Размещено на http://www.allbest.ru/

МОСКОВСКИЙ ФИНАНСОВО-ПРОМЫШЛЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ «СИНЕРГИЯ»

Факультет электронного обучения

ВЫПУСКНАЯ КВАЛИФИКАЦИОННАЯ работа

на тему: Организация и оценка эффективности работы кадровой службы

Обучающийся

Лужнов Д.И.

МОСКВА 2016 г



Содержание

Введение

Глава 1. Теоретико-методологические основы и значение кадровой службы в системе управления организацией

1.1 Понятие и основы деятельности кадровой службы

1.2 Понятие системы кадрового делопроизводства

1.3 Методологические особенности организация работы кадровой службы в системе кадрового делопроизводства организации

Глава 2. Место кадровой деятельности в системе управления ООО «Ресторанный Сервис»

2.1 Общая организационно-экономическая характеристика ООО «Ресторанный Сервис»

2.2 Характеристика системы управления персоналом в ООО «Ресторанный Сервис»

Глава 3. Рекомендации по оптимизации системы кадрового делопроизводства предприятия

3.1 Рекомендации по рационализации работы с конфиденциальными документами

3.2 Разработка и внедрение полуавтоматизированной системы учета кадровых документов

3.3 Оценка экономической эффективности предложенных мероприятий

Заключение

Список использованных источников

Приложения



Введение

Актуальность темы исследования определена тем, что управленческая деятельность в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов, которые одновременно являются источником, результатом и инструментом этой деятельности.

Сегодня документ является основным способом представления информации на любом современном предприятии. Задача накопления, обработки и распространения (обмена) информации стояла перед человечеством на всех этапах его развития. В течение долгого времени основными инструментами для ее решения были мозг, язык и слух человека. Первое кардинальное изменение произошло с приходом письменности, а затем изобретением книгопечатания.

Документ является основным способом представления. Неоспорима важность сохранности и умелого использования информационных ресурсов предприятия для успешного функционирования. Способность принять верное решение и вовремя отреагировать на ситуацию, гибко реагировать на все изменения зависит не только от таланта и опыта руководителей.

Эффективность управления организацией зависит и от того, насколько разумно в нем организовано управление документооборотом и защита имеющейся информации компании.

Сегодня открывается принципиально новый этап в развитии кадровых служб с качественно иными функциями и задачами, которые неотделимы от процесса массового внедрения достижений научно-технического прогресса.

Эти достижения, связанные с созданием качественно новых видов вычислительной техники, средств связи, дают возможность перейти к принципиально иной и значительно более эффективной информационной технологии в органах управления, основанной на органичном включении комплекса технических средств в управленческий процесс.

С переходом к рыночной экономике происходят принципиальные изменения в системе управления организациями. Следствием таких изменений становятся новые подходы к организации и качеству управления организацией, а также к управленческим кадрам.

В современных условиях эффективное управление представляет собой ценный ресурс организации, наряду с финансовыми, материальными, человеческими и другими ресурсами. Повышение эффективности управленческой деятельности становится одним из направлений совершенствования деятельности организации в целом. Наиболее очевидным способом повышения эффективности протекания трудового процесса является его автоматизация.

Автоматизированная информационная система - это система, в которой информационный процесс управления автоматизирован за счет применения специальных методов обработки данных, использующих комплекс вычислительных, коммуникационных и других технических средств в целях получения и доставки результатной информации пользователю-специалисту для выполнения возложенных на него функций управления

Целью выпускной квалификационной работы является изучение особенностей организации и оценка эффективности работы кадровой службы действующего предприятия.

Для реализации поставленной цели необходимо выполнение следующих задач:

- раскрыть понятие и основы деятельности кадровой службы;

- охарактеризовать особенности системы кадрового делопроизводства;

- изучить методологические особенности организация работы кадровой службы в системе кадрового делопроизводства организации;

- определить место кадровой деятельности в системе управления ООО «Ресторанный Сервис»;

- дать общую организационно-экономическую характеристику ООО «Ресторанный Сервис»;

- охарактеризовать систему управления персоналом в ООО «Ресторанный Сервис»;

- выполнить анализ системы кадрового делопроизводства в ООО «Ресторанный Сервис»;

- предложить рекомендации по рационализации работы с конфиденциальными документами организации;

- разработать предложение по внедрению полуавтоматизированной системы учета кадровых документов;

- провести оценку экономической эффективности предложенных мероприятий.

Объектом выпускной квалификационной работы является на примере ООО «Ресторанный Сервис».

Предметом выпускной квалификационной работы выступает оценка эффективности организации кадровой службы в ООО «Ресторанный Сервис».

Теоретическую основу исследования составляют труды таких ученых как: М.А. Сазонов, Ф.Ю.Осипов, Н.С. Ларьков, С.М. Грачев, М.А. Абрамова, Л.С. Александрова и др., а так же нормативно-правовые источники, регламентирующие кадровую деятельность и документооборот, публикации в периодической печати и интернет-ресурсы.

Методологическую базу исследования составили принципы научности, объективности и непосредственного анализа правовых источников. Во исполнение поставленных исследовательских задач были использованы такие методы научного познания как сравнительно-правовой метод; метод структурного анализа; формально-юридический и библиографический методы. Теоретическая и практическая значимость исследования обусловлена тем, что в данной работе проводится изучение основ организации кадрового делопроизводства на малом предприятии и предлагаются направления ее оптимизации.



