Коммуникационный менеджмент

Оценка функций позволила определить те направления по которым стоит вести работу для сведения к минимуму излишних затрат по коммуникациям, выявить излишние несвойственные прорабу функции.

В настоящее время крайне важно правильно выстраивать работу по управлению системой внутренних коммуникаций в организации. Необходимо создавать единое информационное поле, устранять коммуникативные разрывы, постоянно получать обратную связь от персонала с целью вовлечения сотрудников в процессы управления организацией, повышения мотивации к достижению целей компании, улучшения качества процедур принятия управленческих решений.

Грамотно выстроенная система передачи информации основывается, прежде всего, на обратной связи -- сотрудники не могут разделять целей, задач, проблем и достижений компании, других отделов, коллег, не зная о них. Налаживание правильной системы внутренних и внешних коммуникаций является одной из составляющих успеха компании.

Новые идеи и предложения необходимо рассматривать и активно обсуждать в коллективе, наиболее перспективные из них реализовать в компании.

Так, например, внедрение «Корпоративных правил» в компании поспособствует созданию единого информационного пространства и облегчит процесс адаптации новых сотрудников. В «Корпоративных правилах» должна быть отражена вся информация, необходимая сотрудникам для работы в части организационной и психо-физиологической адаптации: в простой и доступной форме отражены стандарты деловой переписки и ведения телефонных переговоров, безопасности, требований к внешнему виду, социальные гарантии работникам, структура компании, правила пользования библиотекой компании, приема пищи, организации командировок, использования автотранспорта компании и курьерских служб, порядок начисления и выплаты заработной платы. Внедрение «Корпоративных правил» позволит, во-первых, сократить период адаптации новых сотрудников, во-вторых, сэкономить время наставников, так как на все вопросы, возникающие у новичков в первый месяц работы, есть ответы в «Корпоративных правилах». Одновременно целесообразно использование внутреннего сайта для управления коммуникациями, где могут быть размещены регламенты и стандарты работы, оформления презентационных материалов, информация о новых сотрудниках с краткой информацией об их профессиональном опыте и ключевых компетенциях. Также можно информировать сотрудников о возникающих вакансиях, предстоящих мероприятиях и создать страничку с частными объявлениями и страничку «Проба пера». Часть информации, например, интересные статьи или публикации о компании, интервью с нашими сотрудниками, информацию о днях рождения можно разместить на информационных стендах рядом со столовой и в коридорах офиса. Также в работе необходимо активное использование корпоративных мероприятий, фотоотчетов, корпоративных журналов. В результате, сотрудники компании будут всегда в курсе событий и лучше узнают друг друга. Несомненно, все перечисленные мероприятия поспособствуют взаимодействию и повышению общей управляемости компании.

Рассмотрим ценности организации и потребности ее сотрудников. По данным аналитиков отечественного рынка, современные работники не склонны слепо повиноваться приказам руководства. Профессионалы сегодня обладают большей независимостью: не задумываясь, они уходят из организации, если их что-то не устраивает. В конечном счете, только от них зависит, сколько усилий прилагают сотрудники при выполнении той или иной работы. Они хотят быть уверены в том, что работодатели заботятся о них. К сожалению, этого не принимают во внимание некоторые руководители. Попытки руководства справиться с корпоративными проблемами малыми средствами, внедрение оплаты по результатам, разработка более эффективной цели, периодические командные тренинги не всегда дают негативный эффект. Людям часто недостает простого, человеческого отношения.

Для того чтобы воплотить все ожидания работников нужно иметь не только сформулированную цель, но и ясно выраженные принципы, корпоративные ценности. Называя их, руководитель демонстрирует своим работникам, как именно он намеревается завоевать доверие персонала.

Для развития внутренних коммуникаций предлагается, прежде всего, уделять больше внимания эмоциональной составляющей, не ограничиваясь схемой «миссия - стратегия - цели - тактика - оценка эффективности». Люди следуют миссии, выполняя приказ руководителя, но можно ожидать совсем другого результата, если руководитель имеет талант вдохновлять сотрудников. Кроме того, для человека важно знать, что стоит за выбранной стратегией, каковы ее предпосылки.

Рассматривая эффективность коммуникаций, нужно привести наиболее простые и распространенные способы ее улучшения.

