В целом анализ хозяйственной деятельности ООО «Ресторанный Сервис» свидетельствует о снижении масштабов деятельности в 2015 г.

Данный вывод основан на негативной динамике стоимости имущества и нерациональном соотношении в структуре источников формирования имущества. В течение анализируемого периода предприятие имеет неустойчивое финансовое состояние, при котором недостаток источников формирования запасов покрывается за счет краткосрочных кредитов. Текущие значения коэффициентов финансовой устойчивости также свидетельствуют о неустойчивом состоянии, однако, намечается положительная тенденция укрепления финансовой устойчивости.

ООО «Ресторанный Сервис» имеет средний уровень платежеспособности, при этом, наблюдается положительная динамика расчетных коэффициентов, что свидетельствует о постепенном укреплении платежеспособности ООО «Ресторанный Сервис». Уровень деловой активности и его динамика заслуживают негативной оценки, поскольку снижается уровень оборачиваемости и рентабельности.

Важное значение для определения приоритетов и направлений развития кадровой работы играет анализ обеспеченности предприятия рабочей силой. Данный анализ состоит из ряда взаимосвязанных направлений работы, которые в совокупности дают руководству предприятия картину качественного и количественного состояния трудовых ресурсов предприятия.

Данные обеспеченности предприятия трудовыми ресурсами проведены в таблице 4 приложения 3.

Данные структуры численности персонала выявили постоянный рост численности персонала, что и отразилось на среднесписочной численности, которая в период с 2013 по 2015 гг. постоянно увеличивалась и к концу 2015 г. составила 87 человек, что на 69 человек, или на 79,3% больше, чем в 2013 году. Численность рабочего персонала выросла на 64 человек (73,5%). Причем в 2015 году наблюдалось резкое увеличение штата на 31 человека, или на 25,1%.

Такой скачок в численности объясняется новым направлением в политике качества предприятия. В 2013 году руководство предприятия решило увеличить объем услуг, путем увеличения количества каналов сбыта.

На протяжении указанного периода штат руководителей оставался неизменным - 1 человек. Численность специалистов незначительно возрастало - с 6 (33,3%) человек в 2013 г. до 11(12,6%) человек и на производительность труда заметного влияния не оказывала.

Как видно из рисунков 3-5, произошло существенное увеличение доли рабочих в общем количестве работающих. Удельный вес рабочих увеличился с 61,1% в 2013 году до 86,2% в 2015 году (приложение 4).

При незначительном увеличении количества специалистов, работающих на предприятии, с 6 человек в 2013 году до 11 человек в 2015 году, их доля сократилась с 33% в 2013 году до 13% в 2015 году.

Квалификационный уровень работ во многом зависит от образования, возраста работников, пола, стажа и т.д. Анализ изменения в составе работников по этим признакам приведены в таблице 5 приложения 5.

В 2015 году в штате предприятия появились молодые работники в возрасте до 30 лет - 12 человек (13,8%). Это характеризует возрастную динамику трудовых ресурсов предприятия положительно. Основу коллектива составляют работники наиболее продуктивного возраста 30-50 лет - 72 (82,7%) человека. Этот возраст характеризуется стадией совершенствования профессиональных навыков и стадией мастерства.

Показатели возрастного критерия показали неуклонный рост доли работников в возрасте от 40 до 50 лет. В 2015 г. численность данной возрастной категории составляла 42 человека (48,3%), что на 31 (35,6%) человека больше в сравнении с 2013 г.

Людей пенсионного и предпенсионного возраста в общей структуре работников предприятия незначителен - 3 человека (3,4%).

Таким образом, анализ динамики кадрового состава выявил прирост численности персонала на протяжении всего рассматриваемого периода, он составил 69 человек (79,3%).

По полу в составе трудовых ресурсов предприятия - в основном мужчины 79 человек (90,8%) - это связано со спецификой производства.

По образованию преобладают работники со средним профессиональным образованием - 70 человек (80,5%). Увеличивается количество работающих с высшим образованием. Так в 2013 году их количество составляло 5 человек (27,8%), а к 2015 г. - 12 человек (13,8%). Доля работников, имеющих среднее общее образование, варьируется от 3 (16,7%) до 6 (25,0%) и 5 (5,7%) человек с 2013 по 2015 гг. соответственно.

Таким образом, за указанный период отмечается положительная тенденция в росте числа работников, имеющих среднее профессиональное образование. Число высшего руководства за указанный период не увеличивалось, что положительно отразилось на среднем образовательном уровне руководства среднего звена.

В штате предприятия у 2 человек (2,3%) работа носит временный характер, у 85 человек (97,7%) - постоянный.

Данные о качественном составе трудовых ресурсов предприятия представлены на рисунках приложений 6-7.

Поскольку изменения в качественном составе происходят в результате движения рабочей силы, проанализируем эти показатели в таблице 6 приложения 8.

При общем увеличении численности на 69 чел. количество принятых возросло в 3 раза.

В 2014 году принято максимальное количество работников - 74 чел. Несмотря на самый большой коэффициент по приему - 85% наблюдается самый высокий коэффициент постоянства в 2014 - 0,70. При этом показатели оборота по выбытию (0,78, 0,33 и 0,13 с 2012-2014 гг. соответственно) и текучести (0,5, 0,25 и 0,15) работников снижаются. Это говорит о начавшихся процессах стабилизации кадрового состава предприятия.

