Контроль и его место в системе управления организацией (на примере ОАО "Кукморская швейная фабрика")

1. Операционный бюджет, в котором будут отражаться показатели выручки, себестоимости и прибыли фабрики на бюджетный период.

2. Инвестиционный бюджет, в котором будут отражаться показатели капитальных затрат и долгосрочных финансовых вложений фабрики на бюджетный период.

3. Финансовый бюджет, в котором будут отражаться показатели денежные поступления, расходы, движения оборотных средств, текущие обязательства фабрики на бюджетный период.

Такое разделение бюджетов поможет более детально отслеживать важные финансовые показатели, движение денежных средств и то, как каждый центр ответственности расходует их. В конечном итоге руководителям будет поступать релевантная информация для принятия эффективных управленческих решений о развитии швейного производства.

В целом, проведение выше предложенных мероприятий урегулирует контроль за себестоимостью продукции благодаря выявлению отклонений и их учету от норм в каждом из центров ответственностей.

3.3 Организационные мероприятия реализации предложений по совершенствованию контроля

Обеспечение качества выпускаемой продукции на ОАО «Кукморская швейная фабрика» является одним из основных функций производства на предприятии. А обеспечение непрерывности этой функции может обеспечить налаженная система контроля качества данной продукции.

Для решения существующих проблем, улучшения деятельности предприятия и реализации их организационной составляющей необходимо провести следующие мероприятия:

1. Составление должностных инструкций и обязанностей согласно производственному плану для контролера и мастеров участков ОАО «Кукморская швейная фабрика».

Составление и закрепление на фабрике таких должностных инструкций поможет контролеру и мастерам выполнять свою работу по четко установленному регламенту, не пропуская какие-либо мероприятия, а также поможет повысить степень ответственности за свои полномочия, исключив риски дублирования полномочий или их «провисания».

В должностной инструкции контролера должна быть следующая информация:

1. Общие положения.

1.1. Контролер качества выпускаемых изделий является рабочим (категория рабочего).

1.2. На должность контролера качества выпускаемых изделий может быть принято лицо, которое имеет высшее профессиональное образование или среднее профессиональное образование со специальной подготовкой и стажем работы.

1.3. Контролер качества выпускаемых изделий принимается на работу (освобождается от работы) генеральным директором или начальником отдела кадром.

1.4. Контролер качества выпускаемых изделий должен обладать следующими знаниями:

1.4.1. профессиональные знания:

- технические требования, относительно данного предприятия;

- требования по оформлению заказов, принимаемых к обработке; по возврату дефектных изделий;

- ассортиментный ряд, линии, маркировку изделий;

- вид, состав, свойства сырья и материалов;

- правила комплектования партий, стандарты и инструкции относительно выпускаемых изделий;

- правила хранения изделий и их перемещения;

- виды производственных браков;

1.4.2 общие знания:

- правила техники безопасности;

- правила охраны труда;

- правила пользования средствами личной защиты;

1.5. В выполнении своих полномочий контролер качества выпускаемых изделий должен руководствоваться:

- Законодательством РФ;

- Уставом предприятия;

- приказами и распоряжениями руководства предприятия;

- настоящей должностной инструкцией;

- правилами внутреннего трудового распорядка фабрики.

1.6. Контролер качества выпускаемых изделий находится в подчинении начальника производства и генерального директора фабрики.

1.7. При отсутствии контролера по уважительным причинам его обязанности возлагаются на лицо, назначенное начальником производства или генеральным директором предприятия.

2. Должностные обязанности.

2.1. Профессиональные должностные обязанности:

- контроль качества изделий на всех стадиях технологического процесса;

- проверка количественного соотношения готовых изделий согласно производственному плану;

- проверка качественной составляющей готовых изделий согласно производственному плану и стандартам качества, сертификатам;

- проверка правильности проведения операций, правильности комплектования изделий;

- отбор изделий с браком и выяснения причин его возникновения;

- составления документов на бракованную продукцию;

- ведение учета бракованных изделий, изделий, соответствующих установленным нормам;

- ведение учета работников рекомендованных к материальным поощрениям или к выплате штрафов.

2.2. Общие должностные обязанности:

- ведение технической документации;

- соблюдение правил внутреннего трудового распорядка;

- соблюдение законодательных актов;

- соблюдение правил охраны и безопасности труда;

- выполнение работ по приемке, сдаче смены.

3. Права контролера качества выпускаемых изделий.

- возможность внесения предложений для рассмотрения руководством фабрики по совершенствованию работы, которое не будет противоречить инструкциям, по привлечению к ответственности работников, нарушающих дисциплину.

