Организация как система

Абсолютный уровень - 100%

Доверительный уровень - более 80%

Негативный уровень - менее 80%.

Ценность информации характеризуется снижением уровня затрат ресурсов на принятие решения:

нулевой уровень;

средний (сокращение затрат более чем на 10%);

высокий (сокращение затрат более чем в 2 раза);

сверхвысокий (сокращение затрат более чем в 10 раз).

Высокую ценность представляют имитационные модели организаций, позволяющие правильно предусмотреть последствия при различных вариантах решения. Сверхвысокую ценность имеет информация об инновационных технологиях и маркетинговых исследованиях.

Насыщенность информации - это соотношение полезной и фоновой информации. Если фоновой нет, то полезная оценивается как сухая и плохо воспринимается.

Открытость информации - это возможность предоставления ее различным контингентам людей. Выделяют три уровня открытости информации:

секретная;

конфиденциальная (сокращение уровня затрат более чем в 2 раза, кадровый, научный, технологический потенциал), планы инвестиций, имущественное положение, сведения о партнерах и клиентах, способ производства и структура цены, условия сделок;

публичная (открытая).

Конечная, обработанная информация, используемая руководителем для управленческого решения должна иметь следующие уровни характеристик:

ценность: средний и высокий;

абсолютный уровень достоверности;

насыщенность: средний уровень;

открытость: конфиденциальный и открытый уровень.

При современных информационных технологиях:

Основным предметом управленческого труда (УТ) становится информация, которая уже как товар приобретает потребительскую стоимость.

Информационная система управления освобождает часть рабочего времени.

Растет комфортность УТ за счет качественной информации и работы с прикладными программами, имитирующими интеллектуальную вставку в общий потенциал организации.

Руководитель выбирает из набора правильных решений лучшее на его взгляд, а ранее он выбирал из ряда просто имеющихся решений.

Стоимость информация в виде управленческого решения многократно растет, реализуясь в материально - вещественные элементы производства.

Уменьшается двойственный, а иногда и тройственный характер работы руководителя.

Уменьшается мобильность УТ. ИСУ обеспечивает руководителю достоверную и полную информацией о состоянии дел и о проверке исполнения. Основой для новых форм УТ является база данных.

20. Организация безопасности информации

Согласно ст. 139 ГК РФ, лица незаконным методом получившие информацию, которая составляет служебную или коммерческую тайну, обязаны возместить причиненные убытки. Способы получения информации:

от сотрудников: контакты, подкуп, угрозы;

используя технические средства;

кража.

Способы защиты:

охрана офисов и персонала;

подбор и воспитание лояльных сотрудников;

системы защиты документооборота.

Для получения и защиты информации используются следующие технические средства:

устройства акустического съема информации «жучки»;

устройства съема информации с телефонной линии;

выносные микрофоны и переходники;

приемные устройства для микропередатчиков;

устройства защиты от прослушивания и обнаружители «жучков»;

диктофоны и радиостанции;

системы видео наблюдения.

Информационная среда управления подчиняется действию закона информированности - упорядоченности:

Чем большей информацией располагает организация о внутренней и внешней среде, тем она имеет большую вероятность устойчивого функционирования (самосохранения).

На практике имеются 3 варианта реализации.

Результат стихийного действия закона. Персонал будет стремиться собирать как можно больше информации о конкурентах рынках сбыта и др., не задумываясь об ее упорядоченности и объеме. Компании могу подбросить ложную информацию, которая будет принята. В результате бессистемной, но естественной гонки за информацией компания может понести серьезные убытки.

Руководитель знает о законе, а его подчиненные - нет. Персонал будет приносить как можно больше информации. Руководитель будет просматривать и отбирать информацию. Это трудная работа, руководитель может что- то важное упустить. Если это приведет к отрицательным результатам, то персонал обвинит во всем руководителя.

Руководитель и подчиненные знают о законе. Все работники собирают и обрабатывают информацию и сообщают заинтересованному специалисту компании. При этом варианте пустая информация или дезинформация с большой вероятностью будет опущена. Следствие закона: информированность работника после достижения его критического уровня переходит в его компетентность.

Количество информации в системе есть мера организованности. В сообщении информации тем больше, чем большую неопределенность оно устраняет.

Информация снижает дезорганизацию посредством следующих приемов:

уменьшается излишнее разнообразие системы,

ограничивается число степеней свободы процессов, элементов,

накладываются ограничения по формам связи, времени получения информации и т.д.

принимаются меры по повышению организованности отдельных элементов, частей и процессов организации.

В организационном процессе порождается информация, которая претерпевает изменения и используется, но в отличие от энергии и вещества не только количественно сохраняется, но и постоянно накапливается. Совершенствование и развитие организации обусловлено во многом накоплением и использованием информации пока существует материальная среда, в которой она возникла и развивалась.

Основные понятия о рекламе.

Рекламная деятельность - самое важное приложение закона информированности - упорядоченности. Существует следующая классификация рекламы:

по объему: обвальная, нормативная, ползучая;

по рынкам сбыта: традиционная, новая, новая в ранее традиционном сегменте;

по затратам: сверхнормативная, нормативная, спонтанная;

по эффективности: высокая, средняя, низкая.

Правила подготовки рекламы:

высказывайтесь просто;

рассчитывайте на любого человека;

избегайте технического жаргона;

высказывайтесь интересно;

возбуждайте любопытство, говоря о возможных выгодах;

высказывайтесь по существу - без введения;

высказывайтесь утвердительно;

излагайте факты;

будьте оригинальны, не переступая грань оригинального и откровенно глупого.

21. Закон единства анализа и синтеза

Суть анализа состоит в разделении целого на части, в представлении сложного в виде простых составляющих. Суть синтеза в соединении (мысленном или реальном) простых составляющих объекта в единое целое. Анализ и синтез и в человеческом мышлении сильно переплетаются и не могут существовать друг без друга. Анализ частей должен проводится без потери важных свойств частей, чтобы была бы реальная польза для всей организации. Важная сторона аналитической работы - анализ причинно-следственных связей между выделенными частями для нахождения необходимых и достаточных условий поддержания требуемого взаимодействия между частями целого. Синтез (объединение) базируется на взаимной необходимости и взаимодействии. Получение при объединении элементов нового работоспособного образования, потенциал которого выше суммы потенциалов объединенных элементов носит название эмерджентность.

