Применение функционально-стоимостного анализа в процессе разработки управленческих решений

Поручение - распорядительный документ главы администрации.

Постановления и распоряжения главы администрации, принятые в пределах его полномочий, обязательны для исполнения всеми должностными лицами, гражданами и юридическими лицами независимо от их организационно-правовых форм собственности, расположенными на территории муниципального образования.

Постановление должно отвечать требованиям действующего законодательства, быть подготовленным с учетом постановлений, принятых ранее, и исключать издание дополнительных распорядительных документов по данному вопросу.

Постановления должны содержать:

- точное, юридически правильное название документа;

- краткую преамбулу, при необходимости - со ссылкой на нормативно-правовые акты;

- определение конкретной цели принимаемого документа;

- сроки исполнения и исполнителей;

- при необходимости - источник финансирования мероприятия.

Выпускаемым документам присваивается порядковый номер по единой нумерации, которая ведется с начала и до конца года раздельно для постановлений, распоряжений главы администрации по основной деятельности и по вопросам кадров. К порядковому номеру распоряжений по кадровым вопросам добавляется буква «к».

Подписанные главой администрации документы регистрируются в журналах регистрации. На зарегистрированный документ ставится гербовая печать администрации, на копии - печать управляющего делами. Журнал регистрации нумеруется, прошивается и опечатывается.

Подлинники постановлений главы администрации находятся на хранении до сдачи в госархив в управлении делами администрации, выдавать их для работы за пределы управления запрещается, кроме представления в суд для обозрения.

Требования к оформлению типового документа:

Документы в администрации города оформляются, как правило, на бланках установленной формы, которые имеют обязательные реквизиты, расположенные в установленном порядке.

Бланки изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Выбор формата зависит от вида и объема документа.

Бланк письма в администрации города имеет следующие реквизиты:

- наименование органа - администрация города;

- наименование подразделения;

- индекс предприятия связи, почтовый адрес.

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания. На документах, оформленных на бланках, дата проставляется и соответствии с расположением этого реквизита. На других документах дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ.

Номер документа состоит из цифрового или буквенно-цифрового индекса. Для правовых актов - из порядкового номера и буквенного индекса, обозначающего вид документа (распоряжение - р, распоряжение по личному составу - рл); для служебного письма - порядковый номер и индекс дела по номенклатуре дел.

На документах, оформленных на бланках, номер проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

Адресат - реквизит служебного письма, располагающийся в правом верхнем углу первого листа документа. Длина максимальной строки, входящей в наименование адресата, не должна превышать 9-10 см и ограничивается правой границей текстового поля.

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа. Если документ утверждается должностным лицом, то гриф утверждения состоит из следующих элементов: слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности, подписи, инициалов и фамилии лица, утвердившего документ, даты подтверждения.

Например:

УТВЕРЖДАЮ

Первый заместитель Главы города

__________________ К.Н.Сушенцев

"____"__________________2001 г.

Если документ утверждается правовым актом, то гриф утверждения включает слово "УТВЕРЖДЕНО" или "УТВЕРЖДЕН", которые согласуются в роде и числе с первым словом наименования утверждаемого документа (положение УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ), наименование правового акта, его дату и номер. Например:

УТВЕРЖДЕНО

постановлением Главы города

от 25 июля 2001 г. N 345

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

В администрации города используются специальные бланки поручений, содержащие наименование должности лица, давшего поручение. Резолюция, написанная на таком бланке, прилагается к документу.

Допускается оформление резолюции на документе. При этом поручение пишется на лицевой стороне первого листа документа, в верхней его части на свободном от текста месте.

Отметка об исполнителе включает фамилию исполнителя и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу от левой границы текстового поля.

С содержанием служебных документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. Информация, раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит разглашению (распространению) без разрешения руководства администрации.