Отразим динамику этих показателей при помощи рисунка 9.

Рисунок 9. Динамика показателей движения рабочей силы

Данные таблицы 6 и рис. 9 показывают, что в течение анализируемого периода произошла стабилизация показателей движения персонала.

Анализ причин добровольного увольнения на предприятии не проводится, и в настоящее время нет возможности достоверно говорить о причинах текучести кадров. Однако анализ состава уволившихся по возрастному признаку (таблица 7 приложения 8) позволит сделать некоторые выводы по данной проблеме. Как показывают данные таблицы 7, основную часть уволившихся по собственному желанию составляют работники в возрасте до 45 лет. Это самая мобильная часть персонала и самая перспективная. Люди старше 45 лет гораздо реже меняют место работы, и на данном предприятии за анализируемый период по собственному желанию уволился 1 человек в возрасте старше 45 лет. Можно сделать вывод, что значительная часть уволившихся по собственному желанию - это люди в достаточно молодом возрасте, имеющие образование и квалификацию.



2.2 Характеристика системы управления персоналом в ООО «Ресторанный Сервис»

Управление персоналом в ООО «Ресторанный Сервис» осуществляется кадровой службой предприятия, которая поддерживает следующий порядок формирования персонала.

Директор приказом назначает главного инженера, начальников участков. Начальники строительных участков принимают на работу мастеров. Мастера назначают бригадиров из числа работников бригады. Рабочих строительных специальностей подбирают мастера, они подписывают заявление от них на имя директора о приеме на работу в организацию.

Заявление затем подписывает директор и тогда офис-менеджер составляет контракт с вновь принятым работником, где обговариваются все условия, заводится личная карточка учета.

Главного бухгалтера нанимает руководитель, и бухгалтер уже подбирает себе помощников Химич Ю.С. Формирование лояльности персонала компании // Российское предпринимательство. -- 2013. -- № 1 (199). -- С. 114-118..

Оформление документации по приему, увольнению и учету кадров возложено на офис-менеджера.

Набор персонала в ООО «Ресторанный Сервис» ведется из внешних и внутренних источников. К средствам внешнего набора относятся: публикация объявлений в газетах. Распространенным методом является, и обращение к своим работникам с просьбой порекомендовать на работу их друзей или знакомых.

Наем на работу в ООО «Ресторанный Сервис» - это ряд действий, направленных на привлечение кандидатов, обладающих качествами, необходимыми для достижения целей, поставленных организацией.

Собеседование в ООО «Ресторанный Сервис» является наиболее широко применяемым методом отбора кадров. Даже работников неуправленческого состава редко принимают на работу без хотя бы одного собеседования.

Медицинский осмотр в ООО «Ресторанный Сервис» как правило, не используется. В основном состояние здоровья претендента выясняется в личной беседе. Но исключить данный вопрос нельзя, так как необходимо знание физического состояния заявителя в момент найма.

Прием на работу заканчивается подписанием с претендентом трудового контракта.

Система обучения в ООО «Ресторанный Сервис» хорошо развита: вопросам обучения, повышения квалификации работников уделяется достаточное внимание.

Планирование программ подготовки и повышения квалификации работников ООО «Ресторанный Сервис» осуществляется в конце каждого года на следующий календарный год.

Не менее пристального внимания заслуживает и анализ такой составной части системы управления персоналом, как возможность карьерного роста для сотрудников. Общая ежегодная аттестация на предмет профессиональной и личностной подготовленности проводится в течение года согласно составленному кадровой службой плану Котова Л. Ключевые показатели эффективности системы управления персоналом // Кадровик. - 2010. - №12. - С.44-50.

Важным условием обеспечения мотивации работников предприятия к качественному труду является использование принципа оплаты по трудовому вкладу. Кроме того, уровень обеспечения мотивации к труду можно оценивать сопоставлением темпов роста производительности труда с темпами роста средней заработной платы одного работника, а также темпов роста рентабельности человеческих ресурсов с темпами роста средней заработной платы одного работника и относительной экономией расходов на оплату труда, обусловленных этими показателями.

Искусство финансовой политики в управлении человеческими ресурсами сводится к тому, чтобы ободрять и поощрять каждое улучшение производства. Важно, чтобы работника на предприятии материально и морально оценивали по уровню его мастерства. Такая оценка вполне сочетается с интересом работодателя в финансовой политике - направлять деньги туда, где отдача от них будет наивысшей, то есть в большей мере платить за такой труд тем работникам, которые приносят наибольший успех предприятию.

От того, в каких соотношениях распределяются затраты по оплате труда, зависит уровень материальной заинтересованности работников в качестве и количестве выполняемой ими работы. Эти расходы должны выплачиваться экономично и оптимально поощрять качество и количество труда.

С целью улучшения материальной заинтересованности работников в результатах труда в ООО «Ресторанный Сервис» разработано положение о ежемесячном премировании работников, в котором, в частности, записано, что премирование вводится с целью повышения заинтересованности коллектива в увеличении выпуска продукции, оказания услуг, снижения издержек производства и потерь рабочего времени. Начисление премии производится в зависимости от трудового вклада. Подразделениям, не выполнившим план по производству, премия не начисляется.

