Совершенствование процесса подготовки дел арбитражного суда Москвы к сдаче на архивное хранение

Данные по учету труда и заработной платы в арбитражном суде Москвы ведутся только в электронной форме. При необходимоски табель может быть выдан на печать.

В электронной форме ведутся все книги и журналы учёта:

— журнал регистрации договоров о материальной ответственности;

— журнал регистрации кадровых приказов;

— журнал регистрации локальных нормативных документов;

— журнал регистрации приказов на отпуск;

— журнал регистрации приказов по личному составу;

— журнал регистрации служебных поездок и местных командировок сотрудников;

— журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений;

— журнал учета листков временной нетрудоспособности;

— журнал учета ознакомления с локальными нормативными актами организации;

— журнал учета прихода и ухода сотрудников (учета рабочего времени);

— журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки;

— журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы;

— журнал учета справок и копий документов;

— книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;

— приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.

При необходимости фрагменты журналов и книг учета могут быть выданы на печать.

Приказы по личному составу ведутся по строго определеннойунифицированной форме, утвержденной Госкомстатом Россиию. В системе «САД» сгенерированы шаблоны всех форм приказов по кадрам:

— приказ о приеме работника на работу (форма Т-1);

— приказ о приеме работников на работу (форма Т-1а);

— приказ о переводе работника на другую работу (форма Т-5);

— приказ о переводе работников на другую работу (форма Т-5а);

— приказ о предоставлении отпуска работнику (форма Т-6);

— приказ о предоставлении отпуска работникам (форма Т-6а);

— приказ о прекращении действия трудового договора с работником (форма Т-8);

— приказ о прекращении действия трудового договора с работниками (форма Т-8а);

— приказ о направлении работника в командировку (форма Т-9);

— приказ о направлении работников в командировку (форма Т-9а);

— командировочное удостоверение работника (форма Т-10);

— служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении;

— приказ о поощрении работника (форма Т-11);

— приказ о поощрении работников (форма Т-11а).

Новым понятием является понятие «Электронный образ документа» - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе. Электронный образ документа это результат сканирования документа.

Положение о подразделении - документ, определяющий задачи и функции подразделения, должностные регламенты руководителя и работников подразделения, в которых изложены их функциональные обязанности, права и ответственность.

Обработка, формирование дел, пополнение дел вновь поступающими документами проводится в подразделении делопроизводства или в структурных подразделениях арбитражного суда Москвы лицами, которым в регламенте поручена эта работа. .

Дела арбитражного суда хранятся в архиве. Архив структурно входит в отдел делопроизводства.

2. ОПТИМИЗАЦИЯ ХРАНЕНИЯ ДЕЛ В АРБИТРАЖНОМ СУДЕ МОСКВЫ

2.1 Этапы формирования и подготовки дел арбитражного суда к передаче на архивное хранение

Делопроизводство в арбитражном суде Москвы ведётся согласно «Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации», разработанной на основе Федерального конституционного закона от 28.04.1995 N 1-ФКЗ "Об арбитражных судах в Российской Федерации", арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации, нормативных правовых актов, регулирующих вопросы делопроизводства и судопроизводства, приказов и распоряжений Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации и соответствии ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти от 15.06.2009 N 477 в редакции постановления Правительства Российской Федерации от 07.09.2011 № 751. Инструкция УТВЕРЖДЕНА постановлением Пленума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 25 декабря 2013 г. № 100. Москва» .

В арбитражном суде Москвы установлена единая система организации делопроизводства, единый порядок работы с документами судопроизводства и с документами основного делопроизводства. Правила приема, регистрации, учета документов, подготовки и оформления документов, рассмотрения, отправки и выдачи, печати и тиражирования, текущего хранения и передачи на хранение в архив так же едины.

Инструкция по делопроизводсву в арбитражных судах разработана в 2013 году в целях совершенствования документационного обеспечения деятельности арбитражных судов и повышения эффективности деятельности путем унификации и применения систем автоматизации судопроизводства и основного делопроизводства.

Делопроизводство в арбитражном суде включает все этапы прохождения документов двух типов: документов судопроизводства и документов основного делопроизводства: организационных документов, распорядительных документов, информационно-справочных документов, документов службы делопроизводства, документов по кадровому обеспечению.

Подготовка документов к сдаче на архивное хранение начинается с момента их поступления в арбитражный суд или их создания в подразделениях арбитражного суда. Это первый этап. Заканчивается передачей на постоянное хранение или уничтожением в установленном порядке.

В арбитражном суде Москвы принята централизованная система делопроизводства. Все операции с судебным делом и делом основного делопроизводства от его первичного формирования до подшивки документов, нумерации страниц, окончательного оформления судебного дела по окончании делопроизводства или дела основного делопроизводства по окончании отчётного года осуществляются отделом делопроизводства. Судья получает дело для осуществления процессуальных действий, по окончании каждого процессуального действия дело передают в подразделение делопроизводства.

Тщательное, точное оформление всех документов в арбитражном суде особенно важно, так как это влияет на судьбы, а иногда и на жизнь людей .

Отдел делопроизводства несёт ответственность за ведение и совершенствование системы документационного обеспечения деятельности суда.

Отдел делопроизводства арбитражного суда Москвы контролирует процесс разработки номенклатур дел основного делопроизводства структурных подразделений арбитражного суда и составляет сводную номенклатуру дел арбитражного суда .