Рисунок 1.2. «Схема движения документа»:

В администрации города осуществляются следующие основные функции по централизованному ведению делопроизводства:

- прием, учет и распределение поступающих в администрацию документов, их первичная обработка;

- ввод в электронную базу данных сведений о поступивших служебных документах, информации о ходе их рассмотрения;

- передача документов на рассмотрение руководителю и после получения соответствующей резолюции - исполнителю;

- учет и отправка исходящих из администрации документов;

- регистрация писем и обращений граждан, контроль за сроками исполнения поручений по ним, справочно - информационная работа;

- регистрация, тиражирование и рассылка постановлений и распоряжений Главы города;

- контроль за исполнение служебных документов;

- прием и передача служебной информации по средствам факсимильной и электронной связи;

- ежедневное копирование электронной базы данных администрации на магнитные носители;

- оказание методической помощи, консультирование и проведение семинаров по вопросам организации работы с документами;

- учет, хранение и обеспечение использования дел в процессе делопроизводства и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение в архивный отдел администрации города;

- учет, регистрация, выдача под подпись ответственным должностным лицам бланков Главы города и администрации города.

Для осуществления вышеперечисленных функций используется система электронного документооборота в версии 2010г., предназначенная для регистрации входящей и исходящей корреспонденции, внутренней переписки, регистрации приказов и распоряжений; позволяет упростить систему принятия и ответов на обращения граждан/организаций.

Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация поступающей в администрацию города корреспонденции производится в отделе делопроизводства. Корреспонденция, адресованная непосредственно отделам, управлениям, комитетам администрации города, принимается и регистрируется в этих подразделениях самостоятельно.

Письма граждан регистрируются в отделе по работе с обращениям граждан администрации города.

В процессе первоначальной обработки поступившей корреспонденции проверяются правильность доставки и целостность вложений.

Наибольшее значение определяется обращениям граждан. За 2012 год входящих обращений было зарегистрировано 9053 номера, подкрепленных ответами на обращение. Ответы оформляются на специальном бланке, за подписью лица, на чье имя было направлено обращение.

Рисунок 1.3. «Процесс работы с типовым обращением»:

3.2 SWOT-анализ

Для выявления основных конкурентных преимуществ и ключевых факторов конкурентоспособности администрации муниципального образования город-курорт Сочи, используем методику SWOT-анализа, предполагающую исследование внутренней среды и выявление сильных и слабых сторон региона и исследование внешней среды для выявления возможностей и угроз:

Таблица 1.6. «SWOT-анализ»:

