Основи самоменеджменту

4. Раціональні співбесіди. Керування потоком відвідувачів

5. Ведення телефонних переговорів

6. Раціональне ведення кореспонденції

7. Використання аркушів-пам'яток

Методичні рекомендації

Прийоми раціонального читання

Приблизно 30 % свого часу фахівці витрачають на читання. Раціональне читання допомагає краще справитися з потоком інформації, оскільки безсистемне читання означає втрату часу і порожню витрату засобів. Шляхом спеціального тренування можна удосконалити методику читання і підвищити швидкість читання за рахунок:

позбавлення від шкідливих звичок і відволікаючих факторів;

застосування раціональної техніки читання.

Правила удосконалювання методики читання:

При перегляді і читанні тексту думайте про те, яку інформацію Ви хочете з нього одержати.

Перегляньте назви розділів, пробіжіть очима тексти на суперобкладинці чи короткий зміст, а також передмову, вступні зауваження і вступ.

З'ясуєте, що б Ви хотіли прочитати більш інтенсивно. При перегляді окремих розділів звертайте увагу на вступні і заключні фрази, а також на ключові слова.

Не затримуйтеся на примітках, частинах тексту, надрукованих дрібним шрифтом, на аргументації, статистичних даних, докладних описах і різних відступах автора.

Більше, ніж словам, приділяйте значення змісту й ідеї тексту. Намагайтеся зрозуміти насамперед зміст висловлювань приватного і загального порядку.

Відшукуйте спочатку такі значеннєві покажчики, як підзаголовки, виділені слова і пропозиції, а також таблиці.

Покажчики у виді слів звертають Вашу увагу на посилення акценту в тексті:

такі вступні сигнали, як «особливо», «отже», «тому», «тим самим», «пропоную», «оскільки», «тому що» і т.п., указують на основну думку; слід прочитати попередню чи наступну частину (абзац);

«також», «крім того», «додатково» і т.д. - такі посилюючі сигнали підкреслюють думку, що раніше була вже коротко викладена;

сигнали, що змінюють («але», «з іншого боку», «однак», «чи», «навпроти», «хоча», «незважаючи на», «скоріше» і ін.), указують на те, що напрямок (чи тенденція) ходу думки міняються на протилежне.

Опускайте малоінформативні пасажі і сповільнюйте темп читання на важливих ділянках тексту.

Враховуйте також специфіку структури різних текстів:

довідкові тексти в газетах і журналах найважливішу інформацію містять на початку, а другорядну - наприкінці;

у коментарях і висловленнях з якого-небудь питання суттєва інформація (а саме, висновки автора) наводиться, як правило, лише в заключній пропозиції;

спеціальні статті містять у вступній частині опис проблеми, в основній частині - розробку шляхів її рішення й у заключній частині - висновки чи погляд у майбутнє.

10. Обробляйте текст за допомогою різного роду позначок, виписок і т.п.

Фактори, що заважають швидкому читанню:

Читання по буквах чи складах.

Проговорення про себе тексту, що читається.

Повернення до прочитаних місць у тексті.

Поверхневе читання.

Спостереження пальцем чи олівцем.

Читання «слово за слово».

Рух головою (замість спостереження очима).

Пози, незручні для читання.

Зовнішні фактори (погане освітлення, шум, відволікання і т.д.).

Методи раціонального читання:

· читання по діагоналі;

· „слалом”

Недоліки методу читання «по діагоналі»:

сприймається незначна частина тексту;

важлива інформація залишається поза межами зору.

Методи «після читання»:

маркірування тексту (позначки)

підготовка виписок.

Переваги маркірування тексту (позначок):

Позначки встановлюють пріоритети, оскільки виділяються важливі місця.

Позначки дозволяють додатково структурувати текст (умовні знаки).

Позначки полегшують обробку і повторне читання важливих місць тексту.

Позначки сприяють ретельному обмірковуванню і кращому сприйняттю і запам'ятовуванню інформації.

Методи і способи маркірування:

підкреслення, оцінки, записи на полях і т.п.;

використання кольорових фломастерів;

маркографія (умовні знаки).

Проведення нарад

Підготовка наради

Безпосередній збір людей має сенс, коли є необхідність у:

обміні інформацією;

виявленні думок;

аналізі важких ситуацій і проблем;

прийнятті рішень по комплексних питаннях.

Звужуйте, наскільки можливо, коло учасників. Запрошувати треба лише тих, без кого не можна обійтися, тобто працівників, які:

пов'язані безпосередньо з питаннями, що розглядаються на засіданні;

мають відповідні спеціальні знання;

будуть виконувати рішення;

мають досвід рішення аналогічних проблем;

є відповідальними за належне виконання рішень наради;

а також досвідчених радників і людей, що уміють вирішувати проблеми (чи уміють вести конференцію).

Правильно вибирайте дату і час проведення наради.

Вибирайте придатне для цілей конференції приміщення, у якому Вам по можливості, не будуть заважати, і подбайте про необхідні засоби наочної інформації.

Визначайте попередньо цілі наради і відповідно пункти порядку денного:

виступи;

проекти рішень;

питання, що потребують негативного вирішення;

інформацію і т.п.

Порядок денний складайте з указівкою часу, необхідного для обговорення окремих тем. Для кожного пункту треба намічати час відповідно до його значимості (пріоритети!).

Запрошення розсилайте принаймні за тиждень до наради. Проінформуйте якомога конкретніше учасників про теми і цілі засідання.

Проведення наради

7. Розпочинайте точно у визначений час. Той, хто чекає учасників, що спізнюються, може прождати вічно!

8. Повідомте про вартість хвилини даної наради (заробіток учасників за хвилину плюс накладні витрати) і про свій намір провести її раціонально. Виражайте впевненість в успішному ході засідання.

9. Погодьте з учасниками правила спільної роботи, наприклад про обмеження часу виступів 30 чи 60 секундами, про порядок прийняття рішень.

