Унификация и стандартизация управленческой документации

Заголовком к тексту акта является содержание события. Заголовок акта должен согласовываться с названием вида документа и формулироваться с помощью отглагольного существительного в предложенном или родительном падеже.

Дата акта должна соответствовать дате события и проставляться должностным лицом, подписавшим документ.

Текст акта состоит из вводной и констатирующей части.

Во вводной части указывается основание для составления акта и перечисляются лица, составившие акт и присутствовавшие при этом.

Должности, инициалы и фамилии лиц, присутствовавших при составлении акта и не входящих в состав комиссии, указываются отдельно.

В констатирующей части акта излагаются цели и задачи, дается краткое описание проделанной работы, фиксируются установленные факты.

Если в акте отражается ряд фактов, текст акта делится на пункты.

В конце текста указываются сведения о количество экземпляров акта.

Число экземпляров акта определяется нормативными правовыми актами и практической необходимостью.

Акт подписывается всеми лицами, принимавшим участие в его составления. При подписании акта указывается распределение обязанностей членов комиссии без указания их должностей. Первой проставляется подписи председателя комиссии, подписи членов комиссии располагается в алфавитном порядке.

26.Протокол: назначение, состав реквизитов, особенности оформления и текста. Способы протоколирования. Формы протокола

Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждений вопросов и принятия решений на заседаниях. По полноте освещения хода заседания они делятся на 1) протоколы полной формы,2) протоколы краткой формы, 3) протоколы сокращенной формы.

Реквизиты протокола: наименование вышестоящей организации; наименование организации; название вида документа -ПРОТОКОЛ, дата регистрации индекс, место издания, заголовок к тексту, текст, подписи.

Заголовком к тексту протокола являются название конкретного вида заседания наименование коллегиального органа и вопрос заседания, если он один.

Датой протокола является дата проведения заседания.

Текст протокола делится ев вводную и основную части.

Во вводной части указываются инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствовавших членов коллегиального органа, наименование должностей, фамилии и инициалы приглашенных лиц, не являющихся членам коллегиального органа. Фамилии присутствовавших и приглашенных указываются в алфавитном порядке.

Список приглашенных составляется отдельно и прилагается к протоколу с проставлением соответствующей отметки, если количество приглашенных более 10 человек.

В протоколах дополнительно может оказаться количество присутсвующих, необходимое для правомочности принятия решения.

При вынесении на заседание двух и более вопросов они нумеруются арабскими цифрами. Последовательность вопросов в повестке дня определяется степенью их важности.

Основная часть протокола полной формы строится по схеме СЛУШАЛИ-ВЫСТУПЛЕНИЕ-РЕШИЛИ отдельно по каждому рассматриваемому вопросу.

В разделе СЛУШАЛИ указываются фамилиями инициалы докладчика и излагается краткое содержание выступления.

В разделе ВЫСТУПИЛИ текст оформляется аналогично разделу СЛУШАЛИ. В этот раздел записываются вопросы км докладчику и ответы на них.

В разделе РЕШИЛИ записываются принятые решения по вопросу.

В протоколе краткой формы повестка дня не оформляется . Основная часть протокола краткой формы строится по схеме СЛУШАЛИ-РЕШИЛИ без текста выступлений. В разделе СЛУШАЛИ записываются вопросы повестки дня, в разделе РЕШИЛИ - принятые решения.

В протоколе сокращенной формы после каждого вопроса повестки дня записываются принятые по нему решения.

Постановляющая часть протокола заканчивается указанием лица, ответственного за контроль исполнения решений или отдельных пунктов решений.

Протокол совещания подписывается председателем и секретарем.

Порядок подготовки и оформления протоколов коллегиальных органов определяется положениями об этих органах или регламентами их работы.

27.Телеграмма, телефонограмма: назначение, виды, состав реквизитов, особенности оформления и текста

Телеграмма - вид документа, определяемый способом передачи информации по каналам телеграфной связи. В телеграмме, направляемой в несколько адресов, каждый адрес указывается индивидуально. Текст и адресат печатаются прописными буквами. Между словами в телеграмме делается пропуск в два удара. Текст печатается начиная с абзаца через два интервала , далее красные строки и абзацы не допускаются. Адрес и текст печатаются без переноса слов. Излагается текст предельно сжато. Оформляется телеграмма либо на специальном бланках, либо на обычных листах с указанием категории перед адресом. Пишется телеграмма без предлогов, союзов, знаков препинания. Если знаки препинания все же необходимы, они пишутся сокращенно строчными буквами точка - тчк., запятая - запт. Ит.д. Даты обозначаются арабскими цифрами : число, меясц, год. Между цифрами в дате разделительные знаки не таяться. Например 05 11 2000. Заканчивается телеграмма указанием ее индекса. После текста указываются должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму. Под чертой отражаются сведения, не подлежащие передаче: адрес отправителя, должность, подпись и расшифровка подписи отправителя, дата подписания, которая проставляется подписывающему телеграмму.

