Анализ современных программных средств, используемых в процессе создания и управления документами в ООО "СЛМ-Монтаж"

Основным законом для ведения бухгалтерской документации, в том числе и в электронном виде является, Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». Закон распространяется на все организации, находящиеся на территории РФ, а также на филиалы и представительства иностранных организаций, если иное не предусмотрено международными договорами РФ. Бухгалтерский учет определяется как упорядоченная система сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций. Его объектами выступают имущество организаций, их обязательства и хозяйственные операции, осуществляемые организациями в процессе их деятельности. Закреплены основные задачи бухгалтерского учета. Определяются права и обязанности руководителя организации и ее главного бухгалтера в этой области. Федеральный закон « О бухгалтерском учёте» № 129-ФЗ от 21.11.1996 ( в ред. от 06.12.2011) закон утрачивает силу с 01.01.2013 // Информационно-правовой портал Система Гарант [Электронный ресурс] Электрон. дан. М., 1990-2012. URL: http://base.garant.ru/10136812/ (дата обращения 11.03.2012). Отдельная глава закона посвящена требованиям к ведению бухгалтерского учета, бухгалтерской документации и регистрации. Закреплен состав бухгалтерской отчетности. Отчетным годом для всех организаций является календарный год - с 1 января по 31 декабря включительно. Первым отчетным годом для вновь созданных организаций считается период с даты их государственной регистрации по 31 декабря соответствующего года, а для организаций, созданных после 1 октября, - по 31 декабря следующего года. Закрепляется обязанность организаций хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Содержатся положения об ответственности за нарушение законодательства РФ о бухгалтерском учете. Федеральный закон « О бухгалтерском учёте» № 129-ФЗ от 21.11.1996 ( в ред. от 06.12.2011) закон утрачивает силу с 01.01.2013 // Информационно-правовой портал Система Гарант [Электронный ресурс] Электрон. дан. М., 1990-2012. URL: http://base.garant.ru/10136812/ (дата обращения 11.03.2012).

Приказ Федеральной налоговой службы от 30 января 2012 г. № ММВ-7-6/36@ «Об утверждении форматов представления документов, используемых при выставлении, получении счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной подписи». Данный закон утверждает требования к XML файлам передачи в электронном виде в налоговые органы информационного сообщения об участнике электронного документооборота счетами-фактурами. Приказ Федеральной налоговой службы от 30.11. 2012 г. № ММВ-7-6/36@ «Об утверждении форматов представления документов, используемых, при выставлении получении счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной подписи» // Официальный сайт компании «Консультант Плюс» [Электронный ресурс] Электрон. дан. М., 1997-2012.

URL: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=125531 ( дата обращения 11.03.2012).

Процессы стандартизации в сфере делопроизводства регулируются Федеральным законом от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании». Закон регулирует, отношения между юридическими и физическими лицами, государственными органами, возникающие, изменяющиеся или прекращающиеся по поводу установления обязательных технических норм и правил, подтверждения соответствия продукции, процессов (методов) ее производства обязательным требованиям, стандартизации, аккредитации органов по сертификации и испытательных лабораторий (центров), привлечения к ответственности в случаях несоответствия требованиям технических регламентов и финансирования работ в области технического регулирования. Действие Закона не распространяется на государственные образовательные стандарты, положения (стандарты) о бухгалтерском учете и правила (стандарты) аудиторской деятельности, стандарты эмиссии ценных бумаг и проспектов эмиссии ценных бумаг. Федеральный закон от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании».( в ред. от 06.12.2011 // Информационно-правовой портал Система Гарант [Электронный ресурс] Электрон. дан. М., 1990-2012. URL: http://base.garant.ru/12129354/ (дата обращения 11.03.2012). Требования к продукции разделяются на обязательные, которые устанавливаются техническими регламентами, и добровольные, которые содержатся в стандартах. Обязательные технические требования могут устанавливаться только федеральными законами, указами Президента РФ и решениями Правительства РФ. Устанавливается ответственность и процедуры, применяемые в случаях несоответствия требованиям технических регламентов. Устанавливаются также заключительные и переходные положения на семилетний период со дня введения в действие закона. Там же

Далее рассматриваются государственные стандарты регламентирующие применение современных программных средств в документационном обеспечении управления.

