Управление коммерческой деятельностью предприятия

Коммерческая деятельность как система состоит из управляемой и управляющей подсистем, соединенных между собой каналами передачи информации.

В качестве управляемой подсистемы выступает совокупность коммерческих процессов, реализация которых обеспечивает сбыт продукции, товаров, выполнение услуг. Это обстоятельство требует деления управляемой системы в соответствии с характером протекающих на предприятии коммерческих операций.

Управляющая подсистема представляет собой совокупность взаимоувязанных методов управления коммерческой деятельностью, реализуемых людьми с помощью технических средств для обеспечения эффективности и результативности. К управленческой деятельности относятся: планирование, регулирование, контроль, учет, стимулирование (мотивация). Функции управления осуществляет специальный орган - коммерческий отдел предприятия [6, с.29].

Организация управления коммерческой деятельностью осуществляется путем организационного проектирования, реорганизации или ликвидации действующих систем, рационализации управления.

Элементы коммерческой деятельности в установленном порядке объединяются определенными связями, обеспечивающими их системную целостность, путем их организации приобретают упорядоченность и организуются в коммерческую систему. Полная упорядоченность системы управления коммерческой деятельностью может быть достигнута комплексным применением организационных методов управления: регламентирования, нормирования, инструктирования, контроля.

Совершенствование организации системы управления коммерческой деятельностью предполагает:

- четкую постановку целей коммерческой деятельности;

- установление согласованности критериев оценки полученных результатов, повышение действенности стимулов, побуждающих к слаженным действиям;

- выбор рациональных форм управления, совершенствование структуры коммерческой системы, распределение в ней обязанностей, прав и ответственности;

- разработку эффективных методов, обеспечивающих высокое качество коммерческих решений;

- внедрение процессов обработки коммерческой информации, документооборота, основанных на использовании современной компьютерной и офисной техники;

- установление научно обоснованного режима труда административно-управленческого аппарата, повышение культуры управления [6, с.30].

1.4 Методика исследования

Выполнение дипломной работы проводилось поэтапно. Вначале была составлена программа и основные этапы исследования. На всех трёх этапах исследования использовался системный подход, представляющий собой направление методологии исследования, в основе которого лежит рассмотрение объекта как целостного множества элементов в совокупности отношений и связей между ними, то есть рассмотрение объекта как системы.

На первом этапе написания дипломной работы были и изучены научно-методические материалы, раскрывающие особенности коммерческой деятельности. В процессе исследования использовался монографический метод, заключающий в себе всесторонний анализ единичного объекта, рассматриваемого в качестве типичного для данного класса явлений. В рамках данного метода рассматривались мнения различных авторов о содержании, особенностях организации, управления и значении коммерческой деятельности.

На втором и третьем этапах использовались такие методы как:

- метод сравнений, который позволяет сравнивать существующую систему управления организации с подобной системой передовой организации, с нормативным состоянием и состоянием в прошлом периоде;

- анализ - метод расчленения целостного предмета на составляющие части (стороны, признаки, свойства или отношения) с целью их всестороннего изучения. Данный подход является незаменимым в изучении системы организации как целостной структуры, состоящей из определённых элементов и зависящей от различных факторов;

- метод структуризации целей предусматривает качественное обоснование целей организации и целей системы управления с точки зрения ее соответствия целям организации;

- метод статистического анализа был применён при изучении динамики рассматриваемых явления за определенный период и т.д.

- графический метод. Собранные данные могут быть представлены в различной форме: в виде таблиц, диаграмм, графиков. Одной из главных целей обработки данных является обнаружение и анализ взаимосвязи между экономическими показателями. Визуальный анализ графика позволяет выдвинуть гипотезу о наличии положительной или отрицательной связи между выбранными экономическими показателями;

- расчетно-конструктивный метод, который основан на изучении перспектив развития объекта;

- экстраполяции - распространение выявленных закономерностей развития изучаемого предмета на будущее;

- метод средней показателя - использование показателей, которые характеризуют обобщенное значение признака или группы признаков в исследуемой совокупности;

- метод декомпозиции позволяет расчленить сложные явления на более простые. Чем проще элементы, тем полнее проникновение вглубь явления и определение его сущности. Например, систему управления можно расчленить на подсистемы, подсистемы - на функции, функции - на процедуры, процедуры - на операции;

- системный анализ послужил средством системного подхода к решению проблем совершенствования системы управления коммерческой деятельностью. Системный подход способствует раскрытию системы управления в целом и составляющих ее компонентов: целей, функций, организационной структуры, кадров, технических средств управления, информации, методов управления, технологии управления, управленческих решений.

2. Оценка коммерческой деятельности предприятия «Норма 2005»

2.1 Общая характеристика ТОО «Норма 2005»

В 1996 году алматинская компания «Zeta» начала свою деятельность как дистрибьютор известных производителей офисных кресел и стульев из Европы. Уже сегодня компания является крупнейшим производственным предприятием в республике Казахстан. Поэтому компания «Zeta» уделяет серьезное внимание разработкам новой продукции и по праву лидирует в мебельной индустрии.

В 2005 году КПК «Zeta» начинает создавать торговые предприятия в крупных городах Казахстана. Мебельные магазины компании «Zeta» - одни из крупнейших в Казахстане и Центральной Азии. На сегодняшний день открыты фирменные магазины в 12 городах Казахстана, в том числе в Костанае. Продукция компании вышла на рынок России, Узбекистана, Кыргызстана и Румынии [12].

Товарищество с ограниченной ответственностью «Норма 2005» (далее ТОО «Норма 2005») зарегистрировано 12.05.2007 г. Юридический адрес предприятия: 110002, Костанайская область, город Костанай, ул. Карбышева, 81.

