Коммуникации и их влияние на эффективность управления предприятием на примере ТОО "Регион-Медиа"

Эффективная коммуникация очень важна для успеха в управлении как организационной системой в целом, так и ее частными подсистемами. Во-первых, решение многих управленческих задач строится на непосредственном взаимодействии людей (начальник с подчиненным, подчиненные друг с другом) в рамках различных событий. Во-вторых, межличностная коммуникация, возможно, является лучшим способом обсуждения и решения вопросов, характеризующихся неопределенностью и двусмысленностью.

Разумеется, что управление в организации осуществляется через людей и рекламное агентство ТОО «Регион-Медиа» не исключение. Одним из важнейших инструментов управления в руках руководителя является находящиеся в его распоряжении данные. Преобразуя их в информацию и передавая ее, а также получая обратные сигналы, он организует, а также руководит предприятием в целом. Взаимодействуя, с внешним и внутренним окружением, компания устанавливает тем самым информационные связи, которые необходимы для эффективного сотрудничества компании в целом. Многое в данном случае зависит от способности компании передавать информацию таким образом, чтобы достигалось наиболее адекватное восприятие данной информации теми, кому она предназначена.

В процессе непосредственно организаторской работы, осуществляется множество личных контактов, где двусторонняя связь между компанией и ее непосредственным окружением и работниками протекает в самых различных формах. Таким образом, от умения достигать взаимопонимания при общении, грамотно, культурно работать с информацией, зависит в большой степени эффективность управления организацией в целом.

Преградой в эффективности коммуникационного процесса может выступать и неудовлетворительная структура организации, определяется как логическая взаимосвязь уровней управления и функциональных сегментов, обеспечивающая эффективное достижение целей. Но структуры создают люди, а логика у различных людей разная.

Если взаимосвязь структурных элементов продумана плохо, уменьшаются возможности эффективного управления. Чем больше уровней управления, тем большая вероятность информационных искажений в связи с корректировкой и фильтрацией сообщений на каждом уровне. Отрицательное влияние на коммуникационный процесс могут оказывать плохие отношения между подразделениями предприятий, а также конфликтные ситуации между ними и отдельными работниками. Объемы информационных потоков регулируются только в тех случаях, когда руководители различных уровней хорошо себе подставляют, какая информация необходима для эффективного управления и что значит слишком мало или слишком много в информационном обмене. Информационные потоки поставлены в прямую зависимость от целей, понимаемых решений и способа оценки работы руководителя или руководимого им подразделения, поэтому на различных уровнях управления требуются разные объемы информации.

Также проблемы в ТОО «Регион-Медиа» есть и в межличностных контактах. Такими проблемами довольно часто являются психологические различия в восприятии. Люди интерпретируют одну и ту же информацию по-разному в зависимости от образования, жизненного опыта, круга интересов, потребностей, эмоционального состояния. Очень важен также характер взаимоотношений между руководителем и подчиненным. В атмосфере доверия расширяются информационные потоки и повышается точность информации, если руководители честны и открыты, информируя своих подчиненных, последние отвечают им тем же.

Другая часть проблем межличностных контактов в компании ТОО «Регион-Медиа» связана с так называемыми семантическими барьерами. Они проявляются в том, что слова-символы, используемые для кодирования информации, могут иметь разные значения для разных людей в зависимости от их профессии, социального статуса, национально-культурных различий, должности и т.д. Ситуация осложняется тем, что во многих организациях, а иногда даже в их структурных подразделениях, вырабатывается собственный жаргон, что также может служить источником смысловых искажений. Кроме слов основного средства кодирования в информационных обменах используются также и невербальные символы, например, выражение лица, позы, жесты, интонации, которые, как всем хорошо известно, из собственного опыта, способны существенно изменять смысл произносимых слов. Согласно исследованиям психологов, значительная часть речевой информации иногда до 90 воспринимается не через слова, а через язык жестов, поз и интонацию. Это значит, что во многих случаях то, как мы говорим, гораздо важнее слов, которые мы произносим.

Невербальные символы точнее их противоречие или несоответствие вербальным способны существенно исказить смысл передаваемого сообщения и создать дополнительные проблемы в общении. Проблемы, возникающие в межличностных информационных обменах, имеют психологическую природу и разрешаются, прежде всего, путем повышения психологической культуры менеджеров и, в частности, совершенствованием навыков делового общения. Эти навыки необходимы каждому человеку, а уж тем более менеджеру любого уровня и любого звена, а также и сотрудникам рекламного агентства. Коммуникации на деловом уровне - залог успешной деятельности любой компании. Деловое общение - это, прежде всего коммуникация, т.е. обмен информацией, значимой для участников общения. Чтобы преуспеть в переговорах, надо в совершенстве владеть их предметом. И хотя в переговорах обычно участвуют специалисты различных профессий, от каждого требуется высокая компетентность. Поэтому каждый сотрудник ТОО «Регион-Медиа» должен обладать навыками делового общения, быть компетентным, коммуникабельным, общительным и всесторонне развитым, т.е. иметь знания в разных сферах.

Однако трудности в процессах коммуникации могут быть вызваны и причинами иного - организационного характера. Например, фильтрация. В организации существует необходимость отбора или фильтрации сведений, чтобы при обмене информацией между подразделениями или уровнями управления направлять получателю только те сообщения, которые его касаются. Для ускорения движения информации и придания сообщению большей ясности информацию определенным образом сжимают, упрощают, обрабатывают, суммируют. Это может привести к отсеиванию одних и акцентированию других сведений, искажающих содержание информации. В компании «Регион-Медиа» также в некоторых случаях возникают похожие трудности. Это можно проследить в процессе передачи директором филиала необходимой и зачастую срочной информации, когда информационное сообщение отправляется всем сотрудникам по агенту одновременно, хотя предназначается оно всего-то навсего нескольким людям, а то и вовсе для одного человека. После этого начинается небольшая паника, недопонимания кому решать эту сложившуюся ситуацию, и в результате на выяснения и уточнения обязанностей сотрудника тратятся часы рабочего времени. Для решения этой проблемы, просто необходимо точно и целенаправленно отдавать распоряжения конкретному лицу.

