Контроль и его место в системе управления организацией (на примере ОАО "Кукморская швейная фабрика")

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

Введение

Сегодня одним из самых важных факторов роста эффективности производства и функционирования предприятия является улучшение качества выпускаемой продукции.

Высокое качество продукции расценивается как основополагающее конкурентное преимущество предприятия на рынке.

Учеными выявлено, что 80-85% брака, которое образовывается на производстве, можно свести к недостаточному вниманию производственного процесса, разработки изделия. А 60-65% дефектов, которые возникают во время эксплуатации изделия, обуславливаются также недостаточным контролем системы производства товара.

В связи с выявленными данными можно прийти к выводу, что на первое место на предприятии встает внутренний контроль. Значимость месту внутреннего контроля на предприятии придает не только контроль самого процесса производства, но и помощь для планирования аудита финансовой отчетности.

Перед управленцем на сегодняшний день встает проблема проведения качественного контроля в зависимости от подотчетного ему отдела, перед руководителями предприятия в целом - это проблема достигает масштабов всех подразделений и организации производства в целом. В связи с тем, что данные проблемы и вопросы, которые были рассмотрены выше, стали столь значимы для функционирования предприятия и для обеспечения его конкурентного преимущества, то актуальность контроля и его места в системе управления организацией становится важнейшим элементом.

Система контроля на предприятиях позволяет стимулировать сбыт продукции, определить простои, проблемные моменты деятельности, собирать необходимые данные о работе на предприятии и заключать их в отчеты. Все это помогает руководителям принимать верные и своевременные решения, работникам выполнять свои обязанности строго «по часам», потребителям получать качественную, безопасную, необходимую продукцию, которая соответствует всем требованиям, а предприятию в свою очередь, не просто существовать в своей нише, но и занимать лидирующие позиции. Но все это может обеспечить лишь хорошо отработанная, налаженная система контроля.

Определив актуальность исследования, следует рассмотреть цели, задачи исследования, а также методы, которыми мы будем активно пользоваться, разграничим объект и предмет исследования. Цель выпускной квалификационной работы - на основе изучения теоретических вопросов о контроле, методах реализации его функций и анализа деятельности предприятия, исследования существующей системы контроля на предприятии, разработать меры по совершенствованию и повышению эффективности системы контроля предприятия.

В свою очередь, исходя из цели мы будем решать следующие задачи:

- изучение теоретических основ системы контроля;

- анализ деятельности предприятия, ее общая характеристика;

- исследование существующей системы контроля на предприятии;

- анализ системы управления на предприятии и роль контроля в нем;

- выявление недостатков в системе контроля предприятий, а также исследование имеющихся возможностей;

- на основе выявленных недостатков и возможностей предприятия предложение мер по совершенствованию системы контроля на предприятии.

Объектом данного исследования является ОАО «Кукморская швейная фабрика». Предмет - система контроля на ОАО «Кукморская швейная фабрика».

Методы, с помощью которых мы будем вести исследование следующие:

- изучение, которое будет выражено в изучении текущих данных, состояния предприятия, в наборе исходной, необходимой информации;

- формализация, как необходимый инструмент и главный помощник при составлении таблиц, графиков или рисунков по данным предприятия, которые помогут более содержательно представить ситуацию или проблему;

- индукция и дедукция, которые поможет нам обобщить или же наоборот разбить на более мелкие составляющие полученные данные, исследовать проблему с разного фокуса для получения большей достоверности;

- анализ полученных данных, который поможет сделать выводы для определения предложение и дальнейшей работы предприятия;

- сравнение, которое будет необходимо при исследовании контроля производства, при сравнении эталонных моделей с текущими или же при рассмотрении планового выпуска и текущего;

- опрос, как необходимый инструмент при получении общих данных, ведь именно благодаря опросу и непосредственной беседе с сотрудниками предприятия можно выявить существующие тенденции или проблемы.

1. Теоретические основы системы контроля на предприятии

1.1 Сущность основных понятий

Контроль - это необходимый элемент как в жизни человека, предприятия, государства, так и общества в целом. В данном исследовании мы будем рассматривать контроль относительно предприятия.

Контроль помогает нормальному функционированию, а главное развитию предприятия. Ведь та организация, в которой царит хаос просто не может существовать долго. А если цели организации долгосрочные, стратегические, если организация хочет быть лидером на рынке, выполнять план производства, шагать в ногу со временем и иметь свои конкурентные преимущества, то ей в первую очередь, необходимо наладить контроль внутри организации.

Итак, перейдем непосредственно к определению контроля. Рассмотрим несколько определений и постараемся вывести свое на основе данных.

Многие ученые рассматривали данное понятие, так как именно оно позволяет понять, на какой ступени развития находится тот или иной объект, что необходимо предпринимать для достижения целей и получения наилучшего результата, которое соответствует ожиданиям. К примеру, наиболее известной трактовкой является определение контроля как процесса, обеспечивающего достижение организацией поставленных целей. С такой стороны данное понятие раскрыл Майкл Мескон, известный ученый, которому принадлежит труд «Основы менеджмента». Также наряду с ним Майкл Альберт и Франклин Хедоури занимались исследованием «Основы менеджмента», где также обращались к понятию контроля. Они пришли к выводу, что контроль является неотъемлемой частью управления, а именно одной из ее функций, без которой не могут реализоваться другие функции в полной мере. Именно данным ученым принадлежит цитата: «Без контроля начинается хаос, и объединить деятельность каких-либо групп становится невозможным», так как контроль всегда имеет весомое значение для организации, несмотря на уровень развития организационной структуры, внутреннего климата и взаимоотношений между сотрудниками или политику, которой следует организация. Контроль имеет различную трактовку в зависимости от его вида, рассматриваемого объекта. Мы же в данном исследовании будем рассматривать контроль относительно предприятия.