Подготовка дел судопроизводства и основного делопроизводства к сдаче на архивное хранение ведётся поэтапно:

— составление номенклатуры дел;

— формирование дел;

— экспертиза ценности документов;

— оформление дел;

— составление описей дел;

— оперативное хранения документов и дел;

— передача дел в архив.

Структурные подразделения арбитражного суда осуществляют подготовку дел к передаче на архивное хранение согласно положениям о подразделениях.

Локальные акты арбитражного суда оформляются в отдельное дело.

Локальными актами в арбитражном суде являются приказы и распоряжения арбитражного суда.

Приказ - локальный акт, издаваемый в целях решения задач, стоящих перед арбитражным судом, по вопросам организационного, кадрового, финансового, материально-технического, информационного обеспечения деятельности суда.

Приказами утверждаются положения, инструкции, порядки, правила, планы работы арбитражного суда и др.

Распоряжение - локальный акт, издаваемый на основании и во исполнение приказов арбитражного суда по оперативным и текущим вопросам.

Приказы и распоряжения арбитражного суда подписывает председатель суда, в его отсутствие - исполняющий обязанности председателя суда.

По поручению председателя суда распоряжения арбитражного суда могут подписывать его заместители.

"Положение" принимается, если в нем устанавливаются связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции подразделения арбитражного суда (например, "Положение о пропускном режиме в помещение арбитражного суда", "Положение о порядке пользования факсимильной связью в арбитражном суде").

В "Правилах" устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения (например, "Правила передачи информации по каналам ведомственной электронной почты арбитражного суда").

В "Инструкции" излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов (например, "Инструкция по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации", "Должностная инструкция начальника отдела материально-технического обеспечения").

В разделе "Общие положения" излагаются основания разработки и назначение названных выше документов, сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил. Основной текст положения, правил, инструкции может делиться на разделы, главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.

Руководители структурных подразделений арбитражного суда вправе издавать распоряжения по вопросам ведения подразделения, обязательные для исполнения только работниками этого подразделения.

Локальные акты арбитражного суда должны быть оформлены на бланке арбитражного суда установленной формы. На одной стороне листа формата A4 (210 x 297 мм) через 1 - 1,5 межстрочных интервала, шрифтом Times New Roman, размером 14.

Бланки локальных актов арбитражного суда должны иметь поля не менее: левое - 30 мм, правое, верхнее и нижнее - 20 мм.

Если локальный акт оформлен на нескольких листах, первый лист не нумеруется. Последующие листы нумеруются арабскими цифрами начиная с цифры 2. Номер проставляется посередине верхнего поля листа.

Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 локальный акт арбитражного суда должен иметь следующие реквизиты: титульную часть, заголовок, текст (преамбулу и распорядительную часть), подпись (подписи).

Титульная часть включает в себя:

— изображение Государственного герба Российской Федерации (по центру в одноцветном варианте без геральдического щита);

— наименование арбитражного суда;

— наименование вида документа (приказ или распоряжение);

— дату (по левой стороне листа) и номер (по правой стороне листа), проставленные при подписании документа и регистрации,

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста локального акта. Он может начинаться словами "Об организации...", "О проведении...", "Об утверждении...", "О создании..." и т.д. Точка в конце заголовка не ставится.

Заголовок, состоящий из двух строк и более, печатается через один межстрочный интервал, выделяется полужирным шрифтом и размещается по центру текста.

Расстояние между заголовком и текстом составляет два интервала.

Абзац начинается с красной строки. Абзацный отступ - 10,25 мм от левой границы текстового поля.

В преамбуле кратко излагаются цели и задачи предписываемых действий, факты и события, послужившие основанием издания локального акта. Преамбула может начинаться словами: "В целях...", "В соответствии...", "Во исполнение..." и т.д. Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в обосновании.

Распорядительная часть локального акта должна начинаться словом "приказываю" или "поручаю", напечатанным строчными буквами в разрядку в продолжение преамбулы.

В распорядительной части локального акта излагаются требования, распоряжения, предписания с перечислением структурных подразделений и должностных лиц, которым они адресуются; устанавливается срок выполнения требований, введения их в действие; перечисляются локальные акты, которые признаются утратившими силу, либо акты, в которые необходимо внести изменения.

Распорядительная часть локального акта оформляется в виде пунктов. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами с точкой.

Разделы и пункты располагаются в логической последовательности.

В последнем пункте могут указываться подразделения или должностные лица, на которых возлагается контроль за исполнением локального акта.

Подпись локального акта состоит из наименования должности лица, подписывающего документ, его личной подписи, инициалов и фамилии.

Расстояние между текстом и подписью составляет 2 межстрочных интервала. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы. Например:

Размещено на http://www.allbest.ru

Требования локального акта излагаются четким и простым языком, короткими, легко воспринимаемыми фразами, с соблюдением всех грамматических правил. Формулировки не должны допускать различных толкований.

Употребляемые термины должны соответствовать терминологии, принятой в законодательстве Российской Федерации.

Если в тексте делается ссылка на локальный акт ВАС РФ, указываются год издания и номер акта.

