3.1 Подготовка кадров как фактор повышения квалификации работников

С позиции производственно-технического назначения в обучении рабочих выделяют:

- подготовку новых рабочих;

- переподготовку и обучение рабочих вторым (смежным) профессиям;

- повышение квалификации.

В отношении специалистов и руководителей обучающая функция предприятия проявляется прежде всего в организации повышения их квалификации.

Обучение рабочих непосредственно на рабочем месте носит оперативный характер, всегда конкретно, так как ориентировано на освоение конкретного трудового процесса, выполнение конкретной работы, не требует больших расходов на обучение, сокращает период адаптации работника. В процессе обучения используются такие методы, как работа в течение некоторого времени в качестве ассистента, постепенное усложнение задания, ротация (смена) рабочих мест, делегирование части функций, ответственности и др.

Обучение на рабочем месте характерно прежде всего для рабочих и простых должностей служащих.

Обучение вне рабочего места более эффективно, имеет большую теоретическую направленность, дает разностороннюю подготовку, но требует значительных затрат. Кроме того, работник отрывается от своей работы. Используемые здесь методы соответствуют, как правило, теоретической направленности обучения - это лекции и практические занятия в аудитории, использование деловых игр и разбор конкретных производственных ситуаций, обучающие программы, в том числе и на базе ПЭВМ, обмен опытом и др.

Обучение вне рабочего места характерно для всех категорий работников, но в большей мере для руководителей, специалистов и служащих.

Цель деятельности предприятия (фирмы) в области обучения состоит в обеспечении:

- надлежащего уровня подготовки работника, соответствующего требованиям рабочего места (должности);

- условий для мобильности работника, как предпосылки к лучшему использованию и обеспечению занятости;

- возможности для продвижения работника как условия формирования мотивации и удовлетворенности трудом.

Подготовка, переподготовка кадров и повышение квалификации - важное звено в сбалансированности спроса и предложения рабочей силы. Действительно, меняя профессиональную направленность подготовки, уровень квалификации, а также осуществляя первичную подготовку для конкретных рабочих мест, предприятие может обеспечить наиболее полное соответствие структуры работников структуре рабочих мест с учетом всего спектра требований, предъявляемых последними к качеству рабочей силы.

Раньше предприятиям и организациям ежегодно доводились задания по подготовке и переподготовке кадров, нормативы численности работников, занимающихся обучением, нормативы на создание учебно-производственной базы, задания по ее расширению и т.п. В настоящее время все виды обучения предприятия осуществляются самостоятельно независимо от каких-либо других органов управления, что имеет свои как положительные, так и отрицательные моменты.

С переходом к рыночной экономике функции предприятия по организации обучения и обеспечению его надлежащего качества значительно расширяются. Прежде всего это связано с ослаблением роли государственного регулирования подготовки квалифицированной рабочей силы через систему профессионально-технического образования и переподготовкой высвобождаемой значительной части рабочей силы, с повышением требований к гибкости рабочей силы, повышением значимости процессов перемены труда, с ориентацией предприятия на Удовлетворение потребности в квалифицированной рабочей силе за счет собственных работников.

Система подготовки, переподготовки и повышения квалификации работников на предприятии в условиях рынка, с одной стороны, должна быстро реагировать на изменения потребностей производства в рабочей силе, а с другой - предоставить работникам возможность для обучения в соответствии с их интересами.

Отсюда и требования к гибкости (подвижности) системы переподготовки и повышения квалификации, к ее способности быстро менять содержание, методы, организационные формы в соответствии с потребностями производства и ситуацией на рынке труда.

Перед системой управления персоналом на предприятии стоят следующие задачи в области подготовки, переподготовки кадров и повышения их квалификации:

1) выработка стратегии в формировании квалифицированных кадров;

2) определение потребности в обучении кадров по отдельным его видам;

3) правильный выбор форм и методов подготовки, переподготовки и повышения квалификации;

4) выбор программно-методического и материально-технического обеспечения процесса обучения как важного условия качества обучения;

5) изыскание средств для финансирования всех видов обучения в необходимом количестве и с требуемым качеством.

