Личные дела работников: порядок формирования, ведения, хранения

Размещено на http://www.allbest.ru/

Личные дела работников: порядок формирования, ведения, хранения

А.Б. Рыбаков

План

Глава 1. Нормативное регулирование работы с личными делами в организациях. Состав документов личного дела

Глава 2. Оформление документов личного дела

2.1 Внутренняя опись

2.2 Личный листок по учет кадров и дополнения к нему

2.3 Анкета. Автобиография

2.4 Копии документов об образовании

2.5 Заявление о приеме на работу. Перевод и увольнение

2.6 Копия приказа о приеме на работу, переводе (перемещении) и увольнении

2.7 Порядок оформления приказов

2.8 Иные документы

Глава 3. Учет, оперативное хранение и использование личных дел

3.1 Учет и оперативное хранение личных дел

3.2 Использование личных дел. Порядок выдачи личных дел во временное пользование

Глава 4. Подготовка личных дел к передаче в архив организации. Составление описей дел по личному составу и описей личных дел в кадровой службе

4.1 Подготовка дел к передаче в архив

4.2 Составление описей дел по личному составу и описей личных дел в кадровой службе

Глава 1. Нормативное регулирование работы с личными делами в организациях. Состав документов личного дела

Организация работы с личными делами в учреждениях, организациях и на предприятиях осуществляется в соответствии с Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников (далее - Инструкция). личный документ трудовой

В соответствии с п. 2 Инструкции "личное дело- это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности".

Личные дела ведутся на работников, а также учащихся средних, средних специальных и высших учебных заведений Порядок формирования, ведения и хранения личных дел учащихся учреждений образования регулируется специальными актами Министерства образования, что обусловлено спецификой состава документов, включаемых в эти личные дела.

Некоторые аспекты работы с личными делами нашли отражение в ряде иных нормативных правовых актов. Из них наиболее полные сведения о личных делах и порядке работы с ними содержит Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь (далее - Примерная инструкция по делопроизводству). Аналогичные нормы повторены в Основных правилах работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь (далее - Основные правила работы архивов организаций). При организации работы с этими документами следует помнить, что в соответствии с Законом Республики Беларусь "О нормативных правовых актах Республики Беларусь" в случае возникновения противоречий между нормативными правовыми актами действуют нормы того акта, который обладает большей юридической силой либо принят позднее. В работе с личными делами работников таким документом является Инструкция.

Сроки хранения личных дел, а также документов по личному составу, не вошедших в состав личных дел, определяются на основании Перечня типовых документов opгaнов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения (далее - Перечень типовых документов с указанием сроков хранения 2001 г.3 Наряду с этим Перечнем действует Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (далее - Перечень типовых документов с указанием сроков хранения 1988 г.) Перечень типовых документов 1988 г., применяется в части, не противоречащей Перечню типовых документов 2001 г.

В Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников впервые нормативно определен круг работников, на которых необходимо вести личные дела. Частью 2 п. 2 Инструкции установлено, что личные дела ведутся па руководителей и специалистов, научных работников, государственных служащих, а также других работников в случаях, определенных законодательством Республики Беларусь.

Фактически данной нормой закреплен порядок, при котором ведение личных дел предусмотрено на всех работников организации, кроме рабочих. Такой подход обусловлен рядом факторов, прежде всего высокой текучестью кадров среди рабочих, что делает ведение личных дел на них крайне трудоемким процессом.

Следует обратить внимание также и на то, что среди категорий работников, на которых ведение личных дел является обязательным, отсутствуют материально ответственные лица. Ведение личных дел на материально ответственных лиц достаточно прочно закрепилось в практике, что нашло отражение в различных публикациях белорусских и российских авторов, а также специальных изданиях, посвященных кадровому делопроизводству, в том числе личным делам.

Однако "материально ответственные лица" - понятие достаточно обширное, под которое могут попадать различные категории работников. К материально ответственным лицам могут быть отнесены как работники, занимающие должности руководителей и специалистов (например, бухгалтер), так и рабочие (сторож, санитар и т.п.). Поэтому при определении в организации конкретного перечня лиц, на которых должны вестись личные дела, следует руководствоваться, прежде всего, их принадлежностью к категории руководителей и специалистов. В случае, если материально ответственное лицо занимает должность, относящуюся к данной группе, ведение личного дела на него становится обязательным.

Вместе с тем Инструкция не запрещает вести личные дела на другие категории работников, в том числе рабочих. При необходимости соответствующее решение принимается руководством или кадровой службой организации.

Согласно п. 3 и 4 Инструкции формирование, ведение и оперативное хранение личных дел осуществляет кадровая служба организации (при ее отсутствии в качестве самостоятельной структурной единицы - специалист по кадрам), а контроль за правильностью ведения и сохранностью личных дел возлагается на руководителя организации. Последняя норма вытекает непосредственно из ст. 25 Закона Республики Беларусь от 6 октября 1994 г. № 3277-XII "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь" (в ред. Закона от 6 января 1999 г. № 236-3)1 согласно которой государственные органы, а также предприятия, учреждения и организации независимо от форм собственности обязаны соблюдать нормы и требования, предъявляемые к порядку работы с документами, их обработке, движению и хранению, а их "руководители несут личную ответственность за состояние делопроизводства на порученных участках работы". Кроме того, следует помнить, что личное дело содержит документы по личному составу, которые впоследствии могут быть использованы для удовлетворения законных прав и интересов граждан, в первую очередь, на социальное обеспечение. Определение понятия "документы по личному составу" содержится в ст. 1 Закона Республики Беларусь "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь", из которой вытекает, что к ним относятся "документы" создаваемые при оформлении на работу, увольнении, перемещении работника, о предоставлении отпуска, командировании, поощрении, выплате заработной платы, а также иные документы, включаемые в состав личного дела".