1.2 Государственные стандарты, регламентирующие применение современных программных средств в документационном обеспечении управления в РФ

Федеральным законом от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании», устанавливается принцип добровольного применения стандартов, которым определяется, что национальный стандарт применяется на добровольной основе равным образом и в равной мере независимо от страны и (или) места происхождения продукции, осуществления процессов производства. Применение национального стандарта подтверждается знаком соответствия.

В соответствии с названными положениями Федерального закона стандарты в сфере делопроизводства носят рекомендательный характер. Делопроизводство в органах власти и местного самоуправления. Новые обязательные правила: практ. пособие/ М.В. Кирсанова, С.П. Кобук, Ю.М. Аксёнов. М., Омега-Л, 2007. С. 239.

К нормативным документам по стандартизации, действующим на территории нашей страны, относятся:

· Государственные стандарты Российской Федерации (ГОСТы); применяемые в установленном порядке международные стандарты; правила, нормы и рекомендации по стандартизации; общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

· Стандарты отраслей, научно-технических, инженерных обществ и других общественных объединений.

Все государственные стандарты, действующие на территории нашей страны, объединены в единую Государственную систему стандартизации - иерархически организованную систему классификации и кодирования самих государственных стандартов.

Самостоятельный комплекс составляют стандарты на унифицированные системы документации: Делопроизводство в органах власти и местного самоуправления. Новые обязательные правила: практ. пособие/ М.В. Кирсанова, С.П. Кобук, Ю.М. Аксёнов. М., Омега-Л, 2007. С. 239.

ГОСТ 6.10.3 - 83 «Унифицированные системы документации. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате» (утв. Постановлением государственного комитета СССР по стандартизации от 30 сентября 1983г. № 4727); Настоящий стандарт распространяется на запись информации унифицированных документов общесоюзного назначения для обмена между АСУ различных сфер и уровней и ВЦ коллективного пользования. Стандарт устанавливает оформление информации унифицированного документа в виде одной (или более) информационной записи, логическую структуру и способ размещения информационной записи. ГОСТ 6.10.3 - 83 «Унифицированные системы документации. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате»// Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии [Электронный ресурс] Электрон. дан. М., 2007. URL:http://protect.gost.ru/document.aspx?control=7&id=145021 (дата обращения 12.03.2012)

ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения» (утв. постановлением Госстандарта СССР от 9 октября 1984 г. № 3549); Настоящий стандарт устанавливает требования к составу и содержанию реквизитов, придающих юридическую силу документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники, а также порядок внесения изменений в эти документы. Настоящий стандарт обязателен для всех предприятий, организаций и учреждений (далее - организаций), осуществляющих информационный обмен документами на машинном носителе и машинограммами. ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения» // Косалдинговая группа ТЕРМИКА[Электронный ресурс] Электрон. дан. М., 2012. URL: http://www.termika.ru/dou/docs/detail.php?ID=1661(дата обращения 12.03.2012)

ГОСТ 6.10.5-87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца» (утв. постановлением Госстандарта СССР от 30 марта 1987 г. № 1056); Настоящий стандарт устанавливает основные требования к построению формуляров-образцов, к разработке унифицированных на их основе форм документов с учетом возможности их машинной обработки и изготовлению бланков документов. Стандарт распространяется на документы, применяемые на всех уровнях управления народным хозяйством при реализации всех функций управления. Стандарт не распространяется на системы документации по капитальному строительству, конструкторскую, технологическую, а также внешнеторговую документацию, используемую при оформлении внешнеторговых операций и организационно-распорядительную документацию. ГОСТ 6.10.5-87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца» (утв. постановлением Госстандарта СССР от 30 марта 1987 г. № 1056) // Официальный сайт компании «Консультант Плюс» [Электронный ресурс] Электрон. дан. М., 1997-2012. URL:http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=STR;n=8415 ( дата обращения 12.03.2012).