Утверждаемые локальным актом положения, инструкции, правила, планы и др. оформляются в виде приложения к нему. При наличии нескольких приложений они нумеруются. На первой странице приложения в правом верхнем углу пишется:

Размещено на http://www.allbest.ru

Слово "УТВЕРЖДЕНО" согласуется в роде и числе с первым словом заголовка утверждаемого документа.

Издание вместе с локальным актом приложений, не оговоренных в тексте акта, не допускается.

Гриф ограничения доступа к информации, номер экземпляра указываются на первой странице локального акта в правом верхнем углу. Номер экземпляра проставляется ниже грифа через 1,5 межстрочных интервала.

При утверждении локальным актом комиссии (рабочей группы) вначале указываются фамилия, инициалы и должность председателя комиссии (руководителя рабочей группы), затем эти же данные заместителя председателя комиссии (руководителя рабочей группы), секретаря комиссии (рабочей группы) и в алфавитном порядке указываются данные членов комиссии (рабочей группы) независимо от занимаемой должности.

Если специалист архива обнаружил недостатки в оформлении локального акта, при приёме на архивное хранение акт возвращается на дополнительное оформление.

Локальный акт арбитражного суда регистрируется работником секретариата председателя арбитражного суда в системе автоматизации делопроизводства или передается для регистрации в группу регистрации подразделения делопроизводства арбитражного суда.

Для обеспечения надлежащего учета издаваемых приказов, распоряжений и поручений руководства в арбитражном суде Москвы по документам президиума арбитражного суда Москвы организационного характера установлен порядок прохождения таких документов. Например, записки могут исходить из судебных коллегий, других структурных подразделений арбитражного суда Москвы. Могут быть инициативными записками по результатам проверок, записками по проектам приказов и распоряжений.

Например, путь движения документа Председателя арбитражного суда Москвы «Заявок»:

1. Канцелярия общего отдела. Организует ознакомление с документом, получает резолюции, список исполнителей.

2. Исполнители. Представляют свои предложения лицу, координирующему работу по поручению и ответственному за его исполнение.

3. Основной исполнитель. Представляет руководству суда подготовленный документ.

4. Подразделение исполнителя. Документ после снятия с контроля приобщается к делу согласно номенклатуре дел подразделения или отправляется по адресу (во внешнюю организацию).

5. Автоматизированная система. Информация об исполнении и приобщении документа к делу по номенклатуре вводится в систему автоматизации судопроизводства (САС) или в систему автоматизации делопроизводства (САД).

6. Канцелярия общего отдела. Приказы, распоряжения, положения, правила, инструкции и другие распорядительные документы, издаваемые за подписью Председателя арбитражного суда Москвы или его заместителей, регистрируются в канцелярии общего отдела.

Положения, правила, инструкции оформляются в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении. Порядок подготовки проекта положения, правил, инструкций соответствует общему порядку подготовки проектов документов: (черновик ?редакция? беловик?утверждение?подписи?визы?согласования).

Локальным актам арбитражного суда при регистрации присваивается очередной номер в порядке подписания локального акта в пределах каждого календарного года, начиная с цифры 1.

Образец оформления локального акта арбитражного суда Москвы приведён на рисунке 8.

Размещено на http://www.allbest.ru

Рис.8. Образец оформления локального акта арбитражного суда Москвы

Образец углового бланка арбитражного суда Москвы приведён на рисунке 9.

Размещено на http://www.allbest.ru

Рис.9. Образец углового бланка арбитражного суда Москвы

Подписанные приказы и распоряжения по личному составу арбитражного суда формируются в дело отделом кадров и государственной службы. В отделе кадров и госслужбы формируются следующие дела (папки) :

— локальные нормативные акты (правила внутреннего трудового распорядка, положения о защите персональных данных работников, о системе оплаты труда, об отделе кадров, должностные инструкции и др.);

— распорядительные документы (приказы по личному составу, приказы, распоряжения по основной деятельности и др.);

— договорные документы (трудовые договоры, дополнительные соглашения к трудовым договорам, соглашения);

— учетные документы по личному составу (личная карточка Т-2 или Т-2ГС (МС), личные дела, списки сотрудников, учетные и регистрационные журналы, например журналы регистрации приказов, трудовых договоров, журналы учета отпусков, командировок и др.);

— информационно-справочные (документы, являющиеся основаниями для издания приказов по личному составу (заявления, докладные и объяснительные записки и др.), переписка по кадровым вопросам, справки и др.);

— персональные документы работников (копии документов, удостоверяющих личность работника, его квалификацию, заключения (справки) о состоянии здоровья и др.);

— документы, создаваемые коллегиальными органами (протоколы заседаний аттестационных комиссий, акты и др.).

Отдел кадров и госслужбы арбитражного суда Москвы ведёт свою номенклатуру дел.

По завершении календарного года дела, сформированные по номенклатуре дел отдела кадров арбитражного суда Москвы, передаются на архивное хранение по сдаточной описи. Срок хранения личных дел сотрудников хранятся в архиве суда 75 лет.

Информация о выполнении поручений Председателя арбитражного суда, снятии с контроля и списании в дело по номенклатуре вносится специалистами делопроизводства секретариата председателя и структурных подразделений в соответствующую регистрационную карточку системы автоматизации делопроизводства только при наличии резолюции руководителя, давшего поручение о списании "В дело N...." сводной номенклатуры.