Согласно Инструкции в организации работы с личными делами выделяется три основных блока;

1.Формирование личного дела.

2. Ведение личного дела.

З. Учет, использование и хранение личного дела, включая подготовку личного дела уволенного работника к передаче в архив организации.

В соответствии с п. 5 Инструкции личное дело работника формируется после заключения трудового договора (контракта) с ним и издания приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность). Это означает, что до того как документально будет оформлен прием на работу, документы, подлежащие включению в личное дело работника, должны собираться в отдельную обложку (папку). однако само дело по установленным правилам не оформляется. Лишь после издания распорядительного документа о приеме (назначении) собранные документы располагаются в деле в последовательности, установленной п. 6 Инструкции:

внутренняя опись документов личного дела;

дополнение к личному листку по учету кадров;

личный листок по учету кадров;

автобиография;

копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке;

заявление о приеме на работу;

копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).

Таким образом, на этапе формирования личного дела документы включаются в него в установленном порядке вне зависимости от хронологической последовательности их представления в кадровую службу. Например, при подборе кандидатуры на занятие определенной должности наниматель может потребовать от претендента на должность сначала копии документов об образовании, затем претендентом будет заполнен личный листок по учету кадров, затем им будут написаны заявление о приеме на работу, автобиография и лишь после этого работником кадровой службы будут заполнены внутренняя опись и дополнение к личному листку.

Порядок заполнения и представления документов может быть совершенно иным, однако независимо от этого при формировании личного дела все представленные документы располагаются в нем в строго фиксированном порядке.

Необходимость включения перечисленных выше документов в состав личного дела определена многолетней практикой ведения личных дел. Личный листок по учету кадров и дополнение к нему 1, копии документов об образовании, заявление и приказ о приеме на работу - традиционные документы личного дела, без которых информационная емкость последнего сводится к минимуму, теряется сам смысл ведения личного дела как такового. Составление внутренней, описи документов личного дела определяется требованиями, предъявляемыми к оформлению дел при их подготовке к передаче в архив, в частности пп. 5.1.20 Основных правил работы архивов организаций. Специфика оформления личных дел заключается в том, что внутренняя опись заполняется по мере включения документов в состав личного дела а не после прекращения его ведения при подготовке к передаче в архив организации.

Вместе с тем до последнего времени достаточно спорным был вопрос о необходимости составления и включения в личное дело автобиографии. Как документ личного дела автобиография упоминается в соответствующих разделах Примерной инструкции по делопроизводству и Основных правилах работы архивов. Однако и Примерная инструкция, и Основные правила определили лишь порядок расположения документов в личном деле, не закрепляя нормативно обязательность составления этих документов, в том числе и автобиографии. Кроме того, среди документов, установленных ст. 26 Трудового кодекса Республики Беларусь, в обязательном порядке предъявляемых при заключении трудового договора, автобиография отсутствует.

Согласно ст. 26 Трудового кодекса при заключении трудового договора наниматель обязан потребовать, а гражданин предъявить нанимателю следующие документы:

паспорт или иной документ, удостоверяющий личность; документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на воинскую службу);

трудовую книжку, за исключением впервые поступающего на работу и совместителей;

диплом или иной документ об образовании и профессиональной подготовке, подтверждающий наличие права на выполнение данной работы;

направление на работу в счет брони для отдельных категорий работников в соответствии с законодательством;

заключение медико-реабилитационной экспертной комиссии (МРЭК) о состоянии здоровья (для инвалидов);

декларацию о доходах и имуществе, страховое свидетельство, медицинское заключение о состоянии здоровья и другие документы о подтверждении иных обстоятельств, имеющих отношение к работе, если их предъявление предусмотрено законодательными актами.

Однако из норм указанной статьи прямо не следует, что автобиография как вид документа не должна составляться вовсе (наряду с личным листком, дополнением к нему и другими документами). Более того, необходимость составления автобиографии предусмотрена некоторыми нормативными правовыми актами Республики Беларусь, например, регулирующими вопросы защиты государственных секретов 1.

Принятие Закона Республики Беларусь от 14 июня 2003 г. № 204-3 "О государственной службе в Республике Беларусь", с изм. и доп. от 29 июня 2004 г. № 304-Зф окончательно узаконило необходимость составления автобиографии, а также определило ее обязательное наличие в составе личного дела государственного служащего. Согласно ст. 14 Закона "сведения о прохождении государственной службы отражаются в личном деле государственного служащего, которое содержит анкетные и автобиографические данные". По принципу аналогии права необходимость включения автобиографии в состав личного дела была закреплена и в Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников.

