Общая характеристика делового общения
Проведение деловой беседы, ее цели и задачи. Факторы успеха в проведении делового совещания. Особенности телефонной коммуникации. Организация деловых переговоров. Типичные коммуникативные ситуации. Этапы подготовки и произношения публичной речи.
Рубрика | Менеджмент и трудовые отношения |
Вид | дипломная работа |
Язык | русский |
Дата добавления | 30.08.2015 |
Размер файла | 255,1 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ДЕЛОВОГО ОБЩЕНИЯ
Исаков Сергей ст. гр. ЭРМ-063
Содержание
- Введение
- Особенности организации и проведения деловой беседы
- Цели и задачи деловой беседы
- Виды деловых бесед
- Структурная организация беседы
- Особенности организации и проведения делового совещания
- Факторы успеха в проведении делового совещания
- Виды деловых совещаний
- Дискуссия
- Мозговой штурм
- Особенности организации и проведения телефонного разговора
- Особенности телефонной коммуникации
- Телефонный этикет
- Основной момент разговора
- Особенности организации и проведения деловых переговоров
- Типичные коммуникативные ситуации
- Понятие типичной коммуникативной ситуации
- Установление (поддержание) деловых контактов
- Актуализация деловых контактов
- Постановка цели деловых контактов
- Решение организационных вопросов
- Отбор и систематизация актуальной информации
- Стратегия и тактика переговоров
- Реализация деловых контактов
- Характеристика переговоров
- Этапы деловых переговоров
- Контроль и оценка деловых контактов
- Понятие контроля
- Этапы подготовки и особенности произношения публичной речи
- Особенности общения с аудиторией радио - и телевещания
- Аудитория радио и телевещания
- Образ выступающего
- Основные принципы организации радио- и телевизионной речи
- Двойственная природа радио- и телевизионной речи: социальная и личностная ориентированность
- Принцип разговорности
- Принцип диалогизации
- Принцип интимизации
- Телеинтервью
- Фазы телеинтервью
- Типы телеинтервью
- Телеинтервью
- Тактики речевого поведения интервьюируемого
- Качество речи интервьюируемого
- Правила поведения перед микрофоном и телекамерой
- Поведение на радио
- Поведение на телевидении
Введение
Язык состоит из единиц, которые являются по существу знаками для передачи внеязыковой информации. Языковой знак - основной вид из всех существующих в природе и обществе знаков. Он, с одной стороны, имеет способность быть воспринятым, а с другой - песет информацию. Различают первичные и вторичные языковые знаки. Первичными являются, например, слова, предложения. Вторичные замещают первичные, например, формулы; они могут обособляться, образуя особые знаковые системы. Это искусственный международный язык (эсперанто), научная символика (алгебраическая, физическая, химическая, лингвистическая и т.д.), используемая в метаязыках.
Языковая знаковая система является всеобъемлющим средством передачи и хранения информации, а также оформления самой мысли, выражения эмоций, оценки и волеизъявления, тогда как специальные знаковые системы служат для передачи ограниченной информации, перекодировки уже известного. Сфера употребления языка универсальна - он используется в общении во всех областях человеческой деятельности, а специализированные знаковые системы имеют ограниченную сферу употребления. Язык как знаковая система создается постепенно и развивается в процессе функционирования, а специальные средства общения, передачи и хранения информации являются результатом разового соглашения людей, имеют продуманный и искусственный характер.
Если язык - это система знаков и символов, то речь - это процесс пользования языком. Речь является реализацией языка, который и обнаруживает себя только через речь.
В лингвистике под речью понимают конкретное говорение, протекающее во времени и облеченное в звуковую форму (в том числе внутреннее проговаривание - внутренняя речь) или письменную. К речи относят также продукты говорения в виде речевого произведения (текста), фиксируемого памятью или письмом. Отличия речи от языка состоят в следующем.
Во-первых, речь конкретна, неповторима, актуальна, развертывается во времени, реализуется в пространстве. Вспомним о способности некоторых ораторов, например кубинского лидера Ф. Кастро или советского президента М. Горбачева, говорить часами. Собрание сочинений многих писателей насчитывает десятки томов.
Во-вторых, речь активна, линейна, стремится к объединению слов в речевом потоке. В отличие от языка она менее консервативна, более динамична, подвижна. Гак, с объявлением гласности и свободы слова в нашей стране заметно изменилась манера изложения информации, особенно о политических лидерах, общественных процессах. Если раньше сообщения выдерживались строго в официальном стиле, то сейчас без легкой иронии об этих процессах и лидерах редко кто пишет. Приведем пример из официоза - Российской газеты (от 16 апреля 1995 г.).
Когда при яростной, иногда перехлестывающей через край поддержке местной общественности были пролонгированы президентские полномочия Туркменбаши Ниязова, явление это было списано на авторитарные нравы и тонкую восточную специфику. Референдум, продливший полномочия другого президента бывшей советской Средней Азии - Каримова, объявлен специфическим обстоятельством, что, мол, если в Узбекистане и строится демократическая в общепринятом смысле государственная система, то у нее, родимой, уж очень восточное лицо - с твердым властным подбородком и вежливой, скрывающей истинные намерения улыбкой. Однако после начала подготовки аналогичного референдума в соседнем Казахстане, который по формальным признакам ближе других подошел к стандартному разделению власти с легальной и шумной оппозицией и свободными желтоватыми газетами, то многим сторонникам знаменитой киплинговской фразы о Востоке и Западе, которым вместе не сойтись, пришло время по-настоящему задуматься. Все предельно четко объясняется популярной русской поговоркой о конях, которых на переправе не меняют. Тем более на такой бурной.
В-третьих, речь как последовательность вовлеченных в нее слов отражает опыт говорящего человека, обусловлена контекстом и ситуацией, вариативна, может быть спонтанна и неупорядочена. С примерами такой речи мы сталкиваемся часто в быту и на производстве.
Речь, с одной стороны, используя уже известные языковые средства, принципиально зависит от языка. В то же время ряд характеристик речи, например: темп, продолжительность, тембр, степень громкости, артикуляционная четкость, акцент, не имеют к языку прямого отношения. Особый интерес представляет использование в речи слов, отсутствующих в языке. Приведем несколько примеров таких авторских неологизмов:
"У нас же ежемесячно раскупается в "менялках" 1,8-2,1 млрд долларов".
