Личные дела работников: порядок формирования, ведения, хранения

Следует обратить внимание на то, что личный листок по учету кадров не заполняется в том случае, если анкета, помещаемая в личное дело работника, дублирует всю информацию, отражаемую в личном листке.

Автобиография - это документ, содержащий краткое изложение основных этапов жизни и деятельности его автора в хронологическом порядке. Инструкцией установлено, что автобиография составляется работником самостоятельно в произвольной форме на листе бумаги формата А 4. В ней отражаются следующие сведения:

фамилия, имя, отчество;

дата и место рождения;

полученное образование (где, когда и в. каких учебных заведениях обучался);

трудовая деятельность;

профессия;

общественная работа, участие в выборных органах;

отношение к воинской службе и воинское звание;

наличие правительственных и других наград и поощрений;

сведения о семейном положении, совместно проживающих родственниках (отце, матери, детях).

Инструкция не регламентирует способ оформления автобиографии (рукописный - машинописный). Поэтому автобиография, помещаемая в личное дело работника, может быть написана от руки либо напечатана с помощью печатающего устройства (пишущая машинка, принтер). Исключение составляют автобиографии, составляемые при оформлении граждан на допуск к государственным секретам Республики Беларусь. Согласно Положению о порядке предоставления допуска физическим лицам к государственным секретам, утвержденному постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 10 апреля 2004 г. № 400, при оформлении на допуск автобиография в обязательном порядке оформляется автором от руки, состав сведений, отражаемых в этом документе, отличается от установленного Инструкцией. Эти особенности определяются спецификой работ в области защиты государственных секретов. В обязательном порядке автобиография должна быть подписана работником и датирована. Дату проставляет работник при подписании, соответственно датой автобиографии является дата ее подписания.

Образец оформления автобиографии приведен в приложении 4.

2.4 Копии документов об образовании

Вслед за автобиографией в личное дело работника включаются копии документов об образовании, повышении квалификации и переподготовке (аттестат, диплом, свидетельство и др.).

В соответствии со ст. 14 Закона Республики Беларусь "Об образовании" документы об образовании выдаются всем лицам, успешно прошедшим итоговую аттестацию по определенному уровню образования (за исключением дошкольного), повышению квалификации или переподготовке. В зависимости от уровня (ступени) полученного образования Законом установлены следующие виды документов об образовании:

общее базовое - свидетельство об общем базовом образовании;

общее среднее - аттестат об общем среднем образовании;

профессионально-техническое образование с получением общего среднего образования - диплом о профессионально-техническом образовании с присвоением соответствующей квалификации;

профессионально-техническое образование без получения общего среднего образования - аттестат о профессионально-техническом образовании с присвоением соответствующей квалификации;

среднее специальное образование - диплом о среднем специальном образовании с присвоением соответствующей квалификации;

высшее образование - диплом о высшем образовании.

Информацию о соотношении ступени образования, учреждения образования, обеспечивающего ее получение, и документе об образовании соответствующей ступени можно представить в виде таблицы:

Ступень		Вид
(уровень)	Вид учреждения	документа
образования	образования	об образовании
Общее базовое	Базовая школа, средняя школа	Свидетельство об общем базовом образовании
Общее среднее	Средняя школа, вечерняя (сменная) школа (общеобразовательная школа), гимназия, лицей, школа -интернат, санаторная школа (общеобразовательные учебные заведения)	Аттестат об общем среднем образовании
Профессионально-техническое	Профессионально-техническое училище, центр профессионального образования, профессиональный лицей (профессионально-технические учебные заведения), высшее профессиональное училище, профессионально-технический колледж	Диплом о профессионально-техническом образовании (при наличии общего базового образования); Аттестат о профессионально-техническом образовании (без общего базового образования)
Среднее специальное	Техникум (училище), колледж (средние специальные учебные заведения), высшее профессиональное училище, профессионально-технический колледж, высший колледж	Диплом о среднем специальном образовании
Высшее	Классический университет, профильный университет (академия), институт, высший колледж...	Диплом о высшем образовании

Документ об образовании должен быть в обязательном порядке заверен печатью учреждения образования.

Следует обратить внимание, что признание документов об образовании учебных заведений иностранных государств и установление их соответствия документам об образовании Республики Беларусь производятся Министерством образования Республики Беларусь.

Если поступающий на работу не завершил основное образование данного уровня (ступени) или не прошел итоговую аттестацию, а также прошел полный курс обучения в неаккредитованном учреждении образования, ему выдается справка установленного Министерством образования образца.

В соответствии с требованиями Инструкции в личное дело включаются копии документов об образовании, заверенные в установленном порядке. Копии таких документов могут быть изготовлены рукописным, машинописным способом либо с помощью средств оперативной полиграфии (ксерокса). При изготовлении копии рукописным или машинописным способом она должна быть заверена либо нотариально, либо кадровой службой организации (специалистом по кадрам). В последнем случае отметка о заверении копии оформляется следующим образом: пишется слово "Верно", затем указывается должность лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи (инициалы и фамилия), дата заверения копии.

Например:

Верно

Начальник отдела кадров Подпись Н.М. Дятлова

28.03.1999

Если в личное дело включается факсимильная копия документа об образовании (ксерокопия), то оформлять отметку о заверении копии не требуется, так как факсимильные копии, "как правило, приравниваются к подлинникам и не требуют дополнительных средств удостоверения.

