Совершенствование процесса подготовки дел арбитражного суда Москвы к сдаче на архивное хранение

Размещено на http://www.allbest.ru

МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ РОССИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

КУЛЬТУРЫ И ИСКУССТВ»

Институт информационных коммуникаций и библиотек

Кафедра документных ресурсов и

документационного обеспечения управления

Совершенствование процесса подготовки дел

арбитражного суда Москвы к сдаче на архивное хранение

Дипломная работа по специальности 032001

«Документоведение и документационное обеспечение управления»

Исполнитель:

студент группы 01635з

А. Б. Мезин

Научный руководитель:

проф. канд. пед. наук

Л.Н. Герасимова

Москва 2015

ВВЕДЕНИЕ

Тема дипломного исследования «Совершенствование процесса подготовки дел арбитражного суда города Москвы к передаче на архивное хранение» актуальна в связи с возросшим значением научной организации процесса документационного обеспечения управления, судопроизводства и основного делопроизводства в арбитражных судах Российской Федерации; актуальными проблемами ведения электронного архива документов и дел арбитражного суда; совершенствования традиционного делопроизводства и электронного делопроизводства в арбитражных судах РФ.

Объектом дипломного исследования является арбитражный суд Москвы. арбитражный суд дело документ

Предметом дипломного исследования являются процессы подготовки дел арбитражного суда к передаче на архивное хранение.

Целью дипломного исследования является исследование особенностей подготовки дел арбитражного суда Москвы к передаче на архивное хранение, и разработка рекомендаций по совершенствованию процесса подготовки дел арбитражного суда к архивному хранению.

В связи с поставленной целью необходимо решить следующие задачи:

1. Привести общую характеристику деятельности арбитражного суда Москвы;

2. Провести анализ законодательной и нормативно - правовой базы процесса подготовки дел арбитражного суда Москвы к передаче на архивное хранение;

3. Рассмотреть организацию оперативного хранения дел арбитражного суда Москвы;

4. Рассмотреть процесс оптимизации хранения дел арбитражного суда Москвы;

5. Рассмотреть этапы подготовки дел арбитражных судов к передаче на архивное хранение;

6. Провести анализ особенностей процесса подготовки электронных документов арбитражного суда Москвы к сдаче на архивное хранение;

7. Провести анализ особенностей использования архивных документов на электронных носителях.

В своей профессиональной деятельности арбитражный суд Москвы руководствуется Конституцией Российской Федерации, международными договорами Российской Федерации, Федеральным конституционным законом "Об арбитражных судах в Российской Федерации", арбитражным процессуальным кодексом Российской Федерации, регламентом арбитражных судов Российской Федерации, постановлениями Конституционного Суда Российской Федерации, локальными актами Высшего арбитражного суда Российской Федерации.

В вопросах основного делопроизводства арбитражный суд Москвы опирается на Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации», Федеральный закон «Об электронной подписи», Федеральный закон «ОБ АРХИВНОМ ДЕЛЕ В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ», ИНСТРУКЦИЮ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АРБИТРАЖНЫХ СУДАХ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, государственную систему документационного обеспечения управления; типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти; перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.

Научной базой дипломного исследования явились труды российских ученых по вопросам судопроизводства и основного делопроизводства в арбитражных судах РФ, документоведения, документационного обеспечения управления и архивного дела, работы Т.В. Кузнецовой, П.А. Маркова, Е.В. Марковича, В.И. Тихонова, И.Г.Асфандияровой, Ю.А. Пирумовой, Н.В. Басакина, В.Д. Банасюкевича, А. Глинского, О.А. Ефимовой, М.В. Ларина, А.Н. Чашина, В. В. Иритиковой, Е. Н. Кожанова, Л.В. Коровиной, М. А. Рожковой, В.Ф. Янковой.

В статье П.А. Маркова «К вопросу организации делопроизводства в арбитражном суде» рассмотрены особенности организации работы с документами в арбитражном суде. В интернет-статье Е.В. Марковича «Банк решений арбитражных судов в работе помошника судьи» рассмотрены вопросы одной из вспомогательных систем электронного делопроизводства в арбитражном суде «БРАС». Редакционная статья «Система электронного делопроизводства в арбитражном суде Москвы» рассмотрены функциональные возможности системы «КАД», системы автоматизации основного делопроизводства в арбитражном суде Москвы. В статье В.И. Тихонова «Информационные технологии и электронные документы в контексте архивного хранения» рассмотрены информационные технологии хранения электронных документов. В работе А.Н. Чашина «Основы судебного делопроизводства» рассмотрены вопросы судебного делопроизводства и его отличий от основного делопроизводства. В издании Л.В. Быкодоровой «Развитие коммерческих судов в России как прообразов современных арбитражных судов» рассмотрена история зарождения арбитражного суда Москвы. В статье П.А. Маркова «К вопросу организации делопроизводства в арбитражном суде» говорится о разработанной в делопроизводстве арбитражного суда технологии ведения параллельного синхронного делопроизводства на бумажных и электронных носителях. Об открытости решений арбитражного суда Москвы, находящихся на архивном хранении, говорится в статье Е.В. Марковича «СПС Консультант Плюс. Банк решений арбитражных судов». В работе М.В. Ларина «Электронные документы: нормативно-методическое обеспечение» рассмотрены вопросы нормативно-методического обеспечения работы с электронными документами.

