Коммуникации в деловом общении

К сожалению, нередко выбор стиля слушания осуществляется не вполне осознанно и часто не отвечает нашим истинным интересам. Одним из мощных психологических факторов, оказывающих неосознаваемое влияние на выбор стиля слушания, является установка.

Три наиболее типичные негативные установки слушания - «преследователь», «спасатель» и «жертва».

Преследователи считают себя знатоками в том, что и как надо правильно делать, и считают своим долгом указывать другим на их промахи. Такие слушатели обращают внимание на то, что другие делают неверно, а не на то, в чем они сильны, и поэтому часто воспринимаются как придирчивые и мелочные люди. Другие в общении с ними часто чувствуют себя бестолковыми и глупыми, что отнюдь не способствует налаживанию хороших отношений. Люди с установкой преследователя слушают, обращая внимание лишь на то, по поводу чего они могут сделать замечание, много возражают, и это мешает им получить полноценную информацию.

Спасатели чувствуют себя ответственными за все чужие заботы и проблемы, а поэтому считают своим долгом давать советы, чтобы помочь, «спасти» других, даже если они их об этом не просят или не хотят этого. Если советы спасателей не используются или приводят к неудаче, они очень обижаются на других за их неблагодарность. Спасатели не дают другим возможности научиться решать проблемы самостоятельно. Естественно, спасатели постоянно перегружены тем, что они делают за других, и поэтому часто не имеют возможности сосредоточиться на чем-то одном и сделать все как следует. В беседе спасатели после первых же слов начинают придумывать и давать советы, поэтому часто не улавливают главного и упускают многие детали, так что их советы могут оказываться неэффективными.

Жертвы ощущают себя угнетаемыми, несправедливо обиженными, и поэтому занимают оборонительную позицию, хотя нередко не выражают этого открыто. Такая позиция выражается, в частности, в том, что они не слушают указаний начальника, ведя вместо этого внутренний диалог с собой о своей несчастной судьбе или о чем-нибудь еще. В результате, естественно, жертва не может эффективно выполнять свою работу, за что ее постоянно ругают. Это еще больше подтверждает ее жертвенное положение, и круг замыкается.

У одного и того же человека рассмотренные установки слушания могут чередоваться: многие спасатели время от времени переходят в категорию жертв, а преследователи становятся спасателями.

Посредством честного самоанализа можно обнаружить у себя склонность к той или другой установке и найти пути к ее преодолению. Для этого, в частности, необходимо выявить фильтры, через которые мы процеживаем получаемую информацию, в результате чего она искажается или воспринимается неполно. В качестве таких фильтров могут выступать наши ожидания, убеждения, прошлый опыт, интересы, ценности, предрассудки, предубеждения, первое впечатление о нашем собеседнике, сильные чувства и многое другое. Надо учитывать, что подобные фильтры есть и у партнера. Полезно представить себе, каковы эти фильтры и как они преобразуют информацию, которую он нам передает и которую он от нас принимает.

26. Нерефлексивное слушание как инструмент урегулирования конфликта

Под нерефлексивным слушанием понимается способ сосредоточенного внимательного слушания, почти без собственных речевых реакций, особенно таких, которые содержат оценку сказанного или наши соображения по поводу беседы. Такой вид слушания предполагает наше невмешательство в ход мысли собеседника и минимизацию наших ответов. Это могут быть нейтральные простейшие фразы, позволяющие выразить одобрение, интерес и понимание, например:

- Да?..

- Это интересно...

- Понимаю...

- Можно ли поподробнее?..

Невербальными (неречевыми) средствами, используемыми для нерефлексивного слушания, могут быть кивок или наклон головы, приближение к собеседнику и другие проявления поддержки и желания слушать дальше. Подобные нейтральные реакции являются «открывающими», снимающими напряжение, вдохновляющими говорящего, стимулирующими его к высказыванию. Это гораздо эффективнее, чем простое молчание, которое наш партнер может принять за незаинтересованность или несогласие.

Если собеседник находится в возбужденном, взволнованном состоянии, то ему можно помочь высказаться такими фразами:

· Вас что-нибудь беспокоит?

· Вы чем-то встревожены?

· Что-то случилось?

Подобные стимулирующие высказывания особенно полезны в тех случаях, когда наш партнер:

· горит желанием выразить свое отношение или свою точку зрения на что-либо;

· хочет обсудить наболевшие вопросы, чувствует себя обиженным, испытывает разочарование, негодование и т. п.;

· испытывает трудности в выражении своих забот и проблем;

· сдерживает эмоции, не решается высказаться из-за боязни испортить отношения или иметь неприятности.

Нерефлексивное слушание незаменимо для выяснения того, что скрывается за жалобой или предложением, высказанными партнером, особенно в эмоционально напряженных ситуациях

Большинство людей гораздо больше склонно говорить, чем слушать. Это часто приводит к неудовлетворенности общением, к ложным выводам, к высказыванию не того, что интересует партнера, к ответам на те вопросы, которых не задавали, и к игнорированию действительно важных моментов. Нерефлексивное слушание открывает путь к взаимопониманию, устраняя ненужные вмешательства в разговор и субъективные замечания.

27. Использование техник активного слушания

Нерефлексивного и эмпатического слушания часто бывает достаточно для получения необходимой информации. Но ограничиваться лишь этими способами получения информации в ряде случаев нецелесообразно. Сюда можно отнести такие случаи:

· У партнера нет желания говорить, или он испытывает трудности в подборе слов для формулировки своей проблемы.

· Мы во многом не согласны с партнером, а наша готовность слушать понимается им как сочувствие и согласие. Это может привести к недоуменному возмущению и конфликту, когда выяснится истинное положение дел. В таком случае лучше сразу дать ему понять наше отношение к сказанному.

· Партнер ждет от нас активного участия, совета, руководства к действию. В такой ситуации нерефлексивное слушание может быть воспринято как неодобрение и равнодушие.