ТОО «Норма 2005» имеет в собственности обособленное имущество, которым оно отвечает по своим обязательствам. ТОО «Норма 2005» является юридическим лицом по законодательству Республики Казахстан, действует на основании самофинансирования и самоокупаемости, обладает обособленным имуществом, имеет самостоятельный баланс и банковские счета, круглую печать со своим наименованием, эмблему, фирменные бланки и другие реквизиты, может от своего имени заключать договоры, приобретать имущественные и неимущественные права и нести обязанности, быть истцом, ответчиком и третьим лицом в суде.

Основными внутренними документами, регулирующим деятельность ТОО «Норма 2005» являются Устав предприятия и Учредительный договор. Товарищество несёт ответственность по своим обязательствам всем принадлежащим ему имуществом. Срок действия товарищества не ограничен.

Главная цель ТОО «Норма 2005» - это получение максимальной прибыли на вложенный капитал путем осуществления различных видов деятельности, не противоречащих действующему законодательству.

Основной деятельностью ТОО «Норма 2005» является оптовая и розничная торговля мебелью для дома и офиса. Согласно уставу, видами деятельности товарищества являются:

- оптовая и розничная торговля;

- производство и реализация товара народного потребления, продукции производственно-технического назначения;

- коммерческая и торгово-закупочная деятельность, включая продукцию производственно-технического назначения, товары народного потребления, промышленные товары, промышленное, электротехническое оборудование;

- дизайнерские и оформительские услуги;

-рекламная деятельность;

- оказание складских и транспортных услуг;

- открытие коммерческих магазинов, торговых точек;

- внешнеэкономическая деятельность;

- иные виды деятельности, не запрещённые действующим законодательством Республики Казахстан.

Высший орган Товарищества - Участник, который решает все вопросы деятельности Товарищества. К исключительной компетенции Участника относятся следующие вопросы:

1) изменение Устава Товарищества, в том числе изменение размера его уставного капитала, места нахождения и фирменного наименования, или утверждения Устава Товарищества в новой редакции;

2) образование исполнительного органа Товарищества и досрочное прекращение его полномочий, а также принятие решения о передаче Товарищества или его имущества в доверительное управление и определение условий такой передачи;

3) избрание и досрочное прекращение ревизора товарищества, а также утверждение отчётов и заключений ревизора;

4) утверждение годовой финансовой отчётности и распределение чистого дохода;

5) утверждение внутренних правил, процедуры их принятия и других документов, регулирующих внутреннюю деятельность товарищества;

6) решение об участии Товарищества в иных хозяйственных товариществах, а также в некоммерческих организациях;

7) решение о реорганизации или о ликвидации Товарищества;

8) назначение ликвидационной комиссии и утверждение ликвидационных балансов;

9) решение о залоге всего имущества Товарищества;

10) решение о внесении дополнительных вкладов в имущество Товарищества.

Вопросы, отнесённые к исключительной компетенции Участника Товарищества, не могут быть переданы им на решение исполнительного органа. Исполнительным органом Товарищества является - Директор, который назначается Участником сроком на 3 года и организует выполнение его решений. Директором может быть Участник или лицо по найму. При найме Директора Товарищество заключает с ним контракт. От имени Товарищества контракт подписывает Участник. В контракте в соответствии с законодательством и уставом определяются компетенция, права, обязанности и ответственность директора, условия его материального обеспечения и освобождения от занимаемой должности с учётом гарантий, предусмотренных действующим законодательством.

Директор Товарищества:

- без доверенности действует от имени Товарищества;

- выдаёт доверенности на право представлять Товарищество, в том числе доверенности с правом передоверия;

- открывает в банках текущие и иные счета;

- в отношении работников Товарищества издаёт приказы о назначении на должность, об их переводе и увольнении, определяет систему оплаты труда, устанавливает размеры должностных окладов и персональных надбавок, решает вопросы премирования, принимает меры поощрения и налагает дисциплинарные взыскания;

- выполняет другие функции в пределах своей компетенции.

Товарищество осуществляет бухгалтерский учёт результатов своей деятельности, ведёт статистическую отчётность в соответствии с действующими в Республике Казахстан правилами. Взаимоотношения между Товариществом и работниками регулируются трудовым законодательством Республики Казахстан, индивидуальным трудовым договором [13].

На данный момент численность работников предприятия составляет 19 человек.

Общая площадь арендуемого предприятием помещения составляет 300 метров квадратных.

Предприятие арендует складское помещение общей площадью 350 метров квадратных.

Ассортимент мебели, предлагаемый магазином:

- мебель для офиса: столы, шкафы, гардеробы, вешалки, кресла, стулья, наборы мебели для руководителей и персонала, компьютерные столы;

- мебель для ресторанов, баров, кафе, дискотек, столовых;

- мебель для школ и любых учебных заведений;

- детская мебель для детских садов, интернатов, санаториев;

- медицинская мебель для больниц, поликлиник, лечебных кабинетов, медицинских центров и аптек;

- мебель для гостиниц;

- мебель для зрительных залов, актовых залов, кинотеатров и демонстрационных залов;

- мебель для дома: столы кухонные, стулья, диваны;

- сейфы и шкафы металлические;

- изделия из кожи (сумки, спортивный инвентарь и др.)

- различные аксессуары для мебели;

- изделия из пластика [14].

Перед магазином «Норма 2005» предусмотрена небольшая автомобильная парковка, что очень удобно для покупателей. Магазин работает с 9-00 до 18-00, без перерыва, в воскресенье - с 10-00 до 16-00. Режим работы магазина позволяет охватить довольно широкий сегмент потребителей.

2.2 Анализ внешней среды ТОО «Норма 2005»

Происходящие изменения во внешнем мире заставляют обращать на внешнюю среду особое внимание. Организация как открытая система зависит от внешнего мира в отношении поставок ресурсов, энергии, кадров, а также потребителей. Учет внешнего окружения необходимо ограничить только теми аспектами, от которых решающим образом зависит успех организации. Поскольку факторы внешней среды имеют различную силу влияния на организацию, их разделяют на прямые и косвенные факторы, а всю внешнюю среду на среду прямого и косвенного действия.