По исполнении документа его подлинник на бумажном носителе помещается в соответствующее дело по номенклатуре специалистом делопроизводства структурного подразделения, ответственного за исполнение документа. Если документ существует только на электронном носителе, регистрационная карточка дела переводится в разряд "архивная" с указанием номера номенклатурного дела.

Номенклатура дел составляется по установленной форме, в конце текущего года на следующий календарный год.

Сводная номенклатура дел арбитражного суда Москвы составляется подразделением делопроизводства арбитражного суда Москвы на основе номенклатуры дел структурных подразделений. Архив принимает активное участие в формировании дел, так как именно специалисты архива принимают дела на архивное хранение и при этом проверяют правильность оформления дела.

Номенклатура дел арбитражного суда Москвы согласовывается с экспертной комиссией (ЭК) и экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного органа управлениями архивным делом и утверждается председателем арбитражного суда Москвы.

Номенклатура дел состоит из разделов, соответствующих структурным подразделениям арбитражного суда. Разделами сводной номенклатуры дел арбитражного суда являются наименования структурных подразделений. Первым разделом является подразделение делопроизводства. Это связано с тем, что именно в службе делопроизводства создаются и хранятся документы, фиксирующие организационно - распорядительную деятельность руководства арбитражного суда Москвы.

Номенклатура дел охватывает все документируемые участки работы арбитражного суда. Все созданные или полученные в арбитражном суде документы должны иметь свое «дело» в номенклатуре, в которое они должны быть помещены. В номенклатуру дел включаются справочные журналы, дела основного делопроизводства, дела персонала и дела и документы электронного архива арбитражного суда.

Обязательными реквизитами унифицированной формы номенклатуры дел являются следующие реквизиты:

— наименование арбитражного суда Москвы;

— наименование структурного подразделения;

— название вида документа;

— место составления;

— на какой год составляется номенклатура дел;

— названия разделов;

— гриф утверждения;

— гриф подписания.

При составлении сводной номенклатуры дел арбитражного суда указываются сроки хранения документов в соответствии с перечнем документов.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы подразделений арбитражного суда.

В арбитражном суде разработан кодификатор структурных подразделений. Каждому подразделению присвоен цифровой код. Наименования разделов номенклатуры дел располагается в соответствии с кодификатором.

Каждому делу присваивается индекс, состоящий из цифрового кода подразделения и порядкового номера дела в пределах структурного подразделения. Форма номенклатуры дел и форма сводной номенклатуры дел приведены соответственно на рисунке 10 и рисунке 11.

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

Рис. 11. Форма сводной номенклатуры дел арбитражного су

Примером может служить номенклатура дел «Отдела кадров и госслужбы», приведённая на рисунке 13.

Номенклатура дел отдела кадров госслужбы ведётся с целью систематизации документации по кадровому учету. По окончании отчётного года номенклатура дел отдела кадров госслужбы передается в сводную номенклатуру дел арбитражного суда Москвы. Номенклатура дел отдела кадров госслужбы ведётся на бумажных и электронных носителях синхронно. Любые изменения и дополнения одновременно вносятся и в номенклатуру на бумажных носителях и в электронную номенклатуру дел.

В арбитражном суде Москвы разработан классификатор подразделений. Согласно классификатору номенклатура дел отдела кадров госслужбы вносится в сводную номенклатуру дел арбитражного суда Москвы.

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

Арбитражный суд г. Москвы

УТВЕРЖДАЮ

___________№_________ Председатель арбитражного суда _______________ Дата

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во ед.хранения	Срок хранения и номера статей по перечню
25. Отдел кадров и госслужбы
25-01	Личные дела сотрудников		75 лет - «В» ст.498в
25-02	Личные дела работающих по трудовым соглашениям и договорам		5 лет
25-03	Личные дела уволенных сотрудников		75 лет - «В», ст. 498в
25-04	Личные карточки работников (Т - 2)		75 лет ЭПК, ст. 189
25-05	Подлинные личные документы сотрудников		До востребования
25-06	Приказы по личному составу (о приеме на работу, переводе, увольнении, длительных командировках)		75 лет ст.19б
25-07	Заявления, справки, докладные записки		3 года, ст.429
25-08	Трудовые договора		3 года
25-09	Трудовые соглашения		3 года
25-10	Документы табельного учета		3 года
25-11	Должностные инструкции сотрудников арбитражного суда Москвы		3 года после замены новыми
25-12	Положения о подразделениях арбитражного суда		3 года после замены новыми
25-13	Бланки документов по оформлению приема и увольнения сотрудников		До минования надобности
25-14	Штатное расписание и структура арбитражного суда Москвы		Постоянно, ст. 52 а
25-15	Книга учета приема, перемещения, увольнения работников		75 лет, ст.508
25-16	Книга учета выдачи и движения трудовых книжек и вкладышей к ним		50 лет, ст.526а
25-17	Журнал регистрации приказов по кадрам		5 лет
25-18	Журнал регистрации приказов по личному составу		75 лет
25-19	Журнал регистрации распоряжений о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы		5 лет
25-20	Журнал регистрации листков нетрудоспособности		3 года

Рис. 13. Номенклатура дел отдела кадров и государственной службы арбитражного суда Москвы

Форма итоговой записи к номенклатуре дел судебного состава (или структурного подразделения суда) и итоговой записи сводной номенклатуры дел арбитражного суда приведены на рисунке 14 и рисунке 15.