· Мы явно через силу придерживаемся позиции нерефлексивного слушателя, или это просто противоречит нашим интересам. Например, слишком словоохотливый собеседник злоупотребляет нашим терпением. Стоит помнить, что страдалец не может слушать по-настоящему внимательно, в такой ситуации общение становится формальным и неэффективным.

В подобных случаях более эффективно применение других методов слушания - техник активного слушания.

1. Перефразирование («эхо-техника»). Эта техника состоит в том, чтобы повторить, подобно эху, высказанные партнером мысли и чувства. Обычно такое воспроизведение сказанного им предваряется словами вроде:

· Если я вас правильно понял, вы говорите, что...

· Так вы сказали, что...

Главная «техническая» цель перефразирования - уточнение информации. Для этого выбираются наиболее существенные, важные моменты сообщения. При «возврате» реплики не стоит что-либо добавлять «от себя», интерпретировать сказанное, но в то же время наша фраза не должна быть буквальным повторением слов собеседника. Если эти правила не соблюдать, то могут возникнуть помехи в беседе, создастся ощущение, что на самом деле мы не слушаем собеседника.

Эта техника особенно полезна в тех случаях, когда речь партнера кажется понятной, и мы не собираемся задавать вопросов для уточнения. Часто такая «понятность» оказывается иллюзией, и истинного выяснения обстоятельств дела не происходит. Перефразирование легко и непринужденно решает эту проблему.

Например:

· Если я вас правильно понял, вас не устраивает стоимость квартиры?

· Вы имеете в виду, что такой контракт дает преимущества только одной стороне?

Эхо-техника позволяет нам дать партнеру представление о том, как мы его поняли, и натолкнуть на разговор о том, что в его словах кажется нам наиболее важным. Перефразируя, мы помогаем собеседнику услышать его высказывание со стороны, возможно, заметить в нем ошибки, более четко осознать и сформулировать свои мысли. Кроме того, используя «Эхо», мы выкраиваем время на обдумывание, что особенно важно в ситуациях, когда не сразу можно найти, что сказать.

Еще одна чрезвычайно важная особенность эхо-техники - то, что она обладает благоприятным эмоциональным воздействием. Собеседнику обычно приятно, когда его слова перефразируют, так как это свидетельствует о том, что его слушают, стремятся понять, а, следовательно, относятся к нему с уважением, считаются с его мнением.

Использование эхо-техники способствует глубокому контакту, снижению напряжения, а в сложных ситуациях облегчает течение конфликта

Несмотря на простоту техники перефразирования, она представляет для многих трудности, так как для них оказывается очень сложным отказаться от оценки и интерпретации высказывания другого.

Во многих случаях эхо-техника побуждает собеседника к более подробному и откровенному рассказу о своих делах и намерениях. Случается, однако, что необходимо более быстрое и направленное продвижение хода беседы, поэтому, конечно, не стоит ограничиваться только перефразированием, надо использовать и другие методы получения информации.

2. Развитие идеи - вывод логического следствия из слов клиента или выдвижение предположения относительно причин высказывания:

· Если исходить из того, что вы сказали, то...

· Вы так полагаете, видимо, потому, что...

Эту технику часто путают с предыдущей, но она принципиально отличается от «эхо» наличием элемента интерпретации.

«Развитие идеи» обладает многими достоинствами: позволяет уточнить смысл сказанного, быстро продвинуться вперед в беседе, дает возможность получить информацию без прямых вопросов и т.п. Во многих случаях «развитие идеи» совершенно необходимо. Однако нужно помнить об опасности сделать неправильный вывод из высказывания партнера, что может осложнить течение переговоров.

Поэтому, во-первых, нужно избегать поспешности в выводах, а во-вторых, на всякий случай, «подстелить соломки» под свое высказывание. Это достигается мягкостью, некатегоричностью формулировки нашей реплики, ненавязчивостью манеры и тона ее подачи. Лучше избегать выражений вроде: «Да из этого же однозначно вытекает...», а пользоваться фразами типа: «Мне кажется...», «По-моему...», «Видимо...», и т.п. Это особенно важно, если наши выводы имеют негативный оттенок.

3. Резюме. Мы воспроизводим ряд высказываний партнера в сокращенном, обобщенном виде, кратко формулируя самое существенное в них:

· Вашими основными трудностями, как я понял, являются...

· Итак, вы бы хотели...

Резюмирование помогает при обсуждении, рассмотрении претензий, когда необходимо решить какие-либо проблемы. Оно особенно эффективно, если обсуждение затянулось, идет по кругу или оказалось в тупике. Резюме позволяет не тратить время на поверхностные, не относящиеся к делу разговоры. Резюмирование может быть действенным и не обидным способом закончить разговор со слишком словоохотливым партнером.

5. Сообщение о восприятии другого («отражение чувств»). Мы сообщаем партнеру, как мы воспринимаем его эмоциональное состояние в данный момент, например:

· Мне кажется, вас это очень огорчает.

· Вас что-то смущает в моем предложении?

· У вас счастливый вид.

Важно не утверждать, что наш собеседник испытывает те или иные чувства, а говорить о своих впечатлениях, предположениях (аналогично предосторожностям в технике «развитие идеи»). Чтобы правильно воспринять чувства собеседника, необходимо обращать внимание не только на слова, но и на его поведение, уметь поставить себя на его место, попытаться понять общий смысл беседы.

С помощью этой техники мы можем помочь собеседнику осознать и выразить его эмоции, снять излишнее напряжение, показать, что мы его понимаем и считаемся с его состоянием. Эта техника может также помочь осознать и преодолеть различия в стилях ведения беседы.

Конечно, «отражение чувств» должно быть максимально деликатным и вежливым, иначе может возникнуть дополнительный конфликт. При этом важно избегать оценочных суждений, которые могут означать для собеседника: «Плохо, неправильно, что вы чувствуете то-то и то-то».