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст); Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее - документы), включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД). Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст) // Информационно-правовой портал Система Гарант [Электронный ресурс] Электрон. дан. М., 1990-2012. URL: http://base.garant.ru/185891/ (дата обращения 12.03.2012).Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми.

Также существуют стандарты регламентирующие работу с электронными документами, а также применение современных программных средств при работе с документами:

ГОСТ 19.101-77 Единая система программной документации. «Виды программ и программных документов». Настоящий стандарт устанавливает виды программ и программных документов для вычислительных машин, комплексов и систем независимо от их назначения и области применения. ГОСТ 19.101-77«Виды программ и программных документов»// Элетронная библиотека стандартов оформление проектной документации IT-GOST.RU [Электронный ресурс] Электрон. дан. М., 2009-2012. URL: http://it-gost.ru/content/view/36/(дата обращения 12.03.2012).

ГОСТ 19.201-78 Единая система программной документации. «Техническое задание. Требования к содержанию и оформлению». Настоящий стандарт устанавливает порядок построения и оформления технического задания на разработку программы или программного изделия для вычислительных машин, комплексов и систем независимо от их назначения и области применения. ГОСТ 19.201-78 «Техническое задание. Требования к содержанию и оформлению» // База ГОСТов РФ GOST Expert [Электронный ресурс] Электрон. дан. 2008-2011. URL: http://gostexpert.ru/gost/gost-19.201-78(дата обращения 12.03.2012).

ГОСТ 24.601-86 Единая система стандартов автоматизированных систем управления. «Автоматизированные системы. Стадии создания». Настоящий стандарт распространяется на автоматизированные системы (АС), используемые в различных видах деятельности (исследование, проектирование, управление), включая их сочетания (исследование - проектирование - управление, проектирование - управление), создаваемые в организациях, объединениях и на предприятиях (далее - организациях). Стандарт устанавливает стадии и этапы создания и развития АС и основные результаты выполнения работ на каждой стадии. Стандарт не распространяется на порядок разработки комплектующих изделий, используемых в АС. Порядок разработки поставляемых комплексов средств автоматизации, технических средств, программных средств и др. определяется стандартами системы разработки и поставки продукции и техники на производство, действующей в ведомстве заказчика АС. ГОСТ 24.601-86 «Автоматизированные системы. Стадии создания»//Корпоративные хранилища данных. Интеграция систем проектная документация. [Электронный ресурс] Электрон. дан. 2010-2012. URL: http://www.prj-exp.ru/gost/gost_24-601-86.php (дата обращения 13.03.2012).

Руководящий документ по стандартизации РД 50-680-88 "Методические указания. Автоматизированные системы. Основные положения" (утв. постановлением Государственного комитета СССР по стандартам от 28 декабря 1988 г. № 4622). Методические указания распространяются на автоматизированные организационно-технические системы (АС) и устанавливают назначение, состав, основные принципы создания и функционирования АС. АС представляет собой организационно-техническую систему, обеспечивающую выработку решений на основе автоматизации информационных процессов в различных сферах деятельности (управление, проектирование, производство и т. д.) или их сочетаниях. Руководящий документ по стандартизации РД 50-680-88 "Методические указания. Автоматизированные системы. Основные положения" (утв. и введены в действие постановлением Государственного комитета СССР по стандартам от 28 декабря 1988 г. № 4622) // Информационно-правовой портал Система Гарант [Электронный ресурс] Электрон. дан. М., 1990-2012. URL: http://base.garant.ru/193676/ (дата обращения 13.03.2012).

Руководящий документ по стандартизации РД 50-34.698-90 "Методические указания "Информационная технология. Комплекс стандартов и руководящих документов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы. Требования к содержанию документов" (утв. и введены в действие постановлением Государственного комитета СССР по управлению качеством продукции и стандартами от 27.12.1990 № 3380). Настоящие методические указания распространяются на автоматизированные системы (АС), используемые в различных сферах деятельности (управление, исследование, проектирование и т. п.), включая их сочетание, и устанавливают требования к содержанию документов, разрабатываемых при создании АС. Руководящий документ по стандартизации РД 50-34.698-90 "Методические указания "Информационная технология. Комплекс стандартов и руководящих документов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы. Требования к содержанию документов" (утв. и введены в действие постановлением Государственного комитета СССР по управлению качеством продукции и стандартами от 27.12.1990 № 3380) // Информационно-правовой портал Система Гарант [Электронный ресурс] Электрон. дан. М., 1990-2012. URL: http://base.garant.ru/193677/ (дата обращения 13.03.2012).