Немаловажную роль в трудовой мотивации работников играет удовлетворенность социальной политикой предприятия Красовский Ю.Д. Организационное поведение: учебник. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2012. - С. 214.

Предприятие ООО «Ресторанный Сервис», как и все передовые предприятия России, разделяет принципы социальной ответственности, которые приняты в большинстве развитых стран, и стремится применять их на практике во всех сферах своей деятельности.

Компания строит собственную социальную политику на основе гармоничного сочетания интересов своих сотрудников, населения регионов присутствия, общества в целом и акционеров при неукоснительном соблюдении законодательных норм и требований.

Добиваясь динамичного развития и повышения эффективности производства, компания инвестирует значительные средства в решение социальных задач, принимает участие в реализации государственных и региональных проектов в сфере развития отечественной культуры, образования, здравоохранения, социальной поддержки населения.

ООО «Ресторанный Сервис» стремится сохранять и создавать за счет развития производства новые рабочие места, способствует повышению жизненного уровня населения, оказывает финансовую поддержку региональным программам социальной направленности.

Создание надлежащих условий труда, быта, отдыха и оздоровления сотрудников, развитие спорта, поддержка пенсионеров и ветеранов являются важными факторами укрепления и развития главного капитала компании - трудового коллектива, и значимыми составляющими успешного развития компании в будущем.

Признаком стабильной работы предприятий является предоставление работникам социальных гарантий и льгот. Уровень социальных льгот, гарантий и компенсаций оговаривается в коллективном договоре. При условии выполнения поставленных перед коллективом производственных задач сотрудникам предоставляется более тридцати видов социальных льгот и гарантий Опарина Н.Н. Основные стратегии управления кадровым резервом // Журнал «Управление персоналом». - 2010.- № 11 (211). - С.44.

Социальная политика компании формируется и реализуется на системной основе в соответствии с утвержденными нормативными документами.

Анализ социального обеспечения работников предприятия проводится с учетом таких моментов, как улучшение условий труда и укрепление здоровья работников; социальная защищенность членов трудового коллектива.

Согласно трудовому договору, руководство ООО «Ресторанный Сервис» взяло на себя следующие обязательства по социальной защите работников:

- обеспечивать безопасные условия труда, отвечающие требованиям охраны и гигиены труда, осуществлять мероприятия, направленные на улучшение условий труда и производственного быта;

- создавать условия для профессионального роста персонала, увеличения их заработной платы и других доходов, обеспечивать бытовые нужды работников, связанные с исполнением ими трудовых обязанностей;

- проводить профессиональную подготовку, переподготовку, повышение квалификации работников, обучение их вторым профессиям за счет прибыли фирмы при необходимости Там же - С. 45.

Так, на предприятии приняты меры для обязательного страхования от травм и смерти в результате несчастного случая работников следующих профессий: работники цехов и бригад, механизаторы, ремонтные рабочие, начальник отдела безопасности, работники охраны, водители, перевозящие продукцию. Наиболее типичным направлением социальной защиты, определяемым коллективными договорами, являются оказание материальной помощи, выдача пособий на лечение, приобретение путевок, единовременных пособий при уходе на пенсию, к юбилейным датам, свадьбе, отпуску и т.д.

Задача по обеспечению высокой мотивации персонала компании решается за счет создания эффективной системы материального и нематериального стимулирования работников.

Формами материального стимулирования персонала являются оплата труда с регулярной индексацией, обеспечивающая достойный уровень жизни, а также система поощрений и премий, выплачиваемых в зависимости от качества решения поставленных задач и степени достижения запланированных результатов в производственной деятельности.

Помимо материального стимулирования в ООО «Ресторанный Сервис»» применяется система морального поощрения. Компания регулярно проводит различные конкурсы профессионального мастерства, представляет сотрудников к награждению государственными наградами, ведомственными знаками отличия в труде, к корпоративным наградам. Высококвалифицированные специалисты, имеющие организаторский потенциал, включаются в резерв кадров на руководящие должности. В ООО «Ресторанный Сервис» согласно трудовому договору производится выплата материальной помощи работникам (таблица 8).

Таблица 8 Случаи предоставления материальной помощи работникам ООО «Ресторанный Сервис»

Случаи выплат	Сумма, руб.
1. В случае юбилейных дат: 20 лет 25 лет 30 лет 35 лет 40 лет 45 лет 50 лет мужчинам 55 лет женщинам 60 лет	2000 2500 3000 3500 4000 4500 5000 5500 6000
2. В случае рождения ребенка	5000
3. По случаю собственной свадьбы	7500
4. При выходе в очередной отпуск	30 % оклада (тарифной ставки)

Работникам с ненормированным рабочим днем (мастера цехов, водители и др.) предоставляется ежегодный дополнительный отпуск в количестве 10-ти дней, а также производится доплата в соответствии с приказом директора. Такие меры не могут не привлекать работников, поэтому среди этих специалистов текучесть кадров меньше, чем в целом по предприятию.

Такие меры способствуют улучшению материального и социального положения работников предприятия и их можно только приветствовать.

