Главная Коллекция "Revolution" Менеджмент и трудовые отношения Совершенствование документационного обеспечения управления с применением новых информационных технологий (на примере ОАО "Раменская Управляющая компания")

Совершенствование документационного обеспечения управления с применением новых информационных технологий (на примере ОАО "Раменская Управляющая компания")

Доступность коммуникационных каналов во внешнем секторе системы электронного документооборота - причина возможного перехвата информационных пакетов. Методика оптимизации документационного обеспечения управления ОАО "Раменская управляющая компания".

Рубрика Менеджмент и трудовые отношения
Вид дипломная работа
Язык русский
Дата добавления 28.10.2015
Размер файла 480,3 K
рефераты на заказ со скидкой

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Страница:

На контроль ставятся документы, содержащие поручения, требующие исполнения в установленный срок. Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными.

Типовые сроки устанавливаются законодательными или иными нормативными правовыми актами. Перечень типовых сроков исполнения документов должен быть помещен в инструкцию по ДОУ ОАО «Раменская УК». Типовой срок исполнения документа не может быть изменен.

Индивидуальные сроки исполнения документов указываются в тексте документа или резолюции руководителя. Изменить индивидуальный срок исполнения документа может только руководитель, установивший его. Приостанавливать исполнение документа или отменять его имеет право вышестоящая организация, организация - автор документа и вышестоящие контролирующие органы в соответствии со своей компетенцией.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:

- внутренних - с даты подписания (утверждения) документа;

- поступивших из других организаций - с даты их поступления;

- обращений граждан, в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», - с даты регистрации обращения.

Сроки исполнения документов устанавливаются руководителем при вынесении резолюции исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством. Типовой срок исполнения документов может быть изменен руководителем организации только в сторону его сокращения.

В поступившем документе может быть указан предполагаемый срок получения ответа. В этом случае руководитель при вынесении резолюции устанавливает срок, совпадающий со сроком, указанным в тексте, или на 1-2 дня ранее этого срока. Увеличивать срок исполнения можно только в том случае, если документ поступил в организацию с опозданием, и времени, оставшегося до указанного в документе срока, недостаточно для подготовки полноценного ответа, если при этом документ поступил не из вышестоящей организации.

В отдельных случаях допускается продление срока исполнения документа. Продлить срок исполнения документа может то должностное лицо или учреждение, которое этот срок установило. Продление срока исполнения документа должно быть обосновано (это входит в обязанности ответственного исполнителя).

Приостанавливать исполнение документов, а также отменять его имеют право только вышестоящие органы или организация - автор документа.

Контроль исполнения документов осуществляется в несколько этапов:

- постановка документов на контроль;

- проверка своевременности доведения документов до исполнителей;

- предварительная проверка и регулирование хода исполнения;

- снятие документа с контроля;

- направление исполненного документа в дело;

- учет, обобщение и анализ результатов контроля исполнения документов;

- информирование руководства о ходе и результатах исполнения документов.

При постановке документа на контроль в верхнем поле документа справа делается отметка о контроле (как правило, штампом). Многие организации включают в эту отметку указание срока исполнения.

Контроль исполнения документов может выполняться с помощью автоматизированной информационной системы (базы данных), электронного журнала (таблицы Excel), используемых одновременно для регистрации и контроля, или регистрационно-контрольных карточек (РКК), составляющих контрольно-справочную картотеку. Вести контроль исполнения документов по журналу на бумажном носителе (журналу регистрации входящих документов) - задача очень трудоемкая и неэффективная.

Для осуществления контроля исполнения документов в регистрационную форму (базу данных, журнал, РКК) вводятся сведения о документе. Минимальный перечень таких данных ОАО «Раменская УК» приведен ниже (табл. 2.2).

Таблица 2.2. Минимальный перечень данных ОАО «Раменская УК»

1. Автор (корреспондент)

Наименование организации, структурного подразделения или должностного лица - автора документа. При контроле исполнения обращений граждан это: имя, отчество, фамилия гражданина и его адрес. Если на контроль ставится отправляемый документ, записывается наименование организации, структурного подразделения или должностного лица - корреспондента.

2. Наименование вида документа

Заполняется в соответствии с наименованием вида контролируемого документа.

3. Дата документа

Записывается дата, присвоенная документу организацией - автором документа.

4. Регистрационный номер документа

Переносится регистрационный номер документа, присвоенный организацией - автором документа.

5. Дата поступления

Переносится в контрольную форму из отметки о поступлении документа (регистрационного штампа).

6. Регистрационный номер поступления

Номер, присвоенный документу при поступлении в организацию, переносится в контрольную форму из отметки о поступлении документа (регистрационного штампа).

7. Заголовок к тексту (краткое содержание документа)

Переносится из документа; при его отсутствии формулируется работником, ведущим контроль исполнения документа. Краткое содержание может записываться ключевыми словами.

8. Резолюция

Переносятся содержание поручения, исполнитель (исполнители), автор и дата резолюции.

