Согласование IT-подсистем в единой информационной системе цепи поставок

В современных условиях информатизации невозможно представить реализацию любого контроллинга, в том числе и логистического контроллинга, без применения информационных технологий, как ключевого процесса информационного обеспечения предприятия.

Существует множество различных определений информационных технологий, с развитием науки этих определений становится все больше с каждым годом. Обратимся к трактовке федерального закона Российской Федерации, на правах которого происходит не только контроллинг, но и любое управление предприятиями в России.

В статье «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» представлена следующая трактовка. Информационные технологии представляют собой некие «процессы, методы поиска, сбора, хранения, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов Об информации, информационных технологиях и о защите информации : федеральный закон РФ от 27.07.06 № 149-ФЗ // М. : 2006».

Данное определение описывает представленные ранее процесс преобразование сигналов в информационные ресурсы компании, а так же информационное обеспечение и информационное обслуживание. То есть, информационные технологии - есть способ выполнения задач сформулированного управляющим звеном - как текущего планирования, так и стратегического.

Автор книги «Информационные технологии управления» трактует информационные технологии, как «процесс, использующий совокупность средств и методов сбора, обработки, хранения, передачи и отображения данных для получения информации нового качества Провалов, В.С. Информационные технологии управления : учебное пособие / В.С. Провалов. - М. : Флинта : МПСИ, 2008. - С. 49».

Исходя из данного определения, можно сказать, что информационные технологии - это комплекс технологий или, другими словами, способов обеспечения информацией функционального звена компании и организации в общем.

Целью информационной технологии является создание из информационного ресурса информационного продукта, то есть информационной услуги, обладающей ценностью как для компании, так в некоторых случаях и для третьей стороны. Подводя итог, информационная технология есть применение определенных методов для наделения информационных ресурсов потребительской ценностью [25].

В соответствие со свойствами технологии, как общего понятия, информационная технология, используемая в логистической системе предприятия, обладает рядом свойств, присущих всем информационным технологиям:

- Целесообразность использования в конкретной логистичекой системе;

- Четкая структурированность ее компонентов;

- Системность;

- Непрерывное совершенствование методов и способов с течением времени.

Все существующие информационные технологии можно разделить на три крупные группы: глобальные ИТ, подразумевающие реализацию информационного обеспечения общества в целом, базовые ИТ, направленные на обеспечение конкретных функциональных областей и конкретные ИТ, нацеленные на решение конкретных конечных задач. Данная классификация основана на методах сбора данных.

Существуют три уровня моделирования информационного процесса: концептуальный, логический и физический. Рассмотрим значение этих фаз для информационных технологий.

Концептуальный уровень отражает суть информационной технологии - ее концепцию. На данном уровне происходит описание содержательной части процессов, заложенных в информационную технологию. При моделировании информационной технологии на данном уровне происходит описание задач, которые должна выполнять данная технология, посредством детализации структуры данных и описанию взаимосвязей между этими данными. Иными словами, при разработке концептуальной составляющей информационной технологии, создается модель, описывающая объекты, находящиеся под управлением логистической системой, и взаимосвязь между этими объектами.

На логическом уровне формирование информационных технологий происходит создание модели, описывающей взаимодействие моделей по формированию информационного процесса, фактически происходит объединение конкретных моделей (укрупнение) в единую систему. Основная задача построения логической модели - визуализация логической связи между данными. То есть логическая модель отображает взаимосвязь внутри информационного процесса.

Существует три вида связи данных внутри модели - реляционная, иерархическая и сетевая, формирование которой происходит на основе типа взаимосвязи. На этапе описания логической модели информационной технологии происходит описание физической составляющей этой технологии, такой как, например, жесткий диск, однако не происходит описание характеристик объекта, а лишь упоминается его физическое наличие.

Заключительный этап рассмотрения информационных технологий - рассмотрение физической составляющей. Физический уровень содержит информацию о физической составляющей информационной технологии, направленной на управление логистической системой, в число которой входит информация о технике индексирования, описание методов размещения и получения информации содержащейся внутри базы данных управляющей технологии.

На практике часто происходит подмена понятий и под информационно технологией пользователи часто подразумевают только физическую составляющую, однако такая трактовка является заведомо неверной, поскольку не отражает полноты, однако такая трактовка уместна по отношению к таким информационным технологиям, как интернет и телефония.

Объединенные информационные технологии являются технологической базой информационной системы предприятия. Информационная система включает в себя средства по сбору, обработке, хранению информации, то есть информационные технологии, а также работники, использующие эту информацию.

Авторы книги «Информационная логистика в теории и бизнес практике» В.В. Щербаков и А.В. Мерзляк дают следующее определение информационной системе.

Информационная система - это «структурная организация движения данных и информации с помощью различных средств, поддерживающая все процессы информационного обеспечения некоторой системы Щербаков, В.В., Мерзляк А.В. Информационная логистика в теории и бизнес-практике / В.В. Щербаков, А.В. Мерзляк; под. науч. ред. В.В. Щербаков. - СПб. : Петрополис, 2013. - С. 33».

Другими словами, информационной системой называют систему, способствующую организации совместной работы персонала, вычислительной техники и информационных технологий в физическом их проявлении, для выполнения задач функциональной системы и предприятия в целом, для достижения конечной цели организации.

Конкретизируем описанную выше трактовку. Итак, логистической информационной системой будет называться система, объединяющая человеческие ресурсы, информационные ресурсы, включая вычислительную технику, программное обеспечение, информационные технологии, для систематизации, хранения, обработки и использования информационных ресурсов автоматизированными системами управления и человеческими ресурсами, а так же функциональные объекты (например: производство, финансы и прочее), с целью управления логистикой предприятия для достижения общих целей организации.

