Совершенствование процесса подготовки дел арбитражного суда Москвы к сдаче на архивное хранение

Для того чтобы электронные документы могли быть приняты судом, и им была придана максимальная доказательная сила, необходим целый комплекс мер, охватывающий все этапы жизненного цикла документа. Ключевой задачей стратегии долговременной сохранности является обеспечение подлинности и целостности документов.

Работа с электронными документами должна быть организована так, чтобы в любой момент можно было доказать, что информация электронного документа надежна, не была искажена или изменена, потеряна часть информации.

Обеспечение сохранности архивных документов-- одно из главных направлений работы архивистов электронного архива арбитражного суда Москвы. . От выбора стратегии хранения электронных документов зависят их физическое состояние и возможности использования в самых разнообразных целях.

Примером может служить проблема сохранения личных дел сотрудников, срок хранения которых составляет 75 лет.

При сохранении электронных документов необходимо обеспечить физическую сохранность файлов и обеспечить условия для считывания информации.

Обеспечение физической сохранности файлов включает создание оптимальных условий хранения носителей с электронной информацией и физическое размещение электронных документов.

Для того, чтобы компьютерные файлы не были утрачены, необходимо их хранить в двух или более экземплярах, размещенных на отдельных электронных носителях. Тогда при утрате одного из носителей можно быстро сделать дубликат файлов с оставшегося.

Практика хранения электронных документов показывает, что их рабочие экземпляры, как правило, размещаются на винчестере или сервере организации, а резервные копии (экземпляры) могут создаваться на резервном сервере или RAID-массиве, стримерных (магнитных) лентах, магнитооптических и оптических дисках (CD-RW, DVD-RW).

Для хранения электронных документов в пределах 5 лет вполне надежны любые современные носители информации (в том числе, магнитные диски).

При организации долговременного хранения электронных документов используются оптические диски хорошего качества. На сегодняшний день оптические диски считаются самыми долговечными носителями. Если электронный документ в последствии может выступить в качестве письменного свидетельства или послужить судебным доказательством, его необходимо хранить на носителе хорошего качества.

Очень важно соблюдение температурно-влажностного режима хранения электронных носителей. Низкие температуры способствуют сохранению электронной информации. При организации долговременного хранения электронных документов вполне допустим срок в 10 лет для хранения носителей, на которые они записаны.

«Основные правила работы государственных архивов» устанавливают следующий температурно-влажностный режим в архивохранилищах: температура -- +17?-- +19??C, относительная влажность -- 50%-- 55%. При таких условиях можно рассчитывать на срок хранения дисков CD-R до 20 лет.

Для решения проблем устаревания программного и аппаратного обеспечения разработаны методы миграции данных в более современные СУБД.

Обеспечение подлинности электронных документов в процессе обмена электронными документами главным средством подтверждения подлинности электронной документации служат протоколы аудита сетевых ресурсов. Протоколы аудита хранят историю движения документов в сети. С помощью протоколов аудита можно выявить случаи несанкционированного доступа к электронным документам. Законным методом защиты электронных документов о несанкционированного доступа является проставление усиленной электронной подписи.

Правовое признание ЭП превращает этот реквизит в надежное средство, обеспечивающее подлинность и целостность электронных документов со сроком хранения 5-10 лет.

Российский закон о ЭП помогает раскрыть сущность этой технологии. В нем ЭП определяется как «реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.

Особенностью ЭП, которая отличает ее от собственноручной подписи человека, является то, что идентифицирует она не столько лицо, подписавшее электронный документ, сколько конкретный документ: два разных документа, подписанные с использованием одного и того же закрытого ключа, будут иметь разные числовые выражения ЭП. Связано это с тем, что, кроме закрытого ключа, в алгоритм вычисления ЭП включены и другие параметры. Подлинность электронного документа невозможно установить после смены технологической платформы. ЭП неразрывно связана с форматом документа. При переформатировании электронного документа (что неизбежно при долговременном хранении) проверка подлинности ЭП становится бессмысленной.

Таким образом, проблема обеспечения подлинности и электронных документов в долговременной перспективе на сегодняшний день является самой острой и сложной.

Автоматизация делопроизводства, осуществляемая на основе использования вышеназванных систем, обеспечивает решение следующих задач:

— регистрация, учет и контроль движения документов;

— унификация состава и оформления документов;

— единообразное отражение данных на автоматизированных рабочих местах исполнителей;

— расчет статистических и иных данных;

— ведение и обновление баз данных;

— программное формирование документов, в том числе алфавитных, регистрационно-контрольных и статистических картотек;

— оперативный поиск информации в базах данных систем;

— информационное взаимодействие всех структурных подразделений суда;

— автоматическое размещение информации о судебных делах и судебных актов, а также ведение электронных судебных дел осуществляется в САС и БРАС, доступ к которым предоставляется с официальных сайтов арбитражных судов Российской Федерации. Размещение информации в САС является обязательным, ответственность за размещение информации в САС несет суд, являющийся источником этой информации, контроль над размещением осуществляет председатель этого суда;

— автоматизация процесса обмена информацией (в том числе электронными делами) между судами, как в информационных, так и в процессуальных целях;

— обеспечение возможности выведения на бумажных носителях информации, содержащейся в системе автоматизации, в виде журналов, реестров, карт и форм, предусмотренных «Инструкцией по делопроизводству в арбитражных судах» и локальными актами Высшего арбитражного суда РФ.