- получать необходимую для выполнения своих трудовых обязанностей информация у других структурных подразделений.

- знать документы, в которых прописаны права и обязанности контролера в соответствии с занимаемой должностью.

- знать о нововведениях, проектах, касающихся его трудовой деятельности.

- иные права, установленные действующим трудовым законодательством.

4. Ответственность контролера качества выпускаемых изделий.

- за ненадлежащее исполнение (неисполнения) своих трудовых обязанностей согласно настоящей должностной инструкцией и трудовым законодательством РФ.

- за правонарушения, касающиеся трудовой деятельности контролера.

- за причинение материального ущерба фабрике.

В должностной инструкции мастера участка должна быть следующая информация:

1. Общие положения.

1.1. Мастер участка является специалистом (категория специалиста).

1.2. На должность Мастер участка может быть принято лицо, которое имеет высшее профессиональное образование или среднее профессиональное образование со специальной подготовкой и стажем работы.

1.3. Мастер участка принимается на работу (освобождается от работы) генеральным директором или начальником отдела кадром.

1.4. В выполнении своих полномочий Мастер участка должен руководствоваться:

- Законодательством РФ;

- Уставом предприятия;

- приказами и распоряжениями руководства предприятия;

- настоящей должностной инструкцией;

- правилами внутреннего трудового распорядка фабрики.

1.5. Мастер участка находится в подчинении начальника производства и генерального директора фабрики.

1.6. При отсутствии мастера участка по уважительным причинам его обязанности возлагаются на лицо, назначенное начальником производства или генеральным директором предприятия.

2. Должностные обязанности.

- руководить возложенным на него производственным участком.

- обеспечивает выполнение участком работ в определенные сроки, по установленным требованиям объема, качества, ассортимента.

- устанавливает расстановку рабочих бригад, формирует их по признакам и координирует их деятельность.

- производит контроль соблюдения технологических требований и процесса.

- проверяет качество выпускаемых изделий, выполняемых работ.

- осуществляет приемку законченных работ на своем участке.

- сообщает о дефектах в изделиях, если таковые имеются.

- проводит инструктаж работников своего участка, осуществляет контроль за безопасность труда и соблюдением установленных норм по охране труда.

- рассматривает рабочих со своего участка на выплату поощрений или штрафов.

- организует работу по повышению квалификации работников своего участка.

- ведение технической документации.

- соблюдение правил внутреннего трудового распорядка.

- соблюдение законодательных актов.

- соблюдение правил охраны и безопасности труда.

3. Права мастера участка.

- подписывать документы в соответствии своим трудовым полномочиям.

- осуществлять контроль за выполнением работы на своем участке.

- приостанавливать работу на неисправном оборудовании.

- сообщать непосредственному руководителю о дефектах в процессе производства.

- требовать установленных законодательно условий труда.

- предлагать руководству предложения по расстановке рабочей силы на своем участке.

4. Ответственность мастера участка.

- за ненадлежащее исполнение (неисполнения) своих трудовых обязанностей согласно настоящей должностной инструкцией и трудовым законодательством РФ.

- за правонарушения, касающиеся трудовой деятельности контролера.

- за причинение материального ущерба фабрике.

Таким образом, благодаря этим должностным инструкциям не только контролер и мастера смогут контролировать процессы производства изделий, но и руководители смогут следить за работой самих мастеров и контролера.

2. Обеспечить периодические встречи не только с руководителями отделов, но и с генеральным директором, что позволит решать возникающие вопросы напрямую, сэкономив время, а также обеспечит лучшее ведение административного контроля. Так как фабрика является средним предприятием (численность 204 сотрудника), то проведение собраний генеральным директором, личный контроль деятельности предприятия обеспечит улучшение корпоративного духа организации, улучшение качества выпускаемой продукции за счет ведения непосредственного контроля.

Каждое утро следует начинать с «пятиминутки», где необходимо коротко обговорить виды работ, которые необходимо выполнить за этот день. А также отметить выделившихся сотрудников (отделы), хвалой или предупреждениями.

В конце каждой рабочей недели проводить собрания со всеми сотрудниками фабрики, где следует оценить работу за всю неделю, успехи или проблемы, которые возникали в течение данного периода времени.

Собрания с руководителями следует проводить не реже 2 раз в месяц, где будут обсуждаться вопросы, касающиеся как производства, так и настроения в коллективе.

Таким образом, руководству фабрики удастся получить хорошую обратную связь, контролировать участие работников в производстве, настроение коллектива, а сотрудники смогут ощутить свою непосредственную причастность к результату деятельности, что повысит их заинтересованность в качестве выполняемой работы.