10. Доручіть одному з учасників ведення протоколу.

11. Тримайте під контролем перерви і блокуйте такі «убивчі» фрази, як «Цього ми ще ніколи не робили!».

12. Розпізнавайте такі критичні пункти в дискусії, як розмови на „вільні” теми, поспішні висновки і невірні рішення.

13. Під час засідання перевіряйте ще раз, як досягаються поставлені цілі: аналіз проблеми, альтернативні рішення, пошуки підсумкових рішень, інформація, координація.

14. Повторюйте прийняті рішення і погоджені міри, щоб заручитися згодою учасників і виключити розбіжності.

15. Наприкінці засідання підведіть підсумки і поясніть, що, ким і до якого часу повинно бути зроблено.

16. Завершуйте нараду точно в призначений час. У такий спосіб Ви забезпечите собі репутацію вмілого організатора. При проведенні наступних засідань учасники будуть уже самі себе дисциплінувати і прагнути до своєчасного виконання порядку денного; ніхто не буде затягувати свій виступ і забирати час наступного учасника.

Якщо при плануванні наради Ви правильно установите пріоритети, то Ви переконаєтеся в тому, що найважливіші пункти були обговорені на початку і до кінця залишилися не обговореними лише малозначні питання.

Завершуйте нараду на позитивній ноті, висловивши кілька привітних слів.

Після наради

17. Повертайтеся - хоча б час від часу - до ходу і результатів конференції, що відбулася, наприклад шляхом опитування учасників:

Чи були досить ясними тема і ціль наради ?

Чи одержав кожний з учасників вчасно порядок денний і інші матеріали?

Чи почалося засідання вчасно ?

Чи дотримувалися порядок денний і регламент ?

Чи була досягнута мета наради?

Чи були розподілені задачі і установлені відповідні терміни?

Скільки часу було використано неефективно?

18. Складіть чіткий підсумковий протокол - по можливості через 24 - максимально через 48 годин після завершення засідання.

Найбільша помилка після наради - відсутність протоколу, або поганий протокол.

19. Так називаний укорочений протокол з найважливішими даними і результатами слід вже наприкінці засідання роздати всім учасникам у виді фотокопії; у більшості випадків великий протокол стає тоді зайвим.

20. Контролюйте, чи виконуються прийняті рішення усіма, кого вони стосуються.

21. Завдання, що не виконуються, повинні стати першим пунктом порядку денного наступної наради.

Раціональні співбесіди. Керування потоком відвідувачів

Відгородження від відвідувачів:

Доручіть своєму секретареві узгодження і дотримання термінів і дат; нехай він погоджує їх завчасно.

Використовуйте письмовий стіл Вашого секретаря як свого роду бар'єр, що ніхто не може обминути без відповіді на запитання: «Що я можу для Вас зробити?», « чи не може він Вам подзвонити?» і т.д.

Уведіть «спокійну годину», наприклад на початку робочого дня, коли ніхто не може Вас турбувати.

Установіть загальну годину для відвідувань і доручіть секретареві запитувати про причини і бажано й час для відвідування, щоб Ви могли підготуватися.

Уведіть визначену годину прийому для своїх співробітників.

Відвідуйте самі приміщення, де сидять Ваші підлеглі. Набагато простіше самому попрощатися і вийти з приміщення, чим за допомогою компліментів та інших засобів виряджати співрозмовника зі свого кабінету.

Приймайте відвідувачів стоячи (наприклад, у приймальні) і визначайте під час вітання пріоритетність і необхідність відвідування. Коли Ваш співрозмовник уже сидить у Вас у кабінеті, Ви виявляєтеся в програші в психологічному відношенні.

Намагайтеся по можливості приходити на роботу раніше, замість того, щоб затримуватися ввечері.

Закрийтеся в якому-небудь приміщенні, наприклад у кімнаті відсутнього колеги; при цьому лише Ваш секретар може бути проінформований про Ваше місцезнаходження.

Своїми особистими контактами займайтеся не на робочому місці. Домовляйтеся, наприклад, пообідати з важливими для Вас людьми, або випити чашечку кави.

Свій письмовий стіл поставте так, щоб його не було видно у відкриті двері; тим самим ви зможете уникнути потенційних відвідувачів.

І найголовніше: покінчить з міфом «відкритих дверей»!

Планування і підготовка відвідувань:

Запитуйте себе, маючи на увазі конкретного відвідувача, якого Ви хочете прийняти чи запросити, яка мета Вашої розмови.

З'ясуйте на початку візиту по можливості разом зі співрозмовником питання: «Яка мета цієї бесіди?»

Попередньо встановлюйте тривалість візиту.

Переносіть бесіду на інший час, якщо ви не можете досягти поставленої мети в наявний у Вашому розпорядженні час.

Приватну інформацію викладайте наприкінці, коли покінчите з основною темою.

Доручіть своєму секретарю стежити за часом візиту; домовтеся з ним про те, щоб він Вам нагадував про нього чи втручався в розмову за допомогою фрази типу: «Через півгодини Ви повинні їхати в місто N» і т.д.

Підготуйтеся до бесіди (підґрунтя проблеми, колишні дискусії на цю тему, прийняті рішення і кроки) і тримайте напоготові необхідні документи.

Продумайте можливі аргументи і заперечення свого співрозмовника.

Нарешті, перевірте, чи необхідна ця бесіда і чи є альтернатива (наприклад, телефонна розмова чи ділова зустріч за обіднім столом).

Співбесіда зі співробітниками:

Встановіть для співробітників визначену годину прийому, під час якої Ви зможете обговорити з ними усе, що накопичилося за минулий період.

З цією метою заведіть на кожного співробітника окремий листок для записів у своєму щоденнику часу.

Проводіть регулярні короткі оперативні наради, щоб прояснити виникаючі робочі й управлінські проблеми.

Обідайте разом зі своїми співробітниками час від часу, щоб задовольняти потреби в особистих контактах.