Составляется телеграмма в двух экземплярах. Первый подписанный, отправляется, а второй подшивается в дело. Текст служебной телеграммы заверяется печатью.

Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста. Бланки для телефонограмм целесообразно иметь только при большом (более 200 в год) количестве этих документов. Допускается оформление телефонограмм на чистых листах бумаги. Составляется телефонограмма в одном экземпляре. Реквизиты телефонограммы: название учреждения -- автора документа» должность, фамилия сотрудника» передавшего телефонограмму, номер его телефона, наименование организации-получателя, должность и фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму, номер его телефона, дата и номер телефонограммы, текст (не превышающий 50 слов), наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись, фамилия и инициалы. Таким образом, при составлении телефонограмм применяются такие специфичные реквизиты, как дата и время передачи (приема); указание должности и фамилии должностных лиц, передавших (принявших) телефонограмму, номера телефонов организаций, передающих (принимающих) телефонограмму.

При составлении телефонограмм следует придерживаться следующих рекомендаций: текст не должен содержать сложных логических оборотов, трудно выговариваемых и редко произносимых слов; информация должна быть краткой и срочной. При передаче телефонограммы необходимо проверить правильность записи повторным чтением; слова, плохо воспринимаемые на слух, требуется передавать, разбивая по буквам. Если телефонограмма направляется в несколько адресов, то к ней составляется список на рассылку с указанием номеров телефонов.

Сотрудник, принявший телефонограмму, обязан ознакомить с ее содержанием всех должностных лиц, которым предназначалась полученная информация.

28.Копии документов: назначение, виды. Способы изготовления и правила оформления копий и придания юридической силы копиям. Порядок выдачи копий

Копия документа - это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридическую силу.

Повторное, точное воспроизведение подлинников (в целях размножения) является копией. Само понятие копия (лат. сopia - множество) связано с размножением оригинала любого вида.

Среди копий различаются:

Выписка - копия части документа. Выписка должна содержать воспроизведение полного текста решения по определенному вопросу. Юридическую силу выписка приобретает после ее заверения должностным лицом организации или нотариусом. Особый вид - фото и светокопии, отличительной чертой которых является точное воспроизведение оригинала. Они являются видом факсимильных, автоматических копий. Кроме копий, снятых непосредственно с оригинала или полученных автоматически, т.е. одновременно с оригиналом, могут быть кратные копии: копия с копии.

На приобретение документом юридической силы влияют:

1. Соблюдение организацией, ее должностными лицами, готовящими документ, положений действующего законодательства.

2. Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации. Эти правила специфичны для каждого типа документов и регламентируются ГОСТами и другими нормативно-методическими материалами.

Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления.

Юридическая сила документа может быть обеспечена установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов, т.е. обязательных элементов оформления документов: наименование организации - автора документа, подпись, дата, регистрационный номер документа, гриф утверждения, печать и др.

Юридическая сила копий:

1) копия должна содержать точный текст подлинника (включая и бланк, на котором подготовлен документ), расшифровку печатей, подписей должностных лиц.

2) свидетельство юридической силы копии документа - отметка о ее заверении.

Запрещается нотариальное свидетельствование копий паспортов, военных билетов, служебных удостоверений.

Сами организации имеют право заверения документов, создающихся в этих организациях. Также организации могут заверять документы граждан при приеме на работу (диплом, аттестат, удостоверение на льготы и т.д.)

Копии заверяются руководителем организации или уполномоченным должностным лицом (например, начальником отдела кадров или зав. канцелярией). Заверенные копии, направляемые в организации, удостоверяются печатью.

29 .Служба ДОУ: виды, цели, задачи. Функции службы ДОУ, её права и взаимодействие

Служба ДОУ - это:

Структурное подразделение организации, выполняющее функции документационного обеспечения управления.

- Структурное подразделение организации, осуществляющее функции по документационному обеспечению управленческой деятельности, и работники структурных подразделений, ответственные за ведение делопроизводства в подразделениях.

Служба ДОУ также может включать в свою структуру такие подразделения, как общий отдел, секретариат, канцелярия, архив и др. В организациях, где нет необходимости создавать службу ДОУ, приказом руководителя должен быть назначен ответственный за архив, который, по сути, и выполняет если не все, то значительную часть функций службы ДОУ. Как правило, это работник, который по своим основным функциональным обязанностям непосредственно связан с делопроизводством, документооборотом и т.п. (секретарь, юрисконсульт, кадровик, бухгалтер). В должностной инструкции такого работника помимо основных обязанностей прописываются еще и обязанности ответственного за архив.