Аналогичным образом заверяются копии справок о незавершенном образовании или об окончании неаккредитованного учебного заведения. Сами эти справки являются личными документами и остаются на руках у работников.

В любом случае, перед тем как включить в личное дело копии документов об образовании работник кадровой службы (специалист по кадрам) обязан затребовать подлинники соответствующих документов. Включение в личное дело копий документов об образовании без сверки, их с подлинниками запрещается.

2.5 Заявление о приеме на работу. Перевод и увольнение

Вслед за документами об образовании в личное дело работника помещается заявление о приеме на работу.

Заявление о приеме на работу, а также включаемые в личное дело в процессе его ведения заявления о переводе на другую работу и об увольнении относятся к системе организационно-распорядительной документации и оформляются в соответствии с требованиями следующих нормативных актов и методических документов:

Государственный стандарт Республики Беларусь (СТБ) 6.38-95 "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов";

Методические указания по практическому применению СТБ 6.38-95.1

Примерная инструкция по делопроизводству.

Формы заявлений о приеме на работу, переводе на другую работу и об увольнении с работы включены в УСОРД. Заявления о приеме на работу, переводе, увольнении оформляются на стандартном листе бумаги формата А 4 или трафаретном бланке. В заявлении указываются: адресат (кому адресуется заявление), заявитель (автор), название вида документа (ЗАЯВЛЕНИЕ), текст, подпись, дата составления. Заявление может быть написано от руки либо напечатано с помощью печатающего устройства, однако независимо от способа документирования требования к оформлению реквизитов и их расположению на документе остаются неизменными.

Образцы оформления заявлений приведены в приложениях 5-7, Образцы заявлений дополнены возможными резолюциями руководителя.

УСОРД является методическим документом, поэтому содержание текста в указанных формах заявлений может быть изменено в зависимости от практической необходимости и установленных норм права в соответствующей области. Например, в вузах применяется, как правило, трафаретная форма заявления о приеме на работу, в которой отражаются условия приема (штатное совместительство, почасовая оплата и др.) объем учебной нагрузки и др.; при заключении срочного трудового договора или контракта в заявлении может быть отражен соответствующий срок и т.д. Неизменными во всех случаях останутся состав реквизитов, правила их оформления и месторасположение на документе, что определено требованиями СТБ 6.38-95.

2.6 Копия приказа о приеме на работу, переводе (перемещении) и увольнении

Этап формирования личного дела завершается включением в него копии (выписки) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).

Требования к подготовке и оформлению распорядительных документов о приеме на работу (назначении на должность) определяются теми же нормативными правовыми актами и методическими документами, которые устанавливают правила оформления заявлений. Все записи в этих документах должны формулироваться в строгом соответствии с нормами Трудового кодекса Республики Беларусь. Кроме Трудового кодекса необходимо учитывать требования иных нормативных правовых актов, регулирующих трудовые отношения. Так, при приеме на работу государственных служащих согласно Закону "О государственной службе в Республике Беларусь" должен издаваться не приказ (распоряжение) о приеме на работу, а приказ о назначении на должность; соответствующим образом должен оформляться и текст документа (в качестве распорядительного слова пишется не "ПРИНЯТЬ", а "НАЗНАЧИТЬ" и т.д.).

Рассмотрим требования к оформлению документа о приеме на работу (назначении на должность) на примере приказа.

При подготовке приказа по личному составу в организации используется "общий бланк". Название этого бланка говорит о том, что он может использоваться при составлении любого организационно-распорядительного документа (приказа, положения, распоряжения, акта, справки и т.д.), за исключением письма, для которого предусмотрен специальный бланк.

На общий бланк наносятся следующие постоянные реквизиты (элементы) документа:

Государственный герб Республики Беларусь - если организация является государственной;

товарный знак (знак обслуживания) или эмблема организации - если они зарегистрированы в установленном порядке;

наименование вышестоящей организации - если имеется;

полное и сокращенное наименования организации - автора документа в соответствии с уставом (положением об организации);

ограничительные линии для даты и индекса документа;

место издания (составления) документа.

Между наименованием организации и ограничительными линиями для даты и индекса документа на бланке оставляется свободное место, которое используется для написания названия вида документа (ПРИКАЗ, АКТ, СПРАВКА). При изготовлении бланка следует помнить, что государственные органы и организации обязаны помещать на свои бланки изображение Государственного герба Республики Беларусь и должны оформлять все реквизиты бланка на двух языках (белорусском и русском).

Макет оформления общего бланка:

Государственный герб Республики Беларусь

Назва вышэйстаячай арганiзацыi Наименование вышестоящей организации

Назва арганіэацыі Наименование организации

(Назва віду дакумента) (Название вида документа)

______№_______

Месца складання або выдання Место составления или издания

Негосударственные организации не имеют права помещать изображение Государственного герба на бланки, поэтому они могут изготавливать общий бланк на одном из государственных языков (белорусском или русском) с продольным или угловым расположением реквизитов. При этом на месте Государственного герба они помещают товарный знак (знак обслуживания).

Макет оформления общего бланка негосударственной организации с угловым вариантом расположения реквизитов:

Товарный знак

(знак обслуживания)

Наименование организации

(Название вида документа)

№

Место составления или издания

Если общий бланк используется для составления приказа, то на свободном месте (на макете обозначено словами "Назва віду дакумента" и "Название вида документа", заключенными в скобки) впечатывается название этого вида документа (соответственно "ЗАГАД" и "ПРИКАЗ"). Название вида документа в кавычки не заключается и печатается без разрядки (пробелов между буквами).

