Унификация и стандартизация управленческой документации

Размещено на http://www.allbest.ru//

Размещено на http://www.allbest.ru//

1.Документационное обеспечение управление: процесс и учебная дисциплина. Основные делопроизводственные термины и определения

Делопроизводство - деятельность по обеспечению документирования и организации работы с документами;

Документирование управленческой деятельности заключается в создании управленческих документов - фиксации на бумаге или других носителях управленческих действий по установленным правилам. Документирование управленческой деятельности может осуществляться как рукописным способом, так и с помощью технических средств.

Состав документов, образующихся в деятельности организации, определяется ее компетенцией, кругом управленческих функций, порядком разрешения вопросов (единоличный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между организациями одного или различных уровней управления и т.п.

Документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Реквизит - обязательный элемент оформления официального документа (дата, подпись, печать, текст).

Документ - несколько трактовок.

Документ - материальный объект

Документ - носитель информации

Документ - документированная информация.

Документооборот - движение документов в организации с момента их получения/создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.



2. История белорусского делопроизводства, особенности развития национального делопроизводства в Республике Беларусь

На качественно новый уровень делопроизводство и документирование выходит в XV В., когда завершается образование централизованного государства - Великого княжества Литовского - и на протяжении XV-XVI вв складывается законченная система делопроизводства, получившая в значительной степени законодательное оформление. В этот период утверждается система органов центрального и местного управления, определяется состав документов, регламентирующих все стороны государственной и частной жизни. На рубеже XIV -XV вв. канцелярия, действовавшая при великом князе Витовте ( 1392-1430), приобретает характер государственной. Объединение ВКЛ и Польши в Речь Посполитую по акту Люблинской унии 1569 г. не изменило в корне систему делопроизводства и документирования, внеся в нее лишь незначительные новации

Документирование и делопроизводство в этот период существенно отличаются от предыдущего

Свое высшее выражение документирование законодательство нашло в издании трех Статутов ВКЛ - 1529, 1566, 1588 г.г. Все три статута отличат четкая организация текстов, разбитых на разделы и артикулы. Каждый Статут начинается с реестра, облегчающего поиск необходимого артикула. В свою очередь, каждый артикул имеет заглавие, в котором указывается его краткое содержании.

Новым в организации делопроизводства явилось его законодательное оформление. Законодательные акты XVI в. Практически полностью определили процесс делопроизводства в суде и в значительной мере - в других областях государственной и частной жизни.

Особенность организации государственной власти и управления породила большое многообразие в формах документирования. Большинство документов, создавшихся в ВКЛ, имел обще название «лист», использовавшееся в то время для значения практически всех видов документов: законодательных и частноправовых актов, распорядительных документов, направлявшихся из великокняжеской канцелярии в местные органы управления, судебных документов, всевозможных выписок и др.

Среди всего количества «листов», создававшихся в центральном государственном аппарате, наибольшее значение имели законодательные акты Длительное время законы ВКЛ оформлялись в виде великокняжеских привелеев.

Укрепление государства, развитие хозяйственно - экономической жизни в ВКЛ требовали совершенствования и специализации учетной документации. Она развивалась по двум основным направлениям: бухгалтерский и статистико - экономический учет.

Заметным явлением в истории делопроизводства 70-80 -х гг стало издание ГОСТов на управленческие документы ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72 и др. общесоюзных классификаторов (ОКУД, ОКПО, ОКОНХ). Внедрение указанных материалов в практику управления значительно улучшило оформление документации, рационализовало процедуры поиска, учета и хранения разнообразной информации, подготовило почву для автоматизации управленческих функций.

Начало XIX в. Ознаменовалось новой реформой государственного управления и делопроизводства, которая затронула главным образом верхний уровень управления - высшие и центральные к учреждения, и вместе с реформами Екатерины II в последней четверти XVII в. Завершила формирование системы центральных и местных учреждений.

Новая система управления - министерская, основанная на принципе единоначалия, зародилось в недрах старой коллежской системе: в коллегиях конца XVII в. Президенты имели более широкие права, чем ранее. Коллегиальный принцип принятия решений не был исключен вовсе из новой системы: сначала коллегии ввели в состав вновь созданных министерств; позже при министрах создали советы, имевшие статус коллегиального совещательного органа. Тем не менее, отношение к министрам как к единоличным исполнителям воли царя и определило делопроизводство министерство как «исполнительное».

На протяжении всего XIX и начала XX вв осуществляется законодательная регламентация делопроизводства высших, центральных и местных учреждений. Благодаря принятой в то время системе кодификации законодательства достаточно легко получить подробные сведения о законодательной регламентации делопроизводства учреждений любого уровня.

Особенностью организации делопроизводства в этот период являлась не только ее четкая законодательная регламентация, но и появление достаточно обширной делопроизводственной литературы, в том и числе и работ теоретического характера.

