Главная Коллекция "Revolution" Менеджмент и трудовые отношения Анализ современных программных средств, используемых в процессе создания и управления документами в ООО "СЛМ-Монтаж"

Анализ современных программных средств, используемых в процессе создания и управления документами в ООО "СЛМ-Монтаж"

Анализ нормативных актов и государственных стандартов, регламентирующих применение программных средств в документационном обеспечении управления в России. Анализ программных средств для реализации внедрения системы электронного документооборота.

Рубрика Менеджмент и трудовые отношения
Вид дипломная работа
Язык русский
Дата добавления 29.10.2017
Размер файла 109,3 K
рефераты на заказ со скидкой

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Страница:

· своевременное доведение корреспонденции до руководства и структурных подразделений, контроль за её прохождением;

· организация доставки документов исполнителям;

· обеспечение сотрудников офиса необходимой канцелярией и оснащение рабочих мест необходимой мебелью и оргтехникой;

Контрольные функции:

· контроль за оформлением документов, представляемых на подпись Директору;

Документы в организации создаются в соответствии с рекомендациями

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст). Контроль за единообразием документов не осуществляется.

Рабочие места работников отделов в ООО «СЛМ -Монтаж» оснащены персональными компьютерами, принтерами, сканерами, служебными телефонами. На всех компьютерах в организации установлена операционная система Microsoft Windows Seven.

Все компьютеры организации объединены в единую локальную сеть во главе с одним компьютером (сервер). На этом сервере расположен локальный «\\Branco-server\обмен» на нем находится хранилище всех создаваемых в электронном виде документов, у каждого подразделения и работника существует своя папка, в которой он хранит свои документы. Также существуют общие папки, такие как «Письма», «Общая» и др., в которых хранятся документы общего характера. В «\\Branco-server\обмен» каждый работник может заходить самостоятельно со своего компьютера, все документы находятся в свободном доступе. Данная система разработана и внедрена программистами ООО «СЛМ-Монтаж».

Для приёма и отправки электронной почты на компьютере секретаря Директора установлена почтовая программа «Bat». Секретарь просматривает электронные сообщения и распределяет письма по папкам работников в «\\Branco-server\обмен» и отправляет ответы либо самостоятельно (если это в её компетенции), либо передаёт письмо в подразделение, которому оно адресовано, подразделение формирует ответ и секретарь отсылает прикрепленный файл.

В бухгалтерии ООО «СЛМ-Монтаж» и на производстве , на компьютерах установлено программное обеспечение «1С: Предприятие 8.2». «Бухгалтерия предприятия».

Программный продукт «1С: Бухгалтерия 8» включает технологическую платформу «1С: Предприятие 8» и конфигурацию (прикладное решение) «Бухгалтерия предприятия».

Конфигурация «Бухгалтерия предприятия» предназначена для автоматизации бухгалтерского и налогового учета, включая подготовку обязательной (регламентированной) отчетности в организации. Бухгалтерский и налоговый учет ведется в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

«1С: Бухгалтерия 8» поддерживает решение всех задач бухгалтерской службы предприятия, если бухгалтерская служба полностью отвечает за учет на предприятии, включая, например, выписку первичных документов, учет продаж и т. д. Данное прикладное решение можно использовать только для ведения бухгалтерского и налогового учета.

В состав конфигурации включен план счетов бухгалтерского учета, соответствующий Приказу Минфина РФ «Об утверждении плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению» от 31 октября 2000 г. № 94н (в редакции Приказа Минфина РФ от 07.05.2003 № 38н). Состав счетов, организация аналитического, валютного, количественного учета на счетах соответствуют требованиям законодательства по ведению бухгалтерского учета и отражению данных в отчетности. При необходимости пользователи могут самостоятельно создавать дополнительные субсчета и разрезы аналитического учета. Программа позволяет производить следующие операции:

· поддержка разных систем налогообложения;

· учет материально-производственных запасов;

· складской учет;

· учет торговых операций;

· автоматизировано отражение возвратов товаров от покупателя и поставщику;

· учет комиссионной торговли;

· учёт агентских договоров;

· учёт операций с тарой;

· учёт банковских и кассовых операций;

· учёт расчетов с контрагентами;

· учёт основных средств и нематериальных активов;

· учёт основного и вспомогательного производства;

· учёт полуфабрикатов;

· учёт косвенных расходов;

· учёт НДС;

· учёт заработной платы, кадровый и персонифицированный учет;

· налоговый учет по налогу на прибыль;

· упрощенная система налогообложения;

· книга учета доходов и расходов формируется автоматически;

· учёт деятельности, облагаемой единым налогом на вмененный доход;

· учет доходов и расходов индивидуальных предпринимателей - плательщиков НДФЛ;

· завершающие операции месяца;

· стандартные бухгалтерские отчеты;

· регламентированная отчетность;

Преимущества программы:

Все документы и справочники программы отображаются в виде списков. Форму каждого списка можно настроить в соответствии со своими предпочтениями: изменить последовательность колонок, убрать или показать нужные колонки. В списках документов и справочников данные можно отфильтровать по значению одного или нескольких полей, а также отсортировать в заданном порядке. Любой список может быть распечатан или сохранен в различных форматах для последующего анализа и печати. Для удобного представления информации легко выбрать только нужные колонки. Для быстрого ввода данных в документ достаточно начать вводить в поле первые буквы, не открывая справочника. Программа поможет выбрать значение из имеющихся вариантов. Кроме того, можно выбирать контрагентов по ИНН, а банки - по БИК. Налоговый учет ведется одновременно с бухгалтерским учетом. Это упрощает освоение налогового учета и позволяет сопоставить данные бухгалтерского и налогового учета для выполнения требований ПБУ 18/02 «Расчеты по налогу на прибыль». Поддерживается автоматическое определение сумм начислений и вычетов по приобретенным товарам, реализуемым с применением ставки НДС 0% и без НДС, при строительстве хозяйственным способом, при исполнении обязанностей налогового агента и др. С данными одной информационной базы можно работать в любом удобном месте: в офисе, в удаленном подразделении, дома. Работа с базой может вестись в разных местах одновременно. Данные, введенные в разных местах, объединяются в одну общую базу.