Кроме того, сообщения, передаваемые на вышестоящие уровни организационной иерархии, довольно часто искажаются из-за сложившейся тенденции снабжать руководителей только положительно воспринимаемой информацией. Это приводит к тому, что подчиненные не информируют руководителя о существующей или потенциальной проблеме и сообщают ему только то, что он хочет услышать.

Перегрузка каналов связи - другая причина трудностей в организационных коммуникациях. Она может быть вызвана как элементарной нехваткой технических средств связи и обработки информации, или их техническим несовершенством, так и избыточностью информационных потоков. В ТОО «Регион-Медиа» тоже наблюдаются небольшие трудности в этой сфере. Что касается технической оснащенности, то в компании не хватает усовершенствованного компьютерного оборудования. Не у каждого сотрудника фирмы есть свой компьютер, не говоря уже о принтере, ксероксе и сканере, что так необходимо для продуктивной и эффективной рекламной деятельности. В ТОО «Регион-Медиа» также есть нехватка веб-камер и наушников, для передачи информации по скайпу, что значительно упрощает процесс ее обмена. Также можно сказать о небольшой проблеме с телефонной линией, т.к. в техническом отделе этот вид связи отсутствует. И этим сотрудникам для деловых переговоров по телефону приходится тратить время на переход от своего рабочего места в другой отдел, где это связь налажена, тем самым они теряют рабочее время и заставляют тем самым ждать своих клиентов, что значительно снижает эффективность коммуникационного процесса.

Нерациональная организационная структура - еще одна причина, способная вызывать проблемы в коммуникациях. Если структура организации продумана плохо, вызывает дублирование функций, задач и полномочий, это неизбежно приводит и к параллельным потокам информации, ее искажениям и замедлению движения. Кроме того, чем больше уровней руководства в организационной структуре, тем больше вероятность информационных искажений, так как каждый уровень фильтрует и корректирует передаваемую информацию. Нерациональная структура может также вызывать конфликты между различными подразделениями и отдельными руководителями, что естественно создает серьезные проблемы при обмене информации и принятии управленческих решений.

Из 18 сотрудников компании ТОО «Регион-Медиа» 16 из них имеют высшее образование. Но, к сожалению, почти, ни у кого нет образования по специальности в области рекламной деятельности, ни в сфере маркетинга, ни в сфере менеджмента. Конечно же, за долгое время работы в рекламной компании, они приобрели необходимые навыки и знания в своем ремесле. Сотрудники компании «Регион-Медиа» несомненно, обладают высоким мастерством и профессионализмом, но хотелось бы конечно, для более глубоких и качественных знаний пройти курсы по повышению квалификации именно по своей специальности.

А также в «Регион-Медиа» нет должности маркетолога, который бы мог проводить анализ рекламного рынка и заниматься в плотную рекламой, в том числе и рекламировать свою компанию. Еще маркетолог может дать бесценные советы и рекомендации в сфере рекламной деятельности.

3.3 Рекомендации по совершенствованию управления коммуникационной деятельностью в ТОО «Регион-Медиа»

Организация считается добившейся успеха, если она достигла поставленных целей. Достижение делового успеха в большой степени зависит от предпринимательских качеств менеджера. Все предприниматели активно участвуют в формировании целей своих предприятий или организаций и в начале их деятельности управляют ими, поэтому всех их можно считать менеджерами. Чертами хорошего предпринимателя можно считать такие качества, как личный риск, умение определить конъюнктуру рынка, желание ради дела долго и упорно работать. Однако все перечисленные характеристики еще не являются доказательством того, что человек с такими чертами может эффективно управлять организацией, когда растут ее масштабы, увеличиваются производственные связи. В результате внешних изменений менеджер должен провести мероприятия, которые изменили бы внутреннюю структуру и взаимоотношения подразделений и работников на предприятии.

Совершенствование системы коммуникации на предприятии является неотъемлемой частью управления современной организацией, и в настоящее время тема весьма актуальна, так как в любой организации есть те, кто управляет и те, кем управляют, а совершенствование коммуникаций между ними это одна из главных задач организации для успешного ее существования.

Коммуникация играет одну из самых важных ролей в деятельности современного предприятия. Знание принципов коммуникации, а также правильное их использование позволяет привести фирму к успеху на рынке. К новым принципам эффективности формирования и развития бизнес-коммуникаций можно отнести:

- принцип оптимального сочетания объективных и субъективных элементов эффективности;

- принцип открытости системы с учетом защиты коммерческой информации;

- принцип соответствия новых стратегических идей формирования бизнес-коммуникаций уровню развития компьютерных технологий;

- принцип финансовых льгот для отдельных групп предприятий за услуги международных коммерческих компьютерных сетей;

- принцип координации информатизации предпринимательских фирм;

- принцип определения предельной информатизации бизнеса;

- принцип определения баланса внутренней и внешней информатизации;

- принцип дополнительных ресурсов бизнес-коммуникаций.

Рассматривая эффективность коммуникаций, можно привести наиболее простые и распространенные способы ее улучшения.

Общее собрание сотрудников организации и ящик предложений - самые распространенные способы коммуникаций между работниками и руководителем. Однако они становятся бесполезными, если предложения, поступившие от работников, не находят ответа у руководства. Что касается собраний, то они не должны превращаться в монолог одного лица.

Для развития внутренних коммуникаций предлагается, прежде всего, уделять больше внимания эмоциональной составляющей, не ограничиваясь схемой «миссия - стратегия - цели - тактика - оценка эффективности». Люди следуют миссии, выполняя приказ руководителя, но можно ожидать совсем другого результата, если руководитель имеет талант вдохновлять сотрудников. Кроме того, для человека важно знать, что стоит за выбранной стратегией, каковы ее предпосылки.