Однако на предприятии мало уделяется внимания для обеспечения работников жильем или принятию мер по оказанию помощи в приобретении жилья. Не предусмотрены жилищные ссуды, либо компенсация работникам, вынужденным снимать жилье. А ведь сейчас жилищный вопрос в стране стоит очень остро, и забота со стороны руководства о бытовой стороне жизни работников стимулировала бы их на более качественный труд. Поэтому в целом уровень обеспечения социальной защищенности работников можно оценить как средний Трошина К. Карьера и мотивация // Управление персоналом.- 2010. -№12. - С. 37-40.

В сфере развития персонала ООО «Ресторанный Сервис» основывается на том, что персонал - одна из главных его ценностей, и деятельность компании в этой области направлена на повышение профессионального уровня сотрудников, обеспечение полной реализации их потенциала и создании личной заинтересованности в достижении компанией поставленных целей.

Состав кадрового резерва предприятия ООО «Ресторанный Сервис» формируется согласно утвержденного директором Положения о работе с кадровым резервом.

Ежегодно реализуемая программа «Кадры» включает в себя мероприятия по осуществлению качественного подбора работников, обучению и повышению квалификации персонала, работе с молодыми специалистами, совершенствованию системы морального и материального стимулирования кадров, созданию условий для участия сотрудников в рационализаторской и научно-исследовательской деятельности.

Комплектование кадрами осуществляется методом свободного набора с внешнего рынка трудовых ресурсов города Москвы, Московской области и других регионов России.

Приток специалистов по требуемым направлениям во многом обеспечивает целевая подготовка кадров, которая формируется путем отбора претендентов на обучение, организации и проведения всех видов практик, предоставления рабочих мест в ООО «Ресторанный Сервис» после окончания образовательного учреждения.

Ежегодно каждый третий сотрудник ООО «Ресторанный Сервис» проходит учебный цикл по повышению квалификации, для этого используются все доступные способы обучения: дистанционные программы, стажировка персонала, выездные семинары и тренинги по программе «Master of Business Administration» (MBA). Знания, приобретаемые в процессе обучения, создают основу для успешной профессиональной карьеры и мобилизации творческих возможностей работников.

Одним из важных направлений в работе с персоналом является работа с молодежью и молодыми специалистами. В компании четко выстроена работа по профессиональной адаптации молодежи на производстве, привлечению молодых специалистов к научно-технической деятельности, повышению квалификации, обеспечению карьерного роста перспективной молодежи Денисов В., Филиппов А. Управление персоналом в быстрорастущих компаниях // Кадры. - 2009. - № 11. - С. 16-17.

На предприятии разработана и успешно действует собственная система непрерывного внутрифирменного профессионального образования, которая позволяет ежегодно обеспечивать подготовку и переподготовку около 77 % от общего количества рабочих и специалистов, нуждающихся в повышении квалификации.

Одна из важнейших составляющих работы по развитию кадрового потенциала - это целевое обучение будущих специалистов.

Источниками резерва на руководящие должности ООО «Ресторанный Сервис» являются главные и ведущие специалисты; молодые специалисты, успешно прошедшие стажировку.

Для подготовки резерва на предприятии разрабатываются 3 вида программ:

- общая (теоретическая подготовка; пополнения знаний по отдельным вопросам;

- обучение по специальным дисциплинам);

- специальная (разделение резерва по специальностям и подготовка в теоретическом и практическом направлениях);

- индивидуальная (конкретные задачи по повышению уровня знаний, навыков и умений для каждого специалиста) Михневич О.Г. Технология комплексного внутрифирменного контроля над кадровыми рисками малого предприятия // Кадровик. Кадровый менеджмент. - 2010. - № 10. - С. 12-15..

Одна из главных проблем подготовки специалистов по техническим специальностям - это отсутствие возможности у ряда учебных заведений обеспечить закрепление теоретических знаний на практике; понятно, что такой метод подготовки не соответствует сегодняшним требованиям.

В ООО «Ресторанный Сервис» специалист уже во время практики знакомится со спецификой работы предприятия, с уровнем требований, то есть на производство они приходят уже достаточно подготовленными.

Кадровая служба предприятия при планировании трудовых ресурсов и составлении прогнозов потребности в кадрах руководствуется специальной методикой расчета потребности в кадрах, которая позволяет определять действительный спрос конкретного подразделения в квалифицированной рабочей силе, необходимость подготовки и переподготовки кадров, планомерно управлять процессом высвобождения и перераспределения работающих.

Изучим особенности действующей на предприятии системы кадрового делопроизводства и документационного обеспечения управления.

2.3. Анализ системы кадрового делопроизводства

Службой документационного обеспечения управления является организационное обособленное структурное подразделение учреждения, выполняющее работу с документами. Своевременная обработка и передача на разные уровни управленческой информации, которая необходима для осуществления функций, являются главными задачами данной службы.

Основной целью службы делопроизводства, независимо от ее названия и состава, является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению Кузнецова Т.В., Санкина Л.В. Документационное обеспечение управления: Учебник. - М.: МЦФЭР, 2011. - С.211.