Размещено на http://www.allbest.ru

Рис.14. Форма итоговой записи номенклатуры дел судебного состава или структурного подразделения арбитражного суда

Размещено на http://www.allbest.ru

Рис. 15. Форма итоговой записи сводной номенклатуры дел арбитражного суда

На этапе формирования документов в дела важна их классификация. Чёткая классификация документов обеспечивает быстроту поиска и использования документов. Удобной классификацией документов является их группировка в дела в соответствии с номенклатурой дел.

В дело помещаются документы по одному вопросу или участку деятельности.

Форма обложки дела арбитражного суда приведена на рисунке 16.

Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дела. Правильное формирование дел способствует оперативному поиску необходимых документов в документном массиве арбитражного суда, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок в организации делопроизводства.

Методическое руководство и контроль за правильным формированием дел осуществляются подразделением делопроизводства и архивом арбитражного суда.

Формирование дел проводится по хронологическому, вопросно-логическому признаку или их сочетанию.

Распорядительные документы группируются в дела по видам документов (приказы, акты, решения). Для оперативного поиска введены и другие признаки классификации.

Формирование дел руководства арбитражного суда проводит секретариат Председателя арбитражного суда. Формированием дел в структурных подразделениях проводится сотрудниками подразделений.

Контроль за правильным формированием дел во всех подразделениях ведется специалистами подразделения делопроизводства, а при приёме на архивное хранение, специалистами архива.

Размещено на http://www.allbest.ru

Рис.16. Оформление обложки дела постоянного хранения

Общими правилами формирования дел при подготовке их к сдаче на архивное хранение являются следующие правила:

— в дело помещаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

— документы, относящиеся к разрешению одного вопроса, помещаются в одно дело;

— приложения помещаются вместе с основными документами;

— Дела одного календарного года группируются в одно дело (кроме переходящих дел);

— Документы постоянного и временного сроков хранения группируются раздельно.

В дело не помещаются черновики документов, подлежащие возврату документы, лишние экземпляры документов.

По объёму дело не должно превышать 250 листов.

Дела арбитражного суда подлежат оформлению при их заведении и по завершении производственного года.

Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке.

В зависимости от сроков хранения сотрудниками проводится полное или частичное оформление дел.

Дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле; составление листа -- заверителя дела; составление внутренней описи документов; оформление реквизитов обложки дела.

В судопроизводстве постоянному хранению подлежат следующие судебные дела и копии судебных решений: дела, рассмотренные Высшим Арбитражным Судом Российской Федерации: по экономическим спорам между Российской Федерацией и субъектами Российской Федерации, между субъектами Российской Федерации, и дела о признании недействительными (полностью или частично) ненормативных актов Президента Российской Федерации, Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, не соответствующих закону и нарушающих права и законные интересы организаций и граждан.

Дела указанных категорий передаются на государственное хранение в Росархив архивом арбитражного суда Москвы спустя 15 лет после вынесения последнего решения по ним .

Так же постоянному хранению подлежат дела по всем категориям споров, рассмотренные на Пленуме и Президиуме Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации. Указанные дела после получения из Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации передаются в соответствующий судебный состав (судье), при необходимости докладываются руководству арбитражного суда. По окончании ознакомления с возвращенным делом оно незамедлительно передается в архив арбитражного суда. В архиве суда эти дела должны находиться на хранении 10 лет, затем они оформляются для передачи на госхранение в Росархив по установленной форме .

Дела со сроком «10 лет ЭПК», рассмотренные арбитражными судами, подлежат хранению. К ним относятся дела о признании права собственности; дела об истребовании собственником или иным законным владельцем имущества из чужого незаконного владения; дела о нарушении прав собственника или иного законного владельца, не связанном с лишением владения; дела об установлении фактов, имеющих значение для возникновения, изменения или прекращения прав организаций и граждан в сфере предпринимательской и иной экономической деятельности (об установлении фактов, имеющих юридическое значение); дела о признании недействительными (полностью или частично) ненормативных актов государственных органов, органов местного самоуправления и иных органов, не соответствующих законам и иным нормативным правовым актам и нарушающих права и законные интересы организаций и граждан; дела об обжаловании отказа в государственной регистрации либо уклонения от государственной регистрации в установленный срок организации или гражданина и в других случаях, когда такая регистрация предусмотрена законом; дела о несостоятельности (банкротстве) организаций и граждан. Понятие "10 лет ЭПК" означает, что срок хранения подпадающей под него определенной категории дел может быть изменен по предложению экспертной комиссии (ЭК) арбитражного суда, если ЭК сочтет необходимым увеличить срок хранения для наиболее актуальных и значимых категорий дел, вынесенные судебные акты по которым могут иметь важное правовое значение для обеспечения юридической защиты прав и законных интересов организаций и граждан, содействия укреплению законности и предупреждению правонарушений в сфере предпринимательской и иной экономической деятельности.

Предложения экспертной комиссии (ЭК) арбитражного суда вносятся на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) управления Федеральной архивной службы России, представитель которого входит в состав экспертной комиссии арбитражного суда и является куратором архивного делопроизводства в конкретном арбитражном суде в соответствии с "Основными правилами работы ведомственных архивов".

Протокол заседания ЭК арбитражного суда оформляется по установленной «Основными правилами работы ведомственных архивов» . Протокол представляется в экспертно-проверочную комиссию управления Федеральной архивной службы России для утверждения.