Несмотря на существенные изменения, которые претерпела система министерского делопроизводства, особенно в начальный период своего становления, к концу XIX в. Жизнь требовала более гибких форм делопроизводства и его ускорения. Большая работа по упрощению делопроизводства велась в отдельных ведомствах, в частности военном, где в 1911 г. «Положением о письмоводстве делопроизводстве в военном ведомстве» введена система упрощенного делопроизводства. Положение упрощало технику переписки, сокращало количество служебных документов. Для письменных взаимоотношений чиновников военного ведомства устанавливалось три вида документов - рапорт, предписание, отношение. В положении устанавливался порядок применения пишущих машинок для изготовления документов, гектографов для копирования и других технических приспособлений, ускоряющих делопроизводственную обработку документов.

Однако работа по совершенствованию делопроизводства в военном ведомстве из -за начавшейся вскоре Первой мировой войны не была заимствована другими министерствами и ведомствами.

30 октября 1917 года СНК издает декрет «О порядке утверждения и опубликования законов». Для оформления административных документов принято постановление СНК от 2 марта 1918 г. «О форме бланков государственных учреждений», в котором перечислялись обязательные реквизиты бланка документов. Изменения в новом проект были незначительные и касались исключения устаревших канцелярских шаблонов при составлении текстов документов, рекомендаций по использованию меньших форматов бумаги.

В декабре 1923 г. образован Совет научной организации труда, производства и управления (СовНОТ). По положению о Совете, утвержденному 6 декабря 1923 г, он стал постоянно действующим совещательным органом при коллегии НК РКИ СССР и был призван вырабатывать основные принципы техники администрирования и научной организации управления, в частности его документационного обеспечения. Совет занимался также реализацией техники и технологии производства.

В середине 20-х г.г. дополнительно создаются две новые крупные организации: 1 января 1925 г. Оргстрой, а в ферврале 1926 г. Государственный институт техники управления (ИТУ).

Важным этапом в развитии проблем делопроизводства можно считать подготовленный ИТУ проект «Общих правил документации и документооборота»( издан в 1931 г).В правилах определялись функции работников секретариата, их обязанности и содержание работ. Изложение материала в «Правилах» можно сравнить с содержанием современных обучающих инструкций к компьютерным программам.

В 20- е годы развивалась и система специальной документации. С учетом полного доминирования концепции построения социализма акцент был сделан на документировании таких функций, как планирование, учет, контроль.

На долгом пути подготовки Государственной системы документационного обеспечения управления, действующей в настоящее время, первым юридическим важным этапом стало принятие 25 июля 1963 г постановление Совета Министров СССР «О мерах по улучшению архивного дела в СССР». Главному архивному управлению и ряду государственных комитетов и институтов поручалась разработка ЕГСД. Первым реальным результатом этой работы можно считать подготовку в 1965 г. «Материалов к Единой государственной системе делопроизводства». В 1967 г ВНИИДАД разработал методическую программу исследований. В 1970 г создан проект основных положений ЕГСД, в подготовке которого приняли участие НИИ труда, Институт государства и права Академии наук СССР. После обсуждения и доработки в сентябре 1973 г «Основные положения ЕГСД» одобрил Госкомитет СМ СССР по науке и технике и рекомендовав их для использования документов не имеющего официального статуса.

Заметным явлением в истории делопроизводства 70-80 хх годов стало издание ГОСТОВ на управленческие документы (ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72 и др), общесоюзных классификаторов (ОКУД, ОКПО, ОКНХ). Внедрение указанных материалов в практику управления значительно улучшило оформление документации, рационализовало процедуру поиска, учета и хранения разнообразной информации, подготовило почву для автоматизации управленческих функций.

В 1990 г. был принят новый стандарт 6.38-90 «УСОРД. Требования к оформлению документов», который применялся при оформлении ОРД, при распорядительной и исполнительной деятельности органов госуправления. В нем были предложены 32 реквизита документа.

В 1991 г. была принята «Государственная система ДОУ» (ГСДОУ). В 1995 г. Комитетом по архивом и делопроизводству, БелНИИДАД была разработана «Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах, госкомитетах других центральных органах управления». Эта инструкция была внесена Министерством юстиции в государственный реестр и являлась обязательной для применения. Ее требования распространялись на все организации любой формы собственности. Она устанавливала порядок применения, учета, подготовки, хранения, контроля исполнения, оформления и размножения документа. В 1995 г. был введен белорусский стандарт ГОСТ 6.38-95 «Унифицированные системы документации. Система ОРД. Требования к оформлению документа».

В 1997 г. были разработаны «Основные правила работы архивов центральных и местных органов власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь».

В 2001 г. постановлением Госкомитета по архивам и делопроизводству ль 6 августа 2001 г. №38 был учрежден Перечень типовых документов в указанием сроков хранения. Часть 1. 2 часть Перечня была введена в действие весной 2006 г. Это повлекло отмену Перечня 1988 г. с декабря 2006 г.

6 октября 1994 г. был принят Закон «О Национальном архивном фонде (НАФ) и архивах в РБ» (эта дата считается Днем архивиста). Изменения и дополнения к этому закону были приняты 6 января 1996 г.

НАФ состоит из 2 частей:

государственная;

негосударственная..