Этапу составления номенклатуры дел, подготовки и передачи дел на архивное хранение посвящена статья В.Ф. Янковой «Номенклатура дел организации», статья Н.В. Басакина «Организация подготовки и передачи на архивное хранение документов учреждений различных форм собственности»; статья В.Д. Банасюкевича «Новый типовой перечень».

Преимущества компьютерных технологий перед традиционными рассматриваются в статьях А. Глинсккого «Современные системы электронного документооборота» и О.А. Ефимовой «Современные системы автоматизации делопроизводства».

Структурно дипломная работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка литературы и приложений.

Во введении обоснована актуальность темы, названы объект и предмет дипломного исследования, цели и задачи дипломного исследования, названы основные законодательные и нормативно-правовые акты по теме дипломного исследования, фамилии российских учёных, работающих в области организации делопроизводства в арбитражных судах РФ, документационного обеспечения управления, документирования, делопроизводства и архивного дела, описана структура дипломной работы.

В разделе 1 «Оперативное хранение дел в арбитражном суде Москвы» приведены характеристики деятельности арбитражного суда Москвы; история возникновения арбитражного суда Москвы; приведён анализ законодательной и нормативно-правовой базы процесса подготовки к передаче на архивное хранения дел арбитражного суда Москвы, как на традиционных, так и на электронных носителях информации (в электронный архив); приведены термины и определения основных понятий делопроизводства арбитражного суда Москвы, формирования и подготовки дел арбитражных судов к архивному хранения.

В разделе 2 «Оптимизация хранения дел в арбитражном суде Москвы» рассмотрены этапы формирования и подготовки дел арбитражного суда Москвы к передаче на архивное хранение, особенности процесса подготовки электронных документов к сдаче на архивное хранение, особенности использования архивных документов на электронных носителях.

В заключении подведены итоги дипломного исследования, сделаны выводы о состоянии процесса подготовки дел арбитражного суда Москвы к передаче на архивное хранение, приведены рекомендации по совершенствованию процесса подготовки дел арбитражного суда к передаче на архивное хранение.

В список литературы включены библиографические описания научной, законодательной и периодической литературы по теме дипломного исследования.

В приложения вынесены протоколы заседаний экспертных комиссий, примеры актов на уничтожение документов с истёкшим сроком хранения, текст решения ЦЭПК об изменении сроков хранения документов арбитражного суда, формы документов по личному составу.

1. ОПЕРАТИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДЕЛ АРБИТРАЖНОГО СУДА МОСКВЫ

1.1 Общая характеристика деятельности арбитражного суда Москвы

Арбитражный суд Москвы как суд субъекта Российской Федерации относится к первому уровню системы арбитражных судов России. Арбитражный суд Москвы повторно рассматривает судебное дело по имеющимся в деле доказательствам и по дополнительно представленным доказательствам. Таким образом, арбитражный суд проверяет обоснованность и законность решения суда первой инстанции .

Арбитражный суд Москвы :

— рассматривает все дела, подведомственные арбитражным судам в Российской Федерации;

— пересматривает вступившие в законную силу судебные акты по вновь открывшимся обстоятельствам;

— обращается в Конституционный Суд РФ с запросом о проверке конституционности закона, примененного в деле;

— обобщает судебную практику;

— готовит предложения по совершенствованию законов;

— анализирует судебную статистику .

Арбитражный суд Москвы -- постоянно действующий официальный государственный орган. Арбитражный суд Москвы осуществляет правосудие в сфере предпринимательской и иной экономической деятельности.

Задачами арбитражного суда Москвы являются:

— защита нарушенных или оспариваемых прав и законных интересов лиц, осуществляющих предпринимательскую и иную экономическую деятельность;

— защита прав законных интересов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальных образований в сфере предпринимательской и иной экономической деятельности, органов государственной власти Российской Федерации, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, иных органов, должностных лиц в указанной сфере;

— обеспечение доступности правосудия в сфере экономической деятельности;

— справедливое публичное судебное разбирательство;

— укрепление законности;

— формирование уважительного отношения к закону и суду.

В 2013 году объёмы делопроизводства арбитражного суда Москвы составляли следующие цифры:

— подано исковых заявлений - 177 067;

— дополнительных заседаний - 500 000;

— судебных заседаний в день - 2500;

— в электронный архив суда ежедневно загружается - 50 000 страниц информации;

— единовременно в картотеку дел обращаются более 1000 пользователей.