Закон единства: Каждая материальная система живой организм, социальная организация стремится настроиться на наиболее экономный режим функционирования в результате постоянного изменения своей структуры или функций.

Скорость и результат преобразования зависят от диапазона изменения внешней или внутренней среды:

lim [R_i - (V_1i + V_i) ]

t T

T - время преобразования,

t - оптимальное время преобразования.

Преобразования могут носить и позитивный и негативный характер, могут идти спонтанно или по заранее спланированному пути.

Следствие 1: При отсутствии внешних возмущающих воздействий:

lim [ (R_i - V_i) ] = 0

t T

Все созидательные ресурсы тратятся на внутренние потребности. Это условие перерождения хозяйственной организации в общественную.

Следствие 2: При отсутствии внешних и внутренних возмущений:

Lim R_i = 0

t T

Созидательные ресурсы организации никому не нужны. Деградация человека, распад организации. Для организации и человека необходимы внешние и внутренние противоречия, конечно, не доводящие до патологических проблем. Что касается человека, то наличие внешних и внутренних возмущений удлиняет его жизнь за счет мобилизации невостребованных ранее жизненных сил.

Следствие 3: При отсутствие внутренних возмущений:

lim [ (R_i - V_i) = 0

t T

Все созидательные ресурсы тратятся на внешние потребности. В организации нет проблем или их не замечают, полное согласие во всем, что означает условие неэффективной работы, т. е. ликвидация или банкротство.

Для позитивного использования закона руководитель должен придерживаться следующих принципов:

составление и реализация программы постоянного совершенствования организации, ее элементов и подразделений;

привлечение к этой работе лучших специалистов;

проведение маркетинга внешней среды;

сокращение затрат на производство продукции;

уменьшение времени нахождения запасов и продукции на складах;

использование современной информационной технологии управления.

Закон единства анализа и синтеза имеет следующие особенности:

характеризует всеобщие связи и отношения в социальной среде;

выступает в роли катализатора общественного прогресса;

играет возрастающую роль с развитием общества.

Закон единства анализа и синтеза - объективный закон организации. Три варианта реализации:

Стихийное действие закона. В любой организации идут постоянно формальные и неформальные преобразования для удобства работы: перераспределение функций, расширение или упрощение структуры компании, прием и увольнение персонала. Они могут идти в ногу со временем - процесс эффективной реализации закона. В большинстве случаев стихийные преобразования опережают или отстают от потребностей внутренней и внешней среды компании. Несоответствие, достигшее критических значений, проявляется в увеличении проблем компании и даже социума. Стихийное действие закона в производстве может привести к проблемам конкурентоспособности, прибыльности и т. д. При обнаружении уже созревших проблем у руководителя не будет времени для преобразований. Действие закона в таких ситуациях приводит к быстрому уменьшению созидательных ресурсов, а деятельность персонала носит спонтанный и даже криминальный характер.

Руководитель знает о законе, а подчиненные нет. Когда наблюдается соответствие неявных преобразований требованиям внешней и внутренней среды, руководитель оценивает только полноту такого соответствия. Персонал не желает никаких преобразований на будущее. При нарастании несоответствия руководитель должен убедить персонал в необходимости преобразований. Это трудная задача, т. к. персонал конструктивно ему не будет помогать. В случае наступления больших несоответствий персонал примет живейшее участие, но будет поздно.

Руководитель и подчиненные знают о законе. Весь персонал в рамках своих полномочий вносит свой вклад в позитивное действие закона. Составляются планы преобразования, исходя из имеющейся информации или результатов моделирования. Руководитель должен создавать и развивать источники информации, повышать квалификацию сотрудников, внедрять информационные технологии

22. Закон композиции и пропорциональности

В мире все приспособлено для совместного существования. Лишнее постепенно уходит, а недостаточное постепенно развивается, достигая некоторого временного равновесия - гармонии. Гармония - это естественный процесс, происходящий на всех уровнях мировой цивилизации: государств, отраслей, организаций, семьи и даже одного человека. Гармонию следует рассматривать только субъективно (для кого, для чего). Гармонизация элементов организации для получения прибыли существенно отличается от гармонизации элементов для комфортной работы персонала и т. д. Гармонизацию остановить нельзя, а направить можно. Задача просвещенного человека - не тормозить этот процесс. Торможение приводит к накоплению несбалансированности элементов. Эта несбалансированность после достижения критической точки вызывает неестественный, революционный процесс с непредсказуемыми результатами. Задача профессионального менеджера помогать этому процессу, упреждая устранением причин возможного дисбаланса.

Каждая материальная система стремится сохранить в своей структуре все необходимые элементы (композицию), находящиеся в заданной соотносительности или заданном подчинении (пропорции).

Закон в аналитическом виде:

Композиция (набор)

R₁, R₂, ………, R_N 0

NC

К₁, К₂, ………, К_N 0 необходимое

Пропорциональность

К_{i *} R _i > R_max достаточное,

где R_i - ресурс системы в области (экономика, политика, финансы и т.д.);

К_i - коэффициент наилучшей соотносительности или подчинения в наборе элементов;

наличие необходимых ресурсов R _i и коммуникаций между ними К_i;

задействованные ресурсы К_{i *} R _i должны давать наилучший результат.

Закон композиции и пропорциональности наиболее ярко проявляется в искусстве. Хороший менеджер через достижение композиции и пропорциональности стремится создать гармоничное предприятие. Достижение необходимых пропорций и соответствия в границах организации равнозначно повышению жизнеспособности и уровня самосохранения организации. Реализация закона композиции и пропорциональности способствуют разработанные на основании научных исследований и организационного опыта нормы и правила. Уровни иерархии связаны с нормами управляемости; имеются нормативы для создания рабочих мест, нормативы соотношения численности работников и оборудования и пр. На практике имеются 3 варианта реализации.

Результат стихийного действия закона. Любая стихийность приводит к самонастройке элементов. При функциональной подготовке организации ряд обязательных базовых функций не включается в функциональную структуру: управление технической безопасностью, управление маркетингом, стратегическое управление, представительская деятельность и т.п. Функции поручают работникам смежных отделов, поверхностно знающих это, т.е. объем и качество их исполнения (пропорциональность) не будет оптимальным. Методом проб и ошибок организация постепенно придет к нужному набору функций и приемлемой пропорциональности их выполнения.