ГОСТ 34.602-89 "Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Техническое задание на создание автоматизированной системы" (утв. постановлением Госстандарта СССР от 24 марта 1989 г. № 661). Настоящий стандарт распространяется на автоматизированные системы(АС) для автоматизации различных видов деятельности (управление, проектирование, исследование и т. п.), включая их сочетания, и устанавливает состав, содержание, правила оформления документа «Техническое задание на создание (развитие или модернизацию)системы» (далее - ТЗ на АС). Межгосударственный стандарт ГОСТ 34.602-89 "Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Техническое задание на создание автоматизированной системы" (утв. постановлением Госстандарта СССР от 24 марта 1989 г. № 661) //Информационно-правовой портал Система Гарант [Электронный ресурс] Электрон. дан. М., 1990-2012. URL: http://base.garant.ru/193690/ (дата обращения 13.03.2012).

ГОСТ 34.201-89 «Виды, комплектность и обозначение документов при создании автоматизированных систем». Настоящий стандарт распространяется на автоматизированные системы (АС), используемые в различных сферах деятельности (управление, исследование, проектирование и т. п.), включая их сочетание, и устанавливает виды, наименование, комплектность и обозначение документов, разрабатываемых на стадиях создания АС. Межгосударственный стандарт ГОСТ 34.201-89 "Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Виды, комплектность и обозначение документов при создании автоматизированных систем" (утв. постановлением Госстандарта СССР от 24 марта 1989 г. № 664) // Информационно-правовой портал Система Гарант [Электронный ресурс] Электрон. дан. М., 1990-2012. URL: http://base.garant.ru/193688/ (дата обращения 13.03.2012).

ГОСТ 34.003-90 "Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы. Термины и определения" (утв. постановлением Госстандарта СССР от 27 декабря 1990 г. № 3399). Настоящий стандарт устанавливает термины и определения основных понятий в области автоматизированных систем (АС) и распространяется на АС, используемые в различных сферах деятельности (управление, исследование, проектирование и т.п., включая их сочетание), содержанием которых является переработка информации. Настоящий стандарт не распространяется на системы, предназначенные для обработки (изготовления, сборки, транспортирования) любых изделий, материалов или энергии. Термины, установленные настоящим стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по автоматизированным системам, входящих в сферу работ по стандартизации и использующих результаты этих работ, и рекомендуются для применения в научно-технической, справочной и учебной литературе. Межгосударственный стандарт ГОСТ 34.003-90 "Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы. Термины и определения" (утв. Постановлением Госстандарта СССР от 27 декабря 1990 г. № 3399) // Информационно-правовой портал Система Гарант [Электронный ресурс] Электрон. дан. М., 1990-2012. URL: http://base.garant.ru/187632/ (дата обращения 13.03.2012).

Государственный стандарт Союза ССР ГОСТ 34.601-90 "Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы стадии создания" (утв. постановлением Госстандарта СССР от 29 декабря 1990 г. № 3469). Настоящий стандарт распространяется на автоматизированные системы (АС), используемые в различных видах деятельности (исследование, проектирование, управление и т. п.), включая их сочетания, создаваемые в организациях, объединениях и на предприятиях (далее -- организациях). Стандарт устанавливает стадии и этапы создания АС. Государственный стандарт Союза ССР ГОСТ 34.601-90 "Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы стадии создания" (утв. постановлением Госстандарта СССР от 29 декабря 1990 г. № 3469) //Информационно-правовой портал Система Гарант [Электронный ресурс] Электрон. дан. М., 1990-2012. URL: http://base.garant.ru/187735/ (дата обращения 13.03.2012).