Факторы среды косвенного воздействия обычно не влияют на операции организаций также заметно, как факторы среды прямого воздействия. Тем не менее, руководство должно их учитывать. Среда косвенного воздействия обычно сложнее, чем среда прямого воздействия. Руководство зачастую вынуждено опираться на предположения о такой среде, основываясь на неполной информации, в попытках спрогнозировать возможные последствия для организации. К основным факторам среды косвенного воздействия относятся: технология, состояние экономики, социокультурные и политические факторы, а также взаимоотношения с местными управляющими организациями [11, с. 171].

Изучение особенностей экономического состояния в стране позволяет оценить нормы налогообложения и их тенденции, темпы инфляции, соотношения валют, уровень безработицы, а так же возможности использования человеческих ресурсов. Руководство ТОО «Норма 2005» оценивает, как скажутся на операциях организации общие изменения состояния экономики. Состояние мировой экономики влияет на стоимость всех вводимых ресурсов и способность потребителей покупать определенные товары и услуги. Например, если прогнозируется инфляция, руководство может пойти на увеличение запасов ресурсов и провести с рабочими переговоры о фиксированной оплате труда, чтобы сдержать рост издержек.

Мебельный бизнес испытывает значительные трудности в связи со сложившейся ситуацией в банковском секторе и строительной отрасли. Мебельные предприятия, как и все прочие, оборотные средства берут в банках. В 2008 - 2009 годах кредитные ставки поднялись с 12-13% до 22-25%, и это никак не улучшило состояние предприятий, реализующих мебель. Кризис в строительной отрасли, коррекция в банковской сфере, рост инфляции - все это отразилось на покупательской способности населения, продажи упали [15, с. 2].

Анализ политического окружения и правовых аспектов позволит предприятию установить для себя допустимые границы действий во взаимоотношениях с другими аспектами правовой системы. Политическую компоненту внешнего окружения косвенного воздействия организации на данный этап времени в целом по стране и области можно охарактеризовать как стабильную.

Изучение и оценка социальной компоненты внешнего окружения позволяет предприятию выяснить уровень жизни населения, его отношение к качеству жизни, существующие ценности, тенденции и направленности в моде и т.п.

Анализ научно-технического и технологического развития общества позволяет вовремя заметить и начать применять в практике достижения современной науки и техники в области рекламы, управления, доставки, продажи, а также в области информационного обеспечения, что может стать значительным конкурентным преимуществом.

В Казахстане выпускаются почти все группы мебели, которые имеют место на рынке. Только в городе Костанай можно встретить порядка 15 крупных, средних и мелких предприятий, производящих и реализующих мебель. При общем росте количества мебельных фирм довольно остро встает вопрос о сбыте продукции - ведь далеко не каждое предприятие может позволить себе открытие и успешное функционирование мебельного магазина из-за высоких арендных ставок на помещения.

Согласно данным официальной статистики, в 2008 году в целом по республике было увеличено производство мебели деревянной для столовой и гостиной на 46,3%, офисной металлической - на 29,5% и наоборот, сокращено мебели деревянной для предприятий торговли (рост по сравнению с 2007 годом составил всего 58,6%), деревянной офисной (97,3%) и кухонной (93,4%).

Силы отечественных производителей направлены, как правило, на выпуск мебели офисной и мебели для сидения (кресла, диваны, стулья и пр.), соответственно происходит и распределение рыночного спроса.

В общей структуре казахстанского рынка мебели отечественные изделия имеют практически одинаковую долю с импортными, не покрывая, таким образом, потребности потребителей в полной мере. Подобная ситуация обусловливается несколькими причинами. Это неразвитость производственной базы (ее кустарность), невысокое качество изделий, отсутствие достаточного для удовлетворения спроса ассортиментного ряда и просто желание потребителей приобретать мебель зарубежного производства. За счет данных факторов и по ряду других причин импорт мебели в Казахстан ежегодно возрастает [14, с. 3].

Основными причинами популярности мебельного бизнеса является активность спроса, обусловливаемая повышением благосостояния населения, улучшением качества жизни, а также формированием потребительской культуры и появлением кредитования.

Приоритеты, желания и возможности населения (а именно той части, которая нацелена на покупку) лежат в основе предложения как производственных, так и торговых компаний. И для того, чтобы понять особенности развития рынка, важно знать, что за последние несколько лет у покупателя существенно изменился подход к выбору изделий. Сегодня мебель выбирают с точки зрения ее надежности, практичности и соответствия стилю интерьера - мебель должна «работать» и при этом отлично выглядеть. Кроме того люди не покупают мебель на 20 последующих лет, ведь хорошая и модная мебель - один из признаков достатка. А мода, как известно, весьма переменчива.

Рисунок 4. Структура рынка в разрезе по основным группам мебели

В соответствии с Рисунком 4, наибольшим спросом на костанайском рынке пользуется корпусная мебель. Но причиной тому служат не потребительские предпочтения, а простая логика - ведь для меблировки одной квартиры/дома достаточно одного мягкого гарнитура, состоящего в среднем из 3 предметов, и 5-10 стульев и табуреток, тогда как количество предметов корпусной мебели может составлять порядка 10-20 штук. Поэтому и ее покупка происходит чаще. Ежегодно корпусную мебель покупает в среднем каждая пятая семья, тратя на нее не более 1000 долларов [16, с. 1]. В 2010 году увеличилась доля офисной мебели в общей структуре мебельного рынка. Увеличение объёма продаж офисной мебели является косвенным показателем развития бизнеса в области.

В число основных факторов среды прямого воздействия, влияющих на деятельность ТОО «Норма 2005» входят поставщики, потребители, конкуренты и учреждения государственного регулирования.