Спонукайте Ваших співробітників використовувати телефон або писати короткі записки, коли не потрібно безпосереднє спілкування.

З незаявленими відвідувачами:

Насамперед, запитайте відвідувача про причини візиту (з'ясуйте питання: що, для чого, хто, чому, як, чим, коли?).

У залежності від отриманих відповідей:

Делегуйте розмову своєму співробітнику, в інший підрозділ чи відділ.

Якщо можна вирішити питання з невеликими витратами часу, - продовжуйте розмову.

В іншому випадку погодьте час зустрічі і «відпустіть» відвідувача.

Ведення телефонних переговорів

Телефон є засобом раціоналізації і економії часу. Але іноді він може перетворитися на «поглинача часу».

10 телефонних «гріхів»:

Неясна мета розмови.

Імпровізація в підготовці до розмови.

Несприятливий час для дзвінка.

Пошуки номера абонента.

Дзвінок без попередньої підготовки документів.

Попередньо не записані ключові слова.

Не зрозуміло мету розмови.

Монологи замість вислуховування з постановкою питань.

Не ведеться наступний запис розмов.

Неконкретні домовленості.

Відгородження:

Проінформуйте усіх своїх потенційних абонентів, з якими Ви постійно маєте справу (підлеглих, колег, клієнтів, друзів і т.д.), про те, коли Вам не слід дзвонити.

Обговоріть також по можливості час для щоденних активних (вихідних від Вас) телефонних розмов, тоді можна буде їх згрупувати і відповідно обробляти.

Повідомте також абонентам час, коли вони можуть дзвонити до Вас.

Уникайте наприкінці розмови таких фраз, як: «Подзвоніть мені як-небудь!» Згадуйте про це лише тоді, коли Ви цього дійсно бажаєте.

Не змушуйте марно чекати свого партнера, що розраховує одержати від Вас звістку, а дзвоніть точно в призначений час, перш ніж він подзвонить до Вас.

Нехай усі вхідні телефонні дзвінки йдуть через Вашого секретаря, або використовуйте час від часу автовідповідач.

Відгородження за допомогою секретаря:

Секретар повинний обов'язково запитувати про мету дзвінка, щоб визначити ступінь терміновості і важливості розмови.

Вручіть своєму секретарю бланк із критеріями, згідно з якими вхідні розмови повинні бути відхилені, перенесені (повторний дзвоник) чи їх слід «пропустити» до Вас.

Ніколи не доручайте секретарю образливі для абонента формулювання(образливі - тому що кожна людина, яка телефонує, вважає, що її справа найважливіша):

· «... на важливій нараді»;

· «... не хоче, щоб йому заважали»;

· «... у нього важливий візит».

Використовуйте формулювання:

· «... немає на місці (в дорозі, обідає і т.п.) і ми чекаємо його до 14 години. Не могли б Ви подзвонити пізніше ?»

· «... У даний час він дуже зайнятий. Чи слід мені його перервати ?»

Бланк «Підготовка телефонного дзвінка»

Спочатку підготуватися - потім дзвонити
Мета
1. Чого я хочу досягти (установити загальні і проміжні цілі розмови) ?
2. Кому я хочу подзвонити (прізвище, підрозділ, функція, номер телефону) ?
3. Коли я хочу подзвонити (у ранковий час, в обідній час, наприкінці дня)?
4. Які питання я хочу задати (записати основні пункти)?
Документація
5. Які документи мені будуть потрібні (картотека клієнтури, кореспонденція, огляд, звіт і т.п.)?
6. Які документи будуть потрібні моєму партнеру (кореспонденція, проспекти, акти)?

Ведення телефонної розмови:

Бути коротким: зводіть фазу контакту до мінімуму.

Спочатку повідомте своєму партнеру, «про що мова йде», і тільки потім поясніть причини і подробиці.

Не переривайте розмову з тієї причини, що по іншому апарату надходить важливий дзвоник. У разі потреби запитайте, чи можна Вам перерватися, і завірте в тім, що Ви передзвоните через 10 хвилин.

Уникайте «рівнобіжних розмов» з Вашими співробітниками.

Висловлюйтесь чітко і запитуйте згоду свого партнера, якщо Ви хочете записати розмову на плівку чи підключити паралельний апарат.

Наприкінці тривалої розмови коротко підведіть підсумки і перелічіть міри, які треба прийняти (хто саме, коли і що повинен зробити)?

При необхідності попросіть чи пообіцяйте коротке письмове підтвердження телефонних переговорів. Найпростішим шляхом є копія запису розмови з підписом.

Під час розмови запишіть такі важливі подробиці, як імена, цифри й основну інформацію, з якою потім зможуть ознайомитися і яку можуть зрозуміти Ваші підлеглі і колеги.

Стежте, особливо при міжміських розмовах, за тривалістю розмови - вартістю Вашого дзвінка (використовуйте для цих цілей секундомір, хронограф, електронний лічильник і т.п.)

Завершуйте розмову, як тільки буде досягнуто її мету!

Раціональне ведення кореспонденції

Ведення кореспонденції включає:

обробку вхідної пошти;

обробку вихідної пошти.

Раціональна обробка вхідної пошти

Слід попередити секретаря про те, щоб Вам передавали тільки вхідну кореспонденцію, що має для Вас значення, і відмовтеся від усієї «рутинної пошти».

Доручіть робити попереднє сортування вхідної пошти (наприклад, за пріоритетами) і розкладку її в спеціальні папки чи шухляди.

Розпорядіться про те, щоб до вхідного листа прикладалися необхідні роз'яснювальні матеріали.

Усе, що не представляє інформаційної цінності, не підлягає обробці чи збереженню, повинно негайно переправлятися в корзину для паперів.

При читанні листа відразу ж позначайте усі важливі місця в тексті, щоб полегшити собі й іншим наступну обробку.