Недостатки программы:

Требует тщательной настройки перед началом работы и в процессе работы.

Плохая масштабируемость на больших объёмах работает плохо, подходит в основном для малого и среднего бизнеса.

Программа была куплена у фирмы разработчика, на начальном этапе настраивалась и внедрялась фирмой поставщиком, затем самостоятельно программистами фирмы.

В отделе кадров установлена система «1С: Зарплата и Кадры 7.7». Программа «1С Зарплата и Кадры 7.7» предназначена для расчета заработной платы и кадрового учета. «1С Зарплата и Кадры» позволяет автоматизировать расчет заработной платы и организовать учет сотрудников, регистрировать служебные перемещения, получать статистические справки по кадровому составу.

Универсальность конфигурации «1С Зарплата и Кадры» позволяет реализовать любой подход к решению этих задач и получать любые отчетные документы. Программа позволяет производить следующие операции:

· оформлять приказы о приеме на работу;

· оформлять приказы о продвижении по службе;

· вводить и рассчитывать больничные листы;

· осуществлять расчет отпусков разного типа и оформлять отпускные записки;

· вводить разовые или долгосрочные доплаты и надбавки;

· оформлять приказы о выплате премии как подразделениям, так и отдельным сотрудникам;

· проводить перерасчеты «задним числом»;

· рассчитывать разнообразные доплаты от доплаты к окладу до надбавки «за выслугу лет»;

· вести штатное расписание предприятия;

· получать стандартные отчеты и формы для представления в налоговые и прочие органы;

· проводить межрасчетные выплаты заработной платы;

· проводить частичную выплату заработной платы;

· депонировать суммы, не выданные по платежным ведомостям;

· учитывать долги по заработной плате прошлых периодов;

· оформлять увольнение с расчетом компенсации отпуска, выходного пособия; и многое другое.

Преимущества программы:

«1C Зарплата и Кадры 7.7» предусмотрена возможность поэтапного использования всех включенных в конфигурацию функциональных возможностей. Например, можно начать работу с программой, не используя всех возможностей конфигурации, а в дальнейшем перейти к использованию всех возможностей.

Программный продукт «1С Зарплата и Кадры» может быть адаптирована к любым особенностям расчета заработной платы и учета кадров конкретного предприятия.

Программа «1С Зарплата и Кадры 7.7» позволяет регистрировать прием, увольнение и перемещения сотрудников, автоматически создавать стандартные формы кадровых приказов и получать отчеты по кадровым данным сотрудников.

«1С Зарплата и Кадры» позволяет вести штатное расписание предприятия, включая список подразделений и должностной состав каждого подразделения. Для небольшого предприятия, на котором не сложилась практика ведения штатного расписания, вполне достаточно просто вести список сотрудников, не сопоставляя заданные для сотрудников подразделение, должность и оклад со штатным расписанием. Более того, в конфигурации «1С Зарплата и Кадры 7.7» можно не задавать сотруднику подразделение или должность.

«1С Зарплата и Кадры 7.7» позволяет рассчитывать заработную плату не только в хозрасчетных организациях, но в бюджетных. В программе предусмотрены присущие бюджетным организациям специфические начисления, такие как надбавка за выслугу лет, надбавки за работу с секретными материалами и т.д.

Пользователь может самостоятельно описывать новые виды начислений и удержаний, изменять встроенные расчетные базы начислений и удержаний и т.п. В целом программа очень удобна в использовании и легко настраивается как пользователем, так и программистами.

Недостатки программы:

При работе с программой пользователям и программистам часто приходится настраивать расчетные базы.

Ещё один недостаток заключается в следующем: Программные продукты системы "1С:Предприятие 7.7" разрабатывались фирмой "1С" в период с 1999 по 2003 год. Они отвечали требованиям своего времени и завоевали широкую популярность в России и других странах СНГ. Однако с 2004 г. развитие прикладных решений фирмы "1С" осуществляется на новой перспективной платформе следующего поколения "1С:Предприятие 8". В настоящее время около 90% новых покупателей программ "1С:Предприятие" выбирают решения на платформе "1C:Предприятие 8". Обновление и развитие самой технологической платформы "1С:Предприятие 7.7" после 2003 года фирмой "1С" не производится. Программа была куплена у фирмы разработчика, настраивалась и внедрялась самостоятельно программистами фирмы.

В сметном отделе установлена автоматизированная программа ГРАНД-Смета v.5.5. Возможности программного комплекса:

· составление локальных смет всеми существующими методами расчета (базисно-индексный, ресурсный и т. д.);

· учет выполненных работ: формирование актов приемки выполненных работ по форме КС-2, накопительных ведомостей по форме КС-6, списание материалов по форме М-29;

· формирование ведомостей потребности в ресурсах на стройку, объект, локальную смету;

· составление объектных смет и сводных сметных расчетов с автоматическим переносом и группировкой данных из локальных смет;

· экспертиза сметной документации: проверка сметных норм и расценок на соответствие нормативной базе, проверка нормативов накладных расходов и сметной прибыли, индексов пересчета в текущий уровень цен, базисных и текущих цен на ресурсы;

· автоматический пересчет смет из одной региональной базы в другую, из ТЕР в ФЕР, из ГЭСН в ТЕР и т.п;

· удобный контекстный поиск расценок в сметно-нормативной базе по обоснованию, наименованию, составу работ и наименованию ресурсов;

· удобная настройка дополнительных начислений, автоматическая привязка к единичным расценкам нормативов НР и СП, индексов пересчета в текущий уровень цен, автоматическая загрузка базисных и текущих цен на ресурсы;

