Анализ современных программных средств, используемых в процессе создания и управления документами в ООО "СЛМ-Монтаж"

Размещено на http://www.allbest.ru/

МИНОБРНАУКИ РОССИИ

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

(РГГУ)

ИСТОРИКО-АРХИВНЫЙ ИНСТИТУТ

ФАКУЛЬТЕТ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И ДОУ

Кафедра документоведения

Анализ современных программных средств, используемых в процессе создания и управления документами в ООО «СЛМ-Монтаж»

Тихонова Оксана Сергеевна

Специальность «Документоведение

и документационное обеспечение управления»

Дипломная работа студентки 5-го курса заочной формы обучения

Москва 2012

Содержание

Введение

I Глава. «Организация автоматизированных документационных процессов в ООО «СЛМ-Монтаж» и их регламентация »

1.1 Основные нормативные и правовые акты, регламентирующие применение современных программных средств в документационном обеспечении управления в РФ

1.2 Государственные стандарты, регламентирующие применение современных программных средств в документационном обеспечении управления в РФ

1.3 Структура и характеристика деятельности ООО «СЛМ-Монтаж»

1.4 Организация документационного обеспечения управления и автоматизация документационных процессов в ООО «СЛМ-Монтаж»

II Глава. «Анализ программных средств, используемых в процессе создания и управления документами в ООО «СЛМ-Монтаж»

2.1 Анализ программных средств для реализации внедрения системы электронного документооборота в ООО «СЛМ-Монтаж»

2.2 Рекомендации по совершенствованию процессов создания и управления документами в ООО «СЛМ-Монтаж»

Заключение

Список источников и литературы

Введение

На сегодняшний день в России происходит настоящая революция в делопроизводстве. Ускоряется внедрение информационных технологий, электронные документы начинают постепенно вытеснять документы на традиционных носителях. Существенно изменяется нормативно-правовая база делопроизводства. В государственном секторе реализуется программа создания «электронного правительства», которая также приводит к усилению роли электронных документов.

Стратегия развития информационного общества в Российской Федерации, утвержденная Президентом Российской Федерации 07.02.2008, предусматривает, в том числе, повышение эффективности государственного управления. Среди наиболее важных задач, которые предстоит решить, названы следующие: «Стратегия развития информационного общества в Российской Федерации» (утв.Президентом РФ 07.02.2008 № Пр-212//Официальный сайт компании «Консультант Плюс»[Электронный ресурс] Электрон.дан.М.,1997-2012.URL:http://base/consultant.ru/cons/cgi/online/cgi?req=doc;base=EXP;n=406773(дата обращения 12.06.2012).

· обеспечение эффективного межведомственного и межрегионального информационного обмена;

· интеграция государственных информационных систем и ресурсов;

· увеличение объемов и качества государственных услуг, предоставляемых организациям и гражданам в электронном виде;

· совершенствование нормативно-правового обеспечения стандартизации и администрирования государственных услуг;

Исходя из контрольных значений показателей развития информационного общества в Российской Федерации на период до 2015 г., доля электронного документооборота между органами государственной власти в общем объеме документооборота должна будет составить 70 %. Сделать это без кардинального изменения отношения к делопроизводству невозможно. Основные принципы современного управления документами отражены в стандарте ISO 15489:2001 «Информация и документация. Управление документами». Данный стандарт переведен на русский язык и принят в качестве национального стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007" (утв. Приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 № 28-ст) // Официальный сайт компании «Консультант Плюс» [Электронный ресурс] Электрон.дан. М., 1997-2012. URL: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=EXP;n=406773 ( дата обращения 12.06.2012).

Современный подход к управлению документами предусматривает единообразное управление различными видами документов, т.е. не только организационно-распорядительной документацией, но и, например, бухгалтерскими и налоговыми документами или документами по качеству. Принципы управления документами в равной степени применимы к документам на различных носителях, независимо от способа доставки документов. Это особенно важно, т.к. в России наблюдается переход от традиционного бумажного документооборота идет не к электронному, а к смешанному документообороту. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 определяет понятие «документ» - как зафиксированную на материальном носителе идентифицируемую информацию, созданную, полученную и сохраняемую организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности. Там же Многие вопросы, относящиеся к управлению как электронными, так и неэлектронными документами, в настоящее время рассматриваются как неотъемлемые элементы информационной безопасности организации. Системы электронного документооборота (СЭД), согласно современным представлениям, должны обеспечивать управление не только электронными, но и неэлектронными документами и поддерживать ведение смешанных дел.

Любая автоматизация объединяет организацию работ по управлению с техническими средствами, информационной базой и математическим обеспечением. Информационная база системы характеризуется различными потоками нормативно-справочной, оперативно-производственной, отчётной и аналитической информации; основана на унификации документов, применении единых форм, пригодных к обработке средствами вычислительной техники, и применении машинных носителей информации в качестве первичной документации. Общее математическое обеспечение системы представляет собой комплекс программ, организующих работу технических средств, которые функционируют в системе, а также математические и логические методы и программы для решения конкретных задач.