Робіть на листі вказівки і зауваження по обробці, вказуйте, наприклад, ключові слова майбутньої відповіді, термін виконання, виконавця, місце в архіві і т.п.

Вхідну пошту, що повинна оброблятися в іншому місці, негайно переправляйте за призначенням.

Обробляйте лист по можливості відразу після одержання, тобто під час перегляду пошти.

Обробка кожного листа полягає не тільки в читанні, а й у розробці якихось заходів.

Улаштуйте собі шухляду для пошти з трьома відділеннями:

до негайного виконання;

до повторного розгляду;

в архів.

Раціональна обробка вихідної пошти

Метод негайної відповіді: напишіть від руки на отриманому Вами листі свою відповідь, поставте дату, підпис і відішліть оригінал відправнику (копію залишіть у справі).

Підготовка листів-копій.

Підготовка «листів-маятників»

Узгодження з партнером - відправлення двох екземплярів з позначкою «Будь ласка, використовуйте прикладену копію для написання від руки короткої відповіді».

Використання стандартних бланків.

Використання персональних комп'ютерів.

Система підготовки до бесід включає з'ясування таких питань:

Моя цілеустановка

Необхідна документація

Початок бесіди

Що може бути «вузьким» місцем у клієнта?

Мій варіант рішення

Можливі заперечення

Мої контраргументи, сильні сторони

Замітки, аналіз, оцінка

Негайно доручити

Питання для контролю знань

Як можна підвищити швидкість читання?

Які методи “до читання Ви знаєте?

Які методи “під час читання” Вам відомі?

У чому сутність техніки читання “за діагоналлю” ?

У чому сутність техніки читання “слалом”?

Які методи “після читання” Ви знаєте?

У чому переваги маркування тексту?

У чому сутність та зміст методу SQЗR?

Які правила підготовки нарад Вам відомі?

Які Ви знаєте типи учасників нарад та як з ними поводитися?

Які правила слід застосовувати після проведення нарад?

Як можна управляти потоком відвідувачів?

Які телефонні “гріхи” Вам відомі?

У чому сутність поняття “телефонні блоки”?

Які Ви знаєте правила ведення телефонних переговорів?

Які правила раціональної обробки кореспонденції Вам відомі?

У чому переваги аркушів - пам'яток?

Як складати аркуш -- пам'ятку?

Завдання до самостійної роботи

1. Вивчення та конспектування теоретичного матеріалу з питань теми.

2. Вивчення основних понять, термінів і складання термінологічного словнику. Основні терміни і поняття: метод читання SQ3R, читання по діагоналі, техніка читання «слалом», відвідувальний менеджмент, відгороджування, телефонні «гріхи».

Література: 4, 5, 9-11, 18, 20, 22, 23

Тема 8. Організація роботі менеджера

Навчальні цілі

1. З'ясувати основи раціонального планування службових приміщень.

2. З'ясувати правила раціональної організації робочого місця і умов праці.

План вивчення теми

1. Раціоналізація розміщення і планування службових приміщень.

2. Організація робочого місця.

3. Організація умов праці.

Методичні рекомендації

Розміщення і планування службових приміщень

Мета раціонального планування:

· Зменшення часу, необхідного для виконання роботи

· Забезпечення умов праці, що сприяють підвищенню ефективності і зменшенню напруженості.

· Ощадливе використання робочої площі без збитку для діяльності.

Правила розміщення і планування службових приміщень:

Рух робочого потоку повинен йти по прямих лініях, без зайвих поворотів і переміщень.

Структурні підрозділи і співробітників, які часто контактують між собою, розміщують поблизу одне від одного.

Обладнання і меблі розміщують так, щоб працівникам було зручно підходити до них і користуватися ними.

У приміщенні не повинні знаходитися предмети, що не потрібні працівникам безпосередньо в процесі роботи.

Площа для кожного співробітника повинна відповідати виконуваній роботі.

Фактори, які необхідно враховувати при розміщенні приміщення:

Функціональна значимість підрозділів.

Зміст і технологія виконуваних робіт.

Взаємозв'язки.

При розміщенні приміщень необхідно:

У першу чергу розташовувати й оснащувати важливі структурні підрозділи.

Враховувати можливість розширення важливих відділів і появи нових структурних підрозділів.

Суміжні відділи розташовувати поруч.

Відділам, що здійснюють прийом відвідувачів, виділяти окрему кімнату поблизу входу або ліфту.

Відділи, у яких працює оргтехніка, ізолювати від інших структурних підрозділів.

Складські приміщення розташовувати так, щоб вони були ізольовані від службових приміщень.

Дотримувати нормативи відстані між робочим устаткуванням.

Організація робочого місця

Наукова організація робочого місця передбачає, що воно займає мінімальну площину службового приміщення, обладнано меблями і сучасною оргтехнікою, що забезпечують виконання робіт відповідно до вимог науково-обґрунтованої технології управлінського процесу і мінімальних фізичних зусиль з боку службовця.

Правила організації робочого місця:

Не слід тримати на робочому місці нічого зайвого.

Усе, що беруть правою рукою, розташовується праворуч, лівою - ліворуч.

Усе, чим користуються частіше, розташовується ближче, рідше - далі.

Предмети праці, якими працівник користується постійно, повинні розташовуватися на зручному місці, щоб уникнути зайвих рухів і поворотів.

Документи, з якими працює службовець, необхідно розміщувати так, щоб їх можна було швидко побачити, взяти і зручно ними користатися.

Правила розміщення предметів праці:

Матеріали і предмети праці необхідно розміщувати так, щоб забезпечити найкращу послідовність рухів.

Службовець повинен забезпечити оптимальні рухи при користуванні предметами праці.

Матеріали і предмети праці необхідно готувати заздалегідь. Кожен предмет повинний знаходитися у визначеному місці з метою економії часу на їх пошук.

Різні предмети праці краще об'єднати разом (наприклад, олівець-ластик).

Можна пристосувати меблі для виконання конкретної роботи чи для конкретного співробітника, але не можна пристосувати працівника до службових меблів.