При формировании личных дел отдельных категорий работников в них дополнительно включаются следующие документы:

- декларация о доходах (для лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций, и лиц, приравненных к ним, а также иных работников в случаях, предусмотренных законодательством); - обязательство о выполнении мер по предупреждению коррупции (для лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций, и лиц, приравненных к ним, а также иных работников в случаях, предусмотренных законодательством);

контракт (для государственных служащих);

справка-объективка;

- анкета;

копия (выписка) протокола заседания ученого совета (для научных работников и преподавателей высших учебных заведений, прошедших конкурсный отбор на замещении вакантных должностей);

копия (выписка) протокола общего собрания трудового коллектива (для руководителей, избираемых на должность трудовым коллективом);

копия (выписка) решения учредителей о назначении на должность руководителя организации;

договор о материальной ответственности (для материально ответственных лиц);

- направление на работу (службой занятости для молодых специалистов после окончания государственных учебных заведений, направление по брони для военнослужащих срочной службы, уволенных из Вооруженных Сил Республики Беларусь, и др.). Необходимость включения в личное дело декларации о доходах и обязательства о выполнении мер по предупреждению коррупции определена соответствующими законодательными актами Республики Беларусь: ст. 25 Закона Республики Беларусь "О Государственной службе

в Республике Беларусь" и ст. 8 Закона Республики Беларусь от 26 июня 1997 года № 47-3 "О мерах борьбы сорганизованной преступностью и коррупцией" г. Соответствующие документы представляются и подписываются, главным образом, государственными служащими (лицами, уполномоченными на выполнение государственных функций), в личные дела которых и помещаются.

Несколько иначе обстоит дело с контрактами государственных служащих. Согласно п. 7 Инструкции контракты с государственными служащими в обязательном порядке подлежат включению в состав личных дел. Эта норма фактически закрепляет сложившийся в большинстве государственных органов порядок - почти все работники в них относятся к категории государственных служащих, с которыми заключение контрактов обязательно и на которых ведение личных дел согласно п. 2 Инструкции также обязательно. Таким образом, формирование контрактов с государственными служащими в личные дела, систематизированные по алфавиту фамилий, удобно в работе (обеспечивает оперативный поиск этих документов) и придает самим личным делам достаточную информационную насыщенность.

В то же время ч. 2 п. 8 Инструкции установлено, что по решению кадровой службы (специалиста по кадрам) трудовые договоры (контракты) с работниками могут включаться в состав личных дел. Указанная норма не противоречит п. 7 Инструкции и обусловлена тем, что личные дела во многих организациях ведутся не на всех работников. В этой связи возникает вопрос о том, как формировать в дела трудовые договоры (контракты) с работниками, на которых личные дела не ведутся.

Специальных правил, регулирующих порядок формирования в дела трудовых договоров (контрактов) с работниками, не установлено (за исключением уже упомянутой нормы Инструкции, определяющей порядок формирования в дела контрактов с государственными служащими), поэтому их следует помещать (подшивать) в дела в соответствии с общими правилами, закрепленными в нормативных правовых актах и методических документах по делопроизводству. Исходя из этого, трудовые договоры (контракты), заключенные с работниками, могут формироваться как в личные дела, так и в отдельное дело по алфавиту фамилий работников или по хронологии в пределах делопроизводственного года. На обложке такого дела указывается заголовок: "Трудовые договоры (контракты) с работниками организации (предприятия, завода и т.п.)", а само это дело включается в номенклатуру дел того структурного подразделения, в котором оно будет храниться (кадровая служба), и в сводную номенклатуру дел организации.

Возможен и третий вариант - смешанный. В этом случае трудовые договоры (контракты) с теми работниками, на которых ведутся личные дела, можно включать в состав этих дел, а трудовые договоры (контракты) с остальными работниками - формировать в отдельное дело. В этом случае в номенклатуре дел в графе "Примечание" напротив заголовка дела с трудовыми договорами необходимо оговорить, что трудовые договоры с работниками, на которых ведутся личные дела, включены в состав личных дел. Очевидно, что этот вариант не очень удобен, так как в ряде случаев может вызвать затруднения при поиске необходимого трудового договора (контракта).

Справка-объективка содержит биографические сведения о работнике. Она составляется, как правило, на работников, представляемых к назначению на должности либо к поощрению (награждению). В случае, если первый экземпляр справки-объективки направляется за пределы организации (в вышестоящий орган), в личное дело работника подшивается ее копия.

Анкета заполняется в тех случаях, когда в личном деле необходимо иметь дополнительные сведения о работнике, не предусмотренные графами личного листка по учету кадров. Необходимость заполнения анкеты при приеме на работу определяется, как правило, ведомственными нормативными правовыми актами.

Наибольшее распространение анкета получила в высших органах государственной власти и управления, а также в силовых структурах (органах КГБ, МВД). Заполнение анкеты предусмотрено и постановлением Совета Министров от 10 апреля 2004 г. № 400 *Об утверждении Положения о порядке предоставления допуска физическим лицам к государственным секретам". Однако в этом случае анкета в личное дело работника не подшивается, так как направляется в соответствующую структуру КГБ для осуществления проверки.