9. Срок исполнения

Проставляется дата, содержащаяся в резолюции. При регистрации отправляемого документа может записываться дата ожидаемого ответа.

10. Отметка об исполнении документа

Переносятся регистрационный номер и дата созданного документа, ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа или краткая запись решения вопроса по существу.

11. Номер дела

Переносится номер дела в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения, в которое помещен исполненный документ.

При ведении контроля с помощью РКК следует иметь в виду, что в этом случае потребуется два экземпляра карточки: один - для службы ДОУ, второй - для структурного подразделения - исполнителя. По второму экземпляру карточки будет вестись контроль исполнения документа в подразделении. Таким образом, в службе ДОУ формируется общая по организации контрольно-справочная картотека, в подразделении - контрольно-справочная картотека подразделения. При наличии в организации локальной сети электронный вариант карточки удобнее всего направлять по электронной почте непосредственно исполнителю и секретарю подразделения (для контроля).

Единой унифицированной формы РКК не установлено, но поскольку определен перечень сведений о документе, необходимых для ведения контроля документов, каждая организация может разработать собственную РКК.

Из РКК формируется контрольная картотека, которая имеет два раздела: «Контролируемый массив» и «Исполненные документы».

В первом разделе РКК расставляются по срокам исполнения с 1-го по 31-й день месяца. В дополнительную ячейку помещаются карточки документов, срок исполнения которых наступит в следующем месяце. В начале каждого месяца карточки документов этого месяца расставляются в соответствии с датой их исполнения.

Для контроля за инициативными исходящими документами, на которые ожидается ответ к определенному сроку, или особо важными документами можно применять отдельные карточки и, соответственно, формировать отдельную ячейку контрольного раздела. На исходящий документ заполняется отдельная карточка (когда, кому направлен, исходящий номер, краткое содержание, срок получения ответа). В этом разделе картотеки РКК на документы целесообразно расставлять по предполагаемым датам получения ответа.

Второй раздел картотеки «Исполненные документы» формируется по мере исполнения документов. В него помещаются РКК исполненных документов (т.е. после того, как документ исполнен и передан в дело). Этот раздел картотеки может формироваться по любому признаку, удобному для работы, с учетом специфики организации: по корреспондентам, видам документов, подразделениям-исполнителям и др.

При организации контроля важно, чтобы исполнитель получил документ вовремя, поскольку контроль исполнения документа начинается с момента его постановки на контроль. Для того чтобы служба контроля была уверена в том, что документ передан исполнителю, последнему необходимо расписаться в получении документа на РКК, предназначенной для контрольной картотеки. Для этого работник, который несет ответственность за передачу документов исполнителям, направляет исполнителю документ с двумя экземплярами РКК; один экземпляр остается в подразделении, другой (экземпляр службы контроля) с росписью исполнителя возвращается в службу контроля и ставится в первый раздел контрольной картотеки. Если исполнителю документ передается в виде электронного файла по локальной корпоративной сети, должна быть предусмотрена отправка в службу ДОУ уведомления о прочтении. Получение такого уведомления будет означать, что исполнитель получил документ.

В случае исполнения документа несколькими структурными подразделениями подлинник документа направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа.

В подведомственную организацию вместе с документом на исполнение пересылаются два экземпляра РКК. После исполнения один экземпляр карточки возвращается с указанием даты и содержания исполнения.

В течение всего срока исполнения служба ДОУ регулярно проверяет ход исполнения документа. При небольших сроках исполнения за 3-5 дней до исполнения служба ДОУ напоминает исполнителям о приближении срока исполнения документа. Напоминание может быть сделано по телефону или в виде письменного сообщения. Для рассылки напоминаний можно использовать электронную почту.

Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируются в регистрационно-контрольной форме.

При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель не позднее 3 дней до истечения этого срока обращается к руководителю, вынесшему резолюцию, с докладной запиской, содержащей обоснованную просьбу о продлении срока исполнения документа с указанием планируемого срока исполнения документа. В противном случае документ будет считаться неисполненным.

Продлить срок исполнения документа может то должностное лицо или учреждение, которое этот срок установило.

Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует службу ДОУ для внесения изменений в регистрационно-контрольную форму (новый срок, дата изменения, основание).

Документ считается исполненным, когда решены поставленные в нем задачи и корреспонденту дан ответ по существу. Если исполнение не документировалось, то сведения о характере исполнения записываются на входящем документе и вносятся в регистрационно-контрольную форму.

После исполнения документы снимаются с контроля. На копии документа проставляется отметка об исполнении документа и направлении в дело, включающая:

- краткие сведения об исполнении или ссылку на документ-ответ (дата и номер);

- отметку "В дело";

- номер дела, в котором будет храниться документ;

- дату;

- подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.

В регистрационно-контрольную форму также вносятся сведения об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата. Если контроль велся с помощью РКК, карточка исполненного документа переставляется во второй раздел картотеки.

