Из рисунка 2.1 видно, что аппарат управления включает в себя подчиненные правлению функциональные подразделения, а также отраслевые подразделения, возглавляемые директорами, подчиненными председателю. В функциональный аппарат, помимо отделов (планово-экономический, бухгалтерия, ревизионная комиссия, торговый отдел и др.) входят отдельные исполнители: главный инженер и юрисконсульт.



Рисунок 2.1 - Структура аппарата управления Хойникского райпо на 1.01.2017 г.

Функции управления между председателем и подразделениями распределяются следующим образом. Председатель правления осуществляет общее руководство бухгалтерией финансовой, а также контрольно-ревизионной деятельностью, юридической работой, охраной труда, пожарной безопасностью.

Заместитель председателя по кадрам возглавляет работу по подбору кадров, а также организационно-массовую работу, проводимую потребительскими обществами.

Главные задачи и функции отделов аппарата управления райпо состоит в следующем.

Планово-экономический отдел обеспечивает планирование и анализ хозяйственной деятельности, осуществляет оперативный учет выполнения планов и заданий, составляет статистическую отчетность по результатам торгово-хозяйственной деятельности.

Бухгалтерия ведет учет и отчетность, контролирует и анализирует финансово-хозяйственную деятельность, разрабатывает меры по повышению рентабельности.

Отдел кадров и организационно-массовой деятельности подбирает кадры и готовит работников массовых профессий (продавцов, поваров, кассиров-контролеров и др.), анализирует текучесть кадров, разрабатывает меры по их закреплению.

Контролирует деятельность правления потребительского общества ревизионная комиссия. Она выполняет выполнение хозяйственно-финансовых планов, сохранность кооперативной собственности, состояние учета и отчетности, соблюдение устава.

Особенностью структуры аппарата управления Хойникского райпо является то, что в системе райпо функционируют обособленные структурные подразделения (ОСП) «Комбинат общественного питания», «Автобаза», «Коопзаготпром». Возглавляют эти подразделения директора, которые подчиняются председателю. В 2003 году было создано объединение «Продторг», в состав которого входит шесть крупных магазинов города. Возглавляет это объединение директор, который также подчиняется председателю.

Особая роль в структуре управления отводится коммерческой службе. В райпо функции коммерческого характера выполняет торговый отдел. Возглавляет его начальник, который подчиняется непосредственно заместителю председателя правления по торговле райпо. В его обязанности входит:

- Руководство работой торгового отдела;

- обеспечение бесперебойного снабжения товарами в соответствии с установленным ассортиментом и спросом населения;

- организация изучения спроса и конъюнктуры рынка, составление заявок, заказов, договоров на поставку товаров;

- контроль поступления от поставщиков товаров по срокам, количеству и ассортименту;

- участие в подготовке планов распределения товарных фондов и обеспечение их выполнения, изыскание дополнительных товарных ресурсов;

- контроль состояния реализации товаров по товарным группам и отдельным наименованиям товаров, разработка мероприятий, направленных на ускорение оборачиваемости товаров, принятие мер к недопущению сверхнормативных запасов;

- разработка предложений по изменению ассортимента товаров, уценке неходовых товаров;

- контроль соблюдения правил торговли, правильность применения цен;

- обеспечение внедрения прогрессивных форм организации труда и методов продажи товаров, расширение дополнительных услуг покупателям;

- организация торговой рекламы, выставок-продаж, участие в ярмарках по оптовой продаже товаров;

- распределение обязанностей между сотрудниками отдела, обеспечение высокой организованности в работе и надлежащей служебной дисциплины.

Динамика состава и структуры трудовых ресурсов Хойникского райпо за 2012, 2014, 2016 гг. отражена в таблице 2.1.

Таблица 2.1 - Состав и структура работников Хойникского райпо по списочной численности на конец года за 2012, 2014, 2016 гг.

Показатели	На конец	Отклонение (+/ -), п.п.; Темп роста, %
	2012 года	2014 года	2016 года	2014г. к (от) 2012г.	2016г. к (от) 2014г.	2016г. к (от) 2012г.
Руководители
- человек	28	22	20	78,57	90,91	71,43
- удельный вес, %	4,44	4,08	4,28	-0,36	0,20	-0,15
Специалисты
- человек	63	57	53	90,48	92,98	84,13
- удельный вес, %	9,98	10,58	11,35	0,59	0,77	1,36
Другие служащие
- человек	13	17	12	130,77	70,59	92,31
- удельный вес, %	2,06	3,15	2,57	1,09	-0,58	0,51
Рабочие
- человек	527	443	382	84,06	86,23	72,49
- удельный вес, %	83,52	82,19	81,80	-1,33	-0,39	-1,72
Итого, человек	631	539	467	85,42	86,64	74,01

Как свидетельствуют данные таблицы 2.1, наблюдается снижение доли руководителей на 0,15%, и рабочих на 1,72% и увеличение доли других служащих на 0,51% и специалистов на 1,36% в общей численности за анализируемый период. Численность рабочих в 2016 году по сравнению с 2012 годом сократилась на 27,51 % (145 человек), а численность руководителей на 28,57% (8 человек). Снижение численности работников объясняется оптимизацией и кооперацией труда.

Образовательный уровень работников Хойникского райпо представлен за 2012, 2014, 2016 гг. в таблице 2.2.