Следует отметить, что без номенклатуры дел обеспечить надлежащее ведение документооборота в организации и хранение создаваемых и накапливающихся документов невозможно. Номенклатура дел не только способствует правильной организации хранения документов, определяет единый порядок формирования дел, помогает решать вопросы комплектования, экспертизы и отбора на государственное хранение основной документации, имеющей научно-историческое значение, она необходима для обеспечения порядка в делопроизводстве и документообороте организации. Для составления номенклатуры дел используются учредительные документы организации, положения о ее структурных подразделениях, планы, отчеты, должностные инструкции работников, штатное расписание и другие документы, характеризующие задачи и функции организации в целом и ее структурных подразделений, а также типовые и ведомственные (отраслевые) перечни документов. Документы, накопившиеся в процессе деятельности предприятия, являются не просто его собственностью, которая находится в офисе, - их ведение и хранение должно осуществляться в соответствии с законодательством. Нормативными актами в сфере делопроизводства и архивного дела на сегодняшний день являются:

- Закон Республики Беларусь от 06.10.1994 N 349-З "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь" далее - Закон N 349-З). Согласно ст. 4 Закона N 349-З государственные органы, предприятия, учреждения и организации независимо от форм собственности, общественные объединения, религиозные организации, а также физические лица обязаны обеспечивать накопление, учет, хранение и использование архивных документов в соответствии с требованиями, установленными Законом N 349-З и иными актами законодательства. В силу норм ст. 5 Закона N 349-З, документы, собранные в процессе деятельности государственных органов, предприятий, учреждений, организаций независимо от форм собственности, общественных объединений, существовавших и существующих на территории Республики Беларусь и за ее пределами, физических лиц независимо от источника их образования, вида носителя, места хранения и формы собственности, составляют Национальный архивный фонд Республики Беларусь, являются историческим и культурным наследием, достоянием народа Республики Беларусь, его документальной памятью и служат для удовлетворения нужд общества и государства, реализации прав и законных интересов граждан;

- Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 N 4, которая устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в государственных органах и организациях Республики Беларусь независимо от формы собственности и организационно-правовой формы;

- перечень типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.12.2006 N 82;

- постановление Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 06.08.2001 N 38 "Об утверждении перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения и Положения о порядке его применения", которое устанавливает правила применения перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения;

- иные нормативные акты.

Данные нормативные акты устанавливают единые сроки хранения и являются обязательными для применения организациями всех организационно-правовых форм и всех форм собственности. Прежде чем приступать к разработке номенклатуры дел организации, необходимо внимательно ознакомиться с указанными документами.

Функция управления документами в организации выполняется службой документационного обеспечения управления, или службой делопроизводства (в нормативных документах последнего времени используется именно это название). Будем называть это подразделение так, как это сложилось в последние годы, - служба ДОУ.

Несмотря на то что документационное обеспечение (делопроизводство) - достаточно консервативная область деятельности, в настоящее время мы являемся свидетелями весьма серьезных изменений, которые происходят в документационном обеспечении. Эти изменения вызваны рядом факторов, среди которых наиболее значимыми являются:

изменение законодательства в сфере информации и документации;

изменение технологии создания, обработки, хранения и использования документов (применение в процессах управления документами компьютерной техники, автоматизация делопроизводственных процессов, внедрение и применение систем электронного документооборота и электронных документов);

изменения в организации управленческих процессов, которые могут быть вызваны различными причинами - как изменением организационно-правовой формы организации или ее подведомственности, так и внедрением системы менеджмента качества в соответствии со стандартами СМК, или иными причинами.

В регламентации деятельности службы ДОУ большое значение имеет определение ее целей и задач, в уже упоминавшемся примерном положении о службе ДОУ этот раздел называется "Цели и задачи службы ДОУ". В примерном положении цель службы ДОУ сформулирована следующим образом: "Основной целью службы ДОУ является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления.

Представляется, что при формулировании цели службы ДОУ нужно исходить из того, что на практике является результатом документационного обеспечения. В результате документационного обеспечения в каждой организации создается ее документальный фонд - совокупность всех документов, образовавшихся в деятельности организации, как созданных в ней, так и поступивших из других организаций. Документальный фонд создается по определенным правилам, формироваться он начинает еще на стадии регистрации документов, используется документальный фонд в текущей деятельности организации, являясь источником информации для принятия управленческих решений. Жизнь документа в делопроизводстве заканчивается тогда, когда документ по истечении срока хранения уничтожается или, если он подлежит длительному или постоянному хранению, передается из документального фонда в состав архивного фонда, т. е. в архив организации. Следовательно, цель деятельности службы ДОУ можно сформулировать таким образом: формирование полноценного документального фонда организации и создание условий для его эффективного использования в текущей деятельности организации.

