Организация рационализации документационного обеспечения

Управление социальной защиты населения Увельского муниципального района расположено по адресу: Челябинская область, Увельский район, поселок Увельский, ул. Советская, 24. Начальник - Суслова Ирина Николаевна.

Структурные подразделения учреждения:

-отдел по вопросам семьи и выплате пособий;

-отдел опеки и попечительства;

-отдел льгот и социальных гарантий;

-отдел субсидий.

Направления деятельности: реализация вопросов местного значения в сфере социальных отношений, реализация на территории Увельского муниципального района единой государственной социальной политики в сфере социальной защиты населения и др[67].

В своей деятельности Управление руководствуется Конституцией Российской Федерацией, Федеральными законами, Указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерацией, международными договорами Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации, других министерств и ведомств Российской Федерации, Уставом Челябинской области, законами Челябинской области, постановлениями и распоряжениями Губернатора Челябинской области и Правительства Челябинской области, Уставом Увельского муниципального района, постановлениями и распоряжениями главы администрации Увельского муниципального района, приказами, инструктивно - методическими письмами Министерства социальных отношений Челябинской области и настоящим Положением.

Управление осуществляет свою деятельность во взаимодействии с Министерством социальных отношений Челябинской области и другими органами исполнительной власти Челябинской области, органами местного самоуправления Увельского муниципального района, общественными и иными организациями.

Управление является юридическим лицом, имеет печать с изображением герба Увельского муниципального района, иные печати, штампы и бланки установленного образца, счета, открываемые в соответствии с законодательством Российской Федерацией, закреплённое в соответствии с законодательством имущество.

Управление имеет самостоятельный баланс, имеет закрепленное на праве оперативного Управления имущество, от своего имени приобретает и осуществляет имущественные и неимущественные права, несёт обязанности.

Полное наименование - Управление социальной защиты населения Увельского муниципального района.

Сокращённое наименование - УСЗН.

Место нахождения Управления: 457000, Челябинская область, Увельский район, п. Увельский, улица Советская, 24.

Управление возглавляет начальник, назначаемый на должность и освобождаемый от должности главой администрации Увельского муниципального района по согласованию с Министром социальных отношений Челябинской области.

В состав Управления входят отделы:

1) отдел бухгалтерского учета;

2) отдел льгот и социальных гарантий;

3) отдел опеки и попечительства;

4) отдел по вопросам семьи и выплате пособий;

5) отдел субсидий;

Рассмотрим структуру персонала Управления социальной защиты Увельского муниципального района в разрезе следующих показателей:

-стаж работы:

Рисунок 2- Структура персонала по стажу работы

Из рисунка 2 видно, что наибольший удельный вес в структуре персонала (55%) занимают работники со стажем работы от 1 до 5 лет.

-возраст работника:

Рисунок 3 - Структура персонала по возрастному признаку

Из рисунка 3 видно, что 55% работников имеют возраст от 20 до 30 лет, что говорит о том, что руководство предприятия использует политику привлечения молодых кадров, ориентируясь на их гибкость и приспособляемость к новым условиям.

-образование



Рисунок 4- Структура персонала по образованию

Анализируя рисунок 4, отметим, что более половины работников (64%) имеет высшее образование. Остальные работники (6%) в данный момент получают высшее образование в учебных заведениях г. Челябинска.

В списочный состав включают всех работников, вне зависимости от вида трудовой деятельности.

Кадровый состав Управления имеет количественные и качественные характеристики, которые в зависимости от большей или меньшей достоверности могут быть изменены.

При приеме на работу новых работников к ним применяются требования относительно уровня образования, физических возможностей, включая опыт работы в должности; способности склонности к выполнению данной работы, относительно специфики предприятия, инициатива и энергичность.

При выборе работника из кандидатов используется анкетирование и собеседование. В связи со своеобразной спецификой работы работники постоянно находятся в процессе обучения.

Основной задачей Управления является реализация вопросов местного значения в сфере социальных отношений, а также в рамках переданных органам местного самоуправления отдельных государственных полномочий, реализация на территории Увельского муниципального района единой государственной социальной политики в сфере социальной защиты населения во исполнение закона «О наделении органов местного самоуправления отдельными государственными полномочиями в сфере труда и социальной защиты населения», ставит задачи по совершенствованию форм социальной поддержки различных категорий граждан, повышение качества предоставляемых услуг различным категориям граждан.

Категории населения, которым предоставляются социальные услуги: отдельные категории граждан, имеющие право на меры социальной поддержки; граждане, имеющие детей; дети - сироты и дети, оставшиеся без попечения родителей до 18 лет; недееспособные и ограниченно дееспособные; граждане пожилого возраста, ветераны, инвалиды; граждане, пострадавшие в результате радиационных аварий и катастроф, а также другие категории населения[67].

Системой социальной защиты населения охвачено 25 категорий граждан. 29 видов различных выплат получают более 9000 человек (совокупно), что составляет 67% населения.(табл.4).