Письмовий стіл повинний використовуватися тільки для поточної роботи, а не для накопичення і збереження документів.

Організація умов праці

Фактори, що впливають на умови праці:

Освітлення.

Колір.

Температура.

Вологість повітря.

Рівень шуму.

Типи освітлення службових приміщень

Пряме, при якому 90-100 % світла падає прямо - униз. При такому освітленні розсіювання майже відсутнє, світло розподіляється нерівномірно, створюються сильні тіні, значний сліпучий ефект. Тому воно не є раціональним для службових приміщень.

Напівпряме, при якому 60-90 % світла падає вниз, а 10-40 % направляється нагору і відбивається від стелі. Цей тип освітлення зручний для невеликих службових приміщень. У великих службових приміщеннях світло дає сильний сліпучий ефект.

Пряме - непряме, при якому 40-60 % світла падає вниз. Він створюється лампами денного освітлення, де промені світла розділяються у великих службових приміщеннях.

Напівнепряме, при якому 10-40 % світла падає вниз і 60-90 % світла направляється нагору і відбивається від стелі. При цьому типі освітлення досягається гарне розсіювання, скорочується сліпучий ефект, тіні зведені до мінімуму.

Непряме, при якому 90-100 % світла направляється нагору і відбивається від стелі і стін. У даному випадку розсіювання світла дуже гарне. Однак при цьому необхідно велику увагу приділяти нагляду за стелею, щоб тримати її в чистоті і забезпечувати максимальне відображення світла.

Колір є партнером світла. Світлий колір збільшує освітленість, темний - зменшує.

Кольори класифікуються на теплі і холодні. Теплі кольори - червоний, жовтий, коричневий. Холодні кольори - синій, фіолетовий, зелений. При фарбуванні службових приміщень необхідно дотримувати таких правил:

Якщо природне світло падає з північної чи східної сторони, воно буде холодним світлом світло-блакитного кольору. Для того щоб створити більш радісну атмосферу, протилежну стіну варто офарблювати в теплі кольори.

У тих випадках, коли природне світло падає з південної чи західної сторони, воно буде теплим світлом жовтуватого чи червонуватого відтінку. Для того, щоб нейтралізувати його, протилежну стіну варто офарблювати в холодні кольори.

У вузькій довгастій кімнаті причілки краще офарблювати у світлі кольори, а стіну, протилежну вікну, - у більш темні кольори.

Щоб додати квадратній кімнаті вид правильного чотирикутника, стіну, протилежну вікну, необхідно офарблювати у відмінний від інших колір.

Для того, щоб висока стеля здавалася більш низькою, її і верхню частину стін офарблюють у темний колір. Щоб низька стеля здавалася більш високою, крайку стелі фарбують тим же кольором, яким покрита стіна, а стелю - світлим кольором. Стеля нормальної висоти повинна бути пофарбована світлою, що добре відбиває світло, фарбою.

Звичайно, підлоги повинні бути темніше стін, що, у свою чергу, повинні бути темніше стелі. Однак існує тенденція робити підлогу можливо світліше, щоб збільшити відображення світла і створювати велику освітленість приміщень.

У службових приміщеннях адміністративного апарату необхідно домагатися кондиціонування повітря. Під кондиціонуванням повітря розуміється регулювання його температури, вологості, чистоти.

Повне кондиціонування повітря підвищує продуктивність праці на 15 %.

Підвищення і зниження температури на 10 - 12% приводить до 15-відсоткового і більше зниження продуктивності праці.

Рівень температури пов'язаний з вологістю повітря. При одній і тій самій температурі вологе повітря здається гарячим, а сухе - холодним. Нормальна вологість повинна складати 40-60 %, мінімальна - 25-30 %.

Недостатність свіжого повітря викликає сонливість і млявість.

Для збільшення повітрообміну можна використовувати вікна. Але повітря, що надходить через вікна, не можна контролювати з погляду його забруднення і протягів. Крім того, через відкриті вікна в приміщення проникає вуличний шум. Тому більш прийнятним є використання кондиціонерів.

До негативних факторів навколишнього середовища відноситься шум.

Дослідження показали, що в умовах шуму в першу чергу страждають слухові функції. Так, після дії шуму інтенсивністю 120 дб протягом години необхідно 5 годин, щоб відновити гостроту слуху. Дві хвилини шуму інтенсивністю в 140 дб приводить до втрати слуху на 2 години. Підвищений шум негативно впливає на кровообіг, подих, травлення і т.д.

Шум приводить до зниження продуктивності праці, викликає напругу, стомлюваність, не дає можливості зосередитися. Праця службовців, що включає елементи розумової праці, вимагає спокійної обстановки.

Дослідження показали, що друкарка при роботі в гучному приміщенні витрачає калорій на 19 % більше, ніж при роботі в спокійній обстановці. Після акустичної обробки приміщення кількість помилок зменшилася на 53 %, продуктивність праці зросла на 8,8 %, плинність знизилася на 45 %, невиходи на роботу скоротилися на 37 %.

Визначення джерела є першим кроком на шляху зменшення шуму. Необхідно змазати двері, письмові столи, стільці, шухляди; скоротити вібрацію устаткування, усунути тремтіння скла у вікнах; заборонити голосні розмови.

Звукові хвилі поширюються подібно променям світла. Тверда поверхня відбиває звукову хвилю, м'яка - її поглинає.

Ступінь відображення звуку цементом 98,8 %, склом - 97,2 %. Акустичні матеріали поглинають 70 % звуку і відбивають 30 %.

Питання для контролю знань

Яка мета раціонального планування службових приміщень?

Якими правилами слід керуватися менеджеру при розміщенні та плануванні службових приміщень?

У чому сутність поняття “ наукова організація робочого місця”?

Яких правил слід дотримуватися менеджеру при організації свого робочого місця?

Що таке нормальна та максимальна робоча зона?

