1.2 Концепции и системы управления запасами

Управление запасами как одно из направлений производственной деятельности напрямую влияет на эффективность всей организации в целом, так как является звеном логистической цепи, вовлекающим финансовые, трудовые, информационные ресурсы и определяющим рациональность их использования. По словам Джона Шрайбфедера, президента корпорации "Effective Inventory Management" и автора нескольких изданий, посвященных искусству управления запасами: "Эффективное управление запасами позволяет организации удовлетворять или превышать ожидания потребителей, создавая такие запасы каждого товара, которые максимизируют чистую прибыль" [Шрайбфедер, 2005] Учитывая тот факт, что первостепенной целью большинства организаций выступает получение прибыли и ее преумножение, нельзя переоценить важность качественного управления запасами.

Чаще всего под управлением запасами подразумевается создание и поддержание такого объема запасов, который позволит поддерживать высокий уровень обслуживания клиентов при минимальных издержках на хранение. Управление запасами может считаться эффективным при условии выполнения ряда задач:

ѕ точное прогнозирование спроса с учетом его характера (сезонность, хаотичность) и непредвиденных скачков спроса;

ѕ оптимизация уровня запаса, то есть создание такого объема запаса, при котором издержки будут минимальны, а производственная или торговая деятельность организации бесперебойной;

ѕ регулярный мониторинг запасов каждого товара с целью формирования и совершенствования стратегии управления;

ѕ расчет оптимального размера заказа при осуществлении очередной заявки на поставку продукции [Bernard, 2009].

Безусловно, для каждой организации оптимальный уровень запаса будет разным ввиду отличий в организационных структурах, размерах предприятия, вида их деятельности, финансовых и технических возможностей, развитости внутренней и внешней инфраструктуры и т.д. В зависимости от внешних и внутренних факторов влияния на создание запасов организация может выбрать одну из трех ныне существующих концепций управления запасами:

1. Концепция максимизации запасов;

2. Концепция оптимизации запасов;

3. Концепция минимизации запасов [Tan, 2011].

Первая концепция максимизации запасов является самой непопулярной на сегодняшний день, в силу того что мировоззрение человека на быт и ведение хозяйства кардинально изменились с течением времени и преобразованием экономической среды. На протяжении нескольких столетий большие запасы являлись признаком богатства и экономического развития как отдельного семейства, так и государства в целом. Экономическая эволюция XIX века привела к доступности товаров для покупателей, то есть они могли свободно купить то, что им нужно и когда нужно, а не то, что есть на рынке. Это подтолкнуло предприятия изменить взгляды на содержание запасов.

Несмотря на то, что концепция максимизации запасов постепенно отмирала с начала XIX века, в СССР она была ведущей во второй половине XX века как результат медленного развития экономики и торможение внедрения современных подходов к управлению производством и конкретно запасами.

Данная концепция подразумевает накопление запасов и исключительно положительное отношение к колоссальным объемам имеющей на складе продукции [Лукинский, 2003].

Концепция оптимизации запасов была зарождена в период внедрения научного подхода к управлению запасами в конце XIX века, когда главным критерием эффективности использования запаса являлось поддержание такого уровня запасов, при котором минимизируются издержки и повышается удовлетворенность потребителей. Низкая степень развитости информационных технологий и отсутствие системного подхода к управлению организацией усложняли процедуру определения той "золотой середины" - оптимума, необходимого для достижения целей управления запасами. Издание первой книги в 40 - х годах XX века, посвященной управлению запасами, стало толчком для развития рассматриваемой концепции. И по сей день концепция оптимизации запасов является наиболее распространенной среди организаций разных отраслей.

Наконец, концепция минимизации запасов, являясь самой "молодой", подразумевает максимальное снижение уровня запасов вплоть до их исключения. Инициаторами популяризации и развития данной концепции являются представители японской автомобилестроительной корпорации "Тойота", которые характеризуют создание запасов как признак расточительности [Стукалов, 2009]. Приверженцы данной концепции утверждают, что содержание запасов влечет за собой негативные последствия, которые наносят ущерб как финансовому состоянию организации, так и ее имиджу, например, увеличение затрат на хранение, обработку запасов и обслуживание складов, снижение гибкости и увеличение времени на адаптацию к изменениям на рынке, невозможность своевременно реагировать на потребности покупателей, снижение конкурентоспособности в результате повышения себестоимости продукции и т.д.