Рассмотрим эти вопросы применительно к отдельным видам обучения рабочих на предприятиях.

Повышение квалификации, как и приобретение знаний, навыков и умений, является результатом самой производственной деятельности. Специально организованное обучение позволяет достичь цели за более короткий срок.

Повышение квалификации направлено на последовательное совершенствование профессиональных знаний, умений и навыков, рост мастерства по имеющейся у работника профессии.

Особенность повышения квалификации состоит в том, что слушатели, уже обладая определенными знаниями и практическими навыками выполнения работ, могут в силу этого критически относиться к учебному материалу, стремясь получить именно то, что им прежде всего нужно для производственной деятельности.

Индикатором, свидетельствующим о необходимости повышения квалификации рабочих, служит наметившееся снижение среднего разряда рабочих, отставание разряда рабочих от разряда работ. Поэтому систематическому анализу должны подвергаться существующая и требуемая квалификационные структуры рабочих кадров. Прежде всего необходим анализ причин сложившегося положения - изменения в технике и технологии выполнения работ, ставящего перед рабочим задачу их освоения.

Другим индикатором может быть рост бракованной продукции по вине рабочего.

Поскольку одной из форм повышения квалификации является освоение смежных профессий, анализу должна быть подвержена рациональность использования рабочей силы по квалификации, использование фонда рабочего времени, возможности устранения его потерь.

Система повышения квалификации, сложившаяся на производстве, включает производственно-технические курсы, курсы обучения вторым и совмещаемым профессиям, курсы целевого назначения по изучению новых изделий, оборудования, технологии, школы по изучению передовых методов труда, школы мастеров и бригадиров.

Производственно-технические курсы, как наиболее массовая форма, создаются в целях повышения производственных умении и технических знаний рабочих до необходимого для выполнения ими работ уровня, в целях повышения квалификации рабочих разряда, класса и т.п.) в пределах данной профессии и специальности. Продолжительность обучения для каждой учебной группы устанавливается индивидуально в пределах от трех месяцев (с отрывом от производства) до шести (без отрыва от производства).

Задача курсов по обучению вторым и смежным профессиям видна из самого названия. Однако следует иметь в виду одну их особенность. Если исходить из сути повышения квалификации, когда повышается разряд рабочего (или профессиональное мастерство в пределах разряда) по имеющейся у рабочего профессии (специальности), то освоение других профессий вроде бы не имеет отношения к повышению квалификации. Но все дело в том, что это за профессии и с какой целью они осваиваются. Если рабочий осваивает смежные профессии, т.е. находящиеся в тесной связи с основной, относящиеся к комплексу взаимосвязанных работ, на выполнении которых начинает специализироваться рабочий (работник), это можно рассматривать как повышение его квалификации, универсализма, условие применения более рациональных форм организации труда при работе по своей прежней профессии.

Если же осваиваются далекие друг от друга профессии (вторые, третьи и т.д.), как условие маневренности в трудообеспеченности рабочего, как предпосылки внутризаводского движения рабочих, такое обучение ближе к переподготовке кадров (освоение профессий про запас).

Школы передовых приемов и методов труда имеют своей целью массовое освоение рабочими приемов и методов труда передовиков производства.

Обучение включает в себя практические занятия на рабочем месте, проводимые передовиками, а также теоретические занятия, проводимые специалистами.

Курсы целевого назначения создаются непосредственно на предприятиях для изучения новой техники, оборудования, технологии, техники безопасности, прогрессивных форм организации труда. Их задача - краткосрочное обучение вновь принятых на предприятие квалифицированных рабочих с тем, чтобы в течение первого месяца работы на предприятии они могли УСВОИТЬ особенности технологических процессов.