Для развития коммуникаций внутри организации также необходимо поддерживать культуру общения, для чего следует развивать следующие социально-психологические умения:

· открыто вступать в общение;

· поддерживать общение, стимулировать активность партнера;

· психологически точно определять «точку» завершения общения;

· максимально использовать социально-психологические характеристики коммуникативной ситуации;

· предугадывать реакцию партнеров на свои действия;

· поддерживать инициативу в общении;

· провоцировать «желательную реакцию» партнера по общению;

· преодолевать психологические барьеры в общении;

· устранять лишнее напряжение;

· формировать и «управлять» социально-психологическим настроением партнера по общению;

· в зависимости от ситуации выбирать жесты для общения.

Практикой менеджмента выработаны десять заповедей успешной коммуникации:

1. Перед коммуникацией четко определите идеи, вкладываемые в послание.

2. Проанализируйте истинную цель каждой коммуникации.

3. Проанализируйте все физическое и человеческое окружение при любой коммуникации.

4. Проконсультируйтесь с другими при планировании коммуникаций.

5. Обратите самое пристальное внимание на интонацию и основное содержание сообщения.

6. Воспользуйтесь возможностями, когда они предоставляются, включить в сообщение нечто полезное и ценное для его получателя или адресата.

7. Постоянно держите в поле зрения то, как срабатывает коммуникация.

8. Устанавливайте коммуникацию не только на сегодня, но и на завтра.

9. Добивайтесь, чтобы дела, установки не противоречили словам.

10. Учитесь умению слушать другого [37].

Деловые коммуникации в эффективной организации можно проводить с помощью различных тренингов. Целью тренинга является повысить эффективность общения в команде, уровень взаимопонимания и увеличить количество продуктивных решений при взаимодействии сотрудников друг с другом, осознать личную ответственность за результаты и решения команды.

Знание закономерностей делового общения и использование их в повседневной деятельности позволяет значительно повысить эффективность работы организации.

В данной ситуации, необходимо управлять коммуникациями, для этого можно проводить ряд исследований. Цель исследования - оценить, насколько эффективны внешние и внутренние коммуникации в организации.

Ни одна организация не живет в вакууме. Она выстраивает свои коммуникации с партнерами, поставщиками, клиентами, государственными учреждениями, занимается исследованиями рынка, поиском, подбором персонала и т.д.

Кроме того, ряд сложных коммуникационных процессов происходит внутри организации. И чем крупнее организация, тем сложнее протекают эти процессы: в них задействовано большее количество сотрудников, подчас преследующих противоречивые цели, сказывается влияние корпоративной культуры.

Чтобы передать информацию используются разные способы (разговор, письмо, факс, e-mail, телефон), и каждый из этих способов имеет свои особенности и эффективен в определенной ситуации. Всем известно также, что основная проблема при коммуникациях - это искажение и потеря информации, причины которой могут быть различными. Очень часто такие искажения приводят к конфликтам, к тому, что несделанными или неверно сделанными оказываются важные вещи. В результате срываются задуманные мероприятия, недовольны клиенты, раздражены сотрудники, страдает имидж компании.

В ходе исследования изучается:

· Основные виды коммуникаций в организации;

· Методы обмена информацией как внутри компании, так и с внешними предприятиями;

· Факторы, влияющие на эффективность коммуникаций;

· Умение сотрудников выбирать правильный способ коммуникации и выстраивать свое сообщение таким образом, чтобы получатель верно воспринял его;

· Умение грамотно принимать сообщения, заявки, поручения и т.п.;

· Уровень использования информационных технологий в процессе коммуникаций.

К целевым группам относятся: руководители всех уровней, специалисты, персонал. Если организация большая, то может быть сделана репрезентативная выборка.

Исследование и диагностика по данной тематике целесообразны перед проведением тренингов по теме "Делегирование", "Эффективные совещания", "Навыки продаж".

Делегирование. Цель тренинга:

- сформировать у участников отношение к делегированию как к одной из важнейших функций руководителя, через которую он достигает поставленных целей,

- познакомить с принципами делегирования и методами внедрения его в организации,

- а также развить у участников навыки эффективного делегирования.

Эффективные совещания. Цель тренинга - научить участников эффективной организации совещаний, подготовке к ним и успешному проведению, а также заложить основы культуры проведения совещаний в организации.

Навыки продаж. Цели тренинга - научить торговых представителей технике убеждения, презентации товаров и услуг, дать навыки планирования продаж, привлечения клиентов, ведения переговоров и другие важные знания, позволяющие избегать ошибок и преодолевать основные препятствия, встающие на их пути.

При анализе коммуникационной системы компании ТОО «Регион-Медиа» были выявлены некоторые недостатки, которые были перечислены и подробно расписаны немного выше. Эти недостатки неблагоприятно влияют на предприятие в целом, поэтому необходимо провести ряд изменений и мероприятий по совершенствованию системы коммуникаций.

Как уже отмечалось выше в данном разделе, существуют определенные средства передачи информации, одно из средств передачи - компьютерные сети. На предприятии ТОО «Регион-Медиа» они немного не совершенны и еще преобладает такая проблема - нехватки компьютеров. В качестве рекомендаций можно предложить обновление компьютерной базы. Данное мероприятие позволит увеличить скорость передачи информации, что в свою очередь повлияет на качество и скорость принятия управленческих решений, и их реализацию. Количество новых компьютеров в творческий отдел, где работают менеджеры по рекламе, будет составлять 3 штук на первое время. На данный момент стоимость одного хорошего компьютера составляет 150 тысяч тенге, следовательно, на 3 компьютера будет потрачено 450 тысяч тенге. При обновлении компьютерной базы, Интернет тоже станет лучше и быстрее работать. Также можно создать локальную сеть на предприятии для того, чтобы передавать электронные виды отчетов, что позволить сэкономить время, как работников, так и руководства.