С ростом популярности концепции минимизации запасов стали возникать такие технологии построения логистических цепочек, при которых уровень запасов минимален или исключен, примером такого подхода является концепция Just - In - Time (JIT), что в переводе на русский означает "точно в срок", позволяющая организации функционировать без формирования какого - либо объема запасов. Этого можно достичь в том случае, когда производственный процесс начинается только после поступления заявки от покупателя на определенное количество продукции [Bicheno, 1999; Афанасьев, 2003].

Таким образом, рассмотренные концепции управления запасами имеют совершенно разную природу, более того, две из них противостоят друг другу, категорически защищая и отвергая идею создания запасов - концепции максимизации и минимизации запасов, тогда как целью промежуточной концепции оптимизации запасов является определение "золотой середины" уровня запасов. На выбор той или иной концепции влияет множество факторов

Помимо концепций, сегодня имеется четыре сформировавшихся системы управления запасами:

1. Система управления запасами с фиксированным размером заказа;

2. Система управления запасами с фиксированным интервалом между заказами;

3. Система управления запасами с установленной периодичностью пополнения запаса до постоянного уровня;

4. Система управления запасами "максимум - минимум" [Семенко, 2002].

Система управления запасами, так же называемая моделью управления запасами, является неотъемлемой частью стратегического планирования и мониторинга состояния запасов, и подразумевает совокупность правил и параметров, по которым принимаются решения связанные с запасами [Аникина, 1999].

В результате функционирования данных систем организация получает возможность регулирования уровня запасов путем расчета размера поставки, даты заказа и даты прихода продукции с учетом возможных изменений в длительности поставки и объемов спроса. Определяющими параметрами систем управления запасами являются:

ѕ спрос: характер спроса, динамика его изменения;

ѕ заказ: размер заказа, дата оформления заказа и т.д.

ѕ поставка: способ поставки, дата поставки, время возможной задержки и др.;

ѕ запас: уровень текущего запаса, среднего, гарантийного и максимального желательного запаса.

Изучим каждую систему по отдельности. Рассматривая первую систему, нетрудно определить ее основной параметр, исходящий из названия - система управления запасами с фиксированным размером заказа. Действительно, размер заказа в условиях функционирования данной системы рассчитывается один раз и является постоянным. Расчет размера заказа осуществляется по формуле Вилсона:

=, (1)

где Q* - оптимальный размер заказа, шт.; A - стоимость выдачи одного заказа, руб.; S - потребность в товарно-материальных ценностях за определенный период, шт.; I - затраты на хранение единицы запаса, руб. /шт.

Стоимость выдачи заказа является фиксированной, и чаще всего определяется экспертным методом или берется из бухгалтерского учета.

Также существует несколько модификаций формул Вилсона, которые используются при условии наличия дополнительных факторов влияния на размер заказа. К таким модификациям относятся формула для расчета оптимального размера заказа с учетом скидок за размер партии при транспортировке, формула для определения размера заказа с постепенным пополнением запаса, с учетом потерь от дефицита, многономенклатурного заказа и с учетом затрат на содержание запаса на единицу площади склада [Рыжиков, 2001]. Модификации формулы Вилсона используются в частном порядке, когда известны точные данные о параметрах системы, например, о величине дефицита или количестве разных номенклатурных позиций, поэтому в данной работе данные формулы не будут рассмотрены.

Оптимальный размер заказа способствует снижению издержек на хранение при сохранении качества продукции. Алгоритм расчета параметров системы представлены в таблице 2.

Таблица 2. Расчет параметров системы управления запасами с фиксированным размером заказа

Входящими данными для расчета параметров системы являются:

1) объем потребности в заказываемом продукте, шт.;

2) оптимальный размер заказа, шт.;

3) время поставки, дни;

4) возможная отсрочка поставки, дни [Сергеев, 2004, с.556].