С точки зрения системного подхода организация поставщики - это механизм преобразования входящих элементов в выходящие. Основные разновидности входов - это материалы, оборудование, энергия, капитал и рабочая сила. Зависимость между организацией и сетью поставщиков, обеспечивающих ввод указанных ресурсов, - пример воздействия среды на операции и успешность деятельности организации [17, с.102].

Предприятие «Норма 2005» предлагает широкий ассортимент мебели собственного производства КПК «Zeta», а так же мебель Российских и Украинских производителей. На протяжении четырёх лет ТОО «Норма 2005» сотрудничает с украинским заводом «Nowy Styl», с российским заводом «Феномен», с итальянской фирмой «Duma» (см. Приложение А ).

Главными критериями отбора поставщиков были:

1. репутация и имидж;

2. надежность;

3. качество продукции, соответствие его прогрессивным стандартам;

4. возможный объем поставки;

5. соблюдение сроков, графиков поставки;

6. уровень цены на продукцию или услуги (сравнительный анализ цены /качество, цена/ количество);

7. условия поставки и формы расчетов (поставки по плану, по требованию, упаковка, транспортные и страховые услуги, валюта расчетов);

8. взаимоотношение с заказчиками (доверительные и долговременные);

9. дополнительные услуги.

Отношения с поставщиками осуществляются на долгосрочной договорной основе. Хозяйственные связи с поставщиками являются прямыми, подразумевающими взаимоотношения только двух участников договоров поставки: предприятий-изготовителей непосредственно с ТОО «Норма 2005». За три года функционирования у предприятия «Норма 2005» не было проблем с поставкой товара.

Потребителями продукции магазина являются офисы компаний, государственные организации, гостиницы, бары, кафе, рестораны, медицинские и учебные учреждения, кинотеатры и актовые залы, а также небольшие коммерческие предприятия и частные лица.

Среди клиентов магазина «Норма 2005» за последние два месяца были: АО «Мелькомбинат», TOO Геобайт-Инфо, ТОО «Сарыбай», ТОО «Айгерим», Костанайский государственный университет, Костанайский государственный педагогический институт, Красногорская основная школа города Лисаковска, гимназия имени Алтынсарина города Аркалыка и др. Предприятие «Норма 2005» принимает участие в государственных закупках.

Важнейший фактор, влияние которого невозможно оспаривать, - это конкуренты. Руководство ТОО «Норма 2005» хорошо понимает, что если не удовлетворять нужды потребителей также эффективно, как это делают конкуренты, то предприятию долго не продержаться. Главными конкурентами ТОО «Норма 2005» являются: по продаже офисной мебели - ТОО «Кипарис» и предприятие «Евротех», которое вышло на костанайский рынок гораздо раньше, чем «Норма 2005»; по корпусной и мягкой мебели - фирма «Центр Мебель». Указанные выше предприятия-конкуренты гораздо больше внимания уделяют рекламированию своей продукции и проведению различных рекламных акций, скидок. Так же среди конкурентов можно назвать магазин «Мебелайн» и торговый дом «Форум».

В целом, мебельная отрасль находится в стадии зрелости. Это влечет за собой необходимость совершенствовать методы менеджмента. Все фирмы поддерживают средний уровень цен и конкурируют по таким параметрам как реклама, обслуживание, качество продукции, дополнительные услуги и т.п.

Всего в городе Костанай реализацией мебели занимается около 15 предприятий. Анализируя конкурентную среду, для ТОО «Норма 2005» можно выделить трёх основных конкурентов:

1. Фирма «Евротех». Фирма имеет 1 магазина. Так же, как и «Норма 2005» является партнёром украинского завода «Nowy Styl». Цены на продукцию «Nowy Styl» выше, чем у «Норма 2005» примерно на 10%. Увеличение сбыта достигается путем эффективной рекламы, различных акций, скидок, бонусов. При покупке «Евротех» предлагает своим клиентам бесплатную доставку.

2. Фирма «Центр Мебель». Предприятие является главным конкурентом ТОО «Норма 2005» по продаже корпусной мебели. Мебельный салон «Центр-Мебель» работает на костанайском рынке по производству корпусной мебели уже четыре года. За это время предприятие значительно расширило круг своих клиентов. «Центр-Мебель» работает по оптовым и индивидуальным заказам. Предприятие предоставляет право выбора материала обивки (около 15 видов тканей), варианта комплектации. Цены выше, чем у «Норма 2005» в среднем на 5%.

3. ТОО «Кипарис», образованное в 1995 году - один из ведущих производителей мебели в Костанайской области Республики Казахстан. Основными видами деятельности являются производство и продажа корпусной мебели и мебели из стекла. Производство оснащено современным оборудованием. Так же производят мебель по индивидуальным проектам. Мебель, производимая ТОО «Кипарис» представлена в выставочных залах салона «Клерк» [18]. Доли рынка «Норма 2005» и предприятий-конкурентов в 2010 году представлены на Рисунке 5.

Рисунок 5. Доли рынка предприятий на 2010 г.

Сравнительная характеристика ТОО «Норма 2005» и предприятий- конкурентов, проведённая персоналом «Норма 2005», представлена в Таблице1.

Информация о конкурентах была взята на сайтах предприятий, из электронных каталогов, справочников, прайс-листов, а так же из имеющихся данных о конкурентах в отделе продаж «Норма 2005».

Таблица 1

Сравнительная характеристика предприятий

Область сравнения	«Норма 2005»	Конкуренты
		«Евротех»	«Центр Мебель»	«Клерк»
Местоположение относительно рынка сбыта	5	4	5	4
Реклама	3	5	4	4
Ассортимент	5	4	4	3
Качество	5	5	5	5
Цены	5	4	4	4
Услуги	5	5	4	4
Имидж	5	5	5	4
Профессионализм персонала	4	4	5	5

Данные Таблицы 1 показывают, что предприятие «Норма 2005» опережает своих конкурентов по ассортименту, уровню предоставляемых услуг и по уровню цен. Так же расположение предприятия очень удобное. Следует отметить, что в целом качество продукции и количество предоставляемых услуг «Норма 2005» несильно отличается от качества продукции и количества предоставляемых услуг фирм-конкурентов, поэтому увеличение объема продаж фирма может достичь путем совершенствования системы сбыта.