"Придется расплачиваться за банковские кредиты в несколько десятков миллионов долларов, взятые областной администрацией под эту самую "ку-ку-ри-за-цию";
"Алла Борисовна Пугачева записала себя в паспорт так: по мужу - Филиппинка*, "Мэр Москвы Юрий Михайлович Лужков избрал уникальную национальность - кеп-чак" (из газет).
В индивидуальных отклонениях в речи заложены истоки языковых изменений. Поэтому говорят, что язык творит речь и сам творится в речи.
Индивидуальный характер речи делает ее неповторимой. Долгой была дискуссия об авторстве "Тихого Дона", пока ученые не исследовали индивидуальное словоупотребление М. Шолохова на основе сравнения речевых особенностей, нашедших отражение в разных его произведениях.
Л. Троцкий приложил немало усилий, чтобы доказать, что статья его заклятого врага И. Сталина "Марксизм и национальный вопрос" (1914) написана под влиянием идей 6. Ленина и при его активном участии. Свое утверждение он аргументировал не только тем, что его идеологический противник до теоретических выкладок никогда не доходил, не только тем, что подготовка статьи совпала по времени с пребыванием Сталина в Кракове, где он имел длительное общение с вождем партии, но и наличием в статье прямых "ленинских" лексических и фразеологических вставок типа". чем же отличается тогда нация Бауера от мистического и самодовлеющего "национального духа" спиритуалистов",". так себя опровергает сшитая идеалистическими нитками теория". По утверждению Троцкого, Сталин никогда - ни раньше, ни позже - таким стилем не писал и такую лексику не употреблял.
Говорящие метафоризируют речь, используя различные средства художественной изобразительности. Вот примеры из стихов бывшего Председателя Верховного Совета СССР, а ныне депутата Государственный думы А. Лукьянова: "Ах, осень, я тебя прошу: уйми свой бег, свой желтый шум"; "Ведь если что и помогло не растерять огня, то это все твое тепло, Смоленщина моя!"; "И холодная ясность зари обжигает деревьям сучья и кленовым костром горит". В приведенных стихотворных строчках нетрудно выделить собственно метафоры (не растерять огня; ясность обжигает; костром горит), олицетворения (Осень, уйми свой бег), эпитеты (желтый шум, холодная ясность).
Люди могут соотносить в речи слова, в языке не соотносимые, системно не связанные. Получаются текстуальные синонимы ("Магическое слово "инвестиции" стало синонимом "манны небесной". Ожидание денег откуда-то извне грозит превратить политиков и хозяйственников в старух у разбитого корыта", Рос. газета. 1994.15 сент.), антонимы ("Этот человек никак не понимал и до сих пор не понимает. что свобода - это не вседозволенность, а сознательное и радостное самоограничение одного для того, чтобы другому, рядом с ним, было удобно жить", Рос. газета. 1991.29 мая), паронимы ("Всегда [ошибочно] считала, что корнишоны и патиссоны - это одно и то же", Рос. газета, 23 мая 1997 г.) и даже омонимы. Последние часто обыгрываются в прессе: "На реке Хор дела" "оч. пл." (Рос. газета. 1997.13 авг.); "Главная примечательность соревнования в том, что с российскими военными разведчиками решили помериться силами знаменитые "морские котики" и "зеленые береты" Вооруженных сил США" (Рос. газета. 1997.17 июля); "О чем шипит аспирин" (заголовок). "Покупайте аспирин у. ncal" Мой сосед-первоклассник просто давится от смеха, вновь и вновь пародируя известную телерекламу. Производители "Упсы" явно не учли своеобразие русской транскрипции и возможности "особачивания" их товара" (Подрас-тайка. 1998. № 2).
Приведенные синонимы, антонимы, паронимы и омонимы не лежат на поверхности имеющихся изобразительных средств русского языка, что подтверждает их отсутствие даже в специализированных словарях синонимов, антонимов и т.д. Авторы цитат обнаружили их в запасниках языка и впервые употребили как средства художественной изобразительности в своих произведениях.
О своеобразии речи в сравнении с языком свидетельствует и возможная игра слов, основанная на сознательном смешении созвучных слов или производных от них. Так, когда в августе 1991 г. гэкачэпис-тами была предпринята попытка государственного переворота, появился сатирический очерк В. Жука "Гадкие утята". Известно, что многие непопулярные постановления высшего руководства СССР принимались со ссылкой на несуществовавшие "многочисленные просьбы трудящихся". Перефразируя этот речевой стереотип, автор писал: "А ближе к ночи, по многочисленным трудящимся просьбам, дали, наконец, "Лебединое озеро". Одетта. Одиллия. Идиллия, "Замок красоты", как сказал поэт. Безнадежно гадкие утята хотели прикинуться лебедями. Бессмертная музыка. Бессмертнова" (Независимая газета. 1991.22 авг.). Автор очерка удачно обыгрывает здесь близость звучания имени героини балетного спектакля (Одиллия) и исполнительницы главной роли (Бессмертнова) к нарицательным словам идиллия, бессмертная, передающим попытку путчистов создать в стране путем неоднократной передачи по телевидению классического балета иллюзии благодушия, благородства намерения заговорщиков. "И в то же время нам напомнили, что мы-то смертны. Что, если мы не будем выполнять их утячих распоряжений, нам придется туго (Пуго)". Как мы видим, здесь обыгрывается попытка путчистов напугать народ, ассоциируя прямое значение этого глагола с фамилией одного из организаторов мятежа - Пуго и используя в то же время созвучность этой фамилии с наречием туго.
Мы уже говорили, что человеческая речь возникает в ответ на необходимость вступить в общение с кем-либо или сообщить что-либо, и определяли речь как использование языка в коммуникативных целях. Может показаться, что выделение коммуникативной функции речи избыточно или тавтологично. Однако это не гак. Собственно коммуникативный аспект рассмотрения речи позволяет сконцентрировать внимание как на закономерностях употребления языка в речи (внутриязыковая сторона), так и на социально-психологических условиях осуществления языковой деятельности (внеязы-ковое окружение).
Введем ряд понятий, каждое из которых задает разные ракурсы рассмотрения деятельностного аспекта языка.
Будучи актом коммуникации, речь всегда обращена к кому-либо.