Системы электронного управления документами (ЭУД) обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации. Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают системы ЭУД включают текстовые документы, образы, электронные таблицы, аудио-, видео- данные, и документы Web. Общими возможностями систем ЭУД являются создание документов, управление доступом, преобразование и безопасность.

Распределенное, расширяемое управление документами приводит к резкому повышению продуктивности работы сотрудников, усилению общей конкурентоспособности организации, обеспечивая оптимизацию любого количества междисциплинарных процессов, вместо автоматизации отдельных вертикальных. Корпоративное управление документами является существенным шагом на пути к воплощению в жизнь инициатив по управлению корпоративными знаниями.

Акционерное общество - одна из наиболее распространённых в настоящее время форм ведения предпринимательской деятельности. Данная форма предпринимательской деятельности регулируется следующим образом: Быкова Т.А., Санкина Л.В. Документационное обеспечение управления негосударственных организаций: Учеб. пособие. М., ИНФРА-М, 2011. С.288.

Основными законодательными актами, которые в настоящее время регулируют создание и деятельность акционерных обществ, включая их документационное обеспечение, являются Гражданский Кодекс РФ и Федеральный закон « Об акционерных обществах». Быкова Т.А., Санкина Л.В. Документационное обеспечение управления негосударственных организаций: Учеб. пособие. М., ИНФРА-М, 2011. С.288.

В обществе с ограниченной ответственностью (далее ООО) «СЛМ-Монтаж» как и во многих других организациях, работа с документами является важным технологическим процессом. При этом спектр обрабатываемого количества документов довольно высок. С развитием бизнес-процессов в фирме, а она работает уже более десяти лет, документопоток с каждым годом возрастает.

Из года в год в ООО « СЛМ-Монтаж» всё больше ощущается потребность в усовершенствовании процесса делопроизводства т.к. документооборот в фирме особенно за последние годы увеличился в разы. Выросло количество входящей и исходящей документации, в связи с появлением большого количества заказчиков увеличилась номенклатура внутренних документов и т.д. С таким большим объёмом документации очень трудно справляться старыми методами. В связи, с чем более актуальным на современном этапе будет внедрение современных программных средств автоматизации делопроизводства, что позволит усовершенствовать документационные процессы в организации.

Актуальность темы дипломной работы обусловлена необходимостью проведения анализа современных программных средств используемых в процессе создания и управления документами в ООО «СЛМ-Монтаж» для использования результатов исследования при совершенствовании документационного обеспечения управления фирмы.

Объект исследования: Общество с ограниченной ответственностью (ООО) «СЛМ-Монтаж».

Предмет исследования: нормативно-правовые акты федерального и локального уровня, регламентирующие процессы создания и управления документами, документированная информация о внедрении и эксплуатации программных средств в ООО «СЛМ-Монтаж».

Цель исследования: провести анализ программных средств, применяемых в процессе создания и управления документами в ООО «СЛМ-Монтаж», сделать рекомендательные выводы и предложения по дальнейшему совершенствованию.

Для достижения поставленных целей были решены следующие задачи:

1. Изучены федеральные нормативно-правовые источники, регламентирующие применение программных средств в процессах создания и управления документами, специальная, научная, техническая, справочная и методическая литература, локальные документы ООО «СЛМ-Монтаж».

2. Выявлены участки применения программных средств для автоматизации документационных процессов в ООО «СЛМ-Монтаж».

3. Проанализирован порядок внедрения программных средств на автоматизированных участках, выявлены достоинства и недостатки их эксплуатации.

4. Сделаны обобщающие выводы по результатам анализа и разработаны рекомендации по совершенствованию процессов создания и управления документами ООО «СЛМ-Монтаж».

При подготовке дипломной работы был проанализирован ряд законодательных и нормативных актов, регламентирующих применение современных программных средств в процессе создания и управления документами, а также изучена специальная литература.

Применение современных программных средств в процессе создания и управления документами регулируется нормативными актами разного уровня. Основополагающим документом для любой организации на территории Российской Федерации является Конституция РФ. Она определяет юридическую силу иных правовых актов, в том числе и локальных нормативных правовых актов организации. В статье 15 Конституции РФ устанавливается: «Конституция Российской Федерации имеет высшую юридическую силу, прямое действие и применяется на всей территории Российской Федерации. Законы и иные правовые акты, принимаемые в Российской Федерации, не должны противоречить Конституции Российской Федерации. Конституция РФ// Информационно-правовой портал Система Гарант [Электронный ресурс] Электрон .дан. М., 1990-2012. URL: http://base.garant.ru/10103000/1/#1000 (дата обращения 1.03.2012). Таким образом, определяется важная для документирования в процессе нормотворчества иерархия законодательства РФ. Важными конституционными гарантиями, относящимися к работе с документами, являются положения о работе с конфиденциальными сведениями, касающимися персонала органов государственной власти и местного самоуправления, - требования соблюдения неприкосновенности частной жизни, личной и семейной тайны, защита чести и доброго имени (п.1 ст.23) Там же. Статья 24 Конституции РФ содержит запрет на сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни лица без его согласия. Статья 33 предоставляет гражданам право обращаться лично, а также направлять индивидуальные и коллективные обращения в государственные органы и органы местного самоуправления. Там же Большое значение для подготовки нормативных правовых актов в процессе деятельности органов государственного и местного самоуправления имеет разграничение полномочий Российской Федерации и её субъектов (ст.71,72,73 Конституции РФ). Вопросы организации исполнительной власти и определения компетенции ее высших органов рассматриваются в Конституции РФ в гл. 4 «Президент Российской Федерации» и гл. 6 «Правительство Российской Федерации».