В примерном положении о службе ДОУ задачи подразделения сформулированы

совершенствование форм и методов работы с документами;

обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с ГОСТами и другими действующими нормативами;

сокращение документооборота, количества форм документов и документов;

разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и подведомственной системе (для организаций, имеющих подведомственную систему), прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники, направленных на реализацию деятельности организации

30. Понятие «Документооборот». Структура и объем документооборота. Учет и анализ документооборота

Документооборот - движение документов в организации с момента их получения/создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.

ДОУ зависит непосредственно от управленческих решений, ДО которых включает 3 составляющие:

информационная поддержка решений, т.е. обеспечение принимаемого решения информацией;

документирование решений;

контроль за выполнением решения.

основная цель документооборота - обеспечение движения комплекса документов в процессе ДОУ. Задача совершенствования документооборота - определение такого движения, которое бы наилучшим образом обеспечило достижение СДОУ ее целей. .

Рациональная организация документооборота предусматривает учет следующих принципов:

Принцип прямоточности. Требуется, чтобы перемещение документов осуществлялось по наиболее короткому пути. Принцип непрерывности. Предполагает подачу документов на тот уровень, где по ним принимаются решения

Принцип ритмичности. Предполагает равномерность движения документов и подчинения их определенному ритму движения.

Принцип параллельности. Означает выполнение отдельных операций по обработке документов в процессе их движения. Основное назначение состоит в сокращении времени на прохождение документа.

Принцип пропорциональности. Предполагает пропорциональную, равномерную загрузку каналов движения документов.

Подсчет объема документооборота проводится по группам документов ( распорядительные, переписка, обращения граждан). Осуществляется в целом по организации с обязательным учетом документов, зарегистрированных в структурных подразделениях. Данные об объеме составляются периодически. Учитывается количество входящих, исходящих, внутренних документов и копий.

В группе входящих выделяются:

1. документы правительственных и вышестоящих организаций;

2. предложения, заявления, жалобы граждан и документы, присланные из других органов.

В исходящих выделяют:

1. документы, направляемые в правительственные и вышестоящие организации;

2. документы, подписываемые руководством.

Динамику входящих и исходящих документов характеризуют по 3 признакам:

Изменение общего объема документации за несколько лет.

Изменение соотношения отдельных частей документооборота.

Определение объема по отдельным структурным подразделениям за несколько предыдущих лет.

Подсчет документов осуществляется по данным канцелярии, по регистрационным формам. Подсчет внутренних производится по месту их подготовки и исполнения.

Особое внимание обращается на многократность регистрации, наличие нерегистрируемой документации, на то, что не все документы проходят через СДОУ (телефонограммы, факсограммы, телеграммы). Информация обобщается в виде сводок.

Упорядочение документопотоков является главным направлением по сокращению документооборота и заключается в создании надлежащих условий, строго установленного состава и регламента пользования документами.

Унификация сокращает число форм и размеры текстов документов. Создаются специальные унифицированные формы документации. Унификации подлежат и выходные машинные формы документов. При унификации унифицируются состав документа, формы и процессы работы с документами. В результате, исключаются формы документов, не вызванные потребностями документирования.

Для этого разрабатывается табель унифицированных форм документов - перечень разработанных к применению форм документов, закрепляющий юридический статус этих документов, этапы подготовки и прохождения документов. Табель утверждается руководителем организации, ежегодно пересматривается и корректируется.

Среди методов совершенствования документооборота можно выделить две группы: сокращение объема документооборота и совершенствование технологии документооборота.

Методы сокращения объема документооборота:

Унификация и стандартизация документов

Совершенствование законодательства, повышение качества документируемых решений

Повышение качества подготовки и оформления документов, уменьшение физического объема документов

Применение практики бездокументного решения вопросов

Уменьшение количества дублетных экземпляров документов при их размножении, копировании и рассылке

Использование современных информационных технологий для подготовки, передачи и обработки информации

Методы совершенствования технологии документооборота:

Разработка моделей документооборота в государственных органах и организациях унификация стандартизация документ письмо бланк

Составление маршрутных карт технологического процесса

Разработка рациональных схем документооборота

(оперограмм и документограмм, схем движения документов и др.)

Размещено на Allbest.ru