Контроль - это один из главных инструментов, который помогает предприятию при принятии важных решений, в частности, таких как определение политики предприятия, ее функционирования, организационной структуры управления.

Контроль - это процесс, который стимулирует достижение конечных целей предприятия, путем установления стандартов, измерений, определенных показателей.

Контроль - это синоним определения направления, а также поддержания успеха.

Контроль - это определение взаимоотношений, как с внешними агентами предприятия, так и с внутренними: сотрудниками, собственниками.

Таким образом, подводя итог определению контроля можно сформулировать следующее определение: контроль - это один из важнейших и необходимых элементов в жизни предприятия, который помогает при определении целей предприятия, направлений его деятельности и политики, а также стимулирует его развитие и процессы достижения результатов с помощью установления стандартов и показателей, благодаря которым появляется возможность рассчитать отклонения и выявить определенные тенденции развития либо торможения. И исходя из того, что является объектом контроля можно различить внутренний и внешний контроль.

Внешний контроль - это вид контроля, при котором субъектом являются внешние агенты предприятия. Ими могут быть различные органы государства, партнеры, потребители и даже общество в целом.

Внутренний контроль - это вид контроля, при котором действиями по осуществлению контроля занимаются субъекты самого предприятия. Ими могут быть - собственники, администрация предприятия, персонал.

И если цели внешнего контроля больше направлены на раскрытие информации о предприятии, соблюдении установленных законодательно норм и другие, то цели внутреннего контроля это:

- обеспечение нормальной деятельности предприятия и повышение его эффективности;

- обеспечение правильности выполнения работ, делегирования полномочий;

- обеспечение ведение документации и учета, сохранение имущества предприятия.

То есть внутренний контроль позволяет руководителям предприятия обеспечить плановое выполнение работы, путем делегирования полномочий, установления мер, стандартов с учетом специфики предприятия и стиля руководства.

В свою очередь, объектом внутреннего контроля будет являться то звено или подразделение, процессы или явления, на которое направлена деятельность по осуществлению контроля. К ним относятся:

- различные ресурсы предприятия: материальные и нематериальные, финансовые, человеческие, информационные;

- решения, принимаемые по ведению деятельности предприятия;

- процессы, которые непосредственным образом могут влиять на результат деятельности предприятия;

- результаты деятельности предприятия;

- простои и время выполнения работ;

- различные технические средства и оборудование и т.д.

При рассмотрении определения внутреннего и внешнего контроля мы затронули вопрос о субъекте контроля и то, как он различается в этих понятиях. Но так как нас больше интересует вопросы, касающиеся внутреннего контроля, то рассмотрим поподробнее субъекты внутреннего контроля, которые представлены в таблице 1.1.

Таблица 1.1. Классификация субъектов внутреннего контроля по степени значимости

субъекты 1 уровня	это собственники предприятия, которые проводят контроль сами либо при помощи найма третьих лиц: аудиторские компании, независимые эксперты и т.п.
субъекты 2 уровня	это сотрудники предприятия, которые помимо своей основной деятельности выполняют функции контроля в сфере своей работы, так как это необходимо для выполнения их работы.
субъекты 3 уровня	это сотрудники предприятия, основной деятельностью которых является контроль и выполнений контрольных функций

И так как мы рассматриваем контроль в призме предприятия, его внутренних взаимоотношений, то и большее внимание мы будем уделять внутреннему контролю.

Основной функцией контроля, то есть то, для чего он необходим, является то, что контроль помогает выявить существующую проблему на предприятии и принять меры, изменить работу таким образом, чтобы проблемы не привели предприятие к банкротству. Если руководитель вовремя будет реагировать на выявленные отклонения и принимать необходимые решения, то и деятельность предприятия будет эффективной. В данном случае очень важно наличие обратной связи, то есть ответной реакции на различные ситуации.

Методический инструментарий реализации функций контроля мы рассмотрим в следующем параграфе данной главы, а пока раскроем суть понятий, которые в него входят:

- Бухгалтерский, финансовый учет - это учет, в основе которого лежат составление счетов, документации, ведение двойной записи, балансовое обобщение, инвентаризация.

Счет - документ, который содержит в себе информацию о суммах к оплате, банковских реквизитах предприятия, перечень товаров и услуг.

Двойная запись - это один из способов ведения бухгалтерского учета, где при каждом изменении состояния средств предприятия отражаются на 2 бухгалтерских счетах, которые обеспечивают бухгалтерский баланс.

Балансовое обобщение - это способ отражения состояния наличных средств в денежном выражении и информацию об их источниках на определенную дату.

Инвентаризация - это проверка наличия имущества предприятия и его финансового состояния на определенную дату, с помощью соотнесения фактических данных с данными бухгалтерского учета.

Бухгалтерский управленческий учет - это учет, при котором выделяются центры ответственности и нормирования издержек.

Центры ответственности - это одно из структурных подразделений организации, цель которого является обеспечение контроля за деятельностью предприятия в целом.

Нормирование издержек - это определение оптимального количества издержек предприятия.

- Ревизия, контроль, аудит - это проведение проверки документов, всех расчетов, контроля соблюдения норм и правил, куда входит инвентаризация, опрос сотрудников и т.д. Иными словами, проведение полной диагностики предприятия.

Теория управления - это наука о принципах и методах ведения управленческой деятельности, описанная различными системами, процессами, объектами. Она производится на основе теорий информации и кибернетики.

Теория информации основывается на измерении количества информации в целом и соотношения ее к системам передачи данных.

Кибернетика - это наука о закономерностях получения, хранения и передачи информации в сложных управляющих системах. Дословно обозначает «искусство управления».