Со сроком «три года» подлежат хранению следующие дела: дела о разногласиях по договору, заключение которого предусмотрено законом или передача разногласий по которому на разрешение арбитражного суда согласована сторонами; дела об изменении условий или о расторжении договоров; дела о неисполнении или ненадлежащем исполнении обязательств; дела о возмещении убытков; дела о взыскании с организаций и граждан штрафов государственными органами, органами местного самоуправления и иными органами, осуществляющими контрольные функции, если федеральным законом не предусмотрен бесспорный (безакцептный) порядок их взыскания; о возврате из бюджета денежных средств, списанных органами, осуществляющими контрольные функции, в бесспорном (безакцептном) порядке с нарушением требований закона или иного нормативного правового акта; дела о признании не подлежащим исполнению исполнительного или иного документа, по которому взыскание производится в бесспорном (безакцептном) порядке.

Со сроком «пять лет» подлежат хранению производства по делам, рассмотренным в кассационной инстанции; надзорные производства по заявлениям и протестам о пересмотре дел в порядке надзора .

Со сроком «один год» подлежат хранению следующие судебные акты и их копии: определения об отказе в принятии или о возвращении искового заявления, или об оставлении иска без рассмотрения; копии определений и постановлений по жалобам и делам, рассмотренным в апелляционной инстанции.

Судебно-арбитражные дела после принятия последнего решения по ним подготавливаются непосредственно в судебном составе для передачи в архив суда по правилам параграфа инструкции «Передача дел на архивное хранение».

Передача судебных дел в архив суда производится только по сдаточной описи, составляемой в двух экземплярах. Оба экземпляра подписываются специалистом по делопроизводству судебного состава, подготовившим дела к сдаче в архив, и в обязательном порядке визируются (согласовываются) председателем судебного состава (судьей). После принятия дела первый экземпляр сдаточной описи остается в архиве суда, второй хранится в судебном составе. Оба экземпляра должны быть подписаны заведующим (специалистом) архива, принявшим дела.

Вся техническая работа при оформлении дел для передачи в архив суда (нумерация листов дела, составление внутренней описи, переплет дела и т.д.) должна быть выполнена специалистом судебного состава в точном соответствии с инструкцией.

Особое внимание специалисты архива должны уделить полистной проверке принимаемых судебных дел. В судебном деле должны быть все документы, внесенные во внутреннюю опись, которая заверяется подписью специалиста судебного состава. Если из дела были выданы какие-либо документы, указанные во внутренней описи, об этом должна быть сделана соответствующая отметка в графе внутренней описи "Примечание".

В связи с установлением дифференцированных сроков хранения судебных дел сроки хранения проставляются только судьями на лицевой стороне обложки дела. Если судебное решение вынесено по различным категориям споров, то срок хранения не суммируется, а устанавливается применительно к категории дел, для которой предусмотрен максимальный срок хранения.

Судебные дела, срок хранения которых истек, подготавливаются к уничтожению по акту. Примеры актов на уничтожение приведены в приложениях 2 и 3. Акты подписываются всеми членами экспертной комиссии и утверждаются председателем экспертной комиссии арбитражного суда. Подготовка к уничтожению дел включает в себя изъятие из судебно-арбитражных дел всех металлических предметов (скрепок, скоб) и упаковку дел в бумажные мешки. Вывозом на пункты переработки и сдачей мешков с делами занимаются лица, отвечающие за хозяйственное обеспечение суда.

За отбор, подготовку к уничтожению судебно-арбитражных дел, составление и правильное оформление актов на уничтожение отвечает секретарь экспертной комиссии, то есть заведующий архивом суда или лицо, ответственное за ведение архивного делопроизводства суда.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.).

На обложках дел, состоящих из нескольких томов, проставляются крайние даты документов каждого тома. При обозначении точной календарной даты указывается число, месяц и год. Число, месяц и год обозначаются арабскими цифрами, допускается написание название месяца словами.

При обозначении календарной даты - сокращенное цифровое написание, в том случае, если это не будет приводить к неоднозначности толкования даты.

При изменении названия структурного подразделения на обложке дописывается новое название этого структурного подразделения.

В подразделениях с большим объемом документов для оперативного поиска вводятся дополнительные признаки классификации.

При формировании дел в дело помещаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещаются вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; приложения помещаются вместе с основными документами; группируются в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группируются в дела документы постоянного и временного сроков хранения.

После составления и утверждения номенклатуры дел арбитражного суда председателем арбитражного суда, проводится экспертиза ценности документов с последующим оформлением дел.

В арбитражном суде Москвы оформлению дел уделяется серьезное внимание, в делах указываются все обязательные реквизиты, обложки дел оформляются полностью. Такое оформление является требованием Государственной системы документационного обеспечения управления и «Основных правил работы ведомственных архивов».

На обложках дел долговременного хранения и дел временного хранения указывается точное название дела и обязательные реквизиты обложки: наименование арбитражного суда; название структурного подразделения; индекс дела; номер дела (тома, части); заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела.

Арбитражный суд является организацией с большим объемом документации. В связи с этим всем сотрудникам, отвечающим за делопроизводство в арбитражном суде, рекомендуется ежегодно составлять опись дел и согласовывать с начальником Управления делами арбитражного суда.

