Унификация и стандартизация управленческой документации

9.Понятие «Реквизит». Перечень реквизитов документов. Классификация реквизитов. Характеристика назначения реквизитов

Состав реквизитов, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов, определяется СТБ 6.38-2004 Кроме этого данный ГОСТ устанавливает требования к оформлению реквизитов, закрепляет схемы их расположения и выделяет реквизиты, которые должны использоваться при изготовлении бланков документов.

При подготовке и оформлении документов используются реквизиты, состав которых представлен в СТБ 6.38-2004.

Государственный герб Республики Беларусь (реквизит 1)

Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) (реквизит 2).

Код организации (реквизит 3) проставляется на верхнем поле справа на первом листе документа.

Код документа (реквизит 4) проставляется на верхнем поле справа под кодом организации по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь 010-95 "Унифицированные документы" (ОКУД), утвержденному Постановлением Белстандарта от 29 сентября 1995 г. N 10 и введенному в действие 1 апреля 1996 г.

Наименование вышестоящей организации (реквизит 5). При наличии вышестоящей организации указывается ее полное наименование.

Наименование организации (реквизит 6) обозначает автора документа, под которым понимается физическое или юридическое лицо, создавшее документ.

Наименование структурного подразделения (реквизит 7). Автором документа может быть структурное подразделение организации. Наименование структурного подразделения указывается под наименованием организации в том случае, если оно является юридическим лицом.

Почтовый адрес отправителя (реквизит 8).

Коммуникационные и коммерческие данные (реквизит 9)

Название вида документа (реквизит 10).

Датой документа (реквизит 11)

Регистрационный индекс (реквизит 12)

Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа (реквизит 13)

Место составления или издания документа (реквизит 14)

Гриф ограничения доступа ( реквизиты 15)

Документы направляют в адрес организаций, их структурных подразделений, конкретным должностным или физическим лицам. От точного написания адресата (реквизит 16) зависят движение документа, скорость доставки его непосредственному исполнителю, минуя лишние инстанции.

Гриф утверждения (реквизит 17) располагают в правом верхнем углу над текстом от пятого положения табулятора после 40 печатных знаков или 100 мм от границы левого поля.

Резолюция (реквизит 18), как правило, пишется от руки руководителем при рассмотрении поступивших или внутренних документов для организации их исполнения.

Заголовок к тексту (реквизит 19). Все организационно-распорядительные документы, оформленные на бумаге формата А4, должны иметь заголовок.

Отметка о контроле (реквизит 20)

Текст ( реквизит 21)

Отметка о наличии приложения (реквизит 22)

Подпись (реквизит 23)

Гриф приложения (реквизит 24)

Гриф согласования (реквизит 25)

Визы (реквизит 26)

Печать (реквизит 27).

Отметку об исполнителе (реквизит 28) располагают на лицевой стороне последнего листа в левом нижнем углу документа, печатают от нулевого положения табулятора от границы левого поля.

Отметка о заверении копии (реквизит 29).

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 30)

Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов) (реквизит 31)

Отметка о переносе данных на машинный носитель (реквизит 32)

10. Реквизиты автора документа, адресования, регистрации, содержания

- Государственный герб РБ;

- эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

- код организации;

- код документа;

- наименование вышестоящей организации;

- наименование организации;

- наименование структурного подразделения;

- почтовый адрес отправителя;

- коммуникационные и коммерческие данные;

- название вида документа;

- дата документа;

- регистрационный индекс;

- ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа;

- место составления или издания

Государственный герб Республики Беларусь (реквизит 1) помещают на бланках документов и угловых штампах организаций в соответствии с Законом Республики Беларусь от 5 июля 2004 г. N 301-З "О государственных символах Республики Беларусь" и Указом Президента Республики Беларусь от 28 июня 2000 г. N 357 "Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь".

Не допускается помещать изображение Государственного герба Республики Беларусь между бланковыми надписями на двух языках.

Изображение Государственного герба Республики Беларусь на угловых штампах помещают по аналогии с бланками документов.

Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) (реквизит 2).

В соответствии с Законом Республики Беларусь от 5 октября 1994 г. "О политических партиях" в редакции Закона Республики Беларусь от 19 июля 2005 г. N 35-З с изменениями и дополнениями и Законом Республики Беларусь от 5 октября 1994 г. "Об общественных объединениях" в редакции Закона Республики Беларусь от 19 июля 2005 г. N 36-З с изменениями и дополнениями политические партии, общественные объединения, союзы могут иметь эмблему - условное символическое изображение какого-либо понятия или идеи, зарегистрированное в установленном законом порядке.

Товарный знак и знак обслуживания (далее - товарный знак) - обозначение, способствующее отличию товаров или услуг одних юридических или физических лиц от однородных товаров или услуг других юридических или физических лиц, помещается на бланках документов организаций в соответствии с Законом Республики Беларусь от 5 февраля 1993 г. в редакции Закона Республики Беларусь от 29 октября 2004 г. N 319-З "О товарных знаках и знаках обслуживания".

Зарегистрированное согласно установленному порядку изображение эмблемы (товарного знака) организации помещается на бланках организаций в соответствии с учредительными документами (уставом, положением об организации).