Остальные параметры являются расчетными. Исходя из классификаций запасов, описанных в первом параграфе данной главы, можно охарактеризовать виды запасов, присутствующих в данной системе управления. Гарантийный запас создается с целью предотвращения дефицитного состояния при изменении сроков поставки и величины потребления. Пороговый запас является точкой заказа, то есть когда уровень текущего запаса достигает порогового уровня, совершается расчет размера заказа и производится очередной заказ. При расчете порогового уровня учитывается дневное потребление и максимальное потребление за время поставки без учета потенциальной возможности ее задержки.

Максимально желательный запас, в свою очередь, выступает неким ориентиром, при котором складские помещения используются эффективно и переменные затраты снижаются.

Графическая иллюстрация представлена на рисунке 1.

Рис. 1. Система управления запасов с фиксированным размером заказа.

График демонстрирует динамику изменения уровня запасов с течением времени. Заказ осуществляется в момент достижения текущего запаса порогового уровня, и при срывах поставок задействуется гарантийный запас, что позволяет избежать дефицитного состояния. Однако фиксированный размер заказа не позволяет пополнить уровень запаса до максимально желательного уровня при сбоях в поставках. Система демонстрирует наибольшую эффективность, когда объектом управления являются дорогостоящие товары, характеризующиеся высоко колеблющимся спросом [Аникина, 1999].

Вторая система носит название системы управления запасами с фиксированным интервалом времени между заказами. Само название говорит об основном расчетном параметре данной системы. В данном случае главную роль играет период времени между заказами, тогда как оптимальный размер заказа позволяет определить оптимальный интервал. В силу того, что предпосылкой для оформления заказа является временная дата, пороговый уровень в данной системе не учитывается.

Расчет интервала времени между оформлением заказов производится по формуле:

, (2)

где Т - интервал времени между заказами, дни; N - количество рабочих дней в периоде, дни; Q - оптимальный размер заказа, шт.; S - потребность в товарно-материальных ценностях за период, штуки.

Расчет параметров производится согласно следующим формулам, представленным в таблице 3.

Таблица 3

Расчет параметров системы управления запасами с фиксированным интервалом времени между заказами

Входящими данными являются первые четыре показателя, представленные в таблице. Размер заказа в условиях функционирования данной системы рассчитывается для каждого заказа. Главным условием его величины является ее способность пополнить текущий запас до максимально желательного уровня:

=-+, (3)

где РЗ - размер заказа, шт.; МЖЗ - максимальный желательный запас, шт.; ТЗ - текущий запас, шт.; ОП - ожидаемое потребление за время поставки, шт.

Графическое моделирование работы данной системы представлено на диаграмме (Рис. 2).

Рис. 2. Система управления запасами с фиксированным интервалом времени между заказами

Как видно на рисунке в данной системе отсутствует пороговый уровень запаса, так как точкой возобновления запаса является не его текущий уровень, а фиксированная дата заказа. Потребление во время срывов поставок компенсируется наличием гарантийного запаса, позволяя системе избежать дефицитного состояния. Также, рассчитываемый для каждой поставки размер заказа дает возможность пополнять запас как можно ближе к максимально желательному запасу, даже при наличии срывов поставок. Чаще всего данную модель управления запасами внедряют при работе с дешевыми товарами, спрос на которые можно охарактеризовать как стабильный, издержки на хранение низки [Сергеев, 2004].

Третья система управления запасами с установленной периодичностью пополнения запасов до постоянного уровня. Чаще всего данная система подходит для товаров, характеризующихся хаотичным спросом, дефицит которых крайне нежелателен. Система работает с учетом двух основных параметров: интервал времени между заказами и пороговый уровень. В зависимости от предпосылки оформления заказа, все заказы делятся на 2 вида: плановые, осуществляющиеся в установленные периоды времени, и внеплановые, совершающиеся в моменты, когда текущий запас достигает порогового уровня.

Вид заказа влияет на расчет размера заказа.

Плановый размер заказа рассчитывается по следующей формуле:

=-+, (4),

расчет внепланового заказа производится следующим образом:

=-+, (5)

где РЗ - размер заказа, шт.; МЖЗ - максимальный желательный запас, шт.; ПУ - пороговый уровень запаса, шт.; ОП - ожидаемое потребление до момента поставки, шт.; ТЗ - текущий запас, шт. Также, если период времени между плановым и внеплановым заказом небольшой, то учитывается запас в пути. В таблице представлены результаты расчетов параметров.