· использование шаблонов при составлении смет. Возможность установки зависимости между объемами работ в смете;

· возможность составления смет в многопользовательском режиме в локальной сети с разграничением прав доступа для пользователей;

· возможность отмены выполненных действий и возврата отмененных действий;

· наличие стандартных отчетных форм согласно действующих методических указаний и нормативных актов. Генератор отчетов для создания собственных выходных форм документов. Экспорт документов в Microsoft Office и OpenOffice.org;

· возможность приема-передачи смет в закрытом формате ПК «ГРАНД-Смета» или открытом формате XML, а также в формате АРПС 1.10 для обмена данными с другими сметными программами;

Основные преимущества:

· программа отличается простотой и наглядностью;

· нормативная база программы полностью содержит всю информацию из СНиП;

· нормативная база приводится в соответствие с условиями конкретного региона;

Недостатки программы:

· неудобный интерфейс по сравнению с «ГРАНД-Смета» v.3.0.3.436;

В целом новая удобная программа, отвечающая всем требованиям сметного отдела. Приобретена у фирмы разработчика, установлена программистом фирмы самостоятельно.

Производственно- технический отдел работает с проектной документацией и ведёт свою документацию Microsoft Windows Seven и в локальной сети «\\Branco-server\обмен». В основном работники отдела создают документы в Microsoft Exel. Также работают в программе ГРАНД-Смета v.5.5.

Юридического отдела в ООО «СЛМ-Монтаж» нет, юридические услуги оказывает сторонняя организация.

Вывод по главе

В настоящее время в ООО «СЛМ-Монтаж» автоматизация процесса делопроизводства находится на начальной стадии развития. Автоматизированной программы ДОУ в фирме нет, равно как и не существует отдельно выделенного подразделения документационного обеспечения управления (ДОУ) и архива. В остальных отделах проведена автоматизация, но задачи автоматизации в каждом отделе были направлены на каждое отдельно взятое подразделение. Хранение документов в организации организовано очень слабо, нет никаких инструкций по хранению документов. Много документов безвозвратно теряется.

Основная проблема заключается в том, что нет единой централизованной системы для работы с документами. Необходимо выделить в отдельное подразделение службу ДОУ и автоматизировать документооборот фирмы, объединив и связав между собой все отдельно автоматизированные отделы. Тем самым организовать коллективную работу с документами и обеспечить организацию отчётности и контроля за исполнение и прохождением документов в организации. Организовать хранение документов.

К основным недостаткам можно отнести следующее:

· отсутствие службы ДОУ в организации;

· отсутствие единой разработанной и утверждённой автоматизированной системы для работы с документами ;

· отсутствие инструкций по делопроизводству и должностных инструкций работников;

· отсутствие утверждённых правил хранения документов и архива организации;

· отсутствие инструкций по хранению документов в электронном виде;

· отсутствие контроля за прохождением документов в организации, их созданием, исполнением.

II Глава. «Анализ программных средств, используемых в процессе создания и управления документами в ООО «СЛМ-Монтаж»

2.1 Анализ программных средств для реализации внедрения системы электронного документооборота в ООО «СЛМ-Монтаж»

Использование корпоративных систем автоматизации документооборота является конкретным шагом к внедрению и распространению применения элементов электронного документооборота, поэтому к выбору такой системы нужно подходить очень серьезно, исследуя весь рынок программных продуктов.

В настоящее время на отечественном рынке представлено несколько десятков программных продуктов, предназначенных для автоматизации документационного обеспечения управления. На сегодняшний момент можно выделить следующие решения от ведущих компаний-разработчиков:

· российские системы, в основе которых лежит Lotus Domino/Notes: «CompanyMedia» - ИнтерТраст, «OfficeMedia» - Интертраст, «Босс-Референт» - АйТи, «Золушка НТЦ» - ИРМ, «Эксадо Интерпроком» - ЛАН;

· полностью российские разработки: «1С:Архив» - 1С», «LanDocs» - Ланит, «Optima-Workflow» - Optima, «Дело» - ЭОС, «ЕВФРАТ -Документооборот» - Cognitive Technologies, «Documentum» - Документум Сервисиз.

Прежде всего, автоматизированная технология в ООО «СЛМ-Монтаж» нужна организации для учета и контроля работы с документами, а также организации их архивного хранения. Вопросы учета и хранения самым детальным образом проработаны в отечественной науке и практике документоведения и архивного дела. Поэтому естественным и самым эффективным решением является использование готовой системы автоматизации делопроизводства и архивного дела в соответствии с отечественными нормативами и сложившейся практикой.

Актуальным требованием к системе автоматизации делопроизводства ООО «СЛМ - Монтаж» является наличие средств взаимодействия с другими системами Электронные коммуникации снимают границы между организациями, а обмен электронными документами значительно снижает финансовые затраты на изготовление, перемещение и на возможное последующее повторное преобразование документа и его реквизитов в электронную форму. В этой связи крайне важно иметь возможность организовать электронный документооборот между территориально удаленными офисами организации, а также различных организаций друг с другом. электронный документооборот программный управление

Из вышесказанного можно сформулировать наиболее важные требования, выдвигаемые для автоматизированной системы. Прежде всего, такая система должна:

1) выполнять все задачи документационного обеспечения в полном объеме: подготовку документов, их регистрацию, контроль за исполнением, поиск документов, их хранение и справочную работу по массиву документов;

2) быть построена на единых методологических принципах, программно-технических и технологических решениях и в рамках действующих организационно-правовых условий в виде отечественного законодательства, государственных стандартов, инструкций и требований;

3) обеспечить полноценное использование (интегрирование) накопленного информационного ресурса и реализовать принцип однократного ввода информации и ее многократного использования как подокументно, так и фактически;

4) помогать администраторам выбирать маршруты движения документации внутри организации, обеспечивая необходимую степень защиты информации от несанкционированного доступа;

5) быть способна к расширению по определенным компонентам, а именно по количеству технических устройств и технологий, количеству документов (объему информации), количеству пользователей;

6) уметь адаптироваться в разумных пределах к меняющимся требованиям пользователей.