Ящик предложений и общие собрания - два самых распространенных способа осуществления коммуникаций между работниками и руководителем. Но они становятся неэффективными, если предложения, поступающие от работников, не находят ответа. Нередко это происходит от того, что сообщений бывает довольно много и ответить на все из них не представляется возможным. И наоборот, сообщения бывают очень редко и поначалу они принимаются во внимание, а потом постепенно не берутся в расчет. Что касается собраний, то они не должны превращаться в монолог одного лица.

Коммуникационный процесс так же оказывает влияние и на финансовое благосостояние организации. Можно выделить следующие критерии вклада коммуникации в финансовое благосостояние организации:

- продвижение имиджа организации открывает пути новым идеям и продукции.

- внутренняя мотивация работников способствует созданию здорового морального климата в организации, готовности к инновациям.

- исключение двойственного толкования политики организации помогает избежать нежелательных споров и конфликтов.

- поддержка истинных ценностей организации ее сотрудниками помогает ей сохранить достигнутое знание в период кризисов.

- обмен информацией дает возможность руководству понять, что происходит в действительности.

- связи с работниками организации помогают преодолеть их сопротивление необходимым переменам.

Несомненно, что коммуникации являются жизненно важной системой любой организации, они пронизывают все виды деятельности предприятий, это самый главный рабочий инструмент для обеспечения восприятия людьми своих организационных ролей и для интеграции организационных подразделений.

В ходе анализа было выявлено, что у предприятия существует проблемы с внутренней коммуникацией, которые мешают достичь организации наилучших результатов.

Для решения данных проблем существуют различные варианты совершенствования коммуникации на данном предприятии:

- управленческие действия - организация как коротких встреч с одним или несколькими сотрудниками для обсуждения специфичных проблем, так и периодических встреч с участием всех подчиненных, которые подразумевают обсуждение стратегий и планов, проверку соблюдения графика работы, оценку завершенных заданий и т.д.;

· системы обратной связи - опрос работников, перемещение их из одних подразделений в другие с целью выявления мнения о качестве продукции, работе сотрудников других продразделений;

· системы сбора предложений - функционирование ящиков для предложений, в которые сотрудники анонимно подают свои предложения;

· информационные бюллетени - издание бюллетеней, содержащих информацию для всех сотрудников. В них изложены существенные факты, позволяющие каждому оценить успешность действий компании, деятельность руководителей и других сотрудников;

· современные информационные технологии - новейшей технологией на данный момент является проведение видеоконференций, позволяющее собеседникам, находящимся на расстоянии друг от друга, общаться, смотря друг другу в лицо. Это, безусловно, облегчает процесс общения.

· проведение занятий для работников в виде игр и тренингов -основной целью тренингов является развитие сотрудничества. «Занятия могут моделировать как совещание или деловую беседу, презентацию или торги, так и свободно развивающееся деловое общение - диалог между участниками. Интерактивные технологии ситуационного характера позволяют работникам «походить в чужих ботинках», посмотреть как бы со стороны на себя, на других, на результаты деловой коммуникации. Критический анализ итогов, под руководством профессионала в человеческих отношениях позволяет отметить конструктивный и деструктивный потенциал общения и разработать программы самокоррекции.» С помощью тренингов выявляется потенциал работников, стимулируется их инновационная деятельность.

При этом, взаимодействие формальных и неформальных групп в коллективе -явление естественное и распространенное. Оно есть в каждом коллективе. Подобно многим факторам, действующим в области управления, оно несет в себе как отрицательные, так и положительные моменты.

Идеальным состоянием коллектива является такое, при котором формальные и неформальные группы максимально совпадают. Такое совпадение формальной и неформальной структур создает сплоченность в коллективе и дает заметный производственный эффект.

При несовпадении структур, когда руководитель не пользуется авторитетом в коллективе, а групповые нормы и правила расходятся с коллективными, в коллективе может возникнуть борьба между формальной и неформальной структурами, которая препятствует эффективной деятельности.

Неформальные отношения в некоторых случаях могут регулироваться через систему формальных связей. Это возможно при соблюдении следующих важнейших правил:

· Создавая организационную структуру и подбирая руководителей первичных коллективов, следует на эти должности назначать людей, пользующихся авторитетом в коллективе.