Глава 1. Теоретико-методологические основы и значение кадровой службы в системе управления организацией

1.1 Понятие и основы деятельности кадровой службы

Кадровая служба организации является одним из основных звеньев в отношениях между нанимателем и работником. Решая поставленные перед ней задачи, кадровая служба сопровождает персонал на протяжении всего периода его деятельности в организации и в значительной степени обеспечивает рациональное использование персонала в качестве одного из ресурсов.

Изучение кадровой работы с точки зрения кадрового менеджмента позволило сформулировать основные стандарты деятельности кадровых служб, на которые следует ориентироваться отечественным компаниям.

Независимо от степени развитости в организации кадрового менеджмента, а также применяемых форм и методов управления персоналом, основной задачей кадровых служб остается обеспечение соблюдения прав работника в сфере трудовых и связанных с ними отношений. Все нововведения по согласованию интересов нанимателя и работника должны соответствовать действующему законодательству и локальным нормативным актам организации. Практика показывает, что нарушения трудового законодательства не позволяют осуществлять управление человеческими ресурсами в полной мере, т. е. не обеспечивают эффективности их использования и не имеют долговременных позитивных перспектив.

В любой организации, независимо от её размера и вида деятельности, приходятся решать кадровые задачи. Существует постоянная необходимость обращаться в отделы кадров - написать рапорт на отпуск, на выезд за пределы гарнизона, на выплаты материальной помощи, позаботиться о дальнейшем продлении контракта и др. Для каждого сотрудника - это важные вопросы, так как касаются лично его. Поэтому в кадровой службе постоянный ажиотаж, наличие посетителей, телефонные звонки по нескольким линиям - непременное условие службы «кадровиков». Каждого необходимо проконсультировать, объяснить правильность принятых решений по отношению к нему. В таких условиях кадровый персонал выполняет поставленные перед ним задачи. Поэтому вопрос совершенствования работы кадровой службы всегда проблемный.

Квалификация персонала кадровой службы - важнейшая составляющая успеха управления. Умение и желание применять компьютерные информационные технологии в повседневной деятельности для оптимизации и рационализации своей работы - показатель того, что личный состав стремится к повышению своей квалификации. Проблема совершенствования деятельности путём её автоматизации всегда являлась и остаётся актуальной в кадровой службе. Решение этой задачи возможно на основе использования компьютерных информационных технологий.

С переходом к рыночной экономике происходят принципиальные изменения в системе управления организациями. Следствием таких изменений становятся новые подходы к организации и качеству управления организацией, а также к управленческим кадрам.

В современных условиях эффективное управление представляет собой ценный ресурс организации, наряду с финансовыми, материальными, человеческими и другими ресурсами. Повышение эффективности управленческой деятельности становится одним из направлений совершенствования деятельности организации в целом. Наиболее очевидным способом повышения эффективности протекания трудового процесса является его автоматизация.

Известно, что автоматизация кадровых служб началась одновременно с внедрением информационных технологий в управлении. Однако темпы распространения программных продуктов, предназначенных для организации работы бухгалтерии или управления производством, намного опередили спрос на специализированные программы автоматизации кадровых служб. Вероятно, это связано с тем, что автоматизация служб персонала достаточно долгое время не считалась первостепенной задачей, однако в настоящее время ситуация кардинально меняется.

Автоматизированная информационная система - это система, в которой информационный процесс управления автоматизирован за счет применения специальных методов обработки данных, использующих комплекс вычислительных, коммуникационных и других технических средств в целях получения и доставки результатной информации пользователю-специалисту для выполнения возложенных на него функций управления Балдин К.В. Информационные технологии в менеджменте. - М.: Академия, 2012. - С. 76-78 ..

В современном понимании термин «информационные системы» подразумевает автоматизацию информационных процессов. Поэтому термины «информационная система» и «автоматизированная информационная система» часто используются как равноправные. Информационные системы могут использовать и неавтоматизированную технологию обработки информации.

Необходимость автоматизации деятельности кадровой службы объясняется задачами облегчения труда личного состава, сдерживанием роста его штатной численности, вызываемым ростом объёмов управленческих функций и увеличением обязательных автоматизированных информационных систем, применяемых в организациях, таких как: АС «Делопроизводство», АИС «1С Бухгалтерия», «1С Битрикс: Корпоративный портал», прикладная система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «ДЕЛО» и др.

Внедрение компьютерных информационных технологий позволит кадровой службе работать в едином информационном пространстве системы управления организацией, быстро получать достоверную информацию, оперативно планировать, изменять и контролировать основные процессы.

Если кадровая политика интегрирована с управленческой, финансовой политикой организации, то и система управления кадрами не должна существовать обособленно, а должна быть частью единой информационно- управляющей системы, тем кадровым стержнем, без которого невозможны полная автоматизация процесса управления организацией, ведение электронного документооборота, развитие внутренних и внешних коммуникаций.

В кадровой службе решаются конкретные задачи управленческого учёта. Каждая из этих задач представляет собой определённую последовательность действий (производственные технологии), которые позволяют автоматизировать большую часть функций кадровой службы с использованием информационных технологий.

Концепция создания автоматизированной системы кадровой службы (АСКС), включает в себя: понятийный аппарат, научное толкование норм действующего законодательства, научные положения, раскрывающие понятие, основание, принципы и механизмы применения информационно-аналитических технологий, а также основания, порядок, допустимость и границы их использования в повседневной деятельности, позволяющую автоматизировать, максимально облегчить работу кадровых служб, сократить время обучения новых сотрудников кадровых служб, повысит взаимозаменяемость персонала.