Партнер часто боится открыто выразить свои чувства, опасаясь критики и осуждения, и порой эти чувства не соответствуют содержанию его высказывания. Поняв их, открыто и без осуждения сказав об этом, мы способствуем возникновению у собеседника ощущения психологического комфорта, большего удовлетворения и благодарности нам. В результате мы повышаем вероятность получения достоверной информации.

Конечно, в ряде случаев говорить об эмоциональном состоянии партнеров по переговорам нецелесообразно, особенно, если это уводит разговор с делового уровня или просто небезопасно.

6. Сообщение о собственном самочувствии. Мы сообщаем партнеру, как мы чувствуем себя в данной ситуации, например:

· Мне жаль, что все так сложилось.

· Мне очень обидно это слышать.

· Я очень рад, что наши переговоры продвинулись.

Информирование партнера о своем собственном состоянии нередко полезно, особенно в эмоционально напряженных ситуациях. Это позволяет преодолеть сухость и формальность общения, способствует восстановлению эмоционального контакта в сложных переговорах.

Даже если мы говорим о своих негативных чувствах, это может расположить к нам собеседника, так как покажет нашу честность, отсутствие лицемерия и выразит прямо то, что все равно чувствовалось и давило на нас обоих. Кроме того, с помощью данной техники мы показываем партнеру, что готовы принять и выражение чувств с его стороны.

Эта техника позволяет облегчить собственное эмоциональное состояние путем его выражения, «выговаривания» с минимальным риском настроить против себя партнера. Она помогает компенсировать негативные последствия нашей привычки постоянно контролировать свои чувства - недостаточность их осознания и трудность их выражения - и позволяет снизить риск профессиональной деформации.

Сообщение о собственном самочувствии - это один из приемов метакоммуникации -- коммуникации (общения) по поводу того, как происходит общение. Обращаться к такому приему особенно полезно при рассогласовании стилей общения - например, когда собеседник кажется не слишком тонким и чувствительным и легко может задеть нас, не заметив этого.

6. Расспрашивание. Многие из приведенных техник могут быть употреблены в виде косвенных вопросов, например: «Правильно ли я понимаю..?» В отличие от этого, расспрашивание касается прямого запроса на информацию, не столь непосредственно привязанного к предыдущим высказываниям клиента.

В этом есть многие преимущества, но в то же время и больший риск нарушить контакт, не получить искреннего ответа. Именно поэтому техники активного слушания, содержащие непрямой запрос на информацию, нередко позволяют получить более правдивые и полные сведения.

В отличие от атмосферы, создаваемой применением этих техник, ситуация прямого расспрашивания является эмоционально напряженной. Это напряжение и настороженность особенно сильны, когда партнер не знает, зачем ему задается тот или иной вопрос. Его воображение и тревога могут «разыграться» и пойти в непродуктивном направлении.Если мы не ставим перед собой цель выбить партнера из равновесия, надо, чтобы ему была понятна цель задаваемых нами вопросов и, главное, выгодность его искренних ответов для него самого.

28. Виды и функции вопросов в ходе коммуникации

Виды и функции вопросов могут быть различны. Вопросы обычно используются для того, чтобы:

· уточнить непонятное; прояснить противоречия;

· направить процесс передачи информации в нужное для нас русло, продвинуть беседу;

· перехватить и удержать инициативу в беседе, особенно, если партнер уклоняется от главной темы;

· активизировать партнера для того, чтобы от монолога перейти к диалогу;

· поощрить партнера, в нерешительности сделавшего паузу, не оказывая на него давления;

· дать возможность собеседнику проявить себя, показать, что он знает, с тем, чтобы он сам предоставил нужную информацию.

Выделяют следующие виды вопросов:

а) Закрытые вопросы - это вопросы, на которые ожидается однозначный ответ типа: «Да» или «Нет». Закрытые вопросы позволяют ускорить течение разговора, поставить точки над «I». Однако при их частом использовании у собеседника складывается впечатление, что его допрашивают, лишают возможности свободно высказываться. В результате, создается напряженная обстановка, и мы часто не получаем нужной нам информации, хотя и запрашиваем ее «в лоб».

б) Открытые вопросы - это вопросы, которые требуют развернутого ответа, какого-то объяснения. Они обычно начинаются со слов: «кто?», «что?», «как?», «сколько?», «почему?» и т. п. Например: «Каково ваше мнение по этому поводу?» «Чего бы вы хотели в результате этого?» Открытые вопросы активизируют собеседника, дают ему возможность выбора информации и аргументов, способствуют созданию непринужденной атмосферы. Однако при такой тактике беседы нас подстерегает опасность потерять инициативу и контроль за ходом переговоров. Например, партнер может увести беседу в русло неконструктивного пересказа собственных проблем и претензий.

Если собеседник выражается туманно и неточно, могут оказаться полезными разъяснительные вопросы типа: «Не объясните ли вы это?», фразы типа: «Я не совсем понимаю, что вы имеете в виду». При использовании таких вопросов важно учитывать одну тонкость: не следует оценивать речь собеседника, обвинять его в непонятности высказываний, надо говорить только о собственном восприятии. Например, вместо выражения «Вы говорите непонятно» стоит употребить: «Я вас не совсем понял». Хорошее впечатление производит связь вопросов с только что полученными ответами - это говорит о нашем внимании к партнеру, ободряет его.

Полезным может оказаться и использование пауз. Торопясь задать партнеру новый вопрос сразу после его ответа, мы можем создать впечатление, что наши вопросы формальны, что мы не слушаем собеседника, а только пережидаем, пока он доскажет свое мнение. В общении между людьми нередко так бывает и на самом деле. Не стоит ожидать, что собеседник ответит на наши вопросы моментально, и дать партнеру возможность подумать.

Риторические вопросы служат более глубокому рассмотрению проблем. На эти вопросы не ожидается прямого ответа, так как их цель - вызвать новые вопросы, указать на нерешенные проблемы или обеспечить поддержку нашей позиции со стороны участников беседы путем молчаливого согласия.

Например: «Мы ведь придерживаемся единого мнения по данному вопросу?»