Для обеспечения качественной работы с большими поступающей информации в Арбитражном суде г. Москвы внедрены самые современные информационные технологии и системы. Внедрённые электронные системы позволяют полностью перейти к электронному судопроизводству и электронному основному делопроизводству, но пока ведётся параллельное синхронное делопроизводство.

Доступ граждан в здание суда максимально облегчён. Процесс отправления правосудия максимально открыт.

История арбитражного суда Москвы началась ещё до революции. Историческим прототипом арбитражных судов в дореволюционной России являлись коммерческие суды, в компетенцию которых входило рассмотрение торговых и вексельных споров, а также дел о торговой несостоятельности .

В первые годы после Октябрьской революции судебные споры между казенными учреждениями не допускались вообще. Разногласия же между предприятиями и организациями решались в административном порядке вышестоящими органами управления. С развитием хозяйственных отношений возникла необходимость в создании специального органа по разрешению споров между государственными предприятиями и организациями. Для решения этой задачи в 1922 году в России были созданы арбитражные комиссии.

Государственный арбитраж в системе органов управления был создан в мая 1933 года. Было образовано два вида арбитража: государственный и ведомственный. В государственном арбитраже разрешались споры предприятий и организаций различного подчинения, в ведомственном -- подчинения одному ведомству.

Государственный арбитраж при Московском городском совете был организован постановлением ВЦИК и Совнаркома РСФСР 25.11.1935. Его правопреемником стал Арбитражный суд города Москвы. Арбитражный суд города Москвы образован в соответствии с Законом от 04.07.1991 № 1543-1 «Об арбитражном суде», который действует с 1 октября 1991 г.

Первый состав судей Арбитражного суда Москвы, избранный Постановлением Верховного Совета РФ от 22.05.1992 № 2823-1. Он включал 39 судей. Руководство арбитражного суда составили: председатель суда, первый заместитель председателя суда, два заместителя председателя суда, два председателя судебных коллегий.

25 ноября 2010 г. исполнится 75 лет со дня создания Арбитражного суда Москвы.

На сегодняшний день Арбитражный суд Москвы является самым крупным судом по рассмотрению экономических споров в Российской Федерации: штатная численность работников суда превышает 700 человек, в том числе 179 судей, включая руководство суда.

Большинство федеральных органов государственной власти и крупнейших налогоплательщиков зарегистрированы в Москве, поэтому в Арбитражном суде Москвы большое количество наиболее громких и резонансных дел.

Председателем арбитражного суда Москвы является Чуча Сергей Юрьевич, имеет звание «Почётный работник судебной системы».

Организационная структура арбитражного суда Москвы достаточно сложная. Арбитражный суд Москвы включает две коллегии: коллегию по рассмотрению споров, возникающих из административных правоотношений и коллегию по рассмотрению споров, возникающих из гражданских и иных правоотношений. В арбитражный суд Москвы входит 20 судебных составов: 18 судебных составов, специализирующихся на делах определённых категорий, и два специализированных состава, рассматривающих дела о банкротстве.

Возглавляют судебные составы председатели судебных составов.

В президиум Арбитражного суда Москвы входят Председатель суда, его заместители, председатели судебных составов. Президиум утверждает по представлению Председателя суда членов судебных коллегий и председателей судебных составов этого суда; рассматривает вопросы судебной практики и организации работы суда. Выписка из протокола заседания Президиума Арбитражного суда города Москвы приведена в приложении 6.

В мае 2009 года Арбитражный суд Москвы начал свою работу в новом специально спроектированном здании. В соответствии с проектом все пространство этого величественного одиннадцатиэтажного здания разделено на две зоны -- общественную и служебную. В общественной зоне размещаются 92 зала судебных заседаний, справочная, канцелярия суда, конференц-зал на 772 места, универсальный спортивный и тренажерный залы, столовая и кафетерий, музей, отдел кадров. В служебной зоне расположены кабинеты руководства суда, судей и аппарата, залы Президиума и коллегий суда, архив, отделы и службы суда. Здание оснащено современными средствами связи и передачи данных. Зал Президиума, залы коллегий, конференц-зал, залы судебных заседаний оборудованы современной цифровой аппаратурой, системами телевидения, стенографирования, документирования, видео-конференц-связью, системами безопасности.

Руководство высшего звена арбитражного суда - Председатель арбитражного суда, заместители Председателя, руководитель аппарата арбитражного суда, руководитель секретариата председателя суда, управляющий делами суда.

Экспедиция является подразделением, получающим входящую корреспонденцию и отправляющее исходящую корреспонденцию. Корреспонденция поступает по почте, по фельдъегерской связи, по специальной связи, по каналам электронной связи, из специальных сервисов на сайте суда, от граждан и организаций.

Аппарат арбитражного суда аппарат арбитражного суда ведет учет движения дел и сроков их прохождения в арбитражном суде, осуществляет хранение дел и документов; проводит информационно-справочную работу; ведет статистический учет в сфере деятельности арбитражного суда; осуществляет материально-техническое обеспечение арбитражного суда.