При ситуации, где на предприятии, где из года в год в отчетах предоставляется положительная динамика о состоянии предприятия, хорошие показатели близкие к идеальным, но в то же самое время падает спрос на продукцию, можно смело говорить о неэффективной системе контроля. В конечном итоге можно выяснить, что за красивой «оболочкой», которая была предоставления для внешних контрагентов, скрываются серьезные проблемы, которые могут привести состояние предприятия к плачевному состоянию. Поэтому многие руководители понимают, что экономия на системе контроля в современных рыночных условиях является серьезной ошибкой.

Определив сущность контроля, степень его важности в деятельности предприятия, рассмотрим классификацию контроля.

По форме различают:

- внутренний аудит;

- структурно-функциональная форма внутреннего контроля.

Рассмотрим эти формы поподробнее.

Внутренний аудит предполагает решение задачи контроля, а также диагностики предприятия со всех сторон: экономической, маркетинговой, стратегической. Также внутренний аудит включает в себя консультацию. Проводит такой контроль обычно отдел внутреннего аудита и ревизионной комиссии.

Использование внутреннего аудита объясняется:

- крупным масштабом деятельности предприятия;

- наличием большого количества филиалов у предприятия;

- заинтересованностью руководителей получать достоверную и точную информацию о предприятии:

- сложной организационной структурой управления предприятия;

- видом деятельности предприятия;

- решением руководителей о необходимости данного вида контроля.

Если же деятельность предприятия не предполагает наличие такого отдела как внутренний аудит, и не характеризуется вышеперечисленными характеристиками, то оно может использовать другую форму контроля, которая именуется как структурно-функциональная. Осуществление контроля в этом случае происходит в зависимости от организационной структуры и ее единиц. Каждая единица: линейно-функциональная, матричная, дивизиональная, имеет ряд соответствующих ей основных функций. Контроль выполняется исходя из функций каждого подразделения.

Говоря о контроле, в последние годы начали затрагивать еще одно понятие: контроллинг. Это сложное понятие, которое включает в себя множество определений, но в общем виде оно обозначает ведение учета, анализа затрат, а также результатов деятельности предприятия. Особенностью контроллинга является то, что функция планирования на предприятии и контроля результатов осуществляется на базе внутреннего контроля и учета. Таким образом, получается, что понятие контроллинга включает в себя понятие внутреннего контроля, поэтому оно шире понятия внутреннего контроля, а значит, не является его формой. Контроллинг можно выделить как отдельные процесс предприятия. Ведь к функциям субъекта выполняющего контроллинг: контроллера относятся:

- планирование внутри фирмы;

- диагностика и консультирование;

- разработка налоговой и финансовой политики;

- проведение ревизий и финансовых исследований;

- составление различных отчетов для внутренних и внешних агентов предприятия.

По типу внутренний контроль можно разделить на:

- неавтоматизированный;

- неполностью автоматизированный;

- полностью автоматизированный.

Неавтоматизированный внутренний контроль проводится полностью без использования различного рода автоматических средств. Данный вид контроля занимает много времени, так как все операции сбора, анализа, подведении итогов, и т.п. производятся вручную, самими сотрудниками предприятия. Данный тип контроля может быть неактуальным на данный момент времени, ведь в современном мире необходимо быстро реагировать на изменения и принимать верные решения в максимально короткий период времени.

Неполностью автоматизированный контроль предполагает осуществление функций контроля субъектами с использованием автоматических средств частично в некоторых видах операций. Например, при регистрации или обработке данных, что дает преимущество над описанным выше типе контроля, ведь использование автоматических средств даже в частях операций позволяет сократить время процесса контроля.

Полностью автоматизированный внутренний контроль предполагает использование автоматических средств на максимальном уровне, практически во всех видах деятельности и процессах предприятия. При этом персонал управляет и контролирует работу оборудования, машин.

К автоматическим средствам можно отнести машины и оборудование, информационные программы, с помощью которых осуществляется система контроля.

Так как контроль помогает руководителям предприятия получить достоверную информацию о текущем состоянии деятельности и на ее основе принимать соответствующие решения, а значит контроль является функцией управления. Наряду с рассмотренным выше внутренним видом контроля на предприятии в последние годы все большую актуальность стал набирать финансовый контроль.

Финансовый контроль - это способ ведения финансовой отчетности, учета затрат, управления финансами предприятия, на основе существующих правил и стандартов. Иными словами финансовый контроль - это процесс контролирования денежных потоков, способ их использования и дальнейшего перераспределения с целью получения наибольшей выгоды и максимальной эффективности.

Отличительной чертой финансового контроля является то, что он носит всеохватывающий характер. Так как все поступления и затраты предприятия закрепляются в документарной форме или же в специальных информационных программах, что позволяет обрабатывать большое количество информации с минимизацией риска потерь данных.

Финансовый контроль включает проверку следующих данных:

- бюджета предприятия;

- налоговой политики;

- трудовых, материальных и финансовых ресурсов;

- эффективность деятельности предприятия;

- и другие данные.

Данные, полученные в ходе проведения финансового контроля, помогают предприятию определить дальнейшую деятельность, пути развития, удобство определяется тем, что все выводы подкреплены конкретными показателями, проведен количественный анализ деятельности.

А возвращаясь обратно к теме внутреннего контроля, вспомним, что мы выяснили: контроль является одной из основных функций управления.

Все эти виды контроля являются необходимой составляющей эффективной деятельности предприятия. Они позволяют рассмотреть всю деятельность, начиная от стратегической цели и миссии, заканчивая результатами, то есть всю цепочку создания ценности.

