организацию, образуют поток входящей корреспонденции, которая в процессе необходимой обработки разбившись на поручения, попадает к исполнителю документа с целью ознакомления и исполнения.

Одной из главных характеристик документооборота считается цикличность, на основании чего организуется вся работа, направленная на документационное обеспечение управления.

Значительно различаются методы и этапы обработки документации. Поэтому не только быстрое доведение документов до конечных исполнителей, но четкая фиксация получения и отправки документа приобретает важное значение для всей организации документооборота.

2.2 Бездокументное обслуживание руководителя

Профессия секретаря требует от человека, решившего работать в данной должности высокого уровня подготовленности, определенного комплекса личных и деловых качеств. Может показаться, что в работе секретаря все просто и особых знаний не требуется, но это далеко не так.

Одним из важных факторов в работе секретаря является хороший деловой контакт с руководителем, умение выполнить работу согласно стиля руководителя, освободив его от выполнения не творческих, вспомогательно-технических операций[58 c.115].

В обязанности секретаря входит не только работа, которая связана с документационным обеспечением, но и работа по организации посетителей, подготовке совещаний, по телефонному обслуживанию, что является операциями по бездокументному обслуживанию. Согласно подсчетов специалистов на бездокументное обслуживание секретарь тратить большую часть своего рабочего времени, это примерно 55-60% рабочего времени.

В большей степени секретарем выполняются функции бездокументного обслуживания [62 c.54].

Во многом эффективность труда зависит от способностей, индивидуальных и психологических особенностей людей.

Секретарь выполняет технические функции, направленные на обеспечение и обслуживание работы руководителя, получает сведения от отделов, вызывает по поручению руководителя работников, организует телефонные переговоры, прием посетителей, передает и принимает телефонограммы, участвует в подготовке совещаний, организуя их техническое обслуживание.

«Организация может тратить большое количество средств на продвижение рекламы, обеспечивая огромное количество потенциальных клиентов, но при этом эти усилия могут оказаться напрасными, если отсутствует профессионализм секретаря, который не умеет разговаривать по телефону».

Главной задачей секретаря при работе с входящими звонками - оградить руководителя учреждения от звонков, которые напрямую не зависят от деятельности руководителя. В этом помогает установленная АТС, которая позволяет осуществлять оперативную и многоканальную связь с сотрудниками учреждения[15 c.123].

Для того, чтобы телефонные звонки доходили до адресата, секретарем составляется телефонный справочник с комментариями, указывающий за какие направления работы отвечают руководители отделов и какие вопросы находятся в их компетенции.

В связи с тем, что секретарь владеет информацией о решаемых вопросах отделами и подразделениями использование справочника дает возможность эффективно организовать работу с входящими звонками потребителей, добиваясь оперативности в данной работе, способствуя тем самым улучшению имиджа управления[63 c.62].

Руководитель организации определяет круг лиц и организаций с которыми следует соединять в любое время: руководители учреждений, спонсоры, руководители районов и др. В том случае, если руководитель занят, секретарь не соединяет его ни с кем.

Входящие звонки, решение вопросов по которым принадлежит компетенции руководителя, вносят в журнал учета входящих звонков(табл.3), просмотрев который, руководитель принимает решение, с кем соединить в первую очередь.

Таблица 3- Журнал учета входящих телефонных звонков

№№	Дата (число, месяц)	Время час.мин	Фамилия, Имя, отчество	Организация	Абонент	Контактный телефон	Цель звонка
765	12.10. 2013	12.25	Литовченко Анатолий Григорьевич	Управление администра- ции	Глава Увельского района	3-10-32	Решение вопроса о помощи

Для ведения телефонных переговоров секретарь в своей работе использует различные справочники: телефонный справочник внутренних телефонов организации, а также алфавитную телефонную книгу, в которую заносятся номера телефонов, фамилии, имена и отчества всех абонентов, с кем происходит разговор по телефону[52 c.86].