На 01.01.2014г на учете в УСЗН состоит всего:

Таблица 4- категория граждан по выплатам

Категория	Количество
Ветераны труда	1827
Ветераны труда ВО	1128
Инвалиды в т.ч. дети-инвалиды	1633 36
Участники и инвалиды ВОВ	37
Труженики тыла	500
Вет. боевых действ., уч-ки воор.	193
Вдовы погибших (ум.) уч. ВОВ	110
"Дети войны»	833
Реабил. лица и жертвы пол. репр.	35
Опекуны	35
Приемные семьи	40
Доноры	76
Получатели пособий на детей	2672 получателей, 4228 ребенка
Многодетные семьи	371семей/ 1207 детей
Кол-во семей, получ. Субсидий	911

Количество ежемесячных выплат составляет более 7000, единовременно или один раз в год более 3500.

В истекшем году все виды социальных выплат предоставлены гражданам своевременно и в полном объеме.

С 01.01.13 года назначено и передано на выплату 59 ежемесячных пособий по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора лет матерям, либо отцам, фактически осуществляющим уход за ребенком и не подлежащим обязательному социальному страхованию. В 2012году назначено 48 пособий по уходу за ребенком до 1,5 лет.

В среднем за пять лет этот показатель составил 53 назначения, т. е. значительного роста назначения неработающим родителям пособия до 1,5 лет не наблюдается.

Также, по федеральному закону №81-ФЗ «О государственных пособиях гражданам, имеющим детей» с последующими изменениями и дополнениями, назначено 29 единовременных пособия при рождении ребенка неработающим родителям, размер которого составлял в 2013году, вместе с уральским коэффициентом 15050 рублей 75 копеек. (табл.5).

Таблица 5- Таблица получателей пособий на детей

	2009г.	2010г.	2011г.	2012г.	2013г.
Количество получателей	1142	143	1165	705	700
Количество детей	1611	1624	1691	1120	1158

Диаграмма 1. Разбивка получения пособия по годам 2009-2013г.г.

В УСЗН создан «Электронный банк данных несовершеннолетних и семей, находящихся в социально опасном положении».

На 01.12.2013 года в «Банке данных» на учете состоит 22 ребенка из 11 семей.

	2011 год	2012 год	2013 год
Количество семей (детей)	8 (17)	9 (13)	9 (21)
Количество семей, снятых с контроля	4 (9)	7 (11)	5 (7)

С этими несовершеннолетними и их семьями специалистами отделения по работе с детьми ведущим специалистом УСЗН организуется профилактическая работа. Вся эта работа, а также социальные меры, предоставляемые несовершеннолетним и их семьям, заносятся в «Банк данных» и ежемесячно информация передается в областной «Банк данных». С каждой семьей организована индивидуально - профилактическая работа в рамках одного или нескольких видов социального патронажа в зависимости от ситуации в семье. Подведомственное учреждения использует 4 вида социального патронажа: (экстренный, срочный, обычный, контрольный). 12 семей / 25 детей состоят на обычном патронаже, 19 семей / 41 ребенок - на контрольном патронаже. В течение 2013 года на различных видах патронажа состояло 28 семей в них воспитывалось 45 детей. (табл. 6)

Таблица 6- Соотношение по видам патронажа

		2011 год	2012 год	2013
1.	Количество семей (детей)	6 (45)	28 (45)	31 (66)
2.	Количество семей, снятых с контроля	5 (10)	8 (12)	17 (29)



Диаграмма 2. Соотношение относительно видов патронажа

Специалистом управления социальной защиты населения в течение года принято 245 обращений граждан по различным вопросам, в том числе в связи с трудной жизненной ситуацией. По данным обращениям всегда проверялась поступавшая информация. С этой целью или были организованы выезды в семью (таковых было 195, а 2012 году - 190; 2011 - 125) или информация проверялась по другим источникам, по мере необходимости сообщалось всем субъектам системы профилактики. Всего было отправлено 4 сообщения и 19 ответов.

С целью информационного взаимодействия специалиста по опеке и попечительству и налоговых органов с использованием каналов связи, на рабочем месте специалиста была установлена программа «Сведения» и настроена электронная почта, отвечающая требованиям информационной безопасности и защиты передаваемой информации от несанкционированного доступа третьих лиц.

В течение года предоставлено государственной социальной помощи на сумму 1551 тыс.руб., в т.ч. натуральной помощи в виде продуктовых наборов 154 заявителям на сумму 83,65 тыс. руб., назначено ежемесячное соц. пособие 86 семьям на сумму 1020 тыс. руб.

В 2013 году за государственной социальной помощью обратилось 806 человек, что на 76 человек больше по сравнению с предыдущим годом и на 130 человек больше в сравнении с 2011 годом.

Анализ данной работы показал, что в истекшем году уменьшилась обращаемость за государственной социальной помощью со стороны пенсионеров, так как проводимая государственная политика по социальной поддержке этой категории населения (ежегодная индексация пенсий) позволяет большинству граждан пожилого возраста справляться с материальными проблемами самостоятельно, но возрос показатель обращаемости семей с детьми. Основной причиной обращаемости на конец года (октябрь- декабрь) является остановка некоторых предприятий, где работали :

-7 чел. предпенсионного возраста,

-4 чел. являются пенсионерами по возрасту,

-22 семьи, где оба родителя работают на предприятии,

-1 работник с ребенком-инвалидом

В целях улучшения материального положения семей и стимулирования их к самообеспечению с 2011 года используется новая технология оказания ГСП -помощь на основании социального контракта. В нашем районе 41 такая семья в истекшем году с умели преодолеть трудную жизненную ситуацию путем получения ГСП на развитие подсобного хозяйства, осуществление индивидуальной трудовой деятельности и т.п (табл.7).