Руководитель знает о законе, а его подчиненные нет. В своей деятельности руководитель будет основываться на наборе целей организации, которые определяют направление гармонизации. Основная масса организации не знает целей организации или не поддерживает все их. Поэтому действия руководителя по формированию требуемого набора элементов и их пропорциональности не всегда будут поддержаны. Эффективность работы организации будет определяться профессионализмом руководителя и его способностью убеждать людей.

Руководитель и подчиненные знают о законе. Действие закона будет проявляться в постоянном совершенствовании системы производства и управления, создании команды единомышленников, существенном снижении издержек и увеличению конкурентоспособности организации. Весь персонал осознанно в рамках своей ответственности вносит свой вклад в позитивное действие закона.

23. Принципы действия закона

Реализация закона требует обязательного использования набора принципов: планирования, координации и полноты.

Принцип планирования: каждая организация должна иметь обоснованный план деятельности и развития. Различают стратегическое планирование 5-10 лет, тактическое - 2-4 года и оперативное в течение одного года.

Принцип полноты: каждая организация должна выполнять весь набор функций производства и управления на своем участке деятельности своими силами либо с помощью привлеченных организаций. Этот принцип реализует необходимые условия закона. Принцип полноты требует от руководителя под каждый этап жизненного цикла создать определенную инфраструктуру.

Принцип координации: каждая организация должна следить за стратегическими, тактическими и оперативными изменениями и вносить соответствующие коррективы в механизм выполнения. Этот принцип реализует достаточные условия.

На этапе зрелости и насыщения необходимо активизировать работу маркетинговой службы, ослабив некоторые конструкторские и технологические отделы.



24. Законы: онтогенеза и наименьших

Закон онтогенеза: Каждая система проходит все стадии жизненного цикла от зарождения до разрушения.

Стадиями жизненного цикла организации являются: зарождение идеи, проектные изыскания, проектирование, строительство, освоение мощности, функционирование, развитие (может и не быть), упадок и закрытие.

Закон наименьших: Структурная устойчивость целого определяется наименьшей устойчивостью входящих в структуру элементов.

Цепь рвется в слабом звене, скорость эскадры определяется скоростью самого тихоходного судна. Закон наименьших неодинаково применим к разным видам организаций т.к. не универсален. В полной мере он реализуется в жестких механических системах.

25. Взаимосвязь законов организации

Все элементы целого должны соответствовать друг другу, иметь между собой связи и иерархию, а также реализовывать общую цель. Законы оказывают друг на друга как положительное, так и отрицательное влияние. Принцип единства дает подход для эффективного использования приведенного набора законов. Задачи руководителя:

из списка целей организации выявить основную (на месяц, квартал, год);

выбрать из набора главенствующий закон, которому следует уделить основное внимание;

подчинить реализацию остальных законов главенствующему;

добиться соответствия законов друг другу путем установления пропорций приоритетов и сроков их выполнения.

Невыполнение принципа единства приводит к ухудшению показателей хозяйственной деятельности.

26. Специфические законы социальной организации

В рамках компании имеются две группы законов организации: для руководителя и индивидуума. Отношения между компанией, подчиненными и руководителями обычно стандартизированы в виде кодексов, правил и норм. Многие нюансы организационных отношений не отражены в нормативных документах либо в силу их новизны, либо в силу трудности. Характер служебных отношений в компаниях определяется инструкциями, уставами, положениями о внутреннем распорядке, установившимися порядками. Характер неформальных отношений определяется чувствами людей друг к другу, симпатиями и антипатиями, общими интересами и потребностями, договоренностями и традициями. Обычно руководство считает достаточным заботиться о формализованной стороне отношений для достижения организационного порядка. Однако неформальные отношения работников могут ослаблять или усиливать спроектированный организационный порядок. Поэтому неформальные отношения должны управляться через профсоюзные, женские и молодежные организации.

Закон своеобразия: Для каждой компании существует наилучшая и только ей присущая организационная структура производства и управления.

Закон социальной гармонии: Для каждой компании развитие социальной сферы увеличивает производительность труда работников, как за счет повышения эмоционального уровня работников (улучшается качество продукции), так и за счет активизации его трудовой деятельности (повышается производительность труда).

Социальная сфера включает: достижение социальной справедливости, создание приемлемого социально-психологического климата, улучшение условий труда и отдыха работников и членов их семей, заботу о здоровье и достойное пенсионное обеспечение. Функция социального развития коллектива играет большую объединяющую роль и охватывает весь коллектив. Это позволяет улучшить общение работников разных подразделений, что часто приводит к появлению новых технологических идей, полезных для компании.

Закон оптимальной загрузки: Для каждого человека существует оптимальный объем загрузки работой, при котором в полной мере раскрываются его способности и возможности.

Очень большой объем работы может напугать работника и сковать дальнейшую его деятельность. Малый объем работы расхолаживает человека и заставляет его искать другие виды деятельности, что не всегда идет на пользу компании и самому человеку.

Закон эффективного восприятия и запоминания информации: Процессы восприятия и запоминания информации человеком реализуются наиболее эффективно, если они приближены к процессу его мышления.

Закон эффективного осмысления: Эффективное осмысление нового возможно при наличии у человека большого объема знаний или информации по данной тематике.

Закон установки: Любой человек воспринимает наиболее полно ту информацию, на которую он настроился и приготовился.

Закон устойчивости информации: Первая информация о каком-либо событии, поступившая человеку, является более устойчивой, чем повторная о том же событии.

Руководитель должен вовремя доводить достоверную информацию о каком-либо процессе или явлении, чтобы опередить ложную или непроверенную.

Закон доходчивости информации: Доходчивость сообщения для человека будет выше при одновременном использовании нескольких форм подачи одной и той же информации (мультимедиа).

Одновременное использование образных и алгоритмических форм подачи информации позволяет человеку выбрать ту форму подачи, которая соответствует его типу мышления.



27. Принципы статической и динамической организации

Любая компания проходит часть этапов или все этапы жизненного цикла. Этапы можно объединить в две группы: статическую и динамическую. Статическая группа включает этапы нечувствительности и ликвидации. Это подготовка документов к регистрации компании, организация деятельности, преобразование или ликвидация.

Динамическая группа включает этапы внедрения, роста, зрелости, насыщения, спада и краха. Эти этапы характеризуются решением внутренних и внешних проблем компании во взаимосвязи. Перечень законов, которые могут быть эффективными для статического и динамического состояний компаний приведены в табл.