Существуют определенные правила ведения телефонных разговоров, которыми пользуется секретарь руководителя организации. Общий принцип: приветствие, взаимное представление, введение собеседника в курс дела, обсуждение вопроса и заключение.

Разговор обязательно начинается с приветствия и представления независимо от того, входящий это звонок или звонит сам секретарь. Если звонящий не представляется и не называет цель обращения, секретарь корректно проявляет настойчивость и просит абонента представиться, ссылаясь на то, что в организации так принято, или на то, что этого требует руководитель.

При ведении телефонных переговоров секретарем недопустима ситуация, в которой можно ответить «не знаю», этого не позволяет профессиональная этика. Поскольку у всех людей разный эмоциональный настрой, бывают абоненты настойчивые и требовательные, их всегда выслушивает секретарь, и разъясняется ситуация, каким образом и куда можно обратиться, от чего это зависит. В таких ситуациях от секретаря требуется правильно среагировать и как можно быстрее уладить возникшее недоразумение[16 c.56].

Для срочного оповещения абонентов и начальников структурных подразделений используются селекторная связь, что позволяет в короткий промежуток времени оповестить сотрудников и руководящий состав учреждения о совещаниях, об отмене ранее запланированных мероприятий.

По данным различных исследований около 22 % рабочего времени руководителя тратится на прием посетителей. Это значительная часть времени в работе руководителя. Таким образом, сложились следующие основные направления приема посетителей руководителем:

-прием сотрудников по кратким текущим рабочим вопросам;

-прием сотрудников для обстоятельной беседы по рабочим вопросам; прием сотрудников по личным делам;

-прием посетителей из других организаций и из числа абонентов (юридические и физические лица).

Так как секретарь помогает руководителю в реализации плана его рабочего дня, то руководителем секретарю предоставлено право, определять, с кем руководитель должен встретиться лично, а кто может быть направлен к другим должностным лицам, какие вопросы нуждаются в срочном, первоочередном решении и внимании руководителя. Для секретаря руководителем определен круг лиц из числа сотрудников, посетителей из других организаций и частных лиц, которых секретарь беспрепятственно пропускает к руководителю в любое время рабочего дня[58 c.98].

Например, к ним относятся: представители городской, областной администрации.

Прием остальных посетителей осуществляется по графику, разработанному совместно с руководителем, где определены дни недели и часы приема сотрудников по текущим вопросам, личным делам, а также дни приема посетителей из сторонних организаций и абонентов (юридических и физических лиц).

График вывешивается в холле первого этажа офиса организации.

Регламентирование времени приема посетителей, самостоятельное принятие решений секретарем о направлении посетителя к руководителю или другому должностному лицу, а в некоторых случаях и разрешение вопроса по телефону позволяет правильно и рационально организовать рабочий день руководителя.

Секретарь организации при приеме посетителей придерживается определенных правил. Прием сотрудников по кратким текущим рабочим вопросам - эти вопросы могут быть решены в течение буквально нескольких минут, однако если подчиненный не имеет возможности согласовать вопросы с руководителем, то работа подчиненного может просто затормозиться.

Таких вопросов в течение рабочего дня накапливается очень много (получение устного разрешения, согласование действий по вопросу, получение, предоставление краткой информации, подпись документов), и если непрерывно загружать ими руководителя, у того просто не останется времени для основной работы[24 c.48].

Задачей секретаря является распределение вопросов среди сотрудников. Для этого, в случае необходимости работы с документами, документы, которые должен рассмотреть руководитель, помещаются в папку «На рассмотрение» и ежедневно во второй половине дня передаются руководителю. Документы, которые руководитель уже рассмотрел ранее и согласовал для подписи, помещаются в папку «На подпись» и также передаются секретарем руководителю. Существуют действительно срочные вопросы, решить которые необходимо оперативно, и при этом не нужно ни изучать, ни подписывать никаких документов. Такие вопросы решаются по телефону.