Таблица 4

Расчет параметров для системы управления запасами с установленной периодичностью пополнения запасов до постоянного уровня

Как и в условиях функционирования предыдущей системы входящими параметрами являются первые четыре табличных показателя. Расчет остальных производится в соответствии с формулами.

Рис. 3. Система управления запасами с установленной периодичностью пополнения запасов до постоянного уровня

На рисунке Х видно, что периодичность заказов намного выше, чем в двух предыдущих системах, это объясняется наличием двух видов заказов. Чаще всего это влечет за собой поддержание большего объема средних запасов в силу того, что текущий запас пополняется как в фиксированные даты, так и при достижении порогового уровня, что позволяет избежать дефицитного состояния, даже при наличии срыва поставок, но повышает совокупные издержки на хранение.

Наконец, последняя система управления запасами "максимум - минимум", в которой заказы производятся исключительно при условии, что текущий уровень запаса равен или меньше порогового уровня. В этом случае пороговый уровень выступает минимальным, а максимально желательный запас, соответственно, максимальным. Размер заказа пополняет уровень запаса до максимально желательного уровня и рассчитывается по следующей формуле:

=-, (6)

где, РЗ - размер заказа, МЖЗ - максимально желательный запас, Q - величина запаса к моменту поставки.

В отличие от расчета размера заказа в предыдущей системе данная система использует прогнозируемую величину запаса на момент поставки, а не ожидаемое потребление за время поставки.

Таблица 5

Расчет параметров для системы управления запасами "максимум - минимум"

Чаще всего данная система внедряется, когда необходимо управлять запасами дорогостоящих товаров, обладающих сложно прогнозируемым спросом. Примером такой продукции может служить автомобили класса люкс, когда официальный дилер осуществляет заказ автомобилей только при аккумуляции достаточного количества заявок. Система подразумевает высокие издержки на транспортировку и хранение запасов, а также способность покупателя ждать необходимый товар, не переходя к конкурентам. Таким образом, для данной системы дефицитное состояние является нормальным. На рисунке 4 изображена динамика изменения уровня запасов в системе "минимум - максимум".

Рис. 4. Система управления запасами "максимум - минимум"

Точкой заказа является пороговый уровень, который чаще всего очень низкий по сравнению с подобными уровнями запасов других систем. Во время поставки чаще всего полностью расходуется и гарантийный запас, но учитывая характер продукции, подлежащей управлению данной системы, это не является критичным.

Помимо концепций и моделей управления запасами также в последнее время особое внимание организации уделяют стратегиям управления запасами. Одна из которых имеет название толкающей, push, а вторая вытягивающей - pull. Толкающая стратегия управления запасами представляет собой технологию создания таких объемов запасов, которые могут быть максимально созданы с учетом использования всех производственных мощностей ресурсов организации, при этом величина спроса совершенно не учитывается. Абсолютно полярной является вытягивающая стратегия, при которой запасы создаются на основе тщательного мониторинга спроса, то есть ориентиром выступает фактическая потребность конечного потребителя в продукции. Зачастую стратегия pull подразумевает отсутствие запасов или их максимальное сокращение с целью сокращения издержек, снижения уровня неликвидных запасов, оптимизации производства [Ельдештейн, 2006].

В заключение, необходимо отметить, что существующие модели управления запасами часто используются организациями не в чистом виде, а в качестве комбинаций параметров нескольких систем, которые отбираются на основе экспертных оценок, с учетом специфики товарной номенклатуры, характера спроса, складских и производственных мощностей, а также степени автоматизации информационной системы и т.д.

Подбор наиболее оптимальной концепции и системы управления запасами благоприятно сказываются на повышении уровня удовлетворенности и лояльности потребителей, снижении среднего уровня запасов и неликвидных товаров, что в результате приводит к повышению коэффициента оборачиваемости запасов и высвобождения ресурсов, которые можно инвестировать в совершенствование технологического процесса и развития организации в целом.

1.3 Сущность ABC - и XYZ-анализа. Программа исследования