Подразделение делопроизводства отвечает за ведение делопроизводства в судебных составах и других подразделениях арбитражного суда Москвы. Специалисты подразделения делопроизводства арбитражного суда обеспечивают регистрацию судебных дел, документов, жалоб, ходатайств и т.п.; отправку документов и дел; оперативное хранение дел и документов; а также осуществляют контроль за осуществлением процесса основного делопроизводства в подразделениях и судейских составах арбитражного суда.

Группа регистрации получает входящие документы из экспедиции, регистрирует их в системах автоматизации делопроизводства или судопроизводства и производит перерегистрацию документов, полученных из судебных составов и подразделений суда.

Отдел кадров и государственной службы ведёт всю документацию по личному составу.

В судебных коллегиях и судебных составах делопроизводство ведут специалисты делопроизводства судебных составов.

В структурных подразделениях суда имеются специалисты, ведущие делопроизводство в подразделениях.

Руководитель подразделения делопроизводства организует работу этого подразделения, несет ответственность за выполнение возложенных на работников функций, обеспечивает организацию и контроль состояния делопроизводства в арбитражном суде в соответствии с требованиями « Инструкции по делопроизводству в арбитражном суде Москвы».

Руководитель подразделения делопроизводства является администратором автоматизированных систем основного делопроизводства и судопроизводства, систем электронной подачи исковых заявлений и прочих процессуальных документов с сайта арбитражного суда в сети Интернет.

Коррекция информации, внесенной специалистами подразделения делопроизводства в системы автоматизации делопроизводства и судопроизводства, возлагается на руководителя подразделения делопроизводства.

Организационная структура арбитражного суда Москвы приведена на рисунке 1.

Размещено на http://www.allbest.ru

Рис.1. Организационная структура арбитражного суда г. Москвы

Архив структурно входит в подразделение делопроизводства. Фактически в арбитражном суде два архива: архив на бумажных носителях и электронный архив. Электронный архив содержит точные электронные копии и электронные образы документов традиционного архива. Кроме этого в электронном архиве хранятся документы, имеющиеся только в электронном виде. В традиционном архиве имеются печатные копии таких документов.

Итак, на руководителя подразделения делопроизводства возлагается ответственность за оформление документов, формирование и ведение дел судопроизводства и основного делопроизводства; руководство работой сотрудников, отвечающих за ведение судопроизводства и основного делопроизводства в подразделениях арбитражного суда. Руководитель подразделения арбитражного суда является администратором всех функционирующих в арбитражном суде Москвы автоматизированных систем. Право внесения изменений, коррекции данных, загруженных в автоматизированные системы арбитражного суда Москвы, имеет только руководитель подразделения делопроизводства.

1.2 Законодательная и нормативно-правовая база процесса подготовки дел арбитражного суда Москвы к сдаче в архив

Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-Ф3 « ОБ АРХИВНОМ ДЕЛЕ В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ» гласит, что в состав Архивного фонда РФ включаются архивные документы, независимо от способа их создания, вида носителя, в том числе электронные документы. Экспертизе ценности документов подлежат все документы на носителях любого вида.

Закон об архивном деле признаёт факт законности электронных документов, их равноправие по отношению к документам традиционного типа. В арбитражном суде Москвы два архива: архив на бумажных носителях информации и электронный архив. Документы и дела электронного архива являются точной копией дел традиционного архива. Кроме того, в электронном архиве хранятся документы, имеющиеся только на электронных носителях.

Федеральный конституционный закон от 28.04.1995 N 1-ФКЗ (ред. от 23.06.2014) "Об арбитражных судах в Российской Федерации" оговаривает полномочия, порядок образования и деятельности арбитражных судов в Российской Федерации.

Федеральный закон от 22.12.2008 N 262-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2008, N 52, ст. 6217; 2011, N 29, ст. 4291; 2013, N 27, ст. 3458) в последней редакции делает обязательным размещение информации на официальном сайте государственной информационной системы в области государственной службы в сети "Интернет".

http://www.consultant.ru/online/base/?req=doc;base=LAW;n=82271Федеральный закон Российской Федерации от 4 июня 2014 г. N 8-ФКЗ «О внесении изменений в Федеральный конституционный закон «Об арбитражных судах в Российской Федерации» и статью 2 «Федерального конституционного закона "О Верховном Суде Российской Федерации»». Опубликован 6 июня 2014г. в "РГ" - Федеральный выпуск №6399 . Вступает в силу:6 августа 2014 г. Одобрен Государственной Думой 23 мая 2014 года. Одобрен Советом Федерации 28 мая 2014 года. Изменения коснулись вопросов образования и деятельности арбитражных судов округов. Основным является положение о том, что аппарат арбитражного суда ведет учет движения дел и сроков их прохождения в арбитражном суде, осуществляет хранение дел и документов; проводит информационно-справочную работу; ведет статистический учет в сфере деятельности арбитражного суда; осуществляет материально-техническое обеспечение арбитражного суда.