Сильные стороны	Слабые стороны
1. Будущая Олимпиада 2014 г. 2. Динамично развивающаяся транспортная инфраструктура 3. Уникальная природа Западного Кавказа 4. Горно-климатический курорт Красная поляна 5. Научно-практическая база рекреационной медицины. 6. Более 100 км береговой линии, прекрасное место для различных водных видов спорта 7. Богатые исторические и культурные традиции, история, которая уходит в глубь веков 8. Своеобразие местной культуры, традиционно существующая сервисная ментальность местного населения. 9. Привлекательная архитектура и дизайн, в том числе парковый и ландшафтный. 10. Всемирно известные лечебные воды Мацесты, большое количество питьевых источников. 11. Комфортный климат, богатая субтропическая растительность, сочетание зимнего и летнего отдыха. 12. Наличие ряда комфортабельных и эффективно управляемых отелей и здравниц. 13. Традиционный российский курорт для семейного отдыха. Хорошее морское, воздушное и железнодорожное сообщение. 14. Традиционное место отдыха для российской элиты, официальная летняя резиденция Президента РФ «Бочаров ручей». 15. Богатый событийный календарь курорта, проведение крупных фестивалей («Кинотавр», «Кивин», туристская выставка-ярмарка и др.)	1. Разрушение крупнейшей туристской организации СССР - «Интурист», 2. Разрушение единого экономического пространства 3. Потеря силы и организационной мощи профсоюзов и фондов социального страхования, сокращение выделения государственных субсидий на отдых и лечение. 4. Потеря советского круизного флота, разрушение базы малого судоходства. 5. Отсутствие специально оборудованных причалов в порту, способных привлечь владельцев яхт и катеров. 6. Серьезные препятствия для организации чартерных круизов из региона Средиземноморья. 7. Низкий уровень обслуживания туристов в аэропорту Адлер, на железнодорожных вокзалах, в морском порту. 8. Недостаточный уровень управления предприятиями отдыха. 9. Отсутствие комплексной и эффективной системы переподготовки кадров. 10. У администрации города нет четкой программы развития сектора индивидуальных средств размещения. 11. Слабо развита внутренняя транспортная инфраструктура, недостаток хороших автотрасс, неудовлетворительное состояние городского общественного транспорта. 12. Непривлекательные галечные пляжи города, отсутствие комфортабельной набережной, плохой внешний вид большинства пляжных территорий. 13. Бессистемная маркетинговая деятельность по продвижению продуктов и услуг курорта.
Сильные стороны	Слабые стороны
	14. Высокие цены на туристско-рекреационные продукты и услуги при недостаточном уровне качества.
Возможности	Угрозы
1. Огромное внимание Правительств и бизнес сообщества в связи с будущей Олимпиадой 2014 2. Выгодное стратегическое положение на восточном побережье Черного моря сравнительная близость к основным европейским городам 3. При строительстве удобных причалов для малых судов - идеальное место для захода частных яхт и катеров. 4. Возрождение курорта Сочи как главного российского курорта в результате кризиса 1998 года, активизация туристских потоков в праздничные и выходные дни из других регионов России 5. Использование растущего интереса российских и зарубежных туристов к оздоровительным программам отдыха, минеральным источникам, талассотерапии, spa - технологиям, климатолечению. 6. Возрождение научно-исследовательской деятельности в области курортологии и рекреационной медицины 7. Большое будущее для развития горных и зимних видов спорта на Красной Поляне, как месте идеального сочетания пляжного и горнолыжного отдыха в течение одного дня. 8. Расширение экскурсионных программ Сочи, развитие экологического, сельского, охотничьего и рыболовного туризма. 9. Стимулирование увеличения количества ресторанов специализирующихся на различной национальной кухне 10. Строительство высокорентабельных аттракционов и центров досуга. 11. Развитие рынка индивидуальных средств размещения, мини-гостиниц, увеличение коечной емкости курорта за счет развития новых типов средств размещения. 12. Развитие информационного поля курортов наличие хороших web - сайтов Сочи (официальный сайт города-курорта Сочи - sochi-online.ru , сайт городской администрации Сочи - sochiru.ru, информационный портал Сочи - sochi-info.com, на трех иностранных языках).	1. Отсутствие прямых авиасообщений с основными европейскими городами, плохая оснащенность аэропорта, недостаточно хорошее состояние взлетно-посадочных полос, чрезмерно высокие тарифы на их использование. 2. Серьезное снижение круизных кораблей, заходящих в морской порт Сочи. 3. Сильная конкуренция со стороны заграничных курортных и туристских центров (Турции, Кипра, Греции, Болгарии и др.). 4. Нестабильные цены на туристские продукты и услуги региона. Отсутствие серьезных дисконтных программ для туристских фирм. 5. Недостаточный уровень управленческой культуры и экономических знаний у большинства руководителей учреждений отдыха, не понимание специфики и сложностей индустрии гостеприимства, отсутствие стандартов обслуживания. 6. Отсутствие эффективной маркетинговой программы развития курорта, недостаточность средств выделяемых на рекламу и продвижение туристско-рекреационного продукта региона. Недостаточно эффективные связи с широкой общественностью. 7. Нестабильная политическая и экономическая ситуация в соседних регионах (Абхазии и в регионах Северного Кавказа) 8. Недостаточно внимательное отношение Федеральных властей к социально-экономическим проблемам курортных регионов. Отсутствие серьезных государственных инвестиционных проектов, направленных на развитие курорта Сочи. 9. Неправильное понимание предпринимательского сообщества и местного населения Сочи реальных проблем города, ошибочное полагание, что удачный курортный сезон - самое главное.