В 2003 г. была разработана Номенклатура дел (НД). А в 2004 г. было установлено, что дела хранятся в подразделениях на протяжении 1 года и в архив передаются только дела постоянного хранения; в течение года оформлением документа занимаются работники подразделения.

С 1 января 2006 г. в каждой организации должны быть составлены и утверждены описи дел постоянного хранения и по личному составу.

В соответствии с постановлением СМ РБ от 28 декабря 1999 г. №1947 был создана Государственная инспекция архивов и делопроизводства (Госархивнадзор) при Государственном комитете по архивам и делопроизводству. Вследствие того была введена должность Главного госинспектора архивов и делопроизводства, госинспекторов областей,

3.Понятие «Документ». Функции документа

Документ - несколько трактовок.

Документ - материальный объект

Документ - носитель информации

Документ - документированная информация.

Слово «документ» пришло во времена Петра Iи первоночально имело значение письменного свидетельства. Затем появляются термины «деловая бумага», «служебный документ», «акт» и подчеркивается значение документа в управлении. Выделяются счетные документы, историчексие документы.

Документы играют важную роль в организации хоз. Жизни государства. Без документов отраж деятельность предприятий не возможно составить ни перспективный ни текущий план и провести анализ хоз деятельности.

Свойства документа:

юридическая сила - свойство официального документа, сообщаемое ниу действиующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления.

Подлинность - подлинный документы это документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

Копийность - копия документа это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или их, не имеющей юридической силы.

оригинальность - признаком оригинальности является его уникальность. Оригиналы документов по своему внешнему виду могут быть беловиками и черновиками.

Черновик - это документ в предварительной редакции.

Беловик - это последняя переписанная или перепечатанная набело редакция документа.

Выделяют так же автографы - документы переписанные или правленые.

Функции документа:

Управленческая- документы выступают как средство управленческой деятельности, они специально созданы для целей управления.

Организационная- определяется в потребности запечатления информации с целью сохранения и передачи всем документам.

Правовая- присуща документам, в которых закрепляются изменения правовых норм и правонарушений.

Социальная- присуща многим документам, так создаются они для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его членов.

Учётная- дает количественную характеристику информации, связанной с хозяйственными, демографичемскими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля.

культурно-историческая- способность документа сохранить и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе.

4.Способы документирования. Классификации документной информации

Документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам.

средство документирования - орудие, используемые человеком для создания документов.

Способы документирования:

Текстовое - документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.

техническое - обобщающее название документов, отражающих результат строительного и технического проектирование, конструирование, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению изделий промышленного производства.

фотодокументирование - изобразительный документ, созданный фотографическим способом.

кинодокументирование - изобразительный и аудиовизуальный документ, созданный кинемотагрофическим способом.

фонодокументирование - документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.

аудивизуальное и электронное - документирование с помощью специальных материальных носителей, на которых данные фиксируется специальными условным обозначениями, создаются документы с информацией в форме понятной только машине.

носители документной информации - материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобретательной информации, в том числе в преобразованном виде.

Классификация документов

происхождению,

служебные

личные

содержанию,

по административным вопросам

по материально-техническому снабжению

по планированию

по оперативной деятельности

по бухгалтерскому учету

по подготовке и расстановке кадров

по финансово - кредитным и внешнеторговым вопросам

наименованию,

приказы

распоряжения

планы

отчеты

акты

протоколы

договоры

уставы

инструкции

справки

подлинности,

индивидуальные

типовые

трафоретные

примерные

по срочности,

срочные

несрочные

степени гласности

документы открытые

документы с ограниченным доступом

Системы документации по назначению:

справочно-информационная - акты, докладные и объяснительные записки, письма.

организационная - положения, уставы, инструкции

распорядительная - приказы, постановления, распоряжения, решения, указания

Документы по личному составу - это документы, характеризующие правовую, трудовую и служебную деятельность работников организации. Они создаются в результате трудовых отношений, возникающих между учреждениями и сотрудниками.

Виды документов по личному составу: приказы, заявления, трудовые книжки, личные карточки и т.п.

Наиболее многочисленной является документация, сопровождающая процессы движения кадров на предприятии. Под движением кадров условно понимается:

прием, перевод и увольнение работников;

предоставление отпусков;

командирование.

Личные документы - это документы, обслуживающие потребности одного человека, участвующего в деловой коммуникации.

5. Законодательные и нормативные акты, регламентирующие организацию ДОУ в Республике Беларусь

Положение о Национальном архивном фонде Республики Беларусь, а также сети государственных архивных учреждений Республики Беларусь (утверждено Указом Президента Республики Беларусь от 20 сентября 1996 г. № 373, с изменениями и дополнениями, внесенными указами Президента Республики Беларусь от 4 октября 2002 г. № 513, от 21 декабря 2004 г. № 604, от 26 октября 2006 г. № 633, от 12 января 2007 г. № 23, от 28 мая 2008 г. № 286).

Собрание указов Президента и постановлений Кабинета Министров Республики Беларусь, 1996 г., № 27, ст.699.

Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2002 г., № 114, 1/4075; 2005 г., № 1, 1/6084; 2006 г., № 180, 1/8026; 2007 г., № 16, 1/8265; 2008 г., № 133, 1/9730.