· При распределении поручений и работ необходимо учитывать сложившуюся неофициальную структуру коллектива.

При работе с отрицательно направленными неформальными группами необходимо проявлять индивидуальный подход, находить в каждом отдельном случае истинные причины отрицательного поведения людей.

Меры воздействия в таких случаях тоже должны быть различными:

· На одного достаточно воздействовать проявлением к нему внимания, похвалой.

· Другого перевести на более подходящую работу.

· Третьего направить в другой коллектив (при несовместимости его с группой).

· С четвертым требуется длительная воспитательная работа.

· Пятого надо "проработать" на собрании коллектива.

· Шестого вообще уволить. Но эту меру следует применять в самом крайнем случае, соблюдая все правовые нормы.

В управлении коллективом очень важно уметь вовремя использовать положительное влияние авторитетных лиц и нейтрализовать их отрицательное воздействие.

Особого внимания заслуживает взаимоотношение руководителя с лидером неформальной группы. Выявить неформальную группу и ее лидера можно в ходе обычных бесед с членами коллектива и с помощью постоянных наблюдений за контактами сотрудников между собой.

Очень часто некоторые руководители считают, что с любым лидером в коллективе следует бороться. Такая позиция основана на заблуждении в том, что управлять коллективом -- это значит подчинить себе всех его членов в явной форме и командовать ими.

Нет, управлять коллективом -- это прежде всего создавать обстановку для эффективной работы.

Руководителю вовсе незазорно ориентироваться на лидера, проявлять уважение к нему, к его позиции и к его возможностям. Подобное поведение руководителя способствует повышению его авторитета. В некоторых случаях важно переубедить отрицательно настроенных лидеров и соответствующим образом ориентировать неформальные группы.

Прямое воздействие на лидера с целью устранения его влияния и повышения авторитета руководителя редко дает положительные результаты. Тактика нападок на отрицательного лидера лишь укрепляет его позицию в неформальной группе и сплачивает ее именно вокруг лидера.

В тех случаях, когда принимаемые меры по нейтрализации неформального лидера (откровенный разговор, стремление убедить и т.п.) оказываются безуспешными, руководитель может использовать против него и другие средства. Начиная от силы общественного мнения вплоть до перевода его в другой коллектив, где он заведомо не может стать лидером.

Повышение эффективности работы коллектива. Важнейшим условием эффективной работы руководителя является создание хорошо подобранного коллектива сторонников и партнеров, способных осознать и реализовать идеи и замыслы руководителя.

Коллектив сможет более или менее эффективно идти к достижению своих целей, если он хорошо организован, информирован, дисциплинирован, сплочен и активен.

На эффективность работы коллектива оказывают влияние также следующие факторы:

· его размер и состав;

· групповые нормы поведения, единомыслие и статус его членов;

· трудовые отношения в коллективе и критерии, используемые в управлении.

Размер. Некоторые исследования показали, что коллективы, насчитывающие от 5 до 11 членов, обычно принимают более точные решения и испытывают большую удовлетворенность от работы.

В общем случае по мере увеличения размера коллектива общение между его членами усложняется и становится труднее достичь согласия по вопросам, связанным с деятельностью коллектива и выполнением его задач.

Состав. Под составом понимается степень сходства личностей и точек зрения, подходов, которые они проявляют при решении проблем.

Рекомендуется, чтобы коллектив состоял из непохожих личностей, так как это сулит большую эффективность, чем если бы члены коллектива имели схожие точки зрения. Коллектив с разными точками зрения его членов вырабатывает более качественные решения.

Групповые нормы поведения. Нормы, обычаи, традиции определяют направленность работы коллектива и ожидаемые результаты.

Они призваны подсказывать членам коллектива дисциплину поведения при выполнении производственных задач. При условии соответствия своих действий и норм каждая отдельная личность может рассчитывать на принадлежность к группе, на ее признание и на поддержку.

Руководителю следует выносить на обсуждение свое мнение о нормах группы с осторожностью. Например может показаться, что согласие с руководителем в этих вопросах -- это проявление лояльности, но такое поведение приведет на деле к подавлению мнений и инициатив.

Групповое единомыслие. Это тенденция подавления каждой отдельной личностью своих действительных взглядов на какое-либо явление с тем, чтобы не нарушить единство и гармонию группы.