Переломные вопросы - это вопросы, которые удерживают беседу в строго определенном направлении или поднимают комплекс новых проблем.

Например: «Как вы представляете себе эту проблему?»

Существуют более и менее эффективные подходы к задаванию вопросов. Если мы не хотим утратить контакт с собеседником, лучше избегать следующих приемов выспрашивания:

· Забегание вперед (недослушивание, обдумывание следующего вопроса во время ответа собеседника);

· Перебивание, нетерпеливое предложение нового вопроса (даже если нам кажется, что мы уже все поняли);

· Лень (отсутствие сосредоточенности, нежелание думать над сказанным);

· Излишняя эмоциональность (например, обострение смысла сказанного: «Я вижу, ваш поставщик просто невыносим!»).

Вопросы не должны задаваться с целью продемонстрировать наш ум. Иногда стоит задавать вопросы, даже если они кажутся слишком личными или смешными. Они могут оказаться более информативными, чем какой-либо «умный» вопрос. Негативная реакция на такие вопросы тоже может дать важную информацию об оппоненте.

Не стоит пытаться показать своими вопросами и несообразительность оппонента. Это вызывает у него защитную реакцию. А люди, вынужденные защищаться, скрывают информацию и имеют тенденцию искажать и то, что они слышат, и то, что они говорят.

Для получения полезной и достоверной информации можно использовать такую тактику:

· Демонстрация уважения к партнеру. Полезно дать партнеру почувствовать, что вопросы используются, чтобы помочь ему, а не для того, чтобы унизить его, загнать в ловушку или что-то выведать.

· Задавание ключевых вопросов. Что, зачем, когда, где, кто, как - это ключевые слова, которые открывают факты и информацию.

· Задавание вопросов для того, чтобы пойти глубже. Запрашиваются доказательства, примеры или объяснения, чтобы обнаружить причины за словами.

· Задавание «предполагающих» вопросов. Вносится новая идея, чтобы преодолеть тупик или взглянуть на ситуацию сверху, с помощью слов: «Предположим, мы...?»

· Организация диалога. Мы берем обязательство думать не только на себя, но, возвращая вопросы или адресуя их другому квалифицированному специалисту, тем самым побуждаем думать и своего партнера.

· Использование вопросов, которые содержат элементы договоренности. Предлагается несколько вариантов решения в виде вопросов.

Работа с вопросами включает, с другой стороны, тактику формулирования ответов на вопросы, заданные нам. Прежде всего, не стоит очень заботиться о том, чтобы ответ был «правильным». На некоторые вопросы вовсе не стоит отвечать или ответить невозможно. «Правильным» можно считать ответ, который соответствует нашему стратегическому плану, а не пытается сделать приятное оппоненту.

29. Типичные ошибки в информационном обмене между оппонентами

Трудно представить жизнь людей в обществе без вербального общения, ведь с помощью речи люди могут взаимодействовать, понимать друг друга. Только представьте ситуацию, когда вы попадаете в общество, где все люди или не разговаривают, или же общаются на непонятном вам языке, долго ли вы сможете прожить в таком обществе, взаимодействуя только жестами? Понятное дело, что жизнь в такой среде никак не можно назвать полноценной. Вербальное общение - это средство полноценного и благополучного существования среди людей.

Когда человек оказывается в коммуникативной ситуации, то ему необходимо додерживаться определённых норм в общении, чтобы не испортить позитивную атмосферу коммуникативного процесса. Во время коммуникации люди допускают множество ошибок, вследствие чего партнёр отвергается, а дух разговора заметно понижается. Самые распространённые и типичные ошибки в процессе общения - это психологические ошибки.

Первая ошибка - многозначность большинства слов.

Если мы хотим передать собеседнику какую-то мысль, мы не найдем другого пути, кроме как закодировать эту мысль в какую-то знаковую систему. Например, мы можем использовать язык математических формул или язык знаков, регулирующих дорожное движение. Но, скорее всего, мы будем применять для передачи своей мысли слова естественного звукового языка. Одна из особенностей этой знаковой системы состоит в том, что каждое слово имеет не одно, а множество значений. В высказывании: «Он раздражает меня тем, что все время свистит» слово «свист» может обозначать специфический высокочастотный звук, но может употребляться и в смысле «обманывает».

Если для уточнения значения употребляемых слов мы применим техники рефлексивного слушания, например, спросим его: «Что конкретно вы имеете в виду, говоря это?», вероятнее всего, говорящий попытается выразить свою мысль другими, более понятными нам словами.

Вторая ошибка в информационном обмене - в том, что говорящий намеренно вносит искажение в исходный смысл сообщения. Когда мы сообщаем, друг другу наши идеи, установки, чувства, оценки, то, чтобы кого-нибудь не обидеть или не предстать в глазах собеседника в «дурном свете», мы тщательно подбираем слова. Иногда мы что-то преувеличиваем или преуменьшаем, часто используем многозначные выражения.

Для выявления, заложенного в непонятном сообщении смысла слушающий также может использовать обратную связь.

Третий источник затруднений - трудность открытого самовыражения. Это означает, что из-за принятых условностей и потребности в одобрении люди часто начинают свое изложение с небольшого вступления, из которого еще не видно их намерений. Желая поговорить о чем-то важном, человек может начать «издалека», с какой-либо проблемы, которая на самом деле не является его главной заботой. Только по мере того как он начинает чувствовать себя в безопасности и видит, что его понимают, он раскрывает свои более глубокие переживания. Поэтому демонстрация того, что вы его понимаете, поможет ему скорее перейти к главному.

И наконец, четвертый источник типичных ошибок в коммуникации состоит в субъективных смыслах слушающего. У каждого человека за время жизни накапливается огромное количество уникальных ассоциаций, связанных с различными словами. Некоторые слова у нас вызывают негативные воспоминания, задевают за больное, в то время как говорящий не вкладывал в них негативного смысла.