Состояние компании	Законы организации
Статическое состояние: Этап(1) нечувствительности Этап(8) ликвидации	Закон синергии Закон композиции- пропорциональности Закон информированности - упорядоченности Закон самосохранения Закон единства анализа и синтеза
Динамическое состояние: Этап(2) внедрения Этап(3) роста Этап(4) зрелости Этап(5) насыщения Этап(6) спада Этап(7) краха	Закон развития Закон информированности - упорядоченности Закон композиции - пропорциональности

Выйти в статическое состояние можно из любого этапа жизненного цикла двумя путями:

постепенным накоплением продукции на складе для компенсации временного свертывания производства, для сокращения наращивания или реструктуризации производства. Не будет потери рынка продаж;

свернуть производство старой продукции и провести сокращение, наращивание или реструктуризацию производства с целью выпуска продукции, более полно удовлетворяющей интересы покупателей или инновационной продукции.

28. Принципы статического состояния организации

Принцип приоритета цели. В системе: цель - задача - функция - структура - персонал наивысший приоритет должна иметь цель, затем задача и далее функция, структура, и персонал. При создании, сокращении, объединении, реструктуризации или ликвидации компании должна быть разработана общая цель. Общая цель должна быть представлена более мелкими целями по областям деятельности.

Принцип приоритета функций над структурой. При создании компаний в системе: функция - структура - наивысший приоритет должны иметь функции. Компанию можно создать двумя вариантами. Во-первых, можно скопировать структуру какой-либо подобной компании. Во-вторых, руководитель должен сформировать полный набор необходимых функций и затем по этому набору создавать организационную структуру.

Принцип приоритета субъекта управления над объектом. При создании компании или структурного подразделения приоритет должен отдаваться руководителю относительно будущих работников.

29. Принципы динамического состояния организации

Принцип приоритета персонала в действующей компании. В системе: цель - задача - функция - структура - персонал приоритет должен иметь персонал, затем структура, функция, задача и цели. Любая компания создается людьми и для людей. Человек является основным производителем прибыли. При возникновении проблем с персоналом, необходимо корректировать цели компании, набор задач, набор функций с возможными изменениями организационной структуры.

Принцип приоритета структур над функциями. Для действующих компаний в системе: функция - структура наивысший приоритет должна иметь структура. В действующих компаниях со временем отлаживаются взаимосвязи между элементами структуры, лишние постепенно отмирают, а недостающие постепенно появляются. Для каждой компании создаются уникальная действующая организационная структура. Для сохранения благополучия имеется небольшой диапазон изменения этой структуры в виде ликвидации, расширения или создания отдельных звеньев.

Принцип приоритета объекта управления над субъектом: В действующей компании при замене руководителя или реорганизации подразделений приоритет должен отдаваться коллективу подразделения относительно будущего руководителя. Необходимо всегда помнить, что коллектив представляет собой интеллектуальную ценность, на формирование которого были затрачены ресурсы компании. Обычно суммарный технический потенциал сформировавшегося коллектива существенно выше потенциала руководителя. Новый руководитель не должен уменьшить потенциал коллектива. Подчиненные вправе рассчитывать, что новый руководитель не будет хуже прежнего.

30. Общие принципы организации

Принцип соответствия целей и ресурсов. Ключевые цели, принятые в компании, должны своевременно обеспечиваться ресурсами.

Принцип соответствия распорядительства и подчинения. У каждого работника должен быть один линейный руководитель и любое количество функциональных при выполнении конкретной порученной работы.

Принцип соответствия эффективности производства и экономичности. Для каждой компании должно быть найдено соответствие между эффективностью и затратами.

Приоритет должен принадлежать эффективности.

Принцип оптимального сочетания централизации и децентрализации производства и управления. В каждой компании должно быть найдено наилучшее сочетание объемов административных, технологических и патронажных функций производства и управления.

Потребность человека во власти, самовыражении и самопроявлении побуждает многих руководителей усиливать централизацию производства и управления. Внешним сигналом является снижение спроса на товары, рост затрат на управленческий аппарат, рост незапланированных увольнений персонала.

Принцип прямоточности. Производственные и информационные процессы должны идти по кратчайшему пути во избежание дополнительных затрат и искажений.

Принцип ритмичности. Производственные и информационные процессы должны идти с заданным уровнем равномерности в течение заданных временных интервалов.

Принцип синхронизации (системный принцип). Среди производственных и информационных процессов или подразделений необходимо выделить постоянный или временный центр синхронизации, под режим деятельности которой должны подстраиваться другие процессы или другие подразделения компании.

Например, спрос на продукцию компании уменьшается и директор принял решение об усилении отдела маркетинга в технологических и экономических вопросах деятельности. Даже главные специалисты компании должны в этом случае согласовывать свои действия с рядовыми работниками отдела маркетинга.

31. Принципы рационализации

Изменения в компаниях являются объективным процессом и регулируются законом единства анализа и синтеза. Рекомендуется определять значения трех показателей производственных возможностей компании: Эф - фактическое значение экономической эффективности компании при имеющихся ресурсах и ограничениях, Эр - расчетное значение экономической эффективности при планируемых ресурсах и ограничениях, Эп - потенциальное значение экономической эффективности при свободных ресурсах и отсутствие ограничений. Если рассмотренные виды эффективности компании примерно равны, то можно не думать об изменениях в деятельности. Изменения направлены на совершенствование какой-либо деятельности или процесса, то есть на рационализацию. Рационализация направлена на повышение эффективности бизнес процессов, которое может обеспечить:

устойчивость развития компании;

преимущества в конкуренции;

расширение рынка сбыта;

увеличение прибыли на инвестированный капитал;

достижение социальной гармонии в коллективе.

Технология рационализации следующая: сбор информации о деятельности компании, исследование и диагностика, разработка и внедрение комплекса мероприятий. Рационализация включает четыре этапа: формирование цели, анализ существующей ситуации, выявление проблем и разработка конкретных мероприятий. Процесс технологической рационализации может иметь следующий вид:

формируются общие соображения о перспективах спроса, о производстве новой продукции, рынках сбыта;

разрабатывается эскизный проект маркетинговых, конструкторских и технологических работ;

проекты согласовываются с будущими исполнителями проекта и дилерами для продвижения продукции на рынке;

разрабатываются структура PR;

корректируются все документы, визируются и окончательно согласовываются;

все документы собираются в один файл, затем направляют в работу или оставляют до лучших времен.