Виды правовых актов, регламентирующих применение современных программных средств в России, разнообразны. К ним относятся федеральные законы, указы Президента РФ, правовые акты палат Федерального собрания, постановления правительства, государственные стандарты, нормативные акты субъекта Российской Федерации, на территории которого действует организация, локальные нормативные акты и др. Конституция РФ// Информационно-правовой портал Система Гарант [Электронный ресурс] Электрон .дан. М., 1990-2012. URL: http://base.garant.ru/10103000/1/#1000 (дата обращения 1.03.2012).

Базовым законом для регулирования применения современных программных средств в России является закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Положениями Федерального закона от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (в ред. ФЗ от 27.07.2010 № 227-ФЗ, от 06.04.2011 № 65-ФЗ). Закон регулирует отношения, возникающие при осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации, при применении информационных технологий, а также при обеспечении защиты информации, за исключением отношений, возникающих при охране результатов интеллектуальной деятельности и приравненных к ним средств индивидуализации. ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.06.2006 № 149-ФЗ ( в ред. от 27.07.2010 и от 06. 04.2011) //Официальный сайт компании «Консультант Плюс» [Электронный ресурс] Электрон. дан. М., 1997-2012. URL:http://base.consultant.ru/cons/cgi/online. ( дата обращения 4.03.2012).

Значимым при работе с различными документами, в том числе и в электронном виде, с применением различных программных средств, является закон «О персональных данных» от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ (в ред. от 25.07.2011). Данный закон создает правовую основу обращения с персональными данными физических лиц в целях реализации конституционных прав человека, в том числе права на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну. Персональными данными признаются любые сведения о физическом лице, в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация. Важнейшей гарантией прав субъекта персональных данных является обязанность операторов и третьих лиц, получивших доступ к персональным данным, обеспечивать их конфиденциальность (кроме случаев их обезличивания и общедоступных персональных данных), а также право субъекта персональных данных на защиту своих прав и законных интересов, в том числе на возмещение убытков и (или) компенсацию морального вреда в судебном порядке. Контроль и надзор за обработкой персональных данных возложен на федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий функции по контролю и надзору в сфере информационных технологий и связи, который наделяется соответствующими правами и обязанностями.

Немаловажными при применении современных программных средств в документационном обеспечении управления (ДОУ), являются два Федеральных закона о цифровой подписи это: Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» ( в ред. от 10.07.2012 № 108-ФЗ), действующий до 01.07. 2013 г. На его основании определяются правовые условия использования электронной цифровой подписи в процессах обмена электронными документами, при соблюдении которых электронная цифровая подпись признается юридически равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. Также он определяет условия использования ЭЦП и статус удостоверяющих центров, выдающих сертификаты ключей подписей. ФЗ «Об электронной цифровой подписи» от 10.01.2002 № 1-ФЗ ( в ред. от 10.07.2012 № 108-ФЗ) действует до 01.07.2013// Информационно-правовой портал Система Гарант [Электронный ресурс] Электрон. дан. М., 1990-2012. URL: http://base.garant.ru/12184522/ (дата обращения 14.07.2012). И новый закон, вступивший в силу 06 апреля 2011 г. № 63-ФЗ. «Об электронной подписи» (далее - ЭП), который расширяет сферу использования и допустимые виды ЭП. Напомним, что вышеупомянутый закон, разрешает применять только сертифицированные средства ЭП, а область ее использования ограничивается гражданско-правовыми отношениями. В новом же законе выделяются 2 вида ЭП: простая и усиленная. Последняя может быть квалифицированной либо неквалифицированной. Простая ЭП подтверждает, что данное электронное сообщение отправлено конкретным лицом. Усиленная неквалифицированная ЭП позволяет не только однозначно идентифицировать отправителя, но и подтвердить, что с момента подписания документа его никто не изменял. ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ // Информационно-правовой портал Система Гарант [Электронный ресурс] Электрон. дан. М., 1990-2012. URL: http://base.garant.ru/12184522/ (дата обращения 04.03.2012).