Таблица 2.2 - Качественный состав работников аппарата управления Хойникского райпо за 2012, 2014, 2016 гг.

Показатели	На конец	Отклонение (+/ -), п.п.; Темп роста, %
	2012 года	2014 года	2016 года	2014г. к (от) 2012г.	2016г. к (от) 2014г.	2016г. к (от) 2012г.
1	2	3	4	5	6	7
Высшее
- человек	44	42	36	95,45	85,71	81,82
- удельный вес, %	6,97	7,79	7,71	0,82	-0,08	0,74
Средне-специальное
- человек	131	127	109	96,95	85,83	83,21
- удельный вес, %	20,76	23,56	23,34	2,80	-0,22	2,58
Профессионально-техническое
- человек	380	343	283	90,26	82,51	74,47
- удельный вес, %	60,22	63,64	60,60	3,41	-3,04	0,38
Общее среднее
- человек	73	22	36	30,14	163,64	49,32
- удельный вес, %	11,57	4,08	7,71	-7,49	3,63	-3,86
Общее базовое
- человек	3	5	3	166,67	60,00	100,00
- удельный вес, %	0,48	0,93	0,64	0,45	-0,29	0,17
Итого	631	539	467	85,42	86,64	74,01

За анализируемый период увеличился образовательный уровень работников за счет увеличения удельного веса работников, имеющих высшее образование (на 0,74%), среднее-специальное на 2,58% и профессионально-технического образования (на 0,38%). Наблюдается снижение удельного веса работников, имеющих общее среднее образование на 3,86%. В целом, можно судить о повышении образовательного уровня работников Хойникского райпо, о чем говорит повышение удельного веса работников с высшим образованием.

Данные об основных показателях хозяйственной деятельности Хойникского райпо за 2013-2015 гг. представлены в таблице 2.3.

Таблица 2.3 - Основные показатели хозяйственной деятельности Хойникского райпо за 2013-2015 гг.

Показатели	Годы	Отклонение (+/ -); Темп роста, %
	2013	2014	2015	2014г. к (от) 2013г.	2015г. к (от) 2014г.	2015г. к (от) 2013г.
1	2	3	4	5	6	7
Выручка от реализации товаров, продукции, работ, услуг, млн р.:- в действующих ценах	126484	156718	143464	123,90	91,54	113,42
- в сопоставимых ценах 2013 г.	126484	137231	112165	108,50	81,73	88,68
Себестоимость реализованной продукции, работ, услуг, млн р.	97637	122536	111555	125,50	91,04	114,25
Валовая прибыль, млн р.	28847	34182	31909	118,49	93,35	110,61
Управленческие расходы, млн р.	2995	3305	2153	110,35	65,14	71,89
Расходы на реализацию, млн р.	24584	28915	28299	117,62	97,87	115,11
Прибыль от реализации продукции, товаров, работ, услуг, млн р.	1268	1962	1457	154,73	74,26	114,91
Прибыль (убыток) от инвестиционной, финансовой и иной деятельности, млн р.	-740	-1342	-1316	181,35	98,06	177,84
Прибыль до налогообложения, млн р.	167	392	31	234,73	7,91	18,56
Чистая прибыль, млн р.	25	345	23	1380,00	6,67	92,00
Среднесписочная численность работников, чел.	357	348	330	97,48	94,83	92,44
Фонд заработной платы работников списочного состава, млн р.	13748	1690,4	1141,1	119,22	86,28	102,86
Производительность труда, млн р.	354,30	450,34	434,74	127,11	96,54	122,70
Среднемесячная заработная плата, тыс. р.	2888,6	3565,9	3339,1	123,45	93,64	115,60
Среднегодовая стоимость основных средств, млн р.	31794	34963	37160	109,97	106,28	116,88
Фондоотдача, р.	3,98	4,48	3,86	112,56	86,16	96,98
Фондоемкость, р.	0,25	0,22	0,26	88,00	118,18	104,00
Фондорентабельность, %	0,08	0,99	0,06	0,91	-0,92	-0,02
Фондовооруженность, млн р.	89,06	100,47	112,61	112,81	112,08	126,44
Среднегодовая стоимость оборотных средств, млн р.	19573	21395	20925	109,31	97,80	106,90
Коэффициент оборачиваемости оборотных средств	6,46	7,32	6,86	113,31	93,72	106,19
Коэффициент закрепления оборотных средств	0,15	0,14	0,15	93,33	107,14	100,00
Период оборачиваемости оборотных средств, дней	55,71	49,15	52,51	88,22	106,84	94,26
Рентабельность оборотных средств, %	0,13	1,61	0,11	1,48	-1,50	-0,02
Рентабельность продаж, %	1,00	1,25	1,02	0,25	-0,24	0,01
Рентабельность продукции, %	1,30	1,60	1,31	0,30	-0,30	0,01

По результатам данных таблицы 2.3 можно отметить увеличение выручки от реализации продукции в 2015 году по сравнению с 2013 годом на 13,42%, по сравнению с 2014 годом снижение на 8,46%. В сопоставимых ценах данный показатель в 2015 году по сравнению с 2013 годом снизился на 11,32%, по сравнению с 2014 годом на 18,27%, что в свою очередь является отрицательной тенденцией.

Себестоимость реализованной продукции, работ, услуг в 2015 году по сравнению с 2014 годом снизилась на 8,96%, за анализируемый период увеличение составило 14,25%.

