Личные дела работников: порядок формирования, ведения, хранения

Образец оформления контрольной карточки приведен в приложении 21.

Контрольная карточка помещается на место выданного дела, что позволяет оперативно определить местонахождение каждого выданного во временное пользование дела в ожидаемый срок его возврата.

При выдаче личных дел сторонним организациям следует помнить, что Примерная инструкция по делопроизводству требует выдавать дела сторонним организациям по актам (п. 10.2). Форма такого акта нормативными правовыми актами по делопроизводству не установлена, однако в Основных правилах работы архивов организаций имеется форма акта выдачи во временное пользование дел из архива организации (приложение 22).

На основании этой формы и с учетом общих правил составления и оформления актов в организации может быть разработана форма акта выдачи во временное пользование дел, находящихся на оперативном хранении. Образец такого акта приведен в приложении 23.

Акт выдачи дел во временное пользование составляется в 2 экземплярах. Один экземпляр остается в организации, другой вместе с делами передается получателю. Акты подписывают оба руководителя, их подписи скрепляются печатями организаций (при наличии - гербовыми печатями).

После возвращения дел в акте делается соответствующая отметка. При этом состояние возвращаемых в организацию дел должно быть проверено. При обнаружении недостачи отдельных документов или повреждения листов составляется акт в 2 экземплярах. Один экземпляр предъявляется руководителю организации, использовавшей документы, или направляется в соответствующие органы для привлечения виновных к ответственности. Действующим Кодексом Республики Беларусь об административных правонарушениях установлена административная ответственность за нарушение законодательства по архивам и делопроизводству, в том числе за уничтожение документов в нарушение установленных сроков хранения или причинение им непоправимых повреждений (ст. 891). Право налагать административные взыскания за соответствующие правонарушения имеет Государственная инспекция архивов и делопроизводства Республики Беларусь, действующая на основании постановления Совета Министров от 22 декабря 1998 г. № 1947.

Таким образом, при выдаче личных дел во временное пользование работникам своей организации будет оформляться контрольная карточка, а при выдаче дел сторонним организациям наряду с контрольной карточкой (картой-заместителем дела) будет составляться акт.

Срок, на который могут выдаваться во временное пользование дела, составляет 30 дней, он установлен в п. 6.7.4 Основных правил работы архивов организаций для архивных дел. Предельный срок, на который могут выдаваться во временное пользование дела, находящиеся на оперативном хранении, нормативными правовыми актами специально не установлен, однако по принципу аналогии права он также должен ограничиваться 30 днями. 30-дневный максимальный срок выдачи дел во временное пользование применяется как при выдаче дел должностном лицам организации, в которой ведутся эти личные Дела, так и сторонним организациям.

Следует обратить внимание также на то, что представитель сторонней организации может ознакомиться с содержанием личного дела работника непосредственно в самой организации. В этом случае выдача дела производится на основании письма соответствующей организации и разрешающей резолюции руководителя.

При организации использования личных дел (предоставление доступа, выдача во временное пользование) следует помнить, что личные дела работников могут содержать информацию, относящуюся к тайне личной жизни граждан. В этом случае работа с личными делами должна строиться с учетом сохранения конфиденциальности содержащихся в них сведений 1

Решая вопросы предоставления доступа к личным делам и выдачи их во временное пользование сторонним организациям, следует руководствоваться действующим законодательством Республики Беларусь, которое в ряде случае определяет круг тех государственных органов, которым документы должны предоставляться в обязательном порядке. К их числу относятся судебные, следственные, налоговые,: контрольные органы, деятельность и права которых регламентированы специальными актами законодательства. Нпример, Инструкцией о режиме доступа к документам, содержащим информацию, относящуюся к тайне личной жизни, граждан, установлено, что документы, содержащие сведения о тайне личной жизни в полном объеме выдаются должностным лицам, исполняющим служебные обязанности на основе законов Республики Беларусь "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь", "Об оперативно-розыскной деятельности", "О прокуратуре Республики Беларусь", "О милиции", "Об адвокатуре" и др. Вместе с тем это не исключает необходимости соблюдения установленной процедуры предоставления доступа к личным делам и выдачи их во временное пользование.