Организации государственной формы собственности могут помещать эмблему на левом поле бланка на уровне реквизита "Наименование организации".

Организации негосударственной формы собственности при продольном расположении реквизитов эмблему (товарный знак) организации помещают в центре на верхнем поле бланка - размер 17 мм.

При угловом расположении реквизитов эмблема (товарный знак) организации помещается на верхнем поле бланка над серединой строки реквизита "Наименование организации".

Код организации (реквизит 3) проставляется на верхнем поле справа на первом листе документа.

Органы государственной власти и управления код организации проставляют по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь ОКРБ 004-2001 "Органы государственной власти и управления" (ОКОГУ). Для других организаций код проставляется по Общегосударственному классификатору ОКРБ 018-2003 "Юридические лица и индивидуальные предприниматели" (ОКЮЛП).

Код документа (реквизит 4) проставляется на верхнем поле справа под кодом организации по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь 010-95 "Унифицированные документы" (ОКУД), утвержденному Постановлением Белстандарта от 29 сентября 1995 г. N 10 и введенному в действие 1 апреля 1996 г.

Код документа при составлении конкретного вида документа проставляется только на унифицированных документах, названия форм которых включены в ОКУД.

Наименование вышестоящей организации (реквизит 5). При наличии вышестоящей организации указывается ее полное наименование.

Наименование организации (реквизит 6) обозначает автора документа, под которым понимается физическое или юридическое лицо, создавшее документ.

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, установленному правовым актом (уставом, положением, приказом и др.).

Организация кроме полного может иметь и сокращенное наименование (или аббревиатуру). Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в ее учредительных документах. Сокращенное наименование помещают ниже полного или за ним в скобках.

Наименование структурного подразделения (реквизит 7). Автором документа может быть структурное подразделение организации. Наименование структурного подразделения указывается под наименованием организации в том случае, если оно является юридическим лицом.

Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то его следует печатать на чистом листе бумаги. Наименования организаций располагаются в соответствии с их полными официальными наименованиями в верхней части документа на одном уровне, на одном языке (на котором ведется делопроизводство организации).

Почтовый адрес отправителя (реквизит 8). На бланке для письма ниже реквизита "Наименование структурного подразделения" помещают юридический или почтовый адрес - адрес фактического месторасположения организации, по которому с ней осуществляется связь. Почтовый адрес указывается в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи

Коммуникационные и коммерческие данные (реквизит 9) помещают на бланке для письма ниже почтового адреса отправителя: телеграфный адрес, номера телефона, телефакса с включением кода автоматической междугородней (международной) телефонной связи. Группы цифр в номерах телефонов дефисом не разделяются. Адрес электронной почты и другие сведения указываются по усмотрению организации.

Коммерческие данные: номер расчетного счета, наименование банка и т.д.

Стандарт не содержит ограничений относительно состава и объема сведений, включаемых в состав справочных данных об организации.

Название вида документа (реквизит 10). Вид документа определяется его назначением и содержанием. Название вида документа должно соответствовать видам документов, предусмотренных ОКРБ 010-95 "Унифицированные документы". Состав документов, издаваемых организацией, фиксируется в Табеле унифицированных форм документов, применяемых организацией.

Название вида документа печатают прописными буквами без разрядки от нулевого положения табулятора без отступа от границы левого поля. В письме название вида документа не указывается.

Датой документа (реквизит 11) является дата его подписания (распорядительные документы, письмо) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт), для принимаемого коллегиальным органом (постановление, решение) - дата его принятия, для утверждаемого документа (план, отчет, инструкция, положение) - дата утверждения.

Дату проставляет должностное лицо, подписывающее или утверждающее документ непосредственно при подписании. При подготовке проекта документа допускается печатать только обозначение месяца и года, а день месяца проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Регистрационный индекс (реквизит 12) создаваемых и получаемых документов состоит из порядкового номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и т.д.).

Если регистрационный номер отправляемого письма 4-12/645, то 4 - индекс структурного подразделения, 12 - порядковый номер дела по номенклатуре дел структурного подразделения, 645 - порядковый регистрационный номер письма.

Регистрации подлежат создающиеся в организации и поступающие от других организаций и физических лиц документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Регистрация документа заключается в записи необходимых сведений о документе в регистрационные формы, присвоении документу соответствующего регистрационного индекса и проставлении его непосредственно на документе.

Наличие на документе регистрационного индекса свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации.

Регистрационный индекс распорядительного документа, протокола - это порядковый номер в пределах каждого вида документов в течение одного календарного года.

Регистрационный индекс документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных индексов, присваиваемых каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа (реквизит 13) включает в себя регистрационный индекс и дату документа, на который дается ответ.

Место составления или издания документа (реквизит 14) указывается на общем бланке с учетом принятого административно-территориального деления Республики Беларусь.

Для юридического лица местом издания документа будет место его нахождения, которое определяется местом его государственной регистрации и фактическим адресом.

11.Реквизиты удостоверения подлинности и согласования документов

Документы направляют в адрес организаций, их структурных подразделений, конкретным должностным или физическим лицам. От точного написания адресата (реквизит 16) зависят движение документа, скорость доставки его непосредственному исполнителю, минуя лишние инстанции.