Однако не стоит забывать о существующих подходах, описанных ранее: логистичеком подходе к информации и информационном подходе к логистике. В данной работе учитываются оба подхода при описании информационных систем.

Теоретики подразделяют информационные системы на функциональные и обеспечивающие Ланкин, В.Е. Менеджмент организации: Учебное пособие для подготовки к итоговому междисциплинарному экзамену профессиональной подготовки менеджера. / Т.В. Алесинская, Л.Н. Дейнека, А.Н. Проклин, Л.В. Фоменко, А.В. Татарова и др.; Под общей ред. В.Е. Ланкина. - Таганрог: ТРТУ, 2006. - С 134.. Согласно логике рассуждений, разделение происходит на основе выделения ключевых целей информационных систем, как ив случае с информационным потоком.

Таким образом, основной задачей функциональной логистической системы является выполнением задач, связанных напрямую как с задачами функциональных отделений компании, так и со стратегическими целями всей организации [24, с.3].

В свою очередь обеспечивающие информационные системы отвечают за бесперебойное функционирование функциональных систем. Обеспечивающие информационные системы совмещают в себе организацию эффективного информационного потока с целью достижение целей функциональной системы, техническое обеспечение, а так же остальные методы информационного обеспечения информационной системы предприятия.

Большинство специалистов описывают единую классификацию информационных систем, которая подразделяет их на плановые, диспозитивные и исполнительные. Рассмотрим виды информационных систем подробнее.

Плановые информационные системы являются отражением стратегического или долгосрочного планирования организации. Формированием и описанием плановых ИС занимается управляющее звено организации. Спектр решаемых плановыми информационными системами задач может быть вели и разнообразен, однако, в отношении логистики предприятия возможны следующие задачи: оптимизация логистической системы; управление запасами, оптимизация распределительного звена логистики; минимизация издержек и другие.

Диспетчерские, как часто называют диспозитивные информационные системы, направлены на контроль над логистической системой и ее оптимизация. Формирование диспетчерской ИС происходит на среднем уровне организации. Создаются такие ИС менеджерами функциональных подразделений цепи поставок: склады, отдел распределения, транспортный отдел, производство и др. Основными задачами диспозитивных ИС является оптимизация процессов конкретных функциональных областей цепи поставок в разрезе среднесрочной и долгосрочной перспективы. В отличие от плановых ИС, диспетчерские ИС отвечают за выполнение более конкретных задач: так, управление запасами на диспозитивном уровне конкретизируется до оптимизации складирования и распределения. Так же диспетчерские ИС выполняют работу по организации и контролю транспорта в распределительном звене цепи поставок и внутри производственной системы предприятия и др.

Исполнительные или оперативные информационные системы могут создаваться как на управленческом, так и на оперативном уровне организации. Основная задача исполнительных ИС это контроль текущей деятельности логистической системы (организации в целом) и операционное управление. Так, примером решаемых задач среди оперативных информационных систем могут быть задачи по текущему контролю перемещения автомобилей (или иного транспорта) в процессе транспортировки грузов, задачи связанные с контролем качества продукта/перевозки и др.

На практике под информационной системой часто понимают физический уровень реализации, которым является программное обеспечение. Но, вопреки распространенному мнению, не всякое программное обеспечение будет являться информационной системой.

Программным обеспечением называют компьютерные программы (информационные технологии), способствующие передаче данных и обработке информации. Так же существую программное обеспечение, направленное на разработку новых программ (информационных технологий).

Для качественного и эффективного функционирования информационной системы, то есть для выполнения задач логистики и достижения целей организации, необходимо согласование посредством интеграции информационных подсистем в единую информационную систему управления.

Выделяют следующие типы интеграции:

- Вертикальная интеграция подразумевает согласование существующих систем, плановой, диспетчерской и оперативной, с помощью информационных потоков вертикального направления движения.

- Под горизонтальной интеграцией понимают согласование плановой, диспозитивной и оперативных систем с помощью путем горизонтальных информационных потоков.

Для того, чтобы достигнуть цели организации путем формирования логистической информационной системы необходимо придерживаться конкретно сформулированных требований, предъявленных к логистической информационной системе, основанных на концепции общности информационного подхода к логистике и логистического подхода информации, то есть подхода к логистической информационной системе как к системе, обеспечивающей движение информации по каждому из существующих правил логистики 7П/7R в соответствие с принципами самого правила 7П/7R.

Информационная логистическая система должна отвечать следующим основным требованиям:

- Сочетание требований общего. Система должна удовлетворять нуды всех функциональных подразделений организации.

- Интеграция всех звеньев цепи поставок. ИС должна обеспечивать связь между всеми участками на цепи поставок.

- Конкретность информации. Информационные потоки должны быть не абстрактными, но иметь конечного потребителя этой информации.

- Единый формат документооборота. Система должна содержать в себе информационные потоки единого формата с целью облегчения ее использования.

Обобщая анализ информационный систем, получаем, что основными целями информационных систем, при их рассмотрении, с точки зрения технической составляющей, является обработка и передача данных внутри информационной системы организации.

Проанализируем ключевые задачи использования информационных систем с точки зрения информационного подхода к логистическому процессу.

Эффективность функционирования логистической информационной системы зависит от охвата выполняемых ее задач. Так, ключевой задачей логистической информационной системы является проектирование плана процессов логистической цепи. Планирование должно охватывать текущий и стратегический разрез, равно как и оценка потребности в сырье для их дальнейшего планирования. В добавлении, как любое планирование, логистические прогнозы должны включать прогнозы спроса и предложения на рынке.

Следующей функцией логистической информационной системы является осуществление контроля стратегического логистического планирования. Основными задачами по достижению данной цели будет управление звеньями и процессами внутри и между звеньев логистической цепи, то есть координация движения материального потока на всей цепи поставок продукции и услуг и контроль над выполнением планов каждого структурного звена цепи поставок.