Наблюдается снижение прибыли от реализации на 25,74% в 2015 году по сравнению с 2014 годом и увеличение на 14,91% в 2015 году по сравнению с 2013 годом.

По результатам рассчитанных показателей необходимо отметить снижение эффективности использования основных средств, поскольку наблюдается снижение фондоотдачи в 2015 году по сравнению с 2014 годом на 13,84% при одновременном увеличении обратного показателя (фондоемкости) на 18,18%. В качестве отрицательного момента необходимо отметить также снижение фондорентабельности на 0,92 п. п. За анализируемый период отмечена схожая динамика.

Наблюдается снижение эффективности использования оборотных средств, поскольку в 2015 году по сравнению с 2014 годом наблюдается замедление коэффициента оборачиваемости оборотных средств на 6,28% при одновременном замедлении времени обращения оборотных средств на 6,84%. В качестве отрицательного момента отметим также снижение рентабельности оборотных средств на 1,5 п.п. За анализируемый период отмечена схожая динамика. В 2015 году по сравнению с 2014 годом снизилась эффективность использования трудовых ресурсов, поскольку отмечено снижение производительности труда на 3,46%. Также в качестве отрицательного момента отметим превышение темпа роста средней заработной платы над темпом роста производительности труда.

Отмечается снижение эффективности деятельности организации в 2015 году по сравнению с 2014 годом, поскольку отмечено снижение рентабельности продаж на 0,24 п.п. и рентабельности продукции на 0,3 п.п.

Проведем анализ ликвидности и платежеспособности Хойникского райпо (таблица 2.4).

Таблица 2.4 - Динамика показателей ликвидности и финансовой устойчивости Хойникского райпо за 2013-2015гг.

Показатели	На 1.01.2014г	На 1.01.2015г.	На 1.01.2016г.	Нормативное значение
1 Краткосрочные активы	20724	22067	19783	-
2 Запасы	15853	16872	14692	-
3 Денежные средства и их эквиваленты	242	268	454	-
4 Краткосрочная дебиторская задолженность	4556	4492	4398	-
4 Собственный капитал	34965	35286	35394	-
5 Заемный капитал	21715	24629	23644	-
6 Краткосрочные обязательства	15433	16090	15813	-
7 Итого пассивов (активов)	56680	59915	59038	-
8 Собственные оборотные средства	-991	-2562	-3861	-
9 Коэффициент ликвидности:
абсолютной	0,016	0,017	0,029	> 0,2
промежуточной	0,311	0,296	0,307	>0,75
текущей	1,343	1,371	1,251	>1
10 Коэффициенты финансовой устойчивости:
автономии	0,617	0,589	0,600	>0,5
соотношения заемных и собственных средств (плечо финансового рычага)	1,610	1,433	1,497	>1
обеспеченности собственными оборотными средствами	-0,048	-0,116	-0,195	>0,1

Коэффициент абсолютной ликвидности находится намного ниже норматива, что говорит о том, что средства организации недостаточно ликвидны. Коэффициент промежуточной ликвидности к концу 2015 года составил 0,307, что находится ниже рекомендуемого значения, т. е. организация не имеет достаточное количество денежных средств для погашения краткосрочных обязательств. Коэффициент текущей ликвидности также находится выше норматива, что говорит о том, что организация имеет возможность в перспективе рассчитаться по своим долговым обязательствам краткосрочного характера, из чего сделать вывод о том, что средства организации являются ликвидными. Коэффициент автономии средний, это говорит о средней доле собственного капитала Хойникского райпо (60%) в общем капитале организации. Коэффициент обеспеченности собственными оборотными средствами ниже нормативного, т. е. организация не обеспечена оборотными средствами в полной мере. Плечо финансового рычага снижается и находится ниже нормативного значения, что отрицательно сказывается на финансовой устойчивости организации.

Итак, по результатам анализа наблюдается недостаточная ликвидность и финансовая устойчивость организации.

2.2 Оценка организационно-распорядительных методов используемых в управлении Хойникским райпо

Результативность и эффективность использования методов управления во многом определяется комплексностью и системностью их использования. Комплексность использования методов управления означает, что они должны использоваться во всей совокупности, одновременно, хотя, естественно, в различных пропорциях и соотношениях. Системность же означает, что они должны использоваться во всех звеньях и на всех уровнях, по всей иерархии. Только при этих условиях можно рассчитывать на эффективность и действенность методов управления.

Методы управления, будучи рычагами активного воздействия на объект управления, всегда должны выбираться критично, взвешенно и целесообразно в соответствии с поставленными задачами, характеристиками объекта и субъекта управления.

Деятельность хозяйственных органов по управлению производством и торговлей связана с применением в различной форме организационно - распорядительных (административных) методов управления.

Как было сказано выше, система организационно-распорядительных методов может быть представлена воздействием на структуру управления (регламентация деятельности и нормирование в системе управления) и на процесс управления (подготовка, принятие, организация выполнения и контроль за управленческими решениями).

Для оценки рассматриваемых методов наибольший интерес представляет организационное воздействие руководителя на процесс управления .

В сущности, вся система управления любой организацией, в т.ч. и Хойникским райпо пронизана организационной деятельностью.