3. Отдел управления качеством (ОУК) на данный момент на предприятии занимается контролем качества выпускаемой продукции, следит за сырьем и материалами, производственным процессом, разрабатывает планы, техническую документацию, а также рассматривает вопросы, связанные с браком, с простоями оборудования. Результаты проверок вносятся в специальный журнал учета, частота проведения проверок данным отделом - 2 раза в месяц. Состав проверочной комиссии - 5 человек. Для улучшения ведения контроля ОУК необходимо создать положения об ОУК, чтобы данный отдел выполнял свои обязанности по установленным на фабрике правилам.

Положения об ОУК должны включать следующую информацию:

Общие положения.

1.4. Отдел управления качеством (ОУК):

- является структурным подразделением службы качества ОАО «Кукморская швейная фабрика».

- находится в подчинении заместителя генерального директора по качеству и маркетингу.

1.2. основная деятельность ОУК:

- координация деятельности по качеству.

- разработка и осуществление методов по управлению качеством на предприятии.

- разработка учебных программ и проектов по управлению качеством.

- анализ результатов деятельности по качеству.

- совершение проверок (периодически) по действующей системе качества на предприятии.

- организация работ по совершенствованию системы качества.

1.3. ОУК осуществляет свою деятельность в соответствии:

- действующему законодательству.

- положений и устава предприятия.

- приказам и распоряжениям генерального директора фабрики.

- стандартами предприятия.

1.4. решения о должностном окладе ОУК, начислении премий, положения о повышении или понижении в должности, высвобождении от должности и иные решения относительно деятельности работников ОУК принимает генеральный директор фабрики.

2. Руководство ОУК.

2.1. ОУК возглавляет руководитель отдела, назначенный/освобожденный от должности генеральным директором фабрики.

2.2. руководитель отдела должен руководствоваться настоящим положением, должностной инструкцией, приказами и распоряжениями генерального директора фабрика.

2.3. структуру работы и штатное расписание ОУК устанавливает генеральный директор фабрики.

2.4. руководитель ОУК должен организовывать подбор и расстановку кадров в подразделениях, координировать и контролировать их работу.

2.5. руководитель ОУК должен учитывать мнение работников и их предложения при принятии решений, которые касаются данного отдела.

2.6. при возникновении разногласий между руководителем ОУК и заместителем генерального директора по качеству и маркетингу решения принимаются генеральным директором фабрики.

2.7. руководитель ОУК должен иметь высшее образования и стаж работы не менее 5 лет на руководящей должности и в сфере производства.

3. Состав отдела:

3.1. группа, занимающееся анализом информации о качестве:

- анализ качества изделий поставщиков;

- анализ качества изделий на производстве;

- анализ качества изделий в эксплуатации;

- количественная оценка качества изделий.

3.2. группа по социальным и экономическим вопросам:

- учет и анализ всех затрат на качество изделий;

- разработка и последующее внедрение мероприятий по усовершенствованию методов мотивации сотрудников для выпуска качественных изделий;

- разработка системы поощрений и штрафов.

3.3. группа по организационным вопросам:

- разработка и обеспечение фабрики методологическими документами и рекомендациями по выпуску качественных изделий;

- разработка и внедрений испытательных работ по обеспечение качества изделий;

- разработка программ по обеспечению качества изделий и обучению.

3.4. группа по координационным вопросам:

- документное обеспечение фабрики в системе качества выпускаемых изделий;

- проверка функционирования системы качества на всех этапах производственного процесса.

Должностные обязанности ОУК.

1. Создание и внедрение системы качества на фабрике соответствующего производственному плану.

2. Организация системы качества выпускаемых изделий:

- определение и документирование видов деятельности, выполняемых функций и работ влияющих на качество выпускаемых изделий.

- распределение ответственности и полномочий в отделе.

- разработка процедур, которые будут обеспечивать качество, контроль за их выполнением.

- проведение экономической оценки функционирования системы качества.

- определение затрат на исправление дефектов изделий, затрат на предупредительные меры по предотвращению выпуска бракованных изделий.

- контроль за соответствием качественных и количественных показателей согласно установленным законодательным нормам и стандартам фабрики.

- контроль за обеспечением рабочего климата на фабрике.

- контроль за периодическим проведением маркетингового анализа.

- регистрация данных об изделиях.

- управление документами согласно данному положению.

- обеспечение сбора, анализа, хранения информации о системе качества на фабрике.

- проведение операций с закупкой продукции, контроль за соответствием данной продукции всем нормам.