Федеральный закон «Об электронной подписи» приравнял электронные документы, подписанные усиленной электронной подписью, к документам на бумажных носителя, имеющих подпись и печать, позволил передавать документы между подразделениями арбитражного суда и другими организациями в форме электронных образов, создать электронный архив .

Федеральный закон «О государственной тайне» регулирует вопросы документированной информации с ограниченным доступом, содержащих государственную тайну или конфиденциальную информацию. Согласно данному закону реквизит о степени секретности сведений (гриф) проставляется на самом носителе и/или в сопроводительной документации.

Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» регулирует отношения, возникающие в информационной сфере при осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации; при применении информационных технологий и обеспечении защиты информации .

Федеральный закон «О персональных данных» защищает персональные данные, содержащиеся в процессуальных делах арбитражного суда, и персональные данные, содержащиеся в документах основного делопроизводства.

Федеральный закон «О коммерческой тайне» содержит положение о том, что меры по охране конфиденциальности информации, принимаемые ее обладателем, должны включать перечень информации, составляющей коммерческую тайну, порядок обращения с такой информацией, порядок нанесение грифа «Коммерческая тайна».

Кодекс РФ об административных правонарушениях, Уголовно-процессуальный кодекс, Арбитражный процессуальный кодекс и Гражданский процессуальный кодекс содержат положения, позволяющие рассматривать документы делопроизводства арбитражного суда Москвы как в традиционном, так и в электронном виде в качестве доказательств в арбитражном суде. На основе арбитражного кодекса архив арбитражного суда Москвы имеет право с случае необходимости с документами, хранящимися в архве, вместо документа на бумажном носителе, предоставить его «Электронный образ».

Государственная система документационного обеспечения управления содержащий комплекс требований и положений, способствующих разработке единых подходов не только к традиционному, но и автоматизированному управлению документацией. Последнее очень важно, так как в арбитражном суде Москвы все процессы создания, оформления, движения документов автоматизированы. ГСДОУ упорядочивает организационную структуру управления документационным обеспечением судопроизводства и основного делопроизводства в арбитражных судах, организацию технологического процесса создания и обработки документации. ГСДОУ способствует разрешению ряда проблем автоматизации, создания и обработки документов.

ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" узаконил унифицированные формы организационных и распорядительных документов.

Инструкция по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанций) подробно описывает технологии ведения делопроизводства по судебным процессуальным делам и по основному делопроизводству. Инструкция оговаривает должностные обязанности специалистов по ведению делопроизводства в судебных составах и других подразделениях арбитражного суда Москвы, приводит формы документов процесса ведения делопроизводства и подготовки судебных дел и дел основного делопроизводства к архивному хранению.

Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации оговаривает порядок доступа к материалам судебных дел и содержащейся в них информации; предупреждает, что разглашение сведений, содержащихся в судебных делах и служебных документах, за рамками процессуальных действий не допускается.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти способствует решению технологических задач документирования. Настоящий стандарт устанавливает состав реквизитов, правила оформления организационно - распорядительных документов, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов. Типовая инструкция, предъявляя требования к унификации элементов оформления документации, в значительной степени облегчает создание типовых, унифицированных и единых процессов как традиционного, так и автоматизированного документирования, хранения и передачи документированной информации в архив. Этой инструкцией руководствуется подразделение делопроизводства в вопросах ведения основного делопроизводства.

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения включает документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых учреждениями, организациями и предприятиями, независимо от их функций, уровня и масштаба деятельности, форм собственности. Перечень служит целям сохранения, организации и пополнения Архивного фонда Российской Федерации, предназначен для определения сроков хранения документов, отбора их на постоянное хранение или уничтожение. Он должен использоваться также при подготовке номенклатур дел, формировании дел, при разработке схем классификации документов при создании поисковых систем в делопроизводстве, при разработке ведомственных перечней. Подразделение делопроизводства арбитражного суда Москвы пользуется этим перечнем при разработке номенклатуры дел подразделений арбитражного суда и сводной номенклатуры дел арбитражного суда.

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов от 18 января 2007 г. № 19 содержат определенные положения, касающиеся фондирования, учета и сохранности электронных архивных документов.

Основные правила работы архивов организаций содержат рекомендации о порядке работы архивов с электронными документами и нормы документирования операций, осуществляемых с электронными документами при передаче на хранение и в процессе хранения. Во ВНИИДАД разработан проект методических рекомендаций архивам организаций по работе с электронными документами. Специалистами ВНИИДАД создан также проект перечня типовых управленческих документов с указанием сроков хранения, которые можно создавать только в электронном виде.

Итак, многие вопросы по формированию, оформлению и подготовке процессуальных дел арбитражного суда и дел основного делопроизводства арбитражного суда к передаче на архивное хранение, освещены в законодательных актах РФ и имеют юридическую силу, но многие законодательные акты имеют недоработки и требуют внесения дополнений, уточнений и исправлений.