Предприятие не уделяет должного внимания информированию своей продукции посредством рекламы, а реклама, как известно, «двигатель продаж». Активная рекламная политика позволила бы предприятию расширить клиентскую базу и увеличить объёмы продаж.

Как известно, государство в рыночной экономике оказывает на организации как косвенное влияние, прежде всего через налоговую систему, государственную собственность и бюджет, так и прямое -- через законодательные акты.

Взаимодействие ТОО «Норма 2005» с государственными органами осуществляется посредством уплаты предприятием налогов и предоставления финансовой отчётности. Для ТОО «Норма 2005» особое значение имеют уровень налогов в стране, таможенные сборы и пошлины; уровень безработицы оказывает косвенное влияние через изменение покупательной способности населения.

ТОО «Норма 2005» платит в государственный бюджет следующие виды налогов:

- корпоративный подоходный налог;

- НДС;

- налог на транспортные средства;

- социальный налог;

- налог на эмиссию в окружающую среду.

Данные по налоговым отчислениям предприятия «Норма 2005» за период с 2008 по 2010 гг. представлены в Таблице 2.

Таблица 2

Налоговые отчисления предприятия «Норма 2005» за период с 2008 по 2010 гг.

Виды налогов	Фактически уплачено, тенге
	2008	2009	2010
Корпоративный подоходный налог	20 053 952	20 279 083	20 985 451
НДС	9 458 075	10 320 590	10 791 271
Социальный налог	1 012 176	1 110 364	1 311 849
Налог на транспортные средства	11 680	12 960	14 130
Налог на эмиссию в окружающую среду (ТБО)	14 617	17 003	19 390
Итого	30 550 500	31 740 000	33 122 091

На данный момент предприятие не имеет налоговых задолженностей перед государственным бюджетом.

Информация, отражаемая в финансовой отчетности для внешних пользователей, представляет собой данные о прошлых событиях. В связи с этим, считается, что информация в системе финансового учета обладает качеством объективности. Объективность информации обусловлена потребностями пользователей. Внешним пользователям для принятия адекватных решений объективность также необходима (объективное представление информации не всегда обеспечивается менеджерами добровольно, поэтому стандарты учета должны быть направлены на обеспечение требования объективности).

Финансовая отчетность важна и для персонала самой организации. На её основании работники могут судить о перспективах стабильной занятости и заработной плате. Поскольку финансовая отчетность должна удовлетворять информационные запросы не только внутренних, но и внешних пользователей информации, она является объектом государственного регулирования и к её составу и порядку представления предъявляются определенные требования. Подготовка финансовой отчётности магазина «Норма 2005» входит в должностные обязанности бухгалтера.

Предприятие не пользуется кредитами. Товары «Норма 2005» приобретает по условиям договоров на реализацию. Задолженностей перед бюджетом и внебюджетными органами нет.

2.3 Анализ внутренней среды ТОО «Норма 2005»

Внутренняя среда оказывает постоянное и самое непосредственное воздействие на функционирование любой организации. Внутренняя среда имеет несколько срезов, состояние которых в совокупности определяет тот потенциал и те возможности, которыми располагает организация. Внутренние переменные - это ситуационные факторы внутри организации. Поскольку организации представляют собой созданные людьми системы, то внутренние переменные в основном являются результатом управленческих решений.

К основным переменным в самой организации, которые требуют внимания руководства, относятся: цели, задачи, структура, технология и люди.

Организация, по определению, это, по крайней мере, 2 человека с осознанными общими целями. Организацию можно рассматривать как средство достижения целей, которое позволяет людям выполнить коллективно то, чего они не могли бы выполнить индивидуально.

Миссия является важнейшей составляющей стратегического плана развития ТОО «Норма 2005». Она определяет основную цель фирмы. Предприятие, как правило, начинает свою деятельность с определения четкой миссии, устанавливаемой высшим руководством.

В ТОО «Норма 2005» были разработаны официальные формулировки миссии. Формулировка миссии - это формулировка основной цели предприятия: чего оно хочет достичь в самом широком смысле. Четкая формулировка миссии действует как «невидимая рука», которая направляет сотрудников компании, позволяя им работать независимо и в то же время коллективно для достижения общих целей компании. Миссия - это причина существования предприятия.

Слоган предприятия «Норма 2005»: «Выбор есть всегда». Миссия организации заключается в следующих формулировках:

«Мы предлагаем разнообразие моделей, отвечающих требованиям современной жизни».

«Реализуемая нами продукция рассчитана на широкий круг потребителей разных профессий и людей, занимающихся разными видами бизнеса».

Если миссия задает общие ориентиры, направления функционирования организации, выражающие смысл ее существования, то конкретные конечные состояния, к которым стремится организация, фиксируются в виде ее целей, т.е., говоря иначе, цели -- это конкретное состояние отдельных характеристик организации, достижение которых является для нее желательным и на достижение которых направлена ее деятельность.

ТОО «Норма 2005» - организация, занимающаяся коммерческой деятельностью, поэтому долговременной целью деятельности предприятия является максимизация прибыли. Реализовать эту цель можно лишь через максимальное удовлетворение нужд потребителей.

Достигая большого количества и различаясь по различным критериям, цели предприятия, дополняя друг друга, образуют определённую упорядоченную структуру, которая направлена на успешную деятельность организации, результатом которой должны стать достижения главной цели и выполнение миссии организации.

В ТОО «Норма 2005» существует централизованная постановка целей. т.е. цели определяются высшим уровнем руководства организации. Планирование деятельности ТОО «Норма 2005» является прерогативой директора предприятия. Так как «Норма 2005» - предприятие дочернее, то система целей формируется на основе предписаний, приходящих из КПК «Zeta».