На основании некоторых видов административного воздействия проведем оценку организационного воздействия в форме:

1.Штатное расписание;

2.Положение о подразделениях;

3.Должностные инструкции;

4.Коллективный договор;

5.Правила внутреннего трудового распорядка;

6.Организационная структура управления;

7.Устав организации.

Устав представляет собой свод правил, регулирующих деятельность организации, граждан, их взаимоотношения с другими структурами и гражданами, их права, обязанности в определенной сфере деятельности.

Рассмотрев устав Хойникского райпо, можно отметить, что он составлен в соответствии с необходимыми требованиями, и является важным документом организационного регламентирования в организации, т.к. здесь определены границы его действия. В уставе определен собственник организации, его местонахождение; определены цель, задачи и виды деятельности; права общества, членство в обществе, условия и порядок приема в члены потребительского общества, прекращение членства в потребительском обществе, а также права и обязанности его членов; органы управления и их компетенция, органы контроля, оговариваются права и обязанности председателя райпо, а также порядок избрания ревизионной комиссии и ее функции, в составе которой не могут быть председатель и члены правления общества; тут же определен порядок распределения прибыли, ликвидации организации и ее.

Следующими по значимости в системе управления являются правила внутреннего трудового распорядка, организационная структура организации, коллективный договор, т.к. они регламентируют деятельность в целом организации, а также отдельно каждого работника.

Правила внутреннего трудового распорядка являются нормативным документом, в котором излагаются основные требования, предъявляемые к сотрудникам организации или к выполнению определенного рода работы.

С правилами внутреннего трудового распорядка при приеме на работу в Хойникское райпо знакомится каждый работник организации и подтверждает ознакомление подписью и датой. Правила внутреннего трудового распорядка для работников Хойникского райпо утверждены Председателем правления и согласованы с профсоюзным комитетом райпо. Они состоят из семи разделов и соответственно названию регламентируют ту или иную область в управлении: общие положения, порядок приема и увольнения работников, обязанности работника, обязанности нанимателя, рабочее время и его потери, поощрения за успехи в работе, ответственность за нарушение трудовой дисциплины. Однако важно не ознакомление, а исполнение Правил, что в данной организации, безусловно, выполняется. За 2016 год увольнений работников данной организации за нарушение трудовой дисциплины, оговоренной в Правилах, не наблюдалось, что положительно характеризует применение организационных методов в организации. Недостатком является то, что в правилах внутреннего трудового распорядка отсутствует раздел порядок перевода работников.

Штатное расписание представляет собой документ, утверждаемый руководителем организации и содержащий сведения о численности работников соответствующих категорий (штатных единицах) по каждой должности, наименованиях должностей, должностных окладах и надбавках к ним.

В Хойникском райпо штатное расписание составляется каждый год и утверждается руководителем. В нем указаны наименования структурных подразделений, количество должностных единиц в каждом, их оклады и общий фонд заработной платы.

Составлению штатного расписания в организации предшествует следующая работа:

1.Расчет численности работников и фонда заработной платы. Производится расчет численности по утвержденным нанимателем нормам труда с учетом планируемого объема работ (услуг).

2. Распределение работников по рабочим местам с учетом времени их действия в течение суток и среднемесячного количества дней (при непрерывном производстве в расчет принимается 30,4 дня).

3.Определение наименования профессий рабочих и должностей служащих с учетом их расстановки по рабочим местам. Для правильного наименования профессий и должностей следует руководствоваться разделом «Характеристика работ" тарифно-квалификационных справочников работ и рабочих и разделом «Должностные обязанности» квалификационных справочников должностей служащих.

4.Утверждение положения (условий) по оплате труда работников организации, в котором указываются, какие формы и системы оплаты труда устанавливает наниматель, как определяются месячные тарифные ставки (оклады), какие могут применяться дополнительные выплаты стимулирующего и компенсирующего характера, условия их установления и размеры.

5.Тарификация работ и рабочих мест, на основании которой производится отнесение их к соответствующему квалификационному разряду, классу, категории. При выполнении этой работы также используются соответствующие квалификационные справочники. Необходимо учитывать, что если, например, работник, вступающий в трудовые отношения с организацией, имеет 6-й квалификационный разряд, а рабочее место, для работы на котором принимается работник, протарифинировано 5-м разрядом, то в таком случае работник может быть принят на работу только по 5-му разряду. В соответствии с законодательством заработная плата выплачивается работнику за фактически выполняемую работу, а не за ту, которую он мог бы выполнять, имея 6-й разряд квалификации.

Должностные оклады, определяемые работникам при заключении трудовых договоров, должны соответствовать размерам, предусмотренным в штатном расписании.

Коллективный договор Хойникского райпо является локальным нормативным актом, регулирующим трудовые и социально-экономические отношения между нанимателем и работниками. Согласно первого раздела (Общих Положений п.1.1.) данный договор заключен между работниками Хойникского райпо, от имени которых выступает объединенная организация профсоюза и председателем правления Карпенко Н.А., именуемой наниматель и представляющей интересы администрации. В п.1.8. указано, что условия коллективного договора распространяются на нанимателя, всех работников райпо, являющихся членами профсоюза. Кроме того, здесь указывается какими принципами обязуются руководствоваться стороны. В целом коллективный договор Хойникского райпо, кроме раздела «Общее положение» еще включает 9 следующих разделов:

1.Обеспечение стабильной хозяйственной деятельности, укрепление финансового состояния организации, отраслей, снижение издержек обращения и производства.