Принцип последовательного подключения. Философия преобразований в компании должна разрабатываться специалистами с сенсуальной организацией мышления. Основные принципы преобразований - специалистами с иррациональной организацией мышления, а непосредственное проектирование и осуществление преобразований - специалистами с рациональной организацией мышления. Выделяют три типа организации мыслительной деятельности: рациональное, иррациональное и сенсуальное.

Сенсуализм - это познание реальности через субъективное восприятие, чувство и ощущение (сенсорика). Основной принцип сенсуализма: нет ничего в разуме, чтобы не было в чувствах. Специалист с сенсуальным мышлением интуитивно определяет неэффективность элементов компании или их связей.

Иррационализм - это познание реальности преимущественно через внемыслительные аспекты духовной жизни человека: волю, интуицию, инстинкт, воображение, озарение. Человек с иррациональным типом мышления обычную логику мышления должен сопоставить со своими представлениями, воображениями. Преимущество отдается субъективной, воображаемой модели.

Рационализм означает усовершенствование, формирование более целесообразной организации чего-либо, например, производства, разработка решений по ранее разработанным алгоритмам, правилам, законам.

Преобразования должны носить в компании опережающий характер, чтобы к моменту созревания новой потребности общества или отдельных потребителей компания была готова их удовлетворить. Эффективность преобразований (рационализации) определяют две группы важных неопределенностей:

какие потребности могут возникнуть у потребителей, в какое время, каким может быть объем этих потребностей?

какие преобразования проводить, в каком объеме, какой управленческий, технологический и финансовый потенциал следует задействовать?

Эта задача из ряда "пойди туда - не знаю куда, принеси то - не знаю что". Специалист с рациональной организацией мыслительной деятельности с такой задачей не справится, так как нет методик, нет аналогий, нет логики. А подобных специалистов в любой компании большинство. Специалист с сенсуальным мышлением с такими преобразованиями справится, так как ход его мышления индивидуален и основан на подсознании, неожиданных находках, алогичных выводах и т.д. В качестве примера можно привести вариант использования некоторых диссидентов в советское время. Основная масса жителей любой страны лояльно относится к действиям исполнительной, законодательной и судебной власти. Однако всегда находятся единицы, которые представляют себе другую более гуманную модель общественного строя, экономического или экологического развития и предлагают пути ее реализации. Организация их мышления преимущественно сенсуальная. Их поведение многим кажется нелогичным, глупым, непонятным. Власть старалась избавиться от них высылая их заграницу, либо направляя в психиатрические лечебницы, либо лишая их свободы на длительное время. Нестандартность, мышления привлекли внимание спецслужб к этим людям: нескольким диссидентам предложили работать по разгадыванию шифров. Вместо того, чтобы долго перебирать многочисленные варианты сочетаний цифр, букв, такой человек достаточно быстро находил ключ к шифру посредством интуиции, озарения, телепатической связи с инициатором шифровки.

Дальнейшую работу по рационализации могут проводить специалисты с иррациональным и рациональным мышлением.

Принцип всесторонности входной информации. Информация, поступающая от объекта рационализации, должна отражать сведения о ключевых элементах состояния и деятельности компании. Обычно объектом преобразования является не вся компания, а отдельные ее подразделения. Компания из предосторожности предоставляет специалистам по преобразованиям только ту информацию, которая касается преобразуемого подразделения.

Для обсуждения вопроса о необходимых изменениях требуется следующий перечень документов по набору "Общие сведения о компании":

Уставные документы.

Тексты всех договоров.

Балансы организации (текущие и предыдущие за 3года).

Бизнес-план.

Описание бизнес процессов.

Структура управления компании и структура высшего уровня управления с указанием ФИО, возраста и образования.

Структура производственных и непроизводственных объектов.

Штатное расписание (численный состав).

Положения об отделах и службах, должностные инструкции.

Функциональная структура (управление и производство) с перечнем функций всех подразделений.

Методики расчета финансовых и экономических показателей, которыми пользуются специалисты компании.

Договоры об участии компании в совместных предприятиях или смешанных обществах за рубежом.

Номенклатура сырья, материалов, полуфабрикатов и сведения об основных поставщиках.

Ассортимент продукции и текущий прайс-лист.

Рынки сбыта и потребители.

Система работы с материалами и комплектующими изделиями (запасы на складе, "с колес" и др.)

Структура себестоимости продукции.

Этот набор может быть дополнен.

Принцип всесторонности рекомендаций. Рекомендации, выдаваемые компании по рационализации ее деятельности и состояния, должны затрагивать не только непосредственные объекты рационализации, но и объекты, соприкасающиеся прямо или косвенно.

На базе исходной информации, отражающей реальное положение компании, проводится работа по рационализации ее деятельности. Результатом этой работы является разработка решений (рекомендаций) в форме набора проектов, направленных на совершенствование деятельности компании. Руководитель компании может по разному воспользоваться набором разработанных проектов:

реализовать эти рекомендации самостоятельно,

пригласить авторов проектов для практической реализации рекомендаций

оставить внедрение рекомендаций на будущее.

Среди перечня проектов выделяют основной и вспомогательный наборы.

К основному набору относятся следующие проекты:

"Стратегия развития организации и создание комплексной системы управления";

"Корректировка системы должностных инструкций, правил и положений о подразделениях компании";

"Совершенствование управления финансами (пополнение оборотных средств);

"Ассортиментная политика и задачи службы маркетинга";

"Бизнес-план";

"Корректировка организационной структуры организации";

"Возможности организации для создания СП или смешанных обществ за рубежом";

К вспомогательному набору относятся следующие проекты:

"Сокращение затрат";

"Улучшение мотивации персонала";

"Реорганизация системы повышения квалификации персонала";

"Снижение сверхнормативных запасов";

"Оптимизация потребления организацией энергоресурсов".

Руководители компаний должны понимать, что для решения проблем необходим полный набор проектов, выполняемых специалистами по рационализации. Наличие только основного набора (что часто и бывает) не дает желаемого результата по повышению эффективности деятельности компании.

Рационализацией необходимо заниматься постоянно. Развитие потребностей и интересов человека и общества, новых технологий, новых требований к экологии, социальной сфере порождает новые проблемы (путаницы). Этот процесс идет циклически и почивать на лаврах однажды проведенной рационализации не приходится.