Вся информация по судебным делам, первичные документы по которым поступили в суд в бумажном виде, размещенная в электронном виде в системах автоматизации, должна точно соответствовать материалам судебного дела. Объем прав работников суда на изменение сведений в регистрационной карточке дела регламентируется должностными регламентами работников арбитражного суда, а также регламентами систем автоматизации, и зависит от служебных полномочий того или иного работника.

По решению председателя арбитражного суда Москвы в суде действуют одновременно как системы автоматизации судопроизводства и основного делопроизводства, так и журнальные и карточные формы учета по делам и документам.

В арбитражном суде Москвы внедрена технология ведения параллельного синхронного делопроизводства на бумажных и электронных носителях .

При этом все предусмотренные Инструкцией по делопроизводству в арбитражных судах журналы, реестры, карты и формы должны в обязательном порядке вестись и в электронном виде, а в случае необходимости могут дублироваться на бумажных носителях, в том числе путем распечатывания их из систем автоматизации .

Автоматизированная информационная система «Электронное дело» предназначена для оперативного формирования электронного массива документов дел основного делопроизводства арбитражного суда Москвы. Система позволяет создать полный электронный аналог бумажного дела, а также предоставляет широчайшие возможности и обеспечивает удобство дальнейшей работы с ним. Наличие электронной версии дела значительно повышает скорость и эффективность обмена информацией между подразделениями арбитражного суда, снижает затраты на копирование документов, а также делает невозможной утерю или умышленное причинение вреда (коррекция данных, искажение, удаление части документа) материалам дела.

Документы основного делопроизводства (приказы, распоряжения, указания, решения, письма, телеграммы, факсы, документы по кадровому обеспечению) на бумажных носителях в обязательном порядке получают «Электронный образ» путём сканирования. Все документы регистрируются в электронных журналах системы автоматизации основного делопроизводства: каждому делу присваивается уникальный идентификационный штрих-код, содержащий всю информацию (тип документа, дата поступления, номер).

После регистрации поступившие и созданные документы направляются в отдел распределения, определяется маршрут движения документа (на подпись, на визирование, на утверждение, на исполнение).

Все документы судебного дела обязательно размещаются в САС. Документы должны быть отсканированы в формате Adobe PDF в черно-белом либо сером цвете, обеспечивающем сохранение всех аутентичных признаков.

Перед сканированием судебные дела расшиваются, на первом листе ставится штамп "Расшито для технологической обработки", далее весь пакет документов сканируется на потоковом сканере. Сканирование не расшитых документов производится на планшетном сканере либо в составе пакета документов с их копии. После сканирования данные документы сохраняются отдельным файлом.

Итак, делопроизводство и подготовка дел к передаче на архивное хранение в арбитражном суде Москвы имеет свои особенности. Главным является полная автоматизация процесса судопроизводства и основного делопроизводства. Каждый документ судебного дела, каждый организационно-распорядительный документ и каждый документ по персоналу имеет свой электронный образ. Технологии движения документов четко отработаны. Специалисты архива при приеме документов на архивное хранение проверяют правильность оформления дел и документов по тщательно отработанным правилам и технологиям.

По вопросам основного делопроизводства специалисты отдела отвечают за формирование и оформление дела по номенклатуре дел основного делопроизводства.

Все журналы и реестры в арбитражном суде Москвы ведутся и в электронном виде.

Деятельность архива суда организуется в соответствии с «Правилами работы архивов арбитражных судов Российской Федерации», разрабатываемыми в соответствии с Федеральным конституционным законом "Об арбитражных судах в Российской Федерации", Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации" и приказами высшего арбитражного суда Российской Федерации.

Особо ведётся делопроизводство с документами, составляющими государственную или другую охраняемую законами РФ тайну. Оно регламентируется Законом Российской Федерации "О государственной тайне".

Архив структурно входит в отдел делопроизводства. Дела и другие документы, подлежащие архивному хранению, сдаются на хранение в архив согласно срокам сдачи на хранение.

Для обмена электронными документами между подразделениями в арбитражном суде Москвы используется Единая система электронной почты (далее - ЕСЭП).

Если в дела, находящиеся на архивном хранении, поступают дополнительные документы, документы включаются в дело и в опись.

2.3 Особенности использования архивных документов на электронных носителях

Особенностями использования архивных документов на электронных носителях в арбитражном суде Москвы является то, что часть архивных документов находится в открытом доступе. С такими архивными документами можно ознакомиться на официальном сайте арбитражного суда Москвы или в информационно-правовых системах .

Решения арбитражного суда Москвы доступны через Интернет.

Банк данных "Архив решений арбитражных судов первой инстанции" - это интернет-ресурс, доступный через систему Консультант Плюс. На Стартовой странице Консультант Плюс присутствует ссылка на "Архивы арбитражных судов», в том числе на архив арбитражного суда Москвы. Программа "Консультант Плюс" выступает в роли ключа доступа к данному интернет - ресурсу. Все решения арбитражных судов разбиты по принципу территориальной принадлежности конкретного арбитражного суда к федеральному арбитражному округу - всего 10 информационных банков .