Для выбора автоматизированной системы в ООО «СЛМ-Монтаж» проведём краткий обзор некоторых наиболее известных автоматизированных систем и платформ, на базе которых они разработаны, т.к. функционал систем во многом зависит от платформы, для которой разработана та или иная система.

Платформа Lotus Notes /Domino разработана фирмой IBM - это платформа, предоставляющая эффективные и гибкие инструменты коллективной работы с информацией, созданию прикладных систем.

Она включает восемь важных технологий: VokSoftware Lotus Notes /Domino /[Электронный ресурс] Электрон. дан. М., 2012.

URL: http://www.lotusnotes.ru/lotus/domino/ (дата обращения 09.06.2012).

· почтовую систему;

· базы данных, ориентированные на хранение большого объема документов;

· средства разработки приложений;

· систему репликации;

· средства защиты информации;

· средства календарного планирования;

· Internet/Intranet, web-технологии;

· средства интеграции с приложениями сторонних разработчиков.

Первая версия Lotus Notes /Domino появилась в конце 1989 года. С тех пор миллионы пользователей во всем мире рассматривают ее как базовую корпоративную технологию для взаимодействия и совместного использования информационных ресурсов. Там же

Lotus Notes /Domino выгодно отличают следующие характеристики:

· наличие удобного пользовательского интерфейса;

· возможность быстрой разработки в данной среде приложений;

· наличие развитой системы защиты, позволяющей ограничивать права доступа к информации;

· многоплатформенность (Lotus Notes /Domino поддерживает различные операционные системы, интегрируется с реляционными базами данных и ERP-системами);

· высокая гибкость благодаря возможности развертывания на разных аппаратных платформах и в разных операционных средах;

· масштабируемость (возможность поддержки компании любого размера: от рабочей группы из двух пользователей до общекорпоративного проекта с десятками тысяч пользователей), наращиваемость функциональности, модульность;

· наличие web-интерфейса, что позволяет просматривать в браузере все документы, находящиеся в базах Lotus.

Важная отличительная особенность Lotus в том, что она является удобной средой для организации разнородной информации, документооборота на предприятии: текстовых документов, звуковых документов, графических изображений. Эти характеристики позволяют рассматривать технологию Lotus Notes / Domino как один из наиболее эффективных инструментов для организации на его базе систем автоматизации документооборота и бизнес-процессов. VokSoftware Lotus Notes /Domino / [Электронный ресурс] Электрон. дан. М., 2012.

URL: http://www.lotusnotes.ru/lotus/domino/ (дата обращения 09.06.2012).

Именно на основе данной платформы специалистами ЗАО «Компания «ИнтерТраст» была разработана система электронного документооборота CompanyMedia, модуль защиты информации (Locker), система построения отчетов по любым базам данных Lotus «Центр отчетов».

Использование Lotus Notes/Domino в качестве инструмента для создания системы электронного документооборота CompanyMedia дает большие преимущества пользователям.

Важным фактором использования платформы Lotus Notes /Domino является надежный, долгосрочный план ее развития. Корпорация IBM выпускает новые версии каждые 12-18 месяцев и гарантирует простоту перехода на них. Линейка продуктов Lotus Notes /Domino постоянно совершенствуется, приобретая новые возможности, позволяющие эффективно работать и справляться с растущими объемами информации на предприятии, автоматизировать документооборот.

«CompanyMedia» -Делопроизводство. Производитель: InterTrust. Данная система предназначена для автоматизации документооборота c отслеживанием движения документов в реальном масштабе времени.

Функции системы: InterTrust «CompanyMedia» - Делопроизводство [Электронный ресурс] Электрон. дан. М., 1994 - 2012. URL: http://www.companymedia.ru/ (дата обращения 09.06.2012).

· прием, обработка и распределение поступающей (входящей) корреспонденции;

· подготовка, подписание, регистрация и рассылка исходящей корреспонденции;

· подготовка, подписание, регистрация и отправка внутренних и организационно-распорядительных документов, а также контроль их исполнения;

· организация переписки между организациями и отдельными подразделениями;

поддержка многолетнего режима работы.

Основные характеристики системы:

· неограниченное количество рабочих мест и неограниченное количество организаций;

· сквозное делопроизводство;

· 100% гарантия доставки информации;

· механизм замещения, то есть возможность предоставления постоянного или временного доступа к документам, относящимся к определенным сотрудникам, для других сотрудников организации («замещающих»).

«OfficeMedia» -- Делопроизводство. Производитель: InterTrust. Система предназначена для автоматизации работы секретарей или отдела делопроизводства и предоставляет руководителям всех уровней возможность давать поручения по полученным документам и контролировать их исполнение. InterTrust«OfficeMedia» -- Делопроизводство [Электронный ресурс] Электрон. дан. М., 1994 - 2012. URL: http://www.intertrust.ru/products/officemedia/ (дата обращения 09.06.2012).

Комплект «OfficeMedia» -- Делопроизводство» состоит из следующих баз данных:

· «Регистрация документов» -- для организации систематического учета документов, контроля исполнительской дисциплины сотрудников, подготовки отчетов и т.п.

· «Библиотека рабочих документов» -- для подготовки документов, их классификации, хранения, контекстного поиска информации и печати документов;

· «Согласование» -- для автоматизации рассылки документов на согласование и контроля над процессом;

· «Ознакомление» -- для автоматизации рассылки документов на ознакомление.

«Обращения граждан» -- для ведения делопроизводства на основании обращений физических лиц;

· «Организационно-распорядительные документы» -- для формирования проектов приказов, распоряжений, служебных записок, их согласования, подписи и контроля исполнения.

