Совершенствование документационного обеспечения управления с применением новых информационных технологий (на примере ОАО "Раменская Управляющая компания")

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

Введение

В условиях стремительного прогресса информатизации общественных, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач в области делопроизводства и документооборота определяет жизнеспособность фирмы, организации.

В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

Сегодня немаловажное значение придается механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда работников занятых в управлении. Рационализации документационного обеспечения управления в предприятиях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение.

Принцип работы по информационно-документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех же операций. Только в одних организациях они выполняются вручную, в других - с помощью средств механизации, в третьих - эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.

Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой документационного обеспечения управления в выбранной компании. Решение проблемы управления документацией компании позволит компании целенаправленно формировать свои информационные ресурсы , обеспечивать их эффективное функционирование.

Объектом работы выступает ОАО "Раменская Управляющая компания". Предметом исследования выступает документационное управление.

В ходе работы было изучено и проанализировано документационное обеспечение управления ОАО "Раменская Управляющая компания".

Выбранная тема исследования хорошо представлена в отечественной литературе, которую автор использовал в своей работе. Наиболее известными отечественными исследователями в этой области являются Кузнецова Т.В., Ларин М.В., Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Баласанян В. Янковская В.Ф. и др.

Нормативно-правовую базу современного делопроизводства в России составляет совокупность законодательных актов РФ, нормативно-методических документов, государственных стандартов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения деловых документов.

Так, принятый Государственной Думой РФ 8 июля 2006 года Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» установил обязательность документирования информации, определил ряд терминов.

В Гражданском кодексе РФ установлены правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. В ряде статей Гражданского кодекса установлены требования к содержанию устава и учредительного договора, на основании которого действуют юридические лица.

С введением в действие Уголовного кодекса РФ установлена уголовная ответственность за неправомерные действия с документами и информацией.

Так, в частности, статья 138 предусматривает наказание за нарушение тайны переписки, телефонных переговоров, почтовых, телеграфных и иных сообщений; статья 180 - за незаконное использование товарного знака; статья 183 - за незаконное получение и разглашение сведений, составляющих коммерческую или банковскую тайну; статья 327 - за преступления в сфере подделки, изготовления или сбыта поддельных документов, государственных наград, штампов, печатей, бланков, а глава 28 - за преступления в сфере компьютерной информации (ст.272-274.).

Федеральный закон «О языках народов Российской Федерации» установил государственный язык на всей территории РФ - русский язык (ст.3.), а в статье 11, данного закона предусмотрено использовать в органах государственной власти, органах местного самоуправления государственных учреждений республик наряду с государственным языком РФ, государственные языки республик.

С принятием Федерального закона «Об электронной цифровой подписи» появляются такие понятия как: электронный документ, электронная цифровая подпись, владелец сертификата ключа подписи, средства электронной цифровой подписи, и др.

Федеральный закон «Об общественных объединениях» установил порядок формирования Устава общественного объединения, символику, состав учредителей, и др.

Федеральный закон «О персональных данных» определил основные понятия, используемые при подготовке документов, такие как: персональные данные, оператор, обработка персональных данных, распространение персональных данных, распространение персональных данных, и т.д.

Органы Росархива имеют законное право контролировать порядок осуществления делопроизводства и соблюдения нормативных требований в этой области на любом предприятии в любой организации РФ.

С 1 июля 2002 г. введен в действие Кодекс Российской Федерации об административных нарушениях, где, в частности, предусмотрены административные санкции за нарушение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов - в виде предупреждения или наложения на должностных лиц штрафа от трех до пяти МРОТ (ст.13.20).

ГОСТ Р6.30-2003 УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации предъявляет требования к оформлению документов. Данный стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, приказы, распоряжения, письма, протоколы, акты и другие документы, включенные в ОК 011 -93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000).

Помимо всего прочего, важно учесть, что терминологической основой нормативно-методических документов является ГОСТ Р 51141-98. В частности, этой основой является определение термина документ. Для управленческих документов именно этот стандарт дает наиболее четкое и ясное определение термина документ и оценивается как востребованным в практике документоведов, юристов и управленцев.

Целью написания работы является изучение документационного обеспечения управления ОАО "Раменская Управляющая компания" и путей её совершенствования.

Для достижения указанной цели необходимо последовательно решить ряд задач, а именно:

- изучить нормативно - методическую базу ДОУ в РФ;

- рассмотреть организацию ДОУ в ОАО Раменская УК;

- выявить проблемы документационного обеспечения управления ОАО "Раменская Управляющая компания";

- рассмотреть проблемы внедрения системы ДОУ в ОАО "Раменская Управляющая компания".