1.3 Организация хранения документов арбитражного суда Москвы

Документы арбитражного суда Москвы делятся на документы по судопроизводству и документы по основному делопроизводству, на документы на бумажных носителях и электронные документы.

В целях совершенствования работы с документами в арбитражном суде Москвы в 2013 году была разработана новая «Инструкция по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации».

В инструкции приведены термины и определения основных понятий подготовки дел судопроизводства и дел основного делопроизводства к передаче на архивное хранение.

Хотя термины и определения узаконены в законодательных актах, приведём их ещё раз из текста инструкции.

Под документом понимается документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке на бумажном носителе и снабженный необходимыми реквизитами. Реквизит документа - это обязательный элемент оформления документа.

К документам на материальных носителях относятся аудио и видеозаписи судебного заседания. Материальными носителями в этом случае являются оптический диск CD-R(RW), DVD-R(RW), Blue-Ra.

Под регистрацией документа понимается присвоение документу постоянного регистрационного номера и фиксация даты создания или получения документа.

Регистрационная карточка документа (РК) это набор реквизитов документа, позволяющих зафиксировать информацию, содержащуюся в документе, и достаточных для его идентификации, представленный в виде единого учетного объекта в соответствии с правилами делопроизводства арбитражного суда.

Карточка задания (карточка поручения) это учетная карточка внутреннего документа арбитражного суда, содержащая указания или распоряжения, фиксирующая набор реквизитов распорядительного документа, достаточных для его идентификации в соответствии с правилами делопроизводства арбитражного суда.

Прикрепленный файл - текстовый или графический файл официального документа (в формате PDF, или ином формате, предусмотренном локальными актами Высшего арбитражного суда РФ), прикрепленный к регистрационной карточке документа.

Резолюция - указание по исполнению документов. В резолюции фиксируется информация о заданиях и поручениях, данных исполнителям документа. Резолюция включает сведения об авторе, исполнителе, контролере, а так же содержание поручения, срок исполнения поручения, признак контроля.

Поручение (задание) часть резолюции, касающаяся выполнения конкретного пункта резолюции определенным исполнителем.

Утверждение документа - процедура утверждения документа лицами, уполномоченными на выполнение данной операции, путем проставления грифа утверждения. Гриф включает личную подпись или электронную подпись лица, если утверждение производится в электронном виде; ее расшифровку (Ф.И.О.); должность лица, утверждающего документ; дату утверждения документа.

Исполнение документа - проведение исполнителем предусмотренных резолюцией по документу (или в документе) мероприятий или подготовка проекта документа "Во исполнение".

Контроль исполнительской дисциплины - процедура контроля соответствующими должностными лицами исполнения распоряжения или поручения с созданием записи и указанием срока исполнения поручения исполнителем.

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, содержащий документы не процессуального характера, формируемые в арбитражных судах, с указанием сроков их хранения.

Дело по номенклатуре - дело структурного подразделения суда с исполненными организационно-распорядительными документами, имеющее свои заголовок и номер по сводной номенклатуре дел арбитражного суда.

К материалам судебного дела относятся заявления; жалобы; ходатайства; письменные доказательства; заключения экспертов; объяснения участвующих в деле лиц; показания свидетелей; аудио- и видеозаписи; иные документы, на основании которых суд устанавливает наличие или отсутствие обстоятельств, имеющих значение для правильного разрешения дела, а также протоколы судебных заседаний и судебные акты, принятые судом по делу. Материалами судебного дела могут быть как документы на бумажных носителях, так и электронные документы и (или) электронные образы документов.

Распорядительный документ - приказ или распоряжение суда.

Приказы и распоряжения арбитражного суда Москвы

являются локальными актами, подготавливаются в соответствии с Регламентом подготовки локальных актов арбитражного суда Москвы .

Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к деятельности суда.

Правила устанавливают нормы и требования, обязательные для выполнения.

Инструкции описывают порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.

Текст проекта положения (правил, инструкции) излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается». Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос «О чем?». Заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок ведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос «Кому?» (должностная инструкция главному специалисту). Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение и сфера распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий. Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

Протокол фиксирует результаты обсуждения вопросов и принимаемые решения на заседаниях Президиума арбитражного суда Москвы, совещаниях судей, на собраниях в судебных коллегиях и структурных подразделениях арбитражного суда Москвы. Протокол составляется секретарем на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений. Материалы к обсуждению представляются структурными подразделениями, на которые возложена их подготовка.

Справки подписываются руководителями структурных подразделений-исполнителей. Записи во время совещания (заседания), сбор материалов и подготовка текста протокола возлагается на сотрудников подразделений, готовивших вопросы к обсуждению.

Подлинники протоколов хранятся в общем отделе. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части оформляются следующие реквизиты:

— Председатель или председательствующий.

— Секретарь.

— Присутствовали - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших.

— Повестка дня.