Далее, логистическая информационная система должна производить контроль выполнения текущего планирования, путем осуществления контроля над запасами, отслеживание поставок и качество поставок и пр. для повышения эффективности работы всех цепи поставок.

И, в заключение, информационная логистическая система должны производить мероприятия по осуществлению текущего контроля по всех цепи поставок надо всеми выполняемыми операциями внутри компании и между контрагентами. Примером текущего контроля может выступать осуществление координации внутрипроизводственного и прочего транспорта в режиме реального времени.

Итак, выделим ключевые задачи логистической информационной системы, способствующей достижению цели предприятия, путем сокращения издержек, оптимизации основных процессов, снижению времени выполнения основных операций и повышающей эффективность работы функционального подразделении логистики в организации с целью дальнейшего совершенствования работы предприятия в общем [54].

Во-первых, для достижения вышеперечисленных целей организации, логистическая информационная система должна обеспечивать управляющее звено организации актуальной информацией на каждый момент времени. Только выполнение этого требования позволит руководителям компании, обладая достоверной и актуальной информацией, принимать эффективные управленческие решения.

Помимо снабжения управляющего звена организации информацией, каждый сотрудник внутри каждого функционального подразделения организации для осуществления своей функции на предприятии должен также обладать актуальной информацией и всех процессах на цепи поставок, движению материального потока и процессах производства на каждый момент времени.

Для осуществления эффективного управления, как на административном уровне, так и на уровне функциональных подразделений, передаваемая внутри логистической информационной системе информация должна быть актуальной, адекватной и достоверной. Немаловажно, что информация должна быть прозрачна, что позволит руководящему звену осуществлять контроль над выполнением задач, а также производить оценку.

Для обеспечения ключевых функций логистических информационных систем, описанных ранее, предоставляемая информация должна соответствовать требованиям, позволять разрабатывать стратегические планы организации, способствовать выявлению недостатков существующей системы/процессов/пр.

Качественная работа с данными позволяет не только проанализировать текущую деятельность компании, ее соответствие с разработанными стратегическими и операционными планами, но и позволяет производить дальнейшее стратегическое планирование на основе актуальной информации, например возможность перераспределения ресурсов, оптимизация основных бизнес процессов, в том числе логистических и другое.



Глава 2 Характеристики компании «Мультитранспорт»

2.1 Краткая характеристика компании «Мультитранспорт»

Компания ООО ТЛК «Мультитранспорт» зарегистрирована по адресу Санкт-Петербург г, ул. Садовая, д.54, лит.БЭТ.3, пом.46, 190068. Основатель занимает должность генерального директора организации Общество с ограниченной ответственностью ЛК Мультитранспорт» Корсуновская Людмила Фуатовна. Ключевым видом деятельности компании является специализация на организации перевозок грузов. Также логистическая компания Мультитранспорт, помимо перевозок грузов, предлагает услуги еще по пяти направлениям работы.

Транспортно-логистическая компания «Мультитранспорт» была основана 14 декабря 2009 года в городе Санкт-Петербурге. Организационно-правовая форма компании - общество с ограниченной ответственностью - является наиболее распространенной формой собственности для компаний, функционирующих в сегменте малого и среднего бизнеса. Единственным учредителем является Корсуновская Людмила. Размер уставного капитала составляет 10000 (десять тысяч) рублей. Учредительным документам ТЛ компании «Мультитранспорт» является устав, подписанный единственным учредителем компании [44].

В силу того, что учредителем компании является единственный человек, высший и исполнительный органы общества с ограниченной ответственностью совпадают. Общего собрания участников не существует, его функции выполняет единственный человек, который в то же самое время является представителем исполнительной власти.

Компания «Мультитранспорт» специализируется на организации транспортировок из стран Юго-Восточной, Восточной и Южной Азии, Европы, Северной Америки, с их дальнейшей доставкой до конечных получателей по всей территории Российской Федерации, предоставляет таможенные, а так же сопутствующие услуги. Оказывает услуги по доставке сборных грузов весом от 100 килограмм из России в Европу.

Компания предоставляет полный комплект 2PL услуг, гарантируя качественную и быструю доставку «от двери до двери», быстрый и четкий документооборот. Менеджеры организации всегда доступны для связи, предоставляя клиентам информацию о грузе по запросу в любой момент времени.

Компания предоставляет услуги по транспортировки автомобильным и морским транспортом, а также оказывает услуги по мультимодальным перевозкам грузов.

Услуги по таможенному оформлению грузов, ввозимых на территорию России из-за границы, предоставляются на двух основных таможнях города Санкт-Петербург: Балтийская таможня и таможня Санкт-Петербург.

Логистическая компания Мультитранспорт оказывает следующие виды услуг:

А. Морские перевозки через морской порт Санкт-Петербурга. Компания предлагает услуги по организации транспортировок грузов с помощью морского транспорта, судами, и автомобильным транспортом из стран Европы и Азии через таможню Санкт-Петербурга и дальнейшую доставку грузов до всех регионов России. Данный комплекс услуг также включает перевозку сборных грузов весом от 100 килограмм за рубеж и транспортировку опасных грузов в страны Европы и Америки и Азиатском направлении;

Б. Таможенное оформление. Оформление импортных/экспортных грузов осуществляется на Балтийской таможне и таможне Санкт-Петербург. «Мультитранспорт» оказывает услуги по подготовке и оформлению сопроводительных документов на груз, получению требуемых разрешений и сертификатов, лицензий на товары. Помимо этого компания производит непосредственное оформление таможенной декларации, производит расчеты таможенной стоимости на груз и берет на себя процесс по оплате всех таможенных пошлин;

В. Страхование грузов. Компания оказывает содействие в выборе компании-страховщика, предлагает оказание юридической помощи в процессе разрешения страховых случаев и получении выплат по страховым случаям. Сотрудники ЛК «Мультитранспорт» берут на себя обязанности по привлечению сторонних независимых специалистов и организаций для более точного и независимого определения суммы ущерба, равно как и самостоятельно занимаются оформлением необходимых документов;

Г. Компания предлагает дополнительные услуги по консультациям клиентов в вопросах внешнеэкономической деятельности. К ряду услуг относятся услуги по выбору оптимальных способов поставок, выбору способов оплаты предоставляемых услуг и обсуждению дополнительно предоставляемых условий.