Помощь в анализе речевого поведения может оказать известная схема коммуникативного акта, предложенная одним из создателей кибернетики К. Шенноном, а затем модифицированная известным лингвистом Р. Якобсоном.
Согласно этой модели основными компонентами речевого акта являются: отправитель (адресант), получатель (адресат), канал связи, сообщение, код, контекст (ситуация).
публичная речь деловая беседа совещание
Сообщение понимается как процесс и результат порождения речи, т.е. текст.
Референция - это содержание сообщения. В осуществлении референции, т.е. в сообщении определенной информации состоит коммуникативная функция языка/речи.
Код в речевой коммуникации - это тот язык или его разновидность (диалект, сленг, стиль), который используют участники данного коммуникативного акта.
Контекст, (или ситуация) - это обстоятельства, в которых происходит конкретное событие. Речь приобретает определенный смысл и может быть понята только в структуре неречевого контекста. Рассмотрим в качестве примера высказывание "Он держал в руке сумку". Если эта фраза произносится в контексте детективной истории, то она может означать, например, "приготовиться" - в случае, если этот человек подозреваемый, а в сумке могут лежать важные вещественные доказательства. В контексте праздничного застолья эта фраза может означать, что человек, которого давно ждали к столу, наконец-то пришел. В ситуации бытовой мелодрамы сумка в руках может указывать на сцену размолвки или часа расставания, когда кто-то из близких собирается уйти или уехать. Таким образом, прагматическое значение высказывания всегда будет меняться.
Важнейшим структурным компонентом любой коммуникативной ситуации является обратная связь. Реакция слушающих на высказывание говорящего по сути составляет цементирующий момент общения, ее отсутствие приводит к разрушению коммуникации: не получая ответ на заданный вопрос, человек чувствует себя задетым и обычно либо добивается ответа, либо прекращает разговор. Более того, реакция со стороны слушателя в виде явно выраженного интереса к говорящему составляет общий фон, на котором только и может развертываться разговор. При отсутствии такого интереса общение становится тяжелым и прерывается.
При всех методических достоинствах рассмотренной модели в ней отсутствует указание на психологические и социально-ролевые характеристики, существенным образом влияющие на процесс продуцирования речи.
Стилевые характеристики участников общения проявляются в особенностях речевого стиля коммуникантов, в используемой ими коммуникативной стратегии и 'тактике. Стили могут быть ранжированы по степени внимания говорящих к своей речи: одностильно говорящий - это тот, кто вступает в речевое общение, уделяя выбору языковых средств минимальное внимание, в разных ситуациях и с разными партнерами он не способен проявить языковую гибкость. Человек, обладающий высоким уровнем языковой компетенции - гот, кто стремится сохранить свой стилевой облик в разных коммуникативных сферах, но при этом умеет выполнять различные речевые роли, использовать разностильный речевой репертуар в зависимости от обстоятельств общения. Стили слушания также можно расположить между двумя крайними позициями: от умеющих (желающих) до не умеющих (не желающих) слушать/слышать.
Помимо индивидуальных особенностей говорящих и слушающих выбор стиля речевого поведения зависит от социального контекста. Обращение к речи официальной или поэтической, научной или бытовой, деловой или публицистической задается ролевой ситуацией. (В последующих главах будут подробно рассмотрены особенности различных речевых стилей.)
Организация и развитие коммуникативного речевого акта также имеет свои особенности и закономерности.
Общение между людьми может происходить в разных формах. Разговор с друзьями, коллегами по работе, по телефону, лекция " университете - это непосредственное общение между участниками, которое происходит в устной форме. Но чтение книг, личных или
официальных писем, документов, законов и т.п. тоже является общением, только это общение происходит посредством текста, представленного в письменной форме. Письменная форма речи позволяет с помощью знаков передавать речевую информацию на расстоянии и закреплять ее во времени. Таким образом, по тому, в какой форме происходит коммуникация, в звуковой или письменной, выделяют устную и письменную форму речи.
В коммуникации может участвовать разное количество людей, которые ведут себя неодинаково. Если вы обсуждаете курсовую работу с преподавателем или договариваетесь о чем-то но телефону с другом, если ведутся деловые переговоры, то участники примерно равноправны между собой в общении: каждая из сторон поочередно высказывает свое мнение. Такой разговор, такое общение происходит в форме диалога. Диалоги различаются по поведению в них участников: от доминирования одной из сторон (судья - подсудимый) до относительного равноправия (беседа одноклассников). Когда же читает лекцию преподаватель, или выступает какой-то оратор, или глава государства обращается по телевидению ко всему народу, то участники такого общения неравноправны: активным является один - говорящий, а все остальные - пассивные слушатели. Это монологическая речь. Если монологическая речь рассчитана на непосредственное восприятие ее слушающим, она существует в устной форме. Когда монолог рассчитан на зрительное восприятие, он фиксируется в письменной форме и существует в виде письменного текста (например, учебник, предвыборная программа какого-то лица, договор, закон и т.п.). Таким образом, по количеству активных участников коммуникации выделяют две основные формы речи: диалог и монолог.
Особенности организации и проведения деловой беседы
Деловая беседа - это разговор преимущественно между двумя собеседниками, соответственно ее участники могут и должны принимать во внимание специфические особенности личности, мотивов, речевых характеристик друг друга, т.е. общение носит во многом межличностный характер и предполагает разнообразные способы речевого и неречевого воздействия партнеров друг на друга.
В теории управления беседа рассматривается как вид делового общения, специально организованный предметный разговор, служащий решению управленческих задач. В отличие от деловых переговоров, которые значительно более жестко структурированы и, как правило, ведутся между представителями разных организаций (или подразделений одной организации), деловая беседа, хотя всегда имеет конкретный предмет, не предлагает заключения договора или выработку обязательных для исполнения решений, более личностно ориентирована и чаще происходит между представителями одной организации. Она может предварять переговоры или быть их составной частью.
Цели и задачи деловой беседы
К числу целей, требующих проведения, деловой беседы, можно отнести, во-первых, стремление одного собеседника посредством слова оказать определенное влияние на другого, вызвать желание у другого человека или группы активно действовать, с тем чтобы изменить существующую деловую ситуацию или деловые отношения, другими словами, создать новую деловую ситуацию или новые деловые отношения между участниками беседы; во-вторых, необходимость выработки руководителем соответствующих решений на основании анализа мнений и высказываний сотрудников.