1. История создания и основные направления деятельности организации

1.1 Общая характеристика ОАО "Раменская Управляющая компания"

ОАО «Раменская управляющая компания» образована 18 июля 2011 года согласно Постановления Главы Раменского муниципального района Московской области № 893 от 03.05.2011г. «О приватизации Муниципального унитарного предприятия Раменского муниципального района «Управляющая компания Раменское производственно-техническое объединение коммунального хозяйства»». В свою очередь МУП «Управляющая компания Раменское ПТО КХ» создано 28 февраля 2011 года путем выделения из состава МУП «Раменское ПТО ГХ» на основании постановления Главы Раменского муниципального района Московской области № 2956 от 15.11.2010 года «О реорганизации Муниципального унитарного предприятия «Раменское производственно-техническое объединение городского хозяйства»».

В соответствии с п.п.2, 3.1 Постановления № 2956 от 15.11.2010г. на баланс выделенного при реорганизации МУП УК Раменское ПТО КХ, как правопреемнику, были переданы соответствующие активы и пассивы.

На передаваемые основные средства составлен Акт приема - передачи объектов основных средств (форма ОС-1), согласованный с комитетом по Управлению имуществом Раменского муниципального района.

В 2011 году продолжилась работа по преобразованию МУП УК «Раменское ПТО КХ», Постановлениями Главы Раменского муниципального района Московской области от 03.05.2011г. № 893 и от 04.07.2011г. № 1408 « О приватизации МУП УК «Раменское ПТО КХ», в соответствии с Федеральным законом от 21.12.2001г. № 178-ФЗ, было решено приватизировать предприятие путем преобразования в ОАО «Раменская управляющая компания» .

Для выполнения названных постановлений были выполнены необходимые работы.

Проведена инвентаризация товарно-материальных ценностей, основных средств и расчетов, направлена заявка в ИНС, осуществлена публикация в СМИ, направлены уведомления кредиторам, подготовлен передаточный акт по состоянию на 18.07.2011г.

Состав передаваемых основных средств определен в Приложении к Постановлению Главы Раменского муниципального района Московской области: от 18.07.2011г. № 1588 « О внесении изменений в постановление Главы Раменского муниципального района от 03.05.2011г. № 893 «О приватизации МУП УК «Раменское ПТО КХ»».

ОАО «Раменская УК» зарегистрировано Межрайонной ИФНС России № 1 по Московской области 28.07.2011г., свидетельство о регистрации серии 50 № 012225887 от 28.07.2011г.

Общество внесено в Единый государственный реестр юридических лиц за основным государственным регистрационным номером 1115040008566. Получено Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе (ИНН 5040109204 / КПП 504001001) и о прекращении деятельности МУП УК «Раменское ПТО КХ».

Деятельность Общества осуществляется на основании Устава, утвержденного постановлением Главы Раменского муниципального района 18 июля 2011 г. № 1408 ОАО «Раменская УК» 01.08.2011г. зарегистрировано в Росстате.

ОАО «Раменская УК» зарегистрирована в ПФ и ФСС, заключены договора на обслуживания в отделениях банков.

Уставный капитал ОАО «Раменская управляющая компания» равен 2 355 000 рублей и и разделен на 2 335 штук обыкновенных акций номиналом 1 000 руб. каждая.

В порядке выполнения требований Федерального закона № 178-ФЗ от 21.12.2001г. « О приватизации государственного и муниципального имущества» завершена работа по регистрации выпуска акций и 24 января 2012г. за № 73-12эм-08/3149 от РО ФСФР России в ЦФО получено официальное «Уведомление о государственной регистрации выпуска ценных бумаг».

Выпуску присвоен государственный регистрационный номер 1-01-14725-А.

Раскрытие информации об Обществе осуществляется на его интернет-сайте: www. ramenskaya-uk.ru и а сайте ЗАО «Интерфакс» в ленте новостей.

В современных условиях направленность деятельности ОАО "Раменская УК" задает высокую планку в кадровой политике. В работе с персоналом акцент делается на инновационное мышление, поощрение и стимулирование инноваций на всех уровнях и во всех аспектах деятельности Общества. Основной стратегией в управлении персоналом является разумное сочетание процессов обновления, создание условий для высокоэффективной работы и развития профессиональных навыков и компетенций сотрудников компании, способных модернизировать и внедрять информационные технологии в деятельность компании.

Система управления персоналом ОАО "Раменская УК" представляет собой целенаправленное выстраивание эффективного взаимодействия как внутри Общества: между сотрудниками, подразделениями, аппаратом управления и ЖЭУ; так и сотрудников ОАО " Раменская УК " с населением. Решается одна из приоритетных задач в работе с персоналом Общества - эффективно и аккуратно управлять ожиданиями клиента, не ограничиваясь только удовлетворением их потребностей. Гибко и оперативно реагировать на запросы жильцов, давать им готовое решение его проблем.

Основным правовым документом, предусматривающим взаимные обязательства работников и работодателя, являются «Правила внутреннего распорядка».

В 2011 году взятые обязательства определенные Правилами внутреннего распорядка были

Обществом выполнены.

Средняя заработная плата за 2011 год по ОАО " Раменская УК " составила 14 223 рубля.