Несмотря на относительно небольшой возраст компании «Мультитранспорт», организация уже довольно крепко зарекомендовала себя на рынке логистических и транспортно-экспедиторских услуг. Компания является конкурентоспособной во многом благодаря ключевыми принципам своей работы, среди которых можно выделить следующие основные нормы в организации:

А. Превентивное управление рисковыми ситуациями. Компания нацелена на управление и предупреждение всех рисковых ситуаций, а также уделяет особое внимание методам управления организацией в условиях кризиса;

Б. Клиентоориентированность. Сотрудники компании оказывают соучастие клиентам в процессе работы. Сотрудники оказывают должное внимание каждому клиенту и предлагают максимально выгодные условия, в тоже время, гарантируя высокое качество предоставляемых услуг;

В. Непрерывное развитие. В компании «Мультитранспорт» считают, что непрерывное развитие и совершенствование - залог успеха компании на рынке. Компания занимается инновационными проектами с целью оптимизации процесса перевозки, в том числе проектами, связанными с применением передовых технологий, в особенности информационных технологий;

Г. Постоянное совершенствование. Чтобы отвечать условиям успешной компании на рынке, сотрудники компании проходят различные профессиональные тренинги, а так же регулярно подтверждают и повышают свою квалификацию, что гарантирует предоставляемое клиентом высокое качество.

Специалисты компании уделяют особое внимание прогнозированию, стараясь выявить все возможные риски, связанные с созданием логистического проекта и его фактической реализацией. Таким образом, компании избегает как задержек груза в пути, так и дополнительных финансовых затрат, связанных с этими задержками.

В случаях, когда проблемные ситуации в процессе перевозки груза все-таки возникают, компания «Мультитранспорт» несет ответственность перед своими клиентами, вне зависимости, возникла проблема по вине компании или вследствие действия объективных факторов. Информация о возможных проблемных ситуациях, возникающих на цепи поставки, четко прописывается в клиентском договоре, а так же за что и в каком размере транспортно-логистическая копания несет ответственность за возникающие проблемы. «Мультитранспорт» старается предотвратить возможные проблемные случаи, проводя мероприятия, снижающие возможность наступления таких чрезвычайных ситуаций, а также проводит обучение сотрудников по методам ликвидации последствий возникающих ситуаций с минимальными временными и материальными затратами. По внутренней статистике компании реализация 97% проектов, благодаря опыту и качеству работы сотрудников происходит без возникновения затруднений, в случае возникновения чрезвычайных ситуаций, число которых по статистике составляет 3%, сотрудникам компании удается успешно уладить все проблемы самостоятельно.

В компании особое внимание уделяется информатизации. Используются передовые технологии, работа осуществляется по единым стандартам документов, активно используются системы предварительного информирования о прибытии грузов на территорию РФ. Компания предоставляет услуги по электронному декларированию грузов, а так же занимается непрерывным поиском новых логистических каналов. Такое постоянное развитие и использование информационных систем позволяет компании находить современные действенные решения для любых проектов.

ЛК «Мультитранспорт» является 2PL провайдером, то есть предоставляет комплекс логистических услуг по организации и управлению перевозками, подготовке импортно-экспортной и фрахтовой документации, а также доставку груза конечному потребителю.

Прямыми конкурентами ЛК «Мультитранспорт» являются компании Шенкер и Асстра.

ЛК «Мультитранспорт» имеет следующую организационную систему.

Рисунок 6. Организационная структура ЛК «Мультитранспорт»

Компания «Мультитранспорт» представляет собой линейную организационную структуру. В компании наблюдается единоначалие власти, представителем которой являет генеральный директор Корсуновская Людмила. Внутри компании существует четкое разделение труда - руководитель в основном занимается управленческой деятельностью, а именно разрешение разного рода вопросов с государственными инстанциями и конкурентами. Также все управленческие решения принимаются генеральным директором на основе предложений различных дивизионов. Генеральный директор является руководителем отделов, однако в каждом отделе так же присутствует руководитель (старший менеджер), который отчитывается перед генеральным директором. Сотрудники отделов находятся в подчинении старших менеджеров.

Линейный тип организационной структуры является оптимальным для относительно молодой на рынке компании, а также для относительно невеликого количества сотрудников. Стратегический вектор развития задает генеральный директор.

В организационной структуре логистической компании «Мультитранспорт» можно условно выделить пять основных подразделения: отдел по работе с клиентами, транспортно-экспедиторский отдел, отдел маркетинга и рекламы, экономический отдел и бухгалтерию, и информационный отдел.

Отдел по работе с клиентами включает в себя группу менеджеров по продажам и менеджеров по работе с клиентами. В компетенции сотрудников отдела входит поиск потенциальных клиентов, заключение договоров с новыми клиентами, разработка коммерчески предложений и их рассылка, составление и ведение клиентской базы. Менеджеры отдела по работе с клиентами осуществляют полное взаимодействие с клиентами, начиная от осуществления холодных звонков, заключение договоров, ведение клиентов на протяжении всего времени сотрудничества, и заканчивая получением конструктивной оценки деятельности компании. В дополнение, менеджеры отдела по работе с клиентами занимаются расчетом стоимости на основе рассчитанных ранее ставок, и составлением конъюнктурных листов по заявкам.