Организация может изготовить и специальный бланк для приказов в целях облегчения и ускорения их подготовки. На нем в отличие от общего бланка сразу указывается название вида документа, для которого он предназначен. Отметим, что согласно Примерной инструкции по делопроизводству и Методическим указаниям по практическому применению СТБ 6.38-95 изготавливать специальный бланк целесообразно в том случае, если документов соответствующего вида в организации издается более 200 в год.

Макет бланка для приказов:

Государственный герб Республики Беларусь

Назва вышэйстаячай арганізацыі Наименование вышестоящей организации

Назва арганізацыі Наименование организации

(Назва віду дакумента) (Название вида документа)

ЗАГАД ПРИКАЗ

____________№__________

Месца складання або выдання Место составления или издания

При составлении приказа обязательно указывается заголовок, который облегчает регистрацию документа и его поиск в деле. Заголовок должен быть кратким и емким, точно передавать смысл текста. Он должен грамматически согласовываться с названием вида документа.

Например, приказ (о чем?) "О приеме на работу", "О переводе на другую работу", "Об увольнении с работы".

Бели приказ касается одного работника, то в заголовке указываются его фамилия и инициалы.

Например: "О приеме на работу Янушевича И.П.".

Если приказ содержит два пункта и более по одному и тому же вопросу, то есть касается двух и более работников, то их фамилии в заголовке не указываются. В конце заголовка точка не ставится, сам заголовок в кавычки не заключается.

В отличие от приказов по основной деятельности распорядительную часть приказов по личному составу следует начинать распорядительным словом, точно обозначающим предписываемое действие: "ПРИНЯТЬ", "ПЕРЕВЕСТИ", "УВОЛИТЬ". Распорядительное слово "ПРИКАЗЫВАЮ" может использоваться в сложных по структуре текстах приказов по личному составу.

После распорядительного слова с новой строки с абзаца прописными буквами печатается фамилия работника, на которого распространяется действие приказа, и далее строчными буквами - имя, отчество и остальной текст приказа.

УСОРД установлены унифицированные формы приказов о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении; с работы.

Согласно УСОРД текст приказа о приеме на работу имеет следующую структуру:

- фамилия, имя, отчество принимаемого на работу - указываются в родительном падеже, например: ЯНУШЕВИЧА Иосифа Павловича;

наименование должности, на которую принимается работник, профессии, разряд по ETC и т.п., например: на должность старшего научного сотрудника;

наименование структурного подразделения, в котором будет работать принимаемый работник;

дата приема - указывается с предлогом "с", например: с 01.04.1999;

вид приема - указываются особенности приема на работу, получившие отражение в трудовом договоре (контракте), например: "с предварительный испытанием", "по контракту" и др.;

-тарифная ставка или оклад - указывается точная сумма ставки (оклада) на момент издания приказа (например, "с окладом 185000 рублей в месяц"), или делается отсылка к штатному расписанию ("согласно штатному расписанию"); последняя формулировка предпочтительна, так как избавляет от необходимости издавать каждый раз отдельные приказы в случае изменения тарифной ставки или оклада.

В конце каждого пункта приказа указывается основание для его издания.

Образец оформления приказа о приеме на работу приведен в приложении 8.

Прием на работу может быть оформлен сложным приказом, то есть приказом, содержащим два пункта и более, отражающих различные действия. Например, первым пунктом приказа может быть оформлен прием на работу, а вторым - установление надбавки. В этом случае заголовок приказа указывается обобщенно ("По личному составу"), а текст приказа разбивается на пункты, нумеруемые арабскими цифрами с точкой. Образец такого приказа приведен в приложении 9.

Текст приказа о переводе (перемещении) на другую работу согласно УСОРД имеет следующую структуру:

фамилия, имя, отчество - указываются в родительном падеже;

наименование должности, профессии, разряд по ETC, наименование структурного подразделения, в котором работал сотрудник до перевода на другую работу;

наименование должности, профессии, разряд по ETC, наименование структурного подразделения, в которое переводится работник;

дата перевода - указывается с предлогом "с";

вид перевода - оформляется так же, как и "вид приема" в приказах о приеме на работу;

- тарифная ставка (оклад) - оформляется так же, как, и в приказах о приеме на работу;

- причина перевода - указывается при необходимости с использованием слов "в связи".

Образец оформления приказа о переводе на другую работу приведен в приложении 10.

Текст приказа об увольнении согласно УСОРД имеет следующую структуру:

фамилия, имя, отчество - указываются в родительном падеже;

наименование должности, профессии, разряд по ETC, наименование структурного подразделения;

дата увольнения - указывается без предлога "с".

причина увольнения - указывается с использованием слов "в связи", часто объединяется с основанием прекращения трудового договора, виды которого определены в ст. 35 Трудового кодекса Республики Беларусь (соглашение сторон, истечение срока трудового договора, желание работника и др.);

ссылка на пункт и статью Трудового кодекса, в соответствии с которыми увольняется работник;

период, за который использован очередной отпуск.

Образец оформления приказа об увольнении приведен в приложении 11.

2.7 Порядок оформления приказов

Следует обратить внимание на способ оформления даты во всех приведенных выше примерах - цифровой (01.01.2004, а не 1 января 2004 г.). Цифровой способ оформления даты применяется в приказах по личному составу не только при указании даты документа, но и в тексте, а также во всех других реквизитах документа (в визах согласования, визах ознакомления и др.).