«ДЕЛО». Производитель: «Электронные Офисные Системы».«ДЕЛО» -- это комплексное промышленное решение, позволяющее автоматизировать делопроизводство и внедрить электронный документооборот как в отдельно взятых организациях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах. Использование системы «ДЕЛО» позволяет автоматизировать административные регламенты и организовать эффективный контроль за движением и исполнением как бумажных, так и электронных документов организации. Электронные Офисные Системы ЭОС «Дело» [Электронный ресурс] /Электрон. дан. М., 2011.

URL: http://www.eos.ru/ (дата обращения 09.06.2012).

Функции системы:

· регистрация и ввод документов;

· работа над проектами документов;

· исполнение документов;

· контроль исполнения;

· поиск документов;

· опись дел и архивное хранение.

Дополнительные компоненты системы -- «Архивное дело», «ДЕЛО-web», «ЭЦП и шифрование», «Мастер паролей» и «Поточное сканирование».

«1С-Архив».Производитель: ООО «1С» . «1С:Архив» является системой управления документами масштаба предприятия и служит для повышения эффективности коллективной работы сотрудников с архивами электронных документов и контроля исполнительской дисциплины.

Функции системы: ООО «1С» Что такое «1С-Архив»? [Электронный ресурс] Электрон. дан. М., 2012.

URL: http://www.1c.ru/rus/products/1c/arcdoc/whatisarcdoc.html (дата обращения 09.06.2012).

· организация централизованного хранилища всех документов организации, структурирование их по папкам-рубрикаторам и обеспечение коллективного доступа сотрудников как по локальной сети, так и по Интернету;

· выдача поручений; выбор исполнителей или группы исполнителей; установка контрольных сроков и автоматическая рассылка оповещений сотрудникам о поступлении новых поручений;

· хранение всех версий документов с возможностью вернуться в любой момент времени к нужной версии или сравнить любые две версии документов;

· поиск как по реквизитам учетно-регистрационной карточки, так и по содержанию (полнотекстовый поиск) с учетом морфологии русского языка;

· управление правами пользователей и установление различных прав доступа к папка-рубрикаторам и содержащимся в них документам для различных пользователей.

Технология WebPortal предназначена для динамической публикации архивов документов в сети Интернет и обеспечения доступа к документам с помощью обычных web-браузеров для клиентов, удаленных офисов или сотрудников, работающих по модему.

«LanDocs».Производитель: ГК «Ланит» Система LanDocs предназначена для комплексной автоматизации процессов делопроизводства и ведения архива электронных документов.

В систему входят: ГК «Ланит» «LanDocs» [Электронный ресурс] Электрон. дан. М., 2001-2012. URL: http://landocs.ru/about/ (дата обращения 10.06.2012).

· LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО -- базовая система автоматизации процессов делопроизводства и ведения архива электронных документов;

· LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ -- серверное программное обеспечение для централизованного управления хранением документов (файлов документов) в электронном архиве; взаимодействует с системой LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО;

· LanImage: СКАНИРОВАНИЕ И ВИЗУАЛИЗАЦИЯ ИЗОБРАЖЕНИЙ -- система сканирования бумажных документов и визуализации их электронных образов;

· LanDocs: ИНТЕРНЕТ-ДОСТУП. Специализированный web-сервер;

· LanDocs: ПОЧТОВЫЙ СЕРВЕР и LanDocs: ПОЧТОВЫЙ КЛИЕНТ;

· LanDocs: ПОДСИСТЕМА БЕЗОПАСНОСТИ -- защита информации посредством электронной цифровой подписи и шифрования;

· LanDocs: МАРШРУТИЗАЦИЯ -- моделирование процессов движения документа посредством построения графических карт; дополняет LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО.

«OPTiMA-WorkFlow». Производитель: OPTiMA. Программная платформа для создания систем управления документами (электронного документооборота) в государственных и коммерческих организациях любого масштаба. Данная система, предназначенная для управления процессами создания, обработки, тиражирования и хранения документов, а также для автоматизации основных процедур современного делопроизводства и организации документооборота, включает: ГК Optima Программная платформа «OPTiMA-WorkFlow»[Электронный ресурс] Электрон. дан. М., 1995-2012. URL: http://optima-workflow.ru/ (дата обращения 10.06.2012).

· графический редактор для описания сценариев движения документов и технологических операций на этапах работы с ними;

· возможности контроля соблюдения требований технологии работы с документами и контроля исполнения поручений;

· механизм контроля версий;

· средства для создания отчетов;

· возможность работы в распределенных корпоративных сетях;

· возможность индивидуальной настройки интерфейса рабочего места пользователя.

«БОСС-Референт».Производитель: «АйТи» «БОСС-Референт» -- программный комплекс, разработанный на платформе Lotus Notes/Domino и позволяющий построить полноценную систему для управления деловыми процессами обработки документов и для контроля за их выполнением, является шагом на пути построения системы управления знаниями организации или предприятия. Система использует различные базы данных по документам, событиям, отчетам и пр. ООО «БОСС-Референт» ГК «АйТи» Что такое «БОСС-Референт» [Электронный ресурс] Электрон. дан. М., 2002-2012. URL: http://www.boss-referent.ru/ (дата обращения 10.06.2012).

Компоненты системы:

· корпоративная система электронного документооборота;

встроенная электронная почта;

· средства выхода на внешние системы электронной почты, на глобальные компьютерные сети.

Функции системы:

· подготовка, распространение и хранение внутренней нормативно-распорядительной информации;

· создание и контроль поручений;

· планирование и оптимизация работы в отношении контактов с внешними организациями;

· контроль договоров;

· работа с корпоративными, экономическими и политическими новостями;

· совместное обсуждение различных вопросов в рабочей группе, для чего используется режим конференции.

«ЕВФРАТ- Документооборот».Производитель: Cognitive Technologies. «ЕВФРАТ-Документооборот» позволяет организовать управление информационными потоками и документами организации и содержит весь необходимый инструментарий для успешной автоматизации документооборота любой компании, независимо от численности и формы собственности. Система рассчитана на работу, как в рамках небольшого отдела, так и в рамках всей организации со сложной схемой информационных потоков.