Логистический отдел является ключевым в организации. Для транспортно-экспедиторского отдела наиболее актуальными функциями являются:

- утверждение выбранного плана транспортировки, корректировка маршрута, в случае необходимости;

- выбор оптимального перевозчика;

- заключение договоров с перевозчиками и вспомогательными поставщиками услуг;

- контроль следования груза от момента заявки по получения его клиентом;

- контроль над выполнением договоров смежными организациями и организация транспортировки груза;

- Контроль наличия необходимой документации, требуемой в процессе транспортировки грузов;

- подготовка документов, грузов к таможенному оформлению и организация сдачи груза клиентам;

- Выбор оптимальной компании страховщика, страховое оформление груза;

- контроль над выполнением договоров с посредниками;

- разработка оптимальных маршрутов перевозки;

- выполнение плана предоставленного подразделением бизнес планирования и анализа.

Для отдела маркетинга и рекламы характерными функциями деятельности являются:

- сбор информации о потенциальных клиентах и их потребностях в транспортных услугах;

- анализ рынка, составление отчетов;

- разработка маркетинговой стратегии;

- разработка рекламных кампаний;

- разработка программы клиентской лояльности.

Бухгалтерский отдел в компании состоит из одного сотрудника бухгалтера, занимающимся всеми финансовыми операциями в компании:

- расчет с клиентами и поставщиками услуг;

- налоговые и прочие отчисления;

- расчет заработной платы сотрудников, начисление премиальных выплат;

- расчет себестоимости перевозки по маршруту;

- экономический анализ и прогноз эффективности работы подразделений компании;

- контроль дебиторской задолженности.

Юридический отдел в компании отсутствует. Все функции юридического отдела выполняет генеральный директор, а именно занимается правовыми аспектами ведения бизнеса. В ее обязанности входит:

- составление образцов договоров;

- проверка правильности договоров;

- разрешение претензионных вопросов с клиентами и компаниями посредниками;

- работа с судебными разбирательствами, в случае их возникновения;

Информационный отдел представляет собой службу технической поддержки. Команда технической поддержки занимается обеспечением бесперебойного обмена информационными потоками. А так же занимается поиском (разработкой) программного обеспечения для эффективной работы команды технической поддержки. Однако информационный отдел состоит только из одного специалиста, первостепенной задачей которого является поддержание серверов, настраивание офисной техники, контроль работы компьютеров и устранение неполадок в их работе, обеспечение бесперебойного функционирования программных продуктов и приложений.

В компетенции IT менеджера находится обслуживание веб-сайта компании, обновление актуальной информации. Команда технической поддержки следит также за сохранностью и своевременным обновлением и архивированием информации.

Именно информационный отдел представляет наибольший интерес для написания данной работы.

Логистический отдел является ключевым центром дохода в компании «Мультитранспорт», выполняя ключевые функции организации и способствуя достижению прибыли.

Логистический отдел состоит из команды экспедиторов и таможенного отдела. Поскольку компания является организацией малого бизнеса, численность сотрудников невелика. В отделе логистике работают 3 специалиста экспедитора, а так же один специалист в таможенном отделе.

Основная задача специалиста команды экспедиторов - «вести» своего клиента. Рассмотрим бизнес-процесс поэтапно на конкретном примере.

Клиент (компания или частное лицо) желает привезти груз из Европы (Бельгии) в Санкт-Петербург. Клиент обращается в компанию «Мультитранспорт». На данном этапе клиент начинает работу со специалистом отдела логистики. Специалист вместе с клиентом оформляет заявку на привоз груза, в которой описывается характер груза, его вес/объем/габаритность, сроки доставки, отправитель (страна, адрес, контактные лица), грузополучатель, условие перевозки, прочие условия (напр. Условия ввоза). Далее решается вопрос о предпочтительных способах перевозки (виде транспорта): «Мультитранспорт» предлагает автомобильный транспорт и морской транспорт. В наше время контейнеризация широко развита и доступна, большинство предпочитает контейнерную перевозку, однако компания предлагают автомобильную перевозку, а так же транспортировку сборных грузов. Далее специалист, исходя из полученных данных, рассчитывает цену перевозки, после чего между сторонами заключается договор об оказании услуг.

Договор является ключевым документом, регулирующим дальнейший характер взаимоотношений между сторонами: компанией «Мультитранспорт» с одной стороны и клиентом с другой. В свою очередь формат договора, по которому происходит работа с клиентами, задает генеральный директор. Сотрудник транспортно-экспедиторского отдела начинает работу с клиентом после внесение им суммы предоплаты, указанной в теле контракта. Обработка заявки занимает 4-5 рабочих дней . Заявка формируется в формате .xls программного продукта Microsoft Office Excel.

Транспортно-экспедиторская компания «Мультитранспорт» работает с качественными и проверенными опытом перевозчиками на территории Европы, Северное Америки, Юго-Восточной, Восточной и Южной Азии. Три регламентированных дня оформления заявки требуется компании для заключения договора о перевозке с компанией перевозчиком из требуемой стране. В нашем случае - это страна Бельгия. В договоре так же прописываются условия, оговоренные в клиентской заявке, условия перевозки, условия отгрузки, необходимые для транспортировки документы и прочее.

Итак, сотрудник отдела связывается с компанией партнером в Бельгии. Эта компания обязуется подать контейнер автомобильным транспортом в месту забора груза в данной стране. Далее, контейнер посредством автомобильного транспорта доставляется в припортовый терминал, где после обработки погружается на контейнеровоз, который приходит в морской порт Санкт-Петербург. В России данный груз, после прохождения таможенного оформления, вновь посредством автомобильного транспорта отправляется в указанное клиентом место получения.