Таблица 7- Оказание государственной социальной помощи

	2009г.	2010г.	2011г.	2012г.	2013г.
Выделено средств (тыс. рублей)	1392,2	1950,6	1557,6	2371	2925
Количество граждан	747	492	593	555	806

В течение 2013 года ежеквартально проводился мониторинг достижения целевых показателей повышения оплаты труда работников в соответствии с указами Президента Российской Федерации от 7 мая 2012 года № 597 (социальные работники, средний медицинский персонал, врачи). С 01.01.2013г. заработная плата работников повышена на 5%, с 01.07.2013г. - на 10%, с 01.08.2013г. - на 11%.

На 31.12.2013г. средняя заработная плата социальных работников составила 11624рубля (13841 рубль с ЕДК), среднего медицинского персонала 13233 рубля (16028 рублей с ЕДК).

3.2 Организация деятельности секретаря Управления социальной защиты населения

Большое значение имеет рациональная организация деятельности секретаря, в связи с этим составим рабочую программу обследования документационного обеспечения Управления социальной защиты Увельского муниципального района, которая предоставляет множество возможностей для эффективной организации деятельности секретаря и его руководителя.(табл.8) документный обеспечение секретарь информационный

Таблица 8- Рабочая программа обследования документационного обеспечения деятельности Управления социальной защиты населения Увельского муниципального района

№ п/п	Наименование работ	Методы сбора данных	Источник информации	Формы сбора, обобщения, представления информации
1	Изучение организационно-методических документов регламентирующих работу учреждения	Изучение документов	Устав, инструкция по делопроизводству, положение о защите персональных данных, должностная инструкция и т. д.	Таблица
2	Изучение характера взаимодействия с выше и нижестоящими органами	Опрос	Руководитель	Описание
3	Изучение общей характеристики ведения делопроизводства в учреждении	Изучение документов, наблюдение	Должностные инструкции, инструкция по делопроизводству, деятельность сотрудников	Описание, оперограммы
4	Изучение состава и структуры документопотоков	Изучение документов	Списки постоянных корреспондентов, графики и маршруты движения документов, журналы регистрации документов	Схема, описание
5	Изучение общей характеристики входящих, исходящих и внутренних документов	Изучение документов	Журналы регистрации	Таблица, диаграмма
6	Изучение организации текущего хранения документов	Изучение документов	Номенклатура дел, описи дел постоянного хранения, дела, акты об уничтожении документов, положения об экспертной комиссии	описание
7	Изучение уровня автоматизации и механизации учреждения, характера использования средств организационной и компьютерной техники	Опрос, наблюдение	Спецификация оборудования, средств оргтехники,	Описание

С разработки организационно - правовых документов (ОПД) собственно и начинается жизнедеятельность организации. Организационно - правовые документы необходимы для того, чтобы создать организацию, установить ее структуру, определить штатную численность, функции структурных подразделений, совещательных, коллегиальных органов, установить режим работы, осуществить организацию труда и распределение обязанностей между работниками, определить порядок реорганизации и ликвидации организации.

В современных социально-экономических условиях отлаженная система управления различных организационно-правовых форм и форм собственности приобретает особую значимость. В Управлении социальной защиты населения Увельского района документационным обеспечением управления возложено на секретаря руководителя, которая выполняет работу с документами и ее основной задачей является своевременная обработка и передача управленческой информации на разные уровни, которая необходима для функционирования предприятия[27 c.8-13].

Совершенствование этой деятельности тесно связано с использованием социальной информации, в частности с таким ее видом, как правовая.

В создании и организации службы делопроизводства вопрос выбора организационной формы -- один из самых сложных. Действующие государственные нормативно-методические документы не регламентируют форму работы с документами.

В каждом конкретном случае выбор организационной формы работы с документами остается прерогативой самой службы делопроизводства и руководства учреждения.

В последнее время в стране разработаны различные нормативные документы, регулирующие вопросы взаимодействия субъектов социально-правовых отношений. Законодательные акты приняты как на федеральном уровне,. Особое значение приобретают нормативные акты,[ 26 c.115].

Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:

-законодательные акты Российской Федерации в сфере информатизации и документации;

-указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;

-правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

-правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;

-правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;

-государственные стандарты на документацию;

-унифицированные системы документации;

-общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

-Государственную систему документационного обеспечения управления.

Одним из наиболее важных законов в области работы с документами является Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи». Целью настоящего закона является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. В этом законе определены условия использования электронной цифровой подписи, особенности ее использования

В законе дано не только определение понятия «электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме», но и определения электронной цифровой подписи: «реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе», специальная глава закона (Глава 2) раскрывает условия использования электронной цифровой подписи, при которых ЭЦП в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

Одним из системообразующих нормативно-методических документов нашей отрасли является ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Настоящий стандарт является важным этапом обновления нормативно-методической базы делопроизводства и архивного дела в соответствии с федеральным законодательством и современным уровнем развития данной отрасли. Термины, установленные настоящим стандартом, должны быть использованы во всех видах документации.