Выдачу дел во временное пользование сторонним организациям не следует путать с изъятием документов у спецобъектов хозяйствования, которое регламентируется актами законодательства, Инструкция запрещает при выдаче личного дела во временное пользование производить какие-либо исправления, извлекать из него отдельные документы либо включать новые. Вместе с тем актами законодательства Республики Беларусь наряду с изъятием дел в организациях допускается и изъятие отдельных документов из дел, в том числе личных дел. В этом случае в соответствии с п. 10.2 Примерной инструкцией по делопроизводству на место изъятого документа должен быть помещен листок-заместитель, по которому контролируется возврат документа.

Форма листка-заместителя документа, установленная Примерной инструкцией по делопроизводству, приведена в приложении 24.

Глава 4. Подготовка личных дел к передаче в архив организации. Составление описей дел по личному составу и описей личных дел в кадровой службе

4.1 Подготовка дел к передаче в архив

Согласно и. 23 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников личные дела уволенных работников подлежат передаче в архив организации по описи.

Необходимость передачи личных дел в архив определена требованиями Примерной инструкции по делопроизводству, а также Основных правил работы архивов организаций. В соответствии с этими нормативными правовыми актами передаче на архивное хранение подлежат все дела, образовавшиеся в делопроизводстве организации, срок хранения которых превышает 10 лет. Для личных дел работников ст. 498 Перечня типовых документов с указанием сроков хранения 1988 г. установлен 75-летний срок хранения. Согласно ст. 498а Перечня типовых документов с указанием сроков хранения 1988 г. для личных дел членов высших органов государственной власти и управления, лиц, имеющих высшие степени отличия и почетные звания, руководителей организаций республиканского значения, лиц, имеющих ученые степени и звания, установлен срок хранения "постоянно".

Таким образом, личные дела работников после окончания их ведения должны передаваться в архив организации, датой окончания личного дела является дата приказа об увольнении (освобождении от занимаемой должности). Именно поэтому п. 23 Инструкции установлено, что передаче в архив подлежат личные дела уволенных работников.

Пунктом 24 Инструкции определено, что оформление личных дел при передаче в архив осуществляется в соответствии с требованиями законодательства Республики Беларусь. К актам законодательства, регламентирующим соответствующие вопросы, относятся указанные выше Примерная инструкция по делопроизводству и Основные правила работы архивов организаций. Согласно требованиям нормативных правовых актов дела, подлежащие передаче в архив, должны быть соответствующим образом подготовлены. Подготовка дел к передаче в архив организации предполагает их полное оформление, в отличие от частичного оформления, которому подвергаются все дела при их заведении в делопроизводстве.

Подготовку дел к передаче в архив осуществляют структурные подразделения, в которых эти дела были сформированы. Следовательно, оформление личных дел должно быть осуществлено силами кадровой службы организации (специалистом по кадрам).

Оформление дел осуществляется в году, следующем за делопроизводственным.

Например, дела, завершенные делопроизводством в 2004 г. (то есть личные дела работников, уволенных в 2004 г.), должны быть оформлены и подготовлены к передаче в архив в течение 2005 г. Полное оформление дел предусматривает: - подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле; составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела; составление заверительной надписи дела; описание дела на обложке. Согласно установленным требованиям личные дела должны быть подшиты в твердую обложку из картона на четыре прокола или переплетены с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и peзолюций на них. Металлические скрепления (сколки, скрепки, булавки и т.п.) должны быть из дел удалены.

Листы в деле нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста, черным графитным карандашом. Листы дел, состоящих из не- скольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно. На тома разбиваются дела, объем которых превышает 250 листов.

Внутренняя опись составляется к делам, которые состоят из документов, сформированных по видам и разновидностям, когда заголовок неполно раскрывает содержание документов дела. Внутренние описи составляются, например, к делам с приказами (постоянного и 75-летнего сроков xpaнения), протоколами и т.п.

Как уже отмечалось, спецификой личного дела является то, что внутренняя опись к нему составляется не после окончания ведения личного дела, а сразу на этапе его формирования и заполняется параллельно с ведением дела в делопроизводстве. Вместе с тем при подготовке личного дела к передаче в архив в соответствии с нормативными требованиями (п. 5.1.21 Основных правил работы архивом организаций) в конце внутренней описи должна быть сделана итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи, которые нумеруются отдельно от листов дела. Завершенная опись должна быть заверена (подписана) работником кадровой службы, оформившим дело к передаче в архив.