— Докладчики по каждому пункту повестки дня. При ведении стенограммы указывается, что ведется стенограмма.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему. Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью. Протокол подписывается председательствующим на совещании (заседании) и секретарем. Датой протокола является дата заседания. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы Президиума суда, протоколы совещаний судей и т.д. Номера постановлений (решений), принятых на совещаниях (заседаниях), состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.

Протоколы печатаются на бланке формата А4 и имеют следующие реквизиты:

— Наименование документа - слово «Протокол» печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

— Вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается через 1 интервал и выравнивается по центру.

— Место проведения заседания, совещания указывается при оформлении протоколов совещания в том случае, если оно происходило не на обычном месте. Печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита «вид заседания, совещания», отделяется от него линейкой или выравнивается по центру.

— Дата и номер протокола. Дата оформляется цифровым или словесно- цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита.

— Основная часть протокола печатается через 1.5 межстрочных интервала. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, и его наименование начинается с предлога «О» («Об»), которое печатается центровано другим размером шрифта и подчеркивается одной чертой после последней строки.

— Под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступавших на заседании (совещании), и краткое содержание выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

— Затем указывается принятое по этому вопросу решение.

— Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должностного лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).

— Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

— Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

— Гриф (пометка ограничения доступа к документу) - печатается в правом верхнем углу первого листа протокола. Номер экземпляра печатается ниже грифа (пометки) через 1,5 межстрочных интервала и центруется по отношению к ним.

Служебные письма арбитражного суда Москвы оформляются как ответы о выполнении поручений Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации; как сопроводительные письма; как ответы на запросы различных организаций и частных лиц; как инициативные письма. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции. Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4 или А5. При оформлении письма на двух или более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата. Текст письма излагается от третьего лица единственного числа. Например: «Арбитражный суд Москвы рассмотрел...» Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то текст излагается от первого лица единственного числа: «прошу...», «направляю...». Текст письма состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документ, являющийся основанием для подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д. Дата письма - дата принятия решения, зафиксированного в тексте. Датой письма является дата его подписания.

Телеграммы и телефонограммы используются при возникновении необходимости срочной передачи информации. Телеграмма печатается согласно образцу и передается для отправки в канцелярию общего отдела. Телеграмма печатается в трех экземплярах первый передается в почтовое отделение, второй с отметкой о времени ее отправки возвращается в структурное подразделение, третий остается в канцелярии. Текст телеграммы составляется кратко, ясно, по возможности без предлогов, союзов и местоимений. Знаки препинания - зпт., тчк., двтч., квч., тире - употребляются только в случаях, когда их отсутствие может изменить смысл сообщения. Цифровые данные в телеграммах рекомендуется писать словами. Текст печатается на одной стороне листа через два интервала прописными буквами, без переносов, абзацев и исправлений. Перед адресом указывается категория телеграммы: «Молния», «Срочная». Телеграмма подписывается только Председателем суда или его заместителями. Председатель суда вправе определить категорию простых телеграмм, которые могут подписываться судьями или руководителями структурных подразделений. Адрес отправителя печатается без сокращений, но со знаками препинания, под чертой в конце текста телеграммы. Исправления, внесенные при подписании телеграммы, должны быть оговорены под чертой надписью «Исправленному верить» и заверены лицом, подписавшим телеграмму.

Электронные копии телеграмм должны помещаться в электронное дело «Телеграммы». Электронная копия должна быть сохранена под следующим именем: Номер дела _ дата отправки _ фамилия помощника, отправляющего телеграмму.

Телефонограммы регистрируются в «Журнале регистрации телефонограмм», которые хранятся в судебных коллегиях и структурных подразделениях арбитражного суда Москвы. В журнале фиксируются следующие сведения: дата передачи телефонограммы, краткое содержание, должность, фамилия и инициалы лица, принявшего телефонограмму, фамилия, инициалы и расписка сотрудника, передавшего телефонограмму.

Большую часть документопотока арбитражного суда Москвы занимают документы по кадрам. Учётными документами по кадрам являются: резюме, анкета, автобиография, характеристика, личные карточки сотрудников, личные дела, приказы по личному составу.

Кадровая служба арбитражного суда Москвы ведёт подбор персонала на конкурсной основе. На открывшиеся вакансии посылаются запросы в рекрутинговые компании. Проводят перивчный анализ данных из резюме кандидатов на открывшиеся вакансии. Об открывшихся вакансиях сообщается на официальном сайте арбитражного суда. Резюме кандидатов на должность помещается в папку «Кадровый резерв» на бумажных носителях. Электронные образы резюме помещаются в систему «КАД». Резюме содержит следующие реквизиты: фамилия, имя, отчество, дата рождения, адрес, телефон, семейное положение, цель, образование, профессиональный опыт, дополнительные сведения. Реквизиты «Цель» и «Дополнительные сведения», не содержащиеся ни в каких других учетных документах, дают возможность кандидату обосновать причину претензии на должность, а менеджеру по кадрам получить дополнительные сведения. Шаблон «Резюме» приведен в приложении 10.