Трудовым законодательством Республики Беларусь предусмотрено назначение на некоторые должности по результатам выборов или конкурса. В частности, ч. 2 ст. 254 Трудового кодекса установлено, что собственник имущества организации или уполномоченный им орган вправе устанавливать в учредительных документах организации процедуры, предшествующие заключению трудового договора с руководителем организации (проведение конкурса, избрание или назначение на должность и др.); ст. 319 Трудового кодекса предусмотрены особенности регулирования труда творческих, педагогических научных работников, в том числе конкурсное замещение должностей.

Согласно п. 7 Инструкции копии (выписки) соответствующих документов также подлежат включению в личное дело работника. Копия (выписка) протокола заседания ученого совета (для научных работников и преподавателей высших учебных заведений, прошедших конкурсный отбор на замещение вакантных должностей), копия (выписка) протокола общего собрания трудового коллектива (для руководителей, избираемых на должность трудовым коллективом), копия (выписка) решения учредителей о назначении на должность руководителя организации.

При этом следует помнить, что копия документа - это документ, воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, а выписка из официального документа - это копия официального документа, воспроизводящая его часть. В любом случае копия (выписка), включаемая в личное дело, должна быть заверена в установленном порядке 2

В соответствии с п. 7 Инструкции в личные дела материально ответственных лиц подлежат включению договоры о материальной ответственности. Так как личные дела ведутся не на всех материально ответственных лиц, принцип формирования соответствующих договоров в дела аналогичен принципу формирования в дела трудовых договоров (контрактов) с работниками.

В личные дела некоторых категорий работников включаются также направления на работу (службой занятости для молодых специалистов после окончания государственных учебных заведений; направление по брони для военнослужащих срочной службы, уволенных из Вооруженных Сил Республики Беларусь, и др.).,

Направление - это документ, послуживший основанием для издания приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу.

Наряду с направлением на работу к этой категории документов относятся заявления, протоколы заседаний ученых советов о замещении вакантных должностей по конкурсу и т.п. Таким образом, Инструкция предполагает включение в состав личных дел работников практически всех документов (или их копий), послуживших основанием для издания распорядительного документа о приеме на работу (назначении на должность).

В этой связи возникает вопрос о том, куда формировать документы, послужившие основанием для издания распорядительных документов о приеме на работу тех работников, на которых ведение личных дел не предусмотрено. Согласно установленным правилам соответствующие документы должны подшиваться в отдельное дело. Как правило, это дело имеет следующий заголовок: "Документы к приказам по личному составу (листки по учету кадров, заявления, представления, докладные записки и др.), не вошедшие в состав личных дел". В него включаются документы, составленные не принятыми претендентами на работу (личные листки по учету кадров и др.), основания для издания распорядительных документов, не включаемые в состав личных дел (например, о командировании, предоставлении отпуска и др.)" а также основания для издания распорядительных документов, фиксирующих трудовые отношения с работниками, на которых личные дела не ведутся (заявления о приеме, переводе, увольнении и др.). Срок хранения такого дела устанавливается в соответствии со ст. 492 Перечня типовых документов с указанием сроков хранения 1988 г. - 3 года.

Все рассмотренные выше документы помещаются в личное дело перед копией (выпиской) приказа или иного распорядительного документа о приеме на работу (назначении на должность). Таким образом, этап формирования личного дела при приеме на работу (назначении на должность) завершается включением в него копии (выписки) соответствующего распорядительного документа.

Обратим внимание, что некоторые из перечисленных документов могут быть включены в состав личного дела уже после того как оно будет сформировано (например, справка-объективка может быть составлена спустя несколько лет после приема работника). В этом случае личное дело переформированию не подлежит. Согласно п. 8 Инструкции в сформированное личное дело все включаемые в последующем документы подшиваются в хронологическом порядке. Таким образом, после включения в личное дело копии (выписки) приказа или иного распорядительного документа о приеме на работу (назначении на должность) начинается этап ведения личного дела.

Согласно п. 8 Инструкции в личное дело в процессе его ведения включаются документы, характеризующие деловые, общественно-политические, научные и личные качества работника. К таким документам относятся:

характеристики и аттестационные листы;

списки научных трудов и изобретений;

заявления работника о переводе, увольнении, иные документы, послужившие основанием для перевода, увольнения работника;

копии (выписки) приказов (распоряжений, решений, постановлений) о переводе, увольнении, награждении, изменении фамилии, присвоении классов, квалификационных категорий, разрядов, званий и т.п.

Требование включения в состав личных дел характеристик и аттестационных листов определяется рядом нормативных правовых актов Республики Беларусь. Прежде всего следует назвать Типовое положение об аттестации руководителей и специалистов предприятий, учреждений и организаций 1. Аналогичная норма заключена в п. 19 Положения о проведении аттестации государственных служащих 2, которым предусмотрено, что "аттестационный лист и служебная характеристика государственного служащего хранятся в его личном деле".