При направлении документа в вышестоящие органы не допускается его отправка другим адресатам, кроме случаев, когда это определено поручением вышестоящего органа.

Если документ адресуется организации, то указывают ее наименование в именительном падеже.

При направлении документа одного содержания в несколько однородных организаций их указывают обобщенно в именительном падеже.

При направлении документа руководителям нескольких однородных организаций их указывают обобщенно в дательном падеже.

На документах, направляемых в республиканские органы государственного управления, постоянным корреспондентам, подведомственным организациям, адрес не проставляется. Для отправки таких документов целесообразно применять конверты с заранее напечатанными адресами.

Документ, предназначенный для отправки, не должен содержать более четырех адресов. Слово "копия" перед вторым и последующими адресатами не проставляется.

Если документ является ответом, первым адресатом следует указывать автора инициативного письма независимо от значимости остальных адресатов.

При направлении документа одного содержания более чем в четыре адреса исполнитель документа составляет список на рассылку (Приложение 4), в котором перечисляет адреса, наименования организаций и фамилии должностных лиц. На основании этого списка оформляется адресат в каждом конкретном документе.

Почтовый адрес, как правило, указывается только на конверте. Правилами устанавливается следующий порядок написания почтового адреса на документах, конвертах и других почтовых отправлениях:

наименование адресата (наименование организации) - для юридического лица, фамилия, инициалы или фамилия, имя, отчество - для физических лиц;

название улицы, номер дома (офиса), корпуса, квартиры;

название населенного пункта (город, поселок и т.п.);

почтовый код;

название отделения почтовой связи;

название района, области;

страна (для международных почтовых отправлений).

При адресовании почтовых отправлений в города почтовый код указывается перед названием города.

При адресовании документа разовому корреспонденту почтовый адрес может входить в состав реквизита "Адресат".

При адресовании документа частному лицу вначале указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Гриф утверждения (реквизит 17) располагают в правом верхнем углу над текстом от пятого положения табулятора после 40 печатных знаков или 100 мм от границы левого поля.

Документ утверждается двумя способами: изданием распорядительного документа (приказа, распоряжения, постановления, решения) или должностным лицом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ", наименования должности лица, утвердившего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

При утверждении документа, составленного не на бланке или руководителем вышестоящей или сторонней организации, в наименование должности лица, утвердившего документ, включается полное наименование организации.

При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, распоряжением, протоколом гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЕНО", названия вида документа в именительном падеже, его даты и номера.

Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется Табелем унифицированных форм документов или инструкцией по делопроизводству.

Слова "УТВЕРЖДАЮ" и "УТВЕРЖДЕНО" печатают прописными буквами без кавычек и пробелов.

Резолюция (реквизит 18), как правило, пишется от руки руководителем при рассмотрении поступивших или внутренних документов для организации их исполнения.

Резолюция пишется на первом листе документа в правом верхнем углу перед текстом или на свободном от текста месте. В ней указываются фамилия и инициалы исполнителя, которому направляется документ, предписываемое действие, способ, порядок и срок исполнения, личная подпись руководителя и дата составления резолюции.

При наличии нескольких исполнителей фамилия ответственного за исполнение указывается первой, он организует работу других исполнителей.

При отсутствии свободного от текста места на лицевой стороне первого листа допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием на нем регистрационного номера и даты документа, к которому относится резолюция. Лист резолюции прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело. На документе проставляется отметка о наличии такого листа.

При необходимости написания второй и последующих резолюций они располагаются на любом свободном месте лицевой стороны документа.

Заголовок к тексту (реквизит 19). Все организационно-распорядительные документы, оформленные на бумаге формата А4, должны иметь заголовок.

Формулируется заголовок составителем документа.

Заголовок должен указывать краткое содержание текста документа, точно называть управленческое действие и грамматически согласовываться с названием вида документа.

Если в тексте отражено несколько вопросов, заголовок должен формулироваться обобщенно.

Пример:

Об утверждении отчета

и проведении выборов ревизионной комиссии

В заголовке к тексту разрешается употреблять сокращения слов и словосочетаний, используемых в стандартах и классификаторах Республики Беларусь, сокращенные наименования организаций и общепринятые сокращения.

Точку в конце заголовка не ставят. Заголовок печатают строчными буквами (кроме заглавной), без кавычек и не подчеркивают.

Если объем заголовка к тексту превышает 140 печатных знаков (5 строк машинописного текста с длиной строки в 28 печатных знаков), то его допускается продлевать до пятого положения табулятора после 40 печатных знаков или 100 мм от границы левого поля.

Место размещения заголовка на документе допускается отмечать уголками при изготовлении бланка.

Допускается не указывать заголовок к тексту на документах формата А5 (148 x 210 мм), текст которых не превышает пять - семь строк.

Отметка о контроле (реквизит 20) располагается на левом поле документа на уровне заголовка к тексту и обозначается буквой "К" или словом "Контроль". Отметка проставляется от руки цветным карандашом или чернилами красного цвета или с помощью штемпеля. Отметка может быть дополнена контрольной датой.