На рисунке 22 приведён вид стартовой страницы Консультант Плюс.

Рис. 22. Вид стартовой страницы «Архива решений арбитражных судов».

Другая часть дел архивных документов из архива суда может быть выдана только по письменной заявке судей или руководителей самостоятельных структурных подразделений суда.

При возникновении необходимости ознакомления с материалами судебного дела, находящегося в архиве арбитражного суда, работник подразделения делопроизводства составляет заявление на ознакомление. Руководитель архива назначает работника архива лицом, ответственным за ознакомление, в соответствии с полученным заявлением. Фамилию ответственного записывают на заявлении.

Работник архива изымает судебное дело из архива и не позднее установленной даты и времени ознакомления с материалами судебного дела передает лицу, ответственному за ознакомление, судебное дело по реестру передачи судебных дел с приложением заявления с резолюцией руководителя архива.

Дело, передаваемое работником архива для ознакомления лицу, ответственному за ознакомление, должно быть оформлено в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

О передаче судебного дела лицу, ответственному за ознакомление, работником архива делается отметка в САС.

По окончании ознакомления и получения судебного дела от лица, ответственного за ознакомление, работник архива подшивает заявление об ознакомлении к материалам судебного дела, сделав соответствующую запись в описи судебного дела, после чего судебное дело возвращается в архив.

Аналогично осуществляется ознакомление лиц, участвующих в деле, с материалами дел (в случае их нахождения в апелляционной или кассационной инстанции), с материалами апелляционного и кассационного производства, в том числе находящимися на архивном хранении в судах апелляционной и кассационной инстанций.

Если следователю выдаются оригиналы документов из дела, находящегося в архиве, в материалах судебного дела остаются копии, заверенные председательствующим в судебном заседании или председателем суда. В материалах судебного дела остается также расписка следователя о получении оригиналов документов

Копии документов из материалов судебного дела, находящегося в архиве суда, заверяются председателем суда, или его заместителем, или по их поручению другим судьей, удостоверяются гербовой печатью суда.

Ознакомление с делами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну, осуществляется в присутствии сотрудника суда, наделенного полномочиями на работу с секретными материалами.

Перед началом ознакомления у лица, знакомящегося с делом, отбирается подписка установленной формы о неразглашении государственной тайны. При ознакомлении с такими делами участнику дела разрешено копирование документов, дела за исключением документов, содержащих государственную тайну.

Вид заявления на ознакомление с архивными документами приведен на рисунке 23.

Заявление на ознакомление с архивными документами

(наименование арбитражного суда)

ДЕЛО N ______________________________

Коллегия _________________________________________

Состав суда _________________________________________

Шифр судьи __________________________________________

Истец (заявитель) ____________________________________________

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

Ответчик _____________________________________________________

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

Заинтересованные лица ________________________________________

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

Предмет спора _______________________________________________

_____________________________________________________________

Том N _________	Категория по ст. ___________________
Суд первой инстанции поступило _________ рассмотрено _______	Суд апелляционной инстанции N _______________________ поступило ________________ рассмотрено ______________	Суд кассационной инстанции N ______________________ поступило _______________ рассмотрено _____________

Начато _________________________ 20__ г.

Окончено _______________________ 20__ г.

Срок хранения ____________________________

"В архив" - судья _________________________

(подпись, дата)

Сдано в архив _____________________ 20__ г. на __________ листах.

Принято архивариусом ________________________________________

(фамилия, инициалы, подпись)

(внутренняя сторона обложки)

Ознакомление с материалами дела

Фамилия, инициалы, должность лица, ознакомившегося с материалами дела	Дата ознакомления	N судебного дела	Подпись ознакомившегося с материалами дела	Фамилия, инициалы, подпись работника суда, производившего ознакомление

Рис. 24. Виз заявления об ознакомлении с материалами архивного дела.

Ознакомление с документами и делами по основному делопроизводству, находящимися в архиве, проводится согласно заявлению.

Ознакомление с документами и делами по личному составу проводится по заявлению сотрудника.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В данном дипломном исследовании рассмотрены вопросы подготовки дел арбитражного суда города Москвы к передаче на архивное хранение.

В результате дипломного исследования сделаны следующие выводы:

1. Организационная структура арбитражного суда Москвы и организация процесса документирования способствуют эффективному исполнению основного назначения арбитражного суда - отправление правосудия в сфере предпринимательской и иной экономической деятельности.

2. Законодательная и нормативно-правовая база процесса документирования дел судопроизводства и дел основного делопроизводства разработана достаточно полно, гармонично связана с Федеральными законами об архивном деле, об электронной подписи, о сохранении государственной тайны, о защите персональных данных и государственными стандартами.

3. Новая редакция «Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации», разработанная Высшим арбитражным судом Российской Федерации» подробно и чётко описывает требования по систематизации и унификации документов арбитражного суда и формирования их в дела. В инструкции приведены формы документов (приказов, актов, поручений, решений). Инструкция является руководством к действию специалистов судебных составов, коллегий, структурных подразделений по вопросам подготовки дел судопроизводства и дел основного делопроизводства к передаче на архивное хранение.