Это также позволит использовать систему специалистам кадровой службы, не имеющим специальных знаний в области программирования, и одновременно позволит дополнять систему по мере надобности.

Автоматизация функций специалистов отдела кадров позволит резко сократить временные затраты при выполнении многих кадровых процедур.

Реализация концепции АСКС приведёт к оптимизации деятельности по выполнению кадровых операций и процедур:

- сократится время на одну процедуру за счёт автоматизации отдельных операций;

- сократится количество участников технологической цепочки по оформлению кадровых документов;

- минимизируется количество ошибок за счёт сосредоточения процедуры в руках одного исполнителя;

- достигается достоверность и сохранность кадровой информации, полнота и оперативность её получения;

- сократятся потери времени, что будет способствовать повышению эффективности кадровой работы в целом Сазонов М.А., Осипов Ф.Ю. Подход к оценке эффективности автоматизированных систем кадровых служб // Информационные системы и технологии. - 2012. - № 2. - С. 191-194.

Таким образом, современные автоматизированные системы управления персоналом предназначены для оптимизации работы руководства и персонала кадровых служб организаций и играют большую роль в повышении производительности их труда.

Использование современного программного обеспечения в работе кадровых работников в значительной степени повышает эффективность трудовой деятельности человеческих ресурсов на всех уровнях управления организацией. Это можно объяснить тем, что в последнее десятилетие многократно увеличились информационные потоки, что оказывает существенное влияние наиболее обоснованных решений в области управления человеческими ресурсами.

В управлении человеческими ресурсами руководителю приходится иметь дело с определенными объемами информации, которая часто имеет закрытый для посторонних лиц характер. Для этих целей в кадровых отделах и службах используются, обычно автоматизированные рабочие места (APM). Они представляют собой совокупность технических, программных, языковых и методических средств, обеспечивающих автоматизацию обработки кадровой информации. АМР конструктивно выполнены на базе персональных компьютеров. При этом к компьютеру подключаются необходимая оргтехника (принтеры, сканеры), а также внешние накопители информации (флешь память, карты памяти).

Существующее программное обеспечение используемое в кадровой работе создает возможности построения систем нового типа, отличающихся, с одной стороны, разнообразием средств отражения кадровой информации, с другой - интеграцией этих средств и обеспечением максимального удобства и простоты работы персонала кадровых служб, не обладающих специальной подготовкой. По результатам исследования проведенного в первой главе модно сказать следующее:

Автоматизированное хранение и обработка полной кадровой информации также позволяет эффективно осуществлять подбор и аттестацию сотрудников. Кроме того, автоматизированный расчет заработной платы с учетом информации о позициях штатного расписания, отпусках, больничных, командировках, льготах и взысканиях дает возможность работникам бухгалтерии точно и оперативно начислять зарплату, формировать бухгалтерские отчеты. И это лишь некоторые из функций современных автоматизированных систем управления персоналом. Комплексные системы управления персоналом используются для автоматизации кадровой работы в любой организации. Главным образом такие системы необходимы руководству для получения оперативной информации по любому вопросу, связанному со структурой предприятия, штатным расписанием, вакансиями и информацией о сотрудниках. Оперативно принять правильное решение сможет лишь руководитель, способный своевременно оценить сложившуюся ситуацию на основе анализа актуальной информации о состоянии дел в организации.

1.2 Понятие системы кадрового делопроизводства

Становление и развитие общества предполагает наличие информационных связей, материальным воплощением которых является документированная информация (документ, совокупность документов, система документации). Информация, будучи по своей природе социальной, предопределяет социальную сущность документа. В силу этого изучение документа вне социальной среды и вне исторической эпохи, в которой он появился или использовался, невозможно.

Вместе с тем документ, будучи продуктом общества и одним из показателей его развития, оказывает на данное общество обратное воздействие. Посредством документа и систем документации фиксируются общественные связи, упорядочивается общественная практика, формируется общественная память.

Среди множества документов, циркулирующих в обществе, выделяются официальные, служебные или управленческие документы. Значимость таких документов обусловлена сферой их функционирования. Формируясь в недрах государственного аппарата, государственной власти и управления, они оказывают влияние на различные стороны жизнедеятельности общества. Обращение к данным документам позволяет реконструировать историю государства, государственного управления и администрирования.

Однажды появившись, документы прошли длительный путь развития: от простейших форм - к сложным и многоуровневым системам, находящимся в постоянном развитии и взаимодействии.

Современной система управленческой документация строится на отношениях иерархии и соподчинения; обладает признаками, присущими любой системе, т.е. деление на подсистемы и составляющие их элементы, взаимосвязь между ними и взаимообусловленность, относительная самостоятельность и автономность, наличие определенной внутренней организации (структуры), способность к развитию и т. д.

Система документации, согласно ГОСТ Р 7.0.8. - 2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», - это «совокупность документов, взаимосвязанных по признакам назначения, сферы деятельности и единых требований к их оформлению» ГОСТ Р.7.0.8.-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». // Справочно-Правовая система Консультант Плюс.

В литературе нет общепризнанной научной классификации систем документации, видов и разновидностей документов, используемых в управленческой деятельности. В силу этого однозначное отнесение документов к той или иной системе документации не всегда представляется возможным. С учетом данного обстоятельства документоведы используют эмпирически сложившееся разделение документов на системы документации. Свидетельством тому является сама история возникновения и развития систем документации.