К основным нормативным документам по делопроизводству любого предприятия является инструкция по делопроизводству, которая является нормативным документом, регламентирующим предприятие.

Инструкция разрабатывается в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения предприятия и Типовой инструкцией по делопроизводству на предприятии. Утверждается инструкция руководителем предприятия по согласованию с заместителем по общим вопросам[39 c.89].

Инструкция по делопроизводству состоит из пунктов:

1.Общие положения

2.Правила подготовки и оформления документов.

3.Требования к реквизитам документов.

4.Организация документооборота и порядок приема, регистрации и рассмотрения входящей и исходящей корреспонденции.

5.Организация контроля исполнения документов.

6.Составление номенклатуры дел и формирование дел, для сдачи в архив

Положения инструкции по делопроизводству на предприятии не должны противоречить законодательству в области информации и документации.

Также секретарь руководствуется Уставом Увельского муниципального района, Управления социальной защиты населения Увельского района, инструкцией по делопроизводству, должностной инструкцией, постановлениями и распоряжениями главы администрации Увельского муниципального района, приказами, инструктивно - методическими письмами Министерства здравоохранения и настоящим Положением. Об Управлении, где закреплены основные моменты, связанные с организацией деятельности, указаны цели и задачи. Есть Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе, свидетельство о записи в Единый реестр юридических лиц, но есть и недостаток в введении делопроизводство - это отсутствие архива, документы находятся в отделах и только в экстренном случае составляется опись для передачи Государственный архив.

Секретарь Управления, утвержденный приказом руководителя решает задачи направленные на выполнение функций связанных с взаимодействием со структурными подразделениями предприятия.

К основным задачам относится установление единого порядка работы с документами на основании ГОСТов и других нормативных документов.

Задачами предприятия считается совершенствование методов и форм работы с документами, внедрение и разработку методических документов по совершенствованию документационного обеспечения.

На предприятии проведено разделение между структурными подразделениями и сотрудниками, большая часть документов поступает в приемную руководителя для последующей регистрации и доведения до сведения руководства учреждения.

В обязанности секретаря также входит контроль за оформлением документов, правильностью их регистрации и исполнения, своевременностью предоставления на рассмотрение руководителям структурных подразделений на основании Типовой инструкции по делопроизводству, которая на предприятии не была разработана. Все больше в составлении документов отводится место обязательным унифицированным формам документов.

Таким образом, документационное обеспечение зависит от системы управления, так как именно от документационного обеспечения зависит система управления предприятия.

Для того, чтобы документооборот был упорядочен в ГСДОУ установлены и закреплены едины требования к организации работы со всеми документами в организациях, тем самым способствуя созданию условий применения современных технических средств обработки документной информации, повышения эффективности работы аппарата управления, сокращения количества и повышения качества документов.

Объем документооборота подсчитывается ежедневно путем суммирования количества входящих, исходящих и внутренних документов.(табл.9)

Таблица 9- Анализ документооборота в Управления социальной защиты населения за 2011-2013 гг.

Год	Кол-во входящих документов	Кол-во исходящих документов	Количество внутренних документов	Итого
2011	710	794	150	1654
2012	931	892	197	2020
2013	1092	794	150	1654

Анализ документооборота может показать степень загруженности отдельных подразделений службы ДОУ и отдельных ее работников, наметить основные пути рационализации работы с документами[28 c.56].

Анализируя документооборот предприятия за последние 3 года, была выявлена тенденция к его росту.

В составе документооборота принято различать следующие основные документопотоки:

-входящие (поступающие) документы, т. е. документы, поступившие в организацию;

-исходящие (отправляемые) документы, т. е. официальные документы, отправляемые из организации;

-внутренние документы, т. е. официальные документы, не выходящие за пределы подготовившей их организации.

Каждый из перечисленных выше документопотоков характеризуется собственными показателями, в состав которых, прежде всего, входят виды документов, их количество, маршруты (пути) прохождения наиболее типовых групп (видов) документов[31 c.54].

Так, в поток входящих документов входят не только официальные документы, поступающие из других организаций, но и документы личного происхождения, т. е. документы, созданные лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей (например, обращения граждан).

Их содержание требует лишь заполнения, однако в организации работы с документами на предприятии не отведено должного места, в связи с большой загруженностью секретаря. В связи с этим не налажена работа, которая связана с поиском документов и необходимой информации[32 c.116].

Между тем, регистрация документов должна считаться на предприятии одним из ключевых моментом в постановке работы с документами. Одна эта задача не выполняется на должном уровне, так как секретарь не владеет всей совокупностью информационно - документационных ресурсов предприятия.

А для этого необходимо, прежде всего, учитывать документы, которые проходят через организацию, как получаемые, так и создаваемые на предприятии. Для этого документы должны быть зарегистрированы

Формирование дел руководства предприятия и дел для сдачи в архив проводит секретарь учреждения на основании приказа по учреждению, согласно номенклатуре дел, которая не согласована и не оформлена в учреждении. Возникает необходимость в ее составлении.(приложение 3).