Образец оформления внутренней описи документов личного дела, завершенного делопроизводством, приведен в приложении 25.

В конце дела на отдельном листе оформляется заверительная надпись (лист-заверитель дела), в которой указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов, оговариваются особенности и погрешности нумерации (пропущенные и литерные номера) и физическом состояние документов дела. Так как листы внутренней описи нумеруются отдельно, их количество в заверительной надписи обозначается после общего количества листов дела через знак "+" (плюс).

Заверительная надпись разборчиво подписывается составившим ее работником, с указанием его должности и даты составления надписи. При перенумерации листов составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается.

Форма листа-заверителя дела, установленная Примерной инструкцией по делопроизводству и Основными правилами работы архивов организаций, приведена в приложении 26. Образец заполнения листа-заверителя личного дела приведен в приложении 27.

Литерные и пропущенные номера указываются в заверительной надписи в том случае, когда в процессе нумерации листов были допущены ошибки либо из личного дела были изъяты и не возвращены обратно документы. Отметка о наличии литерных и пропущенных номеров позволяет избежать процедуры перенумерации листов дела и значительно сэкономить рабочее время. Например, если между листами под номерами "14" и "15" был пропущен лист, то он нумеруется как лист "14а". Таким же образом следует устранять ошибку, если два листа в процессе нумерации были обозначены под одним и тем же номером.

Несоответствие нумерации листов личного дела может быть обнаружено при подготовке дела к передаче в архив, так как на этом этапе работы с личными делами должен быть осуществлен полистный просмотр дела, названия документов, включенных в дело, и номера их листов должны быть сверены с информацией, указанной во внутренней описи.

В процессе подготовки личных дел к передаче в архив осуществляется полное оформление их, обложек. При этом в надписи на обложке вносятся необходимые уточнения. Прежде всего, если название учреждения, его структурного подразделения или вышестоящей организации изменялось в течение делопроизводственного года или дело было передано для окончания в другое учреждение (структурное подразделение). Например, при реорганизации или ликвидации организации (структурного подразделения). На обложке дописывается новое название, а старое заключается в скобки.

Например:

(Государственный комитет по архивам и делопроизводству

Республики Беларусь)

(Госкомархив)

Комитет по архивам и делопроизводству при Совете Министров

Республики Беларусь

(Белкомархив)

Государственное учреждение

"Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации"

Отдел кадров

Примечание автора

В данном примере старое название вышестоящей организации ("Государственный комитет по архивам и делопроизводству Республики Беларусь") заключено в скобки, а новое название ("Комитет но архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь") дописано ниже.

После выполнения данной работы на обложке проставляется дата дела, которая должна соответствовать году заведения и окончания дела. При оформлении обложек личных дел крайними датами являются даты приказов о приеме и увольнении работников. Датами приказов являются даты их подписания. Точная календарная дата оформляется цифровым способом.

Например:

Начато: 29.03.1999. Окончено: 15.08.2004

Затем на обложке дела проставляется количество листов в деле. Оно выносится на обложку из листа - заверителя дела, о правилах составления которого говорилось выше.

Ниже на обложке личного дела указывается срок хранения дела, который определяется в процессе экспертизы ценности документов в соответствии с требованиями Перечня типовых документов с указанием сроков хранения 1988 г.

Все надписи на обложках дел, подлежащих передаче в архив, делаются четко светостойкими чернилами, тушью или шариковой ручкой.

Кроме того, в левом нижнем и правом верхнем углах должен быть проставлен архивный шифр дела, который включает в себя:

номер фонда (только в организациях, включенных в списки источников комплектования государственных архивов, - присваивается соответствующим архивом);

номер описи;

номер дела по описи.

Например:

Ф. 32. 0п.2-лс. Д. 420.

Архивный шифр делам присваивается в архиве организации после составления описей дел структурных подразделений и сводных описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу.

Образец оформления обложки личного дела, подготовленного к передаче в архив, приведен в приложении 28.

4.2 Составление описей дел по личному составу и описей личных дел в кадровой службе

Согласно п. 23 Инструкции передача личных дел в архив организации осуществляется по описи дел, составляемой кадровой службой.