Всё многообразие систем документации, их бытование в разные исторические периоды рассматривали Т.В. Кузнецова, Е.А. Плешкевич, Е. Степанов, Н.С. Ларьков, М.Н. Костомарова и др.

Так, Н. С. Ларьков и М. Н. Костомарова считают, что все многообразие системы управленческой документации можно разделить на два основных типа: функциональные системы и корпоративные (атрибутивные) Костомаров М.Н. Классификация документов и документной информации // Делопроизводство. - 2012. - №2. - С. 21.; Ларьков Н.С. Документоведение: учеб. пособие. - М.: АСТ: Восток-Запад, 2013. - С. 293..

Наиболее долговечными и универсальными, по мнению авторов, являются функциональные системы, поскольку положенные в их основу в важнейшие функции документа (информационная, коммуникативная, кумулятивная и др.) остаются, как правило, неизменными.

К функциональным системам относятся такие комплексы документов, которые обеспечивают выполнение общих управленческих функций и реализацию управленческой деятельности Гришанов Г.М., Павлов О.В. Исследование систем управления: Учеб. пособие. - Самара: Самар. гос. аэрокосм. ун-т., 2011. - С. 12:

- система организационно-распорядительной документации;

- система плановой документации;

- первичная учётная документация;

- отчётно-статистическая документация;

- документация по труду;

- система бухгалтерской документации;

- система финансовой и расчётно-денежной документации;

- система статистической и ведомственной отчётности и др.

Корпоративная система документации представляет собой совокупность документов, обеспечивающих выполнение управленческих функций в определённой сфере государственной деятельности, отрасли хозяйства, в рамках отдельной корпорации (ведомства либо предпринимательской структуры) и т.д. Количество корпоративных систем несоизмеримо больше по сравнению с функциональными системами.

В целом документы, составляющие ту или иную систему управленческой документации, связаны между собой единством целевого назначения и в комплексе обеспечивают документирование той или иной управленческой деятельности. Так, документы системы плановой документации, обеспечивают планирование деятельности учреждения, документы, которые составляют систему распорядительной документации, - регулирование деятельности учреждения. Распорядительная документация (а в более широком плане - организационно-распорядительная), входит, в свою очередь, в состав других, так называемых, специальных систем (кадровая, бухгалтерская документация и др.). Наличие одних и тех же видов документов в разных системах документации - свидетельство тесной взаимосвязи данных систем, а также взаимообусловленности многих направлений общественной практики, которую обеспечивают эти документы. В любом из них присутствует управленческий аспект, оказывающий влияние на документацию, обеспечивающую реализацию управленческой деятельности.

Данную систему классификаций документов до недавнего времени мы могли встретить в литературе по делопроизводству. Сегодня ситуация кардинально изменилась. С начала 2000-х годов в составе и содержании систем документации произошли качественные изменения. Отдельные функциональные и корпоративные системы документации наполнились фактическим новым содержанием, включили новые виды документов. Так, за последние годы в управленческой деятельности организаций начали активно использовать регламент, согласие, обязательство, реестр и т.д. Появление новых видов документов заставило специалистов по- новому взглянуть на сложившуюся систему управленческой документации.

На развитие современной системы управленческой документации влияют следующие факторы:

- вступление в силу новых нормативно-правовых актов;

- развитие социально-экономической сферы государства (рост частного сектора экономики, расширение и усложнение номенклатуры выпускаемой продукции и т.п.);

- внедрение в практику работы с документами стандартов ИСО;

- автоматизация делопроизводства.

Ключевую роль на развитие всей системы управленческой документации оказало вступление в силу новых законодательных актов. После принятия Федерального закона от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании» в управленческой практике стал широко использоваться такой вид документа, как «регламент», забытый в советский период делопроизводства, который можно отнести к организационно-правовой функциональной системе Федеральный закон «О техническом регулировании» от 27.12.2002 N 184-ФЗ (принят ГД ФС РФ 15.12.2002) ( ред. от 28.11.2015) // Российская газета, N 245, 31.12.2002.

Введенный в действие с 1 февраля 2002 г. Трудовой кодекс РФ установил применение каждой организацией ряда новых локальных правовых актов (соглашение, коллективный договор, положение об использовании и защите персональных данных и др.) Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 г. № 197-ФЗ (в ред. от 30.12.2015). // Собр. законодательства РФ. 07.01.2002 г. № 1 (ч. 1), ст. 3..

Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» оказал влияние на развитие кадровой документации. Согласно данному правовому акту, обработка персональных данных осуществляется только с согласия субъекта данных Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» ( ред. от 01.09.2015). - п. 1. - ст. 6 // Российская газета от 29 июля 2006 г. N 165 ; обработка персональных данных осуществляется только с согласия в письменной форме субъекта персональных данных «Равнозначным содержащему собственноручную подпись субъекта персональных данных согласию в письменной форме на бумажном носителе признается согласие в форме электронного документа, подписанного электронной подписью» Там же. - Ст. 9. Согласие на обработку персональных данных должно включать в себя следующие сведения:

- фамилию, имя, отчество, адрес субъекта персональных данных, номер основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;

- фамилию, имя, отчество, адрес представителя субъекта персональных данных, номер основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе, реквизиты доверенности или иного документа, подтверждающего полномочия этого представителя (при получении согласия от представителя субъекта персональных данных);

- наименование или фамилию, имя, отчество и адрес оператора, получающего согласие субъекта персональных данных;

- цель обработки персональных данных;

- перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие субъекта персональных данных;

- наименование или фамилию, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению оператора, если обработка будет поручена такому лицу;

- перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие, общее описание используемых оператором способов обработки персональных данных;

- срок, в течение которого действует согласие субъекта персональных данных, а также способ его отзыва, если иное не установлено федеральным законом;

- подпись субъекта персональных данных Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» ( ред. от 01.09.2015) // Российская газета от 29 июля 2006 г. N 165.