При оформлении каждого приказа по личному составу должно обязательно указываться основание. Например, при приеме на работу основанием являются заявление работника о приеме на работу, трудовой договор (контракт), на-, правление на работу (для отдельных категорий работников). При оформлении других приказов по личному составу кроме заявления работника и трудового договора основанием могут являться самые разнообразные документы - соответствующие заявления, докладные записки, представления, документы аттестационной комиссии и др. Каждый пункт приказа может иметь одно основание и более. Все они указываются после этого пункта и нумеруются арабскими цифрами с точкой. Если несколько пунктов приказа оформляются по одному основанию, то его допускается указывать в конце текста.

Слово "Основание" печатается от границы левого поля (без абзаца). Само слово "Основание" остается открытым, то есть при переносе текста основания на новую строку ее печатают не от границы левого поля, а с позиции первой буквы (цифры) текста основания. После слова "Основание" ставится двоеточие.

Проекты приказов до подписания подлежат внутреннему согласованию (визированию). Лица, которые должны визировать документ, определяются на основании организационных документов (устава, положения об организаций, положений о структурных подразделениях, должностных инструкций, инструкций по делопроизводству и т.п.), исходя из их компетенции и содержания документа. В обязательном порядке проекты приказов и иных правовых актов подлежат визированию юридической службой организации (юрисконсультом). Это требование определено п. 2.4.1 Примерной инструкции по делопроизводству. В прилагаемых образцах приказов наличие внутреннего согласования обозначено словом "визы".

В состав визы входит наименование должности визирующего, его личная подпись, расшифровка подписи и дата, например:

Главный бухгалтер

Подпись Н.И. Тупик

29.03.1999

Юрисконсульт

Подпись В.В. Незнакомый

29.03.1999

Так как приказ является правовым актом, особое внимание должно быть уделено удостоверению его подлинности. Важнейшим реквизитом, придающим документу юридическую силу, является подпись. Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, его личной подписи и расшифровки подписи (вначале указываются инициалы, затем фамилия).

Наименование должности следует печатать от границы левого поля (без абзацного отступа). При этом к наименованию должности (директор, ректор и др.) принято добавлять видовое наименование организации, например: директор завода*, ректор академии, директор предприятия и т.п.

Все приказы издаются на основе единоначалия, поэтому имеют одну подпись - руководителя организации или другого лица, имеющего право издания приказов (как правило, заместителя руководителя). Право подписи приказа определяется в уставе организации (положении об организации). Как правило, приказ подписывает руководитель

организации, а в его отсутствие - первый заместитель. В случае болезни, отпуска, длительной командировки и в других случаях руководитель может делегировать право подписи приказа другому должностному лицу. В этом случае издается соответствующий приказ.

Подписанный приказ подлежит регистрации. Приказ должен быть зарегистрирован в день подписания. Соответственно датой приказа является дата его подписания. Следует помнить, что дата в приказе проставляется лицом, его подписавшим.

Как правило, для придания приказу юридической силы, достаточно подписи, даты, регистрационного индекса и реквизитов бланка организации; дополнительных удостоверяющих реквизитов (печать и др.) приказ не требует.

С приказами по личному составу необходимо знакомить работников, которых они непосредственно касаются (виза ознакомления). Виза ознакомления состоит из слов "С приказом ознакомлен(а, ы)" (если с приказом знакомится два и более работника, то после этих слов ставится двоеточие), личной подписи работника (в одну строку) и ниже -даты ознакомления.

В ряде случаев трудовое законодательство требует согласия работника для издания приказа по личному составу. Например, перевод на другую работу в соответствии со ст. 30 Трудового кодекса Республики Беларусь допускается только с письменного согласия работника. В этом случае виза ознакомления может быть дополнена соответствующим словами: "С приказом ознакомлен и согласен". Однако если до издания такого приказа работник написал заявление о переводе, соответствующее добавление не обязательно (заявление работника, оформленное и подписанное в установленном порядке, является письменным доказательством согласия работника на перевод).

Виза ознакомления в приказе помещается ниже подписи либо на оборотной стороне последнего листа документа, При подготовке приказов рекомендуется сразу впечатывать составляющие этой визы в проект документа, а работнику после издания приказа останется лишь расписаться в приказе и поставить дату.

В личное дело включаются не сами приказы о приеме на работу (назначении на должность), переводе на другую работу" увольнении с работы, а их копии. Как правило, это факсимильные копии (ксерокопии), которые помещаются в личное дело без оформления отметок о заверении. Исключение составляют ксерокопии документов, изготовленных на гербовых бланках, которые заверяются печатью в соответствии с требованиями Положения о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь.

В личное дело может быть включена копия, полученная автоматически при печатании проекта приказа на пишущей машинке (2-й, 3-й и другие машинописные экземпляры) или при распечатке с помощью принтера. Полученные таким образом экземпляры приказа называются "умноженными". Первый экземпляр, отпечатанный на бланке, после его удостоверения (подписания, регистрации) становится подлинником, а остальные экземпляры оригинала - копиями. Эти копии могут заверяться либо с помощью реквизита "Отметка о заверении копии" (см. пример заверения копии документа об образовании), либо простой печатью, на которой воспроизводится название структурного подразделения ("Общий отдел", "Канцелярия", "Отдел кадров" и др.), заверившего копию документа. Эта печать проставляется на копии документа на месте, отведенном для личной подписи. На месте реквизитов бланка на таких копиях приказов проставляется штамп, содержащий наименование организации.