Закон Республики Беларусь от 25 ноября 2011 г. № 323-3 «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь».

Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2011 г., № 136, 2/1875.

Правила работы с научно-технической документацией в государственных архивах Республики Беларусь (утверждены постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 14 марта 2007 г. № 14, с изменениями и дополнениями, внесенными постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 145).

Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2007 г., № 106, 8/16244.

Национальный правовой Интернет-портал Республики Беларусь, 20.07.2012, 8/26149.

Правила работы государственных архивов Республики Беларусь с аудиовизуальными документами (утверждены постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 9 апреля 2007 г. № 27, с изменениями и дополнениями, внесенными постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 7 мая 2012 г. № 117 ).

Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2007 г., № 110, 8/16255; 2012 г., № 57, 8/25416.

Правила работы архивов государственных органов и иных организаций (утверждены постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 № 143).

Национальный правовой Интернет-портал Республики Беларусь, 8.08.2012, 8/26204.

Инструкция о порядке доступа к архивным документам, содержащим сведения, относящиеся к личной тайне граждан (утверждена постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 132).

Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2012 г., № 63, 8/25906.

Инструкция о порядке представления сведений о документах Национального архивного фонда Республики Беларусь для включения их в Государственный фондовый каталог Национального архивного фонда Республики Беларусь (утверждена постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 17 мая 2012 г. № 125).

Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2012 г., № 61, 8/25666.

Инструкция о порядке пользования архивными документами в читальных залах государственных архивов Республики Беларусь (утверждена постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 133).

Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2012 г., № 63, 8/25907.

Инструкция о порядке создания и хранения страховых копий особо ценных и уникальных документов Национального архивного фонда Республики Беларусь (утверждена постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 146).

Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2012 г., № 65, 8/25909

Работа с электронными документами

Закон Республики Беларусь от 28 декабря 2009 г. № 113-З "Об электронном документе и электронной цифровой подписи".

Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2010 г., № 15, 2/1665

Государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 1221-2000 "Документы электронные. Правила выполнения, обращения и охранения". (утвержден и введен в действие постановлением Госстандарта Республики Беларусь от 22.05.2000, № 14).

Инструкция о порядке организации работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций (утверждена постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 11 мая 2012 г. № 120).

Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2012 г., № 58, 8/25570.

Инструкция о порядке проведения экспертизы ценности и передачи на постоянное хранение документов в электронном виде и информационных ресурсов (утверждена постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 11 мая 2012 г. № 121). Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2012 г., № 58, 8/25571.

Приказ Государственного комитета по имуществу Республики Беларусь 2 июня 2006 г. № 109 "О некоторых вопросах выдачи электронных документов".

Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2006 г., № 112, 8/14715.

Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (утвержден постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 № 140)

Национальный правовой Интернет-портал Республики Беларусь, 09.08.2012, 8/26212

Ведомственные перечни документов

Перечень документов Национального статистического комитета

Перечень документов хозяйственных судов Республики Беларусь

Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства транспорта и коммуникаций

Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства промышленности Р

Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства жилищно-коммунального хозяйства

Нормативные правовые акты Республики Беларусь, регулирующие вопросы делопроизводства

Указ Президента Республики Беларусь от 28 июня 2000 г. № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь», с изменениями и дополнениями, внесенными указами Президента Республики Беларусь от 4 октября 2004 г. № 482, от 12 января 2007 г. № 23.

Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2000 г. № 66, 1/1414; 2004 г., № 157, 1/5906; 2007 г., № 16, 1/8265.

Закон Республики Беларусь от 10 ноября 2008 г. № 455-З "Об информации, информатизации и защите информации".

Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2008 г., № 279, 2/1552

Закон Республики Беларусь от 10 января 2000 г. № 361-З «О нормативных правовых актах Республики Беларусь», с изменениями и дополнениями, внесенными Законами Республики Беларусь от 4 января 2002 г. № 81-З, от 1 ноября 2004 г. № 321-З, от 2 ноября 2005 г. № 48-З, от 16 мая 2006 г. № 119-З, от 29 июня 2006 г. № 137-З, от 7 мая 2007 г. № 212-З, от 15 июля 2008 г. № 410-З, от 2 июля 2009 г. № 31-З.

Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2000 г., № 7, 2/136; 2002 г., № 7, 2/830; 2004 г., № 175, 2/1070; 2005 г., № 179, 2/1152; 2006 г., № 86, 2/1216; 2006 г., № 107, 2/1235; 2007 г., № 118, 2/1309; 2008 г., № 184, 2/1507; 2009 г., № 161, 2/1583.

Закон Республики Беларусь от 5 июля 2004 года № 301-З «О государственных символах Республики Беларусь», с изменениями и дополнениями, внесенными Законами Республики Беларусь от 19 июля 2006 г. № 150-З, от 9 июля 2007 г. № 247-З, от 28 декабря 2009 г. № 78-З .

Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2004 г., № 111, 2/1050; 2006 г., № 114, 2/1247; 2007 г. , № 170, 2/1344; 2010 г., № 5, 2/1630.