Конфликтность. Хотя разнообразие и активный обмен мнениями и полезен, но он может привести к внутригрупповым спорам и другим проявлениям открытого конфликта, которые всегда пагубны для работы.

Статус членов коллектива. Статус личности в коллективе определяется рядом факторов, включая такие, как старшинство в должности, образование, организаторский талант, информированность, опыт, расположение начальства и т.д. Эти факторы могут способствовать повышению или понижению статуса в зависимости от ценностей и норм в группе.

Трудовые отношения в коллективе. Налаживание трудовых отношений и создание хорошего морального климата -- это едва ли не самая сложная проблема управления коллективом. Трудовые отношения начинаются с момента найма работника, когда взаимоотношения между работником и работодателем устанавливаются с помощью соглашения, называемого контрактом или трудовым договором.

Роли членов коллектива. Критическим фактором, определяющим эффективность работы коллектива, является поведение каждого из его членов. Роли в коллективе должны распределяться таким образом, чтобы каждый его член мог вести себя инициативно и ответственно при выполнении поставленных задач, а также способствовать социальному взаимодействию в коллективе. Таким образом, производственная деятельность, связанная с выполнением целевых ролей, должна сочетаться с социальными аспектами, выступающими в качестве поддерживающих ролей, которые сохраняют состояние удовлетворенности членов коллектива.

Рекомендации по совершенствованию коммуникаций на основе проведенного анализа

При проведении анализа эффективности коммуникаций в ОсОО «Лидер Строй- Крулуш» были выявлены следующие проблемы:

-не у всех руководителей и сотрудников полученное образование соответствует занимаемой должности;

- на предприятии используется ограниченное число видов коммуникаций;

- руководители предприятия не должным образом готовятся к предстоящим совещаниям;

- имеет место несвоевременная доставка информации;

- недостаточно технически оснащены рабочие места;

- случаются задержки на рабочем месте.

Основной и наиболее актуальной проблемой в ОсОО «Лидер Строй Курулуш» видится проблема нисходящих коммуникаций. Для ускорения доведения информации до подразделений и их руководителей я предлагаю два пути.

Первый наиболее перспективный путь - это обеспечение каждого подразделения персональным гаджетом с подключением к сети Интернет и закрепление за ними именных почтовых ящиков. Это сократит время доставки необходимой информации, не отрывая при этом от работы персонал, что увеличит культуру обслуживания, а следовательно и привлечёт дополнительных клиентов. Но этот путь самый затратный, так как приобретение планшетов, ноутбуков и подключение их в общее информационное пространство. Так что рекомендуется второй путь.

Второй путь, используемый одновременно с первым,- использование коротких текстовых сообщений (SMS) отсылаемых на мобильные телефоны. Способ послания сообщения можно выбирать либо через телефон, либо с использованием сайта телекоммуникационной компании. Использование этого способа информирования увеличит скорость доставки информации до конкретного адресата, разгрузит секретаря и персонал. Он возможен для информирования о времени и дате очередного совещания, необходимости связаться с руководством и других случаях, не требующих особых пояснений со стороны отравителя.

Современная информационная технология. Последние достижения в области информационной технологии могут способствовать совершенствованию обмена информацией на предприятиях. Персональный компьютер уже оказал огромное воздействие на информацию, которую руководители, вспомогательный персонал и рабочие рассылают и получают. Электронная почта даёт работникам возможность направлять письменные сообщения любому человеку на предприятии. Это должно уменьшить традиционно неиссякаемый поток телефонных разговоров. Кроме того электронная почта - эффективное средство связи между людьми, находящимися в разных конторах, разных городах и даже в разных штатах и странах. Последние нововведения в системах телефонной связи позволяют одному человеку отправить несколько сообщений разным людям, а потом позвонить и получить ответы на исходные сообщения.

Еще следует обратить внимание на квалификацию персонала. Руководству фирмы желательно заняться повышением квалификации или переквалификации, либо оплачивать часть обучения сотрудникам, которые обучаются самостоятельно.

Ведь обучение персонала обеспечивает соответствие профессиональных знаний и умений работника современному уровню производства и управления.