В случае, если приказ содержит большое количество пунктов (касается большого количества работников), то в личное дело рекомендуется помещать выписку из него.

Выписка - это копия части документа. Выписки оформляются на общем бланке, что позволяет сэкономить время на воспроизведение реквизитов бланка документа. В выписках из приказов и других распорядительных документов, а также протоколов само слово "выписка" включается в название вида документа, .например: "ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА".

Выписка отличается от других видов копий тем, что б ней воспроизводится не весь текст документа, а его часть. Например, если текст подлинника приказа состоит из пяти пунктов, то в текст выписки могут быть включены один, два, три или четыре пункта. Порядковый номер пункта в выписке будет соответствовать номеру пункта в подлиннике. Заверяется выписка согласно общим правилам заверения копий.

Образец оформления выписки из приказа о приеме на работу приведен в приложении 12. Аналогичным образом оформляются выписки из приказов о переводе на другую работу и об увольнении.

2.8 Иные документы

В личное дело работника на этапах его формирования и ведения могут включаться и иные документы, предусмотренные п. 7 и 8 Инструкции. Рассмотрим требования к оформлению тех из них, которые чаще всего встречаются в практике.

Справка-объективка составляется, как правило, при направлении в вышестоящие органы документов о назначении на должность определенных категорий работников, а также представлении их к награждению.

Форма справки-объективки нормативными правовыми актами не установлена. Как правило, в ней отражаются следующие сведения о работнике: фамилия, имя, отчество; место работы и занимаемая должность на момент составления справки; год рождения; место рождения; образование; что окончил (когда); специальность по образованию; наличие государственных наград; является ли депутатом; наличие ученой степени; работа в прошлом.

Справка-объективка оформляется на трафаретном бланке 1 (шаблон справки может быть установлен на компьютере подписывается руководителем с проставлением даты и заверяется печатью нанимателя (при наличии - гербовой печатью). Если первый экземпляр справки-объективки направляется за пределы организации, в личное дело работника подшивается ее копия, заверенная в установленном порядке (см. правила заверения копий документов об образовании и приказов).

Справка-объективка не является обязательным документом личного дела. Специально составлять этот документ с целью включения в личное дело работника не требуется.

Образец оформления справки-объективки приведен в приложении 13 (постоянная информация выделена жирным шрифтом).

Характеристика - официальный документ, содержащий сведения о трудовой, общественной или иной деятельности работника. Инструкция дает определение характеристики, традиционно относимой к разряду "служебных". Вместе с тем характеристика может составляться не только на работников, но и на членов общественных объединений, учащихся учреждений образования и других лиц. В этой связи более универсальным будет определение, приведенное в Кратком словаре современной терминологии "Делопроизводство и архивное дело": "характеристика - 1) официальный документ, содержащий сведения о служебной, общественной или иной деятельности лица; 2) документ, содержащий описание отличительных качеств, особенностей, достоинств и недостатков кого(чего)-либо".

Характеристика оформляется на стандартном листе бумаги формата А 4 или общем бланке в произвольной форме. В характеристике отражаются следующие сведения:

- название вида документа ("ХАРАКТЕРИСТИКА");

- имя, отчество, фамилия характеризуемого;

- текст с указанием года рождения, образования, занимаемой должности, структурного подразделения, стажа работы в данной организации и в данной должности, деловых и моральных качеств, оценки трудовой деятельности, повышения профессиональных качеств, наличия поощрений, правительственных наград, а также целевого назначения характеристики

В зависимости от места составления характеристики делятся на внутренние и внешние.

Внутренняя характеристика составляется в самой организации и представляется руководителю (коллегиальному органу) организации, в которой трудится работник. Наиболее распространенная разновидность внутренних характеристик - аттестационные характеристики. Такая характеристика подписывается непосредственным руководителем характеризуемого работника - руководителем структурного подразделения, В свою очередь, характеристика на руководителя структурного подразделения подписывается руководителем организации либо его заместителем, курирующим соответствующие вопросы (структурное подразделение). При подписании характеристики проставляется дата.

Внешняя характеристика, представляется в вышестоящий орган либо иную стороннюю организацию. Внешними являются также характеристики, поступившие в организацию извне, то есть от сторонних организаций. Внешние характеристики могут составляться в различных случаях, например при представлении работника к назначению на вышестоящую должность, при поступлении работника на обучение в аспирантуру, при рассмотрении дела в суде и др. Внешняя характеристика во всех случаях подписывается руководителем организации с указанием даты и дополнительно заверяется печатью нанимателя (при наличии - гербовой печатью).

Образец оформления внешней характеристики приведен в приложении 14. Форма аттестационной характеристики утверждена в качестве приложения к Типовому положению об аттестации руководителей и специалистов предприятий, учреждений и организаций. Этим же постановлением утверждена форма аттестационного листа, также включаемого в личное дело работника. Форма аттестационного листа государственного служащего содержится в приложении к Положению о проведении аттестации государственных служащих, утвержденному Указом Президента Республики Беларусь от 6 ноября 2003 г. № 489. Обратим внимание, что оформление внешней характеристики в отличие от аттестационной не требует согласия работника с ее содержанием.