В сравнении с другими видами речевой коммуникации деловая беседа обладает следующими преимуществами:
- быстротой реагирования на высказывания собеседников, способствующей достижению целей;
- повышением компетентности руководителя благодаря учету, критической проверке и оценке мнений, предложений, идей, возражений и критических замечаний, высказанных в беседе;
- возможностью более гибкого, дифференцированного подхода к предмету обсуждения как следствию понимания контекста проведения беседы, а также целей каждой из сторон.
Беседа не монолог, а диалог, т.е. двустороннее общение, целью которого является либо стремление лучше понять характер возникшей проблемы, либо воздействие на одного из собеседников с учетом его интересов и мнения по обсуждаемому вопросу. Поэтому необходимо так формулировать вопросы, определения, оценки, чтобы они прямо или косвенно приглашали собеседника высказать свое отношение к изложенному мнению. Благодаря эффекту обратной связи, который наиболее ярко проявляется именно в непосредственном межличностном взаимодействии, беседа позволяет руководителю реагировать на высказывания партнера в соответствии с конкретной ситуацией, т.е. с учетом цели, предмета и интересов партнеров.
При проведении деловых бесед желательно следовать сформулированным и первой главе правилам эффективной речевой коммуникации. В то же время деловую беседу как непосредственное взаимодействие двух ее участников нужно строить на основе следующих важных принципов:
- сознательной настройки на уровень собеседника, учета содержания выполняемых им задач, его полномочий и сферы ответственности, жизненного и трудового опыта, интересов, особенностей его мышления и речи;
- рациональной организации процесса беседы, что прежде всего означает краткое изложение собеседниками содержания информации по обсуждаемой теме, ибо пространное изложение и избыточная информация осложняют усвоение самого существенного;
- простоты, образности, четкости языка как условия доходчивости информации, следовательно, ориентации на собеседника;
- тактичность, действительное стремление понять точку зрения собеседника, заинтересованность в перспективах ваших взаимоотношений.
Виды деловых бесед
По такому основанию, как цели и методы ведения разговора, принято выделять в качестве самостоятельных видов: собеседование при приеме на работу, собеседование при увольнении с работы, проблемные и дисциплинарные беседы.
Беседа при приеме на работу носит характер "приемного" интервью, основная цель которого оценить деловые качества поступающего на работу. В сущности, оно сводится к нескольким базовым вопросам и соответствующим ответам на них. Форма вопросов может варьироваться, но их содержание направлено на получение информации, которую можно сгруппировать в следующие блоки:
- что представляет собой человек, обратившийся с заявлением о приеме на работу;
- почему он ищет работу;
- каковы его сильные и слабые стороны;
- каковы его взгляды на эффективное руководство (иначе говоря, его представление о хорошем начальнике);
- что он считает наиболее весомыми своими достижениями;
- на какую зарплату он рассчитывает.
В свою очередь от соискателя также ожидают вопросов. Более того, но ним судят о таких его личностных качествах, как самообладание, целеустремленность, коммуникативный стиль и др. Поступающим на работу рекомендуется выяснить следующее:
- является ли рабочее место новым или вакантным?
- почему возникла необходимость кадрового обновления?
- причины увольнения или перехода на другую работу предшественника?
- кто принимает решение о назначении на должность?
- как примерно будет выглядеть рабочий день?
- в чем конкретно будут заключаться обязанности?
- как и кем будет оцениваться работа?
- возможности для обучения, роста, продвижения?
- дополнительные компенсации (обеды, транспорт, оплачиваемые дни)?
Беседа при увольнении с работы имеет две разновидности: ситуацию незапланированного, добровольного ухода сотрудника и ситуацию, когда работника приходится увольнять или сокращать.
В первом случае необходимо выявить истинную причину увольнения, его мотивы: вызвано оно неудовлетворенностью производственным процессом, невниманием, обидой, или какими-либо иными причинами. Проведение беседы в этом случае обусловлено заботой руководителя об улучшении управленческой деятельности на различных уровнях производства. Для этого полезно задавать вопросы, связанные с содержанием, объемом, условиями выполнения работником производственных заданий, выяснением его оценки таких заданий и условий их выполнения. Следует узнать, что не нравилось сотруднику в его работе и, напротив, что доставляло удовлетворение. Служащие, которые покидают организацию по собственному желанию, как правило, искренни в своих замечаниях и пожеланиях и делятся информацией, которая может улучшить положение тех, кто остается.
По-другому протекают беседы с работником, которого приходится увольнять. Процедура увольнения по решению руководства крайне трудна для всех, кто принимает в ней участие. В специальной литературе она получила название "прощального разговора". Эта процедура опирается на знание специфики такого разговора и на владение техникой его проведения. Так, прощальный разговор никогда не назначается перед выходными днями или праздниками. Его не следует проводить непосредственно на рабочем месте увольняемого или в помещении, где работает большое количество народа; он не должен продолжаться более 20 мин, так как работник, переживающий неприятное известие, не в состоянии внимательно слушать и обдумывать различные подробности, которые излагает ему руководитель. Если руководителю предстоит упрекать работника в нарушении дисциплины или говорить о других нарушениях, то он должен быть точным и корректным в изложении фактов и не дать увольняемому оснований сомневаться в справедливости высказанных упреков. В случае сокращения персонала не рекомендуется угадывать чувства и мысли увольняемого, более важно - помочь сотруднику поставить конкретные задачи, перевести проблемы в рациональный план, настроиться на самостоятельный поиск преодоления, что поможет ему принять на себя ответственность за выход из ситуации. В зарубежной практике рекомендуется заготовить гуманный для увольняемого ход; например предложить ему список свободных рабочих мест на другом предприятии или предложить нечто вроде "реабилитационной программы" для увольняемого, в которой предусмотрено сохранение его уверенности в собственных силах, поддержание его авторитета в глазах окружающих и домашних.
Проблемные и дисциплинарные беседы вызваны к жизни либо возникновением сбоев в деятельности сотрудника и необходимостью критической оценки его работы, либо фактами нарушения дисциплины.