Для того, чтобы сократить временные затраты на проведение контроля по рассмотренным выше видам, необходимо:

- автоматизировать некоторые процессы;

- прописать шаблон проверки качества продукции;

- определить стандарты и установить четкие правила проведения контроля.

Степень сложности проведения контроля может быть определена видом деятельности предприятия, сложностью организационной структуры управления, численностью персонала, наличием дочерних компаний или филиалов.

Таким образом, в данном параграфе теоретической главы мы:

- определились с определением контроля;

- узнали, что нас интересует внутренний контроль и рассмотрели аспекты, которые относятся к внутреннему контролю;

- определились с объектами, субъектами и методами проведения контроля, раскрыли сущность входящих в них понятий;

- рассмотрели классификации контроля;

- определили виды контроля и то, чем они отличаются и для чего нужны.

Итак, изучив вопросы, касающиеся понятий о контроле, мы сможем рассмотреть то, как он реализуется на предприятиях.

1.2 Методический инструментарий реализации функции контроля на предприятии

Внутренний контроль включает в себя объединение определенных действий, их симбиоз, которые в совокупности при их выполнении раскроют состояние предприятия на текущий момент времени.

В общем виде методический инструментарий реализации функции контроля на предприятии можно разделить на:

- применение общенаучных методов контроля;

- применение эмпирических методов контроля.

Общенаучные методы включают в себя проведение анализа на предприятии, который может быть как общим, относящимся к деятельности в целом, так и специальным, целью которого будет являться контроль отдельного объекта, процесса или явления на предприятии. Также синтез, как объединение и рассмотрение объекта контроля в совокупности всех его характеристик и свойств. Индукция и дедукция, которые позволят рассмотреть объект контроля, исходя из его общих характеристик к частным и наоборот. Моделирование, которое подскажет нам, как будет действовать объект контроля при определенных условиях работы, поможет спрогнозировать его действия и создать модель поведения. Абстрагирование, которое поможет посмотреть на объект контроля отстраненно и, возможно, найти ответы на интересующие вопросы. Эксперимент, проведение которого поможет при принятии управленческих решений, так как субъект контроля будет знать к какому результату он придет при принятии того или иного решения.

Таким образом, применение общенаучных методов контроля помогут субъекту контроля провести исследование, которое в свою очередь даст информацию об объекте, его характеристиках, поможет понять его поведение, построить шаблон действий и рассмотреть полученный результат. Но при постоянно меняющихся условиях современного рынка становится понятно, что использование только общенаучных методов проведения контроля будет недостаточным. Ведь они не могут в полной мере отразить конкретные показатели, учесть всех факторов, воздействующих на объект контроля, а также они могут быть громоздкими и занимать много времени, что будет тормозить деятельность предприятия. А время, как известно, является одним из главных факторов конкурентного преимущества предприятия, поэтому необходимы и другие методы реализации функции контроля на предприятии, которые будут более эффективными. Поэтому рассмотрим эмпирические методы контроля.

К эмпирическим методам контроля относятся: инвентаризация, которая раскроет информацию о текущем и плановом состоянии объекта; контрольные замеры работ, которые позволят избежать совершение возможных ошибок; различного рода проверки (формальные, арифметические и т.д.), которые помогут субъекту контроля в системе учета и принятии решении; контрольный запуск оборудования, который покажет состояние оборудования на текущий момент времени и то, возможно ли на нем работать; экспертизы, которые помогут разобраться с результатами деятельности и т.д.

Использование данного метода контроля помогает провести количественную оценку деятельности предприятия, проанализировать результаты ее деятельности, сам процесс деятельности, выявить проблемы, сократить количество ошибок.

М. Мескон отмечал, что к слову контроль сотрудники организации относятся специфически, и данное понятие на подсознательном уровне ассоциируется у них со словом ошибки, проблемы. Ведь именно контроль помогает выявить существующие в организации проблемные стороны, вовремя их исправлять, при необходимости фиксировать в документации, для того, чтобы создать шаблонные решения для принятия быстрых решений в дальнейшем. Сотрудники, которые узнали о своих ошибках, будут стараться не совершать их в своей деятельности, а определение точек контроля будет положительным образом сказываться в жизни предприятия, так как быстрая реакция на ошибки обеспечит действия по их устранению и возникновению в будущем.

Преимуществом модели процесса контроля по Мескону является то, что она максимально проста, но в то же самое время эффективна, так как помогает проводить точки контроля на предприятии любого масштаба, создавать необходимые стандарты, выявлять причины ошибок и проблем, устраняя их в будущем.

Также помимо основных методов контроля существуют специфические, к которым относятся математические методы, проведение экономического и финансового анализа, статистика, использование теории вероятности и т.д. данные методы позволяют получить более точные количественные показатели на конкретную дату, рассчитать затраты, выручку прибыль и другие показатели, которые смогут помочь при анализе эффективности деятельности предприятия.

А сама методология проведения контроля состоит из 3 основных этапов:

- выработка и установление стандартов;

- сопоставление с этими стандартами результатов деятельности;

- принятие действий, которые скорректируют результат деятельности.

Рассмотрим эти этапы поподробнее.

1. Выработка и установление стандартов.

Стандарты в этом случае представлены и закреплены в документарной форме. Они подразумевают собой определенные, конкретные цели. Это могут быть стратегические цели, процесс выработки которых рассматривается на этапе планирования деятельности предприятия. То есть о стандартах можно говорить, начиная с этапа планирования, иными словами они появляются на этом этапе жизнедеятельности предприятия.

Но следует помнить, что не все цели предприятия будут являться стандартами. Стандарты носят в себе функции контроля и планирования. Цели, которые определяют стандарт, отличают особенности:

- обязательное наличие временных рамок, в течение которого должны быть выполнены работы;

- наличие критерия, с помощью которого можно будет оценить степень выполнения работы, качество и другие характеристики.