Также в качестве мероприятий можно предложить ввод новой должности в филиал ТОО «Регион-Медиа», и это будет маркетолог, заработная плата которого составляет 35 тысяч тенге в месяц. Так как компания занимается рекламной деятельностью, то специалист в области рекламы и конкурентного рынка, это, несомненно, маркетолог. Такой должности в рекламном агентстве нет, а, на мой взгляд, она там просто необходима. Маркетолог проводит анализ рынка, отслеживает конкурентную среду, которая занимается аналогичным делом, а также хорошо знает сферу рекламной деятельной.

Анализ деятельности конкурентов - это одна из прямой обязанности специалистов по маркетингу, осуществляемая в целях:

- выявления существующих и возможных товаров - конкурентов;

- определения настоящих и потенциальных конкурентов - производителей этих товаров;

- исследования слабых и сильных сторон всех конкурирующих товаров;

- разработки прогнозов вероятной тактики и стратегии конкурентов.

Вообще круг обязанностей маркетолога очень большой, из должностных инструкций можно выделить следующие должностные обязанности, которые выполняет маркетолог в процессе своей профессиональной деятельности:

· Выполняет работу по исследованию основных факторов, влияющих на динамику потребительского спроса на товары, соотношение спроса и предложения на аналогичные виды товаров;

· На основе результатов маркетинговых исследований разрабатывает общую стратегию маркетинга компании;

· Разрабатывает бюджет маркетинга и распоряжается выделенными финансовыми средствами;

· Проводит категоризацию и выявляет приоритетные группы потенциальных потребителей для разработки мероприятий, способствующих расширению рынка продаж товаров;

· Оценивает перспективы развития рынка, перспективы компании по освоению и завоеванию того или иного сегмента рынка; разрабатывает стратегию выхода на рынок;

· Определяет требуемый ассортимент товаров, ценовую политику на товары;

· Разрабатывает предложения по индивидуализации товаров для передачи информации производителям или самостоятельному приданию товарам индивидуализирующих характеристик (упаковка и т.п.);

· Определяет каналы товарораспределения - их типы, характеристики, политику создания и использования; разрабатывает концепции создания дилерской и дистрибьюторской сетей;

· Организует сбор информации от потребителей об удовлетворенности товарами, претензиях и жалобах на товары; определяет формы и способы устранения недостатков в поступающих от потребителей претензиях и жалобах;

· Поддерживает связь с рынком с помощью рекламы, службы информации для информирования потребителей и продвижения товаров; организует разработку стратегии рекламных мероприятий;

· Разрабатывает меры по стимулированию (как активному - через систему скидок, поощрений и т.д., так и пассивному - через качество и дизайн товара, имиджевую политику) продаж;

· Готовит предложения по формированию фирменного стиля предприятия и фирменного оформления рекламной продукции;

· Анализирует эффективность проведения маркетинговых мероприятий; наблюдает за маркетинговыми кампаниями конкурентов, анализирует их, вносит коррективы в собственные маркетинговые мероприятия.

Исходя из этого, можно сделать вывод, что специалист в области маркетинга может помочь провести маркетинговую политику компании, которая, скорее всего, будет эффективной, и из этого следует, что должность маркетолога должна положительно повлиять на всю деятельность предприятия в целом.

Также компании ТОО «Регион-Медиа» следует наладить и укрепить связи с общественностью. Налаживание отношений между предприятием и различными контактными аудиториями посредством создания выгодной для предприятия репутации, положительного "корпоративного имиджа", с одной стороны, и устранением или предупреждением нежелательных слухов, сплетен и действий - с другой. Это направленные действия создающие атмосферу понимания и взаимного доверия между фирмой и различными аудиториями.

Еще можно предложить в качестве мероприятий курсы повышения квалификаций для управленческого персонала, где будут преподаваться информационные технологии и иностранные языки. Управленческий персонал научится работать с новыми программами, что позволит улучшить коммуникационные сети. А знание языка позволит не приводить к искажению информации, и позволит правильно как кодировать информацию, так и ее декодировать.

А также сотрудникам компании ТОО «Регион-Медиа» необходимо пройти профессиональные курсы повышения квалификации. Как было отмечено выше, весь персонал, не включая в данный список водителя и техничку, имеют высшее образование, но не по специальности. Поэтому сотрудникам филиала желательно пройти курс лекций в области менеджмента и маркетинга, для того, чтобы еще более профессионально владеть рекламным мастерством, а также расширить свои знания в сфере управления. Считаю, что эти курсы помогут им свободно владеть всей необходимой управленческой информацией в области рекламного рынка и работы компании в целом, что повысить эффективность деятельности рекламного агентства.

Если говорить о курсах менеджмента, то можно привести пример одной из школы, и то, как они себя рекламируют. Школа позиционируют себя так: «Самая популярная сегодня профессия менеджера даст вам неоспоримое преимущество в поиске наиболее высокооплачиваемой работы и управлении своей карьерой. На наших курсах вы можете ознакомиться с основами и тонкостями работы менеджеров высшего и среднего звена. Программа обучения включает в себя управление персоналом, финансами, инновационный менеджмент, маркетинговые и рекламные стратегии, и многое другое. Окончив наши курсы, вы сможете стать востребованным специалистом в сфере продаж, услуг, туристического и ресторанного бизнеса и т.д. Преподаватели - опытные практикующие менеджеры.

Сегодня куда не посмотри - везде менеджеры и управленцы. Кстати, качественное управление - это целое искусство (принятие решения, ведение переговоров, нахождение компромиссов, договоренность и убеждение). Если Вы хотите стать профессионалом в области менеджмента, тогда «Школа управления менеджмента» приглашает Вас на курсы основы менеджмента. Программа обучению состоит не только из теории и практики выбранной Вами специальности, но и из основ психологии, что полезно и в повседневной жизни. После окончания обучения Вы получите высокооплачиваемую, интересную и перспективную профессию. Хотите стать лучшим, тогда наша школа для Вас!».