Место размещения отметки о контроле на документе допускается отмечать уголками при изготовлении бланка.

Отметка о наличии приложения (реквизит 22) располагается ниже текста документа перед реквизитом "Подпись". Слово "Приложение" печатается с прописной буквы от нулевого положения от границы левого поля, после него ставится двоеточие.

Если документ имеет приложение, названное в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется по форме:

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислять с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров.

При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами.

Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют по форме:

Если документ направляется в несколько адресов, а приложение - не всем адресатам, то в отметке о наличии приложений указывается, в какой адрес посылается приложение.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается, а только количество экземпляров одним из двух способов, в зависимости от того, указано название приложения или нет.

К нормативным правовым или распорядительным документам могут прилагаться документы, которые утверждены или вводятся в действие. Приложениями могут быть документы, дополняющие или поясняющие содержание основного документа. В распорядительных документах указание на наличие приложения дается в тексте.

Подпись (реквизит 23) - обязательный реквизит официального документа. Должностные лица подписывают документы в пределах их компетенции. Реквизит "Подпись" состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и ее расшифровки (инициалы и фамилия). Инициалы печатают перед фамилией, пробелы между инициалами и фамилией не делают.

Если документ оформлен на бланке, в название должности не входит название учреждения, указывается только видовое наименование организации.

Если документ оформлен не на бланке, название должности включает полное наименование организации.

В научных и учебных организациях в составе реквизита "Подпись" могут указываться ученые степени и звания.

Если документ подготовлен двумя и более организациями, его подписывают лица равных должностей, их подписи располагают на одном уровне.

При подписании документа несколькими должностными лицами одной организации их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии. Располагаются подписи членов комиссии по алфавиту фамилий.

Документы коллегиальных органов подписываются председателем этого органа и секретарем.

Если должностное лицо, подпись которого была предусмотрена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При подписании документа другим должностным лицом указывается фактическая должность работника, подписавшего документ. Исправление можно сделать чернилами или машинописным способом, поставив "И.о." или "Зам.". Не допускается ставить предлог "За" или косую черту перед наименованием должности.

При подписании исходящих документов подписывается, как правило, первый экземпляр документа, в организации остаются заверенные копии.

Если подписываются распорядительные документы, то допускается подписание только первых экземпляров. При оформлении актов и протоколов подписи проставляются на всех экземплярах документов.

Гриф приложения (реквизит 24) проставляется на самом приложении и указывает на связь этого приложения с основным документом (приказ, распоряжение, инструкция, положение и др.). Гриф приложения располагают в правом верхнем углу первого листа приложения.

Гриф приложения состоит из слова "Приложение", его порядкового номера, указанного арабскими цифрами без знака N, названия вида документа в дательном падеже, его даты и регистрационного индекса, печатается от пятого положения табулятора после 40 печатных знаков или 100 мм от границы левого поля.

Если приложение одно, порядковый номер не указывается.

Гриф согласования (реквизит 25) - реквизит документа, выражающий согласие с его содержанием организации, не являющейся автором документа.

Документы, подготавливаемые в организации, до придания им юридической силы (подписания, регистрации, утверждения) подлежат согласованию. Согласование проекта документа проводится с организациями и должностными лицами. Согласование может проводиться как внутри организации - со структурными подразделениями и должностными лицами (внутреннее согласование), так и вне ее - с подчиненными и неподчиненными организациями (внешнее согласование). Внешнее согласование оформляется грифом согласования.

Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" слева и состоит из слова "СОГЛАСОВАНО" (без кавычек), наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая полное наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты. Гриф согласования печатают от нулевого положения табулятора без отступа от границы левого поля.

Заполненный лист согласования прилагается к проекту документа

Визы (реквизит 26) - это реквизит оформления внутреннего согласования, указывающий на согласие или несогласие должностного лица организации-автора с его содержанием.

Реквизит "Визы" включает в себя наименование должности лица, визирующего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия) и дату. Слово "Виза" не входит в состав реквизита.

Круг лиц, визирующих документ, и последовательность визирования устанавливаются нормативными правовыми актами организации и зависят от вида документа и его содержания.

Визированию подлежат как внутренние документы, так и исходящие. В исходящих документах визируются те экземпляры, которые остаются в делопроизводстве организации, внутренние визируются на первом экземпляре.

Отказываться от визирования, а также делать какие-либо исправления в документе не допускается.

При наличии замечаний и дополнений к документу они излагаются на отдельном листе, а на проекте документа указывается: "Замечания прилагаются".

Проект документа может быть завизирован несколькими должностными лицами. В этом случае визы располагаются одна под другой в порядке визирования.

Реквизит "Визы" используется и при оформлении процедуры ознакомления с документом.

Виза ознакомления начинается словами: "С приказом (актом, протоколом, должностной инструкцией и т.д.) ознакомлен". Виза ознакомления включает личную подпись работника, ее расшифровку и дату.

При необходимости виза ознакомления может включать наименование должности работника.

Визы располагают ниже реквизита "Подпись" или на отдельном листе.

Печать (реквизит 27). На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится печать.