Федеральный закон от 02 мая 2006 года №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» ввел в делопроизводственный оборот такой вид документа, как предложениеФедеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (ред. от 03.11.2015) // Российская газета от от 5 мая 2006 г. N 95. Предложение используется как эффективный метод непосредственного прямого обращения к представителям власти.

Изменение и развитие социально-экономической сферы государства оказало существенное влияние на систему управленческой документации (функциональной и корпоративной). Так, большой интерес для многих субъектов экономической деятельности сегодня представляет тендерная документация. Современная тендерная документация - это подборка документов, необходимых и достаточных для проведения конкурса в форме товарного аукциона, открытых торгов, запроса оферт с целью последующего заключения контракта с их победителем. Конкретный состав тендерной документации зависит непосредственно от предмета торгов и определяется тендерным комитетом в соответствии с поручением заказчика или организатора торгов. В состав тендерных документов входят приглашение к участию в торгах, заявки на участие в торгах, гарантийное обязательство, финансовое положение организации, извещения победителя торгов и приглашение его для проведения переговоров, и т. д.

К числу новых видов документов можно отнести реестр, который выступает в качестве книги для регистрации дел, документов, имущества и т. п. В бухгалтерском учёте составляется реестр карточек для аналитического учёта.

На развитие системы документации российских предприятий существенное влияние оказало внедрение стандартов серии ИСО 9000 (ГОСТ Р ИСО 9000 «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь», ГОСТ Р ИСО 9001 «Системы менеджмента качества. Требования», ГОСТ Р ИСО 9004 «Системы менеджмента качества. Рекомендации по улучшению деятельности» и др.). В соответствии с требованиями этих стандартов система документации пополнилась такими новыми видами документов, как «Стандарт организации», «Политика качества предприятия», и т. д.

Существенное влияние на современные системы документации оказало также использование электронных документов. Развитие технологий обработки информации, сети Интернет, систем автоматизирующих управление документами, явилось мощным фактором использования документов в электронном виде.

Значение использования электронных документов в системе документационного обеспечения управления возросло в связи с реализацией двух федеральных целевых программ «Электронная Россия» (2002 - 2010 гг.) и «Информационное общество» (2011- 2020 гг.).

Работа с электронными документами является основой для организации электронного документооборота на предприятиях и в организациях. Внедрение и использование технологий электронного делопроизводства и документооборота ставит задачи законодательного регулирования применения электронных документов, его сохранности, закрепления требований к идентифицирующим реквизитам электронного документа.

Новый ФЗ от 6 апреля 2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» не дает определения электронному документу, указывая лишь, что «информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе» Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» ( ред. от 30.12.2015) // Российская газета от 8 апреля 2011 г. N 75,.

Самое последнее определение термина «электронный документ» приводится в последней редакции ФЗ от 27 июля 2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации», которое гласит: «Электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах» Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (ред. от 10.01.2016) // Российская газета от 29 июля 2006 г. N 165,.

Несколько позднее, в «Правилах обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия», приводится следующее определение электронного документа: «Под документом в электронном виде в настоящих Правилах понимается структурированная совокупность данных, обрабатываемая с использованием информационных технологий, представляющая собой установленный набор реквизитов, включая реквизиты, содержащие регистрационные данные документа и усиленную квалифицированную электронную подпись» Постановление Правительства РФ от 25 декабря 2014 г. № 1494 «Об утверждении Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия» // ГАРАНТ.РУ.

Определение фиксирует обязательное наличие установленного набора реквизитов, что отражает обмен информацией между автоматизированными системами, прежде всего между системами электронного документооборота.

Важность точного определения понятия «электронный документ» и набора его характеристик возросла в связи с реализацией в России системы электронных государственных и муниципальных услуг, а также с развитием Единой системы межведомственного электронного взаимодействия.

Таким образом, вся система управленческой документации представляет собой сложную многоуровневую структуру. Системы документации взаимосвязаны, взаимообусловлены, как и процессы управления, которые они обслуживают, и находятся в постоянном развитии.

1.3 Методологические особенности организация работы кадровой службы в системе кадрового делопроизводства организации

Качество продукции и оказываемых услуг в значительной степени зависит от сотрудников организации. Оно определяется их квалификацией, приобретенными навыками, дисциплинированностью, существующим в коллективе психологическим климатом. Решающую роль в управлении перечисленными факторами в организации играет кадровая служба. От того, насколько эффективно организована ее работа, существенно зависит и экономическая успешность организации.

В ИСО 9001:2008 устанавливаются требования к управлению подразделениями и персоналом, которые должны реализовываться под руководством кадровой службы. В нем написано: «Высшему руководству следует определить и довести до сведения персонала ответственность и полномочия с целью внедрения и поддержания в рабочем состоянии результативной и эффективной системы менеджмента качества. <...> Надо наделить ответственностью и полномочиями всех работников организации, дав им возможность участвовать в достижении целей в области качества и создав условия для их вовлеченности, мотивации и принятия ими обязательств».