Списки научных трудов и изобретений включаются в личное дело как продолжение п. 9 личного листка по учету кадров. При этом следует учитывать, что если список научных трудов составлен работником при приеме на работу, то он будет помещен в личное дело сразу за личным листком по учету кадров в качестве приложения к нему, а в самом личном листке в соответствующем пункте будет сделана запись: "список научных трудов прилагается". В том случае, если список научных трудов составлен позднее (например, по истечении десяти лет работы в данной организации), он будет помещен в конец личного дела в соответствии с хронологическим принципом формирования дел.

В личное дело в процессе ведения включаются также документы, послужившие основанием для издания приказов о переводе и увольнении работников. К таким документам относятся, в первую очередь, заявления (о переводе, увольнении), представления (о переводе), письма об увольнении работников в порядке перевода и др. Включение документов соответствующей категории в личные дела является традиционным и закрепилось многолетней практикой их ведения.

Необходимость включения в состав личного дела копий (выписок) приказов (распоряжений, решений, постановлений) о переводе, увольнении, изменении фамилии определена одной из основных функций личного дела - источника, содержащего информацию, используемую при подготовке и выдаче справок социально-правового характера (о трудовом стаже, стаже работы по специальности, размере заработной платы и др.)1- Не случайно для личных дел работников ст. 498 Перечня типовых документов с указанием сроков хранения 1988 г. установлен 75-летний срок их хранения. Аналогичный срок хранения установлен ст. 19 Закона Республики Беларусь "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь" установлен для документов поличному составу.

По этой же причине в личные дела включаются копии распорядительных документов о присвоении классов, квалификационных разрядов, званий и т.п., несмотря на то, что соответствующие сведения отражаются в дополнении к личному листку по учету кадров.

При работе с личными делами особое внимание следует обратить на абзац 6 ч. 1 п. 8 Инструкции, в соответствии с которым в личное дело в процессе его ведения включаются "иные документы, предусмотренные законодательством Республики Беларусь". Законодательство Республики Беларусь - достаточно емкое понятие, включающее в себя не только собственно законодательные акты (законы Республики Беларусь, декреты и указы Президента Республики Беларусь), но и нормативные правовые акты, принимаемые, в том числе республиканскими органами государственного управления - министерствами, госкомитетами, комитетами при Совете Министров. К их числу относятся постановления, приказы, а также утверждаемые этими документами положения, инструкции, правила. Например, в соответствии с Положением о проведении конкурса на занятие государственной должности, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 26 сентября 2003 г. № 1221, в личном деле работника назначенного на должность по итогам проведенного конкурса, должна храниться выписка из протокола заседания конкурсной комиссии о результатах конкурса.

Аналогичная позиция закреплена в п. 7 Инструкции относительно копий (выписок) протокола заседания ученого совета для научных работников и преподавателей высших учебных заведений, прошедших конкурсный отбор на замещение вакантных должностей.,

Пунктом 9 Инструкции установлено, что в личное дело не должны включаться следующие документы:

копии документов о предоставлении отпусков, наложении дисциплинарных взысканий (за исключением случаев увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания);

справки о месте жительства, составе семьи, размере заработной платы;

другие документы, имеющие срок хранения до 10 лет включительно.

Таким образом, Инструкция закрепляет принцип, согласно которому в состав личного дела не включаются документы, срок хранения которых не превышает 10 лет (исключение, как дань традиции, сделано для документов, послуживших основанием для издания распорядительных документов о приеме, переводе, увольнении). Например, приказы о предоставлении отпуска, наложении взысканий, командировании работников (за исключением длительных и зарубежных командировок) согласно ст. 16.3 Перечня типовых документов 2001 г. имеют срок хранения "3 года после проведения налоговой проверки", поэтому в личное дело включаться не должны.

При этом следует обратить внимание на то, что для некоторых категорий приказов по личному составу может устанавливаться срок хранения, отличающийся от зафиксированного в Перечне типовых документов с указанием сроков хранения 2001 г. Например, если положения, закрепленные в приказах об отпусках, командировании, могут быть востребованы при подтверждении в последующем трудового стажа, размера заработной платы и другой социально значимой информации, то срок хранения таких приказов должен устанавливаться не "3 года после проведения налоговой проверки", а 75 лет, а копии этих документов должны включаться в состав личных дел. К этой категории могут быть отнесены, например, приказы о предоставлении отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет, приказы о командировании на длительную работу за границу и т.п. Данное положение не противоречит требованиям действующего законодательства. Следует помнить, что согласно, от. 1 Закона Республики Беларусь "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь" в состав личного дела могут включаться в том числе документы о предоставлении отпусков и о командировании.

Глава 2. Оформление документов личного дела

Документы, включаемые в состав личного дела (заявления, приказы и др.), должны быть оформлены и удостоверены в соответствии с требованиями, установленными нормативными правовыми актами и методическими документами по делопроизводству. Особенности оформления специфических документов личного дела (автобиография, личный листок по учету кадров и др.) содержатся непосредственно в самой Инструкции (гл. 3). Рассмотрим общие правила и особенности оформления документов, включаемых в состав личных дел.

2.1 Внутренняя опись

Внутренняя опись составляется после оформления личного дела и содержит сведения о названиях документов, включенных в дело, их индексах и датах.