Если служба ДОУ установит, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствовали заданию, она вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения, даже если документ-ответ уже был подписан руководителем. В конфликтной ситуации вопрос о снятии с контроля решает руководитель, установивший срок исполнения документа, или руководитель организации.

Копия исполненного документа помещается в дело в соответствии с отметкой об исполнении. Если исполнялось поступившее в организацию письмо (от организации или физического лица), входящий документ и документ-ответ помещаются в одно дело по дате ответа и составляют единый комплекс документов.

Служба ДОУ обобщает и систематизирует данные о ходе и результатах исполнения документов, как правило, один раз в месяц и по завершении года. Данные о результатах контроля представляются руководителю организации и в каждое структурное подразделение.

Данные о контроле исполнения должны содержать сведения о ходе и сроках выполнения документов, являются средством обратной связи (исполнитель - руководитель) и необходимы для повышения исполнительской дисциплины.

Для обобщения данных о контроле используются различные формы сводок (справок, отчетов). Сводка (справка, отчет) может содержать данные по ОАО «Раменская УК» в целом, по отдельным подразделениям, исполнителям и т.д. (табл. 2.3, 2.4).

Таблица 2.3. Сводка об исполнении документов по состоянию

Наименование подразделения

Документы на контроле

Из них

Всего

Поступило в предыдущем месяце

Исполненные в срок

Исполняемые в срок

С продленным сроком исполнения

Не исполненные в срок

1

2

3

4

5

6

7

Таблица 2.4. Сводка документов, исполняемых в (название и индекс подразделения)

Вид, № и дата документа

Кроткое содержание документа

Срок исполнения

Фамилия исполнителя

Причины неисполнения в срок

Состояние исполнения

Когда будет исполнено

1

2

3

4

5

6

7

Примечание. Графы 5-7 заполняются в подразделении.

Сводки о ходе и результатах контроля исполнения документов подписываются руководителем службы ДОУ организации.

Данные о ходе и результатах контроля, обобщенные в сводках, представляются руководству ОАО «Раменская УК». Для анализа исполнительской дисциплины по подразделениям и принятия решений по совершенствованию работы с документами руководству необходимы сводки, в которых указываются (табл. 2.5):

- общее количество документов на исполнении;

- количество исполненных документов в срок (%);

- количество неисполненных документов или исполненных с превышением срока (%);

- причины задержек исполнения документов.

Таблица 2.5. Результаты контроля исполнения документов ОАО «Раменская УК»

Показатель

2010

2011

2012

общее количество документов на исполнении

420

530

670

количество исполненных документов в срок (%)

58

72

94

количество неисполненных документов или исполненных с превышением срока (%)

42

28

6

На основе анализа этих данных руководство принимает меры по улучшению исполнительской дисциплины, ускорению документооборота организации и повышению общей культуры работы с документами.

2.2 Анализ документооборота компании

Документооборот -- важнейшая составляющая системы управления любой организации. Поэтому любая ошибка в системе движения документов немедленно вызывает соответствующий сбой и в системе управления организации в целом. Уточним данное понятие.

Всякий документ после своего зарождения в виде проекта в каком-нибудь подразделении ОАО «Раменская УК» проходит довольно сложный путь через этапы согласования, доработки, визирования, подписания (утверждения), контроля исполнения, архивирования и уничтожения. На каждом из этапов с документом работают люди, которым свойственно ошибаться. При этом ошибки по степени тяжести могут быть:

1) ничтожными;

2) заметными;

3) серьезными;

4) «роковыми».

Будем считать, что первые две ошибки представляют собой лишь небольшой дефект в документе, в то время как два последних вида влекут такие неприемлемые последствия, как серьезное искажение содержания документа, нарушение маршрута или сроков прохождения документа, то есть представляют собой «сбои» в документообороте. Эти предварительные нестрогие рассуждения позволяют, учитывая реальные схемы прохождения документов в ОАО «Раменская УК», предложить следующую классификацию возможных ошибок в системе документооборота (табл. 2.6).

Таблица 2.6. Ошибки в системе документооборота

Класс

Тип сбоя

Вид документа

I

Неверная/неточная резолюция на документе

входящий

II

Некорректное содержание/неправильный стиль изложения (проекта) документа

внутренний, исходящий

III

Неправильное оформление (проекта) документа

внутренний, исходящий

IV

Неполное/неправильное согласование проекта документа

внутренний, исходящий

V

Нарушение сроков прохождения (проекта) документа, в том числе постановки документа на контроль/снятия с контроля, передачи документа в архив, уничтожения документа

входящий, внутренний, исходящий

VI

Недокомплект пакета документов

исходящий

VII

Ошибочная/неполная рассылка документа

внутренний, исходящий

Данная классификация позволяет выделить четыре источника ошибок (табл. 2.7).