Закон Республики Беларусь от 26 мая 2012 года № 384-З «Аб афіцыйных геральдычных сімвалах».

Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2012 г., № 63, 2/1936.

Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 25 февраля 1993 г. № 100 «О перечнях документов, на которых ставится печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь», с изменениями и дополнениями, внесенными постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 23 декабря 2008 г. № 2010.

Собрание постановлений Правительства Республики Беларусь, 1993 г., № 6, ст. 89.

Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2009 г., № 14, 5/29066.

Положение о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь и внесении изменений в постановление Кабинета Министров Республики Беларусь от 7 августа 1995 г. № 424 (утверждено постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31 июля 2000 г. № 1172, с изменениями и дополнениями, внесенными постановлениями Совета Министров Республики Беларусь от 13 января 2007 г. № 38, от 14 апреля 2009 г. № 464).

Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2000 г., № 75, 5/3742, 2007 г., № 16, 5/24555; 2009 г., № 95, 5/29598.

Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 14 апреля 2009 г. № 464 «О некоторых вопросах изготовления государственных символов Республики Беларусь».

Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2009 г., № 95, 5/29598.

Положение об основных требованиях, предъявляемых к уровню защищенности бланков строгой отчетности, а также специальным материалам для защиты их от подделки (утверждено постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 1 марта 2002 г. № 29, с изменениями и дополнениями, внесенными постановлениями Министерства финансов Республики Беларусь от 3 июня 2004 г. № 90, от 6 июня 2006 г. № 63, от 28 апреля 2008 г. № 74, от 31 октября 2008 г. № 163, от 30 августа 2010 г. № 95).

Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2002 г., № 32, 8/7851; 2004 г., № 91, 8/11090; 2006 г., № 104, 8/14559; 2008 г., № 109, 8/18719, № 288, 8/19817; 2010 г., № 223, 8/22751.

Инструкция о порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности (утверждена постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 18 декабря 2008 г. № 196).

Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2009 г., № 30, 8/20285.

Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях (утверждена постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4, с изменениями и дополнениями, внесенными постановлениями Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 октября 2011 г. № 235, от 27 января 2012 г. № 18, от 15 января 2013 г. № 9).

Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2009 г., № 42, 8/20434; 2011 г., № 123, 8/24338; 2012 г., № 21, 8/24838.

Национальный правовой Интернет-портал Республики Беларусь, 2.02.2013, 8/26849.

Инструкция о порядке ведения делопроизводства по административным процедурам в государственных органах, иных организациях (утверждена постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 7 мая 2009 г. № 39, с дополнением, внесенным постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 13 декабря 2011 г. № 283).

Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2009 г., № 110, 8/20896; 2011 г., № 143, 8/24556.

Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников (утверждена постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26 марта 2004 г. № 2).

Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2004 г., № 58, 8/1795.

Государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (утвержден и введен в действие постановлением Госстандарта Республики Беларусь от 21.12.2004 № 69. Взамен СТБ 6.38-95).

(RAR-архив файла в формате DOC, 29 Кб)

Положение о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях, у индивидуальных предпринимателей (утверждено постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30 декабря 2011 г. № 1786).

Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2012 г., № 5, 5/35055.

Правила ведения книги учета проверок (утверждены постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 18 марта 2010 г. № 383).

Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2010 г., № 79, 5/31474.

Положение о порядке учета контролирующими (надзорными) органами выданных предписаний на проведение проверок (утверждено постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 29 декабря 2009 г. № 1732).

Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2010 г., № 6, 5/31003.

Нормативные правовые акты по работе с документами, содержащими секретную и иную конфиденциальную информацию

Указ Президента Республики Беларусь от 15 ноября 2000 г. № 595 «О некоторых мерах по упорядочению обращения с секретной документированной информацией», с изменениями и дополнениями, внесенными указами Президента Республики Беларусь от 26 февраля 2001 г. № 108, от 15 января 2009 г. № 39.

Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2000 г., № 108, 1/1776; 2001 г., № 23, 1/2436; 2009 г., № 16, 1/10412.

Указ Президента Республики Беларусь от 25 февраля 2011 г. № 68 «О некоторых вопросах в сфере государственных секретов».

Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2011 г., № 26, 1/12371

Гражданский кодекс Республики Беларусь (извлечения).

Уголовный кодекс Республики Беларусь (извлечения).

Кодекс Республики Беларусь об административных правонарушениях (извлечения).

Закон Республики Беларусь от 29 июля 2010 г. № 170-3 "О государственных секретах".

Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2010 г., № 184, 2/1722.

Положение о коммерческой тайне (утверждено постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 06.11.1992 № 670).

Собрание постановлений Правительства Республики Беларусь, 1992 г., № 32, ст.570.

Методические указания по практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (утверждены приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 16.09.2005 № 41).

Методические рекомендации по защите архивных документов от хищений и несанкционированного доступа» (утверждены приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.06.2008 № 22).

6.Порядок ведения делопроизводства в организации

Делопроизводство организуется и ведется в соответствии с требованиями законодательства. За нарушение требований законодательства о делопроизводстве должностные лица объединения несут ответственность, предусмотренную статьями 89.1, 89.2, 89.3, 167.7 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях (максимальное наказание штраф в размере 20 минимальных заработных плат).