Данные зарубежных исследований показывают, что результативность горизонтальных связей достигает 90 %, вертикальных - 20-25 %, (т. е. такое количество исходящей от дирекции информации доходит до рабочих и правильно понимается ими). Другими словами, исполнители способны реализовать свои функции, располагая лишь пятой частью предназначенной им информации. Недостаточную эффективность вертикальных как восходящих, так и нисходящих коммуникаций подтверждают данные о том, что ближайший начальник рабочих (бригадир), покидая кабинет первого руководителя предприятия, выносит только 30% информации, а управляющий цехом - около 40%. Коммуникации снизу вверх ещё более неэффективны, так как до начальства доходит не более 10% информации. Это убедительно свидетельствует о существующих неиспользованных резервах в организации коммуникаций, возможностях их качественного улучшения.

Еще раз подчеркиваем, что обсуждения, собрания, телефонные переговоры, служебные записки, видеоленты, отчеты, визитные карточки и т.п., циркулирующие внутри организации и вне ее, необходимы для повышения уровня коммуникаций в организации, что напрямую влияет на повышение эффективности труда всех сотрудников фирмы.

Передовые руководители проводят курсы повышения квалификации и обучения персонала по работе с клиентами, поставщиками и другими контрагентами, а также обучение имиджу и этикету, так как успех коммуникационных процессов органически связан с нормами этического поведения, как со стороны получателя, так и со стороны отправителя информации. Также особую роль в эффективности коммуникаций играет построение сообщений. Необходимо соблюдать при построении сообщения такую последовательность: от внимания к интересу, от интереса к основным положениям, от них - к возражениям и вопросам, далее к заключению и призыву к действию.

Чтобы избежать ситуации быть непонятым собеседником, следует стремиться к простоте сообщения, использовать словарный состав повседневной речи даже при общении с образованным и проницательным человеком. Одновременно надо учитывать, что доверие к себе можно подорвать, если привести только один ложный или искаженный факт из ста, хотя 99 могут соответствовать действительности.

Можно выделить десять заповедей руководителя для успешной коммуникации:

1. Перед коммуникацией четко определите идеи, вкладываемые в послание.

2. Проанализируйте истинную цель каждой коммуникации.

3. Проанализируйте всё физическое и человеческое окружение при любой коммуникации.

4. Проконсультируйтесь с другими при планировании коммуникации.

5. Обратите самое пристальное внимание на интонацию и основное содержание сообщения.

6. Воспользуйтесь возможностями, когда они представляются, включить в сообщение нечто полезное и ценное для его получателя.

7. Постоянно держите в поле зрения то, как срабатывает коммуникация.

8. Устанавливайте коммуникацию не только на сегодня, но и на завтра.

9. Добивайтесь, чтобы дела установки не противоречили словам.

10. Учитесь умению слушать другого.

Следует отметить, что неудовлетворительное состояние внутриорганизационных коммуникаций чревато серьезными последствиями, в частности, психологического характера и для администрации, и для рядовых работников. Опыт выдающихся менеджеров, практика функционирования преуспевающих компаний свидетельствует о том, что эффективное управление невозможно без отлаженных коммуникаций.

Принятие решений, инновационная политика, создание благоприятного психологического климата, стимулирование людей - всё это требует детальной информации. И когда её нет, когда воцаряется информационный хаос, организации грозит крах.

Техническое оснащение, грамотность и вежливость сотрудников при обмене информацией - важные звенья для повышения эффективности коммуникаций.

Для осуществления предложения по использованию коротких сообщений (SMS), материальные затраты не требуются. Для организации работы требуется обучить персонал работе с сайтом любой сотовой компании «МегаКом», «Билайн», «Нуртелеком (О)» и всех сотрудников и руководящий персонал подключить к сети на корпоративный тариф.

Годовой экономический эффект (Э1) рассчитаем по формуле:

Э1=(С1 - С2) х В2 - Ен х Зед

где С1 и С2 - стоимость единицы работы до и после внедрения мероприятий по научной организации управленческого труда (НОУТ) (трудовые затраты), сом.;

В2 - годовой объем работ после внедрения мероприятий по НОУТ в натуральном выражении;

Ен - нормативный коэффициент сравнительной экономической эффективности (величина, обратная нормативному сроку окупаемости Тн); Ен для мероприятий по НОУТ устанавливается равным 0,25;

Тн - срок окупаемости = 4 года;

Зед - единовременные затраты, связанные с разработкой и внедрением мероприятий (сом.).