Следующий принцип внутренней рационализации: руководство компании должно стимулировать потребности и интересы работников для активизации рационализаторской деятельности.

Потребности человека в информации и знаниях, самовыражении и самопроявлении, стимулируют работников к рационализации.

В странах западной Европы и в Японии в компаниях создаются кружки качества, инициаторами которых выступают менеджеры.

Кружок качества - это надпроизводственная структура, в которую добровольно вовлекают работников для выполнения совместно с штатными специалистами творческой работы по рационализации. Занятия в кружках качества происходят в рабочее время и являются добавочной функцией для работников, прямо не оплачиваемой. Менеджеры кружков качества ставили следующие задачи:

осуществить всесторонний подход к улучшению качества выпускаемой продукции;

активизировать творческий потенциал работников;

улучшить отношение работников к компании;

снизить непроизводительные затраты времени и уменьшить общие издержки;

повысить действенность, экономичность и производительность организации;

гармонизировать социальные отношения;

достигнуть гармонии между мировой технической цивилизацией и национальными особенностями трудовых отношений.

К 70-м годам успехи кружков качества в Японии стали очевидными для всех. Дальнейшим развитием кружков качества в мире стало создание бригад или групп повышения результативности и производительности.

32. Субъекты и объекты организаторской деятельности

Организация предполагает планомерные и продуманные действия со стороны субъекта по безусловному исполнению намеченных мероприятий со стороны объекта. В качестве субъекта может выступать коллективный орган и работник наделенный полномочиями, правами и ответственностью. Субъектами организаторской деятельности на уровне государства в РФ являются: Президент РФ, члены Совета Федерации и депутаты Госдумы, Премьер, федеральные министры, Председатель Конституционного суда и т.д. Субъектами организаторской деятельности на уровне компании являются директор, главный инженер, начальник цеха. В качестве объектов организаторской деятельности могут быть все граждане, работники, отдельный человек.

Субъект организаторской деятельности осуществляет принятие решения, утверждение, организацию выполнения, контроль исполнения. Объект организаторской деятельности осуществляет информационную подготовку, разработку решения, согласование решения, выполнение решения.

Совокупность методов, принципов, правил, приемов, используемых субъектом для выполнения организационных задач, называется организаторской деятельностью.

На уровне государства к субъектам организаторской деятельности относятся: Первые лица государства - Президент, Премьер, Генеральный прокурор; коллегиальные органы - Федеральное собрание, Конституционный суд, Верховный суд, Высший арбитражный суд. Конституция РФ регулирует основные права и обязанности субъектов организаторской деятельности.

Субъектами организаторской деятельности в компаниях являются: директор, генеральный директор, президент, главный инженер, заместители директора, главный экономист, главный бухгалтер, начальник отдела кадров и т.д.

Обязанности директора:

организовывать деятельность аппарата управления компании;

обеспечивать соблюдение законов;

обеспечивать слаженную работу всех подразделений;

координировать деятельность заместителей;

организовывать выполнение решений вышестоящих органов управления;

организация эффективной работы с персоналом;

организовывать выполнение производственных заданий;

создавать условия для установления благоприятных коммуникаций внутри компании и отношений ее с внешней средой;

выполнять представительские функции;

создавать благоприятные условия для высокопроизводительного и безопасного труда;

организовывать учет в компании и представлять отчетность.

Объектами организаторской деятельности являются мастера, работники производства, брокеры, студенты и др.

Обязанности мастера отдела технического контроля:

оформлять техническую документацию по качеству и комплектности выпускаемой продукции;

принимать участие в сдаче готовой продукции;

проверять соблюдение инструкций и методик по техническому контролю на рабочих местах;

контроль качества тары и упаковки на рабочих местах, состояния оборудования и средств транспорта, хранения материалов и сырья, комплектующих изделий, полуфабрикатов, готовой и незавершенной продукции;

совершенствовать технологию контроля продукции, материалов, комплектующих изделий;

сертифицировать продукцию и удостоверять соответствие сертификата заявленным параметрам поставляемой продукции, материалов, комплектующих изделий.

33. Организационный аудит

Технология проведения организационного аудита

Процесс управления любым видом деятельности состоит из четырех этапов: выработки цели (Ц), оценка ситуации (С), определение проблемы (П), принятие решения (Р). В зависимости от сложности и трудоемкости этапы могут представляться в виде иерархии процессов.

Процесс аудита отражает количественные и качественные изменения как явления во времени. С точки зрения системного подхода процесс аудита составляет часть общего процесса управления организацией.

Набор процедур для всех этапов одинаков и включает: разработку, согласование, утверждение, организацию и принятие. Каждая процедура состоит из следующего набора операций: определение, формулировка, расчет вариантов и средств реализации, накопление, хранение, обработка, анализ и оценка. Варианты решений имеют следующие приоритеты:

В случае неудовлетворительных оценок результатов аудита принимать решение по варианту № 1.

Если состав и содержание учетных форм соответствуют элементам контроля - принимать решения по варианту № 2.

Если состав и содержание набора правил, норм и стандартов соответствует требуемому состоянию элементов системы управления - принимать решение по варианту № 3. Этот вариант требует отказа от проведения аудита в дальнейшем и ликвидации данного элемента системы управления или системы в целом. Например, ликвидация компании и создание новой или подбор нового управленческого персонала или технологии управления.

Содержание этапа « цели аудита». Аудит призван определить, решена ли основная задача системы управления - сформирована ли профессиональная управленческая деятельность.

Аудитор должен собрать достаточно свидетельств о деятельности организации для проведения аналитической работы с рабочими стандартами о системе управления. Общая цель аудита элементов систем управления слагается из ряда составляющих ее частных целей, отражающих глубину и широту проведения аудита. Широта проведения аудита отражается в договоре на его проведение.

Содержание этапа «формирование набора рабочих стандартов». Международные стандарты учета для аудита элементов систем управления пока не разработаны.

Содержание этапа «выбор набора форм и их заполнение». Существует набор форм учета и отчетности о состоянии ключевых элементов системы управления. Информация в таких формах является предметом аудита. Разработка и совершенствование форм - составляющая данного этапа.

Содержание этапа «выявление отклонений». Сравнение данных, представленных в рабочих стандартах, с реально полученными аудиторами или синтезированные на основе косвенных данных, формируют отклонения. Сравниваемые значения проверяемых параметров с рабочими стандартами заносят в таблицу, которая составляет неотъемлемую часть аудиторского заключения.