Опись дел - это информационно-поисковый архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень Заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации, Учета дел. Опись дел служит также целям оперативного поиска дел в организации.

Как правило, в организации составляются три отдельных описи:

на документы постоянного срока хранения;

на документы временного (свыше 10 лет) хранения;

по личному составу.

В некоторых организациях описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения могут не составляться (в связи с отсутствием соответствующих документов). В некоторых организациях может составляться опись дел со специальной документацией (судебные и следственные дела, научные отчеты по темам, нормативно-технические, документы и др.). Особенностью описи дел по личному составу является то, что она должна составляться во всех организациях.

Согласно установленным правилам в опись дел по личному составу включаются дела, срок хранения которых превышает 10 лет (приказы о приеме на работу, личные дела, личные карточки формы Т-2 и др.)- Дела с другими документами по личному составу в опись не включаются (например, приказы о предоставлении отпусков, наложении взысканий, командировании работников, графики отпусков, переписка по кадровым вопросам и т.д.).

В организации составляется единая (сводная) опись дел по личному составу, то есть в нее включаются дела, которые образовались во всех структурных подразделениях организации (в отделе кадров, бухгалтерии и др.). Например, из(дел отдела кадров в опись включаются личные дела уволенных, невостребованные трудовые книжки работников и др., бухгалтерии - лицевые счета (при их отсутствии - ведомости на выдачу заработной платы), канцелярии - приказы по личному составу (если соответствующие дела ведутся в этом структурном подразделении согласи) номенклатуре дел), из службы охраны труда - документы о расследовании несчастных случаев (акты, заключения, протоколы) и т.д.

Сводная опись дел организации составляется на основе описей дел структурных подразделений. Это означает, что первоначально составляются описи дел по личному составу в отделе кадров, бухгалтерии и других структурных подразделениях, где имеются соответствующие документы.

Основу сводной описи дел по личному составу составляет документы кадровой службы. Именно в эту опись и должны первоначально включаться личные дела уволенных работников, передаваемые в архив организации. Рассмотрим порядок составления и оформления описи дел кадровой службы.

Основными категориями документов по личному составу, включаемыми в опись дел по личному составу кадровой службы, являются:

приказы (распоряжения) по личному составу о приеме, переводе, увольнении работников, продлении (перезаключении) трудовых договоров (контрактов);

личные дела уволенных работников. При условии, что на личные дела не составляется отдельная опись, о чем будет сказано далее;

личные карточки уволенных работников (форма Т-2);

список (штатно-списочный состав) работников организаций;

протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий и другие документы, подтверждающие трудовой стаж (если указанные протоколы не включаются в опись дел временного хранения или в самостоятельную опись).

Опись дел кадровой службы должна быть составлена в течение года, следующего за делопроизводственным. Например, на дела 2004 г. опись должна быть составлена в 2005 г. Ответственность за своевременное и качественное составление описи дел кадровой службы несет ее руководитель. Методическую помощь в составлении описи кадровой службе должен оказывать заведующий архивом организации (лицо, ответственное за архив).

В опись дела включаются в опись сформированными и полостью оформленными в соответствии с установленными требованиями. Перед внесением заголовков дел в опись проверяются качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству дел по номенклатуре дел кадровой службы.

Проверка качества формирования и оформления дел осуществляется путем их полистного просмотра. При просмотре проверяются:

соответствие заголовка дела содержанию документов в деле;

правильность оформления и группировки документов, включенных в дело;

качество подшивки или переплета дела;

правильность нумерации листов дела;

наличие в деле в необходимых случаях внутренней описи дела и правильность ее оформления;

наличие и правильность оформления заверительной надписи дела;

правильность оформления обложки дела.

В случае нарушения установленных правил формирования и оформления дел они должны быть устранены.

При отсутствии дел, числящихся по номенклатуре дел кадровой службы и подлежащих передаче в архив, принимаются меры по их розыску. На необнаруженные дела составляется справка о причинах отсутствия дел, которая подписывается руководителем кадровой службы и передается вместе с описью дел этого подразделения в ведомственный архив.

После завершения проверки кадровая служба приступает к непосредственному составлению описи.

Описи дел составляются по форме, установленной Основными правилами работы архивов организаций. Форма описи дел структурного подразделения, в том числе кадровой службы, приведена в приложении 29.