В организации используются разные по назначению печати - гербовые и простые.

Право помещать изображение Государственного герба Республики Беларусь на печатях (гербовые печати) имеют только государственные органы и иные государственные организации в соответствии с Законом Республики Беларусь от 5 июля 2004 г. N 301-З "О государственных символах Республики Беларусь".

В негосударственных организациях используются печати с собственным наименованием. Печати кроме наименования организации могут иметь изображения товарных знаков, эмблем, символов.

Тексты на печатях выполняются на белорусском и (или) русском языках.

Перечень документов, на которых проставляется печать, определяется организацией на основании действующих нормативных правовых актов.

Печать ставится на документах, требующих особого удостоверения, перечень которых предусматривается нормативными правовыми актами: договорах, трудовых книжках, дипломах, финансовых документах и др., во всех случаях удостоверения прав физических и юридических лиц, а также на уставах (положениях) организаций, доверенностях, удостоверениях и др.

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы оттиск проставляемой печати и личная подпись были хорошо читаемы.

Оттиск печати ставится таким образом, чтобы она захватывала часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В организации могут использоваться простые печати. Они воспроизводят наименование соответствующего учреждения или его структурных подразделений.

Право иметь и пользоваться печатью следует фиксировать в положении о структурном подразделении (отделе кадров, управлении делами и др.). Иные простые печати имеют узкое функциональное назначение (для пакетов, для пропусков и т.д.). Ответственность за хранение и правильное использование печатей структурных подразделений несут их руководители.

Оттиск простой печати может ставиться на копиях документов, направляемых в другие организации, размноженных экземплярах распорядительных документов при их рассылке и др.

Отметку об исполнителе (реквизит 28) располагают на лицевой стороне последнего листа в левом нижнем углу документа, печатают от нулевого положения табулятора от границы левого поля.

Отметку об исполнителе обязательно указывают на исходящих документах.

В отметке об исполнителе указывается должностное лицо, подготовившее подписанный в дальнейшем руководителем и отправленный документ. Отметка необходима для рациональной организации работы с документом в ходе его исполнения и оперативной связи получателя с составителем документа.

В состав отметки об исполнителе включаются фамилия исполнителя и номер его служебного телефона, который печатают без знаков препинания.

При оформлении документа на компьютере реквизит "Отметка об исполнителе" выполняется шрифтом Times New Roman, Cyr обычный, размер 9 пунктов и может быть дополнен информацией:

в первой строке - индекс структурного подразделения, в котором готовился документ;

во второй строке указываются инициалы (для машинисток), дата создания документа и имя файла.

Отметка о заверении копии (реквизит 29). Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и все его внешние признаки или часть их.

Организация может выдавать копии только тех документов, которые созданы в ее деятельности. Для придания копии юридической силы она должна быть соответствующим образом заверена.

Заверительную отметку проставляют ниже реквизита "Подпись" и печатают от нулевого положения табулятора без отступа от границы левого поля. В нее входят слово "Верно" с прописной буквы без кавычек, наименование должности лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи и дата заверения.

Если копия документа выдается на руки работнику или пересылается в другую организацию, заверительная подпись удостоверяется печатью (при наличии - гербовой), в негосударственных организациях - печатью организации (исполнителя).

На копиях исходящих документов, остающихся в делах организации, допускается не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 30) располагается на нижнем поле первого листа документа слева и состоит из слов "В дело", номера дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться документ, даты и номера документа, свидетельствующего об исполнении, при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении, личной подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения-исполнителя, даты.

Этот реквизит проставляется на документе после его исполнения и является свидетельством завершения работы над ним.

Содержание отметки об исполнении зависит от характера исполнения документа (например, подготовка письменного ответа, проведение переговоров, достижение устной договоренности). Результаты исполнения могут формулироваться следующим образом: "Направлено, дата, N", "Учтено при составлении заявки", "Дан устный ответ", "Вопрос решен по телефону" и т.п.

Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов) (реквизит 31) проставляется на поступающих документах и располагается на нижнем поле первого листа документа справа и состоит из полного или сокращенного наименования организации-получателя, даты поступления и регистрационного индекса документа. Для проставления отметки используют штампы.

Отметка о поступлении является свидетельством принятия организацией документа. С даты, зафиксированной в отметке, начинается исчисление сроков исполнения документа, если иное не установлено нормативными правовыми актами.

Регистрационный индекс служит для поиска документа в делопроизводстве и используется для учета количества поступивших документов.

Отметка о переносе данных на машинный носитель (реквизит 32) включает запись: "Информация перенесена на машинный носитель", подпись лица, ответственного за перенос данных, дату переноса, располагается на нижнем поле первого листа документа. При сканировании документов с целью создания автоматизированной информационно-поисковой системы организации, имеющей локальную сеть, целесообразно проставлять на документе отметку о переносе данных на машинный носитель. При использовании персонального компьютера в отметке о переносе данных в память машины следует указать имя файла, в который внесен документ. Такая отметка важна также для исключения повторного введения данных о документе в память машины.

12.Общий бланк: назначение, процесс разработки, состав реквизитов и способы оформления бланков

Общий бланк является своеобразной заготовкой для оформления практически любого служебного документа, кроме письма.