4. В работе рассмотрены особенности работы с архивными документами арбитражного суда в случае возникновения необходимости ознакомления с архивными документами.

5. В работе отмечено, что в вопросах автоматизации процесса документирования в арбитражном суде достигнуты колоссальные успехи. Автоматизация процесса документирования в арбитражном суде Москвы может являться примером внедрения электронного документооборота в организации. Система автоматизации судопроизводства (САС) и система автоматизации основного делопроизводства (САД) в совокупности со вспомогательными информационными системами и системами передачи данных между подразделениями и другими организациями позволили включить в электронный документооборот все документы, имеющие хождение в арбитражном суде Москвы. Все документы имеют свой «Электронный образ», результат сканирования.

6. Большим достижением процесса документирования является организация электронного архива, являющегося полной копией традиционного архива. Электронный архив дополнительно содержит документы, существующие только в электронном виде.

7. Проблема обеспечения подлинности электронных документов в долговременной перспективе на сегодняшний день является самой острой и сложной.

8. В вопросах открытости работы арбитражного суда Москвы важным является доступ к решениям арбитражного суда в глобальной сети Интернет через посредство справочной правовой системы «Консультант Плюс».

Рекомендацией по совершенствованию процесса подготовки дел арбитражного суда Москвы к архивному хранению может быть рекомендация рассмотреть возможности замены электронных образов документов текстовыми документами с определёнными степенями защиты от несанкционированного доступа. Причиной такой рекомендации являются большие объемы памяти, занимаемыми электронными образами документов. Электронные образы документов являются результатом процесса сканирования и являются графическими документами. А графические объекты занимают очень большие объёмы памяти. Хотя, конечно, в электронном образе ничего нельзя изменить, что очень важно для судебных документов.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. КОНСТИТУЦИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ. Принята всенародным голосованием 12 декабря 1993 года.

2. Гражданский Кодекс РФ от 30 ноября 1994 года N 51-ФЗ, часть первая (в ред. Федерального закона от 21. 07. 2005 № 109-ФЗ).

3. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12. 2005 г. утвержден Федеральным законом №197 в редакции от 30.06. 2006 г. №90 - ФЗ.

4. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (ФЗ-125 от 22 октября 2004 г. Вступил в силу 27 октября 2004 г.). - М.: Смарт, 2004.

5. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» с изменениями и дополнениями от:27 июля 2010 г., 6 апреля, 21 июля 2011 г., 28 июля 2012 г., 5 апреля, 7 июня, 2 июля 2013 г.

6. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных»

7. Федеральный конституционный закон от 28 апреля 1995 г. N 1- ФКЗ "Об арбитражных судах в Российской Федерации" (с изм. 4 июля 2003 г., 25 марта 2004 г., 12 июля 2006 г., 29 ноября 2007 г., 28 апреля 2008 г., 7 мая, 9 ноября 2009 г., 29 марта, 30 апреля 2010 г., 6 декабря 2011 г., 4, 23 июня 2014 г.).

8. Федеральный закон от 22.12.2008 N 262-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации".

9. Федеральный закон Российской Федерации от 6 апреля 2011 г N 63-ФЗ "Об электронной подписи"// Российская газета. 8 апреля 2011г. Федеральный выпуск №5451

10. Государственная Система Документационного Обеспечения Управления (ГСДОУ). Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (одобрена коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. приказ Главархива СССР от 25 мая 1988 г. N 33)

11. Постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225 "О трудовых книжках" (в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)// Российская газета", N 77, 22.04.2003.

12. Постановление Министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003 г. №69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек»// Российская газета", N 235, 19.11.2003.

13. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - введен 2003-07-01. - М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003.

14. ГОСТ Р 7.08-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - введен 2014-03-01. - М.: ФГУП "Стандартинформ", 2014.

15. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения. 25.08.2010

16. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» 23.12.2008

17. Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации от 24.07.2002. № 95

18. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АРБИТРАЖНЫХ СУДАХ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (первой, апелляционной и кассационной инстанций) УТВЕРЖДЕНА Постановлением Пленума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 25 декабря 2013 г. № 100. МОСКВА. - 203 с.

19. Перечень документов, образующихся в процессе деятельности Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации и арбитражных судов с указанием сроков хранения, утвержденного приказом ВАС РФ.

20. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения.

21. ПИСЬМО от 25 июня 1997 года N С2-7/УД-433 ВЫСШЕГО АРБИТРАЖНОГО СУДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ «О порядке и сроках архивного хранения судебных дел».

22. Положение об Архивном фонде Российской Федерации (утверждено Указом Президента Российской Федерации от 17.03.1994 г. N 552) - М.: Смарт, 2004.

23. Приказ ВАС РФ «Правила работы архивов арбитражных судов»

24. Антипов, Д. Внедрение СЭД / Д. Антипов // Делопроизводство и документооборот на предприятии. Ї 2012. Ї № 1. Ї С. 86-90.

25. Архив решений арбитражных судов первой инстанции - новый дополнительный бесплатный онлайн-сервис Консультант Плюс [Электронный ресурс]: contact@consultant.ru

26. Асфандиярова, И.Г. Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях [Текст] / И.Г. Асфандиярова, С.Ю. Кабашов. - М., 2011. - 142 с.