При трудоустройстве на работу в арбитражный суд Москвы сотрудником заполняется документ «Анкета». Анкета заполняется собственноручно. Фотокарточка - обязательный реквизит. Сотрудник сообщает необходимые для занятия должности сведения. Подлинность и достоверность данных анкеты проверяется. Форма «Анкеты» приведена в приложении 11.

Автобиография содержит сведения о жизни, годах учёбы и трудовой деятельности. Помещается в личном деле сотрудника. Электронный образ помещается в «Электронное личное дело» в систему «КАД».

Заявление о приеме на работу заполняется вручную на бланке определённого формата (приложение 12).

Характеристика - официальный документ, в котором содержится оценка деловых и личных качеств работника. В характеристике указывают анкетные данные работника, его должность, время работы в данной организации (на данном предприятии), квалификация, сведения о его отношении к работе, профессиональном росте, моральных качествах, чертах характера и т. д. Характеристика составляется руководителем подразделения. Используется при аттестации.

Отдел кадров арбитражного суда на каждого из 700 сотрудников заводит кадровые документы: личную карточку, трудовой договор, документы по дисциплине труда (благодарности; премии; почетные грамоты; выговоры, замечания; увольнение по статье). Все документы имеют электронный образ.

Личная карточка - основной документ по учету персонала арбитражного суда. В личную карточку заносятся необходимые сведения о личности работника и его трудовой деятельности. В системе «САД» электронные образы личных карточек составляют «Электронную картотеку личного состава». Сортируются в алфавитном порядке.

Личная карточка на бумажном носителе состоит из 4-х страниц, содержащих тематические блоки. Первая и вторая страницы заполняются при поступлении на работу и содержат общие сведения о работнике, третья и четвертая заполняются в процессе работы. Просмотр личной карточки из электронной картотеки происходит последовательно: блок1,блок2, блок3, блок4.

Личную карточку работника (форма № Т-2) заполняет сотрудник отдела кадров и государственной службы на основании:

— приказа о приеме на работу (форма №Т-1 или № Т-1а);

— паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

— трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж;

— страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

— документов воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

— документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальной подготовки.

При освобождении работника в его личной карточке проставляют дату, номер приказа и причину освобождения. Личные карточки хранятся в архиве 75 лет. Электронная картотека так же хранится 75 лет.

Трудовой договор в арбитражном суде Москвы заключен со всеми сотрудниками . Условия договора доступны сотрудникам, их можно просмотреть в системе «КАД» по запросу «Трудовой договор», сообщив фамилию, имя, отчество. О приеме на работу делается запись в трудовой книжке.

Трудовая книжка является документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Порядок ведения трудовых книжек регулируется ст. 66 Трудового кодекса РФ, «Правилами ведения и хранения трудовых книжек» и «Инструкцией по заполнению трудовых книжек».

По письменному заявлению сотрудник может получить копию приказа о приеме на работу, копии приказов о переводах на другую работу, копию приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, периоде работы в арбитражном суде Москвы. Копии документов могут быть выданы из базы данных системы «САД» и заверены подписями и печатью .

В электронную базу данных «Трудовые книжки сотрудников арбитражного суда Москвы» вносятся данные (или переносятся из электронной картотеки:

1. Фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год).

2. Образование, профессия, специальность.

3. Професси, квалификации или наличия специальных знаний.

4. Записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификацию, увольнении.

5. Сведения о награждении.

Записи, внесённые в базу данных «Трудовые книжки» автоматически переносятся базы «Личные карточки».

При прекращении трудового договора трудовая книжка выдаётся сотруднику на руки в день увольнения. Личное дело сотрудника сдается в архив.

Личное дело при передаче на архивное хранение формируется в определённом порядке:

— внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

— анкета или личный листок по учету кадров;

— автобиография или резюме;

— копии документов об образовании;

— копии документов об утверждении в должности;

— характеристики или рекомендательные письма;

— копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;

— фотография 9х12;

— справки и другие документы, относящиеся к данному работнику; дополнительные сведения о работнике.

База данных, хранящая электронные образы личных дел сотрудников, являются электронной копией традиционного личного дела, должны быть защищены от несанкционированного доступа. Коррекция и внесения новых данных в базу данных «Личные дела» проводится синхронно с коррекцией личных дел на традиционных носителях. Личные дела хранятся в архиве 75 лет. За такой срок меняются электронные носители информации. В инструкциях по ведению «Электронной картотеки» и «Электронной базы «Личные дела» системы «САД» предусмотрено копирование данных каждые 5 лет. Данные «Личных дел»освобождённых сотрудников переносятся в базу данных «Архив личных дел».

При передаче электронных образов «Личных дел» в электронный архив система «САД» подсчитывает и запоминает «контрольную сумму».

Система «КАД» содержит библиотеку шаблонов типовых приказов по кадрам.

...