Выполнение этой цели предусматривает решение следующих задач:

- постоянное совершенствование форм и методов работы с документами;

- обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с действующими государственными нормативно-методическими документами;

- сокращение документооборота;

- разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и в подведомственной системе, прогрессивных технологий делопроизводства.Приказ Главархива СССР от 23.05.1988 N 33 «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения - П. 1.2 // Справочно-Правовая система Консультант Плюс

Служба делопроизводства в ООО «Ресторанный Сервис» создана с момента основания и включает в себя Канцелярию, Общий отдел и юридическую службу. Возглавляется начальником, который подчиняется непосредственно начальнику организации.

В Общий отдел входят:

Секретариат генерального директора и его заместителей.

Основными функциями секретариата являются:

- прием посетителей;

- планирование рабочего дня руководителя;

- распределение телефонных звонков;

- прием и первичная обработка документов, поступающих на имя руководства;

- регистрация документов;

- машинописные работы;

- отправка документов;

- информационно-справочная работа с документами.

Также в Общий отдел входят все сотрудники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях ООО «Ресторанный Сервис». кадровый управленческий мотивация труд

Необходимо отметить, что на данный момент отсутствует Положение об Общем отделе, должностная инструкция секретаря.

Организационная структура службы документационного обеспечения управления ООО «Ресторанный Сервис» - Канцелярия. Канцелярия осуществляет документационное обеспечение организации, методическое руководство и контроль за постановкой делопроизводства в структурных подразделениях компании (рисунок 10).

Рисунок 10. - Организационная структура службы документационного обеспечения управления ООО «Ресторанный Сервис»

Основными задачами Канцелярии являются:

- обеспечение четкой организации делопроизводства в компании, координация деятельности сотрудников делопроизводственной службы;

- методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах компании;

- сокращение документооборота, унификация форм документов;

- обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, создание удобных поисковых систем, контроля исполнения документов и подготовки дел к передаче на архивное хранение;

- координация работы всех лиц, ответственных за делопроизводство в компании;

- обеспечение повышения квалификации и профессиональных навыков сотрудников службы делопроизводства;

- обеспечение хозяйственного обслуживания всех управленческих подразделений компании.

Исходя из вышеперечисленных задач, Канцелярия осуществляет следующие функции:

- разработка и внедрение технологических процессов работы с документами;

- разработка внутренних нормативно-методических документов по вопросам документационного обеспечения управления;

- участие в постановке задач, разработке, проектировании и внедрении новых информационных технологий;

- выполнение контроля за организацией документационного обеспечения и методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях компании;

- осуществление контроля за оформлением необходимых реквизитов, наличием и комплектности приложений;

- обеспечение экспедиционной обработки, доставки, регистрации документов и справочной работы с ними;

- разработка номенклатуры дел компании, обеспечение хранения дел;

- обеспечение рабочих мест современными средствами, в том числе средствами автоматизации;

- организация машинописных, копировальных работ с документами и оперативного использования документной информации.

Канцелярию возглавляет начальник, назначаемый на должность приказом главного начальника организации.

Канцелярия в своей деятельности руководствуется законами РФ, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями государственной архивной службы РФ, действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления, Уставом ООО «Ресторанный Сервис» и работает в тесном взаимодействии с другими подразделениями компании.

Необходимо отметить, что в структуре отсутствует архив компании.

Юридическая служба, входящая в состав Управление делами, занимается разработкой документов правового характера; ведет справочно-информационную работу по законодательству, дает справки и консультации работникам компании по текущему законодательству, оказывает содействие в оформлении документов и актов имущественно - правового характера; подготавливает контракты и договоры по всем направлениям деятельности.

В ООО «Ресторанный Сервис» существует служба научно-технической документации, выраженная проектно-планировочной мастерской под руководством начальника подразделения. Проектно-планировочная мастерская входит в состав проектного отдела.

Начальник службы научно-технической документации в своей деятельности действует на основании и в соответствии с Положением об проектно-планировочной мастерской, должностной инструкцией и заключаемым с ним трудовым договором. Распределение обязанностей среди работников отдела производится начальником отдела самостоятельно в соответствии с объективной текущей необходимостью, трудовыми договорами (контрактами), должностными инструкциями, специализацией, квалификацией и опытом работы работников.

Основным направлением деятельности проектно-планировочной мастерской является подготовка и техническое сопровождение проектов. Ответственным за делопроизводство в службе научно-технической документации является секретарь.

Таким образом, служба делопроизводства ООО «Ресторанный Сервис» представлена общим отделом, который состоит из секретариата генерального директора и его заместителей, и всех сотрудников, отвечающих за делопроизводство в структурных подразделениях организации и канцелярией, которая осуществляет организацию документационного обеспечения, методическое руководство и контроль за постановкой делопроизводства в структурных подразделениях организации и выполняет широкий набор функций по информационно-документационному обслуживанию управленческой деятельности ООО «Ресторанный Сервис».

Необходимо отметить, что на данный момент отсутствует Положение об Общем отделе, должностная инструкция секретаря генерального директора.

В структуре Управления делами отсутствует такое подразделение, как архив организации и присутствует административно-хозяйственный отдел (АХО). Что является недостатком, т.к. по своим функциям и задачам АХО должен быть самостоятельным структурным подразделением.

Для разработки рекомендаций, направленных на повышение уровня эффективности документационного обеспечения службы делопроизводства и кадрового документооборота ООО «Ресторанный Сервис» необходимо проанализировать организационную документацию кадровой деятельности ООО «Ресторанный Сервис».