Данные особенности целей как стандартов носят характер своеобразных ограничений, которые помогают конкретизировать контроль

При выработке и установлении стандартов следует учесть то, что не все стандарты поддаются количественной оценке. К примеру, при определении критерия оценки мы можем выделить какие-либо показатели, такие как прибыль, выручка, объем продаж и т.д., на которые будем опираться при сопоставлении текущих результатов. Но существуют такие процессы в организации, которые трудно оценить количественным способом, определенными показателями, они требуют качественной оценки, что в значительной степени может усложнить процесс контроля, создания стандартов. Но это не означает, что провести контроль невозможно, ведь в этом случае понадобиться больше времени и другой подход или метод оценки, к примеру, один из рассмотренных ранее: общенаучные или эмпирические метода.

2. Сопоставление результатов деятельности со стандартами.

На данном этапе проведения контроля субъект, в роли которого может выступать руководитель, собственник или менеджер должен на основании полученных данных сравнить результат, который был достигнут с теми показателями и данными, которые были определены в стандартах ранее.

На данном этапе контроля субъекту необходимо на основании полученных данных после сопоставления результатов принимать решения о дальнейшей работе. Здесь очень важно принять верное решения. Ведь при обнаружении отклонений нужно грамотно их растолковать, они могут быть как положительными, так и отрицательными. И помнить, что положительные отклонения от нормы - это не всегда хорошо, так как слишком большой положительный скачок в одном объекте может быть вызван огромным количеством факторов, многие из которых нужно будет исследовать.

А также относительно отрицательных отклонения следует сказать, что субъект контроля должен определить, какие из отрицательных отклонений допустимы при работе, а какие стоит немедленно рассмотреть и внести изменения, а главное, как качественно это сделать.

Именно решения, которые принимаются на данном этапе контроля являются наиболее существенными, так как именно здесь производится оценка, благодаря которой будут вводиться действия. Поэтому на этой стадии в общем виде происходит:

- получение данных;

- сравнение со стандартами;

- определение отклонений от нормы;

- определение масштабов отклонений;

- измерение результатов;

- передача выявленной информации:

- дальнейшая оценка информации.

Если информация соответствует этим критериям, то можно переходить на следующий этап контроля.

3. Действия.

Итак, после того, как были установлены стандарты, прописаны в них нормы, а также сопоставлены результаты деятельности с нормами и выявлены отклонения и необходимая информация наступает время перехода к третьему этапу проведения контроля на предприятии - это принятие решение и действий.

Действия могут иметь 3 направления:

- оставить все как есть и продолжать работу без каких-либо изменений;

- устранить выявленное отклонение;

- пересмотреть и возможно изменить стандарт.

Рассмотрим эти варианты действий поподробнее.

Если субъект контроля после проведения диагностики выявляет отсутствие отклонений, показатели работы имеют такие же характеристики, которые описаны в стандартах и нет проблем, то он вправе оставить все как есть, не меняя ход работы. Но следует помнить, что через определенное количество времени и под воздействием внешних и внутренних факторов показатели могут меняться, поэтому стоит периодически проводить контроль и сверять данные показателей. И не думать о том, что разовые хорошие показатели будут таковыми всегда и не потребуют изменений.

Если после сопоставления результатов контроля со стандартами выясняется то, что присутствуют отклонения, то главной задачей системы контроля здесь будет являться устранение серьезных отклонений до того, как они перерастут в большие проблемы.

При введении изменений субъект контроля должен опираться на показатели и постараться выяснить причину возникновения отклонений. На основе этой причины и должны проводиться изменения, которые помогут устранить отклонения в будущем. Иными словами здесь при принятии решения важно определить 2 составляющие:

- масштаб проблемы, отклонения;

- причину, которым вызвано появление отклонения.

Только при выполнении этих составляющих субъект управления сможет принять эффективное решение и правильно устранить отклонения, а предприятие в дальнейшем снова начнет работать в нормальном режиме.

При принятии решении об изменении текущих показателей, вследствие их отклонений от стандартов, следует также обратить внимание, насколько реальны стандарты, достижимы ли они. Возможно, со временем они утратили свою актуальность или стали невозможными к выполнению. Здесь необходимо помнить, что стандарты - это цели, которые создаются при планировании деятельности, поэтому необходимо вернуться к процессу планирования и пересмотреть его снова и поменять не отклонения от показателей, а сами стандарты, обновить их данные.

Итак, в заключении этого параграфа стоит отметить, что функции контроля внутри предприятия могут носить разнообразный характер и могут отличаться. Это обуславливается тем, в какой сфере функционирует предприятие, какой масштаб деятельности она имеет, что производит, какую организационную структуру имеет и ряда других факторов. Поэтому собственники, руководители или же менеджеры, иначе говоря, субъекты управления сами принимают решения о методах проведения контроля на предприятии. Мы рассмотрели общенаучные и эмпирические методы, а также выяснили, что помимо них существуют специфические и другие методы проведения и реализации функций контроля.

Также хотелось бы отметить, что роль субъекта управления имеет главную роль в проведении контроля и в принятии решений. Ведь именно от этих полученных данных и решений, которые будут основываться на полученных данных, будет напрямую зависеть функционирование предприятия в целом, эффективность ее деятельности и работоспособность сотрудников. Поэтому, обобщив рассмотренные выше методы проведения контроля, выявим основные задачи субъекта управления:

1. Определить фактическое, текущее состояние предприятия или конкретного объекта управления;

2. Установить стандарты и нормы, которые будут являться эталонными;

3. Определить контрольные точки контроля;

4. Сравнить фактические, текущие данные с нормами;

5. Выявить отклонения, если таковые имеются;

6. Оценить масштабы влияния отклонений на деятельность предприятия;

7. Прописать диапазон допустимых значений отклонений;

8. Выявить причины возникновения отклонений;

9. Принять меры по устранению отклонений

10. Пересмотреть существующие стандарты и обновить данные при необходимости;

11. Проводить мероприятия по контролю периодически через определенное количество времени.