Содержание этапа «оценка результатов аудита». Величина отклонений в таблице является основанием для оценки результатов аудита. Оценка отражает уровень функционирования системы управления: стабильно профессиональный, преимущественно профессиональный, непрофессиональный.

Содержание этапа «аудиторское заключение». Структура аудиторского заключения независимо от полученных результатов должна включать восемь основных частей: 1) полное наименование аудиторской фирмы, 2) наименование заключения, 3) адресат, 4) вводная часть, 5) сфера аудита, 6) мнение аудитора, 7) краткое наименование аудиторской фирмы, реквизиты, подписи и печать, 8) дата аудиторского заключения.

Независимый контроль управленческой деятельности существенно повышает ее эффективность.

Процессорная сторона организационного аудита базируется на пяти принципах:

Процесс должен быть направлен на достижение целей, а не на устранение возмущающих воздействий.

При формировании стандартов и норм необходимо учитывать как можно больше управляемых и неуправляемых факторов, влияющих на процесс.

Следует максимально сокращать влияние субъективного фактора на процесс.

Процесс должен обеспечиваться оптимальной информационной средой.

Процедуры и операции каждого этапа процесса должны быть обоснованы (согласованы, утверждены и т. д.).

Знания по теории организации - это хороший капитал, а затраты на изучение теории организации - хорошее вложение капитала. Возможны два пути для человека стать хорошим руководителем организации:

сначала практическая работа менеджером в небольшой фирме, а затем изучение комплекса управленческих наук, в том числе и теории организации;

изучение комплекса управленческих наук, проведение аудиторных тренингов с последующим накоплением опыта.

В любом случае только теория и только практика не дает возможности руководителю чувствовать себя комфортно в организации. Изучение теории организации - увлекательное занятие, т.к. каждый из нас всегда может использовать во благо себе даже часть изученного материала и получить быстрый положительный эффект: использовать материалы по закону синергии. Объектов для применения теории организации много - семья, коллектив друзей, производственный коллектив, работа в чрезвычайных ситуациях и др.

34. Организационная культура

Организационная культура (ОК) - это совокупность общественно-прогрессивных норм, правил и стандартов, принятая и поддерживаемая в области организационных отношений. Организационные отношения - это взаимодействие, противодействие или нейтральное отношение элементов организации внутри или вне ее. ОК - подвижная категория, зависящая от мирового общественного развития: развития страны, компании и т. д. Существует псевдоорганизационная культура (ПОК) - культура террористических и мафиозных организаций. Влияние ПОК незначительно. ОК - это система общественно прогрессивных формальных и неформальных правил и норм деятельности, обычаев и традиций, индивидуальных и групповых интересов, особенностей поведения персонала данной организации, стиля руководства, показателей удовлетворенности работников условиями труда, уровня сотрудничества и совместимости работников между собой и с организацией, перспектив развития.

35. Организационная культура личности

Человек составляет основу любой организации, которая и создается для человека. Спектр ОК, которую приносит человек в организацию, весьма широк, он определяется уникальностью каждого человека. Постоянной чертой характера человека является упрямство, важнейшая черта - честность и порядочность.

ОК человека базируется на следующих качествах:

позитивная реакция на лиц, имеющих власть;

желание конкурировать;

умение убеждать;

стремление быть неформальным лидером;

терпимость к рутинной работе.

Проявлением отрицательного состояния личности может быть фрустрация - стойкая дезорганизация сознания и поведения (спонтанная агрессивность), которая наступает при длительных репрессиях на базовые потребности человека. Состояние фрустрации преодолевается только с помощью психологов. Обучаясь, можно сформировать позитивный набор качеств. Однако существует набор ограничений препятствующих достижению этой цели:

неизменность межличностного окружения и социальных групп;

обязанность соблюдения определенных правил поведения;

низкий устойчивый уровень культуры окружения и социальных групп;

особенности географической среды;

36. Организационная культура компании

ОК может формироваться:

долговременной практической деятельностью;

деятельностью руководителя или собственника;

специалистами консультационных фирм;

естественным отбором лучших норм, правил и стандартов, привнесенных руководителем и коллективом.

Совокупность ценностных и моральных норм формирует фирменный стиль. ОК организации может стать ее главной силой, когда она согласуется с ее стратегией. Важная роль руководителя - управлять не только производством, но и ценностными установками организации.

Объективный закон функционирования компании:

Каждая организация имеет или будет иметь набор общих черт и индивидуальных особенностей, отличающий ее от других.

Закон может быть реализован двумя путями:

Первый путь. Закон реализуется стихийно, в качестве норм принимаются устойчивые действия формальных и неформальных лидеров. Нет уверенности, что большинство будет одобрять их или способствовать их внедрению.

Второй путь. Руководитель и подчиненные знают о действии закона. Осознанный подход включает активные действия руководителей или собственников по формированию действительно необходимых элементов ОК.

Признаки ОК руководителя:

спортивная походка;

опрятный внешний вид;

современный стиль в одежде и внешности;

всегда хорошее настроение;

искренняя посильная помощь работнику в семейных делах;

положительный имидж руководителя во внешней среде.

Роли руководителя. Роль - это набор определенных поведенческих правил, соответствующих конкретной организации или конкретной должности”. “Отдельная личность может влиять на характер исполнения роли, но не на ее содержание. Руководители в разные периоды и в разной степени принимают на себя роли в рамках трех крупных категорий: межличностные роли, информационные роли и роли по принятию решений.

Таблица 4

Роль	Описание	Характер деятельности по материалам обследования работы руководителей
Межличностные роли
Главный руководитель	Символический глава, в обязанности которого входит выполнение обычных обязанностей правового или социального характера	Церемониалы, действия, обязываемые положением, ходатайства
Лидер	Ответственный за мотивацию и активизацию подчиненных, ответственный за набор, подготовку работников и связанные с этим обязанности	Фактически все управленческие действия с участием подчиненных
Связующее звено	Обеспечивает работу саморазвивающейся сети внешних контактов и источников информации, которые предоставляют информацию и оказывают услуги	Переписка, участие в совещаниях на стороне, другая работа с внешними организациями и лицами ...

Подобные документы

• Предмет изучения теории организации

  Сущность теории организации: принципы, законы и закономерности создания, функционирования, реорганизации организаций. Теория организации как часть науки об управлении. Связь теории организации с экономической, социологической и юридической науками.
  