Які фактори впливають на умови праці?

Які типи освітлення службових приміщень Ви знаєте?

Які правила пофарбування службових приміщень Ви знаєте?

Як впливають на організм людини температура, вологість повітря та рівень шуму?

Література: 4, 5, 18, 20, 22, 23

3. Контрольні заходи

Оцінювання знань студентів здійснюється на основі результатів поточного модульного контролю за 100-бальною шкалою.

Оцінювання знань студентів здійснюється за результатами класної контрольної роботи.

3.1 Перелік питань до класної контрольної роботи

Сутність та зміст поняття “самоменеджмент”. Цілі, функції та переваги самоменеджменту.

Значення часу. Капітал часу.

Аналіз використання часу.

Аналіз сильних та слабких сторін стилю роботи менеджера.

Аналіз часових витрат.

Аналіз поглиначів часу.

Значення постановки цілей. Знаходження цілей.

Ситуаційний аналіз. Етапи ситуаційного аналізу.

Формулювання цілей.

Основи планування робочого часу. Переваги планування робочого часу.

Принципи та правила планування робочого часу.

Система планування робочого часу.

Методи планування робочого часу, їх переваги та недоліки.

Прийоми та методи прийняття рішень.

Установка пріоритетів. Переваги роботи за пріоритетами.

Принцип Паретто, його сутність.

Аналіз АБВ як метод прийняття рішень.

Принцип Эйзенхауера.

Основи делегування.

Організаційні принципи денного розпорядку.

Графік працездатності.

Біологічні закономірності та їх вплив на працездатність.

Індивідуальний робочий стиль менеджера.

Функції контролю.

Контроль процесу роботи.

Контроль результатів роботи.

Самоконтроль. Методи самоконтролю.

Засоби раціонального читання. Методи “до читання”, їх характеристика.

Засоби раціонального читання. Методи “під час читання” та їх характеристика.

Засоби раціонального читання. Методи “після читання”.

Метод техніки читання SQ3R, його сутність та зміст.

Підготовка до проведення нарад.

Правила проведення нарад.

Типи учасників нарад.

Стратегія управління потоком відвідувачів.

Телефон як засіб раціоналізації. Телефонні “гріхи”.

Пасивні (вхідні) телефонні розмови. ”Відгороджування”. Термінові розмови.

Телефонні блоки. Підготовка до телефонних розмов.

Правила ведення телефонних розмов.

Раціональна обробка вхідної кореспонденції.

Раціональна обробка вихідної кореспонденції.

Використання листків - пам'яток.

Розміщення та планування службових приміщень.

Організація робочого місця менеджера.

Організація умов праці. Фактори, які впливають на умови праці, та їх характеристики.

Техніка делегування. Переваги делегування. Опір делегуванню.

Щоденник робочого часу.

Баланс успіхів та невдач. Аналіз “мета - засіб”.

Сутність поняття „пріоритети”. Переваги роботи за пріоритетами.

Етапи постановки цілей.

Плани життя та кар'єри як основа довгострокового планування.

3.2 Тестові завдання до класної контрольної роботи

Тема 1. Аналіз витрат робочого часу менеджера

1. Що таке самоменеджмент?

а) одноосібне управління організацією;

б) управління персоналом;

в) управління собою, своїм часом.

2. Автор концепції економії свого часу у самоменеджменті:

а) Д. Френсіс;

б) Л. Зайверт;

в) М. Вудкок;

г) В. Андрєєв.

3. До функцій самоменеджменту належать:

а) постановка стратегічних цілей організації;

б) планування особистої роботи;

в) контроль виконання роботи підлеглими;

г) самоконтроль.

4. Капітал особистого часу це:

а) вартість 1 хвилини Вашого часу;

б) вартість 1 години Вашого часу;

в) час, що лишився до пенсії.

5. Інвентаризація часу це:

а) перелік завдань протягом дня;

б) встановлення часу на виконання завдань;

в) аналіз витрат часу.

6. Повний аналіз використання особистого часу проводять протягом:

а) дня;

б) 8 годин (робочий день);

в) доби.

Тема 2. Постановка цілей

1. Процес постановки цілей включає:

а) ситуаційний аналіз;

б) аналіз АБВ;

в) метод «Альпи».

2. Яке з наведених формулювань мети відповідає правилам самоменеджменту:

а) «Я хочу вивчити самоменеджмент»;

б) «Я хочу знати правила самоменеджменту»;

в) «Я хочу протягом семестру оволодіти технікою самоменеджменту»;

г) «Я не хочу одержати двійку на заліку з самоменеджменту».

3. Баланс успіхів та невдач дозволяє визначити:

а) скільки успіхів та невдач було у менеджера протягом року;

б) скільки успіхів та невдач було у менеджера на протязі життя;

в) сильні і слабкі сторони особистого стилю роботи менеджера;

г) сильні і слабкі сторони особистості менеджера.

Тема 3. Планування робочого часу менеджера

1. Для того, щоб найбільш ефективно використовувати свій час, план робочого дня слід складати:

а) розписуючи його по хвилинах;

б) у співвідношенні 60/40;

в) у співвідношенні 80/20.

2. Метод «Альпи» застосовується для:

а) визначення своїх цілей;

б) планування робочого часу;

в) контролю виконання завдань підлеглими.

3. Скільки часу слід витрачати на планування робочого дня:

а) 1-1,5 години;

б) 30-40 хвилин;

в) 5-10 хвилин.

4. Скільки часу слід витрачати на планування від планового періоду:

а) 1-2%;

б) 5-10%;

в) 15-20%.

5. Часові блоки це:

а) незаплановані перерви на каву, чай;

б) час, коли діяльність менеджера заблокована якими-сь перешкодами;

в) час, коли виконуються однорідні види роботи.

Тема 4. Прийоми і методи прийняття рішень

1. Принцип Паретто у самоменеджменті використовується для:

а) визначення своїх цілей;

б) визначення пріоритетів;

в) визначення термінових і важливих справ.