Также можно привести примеры различных компаний в области повышения коммуникаций. Например, компания Adobe предлагает инструменты для решения задач, характерных для многих компаний, работающих в различных отраслях. Решения Adobe для корпоративного сектора: Connect, который позволяет наладить эффективные коммуникации как внутри компании, так и с внешним окружением. Корпоративные совещания, тренинги для сотрудников, семинары для клиентов и многие другие виды обычных для компании коммуникаций легко переносятся в веб-среду, тем самым снижая затраты (как финансовые, так и временные) и поддерживая качество общения на том же высоком уровне.

Так как к условиям эффективной коммуникации относятся следующие показатели:

· наличие адекватной психологической обратной связи;

· отсутствие коммуникативных барьеров;

· соответствие типа коммуникативного влияния целям и задачам общения;

· установление общих уровней передачи информации;

· преодоление искажений информации, связанных с действием хронотипов.

А к принципам эффективной коммуникации:

- Принцип ясности: сообщение обладает ясностью, если оно выражено таким языком и передано таким образом, что может быть понято получателем;

- Принцип целостности: цель управленческих сообщений -- содействовать установлению взаимопонимания между людьми в процессе их сотрудничества, направленного на достижение целей предприятия;

- Принцип стратегического использования неформальной организации: наиболее эффективной коммуникация бывает тогда, когда руководитель использует неформальную организацию в дополнение к каналам коммуникации формальной организации [38].

То в связи с этими данными можно составить план эффективной организации общения и алгоритм построения эффективной системы коммуникаций в организации.

План эффективной организации общения:

- Формулировка цели общения;

- Подготовка к общению;

- Определение стратегии и тактики общения;

- Слушание собеседника;

- Аргументация;

- Подведение итогов делового общения;

- Решение.

Алгоритм построения эффективной системы коммуникаций в организации:

· Выявить информационные потребности (идеальный образ входящей информации) каждого подразделения;

· Провести анализ эффективности работы с информацией внутри каждого подразделения;

· Провести анализ накопления и хранения информации внутри подразделения;

· Провести анализ продуцирования и передачи информации внутри подразделения;

· Нарисовать структурную схему организации, стрелками указать необходимые информационные потоки и описать характеристики данных потоков (кто, кому, какую информацию, в каком объеме, в какой форме, на каких носителях, в какие сроки или при каких условиях предоставляет);

· Закрепить необходимые информационные потоки с помощью соответствующих приказов, должностных инструкций и т. п. как обязательные функции подразделений и обязанности конкретных сотрудников;

· Проверить спроектированную коммуникационную систему в течение 6 -12 месяцев, в случае неэффективности внести необходимые изменения.

В качестве еще одного мероприятия можно предложить создание электронной базы всех важнейших вопросов, где будут рассматриваться текущие проблемы компании, а также предложения по их решению сотрудников филиала. В эту базу может войти каждый сотрудник из персонала ТОО «Регион-Медиа», ознакомится с состоянием компании на данный момент, оставить свои комментарии, предложения и выразить свое мнение о решении тех или иных вопросов фирмы.

А также для более эффективной деятельности рекламной компании ТОО «Регион-Медиа» необходимо ввести ежемесячную проверку всей документации с клиентами, заостряя внимания на договорах об оказании рекламных услуг, бланках заказов и эфирных справках. Этот метод совсем не затратный, но зато повысит организационные моменты деятельности компании перед различными проверками, а также сократит время на устранения возможных ошибок.

Таким образом, при внедрении предложенных мероприятий может быть достигнута высокая эффективность, которая, несомненно, повысить производительность деятельности рекламной компании ТОО «Регион-Медиа».

Заключение

После проведенного анализа рекламной компании ТОО «Регион-Медиа» можно сделать следующие выводы.

По общему признанию, коммуникации имеют огромное значение для успеха деятельности предприятий и представляют одну из сложных проблем менеджмента. По существу это своего рода «кровеносная система» единого организма фирмы.

Роль коммуникаций очевидна как на малых фирмах, так и в мощных компаниях и корпорациях. От эффективности коммуникационных связей и взаимодействий зависит будущее не только предприятия, как хозяйствующего субъекта на рынке, но также и людей, работающих на данном предприятии, а на глобальном уровне и благополучие всей страны в целом.

Опыт как Казахстанских, так и зарубежных компаний показывает, что эффективность коммуникаций зависит, прежде всего, от психологического настроя коллектива. Там где руководитель использует метод «кнута и палки» наблюдается нервозность и разрозненность коллектива, а следствием этого - плохая производительность труда, высокая текучесть кадров, отсутствие инициативности, постоянные сплетни, зависть и т.п. Все эти факты не могут привести ни к чему другому кроме затухания предприятия и в конечном итоге даже банкротству.

Почти невозможно переоценить важность коммуникаций в управлении. Едва ли не все, что делают руководители, чтобы облегчить организации достижение ее целей, требует эффективного обмена информацией. Если люди не смогут обмениваться информацией, они не сумеют работать вместе, формулировать цели и достигать их. Однако коммуникации - это сложный процесс, состоящий из взаимозависимых шагов. Каждый из этих шагов очень важен для того, чтобы сделать наши мысли понятными другому лицу. Каждый шаг - это пункт, в котором, если люди будут небрежны, и не будут думать о том, что делают, смысл может быть утрачен.

Согласно исследованиям, руководитель от 50 до 90% всего времени тратит на коммуникации. Это кажется невероятным, но становится понятным, если учесть, что руководитель занимается этим, чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессах принятия решений, не говоря об управленческих функциях планирования, организации, мотивации и контроля. Именно потому, что обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности, все называют коммуникации связующим процессом.