Действующая в ТОО «Норма 2005» система целей представлена на Рисунке 6.

Рисунок 6. Система целей ТОО «Норма 2005»

В ходе процесса планирования руководство разрабатывает цели и сообщает их членам организации. Этот процесс представляет собой мощный механизм координирования, потому что он дает возможность членам организации знать, к чему они должны стремиться. В организации «Норма 2005» этот механизм жестко отрегулирован и каждый работник знает, что от него ждет фирма и что для этого он должен сделать. При этом руководитель четко отслеживает действия своих подчиненных. Более того, каждый рабочий день на предприятии начинается с собрания в кабинете менеджера магазина. Менеджер доводит до сведения работников поставленные задачи, выполнение которых необходимо в течение дня.

Задача - это предписанная работа, серия работ или часть работы, которая должна быть выполнена заранее установленным способом в заранее оговоренные сроки. С технической точки зрения задачи предписываются не работнику, а его должности. На основе решения руководства о структуре каждая должность включает ряд задач, которые рассматриваются как необходимый вклад в достижение целей организации. Считается, что, если задача выполнится таким способом и в такие сроки, как это предписано, организация будет действовать успешно. Исходя из того, что ТОО «Норма 2005» - организация, занимающаяся коммерческой деятельностью, то одной из главных ее целей будет получение прибыли. Но для этого фирме необходимо реализовать свои товары, при том не просто реализовать, а как можно быстрее это сделать, чтобы полученные деньги снова пустить в оборот.

Представленная на Рисунке 7 структура операционной системы ТОО «Норма 2005» предполагает наличие структурных подразделений, каждое из которых имеет свою четко определенную, конкретную задачу и функции.

Условные обозначения:

линейные связи

функциональные связи

Рисунок 7. Структура операционной системы ТОО «Норма 2005»

Значение складского хозяйства определяется тем, что недостатки в его организации оказывают прямое влияние на протекание торгово-технологических процессов отдела продаж. Рациональная организация складского хозяйства - одна из предпосылок экономии затрат и повышения эффективности функционирования ТОО «Норма 2005» в целом.

К основным функциям складского хозяйства ТОО «Норма 2005» относятся: коммерческий управление экономический

1. прием товаров от поставщика;

2. хранение товаров и создание соответствующих условий для этого;

3. подготовка товаров к выдаче их в продажу;

4. доставка товара в отдел продаж;

5. подготовка готовой продукции к отправке и отправка ее потребителю;

6. организация учета движения запасов и их регулирование.

В данном подразделении задействованы 6 сотрудников предприятия: 1 заведующий складом и 5 грузчиков.

На заведующего складом возлагаются обязанности по руководству работой склада по приему, хранению и отпуску товарно-материальных ценностей, по их размещению с учетом наиболее рационального использования складских площадей, облегчения и ускорения поиска необходимых материалов, инвентаря и т.п.

Так же в его обязанности входит обеспечение сохранности складируемых товаров, соблюдение режимов хранения, правил оформления и сдачи приходно-расходных документов и составление установленной отчётности.

Заведующий складом ответственен за наличие и исправность противопожарных средств, состояние помещения, оборудования, инвентаря и их своевременный ремонт, за проведение погрузочно-разгрузочных работ на складе с соблюдением правил охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

Грузчики занимаются погрузкой и разгрузкой транспортных средств, а также упаковкой товара, распаковкой и доставкой товара в зал товарных образцов.

Процесс функционирования складского подразделения ТОО «Норма 2005» начинается с прихода товаров от поставщиков. Доставляемые в зону приемки товары принимаются по количеству и по качеству.

Приемка товаров является одной из важных операций торгово-технологического процесса предприятия. Приёмка товара проводится лицами, на которых возложена материальная ответственность. Приёмке и оприходованию подлежат только доброкачественные товары, отвечающие требованиям стандартов.

Приемка товаров по количеству -- это установление точного количества поступившего товара и его соответствия данным сопроводительных документов, предусматривающее выполнение следующих операций:

- вскрытие тары;

- подсчет количества единиц;

- сверка с сопроводительными документами.

На предприятии «Норма 2005» приемка товаров по количеству осуществляется, как правило, путем сплошного подсчета единиц товара в данной партии. При проведении приемки товаров по количеству проверяется соответствие фактического наличия товара данным, содержащимся в транспортных, сопроводительных и расчетных документах. К ним относятся: упаковочные листы, счета и накладные (см. Приложение Б). Наличие этих документов необходимо для оприходования товара. Кроме того, товарная накладная является документом, подтверждающим передачу товара покупателю. С момента подписания накладной ответственность за сохранность товаров перекладывается с водителя на заведующего складом.

В накладной находят отражение действия поставщика по выполнению заказа покупателя. Этот документ содержит обычно ту же информацию, что и заказ отдела продаж на поставку товара. В нём указываются номер и дата выписки, наименование поставщика и покупателя, наименование и краткое описание товара, его количество (в единицах), цена и общая сумма (с учетом налога на добавленную стоимость -- НДС) отпуска товара. Накладная -- это счёт поставщика покупателю за отгруженные товары. Этот документ готовится бухгалтерией поставщика. Накладная подписывается материально ответственными лицами, сдавшими и принявшими товар, и заверяется круглыми печатями предприятий поставщика и ТОО «Норма 2005», как получателя. Накладная выписывается в двух экземплярах: один экземпляр представляется в бухгалтерию ТОО «Норма 2005», а другой остается у заведующего складом и учитывается отделом продаж [19].

Одним из существенных требований, предъявляемых предприятием «Норма 2005» к своим партнёрам является поставка качественного товара. Качество поставляемого товара должно соответствовать товарным образцам и условиям договора.

Хранения товаров на складе «Норма 2005» предусматривает, во-первых, рациональное их размещение и укладку, и, во-вторых, создание и поддержание оптимальных условий хранения.