В связи с этим прием всей входящей документации осуществляется через секретаря, и вся последующая обработка документов тоже происходит через секретаря.

Входящие документы проходят следующие этапы обработки:

1.Прием и первичная обработка документов.

При первичной обработке корреспонденции проверяется по адресу ли она доставлена, целостность конвертов. Корреспонденцию, доставленную ошибочно возвращают.

Если указано структурное подразделение в адресе получателя, то оно передается без предварительно вскрытия.

Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются, при этом проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Вскрываются конверты и уничтожаются вручную, что требует значительного времени.

Конверты от поступающих документов, в том числе писем граждан, не уничтожаются в случаях, когда только по конверту можно определить:

-адрес отправителя;

-время отправки и получения документа;

-при поступлении личных или доплатных документов;

-судебных документов.

-предварительное рассмотрение и регистрация документов;

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

Предварительное рассмотрение осуществляется секретарем директора, исходя из оценки их содержания, на основании установленного в организации распределения обязанностей.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.

2.Рассмотрение документов непосредственно руководством предприятия:

На рассмотрение руководство передаются документы, которые получены от правительственных и вышестоящих органов, содержащие вопросы по важным вопросам, касающихся деятельности предприятия, которые требуют решения руководства предприятия. Остальные документы на основании резолюции руководителя направляются исполнителям для решения указанных в документах вопросов.

Секретарь руководителя наделен полномочиями самостоятельно распределять документацию по ряду вопросов, которые не требуют резолюции руководителя. Для этого на предприятии существует классификатор вопросов деятельности с указанием исполнителей по отдельно взятому вопросу. Он необходим для того, чтобы одна операция не повторялась дважды, и для освобождения руководителя от лишнего потока информации и документов[44 c.215].

3. Передача документов исполнителю

После рассмотрения документов руководитель предприятия наносит резолюцию, указывающую на исполнителей документа и решение вопросов, указанных в документе. С документа снимается копия, а оригинал отдается исполнителю, копия подшивается в дело. Если документ требует контроля, документ ставится на контроль, заносится в компьютерную базу.

Передача документов должна осуществляться в день их поступления от руководителя предприятия в общий отдел ответственному исполнителю, названному в резолюции первым или в первый рабочий день при поступлении документа в нерабочее время.

4. Контроль исполнения и подшивка исполненных документов в дело

Наиболее распространенной входящей корреспонденцией в Управлении социальной защиты населения являются письма от частных, юридических лиц с просьбами о выдаче справок, о проведении совещаний, симпозиумов, конференций, Эти письма не регистрируются. Также в адрес Управления поступают письма от руководителей филиалов с отчетами о работе.

5. Порядок работы с исходящими документами.

Обработка в Управлении социальной защиты населения исходящей документации состоит из следующих операций:

-подготовка и оформление документа;

-подписание документа у руководителя;

-регистрация документа в журнале исходящей корреспонденции;

-отправка исходящей корреспонденции. Документы готовятся в 2-х экземплярах, а в случае необходимости исходящие документы отправляются факсом, тогда готовится один экземпляр документа.

Подготовленный документ передается секретарю на подписью. Перед подачей на подпись секретарь должна проверить документы, их соответствие и правильность оформления на основании требований государственных стандартов. Неправильно оформленные документы, возвращаются исполнителю на доработку.

Все внешние исходящие документы оформляются на бланке предприятия и регистрируются.

Исходящие документы без регистрации отправке не подлежат. В случае, когда документ отправляются в несколько адресов, документ принимается вместе со списком рассылки. Приложения к исходящим документам не регистрируются, они указываются в письме.

На исходящих документах предприятия проставляется исходящий номер на основании действующих требований, который располагается в верхнем правом углу первого листа и состоит из порядкового номера, на основании индекса номенклатуры дел.

Исходящие документы также могут быть отправлены и по почте. Отправленные по почте документы печатаются в двух экземплярах. Оригинал - отправляется адресату, копия подшивается.

Документы, которые являются важными, отправляются заказным письмом либо курьером, в этом случае прикладывается к оригиналу ксерокопия, где адресат ставит отметку получения, в последующем этот экземпляр подшивается в дело и храниться в общем отделе.

6. Регистрация документов

Важное место в делопроизводстве предприятия отводится регистрации документов. Определяется запись учетных данных о документе по установленной форме. Но задачи не исчерпываются только регистрацией документа.

В журналы регистрации вносятся данные о документе. Правила регистрации описаны в Государственной системе документационного обеспечения управления и Типовой инструкции по делопроизводству, где регистрация рассматривается прежде всего как поисковая система по документам организации.

Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации, т.е. когда осуществляется регистрация в одном месте или одним работником. В нашем случае это секретарь руководителя, что позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия.

В Управлении социальной защиты населения придерживаются такой модели регистрации документов:

-письма, которые содержат важную информацию, регистрируются в приемной у секретаря руководителя предприятия. Исключение составляет бухгалтерия, у которой своя регистрация на выданные справки и Отдел кадров, где также осуществляется регистрация справок, приказов по личному составу.