Как правило, человек слышит, прежде всего, то, что он хочет услышать, а также то, чего ожидает, неважно, с удовольствием или со страхом (например, то, чего он очень боится). Остальное игнорируется, как бы «отфильтровывается» оппонентом. Нам необходимо благополучно миновать его фильтры слушания, не превратив их в непреодолимые барьеры.

Все это указывает на необходимость уметь слушать рефлексивно, то есть расшифровывать смысл сообщений, выяснить их реальное значение.

Необходимо заметить, что рефлексивное слушание полезно не только потому, что оно позволяет нам более точно понять собеседника. Проверяя правильность понимания, мы одновременно даем говорящему знать, что для нас важно то, что он сообщает. Тем самым мы более активно поощряем его к тому, чтобы он продолжал свой рассказ. Рефлексивно слушающий собеседник уверяет говорящего, что все произнесенное он понял верно. Он как бы сообщает говорящему: «Я принимаю вас, я хочу понять ваш опыт, ваши чувства и особенно ваши потребности».

30. Способы конкретизации проблемы в общении с оппонентом

Основная стратегическая задача, которая должна быть решена для достижения согласия между партнерами, состоит в том, чтобы добиться понимания обсуждаемой проблемы - причем не только верного, но и одинакового. Для решения данной задачи целесообразно прийти к единой формулировке списка вопросов для обсуждения.

С этой целью после того, как стороны высказались, можно, используя вопросы, с помощью партнера прояснить проблему, отработать логические противоречия, выделить наиболее важное для того, чтобы прийти к четкой, простой и ясной формулировке проблемы и ее основных аспектов. Используя техники обратной связи, необходимо убедиться, что конечная формулировка является понятной партнеру, и он с ней согласен.

Большое значение здесь имеет хорошая организация дискуссии. Наличие повестки дня помогает в наиболее подходящий момент представить соответствующие аргументы и произвести необходимые действия. Кроме того, за счет анализа и ранжирования пунктов повестки дня можно облегчить достижение договоренности. С самого начала можно создавать благоприятную атмосферу на переговорах за счет рассмотрения наименее противоречивых вопросов в первую очередь. Способ определения последовательности вопросов в перечне пунктов повестки дня прост: их надо включать в то место повестки, где они могут быть разрешены с наименьшим трудом.

Трудности в выявлении проблем могут возникать в результате:

· принятия симптомов за проблему;

· наличия предвзятого мнения о причинах;

· чисто технического подхода;

· игнорирования различий в восприятии проблемы в различных инстанциях;

· незавершенности «диагноза».

Отсюда следует, что для успешной ориентации в проблеме целесообразно:

· Заинтересовать собеседника и объяснить ему, чем вызван ваш интерес к беседе.

· Использовать соответствующие условиям беседы виды слушания (нерефлексивное, активное) и правильно выбирать технику слушания (расспрашивание, эхо, развитие идеи, резюмирование, отражение чувств и др.).

· Уважать его мнение, стараться по достоинству оценить его мысли и ход рассуждений.

· Избегать преждевременных выводов и решений в начале беседы, которые могут сделать вас «глухими и слепыми» в ходе разговора.

· « Стараться не вынуждать собеседника некорректными вопросами или фразами прибегать к защитному, оборонительному поведению; не давать оценок и советов».

· Придерживаться оптимальной интенсивности, тона и темпа беседы (с учетом стиля собеседника), соблюдать паузы для отдыха и осмысления сказанного.

· Следить за ходом беседы и поведением партнера, восстанавливать контакт при его нарушении.

31. Преодоление фильтров слушания оппонента

Нередко бывает, что партнеры не понимают или понимают неправильно то, что мы пытаемся им объяснить. Это приводит к потере нашего времени, неудовлетворенности ходом переговоров и конфликтам. Несомненно, не все из них обладают великолепными способностями и памятью. Бессмысленно в этом их обвинять, но с этим необходимо считаться, чтобы постараться минимизировать потери.

По кажущемуся, на первый взгляд, парадоксальным высказыванию известного специалиста по консультированию организаций, «мы говорим то, что другие слышат». И сколько бы мы ни спорили: «Я этого не говорил!», «Вы меня неправильно поняли!» и т.п., результат, который мы имеем, именно таков: для партнера то, что мы сказали, есть то и только то, что он услышал.

Чтобы партнер услышал именно то, что мы хотим, стоит учесть все сказанное выше о проблемах слушания, поскольку наш клиент в данной ситуации как раз и выступает в роли слушателя.

Как правило, человек слышит, прежде всего, то, что он хочет услышать, а также то, чего ожидает, неважно, с удовольствием или со страхом (например, то, чего он очень боится). Остальное игнорируется, как бы «отфильтровывается» клиентом. Нам необходимо благополучно миновать его фильтры слушания, не превратив их в непреодолимые барьеры.

Для этого нужно, чтобы он захотел нас слушать. Чтобы ему было интересно узнать то, что мы хотим ему сказать, и чтобы он считал это полезным для себя.

П.Мицич рекомендует начинать и вести беседу, используя так называемый «Вы-подход». Этот подход помогает нам показать собеседнику, что мы стараемся поставить себя на место, считаемся с его интересами. Технически это можно выполнить посредством выражения предлагаемых идей и соображений с заменой «Я» на «Вы» (конечно, там, где это возможно). Как это делается, нетрудно понять, сравнив приведенные ниже высказывания (расположенные справа высказывания иллюстрируют «Вы-подход»):

Я бы хотел... Вы хотите...

Мне это представляется интересным... Это должно быть для вас интересно...

Я пришел к такому выводу... Вам будет интересно узнать...

Учтя заранее, какая информация будет представлять для нашего партнера наибольший интерес, мы можем в соответствии с этим более эффективно подготовиться к разговору и вести его.

Кроме того, важно определить и учитывать различия в стилях ведения беседы у вас и вашего клиента, так как оно также может служить барьером непонимания между вами. Как отмечает психолингвист Дебора Таннен, к таким особенностям стиля, прежде всего, относятся:

· высота тона, тембр голоса;

· громкость речи;

· длительность, частота пауз;

· скорость говорения;

· наличие и характер жестов;

· интонация;

· наличие повторений и т. д.