- определение объемов входного контроля.

- обеспечение проверок внутри фабрики и относительно поставщиков.

- документирование операций и процедур, которые будут определять проведение производственных операций.

- использование статистических методов при контроле качества изделий.

- сбор, обработка, анализ и принятие решений по результатам контроля.

- контроль за соблюдением регламентов относительно оборудования фабрики.

- организация обратной связи с поставщиками, работниками фабрики.

- оформление всех документов и доведение информации до заинтересованных лиц.

- подготовка кадров, включающая программы по обучение или повышению квалификации сотрудников.

- разработка предложение по стимулированию выпуска качественное продукции.

- ведение журнала учета функционирования системы качества на фабрике.

- проведение проверок не реже 2 раз в месяц.

3. Выполнение своих полномочий согласно внутреннему распорядку труда на фабрике, действующему законодательству РФ.

Должностные права ОУК.

1. подписывать документы в соответствии своим трудовым полномочиям.

2. осуществлять контроль за выполнением работы в системе качества.

3.сообщать непосредственному руководителю о дефектах в процессе производства.

4. требовать установленных законодательно условий труда.

5. предлагать руководству предложения по усовершенствованию системы качества выпускаемых изделий.

Ответственность ОУК.

1. за ненадлежащее исполнение (неисполнения) своих трудовых обязанностей согласно настоящей должностной инструкцией и трудовым законодательством РФ.

2. за правонарушения, касающиеся трудовой деятельности контролера.

3. за причинение материального ущерба фабрике.

Таким образом, с помощью предложенных нами организационных мероприятий на ОАО «Кукморская швейная фабрика» будет функционировать налаженная система контроля выпуска качественных изделий. Для реализации данных организационных мероприятий не требуется выделений средств из бюджета фабрики, так как нет необходимости во вложениях, нет затрат.

Заключение

инвентаризация контроллинг менеджмент

ОАО «Кукморская швейная фабрика» - это предприятие, территориально находящееся в Кукморском районе, г. Кукмор, улица Рабочий переулок, дом 1. Ведет свою деятельность на основе частной формы собственности в швейной отрасли, № 18.22.2 по классификатору ОКВЭД. Основным видом деятельности является пошив верхней одежды и производство утеплителей. Данное предприятие относиться к средним (по критерию численности работников).

В рамках нашего исследования мы рассматривали вопросы, относящиеся к контролю, который существует на предприятии в данный момент времени.

В процессе проведения исследований мы выявили, что на фабрике существуют некоторые проблемные точки, которые являются барьерами для эффективного функционирования системы контроля. К ним относятся:

- отсутствие должностных инструкций работников бухгалтерии, контролера и мастеров участков;

- не осуществляется проверка правильности осуществления графика документооборота;

- производится дублирование полномочий;

- неправильность соотношения руководителей: большое количество топ-менеджеров и недостаточное количество менеджеров среднего и низшего звена;

- внутренняя отчетность для представления информации руководству и собственникам организации составляется не периодически.

- неосведомлённость генерального директора ОАО «Кукморская швейная фабрика» о роли и важности системы внутреннего контроля, недостаточное понимание руководства задач и функций, которые стоят перед системой контроля на фабрике;

- отсутствие административного контроля, который включает в себя подбор и расстановку кадров, исполнение работниками бухгалтерской службы своих обязанностей, доступ работников к имеющейся информации, а именно система отбора, найма, продвижения по службе, обучения и подготовки кадров должна обеспечивать высокую квалификацию и честность соответствующего персонала;

- нерациональное использование оборудования, а также недостаточный контроль за полуавтоматическим оборудованием, что влечет за собой простои;

- недостаточным контролем управленческого учета и контроля затрат на предприятии

- недобросовестность работников отдела управления качеством и отдела производства, которые отражаются на качестве выпуска продукции;

- недостаточный контроль передвижения сырья и материалов внутри производства;

- недобросовестность рабочих, на которых возложен самоконтроль, так как мастера не успевают контролировать весь процесс производства;

- не налаженная система бездефектного производства;

- отсутствие стандартов в системе контроля внутри фабрики.