27. Байкова, И.Ю. Документооборот и делопроизводство: как организовать работу с документами [Текст] / И.Ю. Байкова. - М., 2010. - 198 с.

28. Баласанян, В.Э. Развитие электронного документооборота в России / В. Баласанян. [Электронный ресурс]: icf-jnline.ru/speech/sp75157/. дата 13.11.2010.

29. Бардаев, Э.А. Документоведение [Текст] / Э.А. Бардаев, В.Б. Кравченко. - М., 2010. - 213 с.

30. Басаков, М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 9-е изд. [Текст] / М.И. Басаков. М.: - Феникс, 2009. - 376 с.

31. Быкодорова, Л.В. Развитие коммерческих судов в России как прообразов современных арбитражных судов [Текст] / Л.В. Быкодорова // Общество и право. -- 2010. -- № 1. -- С. 100 -- 103.

32. Глинский, А. Современные системы электронного документооборота [Текст] / Александр Глинский // Компьютер-Информ. - 2010. - № 9. - С.11-19.

33. Гринберг, А.С. Документационное обеспечение управления [Текст] / А.С. Гринберг. - М.: Юнити-Дана, 2011. - 390 с. [Электронный учебник]: http://vip-file.com/download/8065.8c341501 /inberg.zip.html

34. Делопроизводство в арбитражных судах Российской Федерации. [Электронный ресурс]: bookle.ru/1073556/books_ 252294

35. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов [Текст] / В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др.; под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудряева. - М., 2008. - 384 с.

36. Ефимова, О.А. Современные системы автоматизации делопроизводства [Текст] / О. А. Ефимова // Секретарское дело. Ї 2008. Ї №4. Ї С. 23-28.

37. Иритикова, В. Практика делопроизводства в вопросах и ответах / В. Иритикова // Делопроизводство и документооборот на предприятии. Ї 2010. Ї №4. Ї С. 14-24.

38. Иритикова, В. Требования к информационным системам электронного документооборота / Д. Иритикова // Делопроизводство и документооборот на предприятии. Ї 2012. Ї № 5. Ї С. 62-80.

39. Иритикова, В.С. Распределение обязанностей между сотрудниками службы ДОУ [Текст] / В.С. Иритикова // Современные технологии делопроизводства и документооборота. - 2013. - №11. - С.16-22.

40. Кожанова, Е.Н. Оптимизация делопроизводства в организации [Текст] / Е.Н. Кожанова // Секретарь-референт. - 2014. ? №6. - С.40-52.

41. Коровина, Л.В. Анализ методов оценки состояния документооборота организации [Текст] / Л.В. Коровина // Современные проблемы науки и образования. - 2013. - № 4; Электронная копия:URL: www.science-education.ru/ 110-9783 (дата обращения: 18.12.2014)

42. Кузнецов, А.В. Документационное обеспечение управления (делопроизводство) [Текст] / А.В Кузнецов. Ї М.: Умная книга, 2013. Ї 300 с.

43. Кузнецов, С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления [Текст] / С. Л. Кузнецов. - М.: ТЕРМИКА. ? 2014. - 324 с.

44. Ларин, М. В. О современных проблемах ДОУ в Российской Федерации и мире // Справочник секретаря офис-менеджера: информационный журнал. Ї М., 2008. Ї № 3. Ї С. 25-31.

45. Ларин, М.В. Проблемы оптимизации документооборота в современных условиях [Текст] / М.В. Ларин // Делопроизводство. - 2012. - №2. - С.27-31.

46. Ларин, М.В. Электронные документы: нормативно-методическое обеспечение [Текст] / М.В. Ларин // Вестник архивиста. - 2008. - №4. - С.106-124.

47. Лопатникова, Е.А. Делопроизводство. Образцы документов с комментариями [Текст] / Е.А. Лопатникова. - 3-е изд., стер. - М.: Омега-Л, 2006. - 319 с.

48. Марков, П.А. К вопросу организации делопроизводства в арбитражном суде [Текст] / П.А. Марков // Вестник Арбитражного суда города Москвы. -- 2006. -- № 6.

49. Маркович, Е.В. Система «Банк решений арбитражных судов» в работе помошника судьи [Электронный ресурс]: http://www.4aas. arbitr. ru/sites/4aas. arbitr. ru/files/doc/11%20система%20БРАС. Doc

50. Новиков, Е.А. ПРИКАЗЫ ПО КАДРАМ / Е. А. Новиков. - М.: Равновесие, 2008. - 187 с.

51. Система электронного делопроизводства КАД в арбитражном суде Москвы // Вестник экономического правосудия РФ. - 2011, - № 3.

52. Тихонов В.И. Информационные технологии и электронные документы в контексте архивного хранения / В.И. Тихонов. ? М.: Издательство Главного архивного управления города Москвы, 2009. - 384 с.

53. Тихонов, В.И. Архивное хранение электронных документов: проблемы и решения / В.И. Тихонов

54. Ульянина, Е.А. Архивоведение [Текст] / Е.А. Ульянина, А.С. Якименко - М., 2007. - 148 с.

55. Управленческий документооборот: от бумажного к электронному / под рец.: А.Н. Данчул, М.В. Ларин, Р.Г. Пихоя, Н.Н. Полуденный. - М.: МЭИ, 2010.