Таблица 2.7. Потенциальные источники ошибок

Код

Условное обозначение

Источник ошибок

1

РД

Разработчик (исполнитель) документа, то есть тот,

кто создает и согласовывает проект документа с визирующими инстанциями

2

ВИ

Визирующая инстанция

3

УД

Управление делами (канцелярия)

4

ЛПР

Лицо, принимающее решение (руководитель, подписывающий/ утверждающий документ или накладывающий резолюцию)

В основе данных ошибок, лежит так называемый человеческий фактор, который не устраняется даже при наличии эффективно действующей системы электронного документооборота (СЭД). Этот фактор имеет, условно говоря, четыре компонента, характеризующие должностных лиц, непосредственно занятых в делопроизводстве ОАО «Раменская УК»:

1. Уровень компетентности.

2. Исполнительская дисциплина.

3. Личные качества.

4. Характер взаимоотношений.

Первые два элемента понятны без дополнительных пояснений. Что касается личных качеств, то наибольшую роль они играют на этапе согласования проекта документа и в данном контексте могут быть как благоприятными (принципиальность, нонконформизм и в то же время готовность прислушаться и принять чужую точку зрения, если она верна), так и неблагоприятными (непомерные амбиции, эгоизм, упрямство). Характер взаимоотношений играет плохую роль, если эти взаимоотношения неприязненные или, наоборот, «чересчур приятельские». Влияние человеческого фактора в процессе документооборота можно минимизировать только в случае, если стороны будут строго руководствоваться действующим законодательством и локальными нормативно-правовыми актами и при этом, независимо от характера взаимоотношений, преследовать общую цель -- максимально оперативно создать качественный документ (хотя на практике это, к сожалению, не всегда получается).

Таким образом, мы можем утверждать, что ошибки в системе документооборота связаны с компетентностью (а точнее, с некомпетентностью) разработчика документа, делопроизводителя (документоведа) или руководителя в каких-то конкретных вопросах делопроизводства, это результат отсутствия в организации дипломированных специалистов в этой области.

Для недопущения сбоя в системе документооборота ОАО «Раменская УК» необходимо разрабатывать «Политику управления документами», которая бы содержала общие положения в области постановки работы с документами в организации, регламентировала правила работы с документами, маршруты движения документопотоков, определяла ответственность за их соблюдение, регулярный пересмотр с учетом изменения управленческих процессов, и предполагала четкое распределение ответственности между всеми сотрудниками, работающими с документами: руководителями организации, специалистами смежных информационных профессий, руководителями структурных подразделений, администраторами систем управления документами и другими лицами, для которых работа с документами входит в их должностные обязанности.

Для правильного функционирования системы электронного документооборота (СЭД) в целом необходим документ, регламентирующий требования к СЭД. Такого документа в России нет, хотя планы его разработки существуют уже давно.

Одним из вариантов будет разработка всего лишь одного, но строго обязательного требования: все новые СЭД, закупаемые государственными организациями, должны быть способными экспортировать документы и их метаданные в установленном требованием формате, - это позволило бы решить главную проблему передачи документов из одной системы в другую.

О том, что может быть прописано в будущих требованиях, можно судить по требованиям, уже принятым в США и Европе.

Наибольшее внимание необходимо уделить системе безопасности СЭД ОАО «Раменская УК», а именно разработать требования безопасности, куда будут входить инструкции по обеспечению информационной безопасности СЭД. Актуальность этой задачи заключается в том, что после запуска единого электронного документооборота найдутся злоумышленники, которые будут заинтересованы в порче или хищении документов, относящихся к конфиденциальной информации и составляющих большую ценность для субъектов СЭД.

Единые требования могли бы урегулировать вопросы документационного обеспечения управления, возложили бы на полномочный орган ответственность за то, чтобы документационные процессы стали действительно эффективными. В свою очередь, разрабатываемые требования безопасности обеспечили бы защиту конфиденциальной информации в самой СЭД.

В связи с вышеизложенным цель исследований формирования СЭД ОАО «Раменская УК» заключалась в обзоре и анализе общих угроз информационной безопасности. Необходимо было также определить их соотнесённость с системами электронного документооборота.

Во внешний сектор ОАО «Раменская УК» входят удаленные рабочие места (к ним относятся Интернет-клиенты предприятия) и рабочие места филиалов, которые основаны на локально-вычислительных сетях, защищенной WiFi-сети, VPN-каналах и т. п.

Во внутренний сектор ОАО «Раменская УК» входит аппаратный межсетевой экран (Cisco) и сервер операционной системы (ОС) с поддержкой домена, который может быть организован на следующих платформах:

- Windows NT Server;

- FreeBSD;

- Linux;

- Solaris.

Сервер автоматизированной системы электронного документооборота (АЭСД) (сервер приложения) может иметь две реализации:

- прикладная программа для ОС;

- Web-интерфейс.

Сервер базы данных (БД) следует реализовать на основе клиент-серверных СУБД, к которым относятся:

- MSSQL;

- Oracle.

Все эти компоненты составляют единый и неделимый механизм доступа к электронным документам. Во внутренний сектор входят также внутренние рабочие места, которые имеют прямой доступ к серверу ОС, в обход межсетевого экрана.