Кадровая служба должна обеспечить реализацию выполнения этих требований и прежде всего для этого должны быть разработаны типовые стандарты организации, устанавливающие порядок разработки и содержание положений о подразделениях и должностных инструкций сотрудников. Для этого можно воспользоваться документами, разработанными в свое время Министерством труда Щур Д.Л. Методика разработки положений о структурных подразделениях // Кадры предприятия. -- 2012. -- № 6. - С. 14; Давыденко Е.А. Сборник должностных инструкций. 600 образцов инструкций. - М.: Омега-Л, 2007. - С. 109; Грачев С.М. Сборник должностных инструкций с дискетой. -- М.: Велби, 2013. - С. 89.

В положениях о подразделениях и должностных инструкциях особое внимание должно быть уделено определению ответственности и полномочий персонала, осуществляющего:

- планирование и проведение мероприятий, направленных на предупреждение появления несоответствующих изделий и процессов;

- выявление и регистрацию любых отклонений технических характеристик изделий, процессов их обеспечения, элементов СМК от установленных норм и требований;

- анализ отказов и неисправностей изделий и причин их возникновения;

- разработку рекомендаций или принятие решений по устранению выявленных отклонений и несоответствий и обеспечение их устранения;

- проверку выполнения рекомендаций и решений Кулыгина К.А., Маланьин А.В. Кадровая служба: организация, функции и задачи: Сборник материалов всероссийской, 58 научно-практической конференции молодых ученых «Россия Молодая», Кемерово, 2013. - С. 93-95.

В зарубежной практике используется понятие «ангажированный персонал». Под этим термином понимаются сотрудники, активно поддерживающие своей деятельностью политику фирмы. Ангажированный персонал работает лучше, чем персонал, который не отождествляет себя с фирмой, ее продукцией и своим рабочим местом. Лучшая работа обуславливает меньше издержек, чем устранение ошибок. Здесь важна идеологическая работа, направленная на понимание важности внедрения эффективной СМК, и службы кадров, и СМК должны уделять проведению такой работы в организации самое пристальное внимание.

В ГОСТ Р ИСО 9001--2008, записано: «Персонал, выполняющий работу, влияющую на соответствие продукции требованиям, должен быть компетентным на основе соответствующего образования, подготовки, навыков и опыта. Примечание. На соответствие продукции прямо или косвенно может влиять персонал, выполняющий любую работу в рамках системы менеджмента качества».

Проверка и оценка компетенции и квалификации персонала должны проводиться в соответствии с планами подбора, подготовки, переподготовки и периодической аттестации персонала предприятия.

Для этого на предприятии должны быть разработаны документированные процедуры, позволяющие определять потребность в персонале, необходимом для создания, производства и сопровождения в эксплуатации продукции, отвечающей требованиям заказчика (потребителя), его компетентность и осуществлять своевременную подготовку и повышение квалификации сотрудников предприятия.

Данные о подборе, подготовке и переподготовке персонала должны постоянно регистрироваться и анализироваться в порядке, установленном на предприятии.

Необходимо осуществлять оценку результативности предпринятых мер и поддерживать в рабочем состоянии соответствующие записи об образовании, подготовке, навыках и опыте. Должен быть определен перечень документов, наличие которых обязательно в личном деле сотрудника. Например, копия приложения к диплому: из нее может быть получена важная для использования возможностей персонала информация о том, что и сколь успешно изучал сотрудник.

Подготовка персонала должна осуществляться непрерывно, охватывать всех сотрудников предприятия (от руководящий состав всех уровней и инженерно-технических работников до рабочих различных специальностей) и включать подготовку менеджеров по качеству и аудиторов по проведению внутренних аудитов СМК. Также на предприятии следует установить процедуру планирования работ по подготовке персонала Макринова Е.И. Обновление функциональных элементов системы управления персоналом в контексте организационного развития кадровых служб // TERRA ECONOMICUS. - 2013. - № 3. - С. 187-210.

Учебные программы для подготовки персонала необходимо разрабатывать как для отдельных категорий работников, так и для групп работников с учетом их профессии, квалификации и стажа работы на предприятии. Ответственность за подготовку учебных программ возлагают на подразделение технического обучения совместно со службой качества.

В программах обучения необходимо предусматривать:

- ознакомление с особенностями процессов разработки, опытной отработки, производства и эксплуатации изделий, а также с особенностями обеспечения качества изделий на этих стадиях;

- ознакомление с особенностями создаваемых изделий;

- изучение технической, нормативной, технологической, эксплуатационной документации, нормативно-правовых и законодательных актов;

- обучение статистическим методам контроля и методам статистического регулирования, принципам и методам самоконтроля исполнителей, распределение обязанностей и полномочий в области принятия корректирующих мер по выявленным несоответствиям в процессе разработки и производства изделий, по отработке методов восстановления изделий при ремонтных работах, по безопасности при утилизации продукции и т.п.;

- ознакомление с документами СМК, действующими на предприятии;

- ознакомление с методами и принципами морального и материального стимулирования за качество выполняемых работ, влияния качества работы отдельных сотрудников на экономическое положение предприятия Змиевский В.И., Манойло В.И. Задачи кадровых служб в системе менеджмента // Стандарты и качество. - 2010. - № 6. - С. 84-87.