Необходимость составления внутренней описи к личным делам определяется требованиями нормативных правовых актов по делопроизводству. В частности, в п. 8.2 Примерной инструкции по делопроизводству, а также п. 5.1.20 Основных правил работы архивов организаций содержится норма прямого действия, предусматривающая составление внутренней описи к документам личного дела. Согласно требованиям указанных, нормативных актов внутренняя опись всегда включается в дела, которые отвечают двум условиям: во-первых, дело должно передаваться на хранение в архив и соответственно иметь постоянный или долговременный (свыше 10 лет) срок хранения 1;

Согласно требованиям нормативных документов до архивам и делопроизводству дела постоянного и временного (свыше 10 лет хранения), в том числе по личному составу, подлежат передаче в архив, что в свою очередь предполагает их полное оформление. Полное оформление кроме составления внутренней описи включает в себя нумерацию листов дела, составление заверительной записи, переплет (подшивку) дела и др. Дела, не передаваемые в архив, подлежат частичному оформлению: такие дела допускается хранить в скоросшивателях, листы дела не нумеруются, заверительная надпись не составляется и т.д.

Во-вторых, заголовок такого дела должен быть "глухим", то есть по нему нельзя однозначно определить содержание документов дела (например, из заголовка "Личное дело? прямо не вытекает, что в соответствующем деле содержатся автобиография, копии документов об образовании, награждении государственными наградами, списки научных трудов, копии приказов по личному составу и др.).

Специфика составления внутренней описи документов личного дела состоит в том, что она включается в дело сразу же при его заведении и заполняется по ходу его ведения. Именно поэтому согласно п. 10 Инструкции во внутренней описи отражается включение в личное дело новых документов, а также изъятие документов из личного дела, замена подлинников копиями (фиксируется в графе "Примечание"). При оформлении других дел (например, дел с приказами по основной деятельности, приказами по личному составу, дел, содержащих документы о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, и др.) внутренняя опись составляется уже после завершения их ведения при подготовке к передаче на архивное хранение.

Инструкцией установлена форма внутренней описи документов личного дела, которая несколько отличается от формы, приведенной в Основных правилах работы архивов. Образец заполнения внутренней описи документов личного дела приведен в приложении 1.

Следует обратить внимание, что листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов личного дела. Это общее требование оформления дел, закрепленное в нормативных документах по архивному делу и делопроизводству.2.2 Личный листок по учет кадров и дополнения к нему

Одним из базовых доку документов личного дела является личный листок по учету кадров. Форма личного листка, приведенная в качестве приложения к Инструкции, разработана на основании формы соответствующего документа включенной в УСОРД . Личный листок представлен в виде анкеты - формы представления унифицированного текста, в котором дается характеристика одного объекта по определенным признакам. П.А. Левчик дает следующее определение анкете: "1) документ, представляющий собой трафаретный текст, содержащий вопросы по определенной теме и место для ответов (или ответы) на них; 2) опросный лист для получения каких-либо сведений". Постоянной информацией в анкете являются обобщенные наименования признаков, а переменной - их конкретные характеристики.

Требования к заполнению личного листка по учету кадров определены в п. 11 Инструкции. Личный листок по учету кадров заполняется поступающим на работу собственноручно в одном экземпляре без помарок и исправлений на основании паспорта, военного билета, трудовой книжки, документов об образовании и иных личных документов.

Обратим внимание, что понятие "личные документы" достаточно часто путают с понятием, похожим по звучанию, но имеющим несколько иной смысл, - "документы по личному составу". Документы по личному составу - это "документы, создаваемые при оформлении на работу, увольнении, перемещении работника, о предоставлении отпуска, командировании, поощрении, выплате заработной платы". Документы по личному составу - это, например, заявления, представления и приказы (распоряжения) о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении, переводе на контрактную форму найма, предоставлении отпусков, личная карточка формы Т-2, лицевые счета, ведомости на выдачу заработной платы и др. Толкуя понятие "документы по личному составу" в широком смысле, документоведы иногда относят к ним такие виды документов, как штатное расписание, должностная инструкция, структура и штатная численность и др. Однако в практическом делопроизводстве и архивном деле указанные документы к категории документов по личному составу не относят. Например, дела со штатными расписаниями при передаче в архив включают не в опись дел по личному составу, а в опись дел постоянного срока хранения.

Под личным документом понимается "официальный документ, удостоверяющий личность человека и/или его права, обязанности, а также служебное либо общественное положение и могущий содержать другие сведения биографического характера". Кроме документов, перечисленных в п. 11 Инструкции, к личным документам относятся служебные и личные удостоверения, свидетельства (о рождении, о заключении и расторжении брака, о праве на льготы и т.п.), авторские свидетельства и др.

На все вопросы личного листка по учету кадров даются исчерпывающие ответы, которые не должны носить односложный характер "да", "нет", не допускается подчеркивание строк. Например, если заполняющий личный листок не имеет правительственных наград, то в соответствующей строке личного листка должно быть записано: "не имею".

Фамилия, имя и отчество работника пишутся полностью в именительном падеже - например: Нежная Арина Петровна.

Число, месяц и год рождения (дата рождения) в личном листке оформляются цифровым способом - 05.08.1962.