При формировании архива организации наиболее применимы Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» ( в ред. от 27 июля 2010 г.), регулирующий отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства. Также данный закон применяется при организации хранения, комплектования, учёта и использования архивов электронных документов. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (с изменениями на 27 июля 2010 г.) (редакция, действующая с 01 января 2011 г.) // Центр Компетенции по вопросам документационного обеспечения управления ЦКДОУ [Электронный ресурс] Электрон. дан. М.,

URL: http://www.edou.ru/enc/docs/detail.php?ID=2468 (дата обращения 09.03.2012). И Федеральным закон от 29 декабря 1994 г. № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» (в ред. от 11 июля 2011 г.), которым определяется политика государства в области формирования обязательного экземпляра документов как ресурсной базы комплектования полного национального библиотечно-информационного фонда документов Российской Федерации и развития системы государственной библиографии. Предусматривается обеспечение сохранности обязательного экземпляра документов, его общественное использование. Сюда же входят документы, в которых информация представлена в электронно-цифровой форме и которые прошли редакционно-издательскую обработку, имеют выходные сведения, тиражируются и распространяются на машиночитаемых носителях. Федеральный закон от 29 декабря 1994 г. № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» (в ред. от 11 июля 2011 г.).// Информационно-правовой портал Система Гарант [Электронный ресурс] Электрон. дан. М., 1990-2012. URL: http://base.garant.ru/103526/(дата обращения 09.03.2012).

Вышеупомянутые федеральные акты, являются основой для применения современных программных средств в ДОУ, но помимо их существуют нормативно-методическая документация, которая носит рекомендательный характер, но при этом очень важна, при работе с документами с применением современных программных средств. Она также изучалась и анализировалась в процессе подготовки дипломной работы. К таким документам относятся стандарты.

Стандарты в сфере делопроизводства регулируются Федеральным законом от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании», который устанавливает принцип добровольного применения стандартов, определяя, что национальный стандарт применяется на добровольной основе равным образом и в равной мере независимо от страны и (или) места происхождения продукции, осуществления процессов производства. Применение национального стандарта подтверждается знаком соответствия. В соответствии с названными положениями Федерального закона стандарты в сфере делопроизводства носят рекомендательный характер. Делопроизводство в органах власти и местного самоуправления. Новые обязательные правила: практ. пособие/ М.В. Кирсанова, С.П. Кобук, Ю.М. Аксёнов. М., Омега-Л, 2007. С. 239. Далее следуют некоторые из них:

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст); Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст) //Информационно-правовой портал Система Гарант [Электронный ресурс] Электрон. дан. М., 1990-2012. URL: http://base.garant.ru/185891/ (дата обращения 12.03.2012).

ГОСТ 7.82-2001. «Библиографическая запись. Библиографическое описание электронных ресурсов. Общие требования и правила составления». Настоящий стандарт устанавливает общие требования и правила составления библиографического описания электронного ресурса: набор областей и элементов библиографического описания, последовательность их расположения, наполнение и способ представления элементов, применение условных разделительных знаков. ГОСТ 7.82-2001. «Библиографическая запись. Библиографическое описание электронных ресурсов. Общие требования и правила составления» // «Электронные офисные системы» ЭОС [Электронный ресурс] Электрон. дан. М., 1994-2012. URL: http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_law/detail.php?ID=28039&sphrase_id=21885(дата обращения 13.03.2012).

ГОСТ Р 34.10-2001 «Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи» (принят постановлением Госстандарта РФ от 12 сентября 2001 г. № 380-ст). Настоящий стандарт определяет схему электронной цифровой подписи (ЭЦП), процессы формирования и проверки цифровой подписи под заданным сообщением (документом), передаваемым по незащищенным телекоммуникационным каналам общего пользования в системах обработки информации различного назначения. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 34.10-2001 "Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи" (принят постановлением Госстандарта РФ от 12 сентября 2001 г. № 380-ст) // Информационно-правовой портал Система Гарант [Электронный ресурс] Электрон. дан. М., 1990-2012. URL: http://base.garant.ru/199460/ (дата обращения 13.03.2012).

ГОСТ Р 54593-2011. «Информационные технологии. Свободное программное обеспечение. Общие положения». Утверждён, приказом Росстандарта от 06.12.2011 № 718-ст «Об утверждении национального стандарта». Настоящий стандарт распространяется на свободное программное обеспечение (ПО) и устанавливает общие положения в области создания, распространения и использования свободного программного обеспечения, в том числе для государственных и муниципальных служб.

Также при написании дипломной работы использовались и локальные акты Общества с ограниченной ответственностью «СЛМ-Монтаж» - это Устав ООО «СЛМ-Монтаж. Устав ООО «СЛМ-Монтаж»//Архив ООО «СЛМ-Монтаж»/Красноярск, 2009.С.12.

Более подробная характеристика всех использованных нормативных актов и методических документов в процессе подготовки дипломной работы отражена в первой главе дипломной работы.

Помимо нормативной и методической документации при написании дипломной работы использовалась специальная литература по данной тематике следующих авторов: Ю.Балякина, Я.Я.Боргено, Т.А. Быкова, Л.В.Санкина, М.В.Кирсанова, С.П.Кобук, Ю.М.Аксёнов, Н.Н.Куняева, Д.Н.Уралов, А.Г.Фабричнов, Е.В.Михеева, Б.В.Черников.