Стоимость работы секретаря до внедрения предложения 100 сом/день, после внедрения 0 сом/день, т.к. секретарь этой работой заниматься не будет, годовой объём работы равен 300.

Э1 = (100 - 0) х 300 - 0,25 х 0 = 30000 сом.

Ожидаемый годовой экономический эффект составит 30000 сом.

Помимо экономического эффекта предложенные мероприятия несут и организационные эффекты, такие как: улучшение характера и условий труда, снижение напряжённости труда, уменьшение числа конфликтов благодаря лучшему восприятию информации. Увеличивается количество каналов доставки информации, что увеличивает вероятность доставки послания адресату, учитывая, что все объекты находятся на территории около 200-250 км. от офиса. Уменьшаются ошибки в процессе декодирования и передачи информации. Увеличивается скорость доставки, и уменьшаются ограничения по нахождению на одном месте.



Заключение

В широком смысле слова, коммуникации - это процесс информирования.

Осуществление коммуникаций - это связующий процесс, необходимый для любого важного управленческого действия.

Вопрос эффективных коммуникаций также важен для менеджера, как и вопрос принятия решений. Более того, эти два аспекта управленческой деятельности взаимодополняют друг друга. И наличие одного невозможно без наличия другого.

В ходе преддипломной практики, было сформулировано авторское определение коммуникационной политики предприятия. Она представляет собой систему методического инструментария, обеспечивающего влияние организации на внешнюю и внутреннюю среду с помощью информационного взаимодействия, направленного на усиление кооперативных взаимодействий технико-производственного характера, формирование позитивного имиджа, стимулирование спроса на произведенный товар/услугу, в целях увеличения их сбыта и обеспечения, таким образом, конкурентных позиций предприятия на определенном сегменте рынка.

Анализ коммуникативного процесса ОсОО «Лидер Строй- Курулуш» показал, что это развивающееся предприятие на рынке строительных услуг, но ускорить развитие ему мешает много причин, но одна из самых влияющих- неэффективность внутренних коммуникаций.

Каждая действующая на рынке фирма самостоятельно определяет эффективную доминанту в коммуникационной политике, наиболее соответствующую требованиям сегмента рынка, в котором она функционирует, а также тем стратегическим целям, которые предприятие ставит перед собой на прогнозируемый период (завоевание новой ниши, укрупнение, объединение, и т.д.). Например фирмам, подобным ОсОО «Лидер Строй- Крулуш» для привлечения покупателей целесообразно применять личные и неличные средства коммуникации. Фирмам, работающим в отрасли высоких технологий, промышленности и строительства иногда выгоднее применять личные средства коммуникации. Однако максимального эффекта в обоих случаях можно достигнуть, сочетая средства как неличных, так и личных коммуникаций.

С развитием технологий сети Интернет и увеличением доли сектора услуг в мировой экономике с 90-х гг. ХХ века прослеживается устойчивая тенденция к виртуализации предложения продукции на рынке. Публикация информации о товаре в каталогах, в том числе электронных, вместо постоянной ее демонстрации на собственных площадях существенно снижает издержки фирм на осуществление продаж. Однако указанные средства передачи информации по степени своей информативности значительно уступают натуральным образцам. В связи с этим у фирмы-производителя появляется потребность в периодической демонстрации образцов своей продукции с целью удостоверения ее соответствия характеристикам, заявленным в каталоге. Такая комбинация информационного и натурального подхода к коммуникации с потребителями или партнерами является оптимальной с точки зрения соотношения достигаемого фирмой эффекта снижения неопределенности и затраченных на это ресурсов.

Вследствие этого были предложены рекомендации по совершенствованию коммуникаций на предприятии. Руководителю следует обратить свое внимание на существующие рекомендации и техники по улучшению обмена информацией и применять их в совокупности. Воплощение их в жизнь займет достаточно много времени. От менеджера потребуется большое терпение и самоотдача. Но результаты оправдывают усилия. Организации с хорошо налаженным коммуникативным процессом гораздо более эффективны остальных.

Коммуникации играют важную роль для руководителей организаций по следующим причинам :

а) коммуникации необходимы для эффективности управления;

б) коммуникации необходимы для утверждения авторитета и выражения воли руководителя;

в) хорошо налаженные коммуникационные сети содействуют обеспечению организационной эффективности. Если организация эффективна в области коммуникаций, она эффективна и во всех других видах деятельности;

г) коммуникации имеют сложную и гибкую структуру. Только знание закономерностей построения коммуникаций может принести успех.