Коммуникации имеют огромное значение для успеха организации. От того, насколько грамотно построено общение, зависит немало: результативность переговоров, степень взаимопонимания с партнерами, клиентами и сотрудниками, удовлетворенность работников организации своим трудом, морально-психологический климат коллектива, взаимоотношения с другими предприятиями и организациями, а также с государственными органами. Для современного менеджера, личности, которая должна работать с людьми, способность к общению жизненно необходима. Это самый важный навык, которым должен обладать менеджер. Неэффективные коммуникации -- одна из главных сфер возникновения проблем. И поэтому необходимо учиться снижать частоту случаев неэффективных коммуникаций и становиться лучшими, более эффективными менеджерами. Ведь эффективно работающие руководители -- это те, кто эффективны в коммуникациях.

Объектом исследования данной дипломной работы является филиал рекламной компании ТОО «Регион-Медиа» в городе Костанай.

Основанием для создания компании ТОО «Регион-Медиа» стала идея привлекать рекламу для размещения в регионах Республике Казахстан. Рынок Республики динамично развивается, в том числе региональный. Многие производители товаров и услуг как республиканские, так и региональные стали интересоваться не просто республиканским охватом, но и усиливать свои позиции в том, или ином городе республики, региональные производители стали выводить свои товары и услуги на другие регионы. Поскольку реклама - двигатель торговли, а в этом случае двигатель развития предпринимательства, то, проанализировав тенденции рынка, Учредители компании пришли к необходимости развития региональной рекламы на ведущих республиканских средства массовой информации (СМИ). В регионах РК вещают и размещают в своем эфире много интересных и конкурентоспособных СМИ, которые предлагают различный пакет услуг по размещению рекламно-информационных материалов. Создание конкурентного рекламного рынка в регионах, по мнению Руководства компании, приведет только к более динамичному росту и улучшению качества предлагаемых услуг. При открытии компании «Регион-Медиа» ставилась задача о предоставлении комплекса услуг по размещению РИМ на телевидении, радио, кабельном ТВ в ведущих городах Республики Казахстан. Причем этот комплекс услуг должен соответствовать высокому уровню качества, прозрачности для рекламодателей, эффективности проводимых рекламных компаний.

Уникальность компании «Регион-Медиа» заключается в широком охвате потенциальной аудитории, как за счет количества городов, в которых представлены филиалы компании (на данный момент их 15), так и за счет широкого выбора СМИ республиканских телеканалов и радиостанций, и сети кабельного телевидения. Региональные представительства компании «Регион-Медиа» уже есть в Астане, Костанае, Караганде, Шымкенте, Усть-Каменогорске, Атырау, Уральске, Павлодаре, Таразе, Петропавловске, Кызылорде, Актобе, Актау, Жезказгане и Кокшетау. Все СМИ, партнеры компании, являются ведущими СМИ Республики с качественным продуктом, высокими рейтингами. У рекламодателя всегда есть выбор СМИ, на который он желает размещать свои РИМ, сотрудники компании дают консультации по выбору СМИ, по их аудитории, программингу, охвату. Прозрачная система ценообразования и возможность размещать РИМ в других городах на этих же СМИ сокращает издержки рекламодателя. Так же компания уделяет огромное внимание обучению своих сотрудников, повышению их квалификации, способности к восприятию новинок, предлагаемых на рекламном рынке и совершенствованию форм рекламных сообщений.

Профессионализм и креативность агентства были неоднократно отмечены благодарными клиентами. Клиенты «Регион-Медиа» всегда отзываются о компании с теплотой, желая им процветания и успехов в дальнейшем построении конкурентоспособного рынка в рекламном бизнесе.

Коммуникации (реклама, мероприятия, акции и т.д.) - это форма общения между производителем и потребителем, имеющая как личностный и непосредственный характер, так и представленная с использованием особых методов и приемов формирования и оформления информации о фирме, товаре или услуге. Конечной целью формирования и представления коммуникации вниманию потребителей является получение согласия и отклика от них, а именно желания позвонить, подъехать, встретиться, купить.

В данной компании, несомненно, имеется система коммуникаций и это во многом заслуга ее руководителя. Правда, в рекламной компании ТОО «Регион-Медиа коммуникациям пока отводится не достаточно важное и почетное место.

На предприятии присутствует сравнительно неплохая структура коммуникаций, так как от этого зависят отношения с партнерами и заказчиками, а также сохранение конкурентной позиции на рынке.

В организации ТОО «Регион-Медиа» присутствуют некоторые трудности и недостатки в управлении коммуникациями.

Перегрузка каналов связи - одна из причин трудностей в организационных коммуникациях. Она может быть вызвана как элементарной нехваткой технических средств связи и обработки информации, или их техническим несовершенством, так и избыточностью информационных потоков. В ТОО «Регион-Медиа» тоже наблюдаются небольшие трудности в этой сфере. Что касается технической оснащенности, то в компании не хватает усовершенствованного компьютерного оборудования. Не у каждого сотрудника фирмы есть свой компьютер, не говоря уже о принтере, ксероксе и сканере, что так необходимо для продуктивной и эффективной рекламной деятельности. В ТОО «Регион-Медиа» также есть нехватка веб-камер и наушников, для передачи информации по скайпу, что значительно упрощает процесс ее обмена. Также можно сказать о небольшой проблеме с телефонной линией, т.к. в техническом отделе этот вид связи отсутствует. И этим сотрудникам для деловых переговоров по телефону приходится тратить время на переход от своего рабочего места в другой отдел, где это связь налажена, тем самым они теряют рабочее время и заставляют тем самым ждать своих клиентов, что значительно снижает эффективность коммуникационного процесса.