На общих бланках наносят реквизиты: Государственныцй герб, эмблема организации, или товарный знак, код организации, код по ОКРБ 004-2001, «Органы государственной власти и управления» или код ОКРБ 018-2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели», наименование вышестоящей организации, наименование организации, наименование структурного подразделения, место составления или издания.

На общих бланках оформляются распорядительные документы организации (приказы, постановления, распоряжения и др.), а в ряде случаев и организационные документы (положения, инструкции и др.) и справочно-информационные документы (акты, протоколы, справки и др.).

На основе общего бланка допускается изготавливать специальные бланки для конкретных видов ОРД. Например, в организации могут быть изготовлены специальные бланки для приказов и для протоколов. Согласно Примерной инструкции по делопроизводству изготовление специальных бланков по видам документов считается целесообразным, если таких документов в организации создается более 200 в год.

Все бланки разрабатываются с учетом углового или продольного вариантов расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу. Длина строки бланковой надписи не должна превышать 70 мм. При продольном варианте реквизиты размещаются посередине листа в верхней его части без ограничения размеров по горизонтали, но с соблюдением установленных размеров полей. Наиболее рационально использовать угловое расположение реквизитов на бланке, что экономит рабочую площадь документа для оформления таких реквизитов, как «адресат», «гриф утверждения», «гриф ограничения доступа», «резолюция». Бланки с продольным расположением реквизитов заголовочной части рекомендуется применять в тех случаях, когда эти реквизиты оформляются на двух языках. В этом случае на двух языках должны быть продублированы все реквизиты бланка.

13.Бланк для письма: назначение, процесс разработки, состав реквизитов и способы оформления бланка для письма

Бланк для письма изготавливается с продольным расположением реквизитов на двух языках. На этом бланке наносят реквизиты: Государственный герб, эмблема организации, или товарный знак, код организации, код по ОКРБ 004-2001, «Органы государственной власти и управления» или код ОКРБ 018-2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели», наименование вышестоящей организации, наименование организации, наименование структурного подразделения, почтовый адрес отправителя, коммуникационные и коммерческие данные.

Бланк официального документа - стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной информации.

На бланках изготавливается только первая страница документа, для изготовления последующих страниц используются стандартные чистые листы бумаги.

Общие требования к бланкам сформулированы в СТБ 6.38-2004. Стандарт устанавливает единые правила подготовки организационно-распорядительных документов, а также бланков, применяемых при их оформлении.

При разработке бланков документов используется бумага форматов А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм). Выбор формата бланка при изготовлении документа зависит от характера и объема текста. Бланк формата А5 используется для бланков документов, имеющих не более 5-7 строк текста.

Бланк должен иметь поля: левое - 30 мм, правое - не менее 8 мм, верхнее и нижнее - не менее 20 мм, при этом нанесение полей или их ограничительных отметок на бланке (в виде уголков и линий) не обязательно.

Стандартом установлены следующие виды бланков организационно-распорядительных документов:

- бланк для письма

- общий бланк для других видов организационно-распорядительных документов

14.Особенности изготовления и использования бланков с изображением Государственного герба Республики Беларусь

В соответствии с Указом Президента Республики Беларусь от 28 июня 2000 г. N 357 "Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь" и Законом Республики Беларусь от 5 июля 2004 г. N 301-З "О государственных символах Республики Беларусь" государственные органы и иные государственные организации обязаны помещать изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках документов (далее - гербовые бланки). Бланки документов разрабатывают на основе продольного расположения реквизитов на двух языках.

Гербовые бланки должны изготавливаться исключительно типографским способом. Использование средств оперативной полиграфии для размножения таких бланков не допускается.

Допускается тиражирование средствами оперативной полиграфии документов на гербовых бланках, предназначенных для рассылки. Каждая копия такого документа должна быть заверена печатью организации либо ее структурного подразделения. Список на рассылку такого документа хранится в деле вместе с подлинником или копией разосланного письма.

Гербовые бланки подлежат обязательному учету. С этой целью на них типографским способом или нумератором проставляются учетные порядковые номера, а при необходимости - серии этих номеров.

Учет каждого вида гербовых бланков (общих бланков, бланков для письма, бланков конкретных видов документов) ведется в организации раздельно при их поступлении в учетно-регистрационной форме (на карточках или в журнале).

Наличие изображения Государственного герба на бланке также определяет вариант расположения реквизитов бланка: он должен быть обязательно продольным. Общие бланки негосударственных структур, на которых отсутствует изображение Государственного герба, могут оформляться с использованием как продольного, так и углового вариантов расположения реквизитов.

И при продольном, и при угловом вариантах СТБ 6.38-2004 допускает размещать реквизиты бланка центрованным или флаговым способом.

При флаговом способе каждая строка бланковых надписей начинается от левой границы площади. Граница левого поля в этом случае выступает в качестве древка, а строки бланковых надписей составляют как бы полотнище флага (отсюда и название способа расположения реквизитов «флаговый»).