Рост по сравнению с 2010 годом на 7,2%.

Развитие персонала. Залог профессионального роста сотрудников ОАО "Раменская УК" - в качественном, инновационном и системном обучении.

На сегодняшний день в ОАО " Раменская УК " доля персонала

- с высшим образованием в общей численности составляет 48 человек (5,5%),

- со средним профессиональным образованием в общей численности - 100 человек (11,3%) ,

- со средним образованием 586 человек (66,3%).

Повышение квалификации в 2011 г. прошли 73 сотрудников.

Затраты на обучение персонала в 2011 г. составили 336 580 руб.

Важной составляющей кадровой политики ОАО " Раменская УК " является ее социальная направленность. В 2011 г. затраты на проведение культурно-массовых мероприятий, конкурсов профессионального мастерства, вознаграждений сотрудникам к юбилейным датам, материальной помощи сотрудникам и пенсионерам, организацию летнего отдыха детей сотрудников составили около 124 000 руб.

Социальная ответственность. ОАО " Раменская УК " социально ответственное Общество. Основные составляющие социальной политики ОАО "Раменская УК":

- работа с персоналом и выполнение обязательств по Правилам внутреннего распорядка,

- повышение уровня образования работников,

- благотворительность,

- охрана труда работников,

- защита окружающей среды.

Благотворительность. В 2011 году было реализовано значительное количество благотворительных проектов. Среди них:

Помощь городской администрации по проведению уборки территорий г. Раменское к майским праздникам.

В 2011 выполнен ремонт и покрашено здание детского сада в г. Бронницы.

ОАО "Раменская УК" поддерживает неработающих пенсионеров (бывших работников организации). Ежегодно ко Дню Победы для них организовываются посещения на дому с вручением подарков и денежных средств.

Охрана труда работников. Сохранение жизни и здоровья работающих невозможно без организованной работы в этом направлении. Для этого в Обществе создана служба охраны труда. В рамках реализации программы улучшения условий и охраны труда в ОАО " Раменская УК " на 2011-2012 гг. на проведение основных мероприятий по охране труда предусматривается выделение денежных средств в размере 500 000 руб.

Первоочередное и главное мероприятие - это обучение. Непрерывное целенаправленное повышение уровня профессиональной грамотности и компетентности персонала по охране труда является одним из важнейших элементов профилактики производственного травматизма и профессиональной заболеваемости. В 2011 году 73 человека прошли обучение по различным программам:

- охрана труда;

- безопасность эксплуатации теплопотребляющих энергоустановок;

- охрана труда и РР и С;

- электробезопасность;

- РР и С газоиспользование оборудования жилых зданий.

Второе, но не менее важное мероприятие в целях предупреждения профзаболеваний, несчастных случаев и обеспечения безопасности труда - проведение предварительных, при поступлении на работу, и периодических медицинских осмотров лиц, работающих во вредных и (или) опасных условиях труда. По результатам их проведения профессиональных заболеваний у работников не выявлено.

Все рабочие места в ОАО «Раменская УК» аттестованы.

Работники обеспечены современной сертифицированной специальной одеждой, обувью и необходимыми средствами индивидуальной защиты.

Социальная составляющая экологии в ОАО " Раменская УК "- это совокупность политических, правовых, экономических, технологических и иных мер, направленных на обеспечение гарантий защищенности окружающей среды и жизненно важных интересов работников от возможного негативного воздействия хозяйственной и иной деятельности, угроз возникновения чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера в настоящем и будущем времени, а также состояние защищенности жизненно важных интересов работников общества и окружающей природной среды от угроз, возникающих в результате антропогенных и природных опасных воздействий.

1.2 Организационная структура предприятия

Структура ОАО «Раменская УК» определяется количеством и содержанием выполняемых компанией функций. Управление таким сложным инженерным объектом, как многоквартирный дом, требует специальных профессиональных знаний, реализации различных функций, количество которых может расти, образуя новые направления и требуя привлечения дополнительных человеческих ресурсов (рис. 1.1).



Рис. 1.1 Организационная структура ОАО «Раменская УК»

Руководство текущей деятельностью м осуществляется единоличным исполнительным органом ОАО «Раменская УК»- генеральным директором, который подотчетен Собранию участников.

Директор решает все вопросы текущей деятельности ОАО «Раменская УК», за исключением вопросов, отнесенных к исключительной компетенции Собрания участников.

Права и обязанности Директора по осуществлению руководства текущей деятельностью ОАО «Раменская УК» определяются правовыми актами РФ, настоящим Уставом, и договором.