Основными нормативными правовыми актами, регулирующими данную сферу отношений, являются:

1. Закон Республики Беларусь О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь;

2. Закон Республики Беларусь Об обращениях граждан;

3. Положение о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан;

4. Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь;

5. СТБ 6.38-94 Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов

Необходимо помнить, что документы, образующиеся в деятельности, фиксируют практическую сторону его работы, свидетельствуют о соответствии его деятельности законодательству. Поэтому следует неукоснительно соблюдать установленные правила ведения делопроизводства. Правоустанавливающие и иные документы, печать, штампы ОО должны храниться в условиях, не допускающих их утерю, порчу или кражу, в течение срока, установленного законодательством. Единоличные решения руководителя организации (руководителя организационной структуры) должны оформляться приказами либо распоряжениями, коллегиальные решения органов объединения протоколами либо актами. Для оформления документов следует разработать и утвердить бланки.

Правоустанавливающие и иные документы, печать, штампы, бланки хранятся по месту размещения его юридического адреса. Лицо, ответственное за сохранность документации, назначается приказом руководителя.

Законодательство о делопроизводстве предусматривает следующие требования к организации документооборота:

1. ведут делопроизводство на основании собственных инструкций по делопроизводству, разрабатываемых самостоятельно и не противоречащих законодательству, утверждаемых их руководителями.

2. Ведение делопроизводства возлагается на структурное подразделение организации (канцелярия, общий отдел, секретариат или др.), положение о котором утверждается руководителем организации. При этом ответственность за соблюдение установленных правил и порядка работы с документами несет руководитель структурного подразделения. При отсутствии соответствующего структурного подразделения руководитель организации своим приказом определяет ответственного за ведение делопроизводства.

3. Все категории входящих, исходящих и внутренних документов подлежат регистрации, систематизации и хранению в соответствии с номенклатурой дел, утверждаемой приказом руководителя организации. Для регистрации и контроля исполнения документов используются регистрационно-контрольные карточки. В организациях с документооборотом до 600 документов в год допустима регистрация документов в журналах. Отдельно регистрируются, систематизируются и хранятся входящие документы и ответы на них, инициативные исходящие документы и ответы на них, внутренние нормативно-распорядительные документы, письма и обращения граждан и ответы на них.

4. Входящая корреспонденция регистрируется в день получения и направляется на рассмотрение руководителю организации. При регистрации поступивших документов в правом нижнем углу документа проставляется оттиск регистрационного штампа, содержащий наименование организации, зарегистрировавшей документ, дату поступления и регистрационный индекс (номер) документа. По результатам рассмотрения руководитель налагает резолюцию о характере исполнения документа и исполнителе. Контроль исполнения документов осуществляет лицо, ответственное за делопроизводство. Сроки исполнения устанавливает руководитель организации в соответствии с законодательством. При отсутствии в резолюции указания о сроке исполнения документ исполняется в 10-дневный срок.

5. Исходящая корреспонденция подлежит регистрации после подписания руководителем ОО и отправляется, как правило, в день подписания. Исходящему документу присваивается регистрационный индекс, содержащий номер дела, в котором будет храниться документ (в соответствии с номенклатурой дел), и через дробь порядковый номер регистрации, возрастающий в пределах года. На исходящем документе-ответе делается ссылка на исходящий номер документа-запроса.

6. Внутренние документы, подписываемые руководством, подлежат обязательной регистрации на регистрационно-контрольных карточках или в журнале. Регистрационным индексом приказа, распоряжения, протокола, акта является его порядковый номер, возрастающий в пределах года. Каждый вид документа имеет свою нумерацию и регистрируется отдельно.

7. Письма и обращения граждан подлежат отдельной регистрации, учету и контролю исполнения. В соответствии с Законом Республики Беларусь Об обращениях граждан, обращения граждан, в том числе и устные, подлежат регистрации и обязательному исполнению в месячный срок со дня поступления, а не требующие дополнительного изучения и проверки не позднее 15 дней со дня поступления. Руководители организаций обязаны также не реже одного раза в месяц проводить личный прием граждан. Личный прием проводится в установленные дни и часы, график приема утверждается руководителем организации и доводится до всеобщего сведения.

Установлены следующие требования к оформлению документов:

1. Документы оформляются на бланках. Бланки ОО должны иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения, установленный СТБ 6.38-94. В частности, бланк организации должен содержать ее полное наименование в соответствии с уставом, код ОКПО, юридический и почтовый адрес, оформленный в соответствии с Почтовыми правилами, коммуникационные данные (телефон, факс, e-mail и др.), номер расчетного счета и наименование банка. Эмблема размещается на бланке только в случае ее государственной регистрации. При создании бланка на нескольких языках все реквизиты дублируются.

2. Документы должны содержать название (приказ, постановление, протокол и др.); заголовок, грамматически согласующийся с названием документа, дату подписания (утверждения, согласования), регистрационный номер, место издания (кроме писем), текст, указания на приложения (при их наличии), подпись, отметку об исполнителе. В письмах название документа не указывается. Дата указывается цифровым способом в следующем порядке: число, месяц, год.