В последнее время в ряде министерств и ведомств получила распространение непрерывная система подготовки и повышения квалификации рабочих, которая построена на обучении рабочих на краткосрочных курсах по восходящим ступеням. Обучение ставит целью дать комплекс органически связанных теоретических и практических знаний, призванных помочь рабочему овладеть профессией от начального до высшего уровня квалификации. Количество ступеней обучения в разныхютраслях промышленности различно и устанавливается в зависимости от сложности профессии или специальности. Обучение осуществляется по единым по каждой ступени профессии учебным планам и программам и предусматривает наличие единой учебно-программной документации как в профессионально-технических училищах, так и на производстве.

Повышение квалификации должно быть тесно увязано с профессионально-квалификационным продвижением рабочих (более подробно см. гл. 10).

Для принятия управленческих, решений важен анализ дифференциации уровня заработной платы в зависимости от квалификации рабочих с целью выяснения наличия материальных стимулов в повышении квалификации.

Необходимость повышения квалификации обусловлена различными причинами, а потому оно может быть организовано в различных формах и занимать различные сроки. Так, процесс обучения, направленный на повышение квалификации, может быть осуществлен с отрывом и без отрыва от производства (система вечернего и заочного образования, самостоятельное освоение образовательных программ и т.п.), само обучение может быть рассчитано на долгосрочный и краткосрочный его варианты.

3.2 Рекомендации по совершенствованию процедуры отбора и найма персонала

В процессе анализа мы выяснили, что в компании секретарь не всегда в нужное время обладает необходимой информацией о вакантной должности. В компании по причине развитых административно - хозяйственных служб по некоторым кадровым приказам, помимо секретаря, может насчитываться до пяти и более соисполнителей. Проведение кадрового приказа в таких условиях осуществляется вяло и ненадежно.

Данную проблему можно решить путем введения в эксплуатацию автоматизированной системы кадрового учета (АСКУ). При интегрированности системы кадрового учета в систему автоматизации делопроизводства и электронного документооборота все кадровые процессы осуществляются скорее, а надежность их возрастает. Система позволяет контролировать доставку акта, содержащего необходимую информацию всем визирующим сотрудникам, отследит сроки согласования и подписания. При интегрированности систем АСКУ проинформирует кадровика о сделанных изменениях и, если требуется, автоматически внесет изменения в проект документа в БД кадров.

Использование современных технологий классического кадрового учета способствует понижению издержек на управление компанией и повышение оперативности принятия решений, особенно в кадровой службе и, соответственно, оставит работникам гораздо больше времени на работу с современными инструментами управления кадрами - управления мотивацией, планированием расходов и прочее.

Чтобы должностные инструкции соответствовали действительности, были тщательно разработаны и грамотно составлены, необходимо назначить лицо, ответственное за разработку и составление должностных инструкций. Можно рекомендовать назначить ответственным за это в ТОО «Прогресс-07» секретаря.

При организации поиска кадров рекомендуем руководителям ТОО «Прогресс-07» начать сотрудничество с одним из кадровых агентств г. Астана.

Кадровые агентства обладают широкой базой резюме специалистов различного профиля: подборка резюме ведется в течение многих лет. Поиск нужного специалиста занимает в среднем от 5 дней до 2 недель.

В рамках поиска и подбора кадров сотрудниками агентства проводятся собеседования с претендентами, составляются письменные комментарии, на предприятие представляются кандидаты максимально подходящие под заявленные критерии.

На всех претендентов, прошедших в финал, запрашиваются рекомендации, по желанию компании - работодателя кадровые агентства проводят ряд специфических проверок соискателей.

Сегодня много кадровых агентств предлагает весьма практичную и недорогую систему обслуживания: абонентское обслуживание на период: 3 месяца, 6 месяцев, 1 год с комплектом услуг. Так, например, в КА "Перспектива" или КА "АС - Персонал" стоимость полугодичного абонентского обслуживания составляет всего от 25 000 до 40 000 руб.

При этом кадровое агентство обязуется подбирать нужное количество кандидатов для заключившей договор компании, исключение составляют только вакансии высшего, топ - уровня.