Опись дел представляет из себя архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри архивного фонда.

В результате работы комиссии по проведению экспертизы ценности документов все дела делятся на дела по основной деятельности арбитражного суда и дела по личному составу арбитражного дела.

На каждую группу дел предлагается составить отдельные описи:

- в опись №1 (дела по основной деятельности) заносятся дела в следующей последовательности: устав, приказы по основной деятельности, перспективные и годовые планы, отчеты по основной деятельности, документы арбитража.

- в опись №2 заносятся дела по личному составу в следующем порядке: книга учета сотрудников, приказы по личному составу, личные дела и личные карточки, лицевые счета по заработной плате, невостребованные трудовые книжки.

На документы, выделенные к уничтожению после работы комиссии по проведению экспертизы ценности документов, составляется акт. Акт и описи должны составляться членами экспертной комиссии и подписываться председателем экспертной комиссии, рассматриваться и утверждаться председателем арбитражного суда.

Форма акта на уничтожение приведена на рисунке 17.

Подготовка документов к передаче на архивное хранение в архив арбитражного суда включает проведение экспертизы ценности документов; оформление дел; составление описей дел; составление актов о выделении к уничтожению документов и дел.

Приказом председателя арбитражного суда создаётся постоянно действующая экспертная комиссия по проведению экспертизы ценностей документов. Комиссия состоит из сотрудников управления делами, сотрудника юридического отдела, сотрудника архива, ведущих специалистов структурных подразделений суда.

Экспертиза ценности документов -- это изучение документов на основе принципов и критериев их ценности в целях определения сроков хранения и отбора на постоянное, долговременное, временное и государственное хранение. В своей деятельности комиссия руководствуется «Основными правилами работы архивов государственных учреждений». Помимо федеральных нормативных актов деятельность комиссии по проведению экспертизы ценности документов арбитражного суда должна регламентироваться «Положением об экспертной комиссии арбитражного суда».

Размещено на http://www.allbest.ru

Рис.17. Форма акта на уничтожение документов

В результате работы экспертной комиссии все документы, накопившиеся в структурных подразделениях за последние 3 года, разделяются на 3 группы: документы, предназначенные для архивного хранения; документы, подлежащие уничтожению; документы, необходимые для дальнейшего использования.

После утверждения номенклатуры дел и проведения экспертизы ценности документов должны быть составлены акты «Об уничтожении документов» в двух экземплярах. После заполнения акта, необходимо согласовать его с руководителем структурного подразделения арбитражного суда и передать его в архив. В архиве акты сверяются с номенклатурой дел и проставляется заверительная надпись с указанием цифрами и прописью количества дел. Затем проставляется дата и подписи сдающего документы и принимающего работника архива.

Дела и документы, срок хранения которых закончился, подлежат уничтожению. Уничтожение архивных дел и документов проводится по технологии, узаконенной законом о работе архивов арбитражных судов и согласно инструкции по делопроизводству в арбитражных судах.

По окончании рассмотрения дела ценные бумаги уничтожению не подлежат, постоянно хранятся в архиве арбитражного суда, в том числе и после уничтожения материалов судебного дела по окончании срока его хранения.

Ценные бумаги, являющиеся доказательствами по делам постоянного хранения, уничтожению также не подлежат, а передаются на государственное хранение в составе передаваемого судебного дела.

Уничтожение дел, документов с пометкой "Для служебного пользования" производится по акту, составленному руководителем подразделения делопроизводства, специалистом делопроизводства подразделения. Дела и документы, подлежащие уничтожению, передаются в службу материально-технического обеспечения суда. Акт подшивается в дело по номенклатуре подразделения, копия акта направляется в подразделение делопроизводства.

Акт о выделении к уничтожению документов составляется на дела всего арбитражного суда Москвы. Обычно в акте указаны дела нескольких структурных подразделений. Поэтому название каждого структурного подразделения или судебного состава указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных для уничтожения, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе. Акт об уничтожении документов представлен на рисунке 18.

Размещено на http://www.allbest.ru

Рис.18. Форма акта на уничтожение

Завершенные дела основного делопроизводства постоянного и долговременного хранения в течение двух (и более) лет находятся в структурном подразделении арбитражного суда для справочной и текущей работы, а затем только сдаются в архив.

Форма внутренней описи документов дела приведена на рисунке 19

Размещено на http://www.allbest.ru

Рис.19. Форма внутренней описи документов дела

Форма листа-заверителя приведена на рисунке 20.

Размещено на http://www.allbest.ru

Рис.20. Форма листа - заверителя дела

Форма описи единиц хранения приведена на рисунке 21.

Размещено на http://www.allbest.ru

Рис.21. Форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения

2.2 Особенности процесса подготовки дел к передаче на архивное хранение

Особенностью работы с документами в арбитражном суде Москвы является то, что специалисты подразделений синхронно работают с бумажными документами и их электронными копиями. Работа ведётся параллельно. Один и тот же специалист, одновременно работает и с документом на бумажном носителе и с его электронным образом.

Эффективность работы судей и аппарата суда зависит от функциональности и качества работы информационных систем. Арбитражный суд Москвы оснащен самым современным оборудованием, обеспечивающим необходимую скорость работы специалистов подразделений суда. Автоматизирована значительная часть рутинных и повторяющихся процессов, созданы шаблоны документов. Для решения этих задач используются новейшие комплексные информационные системы. Для автоматизации специфических функций разработаны специальные программы.