3. Адресуемый документ должен содержать название и почтовый адрес получателя, изложенный в соответствии с Почтовыми правилами. При этом название организации пишут в именительном падеже. При адресовании документа конкретному должностному лицу либо гражданину наименование должности и фамилию получателя пишут в дательном падеже.

4. Печать организации ставится лишь на документах, требующих удостоверения их юридической силы. Проставление печати необходимо во всех случаях удостоверения прав, свобод и обязанностей физических и юридических лиц, при санкционировании расходования денежных средств и материальных ценностей. Оттиск печати на документах должен захватывать часть наименования должности и личной подписи лица, подписавшего (утвердившего) документ.

5. Документы следует оформлять, учитывая необходимые минимумы полей. В соответствии с СТБ 6.38-94, бланки документов должны иметь поля: левое 30 мм, правое не менее 8 мм, верхнее и нижнее не менее 20 мм. Текстовые документы, направляемые в регистрирующие органы, оформляются через полтора интервала с использованием компьютерного шрифта Times New Roman с размером кегля 14 пунктов.



7. Унификация и стандартизация документной информации: цели и задачи. Способы унификации и стандартизации, их характеристика

Унификация документов - установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформления и создание трафарентных текстов. Она проводится с целью упорядочения деятельности в области документации, сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования оргтехники и для получения положительных результатов деятельности всех заинтересованных сторон.

Стандартизация документов - это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Именно стандартами, в частности обеспечивается методическое и организационное единство в области разработки, применения и ведения унифицированных форм документов.

При унификации и стандартизации документов рекомендуется использовать Унифицированную систему организационно-распорядительной документации, утвержденную приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 14.05.2007 № 25.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации (далее - УСОРД) является рационально организованным комплексом взаимосвязанных унифицированных форм документов, рекомендуемых для применения в деятельности организаций всех организационно-правовых форм (далее - организации).

Целью разработки УСОРД является создание взаимосвязанных комплексов документов, обеспечивающих организационно-распорядительную деятельность организаций. Использование УСОРД в деятельности организаций способствует оперативному решению управленческих задач, снижению трудовых и материальных затрат на работу с документами, повышению качества организационно-распорядительной документации и сокращению объема документооборота.

Основополагающим документом для разработки УСОРД является Государственный стандарт Республики Беларусь 6.10.1-95 "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Основные положения", устанавливающий требования к разработке, согласованию и утверждению унифицированных систем документации (далее - УСД).

В состав УСОРД входят:

Государственный стандарт Республики Беларусь 6.38-2004 "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов";

Методические указания по практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь 6.38-2004 "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов";

Классификатор унифицированных форм организационно-распорядительных документов и пояснительная записка по его применению;

Альбом унифицированных форм ОРД.

Пересмотр УСОРД, утвержденной председателем Государственного комитета по архивам и делопроизводству 28.12.1999, осуществлен в связи с необходимостью приведения ее состава и содержания в соответствие с изменениями в законодательстве и практике документирования управленческой деятельности в организациях Республики Беларусь.

Подсистемы унифицированных форм документов, входящие в УСОРД, включены отдельным классом (0200000000) в Общегосударственный классификатор Республики Беларусь (ОКРБ) 010-95 "Унифицированные документы" (далее - ОКУД).

Унифицированные формы, включенные в УСОРД, устанавливают примерную структуру текста, минимальный необходимый состав реквизитов соответствующих организационно-распорядительных документов и не являются образцами их оформления. Документы, разрабатываемые на основе унифицированных форм, включенных в УСОРД, должны оформляться в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Альбом унифицированных форм ОРД может использоваться как эталонный массив для разработки альбомов унифицированных форм документов в организациях и поддержания их в актуализированном состоянии путем своевременного включения новых форм, изъятия отмененных унифицированных форм, изменения областей применения унифицированных форм ОРД и т.д.

Унифицированные формы систематизированы по следующим подсистемам:

документация по созданию организации;

документация по реорганизации организации;

документация по ликвидации организации;

документация по приватизации государственных организаций;

документация по распорядительной деятельности организации;

документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации;

документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации <*>;

документация по приему на работу;

документация по оформлению изменений трудовых отношений;

документация по увольнению с работы;

документация по предоставлению отпусков и отзыву из отпуска;

документация по оформлению поощрений;

документация по оформлению дисциплинарных взысканий;

документация по оформлению командировок.

8.Общие требования к оформлению реквизитов и документов при помощи печатающих устройств. Формуляр-образец

Межстрочный интервал текста документов, изготовленных на компьютере, на бланках формата А4 - одинарный, на бланках формата А5 - точно 14 пт.

При наборе текста с использованием технических средств применяется гарнитура шрифта Times New Roman в обычном начертании, размер шрифта - не менее 15 пт, или шрифты, устанавливаемые нормативными правовыми актами Республики Беларусь. Выравнивание текста производится по ширине листа.