Сотрудничество с агентством хорошо тем, что работники агентства проводят первый отбор, что существенно сокращает общую долю "неподходящих" кандидатов; кроме того, у всех агентств, специализирующихся на поиске и отборе кадров, существуют собственные абонентские договоры с различными СМИ, что позволяет компании не тратить денежные средства на размещение рекламных объявлений о поиске.

Так как кадровые агентства проводят работу не по всем вакансиям, а, кроме того, в силу того, что компании традиционно предпочитают дублировать агентства, необходимо систематизировать и совершенствовать процессы поиска и на самой компании.

В рамках моего проекта руководству необходимо поручить секретарю или другому ответственному лицу провести мониторинг основных средств массовой информации, в которых размещают рекламу о поиске кадров.

В нашем случае это могут быть следующие периодические издания:

1) газета "Работа для Вас",

2)"Профессия" и 3)"Работа сегодня". Следует размещать объявления о поиске сотрудников в данных изданиях в течение одного месяца и тщательно регистрировать методом опроса кандидатов (звонящих и приходящих) источник информации. Необходимо помнить, что для разных позиций предпочитаемые издания могут быть также различны. По итогам опроса подводятся итоги, делаются соответственные выводы, с каким издание и по каким позициям сотрудничество оказывается наиболее эффективным.

Секретарю также необходимо осваивать поиск персонала при помощи Интернета. Так, во всемирной сети существует ряд специализированных сайтов, посвященных именно вопросам поиска работы или сотрудников. На всех сайтах опубликовать разовое объявление можно бесплатно, а при регулярном пользовании абонентская плата составляет 2 000 руб., внеся данную сумму на счёт предприятие получает доступ к банку резюме кандидатов и получает возможность размещать на сайте неограниченное количество собственных вакансий, а также возможность редактировать размещенные ранее в любое время.

Необходимо помнить, что сегодня многие предпочитают данный вид СМИ всем остальным. Большинство претендентов на должности среднего и высшего уровней регулярно просматривает банки вакансий на сайтах www.job. ngs.ru, www.e-rabota.com и т.д., при этом часть претендентов пользуется при поиске работы Интернетом исключительно. Неохваченность предприятием данного источника лишает ТОО «Прогресс-07» достойных кандидатов и эффективного метода поиска персонала.

На следующем этапе работы руководству необходимо обратить внимание на техническую оснащенность лица, ответственного за кадровые вопросы, в частности, на отсутствие отдельного телефонного номера. Мы уже указывали на то, что соединенный еще с двумя отделами телефон приводит к тому, что кандидаты дозваниваются с большим трудом, очень часто на звонок отвечает случайно оказавшийся на телефоне сотрудник, не обладающий необходимой информацией. В силу вышеперечисленных фактов ТОО «Прогресс-07» теряет возможность приобрести квалифицированные кадры.

Руководство с наибольшей эффективностью может решить этот вопрос, приобретя служебный мобильный телефон для менеджера по персоналу; учитывая, что в настоящее время все входящие звонки бесплатны, это не является проблемой. Так как в данном случае решающую роль играют именно входящие звонки кандидатов, данный вариант можно считать оптимальным - кандидатам будет проще дозвониться, и общение в любом случае состоится с человеком, ответственным за предоставление необходимой информации.

Итак, в рамках совершенствование процесса поиска персонала предлагается:

установить на предприятии систему автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, цель которой проконтролировать доставку документа, содержащего необходимую информацию всем визирующим лицам, отследить сроки согласования и подписания, проинформировать кадровика о внесенных изменениях и, если требуется, автоматически внести изменения в проект документа в БД кадров.

Начать сотрудничество с одним из кадровых агентств г. Астана, что позволит сократить расходы на рекламу, уменьшить общую долю неподходящих кандидатов, проходящих первичное собеседование - т.е. сократить временные потери менеджера по персоналу, также сотрудничество с кадровым агентством позволит пользоваться базой данных агентства и уникальными разработками агентства.