2. Принцип Ейзенхауера у самоменеджменті використовується для:

а) визначення своїх цілей;

б) визначення пріоритетів;

в) визначення термінових і важливих справ.

3. Принцип Паретто - це:

а) співвідношення 60/40;

б) співвідношення 80/20;

в) співвідношення 60/20/20;

г) співвідношення 70/30.

4. Делегування - це:

а) доручення робочої задачі (разом з управлінською відповідальністю) для виконання підлеглому;

б) доручення робочої задачі (разом з функціональною відповідальністю та компетенцією) для виконання підлеглому;

в) доручення робочої задачі (разом з компетенцією для її виконання) підлеглому.

5. Які функції керівника з перелічених нижче підлягають делегуванню:

а) підготовча робота;

б) розробка стратегії організації;

в) мотивація персоналу;

г) контроль виконання завдань підлеглими;

д) спеціалізована діяльність.

Тема 5. Реалізація і організація діяльності менеджмера

1. Графік працездатності - це коливання працездатності людини протягом:

а) доби;

б) тижня;

в) місяця.

2. Тривалість фізичного біоритму людини становить:

а) 23 дні;

б) 28 днів;

в) 33 дні.

3. Тривалість емоційного біоритму людини становить:

а) 23 дні;

б) 28 днів;

в) 33 дні.

4. Тривалість інтелектуального біоритму людини становить:

а) 23 дні;

б) 28 днів;

в) 33 дні.

5. Критичними днями на біоритмограмах людини є такі дні, коли:

а) 2 або 3 біоритми мають найнижчі значення;

б) 2 або 3 біоритми змінюють свій знак на протилежний;

в) усі 3 біоритми мають найнижчі значення.

Тема 7. Інформація і комунікація

1. Метод SQ3R:

а) метод планування робочого часу;

б) метод читання;

в) метод самоконтролю.

2. Які технічні прийоми сприяють більш швидкому читанню:

а) читання по діагоналі;

б) спостереження тексту пальцем чи олівцем;

в) проговорення про себе тексту, що читається.

3. Після проведення наради протягом 1-2 днів слід зробити:

а) проект рішень;

б) протокол;

в) контроль за виконанням рішень.

Тема 8. Організація роботи менеджера

1. Вам необхідно виконати проект до кінця року. Щоб успішно його виконати, слід розпланувати роботу. Для цього достатньо зробити:

а) річний план;

б) плани роботи по кварталах;

в) щомісячні плани роботи;

г) тижневі плани роботи;

д) систему планування, яка включає плани роботи на рік, поквартальні, щомісячні, тижневі плани роботи, а також щоденне планування.

2. Ви збираєтеся у чергову відпустку. Одразу після закінчення відпустки Вам необхідно їхати у відрядження до постачальників у м. Полтаву, щоб підписати угоду на постачання матеріалів. Який запис у своєму щоденнику Ви зробите на сторінці, що відповідає даті відрядження:

а) відрядження;

б) поїздка до Полтави;

в) підписання угоди на постачання матеріалів;

г) поїздка до постачальників у м. Полтаву;

д) відрядження до Полтави для укладання угоди з постачальниками.

3. За допомогою методу АБВ Ви встановили пріоритетність своїх завдань. Що Ви будете робити із завданнями категорії А:

а) виконувати особисто в першу чергу;

б) частково делегувати;

в) повністю делегувати.

4. За допомогою принципу Ейзенхауера Ви прийняли рішення про важливість і терміновість своїх завдань. Що Ви будете робити з завданнями, що належать до категорії «неважливих - нетермінових»:

а) делегувати;

б) виконувати особисто в останню чергу;

в) не буду виконувати.

5. Які функції керівника з перелічених нижче не підлягають делегуванню:

а) підготовча робота;

б) розробка стратегії організації;

в) мотивація персоналу;

г) контроль виконання завдань підлеглими;

д) спеціалізована діяльність.

6. Метод «п'яти пальців» у самоменеджменті - це:

а) метод планування;

б) метод прийняття рішень;

в) метод самоконтролю.

7. Для планування роботи слід використовувати:

а) перекидний календар;

б) метод «Альпи»;

в) щоденник робочого часу.

3.3 Ситуаційні завдання

1. Уявіть собі, що Ваш фізичний стан залишає бажати кращого. Ви вирішили поправити своє здоров'я і поставили перед собою мету: “Я хочу вести більш здоровий спосіб життя”. Чи правильно Ви поставили мету? Аргументуйте відповідь.

2. Ви поставили собі мету: “Я хочу вдосконалити своє знання англійської мови”. Чи правильно Ви поставили мету? Аргументуйте відповідь.

3. Уявіть собі, що у Вас є проблеми у спілкуванні зі своїми співробітниками. Ви вирішили позбавитися їх і поставили мету: “Я хочу уміти краще контактувати зі своїми співробітниками”. Як Ви вважаєте, чи правильно Ви визначили свою мету? Аргументуйте відповідь.

4. Тривалість Вашого робочого дня складає 8 годин. Напередодні Ви витратили 1,5 години на планування робочого дня, розписавши по хвилинах (з 8.00 до 16.00), які завдання Ви повинні вирішити. Як Ви вважаєте, чи правильно Ви планували? Аргументуйте відповідь.

5. Вам доручили виконати важливе завдання. Ви негайно до нього приступили. Вам вдалося наполовину його виконати. Щось Вам зашкодило (наприклад постійне відволікання) і Ви відклали виконання завдання на інший час. Як Ви вважаєте, чи правильно Ви зробили? Аргументуйте відповідь.

6. Ви запланували виконати багато справ. Жодного разу Ви не відволікалися від їх вирішення протягом дня, поступившись важливою нарадою. Як Ви вважаєте, чи розумно було з Вашого боку не бути присутнім на нараді у керівника, де Ви повинні були виступити з доповіддю? Аргументуйте відповідь.