56. Фионова, Л.Р. Организация и технологии документационного обеспечения управления.[Текст] / Л.Р. Фионова. - Пенза: Изд-во Пенз. гос. уни-та, 2008. - 159 с.

57. Фотодокументы на электронном носителе. [Электронный ресурс]: http://www.astrobl.ru/RSS/art.aspx?id=8323. 09.06.2008

58. Чашин, А.Н. Основы судебного делопроизводства [Текст] / А.Н. Чашин. - М.: Дело и Сервис. - 2010. - 160 с.

59. Янковая, В.Ф. Новый ГОСТ Р 7.8 - 2013 взамен ГОСТ Р 51141-98 [Текст] / В.Ф. Янковая // Секретарь - референт. - 2014. - № 3.

60. Янковая, В.Ф. Номенклатура дел отдела кадров [Текст] / В.Ф. Янковая // Справочник кадровика. - 2010. Ї № 8.

61. Янковая, В.Ф. Оптимизация документооборота организации [Текст] / В.Ф. Янковая // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2012. - № 7.

62. http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_166564/?frame=3

63. msk.arbitr.ru

ПРИЛОЖЕНИЯ

Приложение № 1. Протокол заседания экспертной комиссии

Приложение № 2. Решение ЦЭПК об изменении сроков хранения документов

УТВЕРЖДАЮ

Первый заместитель

Председателя Высшего

Арбитражного Суда

Российской Федерации

М.К.Юков

25.03.97

УТВЕРЖДАЮ

Заместитель

руководителя Росархива

В.А.Еремченко

25.03.97

Решение Центральной экспертно-проверочной комиссии при Росархиве и Центральной экспертной комиссии Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации. Об изменении сроков хранения судебно-арбитражных дел

Об изменении сроков хранения судебно-арбитражных дел

В соответствии с "Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах", руководствуясь "Положением об Архивном фонде Российской Федерации" (Указ Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 года N 552), а также Арбитражным процессуальным кодексом Российской Федерации, Центральная экспертно-проверочная комиссия при Росархиве и Центральная экспертная комиссия Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации

Решили: внести изменения в "Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения" (1989 год) в статьи 80 и 85 и установить следующие дифференцированные сроки хранения судебно-арбитражных дел, начиная с 1995 года (с момента введения в действие Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации):

Примечание. Данное решение было разослано в арбитражные суды с письмом от 11.04.97 N С2-7/УД-245.

1.. "Постоянно"

— дела, рассмотренные Высшим Арбитражным Судом Российской Федерации:

— по экономическим спорам между Российской Федерацией и субъектами Российской Федерации, между субъектами Российской Федерации;

— дела о признании недействительными (полностью или частично) ненормативных актов Президента Российской Федерации, Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, не соответствующих закону и нарушающих права и законные интересы организаций и граждан.

— Дела по всем категориям споров, рассмотренные на Пленуме и Президиуме Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации с 1992 года.

— Копии судебных решений по всем категориям споров с 1992 года без последующей сдачи на госхранение.

1. "10 лет ЭПК"

— дела, рассмотренные арбитражными судами:

— о признании права собственности;

— об истребовании собственником или иным законным владельцем имущества из чужого незаконного владения;

— о нарушении прав собственника или иного законного владельца, не связанном с лишением владения;

— об установлении фактов, имеющих значение для возникновения, изменения или прекращения прав организаций и граждан в сфере предпринимательской и иной экономической деятельности (об установлении фактов, имеющих юридическое значение);

— о признании недействительными (полностью или частично) ненормативных актов государственных органов, органов местного самоуправления и иных органов, не соответствующих законам и иным нормативным правовым актам и нарушающих права и законные интересы организаций и граждан;

— об обжаловании отказа в государственной регистрации либо уклонения от государственной регистрации в установленный срок организации или гражданина и в других случаях, когда такая регистрация предусмотрена законом;

— о несостоятельности (банкротстве) организаций и граждан.

"Три года". Все остальные дела, рассмотренные арбитражными судами.

4. "Пять лет". Производства по делам, рассмотренным в кассационной инстанции;

надзорные производства по заявлениям и протестам о пересмотре дел в порядке надзора.

5. "Один год"

— определения об отказе в принятии или о возвращении искового заявления, или об оставлении иска без рассмотрения;

— копии определений и постановлений по жалобам и делам, рассмотренным в апелляционной инстанции.

Председатель

Центральной экспертной комиссии

Высшего Арбитражного Суда

Российской Федерации

М.К.Юков

Председатель

Центральной

экспертно-проверочной комиссии

при Росархиве

В.А.Еремченко

Приложение №3. Форма акта экспедиции об обнаружении дефектов в поступившем в арбитражный суд деле (документах) (Из приложения к «Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах)

Приложение №4. Акт об утрате судебного дела. (Из приложения к «Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах)

Приложение 5. Выписка из протокола заседания Президиума Арбитражного суда города Москвы

Выписка из протокола № 8

заседания Президиума

Арбитражного суда города Москвы

11.07.2012

Слушали:

1. Об утверждении председателя 3 судебного состава (докладчик С.Ю. Чуча)

Постановили: утвердить председателем 3 судебного состава Лилову Ольгу Григорьевну.