Провести мониторинг основных средств массовой информации, в которых размещают рекламу о поиске сотрудников, результаты данного исследования позволят сократить расходную часть.

Секретарю (менеджеру по персоналу) освоить поиск персонала при помощи Интернета, что существенно расширит границы возможностей предприятия по поиску персонала.

Было установлено, что для квалифицированного подбора персонала необходимы специально разработанные под конкретные вакансии опросники, тесты, также как и навыки психолога у сотрудника кадровой службы.

Исходя из этого рекомендуется руководству использовать специализированные тесты, а также ввести в практику составление и предоставление кандидатами резюме.

Что касается специализированных навыков для секретаря с функциями менеджера по персоналу, сейчас многие компании предлагают курсы по повышению квалификации сотрудников службы персонала, где, в частности, учат практическим психологическим навыкам, например: как определить говорит ли человек правду по его поведению, как определить черты характера человека по различным внешним признакам (одежде, манере краситься, любимым цветам и т.д.). Стоимость курсов (порядка 40 000 тенге) вполне окупается результатами обучения.

Целью проведения процедуры отбора является выбор кандидата на вакансию, который максимально соответствует её требованиям. Исходя из этого, мы разработали процедуру отбора персонала, состоящую из нескольких этапов, на каждом из которых менеджер по персоналу по ряду критериев оценивает кандидатов на вакантную должность, и на основе этой оценки принимает решение либо о прохождении кандидата на следующий этап, либо о непригодности кандидата для данной должности.

На первом этапе кандидат (или кадровое агентство) предоставляет в компанию резюме (в электронном формате, либо по факсу), в котором указывает опыт, образование, деловые и личные качества и т.д. Если источник поступления резюме - кадровое агентство, должны быть также наблюдения и отметки лица, рекомендующего кандидата в ТОО «Прогресс-07». Ответственный за подбор сотрудник рассматривает сведения, содержащиеся в резюме и на основании этого делает вывод о перспективности (или неперспективности) данного кандидата. В случае положительного решения сотрудник приглашает кандидата на собеседование, назначает ему дату и время, во время телефонного разговора ему следует еще раз сделать акцент на описании должности, функций и обязанностей, а также и на сумме заработной платы, чтобы проверить соответствует ли кандидат должности, и соответствуют ли желания кандидата условиям компании.

На втором этапе кандидат проходит собеседование в компании, во время собеседования осуществляющий отбор сотрудник может уточнить или проверить сведения, содержащиеся в резюме, задать дополнительные вопросы кандидату, чтобы максимально полно определить его трудовые и личные качества, профессиональный опыт, жизненную позицию, привычки и т.д. Кандидат также получает возможность получить максимальный объем информации о предприятии в целом и о данной вакансии в частности и в дальнейшем принять решение, интересует ли его данная вакансия, либо нет. Если решения как интервьюирующего, так и кандидата являются положительными, есть смысл в проведении третьего этапа, который может следовать непосредственно сразу за вторым, или через какой - то промежуток времени, чтобы, например, интервьюер имел возможность сравнить кандидата с другими претендентами.

В случае необходимости кандидат заполняет специальную анкету, разработанную на предприятии.

На третьем этапе отбора соискателю предлагают заполнить различные тесты на профпригодность, выполнить задания, определяющие его профессиональный уровень; в случае отсутствия необходимости в проверке профессиональных навыков кандидату предлагают пройти психологические тесты, при помощи которых можно определить особенности характера, психотип, проверить память, внимательность и другие важные для данной вакансии свойства; это также может быть тестирование для определения IQ, проверка на стрессоустойчивость и умение мобилизоваться в стрессовой ситуации и т.д. В случае успешного выполнения тестовых заданий кандидат проходит собеседование с потенциальным непосредственным руководителем, где возможно более подробно выяснить различные узкоспециальные детали.