«ЕВФРАТ-Документооборот» отличается гибкостью и простотой настройки. В стандартный комплект поставки входит весь необходимый инструментарий (дизайнер форм, дизайнер маршрутов, менеджер журналов и отчетов), который позволяет заказчику своими силами и в кратчайшие сроки адаптировать систему к особенностям своей компании. Главным преимуществом системы является то, что при высокой функциональности она является по-настоящему коробочным решением и имеет низкую общую стоимость владения. Cognitive Technologies СЭД «ЕВФРАТ-Документооборот» [Электронный ресурс] Электрон. дан. М., 2012. URL: http://www.evfrat.ru/ (дата обращения 10.06.2012).

Функции системы:

· регистрация, хранение и поиск документов;

· создание и изменение регистрационных карточек без привлечения разработчика с помощью дизайнера форм;

· работа с документами в бумажной и электронной форме;

· контроль исполнения поручений;

· создание типовых маршрутов документов с помощью дизайнера маршрутов;

· создание различных журналов и отчетов по исполнительской дисциплине, документам, сотрудникам и т.д.;

· надежный учет и хранение документации;

· разграничение прав и защита от несанкционированного доступа;

· списание документов в архив;

· возможность удаленной работы с системой на обычном рабочем месте пользователя или через тонкий клиент (MS Internet Explorer);

· удаленное администрирование системы;

· безопасность работы через Интернет с помощью специального модуля для идентификации пользователя.

Рассмотрев наиболее известные автоматизированные системы электронного документооборота и платформы, на базе которых они разработаны, а также исходя из предъявляемых требований к системе автоматизации электронного документооборота в ООО «СЛМ-Монтаж», рекомендуется: для реализации внедрения системы автоматизации, документационного обеспечения управления в ООО «СЛМ-Монтаж» использовать платформу Lotus Notes /Domino разработанную фирмой IBM.

2.2 Рекомендации по совершенствованию процессов создания и управления документами в ООО «СЛМ-Монтаж»

Рассмотрев структуру и характеристику деятельности ООО «СЛМ-Монтаж», а также организацию документационного обеспечения управления и автоматизацию документационных процессов в фирме, пришли к выводу, что в ООО «СЛМ-Монтаж» прежде всего, необходимо:

· создать службу документационного обеспечения управления;

· разработать инструкцию по делопроизводству для специалистов службы ДОУ;

· разработать инструкции по организации работы с документами и их создания для работников других подразделений;

· организовать архивное хранение документов в электронном виде, выделить помещение под архив документов (бумажных);

· разработать инструкции по хранению документов в бумажном и в электронном виде;

· организовать контроль прохождения, исполнения, согласования и создания документов организации, в том числе и в электронном виде, внедрив автоматизированную систему электронного документооборота.

На сегодняшний день автоматизация документационного обеспечения управления в ООО « СЛМ-Монтаж» необходима по ряду причин:

· документы теряются;

· накапливается множество документов, назначение и источник которых неясны;

· документы и информация, содержащаяся в них, попадает в чужие руки;

· тратится масса рабочего времени на поиск нужного документа и формирование тематической подборки документов;

· создается несколько копий одного и того же документа - на бумагу и копирование документов тратиться немало средств;

· на подготовку и согласование документов тратится много времени;

· Сложности с контролем исполнительской дисциплины, связанной с работой с документами.

Проект автоматизации документационных процессов в ООО «СЛМ-Монтаж» может занимать от нескольких месяцев до нескольких лет и зависит как от количества автоматизируемых документационных процессов, текущего состояния и уровня автоматизации документационного обеспечения управления в организации, так и от организационных, финансовых и ресурсных возможностей организации.

Проект внедрения должен опираться на следующую методику внедрения: ООО «Максфил» Электронный документооборот технологии и внедрение [Электронный ресурс] Электрон. дан. М., 2007-2012. URL: http://www.escom-bpm.com/company/ (дата обращения 12.06.2012).

· Создать рабочую группу проекта, определить руководителя проекта внедрения;

· Определить цели, задачи, сроки и бюджет проекта;

· Провести обследование существующих документационных процессов;

· Разработать техническое задание на внедрение;

· Провести выбор автоматизированной системы документационного обеспечения управления (АС ДОУ ) ;

· Заключить договор на поставку и внедрение АС ДОУ ;

· Разработать и утвердить регламенты по работе с документами с учётом применения АС ДОУ ;

· Провести первоначально наполнение справочников системы;

· Провести предварительные испытания АС ДОУ ;

· Обучить персонал работе с системой документооборота;

· Издать приказ о проведении опытной эксплуатации АС ДОУ , и утвердить им программу опытной эксплуатации;

· По результатам опытной эксплуатации АС ДОУ провести доработку программного обеспечения и регламентов работы с документами;

· Издать приказ о вводе в эксплуатацию АС ДОУ . Обязательно обозначить в приказе зоны ответственности и ответственных лиц за ведение документооборота в подразделениях;

Для успешной реализации проекта внедрения автоматизированной системы документационного обеспечения управления, нужно сначала провести «пилотный» проект. Только после завершения «пилотного» проекта приступать к полномасштабному переходу на автоматизированную систему документационного обеспечения управления .

Особое внимание при автоматизации документационных процессов нужно уделить тем процессам, в которых юридически требуется наличие документа на бумажном носителе. Основной ошибкой является дублирование бумажного документооборота и электронного. Это значительно усложняет работу сотрудников и вызывает негативное отношение к автоматизированным системам документационного обеспечения управления. Тем более, что за выполнение двойной работы им не доплачивают. Необходимо так выстроить процессы автоматизированного документооборота, чтобы избежать дублирующих функций. ООО «Максфил» Электронный документооборот технологии и внедрение [Электронный ресурс] Электрон. дан. М., 2007-2012. URL: http://www.escom-bpm.com/company/ (дата обращения 12.06.2012).