Секретарь уточняет у сотрудника существо вопроса и докладывает по телефону руководителю, а руководитель решает, будет ли он говорить с сотрудником или нет. Если руководитель решает не говорить, то переадресовывает вопрос другому должностному лицу.

Прием сотрудников для обстоятельной беседы руководителем - такие приемы организуются редко, в основном они связаны с подведением итогов работы за месяц, обсуждением выполнения плановых показателей с начальниками подразделений.

Прием сотрудников по личным вопросам осуществляется руководителем по графику - например, каждую вторую и четвертую пятницу месяца с 15 до 17 часов. Секретарь заранее (в течение недели) составляет список посетителей на данный день и в пятницу утром предоставляет его руководителю.

В списке указываются должность, фамилия, имя, отчество, время приема и вопрос встречи. После рассмотрения списка руководителем информация о подтверждении приема доводится до сотрудников. В случае если руководитель по какой-либо причине отказался от приема посетителя, секретарь доводит до данного лица информацию, что вопрос будет рассмотрен позже, о рассмотрении вопроса и времени приема будет сообщено дополнительно[63 c.56].

Прием посетителей (юридических и физических лиц) осуществляется согласно утвержденному руководителем графику, при этом существуют следующие отличия в организации приема юридических и физических лиц:

-прием юридических лиц осуществляется руководителем, планирование и назначение времени встречи осуществляет секретарь на основании утвержденного графика приема и согласования списка лиц, с которыми готов встретиться руководитель для обсуждения заявленных вопросов;

-прием физических лиц осуществляет заместитель руководителя на основании предварительного списка записи на прием, составленного секретарем. Секретарь руководителя, согласовав списки принимаемых лиц у руководителя и его заместителя, сообщает по телефону о назначенной дате встречи.

По прибытии посетителей секретарь по телефону уведомляет руководителя и заместителя руководителя о посетителе и просит его пройти в кабинет для встречи. Если при составлении списка на прием количество претендентов превышает возможности руководителя и его заместителя, то секретарем самостоятельно производится отбор посетителей на основании актуальности тем приема и пожеланий руководителя.

При этом секретарем предпринимаются (в зависимости от важности вопроса) следующие варианты действий:

-немедленный прием руководителем или заместителем (если дело безотлагательное, а у руководителя именно в это время имеется возможность для беседы);

-согласование времени приема (в случае незначительного вопроса и отсутствии времени на прием у руководителя);

-направление к другому сотруднику организации (если посетитель настаивает на приеме и решение данного вопроса).

-прием материалов с обещанием письменно проинформировать о принятом решении в кратчайший срок.

Одной из важнейших задач секретаря является действенная помощь руководителю в подготовке и проведении различных деловых мероприятий, в том числе и совещаний [52 c.24].

Должностной инструкцией секретаря руководителя предусмотрены следующие обязанности в части подготовки и участия в совещаниях: «Выполнение работы по подготовке совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня), ведение и оформление протоколов совещаний». «На служебные совещания и заседания руководитель, как правило, тратит до 30 % своего рабочего времени»[64 c 35-37].

Совещания делятся на два основных направления: официальные: совещания ревизионной комиссии, руководителей структурных подразделений;

-неофициальные: оперативные - утренние оперативные планерки с руководителями подразделений по постановке задач на день;

-плановые - ежемесячные совещания по планированию работы на месяц, подведения итогов работы с участием руководителей служб, отделов, межрайонных участков.

Официальные совещания организуются и проводятся по приказу руководителя.

Оперативные совещания - утренние планерки проводятся ежедневно утром в кабинете руководителя, продолжительность совещания обычно 30-40 минут.

Протокол совещания на оперативных планерках ведется секретарем, с записью поручений и заданий начальникам структурных подразделений, впоследствии он печатается и подшивается как внутренний документ Управления[50 c.32].

Ежемесячные плановые совещания по планированию работы на месяц и подведению итогов работы за прошедший месяц проводятся, как правило, в последний четверг каждого месяца. Место проведения - актовый зал, число участников совещания 12-15 человек (заместитель руководителя, секретарь, руководители служб, подразделений).