В процессе подготовки проблемной беседы руководитель должен заранее ответить на вопросы о смысле, цели, результатах, средствах и методах решения проблемы, стремясь к тому, чтобы в ходе беседы подчиненный принял позицию руководства. При этом существуют некоторые правила, позволяющие избежать беседы в форме "разноса" и провести ее с конструктивными результатами. Для этого следует:
1) получить необходимые сведения о сотруднике и его работе;
2) построить беседу, соблюдая следующую очередность в сообщении информации: сообщение, содержащее положительную информацию о деятельности сотрудника; сообщение критического характера; сообщение похвально-поучительного характера;
3) быть конкретным и избегать неясностей (оборотов типа " Вы сделали не то, что нужно", "Вы не выполнили задания" и т.п.);
4) критиковать выполнение задания, а не личность.
Соблюдение этих правил помогает создать положительный эмоциональный фон, который позволит провести неприятную часть разговора конструктивно, не вызывая ненужной враждебности со стороны сотрудника, не заставляя его занимать оборонительную позицию.
При проведении проблемной беседы важно выяснить: не является ли возникшая проблема средством привлечения внимания? (Например, провинившийся работник скрывает свое недовольство по какой-либо причине и не хочет или не может открыто сказать об этом.) Не вызваны ли нарушения личными затруднениями (семейным конфликтом, болезнью близких и т.п.)? Не связана ли проблема с недостатком квалификации, помощи, обучения? Может быть, ра ботнику нужна 66 льшая самостоятельность? Или дело в том, что он не приемлет стиль руководства? Ответы на эти вопросы позволят принять решение о возможных организационных мероприятиях, которые необходимо осуществить в конкретный срок и которые могут стать, по существу, программой по преодолению возникшей ситуации.
Если в ходе проблемной беседы предполагается сообщить работнику о мерах дисциплинарного характера, решение о наказании следует выражать просто, четко, делая акцент на понимании и правильной оценке случившегося.
Например: "Выговора вам не избежать. Понимаю, что это наказание радости вам не прибавит, но иначе поступить не могу".
Отметим еще раз, что критика со стороны руководителя имеет значительный мотивационный эффект. Умение делать замечания, показывающие, что и как следует изменить в работе, при этом отмечать, что уже сейчас делается этим работником хорошо, является показателем высокой коммуникативной компетентности руководителя.
Структурная организация беседы
Проведение беседы предполагает наличие ряда обязательных этапов: подготовительный этап; начало беседы; обсуждение проблемы; принятие решения; завершение беседы.
Подготовительный этап. В период подготовки к предстоящей беседе необходимо продумать вопросы ее целесообразности, условия и время ее проведения, подготовить необходимые материалы и документы.
При выборе места проведения беседы полезно учесть следующие рекомендации специалистов. В своем кабинете вы будете чувствовать себя увереннее, если инициатива разговора исходит от вас. В кабинете своего собеседника вам будет легче решать вопросы, по которым вы занимаете объективно более выгодную позицию. Если необходимо выработать совместное решение, программу совместных действий, имеет смысл назначить встречу "на нейтральной территории", где ни одна из сторон не будет иметь преимуществ.
Готовясь к предстоящей беседе, важно избежать двух крайностей: с одной стороны, излишней уверенности в своем умении сразу, без подготовки и продумывания деталей, провести эффективный разговор, а с другой - своеобразной перестраховки, стремления пунктуально продумать все этапы будущей встречи, учесть малейшие детали собственного поведения и поведения своего собеседника вплоть до использования пауз и жестов. В первом случае инициатива может перейти к партнеру, во втором - малейшее отклонение от плана может привести к растерянности и неуверенности. Полезнее обдумать и спрогнозировать основные линии поведения.
Начало беседы. Задачи, которые решаются в начале беседы, связаны прежде всего с установлением контакта с собеседником, созданием атмосферы взаимопонимания, пробуждением интереса к разговору.
Именно от первых фраз каждого участника встречи зависит их дальнейшее отношение к предмету разговора и своему собеседнику как личности.
Перечислим ряд методов, использование которых эффективно в начале беседы:
- метод снятия напряженности: использование теплых слов, личного обращения, комплиментов, шутки для установления более тесного контакта с собеседником;
- метод "зацепки": использование какого-либо события, сравнения, личного впечатления, анекдота или необычного вопроса, позволяющих образно представить суть проблемы, обсуждению которой должна быть посвящена беседа;
- метод стимулирования игры воображения: постановка в начале беседы множества вопросов по ряду проблем, которые должны рассматриваться в ходе беседы;
- метод "прямого подхода": непосредственный переход к делу без какого-либо обсуждения - краткое сообщение о причинах, по которым назначена беседа, и быстрый переход к конкретному вопросу.
Основная часть беседы нацелена на сбор и оценку информации по обсуждаемой проблеме; выявление мотивов и целей собеседника; передачу запланированной информации. Успешному проведению этой фазы способствует владение техникой постановки вопросов, методами активного слушания и восприятия сведений и фактов.
Откровенной, конструктивно-критической атмосфере деловой беседы противоречат:
- бестактное обрывание на полуслове;
- неоправданное лишение собеседника возможности высказать свое мнение;
- навязывание мнения ведущего беседу;
- игнорирование или высмеивание аргументов собеседника;
- грубая реакция на высказывание партнерами противоположных точек зрения;
- подтасовка фактов;
- необоснованные подозрения, голословные утверждения, окрики за критику;
- давление на собеседника голосом, манерами.