Шифрованный канал представляет собой передачу данных по протоколу HTTPS, поддерживающему шифрование. Сервер ОС является одновременно и центром сертификации защищенного протокола.

Угрозы СЭД можно сгруппировать по нарушаемым свойствам безопасности, к которым относятся.

- угроза конфиденциальности;

- угроза целостности;

- угроза доступности.

В целом СЭД включает в себя три типа компонентов:

1. Серверы.

2. Рабочие места.

3. Каналы связи.

Угрозы конфиденциальности - это угрозы несанкционированного доступа и ознакомления с учетом тонких политик безопасности СЭД.

По вышеописанной модели можно составить список угроз НСД к СЭД, целью которых является нарушение конфиденциальности хранимой информации. К данным нарушениям относятся:

1. Угроза рабочих мест (внутренних, удаленных и филиалов) - это непосредственно физический доступ к ЭВМ, когда нарушитель уже имеет данные идентификации (логин и пароль, сертификат защищенного протокола HTTPS) законно зарегистрированного пользователя или администратора СЭД. Данный вид угрозы позволяет получить доступ к документам пользователя, у которого были похищены данные идентификации. В случае хищения данных идентификации администратора СЭД возможно получение злоумышленником доступа ко всем документам СЭД.

2. Угроза сервера ОС - получение доступа к серверу ОС позволит загружать в память сервера вредоносные программы (вирусы, программы-шпионы), которые могут существенно облегчить взлом СЭД. При получении злоумышленником доступа к серверу ОС он может создать новое незаконное рабочее место СЭД, подменить законное рабочее место на незаконное, имитировать законное рабочее место, получить доступ к БД СЭД, получить частичный или полный контроль над сервером АСЭД.

3. Угроза сервера АСЭД - получение доступа к серверу АСЭД может позволить злоумышленнику подключиться напрямую к СЭД, минуя сервер ОС и тем самым минуя основную систему безопасности, которую и обеспечивает сервер ОС. При подключении злоумышленником своего рабочего места последствия аналогичны последствиям угрозы рабочих мест.

4. Угроза сервера БД - получение доступа к серверу БД позволит злоумышленнику получить частичный или полный контроль над СЭД, а также к хранящимся документам. Данный вид угрозы наиболее опасен, т. к. в БД хранятся все документы, которые составляют основную ценность как для владельца СЭД, так и для заинтересованного злоумышленника.

5. Угроза каналов связи между компонентами системы может позволить злоумышленнику перехватывать пакеты между рабочими местами и основными серверами системы путем подключения к каналу связи. Использование шифрованного протокола HTTPS может значительно усложнить попытки перехвата пакетов.

Угрозы целостности - угрозы, при реализации которых информация теряет заранее определенные системой вид и качество.

В СЭД объектами данной угрозы могут быть все компоненты описанной выше общей модели СЭД.

Документы - данные, хранящиеся на сервере БД, резервные копии документов. Это звено является самым важным и ценным, т. к. именно сами документы содержат конфиденциальную информацию, для безопасности которой организована вся система политики безопасности АСЭД.

Иногда такие ошибки и являются собственно угрозами (неправильно введенные данные или ошибка в программе, вызвавшая крах системы), иногда они создают уязвимые места, которыми могут воспользоваться злоумышленники (таковы обычно ошибки администрирования).

Удаленные рабочие места и внешние каналы связи являются доступными для злоумышленника компонентами СЭД. Используя халатное отношение при работе удаленного пользователя, злоумышленник может реализовать атаку НСД. Доступность же коммуникационных каналов во внешнем секторе СЭД может привести к перехвату злоумышленником информационных пакетов.

Результатом исследований явилась графическая модель СЭД ОАО «Раменская УК». Система разбита на два сектора - внешний и внутренний. Выявлены наиболее слабые места системы. Анализ угроз был проведен по трем нарушаемым свойствам безопасности: угроза конфиденциальности, целостности и доступности.

В анализе угроз конфиденциальности описаны основные способы получения НСД к системе СЭД с целью хищения злоумышленником конфиденциальной информации.

Анализ угроз целостности дает возможность определить степень ценности отдельных звеньев системы, а также последствия их краха.

Анализ угроз доступности дает понимание о доступности отдельных компонентов СЭД.

Доступность этих компонентов может привести к ошибкам и различным сбоям в системе, что создает основу для построения механизмов НСД.

3 Направления оптимизации документационного обеспечения управления ОАО "Раменская управляющая компания"

3.1 Опыт выбора АС ДОУ

В Российской Федерации сейчас широко представлены три класса наиболее распространенных автоматизированных систем документационного обеспечения управления:

- версии популярных западных систем;

- системы, разработанные российскими фирмами с использованием технологий Lotus Notes;

- системы, разработанные российскими фирмами.

На российском рынке представлены сегодня всего три западных поставщика систем электронного документооборота. Причиной этого является низкий спрос на комплексные системы автоматизации документооборота. Гораздо большую популярность имеют специальные разработки по автоматизации определенных функций, бизнес-процессов или отдельных подразделений предприятия.