Из финансово-экономического анализа можно сделать вывод, что материальное состояние организации удовлетворительное, а уровень платежеспособности достаточно высокий.

С учетом выявленных в результате ФСА качества функций и затрат на их осуществление была сформулирована основная задача по совершенствованию деятельности прораба: исключить излишнюю функцию «организация работы по созданию безопасных и здоровых условий труда», так как она дублируется у техника по охране труда, экологии и пожарной безопасности.

В результате анализа коммуникационного процесса управления в ОсОО были выявлены следующие причины неудобства сотрудников:

- выполнение работ, которые не входят в круг обязанностей;

- недостаточная квалификация у некоторых сотрудников;

- частая отвлеченность от основной работы (более пяти раз в день);

- несвоевременное и недостаточное поступление информации.

В результате проведенных наблюдений выявлено, что преобладающими барьерами в установлении контактов между субъектами организации при передаче и восприятии информации являются следующие:

- невнимательность, причиной которой является усталость (42%);

- отсутствие четкой определенности в исполнении обязанностей (13%);

- потери в процессе передачи или хранения, связанные с недостаточным присутствием необходимого этапа коммуникаций - обратной связи (25%);

- отсутствие передачи и неразъясненные предположения, которые заключается в том, что руководитель, по мнению персонала, не всегда считает нужным информировать коллектив о тех или иных решениях или причинах, побудивших его принимать их (9%)

- страх - чувство неуверенности относительно правильности сообщения, времени и точности его изложения (4%);

- информационные перегрузки - невозможность эффективно реагировать на всю информацию в процессе информационного обмена из-за его большого объема (7%).

Проанализировав коммуникационный процесс в ОсОО «Лидер Строй- Крулуш», а так же четко сформулировав основные проблемы, были предложены некоторые эффективные пути их решения непосредственно для руководителей, которые помогут повысить управляемость:

- добиваться от себя ясности и точности формулировки сообщений, учиться изображать свои мысли таким языком и передавать информацию таким образом, чтобы она была понятна подчиненным;

- следовать принципу, что управленческие сообщения скорее являются средствами, чем конечными целями, цель управленческих сообщений - содействовать установлению понимания между людьми в процессе их сотрудничества, направленного на достижение целей предприятия;

- использовать в процессе коммуникаций неформальные организации в дополнение к формальным, постоянно совершенствуя при этом навыки общения в межличностных коммуникациях (умение слушать; систематически обдумывать и анализировать вопросы, правильно использовать язык жестов и интонаций; удачно применять эмпатию, т. е. проявлять внимание к чувствам других людей, сопереживание, поддержание открытости в разговоре, эффективно налаживать обратную связь, т. д.);

- стремиться к регулированию информационных потоков, стараться определить, что такое «слишком много» и «слишком мало» в информационных обменах;

- стремиться к управлению информационными потоками путем создания периодических собраний, коротких встреч с подчиненными для обсуждения грядущих перемен, новых приоритетов, и т. д.

- использовать систему обратной связи на организационном уровне;

- использовать систему сбора предложений, целью которой является снижения остроты тенденций фильтрации и игнорирования идей на пути сверху - вниз, облегчение поступления информации наверх, все работники при этом получают возможность генерировать идеи, касающиеся совершенствования;

- использовать информационные бюллетени, публикации и видеозаписи, целью которых является пропаганда целей и политики организации в области дальнейшего развития;

- использовать в своей работе современные информационные технологии, для повышения эффективности информационного обмена;

- создавать в процессе деятельности специальные коммуникативные сети, позволяющие обеспечить поступление правильной информации нужным людям в нужное время.

Использованные методы исследования для разработки путей совершенствования коммуникационного процесса позволили бы достичь необходимых результатов и добиться решения поставленных задач.



Литература

1. Бахарева Р.Ф., Коммуникативные процессы в организации, проблемы и способы совершенствования / Р.Ф. Бахарева, Л.В.Кандыбальская. - II Общероссийская студенческая электронная научная конференция, «Студенческий научный форум», 2010.