В деловом русском языке можно выделить ряд устойчивых речевых оборотов, которые позволяют собеседникам управлять ходом беседы на этапе обсуждения проблемы и принятия решения. Приведем примеры:
Основная задача |
Высказывания |
|
Уточнение темы, цели, предмета разговора |
Давайте уточним детали Если я правильно вас понял. Введите меня в курс дела Можем ли мы считать, что. Есть ли у вас конкретное предложение? |
|
Убеждение партнера |
Я в этом совершенно уверен Нет причин для опасений Если вы примете во внимание следующие положения. Думаю, мы все выиграем (проиграем), если. Поверьте, для вас это важно в первую очередь Вы, конечно, согласитесь, что. Вне всякого сомнения. Приобретенный опыт дает нам право утверждать. |
|
Неполное согласие |
Это требует дополнительного обсуждения Вряд ли мы можем игнорировать то, что. По мере возможности мы постараемся. Может быть, рассмотрим иные условия? |
|
Несогласие |
Вряд ли это возможно. К сожалению. Было бы нежелательно. Не по вашей вине. Я понимаю вас, однако. |
|
Оценка ситуации |
Я разделяю вашу точку зрения К сожалению, приходится возразить На самом деле. Звучит (не) убедительно. Вызывает определенные сомнения. |
|
Вывод |
Вывод состоит в том, что. Отсюда следует, что. Очевидно, можно утверждать, что. Как было доказано. |
Заключительная часть беседы служит своеобразной общей ее оценкой. Успешно завершить беседу - значит достигнуть заранее намеченных целей. Задачами этого этапа являются: достижение основной или запасной цели; обеспечение благоприятной атмосферы в конце беседы; стимулирование собеседника к выполнению намеченной деятельности; поддержание в случае необходимости в дальнейшем контакта с собеседником.
Важно отделить завершение беседы от других ее фаз; для этого используются выражения типа "Давайте подведем итоги" или "Мы подошли к концу нашей беседы".
Таким образом, деловая беседа может быть рассмотрена как особый вид межличностного взаимодействия в организационной среде. Четкое осознание участниками беседы целей, которые они преследуют, понимание функциональных особенностей каждого из ее этапов, владение психологическими и речевыми приемами ведения деловой беседы являются необходимыми составляющими эффективной деловой коммуникации.
Особенности организации и проведения делового совещания
Деловое совещание - один из самых ответственных видов деятельности руководителя. Они необходимы для ускорения процесса принятия решений и повышения их обоснованности, для эффективного обмена мнениями и опытом, для более быстрого доведения конкретных задач до исгюлннителя, наконец, для эмоционального воздействия на персонал организации.
В теории управления деловое совещание определяется как форма организованного, целенаправленного взаимодействия руководителя с коллективом посредством обмена мнениями. Это своеобразный форум по выработке ключевых решений и способ координации активности людей и подразделений. Поскольку деловое совещание - это деятельность, связанная с принятием решений группой заинтересованных лиц, на характер выступлений его участников и на его результаты серьезное влияние оказывают такие особенности группового поведения, как распределение ролей в группе, отношения между чденами группы, групповое давление. Непродуктивные совещания - дорогое удовольствие как в материальном, так и в психологическом смысле. Неудачное совещание может вызвать материальные потери в результате принятых неправильных решений. Необходимо помнить, что совещания не более чем средство управления и, как любое средство, оно должно быть использовано для правильных целей и надлежащим образом, чтобы достичь желаемого результата.
Факторы успеха в проведении делового совещания
Успех совещания зависит не только от поставленной цели, но и от того, как его участники приходят к пониманию задачи. Тщательное планирование таких элементов, как цели, состав участников, повестка дня и место проведения, - ключ к продуктивному совещанию.
На этапе определения цели важно продумать, действительно ли требуется принятие группового решения. Опыт показывает, что решение проблем группой целесообразно в случаях, когда:
- проблема является скорее сложной, чем простой, а вероятность того, что один человек обладает всей информацией, необходимой для решения, невелика;
- разумно разделение ответственности за решение этой проблемы;
- желательны также и потенциальные решения, а не только одно;
- полезна проверка различных взглядов;
- руководитель желает, чтобы подчиненные почувствовали себя частью демократического процесса, или хочет получить их доверие;
- членам группы необходимо получше узнать друг друга.
Эффективность совещаний зависит от руководства ими. На всех этапах совещания необходимо воздействовать на участников с тем, чтобы они отождествляли себя с обсуждаемой проблемой и стремились к ее решению. Благодаря этому возникает откровенная и доброжелательная конструктивно-критическая атмосфера, способствующая укреплению доверия.
На практике эффективность совещания уменьшается из-за нечетко сформулированной цели совещания и не обоснованной соответствующим образом необходимости его проведения; недостаточно ответственного отношения участников совещания к своим обязанностям; безапелляционного изложения руководителем своей позиции, не оставляющего места для развертывания творческой дискуссии.
Избежать этих ошибок позволит учет следующих рекомендаций:
- обеспечение начала работы совещания в точно назначенное время, представление участников, объявление повестки дня и изложение предмета и цели совещания;
- четкое и понятное всем присутствующим изложение выдвинутой на обсуждение проблемы, постановка вопросов, выделение основных моментов, что способствует возникновению на совещании творческой дискуссии;
- тщательная фиксация выступлений участников совещания, вскрывающих трудности и препятствия и показывающих пути их преодоления. Относящиеся к этому определения, вопросы, требования, аргументы, альтернативные решения следует формулировать так, чтобы побудить участников к разбору данной проблемы и поискам путей ее решения;
- стремление к достижению цели совещания с позиции экономии времени;
- корректное прерывание тех выступлений, которые повторяют в общих чертах уже изложенные факты, носят нерациональный, пространный, противоречивый и поверхностный характер или лишены конкретности;
- периодические обобщения уже достигнутого, четкая формулировка задач, которые еще предстоит решить, немедленное выяснение всех недоразумений, возникающих между участниками совещания;
- обобщение результатов в заключении совещания, определение вытекающих из него задач, указание лиц, ответственных за их исполнение, благодарность сотрудникам за участие в работе совещания.
Виды деловых совещаний
Деловые совещания классифицируются по следующим основаниям:
- принадлежность к сфере общественной жизни: деловые административные, научные или научно-технические (семинары, симпозиумы, конференции, съезды), собрания и заседания политических, профсоюзных и других общественных организаций, объединенные совещания;
- масштаб привлечения участников - международные, республиканские, отраслевые, региональные, областные, городские, районные, внутренние (в масштабе одной организации или ее подразделений);
- место проведения - местные, выездные;
- периодичность проведения - регулярные, постоянно действующие (собираются периодически, но без устойчивой регулярности);
- количество участников - в узком составе (до 5 человек), в расширенном составе (до 20 человек), представительные (более 20 человек).
Деловые совещания могут классифицироваться по тематике рассматриваемых вопросов, по форме проведения, по основной задаче. Последние подразделяются на инструктивные, оперативные (диспетчерские), проблемные.