«Инструкция по делопроизводству в ООО «Ресторанный Сервис» устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в ООО «Ресторанный Сервис».

Инструкция является важной частью системы регламентов Общества.

Данной инструкцией следует руководствоваться, когда у сотрудников возникают спорные вопросы, которые связаны с порядком выполнения процедур документирования.

Положения настоящей Инструкции распространяются на делопроизводство Исполнительного аппарата и отделов Общества.

Деятельность Исполнительного аппарата Общества обеспечивается системой взаимосвязанных управленческих документов, которые составляют их документационную базу.

Исполнительный аппарат Общества, филиалы вправе издавать следующие документы: приказы, указания, положения, регламенты, протоколы и иные документы в соответствии с их компетенцией.

Движение документов в Обществе с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки, передаче во внутренний архив Общества, использование в процессе временного или архивного хранения, а также их уничтожение, образуют документооборот (рис. 11).

Рисунок 11. - Движение документов в ООО «Ресторанный Сервис»



Все документы обрабатываются в строго установленном порядке, в зависимости от того к какой группе документов они относятся.

В соответствии со структурой учреждения, начальник отдела кадров непосредственно подчиняется генеральному директору и осуществляет работу по кадровому делопроизводству.

Согласно должностной инструкции, начальник отдела кадров:

- осуществляет контроль над своевременным исполнением распоряжений, приказов и поручений заведующей.

- ведет учет личного состава организации в соответствии с унифицированными формами первичной документации.

- оформляет прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами заведующей, а также другую установленную документацию по кадрам.

- при приеме на работу знакомит с положениями о дисциплине в организации, о рабочем времени и времени отдыха.

- направляет на инструктаж по технике безопасности, производственной санитарии и противопожарной защите, правилам и нормам охраны труда.

- формирует и ведет личные дела работников, вносит в них изменения, связанные с трудовой деятельностью.

- подготавливает необходимые материалы для квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий и представления на работников к поощрениям и награждениям

- заполняет, учитывает и хранит трудовые книжки, производит подсчет трудового стажа.

- производит записи в трудовых книжках о поощрениях и награждениях работающих.

- выдает справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников для представления в другие учреждения.

- ведет строгий учет трудовых книжек и вкладышей.

- производит регистрацию приема и выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним.

- вносит информацию о количественном, качественном составе работников и их движении в банк данных о персонале ООО «Ресторанный Сервис».

- следит за его своевременным обновлением и пополнением.

- ведет учет предоставления отпусков работникам, осуществляет контроль над составлением и соблюдением графиков очередных отпусков.

- оформляет карточки пенсионного страхования, другие документы, необходимые для назначения пенсий работникам предприятия и их семьям, установления льгот и компенсаций.

- изучает движение и причины текучести кадров, участвует в разработке мероприятий по ее снижению.

- подготавливает документы по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив.

- осуществляет контроль над состоянием трудовой дисциплины и соблюдением работниками правил внутреннего и трудового распорядка.

- ведет учет нарушений трудовой дисциплины и контролирует своевременность принятия администрацией, общественными организациями и трудовыми коллективами соответствующих мер.

- выполнят разовые служебные поручения заведующей.

Начальник отдела кадров, имеет право:

- знакомиться с проектами решений руководства, касающимися его деятельности.

- по вопросам, находящимся в его компетенции вносить на рассмотрение руководства ООО «Ресторанный Сервис» предложения по улучшению деятельности учреждения и совершенствованию методов работы служащих; замечания по деятельности работников организации; варианты устранения имеющихся в деятельности учреждения недостатков.

- запрашивать лично или по поручению заведующей информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

- привлекать специалистов к решению задач, возложенных на него (с разрешения руководителя).

- требовать от руководства оказания содействия в исполнении своих должностных прав и обязанностей.

Изучив, такие документы как: Устав, штатное расписание и правила внутреннего трудового распорядка, можно сделать вывод о том, что эти документы разработаны в соответствии с законодательством, в целом соответствуют ГОСТ Р 6.30-2003, поэтому в доработке не нуждаются. Должностные инструкции сотрудников ООО «Ресторанный Сервис» составлены в порядке, установленном законодательством и хранятся у инспектора по кадрам, однако должностная инструкция инспектора по кадрам нуждается в доработке, так как не отражает раздел «Функции» и имеет несколько недостатков в оформлении: отсутствуют реквизиты «наименование организации», «дата и место подготовки».

Номенклатура дел в ООО «Ресторанный Сервис» устанавливает состав дел для однородных по характеру деятельности, но разных по структуре организаций с указанием их индекса и носит рекомендательный характер.

Номенклатуру дел в организации составляют по установленным нормам, печатают в необходимом количестве экземпляров. Первый экземпляр номенклатуры дел организации хранится в службе документационного обеспечения управления (ДОУ), второй используется в службе ДОУ в качестве рабочего, третий используется в ведомственном архиве, с которым согласовывалась номенклатура дел и куда документы поступают на постоянное хранение.

Номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры организации, но не реже одного раза в пять лет. Ежегодно она уточняется, перепечатывается с соответствующими поправками, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего года.