Руководители отделений и руководство производственных отделений участвуют в совещании по селекторной связи. Длительность совещания 1,5-2 часа. Процедура подготовки ежемесячных совещаний предполагает выполнение следующих операций: составление повестки совещания и определение состава участников совещания; оповещение участников совещания о факте проведения и повестке дня; документирование совещания (ведение протокола совещания по указанию руководителя).

Секретарем руководителя по его указанию составляется повестка совещания, в которой указываются вопросы, поднимаемые на нем, докладчики по данным вопросам, время, отведенное на доклад. Кроме того, повесткой предусмотрено время на обсуждение проведенных докладов - прения сторон, итоговое слово руководителя.

После утверждения повестки совещания руководителем ее сканированная копия отправляется по электронной почте всем участникам совещания, в случае отсутствия почты содержание повестки доводится до сведения факсимильной связью. За два дня до начала совещания секретарь дополнительно по телефону оповещает участников совещания о дате и времени проведения[41 c32].

В день проведения совещания, как правило, начало совещания назначается на 15:00, секретарь проверяет наличие необходимого количества кресел в актовом зале (на одно больше, чем число участников), совместно с сотрудниками отдела информационных технологий проверяет работоспособность селекторной связи.

Возле каждого места на стол выкладывается повестка дня, бумага и ручка для записей. В центре стола на салфетках группами ставится негазированная питьевая вода в бутылочках емкостью 0,5 литра, по числу участников, стаканов на один больше. Так как участниками совещания являются сотрудники организации, регистрация участников секретарем не производится, кратко фиксируются прибывшие, в случае отсутствия производится доклад руководителю.

При размещении участников совещания секретарем соблюдаются правила делового этикета: так как на совещании предполагается активное обсуждение вопросов, то место руководителя в центре за столом, место напротив, занимает заместитель руководителя, слева и справа от руководителя сидят начальники служб. Согласно своей должностной инструкции в случае необходимости (по поручению руководителя) секретарь ведет протокол заседания.

В протоколе секретарем фиксируются присутствующие на совещании, находящиеся на селекторной связи, фамилии выступающих, содержание выступления, принятые решения, назначенные исполнители и сроки исполнения. Окончательно протокол заседания оформляется секретарем в течение двух дней по окончании заседания, после чего передается руководителю Управления для дальнейшей работы.

По завершении совещания секретарем наводится порядок в помещении: убирается ненужная бумага, минеральная вода, стаканы, салфетки и прочее; помещение проветривается; приглашаются сотрудники отдела информационных технологий для отключения селекторной связи, после чего помещение закрывается и ключи сдаются охране. Если руководитель приглашен на совещание в другую организацию, то в обязанности секретаря входит подбор по указанию руководителя необходимых документов, включая присланные приглашения, повестку дня, информационные материалы; напоминание руководителю о дате и времени проведения совещания; своевременный (с учетом времени на дорогу) вызов автомобиля.

Если руководитель, не имеет возможности выехать на совещание и вместо руководителя в совещании будет принимать участие заместитель или другое должностное лицо, в обязанности секретаря входит сообщение ему о повестке дня, времени и месте проведения совещания, а также передача всех информационных материалов.

На основании вышеизложенного можно подвести итог, что деятельность секретаря организации проводится по документационному и бездокументному обслуживанию руководителя. Каждый вид обслуживания имеет свои особенности, знание которых необходимо для экономии времени и должного выполнения своих профессиональных обязанностей.

ГЛАВА 3. РОЛЬ СЕКРЕТАРЯ В ДОКУМЕНТАЦИОННОМ И ИНФОРМАЦИОННОМ ОБЕСПЕЧЕНИИ УПРАВЛЕНИЯ В УПРАВЛЕНИЕ СОЦИАЛЬНОЙ ЗАЩИТЫ НАСЕЛЕНИЯ УВЕЛЬСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА

3.1 Характеристика Управления социальной защиты населения Увельского муниципального района

...