В Управлении социальной защиты населения регистрация входящих документов осуществляется в следующем порядке:

С внедрением в процесс обработки документной информации электронно-вычислительной техники и автоматизированных рабочих мест (АРМ) правомерным стало понятие информационно-документационного обеспечения управления, которое включает в себя организованную совокупность работ по получению, обработке, хранению и выдаче потребителю (абоненту) информации и документов как ее материальных носителей.

С внедрением компьютеров в документационные процессы рассмотренная технологическая цепочка изменяется, так как секретарь получает возможность работы как с полным текстом документа, так и с фрагментами, содержащими прагматическую информацию.

Феномен документа состоит в том, что он выступает одновременно как объект, средство и предмет труда в единой сущности. Это обстоятельство является определяющим при составлении, оформлении, согласовании, утверждении и аналитико-синтетической обработке документной информации, занимающей от 60 до 80 процентов рабочего времени секретаря. При этом следует иметь в виду, что работа с документной информацией составляет основу труда секретаря.

Внедрение современных информационных технологий и средств оргтехники в документационные процессы достаточно эффективно, но требует соблюдения, по меньшей мере, двух основных условий: единообразия форматов и рационального построения технологии обработки документной информации, при которой однотипные операции концентрировались бы в одном месте.

Секретарь разбирает входящую корреспонденцию и заносит данные в регистрационный журнал, который существует в электронном виде в программе Excel, где каждой странице соответствует свой номер регистрации согласно номенклатуре дел, которая утверждена руководителем предприятия, но последние 2 года не обновлялась. На входящем документе в правом углу проставляется штамп и отмечается входящий номер документа (дата поступления и номер по порядку) согласно индекса номенклатуры дел

Журнал регистрации входящих документов(табл.10.)

Таблица 10.- Форма журнала регистрации входящих документов

Дата поступления	Входящий номер	Дата и № документа	Отправитель	Содержание	Исполнитель

Резолюция руководителя вносится в базу документов, которые поставлены на контроль. На основании того, что контроль исполнения ведется в компьютерной базе, а не в журнале, присутствует необходимый состав реквизитов, но необходимо еще дополнить графу «название вида документа». А в случае необходимости можно еще дополнить несколькими реквизитами - «резолюция», «срок исполнения», «отметка об исполнении».

В связи с тем, что требования к оформлению документа являются рекомендательными, и система регистрации в Управлении социальной защиты населения централизованна, на исходящем номере проставляется только порядковый номер и дата документа. Регистрация ведется в электронном журнале со следующим содержанием граф. (табл.11)

Таблица 11 -Форма журнала регистрации исходящих документов

Дата документа	Исходящий №	Адресат	Краткое содержание (кто подписал)	Исполнитель (кто принял)	Примечание (кто принял документ)

Регистрацией внутренних документов занимается секретарь предприятия. В приемную руководителя поступают все внутренние документы, которые поступают на имя директора, зам. директора, также доверенности, договора и командировочные удостоверения. Управление социальной защиты населения Увельского района имеет в своем составе филиалы, территориально находящиеся за пределами Управления. Документы, поступающие из этих филиалов, регистрируются как входящие.

Таким образом, внедрение электронно-вычислительной техники в процессы документирования и организация работы с документной информацией потребовали существенной переработки основных положений ЕГСД с учетом реальных изменений технологических процессов подготовки, оформления и обработки документов. Новая система ЕГС ДОУ базируется на потенциальных возможностях ЭВМ, но учитывает и реальные возможности накопленного ранее опыта традиционной (ручной) обработки документов различного характера. При этом учитываются конкретные условия предприятия (организации) и объемы документооборота.

Таким образом, на основании того, что работа с документооборотом направлена в разном русле, и большинство своем документы не проходят путь от регистрации у секретаря руководителя до руководителя, возникает необходимость указать на недостатки в делопроизводстве Управления социальной защиты населения Увельского муниципального района определив их в рекомендациях по совершенствованию деятельности управления в контексте делопроизводства.

Резюмируя представленный обзор основных нормативно-методических документов по делопроизводству и работе с документами в Управлении, необходимо отметить, что технология в работе с документацией является хорошо продуманной системой, организованной на рациональных и обоснованных принципах. Квалифицированный секретарь или делопроизводитель, владеющий этой технологией и имеющий соответствующие знания о нормативных требованиях, окажется более полезен своей организации, нежели тот, который каждый раз «изобретает колесо» на свой страх и риск. Кроме того, получив информацию о существующих нормах работы с документами, секретарь или делопроизводитель станет эффективно работающим звеном системы документационного обеспечения управления своей организации.

3.3 Рекомендации по совершенствованию деятельности секретаря Управления социальной защиты населения

В результате анализа системы документационного обеспечения управления были выявлены некоторые недостатки, которые определили основные направления совершенствования делопроизводства:

К ним относится:

1.Совершенствование систему ДОУ, для чего необходимо разработать определенный комплекс нормативных и организационных документов, регламентирующих правовое положение, ответственность и организацию работы секретаря Управления куда входит:

-должностная инструкция секретаря по ведению делопроизводства;

-положение об экспертной комиссии учреждения

-инструкция по делопроизводству учреждения.

Необходимым в подходе к решению данной задачи считается совершенствование выполнения отдельных видов работ посредством применения информационных технологий[27 c.8-13].