2. Березин В.М. Массовая коммуникация: сущность, каналы, действия (Практическая журналистика).- М.: «РИП- холдинг», 2003.

3. Введенская Л.А., Деловая риторика: учебное пособие / Л.А. Введенская, Л.Г. Павлова. - Ростов-н/Д.: Элит, 2001. - 452 с.

4. Гохман О.Я., Основы речевой коммуникации / О.Я. Гохман, Т.М. Надеина. - М.: ЮНИТИ, 2007. - 358 с.

5. Гринберг Д., Бейрон Р. Организационное поведение: от теории к практике. - М.: Вершина, 2006.

6. Гришина Н.В. Давайте договоримся. - СПб., 2009

7. Громкова М.Т., Организационное поведение: учебное пособие для вузов / М.Т. Громкова. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2008. - 387 с.

8. Дерюгина С.О. Комплекс маркетинговых коммуникаций: элементы, их формы и содержание. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2005.

9. Драгилев А.И., Сезанаев Я.М. "Технологическое оборудование предприятий кондитерского производства", М.: "Колос", 2000г.-49

10. Драгилев А.И.,Маршалкин Г. А. "Основы кондитерского производства", М.: "Колос", 1999г.-448с.

11. Зверенцева А.Б., Коммуникационный менеджмент: рабочая книга менеджера PR / А.Б. Зверенцева. - 2-е изд.,перераб. - СПб.: СОЮЗ, 2009. - 357 с.

12. Зверинцев А.Б. Коммуникационный менеджмент. СПб.: Изд-во Буковского, 2005.

13. И.Снетков. Психология коммуникации в организациях. М., 2002

14. Ильина Е.И «Основы туристской деятельности», Москва, Изд-во Лира 2002г.- 246с.

15. Карнаушенко Л.И., Каминский А.Я., Ткаченко Т.З. "Основы проектирования предприятий кондитерской промышленности с элементами системы автоматизированного проектирования /САПР/", К : УМВК ВО при Минзуре УССР, 1989г.-80с.

16. Кибанов А.Я., Основы управления персоналом: учебник/ А.Я. Кибанов. - 2-е изд., перераб. - М.: ИНФРА-М, 2007. - 447 с.

17. Коротков Э.М. и др. Концепция российского менеджмента» - М.: ДеКа, 2008.

18. Красникова Е. А. Этика и психология профессиональной деятельности. М.: 2003.

19. Кузин Ф.А. Культура делового общения. Практическое пособие. М.: Изд-во Лира 2009.

20. Лобанова Т. Н. Эффективные коммуникации: методическое пособие. М.,2005.

21. Лурье И.С. "Технология кондитерского производства", М.:" Агрбпром издат" 1992г.

22. Лэйхифф Д.М., Бизнес-коммуникации / Д.М. Лэйхифф, Д.М. Пенроуз. - СПб.: Питер, 2005. - 369 с.

23. Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. -М.: Дело, 2006, 800 с.

24. Мильнер Б.З., Проблемы управления в современной / Б.З. Мильнер. -М.: Знание, 2002.

25. Митрофанов С. Маркетинговые коммуникации в страховании: от управления коммуникациями - к управлению качеством // Маркетинговые коммуникации. - 2009. - №4.

26. Молл Е.Г., Организационное поведение: учебное пособие / Е.Г. Молл. - М.: Финансы и статистика, 2007. - 245 с.

27. Орлова Т.М., Коммуникационный менеджмент в управлении экономическими системами / Т.М. Орлова. - М.: РАГС, 2002. - 394 с.

28. Почепцов Г.Г. Теория и практика коммуникации. М.: Центр, 2004.

29. Почепцов Г.Г., Теория и практика коммуникации / Г.Г. Почепцов. - М:. Центр,2007. - 127с.

30. Спивак В. А. Организационное поведение и управление персоналом. - СПб: Питер, 2010.

31. Таусенд Р., Секреты управления, или как удержать компанию от подавления прибыли /Р. Таусенд. - М.: Прогресс. 2004.

32. Травин В.В. Основы кадрового менеджмента. - М.: Дело,2007

33. Чекурова М.В., Внешэкономическая деятельность предприятия / М.В.Чекурова, В.И. Попырин. - Новосибирск.: 2001.

Размещено на Allbest.ru

...