7. У своєму плані робочого дня Ви записали: “Зателефонувати до Мінфіну України”. Чи правильно це? Аргументуйте відповідь.

8. Уявіть собі, що у Вас назбиралось багато важливих та термінових справ, виконати які Ви зможете протягом тижня при умові роботи по 24 години на добу. Як Ви вийдете з цієї ситуації?

Література

1. Андреев В. А. Саморазвитие менеджера. - М.:Народное образование, 1995.

2. Ваши деловые качества. (Психологические тесты). - Екатеринбург: У - Фактория, 2003.-304 с. (Серия «Практика самопознания»).

3. Вудкок М., Френсис Д. Раскрепощенный менеджер. Для руководителя - практика / Пер. с англ. - М.: “Дело ЛТД” , 1994. - 320 с.

4. Зайверт Л. Ваше время - в Ваших руках: Советы деловым людям, как эффективно использовать рабочее время. / Пер. с нем. / М. :Интерэксперт - Инфра - М, 1995. - 267 с.

5. 3иглар 3. Умение добиваться успеха (для «чайников»), /Пер. с англ. - М.: Изд. дом «Вильяме», 2000.- 224 с.

6. Ковальчук Г.О. Активізація навчання в економічній освіті.-К.: КНЕУ, 2003.-с.189-197.

7. Лукашевич Н.П. Самоменеджмент: как достигнуть успеха в деловой карьере. Кн. 1: Деловая карьера: путь к успеху,- Харьков: «ОКО», 1998.- 126 с.

8. Лукашевич Н.П., Лукашевич О.Н. Самоменеджмент: как достигнуть успеха в деловой карьере. Кн. 2: Практикум деловой карьеры.-Харьков: «ОКО»,1998.-327с.

9. Научная организация труда в управлении трудовым коллективом / Под ред. Г. Э. Слезингер. - М., 1991.

10. Ниссинен И. Х., Воутилайнен Э. Время руководителя: эффективность использования: Сокр.пер. с фин. - М., 1988.

11. Основы менеджмента / Под. ред. В. С. Верлоки, И. Д. Михайлова. - Харьков: Основа, 1996.

12. Сенека Л. - А. Нравственные письма к Луцилию. Трагедии. - М.: Художественная литература, 1986. - 543 с.

13. Современная энциклопедия психологических тестов./Сост. В.Ю. Лившиц.-Донецк: ООО ПКФ «БАО», 2002.-384 с.

14. Тренінгові технології навчання з економічних дисциплін: Навч. посіб. / Г.О. Ковальчук, Н.Ю. Бутенко, М.В. Артюшина та ін.. // За ред.. Г.О. Ковальчук.-К., КНЕУ, 2006.-320 с.

15. Форсайт П. Делу - время: Как правильно распоряжаться своим временем ./Пер. с англ.- Мн.: Амалфея, 1998. - 272 с.

16. Хилл Н. План достижения успеха./ Пер. с англ. -Мн.: ООО «Попурри», 2002. - 240 с.

17. Якокка Ли, Новак У. Карьера менеджера. / Пер. с англ. -- Мн.: ООО «Попурри», 2002. - 416 с.

18. Редина Н. И. Самоменеджмент. Опорный конспект лекций / Учебное пособие. - Днепропетровск , ДГФЭИ, 1998.

19. Шукіс І.З. Самоменеджмент. Пособие к самостоятельной работе по теме „Биоритмы и организация деятельности менеджера” с использованием программы „Биоритмы для WINDOWS”. - Днепропетровск, ДГФЭИ, 2002.

20. Шукіс І.З. Самоменеджмент. Збірник ситуаційних завдань та ділових ігор. - Дніпропетровськ, ДДФЕІ, 2002.

21. Шукіс І.З. Ситуаційна вправа (кейс): Аналіз ефективності використання робочого часу менеджера (для практичних занять з дисципліни „Самоменеджмент”) Дніпропетровськ, ДДФЕІ, 2003.

22. Шукіс І.З. Самоменежмент: конспект лекцій.-Дніпропетровськ, ДДФА, 2007.

23. Шукіс І.З. Самоменеджмент: практикум.-Дніпропетровськ, ДДФА, 2007.

24. Шейнов В.П. Как управлять собой (2-е узд.).-Минск: Харвест, 2007.-752 с.

25. Комп'ютерна програма «Біоритми для WINDOW'S»: http://biow.kc.ru/

Періодичні часописи

26. «Искусство управления».

27. «Менеджмент в России и за рубежом».

28. «Менеджмент сегодня».

29. «Персонал».

30. «Проблемы теории и практики управления».

Навчальна література

Шукіс Ірина Зигмундівна

Самоменеджмент

Навчально-методичний посібник

Самоменеджмент: навчально-методичний посібник. - Дніпропетровськ, ДДФА, 2013. - 93 с.

Навчально-методичний посібник призначений надати допомогу студентам організувати роботу із самостійного вивчення дисципліни «Самоменеджмент» з метою засвоєння теоретичного матеріалу та набуття навичок застосування системного підходу до управління собою, своїм робочим часом. Посібник розроблений відповідно до навчального плану підготовки бакалаврів в галузі знань 0305 «Економіка та підприємництво», програми навчальної дисципліни. Призначається для студентів вищих навчальних закладів заочної форми навчання, а також викладачів дисципліни «Самоменеджмент».

ББК 65.291-21

Ш95

Підп. до друку _______________ Формат 80*108 ¹/₃₂ Папір друк.

Ум. друк. арк. 6,92 Тираж _______ Замовлення № ____

РВВ ДДФА Дільниця оперативного друку. Св. Держкомітету інформ. політики, телебачення та радіомовлення сер. ДК 2126 від 17.03.2005 р.

Видавець і виготівник: Дніпропетровська державна фінансова академія, вул. Аржанова, 12, м. Дніпропетровськ, 49083

Размещено на Allbest.ru

...