По мере необходимости товары доставляются в отдел продаж. Так же возможна продажа оптовым покупателям со складского помещения. При этом используют два метода отборки товаров: индивидуальный (для одного покупателя) и комплексный (для группы покупателей). Комплексная отборка предусматривает отбор товаров с мест хранения одновременно для нескольких покупателей по сводному отборочному листу, что позволяет рациональнее организовать документооборот, более эффективно использовать технику, повысить производительность труда работников склада.

К операциям по отпуску товаров со склада в ТОО «Норма 2005» относят:

* оформление продажи товаров оптовым покупателям;

* отборку товаров с мест хранения;

* перемещение товаров в зону комплектования заказов покупателей; * комплектование заказов и упаковку (укладку в тару-оборудование);

* перемещение укомплектованных партий товаров в зону погрузки;

* погрузку автотранспорта.

Доставка товара, как в отдел продаж, так и непосредственно клиентам осуществляется сервисной службой предприятия. В сервисной службе задействованы два водителя. Транспортировка товаров возможна благодаря собственному транспорту ТОО «Норма 2005». В распоряжении сервисной службы 2 автомобиля ГАЗ 33027.

Отдел продаж является самостоятельным структурным подразделением ТОО «Норма 2005». В своей деятельности отдел продаж руководствуется трудовым законодательством Республики Казахстан, Уставом ТОО «Норма 2005», Положением об отделе продаж КПК «Zeta», а также иными стандартами деятельности и нормативно-методическими документами предприятия. Структуру и штатную численность отдела утверждает директор ТОО «Норма 2005». Штатный состав отдела, включающий управляющего продажами (менеджера), кассира, 5 продавцов-консультантов и системного администратора подотчётен директору предприятия. Распределение обязанностей между специалистами отдела производится управляющим отдела продаж с учетом особенностей и объемов работ. Специалисты отдела продаж в своей деятельности руководствуются должностными инструкциями.

Основными направлениями деятельности отдела продаж ТОО «Норма 2005» являются:

1. Сбор и анализ информации о мебельном рынке Костаная и Костанайской области (информация о клиентах, конкурентах, поставщиках и др.).

2. Поиск клиентов.

3. Проведение переговоров с клиентами.

4. Оформление и заключение контрактов.

5. Развитие отношений с клиентами.

6. Получение рекомендаций от клиентов.

7. Ведение внутренней отчетности и документации.

8. Продвижение услуг компании (реклама и PR).

9. Формирование рекламного бюджета.

10. Мониторинг продаж. К функциям отдела продаж относятся:

1. Организация деловых контактов в интересах сбыта продукции предприятия.

2. Рост числа крупных заказов.

3. Расширение и сохранение клиентской базы.

4. Формирование личных и доверительных отношений с клиентами.

5. Расширение известности предприятия.

6. Создание имиджа ТОО «Норма 2005» как надежного делового партнера.

7. Качественная подготовка документов.

8. Развитие личностных и профессиональных компетенций работников отдела [20, с. 2].

Начальным элементом технологического процесса отдела продаж ТОО «Норма 2005» можно считать определение объёмов поставки и оформление заявок на поставку товара. Заказ на поставку товара готовится менеджером отдела продаж в нескольких экземплярах. Этот документ является письменным подтверждением намерения ТОО «Норма 2005» совершить конкретную операцию по закупке товара.

Виды и количество товаров, которые будут указаны в заказе, зависят от особенностей спроса покупателей и от количества имеющихся товаров на складе.

После того, как на складе приняты товары от поставщика, их доставляют в торговый зал отдела продаж.

В розничной торговле предприятие «Норма 2005» применяет следующие методы продажи товаров: по образцам; с открытой выкладкой; по предварительным заказам.

Важная роль в организации технологического процесса в отделе продаж отводится размещению товаров в торговом зале, их выкладке и оптимальному распределению. При решении этих вопросов необходимо учитывать ряд факторов и принципов.

Размещение товаров -- это оптимальное распределение ассортимента по всей площади торгового зала с учетом отдельных факторов.

Факторы, влияющие на размещение:

1. частота спроса на отдельные товары;

2. размеры (габариты) продаваемых товаров;

3. широта внутригруппового ассортимента;

4. затраты времени покупателей на осмотр и выбор товаров;

5. психология покупателей.

Важнейшим фактором при распределении площади торгового зала «Норма 2005» для размещения отдельных товарных групп является частота их приобретения. Чем она выше, тем большая площадь необходима для размещения. Среди товаров, реализуемых предприятием, наибольшая частота спроса принадлежит офисной мебели. Крупногабаритные товары, такие как шкафы и диваны, требуют больших площадей для их показа. За всеми группами товаров закрепляются постоянные места в торговом зале, покупатель привыкает к ним, что ускоряет процесс продажи. Каждый товар имеет ярлык с указанием наименования данного изделия, его производителя, размеров, цвета и цены.

Рациональное использование имеющейся торговой площади «Норма 2005» осуществляет благодаря следующим принципам:

1. размещение товаров, обеспечивающее их широкий выбор;

2. создание максимальных удобств покупателям при выборе;

3. учет движения покупательских потоков;

4. обеспечение должной обозримости товаров покупателями;

5. сокращение путей движения товарных потоков в торговом зале;

6. обеспечение бесперебойной торговли.

Следует отметить, что не менее важным условием рационального размещения товаров в торговом зале «Норма 2005» является организация своевременного пополнения ассортимента реализуемых товаров. Операции по пополнению товарных запасов в торговом зале выполняют грузчики или продавцы.

Для обеспечения эффективного размещения и пополнения ассортимента в торговом зале магазина созданы экспозиционные (выставочные) запасы некоторых видов товаров. К примеру, детские стулья и изделия из пластика.