  презентация [10,1 M], добавлен 07.04.2011
  

• Законы и принципы социальной организации

  Социальная организация как объединение людей, направленное на достижение единых целей. Законы, управляющие организациями. Теоретические формулировки и практика применения общих и специфических законов и принципов организации на конкретном примере.
  
  контрольная работа [14,8 K], добавлен 03.04.2012
  

• Общие законы организации 1-го и 2-го порядка

  Основные и специфические законы организации. Ключевые принципы закона развития. Виды адаптации организации. Стратегии поддержания на высоком уровне или увеличения положительного ресурса организации. Определение закона информированности-упорядоченности.
  
  презентация [3,5 M], добавлен 26.11.2017
  

• Теория организации

  Организация как система. Основные законы рациональной организации. Общие понятия о зависимостях, законах и закономерностях организации. Связь параметров, распространяющихся на основную часть организационных отношений людей. Реализация корпоративных целей.
  
  реферат [85,2 K], добавлен 23.09.2013
  

• Состав, структура и порядок разработки стратегических программ

  Изучение схемы формирования состава стратегических программ и требования декомпозиции целей организации. Определение понятий и принципы формирования стратегической программы, структура программы динамики социальных организованных производственных систем.
  
  контрольная работа [912,6 K], добавлен 01.09.2010
  

• Организация и её роль в трудовой деятельности

  Основные концептуальные подходы к описанию производственных организаций. Подход А. Файоль, Гьюлик-Урвик. Внутренняя структура производственной организации. Система социальных отношений, ориентированная на реализацию общественных потребностей.
  
  реферат [21,7 K], добавлен 14.08.2004
  

• Влияние социальных целей и политических ориентиров на деятельность организации

  Организация, как наиболее эффективное средство взаимодействия людей в рамках социальных групп. Целевая направленность организационных систем. Система мероприятий социального, психологического и экономического характера, способствующих мотивации персонала.
  
  курсовая работа [125,7 K], добавлен 16.06.2014
  

• Человеческий фактор как элемент организации производства

  Определение общественных факторов, оказывающих влияние на деятельность предприятия. Расчет показателей условий труда и охраны здоровья, бытовых условий. Анализ системы социальных льгот и выплат. Составление программы социального развития организации.
  
  курсовая работа [36,7 K], добавлен 29.06.2010
  

• Организация как управляемая система

  Понятие, сущность, группы и классификация систем. Анализ различных подходов к организации как системе, а также ее признаки, цели, регламентирующие документы, механизм существования и принципы функционирования. Особенности системы управления организацией.
  
  реферат [18,9 K], добавлен 28.05.2010
  

• Виды социальных систем

  Сущность системного подхода, открытые и закрытые социальные системы, их структура и изменчивость. Организация как сложная и открытая система, преобразующая входные ресурсы в конечные результаты. Характеристика основных элементы общественной организации.
  
  курсовая работа [1,0 M], добавлен 13.07.2009
  

• Влияние социальных целей и политических ориентиров на деятельность организации

  Социальная организация: понятие и общая характеристика, классификация и разновидности. Организация как объект, взаимодействие и процесс управления им, причины, правовая база создания. Особенности социальных законов. Организация и государственная система.
  
  контрольная работа [217,4 K], добавлен 15.10.2014
  

• Организация производственного процесса на предприятии

  Трудовые процессы в составе производственных. Основные принципы организации и рационализации производственных процессов и операций, их виды, структура по стадиям. пример проектирования. Правила и формы маршрутной и подетальной технологии организации.
  
  реферат [48,9 K], добавлен 03.06.2008
  

• Тянущие логистические системы

  Классификация и принципы логистических систем. Виды, общие черты, особенности и условия функционирования "тянущих" логистических систем управления производством. Принцип работы логистических систем "точно в срок". Организация работы системы "канбан".
  
  курсовая работа [45,0 K], добавлен 20.11.2010
  

• Особенности социальных законов, регламентирующих функционирование организации

  Теоретические и методологические основы законов организации, их классификация. Специфические законы социальной организации. Практическое применение социальных законов в управлении организации. Применение на практике законов синергии и информированности.
  
  курсовая работа [57,4 K], добавлен 16.06.2015
  

• Механизмы функционирования организационных систем

  Механизм функционирования организационной системы - набор правил, регламентирующих действия центра и элементов в процессе функционирования. Законы планирования. Балансовые ограничения в задаче планирования и системе с воспроизводимыми ресурсами.
  
  реферат [314,5 K], добавлен 04.06.2010
  

• Практическая реализация организации труда рабочих на примере ООО "ЧелСтрой"

  Сущность, значение, элементы и особенности организации труда рабочих на предприятии. Система стимулирования рабочих. Принципы организации производственных взаимосвязей работников со средствами производства. Направления формирования эффективного работника.
  
  курсовая работа [64,5 K], добавлен 12.12.2014
  

• Анализ и совершенствование организации труда на предприятии

  Законы развития и принципы организации труда. Основополагающие элементы организации труда. Организация рабочего мест. Особенности управления и организации труда в образовательных учреждениях на примере детской музыкальной школы (ДМШ) г. Салавата.
  
  дипломная работа [82,2 K], добавлен 04.10.2010
  

• Общие характеристики организаций

  Общие характеристики, понятие, функции, виды и структура организаций. Организационные процессы. Законы организации. Составляющие успеха. Ситуационный подход. Внутренние и внешние среды организации. Организация как открытая управленческая система.
  
  курсовая работа [312,0 K], добавлен 10.02.2009
  

• Функционирование организации

  Организация как пространственно-временная структура производственных факторов, ее жизненные стадии и циклы, стратегии. Специфика, система и задачи управления ею. Организационное развитие как процесс достижения наиболее эффективного их функционирования.
  
  курсовая работа [68,5 K], добавлен 20.06.2013
  

• Организация - основа менеджмента

  Понятие организации, законы, жизненные стадии и циклы, потенциал, необходимый для ее функционирования. Виды синергии: рыночная, затратная, технологическая, управленческая. Внутренняя и внешняя среда организации. Менеджер как профессиональный управляющий.
  
  реферат [114,3 K], добавлен 06.10.2009
  

• главная
• рубрики
• по алфавиту
• вернуться в начало страницы
• вернуться к началу текста
• вернуться к подобным работам