По выражению Деборы Таннен, «слова приходят к нам без инструкции по их использованию». Можно добавить к этому, что каждый из нас использует их в соответствии с собственной инструкцией, и при этом неосознанно предполагает, что она идентична инструкции партнера. При этом мы часто ошибаемся, поскольку таких инструкций великое множество, и мы не всегда можем даже догадываться, что то или иное высказывание можно расшифровывать так, как это делает наш собеседник. Поэтому истинное значение слов и впечатление, которое они производят на слушающего, могут очень сильно различаться. Например, пауза может означать, что:

· другому партнеру предлагается высказаться в ответ;

· первому сказать больше нечего, он закончил свою речь;

· желание подчеркнуть сказанное;

· подчеркивание значимости того, что будет сказано после;

· неудовлетворенность тем, как партнер реагирует на сказанное;

· вызов;

· желание поставить партнера «на место» и т. д.

Несоответствие скорости речи и длительности пауз у партнеров может привести к тому, что у одного (более быстрого) будет впечатление, что второй не хочет участвовать в беседе, необщителен или нерешителен и застенчив; у второго же (более медлительного) будет ощущение, что ему не дают вставить слово, что первый партнер - невежливый и давящий.

Различия в громкости, расцениваемой каждым из них как нормальная, могут создать у одного из них впечатление, что партнер кричит, а это может интерпретироваться как признак гнева, давления, стремления доминировать и т.п. Второго же может раздражать, что собеседник «шепчет», мямлит, вместо того, чтобы сказать четко и ясно. Это может вызывать у него недоверие к своему собеседнику. Ему может казаться, что тот говорит так, например, из-за незначимости произносимого, желания скрыть что-то, неловкости и т.д.

32. Повышение убедительности собственных аргументов

Убеждение - это, прежде всего, разъяснение и доказательство правильности и необходимости определенного поведения либо недопустимости какого-то проступка.

Убеждающее воздействие на партнеров по деловому общению достигается с помощью аргументации. Аргументация - это логико-коммуникативный процесс, направленный на обоснование позиции одного человека с целью последующего ее понимания и принятия другим человеком.

Аргументирование - наиболее трудная фаза деловой беседы. Оно требует профессиональных знаний и общей эрудиции, концентрации внимания, выдержки, решительности и корректности. При этом мы во многом зависим от собеседника. Ведь именно ему в конце концов решать, принимает он наши аргументы или нет.

В структуру аргументации входят тезис, аргументы и демонстрация.

Тезис - это формулировка вашей позиции (вашего мнения, вашего предложения другой стороне и т.д.).

Аргументы - это доводы, положения, доказательства, которые вы приводите, чтобы обосновать свою точку зрения. Аргументы отвечают на вопрос, почему мы должны верить во что-то или делать что-то.

Демонстрация - это связь тезиса и аргумента (т.е. процесс доказывания, убеждения).

Традиционно считается, что увеличение числа аргументов в сообщении повышает его убедительность, потому что большое количество аргументов предоставляет людям больше информации для обдумывания.

Однако было показано, что возросшее число доказательств в сообщении действительно может повлиять на установки, но не потому, что люди их обдумывают. Они могут вообще не задумываться о доказательствах - «если аргументов много, значит, истинность сообщения несомненна» - принимать решения. Поэтому для убедительности может быть достаточно лишь того, чтобы люди поняли, сколько доказательств (аргументов) содержится в обращении - относительно много или относительно мало.

Считается, что качественными, вескими аргументами будут те доводы, которые выдерживают сравнение с имеющимися у аудитории знаниями, способные перебросить мостик между рекомендуемой позицией и прежними установками аудитории. Аргументы будут восприниматься как солидные и убедительные в том случае, если они покажутся четко сформулированными, неопровержимыми, содержащими что-то новое. А для этого, кроме всего прочего, необходима еще и безапелляционная уверенность, напористая манера их изложения.

Убедительность субъекта зависит от того, насколько адресат воздействия ему доверяет. Поэтому руководителю, который вызывает доверие у своих сотрудников, требуется меньше усилий, чтобы убедить их в оптимальности принимаемого решения, чем руководителю, который только что приступил к выполнению своих обязанностей и к которому подчиненные относятся с осторожностью и опасениями.

Доверие вызывают лица, пользующиеся авторитетом. Как правило, это люди, которые выступают как квалифицированные специалисты, профессионалы в области принимаемого решения. Поэтому, чтобы повысить эффективность убеждающего воздействия, целесообразно привести в качестве аргумента мнение авторитетных экспертов.

Внешним признаком компетентности являются уверенность, с которой субъект излагает свою позицию. Поэтому люди, которые говорят громко, быстро, уверенно, что называется «со знанием дела», оказываются более убедительными. Можно использовать и такие атрибуты профессионального статуса, как диплом, наличие ученой степени, звания, грамоты, сертификаты и т.д. Все они не обязательно адекватно отражают реальный уровень образованности и могут быть всего лишь внешними, формальными, показными признаками. Тем не менее, они способны повысить эффективность воздействия.

Авторитет убеждающего субъекта не обязательно должен быть связан с его компетентностью в обсуждаемом вопросе. Так, к рекламным акциям часто привлекаются известные артисты, актеры, ведущие телепередач, которые являются популярными и вызывают у значительной части аудитории уважение и симпатию. Сходным образом может поступить и руководитель, заручившись поддержкой тех сотрудников, которые пользуются у своих коллег популярностью.

Искренность, правдивость субъекта также повышают убедительность его аргументов. Как честный и открытый воспринимается человек, который отстаивает что-то вопреки своим интересам, а также не скрывает своих слабых сторон и недостатков. Поэтому руководителю при организации убеждающего воздействия иногда стоит подчеркивать не только сильные стороны принимаемого решения, но и обращать некоторое внимание на его недостатки. Это не только не подорвет его авторитет, но напротив, вызовет большее доверие. А сотрудники в этом случае смогут внести какое-нибудь дельное предложение по преодолению этих недостатков.