Многие проблемы связаны с устаревшими стандартами работы с документами, не предусматривающие возможность применения электронного документооборота. Конечно, такие процессы можно автоматизировать, но результат от такой автоматизации будет малозначимым. В ходе внедрения нужно разрабатывать новые регламенты силами служб качества или привлечением внешних консультантов. Вводить эти регламенты в действие официальными документами, придающими легитимность электронному документообороту в организации.

Неподготовленность пользователей к работе в АС ДОУ приводит к сложностям при внедрении. Сотрудники зачастую игнорируют работы в АС ДОУ с помощью всевозможных уловок и манипуляций. Нужно не только научить сотрудников пользоваться электронным документооборотом, но и донести до них все преимущества этой технологии. Там же

Наиболее часто встречаемая ошибка внедрения автоматизированной системы документационного обеспечения управления связана со слабой проработкой требований к АС ДОУ на этапе проектирования. В результате пользователям предлагается работать в ненастроенной системе, что приводит к расхождению между настроенными в АС ДОУ документационными процессами и существующим документооборотом в организации.

Вывод по главе

Основной метод управления и бизнес-взаимодействия, используемый в настоящее время компаниями, - документационный. Главное преимущество документационного управления - это возможность сделать бизнес управляемым, поскольку позволяет избежать неконтролируемого движения и потери управленческой информации и решений, ибо они задокументированны. Но когда все действия работников и руководителей документируются, может возникнуть обратный эффект: чрезмерное увеличение объёма документации, которое при достижении некой «критической массы» приводит к торможению деловых процессов в организации. Процедуры, связанные с обработкой и доставкой документов, требуют всё большего времени и ресурсов. Затрудняется поиск необходимой информации для принятия решения и его исполнения. Неизбежными становятся потери и повторное создание документов.

Внедрение автоматизированной системы документационного обеспечения управления, позволит эффективно организовать комплексную работу с документами в ООО «СЛМ-Монтаж» и их потоки, документы из разрозненных файлов объединит в поток. Систематизирует и группирует. В итоге в них станет легче ориентироваться и, опираясь на предоставляемую ими информацию, грамотно и оперативно принимать управленческие решения. Кроме того внедрение АС ДОУ ускорит доставку управленческой информации и позволит усилить контроль за исполнением документов и поручений по ним.

Внедрение системы АС ДОУ в ООО «СЛМ-Монтаж» позволит решить следующие проблемы:

· систематизирует регламентацию работы с документами;

· позволит организовать подготовку документов по шаблонам;

· поможет организовать ведение номенклатуры дел организации;

· автоматизирует учёт документов, в том числе:

- позволит классифицировать документы по различным критериям;

- регистрировать документы по заданным шаблонам и алгоритмам;

- учитывать сроки хранения.

· позволит поместить документы в дела и разбить дела на тома;

· автоматизирует поиск документов;

· автоматизирует электронную рассылку документов;

· автоматизирует процесс коллективной работы с документом, в том числе:

- разработку проекта документа;

- согласование документа;

- экспертиза документа;

- исполнение документа;

· обеспечит защиту от несанкционированного доступа и искажения или удаления информации.

Заключение

Проведя анализ, изучив проблемы внедрения современных программных средств, используемых в процессе создания и управления документами в ООО «СЛМ-Монтаж», можно сделать следующие выводы.

Несмотря на то, что в современном законодательстве в отношении регламентации современных программных средств, существует ещё немало пробелов, их развитие в России идёт очень активно, во всех сферах деятельности. Применение современных программных средств или иначе; автоматизация процесса создания и управления документами, позволяет в разы увеличить скорость создания, обработки, контроля исполнения, доставки документов и обеспечивает возможность отслеживания этапов выполнения всех процессов, что делает всю деятельность в организации абсолютно прозрачной для руководства и контролируемой.

Процесс автоматизации системы документационного обеспечения управления в ООО «СЛМ-Монтаж» находится на начальной стадии развития. Автоматизированной программы ДОУ в фирме нет, равно как и не существует отдельно выделенного подразделения документационного обеспечения управления (ДОУ) и архива. В остальных отделах проведена автоматизация, но задачи автоматизации в каждом отделе были направлены на каждое отдельно взятое подразделение. Хранение документов в организации организованно очень слабо, нет никаких инструкций по хранению документов. Много документов безвозвратно теряется.

Основной проблемой является, отсутствие единой централизованной системы для работы с документами. Необходимо создать подразделение службы ДОУ и автоматизировать документационные процессы фирмы, объединив и связав между собой все отдельно автоматизированные отделы. Тем самым организовать коллективную работу с документами и обеспечить организацию отчётности и контроля за исполнением и прохождением документов в организации. Организовать хранение документов.

Основными недостатками являются следующие: отсутствие службы ДОУ в организации; отсутствие единой разработанной и утверждённой автоматизированной системы документооборота; отсутствие инструкций по делопроизводству и должностных инструкций работников; отсутствие утверждённых правил хранения документов и архива организации; отсутствие инструкций по хранению документов в электронном виде; отсутствие контроля за прохождением документов в организации, их созданием, исполнением;

Автоматизированная система ДОУ в ООО «СЛМ-Монтаж» нужна организации для учета и контроля работы с документами, а также организации их архивного хранения. Вопросы учета и хранения самым детальным образом проработаны в отечественной науке и практике документоведения и архивного дела. Поэтому естественным и самым эффективным решением является использование готовой системы автоматизации ДОУ и архивного дела в соответствии с отечественными нормативами и сложившейся практикой.

Использование корпоративных систем автоматизации ДОУ является конкретным шагом к внедрению и распространению применения элементов электронного документооборота, поэтому к выбору такой системы нужно подходить очень серьезно, исследуя весь рынок программных продуктов. В настоящее время на отечественном рынке представлено несколько десятков программных продуктов, предназначенных для автоматизации документационного обеспечения управления. Но выбор системы электронного документооборота должен основываться, прежде всего, на требованиях, предъявляемых к системе у каждой конкретной фирмы индивидуально.