При подготовке таблиц с использованием технических средств межстрочный интервал допускается уменьшать до 11 пт.

При оформлении документа на компьютере реквизиты, состоящие из нескольких строк (кроме реквизита "Текст"), печатают с интервалом точно 14 пт. Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения", "Гриф согласования", "Отметка о наличии приложения", "Гриф приложения" отделяются друг от друга одинарным интервалом.

Реквизиты документа отделяют друг от друга полуторным межстрочным интервалом.

Максимальная длина строки многострочных реквизитов 73 мм на компьютере.

При печатании документов используют 9 стандартных положений табулятора или отступы в миллиметрах от границы левого поля при оформлении на компьютере:

0 - граница левого поля;

1 - от границы левого поля 12,5 мм;

2 - от границы левого поля 40 мм;

3 - от границы левого поля 60 мм;

4 - от границы левого поля 80 мм;

5 - от границы левого поля 100 мм;

6 - от границы левого поля 120 мм;

7 - от границы левого поля 140 мм;

8 - от границы левого поля 160 мм.

81. От нулевого положения печатаются:

реквизит "Название вида документа" (если документ оформлен не на бланке);

реквизит "Заголовок к тексту";

реквизит "Текст" (исключая строки, начинающиеся с абзацного отступа);

реквизит "Отметка о наличии приложения";

реквизит "Отметка об исполнителе";

реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело";

реквизит "Отметка о заверении копии";

реквизит "Гриф согласования" и наименование должности в реквизите "Подпись";

слова "Верно", "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", "ПРИКАЗЫВАЮ", "ПРЕДЛАГАЮ", "ОБЯЗЫВАЮ".

От первого положения печатается начало абзацев в тексте.

От четвертого положения печатается реквизит "Адресат".

От пятого положения печатаются реквизиты "Гриф ограничения доступа", "Гриф утверждения", "Гриф приложения".

От шестого положения печатается расшифровка подписи в реквизите "Подпись".

От седьмого положения печатаются коды по ОКУД, ОКОГУ и ОКЮЛП.

При оформлении документа на листах формата А4 в альбомной ориентации (297 x 210 мм) реквизиты "Гриф ограничения доступа", "Гриф утверждения", "Гриф приложения", расшифровка подписи в реквизите "Подпись" печатаются от восьмого положения табулятора (160 мм).

При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают двумя вертикальными рядами, начиная от нулевого и пятого положений табулятора, а при оформлении документа на листах формата А4 в альбомной ориентации - от нулевого и восьмого положений табулятора.

При подписании документа несколькими лицами, не подчиненными по должности, наименования должностей в реквизите "Подпись" располагают двумя вертикальными рядами, начиная от нулевого и пятого положений табулятора.

Если заголовок к тексту превышает пять строк, его допускается продлевать до границы шестого положения табулятора (120 мм от границы левого поля).

Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова "Примечание" и "Основание" печатаются от нулевого положения табулятора, а относящийся к ним текст - с межстрочным интервалом точно 14 пт.

В текстах документов слова "Примечание", "Основание", а также слово "Приложение" в отметке о наличии приложения оставляются открытыми, а относящаяся к ним информация печатается столбцом с межстрочным интервалом точно 14 пт.

В конце реквизитов (кроме реквизита "Текст") точки не ставятся. В середине строк реквизитов знаки препинания сохраняются.

В документах не допускаются текстовые выделения в виде подчеркивания и печатания вразрядку.

Прописными буквами печатаются: реквизит "Название вида документа", слова "УТВЕРЖДАЮ", "УТВЕРЖДЕНО", "СОГЛАСОВАНО" - в грифах согласования и утверждения, "ПРИКАЗЫВАЮ" - в приказах, "ПОСТАНОВЛЯЕТ" - в постановлениях, "РЕШИЛ" - в решениях, "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", "РЕШИЛИ" - в протоколах, фамилии работников в текстах приказов по личному составу, названия разделов и подразделов в организационных документах.

При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами, первая страница не нумеруется.

Новую страницу документа не допускается начинать последней неполной строкой абзаца.

Документы со сроком хранения до трех лет включительно допускается печатать на двух сторонах листа.

Унифицированные формы, включенные в УСОРД, устанавливают примерную структуру текста, минимальный необходимый состав реквизитов соответствующих организационно-распорядительных документов и не являются образцами их оформления. Документы, разрабатываемые на основе унифицированных форм, включенных в УСОРД, должны оформляться в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Для осуществления кодирования унифицированных форм системы ОРД разработаны локальные классификаторы:

подсистем;

видов документов.

Локальные классификаторы организационно-распорядительных документов могут являться составной частью информационного обеспечения при разработке автоматизированных систем для составления, учета, поиска, контроля за прохождением и исполнением документов и организацией их хранения.

Коды локальных классификаторов входят в структуры кодов унифицированных форм ОРД ОКУД.

Код унифицированной формы проставляется при необходимости на соответствующих организационно-распорядительных документах.

Состав реквизитов, порядок их расположения и оформления на бланке документа должны соответствовать Государственному стандарту Республики Беларусь 6.38-2004 "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

...