Чем более привлекателен человек, тем более убедительны его аргументы. Приятная внешность, модная и стильная одежда, опрятность, аккуратность и чистота вызывают у людей симпатию.

Таким образом, слагаемыми успеха убеждающего субъекта являются:

· доверие

· авторитет

· компетентность

· честность

· привлекательность.

Сила и качество используемых в убеждении аргументов определяет его успешность. Большим потенциалом убедительности обладает фактическая информации, подтвержденная документально. Факты, свидетельства, документы повышают обоснованность убеждающего сообщения.

Эмоциональность сообщения также способна повысить его убедительность. Так, подтолкнуть партнера к заключению сделки можно, не только приводя аргументы, подчеркивающие ее выгодность, но и воздействуя на его эмоциональное состояние. В убеждающем сообщении, к примеру, может присутствовать пугающая информация о возможных потерях, которые повлечет за собой отказ от предложения. Если сообщение вызывает негативные эмоции (тревогу, беспокойство, страх, раздражение, гнев) и предлагает средства «спасения» от них, его убедительность растет.

Позитивное эмоциональное состояние также повышает эффективность убеждающего сообщения, поскольку в таком состоянии человек «видит мир в розовом цвете» и заранее готов позитивно отнестись к аргументам субъекта. Поэтому повысить эффективность убеждающего воздействия может информация, вызывающая радость, оптимизм, энтузиазм.

33. Анализ причин возражений оппонента в конфликте

Причин возникновения возражений может быть много:

- Это и неясность вашей позиции, и внутренние сомнения партнера в целесообразности предложенного вами варианта.

- Возражения могут быть тактической уловкой партнера, так называемым приемом «продавливания» ситуации в свою пользу или способом ухода от ее решения. В возражениях заключены и вопросы, и требования, и игра на незнании и слабости оппонента. В любом случае, если вам возражают, значит, вами заинтересовались.

Даже самый искусный дипломат не станет пренебрегать предварительным сбором информации об оппоненте, его личностных ценностях, приоритетах, жизненных установках, излюбленных способах общения, и главное - манере поведения в конфликтных ситуациях. Подобный анализ помогает предотвратить противоречия, а в нужный момент не растеряться и парировать возражения. Чтобы ответы на возражения имели конструктивный характер, в первую очередь следует учитывать интересы партнера. Готовясь к переговорам, поинтересуйтесь, каковы потребности человека, увлечения, постарайтесь стать его зеркалом, т.е. научиться говорить с ним на одном языке. Иначе может получиться казусная ситуация, когда человеку, превыше всего ценящего свою работу, вы начинаете живо и красочно рассказывать о своей семье.

Если у вашего оппонента в шкале ценностей на первом месте стоит работа и успех, основываясь в разговоре с ним на семейной системе приоритетов, вы рискуете быть непонятым, ваши доводы не дойдут до его сознания. Чтобы избежать подобных ситуаций, нужно правильно выстроить вопросы, которые, подобно нити Ариадны, безошибочно выведут вас на систему ценностей оппонента. В случае если возникнут возражения, отвечать на них вы будете на уровне партнера. Когда потребности и ценности людей совпадают, люди становятся друзьями. Идентификация себя с партнером - важнейшее условие успеха.

Если возражение представляет реальную проблему и клиент выражает агрессию, первый шаг, который необходимо сделать - это согласиться. Агрессию оппонента можно снять, разрешив ему высказаться.

Второй шаг - «допустим». «Допустим, мы сможем решить эту проблему, тогда вы будете довольны?». Если клиент говорит «нет», значит, возражение не настоящее. Если клиент говорит «да», переходим к шагу третьему: «Единственная ли эта проблема, или есть еще?». Этот вопрос дает знать клиенту, что вы действительно заинтересованы помочь ему. Если проблема действительно существует и объективно вы не можете ее разрешить, то предпринимайте шаг четвертый: еще раз подчеркните достоинства вашегопредложения.

Шаг пятый: «перевод стрелок». На самом деле клиент уже знает ответ на свой вопрос и просто ожидает его от вас. Спросите его: «Как бы Вы хотели, чтобы я решил эту проблему?» или: «Что я могу сделать для вас, чтобы решить эту проблему?».

34. Способы облегчения коммуникации с «трудными» оппонентами в конфликте

Мы можем столкнуться с фильтрами, которые обусловлены принадлежностью наших клиентов к тому или иному «трудному» типу слушателей: симулянт, зависимый, перебивающий, погруженный в себя, логик.

Симулянт лишь имитирует внимательное слушание - часто для того, чтобы сделать приятное говорящему. Он всеми силами демонстрирует внешние признаки внимания или старается запомнить мельчайшие детали, но из-за этого на самом деле плохо понимает, а, то и вообще не воспринимает смысл сказанного.

Зависимый очень озабочен впечатлением, которое он производит на говорящего, и всячески старается заслужить его одобрение. Поэтому он упускает содержание и суть сказанного.

Перебивающего больше всего волнует, что он забудет те идеи, которые приходят ему в голову по ассоциации с услышанным, поэтому он торопится их высказать. Это раздражает собеседника и затрудняет взаимопонимание. Кроме того, нередко перебивание является способом увести разговор в сторону от неприятной темы.

Погруженный в себя настолько занят своими проблемами или переживаниями в ходе разговора, что ему просто не до говорящего. Он и не пытается понять, о чем тот говорит, а может, и вообще не слышит своего собеседника.

Логик старается классифицировать и вписать новую информацию в имеющуюся у него систему. Он не обращает внимания на эмоции и воспринимает, главным образом, то, что укладывается в его логику. Остальное он воспринимает на поверхностном уровне или отбрасывает, не считая нужным более глубоко разбираться в смысле того, что не соответствует его системе.