ГОСТ 7.82-2001. «Библиографическая запись. Библиографическое описание электронных ресурсов. Общие требования и правила составления». Настоящий стандарт устанавливает общие требования и правила составления библиографического описания электронного ресурса: набор областей и элементов библиографического описания, последовательность их расположения, наполнение и способ представления элементов, применение условных разделительных знаков. ГОСТ 7.82-2001. «Библиографическая запись. Библиографическое описание электронных ресурсов. Общие требования и правила составления»// «Электронные офисные системы» ЭОС [Электронный ресурс] Электрон.дан. М., 1994-2012. URL: http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_law/detail.php?ID=28039&sphrase_id=21885(дата обращения 13.03.2012).

ГОСТ Р 34.10-2001 «Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи» (принят постановлением Госстандарта РФ от 12 сентября 2001 г. № 380-ст). Настоящий стандарт определяет схему электронной цифровой подписи (ЭЦП), процессы формирования и проверки цифровой подписи под заданным сообщением (документом), передаваемым по незащищенным телекоммуникационным каналам общего пользования в системах обработки информации различного назначения. Внедрение цифровой подписи на базе настоящего стандарта повышает, по сравнению с действующей схемой цифровой подписи, уровень защищенности передаваемых сообщений от подделок и искажений. Стандарт рекомендуется использовать в новых системах обработки информации различного назначения, а также при модернизации действующих систем. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 34.10-2001 "Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи" (принят постановлением Госстандарта РФ от 12 сентября 2001 г. № 380-ст) // Информационно-правовой портал Система Гарант [Электронный ресурс] Электрон.дан. М., 1990-2012. URL: http://base.garant.ru/199460/ (дата обращения 13.03.2012).

ГОСТ Р 52294-2004 «Информационная технология управления организацией. Электронный регламент административной и служебной деятельности. Основные положения» (утв. Постановлением Госстандарта России от 29 декабря 2004 г. № 138-ст); Стандарт распространяется на автоматизированные системы обработки информации и управления учреждений, предприятий и организаций независимо от форм собственности и подчинения и определяет основные положения по созданию, внедрению, эксплуатации и сопровождению электронного регламента их административной и служебной деятельности. ГОСТ Р 52294-2004 «Информационная технология управления организацией. Электронный регламент административной и служебной деятельности. Основные положения» (утв. Постановлением Госстандарта России от 29 декабря 2004 г. № 138-ст) // Официальный сайт компании «Консультант Плюс» [Электронный ресурс] Электрон.дан. М., 1997-2012. URL: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=EXP;n=365494 ( дата обращения 14.03.2012).

ГОСТ Р 51275-2006. «Защита информации. Объект информатизации. Факторы, воздействующие на информацию. Общие положения». Настоящий стандарт устанавливает классификацию и перечень факторов, воздействующих на безопасность защищаемой информации, в целях обоснования угроз безопасности информации и требований по защите информации на объекте информатизации. Национальный стандарт РФ ГОСТ Р 51275-2006 "Защита информации. Объект информатизации. Факторы, воздействующие на информацию. Общие положения" (утв. приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 27 декабря 2006 г. № 374-ст) // Информационно-правовой портал Система Гарант [Электронный ресурс] Электрон. дан. М., 1990-2012. URL: http://base.garant.ru/5921891/ (дата обращения 14.03.2012).

ГОСТ Р 7.0.2-2006. «Консервация документов на компакт-дисках. Общие требования». Настоящий стандарт устанавливает общие требования к консервации документов на компакт-дисках любого типа и формы, в том числе к режиму хранения и контролю состояния, а также к технологическим процессам стабилизации, очистки и изготовления копий. Стандарт предназначен для библиотек всех типов и органов научно-технической информации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. ГОСТ Р 7.0.2-2006. «Консервация документов на компакт-дисках. Общие требования» // База ГОСТов РФ GOST Expert [Электронный ресурс] Электрон.дан. 2008-2011. URL: http://gostexpert.ru/gost/gost-7.0.2-2006 (дата обращения 14.03.2012).