Таблица 1.7. «Влияние внешних факторов на реализацию развития»:

Внешний фактор, который может повлиять на реализацию развития	Механизм минимизации негативного влияния внешних факторов
Финансирование мероприятий не в полном объеме	Подготовка предложений о корректировке объемов
Изменение прогнозного уровня инфляции	Оперативное реагирование администрации Центрального района города-курорта Сочи и администрации города Сочи на изменения прогнозного уровня инфляции
Форс-мажорные обстоятельства	Оперативное реагирование администрации Центрального района города-курорта Сочи и администрации города Сочи на форс-мажорные обстоятельства
Изменение федерального и краевого законодательств	Оперативное реагирование администрации Центрального района города-курорта Сочи и администрации города Сочи на изменение законодательства

3.3 Совершенствование управленческой деятельности Администрации города-курорта Сочи путем применения руководителями подразделений ФСА в процессе разработки управленческих решений

Для повышения эффективности возможно использование принципа наибольшего разнообразия. На практике его применяют при определении, каким образом выделить (специализировать) управляющую систему: например, департаментализация по товару или по рынку. Применяя данный принцип целесообразно выделить управляющую систему, отвечающую за изготовление инструмента.

Принцип разделения и кооперации управленческого труда. Разделение управленческого труда осуществляется с целью повышения качества и оперативности, а также снижения стоимости принимаемых управленческих решений. Для этого от всех функциональных подразделений требуется не только проведение текущих расчетов (себестоимости, заработной платы, производительности), но и осуществление комплексного анализа управляемого объекта. Как показывают расчеты, в среднем по предприятиям функциональные службы при двухсменном режиме работы цеха на 90% заняты простым учетом или машинным расчетом, а на творческую работу и анализ остается не более 10%.

Хотя вся полнота ответственности за управляемый объект лежит на линейном руководителе -- начальнике участка, результат деятельности объекта управления во многом зависит от функциональных служб.

Из всего вышесказанного следует вывод, что при разработке мероприятий по повышению эффективности организации управления на участке необходимо пересматривать не только функции начальника участка, но и всех элементов ОС в целом.

Принцип децентрализации. У децентрализации есть объективные и субъективные причины. Объективные причины взаимосвязаны с быстротой изменения внешней и внутренней среды и необходимостью увеличения скорости принятия решений, с проблемой мотивации работников и с другими факторами. К субъективным причинам децентрализации относится то, что любой руководитель предпочитает, чтобы его подчиненные как можно реже к нему обращались и самостоятельно решали все вопросы на местах. Именно за эти качества подчиненные ценятся.

Участие рабочих в принятии решений необходимо, но в других формах. Работники участвуют в разработках различных мероприятий, касающихся определения показателей производительности и их улучшения, данное обстоятельство повышает качество таких решений и создает предпосылки успешного внедрения изменений.

В целях повышения уровня управления также необходимо формировать политику предприятия по тем или иным вопросам, что облегчает принятие решений на нижних уровнях.

Задача высшего уровня управления предприятия -- определить значимость или «весомость» того или иного параметра.

Большие затраты времени связаны с неэффективной системой с тем, что оперативное управление не выделено в особую функциональную область. Специализация данной функции значительно снизила бы время планирования, так как можно использовать программное обеспечение, оказывающее информационную поддержку в принятии решений. Специализация могла бы повысить эффективность планирования. Резерв повышения эффективности очень большой

Среди причин низкого качества выполнения функций можно назвать: неправильное распределение рабочего времени, решение управленческих задач неспециалистами, неэффективные способы выполнения управленческих функций.

Важно отметить, что при передаче функций оперативного управления другим исполнителям, распределение значимости среди функций начальника участка по линейному руководству кардинально изменится. Скорее всего, оно будет выглядеть так:

Планирование ............. 10%

Организация ............... 40%

Мотивация ................ 30%

Контроль .................... 20%

Кроме того, значительно возрастает значимость участия начальника участка в выполнении функций, закрепленных за функциональными службами (информационная поддержка, разработка проектов мероприятий, оценка предлагаемых решений).