Для решения выявленных проблем нами были предложении следующие меры по совершенствованию системы контроля качества выпускаемой продукции фабрики:

- введение системы штрафов за недобросовестное выполнение своих должностных обязанностей и производство некачественных изделий для швей и мастеров участка: внедрение системы-стандарта по управлению контроля качества продукции по 2 методам относительно раскройного участка: по 1 методу даже в негативном исходе от внедрения данной системы ОАО «Кукморская швейная фабрика» сможет получить денежный поток в размере 31 600 000 рублей через год. Во втором случае, при привлечении стороннего сотрудника при внедрении системы стандарта денежные потоки через год составят 31 553 000 рублей даже при негативном исходе. Разница от первого метода внедрения незначительная и составляет 47 000 рублей. То есть доход от системы-стандарта по управлению контроля качества продукции на ОАО «Кукморская швейная фабрика» будет превышать затраты даже в негативном исходе и при выборе любого из методов его внедрения. Рекомендуется по данному алгоритму вводить систему и в другие участки производственного процесса.

- ужесточение контроля и применение новых видов контроля, в который входило разделение всего контроля на предприятии на входной, межоперационный и выходной контроль. Такое разделение поможет проводить комплексный контроль поставщиков, сырья и материалов, сам процесс производства и продукции на выходе (готовую продукцию).

- формирование центров ответственности за показателями швейной продукции. Данная система поможет распределить обязанности работника так, чтобы на одного работника не были возложены обязанности по ведению учета и контролю однородных по смыслу процессов одновременно. Все это поможет учитывать все виды затрат, контролировать бюджет фабрики, более детально отслеживать важные финансовые показатели, движение денежных средств и то, как каждый центр ответственности расходует их. В конечном итоге руководителям будет поступать релевантная информация для принятия эффективных управленческих решений о развитии швейного производства.

- составление должностных инструкций и обязанностей согласно производственному плану для контролера и мастеров участков ОАО «Кукморская швейная фабрика». Такие должностные инструкции определят границы ответственности, обязанностей и прав контролера и мастера участка, деятельность которых находится в прямой зависимости от качества выпускаемых изделий.

- обеспечить периодические встречи не только с руководителями отделов, но и с генеральным директором, что позволит решать возникающие вопросы напрямую, сэкономив время, а также обеспечит лучшее ведение административного контроля. Это поможет руководству фабрики удастся получить хорошую обратную связь, контролировать участие работников в производстве, настроение коллектива, а сотрудники смогут ощутить свою непосредственную причастность к результату деятельности, что повысит их заинтересованность в качестве выполняемой работы.

- создать положения об отделе управления качеством. Это поможет проводить контроль по установленным нормам, не упустив каких-либо функций или полномочий или не допустив дублирования полномочий, а также благодаря данному положению на фабрике будет налажена система ведения документооборота на производстве.

Таким образом, благодаря исполнению предложенных нами мероприятий по совершенствованию системы контроля на ОАО «Кукморская швейная фабрика», можно будет создать информационную базу, на основе которой руководители будут принимать эффективные управленческие решения по росту объемов производства, снижению себестоимости, повышению конкурентоспособности продукции на рынке и, как следствие, максимизации прибыли, что является основной миссией ОАО «Кукморская швейная фабрика».

Литература

1. Андреев В.Д. Система внутрихозяйственного контроля: основные понятия / В.Д. Андреев // Аудиторские ведомости. 2004. № 2. С. 35-41.

2. Бернстайн Л.А. Анализ финансовой отчетности: Пер. с англ. / Науч. Ред. Перевода чл.-корр. РАН И.И. Елисеева. Гл.ред.серии проф. Я.В. Соколов М., - Финансы и статистика. - 2002. 450с.

3. Богданович И.С. Аудит: учебное пособие / И.С. Богданович; Федеральное агентство по образованию, Омский государственный институт сервиса, кафедра бухгалтерского учёта, анализа и аудита. Омск, 2007.

4. Бобоев М.У. Вопросы использования методов управленческого учета на предприятиях в условиях перехода к рынку // Бобоев М.У., Ахмедов У.Х. Материалы научно-практической конференции ХФТУТ. - Худжанд, 2001.

5. Бобоев М.У. Об организации управленческого учета на производственных предприятиях // Материалы научно-практической конференции ХФТУТ. - Худжанд, 2007.

6. Бобоев М.У. Современное состояние развития бухгалтерского учета и аудита в Республике Таджикистан // Реформирование бухгалтерского учета, аудита и бухгалтерского образования в соответствии с международными стандартами. Сборник статей «Татуровские чтения-2007», 28-29 июня 2007г. - М.: ТЭИС, 2007.

7. Бобоев М.У. Реформирование системы бухгалтерского учета - требование времени // Вестник Таджикского государственного университета права, бизнеса и политики, - Худжанд: «Ношир», 2008. № 2.

8. Данилевский Ю.А. Внутренний контроль на предприятии // Главбух. 2008. № 2.

Размещено на Allbest.ru

...