Применение электронных технологий помогает оперативно проводить проверку качества и своевременность выполнения поручений, операций, оперативно составлять отчеты по утвержденным формам.

Нагрузка на арбитражный суд Москвы увеличивается, но внедрение современных технических и программных решений, использующихся в арбитражном суде Москвы, позволяет сохранять высокие показатели качества работы арбитражного суда . Автоматизация создания, оформления и движения документов основного делопроизводства помогает эффективной работе 700-от сотрудников арбитражного суда (приказы, распоряжения, решения, указания оперативно передаются по каналам связи).

Участникам арбитражных споров предоставлены новейшие технологические решения для обеспечения удобства и простоты работы, для осуществления конституционного права на доступ к правосудию любого гражданина РФ, оперативного поиска необходимой информации о работе суда, времени и месте проведения слушаний. В общественной зоне здания размещено 120 информационных дисплеев, с помощью которых посетитель может получить любую интересующую справочную информацию, доступ к картотеке дел, а также к сайту Арбитражного суда Москвы.

Программный комплекс «Судебно-арбитражное делопроизводство» и система видео- и аудиозаписи и трансляции работают в режиме онлайн.

Программный Комплекс «Судебно-арбитражное делопроизводство» является ядром информационной системы и позволяет решать широчайший спектр задач, связанных с осуществлением основной функции суда -- отправлением правосудия.

Использование арбитражными судами систем автоматизации является обязательным . Это оговорено в «Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах РФ». В регламентах (должностных инструкциях) сотрудников арбитражного суда подробно описаны обязанности сотрудников по работе с автоматизированными системами суда. Регламенты утверждаются приказом Председателя арбитражного суда и обязательны для исполнения.

Автоматизированные информационные системы, функционирующие в арбитражном суде Москвы, по функциональному назначению делятся на две группы. Первая группа САС - система автоматизации судопроизводства. Вторая группа САД - автоматизация процессов основного делопроизводства.

К группе САС относятся:

— автоматизированная информационная система "Судопроизводство (АИС "Судопроизводство");

— программный комплекс "Судебно-арбитражное делопроизводство (ПКСАД).

Вспомогательными к системе «САС» являются система «БРАС» (Банк решений арбитражных судов), информационная система "Календарь судебных заседаний" и информационная система «Система подачи жалоб» «СПЖ».

К группе САД относятся система "Электронное дело" и автоматизированная информационная система "Делопроизводство" (АИС "Делопроизводство"). Вспомогательной информационной системой являются система «КАД», которая осуществляет автоматический централизованный сбор информации о движении дел основного делопроизводства. Через КАД обеспечивается возможность поиска и прочтения документов основного делопроизводства.

Системы по созданию и ведению архива документов в электронном виде «САС» и «САД» и их вспомогательные системы, функционирующие в арбитражном суде Москвы, отвечают всем требованиям, предъявляемым к программным продуктам этого типа. Обе системы обеспечивают надежность хранения документов; конфиденциальность документов; разграничение прав доступа к документам; хранят историю использования документа; осуществляют удобный поиска документов и дел; обеспечивают достаточную скорость поиска; размещают электронный архив документов в едином информационном пространстве базы данных и файловых хранилищ. Поиск осуществляется не только по значению реквизитов документов и дел, но и по содержимому текста с учетом всех языковых словоформ. Системы «САС» и «САД» совместимы с текстовым процессором Microsoft Word, табличным процессором Microsoft Excel. Системы «САС» и «САД» осуществляют автоматическое создание документов на основе библиотек шаблонов. Предусмотрена сортировка электронного архива по заданным параметрам. В системах реализован режим одновременного доступа нескольких пользователей к одному документу.

Документы электронного архива снабжаются структурированным описанием (карточка документа).

Документы электронного архива защищены от несанкционированного доступа. Системы хранят протокол разрешённого доступа.

Дела электронного архива, к которым идёт частое обращения, располагаются в хранилище сервера арбитражного суда Москвы. Дела электронного архива, к которым редко обращаются, и дела большого объема помещаются в распределенные файловые хранилища.

Для эффективной работы с архивными документами на электронных носителях используются нескольких хранилищ разных типов. Например, дела на сервере имеют копию на CD-ROM.

В системах «САС» и «САД» соблюдено требованию к гибкости перемещения документов: автоматический учёт времени нахождения поступившего на хранение документа, перевод документа в хранилище редко используемых документов, удаление документа из хранилища по истечении срока хранения и перемещения документа по желанию администратора электронного архива, которым является руководитель отдела делопроизводства.

В организации долговременного и постоянного хранения электронных документов необходимо сохранить информационное содержание документов (дел) и сохранить юридическую значимость документов, их целостность и подлинность.

Обеспечение сохранности электронных документов - важнейшая задача электронного архива. Актуальными вопросами хранения электронных документов в электронном архиве арбитражного суда Москвы являются то, что различные типы носителей информации имеют различные сроки долговечности; для каждого вида носителей предусмотрен свой температурно-влажностный режим хранения; аппаратное обеспечение устаревает приблизительно за 10-15 лет; программное обеспечение устаревает за 5-7 лет; хакерские атаки угрожают сохранению подлинности документов.

...