Кроме имеющегося ассортимента, ТОО «Норма 2005» предлагает клиенту возможность приобрести определённые товары по предварительным заказам. Заявка клиента с определением в ней размеров, цвета и материала изготовления оформляется и отправляется в Алматы. Произведённый на заказ товар доставляют в Костанай в течение от 10 до 21 дня.

Торговый зал магазина «Норма 2005» имеет 5 отделов, за каждым из которых закреплён продавец-консультант.

Отделы торгового зала:

1) медицинское оборудование, кровати, ширмы, комплектующие;

2) изделия из пластика;

3) мягкая мебель: диваны, кресла, кровати;

4) мебель офисная, ученическая, кухонная, барная;

5) кресла: представительские, офисные, театральные и скамьи, стулья.

Продажа товаров - завершающая стадия торгово-технологического процесса в магазине «Норма 2005».

Наиболее ответственную часть торгово-технологического процесса в магазине составляют операции непосредственного обслуживания покупателей, к которым относятся:

1. встреча покупателя;

2. предложение товаров;

3. отбор товаров покупателями;

4. расчет за отобранные товары;

5. оказание покупателям дополнительных услуг.

Большая часть работы, связанная с продажей товаров в торговом зале, выполняется продавцами-консультантами.

Главными задачами продавца-консультанта являются: привлечение и удержание клиентов, поддержание имиджа фирмы, консультирование клиентов по товару, качественное и быстрое обслуживание клиентов.

В должностные обязанности продавца-консультанта входит:

- размещение товара в торговом зале;

- консультирование покупателей по вопросам, связанным с ассортиментом и качеством товаров фирмы;

- набор товаров клиентам;

- создание в программе 1С ярлыков цен с указанием наименования, артикула, цены, размеров;

- оформление заказов клиентов, осуществление контроля за их выполнением;

- изучение нового ассортимента;

- при выборе товара клиентом произведение выписки, где указывается текущая дата, краткое наименование товара, количество единиц товара и цены, проверяет чек на купленный товар и вместе с выпиской отдаёт товар клиенту;

- своевременное отслеживание переоценки нереализованного бракованного товара;

- информирование клиентов во время прихода товара и проведения рекламных акций;

- под руководством директора магазина участие в учете товара на складах и в розничном отделе.

В процессе продажи товаров в торговом зале важную роль играет кассир.

Занимающий должность кассира в «Норма 2005» обязательно должен уметь работать на кассовом аппарате, знать правила заполнения документов бухгалтерской отчетности и кассовых операций, знать правила приёма, выдачи, учёта и хранения денежных средств и ценных бумаг.

Главная задача кассира - осуществление внутрифирменных расчётов. Кассир определяет для каждого покупателя общую сумму покупки, сообщает ее покупателю и получает от покупателя денежные средства за приобретаемые товары. После этого покупателю выдаётся чек.

Продавцы-консультанты и кассир подотчётны менеджеру отдела продаж.

Главными задачами менеджера отдела продаж является руководство, контроль и координация работ по сбыту продукции. На менеджера возложены обязанности, связанные с разработкой должностных инструкций для каждого работника, составлением плана продаж и проведением мероприятий по расширению рынков сбыта и увеличению объёмов продаж. Организация обучения продавцов-консультантов и оказание им всевозможной помощи в осуществлении их текущей деятельности - так же непосредственные обязанности менеджера.

Оргтехника и канцелярские механические и электронные вспомогательные средства способствуют повышению эффективности работы отдела продаж. В отделе используются 8 компьютеров, которые упрощают работу сотрудников при оформлении заказов клиентов, изготовлении различной документации, отчётности и т.д. Системный администратор обеспечивает бесперебойное функционирование и правильную техническую эксплуатацию компьютерной техники. Так же системный администратор поддерживает рабочее состояние программного обеспечения персональных компьютеров пользователей, подключенных и неподключенных к сети, принтеров, факсов, в том числе разрабатывает и реализует систему профилактических мер. Обеспечивает интегрирование программного обеспечения управления базами и потоками данных.

В обязанности контролёра торгового зала входит контроль предкассовой зоны и зоны приемки товара, а также предупреждение хищений товарно-материальных ценностей покупателями и сотрудниками предприятия [21].

Каждому подразделению предприятия «Норма 2005» свойственны определенная предназначенность и выполняемые функции, т. е. они обладают в той или иной степени автономностью. Вместе с тем их действия скоординированы и согласованы во времени, что обусловливает единство системы управления предприятием.

На Рисунке 8 схематически изображён весь торгово-технологический процесс ТОО «Норма 2005».

Рисунок 8. Торгово-технологический процесс предприятия «Норма 2005»

Для эффективной деятельности ТОО «Норма 2005», для реализации задач, связанных с достижением поставленных целей, необходимо ее обеспечение персоналом нужных специальностей и квалификации. На данный момент для отрасли торговли нет нехватки специалистов.

Персонал предприятия и его изменения имеют определенные количественные, качественные и структурные характеристики, которые могут быть с меньшей или большей степенью достоверности измерены и отражены следующими абсолютными и относительными показателями:

- среднесписочная численность работников предприятия и (или) его внутренних подразделений за определенный период;

- удельный вес работников отдельных подразделений в общей численности работников предприятия;

- удельный вес сотрудников, имеющих высшее или среднее специальное образование в общей численности сотрудников предприятия;

- средний стаж работы по специальности руководителей и специалистов предприятия;

- текучесть кадров [22, с. 345].

Совокупность перечисленных и ряда других показателей даёт представление о количественном, качественном и структурном состоянии персонала предприятия «Норма 2005» и тенденциях его изменения для целей управления персоналом, в том числе планирования, анализа и разработки мероприятий по повышению эффективности использования трудовых ресурсов предприятия.

Среднесписочная численность работников ТОО «Норма 2005» на 01.01.10 г. составляет 19 человек: 1 руководитель (5%), 9 специалистов (45%), 9 рабочих (45%). Средний возраст сотрудников 31 год. Мужчины составляют 63%, женщины - 37%.

...