1.3 Оценка эффективности системы контроля предприятия

Система контроля будет считаться эффективной в том случае, если по ее результатам деятельность предприятия будет заметно улучшаться и приносить больше прибыли, нежели это было раньше.

При оценке эффективности реализации функций контроля следует уделить наибольшее внимание фактору времени и широте контроля, то есть его диапазону. Фактор времени в данном случае предполагает собой осуществление стадий контроля, к которым относятся рассмотренные ранее предварительный, текущий и заключительный контроль, за конкретный, указанный в плане временной промежуток.

Также для того, чтобы оценка эффективности системы контроля была осуществлена верно, необходимо изначально определить конечный цели и результаты деятельности, которые должны быть достигнуты.

Исходя из всех этих критериев оценки эффективности системы контроля предприятия, контроль должен быть направлен на следующий результат:

- выявление долгосрочных результатов;

- выявление альтернативных вариантов;

- определение степени достижимости.

Все это должно проводиться не менее 1 раза в год для того, чтобы достичь максимальной эффективности. Иными словами, эффективная система контроля должна быть направлена на достижение коммерческих и вспомогательных результатов деятельности предприятия.

Теперь рассмотрим фазы, по которым производиться оценка эффективности системы контроля:

- стратегический контроль;

- контроль, ориентированный на результат;

- контроль, соответствующий виду деятельности;

- справедливость контроля;

- гибкость контроля;

- простота контроля;

- экономичность контроля.

Рассмотрим эти фазы подробнее.

1. Стратегический контроль. Данная фаза является сложной, так как относиться к деятельности всего предприятия в целом. Она исходит из разработанной в самом начале главной стратегии и тех перспектив, которые предприятие хочет достичь. Поэтому стратегический контроль можно применять не только ко всему предприятию в целом, но и к отдельным стратегическим областям, сферам деятельности.

2. Контроль, ориентированный на результат. Данная фаза характеризуется тем, что контроль здесь направлен на сопоставление текущего состояния предприятия с плановым. То есть в этой фазе контроля происходит периодический сбор информации и сравнение со стандартами и нормами, которые были установлены.

3. Контроль, соответствующий виду деятельности. Эта фаза контроля предполагает измерения и оценку отдельных видов деятельности руководителей, менеджеров, их действий и то, как они справляются со своими полномочиями.

4. Справедливость контроля. Данная фаза контроля характеризуется регулярностью выполнения и справедливостью исполнения по отношению ко всем объектам контроля. Здесь должна производится оценка частных случаев для того, чтобы на основе частных проблем остановить возникновение серьезных, крупных проблем.

5. Гибкость контроля. Данная фаза контроля предполагает то, что система контроля может меняться с тем, что на деятельность предприятия воздействуют внешние и внутренние факторы. Поэтому эффективной будет так система контроля, в которой пересмотрены стандарты и при необходимости введены изменения.

6. Простота контроля. Данная фаза контроля предполагает, что система контроля должна быть прозрачной и понятной для каждого сотрудника, начиная от рядового сотрудника, заканчивая менеджерами высшего звена. И что немаловажно, решения, принятые после проведения контроля, должны быть доведены до соответствующих сотрудников предприятия.

7. Экономичности контроля. Суть данной фазы заключатся в том, что система контроля реализуется по мере возможностей предприятия. Она может быть как дорогостоящей и с привлечением лиц, не относящихся к сотрудникам данного предприятия, так и более бюджетной с привлечением отделов, которые находятся внутри предприятия. Решения принимаются руководителями или собственниками предприятия.

Если система внутреннего контроля на предприятии действует неэффективно, то причиной тому могут быть непонимание руководством и вследствие этого не выполнение тех функций, которые ставятся при выполнении функций контроля. Эффективность также будет достигаться при соблюдении следующих условий:

1. Система контроля должна быть закреплена документально, таким образом, чтобы в дальнейшем ее можно было проконтролировать.

2. Должен производиться оперативный контроль руководителями структурных подразделений за использованием материально-производственных ресурсов.

3. Должно быть проконтролировано соблюдение норм и нормативных актов, закрепленных на предприятии. Все действия, которые будут выполняться за рамками нормативных актов должны быть документально зафиксированы и разрешены руководством предприятия. Это поможет избежать злоупотребления полномочиями.

4. Должен производится контроль за тем, как отражается хозяйственная деятельность на бухгалтерских счетах, иначе могут возникнуть проблемы в бухгалтерской отчетности, несоответствие данных.

5. Система контроля должна быть разделена на три составляющие:

- среда контроля;

- учетная система контроля;

- процедура контроля.

Также должны быть определены и в дальнейшем прописаны взаимоотношения объекта и субъекта контроля для достижения максимальной эффективности.

Помимо рассмотренных ранее фаз и условий контроля для обеспечения его максимальной эффективности также должны быть отмечены следующие критерии:

- все безналичные платежи предприятия должны закрепляться в документарной форме и соответствовать законодательству и законодательным актам;

- все задолженности предприятия перед кредиторами и собственными работниками должны быть своевременно погашены, а также должны быть под контролем дебиторские задолженности предприятия;

- система бюджетирования предприятия, а также составление и осуществление бизнес-плана должны отвечать требованиям рациональности и иметь такие направления как:

1. регламентация систем;

2. организационная структура управления;

3. информация систем.