В личное дело работника включается подлинник (первый экземпляр) внутренней характеристики, а также подлинник характеристики, поступившей в организацию извне. Если первый экземпляр характеристики работника направляется за пределы организации, то в личное дело включается ее копия. В последнем случае копия характеристики должна быть заверена в установленном порядке (см. правила заверения копий документов об образовании и приказов).

К числу документов, являющихся основанием для увольнения работника и включаемых в состав личного дела, наряду с заявлением об увольнении относится письмо об увольнении в порядке перевода. Увольнение работника в порядке перевода на дальнейшую работу к другому нанимателю осуществляется в соответствии с п. 4 ст. 35 Трудового кодекса Республики Беларусь. Как правило, такая форма увольнения применяется в организациях одной отраслевой системы.

Готовится письмо об увольнении работника в порядке перевода организацией, приглашающей на работу, и оформляется согласно общим правилами подготовки исходящих документов. Оно готовится на специальном бланке для писем, реквизиты которого во всех организациях независимо от формы собственности должны быть продублированы на двух языках (белорусском и русском). В личное дело работника по месту увольнения включается первый экземпляр этого письма.

Образец оформления письма об увольнении работника в порядке перевода приведен в приложении 15.

Глава 3. Учет, оперативное хранение и использование личных дел

3.1 Учет и оперативное хранение личных дел

Порядок учета, хранения и использования личных дел определяется в гл. 4 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников.

Документы личного дела помещаются в отдельную обложку, форма которой приведена в приложении 4 к Инструкции. Она разработана на основе формы обложки дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, установленной Государственным стандартом СССР (ГОСТ) 17914-72 "Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размер, технические требования" и закрепленной в Примерной инструкции по делопроизводству и Основных правилах работы архивов организаций.

При заведении личного дела на обложку выносятся:

наименование вышестоящей организации - указывается полное наименование в именительном падеже в соответствии с ведомственной подчиненностью; если вышестоящая организация имеет официально

принятое сокращенное наименование, то оно указывается после полного;

наименование организации - указывается полное наименование в именительном падеже в соответствии с уставом (положением) организации; если организация имеет официально принятое сокращенное наименование, то оно указывается после полного;

наименование структурного подразделения - в именительном падеже указывается полное наименование структурного подразделения, в котором заведено и ведется дело;

индекс (номер) личного дела - указывается по журналу (книге) учета личных дел;

заголовок личного дела - указываются фамилия, имя, отчество работника в именительном падеже.

Кроме того, на обложке частично оформляются следующие реквизиты:

Эти реквизиты полностью оформляются при подготовке личного дела к передаче в архив организации после увольнения работника.

Образец оформления обложки личного дела при его заведении приведен в приложении 16.

Обложка личного дела отличается от формы обложки дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, установленной Примерной инструкцией по делопроизводству и Основными правилами работы архивов организаций, тем, что на ней конкретизируется вид дела ("Личное дело"), индекс дела указывается не по номенклатуре дел, а по отдельному журналу (книге) учета личных дел. Это определяется тем, что все личные дела включаются в номенклатуру дел организации под одним индексом. В качестве заголовка дела указываются фамилия имя и отчество работника, на которого заведено личное дело.

При этом следует помнить, что если в период формирования и ведения личного дела название организации или

Датами начала и окончания личного дела являются даты приказов (распоряжений, постановлений, решений) о приеме на работу (назначении на должность) и увольнении с работы (освобождения от занимаемой должности).

Структурного подразделения изменялось, то на обложке дела указывается последнее название, а старое заключается в скобки. Аналогичным образом при изменении фамилии работника после оформления личного дела старая фамилия заключается в скобки, а новая записывается над ней.

Пунктами 19 и 20 Инструкции установлено, что личные дела хранятся в кадровой службе отдельно от других дел. Для учета и обеспечения сохранности личных дел ведется журнал (книга) учета личных дел, форма которого установлена в приложении 5 к Инструкции. При регистрации личного дела в журнале (книге) заполняются следующие графы:

номер личного дела;

фамилия, имя, отчество работника;

дата постановки дела на учет;

отметка о снятии дела с учета.

Номером личного дела является его порядковый регистрационный номер, присвоенный ему при постановке на учет, то есть при регистрации в журнале (книге).

Датой постановки личного дела на учет является дата регистрации личного дела в журнале (книге) учета личных дел. Регистрация личного дела должна осуществляться в день включения в него копии приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).

Например, приказ о приеме на работу Янушевича Иосифа Павловича был подписан 29 марта 1999 г, Копия этого приказа была оформлена и заверена в установленном порядке 30 марта, а в отдел кадров была передана 31 марта и в тот же день включена в личное дело работника. Следовательно, личное дело Янушевича Иосифа Павловича будет считаться сформированным 31 марта 1999 г. и в этот же день оно должно быть зарегистрировано в журнале (книге) учета личных дел.

Если ранее в организации журнал (книга) учета личных дел не велся, то все имеющиеся в наличии в кадровой службе личные дела работников будут поставлены на учет одновременно после заведения соответствующего журнала (книги).

В графе "Отметка о снятии с учета" указывается дата передачи личного дела из кадровой службы в архив организации, а также проставляется подпись лица, оформившего соответствующую отметку. Эта дата берется из описи дел структурного подразделения, составляемой в кадровой службе при передаче документов в архив организации. Дата в конце описи проставляется и работником кадрового подразделения, и заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив) после завершения процедуры приема-передачи личных дел. До передачи в архив личные дела уволенных работников продолжают оставаться на учете в кадровой службе.