Цели инструктивных совещаний - передача необходимых сведений и распоряжений сверху вниз по схеме управления для скорейшего их выполнения. До сведения участников совещания доводятся принятые руководителем предприятия или организации решения, распределяются задачи с соответствующим инструктажем, разъясняются неясные вопросы, определяются сроки и способы выполнения поручений. Инструктивные совещания целесообразно использовать в случае отсутствия времени для письменных распоряжений или при желании руководителя эмоционально воздействовать на подчиненных.
Цели оперативных (диспетчерских) совещаний - получение информации о текущем состоянии дел. В отличие от инструктивных совещаний информация поступает снизу вверх по схеме управления. Участники такого совещания сообщают сведения о ходе работы на местах. Оперативные совещания проводятся регулярно, всегда в одно и то же время, список участников постоянный, специальной повестки дня не имеется, они посвящаются неотложным задачам текущего и последующих 2-3 дней.
Цели проблемных совещаний - поиск наилучших решений определенной проблемы в кратчайшие сроки, вынесение на обсуждение хозяйственных проблем, рассмотрение организационных перспектив, обсуждение инновационных проектов. Оптимальное решение можно получить, используя следующие способы:
- нахождение решения без его предварительной подготовки на основе обсуждения всех предложений, внесенных участниками в ходе заседания;
- выбрать оптимальное решение из двух или нескольких вариантов, заранее подготовленных к обсуждению;
- принять решение, найденное руководителем до заседания, посредством убеждения сомневающихся в его правильности.
Дискуссия
Проблемное совещание может включать такую форму группового принятия решений, как дискуссия, которая предполагает общение на основе доводов и аргументов с целью найти истину путем всестороннего сопоставления различных мнений. Суть действий в дискуссии состоит в защите или опровержении тезиса. Напомним, что при выдвижении тезиса участники дискуссии обязаны соблюдать ряд правил: тезис должен быть четко сформулирован и ясен оппоненту, он должен оставаться неизменным в ходе всего диалога и не должен содержать в себе логических противоречий.
Использование дискуссии в проблемном совещании ставит перед руководителем три группы взаимосвязанных задач: задачи по отношению к проблеме, задачи по отношению к группе участников дискуссии, задачи по отношению к каждому отдельному участнику. В соответствии с этим функции ведущего дискуссии определяются типом решаемых задач.
Задачи по отношению к проблеме:
1) сформулировать цель и тему дискуссии. Следить за регламентом, направлять дискуссию в русло намеченной цели;
2) собрать максимум предложений по обсуждаемой проблеме, стараясь осветить все ее аспекты; анализировать поступающие предложения и высказываемые мнения;
3) подвести итоги дискуссии, сопоставив ее цели с полученными результатами.
На качество решения, принятого группой, заметное влияние оказывает последовательность шагов в рассмотрении поставленного во-I* проса. В теории управления используется модель "рефлексивной рамки", которая представляет собой схему принятия группового решения, состоящую из нескольких взаимосвязанных блоков вопросов. Ответы на эти вопросы позволяют группе увеличить эффективность принимаемого решения. К базовым категориям вопросов относятся следующие:
- В чем суть проблемы? Ясно ли она определена и понятно ли она сформулирована? Есть ли понимание общей ситуации, в которой эта проблема имеет место?
- Какова фактическая сторона дела? Какова история проблемы? В чем ее причины? Почему это важно? На кого она влияет и как?
- Каким критериям должно соответствовать принимаемое решение"? По каким или чьим стандартам должно оцениваться решение? Каковы принципиальные требования к решению: в какую сумму оно должно уложиться, чьи интересы нельзя затрагивать?
- Каковы возможные решения проблемы?
- Какое решение является наилучшим?
- Каким образом можно исполнить решение? Какие этапы необходимы для проведения решения в жизнь? Какова их последовательность? Кто несет ответственность?
Задачи по отношению к участникам совещания в целом:
- поддерживать высокий уровень активности всей группы. Сопоставляя различные мнения, вычленять противоречия, спорные вопросы, формулировать противоречие как проблему;
- поддерживать деловую атмосферу, не допуская личной конфронтации участников, препятствовать некорректным действиям;
- помочь группе прийти к согласованному мнению.
Задачи по отношению к каждому участнику:
- уделять внимание каждому участнику; О активизировать пассивных;
- подчеркнуть вклад каждого в общий итог, поблагодарить всех членов группы за участие в дискуссии.
Мозговой штурм
Проблемное совещание может включать мозговой штурм - способ работы группы, при котором первоочередной целью является нахождение новых альтернативных вариантов решения проблемной ситуации. Отправным моментом мозгового штурма является проблема, которая не нашла приемлемого решения. Для успешного проведения мозгового штурма члены группы должны придерживаться следующих правил:
- временно отказаться от оценки и критики идей и принимать
- все взгляды;
- поощрять свободное течение идей: чем шире круг предлагаемых идей, тем лучше. На этом этапе практические идеи не являются ценностью;
- достраивать, улучшать, модифицировать идеи других. Работать, смешивая идеи, до тех пор, пока не возникнет интересная комбинация;
- записывать все идеи.
Хотя мозговой штурм по характеру является способом творческой работы группы, он имеет относительно шаблонные формы: сначала представляют проблему для рассмотрения; затем выдвигают как можно больше идей для решения или смягчения проблемы; лицо, излагающее проблему (клиент), выбирает несколько идей для их дальнейшей разработки; на основе выбранных идей разрабатывают альтернативные варианты решений, действенные на практике.
Более эффективно работает группа, в которой есть и специалисты, и "профаны". Профанам, не знающим проблемы детально, значительно легче высказывать идеи именно по той причине, что они мыслят нестандартно и их идеи служат своеобразными катализаторами идей для специалистов.
Фактором, наиболее сильно препятствующим мозговому штурму, является критика: с одной стороны, лицо, высказывающее критику,
как правило, мыслит привычно; а с другой - это мешает другим искать решения, отличающиеся от стандартных.
Появлению новых идей также препятствуют официальность и формальность; поиск правильных решений; разъяснение и обоснования; пассивность клиента.
В критической атмосфере практически невозможно заставить людей раскрыться в идеях. Поэтому успеху в появлении идей способствует прежде всего безопасная и открытая атмосфера, а кроме того, активное воображение и желание; развитие, переработка и соединение высказанных идей; переработка, удивление и сомнение в имеющемся решении; поиск аналогов соответствующих проблем и действий и их применение к уже имеющимся; активность клиента.