- на предприятии должна соблюдаться координация деятельности, оптимальность системы управления, адаптируемость к новым условиям, мотивация не только рядовых сотрудников, но и менеджеров и т.д.

В случае, если производится финансовый контроль, то должны быть соблюдены следующие требования:

- при возможности вариантов выбора предпочтительнее будет финансирование за счет долгосрочных кредитов. При этом стоимость долго не должна быть слишком высокой. В этом случае ликвидный риск будет намного меньше.

- по возможности необходимо сделать все, чтобы долго предприятия были оплачены в установленные сроки. Или предприятия может использовать другой метод финансирования деятельности - это финансирование за счет откладывания выплат по обязательствам.

- необходимо проверить управление структурой капитала предприятия. В этом случае необходимо вести учет денежных потоков предприятия. При идеальном раскладе должна сложиться такая ситуация: максимизация общей стоимости предприятия и минимизация общей стоимости его капитала.

При управлении структурой капитала необходимо учесть особенности предприятия, к примеру, его отраслевую специфику, территориальное местоположение, особенности построения организационной структуры. А также рассмотреть цели и существующие стратегии, темпы роста и т.д.

- эффективность по затратам достигается при постоянной фиксации контроля и его оценки для того, чтобы определить, сколько затрат потребуется для его проведения в дальнейшем

Иными словами эффективная система контроля достигается только тогда, когда информация, которая поступает в ходе контроля, является наиболее объективной.

При проведении оценки можно использовать некоторые показатели, помимо тех, которые установлены в стандартах предприятия.

При рассмотрении фаз эффективной системы контроля мы изучили такое понятие как экономичность. Если выразить его через систему показателей, то данное понятие будет иметь следующий вид:

,

где: Эк - это экономичность;

Зк - это расходы на содержание и функционирование системы контроля (содержание и функционирование отдела по контролю);

Zp - это среднегодовое количество работников, которые работают в отделе контроля.

Чем меньше значение данного показателя экономичности, тем лучше для предприятия. Это означает что средства потраченные на контроль незначительны.

И подводя итог оценки эффективности системы контроля предприятия, рассмотрим этапы, которые проходит предприятия:

1. Необходимо провести анализ и сопоставить данные по целям функционирования предприятия, стратегии и направления, которые были приняты ранее с видами деятельности, организационной структурой предприятия и с ее текущими возможностями.

2. Необходимо разработать новые цели, деловую концепцию предприятия, где должны быть указаны данные о предприятии, ее общехозяйственная характеристика, конкурентные преимущества, должно быть определено, какое место на рынке оно хочет занимать. И также должны быть указаны и прописаны методы осуществления и задачи сотрудников.

В этих документах должны быть положения о производственной, технической, инновационной, финансовой, кадровой, учетной политике.

Все эти положения должны быть разработаны только после полного и глубокого анализа каждого отдела, в которую будут входить расчеты и конкретные показатели, на основе которых и будет предложены наиболее эффективные.

3. Необходимо провести полный анализ существующей системы управления и ее эффективности. При необходимости должны быть внесены корректировки.

В документе о системе управления предприятием должны быть прописаны все организационные звенья, степень их подчиненности, направление деятельности, функции, которые они выполняют, взаимоотношения между структурными подразделениями, их права и степень ответственности. Также должно быть наглядное изображение организационной структуры управления.

Помимо этого необходимо прописать штатное расписание, должностные инструкции, где будут указаны права и обязанности каждой структурной единицы.

Только строгое документирование и соблюдение этих правил позволит соблюдать четкую координацию функций на предприятии.

4. Необходимо разработать и закрепить формально типовые процедуры контроля конкретных операций. Это обеспечит налаживание отношений работников по поводу контроля деятельности предприятия, позволит эффективно управлять ресурсами. А также поможет принимать верные управленческих решения за счет обеспечения качественной и достоверной информацией.

5. Необходимо организовать, если нет таковой, отдел по реализации функций контроля или отдел внутреннего аудита.

6. Необходимо определять пути совершенствования проведения контроля на предприятии в зависимости от возможных изменений на предприятии.

Таким образом, проводить оценку системы контроля на предприятии необходимо для того, чтобы она являлась эффективной. Эффективность в этом случае будет выражаться в:

- обеспечении нормального функционирования предприятия, его дальнейшего развития и выхода в лидеры в своей отрасли или сфере деятельности;

- эффективном использовании ресурсов, их сохранности и в повышениях возможностей предприятия за счет этих ресурсов;

- своевременном выявлении различных видов риска и их предотвращении или минимизации;

- способности реагировать на изменения, быстро адаптироваться и улучшать свою деятельность.

2. Анализ системы контроля ОАО «Кукморская швейная фабрика»

2.1 Общая характеристика деятельности предприятия

Открытое акционерное общество «Кукморская швейная фабрика» имеет свое месторасположение по адресу 422110, Республика Татарстан, г. Кукмор, улица Рабочий переулок, дом 1. Ведет свою деятельность на основе частной формы собственности в швейной отрасли, № 18.22.2 по классификатору ОКВЭД. Видом деятельности данного предприятия является производство швейных изделий. Целью деятельности ОАО «Кукморская швейная фабрика» является извлечение прибыли. В свою очередь, акции данного общества имеют следующую структуру: уставной капитал делиться:

- на обыкновенные именные акции, количество которых составляет 40446 штук номинальной стоимостью 100 рублей каждая;

- на привилегированные именные акции, количество которых составляет 470 штук, номинальная стоимость каждой акции 100 рублей.

Акции общества представлены в бездокументарной форме.