Технико-экономическое планирование представляет собой:

· анализ отчетных данных (себестоимость, производительность) и разработку мероприятий по улучшению показателей;

· расчет эффективности принятых к реализации рациональных предложений.

Организация труда и заработной платы:

· разработка и внедрение норм времени, тарификация работ, расчет сдельных расценок;

· пересмотр норм времен;

· анализ выполнения норм выработки;

· изучение передовых методов и приемов работы и участие в их распространении;

· разработка мероприятий по устранению обнаруженных потерь рабочего времени;

· расчет потребности в рабочих;

· анализ эффективности применения поощрительной системы оплаты труда;

· анализ и расчет трудоемкости изделий.

Выводы:

Для повышения эффективности организации управления важно использование нижеперечисленных принципов управления:

Принцип наибольшего разнообразия. На практике его применяют при определении, каким образом выделить (специализировать) управляющую систему.

Принцип разделения и кооперации управленческого труда. Разделение управленческого труда осуществляется с целью повышения качества и оперативности, а также снижения стоимости принимаемых управленческих решений. Для этого от всех функциональных подразделений требуется не только проведение текущих расчетов (себестоимости, заработной платы, производительности), но и осуществление комплексного анализа управляемого объекта.

Принцип децентрализации. У децентрализации есть объективные и субъективные причины. Объективные причины взаимосвязаны с быстротой изменения внешней и внутренней среды и необходимостью увеличения скорости принятия решений, с проблемой мотивации работников.

Заключение

По мере написания работы, удалось выявить несколько важных закономерностей. Любому решению руководителя, будь оно коллективным, или единоличным, формализованным или неформализованным, присуще свойство проводникового материала - подобно электрическому току, бегущему по проводам, мысли, намерения, указания и воля руководителя воплощается через принятое им решение.

Естественно, у любого решения есть и обратная сторона - это ответственность за его принятие и дальнейшее исполнение. Этот фактор является базовым в принятии оперативного управленческого решения, так как он «подстегивает» менеджера, тем самым, заставляя его рационально и целесообразно определять возможные критерии выбора в той или иной ситуации, и, прежде всего приоритетом в принятии решения должна является всегда сама организация. Любое управленческое решение должно быть конкретным, содержательным, рациональным и одновременно эффективным и качественным. Помимо этого, оно должно соответствовать и всецело опираться на закрепленную за ним ресурсную базу.

Конечно, ситуационный подход играет базовую роль в процессе принятия и дальнейшего исполнения управленческого решения. Однако в любой ситуации любое управленческое решение обязано содержать в себе определенный набор качеств и свойств, его характеризующих. Стабильность, устойчивость с одной стороны и предотвращение возможных угроз с другой. За время написания работы было проведено исследования принятия управленческих решений в Администрации г. Сочи. Достигнуты заявленные цели и задачи. Предложены пути совершенствования управленческой деятельности Администрации города-курорта Сочи путем применения руководителями подразделений ФСА в процессе разработки управленческих решений.

Список используемой литературы

1. Андрейчиков А.В. «Анализ, синтез, планирование решений в экономике» - Москва, Изд.: «Финансы и статистика», 2004 (стр. 330)

2. Балабанов И. Т. «Основы стратегического менеджмента» - Москва, Изд.: «Наука», 2002 (стр. 570)

3. Булатов А.С. «Экономика: Учебник» - Москва, Изд.: «АРТ», 2001 (стр. 307)

4. Воронин А.Г. «Муниципальное хозяйствование и управление: проблемы теории и практики» - Москва, Изд.: «Современная книга», 2002 (стр. 113)

5. Воронин А.Г. «Основы нормативно-правового регулирования местного самоуправления» - Москва, Изд.: «Эксмо», 2005 (стр. 237)

6. Глущенко В.В. «Разработка управленческого решения. Прогнозирование - планирование - оценка. Теория проектирования экспертов» - Москва, Изд.: «ЮНИТИ-ДАНА», 2000 (стр. 434)