При центрованном способе начало и конец каждой строки бланковых надписей равноудалены от границ площади. Таким образом, они центруются, в результате чего оказываются равноудаленными от условной вертикальной оси, которая разрезает бланковые надписи на две равные половины (соответственно и название способа расположения реквизитов - «центрованный»).

15.Устав: назначение, состав реквизитов, особенности оформления и текста

Устав - правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функцию, задачи, порядок работы. Устав - свод правил, регулирующих деятельность организации, учреждений и предприятий.

Текст устава выглядит следующим образом: общие положения, организационное единство, регламент деятельности, финансово - материальная база, отчетная и ревизионная деятельность, порядок ликвидации и ответственности по делам организации.

Оформляется на общем бланке организации с машинописным указанием реквизитов: наименование вышестоящей организации, наименование организации, название вида документа ( на двух языках), УСТАВ (СТАТУТ), дата, регистрационный индекс, место издания, гриф утверждения, текст, подпись.

16.Положение о структурном подразделении, службе ДОУ: назначение, состав реквизитов, особенности оформления и текста

Положение - правовой акт, устанавливающий порядок образования, правовое положение, основные правила деятельности, права, обязанности государственных органов.

Структура текса положения: общие положения, цели и задачи; функции; права и обязанности; руководство; взаимоотношения с другими подразделениями.

Положения разрабатываются по указанию руководителейт предприятий, по инициативе руководителей структурных подразделений.

Структура текса положения и его фурмуляр унифицированы в УСОРД.

Формуляр - образец «ПОЛОЖЕНИЕ» состоит из следующий реквизитов: наименование вышестоящей организации; наименование организации; наименование вышестоящией организации; наименование структурного подразделения; гриф утверждения, название вида документа - ПОЛОЖЕНИЕ, дата, регистрационный индекс, место издания, заголовок, текст, подписи, гриф согласования, визы.

17.Инструкции: назначение, виды, состав реквизитов, особенности оформления и текста

Инструкция - правовой акт, издаваемый органом государственного управления или организацией в целях установления правил, регулирующих организационные, научное - технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организации, предприятий, должностных лиц и граждан.

Инструкция состоит из нескольких разделов:

- общие положения

-должностные обязанности

Права

Ответственность

Текст инструкции носит характер указаний, рекомендуются четкие формулировки с распорядительными словами: «должен», «имеет право», « не допускается», «запрещается», текст излагается от третьего лица или в безличной форме.

Датой введения инструкции в действие является дата ее утверждение.

Инструкция оформляется на общем бланке организации и должна содержать следующие реквизиты: наименование организации; наименование вида документа; дата; место издания; заголовок к тексту; текст; подпись; гриф утверждения; гриф согласование или визы.

18.Структура и штатная численность, штатное расписание: назначение, состав реквизитов, особенности оформления и текста

Структура и штатная численность - это документ, который закрепляет наименования всех структурных подразделений, должностей и количество штатных единиц каждой должности организации.

Оформляется на общем бланке предприятия с указанием следующих реквизитов: наименование организации; наименование вида документа; дата, место издания; гриф утверждения, визы; подпись; печать.

Текст оформляется в виде таблицы.

Документ подписывается начальником отдела кадров или заместителем руководителя, утверждается руководителем организации, согласовывается с главным бухгалтером и юристом.

Подпись руководителя в грифе утверждения заверяются печатью.

Штатное расписание - документ, разрабатываемой согласно уставу организации и закрепляющий ее должностной и численный состав.

Форма штатного расписания унифицирована УСОРД. Определяет перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.

Оформляется на общем бланке предприятия с указанием следующих реквизитов: наименование организации; наименование вида документа; дата, место издания; гриф утверждения, текст,визы согласования; подпись; печать.

Текст оформляется в виде таблицы.

Штатное расписание визирует главный бухгалтер, подписывает юрист, начальник отдела кадров или зам руководителя, утверждает руководитель организации, подпись которого заверяется печатью.

В грифе утверждения необходимо указать общую численность предприятия и фонд заработной платы.

19.Приказ по основной деятельности: назначение, состав реквизитов, особенности оформления и текста

Приказ - это правовой акт, который издается руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для разрешения основных задач, стоящих перед данной организацией. Основные задачи организации определяются ее уставом (положением о ней).

Все приказы, издаваемые в организациях, делятся на две группы: приказы по основной деятельности и по личному составу. В некоторых организациях выделяется группа приказов по административно-хозяйственным вопросам. К приказам по основной деятельности относятся, например, приказы о распределении обязанностей между руководством, о внесении изменений в структуру и штатную численность, об утверждении организационных документов (положений о структурных подразделениях, должностных инструкций, штатных расписаний и др.) и внесении изменений в них, создании комиссий и др.

Приказ является основным распорядительным документом, издаваемым руководителем организации, и при его составлении следует соблюдать требования к четкости формулировок и обоснованности излагаемых фактов. Соблюдение этих требований обеспечивает юридическую полноценность документа, его оперативное исполнение, правильное и всестороннее решение обозначенных в нем вопросов.

Приказы по основной деятельности оформляются на общем бланке формата А4 или на специальном бланке для приказов. Кроме реквизитов бланка при составлении и оформлении приказа используются следующие реквизиты:

- заголовок к тексту;

- текст;

- визы;

- подпись;

- дата;

- регистрационный индекс.