Задача сотрудника отдела логистики на данном этапе заключается в контроле выполнения договорных обязательств компании посредника. Специалист осуществляет контроль над забором груза, процессом транспортировки и выгрузкой груза на временный склад.

После отгрузки груза с места забора в Бельгии, которую осуществляет грузоперевозчик, (клиент выбрал контейнерные перевозки, так как этот тип перевозки является оптимальным по соотношению цены, скорости и надежности), специалист компании «Мультитранспорт» получает копию документа о совершенной погрузке: для автомобильного транспорта ТТН (Товарно-Транспортная Накладная) для перевозок по России; CMR (Международная товарно-транспортная накладная) для международных перевозок. В наше случае это CMR так как страна отправления - Бельгия. После транспортировки контейнера в порт составляется следующий документ - Коносамент. В коносаменте указывается судно, его номер, наименование перевозчика и отправителя, место приема и погрузки, место назначения, получатель груза, наименование груза (пломба контейнера), условия перевозки и др. Коносамент является документом, определяющим права на владение грузом, и после составления отправляется грузовладельцу, который впоследствии отправляет его клиенту.

Сотрудник ЛК «Мультитранспорт» осуществляет непрерывный контроль за всем процессом доставки груза. Так же в компетенции работника транспортно-экспедиторского отдела находится управление информационным потоком. Что означает, что сотрудник всегда должен знать о местоположение груза, в каждый момент времени предоставить актуальную информацию о местоположении клиенту. Помимо этого, сотрудник является ответственным за весь документооборот, связанный с транспортировкой конкретного груза (таможенные декларации, накладные, товарно-транспортные накладные, коносамент и др.) .

Клиент в момент заключения договора клиент решил сделать компанию «Мультитранспорт» ответственной за таможенное оформление груза. Поэтому в процессе транспортировки все документы, получаемые и обрабатываемые специалистом отдела логистики, дублировались в таможенный отдел для обеспечения своевременного оформления груза при прохождении таможни на территории Санкт-Петербургской таможни.

После прихода судна в порт Санкт-Петербург клиент уведомляется о необходимости выполнения следующего этапа. Итак, клиент пользуется услугой таможенного оформления груза в ЛК «Мультитранспорт». Так как груз, ввозимый клиентом, представляет собой корм для непродуктивных животный (собак и котов), произведен на территории Бельгии, входящей в Евросоюз, то для таможенного оформления груза на территории Российской Федерации необходимо ветеринарное освидетельствование этого груза, которое по договору должен клиент произвести самостоятельно. Для оформления таможенной декларации клиент должен предоставить документы на груз - коносамент, мрц, после чего оформляется доверенность на имя ЛК «Мультитранспорт» для дальнейшего оказания услуг по таможенному оформлению.

Условия вознаграждения описываются в договоре. Как правило, работы начинаются после внесение предоплаты, однако в некоторых случаях оплата происходит единовременно: в момент заключения договора/ в момент фактического получения груза грузополучателем/ прочее.

Так же условия взаиморасчета между ЛК «Мультитранспорт» и транспортными компаниями прописываются в договоре.

После прохождения таможенного контроля груз вновь погружается на автомобильный транспорт (иного посредника - транспортной компании) и доставляется в место назначение.

Все внутренние и внешние коммуникации в компании на сегодняшний день осуществляются посредством телекоммуникаций: телефона, факса, а так же электронной почты. Учет информации ведется в программном продукте Microsoft Office Excel практически «вручную». То есть сотрудник отдела лично связывается с сотрудниками компаний партнеров, портовыми представителями, внутренней таможенной службы для получения информации.

Компания нацелена на расширение, планируется увеличение штата сотрудников, увеличивая оборот.

2.2 Анализ эффективности логистического отдела

Для анализа эффективности компании ЛК «Мультитранспорт» рассмотрим SWOT-анализ, целью которого является определение всех сильных и слабых сторон организации - внутренних факторов, а также анализ внешних факторов для получения четкого представления основных направлений развития предприятия. SWOT-анализ позволяет сфокусироваться на развитие сильных сторон и работе над улучшениями слабых сторон компании, а так же сделать выводы об угрозах для компании «Мультитранспорт» и ее возможностях как внутри отдела/компании, так и на рынке в целом.

Разработка SWOT-анализа начинается с оценки сильных и слабых сторон компании с точки зрения внутренней среды.

К сильным сторонам можно отнести следующие характеристики.

- Работа с надежными транспортными компаниями по всему миру. Компания «Мультитранспорт» работает с зарекомендовавшими себя перевозчиками, что позволяет гарантировать клиентам качество и надежность перевозок за приемлемую цену;

- Широкий набор компаний партнеров (компании-перевозчики). Компания обладает широкой базой компаний партнеров/посредников, позволяющих организовать процесс перевозки в короткие сроки за счет доступности транспорта. Также большой выбор компаний перевозчиков позволяет предложить клиенту большой выбор видов транспорта, учитывая желания клиента;

- Широкая клиентская база. Несмотря на относительно небольшой возраст, компания владеет широкой клиентской базой, а также имеет крупный список постоянных клиентов;

- Квалифицированный персонал. Мобильный, быстро реагирующий на изменения окружающей среды и нацеленный на результат персонал позволяет компании развиваться и занимать лидирующие позиции на рынке логистических компаний;

- Высокая скорость обработки заявок. Регламентированное время обработки заявок - 3 рабочих дня, однако обширный набор компаний партнеров позволяет обрабатывать заявки и оформлять заказ в течение 1-2 дней;

- Низкое количество претензий. По статистике, только 7% клиентов остаются не удовлетворены предоставляемыми услугами;

- Услуга таможенного оформления. Наличие таможенного отдела является привлекательным для клиента, значительно сокращая его время и принося компании дополнительную прибыль;

- Хорошая репутация на рынке логистических компаний. «Мультитранспорт» обладает высоким рейтингом среди клиентов, большинство получаемых отзывов являются положительными.