При анализе применения современных программных средств в процессе создания и управления документами привлекались материалы Интернет-ресурсов (http://www.evfrat.ru ; http://www.companymedia.ru ; http://www.lotusnotes.ru/lotus/domino ; http://landocs.ru ; http://optimaworkflow.ru; http://www.1c.ru ; http://www.boss-referent.ru ; http://www.escom-bpm.com; http://www.eos.ru;), которые содержат информацию о различных программных средствах, применяемых при организации работы с электронными документами в различных подразделениях и службе документационного обеспечения управления (ДОУ).

При работе с правовыми и нормативными актами мы обращались к электронным ресурсам справочно-правовой системы «Консультант Плюс» (http://base.consultant.ru ), к информационно-правовому порталу системы «Гарант»( http://base.garant.ru).

Структура дипломной работы включает в себя: введение, две основные главы, заключение, список использованных источников и литературы.

Во введении включена историография исследования проблемы, обосновывается актуальность темы, определяется объект, предмет, цель и задачи исследования.

В первой главе «Организация автоматизированных документационных процессов в ООО «СЛМ-Монтаж» и их регламентация» рассматриваются основные нормативно-правовые и методические документы регламентирующие применение современных программных средств в процессе создания и управления документами; даётся характеристика деятельности и структура ООО «СЛМ-Монтаж»; организация делопроизводства и автоматизация документационных процессов в ООО «СЛМ-Монтаж».

Во второй главе «Анализ программных средств, используемых в процессе создания и управления документами в ООО «СЛМ-Монтаж» проводится анализ программных средств для реализации внедрения системы электронного документооборота в ООО «СЛМ-Монтаж»; даются рекомендации по совершенствованию процессов создания и управления документами в ООО «СЛМ-Монтаж».

В заключении подводятся итоги, делаются выводы, формулируются предложения по совершенствованию процессов создания и управления документами.

Практическая значимость дипломной работы состоит в применении результатов исследования, выводов и рекомендаций при совершенствовании системы документационного обеспечения управления в ООО «СЛМ-Монтаж». Кроме того, материалы исследования могут применяться в учебном процессе.

I Глава. «Организация автоматизированных документационных процессов в ООО «СЛМ-Монтаж» и их регламентация »

1.1 Основные нормативные и правовые акты, регламентирующие применение современных программных средств в документационном обеспечении управления в РФ

Мы живём в период больших перемен, связанных со стремительным развитием информационного общества и реализацией в нашей стране концепции формирования электронного правительства. Эти перемены неизбежно отражаются на организации документирования и работы с документами. Новые технологии требуют новых правил и принципов работы с документами. Всё чаще вместо терминов «делопроизводство» или «документационное обеспечение управления» (ДОУ) мы используем более общие понятия - информационно-документационное обеспечение управления и управление документами. И хотя традиционное делопроизводство, основанное на работе с бумажными документами, ещё долго будет играть заметную роль в обеспечении работы управленческого аппарата, переход к компьютеризированным технологиям, электронному делопроизводству и документообороту неизбежен, и он происходит на наших глазах. Автоматизированные технологии требуют большей чёткости, регламентированности, формализации управленческих процедур, т.е. необходимости разработки законов, административных регламентов, инструкций и стандартов. Журнал «Современные технологии делопроизводства и документооборота» /изд. ЗАО «МЦФЭР». М., 2010. С.4.

Большинство организаций сегодня уже внедрили или внедряют системы электронного делопроизводства (СЭД). Применение современных программных средств, при внедрении СЭД также требует нормативно-правового и методического регулирования.

Нормативно-правовое и методическое регулирование применения современных программных средств и электронного документооборота в ДОУ в нашей стране, пока в большей степени регулируется, полагаясь именно на «бумажный» документооборот. Однако особенно в последние годы в России было разработано немало, нормативно-правовых и методических актов регулирующих применение современных программных средств и электронный документооборот в ДОУ. Документационное обеспечение управления и применение СЭД в организациях, регулируется нормативными актами разного уровня. Основополагающим документом для любой организации на территории Российской Федерации является Конституция РФ. Она определяет юридическую силу иных правовых актов, в том числе и локальных нормативных правовых актов организации.