2. Обеспечение занятости.

3. Оплата труда и ее регулирование.

4. Охрана труда. Режим труда и отдыха.

5. Улучшение жилищных условий. Оздоровление работающих, студентов, учащихся.

6. Социальная защита молодежи.

7.Социальная защита пожилых людей, пенсионеров, работающих на предприятиях, организациях потребкооперации.

8.Гарантии деятельности белорусского профсоюза работников потребкооперации.

9. Механизм реализации коллективного договора.

Данный документ является эффективным организационным методом, т.к. регламентирует различные сферы деятельности путем установления обязанностей и прав сторон в каждом из указанных выше разделов.

Успешное функционирование системы разделения и кооперации труда невозможно без разработки нормативных документов, регламентирующих деятельность функциональных и производственных подразделений и отдельных исполнителей. К числу таких нормативных документов относятся положения о структурных подразделениях и должностные инструкции работников, во многом способствующие повышению эффективности работы аппарата управления, исполнительской дисциплины и ответственности.

Положения о структурных подразделениях в Хойникском райпо предназначены для нормативно-правовой регламентации деятельности подразделений и их роли в системе управления организацией. Разработанные для каждого отдела, они обеспечивают четкое разграничение задач, функций, прав и ответственности каждого органа управления.

К положениям об отделах предъявляют следующие требования. Положения для всех подразделений должны составляться по единой методике, носить конкретный характер, учитывать специфику данной организации. Целесообразно первоначально разработать временные положения сроком на один год, которые в дальнейшем при необходимости уточняются и утверждаются как постоянные. При изменении содержания функций подразделения, методов и средств их выполнения положения о подразделениях пересматриваются.

Следует отметить, что многие положения об отделах в Хойникском райпо ежегодно переутверждаются без внесения каких-либо изменений.

Составлению положений предшествует анализ содержания и объема выполняемых подразделениями работ. При этом перечень задач и функций, закрепленных в ранее действующих положениях (или других нормативных документах), сопоставляется с вменяемыми данному подразделению в современных условиях. Полезно также изучить опыт работы подобных подразделений на родственных организациях. По итогам анализа составляется детальный перечень выполняемых работ, устанавливается их объем и трудоемкость, периодичность выполнения и порядок подготовки и предоставления информации в другие подразделения.

Основой разработки положений для организаций могут служить межотраслевые и отраслевые типовые положения, использование которых обеспечивает единый методический подход в содержании положения, определении задач, функций, прав и ответственности. Разработка положений на конкретном предприятии (организации) строится с учетом прогрессивных изменений в организационной структуре управления, распределении функций между подразделениями, использования современных технических средств механизации управленческого труда. Можно рекомендовать следующий типовой состав разделов положения о структурном подразделении.

I. Общие положения. Здесь указывается точное название подразделения, определяются его место в системе управления организацией и основные задачи деятельности, в чьем непосредственном подчинении находится, кто его возглавляет, порядок назначения на должность и освобождения от должности руководителя. В этом же разделе характеризуется внутренняя структура подразделения, распределение функций между структурными частями, их подчиненность и взаимодействие. Эти вопросы следует излагать в общей форме, поскольку структура подразделения может изменяться при сохранении стабильности стоящих перед подразделением задач и вытекающих из них функций. Здесь же указывается порядок утверждения структуры и штатов подразделения, наличие подчиненных подразделений, перечисляются основные нормативные документы, которыми подразделение руководствуется в своей деятельности. При формулировке основных задач нельзя подменять их функциями, возлагаемыми на подразделение.

II. Функции подразделения. Здесь четко формулируются вменяемые подразделению функции, необходимые для выполнения возложенных на него задач. Функции каждого подразделения устанавливаются на основе изучения загрузки подразделений и с учетом полного распределения между подразделениями всего комплекса работ, связанных с управлением организацией. Указывается также, какие вопросы подразделение решает самостоятельно, а в решении каких лишь принимает участие (с указанием, в чем это участие выражается). Важно при этом тщательно разграничить функции между различными подразделениями с таким расчетом, чтобы исключить параллелизм и дублирование в работе взаимосвязанных подразделений и в то же время не упустить какие-либо функции.

III. Права. В этом разделе определяется компетенции подразделения и закрепляются права, необходимые для выполнения возложенных на него функций. Эти права реализуются руководителем подразделения, а также другими должностными лицами в соответствии с установленным распределением обязанностей.

IV. Ответственность. Здесь с учетом особенностей работы подразделения, его функций и прав устанавливается ответственность руководителя. Важно избежать формального подхода к разработке данного раздела, когда вместо конкретного изложения ответственности ограничиваются лишь указанием, что руководитель несет ответственность за выполнение функций, возложенных на подразделение. Необходимо четко выразить ответственность руководителя за управление коллективом, а именно ответственность за:

- своевременное и качественное выполнение закрепленных за подразделением целей и задач деятельности;

- рациональное распределение между работниками отдельных задач и функций, в рамках которых каждый из них будет нести ответственность перед руководителем;

- обеспечение правильного подбора кадров и рационального использования их труда в соответствии с занимаемой должностью и квалификацией;

- обеспечение продвижения работников;

- эффективный контроль за выполнением служебных обязанностей работниками подразделения.