Подобный вид работы, в своем решении ориентирован на существующую структуру предприятия и достаточно прост в реализации как на отдельном компьютере, так в рамках локальной сети, так как многие современные компьютерные системы и технологии обладают множеством функции и ориентированы в своей основе на выполнение определенного ряда функций относительно делопроизводства.

В связи с этим в выпускной квалификационной работе предлагается рассмотреть программу и план нацеленные на совершенствование деятельности секретаря Управления социальной защиты населения Увельского района в контексте документационного обеспечения, представленный в таблице 11.

Таблица 11- План-график мероприятий обследования организации деятельности секретаря Управления социальной защиты населения Увельского муниципального района

Мероприятия	Ответственный	Сроки выполнения
1.Разработка должностной инструкций секретаря	Юрист	05.2013
2. Положение о постоянно действующей экспертной комиссии	Юрист	07.2013
3. Внедрение системы электронного документооборота	Директор	08.2013 - 10.2013

1.Должностная инструкция считается документом, который регламентирует организационно-правовое положение работника в службе документного управления (приложение 1).

Должностная инструкция работников службы документного управления составляется согласно квалификационной характеристики, которая приведена в «Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих»[64 c.34].

2. Положение о постоянно-действующей экспертной комиссии - это документ, который предназначен для проведения работы по экспертизе ценности документов и подготовки к передаче на архивное хранение в Центральный архив, включая управленческую, научно-техническую и другую документацию при создании постоянно действующей экспертной комиссии в учреждении (ЭК) (приложение 2).

Инструкция по делопроизводству является основным документом устанавливающим единый порядок документирования, которая разрабатывается на основе общегосударственных нормативных документов (ГОСТов, ГСДОУ, типовых инструкций и примерных, если они в наличии и т.д.)[32 c.245]

Инструкция, составляемая в Управлении социальной защиты населения Увельского муниципального района должна отражать все особенности организации делопроизводства.

4. Составление номенклатуры дел, где указаны документы и материалы, которые должны находится в ведении отделов Управления и приемной с обязательным указанием индексов документов и сроков их хранения. При необходимости сдавать на хранение в Центральный архив, что облегчит работу ответственного за архивное ведение дел. Эта обязанность в ходит в должностную обязанность секретаря управления(приложение 3).

Наиболее многофункциональны информационные технологии. Более простая это система Windows. Система, предназначенная для хранения информации, организации к ней доступа и выполнения справочно-информационной работы, которая базируется на возможностях создания папок для хранения документов специального программного обеспечения на основании номенклатуры дел учреждения, учитывая при этом доступ к документам.

Хранение документов в памяти компьютера предполагает электронную форму представления документа, при этом основной технологией считается сканирование, что представляет собой технологический процесс, посредством которого происходит создание графического образа бумажного документа.

Для получения графического образа в текстовой документ используют технологию распознания образов, с применением распространенной программы Fine Reader, которая способна обеспечить с высоким качеством распознавание документов и удобство применения.

Для организации хранения большого объема информации используется технология без данных, которая позволяет автоматизировать выполнение разных делопроизводственных функций: регистрацию документов и контроль исполнения, составление описей документов предназначенных для длительного хранения с последующей передачей в архив, осуществление справочной работы по документам.

Вместе с этим, базы данных дают возможность получить справку по законодательной базе. Большое распространение для организации базы данных получила система Access пакета Ms Office, что объясняется в первую очередь простой в освоении и удобством в эксплуатации, а также расширенным спектром функциональных обязанностей[40 c.18]

Делая вывод, можно выделить несколько подходов направленных на совершенствование документационного обеспечения управленческой деятельности Управления социальной защиты населения Увельского муниципального района:

1. посредством регламентации документационного обеспечения;

2. на основе использования информационных технологий на современном уровне;

Помимо этого, предлагается наделить секретаря управления правом самостоятельно распределять входящую корреспонденцию.

На сегодняшний день выбор информационных систем значительно увеличился, представлены как импортные, так и отечественные разработки. Поэтому к выбору системы электронной документации (СЭД) необходимо относится очень осторожно, напрямую исходя из потребностей организации.

Первоначальной задачей считается определение критериев для классификации, это:

-технические платформы, предназначенные для работы системы и как будет происходить согласование с политикой учреждения в этой области;

-объемы хранимой информации, согласуются ли объемы с потоком документов в учреждении;

-организация распределения, обмена и хранения документации между отделами учреждения, определив при этом эффективность сетевого взаимодействия;

-финансовые возможности учреждения, направленные на реализацию поставленной задачи.

Прежде всего, при этом необходимо учитывать наличие системы защиты от доступа к информации извне. Поэтому при выборе системы, прежде всего, необходимо обратить внимание на этот момент и в обязательном порядке руководствоваться законом о защите информации.

Относительно эффективности, основным компонентом выступает повышением производительности труда посредством внедрения системы, где эффективность достигается не столько за счет быстрого взаимодействия, сколь за счет функциональных- возможностей.

Полнофункциональная система предоставляет возможность автоматизировать работу с документами разных видов и на всех стадиях жизненного цикла, от разработки задания до сдачи в архив. Помимо этого, данное качество предусматривает настройку системы на разные специфические участки, начиная от классического делопроизводства и разработки проектно-конструкторской документации, распознания и индексирования, что в работе Управления социальной защиты населения наиболее актуально. Так как применяемая полнофункциональная система даст возможность не только организовывать сложные маршруты движения документов, но и контролировать их исполнение, оптимизировать загрузку сотрудников и т.д.