Одним из базовых для электронного документооборота в России является закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Положениями Федерального закона от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (в ред. ФЗ от 27.07.2010 № 227-ФЗ, от 06.04.2011 № 65-ФЗ), регулируются отношения, возникающие при осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации, при применении информационных технологий, а также при обеспечении защиты информации, за исключением отношений, возникающих при охране результатов интеллектуальной деятельности и приравненных к ним средств индивидуализации. ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.06.2006 № 149-ФЗ ( в ред. от 27.07.2010 и от 06. 04.2011) // Официальный сайт компании «Консультант Плюс» [Электронный ресурс] Электрон. дан. М., 1997-2012. URL:http://base.consultant.ru/cons/cgi/online. ( дата обращения 4.03.2012). Федеральный закон приводит понятный аппарат и механизмы регулирования в соответствие с практикой применения информационных технологий, определяет правовой статус различных категорий информации, закрепляет положения о регулировании создания и эксплуатации информационных систем, общие требования к использованию информационно-телекоммуникационных сетей, устанавливает принципы регулирования общественных отношений, связанных с использованием информации. ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.06.2006 № 149-ФЗ ( в ред от 27. 07.2010 и от 06. 04.2011) // Официальный сайт компании «Консультант Плюс» [Электронный ресурс] Электрон. дан. М., 1997-2012. URL:http://base.consultant.ru/cons/cgi/online. ( дата обращения 6.03.2012). В законе закрепляется принцип свободы поиска, получения, передачи, производства и распространения информации любым законным способом. При этом ограничения доступа к информации могут устанавливаться только федеральными законами. Кроме того закон содержит положения, направленные на защиту от недобросовестного использования или злоупотребления возможностями средств распространения информации, при которых пользователям навязывается ненужная информация. В частности, информация должна включать в себя достоверные сведения о ее обладателе или об ином лице - распространителе в форме и в объеме, которые достаточны для идентификации такого лица. При использовании для распространения информации средств, позволяющих определять получателей информации, в том числе почтовых отправлений и электронных сообщений, лицо, распространяющее информацию, обязано обеспечить получателю возможность отказа от такой информации. Там же

Установлены основные правила и способы защиты прав на информацию, защиты самой информации путем принятия основных правовых, организационных и технических (программно-технических) мер по ее защите. Права обладателя информации, содержащейся в базах данных информационной системы, подлежат охране независимо от авторских и иных прав на такие базы данных.

Информация в зависимости от категории доступа к ней подразделяется на общедоступную информацию, а также на информацию, доступ к которой ограничен федеральными законами (информация ограниченного доступа). Устанавливается перечень информации, доступ к которой не может быть ограничен (например, о деятельности органов власти и об использовании бюджетных средств), информации, представляемой на безвозмездной основе. ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.06.2006 № 149-ФЗ ( в ред от 27. 07.2010 и от 06. 04.2011) // Официальный сайт компании «Консультант Плюс» [Электронный ресурс] Электрон. дан. М., 1997-2012. URL:http://base.consultant.ru/cons/cgi/online. ( дата обращения 6.03.2012).

Закреплен прямой запрет на требование от гражданина (физического лица) предоставления информации о его частной жизни, в том числе информации, составляющей личную или семейную тайну, и на получение такой информации помимо воли гражданина (физического лица). Исключение могут составлять только случаи, прямо предусмотренные федеральными законами.

Этим же законом установлено, что порядок доступа к персональным данным граждан (физических лиц) устанавливается федеральным законом «О персональных данных» от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ (в ред. от 25.07.2011).

Закон «О персональных данных» создает правовую основу обращения с персональными данными физических лиц в целях реализации обеспечения защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных, в том числе права на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну. ФЗ «О персональных данных» от 27.07.2006 « 152-ФЗ ( в ред от 25.07.2011) // Официальный сайт компании «Консультант Плюс» [Электронный ресурс] Электрон. дан. М., 1997-2012.

URL: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online. ( дата обращения 6.03.2012).Персональными данными признаются любые сведения о физическом лице, в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация. Определены принципы и условия обработки персональных данных. Устанавливая общий запрет на обработку персональных данных без согласия субъекта персональных данных, закон предусматривает случаи, когда такое согласие не требуется. Отдельно регулируются отношения по обработке специальных категорий персональных данных (сведения о расовой, национальной принадлежности, политических взглядах, религиозных или философских убеждениях, состоянии здоровья, интимной жизни). Обработка указанных категорий сведений не допускается без предварительного согласия субъекта персональных данных, за исключением случаев, когда персональные данные являются общедоступными, обработка данных необходима для обеспечения жизни и здоровья лица; обработка производится в связи с осуществлением правосудия, а также иных обстоятельств. ФЗ «О персональных данных» от 27.07.2006 « 152-ФЗ ( в ред от 25.07.2011) // Официальный сайт компании «Консультант Плюс» [Электронный ресурс] Электрон. дан. М., 1997-2012.

URL: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online. ( дата обращения 6.03.2012). Важнейшей гарантией прав субъекта персональных данных является обязанность операторов и третьих лиц, получивших доступ к персональным данным, обеспечивать их конфиденциальность (кроме случаев их обезличивания и общедоступных персональных данных), а также право субъекта персональных данных на защиту своих прав и законных интересов, в том числе на возмещение убытков и (или) компенсацию морального вреда в судебном порядке. Там же Контроль и надзор за обработкой персональных данных возложен на федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий функции по контролю и надзору в сфере информационных технологий и связи, который наделяется соответствующими правами и обязанностями. В частности, уполномоченный орган вправе осуществлять проверку информационной системы обработки персональных данных, предъявлять требования по блокированию, удалению недостоверных или полученных незаконным путем персональных данных, устанавливать постоянный или временный запрет на обработку персональных данных, проводить расследования в порядке административного производства о нарушениях закона. Там же Устанавливаются принципы трансграничной передачи данных, при которой должна обеспечиваться адекватная защита прав субъектов персональных данных.