Более подробно рассмотрим организацию планово-экономической работы в Хойникском райпо, которой занимается планово-экономический отдел, являющийся структурным подразделением аппарата управления и подчиняется правлению райпо. В данном отделе работает 5сотрудников.

Так как объем работы, выполняемый планово-экономическим отделом большой и трудоемкий и требует большей загруженности работников, то хотелось бы отметить, что штат сотрудников можно расширить, за счет принятия на работу еще 2 работников.

Положение об экономическом отделе регламентирует права и ответственность этого отдела, устанавливает основные его задачи. Распределение обязанностей между работниками отдела проводится начальником отдела. Руководство отделом осуществляется главным экономистом. Положение о планово-экономическом отделе в Хойникском райпо включает следующие разделы:

I. Общие положения.

Здесь указывается точное название подразделения, определяются его место в системе управления организацией, кто возглавляет отдел, в чьем непосредственном подчинении находится, описаны нормативные документы, которыми подразделение руководствуется в своей деятельности.

В данном разделе не указано порядок назначения на должность и освобождения от должности руководителя отдела. Не охарактеризована внутренняя структура подразделения, распределение функций между структурными частями, их подчиненность и взаимодействие. Не указаны порядок утверждения структуры и штатов подразделения.

II. Основные задачи.

На мой взгляд, целесообразно включить основные задачи отдела в первый раздел.

III. Функции отдела.

В данном разделе в соответствии с задачами выделены функции отдела.

IV. Права экономического отдела.

В этом разделе определяется компетенции экономического отдела Хойникского райпо и закрепляются права, необходимые для выполнения возложенных на него функций. Эти права реализуются руководителем подразделения, а также другими должностными лицами в соответствии с установленным распределением обязанностей.

V. Ответственность.

Здесь с учетом особенностей работы подразделения, его функций и прав устанавливается ответственность руководителя отдела.

VI. Взаимодействие с другими отделами Облпотребсоюза и райпо.

На мой взгляд, данный раздел целесообразно включить в общие положения.

Положения о структурных подразделениях утверждаются правлением Хойникского райпо.

Должностные инструкции разрабатываются на основе положений о структурных подразделениях и с учетом технологического и квалификационного разделения труда. Должностная инструкция является, с одной стороны, организационно-распорядительным документом, определяющим должностные обязанности каждого работника, его права и ответственность за выполняемую работу, с другой - нормативной основой для оценки деятельности работника, установления соответствия занимаемой должности при проведении аттестации и приема на работу.

При приеме на работу претендент знакомится с должностной инструкцией, поскольку она определяет круг его задач и функций, т.е. требования, предъявляемые к компетенции работника соответствующей должности.

Инструкции составляются для всех должностей работников, предусмотренных штатными расписаниями организаций, кроме руководителей, поскольку права и обязанности последних определяются положением о соответствующем подразделении. Председатель организации и его заместители руководствуются в своей деятельности «Уставом организации», в котором определены их основные задачи, обязанности, права и ответственность за выполнение возложенных на них функций.

А вот для заместителей руководителей функциональных и производственных подразделений разработка должностных инструкций, регламентирующих их функции и полномочия, целесообразна. Это поможет избежать дублирования их функций.

В заголовке должностной инструкции указывается полное наименование должности служащего и подразделения, в котором данная должность предусмотрена.

Для обеспечения единого подхода к наименованию должностей следует руководствоваться перечнем базовых наименований «Единой номенклатуры должностей» и «Квалификационным справочником руководителей, специалистов и служащих». Если базовое наименование полностью отражает содержание выполняемой работы (товаровед, кассир и т.п.), можно ограничиться этим названием. Но в большинстве случаев базовое наименование должности не отражает характер и содержание работы и сферу деятельности, и поэтому надо давать полное наименование. Например, не просто инженер, бухгалтер (как базовые наименования), а инженер-конструктор, инженер по организации труда, бухгалтер-ревизор и т.п.

Все вопросы, которые отражаются в должностной инструкции, обычно группируются в следующие разделы:

Раздел «Общие положения». Здесь приводятся основные задачи работника, нормативные документы, которыми он руководствуется в работе, подчиненность работника, порядок его назначения и освобождения от должности, уровень квалификационных требований в соответствии с квалификационным справочником, порядок замещения в случае отсутствия (вышестоящим работником, равным по должности и нижестоящим, а также несколькими работниками, что зависит от характера должностных обязанностей, требуемой квалификации и должностной и квалификационной структуры работников в подразделении).

Раздел «Должностные обязанности». Он содержит полный перечень выполняемых работ. При этом степень их детализации зависит от характера деятельности работника. Для специалистов, занятых в основном творческой работой, он может быть укрупненным и включать основные направления и задачи работы. Для технических исполнителей и специалистов, в деятельности которых преобладают повторяющиеся работы, носящие формально-логический или стереотипный характер, перечень более детализирован.

Основой для разработки должностных обязанностей служат межотраслевые квалификационные характеристики, включенные в «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих». Безусловно, перечень работ, приводимый в разделе «Должностные обязанности», не должен просто копировать соответствующий раздел квалификационной характеристики справочника. Этот перечень может быть сокращен или, наоборот, дополнен исходя из конкретных условий организации, принятого распределения обязанностей и характера обязанностей данной должности. При этом обязательно соблюдается следующее условие: включаемые работы должны быть родственны по содержанию, сложности, соответствовать квалификации работника, занимающего данную должность.