20.Распоряжение, указание: назначение, состав реквизитов, особенности оформления и текста

Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации для решения оперативных вопросов основной деятельности.

Издание распоряжений не допускается в случаях, когда необходимо документально оформить управленческое решения по основным принципиальным задачам состоящим перед организацией.

Текст распоряжения оформляется на бланках формата А4.

Формуляр - образец состоит из следующих реквизитов: наименование организации; наименование вида документа - РАСПОРЯЖЕНИЕ, дата, номер; место издания; заголовок к тексту; текст; подпись; гриф согласования или визы.

21.Решение и постановление: назначение, состав реквизитов, особенности оформления и текста

Решение - это правовой акт, принимаемый коллегиально исполнительными и распорядительными органами, а также коллегиальными органами, имеющими совещательные функции.

В распорядительной части указывают наименование органа , принимающего решение, затем слово РЕШИЛИ прописными буквами на отдельной строке.

Решение подписывают председатель и секретарь коллегиального органа, они не вправе изменять содержание текста.

Решение оформляется на бланках формата А4.

ФОРМУЛЯР - ОБРАЗЕЦ СОСТОИТ ИЗ СЛЕДУЮЩИХ РЕКВИЗИТОВ: наименование организации; наименование подразделения; название вида документа - РЕШЕНИЕ; дата, номер; место издания; заголовок к тексту; текст; подписи; визы; подписи; визы.

22.Служебное письмо: назначение, состав реквизитов, особенности оформления и текста. Категории служебных писем

Письмо - обобщенное название различных, по содержание документов, выделяемое в связи с особым способом передачи текста.

Письмо должно составляться в том случае, когда невозможно решить вопрос другими способами. Письма оформляются на специальных бланках для писем форматов А4 А5, в зависимости от объема письма. Если письмо не превышает пяти - семи строк, его оформляют на бланках формата А5. Название вида документа - ПИСЬМО- не пишется. Для писем применяются, как правило, бланки с продольным расположением реквизитов на двух языках.

Служебное письмо оформляется на специальном бланке для письма организации, имеют следующие реквизиты: адресат; заголовок к тексту; текст; отметка о наличии предложение; подпись; отметка об исполнителе.

Все логические элементы письма выделяются абзацами. Текст излагается от третьего лица единственного числа.

Начало письма может иметь варианты обращения. Письмо оформляется в двух экземплярах. Первый экземпляр на бланке, второй - на обычном листе бумаги - в дело.

Исходящие письма должны быть завизированы заинтересованными должностными лицами, визы проставляются на лицевой стороне последнего лицами, визы проставляются на лицевой стороне последнего листа второго экземпляра письма, который остается в организации.

На входящих письмах в организациях при приеме проставляются отметка о поступлении и резолюций руководителей.

23. Справка: назначение, виды, состав реквизитов, особенности оформления и текста

Справка - информационный документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов служебного или биографического характера. Справка содержит констатацию каких либо фактов без мнения автора о существе излагаемых вопросов.

В зависимости от содержания и целевого назначения справки делятся на служебные и личные.

Служебная справка - официальный документ, содержащий сведения об основной деятельности организации.

Личная справка - официальный документ, подтверждающий сведения биографического и служебного характера и выдаваемый частному лицу.

В зависимости от адресата делятся на внутренние и внешние:

- внутренние справки адресуются руководителю организации и оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 или А5.

Внешние справки адресуются руководителю вышестоящей организации, сторонней организации или частному лицу и оформляются на формате А4 или А5 с использованием углового штампа. Текст личной справки



24.Докладная записка: назначение, виды, состав реквизитов, особенности оформления и текста

Докладная записка - информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого - либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

В зависимости от содержания и целевого назначения докладные записки делят на инициативные (внесение предложений, изложения просьбы, факты, явления) и отчетные (о ходе, состоянии, завершении работ, выполнении поручений, планов, о результатах командировки, проверки)

В зависимости от адресата докладные записки делятся на внутренние и внешние. От адресата зависит оформление записки.

Внутренние докладные записки адресуют руководителю организации и оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 или А5.

Внешние докладные записки адресуются руководителю вышестоящей организации и оформляются на общем бланке.

Текст докладной записки состоит из вводной и основной частей.

В вводной части излагается состояние вопроса, факты послужившие причиной для составления вопроса, факты, послужившие причиной для составления документа, производится их анализ.

В основной части докладной записки излагаются выводы, предложения, просьбы.

Внутренние докладные записки подписываются их составителями, внешние - руководителем организации.

Датой докладной записки является дата ее подписания.



25. Акт: назначение, виды, состав реквизитов, особенности оформления и текста

Акт - документ, составляемый комиссией, подтверждающий установленные факты.

Оформляются акты на общем или специальном бланке или специальном бланке формата А4.

Формуляр - образец акта содержит следующие реквизиты: наименование организации; название вида документа; место составления; дату и регистрационный номер; заголовок и текст; текст; подписи; при необходимости - гриф утверждения и согласования визы.

...