Импортные системы имеют ряд недостатков, которые очевидны - они очень дорогие, зачастую просто чересчур громоздкие и мощные для небольших организаций, при их внедрении одной из главных проблем является отсутствие документации и учебных материалов на русском языке. И, конечно же, пока импортные системы не поддерживают особенностей отечественного документооборота.

Есть у импортных систем и немалые достоинства. Это соответствие стандартам требований к системам электронного документооборота, стандартам информационной безопасности, и стандартам обеспечения аутентичности юридической силы электронных документов.

В последнее время на российском рынке успешно дебютировала система Directum, корпоративная система электронного документооборота и управления взаимодействием. Решение поддерживает полный цикл работы с электронными документами, при этом традиционное «бумажное» делопроизводство довольно органично вписывается в электронный документооборот организации с развитыми горизонтальными связями. Остальные же западные системы пока мало известны в России.

Аналитики отмечают популярность на российском рынке продуктов на основе Lotus Notes. Процент внедрений таких систем отечественными предприятиями довольно высок. Кроме того, заказчиками таких проектов выступают компании-лидеры в своих сегментах. Хотя если компания уже имеет разветвленную информационную структуру, основанную на других технологиях, то переход на Lotus связан с некоторыми проблемами.

Следует отметить, что пока именно российские системы, к которым можно отнести и системы, основанные на Lotus Notes, контролируют большую часть рынка. Именно эти программные продукты отвечают особенностям российского документооборота и делопроизводства. Западные системы пока занимают менее 10% российского рынка, и даже в случае активизации «мировых игроков», вряд ли смогут рассчитывать более чем на 20-30%.

Для ОАО «Раменская УК» рассмотрены четыре наиболее распространенных в России СЭД: 1С:Документооборот (1С), Босс-референт (БОСС -- Референт, ГК АйТи), ДЕЛО (ЭОС) и ЛОЦМАН:PLM. Выделенные критерии, помогут проанализировать возможности рассматриваемых решений с точки зрения технической реализации тех или иных задач СЭД. Все возможности разбиты на семь функциональных контуров:

- регистрация и ввод документов;

- работа с документами;

- управление потоками работ (Workflow) и контроль;

- поиск и анализ информации;

- информационная безопасность;

- поддержка бумажного документооборота;

- стандартные средства настройки.

В отдельную таблицу были вынесены общие характеристики систем.

Приводится и ряд очевидных критериев, присущих всем рассматриваемым системам (и всем системам класса СЭД, в принципе), и критерии, которые позволяют отличать решения друг от друга. В целом, функциональные возможности систем совпадают, и лишь подробная детализация некоторых принципиальных задач документооборота и особенности их реализации позволяют сделать сравнение различных решений. Стоит отметить, что по всем приведенным в обзоре системам имеется достаточно большая практика внедрений. Эти системы используются сотнями организаций для автоматизации документооборота. Кроме указанных решений, на рынке присутствует еще более 50 программных продуктов, не получивших большого распространения.

Если проанализировать новые версии систем, занимающих лидирующие позиции на рынке, то стоит отметить, что последние три года их развитие был направлено в основном на совершенствование сервисных возможностей, так как базовые возможности в той или иной форме уже были реализованы ранее. Если говорить о новых технических возможностях, то можно отметить потенциал развития СЭД в сторону управления различного вида контентом (мультимедиа), использование технологий автопроцессинга и разбора содержания документа. Но пока подобная функциональность для СЭД не является обязательной, и самое главное -- спрос на нее в России до конца не сформировался.

При сравнении функциональных возможностей СЭД приняты следующие обозначения:

«+» -- возможность реализована;

«+/?» -- возможность доступна в рамках ограниченной функциональности или требуется приобретение дополнительного ПО;

«?» -- возможность не реализована.

Таблица 3.1. Общие характеристики наиболее популярных СЭД

1C: Документооборот

Босс-референт

ДЕЛО

ЛОЦМАН:PLM

Серверная операционная система.

Windows Server (2000. 2003.2008). Windows (XP. Vista. 7). Linux

Windows Server (2000. 2003). Linux. Solaris

Windows Server (2000. 2003.2008) Unis

Windows Server (2000. 2003.2008). Windows (XP. Vista. 7). Linux. Unis

Клиентская операционная CHCT&ta.