Исходя из ситуации сложившейся в ООО «СЛМ-Монтаж» сформулируем наиболее важные требования, выдвигаемые для автоматизированной системы ДОУ в фирме, такая система должна:

· выполнять все задачи документационного обеспечения в полном объеме: подготовку документов, их регистрацию, контроль за исполнением, поиск документов, их хранение и справочную работу по массиву документов;

· быть построенной на единых методологических принципах, программно-технических и технологических решениях и рамках действующих организационно-правовых условий в виде отечественного законодательства, государственных стандартов, инструкций и требований;

· обеспечивать полноценное использование (интегрирование) накопленного информационного ресурса и реализовать принцип однократного ввода информации и ее многократного использования как подокументно, так и фактически;

· помогать администраторам, выбирать маршруты движения документации внутри организации, обеспечивая необходимую степень защиты информации от несанкционированного доступа;

· быть способной к расширению по определенным компонентам, а именно по количеству технических устройств и технологий, количеству документов (объему информации), количеству пользователей;

· уметь адаптироваться в разумных пределах к меняющимся требованиям пользователей.

Рассмотрев наиболее известные автоматизированные системы электронного документооборота и платформы, на базе которых они разработаны, а также исходя из предъявляемых требований к системе автоматизации электронного документооборота в ООО «СЛМ-Монтаж», рекомендовано: для реализации внедрения системы электронного документооборота в ООО «СЛМ-Монтаж» использовать платформу Lotus Notes /Domino разработанную фирмой IBM.

Проект внедрения АС ДОУ Lotus Notes /Domino в ООО «СЛМ-Монтаж» должен опираться на следующую методику внедрения:

· создание рабочей группы проекта, определение руководителя проекта внедрения;

· определение целей, задачей, сроков и бюджета проекта;

· проведение обследования существующих документационных процессов;

· разработка техническое задание на внедрение;

· выбор системы электронного документооборота;

· заключение договора на поставку и внедрение АС ДОУ;

· разработка и утверждение регламентов по работе с документами с учётом применения АС ДОУ;

· первоначальное наполнение справочников системы;

· проведение предварительных испытаний АС ДОУ;

· обучение персонала работе с системой документооборота;

· издать приказ о проведении опытной эксплуатации АС ДОУ, и утвердить им программу опытной эксплуатации;

· по результатам опытной эксплуатации АС ДОУ провести доработку программного обеспечения и регламентов работы с документами;

· издать приказ о вводе в эксплуатацию АС ДОУ. Обязательно обозначить в приказе зоны ответственности и ответственных лиц за ведение документооборота в подразделениях;

Для успешного внедрения проекта автоматизированного документооборота нужно сначала провести «пилотный» проект. После завершения «пилотного» проекта приступать к полномасштабному переходу на электронный документооборот. При автоматизации документационных процессов необходимо особое внимание уделить тем процессам, в которых юридически требуется наличие документа на бумажном носителе. Основной ошибкой является дублирование бумажного документооборота и электронного. Это значительно усложняет работу сотрудников и вызывает негативное отношение к автоматизированному документообороту. Тем более что за выполнение двойной работы им не доплачивают. Необходимо так выстроить процессы автоматизированного документооборота, чтобы избежать дублирующих функций.

Многие проблемы связаны с устаревшими стандартами работы с документами, не предусматривающие возможность применения электронного документооборота. Конечно, такие процессы можно автоматизировать, но результат от такой автоматизации будет малозначимым. В ходе внедрения нужно разрабатывать новые регламенты силами служб качества или привлечением внешних консультантов. Вводить эти регламенты в действие официальными документами, придающими легитимность электронному документообороту в организации.

Неподготовленность пользователей к работе в АС ДОУ приводит к сложностям при внедрении. Сотрудники зачастую игнорируют работы в АС ДОУ с помощью всевозможных уловок и манипуляций. Нужно не только научить сотрудников пользоваться электронным документооборотом, но и донести до них все преимущества этой технологии. Наиболее часто встречаемая ошибка внедрения автоматизированной системы ДОУ связана со слабой проработкой требований к АС ДОУ на этапе проектирования. В результате пользователям предлагается работать в ненастроенной системе, что приводит к расхождению между настроенными в АС ДОУ документационными процессами и существующим документооборотом в организации.

Внедрение данной автоматизированной системы ДОУ в ООО «СЛМ-Монтаж» позволит эффективно организовать комплексную работу с документами и их потоки, документы из разрозненных файлов объединит в поток. Систематизирует и сгруппирует. В итоге в них станет легче ориентироваться и, опираясь на предоставляемую ими информацию, грамотно и оперативно принимать управленческие решения. Кроме того внедрение АС ДОУ ускорит доставку управленческой информации и позволит усилить контроль за исполнением документов и поручениями по ним.

Внедрение автоматизированной системы ДОУ Lotus Notes /Domino в ООО «СЛМ-Монтаж» позволит решить следующие проблемы:

· систематизирует регламентацию работы с документами;

· позволит организовать подготовку документов по шаблонам;

· поможет организовать ведение номенклатуры дел организации;

· автоматизирует учёт документов;

· позволит поместить документы в дела и разбить дела на тома;

· автоматизирует поиск документов; автоматизирует электронную рассылку документов;

· автоматизирует процесс коллективной работы с документом;

· обеспечит защиту от несанкционированного доступа и искажения или удаления информации.

...

Страница:


Подобные документы

Работы в архивах красиво оформлены согласно требованиям ВУЗов и содержат рисунки, диаграммы, формулы и т.д.
PPT, PPTX и PDF-файлы представлены только в архивах.
Рекомендуем скачать работу.

© 2000 — 2023, ООО «Олбест» Все права защищены