При составлении описи дел кадровой службы соблюдаются следующие правила:

1) каждое дело включается в опись под самостоятельным порядковым номером (графа 1 описи). Порядковые номера дел по описи обозначаются арабскими цифрами (1, 2, 3, 4 и т.д.). Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) также вносится в опись под самостоятельным номером (как отдельное дело);

индекс дела (графа 2 описи) проставляется в соответствии с номенклатурой дел. При указании в описи индексов личных дел следует помнить, что согласно Инструкции личные дела работников учитываются не по номенклатуре дел, в которой они обозначаются под одним индексом, а по книге (журналу) учета личных дел. Поэтому при внесении в опись личных дел уволенных работников их индексами будут являться порядковые номера согласно книге (журналу) учета личных дел;

заголовок дела (графа 3) полностью переносится в опись с обложки дела. При внесении в опись подряд двух и более дел (томов) с одинаковыми заголовками, заголовок первого дела пишется полностью, а остальные дела обозначаются словами "То же" с добавлением данных, которыми последующие заголовки отличаются от первого (даты, номера документов, номер тома, части, буква алфавита и др.).

Например, если дело с приказами директора предприятия о приеме, переводе, увольнении работников состоит из двух томов, то они будут обозначены в описи следующим образом:

"Приказы №№ 1-115 директора предприятия по личному составу (прием, перевод, увольнение работников). Т. 1" "То же. №№ 116-231. Т. 2".

Дело с личными карточками уволенных работников, состоящее из двух томов, будет указано в описи аналогичным образом:

"Личные карточки уволенных работников с буквы "А" по букву "К". Т. 1".

"То же. С буквы "Л" по букву "Ш". Т. 2".

Необходимо обратить внимание, что использование слов "То же" не допускается при продолжении описи на новом листе. В начале каждого последующего листа описи заголовок дела должен писаться полностью.

В описи заголовки дел по личному составу должны быть систематизированы, то есть расположены в определенном °Рядке, обеспечивающем их быстрое нахождение.

Установлена следующая последовательность расположения заголовков в описи дел кадровой службы:

приказы (распоряжения) по личному составу;

список (штатно-списочный состав) работников;

личные карточки уволенных работников;

личные дела уволенных работников;

протоколы заседаний аттестационных, квалификационных комиссий;

невостребованные трудовые книжки и другие личные документы работников;

документы расследований несчастных случаев.

При этом согласно п. 23 Инструкции личные дела уволенных работников вносятся в опись дел по личному составу по году увольнения и систематизируются по алфавиту фамилий, независимо от крайних дат личных дел. Аналогичным образом по алфавиту фамилий работников систематизируются дела с личными карточками, невостребованные личные документы (трудовые книжки и т.п.).

Дата дела (графа 4) и количество листов в деле (графа 5) в описи дел по личному составу кадровой службы указываются в соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела при его полном оформлении.

Срок хранения дела (графа 6) также переносится с обложки дела. Срок хранения дела определяется в процессе проведения экспертизы ценности документов на основании действующих в Республике Беларусь двух перечней типовых документов с указанием сроков хранения. Для облегчения дальнейшей экспертизы ценности документов в архиве организации срок хранения дела в графе б может быть дополнен номером статьи по перечню.

В графе 7 ("Примечание") при необходимости делаются записи об особенностях физического состояния дел, о наличии копий и др.

Образец оформления описи дел по личному составу, включающей, личные дела уволенных работников, приведен в приложении 30.

Как было указано, опись дел по личному составу кадровой службы должна составляться ежегодно. Вместе с тем в организациях, в которых за год образуется небольшое количество дел по личному составу, могут составляться описи дел по личному составу, включающие документы за 2-3 года. В этом случае все дела должны быть систематизированы прежде всего по годам. При этом, если в деле сформированы документы за несколько лет, то дело относится к тому году, в котором оно начато. Личные дела, личные карточки уволенных работников относятся к тому году, в котором они были закончены, то есть к году увольнения работника. В пределах каждого года дела располагаются по их значимости в последовательности приведенной выше.

Это же правило (систематизация дел по годам) должно соблюдаться и в том случае, когда в организации по каким-то причинам не составлялись описи дел по личному составу за 2 и более года.