Кросс платформная

Windows (2000. XP . Vista. 7) Linux . MacOS

Windows (2000. XP. Vista)

Кросс платформная

СУБД: используемая платформа

Microsoft SQL Server. PostgreSQL. IBM DВ2. Oracle 1C : Предприятие

8.2

Lotus Domino

Microsoft SQL Server , Oracle

Microsoft SQL Server , Oracle, MS Project

Теп клиентского места: толстый, тонкий клиент

Толстый/тонкий клиент

толстый клиент/ web-

клиент

толстый клиент/ web-

клиент

толстый клиент/ тонкий клиент/web-

клиент

Средства работы на мобильных устройствах (КПК, телефон)

Нет

Нет

Нет

Есть

Поддержка нескольких БД рамках распределенных холдингов

Нет

Есть

Нет

Есть

Возможностн интеграции (1C, MS Office, Open Office. MS Sharepoint Active Directors)

1C

1C, MS Office, MS Sharepoint , Active Directors

1C, MS Office

1C, MS Office, MS Sharepoint , Active Directors

API

есть

есть

Есть

есть

Демоверсия демодоступ

демодоступ

демодоступ

демоверсия

демоверсия ;

Коробочное решение / проектное решение

коробка

проект

Проект

проект

Политика лицензирования (конкурентность лицензии)

Покупается на сревер 1С: предприятияе 8.2

неконкурентные

неконкурентные

неконкурентные

Стоимость лицензий на 20/100 пользователей, без учета стоимости СУБД, дополнительных модулей и скидок

137000/37200 .с учетом лицензии 1C Предприятие

348800/ 1142 000 с учетом лицензии Lotus Note

182500/837500

182000/837000

Области автоматизации

Делопроизводство

+

+

+

+

Общий документооборот

+

+

+

+

Управление договорной деятельностью

-

+

-

+

Электронный архив

-

=

+

+

Работа с обращениями граждан

-

+

-

Управление проектами

-

-

-

+

Работа с документацией СМК

-

+

Из табл. 3.1 видим, что по функциональным возможностям превалирует система ЛОЦМАН: PLM, кроме того, необходимо отметить, что она предлагает и не самую высокую цену за свои возможности.

Далее оценим возможности регистрации и ввода документов (табл. 3.2).

Таблица 3.2. Регистрация и ввод документов

Регистрация и ввод документов

1C: Документооборот

Босс-референт

ДЕЛО

ЛОЦМАН:PLM

Регистрация документов

+

+

+

+

Присоединение файлов

+

+

+

+

Создание документа по шаблону

+

-

+

+

Создание документа на основе существующего

-

-

-

-

Регистрация из электронной почты

+

+

+

+

Регистрация из web-формы

+

+

-

-

Регистрация документов из MS Office OpenOffice

-

-

+/-

+/-

Регистрация со сканера (имеются ли встроенные средства распознавания)

-

+/-

-

-

Возможность потокового ввода документов

-

+/-

+/-

+/-

Работа со словарями и справ очниками (поддержка иерархических объектов)

+/-

+

+

+

Настройки шаблонов регистрационных номеров

+

+

+

+

Проверка документов на дублирование при регистрации

-

-

+

+

Контроль заполнения обязательных полей в РРК

+

+

+

+

Поддержка связанных полей РКК

-

+

-

-

Автоматический разбор содержания документа (бумажного, электронного, формы)

-

-

-

+

Таблица 3.2 также демонстрирует наиболее полный набор функций в области регистрации документов у системы ЛОЦМАН: PLM.

Далее оценены возможности СЕД в области работы с документами (табл. 3.3).

Таблица 3.3. Работа с документами

Работа с документами

1C: Документооборот

Босс-референт

ДЕЛО

ЛОЦМАН:PLM

Встроенные средства просмотра (viewer) прикрепленных файлов

-

+

-

-

Формирование списка рассыпки

+

+

+

+

Изменение прикрепленных файлов

+

+

+

+

Работа с проектами документов

+/-

+

+

+

Регистрация документа на основе утвержденного проекта

-

+

+

+

Автоматическая выдача напоминаний о нарушении срока рассмотрения, о приближении и нарушении срока подготовки проектов

+

-

+

+

Возможность назначения ответственного исполнителя по документу

-

+

+

+

Возможность использования промежуточных отчетов по исполнению

+

+

+

+

Работа с версиями документов

+

+

+

+

Ведение папочной структуры документов (номенклатуры дел)

+

+

+

+

Ведение личных папок пользователя

+/-

+

+/-

+

Установление связи с другими документами, зарегистрированными в системе

+

+

+

+

Работа с документами в режиме Off-line (chetin 'che cfcout)

-

-

+

-

Поддержка процедур визирования документов

+

+

+

+

Поддержка процедур согласования документов

+

+

+

+

Ведения листа согласования

-

-

+

+

Возможность выдачи поручений и подпоручений

+

+

+

+

Автоматическое протоколирование доставки, получения и прочтения сообщений в системе (на базе внешней встроенной почтовой службы)

-

+

-

+

Свой рабочий стол с любого места (удаленный доступ)

+/-

-

+

+

Ведение отдельной архивной базы документов

+/-

+/-

-

+

Следующим этапом были оценены возможности управления потоками работ (Workflow) и контроля (табл. 3.4).