Большое значение имеет формулировка должностных обязанностей. Она может быть аналогичной той, которая принята при определении задач и функций подразделения. При составлении перечня обязанностей по каждой должности надо проследить, чтобы все задачи и функции, возложенные на подразделение, были перераспределены между его работниками и формулировка обязанностей была четкой и недвусмысленной.

Представляет интерес опыт нескольких зарубежных фирм при формулировке должностных обязанностей.

Отметим основные требования, предъявляемые к составлению перечня обязанностей:

- обязанности должны быть нацелены на ключевые результаты работы;

- обязанности описывают конечный результат, они говорят «что должен делать работник, а не как»;

- в формулировке обязанностей должно быть четко выделено «действие», которое ведет к конечному результату.

Например, в формулировке должностной обязанности «разрабатывает бюджет капиталовложений и смету расходов, которые отвечают требованиям планируемого роста капиталовложений» действие обозначает слово «разрабатывает»: «что - бюджет»; конечный результат - бюджет, отвечающий требованиям планируемого роста.

Обязанности следует выражать не очень большим числом (5 - 8).

Считается, что если определено более десяти направлений работы, значит, в перечне содержатся второстепенные обязанности, выполнение которых предполагается при выполнении основных. Важно обеспечить связь с конечным результатом и целью выполняемой работы, к которым должен стремиться работник. Эта цель определяет его действия и выбор средств, методов ее достижения.

Конечно, чтобы сформулировать должностные обязанности в соответствии с отмеченными требованиями, необходимо значительно больше затрат времени и творческих усилий составителей, но и польза этого несомненна.

Раздел «Права». В нем закрепляются полномочия, которые предоставляются данному должностному лицу для самостоятельного решения всех вопросов, относящихся к его компетенции.

При разработке данного раздела необходимо сформулировать круг вопросов, по которым работник вправе принимать самостоятельные решения, давать указания, подписывать или визировать документы, представительствовать от имени структурного подразделения или производственного коллектива, получать необходимую информацию, осуществлять контроль и др.

Раздел «Ответственность». Он регламентирует персональную ответственность должностного лица за выполнение возложенных на него обязанностей и использование предоставленных ему прав, включая ответственность за принимаемые решения по закрепленным за ним вопросам в разделе «Права». Полезным является указание показателей ответственности, практикуемой за рубежом (например, годовой бюджет, годовой фонд заработной платы, величина запасов, которые нельзя превысить).

Раздел «Основные взаимосвязи должностного лица». Он фиксирует все необходимые связи этого лица с работниками своего и других подразделений, а также с внешними организациями. В этом разделе указывается информация, которая необходима для выполнения возложенных на работника обязанностей, от кого и в какие сроки она поступает, какую информацию, когда и кому следует передать, какие документы и совместно с кем готовятся. Особо выделяются потоки информации, поступающей на переработку в вычислительный центр.

В практике некоторых зарубежных корпораций в качестве самостоятельного раздела должностных инструкций принято выделять раздел «Основные проблемы работы». В нем перечисляются типичные проблемы, которые могут возникнуть у данного должностного лица при достижении целей работы, и приводятся стандартные способы их решения. Обычно указывается три-четыре наиболее значимые проблемы.

Таким образом, должностным инструкциям отводится важная роль в организации управленческого труда, его рациональном разделении и кооперации. Они призваны обеспечить целесообразную специализацию работников, их четкое взаимодействие, достижение на этой основе высоких конечных результатов производства.

Каждый сотрудник Хойникского райпо имеет перечень должностных обязанностей, которые указываются в должностной инструкции, которыми каждый отдел руководствуется в своей работе.

В частности должностная инструкция главного экономиста планово-экономического отдела состоит из 5 разделов:

- общие положения.

- функции.

- должностные обязанности.

- права.

- ответственность.

Проанализировав данную инструкцию, следует отметить, что не следовало отдельно выделять «Функции», так как некоторые из них дублируются в следующем пункте - «Должностные обязанности». Пункт «Должностные обязанности» излишне описывает обязанности работника. На мой взгляд их необходимо сократить до 6-8, так как это затрудняет использование должностной инструкции для оценки деятельности работника, то есть одно из направлений ее назначения перестает играть свою роль.

Должностные инструкции в райпо составляются на каждого работника в отдельности и утверждаются председателем правления Хойникского райпо.

Должностные инструкции в Хойникского райпо подписывает руководитель отдела, согласовывается с юрисконсультом, после чего с ней ознакамливают работника.

Кратко определим применение такого метода управления как нормирование и инструктирование. В рассматриваемой организации можно выделить следующие виды нормирования:

- численности работников, (исходя из прогнозных показателей объемов деятельности организации на планируемый период, исходя из товарооборота и площади торгового зала и т.д.).

- норм выработки, т.е. устанавливается количество выполняемых производственных операций в единицу времени либо количество единиц (например, в производстве кондитерских изделий, хлеба и хлебобулочных изделий и др. производимой продукции);

- издержек или расхода какого-либо ресурса, расходуемых при выполнении какой-либо работы.

В Хойникском райпо нормирование рабочего времени и его использование закреплено в правилах внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих. В нем определено, что нормативная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю, время начала работы - 8 часов 30 мин., перерыв с 12 часов 30 мин. до 13 часов 15 мин., окончание работы в 17 часов 30 минут.