На данный момент действует два федеральных закона об электронной подписи. Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» ( в ред. от 10.07.2012 № 108-ФЗ ), действующий до 01.07. 2013 г. На его основании определяются правовые условия использования электронной цифровой подписи в процессах обмена электронными документами, при соблюдении которых электронная цифровая подпись признается юридически равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. Под электронной цифровой подписью (далее - ЭЦП) понимается реквизит электронного документа, предназначенный для его защиты от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе. Кроме того устанавливаются условия использования ЭЦП, определяется статус удостоверяющих центров, выдающих сертификаты ключей подписей, а также некоторые особенности использования ЭЦП. ФЗ «Об электронной цифровой подписи» от 10.01.2002 № 1-ФЗ ( в ред. от 10.07.2012 № 108-ФЗ) действует до 01.07.2013// Информационно-правовой портал Система Гарант [Электронный ресурс] Электрон. дан. М., 1990-2012. URL: http://base.garant.ru/12184522/ (дата обращения 14.07.2012).

И новый закон, вступивший в силу 06 апреля 2011 г. № 63-ФЗ. «Об электронной подписи» (далее - ЭП), расширяет сферу использования и допустимые виды ЭП. Напомним, что вышеупомянутый закон, разрешает применять только сертифицированные средства ЭП, а область ее использования ограничивалась гражданско-правовыми отношениями. В новом же законе выделяются 2 вида ЭП: простая и усиленная. Последняя может быть квалифицированной либо неквалифицированной. Простая ЭП подтверждает, что данное электронное сообщение отправлено конкретным лицом. Усиленная неквалифицированная ЭП позволяет не только однозначно идентифицировать отправителя, но и подтвердить, что с момента подписания документа его никто не изменял. ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ // Информационно-правовой портал Система Гарант [Электронный ресурс] Электрон. дан. М., 1990-2012. URL: http://base.garant.ru/12184522/ (дата обращения 04.03.2012). Сообщение с простой или неквалифицированной ЭП может быть приравнено к бумажному документу, подписанному собственноручно, если стороны заранее об этом договорились, а также в специально предусмотренных законом случаях. Там же Усиленная квалифицированная ЭП дополнительно подтверждается сертификатом, выданным аккредитованным удостоверяющим центром. Сообщение с такой ЭП во всех случаях приравнивается к бумажному документу с собственноручной подписью. Уполномоченный в сфере ЭП орган определяет Правительство РФ. Он проводит аккредитацию удостоверяющих центров. Закреплены требования к удостоверяющему центру. Так, стоимость его чистых активов должна составлять не менее 1 млн. руб. Еще одно условие - наличие в штате квалифицированных сотрудников. Максимальный срок аккредитации - 5 лет. Предусмотрены механизмы признания иностранных ЭП. ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ // Информационно-правовой портал Система Гарант [Электронный ресурс] Электрон. дан. М., 1990-2012. URL: http://base.garant.ru/12184522/ (дата обращения 04.03.2012).

Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» ( в ред. от 27 июля 2010 г.), регулирующий отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства. Также данный закон применяется при организации хранения, комплектования, учёта и использования архивов электронных документов. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (с изменениями на 27 июля 2010 г.) (редакция, действующая с 01 января 2011 г.) // Центр Компетенции по вопросам документационного обеспечения управления ЦКДОУ [Электронный ресурс] Электрон. дан. М.,

URL: http://www.edou.ru/enc/docs/detail.php?ID=2468 (дата обращения 09.03.2012).В законе существенно расширен понятийный аппарат, предусмотрено разграничение полномочий Российской Федерации, ее субъектов, муниципальных образований в области архивного дела, определены источники комплектования государственных и муниципальных архивов, отражены особенности гражданского оборота документов Архивного фонда РФ, находящихся в частной собственности, определены обязанности органов государственной власти, органов местного самоуправления, юридических лиц по комплектованию государственных и муниципальных архивов и другие положения. К исключительному ведению Российской Федерации, в частности, отнесены разработка и проведение государственной политики в области архивного дела, установление единых правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и контроль за их соблюдением. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (с изменениями на 27 июля 2010 г.) (редакция, действующая с 01 января 2011 г.) // Центр Компетенции по вопросам документационного обеспечения управления ЦКДОУ [Электронный ресурс] Электрон. дан. М.,

URL: http://www.edou.ru/enc/docs/detail.php?ID=2468 (дата обращения 09.03.2012).