В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, о включении новых дел и т.д. По окончании года в нее вносятся итоговые сведения о категориях и количестве заведенных дел. Итоговая запись номенклатуры дел организации составляется на основе итоговых записей номенклатур дел структурных подразделений. Дела организации подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке и проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем ведомственного архива.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов ООО «Ресторанный Сервис» отражен в таблице 9 приложения 9.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает подшивку или переплет дела, нумерацию листов в деле, составление листа - заверителя дела, составление в необходимых случаях внутренней описи документов, оформление реквизитов обложки дела. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения не подшиваются, листы в них не нумеруются, документы в них хранятся в скоросшивателях.

Обложка дел постоянного и долговременного хранения оформляются по установленной форме. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.).Дата на обложке должна соответствовать году заведения и окончания дела. В деле, содержащем документы за более ранние годы, чем год образования дела, под датой вносится запись: «Имеются документы за ... годы». На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов каждого тома (части). При обозначении точной календарной даты указываются число, месяц и год, или год, месяц, число. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. При обозначении календарной даты допускается сокращенное цифровое написание, в том случае, если это не будет приводить к неоднозначности толкования даты.

Опишем состав кадровой документации ООО «Ресторанный Сервис» (таблица 10 приложения 10). Настоящая номенклатура построена по функциональному принципу и включает разделы, отражающие кадровые направления деятельности организации.

Документы расположены по степени значимости вопросов и видов в логической последовательности. При объединении в одном деле разных видов документов по одному вопросу, имеющих одинаковый срок хранения, используется термин «документы», а в скобках раскрываются наименования основных видов документов, включенных в статью.

Отметка «ЭПК», поставленная в номенклатуре к конкретным видам документов, означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации.

Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2005 году, начинается с 1 января 2006 года.

Отметка «до минования надобности» означает, что документация имеет только практическое значение. Срок ее хранения определяется самой организацией, но не может быть менее 1-го года.

Номенклатура дел ежегодно составляется ответственным за делопроизводство и архив на основе предложений, подготовленных структурными подразделениями.

Номенклатура дел уточняется в конце каждого года, пересоставляется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего года. Номенклатура дел организации подлежит согласованию с архивным учреждением один раз в 5 лет. В случае изменения функций, структуры организации она подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению независимо от срока ее согласования. График документооборота по ООО «Ресторанный Сервис» приведен в приложении 11 исследования.

Номенклатура дел утверждается руководителем предприятия. После утверждения номенклатуры дел структурные подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь определенный индекс. Индекс дела в номенклатуре состоит из индекса (номера) отдела, присвоенного ему в соответствии с утвержденной структурой и порядкового номера по номенклатуре, например, 05-10, где 05-порядковый номер отдела в штатном расписании, а 10 - порядковый номер дела в разделе номенклатуры дел организации.

В номенклатуру дел текущего года при необходимости вносятся дополнительные дела, для которых должны быть предусмотрены резервные номера. По окончании делопроизводственного года составляется итоговая запись о категории и количестве заведенных за истекший год дел в организации.

Законченные делопроизводством документы в течение всего года формируются в дела. Формирование дел - это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заготовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного хранения и временных сроков хранения; помещать в дела машинограммы на общих основаниях. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов. При наличии большего (250) количества листов дело подразделяется на тома Основные Правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) // Справочно-Правовая система Консультант Плюс.

Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Приказы по основной деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу. Приказы по личному составу со сроком хранения 75 лет формируются отдельно от приказов по личному составу со сроком хранения 5 лет (очередные оплачиваемые и учебные отпуска, командировки, взыскания). Протоколы и документы к ним располагаются в деле в хронологическом порядке по номерам протоколов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. Лицевые счета по заработной плате работников группируются в дела за календарный год и располагаются в них по алфавиту фамилий работников.

Проведенный анализ экономической эффективности и документационного обеспечения деятельности организации позволяет сделать следующие выводы.

На предприятии ООО «Ресторанный Сервис» ведется активная работа с персоналом. Изменения в численности происходят больше за счет приема работников, чем их выбытия.

Молодежь охотно идет работать на предприятие, особенно по такой специальности, как строитель; текучесть кадров среди нее низкая. Это можно объяснить разными причинами, в основном это достаточно высокая заработная плата, высокий уровень социальных гарантий, заинтересованность в сохранении кадрового состава со стороны руководства.

Эффективность системы обучения и развития персонала в ООО «Ресторанный Сервис» находится на высоком уровне. Особенно большое внимание уделяется такому факту, как развитие персонала, так как оно является важнейшим условием успешной деятельности любого предприятия, как крупного, так и малого, каковым является ООО «Ресторанный Сервис».

В целом необходимо отметить, что соответствие квалификации персонала потребностям предприятия положительно сказывается на результатах его деятельности.

Помимо непосредственного влияния на финансовые результаты предприятия, высокое профессиональное развитие работников хорошо влияет на психологический климат трудового коллектива, а также повышает мотивацию работников и их преданность предприятию.

Эффективность развития организации на прямую зависит от эффективности управленческой структуры, которая основывается на создании и использовании информации.

В процессе анализа документов ООО «Ресторанный Сервис» была изучена история создания, рассмотрены основные направления деятельности и организационная структура организации.