Директор ОАО «Раменская УК»:

- обеспечивает выполнение решений Собрания участников;

- распоряжается имуществом ОАО «Раменская УК» в пределах, установленных настоящим Уставом и действующим законодательством;

- утверждает правила, процедуры и другие внутренние документы ОАО «Раменская УК», готовит организационную структуру ОАО «Раменская УК», за исключением документов, утверждаемых Общим собранием акционеров и Советом директоров Общества;

- готовит штатное расписание ОАО «Раменская УК», филиалов и представительств;

- принимает на работу и увольняет с работы сотрудников; назначает и увольняет своих заместителей, главного бухгалтера;

- в порядке, установленном законодательством, настоящим Уставом и, поощряет работников ОАО «Раменская УК», а также налагает на них взыскания;

- открывает в банках расчетный, валютный и другие счета Общества, заключает договоры и совершает иные сделки;

- утверждает договорные цены на продукцию и тарифы на услуги (за исключением цен и тарифов, подлежащих государственному регулированию):

- организует бухгалтерский учет и отчетность;

- обеспечивает подготовку и проведение Общих собраний акционеров;

- решает другие вопросы текущей деятельности ОАО «Раменская УК»;

- подписывает коллективный договор.

Документационное обеспечение управления ОАО «Раменская УК» находится в ведении службы ДОУ.

Различные аспекты ДОУ регламентируются кодексами Российской Федерации:

Гражданский кодекс Российской Федерации устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения, прекращения, подтверждения правоотношений.

Трудовой кодекс Российской Федерации устанавливает виды документов, создаваемых при возникновении трудовых правоотношений.

Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях устанавливает административную ответственность за нарушение порядка сбора, хранения, использования или распространение информации о гражданах; за нарушение правил защиты информации; за нарушение порядка представления статистической информации; за нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов; за нарушение порядка представления обязательного экземпляра документов, письменных уведомлений, уставов и др.; за незаконную деятельность в области защиты информации; за разглашение информации с ограниченным доступом.

Уголовный кодекс Российской Федерации устанавливает наказание за разглашение сведений, составляющих государственную тайну; утрату документов, содержащих государственную тайну; неправомерный доступ к охраняемой законом компьютерной информации; собирание сведений, составляющих коммерческую, налоговую или банковскую тайну, путём похищения документов, подкупа или угроз, а равно иным незаконным способом и др.

Кроме кодексов общие принципы организации ДОУ прописаны в ряде Федеральных законов Российской Федерации:

Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. № 2 «О Государственном гербе Российской Федерации» регламентирует порядок изображения Государственного герба РФ на бланках официальных документов, печатях органов государственной власти, на документах, удостоверяющих личность гражданина; определяет порядок использования гербовых печатей.

Закон Российской Федерации от 25 октября 1991 г. № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» регламентирует использование государственного языка в официальных документах.

Закон Российской Федерации от 23сентября 1992 г. № 3520-1 «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров» регламентирует использование товарных знаков в официальных документах.

Закон Российской Федерации от 21 июля 1993 г. № 5485-1 «О государственной тайне» регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их засекречиванием или рассекречиванием и защитой в интересах обеспечения безопасности РФ.

Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» определяет условия признания равнозначности электронной цифровой подписи и собственноручной подписи; устанавливает использование средств электронной цифровой подписи; определяет сведения, которые должен содержать сертификат ключа подписи; срок и порядок хранения сертификата ключа подписи в удостоверяющем центре; устанавливает статус, деятельность, обязательства удостоверяющего центра, обязательства владельца сертификата ключа подписи, определяет особенности использования электронной цифровой подписи в сфере государственного управления и корпоративной информационной системе.

Федеральный закон от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ и «О техническом регулировании»; Федеральный закон Российской Федерации от 01 мая 2007 г. № 65-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «О техническом регулировании» определяют цели и принципы стандартизации, в частности, принцип добровольного применения стандартов, принцип применения международного стандарта как основы разработки национального стандарта; устанавливает документы в области стандартизации (национальные стандарты; правила стандартизации, нормы и рекомендации в области стандартизации; применяемые в установленном порядке классификации, общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации; стандарты организаций; своды правил).

Федеральный закон от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» определяет состав документов, необходимых при документировании отношений, связанных с поступлением на государственную службу, её прохождением и прекращением; детально прописывает содержание и форму служебного контракта, структуру должностного регламента; содержит требования, предъявляемые к кадровой службе государственного органа при обработке, хранении и передаче персональных данных гражданского служащего; определяет состав документов и дел, ведение которых возложено на кадровую службу, в частности, трудовых книжек, личных дел, реестра гражданских служащих, служебных удостоверений.

Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» устанавливает нормы, распространяющиеся как на архивные документы, включенные в состав Архивного фонда РФ, так и на другие архивные документы, в том числе - на документы по личному составу; детализирует состав АФ РФ; определяет состав документов, отнесённых к собственности РФ, субъекта, муниципального образования; прописывает порядок утверждения и согласования типовых и ведомственных перечней с указанием сроков хранения документов; устанавливает сроки временного хранения документов АФ РФ до их передачи на постоянное хранение.

Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» является основополагающим в области информационного права. Он определяет основные понятия в информационной сфере; наряду с законом «Об электронной цифровой подписи» регулирует сферу электронного документооборота; уравнивает юридическую силу бумажного и электронного документа: «Электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признаётся электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью».

Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» регулирует отношения, связанные с обработкой персональных данных работников с использованием средств автоматизации или без таких средств. Распространяется на федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов РФ, иные государственные органы, органы местного самоуправления, не входящие в систему органов местного самоуправления муниципальные органы, юридических, физических лиц.

Федеральный закон от 9 февраля 2009 г. № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» регламентирует отношения, связанные с обеспечением доступа пользователей информацией к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, определяет порядок рассмотрения запросов граждан, в том числе, поступивших по сети Интернет, устанавливает формы предоставления ответа на запрос.

Положения, зафиксированные в законах, детализируются в правовых актах, принимаемых Президентом и Правительством Российской Федерации. Среди указов Президента РФ и постановлений Правительства РФ, посвящённых или в какой-то мере затрагивающих вопросы документационного обеспечения управления, необходимо отметить следующие:

- указ Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера»;

- указ Президента Российской Федерации от 24 января 1998 г. № 61 «Об утверждении перечня сведений, отнесённых к государственной тайне»;

- постановление Правительства Российской Федерации от 5 декабря 1991 г. № 35 «О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну»;

- распоряжение Правительства Российской Федерации от 21 марта 1994 г. № 358-р «О сохранности документов по личному составу высвобождаемых работников»;

- постановление Правительства РФ от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации»;

- постановление Правительства Российской Федерации от 1 ноября 1999 г. № 1212 «О развитии единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации»;

- постановление Правительства Российской Федерации от 2 августа 2001 г. № 576 «Об утверждении Основных требований к концепции и разработке проектов федеральных законов»;

- постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках»;

- постановление Правительства Российской Федерации от 10 января 2005 г. № 30 «Об утверждении Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти»;

- постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти». Настоящие правила устанавливают единый порядок делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

Важной составляющей нормативной базы делопроизводства являются нормативно-правовые акты федеральных органов исполнительной власти, среди которых необходимо отметить:

- постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек»;

- приказ Минфина РФ от 22 декабря 2003 г. № 117н «Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку»;

- постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты»;

- приказ Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти». На этом нормативном акте следует остановиться особо. Рекомендации предназначены для оптимизации процедуры и порядка разработки федеральными органами исполнительной власти инструкций по делопроизводству, определения их структуры и содержания. Их применение должно способствовать созданию единой методической основы ведения делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Методические рекомендации состоят из 3 основных разделов:

- общие положения (обозначены цель разработки, сфера распространения рекомендаций, приведены законодательные и иные нормативные правовые акты в сфере информации, документации, архивного дела);

- порядок разработки, утверждения, внесения изменений в Инструкцию по делопроизводству;

- структура и содержание Инструкции по делопроизводству (включает подразделы: общие положения, основные понятия, создание документов в федеральном органе исполнительной власти, организация документооборота, документальный фонд федерального органа исполнительной власти, особенности работы с электронными документами, работа исполнителя с документами, изготовление, учёт, использование и хранение печатей, штампов и бланков документов).

Кроме того, в состав Методических рекомендаций включено 39 приложений, среди которых образцы бланков и документов, формы номенклатур, описей, актов документов, а также порядок формирования дел и составления описей, правила оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение и др.

Служба ДОУ ОАО «Раменская УК» управляет документацией и документационными потоками всей организации, следовательно, она должна быть самостоятельным подразделением, пусть и с небольшой штатной численностью (если объем документооборота не велик), с подчинением непосредственно руководителю организации или одному из заместителей руководителя, в ведении которого находятся вопросы информации, документации, архива. Это принципиально важно еще и потому, что служба ДОУ ОАО «Раменская УК» непосредственно работает с руководством, решает вопросы рассмотрения документов, их согласования, контролирует исполнение документов, ведет справочную работу по документам, в т. ч. по заданиям руководства, выполняет другие поручения руководства.

Возможность службы ДОУ непосредственно «выходить» на руководство ОАО «Раменская УК» (руководителя, заместителя руководителя) принципиально важна для организации эффективной работы с документами и соответствующего отношения к документации со стороны других подразделений, которые, как это нередко бывает, воспринимают требования службы ДОУ в отношении организации работы с документами как необоснованные или несущественные.

Основной целью службы ДОУ ОАО «Раменская УК» является формирование полноценного документального фонда ОАО «Раменская УК» и создание условий для его эффективного использования в текущей деятельности организации.

Исходя из сформулированной цели службы ДОУ ОАО «Раменская УК» можно задачи службы ДОУ ОАО «Раменская УК» выстроить следующим образом:

- обеспечение единой технологии создания, обработки, хранения и использования документов организации на протяжении всего их жизненного цикла; разработка нормативных и методических документов, регламентирующих процессы создания, обработки, хранения и использования документов в деятельности организации, их внедрение в практику работы с документами и контроль за применением; совершенствование форм и методов работы с документами на основе применения информационных технологий, унификации и стандартизации документов и процессов управления документами;

- организационно-методическое руководство и контроль за ведением делопроизводства в структурных подразделениях и подведомственных организациях ОАО «Раменская УК».