Федеральным законом от 29 декабря 1994 г. № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» (в ред. от 11 июля 2011 г.), которым определяется политика государства в области формирования обязательного экземпляра документов как ресурсной базы комплектования полного национального библиотечно-информационного фонда документов Российской Федерации и развития системы государственной библиографии. Предусматривается обеспечение сохранности обязательного экземпляра документов, его общественное использование. Устанавливаются виды обязательного экземпляра документов, категории их производителей и получателей, сроки и порядок доставки обязательного экземпляра документов, ответственность за их нарушение. Сюда же входят документы, в которых информация представлена в электронно-цифровой форме и которые прошли редакционно-издательскую обработку, имеют выходные сведения, тиражируются и распространяются на машиночитаемых носителях. Федеральный закон от 29 декабря 1994 г. № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» (в ред. от 11 июля 2011 г.).// Информационно-правовой портал Система Гарант [Электронный ресурс] Электрон. дан. М., 1990-2012. URL: http://base.garant.ru/103526/(дата обращения 09.03.2012). Положения закона не распространяются на документы, содержащие личную или семейную тайну; документы, содержащие государственную, служебную или коммерческую тайну; документы, созданные в единичном исполнении; архивные документы (за исключением документов, передаваемых на хранение в архивные учреждения), электронные документы, распространяемые исключительно в сетевом режиме; управленческую и техническую документацию, бланочную продукцию, альбомы форм учетной и отчетной документации.

Большое значение для реализации конституционного права граждан на получение документированной информации имеет постановление Правительства РФ от 24 ноября 2009 г. № 953 «Об обеспечении доступа к информации о деятельности Правительства Российской Федерации и федеральных органов исполнительной власти». Этим постановлением утвержден новый перечень информации о деятельности Правительства РФ, подлежащей обязательному размещению в сети Интернет. Постановление Правительства РФ от 24.11.2009 № 953 «Об обеспечении доступа к информации о деятельности правительства РФ и федеральных органов исполнительной власти // Информационно-правовой портал Система Гарант [Электронный ресурс] Электрон. дан. М., 1990-2012. URL: http://base.garant.ru/196682/ (дата обращения 09.03.2012). Так, в указанный перечень дополнительно включены ежегодный отчет о результатах деятельности Правительства РФ и сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера Председателя Правительства РФ, его заместителей, федеральных министров, их супругов и несовершеннолетних детей. В то же время больше не размещаются данные о государственной службе в Аппарате Правительства РФ (квалификационные требования, вакантные должности и т. п.). Определены сроки размещения информации. Закреплены требования к технологическим, программным и лингвистическим средствам обеспечения официального сайта Правительства РФ. Так, для просмотра сайта не должна предусматриваться установка на компьютере пользователей специальных технологических и программных средств. Размещаемая информация должна ежедневно копироваться на резервный носитель. Также ее необходимо защищать от несанкционированного уничтожения, изменения или блокирования. Информация хранится в течение 5 лет со дня ее первичного размещения. Там же Установлен перечень размещаемой в Интернете информации о работе федеральных министерств, деятельностью которых руководит Правительство РФ, и подведомственных им служб и агентств. Там же

В дополнение к нему Федеральный закон от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» Законом регулируются правоотношения, связанные с реализацией гражданином закрепленного за ним конституционного права на обращение в государственные органы и органы местного самоуправления, а также устанавливается порядок рассмотрения обращений граждан государственными органами, органами местного самоуправления и должностными лицами. Законом определяются требования, которые предъявляются к оформлению письменных обращений граждан, а также к обращениям, направляемым по информационным системам. Установлен исчерпывающий перечень обращений, которые не подлежат рассмотрению. Письменные обращения подлежат обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления и рассматриваются в течение 30 дней. Регламентируется порядок действий органов власти и должностных лиц при поступлении обращений по вопросам, не относящимся к их компетенции. Устанавливаются общие правила ведения личного приема граждан. Федеральный закон от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» //Информационно-правовой портал Система Гарант [Электронный ресурс] Электрон. дан. М., 1990-2012. URL: http://base.garant.ru/12146661/#4 (дата обращения 10.03.2012).

Кроме того не так давно принят Федеральный закон от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» (с изменениями от 6 апреля, 27 июня, 1, 11, 18 июля, 3 декабря 2011 г.), в котором определено оказание госуслуг, в том числе и в электронном виде. Федеральный закон определяет принципы и процедуру предоставления государственных (муниципальных) услуг, условия и порядок их оплаты, права заявителей и обязанности органов власти. В частности, граждане имеют право на полные, актуальные и достоверные сведения о госуслугах, а также на их предоставление дистанционно в электронном виде. Органы, в свою очередь, должны оказывать их своевременно и согласно стандарту. Законом предусмотрено открытие многофункциональных центров по предоставлению госуслуг. Они будут работать по принципу "одного окна" и взаимодействовать с другими органами от имени заявителя без его участия. Планируется создать единый портал госуслуг. Он обеспечит электронный порядок их оказания. Через него заявитель сможет подать запрос и иные необходимые документы, узнать о ходе предоставления госуслуги и получить ее результат, оплатить госпошлину. Для повышения доступности госуслуг с 1 января 2012г. планируется ввести универсальные электронные карты. С их помощью граждане будут обращаться за получением госуслуг, совершать юридически значимые действия в электронной форме. В будущем карта может заменить паспорт, медицинский полис, страховое пенсионное свидетельство и банковскую карточку. Федеральный закон от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" // Информационно-правовой портал Система Гарант [Электронный ресурс] Электрон. дан. М., 1990-2012. URL: http://base.garant.ru/12177515/ (дата обращения 10.03.2012).