Наряду с цифровым способом оформления дат в документах допускается применять словесно-цифровой - 5 августа 1962 г. Согласно требованиям нормативных правовых актов Республики Беларусь словесно-цифровой способ применяется только:

при оформлении документов высших органов государственной власти и управления;

финансовых документов;

актов законодательства (дат издания/принятия актов, дат, содержащихся в их текстах).

Место рождения указывается в соответствии с административно-территориальным делением на момент рождения. Например: БССР, дер. Леньки Слуцкого р-на Минской обл.

В строке "Гражданство" указывается название страны (Республика Беларусь, Российская Федерация и т.н.).

В строке "Образование" указывается уровень полученного работником образования в соответствии с Законом Республики Беларусь от 29 октября 1991 г. № 1202-ХИ "Об образовании" (в редакции Закона от 19 марта 2002 г. № 95-3) К Напомним, что ст.7 этого Закона основное образование в Республике Беларусь включает в себя 7 уровней:

дошкольное;

общее базовое;

общее среднее;

профессионально-техническое;

среднее специальное;,

высшее;

послевузовское.

Получение общего среднего образования (продолжительность обучения - 12 лет) обеспечивают следующие учреждения образования: начальная школа, базовая школа, средняя школа, вечерняя (сменная) школа, (общеобразовательная школа), гимназия, лицей, школа-интернат, санаторная школа-интернат (общеобразовательные учебные заведения).

Общее базовое образование (срок обучения - 10 лет) является ступенью общего среднего образования, а общее начальное образование (продолжительность обучения - 4 года) является ступенью общего базового образования.

Получение профессионально-технического образования осуществляется на основе общего базового и общего среднего образования. К учреждениям, обеспечивающим получение профессионально-технического образования, относятся: профессионально-технические училища, центры профессионального образования, профессиональные лицеи (профессионально-технические учебные заведения), а также высшие профессиональные училища, профессионально-технические колледжи.

Среднее специальное образование может быть получено на основе общего базового, общего среднего и профессионально-технического образования. К учреждениям, обеспечивающим получение среднего специального образования, относятся техникумы (училища), колледжи (средние специальные учебные заведения), а также высшие профессиональные училища, профессионально-технические колледжи, высшие колледжи.

К учреждениям, обеспечивающим получение высшего образования, относятся высшие учебные заведения: классический университет, профильный университет (академия), институт, высший колледж. Право на обучение в учреждениях, обеспечивающих получение высшего образования, имеют лица, получившие общее среднее или среднее специальное образование, а также при соблюдении установленных условий - лица со средним специальным образованием.

Послевузовское образование включает в себя две ступени:

подготовку научных работников высшей квалификации с присуждением ученой степени кандидата наук (аспирантура, адъюнктура, ассистентура-стажировка);

подготовку научных работников высшей квалификации с присуждением ученой степени доктора наук (докторантура).

К учреждениям, обеспечивающим получение послевузовского образования, относятся высшие учебные заведения (независимо от форм собственности), научные и другие организации, которые в установленном Правительством Республики Беларусь порядке получили право заниматься послевузовским образованием.

Таким образом, согласно нормам Закона "Об образовании" в соответствующей строке Инструкции предусмотрены записи: "общее среднее", "профессионально-техническое", "среднее специальное", "высшее". При этом Инструкция не предполагает указание в личном листке в качестве ступени образования такого уровня, как "общее базовое образование". Это обусловлено тем, что согласно действующим в Республике Беларусь классификаторам должностей рабочих и служащих (как общих для всех отраслей экономики, так и отраслевых) для занятия должностей руководителей и специалистов необходимо наличие, как минимум, среднего образования. Например, согласно Квалификационному справочнику должностей работников государственных архивов Республики Беларусь (руководителей и специалистов), утвержденному приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 27 декабря 1996 г. № 35, для занятия самой низкой должности "архивист" (без категории) необходимо отвечать следующим квалификационным требованиям: "среднее специальное образование без предъявления требований к стажу работы и индивидуальная подготовка".

В то же время в абзаце 2п, 2 Инструкции установлено, что личные дела ведутся на руководителей и специалистов, научных работников, государственных служащих, а в большинстве случаев для занятия соответствующих должностей требуется не только общее среднее, но и высшее, а в ряде случаев - и послевузовское образование. Таким образом, на работников, имеющих общее базовое образование, личные дела вестись теоретически не должны.

Вместе с тем в практике ведения личных дел достаточно часто встречаются исключения из этого правила. Кроме того, Инструкция не запрещает ведение личных дел на категории работников; не указанные в п. 2. Поэтому при заполнении строки "Образование" в личном листке по учету кадров Инструкцией предусмотрена возможность записи о том, сколько классов средней школы окончил работник (для окончивших неполную среднюю школу).

Работники, имеющие высшее либо среднее специальное образование, дополнительно заполняют в строке "Образование" таблицу с указанием наименования законченного учебного заведения, факультета (отделения), года поступления и года окончания, полученной специальности и номера диплома (свидетельства). Наименование учебного заведения записывается полностью так, как оно обозначено в документе об образовании.