Слушали:

2. Об утверждении председателя 4 судебного состава (докладчик С.Ю. Чуча)

Постановили: утвердить председателем 4 судебного состава Комарову Галину Владимировну.

Слушали:

3. Об утверждении председателя 5 судебного состава (докладчик С.Ю. Чуча)

Постановили: утвердить председателем 5 судебного состава Баранову Ирину Валерьевну.

Слушали:

4. Об утверждении председателя 16 судебного состава (докладчик С.Ю. Чуча).

Постановили: утвердить председателем 16 судебного состава Суставову Оксану Юрьевну.

Слушали:

5. Об утверждении председателя 17 судебного состава (докладчик С.Ю. Чуча)

Постановили: утвердить председателем 17 судебного состава Махлаеву Татьяну Ивановну.

Слушали:

6. Об утверждении председателя 18 судебного состава (докладчик С.Ю. Чуча)

Постановили: утвердить председателем 18 судебного состава Терехину Анну Петровну.

Приложение 6. Пример внутреннего документа «Извещение»

Приложение 7. Приказ об изменении в порядке подачи заявлений в арбитражный суд г. Москвы

ПРИКАЗ

об изменении в порядке подачи заявлений

В целях улучшения условий для реализации прав заинтересованных лиц на обращение в арбитражный суд Москвы, с 01 июля 2013 года в Арбитражном суде города Москвы ввести следующий порядок приема исковых заявлений, дополнительных документов и выдачи исполнительных листов (решение Президиума Арбитражного суда г. Москвы от 17 июня 2013 года).

1. ПОДАЧА И ПРИЕМ ИСКОВХ ЗАЯВЛЕНИЙ

1.1. Подача исковых заявлений (заявлений) производится в здании суда всеми заинтересованными лицами в порядке живой очереди.

1.2. Прием исковых заявлений (заявлений) осуществляется специалистами отдела делопроизводства в окнах №№ 1, 2, 3, 4 (окна приема исковых заявлений) в следующем режиме:

· с ПОНЕДЕЛЬНИКА по ЧЕТВЕРГ с 9 часов 00 минут до 13 часов 00 минут прием исковых заявлений (заявлений), подаваемых всеми заинтересованными лицами, за исключением СТРАХОВЫХ компаний;

· в ПЯТНИЦУ с 9 часов 00 минут до 11 часов 00 минут прием исковых заявлений (заявлений), подаваемых ИСКЛЮЧИТЕЛЬНО СТРАХОВЫМИ компаниями, прием исковых заявлений (заявлений), подаваемых иными заинтересованными лицами не производится;

· в ПРЕДПРАЗДНИЧНЫЕ ДНИ прием исковых заявлений не производится.

1.3. За 15 минут до окончания приема исковых заявлений (заявлений) доступ к окнам приема заявлений ограничивается.

1.4. Документы, прилагаемые к исковому заявлению (заявлению), должны быть приложены в последовательности согласно перечню документов, указанному в приложении к исковому заявлению (заявлению).

В случае несоблюдения данного требования исковые заявления (заявления) специалистами отдела делопроизводства не принимаются.

Последующая подача исковых заявлений (заявлений) осуществляется при соблюдении указанного требования в порядке живой очереди.

1.5. Исковые заявления (заявления) могут быть сданы в здании суда в установленные дни в упрощенном порядке без проверки специалистами отдела делопроизводства приложения к исковому заявлению (заявлению) в окно № 4.

На исковом заявлении (заявлении) и на его копии сотрудником отдела делопроизводства проставляется отметка «Без проверки приложения».

1.6 Исковые заявления (заявления) могут быть поданы в суд с понедельника по пятницу с 9 часов 00 минут до 14 часов 00 минут через почтовый ящик, установленный в здании суда.

Исковые заявления (заявления) и приложенные к ним документы, подаваемые через почтовый ящик, установленный в здании суда, должны находиться в запечатанном конверте, на котором в обязательном порядке должны быть указаны данные об отправителе: наименование организации или Ф.И.О. физического лица.

1.7. При подаче искового заявления (заявления) в окно № 4 или через почтовый ящик, установленный в здании суда, поступившие документы подлежат регистрации не позднее следующего дня.

1.8. В случае обнаружения специалистами отдела делопроизводства при вскрытии почтового ящика, исковых заявлений (заявлений), не вложенных в запечатанный конверт либо документов, не являющихся исковыми заявлениями (заявлениями), данные документы признаются не поступившими в суд и не подлежат регистрации.

1.9. В случае если при регистрации исковых заявлений (заявлений), поданных в окно № 4 или через почтовый ящик, установленный в здании суда, будет установлено что к исковому заявлению (заявлению) не приложены документы, указанные в приложении, составляется соответствующий акт в трех экземплярах, который подписывается не менее чем двумя специалистами отдела делопроизводства суда.

1.10. Исковые заявления (заявления) могут быть направлены заявителями в адрес суда посредством почтовой связи заказным письмом с уведомлением о вручении.

1.11. Исковые заявления (заявления) могут быть поданы в суд в электронном виде посредством заполнения формы, размещенной на официальном сайте суда в сети «Интернет» (Информационный сервис «Подача документов в арбитражные суды» http://my.arbitr.ru).