Среди слабых сторон компании можно выделить следующее.

- Высокая степень рисков, связанных с обязательствами посредников;

- Простои в процессе таможенного оформления. Время, требуемое для оформления груза отделом таможенного контроля;

- Сравнительно невысокое качество работы таможенного отдела. По количеству неудовлетворенных клиентов;

- Сезонность спроса. Наибольший спрос на услуги приходится на весну и продолжается до конца лета, спад спроса происходит в августе и начале осени. Наименьший спрос на логистические услуги приходится на начало года - январь, февраль;

- Наличие большого числа конкурентов на рынке. Компания работает в сегменте малого бизнеса, однако на рынке насчитывается большое число, как средних компаний, так и крупных игроков;

- Проблемы интеграции нескольких баз данных. Отсутствие единой базы данных, позволяющей получать актуальную информацию на момент времени;

Переходя к оценке внешней среды компании «Мультитранспорт» рассмотрим угрозы для компании и возможности развития на рынке.

Компания ЛК «Мультитранспорт» обладает следующими возможностями:

- Переход из сегмента малого бизнеса в средний бизнес;

- Появление новых копаний партнеров;

- Работа с новыми рынками. Появление партнеров перевозчиков в новых странах: напр. Страны Южной Америки;

- Внедрение информационных технологий для повышения качества предоставляемых услуг.

Однако существуют и угрозы со стороны внешней среды организации, к числу которых относятся:

- Высокая конкуренция на рынке логистических компаний;

- Неблагоприятная экономическая/политическая ситуация в стране;

- Усиление позиций компаний-конкурентов;

Анализ описанных заключений позволяет перейти к составлению матрицы возможностей компании.

Таблица 4 - Программа мероприятий по укреплению позиций компании ЛК «Мультитранспорт»

SO: Конкурентные активы	WO: Узкие места
1. Поиск партнеров на новых рынках. Опыт компании и квалификация персонала дает возможность найти компании перевозчики на новых рынках; 2. Увеличение компании и переход в сегмент среднего бизнеса; 3. Увеличение активов, приобретение собственного транспорта; 4. Увеличение информационного отдела с целью внедрение информационных технологий, которые позволят улучшить качество услуг, сократить время обработки заявок, а так же получать актуальную информацию на момент времени.	1. Поиск надежный партнеров для заключения договоров с копаниями перевозчиками. Заключение жестких временных договоров с этими партнерами, разделение рисков; 2. Предложение клиентам дополнительных услуг, связанных с перевозками; 3. Укрепление конкурентного преимущества на рынке; 4. Повышение квалификации сотрудника таможенного отдела /увеличение числа сотрудников таможенного отдела с целью повышения качества его работы; 5. Создание единой информационной системы.
ST: Безопасность и защита	WT: Конкурентные пассивы
1. Сохранение высокого рейтинга среди клиентов; 2. Повышение квалификации персонала;	1. Набор высококвалифицированного персонала с целью снижения рисков; 2. Выбор наиболее приемлемых компаний перевозчиков в процессе работы с целью сокращения издержек.

2.3 Анализ структуры информационной системы компании ЛК «Мультитранспорт»

Как уже было сказано в анализе организационной структуры компании, информационный отдел представляет собой одного человека, подчиняющегося генеральному директору, Людмиле Корсуновской.

Основная задача специалиста - поддержание работы серверов, обеспечение бесперебойного функционирования программных продуктов, решение проблем, связанных с пользованием технологических продуктов.

Под информационной системой принято понимать совокупность средств, методов и персонала, взаимосвязанных и функционирующих как единую систему, используемых для хранения, обработки и выдачи информации для достижения цели управления. В наше время ключевым техническим средством обработки информации является персональный компьютер, работа без которого уже не представляется возможной.

В компании ЛК «Мультитранспорт» поддержание правильного функционирования информационной систему обеспечивает специалист информационного отдела. Однако в компании не существует единой системой, обеспечивающей взаимосвязь между отделами компании.

Так, бухгалтерия работает в программе 1С, в то время, как логистический отдел пользуется лишь средствами Microsoft Office (Word, Excel, Access).

Для того, чтобы начать работу над транспортировкой груза клиента, специалист отдела логистики должен получить подтверждение из экономического отдела о совершенной оплате. Таким образом, специалист отдела логистики вынужден лично коммуницировать с финансовым отделом, чтобы узнать, поступили ли деньги на счет компании. Коммуникация происходит лично, а так же посредством связи: телефон, факс, электронная почта.

Так же внешняя коммуникация с компаниями партнерами происходит в основном по электронной почте, а так же по факсу. Все подтверждения о прохождении тех или иных стадий транспортировок специалист отдела логистики получает по электронной почте.

Исходя из анализа функционирования информационного отдела, следует вывод о необходимости развития (реструктуризации) информационного отдела. Несмотря на небольшие размеры компании, необходимо создании единой информационной системы, которая бы позволила получать всю актуальную информацию в каждый момент времени, сократить время, требуемое на выполнение повторяющихся операций, повысить производительность работы сотрудников отдела логистики, облегчить работу с компаниями партнерами и внутри компании, а в последствие позволит укрепить позиции на рынке и повысить конкурентное преимущество.

2.4 Анализ хозяйственной деятельности ЛК «Мультитранспорт»

В качестве анализа хозяйственной деятельности компании «Мультитранспорт» рассчитаны следующие показатели.