Аналогичным образом для работников, не закончивших обучение в высшем либо среднем специальном учебном заведении (например, отчисленных по различным причинам, поступающих на работу при одновременном продолжении обучения в очной либо заочной форме), указывается "сколько курсов окончил или с какого курса ушел".

Специальность в личном листке также указывается в точном соответствии с записью в дипломе. Ее не следует путать с присвоенной квалификацией. Например, работнику, обучавшемуся в педагогическом институте (университете) по специальности "история и иностранный язык" может быть присвоена квалификация "учитель истории и английского языка". В личном листке отражается не квалификация, а именно специальность.

Инструкцией не предусмотрено указание в соответствующей строке личного листка такого уровня образования, как "послевузовское", так как для отражения сведений об ученой степени в личном листке предусмотрена отдельная строка. В случае, если работник обучался в аспирантуре, адъюнктуре и иных учреждениях образования, обеспечивающих получение послевузовского образования, но не защитил диссертацию и не получил степень кандидата (доктора) наук, соответствующая информация может быть отражена в строке 16 личного листка "Дополнительные сведения".

В строке "Какими языками владеете" отражается знание языков (как государственных, так и иностранных), а также уровень владения языками. Например: "белорусским, русским, английским - владею свободно, польским -читаю и могу объясняться".

В строке "Ученая степень, ученое звание" указывается присвоенная степень или звание. В соответствии со ст. 12 Закона Республики Беларусь от 21 октября 1996 г. № 708-ХШ "О научной деятельности", с изм. и доп. от 31 декабря 1997 г. № 118-3 х, в Беларуси присуждаются ученые степени кандидата наук и доктора наук. Статьей 14 этого Закона предусмотрено присвоение ученых званий доцента и профессора. Если работнику в разное время присваивались обе степени (звания), то указывается наивысшая степень (звание), например "доктор технических наук, профессор". Если работнику присвоены ученые степени в разных отраслях научного знания, то в соответствующей строке личного листка указываются эти степени, например "доктор исторических наук, кандидат философских наук, профессор".

Следует обратить внимание, что согласно ст. 10 Закона "О научной деятельности" к ученым званиям, кроме указанных выше, относятся звания члена-корреспондента и академика Национальной академии наук Беларуси, а также члена-корреспондента и академика отраслевых и иных академий наук. Наличие этих ученых званий также отражается в личном листке.

В строке "Какие имеете труды и изобретения" перечисляются опубликованные научные труды с указанием выходных данных, запатентованные изобретения либо делается запись: "список научных трудов (изобретений) прилагается".

В строке "Выполняемая работа с начала трудовой деятельности" отражаются предыдущая трудовая деятельность, а также перерывы, связанные с учебой, болезнью и т.п. Если работник в одной и той же организации занимал в разные периоды времени различные должности, то указывается, с какого и по какое время он работал в каждой должности. Записи в соответствующей строке личного листка делаются на основании трудовой книжки работника, а также иных документов, подтверждающих периоды работы.

В строке "Семейное положение" указываются данные на момент заполнения личного листка: "холост (не замужем)", "женат (замужем)", "разведен (разведена)", "вдовец (вдова)", после этого перечисляются все члены семьи с указанием степени родства (записываются фамилия, имя, отчество и год рождения каждого члена семьи).

Например:

женат:

жена - Янушевич Наталья Николаевна, 1965 г.р., сын - Янушевич Петр Иосифович, 1992 г.р., дочь - Янушевич Полина Иосифовна, 1992 г.р.

В графе "Место жительства" указываются адрес прописки, фактический адрес проживания и телефон.

На личный листок по учету кадров наклеивается фотокарточка принимаемого на работу.

Личный листок по учету кадров подписывается составителем с указанием даты заполнения. Изменения и дополнения в личный листок по учету кадров после его заполнения не вносятся. Изменения в сведениях, произошедшие в учетных сведениях о работнике за время его работы в данной организации (например, получение более высокой ступени образования, присвоение ученого звания, изменение фамилии и др.), отражаются в дополнении к личному листку по учету кадров.

Образец заполнения личного листка приведен в приложении 2.

Полнота и правильность заполнения личного листка проверяются работником кадровой службы (специалистом по кадрам), который сверяет соответствие записей, сделанных в личном листке,, с записями в документах.

В "Дополнении к личному листку по учету кадров"

отражаются данные о работе и изменения в учетных сведениях о работнике после заполнения личного листка по учету кадров. Форма дополнения к личному листку, приведенная в качестве приложения к Инструкции, разработана на основании унифицированной формы соответствующего документа, включенной в УСОРД 1. Дополнение к личному листку соединяет такие формы унифицированного текста, как анкета (соответствующая информация отражена в коде этого документа по ОКУД - 050) и таблица. Таблица - форма представления унифицированного текста, содержащего информацию, являющуюся характеристикой нескольких объектов по ряду признаков.

Образец заполнения дополнения к личному листку по учету кадров приведен в приложении 3.

2.3 Анкета. Автобиография

Для отражения в личном деле дополнительных сведений о работнике наряду с личным листком по учету кадров может заполняться анкета.

Требования к заполнению анкеты соответствуют требованиям, предъявляемым к заполнению личного листка по учету кадров. Анкета дополнительно подписывается работником кадровой службы (специалистом по кадрам).

...