Образец оформления журнала (книги) учета личных дел приведен в приложении 17.

Для обеспечения оперативного поиска личных дел кроме журнала (книги) целесообразно (но не обязательно) вести также вспомогательную алфавитную картотеку. Кроме специальной алфавитной картотеки номера личных дел могут фиксироваться также в личных учетных карточках работников формы Т-2. Без алфавитной картотеки невозможно будет обойтись в том случае, если личные дела будут систематизированы в кадровой службе не до алфавиту фамилий работников, а до порядку регистрационных номеров личных дел (п. 19 Инструкции допускает и тот и другой порядок систематизации личных дел в делопроизводстве) .

Нормативными правовыми актами не определена форма карточки учета личного дела, поэтому она оформляется произвольно. Не установлена также обязательная структура такой картотеки. Вместе с тем представляется целесообразным делить алфавитную картотеку на два блока: личные дела работающих и личные дела уволенных. По мере увольнения работников карточки будут перемещаться из первого блока во второй. Из последнего блока алфавитные карточки будут передаваться в архив организации одновременно с личными делами, где будут формироваться в справочную картотеку архива

В кадровой службе могут вестись и иные вспомогательные картотеки, сформированные по различным признакам. Например, может быть сформирована картотека по структурно-алфавитному признаку. В такой картотеке карточки на личные дела распределяются по структурным подразделениям, а внутри структурных подразделений - по алфавиту фамилий. Это позволяет быстро выбрать личные дела всех работников требуемого структурного подразделения. Там же могут вестись отдельные картотеки на личные дела работающих в организации пенсионеров, работников, имеющих ученые степени (звания) и др. Вспомогательные картотеки оказывают большую помощь в оперативном поиске необходимой информации при подготовке отчетов по кадрам, заполнении статистических форм.

При увольнении или переводе работника, ответственного за учет и сохранность личных дел, имеющиеся личные дела передаются другому работнику по акту приема-передачи дел. Акт - организационно-распорядительный документ, составленный комиссией (специально уполномоченными лицами) или одним должностным лицом, подтверждающий установленный факт, событие, действие. Нормативными правовыми актами Республики Беларусь не установлена специальная форма акта приема-передачи личных дел. Вместе с тем акт - это документ, входящий в систему организационно-распорядительной документации, поэтому он должен оформляться в соответствии с требованиями СТБ 6.38-95 "УСД. Система ОРД. Требования к оформлению документов" и Примерной инструкции по делопроизводству.

При составлении и оформлении акта используются следующие реквизиты:

наименование вышестоящей организации (если имеется);

наименование организации;

- название вида документа (АКТ);

- дата;

индекс;

место составления;

заголовок к тексту;

текст;

отметка о наличии приложения (если оно имеется);

отметка об исполнении документа и направлении его

в дело;

подпись.

Кроме перечисленных реквизитов в актах приема-передачи дел дополнительно оформляются подписи работников соответственно сдавшего и принявшего дела, а также гриф утверждения акта руководителем.

Акт в организации составляется на общем бланке или чистом листе бумаги формата А 4.

Заголовок акта представляет собой краткое содержание событий, фактов, действий. Учитывая специфику этого вида документа, единых, жестких правил формулирования заголовка к акту не установлено. В ряде случаев заголовок формулируется с помощью отглагольного существительного в предложном падеже с использованием предлога "О" и отвечает на вопрос "О чем?", например: "О выдаче, уничтожении и утрате пропусков и удостоверений", "О выделении документов к уничтожению", "О расследовании несчастного, случая на производстве", "Об оборудовании учебных заведений", "О нормировании труда" и т.п. В других случаях заголовок формулируется с помощью отглагольного существительного в родительном падеже и отвечает на вопрос "Чего?", например: "приема выполненных работ", "выдачи документов", "готовности проектных работ", "проверки выполнения коллективного договора" и т.п. В актах приема-передачи дел заголовок отвечает на вопрос "чего?": "приема-передачи дел". Располагается заголовок к акту ниже реквизита "место составления" и печатается от границы левого поля листа документа.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.

Вводная часть акта включает:

~ основание для составления акта (указывается распорядительный или нормативный документ; устное указание руководителя, послужившие основанием для составления акта; оформляется с помощью слова "Основание");

- состав комиссии (указываются наименование должности, инициалы, фамилия председателя комиссии в именительном падеже, наименование должности, инициалы, фамилии членов комиссии в алфавитном порядке).

Если в работе комиссии принимали участие представители сторонних организаций, то при составлении акта написании должностей необходимо указывать наименования учреждений, которые они представляют.

Отдельно во вводной части акта указывают инициалы, фамилии и должности лиц, присутствовавших при его coставлении.

Слова "Основание", "Составлен комиссией", "Председатель", "Члены комиссии", "Присутствовали" пишутся с прописной буквы, не отступая от границы левого поля] документа, и остаются открытыми.

В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, описание и характер проделанной работы (ее сущность, характер, методы, сроки), фиксируются установленные факты (если отражаются несколько фактов, то текст акта делится на пункты). В случае необходимости в этой части излагают выводы и предложения по установленным фактам.

В конце текста перед "Отметкой о наличии приложения" указываются сведения о количестве экземпляров, в которых составлен акт.