Норматив численности персонала закреплен в штатном расписании с указанием должности (профессии), квалификационных разрядов (классов, категорий).

Норматив заработной платы закреплен в штатном расписании в форме окладов (ставок), в положении об оплате труда - в форме надбавок, премий, оплаты сверхурочных и т.д.

В Хойникском райпо нормируется все направления использования материальных и топливно-энергетических ресурсов используемых в процессе деятельности организации.

К основным видам инструктирования Хойникского райпо можно отнести ознакомление, разъяснение, предостережение. При этом особенно хочется отметить такой вид инструктирования как совет, он присутствует в данной организации в достаточной мере, (что свидетельствует об эффективно принятых мерах организационного воздействия).

Таким образом, в Хойникском райпо имеется высокий уровень организационных воздействий, доведённых до стандартов организации и регламентов управления, высокая трудовая и исполнительная дисциплина, поэтому значительно снижается надобность в применении распорядительных действий. Не смотря на это в организации имеются недостатки организационного воздействия, а именно: подавляется инициатива работников, их творчество; отсутствуют действенные стимулы труда и могут возникать антистимулы.

Те организации, которые не довели действия до стандартов и регламентов, нуждаются в постоянном оперативном распорядительном воздействии, и на них, предположительно, будут хуже конечные результаты производства, торговли и заготовок. Там могут наблюдаться многочисленные случаи нарушения трудовой дисциплины, хищения материалов и готовой продукции, высокий процент брака и низкая исполнительная дисциплина. Поэтому использование организационного воздействия эффективно с параллельным применением социально-психологических методов и воспитанием корпоративной культуры.

Итак, мы оценили, что надобность распорядительного воздействия в Хойникском райпо значительно ниже, чем организационного. Поэтому из следующих видов распорядительного воздействия:

- постановления;

- распоряжения;

- указания;

- инструктирование;

- наставления;

- целевое планирование;

- нормирование труда;

- координация работ;

- контроль исполнения - мы рассмотрим только распоряжения, постановления и проанализируем контроль исполнения.

В Хойникском райпо управление осуществляется коллегиальным органом, силу приказа принимают постановления, распоряжения пример которого мы и рассмотрим.

Рассмотрим распоряжение правления Хойникского райпо от 18 августа 2016 года «О рассмотрении результатов мониторинга», на основании которого правление постановило:

За допущенные нарушения правил торговли, выразившиеся в завышении цен и отсуствии ярлыков цен на товары, заведующей магазином №65 д. Уборки Ковзик В.Н. и продавцу Тимофеевой Ж.Н. объявить по замечанию и сумму 410 р. внести в кассу райпо.

Организация контроля исполнения должна обеспечивать современное и качественное исполнение документов. Контроль исполнения включает:

- постановку документов на контроль;

- проверка своевременного доведения документов до исполнителя;

- предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

- учет и обобщение результатов контроля исполнения документов;

- информирование руководителя.

Ответственность за организацию контроля по своевременному исполнению документов и содержащихся в них поручений возлагается на руководство Хойникского райпо и руководство структурных подразделений, а также на должностных лиц, указанных в тексте документа или резолюции служебного документа.

Обязательно контролю в Хойникском райпо подлежат:

- нормативно-правовые акты устанавливаемые законодательством и исполнительными органами Республики Беларусь;

- постановления, распоряжения, нормативные акты организации;

- запросы, поставленные перед высшими органами;

- предложения, заявления и жалобы граждан.

Контроль исполнения проанализируем в таблице 2.5, составленной на основании книги входящих документов.

Таблица 2.5 - Контроль за исполнением указаний в Хойникском райпо за 2016 год

Дата принятого документа (постановления или другого входящего документа)	Краткое содержание	Всего, в том числе имеют указания	Ответственный за выполнение принятого документа
		на конкретный срок исполнения	на конкретных исполнителей
20.02.2016	Постановление «О награждении в связи с юбилейной датой»	Февраль 2016 г.	Козловская Клавдия Петровна	Председатель правления РАЙПО Карпенко Н.А.
12.11.2015	Постановление «Об утверждении оптово-отпускных и розничных цен на хлебобулочные изделия»	15.112016		Председатель правления РАЙПО Карпенко Н.А
17.03.2016	Постановление «О проведении акции по продаже непродовольственных товаров»	18.03.2016 - 30.03.2016		Председатель правления РАЙПО Карпенко Н.А
14.01.2016	Постановление «О проведении переоценки остатков табачных изделий»	15.01. 2016г.	Комиссии по каждому торговой организации.	. Председатель правления РАЙПО Карпенко Н.А

Примечание - Источник: собственная разработка.

Из данных таблицы 2.5 можно сделать следующие выводы: в Хойникском райпо указания даются как конкретному исполнителю, так и на конкретный срок исполнения. Так, из четырех рассмотренных указаний только половина (2 указания) имеет конкретный срок исполнения, а 50% всех анализируемых указаний отнесены на конкретного исполнителя и установлены конкретные сроки исполнения. Постановления Хойникского райпо составлены в соответствии с требованиями делопроизводства.

Таким образом, распорядительные воздействия направлены на достижение поставленных целей управления, соблюдение внутренних нормативных до...