Если для нас важно достучаться до «трудных» слушателей, то, в зависимости от их типа, к каждому из них необходим особый подход.

Определив причину плохого слушания, можно попытаться удовлетворить ту потребность клиента, которая отвлекает его внимание, и привести его в «нормальное» состояние, когда он способен слушать по-настоящему. Нередко оказывается достаточно дать человеку обратную связь, довести до его сознания, как он слушает, дать ему понять, что мы это видим и показать ему последствия его невнимания. Когда же наш партнер намеренно уводит разговор в сторону, и нам не удается вернуть беседу в нужное русло, то, если это допускают обстоятельства, мы можем отказаться разговаривать таким образом или выполнить свою роль формально. Можно напомнить партнеру, что он делает свой выбор сам, и мы снимаем с себя ответственность за последствия.

34. Коммуникативные ресурсы принятия жизнеспособного соглашения

Для того чтобы решение действительно впоследствии выполнялось всеми участниками переговоров, важно, чтобы каждый из них чувствовал, что это его собственное решение. Для этого нужно, чтобы стороны ощущали равное право на высказывание и обсуждение вариантов, внимание и уважение к своему мнению, отсутствие давления на них. Им необходимо иметь возможность серьезно и самостоятельно обдумать преимущества, недостатки и последствия принятия этого решения. Они должны верить, что принимаемое решение - наилучшее из возможных в данных условиях.

Принятию жизнеспособного и реалистичного соглашения могут помешать многие причины. Укажем наиболее типичные из них.

¦ Ожидание, что партнер будет вести себя так же, как обычно ведут себя другие.

Например, один мужчина искренне считал, что «все женщины одинаковые, у них только имена разные». Он, несомненно, исходил из собственного опыта, поскольку был женат несколько раз, но не мог ужиться ни с одной из жен.

¦ Реализация собственных идей и намерений без внимания к ответам партнера; навязывание своего мнения в споре с оппонентом.

Ваш партнер может согласиться, чтобы просто отвязаться (как, например, часто делают невестки в отношении советов свекровей и дети в отношении советов родителей) или постарается так выполнить принятое решение, чтобы оно провалилось, и тем самым доказать вашу неправоту (иногда даже неосознанно).

¦ Представление, что есть только один способ, чтобы что-то сделать правильно. Подобный подход неоправданно обедняет и сужает выбор, принятое решение может оказаться намного менее выгодным, чем возможно, и ваш партнер будет испытывать искушение не следовать ему.

Например, если родители разрешают девочке-подростку пойти на дискотеку только в той одежде, которую они считают «приличной», то она, скорее всего, переоденется у своей подружки в то, что приемлемо для нее.

¦ Пропуск негативной реакции партнера. Многие люди в первый момент автоматически отвечают отказом на предложение просто из чувства противоречия. Если согласиться с ними, то часто они «передумывают» и идут навстречу. Эффективно также предложить что-то «от противного».

Например, в переговорах оптовый покупатель натыкался на постоянное сопротивление со стороны торговца. Однако когда покупатель сказал: «Я вижу, вы не хотите продавать свою продукцию, не так ли? Мы, вероятно, не сможем договориться о поставках». Тот ответил: «Нет, почему же!» -- и они вскоре договорились.

· Игнорирование невербальной информации от партнера или стереотипное понимание этих сигналов без учета ситуации и индивидуальных особенностей клиента; а также отправление нечетких и противоречивых сигналов партнеру со своей стороны. Это может привести вас к иллюзии, что партнер с вами согласен, а также создать у вас или у него неуверенность в искренности и последовательности собеседника.

Так, если ваш партнер говорит «да», а при этом смотрит в сторону и покачивает головой из стороны в сторону, у вас есть повод усомниться в надежности этого высказывания.

· Ожидание, что партнер вкладывает в слова тот же смысл, что и вы. Нечеткость формулировок, различие интерпретаций в понимании количеств, сроков, вида обязательств и т. д. является причиной огромного количества проваленных соглашений.

Например, если ваш партнер обещает вернуть долг «при первой же возможности», неплохо бы уточнить, что он понимает под «долгом», и «возможностью», и кому он собирается его возвращать. Иногда, например, мужья не доносят до жен возвращенные деньги (и наоборот).

· Убеждение, что есть люди, с которыми «каши не сваришь»; навешивание ярлыков. Это приводит нас к перекладыванию ответственности за неудачу на партнера и отказу от собственных усилий во многих вполне разрешимых ситуациях. Кроме того, это изначально нарушает контакт с партнером.

Например, мнение администрации, что «чем меньше коллектив знает, тем спокойнее», привело к возникновению слухов о воровстве денег, полученных по контракту (на самом деле, бартерному) с иностранной фирмой, и забастовке.

35. Нейтрализация псевдологических уловок

Существуют общие положения, которые в определенной мере помогают выявить и снизить эффект действия манипулятивных приемов.

На первом этапе перед вступлением в дискуссию следует уяснить и четко определить для себя и своих партнеров, каких целей вы хотите достичь, участвуя в данной дискуссии. Это будет тем системообразующим фактором, который должен определять весь ход и направленность вашего участия в дискуссии. Необходимо определить и зафиксировать, какие цели декларируют ваши оппоненты, и постараться спрогнозировать вероятность совпадения или расхождения этих целей с их истинными намерениями.

На протяжении всей дискуссии нужно постоянно удерживать в поле внимания цели, общий план и ход взаимодействия сторон.

Для того чтобы не поддаться на манипулятивные приемы и уловки, прежде всего, важно уметь их распознавать.

Ввиду многообразия уловок трудно перечислить все возможные способы их нейтрализации. Но главным из них является разоблачение уловки. Если это сделано квалифицированно, с достаточным основанием существа и предназначения уловки, то это отбивает у участников спора (дискуссии) охоту прибегать к ним.

Разоблачение уловки может быть построено на ответе, который ее прямо не вскрывает, но указывает на ущербность и неправильность подобного рассуждения на каком-либо ярком примере, подчеркивающем суть уловки.

...