На предприятии должны быть определены категории специалистов, которые участвуют в выполнении работ по созданию продукции и для которых необходимо организовать и периодически проводить аттестацию на компетентность. Результаты аттестации должны храниться в личных делах бессрочно. Для персонала, выполняющего особо ответственные операции, необходимо разработать специальные программы обучения и планы периодической аттестации (переаттестации) на право выполнения этих операций.

Формирование комиссии, проводящей аттестацию (переаттестацию) персонала, осуществляется по приказу руководителя предприятия. По результатам аттестации (переаттестации) персонала, выполняющего особо ответственные операции, выдаются соответствующие документы. На производственных участках (рабочих местах) должны находиться списки персонала с указанием квалификации, даты ее присвоения, наличия личного клейма (при самоконтроле).

В перспективе кадровой службой должна быть создана информационная система, позволяющая оперативно получать требуемые данные. Например, о имеющихся специалистах по сварке -- инженерах и рабочих. Это сведения об их квалификации (какие виды сварки и на каких материалах могут выполнять), наличии и сроках действия аттестатов на выполнение конкретных видов работ, возрасте (для планирования замены с учетом времени на обучение и вживание в коллектив). Они должны выдаваться по запросу руководства максимум через полчаса Давыденко Е.А. Кадровая служба и ее основные функции культура, наука, образование: проблемы и перспективы: Материалы II Всероссийской научно-практической конференции. - Нижневартовск, 2013. - С. 44-46.

Очень важно для успешной работы коллектива отслеживать, как сотрудники чувствуют себя на работе. Идут ли они на работу с удовольствием или только из-за крайней необходимости получать зарплату? Удовлетворены ли они своей деятельностью? Для получения ответа на эти вопросы кадровые службы используют анкеты, обязательно анонимные, для того чтобы ответы были честными. По результатам их обработки могут быть приняты корректирующие действия, улучшающие психологический климат в коллективе. Это, безусловно, положительно скажется на эффективности его работы.

Существенное значение имеют социальные институты: столовая, помещения для отдыха и приема пищи, наличие поликлиники или здравпункта, детских садов и яслей, профилактория, баз отдыха и т.д. Некоторые предприятия имеют или арендуют автобусы для перевозки сотрудников к транспортным узлам по окончании второй смены. Социальное обеспечение играет важную роль в текучести кадров. Там, где оно на низком уровне, хорошие специалисты работать не будут.

Службой кадров должно выполняться требование ГОСТ Р ИСО 9001--2008. До 20 января следующего за отчетным года должен подготавливаться и представляться руководству отчет о работе с кадрами. В отчете должны представляться данные о текучести кадров, анализе причин увольнения сотрудников, особенно высококвалифицированных, динамике уровня квалификации, предложения по улучшению работы с кадрами.

Подводя итог первой главы исследования можно сказать, что вся система управленческой документации представляет собой сложную многоуровневую структуру. Системы документации взаимосвязаны, взаимообусловлены, как и процессы управления, которые они обслуживают, и находятся в постоянном развитии.

Служба качества должна систематически контролировать деятельность кадровых служб, оказывающую большое влияние на кадровый состав организации и через него -- на качество выпускаемой продукции и конкурентоспособность организации на современном рынке.



Глава 2. Место кадровой деятельности в системе управления ООО «Ресторанный Сервис»

2.1 Общая организационно-экономическая характеристика ООО «Ресторанный Сервис»

Анализируемая организация представляет собой общество с ограниченной ответственностью «Ресторанный Сервис» - многопрофильная компания, предоставляющая комплекс услуг по техническому обслуживанию ресторанов и других предприятий общественного питания.

Основным видом деятельности, согласно ОКВЭД является: 29.23.9 Предоставление услуг по монтажу, ремонту и техническому обслуживанию промышленного холодильного и вентиляционного оборудования.

Предприятие возглавляет директор, который организует всю работу предприятия и несет полную ответственность за его состояние. Директор представляет предприятие во всех учреждениях и организациях, распоряжается имуществом предприятия, заключает договора, издает приказы по предприятию, в соответствии с трудовым законодательством принимает и увольняет работников, применяет меры поощрения и налагает взыскания на работников предприятия, открывает в банках счета предприятия.

Директор осуществляет свою деятельность в строгом соответствии с действующим законодательством, Уставом общества, исходя из решений общего собрания, Совета директоров. Директор ООО «Ресторанный Сервис»:

- определяет структуру предприятия;

- руководит деятельностью и распоряжается материальными средствами предприятия;

- ведет переговоры и подписывает соглашения, договоры, контракты, представляет интересы предприятия во взаимоотношениях с государственными учреждениями и организациями, в том числе и в судебных органах, по всем вопросам деятельности в пределах его компетентности;

- обладает правом первой подписи в банковских документах;

- разрабатывает и утверждает штатное расписание в пределах фонда оплаты труда;

- принимает на работу и увольняет работников предприятия;

- распределяет обязанности между работниками предприятия, утверждает их должностные инструкции;

- выполняет другие функции.

Схема управления ООО «Ресторанный Сервис» представлена линейно-функциональной структурой, которая характеризуется тем, что во главе каждого подразделения на принципе единоначалия находятся руководители, наделенные всеми полномочиями и осуществляющие единоличное руководство в разработке конкретных управленческих функций (рисунок 1).