Таким образом, деловое совещание представляет собой форму групповой деятельности; соответственно факторы, определяющие его эффективность, связаны в первую очередь с умением организовать работу группы и управлять групповым поведением. В отличие от деловой беседы, когда собеседники не могут не принимать во внимание особенности личности, мотивов, речевых характеристик друг друга, речевое поведение участников делового совещания во многом обезличено, подчинено интересам и ожиданиям той группы, представителями которой они себя считают.
...Подобные документы
Характеристика, задачи, этапы и основные приемы проведения деловой беседы, переговоров, совещания. Выбор средств для организации делового общения. Тактика, психологические приемы и методы аргументации. Национальные стили ведения деловых переговоров.
презентация [972,3 K], добавлен 23.08.2016Роль и значение делового общения, его разновидности и отличительные признаки, этапы и фазы, факторы повышения эффективности. Общая характеристика ОАО "Гостиница "Москва", его структура, оценка делового совещания, телефонного разговора и беседы в нем.
курсовая работа [56,4 K], добавлен 25.01.2011Понятие делового общения. Характеристика основных видов деловых контактов. Подготовка и проведение совещания. Особенности проведения телефонных бесед и переговоров. Организация международных переговоров. Заключение сделок в деятельности руководителя.
реферат [31,0 K], добавлен 09.03.2016Подготовка к проведению делового совещания. Дипломатический или авторитарный стили его ведения. Организация дискуссий и психологические типы участников деловых обсуждений. Этапы принятия решений. Завершение делового совещания и составление его протокола.
реферат [42,7 K], добавлен 06.06.2010История появления делового стиля общения, его виды и формы по Бороздиной Г.В. Деловая беседа как форма делового общения. Характеристика правил убеждения. Переговоры как специфический вид деловой коммуникации. Типы деловых совещаний, порядок их подготовки.
курсовая работа [71,3 K], добавлен 17.04.2017Исследование основных задач организации делового совещания. Анализ условий плодотворного делового общения. Изучение этапов принятия решений. Правила ведения делового совещания. Обзор рекомендаций оратору. Особенности автократического стиля руководства.
презентация [3,8 M], добавлен 12.11.2013Понятие и общая характеристика ведения переговоров, этапы их реализации и значение в деятельности предприятия. Психология делового общения по учениям Д. Карнеги. Анализ ведения деловых переговоров на примере ООО "Сибстрой", пути их совершенствования.
курсовая работа [57,3 K], добавлен 31.05.2010Сущность делового общения. Характеристика деятельности ООО "ТК "Лагуна". Особенности процесса проведения деловых переговоров и совещаний в турфирме. Правила организации беседы. Создание алгоритма ведения деловых переговоров менеджера туристской компании.
дипломная работа [90,3 K], добавлен 07.06.2013Понятие делового совещания, классификация совещаний по целям и методам проведения. Правила подготовки к проведению делового совещания. Организация и ведение дискуссии. Психологические типы участников обсуждения. Правила составления протокола совещания.
реферат [35,1 K], добавлен 19.12.2009Общая характеристика переговоров и их основные этапы, изучение техники и приемов ведения деловых переговоров. Особенности делового общения с тайскими партнерами, культура поведения в Таиланде. Поведение венгерских партнеров при решении деловых вопросов.
реферат [20,7 K], добавлен 16.01.2011Понятие и содержание делового общения, его структура и требования, особенности. Классификация делового общения: устное - письменное, диалогическое - монологическое, межличностное – публичное, непосредственное – опосредованное, контактное – дистантное.
презентация [560,8 K], добавлен 20.10.2013Методы делового общения внутри коллектива. Организационные формы управленческих контактов. Проведение собраний и совещаний. Деловые беседы. Телефонные разговоры. Обход рабочих мест прием посетителей. Организация делового совещания на ООО "Альянс".
курсовая работа [38,9 K], добавлен 07.03.2008Сущность и задачи деловых переговоров, характеристика их стадий и этапов. Рекомендации для эффективного общения с партнерами. Определение целей и выбор места проведения переговоров. Правила делового поведения. Пути достижения взаимовыгодного соглашения.
реферат [43,9 K], добавлен 20.02.2013Понятие и основные функции общения. Управление деловым общением. Обмен деятельностью, информацией и опытом, предполагающим достижение определенного результата. Основные этапы, цели, принципы и формы делового общения. Основные стили делового общения.
курсовая работа [50,4 K], добавлен 01.01.2012Зависимость эффективности труда и успеха в достижении целей от уровня развития коммуникативных способностей. Системная модель делового общения с участием двух деловых партнеров. Анализ поведения персонала организации при контакте с иностранными гостями.
курсовая работа [319,7 K], добавлен 12.01.2011Понятие и содержание деловых переговоров, их основные этапы. Механизм подготовки к переговорам, правила поведения гостя за столом. Деловая визитная карточка. Внешний вид делового человека, главные требования к нему. Типичные ошибки. Правила прощания.
презентация [658,1 K], добавлен 12.11.2013Понятие делового общения как процесса взаимосвязи и взаимодействия с целью обмена деятельностью, информацией и опытом. Особенности прямого и косвенного видов делового общения. Формы делового общения. Структуры деловых бесед, характеристика их этапов.
презентация [676,7 K], добавлен 22.08.2015Основные принципы, цели переговоров. Виды, функции и этапы переговорного процесса. Организация ведения деловых переговоров. Психология в деловом общении. Особенности национальных стилей ведения деловых переговоров. Соблюдение достигнутых договоренностей.
курсовая работа [63,3 K], добавлен 23.06.2015Понятие и содержание делового общения и особенности исследования данного явления в теориях Л.Г. Чернышевой, В.Е. Ревы, М.С. Узериной, Л.Г. Титовой и Д.М. Рамендина. Сравнительный анализ различных подходов к сущности и классификации делового общения.
курсовая работа [43,6 K], добавлен 14.04.2014Понятие и значение, а также главные этапы и правила проведения деловых бесед, их классификация и разновидности. Основные принципы налаживания отношений между собеседниками во время ведения деловой беседы, этические нормы, необходимые в данном процессе.
реферат [41,5 K], добавлен 05.07.2015