Годом основания фабрики считается 1956 год, когда в октябре был подписан приказ об организации нового Государственного промышленного предприятия Кукморской швейной фабрики №6 на базе ранее существующей артели «Ярыш».

В связи с реконструкцией перед коллективом фабрики встали новые задачи, оснащение производства оборудованием, освоение ассортимента, подготовка кадров и создание условий труда и быта (жилищное строительство) и многое другое. Фабрика начала свою деятельность, когда работал один поток и раскройный цех. Группа занималась пошивом мужских хлопчатобумажных брюк. Раскрой производился вручную, но это был период технического усовершенствования всей сферы промышленного производства, необходимо было модернизировать старое оборудование, заменить старую технику новой, разработать и внедрить в производство передовую технологию. Предстояло улучшить работу по обучению кадров. Но одновременно с техническим усовершенствованием перед фабрикой стояли задачи еще и по расширению производства, вводу новых мощностей, освоению нового ассортимента, набору и обучению кадров, начиная от швеи машинистки до специалистов среднего и высшего звена. Это была первая пятилетка на фабрике: 1954-1959 годы.

Уже в начале 1957 года, разрешается вопрос по воду двух новых потоков по пошиву женских и мужских плащей из дублированной ткани. Реконструируются помещения для раскройного цеха и цеха подготовки, создается экспериментальная группа. В этот же период на фабрике вводится первый конвейер в швейном цехе.

К 1959 году на фабрике было уже 5 цехов. Неузнаваемо изменилось лицо фабрики за годы семилетки (1959-1965 гг.).

За семилетку на фабрике значительно обновился парк машин, особенно специальное оборудование. Производство было оснащено швейным высокопроизводительным оборудованием отечественного производства.

Всего на фабрике работало 1560 человек. Она специализирована на пошив курток для взрослых и детей, а также смесовых плащей.

С 7 апреля 1986 года директором фабрики назначен Голов Рафаэль Анатольевич. За период с 1984 по 1989 года была проведена огромная работа по переоснащению предприятия: были внедрены 2 комплексно-механизированные линии с оборудованием фирм «Дюркопп» и «Дюркопп Адлер» (Германия) и оборудованием для влажно-тепловой обработки фирмы «Паннония» (Венгрия).

В 1993 году фабрика вышла из состава Татарского производственного-торгового швейного объединения «Киемнэр» и самостоятельно акционировалась. Являясь полным преемником Кукморской швейной фабрики, появилось открытое акционерное общество «Кукморская швейная фабрика».

С 1995 года на фабрике началась компьютеризация вычислительных работ. Были механизированы работы по расчету кусков ткани в настилы, по учету заработной платы, учету основных средств, учету движения сырья.

В 1997-1998 годах в экспериментальном цехе фабрики внедрена система автоматического проектирования раскладок (САПР), с помощью которой были механизированы работы по градации лекал, нормирование расхода сырья, изготовлению раскладок лекал в натуральную величину.

С 1996 года предприятие участвует в тендерах на пошив продукции государственного заказа. Параллельно с рыночной продукцией был освоен выпуск специальной одежды для Министерства обороны, Генеральной прокуратуры, для работников службы судебных приставов Министерства Юстиции РФ. Кроме этого по заказам крупных предприятий Республики Татарстан фабрика выпускает рабочую одежду.

Начиная с 1998 года, предприятие увеличивает объемы выпускаемой продукции, активно работает по созданию и внедрению в производство новых моделей, новых видов ассортимента, новых технологий. Ежегодно идет пошив около 100 моделей на все возрастные группы, начиная с ясельного возраста и заканчивая старшим и пожилым. Более половины из данных моделей - новые.

В последние годы на фабрике разработаны и освоены новые виды специальной рабочей одежды: костюмы зимние, летние, плащи для работников Службы судебных приставов Минюста РФ, костюмы рабочие для защиты от кислот.

ОАО «Кукморская швейная фабрика» для повышения конкурентоспособности своих изделий внедряет новое оборудование:

- в 2002 году по бизнес-плану получен кредит, закуплено и освоено оборудование по производству синтетического объемного утеплителя. В 2002 году выпущено более 100 тыс.м утеплителя, в 2003 году - 197 тыс.м.

Большая часть используется в своем производстве, а излишки утеплителя продаются.

- в 2002 году закуплены и внедрены в производство 2 передвижные раскройные машины, что позволило улучшить качество кроя.

В 2004 году фабрика получила кредит по бизнес-плану 3 млн.рублей для закупки нового оборудования и технологий. В результате было закуплено и внедрено в производство:

- 32 единицы высокопроизводительного швейного оборудования;

- 2-х головочная вышивальная машина с программным обеспечением;

- вычислительная техника и программное обеспечение для конструкторов и раскладчиков экспериментального цеха САПР «Ассоль»;

- фотодигитайзер для ввода лекал в компьютерную сеть;

- плоттер струйный широкоформатный для вывода лекал и изготовления замеловок;

- 4 комплекта утюжильного оборудования с парогенераторами.

Закупленный по вышеуказанному бизнес-плану программный комплекс САПР «Ассоль» включает подсистемы;

- техническое конструирование;

- расширенное конструирование;

- градация лекал;

- автоматическая раскладка.

Также закуплена новая компьютерная программа «Технолог» (взамен действующей), которая значительно облегчит работу технологов в цехе.

Начиная с 2005 года и по сей день предприятие расширяло свои рынки сбыта, кроме Татарстана поставка продукции производилась в 16 регионов России.

На данный момент времени после всех преобразований фабрики и расширения границ своей деятельности помимо производства швейных изделий ведется также и торговая деятельность на базе созданных фирменных магазинов. Более подробная информация об ассортименте предлагаемой фабрикой продукции представлено ниже:

...