2. ПРИЕМ ДОПОЛНИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

2.1. Прием дополнительных документов осуществляется ежедневно в окнах №№ 1, 2, 3, 4 (окна приема дополнительных документов, апелляционных и кассационных жалоб):

· с понедельника по четверг с 9 часов 00 минут до 15 часов 00 минут; в пятницу с 9 часов 00 минут до 14 часов 00 минут.

2.2. В течение времени приема дополнительных документов устанавливаются технические перерывы:

· с 11 часов 00 минут до 11 часов 20 минут и с 12 часов 20 минут до 12 часов 40 минут (ОКНО № 1);

· с 11 часов 20 минут до 11 часов 40 минут и с 12 часов 40 минут до 13 часов 00 минут (ОКНО № 2);

· с 11 часов 40 минут до 12 часов 00 минут и с 13 часов 00 минут до 13 часов 20 минут (ОКНО № 3);

· с 12 часов 00 минут до 12 часов 20 минут и с 13 часов 20 минут до 13 часов 40 минут (ОКНО № 4).

2.3. В целях оперативной идентификации поступающей корреспонденции по делу, находящемуся в производстве суда, для ускорения обработки дополнительных документов и своевременной их передачи в соответствующие судебные отделения при подаче документов необходимо ссылаться на номер дела, Ф.И.О. и шифр судьи, указывать дату и время предстоящего судебного заседания.

В заявлении (ходатайстве) в левом верхнем углу заявления (ходатайства) заявитель указывает НОМЕР ДЕЛА, Ф.И.О. и ШИФР судьи.

3. ВЫДАЧА ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ЛИСТОВ

3.1. Выдача исполнительных листов взыскателям и их представителям производится в порядке живой очереди на 3 этаже в комнате № 3058. Исполнительные листы выдаются взыскателям и их представителям ЗА ИСКЛЮЧЕНИЕМ СТРАХОВЫХ КОМПАНИЙ:

· с понедельника по четверг с 9 часов 30 минут до 15 часов 00 минут (без перерыва на обед);

· в предпраздничные дни с 9 часов 30 минут до 12 часов 00 минут.

Исполнительные листы выдаются взыскателям и их представителям СТРАХОВЫХ КОМПАНИЙ:

· в пятницу с 9 часов 30 минут до 13 часов 30 минут.

3.2. При подаче заявления (ходатайства) о выдаче исполнительного листа, необходимо ссылаться на НОМЕР ДЕЛА, Ф.И.О. и ШИФР судьи.

В заявлении (ходатайстве) о выдаче исполнительного листа в левом верхнем углу заявления (ходатайства) заявитель указывает НОМЕР ДЕЛА, Ф.И.О. и ШИФР судьи

Председатель

Арбитражного суда

г. Москвы С.Ю. Чуча

17.06.2013

Приложение 8. форма «Резюме»

РЕЗЮМЕ

Фамилия, имя, отчество:

Дата рождения:

Адрес:

Тел.

Семейное положение:

Цель:

Образование:

Профессиональный опыт:

Дополнительные сведения:

Дата подпись

Приложение 9 .Форма анкеты сотрудника

Анкета

Кандидата на должность

Название должности

1. Должность, на которую выдвинут кандидат;

2. Фамилия, имя, отчество;

3. Дата и место рождения;

4. Гражданство;

5. Данные паспорта (иного документа, удостоверяющего личность);

6. Место регистрации и адрес фактического места жительства, телефон;

7. Образование (какие учебные заведения окончил);

8. Специальность по образованию;

9. Повышение квалификации;

10. Знание иностранных языков (владею свободно, читаю и перевожу со словарем, не владею);

11. Наличие судимости (применялось ли запрещение заниматься определенным видом деятельности);

12. Место работы и должность на момент заполнения анкеты (подробное описание служебных обязанностей);

13. Сведения о работе;

14. Сведения о лицах (непосредственных руководителях и подчиненных по настоящему и предыдущему местам работы кандидата), представивших информацию о квалификации и деловой репутации избранного лица или кандидата (фамилии, имена, отчества, контактные телефоны);

15. Сведения о близких родственниках кандидата (фамилии, имена, отчества, даты и места рождения);

16. Идентификационный номер налогоплательщика (в случае его наличия);

Я, (фамилия, имя, отчество) заверяю, что мои ответы на вопросы анкеты являются достоверными и полными. С проверкой достоверности документов и содержащихся в них персональных данных согласен(на). Обязуюсь об изменениях вышеперечисленных анкетных данных сообщать.

Дата _____________________ _________________________________

(подпись заполняющего) (фамилия, имя, отчество)

Приложение 10.. Форма заявления о приеме на работу

Кому _________________________

(должность)

______________________________

(фамилия и инициалы)

гражданина России

_________________________

(фамилия, инициалы)

__________________________

год рождения, образование)

Заявление

Прошу принять меня (должность)

«_____» __________20___г. Подпись И.О. Фамилия

Приложение 11. Вид титульного листа личного дела сотрудника арбитражного суда Москвы

Арбитражный суд города Москвы ЛИЧНОЕ ДЕЛО № 542
Кораблев Константин Карпович
2014 (год) на 40 листах хранить 75 лет

Размещено на Allbest.ru

...