Задачи службы ДОУ ОАО «Раменская УК» позволяют вывести функции, выполняемые данным подразделением.

Функции любого подразделения, независимо от того, чем оно занимается, можно разделить на две группы: общие управленческие функции (функции, присущие любому подразделению) и специфические (отражающие особенности данного подразделения, вытекающие из характера и содержания его деятельности) и, в конечном счете, обеспечивающие достижение поставленных задач. К общим управленческим функциям относятся: организация, планирование, регулирование (координация) и контроль за деятельностью. Функции, вытекающие непосредственно из сформулированных выше задач, относятся к специфическим функциям службы ДОУ ОАО «Раменская УК». Таким образом, в составе функциональной деятельности службы ДОУ ОАО «Раменская УК» также должны присутствовать функции общие управленческие и функции специфические, обеспечивающие реализацию целей и задач службы ДОУ ОАО «Раменская УК».

Собственно управленческие функции службы могут быть сформулированы следующим образом:

- организация, планирование, регулирование работ по документационному обеспечению управления (можно сказать иначе: процессов управления документами), участие в формировании политики организации в сфере управления документами;

- контроль выполнения установленных правил и технологий создания, обработки, хранения и использования документов в ОАО «Раменская УК» на всех этапах их жизненного цикла, в т. ч. с применением системы электронного документооборота;

- контроль за формированием документального фонда ОАО «Раменская УК» (контроль за формированием дел и обеспечением их сохранности) в структурных подразделениях организации;

- контроль за состоянием организации работы с документами в подведомственных организациях.

К специфическим функциям службы ДОУ ОАО «Раменская УК» относятся следующие:

- разработка нормативных и методических документов по документационному обеспечению (инструкции по делопроизводству (ДОУ), номенклатуры дел, административных регламентов по процессам управления документами, табеля форм документов и альбома форм и других документов), регламентирующих процессы создания, обработки, хранения и использования документов ОАО «Раменская УК»;

- проектирование образцов бланков документов, разработка унифицированных форм документов, контроль их использования в структурных подразделениях ОАО «Раменская УК»;

- разработка маршрутных и маршрутно-технологических схем прохождения документов, блок-схем административных и бизнес-процесов по управлению документами (созданию, обработке, хранению и использованию документов);

- осуществление экспедиционной обработки документов;

- организация предварительного рассмотрения документов, обеспечение своевременного представления документов на рассмотрение руководства организации;?

- организация движения поступающих, отправляемых, внутренних документов (организация документооборота), в т. ч. с применением системы электронного документооборота;

- формирование, ведение и использование баз данных, обеспечивающих регистрацию, учет, контроль, ведение информационно-справочной работы по документам, создание, хранение, поиск и использование документов в организации;

- организация контроля за сроками исполнения документов (поручений), регулирование хода исполнения документов;

- ведение аналитической работы по результатам контроля исполнения документов (поручений) и информирование руководства о результатах исполнения документов (поручений) и исполнительской дисциплине;

- обеспечение документирования деятельности коллегиальных (совещательных, координационных, методических и др.) органов;

- организация оперативного изготовления документов, копирования и тиражирования документов;

- рассылка документов (копий документов) по структурным подразделениям ОАО «Раменская УК» и подведомственным организациям;

- разработка и согласование номенклатур дел структурных подразделений организации, формирование сводной номенклатуры дел;

- проведение ежегодных работ по экспертизе ценности документов, подготовке документов к передаче на архивное хранение (или в архив организации) и отбору документов с истекшими сроками хранения на уничтожение;

- подготовка предложений о проведении работ по автоматизации процессов управления документами, предложений по совершенствованию и развитию функциональных возможностей используемой системы электронного документооборота;

- повышение квалификации работников службы ДОУ, консультирование работников организации по вопросам создания, обработки, хранения и использования документов.

Службе ДОУ ОАО «Раменская УК» предоставлены следующие права:

- требовать от руководителей структурных подразделений, подведомственных организаций, работников ОАО «Раменская УК»выполнения установленных правил создания, обработки, хранения и использования документов;

- запрашивать в структурных подразделениях и подведомственных организациях информацию, необходимую для организации работы с документами и оценки ее результатов;

- возвращать работникам ОАО «Раменская УК»- исполнителям документов и поручений - неправильно оформленные документы, документы, подготовленные с нарушением установленных правил согласования и удостоверения документов;

- готовить проекты распорядительных документов (приказов, распоряжений) по вопросам деятельности службы ДОУ, организации и совершенствования работы с документами;

- представлять руководству ОАО «Раменская УК» предложения о совершенствовании работы с документами, повышении исполнительской дисциплины, совершенствовании форм и методов труда, создании благоприятных условий труда.