Служба делопроизводства ООО «Ресторанный Сервис» представлена Общим отделом и Канцелярией.

В условиях традиционного «бумажного» делопроизводства задачи Канцелярии сводится к выполнению следующих технологических функций: изготовление и учет бумажных документов, их перемещение по организации и отправка, контроль работы с документами исполнителей, хранение документов и связанная с документами справочно-аналитическая работа.

При проведении анализа документационного обеспечения управления ООО «Ресторанный Сервис» были выявлены существенные недостатки, на основе которых в заключительной части исследования нами будет сформулирован ряд предложений по совершенствованию организации документационного обеспечения управления ООО «Ресторанный Сервис» и функционирования кадровой службы в целом.



Глава 3. Рекомендации по оптимизации системы кадрового делопроизводства предприятия

3.1 Рекомендации по рационализации работы с конфиденциальными документами

Целью конфиденциального делопроизводства является и защита документированных сведений, образующихся в процессе конфиденциальной деятельности, а также других объектов, так или иначе связанных с защищаемыми документами.

Конфиденциальные документы должны создаваться только при действительной необходимости в письменном удостоверении их наличия и содержания. При этом решение задач конфиденциальной деятельности должно обеспечиваться минимальным количеством документов при сохранении полноты необходимых сведений.

В конфиденциальном делопроизводстве угрозы включают различные негативные действия, направленные не только на сам документ, но и на черновики и проекты составляемых документов, а также чистые носители, предназначенные для составления документа или его черновика (проекта).

Нередко различные рабочие записи его разработчиков (составителей, исполнителей), возникшие в процессе создания документа, включают еще больший объем конфиденциальных сведений, чем сам документ, и нередко становятся каналом утечки охраняемой информации. Соответственно, уже с момента замысла создания того или иного документа, содержащего конфиденциальные сведения организации, возникает потенциальная угроза утечки (разглашения) этих сведений, в результате чего должны приниматься адекватные меры по ее предотвращению.

В качестве источников угроз конфиденциальной документированной информации могут выступать люди, технические средства обработки и передачи информации, стихийные бедствия и т.д. Способами дестабилизирующего воздействия на защищаемую информацию являются нарушение технологии ее обработки и хранения, физическое воздействие на носитель информации и т.д.

Автоматизация направлена за защиту конфиденциального делопроизводства, которое шире открытого и по своим задачам, так как задача открытого делопроизводства состоит в документационном обеспечении управленческой деятельности. Отметим, что

Проблемы защиты информации стали еще более сложными и значимыми в связи с переходом жизненного цикла документированной информации на безбумажную, электронную основу с одновременным применением как «бумажных» технологий делопроизводства и документооборота, так и электронных с использованием автоматизированных информационных систем (АИС).

Для снижения опасности реализации актуальных УБПДн ООО «Ресторанный Сервис», рекомендуется создать для данной ИСПДн систему защиты персональных данных, предусмотрев следующие мероприятия:

1. Разработать и принять документацию по вопросам обеспечения безопасности персональных данных.

2. Для защиты информации от несанкционированного доступа:

- регистрацию действий пользователей и обслуживающего персонала, контроль несанкционированного доступа и действий пользователей, обслуживающего персонала и посторонних лиц;

- учет и хранение съемных носителей информации и их обращение, исключающее хищение, подмену и уничтожение;

- резервирование технических средств, дублирование массивов и носителей информации;

- использование средств защиты информации, прошедших в установленном порядке процедуру оценки соответствия;

- использование защищенных каналов связи;

- предотвращение внедрения в ИСПДн вредоносных программ (программ-вирусов) и программных закладок.

3. В подсистеме управления доступом:

- должна осуществляться идентификация и проверка подлинности пользователя при входе в систему по паролю условно-постоянного действия длинной не менее шести буквенно-цифровых символов.

4. В подсистеме регистрации и учета:

- должна осуществляться регистрация входа (выхода) пользователя в систему (из системы) либо регистрация загрузки и инициализации операционной системы и ее программного останова. Регистрация выхода из системы или останова не проводится в моменты аппаратурного отключения информационной системы. В параметрах регистрации указываются дата и время входа (выхода) пользователя в систему (из системы) или загрузки (останова) системы, результат попытки входа (успешная или неуспешная), идентификатор (код или фамилия) пользователя, предъявленный при попытке доступа;

- должен проводиться учет всех защищаемых носителей информации с помощью их маркировки и занесение учетных данных в журнал учета с отметкой об их выдаче (приеме);

5. В подсистеме обеспечения целостности:

- должна быть обеспечена целостность программных средств системы защиты персональных данных, обрабатываемой информации, а также неизменность программной среды. При этом целостность программных средств проверяется при загрузке системы по контрольным суммам компонентов средств защиты информации, а целостность программной среды обеспечивается использованием трансляторов с языков высокого уровня и отсутствием средств модификации объектного кода программ в процессе обработки и (или) хранения защищаемой информации;

- должна осуществляться физическая охрана информационной системы (устройств и носителей информации), предусматривающая контроль доступа в помещения информационной системы посторонних лиц, наличие надежных препятствий для несанкционированного проникновения в помещения информационной системы и хранилище носителей информации;

...