Из 18 сотрудников компании ТОО «Регион-Медиа» 16 из них имеют высшее образование. Но, к сожалению, почти, ни у кого нет образования по специальности в области рекламной деятельности, ни в сфере маркетинга, ни в сфере менеджмента. Конечно же, за долгое время работы в рекламной компании, они приобрели необходимые навыки и знания в своем ремесле. Сотрудники компании «Регион-Медиа» несомненно, обладают высоким мастерством и профессионализмом, но хотелось бы конечно, для более глубоких и качественных знаний пройти курсы по повышению квалификации именно по своей специальности.

А также в «Регион-Медиа» нет должности маркетолога, который бы мог проводить анализ рекламного рынка и заниматься в плотную рекламой, в том числе и рекламировать свою компанию. Еще маркетолог может дать бесценные советы и рекомендации в сфере рекламной деятельности.

При анализе коммуникационной системы компании ТОО «Регион-Медиа» были выявлены некоторые недостатки, которые были перечислены и подробно расписаны немного выше. Эти недостатки неблагоприятно влияют на предприятие в целом, поэтому необходимо провести ряд изменений и мероприятий по совершенствованию системы коммуникаций:

· Усовершенствовать компьютерную технику, что позволит повысить эффективность рекламной деятельности;

· Ввести новую должность - маркетолога, который будет проводить анализ конкурирующего рынка и вплотную заниматься рекламой;

· Провести курсы по повышению квалификации по должностям, для высокопрофессиональной деятельности организации;

· Создать электронную базу всех важнейших вопросов, для предложений и обсуждений текущих дел компании;

· Ввести ежемесячную проверку всей документации с клиентами, заостряя внимания на договорах об оказании рекламных услуг, бланках заказов и эфирных справках;

· Еще можно предложить в качестве мероприятий курсы повышения квалификаций для управленческого персонала, где будут преподаваться информационные технологии и иностранные языки.

Список использованных источников

1 Менеджмент: учебник для студентов вузов, обучающихся по экономическим специальностям/Под ред. М.М. Максимцова, М.А. Комарова. - 3-е изд., перераб. и доп. - М.: ЮНИТИ - ДАНА, 2006. - 320 с.

2 Снетков В.М. Психология коммуникаций в организациях. - М.: ИОИ, 2002.- 192 с.

3 Коммуникационный менеджмент: Учебное пособие/Под ред. В.М. Шепеля. - М.: Гардарики, 2004. -352 с.

4 Сокира Т.С. Коммуникации в организации: Учеб. Пособие. - Алматы: КазНТУ, 2001. - 670 с.

5 Волкогонова О.Д., Зуб А.Т. Управленческая психология: Учебник. - М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2005 г. - 352 с. - (Профессиональное образование).

6 Шарков Ф.И. Теория коммуникаций (базовый курс). Учебник.- М.: «РИП-холдинг», 2004. - 854 с.

7 Почепцов Г.Г. Теория коммуникации. - М., 2001. - 215 с

8 Основы теории коммуникации: учебник/под ред. М.А. Василика. - М.: Гардарики, 2006. - 259 с.

9 Менеджмент организации: Учебное пособие/Под общей ред. В.Е. Ланкина. - Таганрог: ТРТУ, 2006. - 152 с.

10 Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент: Учебник. - 3-е изд. - М.: Гардарики, 2003. - 528 с.

11 Мескон М. Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. Изд.2-е перераб. и доп. - М.: Дело,2003.-805с.

12 Брэддик У. Менеджмент организации. Изд.2-е перераб. и доп.- М.: Инфра-М, 2003.-365с.

13 Албастова Л. Н. Технология эффективного менеджмента. - М.: Издательство ПРИОР, 2007. - 560 с.

14 Казначевская Г.Б., Чуев И.Н. Основы менеджмента.- Ростов на/Д.: Феникс, 2004.-259с.

15 Вершигора Е.Е. Менеджмент: Учеб. Пособие. - М.: «ИНФРА-М», 2001. - 520 с.

16 Кабушкин Н.И. «Основы менеджмента». Новое знание - Минск 2007 г. - 532 с.

17 Уткин Э.А. Курс менеджмента. Учебник для вузов.- М.: Издательство «Зерцало»,2000.-388с.

18 Борисова Е.А. Эффективные коммуникации в бизнесе. - СПб.: Питер, 2005.-208с.

19 Гунаре М. Принципы и технологии рекламы. - М.: Издательство: Рига, 2005. - 134 с.

20 Салмыгин С.И., Столяренко Л.Д. Психология управления.- Ростов на Дону: Издательство «Феникс», 1997. - 322 с.

21 М. Бусыгин, Менеджмент: введение в специальность. Учебное пособие. - Москва 2003 г. - 168 с.

22 Бороздина Г.В.. Психология делового общения.- М.: ИНФРА - М, 2000.-288с.

23 Зверинцев А. Коммуникативный менеджмент. - СПб.: Союз, 2000. - 288 с.

24 Дебольский М. Психология делового общения. - М.: Дело, 2002.-247с.

25 Васильева И.Ю. Деловое общение. - 2006. - 254 с.

26 Информационный портал ТОО «Регион-Медиа» // www.regionmedia.kz

27 Попов С.Г., Основы маркетинга: Учебное пособие. - 3-е изд., перераб. И доп. - М.: Ось-89, 2007 г. - 272 с.

28 Р. Батра, Дж. Майерс и Д. Аакер. Рекламный менеджмент. - М.; СПб.; К.: Издательский дом «Вильямс», 2005. - 860 с.

29 Котлер Ф., Армстронг Г. Основы маркетинга - М.,2003. - 750 с.

30 Закон Республики Казахстан от 19 декабря 2003 года N 508-II О рекламе

31 Большаков А.С., В.И.Михайлов Современный менеджмент. Теория и практика.- СПб.: Питер, 2002. - 720 с.

32 Григорьев М.Н. Маркетинг. Учебник для вузов. Основы наук. Юрайт., 2007. - 530 с.

33 Любимов А.Ю. Мастерство коммуникации.- М.:КСП+, 2002.-336 с.
34 Орлов А.И. Учебник по менеджменту. М., 2005. - 552 с.