Служба ДОУ ОАО «Раменская УК» несет ответственность за:

- нарушение правил, сроков создания, обработки, хранения и использования документов;

- нарушение принципов (правил) формирования документального фонда организации, утрату или порчу документов;

- несоблюдение установленной в организации технологии обработки документов, в т. ч. с применением системы электронного документооборота;

- разглашение информации служебного характера, несоблюдение установленного в организации режима конфиденциальности;

- невыполнение в установленные сроки и установленном объеме поручений руководства;

- несоблюдение установленных правил противопожарной безопасности, организации и охраны труда.

Таким образом, функция управления документами в ОАО «Раменская УК» выполняется службой документационного обеспечения управления (служба ДОУ). Служба ДОУ ОАО «Раменская УК» управляет документацией и документационными потоками всей организации, следовательно, она должна быть самостоятельным подразделением, пусть и с небольшой штатной численностью (если объем документооборота не велик), с подчинением непосредственно руководителю организации или одному из заместителей руководителя, в ведении которого находятся вопросы информации, документации, архива. Это принципиально важно еще и потому, что служба ДОУ ОАО «Раменская УК» непосредственно работает с руководством, решает вопросы рассмотрения документов, их согласования, контролирует исполнение документов, ведет справочную работу по документам, в т. ч. по заданиям руководства, выполняет другие поручения руководства.

2. Система документационного обеспечения управления на примере ОАО "Раменская управляющая компания"

2.1 Организация документационного обеспечения управления в организации

Документационное обеспечение управления - деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия.

Несмотря на, что ОАО «Раменская УК» существует несколько лет, работы по организации технологии документационного обеспечения управления начали проводиться только с 2010 года. Документационное обеспечение управления в ОАО «Раменская УК» осуществляется Общим отделом.

Организация работы с документами в ОАО «Раменская УК» включает в себя рациональный документооборот, создание информационно-поисковых систем по документам, подготовку документов и передачу в ведомственный архив.

Анализируя документооборот ОАО «Раменская УК» за последние 3 года, была выявлена тенденция к его росту. В документационном обеспечении Компании выделяют три группы документов (табл. 2.1):

- поступающие (входящие);

- отправляемые (исходящие);

- внутренние.

Таблица 2.1. Документооборот ОАО «Раменская УК»

Год	Количество входящих документов	Количество исходящих документов	Количество внутренних документов	Итого
2010	318	389	34	741
2011	539	487	81	1 107
2012	720	680	154	1 554

Стабильное увеличение объема документооборота связано, прежде всего, с расширением организационной структуры компании за счет расширения сферы деятельности, образования новых управлений, отделов, увеличения количества филиалов, постоянным возрастанием количества работников.

Наиболее распространенной входящей корреспонденцией являются письма по вопросам делового сотрудничества. Поступает большое количество писем по вопросам проведения различных совещаний конференций.

Прием всей входящей корреспонденции и вся последующая обработка в ОАО «Раменская УК» осуществляется централизованно секретарем-референтом Генерального управления.

При первичной обработке корреспонденции проверяется по адресу ли она доставлена, целостность конвертов. Корреспонденцию, доставленную ошибочно секретарь-референт возвращает или пересылает по назначению.

Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются, при этом проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Вскрываются конверты и уничтожаются вручную, что требует значительного времени.

Конверты от поступающих документов, в том числе писем граждан, не уничтожаются в случаях, когда только по конверту можно определить:

- адрес отправителя;

- время отправки и получения документа;

- при поступлении личных или доплатных документов.

На полученном документе проставляется регистрационный штамп, он проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны, он состоит из учетного номера и даты поступления. Документы с грифом «лично» секретарем не вскрываются и передаются адресату. Документация, поступающая на имя Генерального директора, передается секретарю Генерального директора.

Заканчивается первичная обработка распределением на документы регистрируемые и нерегистрируемые. Иногда поступает такая корреспонденция, при рассмотрении которой секретарь-референт затрудняется определить к регистрируемой ли она относится или нет. Для уточнения он идет к руководителю. В организации должен быть список нерегистрируемой документации.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного в организации распределения обязанностей.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.

На рассмотрение руководства передаются документы, полученные от правительственных и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации, требующие решения руководства. Остальные документы после предварительного рассмотрения направляются исполнителям.

Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в день их поступления в Общий отдел или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

Корреспонденция, поступившая на имя Генерального директора ООО «ДИН» передается секретарю Генерального директора. Он рассматривает поступившую корреспонденцию, регистрирует и относит на рассмотрение руководителю. Рекомендуется наделить секретаря Генерального директора дополнительным правом самостоятельно распределять документацию по ряду вопросов.

Для этого необходимо составить классификатор вопросов деятельности с указанием исполнителей по каждому вопросу. Это нужно сделать для того, чтобы одна операция не повторялась дважды, а также для освобождения руководителя от излишнего потока документов, рассмотрения второстепенных вопросов.