Практические навыки по наиболее популярным современным способам и методам проведению третьего этапа исполняющее обязанности менеджера по персоналу лицо может получить на тех же курсах или найти в специализированной литературе. Поэтому можно рекомендовать руководству ТОО «Прогресс-07» оформить подписку, например, на журнал "Управление персоналом".

В следующий тур (четвертый этап отбора) выходят несколько лучших по результатам первых этапов) кандидатов, между которыми и будет производиться окончательный выбор. На четвертом этапе целесообразно проведение процедуры эссесмент - выбор между кандидатами происходит в процессе тренинга, реализации какой - то игровой ситуации, когда от кандидатов требуется произвести какие - то действия, решить ситуацию, сыграть определенную роль. Не смотря на кажущуюся несерьезность, иногда именно этот этап позволяет увидеть серьезные недостатки у кандидата - подготовиться к эссесменту практически невозможно. Так как кандидаты никогда не знают заранее, что их ждет, в то время как к собеседованию можно приготовиться очень тщательно. Кроме того, в процессе игры гораздо сложнее скрыть различные качества, которые можно научиться скрывать при прохождении собеседования.

Когда менеджер по персоналу определяется с выбором, ему необходимо провести проверку рекомендаций и прочих данных, предоставляемых кандидатом - так, он может позвонить на предыдущее место работы (не обязательно последнее), причем составить разговор можно как с непосредственным начальником, так и с кем - то из коллег или подчиненных. Информация, полученная от коллег, очень часто оказывается наиболее объективной. Таким образом, процедура отбора в ТОО «Прогресс-07» должна быть организованна следующим образом (рис.3.1).

Рисунок 3.1 - Процесс отбора для средних и высших должностей

Для должностей низшего уровня процесс отбора можно несколько упростить: так, эссесмент можно не проводить, а собеседование с менеджером по персоналу, с руководителем и тестирование целесообразно проводить в один день. Кроме того, можно несколько сократить время, отводимое на собеседование, а профтестирование в ряде случаев можно заменить практическим заданием. Кроме того, необходимо учитывать, что многие сотрудники, претендующие на должности данного уровня не знакомы с персональным компьютером или электронной почтой и не имеют доступа к факсу, поэтому фазу резюме здесь скорее заменит входящий звонок кандидата и последующее заполнение анкеты.

В таком случае в виде схемы процедура отбора будет выглядеть следующим образом (рис.3.2).

Рисунок 3.2 - Процесс отбора для должностей низшего уровня

Во второй главе мы указывали, что в ТОО «Прогресс-07» есть должности, на которые специалисты с опытом работы и хорошей квалификацией не идут, в таком случае предприятию приходится зачастую набирать молодых людей без опыта работы и обучать их на месте. И как только сотрудник приобретает "опыт работы", он уходит искать более высокую заработную плату и лучшие условия труда.

В данной ситуации мы считаем необходимым так разработать условия трудового договора, чтобы в самом тексте договора был пункт, где бы оговаривалось точное количество времени, которое обязан новый сотрудник отработать после обучения, и указаны варианты "отступных": денежная компенсация за обучение со стороны увольняющегося ранее оговоренного в официальных документах срока.

Итак, в целях совершенствование процесса отбора персонала мы предлагаем:

использование документов в виде специализированных тестов, а также рекомендуем руководству ввести на предприятии практику работы с резюме;

курсы по повышению квалификации для менеджера по персоналу, где он получит практические навыки психолога, необходимые ему для осуществления более качественного отбора персонала;

процедуру отбора персонала, состоящую из нескольких этапов, на каждом из которых менеджер по персоналу по ряду критериев оценивает кандидатов на вакантную должность, что поможет уменьшить количество ошибок со стороны менеджера по персоналу и, соответственно, улучшить качество отбора на предприятии.

Особые условия трудового договора для кандидатов без опыта работы, нуждающихся в обучении за счет компании, что позволит существенно снизить текучесть, возникающую в результате "перебежек" в конкурирующие фирмы.

Заключение