Таблица 3.4. Управление потоками работ (Workflow) и контроль

Управление потоками работ (Workflow) и контроль

1C: Документооборот

Босс-референт

ДЕЛО

ЛОЦМАН:PLM

Создание типовых маршрутов движения документов

+/-

+

+

+

Обеспечение свободной маршрутизации документов

-

+

-

+

Возможность расширения маршрутов движения документов

-

+

-

+

Поддержка в маршрутах ветвлений (условные переходы)

+/-

+

+

+

Возможность отсрочки исполнения

-

-

+

-

Привязка маршрутов к типам документов, исполнителям и т. д.

+

+

+

+

Средства автопроцессинга (автоматическая обработка документов)

-

+/-

-

+

Механизмы контроля исполнения документов

+/-

+

+

+

Автоматическое ведение этапов исполнения работ

+/-

+

+

+

Выдача задач на группу

-

+/-

+/-

+/-

Делегирование полномочий (постоянное/временное)

-

+/-

+/-

+/-

Контроль за рассмотрением и исполнением документов и поручений б территориально распределенной организации

+

+

+

+

Обеспечение возможности ввода множества поручений по одному документу и множества исполнителей по одному поручению

+/-

+

+

+

Автоматизация приема отказа поручений к исполнению

-

+/-

+/-

+

Рассылка уведомлений по электронной почте

+

+

+

+

Рассылка документов на ознакомление

+

+

+

+/-

В табл. 3.5 оценена возможность поиска и анализа информации

Таблица 3.5. Поиск и анализ информации

Поиск и анализ информации

1C: Документооборот

Босс-референт

ДЕЛО

ЛОЦМАН:PLM

Атрибутивный поиск (поиск по реквизитам документа)

+

+

+

+

Поиск задач и поручений (в том числе по срокам исполнения, исполнителям, контролерам)

+

+

+

+

Полнотекстовый поиск с учетом морфологии русского языка

+

+

+/-

+

Осуществление различных видов поиска в одном запросе

+

+

+

+

Наличие шаблонов поиска с иерархическим или классифицируемым их хранением

-

+

+

+/-

Подготовка журналов регистрации документов

+

+

+

+

Создание отчётов по исполнительской дисциплине

+

+

+

+

Создание аналитических отчетов по процессам обработки документов

-

+

+/-

+

Построение отчётов по результатам поиска

-

-

+/-

+

Экспорт отчетов во внешние приложения

+

+

+

+

Табл. 3.6 демонстрирует возможности информационной безопасности систем.

Таблица 3.6. Информационная безопасность

Информационная безопасность

1C: Документооборот

Босс-референт

ДЕЛО

ЛОЦМАН:PLM

Поддержка различных способов аутентификации

+/-

+

+/-

+/-

Назначение прав пользователям

+

+

+

+

Назначение прав группам пользователей

+

+

+

+

Поддержка пользовательских ролей

+

+

+

+

Разграничение прав доступа к объектам системы (папка вид РКК экземпляр РКК)

+/-

+

+/-

+/-

Разграничение прав доступа к операциям на уровне РКК прикрепленных файлов реквизита

-

+

+

+/-

Выдача прав на время исполнения поручения документа

-

+/-

+

+

Шифрование данных системы, шифрование данных при передаче

+

+

+

+

Протоколирование действий пользователей

+

+

+

+

Средства мониторинга событий (процессов) в системе

+

+

+/-

+

Использование ЭЦП

+

+

+

+

Применение сертифицированных средств криптозащиты

+

+

+

+

Динамическая блокировка документа (не подлежащего редактированию редактируемого другим сотрудником)

+

+/-

+

+

Наличие программных средств контроля целостности документов

-

-

-

+/-

Организация резервного копирования базы данных (в том числе расписанию)

+

+

+

+

Возможности поддержки бумажного документооборота представлены в табл. 3.7.

Таблица 3.7. Возможности поддержки бумажного документооборота

Поддержка бумажного документооборота

1C: Документооборот

Босс-референт

ДЕЛО

ЛОЦМАН:PLM

Подготовка бумажных документов по шаблону

-

-

+

+

Вывод на печать формы РКК документа

+

-

+

+

Подготовка бумажных отчетов по шаблону

+

+

+

+

Учет места хранения оригиналов документов

+

+

+

+

И, наконец, стандартные средства настройки представлены в табл. 3.8.

Таблица 3.8. Стандартные средства настройки

...

Стандартные средства настройки

1C: Документооборот

Босс-референт

ДЕЛО

ЛОЦМАН:PLM

Средства проектирования РРК (дизайнер)

+

+

+

+

Возможность расширения РРК (гибкость в возможностям настройки РЕК)

-

+

+/-

+

Возможность использования сложных элементов при проектировании РКК (таблиц, структуры)

-

+

-

+

Средство разработки типовых маршрутов прохождения документов (дизайнер)

+

Страница:


Подобные документы

Работы в архивах красиво оформлены согласно требованиям ВУЗов и содержат рисунки, диаграммы, формулы и т.д.
PPT, PPTX и PDF-файлы представлены только в архивах.
Рекомендуем скачать работу.

© 2000 — 2023, ООО «Олбест» Все права защищены