После рассмотрения документов Генеральный директор наносит резолюцию - распределяет поручения между заместителями. С документа снимаются копии, оригинал подшивается в дело, копии разносятся исполнителям. Если документ требует контроля исполнения, то секретарь Генерального директора ставит на контроль и вносит данные в компьютерную базу.

В соответствии с существующими требованиями подлинник должен передаваться ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. В ОАО «Раменская УК» подлинники подшиваются в дело, а исполнителям передаются копии, что в принципе является противоречием ГСДОУ.

Отправляемые предприятием документы называются исходящими. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:

- составление проекта документа исполнителем;

- проверка правильности оформления проекта документа секретарем;

- согласование проекта документа;

- подписание документа руководителем (в необходимых случаях - утверждение);

- регистрация документа;

- отправка документа адресату;

- подшивка второго экземпляра (копии) в дело.

Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его оформления проверяется сотрудником Общего отдела. Начальник Общего отдела Компании вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.

В ОАО «Раменская УК» проект исходящего документа обязательно согласовывается с юристом Компании. Такое согласование оформляется визой.

После подписания руководителем, исходящий документ передается секретарю-референту для регистрации.

Для регистрации исходящих документов требуются следующие данные:

- порядковый номер документа, включающий номер дела;

- адресат (корреспондент);

- краткое содержание или заголовок;

- отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов);

- исполнитель;

- примечание.

После регистрации и присвоения исходящему документу номера, фиксируют его номер и дату рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.

Затем исходящие документы в тот же день отправляются адресату. Второй экземпляр отправленного письма и единственный экземпляр факса подшиваются в дело с исходящей перепиской.

В соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 в системе управления документами их движение и использование необходимо контролировать для того, чтобы обеспечивать поиск документов, предотвращать случаи их утраты, выявлять случаи невыполнения обязательных действий, вести мониторинг использования системы управления документами в целях сохранения и защиты содержащейся в ней информации, а также в целях сохранения записей о произведенных с документами операциях.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 выделяет два вида контроля: контроль действий и контроль местонахождения документа.

Контроль действий в системе управления документами применяется для процессов (операций), в которых действия ограничены временными рамками, устанавливаемыми организацией или для организации. Контроль действий может эффективно применяться только в том случае, если документ зарегистрирован в системе управления документами прежде, чем он будет направлен исполнителям.

Контроль местонахождения документа осуществляется в случаях, когда документ выдается сотрудникам для использования в работе, изымается из системы для уничтожения или передачи на архивное хранение. В ходе контроля местонахождения отслеживаются факты выдачи документов сотрудникам, передачи их между работниками или подразделениями, даты перемещений документа и возврата документов на место их расположения или хранения.

В традиционно сложившейся системе ДОУ ОАО «Раменская УК» применяются оба видя контроля. В процессе исполнения документа особое значение имеет контроль за исполнением документа, относящийся, в соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, к контролю действий, поскольку основывается на отслеживании сроков исполнения, или, иначе говоря, действий, ограниченных временными параметрами.

Система контроля исполнения документов позволяет обеспечить своевременное и качественное выполнение поручений, содержащихся в документах, получить аналитическую информацию, необходимую для оценки деятельности подразделений и отдельных исполнителей.

Основным нормативным документом, регламентирующим организацию контроля исполнения документов в ОАО «Раменская УК», является инструкция по документационному обеспечению управления (ДОУ). В Инструкции ОАО «Раменская УК» находят отражение следующие вопросы:

- кем осуществляется контроль исполнения документов в организации;

- какие документы ставятся на контроль;

- этапы контроля исполнения документов;

- сроки исполнения документов;

- формирование и использование массива данных, необходимых для контроля;

- отражение данных о контроле в регистрационно-контрольных формах;

- ведение контроля исполнения документов (постановка на контроль, проверка хода исполнения документов, продление срока исполнения, снятие документа с контроля);

- основные этапы работы с исполнителями (проверка хода исполнения, напоминания о приближении срока исполнения и др.);

- обобщение и анализ данных о результатах контроля исполнения документов;

- информирование руководства организации о результатах контроля и об исполнительской дисциплине.

От того, насколько детально и полно будет описана система контроля исполнения документов в инструкции по ДОУ, зависит организация этой работы и ее результаты, которые, несомненно, скажутся и на всей деятельности организации.

Поскольку служба ДОУ ОАО «Раменская УК» ведет контроль за сроками исполнения документов, основными задачами контроля исполнения документов являются:

- отслеживание хода исполнения и фиксация сведений о фактическом исполнении входящих, исходящих и внутренних документов, а также устных распоряжений руководства;

- обобщение данных о ходе исполнения документов и его результатах, доведение этих сведений до руководства учреждения;

- выработка предложений об улучшении организации работы с документами в учреждении и повышении исполнительской дисциплины.

Обязанности, права и ответственность работника, осуществляющего контроль исполнения документов, должны быть закреплены в должностной инструкции.

...