35 Матанцев А.Н. Эффективность рекламы. - М.: Финпресс, 2007. - 168 с.

36 Смирнова Г.Б. Менеджмент: Учебное пособие для студентов экономических колледжей и средних учебных заведений. - М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2002. - 352 с.

37 Общий менеджмент./Под ред. А.К. Казанцева. - М.: ИНФРА-М, 1999. - 235 с.

38 «Теория управления» под ред. А. Л. Гапоненко. - М. РАГС, 2004. - 232 с.

Приложение А

Виды рекламных услуг

Приложение Б

Регистрационные документы



Приложение В

Рисунок В1 - Производственная структура ТОО «Регион-Медиа»



Приложение Д

Регулирование конфликтов

Приложение Е

Эффективность деятельности ТОО «Регион-Медиа»

Приложение Ж

Отзывы о филиале «Регион-Медиа» г. Костанай

«В процессе работы с менеджерами компании «Регион-Медиа», мы встретили высокий уровень профессионализма, качественные знания в вопросах медиа планирования, своевременное размещение рекламных материалов в эфире регионального телевидения и радио, оперативной доставки рекламных материалов в регионы.

На протяжении всего срока сотрудничества с ТОО «Регион-Медиа» мы уверены в качественных, надёжных партнёрских отношениях».

Бейлер В.Н.

Директор ТОО «Штаб Медиа»

«Мы сотрудничаем с «Регион-Медиа» с апреля 2004 года. На сегодняшний день можем с уверенностью сказать, что рекламная компания «Регион-Медиа» дает своим клиентам, т.е. нам, явное преимущество -- эффективную рекламу. Данную компанию отличает от конкурентов профессионализм и нацеленность на максимальный результат.

Потенциал компании складывается из широкого спектра рекламных носителей, а главное - из сплоченной и профессиональной команды».

Борзенков Александр Петрович

Директор ТОО «Автощит»

«Вот уже несколько лет наша фирма работает с рекламной компанией «Регион-Медиа». В ее лице мы нашли партнера, который сумел точно уловить наши пожелания и выполнить поставленные задачи на высоком качественном и профессиональном уровне. В процессе работы мы убедились в высоком уровне профессионализма сотрудников, работающих в «Регион-Медиа». Мы выбрали эту компанию потому, что наша реклама звучит на ведущих радиостанциях - «Русское радио Азия» и «Ретро FM Казахстан». А значит, население нашего региона осведомлено о нашей продукции и услугах, что позволяет завоевывать новых потенциальных клиентов, привлекать внимание, находить новых партнеров.

Надеемся на дальнейшее долгое и плодотворное сотрудничество».

Саенко Сергей Сергеевич

Менеджер рекламного отдела

ТОО «Торговый дом стройматериалов»

«За период сотрудничества с ТОО «Регион-Медиа» у нас сложились эффективные партнерские отношения. Нашу фирму устраивает индивидуальный подход к клиентам за качественную и оперативную работу над теми задачами, которые были поставлены нами. Своевременный и постоянный выход рекламы на таких актуальных каналах «Первый канал Евразия», «КТК» и «НТК». Мы высоко ценим сотрудничество с ТОО «Регион-Медиа» и надеемся на продолжение взаимовыгодной и продуктивной работы».

Беркутбаев Данияр

Директор Филиала

магазина электроники «Мечта» в г. Костанай

Продолжение приложения Ж

«Работая с компанией ТОО «Регион-Медиа» позвольте отметить высочайший уровень профессионализма Ваших специалистов, их благожелательное и позитивное отношение к клиентам, искреннюю готовность делиться своими знаниями и опытом в области рекламы. Мы доверяем ТОО «Регион-Медиа», знаем, что Вы выполните взятые на себя обязательства в полном объеме и в нужное время. ТОО «Регион-Медиа» одна из известных рекламных компаний. Реклама выходит на самых рейтинговых радиостанциях и ТВ - каналах республиканского значения.

Мы уверенно смотрим в будущее и надеемся, что наше партнерство будет успешным, эффективным и полезным».

Карташев Виктор

Директор по маркетингу

сети компьютерных супермаркетов «Fora»

«Работаем с филиалом «Регион-Медиа» в Костанае с 2005 года. В нашей работе главное - поиск потенциальных и постоянных клиентов, этому соответствует Ваша рекламная компания. Разнообразие форм подачи рекламного материала, высокий рейтинг телеканалов и радиостанций. Эффективность рекламной компании значительно выше рекламных агентств нашего города. Работая с постоянным менеджером по рекламе, хочу отметить ответственность, ненавязчивость и своевременность предложений по проведению рекламной кампании в зависимости от сезона».

Мантулин В.А.

Директор ТОО «Костанайшинсервис»

«Профессионализм, ответственность, уважительное отношение к клиенту - эти качества и создают долгосрочные и доверительные отношения в работе. В современном бизнесе правильный выбор партнера становится важнейшим фактором конкурентного преимущества любой организации. «Регион-Медиа», по нашему мнению, является лучшим оператором на рынке рекламы в г. Костанай.

Хочется поблагодарить коллектив «Регион-Медиа» за внимание, терпение, и, несомненно, за высокий профессионализм.

Мы полностью довольны работой рекламной компании, за период нашего сотрудничества мы занимаем ведущие позиции среди наших конкурентов».

Левин Игорь Юрьевич

Генеральный директор ТОО «КазАйзен»

«Долгосрочное сотрудничество с филиалом ТОО «Регион-Медиа» подтвердило наш правильный выбор в партнере по рекламным услугам.

Во-первых, считаю разумным соотношение цена-качество, разнообразные акции по привлечению рекламодателей.

Стабильность, исполнительность, эффективность - главные качества, которых придерживается и удерживает на рынке рекламных услуг Ваша компания.

Надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество».

Национальная лотерея Республики Казахстан

Размещено на Allbest.ru

...