Совершенствование документационного обеспечения управления с применением новых информационных технологий (на примере ОАО "Раменская Управляющая компания")

Заключение

информационный документооборот коммуникационный

Управление предприятием неизбежно требует создания разнообразных видов документов, без которых невозможно решать задачи планирования, управления кадрами, финансирования, бухучета, оперативного управления.

Любое управленческое решение базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. От объективности, достоверности, оперативности и полноты информации зависят своевременность и правильность принятого решения. В свою очередь, результатом отражения этой информации, фактов, событий, предметов, явлений выступает документ.

В последние годы значительно возрос интерес к рациональной организации документационного обеспечения управленческой деятельности, использованию современных средств организационной и вычислительной техники не только в государственных, но и в коммерческих организациях.

Документационное обеспечение управленческой деятельности организации -- важнейшая функция управления, от рациональной организации которой зависят скорость и качество принятия управленческих решений, эффективность работы организации в целом. Рациональная организация документационного обеспечения управления возлагается в организации на самостоятельную, организационно-обособленную службу подчиненную руководителю организации, -- службу документационного обеспечения управления (служба ДОУ). В небольших организациях, где объем обрабатываемых документов невелик, создание такой службы нецелесообразно, всю работу по документационному обеспечению управления выполняет секретарь руководителя или специально назначенный для этой работы сотрудник.

Документооборот в организации осуществляется в виде потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки содержания информации, к которым можно отнести руководителей организации и структурных подразделений, управленческих работников, и пунктами технической обработки собственно документов, обеспечивающих прием, учет, контроль, формирование информационно-справочных массивов, хранение и использование информации.

Документы -- носители первичной информации, именно в документах информация фиксируется впервые. Это свойство и позволяет отличать документы от других источников информации -- книг, газет, журналов и т.п., содержащих переработанную, вторичную информацию.

В процессе управления информация, зафиксированная в документе, является не только основанием для принятия решения, но и доказательством его исполнения, источником для анализа и обобщений, материалом для спра- вочно-поисковой работы.

В состав документооборота входят следующие документопотоки:

-- входящие (поступающие) документы, то есть документы, поступившие в организацию;

-- исходящие (отправляемые) документы, то есть официальные документы отправляемые из организации;

-- внутренние документы, то есть официальные документы, не выходящие за пределы подготовившей их организации.

Каждый из перечисленных выше документопотоков характеризуется собственными показателями, в состав которых, прежде всего, входят виды документов, их количество, маршруты (пути) прохождения.

Документооборот -- важнейшая составляющая системы управления любой организации. Поэтому любая ошибка в системе движения документов немедленно вызывает соответствующий сбой и в системе управления организации в целом.

Исследование проводилось на базе ОАО «Раменская УК». Несмотря на, что ОАО «Раменская УК» существует несколько лет, работы по организации технологии документационного обеспечения управления начали проводиться только с 2010 года. Документационное обеспечение управления в ОАО «Раменская УК» осуществляется Общим отделом.

Организация работы с документами в ОАО «Раменская УК» включает в себя рациональный документооборот, создание информационно-поисковых систем по документам, подготовку документов и передачу в ведомственный архив.

Анализируя документооборот ОАО «Раменская УК» за последние 3 года, была выявлена тенденция к его росту. В документационном обеспечении Компании выделяют три группы документов:

- поступающие (входящие);

- отправляемые (исходящие);

- внутренние.

Результатом исследований явилась графическая модель СЭД ОАО «Раменская УК». Система разбита на два сектора - внешний и внутренний. Выявлены наиболее слабые места системы. Анализ угроз был проведен по трем нарушаемым свойствам безопасности: угроза конфиденциальности, целостности и доступности.

В анализе угроз конфиденциальности описаны основные способы получения НСД к системе СЭД с целью хищения злоумышленником конфиденциальной информации.

Анализ угроз целостности дает возможность определить степень ценности отдельных звеньев системы, а также последствия их краха.

Анализ угроз доступности дает понимание о доступности отдельных компонентов СЭД.

Доступность этих компонентов может привести к ошибкам и различным сбоям в системе, что создает основу для построения механизмов НСД.

Существующий комплекс программных средств позволяет ОАО «Раменская УК»:

1) осуществлять ведение данных по техническим и внутренним заданиям, отслеживание их текущего состояния, прикрепления к ним приложений и связанных документов;

2) осуществлять календарное и ресурсное планирование проектов ОАО «Раменская УК»;

3) улучшить отслеживание и поиск необходимой информации по проекту;

4) упростить составление отчетности по необходимым документам, истории ТЗ, хода выполнения проектных работ по отделу, сектору, исполнителям;

5) осуществлять контроль хода выполнения проектов;

6) создать единую организацию размещения документов.

Ожидается, что после внедрения систем автоматизации электронного документооборота уже в течение первого года эксплуатации суммарная цена одного документа падает, за счет сокращения расходов на выпуск документов, ускорения их обработки, освобождения рабочего времени и уменьшения объемов хранения.

При автоматизации бизнес-процессов с помощью СЭД нан ОАО «Раменская УК» ожидается значительное повышение эффективности работы всех участвующих в системе подразделений за счет автоматизации обработки информации. Все это приводит к такому состоянию, которое позволяет снизить влияние человеческого фактора и повысить управляемость организацией как системного образования в целом.

Литература

1. Баласян В. Электронный документооборот как эффективный инструмент управления / В. Баласян // Финансовая газета. - 2012. - № 6. - С. 23-26.

2. Белов А.Н., Белова А.А. Делопроизводство и документооборот. М.: ЭКСМО, 2012. - С. 54.

3. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления) / Под ред. Проф. Т.В. Кузнецовой. М.: ЮНИТИ, 2013. - С. 27

4. Досмухамедов Б.Р. Анализ угроз информации систем электронного документооборота// Вестник Астраханского государственного технического университета. Серия: Управление, вычислительная техника и информатика. 2013. № 2. С. 140-143.

5. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. Москва-Новосибирск: ИНФОРМ - М., Сибирское согласие, 2012. - С.41

6. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства (Документационное обеспечение управления). Москва-Новосибирск: ИНФОРМ-М, Сибирское согласие, 2012. - С. 71

7. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (ДОУ) М.: ЗАО «Бизнес-школа», Интел-Синтез», 2012. - С. 52.

8. Кузнецова Т.В. Для чего секретарю нужны нормативно-методические документы по делопроизводству // Секретарское дело. 2012. № 1. С. 3.

9. Кузнецова Т.В. Секретарское дело: Учебник для вузов. М., 2013. - С. 14.

10. Кушнаренко Н.Н. Документоведение. Киев: «Знание», 2013. 4-е изд., испр. - С. 56.

Размещено на Allbest.ru