Образец оформления описи дел по личному составу кадровой службы, включающей документы за 2 года, приведен в приложении 31.

Необходимо обратить внимание, что в опись дел по личному составу кадровой службы включаются документы только соответствующей категории. Вместе с тем в отделе кадров могут формироваться дела не только по личному составу, имеющие временный (свыше 10 лет) срок хранения, но и документы постоянного срока хранения, например "Документы (доклады, сводки, справки) о состоянии и проверке работы с кадрами", "Документы (представления, ходатайства, наградные листы и др.) о представлении к награждению работников государственными наградами" и др. На такие дела, как правило, составляется отдельная опись дел постоянного хранения.

Кроме того, в соответствии с п. 23 Инструкции допускается составлять отдельные описи личных дел уволенных работников. Правила составления такой описи идентичны правилам составления описи дел по личному составу кадровой службы с той лишь разницей, что в нее включаются только личные дела уволенных. Составление отдельных описей личных дел целесообразно в том случае, если в организации ежегодно образовывается большое количество дел соответствующей категории.

Образец оформления отдельной описи личных дел приведен в приложении 32.

Опись дел является самостоятельным документом и, следовательно, должна быть надлежащим образом оформлена (иметь индекс, дату, необходимые заверяющие отметки).

Индекс описи дел по личному составу кадровой службы состоит из номера, присвоенного кадровой службе согласно номенклатуре дел, начальных букв наименования категории документов, включенных в опись ("л/с" - личный состав), а также года, в котором заведены дела, включенные в опись.

например:

№ 3 л/с - 2004,

где 3 - номер раздела кадровой службы по номенклатуре дел, л/с - обозначение категории дел, 2004 - год, в котором были заведены дела, включенные в опись.

В конце описи делается итоговая запись (может составляться на отдельном листе), в которой цифрами и прописью указывается количество дел, включенных в опись, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера дел).

Например:

"В данную опись внесено 29 (двадцать девять) дел с № 1 по № 29".

Опись дел подписывается составителем с указанием должности и расшифровкой подписи (инициалы, фамилия). Затем опись согласовывается с руководителем службы документационного обеспечения управления и утверждается руководителем кадровой службы. Функции такой службы выполнять канцелярия, общий отдел, управление делами, секретариат и др.

Если в кадровой службе действует самостоятельная экспертная комиссия (как правило, они создаются в крупных организациях с большим объемом Документов и дел, образующихся в кадровой службе), опись до ее утверждения руководителем кадровой службы согласовывается с этой экспертной комиссией. Экспертную комиссию кадровой службы не следует путать с экспертной комиссией организации, в функции которой входит проведение экспертизы ценности документов всей организации.

Опись дел по личному составу кадровой службы составляется в двух экземплярах: один в последующем передается вместе с делами в архив организации, а второй остается в качестве контрольного в кадровой службе. Если кадровая служба имеет свою экспертную комиссию, то готовится дополнительный экземпляр описи. Он прилагается в качестве основания к протоколу заседания экспертной комиссии, на котором рассматривалась эта опись.

Затем по согласованию с работниками архива организации производится временная шифровка дел: на обложках дел, внесенных в опись кадровой службы, проставляются номера дел по описи. Номера дел проставляются черным графитным (простым) карандашом, так как в дальнейшем при составлении сводной описи дел по личному составу они могут быть изменены.

На основании составленных описей дел структурных подразделений, в том числе и описи дел по личному составу кадровой службы, производится передача дел в архив организации.

Передача дел в архив организации осуществляется структурными подразделениями по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями этих подразделений и утвержденному руководителем организации.

Все дела кадровой службы принимаются заведующим архивом (лицом, ответственным за архив) в присутствии работника этой службы. На всех экземплярах описи дел кадровой службы напротив каждого дела, включенного в опись, делается отметка о наличии дела.

В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дед, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел. Эти сведения подписываются заведующим архивом (лицом, ответственным за архив) и работником кадровой службы, передавшим документы.

Описи дел структурных подразделений служат основой для составления сводной описи дел по личному составу организации, в которую, как уже указывалось, включаются дела не только кадровой службы, но и других структурных подразделений, в которых были сформированы соответствующие дела (бухгалтерии, службы охраны труда и др.)

Размещено на Allbest.ru

...