Таблица 5 - Анализ хозяйственной деятельности ЛК «Мультитранспорт»

	2011	2012	2013	2014
Заказов в год	589	856	1 112	1 438
Объем грузоперевозок, тонн	7271	10567	13728	17752
Доля рынка СПБ (экспертная оценка)	н/д	0.57%	0.75%	0.90%
Оборот	38749721	44786567	67745900	89782323
Стоимость одного заказа	65789	52321	60923	62436
Количество постоянных клиентов	11	39	45	50
Всего клиентов	42	144	189	196
Валовый доход, руб	5812458	8061582	13549180	20649934
Валовый доход, %%	15%	18%	20.00%	23.00%
Издержки, руб	1937486	2284115	4674467	8009255
Издержки, %	5%	5%	6.90%	8.92%
Валовая прибыль, руб	3874972	5777467	8874713	12640679
Валовая прибыль, %	10.00%	12.90%	13.10%	14.08%
Налоги, руб	1 976 236	1 746 676	3 828 075	5 377 961
Налоги, %%	5.10%	3.90%	5.65%	5.99%
Чистая прибыль, руб	1 898 736	4 030 791	5 046 638	7 262 718
Рентабельность,%%	4.90%	9.00%	7.45%	8.09%

В соответствие с анализом хозяйственной деятельности наблюдается положительная тенденция в развитии компании.

Объем грузоперевозок увеличивается ежегодно. Так, за четыре года объем грузоперевозок увеличился на 10481 тонну по отношению 2014 и 2011 годов, или вырос на 144%.

Согласно экспертным оценкам, доля рынка кампании «Мультитранспорт» увеличивается ежегодно. Несмотря на незначительную долю рынка, компания является перспективной и ведет успешную политику, предлагая клиенту оптимальное соотношение качества, скорости и стоимости. Рынок является насыщенным.

В 2014 году произошла увеличение валового дохода на 7100754 рубля по отношению предыдущему году. Компания увеличила доход на 52% в отношение 2013 году.

Ежегодно увеличивается количество клиентов. Стремительное увеличение клиентов произошло в 2012 году по отношению к 2013 году, компания обслужила на 102 клиента больше, увеличив число постоянных клиентов с 11 до 39, что составило 255% по отношению в 2011 году. В течение последующих 2013 и 2014 увеличение числа клиентов не столь резкое, однако присутствует. Так, в 2013 года количество клиентов увеличилось на 45 к 2012 году, когда как в 2014 произошло увеличение лишь на 7 по отношению к предыдущему году.

Размер чистой прибыли увеличился в 2012 году на 112% по отношению 2011 году, что составило 2132055 рублей. В 2013 чистая прибыль увеличилась на 25%, а именно на 1015847 рублей. По итогам 2014 года увеличение чистой прибыли составило 2216080 рублей, размер чистой прибыли был увеличен в этом году на 44% в отношение 2013 года.

По результатам анализа размера чистой прибыли компании «Мультитранспорт», стремительный рост пришелся на 2013 год как по результатам чистой прибыли, так и по количеству обслуженных клиентов, в том числе по увеличению числа постоянных клиентов из общего числа обслуженных за год потребителей.

Наибольший процент рентабельности бизнеса составил 9% по итогам 2012 года и, в пределах колебаний, среде значение рентабельности активов компании «Мультитранспорт» составляет 8% по результатам оценки за четыре года.



Глава 3 Разработка проекта согласования IT-подсистем в единой информационной системе цепи поставок компании «Мультитранспорт»

3.1 Определение потребности в создании информационной системы

Очевидно, что внедрение единой информационной системы в компании «Мультитранспорт» принесет незначительные изменения на данном этапе развития компании. Имеющихся клиентов сотрудники обслуживают на высшем уровне. Внедрение информационной системы способствует уменьшению времени на выполнение рутинных операций и как следствие увеличению временного ресурса сотрудников для обслуживания большего количества клиентов.

Однако компания «Мультитранспорт» стремительно развивается. Ежегодно количество клиентов увеличивается, в равной степени, как и увеличивается оборот, вследствие чего растет прибыль компании. Стремительное увеличение клиентов и рост грузооборота компании неминуемо ведет к увеличению числа сотрудников, увеличению количества единиц собственного транспорта, а в дальнейшем компания стремится выйти на уровень 3PL провайдера, что говорит о необходимости постройки собственных складских мощностей; а в будущем, возможно и сухого порта (терминала) для увеличение скорости прохождения грузов, таможенного оформления и так далее.

Для определения потребности в создании интегрированной информационной системы проведен логистический анализ. Логистический анализ компании «Мультитранспорт» основан на применении логистической функции, которая позволяет на основе описания законов роста и жизненного цикла компании оценить рост компании, вычислить критические, оптимальные, а также ценные для анализа точки перегиба, характеризующие переход со стадии ускоряющегося роста к равномерному росту и далее к замедляющемуся росту.

Закономерность, описывающая логистическую кривую, выражается следующей формулой:

(1)

Где Y - значение функции;

x - время;

A - расстояние между асимптотами;

C - нижний предел функции;

a, b - параметры.

Для составления прогноза были выбраны данные по количеству заказов в год (в тоннах) за четыре года: в период с 2011 по 2014 год.

Таблица 6 - Исходные данные

Показатель	Годы
	2011	2012	2013	2014
Заказов в год, тонн	7271.205	10567.32	13727.64	17752.11

На основе уравнения логистической функции (1) производится выражение логистической функции в форме логарифма.

(2)

По данной формуле произведен расчет данных для системы нормальных уравнений и получена таблица на основе которой составлена система уравнений для определения значений параметров a и b - определяющих наклон и изгиб логистической функции.

...