Исходя из этого, система должна как минимум обеспечивать:

-Единую регистрацию всей поступающей корреспонденции с последующим направлением документов на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения;

-Единую регистрацию всей исходящей корреспонденции и внутренних документов организации;

-Регистрацию движения документов (документооборота) внутри организации, включая резолюции, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов;

-Списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;

-Контроль своевременного исполнения поручений, обращений граждан, организаций, резолюций и указаний руководства; проверку правильности и своевременности исполнения документов;

-Поиск документов и получение статистических отчетов по документообороту организации;

-Формирование реестров отправки для экспедиции учреждения или отправку документов с помощью систем электронной почты.

Также система автоматизации делопроизводства и документооборота должна функционировать в локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников структурных подразделений и производства, участвующих в процессах делопроизводственной деятельности[41 c.177]

Система автоматизации делопроизводства и документооборота (например, система "Дело" или "Босс-референт") также позволит:

-Централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса - вплоть до работы исполнителей над документами на своих рабочих местах, систематизировать результаты контроля и тем самым выявлять "узкие места" в документообороте и работе персонала;

-При переходе на работу с электронными копиями документов полностью исключить возможность их утери и свести поиск документа к запросу, выполняемому системой в течение считанных секунд. При этом даже необязательно помнить название или регистрационный номер документа - достаточно указать тематику или ключевые слова для поиска.

Согласно результатам исследований, полученных российскими и западными консалтинговыми компаниями при оценке эффективности перехода от работы с бумажными к работе с электронными документами, эффективность работы только возрастает.

Например, по мнению компании DELPHI - разработчика компьютерных программ, около 15% всех бумажных документов безвозвратно теряется, и сотрудники тратят до 30% своего рабочего времени в попытках найти их;

Повысить рост производительности труда сотрудников за счет упорядочения технологии работы с документами, резкого сокращения времени передачи документов по локальной сети или средствами электронной почты.

В порядке подтверждения можно привести результаты исследования западных консалтинговых компаний: по оценке Nortan Nolan Institute при переходе к работе с электронными документами рост производительности труда сотрудников составляет 25-50%, уменьшается время обработки одного документа более чем на 75%, а уменьшение расходов на оплату площадей для хранения документов составляет до 80%.

Так как в Управлении социальной защиты населения оплата площадей для хранения документации не производится (помещения не в аренде), то экономический эффект от внедрения системы автоматизации делопроизводства и документооборота (например, системы "ДЕЛО-предприятие") рассчитаем от роста производительности труда сотрудников, составляющей 25-50%.

Уменьшение времени обработки одного документа даст возможность увеличить либо объём, либо качество выполняемой секретарём работы (например, позволит осуществить совершенствование системы ДОУ Управления социальной защиты населения.

Стоимость внедрения данной системы на рабочем месте секретаря составляет 9500 руб., однако при запуске системы в администрации, имеющей более 10 компьютеров, расчет полной стоимости системы производится нарастающим итогом (см. Таблицу 5).

Произведем примерный расчёт стоимости установки СЭД для 12 компьютеров СГМУП (предположительно использующих СУБД MS SQL). Исходя из табличных данных, имеем:

(9500 х 5 + 9000 х 7) = 110500 рублей.

Таблица 5-Стоимость внедрения системы "ДЕЛО-предприятие"

При минимально возможной экономии (что составляет около 25% от размера ежемесячной заработной платы 12-ти сотрудников, использующих СЭД "ДЕЛО-предприятие") с минимальной заработной платой, равной 20000 руб., дополнительная прибыль составит: 20000 х 12 х 25/100 = 60000 рублей.

Таким образом, затраты на приобретение и установку СЭД в размере 110500 рублей окупят себя менее чем за 2 месяца.

Итак, внедрение полноценной системы автоматизации делопроизводства предусматривает комплекс организационно-технических мероприятий, решающих большинство перечисленных выше проблем на основе внедрения единой для всех сотрудников предприятия дисциплины работы с офисной и производственной информацией.

В конечном счёте, при внедрении системы электронного делопроизводства достигается повышение оперативности управления ресурсами организации, выявляются её резервы и перспективы роста.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

На основе многолетней практики выработано ряд правил рационального прохождения документов в учреждениях. Для рациональной организации документооборота, важное значение, принадлежит параллельности, который заключается в одновременном выполнении разных работ с документами, что дает возможность сократить длительность цикла делопроизводственных процессов.

Для освещения любого вопроса необходимо в первую очередь определить его терминологический состав. Основная цель службы документационного управления связана с осуществлением действий по документационному обеспечению деятельности учреждения: руководство, координацию, реализацию.

Служба ДОУ решает задачи направленные на выполнение функций связанных с взаимодействием с другими структурными подразделениями для более эффективного выполнения возложенных на нее задач и функций.

В Управлении проведено разделение, большая часть документов поступает в отдел к исполнителю. При согласовании документы, также распределены полномочия при согласовании и подписании документа.

...