Рисунок 1. Схема организационной структуры ООО «Ресторанный Сервис»

ООО «Ресторанный Сервис» предоставляет своим клиентам целый ряд удобных и выгодных услуг:

- возможна оплата заказа пластиковой картой любого банка - без комиссии;

- заключение договора на дому по желанию заказчика, все необходимые документы прилагаются;

- минимальные сроки замеров и монтажа при любой загрузке;

- интернет-магазин, где можно выбрать новую профессиональную технику, сделать расчёт стоимости и оформить заказ в режиме on-line.

Для оценки текущей деятельности ООО «Ресторанный Сервис»» выполним анализ основных производственно-экономических показателей деятельности, а именно доходов и расходов предприятия (таблица 1 приложения 1).

Анализируя результаты финансово-хозяйственной деятельности ООО «Ресторанный Сервис» по таблице 1 за период 2013-2015 гг., можно сделать следующие выводы:

Выручка от продажи продукции, выпускаемой ООО «Ресторанный Сервис» за 2014 увеличивается на 10409 тыс. руб., в 2015 году снижение составило 24402 тыс. руб.

В 2015 г. наблюдается значительное снижение выручки, на что оказывает влияние, как конкуренция, так и надвигающийся кризис, в результате чего спрос на продукцию падает.

Себестоимость продукции в 2014 г. увеличилась на 16,01%, в 2015 г. соответственно произошло снижение на 31,42%.

Коммерческих и управленческих расходов в организации нет, это говорит о том, что все расходы, связанные с основной деятельностью включаются в себестоимость продукции.

Поэтому прибыль от продаж имеет такое же значение как и валовая прибыль, которая в 2014 г. выросла на 2108 тыс. руб., в 2015 г. снизилась на 5500 руб. Таким образом, можно отметить негативное изменение финансового результата от основной деятельности ООО «Ресторанный Сервис», что представлено на рисунке 2.



Рисунок 2. Динамика финансового результата ООО «Ресторанный Сервис» от основной деятельности

Проценты к уплате увеличились в 2015 г. на 41 тыс. руб. за счет дополнительно полученного займа. Прочие доходы 81,91%, в 2015 г. снизились на 26,2%. Прочие доходы представлены доходами от реализации основных средств и прочего имущества.

Прочие расходы в 2014 г. выросли на 767 тыс. руб. или на 40,56%, в 2015 г. снижение составило 75 тыс. руб. или 2,82%. В прочие расходы включены расходы, связанные с реализацией и ликвидацией основных средств и прочего имущества, расходы на услуги банков и прочие расходы. В результате сальдо доходов и расходов по прочим видам деятельности имеет отрицательный результат и снижает прибыль до налогообложения. Чистая прибыль в 2014 г. увеличилась на 1722 тыс. руб. и снизилась в 2015 г. на 4771 тыс. руб.

Следовательно, на основании полученных результатов можно сделать вывод, что в отчетном году наблюдается негативное изменение финансовых результатов в целом, и показателей прибыли в частности, что свидетельствует о низко рентабельной деятельности предприятия и заслуживает негативной оценки.

Цель анализа рентабельности - оценка относительной эффективности деятельности и инвестированных средств. Анализ показателей рентабельности приведён в таблице 2 приложения 1.

По данным таблицы 2 видно, что уровень валовой прибыли и рентабельности продаж по прибыли от продаж увеличивается с 18,43 до 18,69%% в 2014 г. и снижается до 16,79% в 2015 г., это оценивается негативно и означает опережающий рост себестоимости над выручкой. Так как от прочей деятельности на протяжении анализируемого периода был получен отрицательный результат, показатели рентабельности по прибыли до налогообложения ниже рентабельности по прибыли от продаж. Уровень рентабельности по чистой прибыли составил 13,68% в 2013 г., 14,08% в 2014 г. и 11,39% в 2015 г.

Цель анализа деловой активности - оценка эффективности использования ресурсов в деятельности и определение периода их оборота.

Показатели деловой активности ООО «Ресторанный Сервис» представлены в таблице 3 приложения 2. Анализ коэффициентов оборачиваемости свидетельствует о снижении деловой активности ООО «Ресторанный Сервис», что выражается в снижении абсолютно всех показателей. Коэффициент оборачиваемости активов снизился на 2,7 оборота в 2014 г. и на 0,27 оборота в 2015 г. Снижение данного показателя свидетельствует о снижении эффективности использования активов предприятия, происходит замедление оборачиваемости активов.

Оборачиваемость оборотных активов замедлилась на 3,67 оборота в 2014 г. и на 0,52 оборота в 2015 г. Составными частями оборотных активов являются производственные запасы и дебиторская задолженность. Следовательно, на замедление оборачиваемости оборотных активов оказали влияние замедление оборачиваемости дебиторской задолженности на 6,67 оборота в 2014 г. и на 1,25 оборота в 2015 г. Коэффициент оборачиваемости запасов также снижается на 8,33 оборота в 2014 г. и на 0,46 оборота в 2015 г. Это свидетельствует об излишке материальных средств на складах.

Коэффициент оборачиваемости заемного капитала снизился на 4,61 оборота в 2014 г. и на 0,42 в 2015 г., заемный капитал используется менее эффективно. Оборачиваемость кредиторской задолженности так же замедляется с каждым годом, в 2014 г. произошло замедление на 4,62 оборота, в 2015 г. еще на 0,41 оборота. Собственный капитал также используется менее эффективно, что выражается в замедлении оборачиваемости собственного капитала на 6,74 оборота в 2014 г. и на 0,68 оборота в 2015 г.

...