7. Гордашникова О.Ю. «Функционально-стоимостной анализ качества продукции и управления маркетингом на предприятии» - Москва, Изд.: «Альфа-Пресс», 2006 (стр. 88)

8. Грамп Е.А. «Организация служб функционально-стоимостного анализа в промышленных фирмах США» - Москва, Изд.: «Информэлектро», 2007 (стр. 127)

9. Журнал «BusinessSouth» - Сочи, Изд.: «Студия информационных технологий», 2011, стр. 23

10. Журнал «На стол руководителю» - Сочи, Изд.: «Студия информационных технологий», 2011, стр. 16

11. Журнал «Сочинский Бизнес-Журнал» - Сочи, Изд.: «Студия информационных технологий», 2012, стр. 19

12. Иванов В.В. «Управленческий учет эффективного менеджмента» - Москва, Изд: «ИНФРА», 2007 (стр. 208)

13. Карпунина М.Г. «Справочник по функционально-стоимостному анализу» - Москва, Изд.: «Финансы и статистика», 2004 (стр. 410)

14. Ковров К.П. «Финансовая Россия: Параметры бюджета» - Москва, Изд. «Глобус», 2002 (стр. 401)

15. Кукукина И.Г. «Управленческий учет» - Москва, Изд.: «Финансы и статистика», 2005 (стр. 401)

16. Майлс Р.Д. «Стоимостный анализ» - Москва, Изд.: «ИНФРА», 2000 (стр. 303)

17. Мескон М.Х. «Основы менеджмента» - Москва, Изд.: «Дело», 2003 (стр. 702)

18. Официальный сайт администрации города-курорта Сочи www.sochiadm.ru

19. Решение Городского Собрания Сочи от 24.05.2012 № 63 «Об исполнении бюджета города Сочи за 2011 год»

20. Селезнва Н.Н. «Финансовый анализ» - Москва, Изд: «ЮНИТИ-ДАНА», 2007 (стр. 273)

21. Серпилин А.П. «Большие бюджетные проблемы малых городов» - Петербург, Изд.: «Вита Нова», 2009 (стр. 535)

22. Устав муниципального образования город-курорт Сочи № 43 в нов. ред. от 31.05.2010

23. Фадеев В.И. «Муниципальное право России» - Москва, Изд.: «Юрист», 2004(стр. 212)

24. Фатхутдинов Р.А. «Конкурентоспособность: экономика, стратегия, управление» - Москва, Изд.: «ИНФРА», 2000 (стр. 253)

25. Фатхутдинов Р.А. «Разработка управленческого решения» - Москва, Изд.: «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000 (стр. 270)

26. Федеральный закон № 131-ФЗ от 06.10.2003 (в нов. ред. от 25.07.2011) «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» (с изменениями и дополнениями, вступающими в силу с 02.08.2011)

27. Федеральный закон от 13.12.2011 № 357-ФЗ (в нов. ред. от 20.07.2011) «О федеральном бюджете на 2011 год и плановый период 2012 - 2013 годов»

28. Филиппов О.С. «Основы муниципальной экономики» - Москва, Изд.: «ИТРК», 2003 (стр. 400)

29. Чаплина А.Н. «Факторы обновления в Российской экономике» - Красноярск «КГТЭИ», 2009 (стр. 245)

30. Шумякова Н.В. «Муниципальное управление - учебное пособие для вузов по экономическим специальностям и направлениям» - Москва, Изд.: «Экономика», 2002 (стр. 108)

31. http://base.garant.ru

32. http://ec.asu.ru

33. http://isfic.info

34. http://ref.web-mayak.ru

35. http://ru.wikipedia.org

36. http://www.admkraspol.ru

37. http://www.cfin.ru

38. http://www.gmcgks.ru

39. http://www.interface.ru

40. http://www.iso.ru

41. http://www.sochiadm.ru

42. http://www.vzfeiinfo.ru

Размещено на Allbest.ru

...