Например:

Составлен в 3 экземплярах: 1-й экземпляр - в дело № 4-10 2-й экземпляр - в отдел Кадров 3-й экземпляр - в архив

Число экземпляров акта определяется нормативными правовыми документами или практической необходимостью.

При наличии к акту приложений ссылка на них дается после текста и оформляется как реквизит "Отметка о наличии приложения". Если приложение названо в тексте акта, то в отметке указывается количество его листов и экземпляров.

Приложение: на 5 л. в 1 экз.

Если же приложение не названо в тексте акта, то в отметке о наличии приложения указываются его полное название, количество листов и экземпляров (через 1 межстрочный экземпляр).

Например:

Приложение: 1. Перечень личных дел работников ООО "Мартэл" на 4 л. в 1 экз. 2. Перечень трудовых книжек работников 000 "Мартэл" на 4 л. в 1 экз.

Акт подписывается его составителем (составителями). Если акт составляется комиссией, то в реквизите "Подпись" указываются не должности лиц, составивших акт, а распределение их обязанностей в составе комиссии. При этом первой проставляется подпись председателя комиссии, ниже - подписи членов комиссии в алфавитном порядке без указания должностей.

Например:

Председатель комиссии Расшифровка Подпись

Подписи

Члены: Расшифровка Подпись

Подписи

Лица, имеющие замечания по содержанию акта, подписывают его с отметкой: "Замечания прилагаются"; текст замечаний излагается на отдельном листе, небольшие по объему замечания допускается фиксировать на самом акте. Некоторые виды актов, в том числе акты приема-передачи дел, подлежат утверждению руководителем организации, чей распорядительный документ (устное распоряжение) явился основанием для составления акта.

Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа и оформляется следующим образом:

УТВЕРЖДАЮ

Директор Государственного учреждения "Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации"

Подпись В.Л. Носевич

15.07.2004

Если акт составлен на бланке либо на чистом листе бумаги с указанием в заголовочной части полного наименования организации, то в грифе утверждения в должности лица, утвердившего документ, допускается вместе полного указывать видовое наименование организации.

Например;

УТВЕРЖДАЮ

Директор центра

Подпись В.Л. Носевич 15.07.2004

Для придания акту юридической силы он должен быть зарегистрирован, иметь дату и индекс (номер). Дата в акте должна соответствовать дате актируемого события, она проставляется должностным лицом (как правило, председателем комиссии), подписавшим документ.

Дополнительным реквизитом, придающим акту юридическую силу, является печать. Согласно постановлению Совета Министров Республики Беларусь от 25 февраля 1993 г № 100 "О перечнях документов, на которых ставится печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь" печатью должны удостоверяться и некоторые акты, например, акты приема законченных строительством объектов, выполненных работ и др. Печать в актах проставляется на грифе утверждения. Акты приема-передачи дел печатью, как правило, не заверяются.

После составления акта комиссия должна ознакомить с его содержанием лиц, упомянутых в акте под расписку, о чем ниже подписи делается соответствующая отметка (виза ознакомления): "С актом ознакомлен", проставляется подпись лица, расшифровка подписи и дата ознакомления В актах приема-передачи дел вместо отметки об ознакомлении оформляются подписи работников, сдавшего и принявшего дела,

В практике работы кадровых служб отдельные акты приема-передачи личных дел составляются крайне редко. В случае смены работника, ответственного за учет и сохранность личных дел, обычно составляется акт приема-передачи, в который наряду с личными делами включаются все дела, передаваемые по данной должности.

Форма и образец оформления акта приема-передачи дел должности начальника отдела кадров приведены в приложениях 18 и 19.

В соответствии с п. 22 Инструкции руководитель организации приказом не реже одного раза в пять лет должен назначать комиссию по проверке наличия и состояния личных дел- Образец оформления такого приказа приведен в приложении 20.

Проверке подлежат дела, находящиеся на оперативном хранении, то есть не переданные в архив организации. Проверка личных дел, находящихся на хранении в архиве организации, осуществляется в рамках проверки наличия и состояния дел архива в соответствии с п. 6.8 Основных правил работы архивов организаций. Факт проверки фиксируется в дополнении к личному листку по учету кадров.

При выявлении недостатков в оформлении, ведении и хранении личных дел комиссия составляет акт, представляемый на утверждение руководителю организации. В акте могут быть указаны конкретные предписания по устранению выявленных недостатков и нарушений. В случае, если, актом предписывается достаточно большое количество действий, руководителем организации может быть издан отдельный приказ об устранении недостатков и нарушений в оформлении, ведении и хранении личных дел.

3.2 Использование личных дел. Порядок выдачи личных дел во временное пользование

Порядок использования личных дел определен в п. 21 Инструкции, согласно которому личные дела могут выдаваться во временное пользование работникам организации либо сторонним организациям только с разрешения руководителя организации в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь.

К актам законодательства, устанавливающим такой порядок, относятся Примерная инструкция по делопроизводству (регламентирует вопросы выдачи дел, находящихся на оперативном хранении) и Основные правила работу; архивов организаций (определяют порядок выдачи дел из архива организации).

С учетом требований этих нормативных правовых актов в Инструкции установлено, что для контроля за своевременным возвратом выданных во временное пользование личных дел используется контрольная карточка. При-1 мерная инструкция по делопроизводству и Основные пра-1 вила работы архивов организаций для обозначения контГ рольной карточки используют термин "карта-заместитель дела", которая заполняется и оформляется на каждое вы-i данное дело.

...