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» (утв. приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12 марта 2007 г. № 28-ст). Настоящий стандарт, распространяется на управление документами (всех форматов и на всех носителях), создаваемыми или получаемыми государственной, коммерческой или общественной организацией в процессе ее деятельности или лицом, на которого возложена обязанность создавать и сохранять документы; содержит положения об ответственности, политике, процедурах, системах и процессах, связанных с документами организаций; содержит руководящие указания по управлению документами в рамках процессов управления качеством и управления окружающей средой в соответствии с международными стандартами ИСО 9001 и ИСО 14001; содержит методические рекомендации по проектированию и внедрению систем управления документами. Настоящий стандарт не распространяется на управление архивными документами, хранящимися в архивных учреждениях. "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007" (утв. Приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 № 28-ст) // Официальный сайт компании «Консультант Плюс» [Электронный ресурс] Электрон.дан. М., 1997-2012. URL: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=EXP;n=406773 ( дата обращения 14.03.2012).

ГОСТ Р ИСО/МЭК ТО 13335-3-2006. «Информационная технология. Методы и средства обеспечения безопасности. Часть 5. Руководство по менеджменту безопасности сети». Настоящий стандарт представляет собой руководство по управлению безопасностью сетями для персонала, ответственного за эту деятельность, и содержит основные положения по выявлению и анализу факторов, имеющих отношение к компонентам безопасности связи. Эти факторы следует учитывать при установлении требований по безопасности сети.

Аспекты детального проектирования и технической реализации контролируемых зон не входят в область применения настоящего стандарта. ГОСТ Р ИСО/МЭК ТО 13335-3-2006. «Информационная технология. Методы и средства обеспечения безопасности. Часть 5. Руководство по менеджменту безопасности сети» // База ГОСТов РФ GOST Expert [Электронный ресурс] Электрон.дан. 2008-2011. URL: http://gostexpert.ru/gost/gost-13335-5-2006 (дата обращения 14.03.2012).

ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Процессы управления документами. Метаданные для документов» (утв.приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 13 ноября 2008 г. № 310-ст); Настоящий стандарт описывает принципы поддержки и управления метаданными об управлении документами. Эти принципы применяются к документам и их метаданным и всем процессам, которые их затрагивают, в любой системе, в которой они хранятся и в любой организации, ответственной за управление ими.

Стандарт распространяется на электронные ресурсы, описание которых составляется библиотеками, органами научно-технической информации, центрами государственной библиографии, другими библиографирующими учреждениями. ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Процессы управления документами. Метаданные для документов» (утв.приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 13 ноября 2008 г. № 310-ст) // База ГОСТов РФ GOST Expert [Электронный ресурс] Электрон.дан. 2008-2011. URL: http://gostexpert.ru/gost/gost-23081-1-2008 (дата обращения 14.03.2012).

ГОСТ Р 53898-2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению» (утв. приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 26 октября 2010 г. № 327-ст); Настоящий стандарт устанавливает формат, состав и содержание электронного сообщения, обеспечивающего информационное взаимодействие систем управления документами. Электронное сообщение должно состоять из XML-документа установленной в настоящем стандарте структуры и с заданным составом элементов и их атрибутов и, возможно, набора дополнительных файлов, являющихся неотъемлемой частью сообщения. Как электронное сообщение в целом, так и составные его части, могут быть независимо подписаны электронными цифровыми подписями и другими аналогами собственноручной подписи и (или) зашифрованы. Порядок применения электронной цифровой подписи и (или) шифрования не относится к области применения настоящего стандарта, а рассматривается как “внешний“по отношению к нему и регламентируется отдельными документами. Национальный стандарт РФ ГОСТ Р 53898-2010 "Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению" (утв. приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 26 октября 2010 г. № 327-ст) // Информационно-правовой портал Система Гарант [Электронный ресурс] Электрон. дан. М., 1990-2012. URL: http://base.garant.ru/55170858/ (дата обращения 15.03.2012).

ГОСТ Р 54593-2011. «Информационные технологии. Свободное программное обеспечение. Общие положения». Утверждён, приказом Росстандарта от 06.12.2011 № 718-ст «Об утверждении национального стандарта». Настоящий стандарт распространяется на свободное программное обеспечение (далее ПО). Настоящий стандарт устанавливает общие положения в области создания, распространения и использования свободного программного обеспечения, в том числе для государственных и муниципальных служб. В стандарте описываются основные принципы использования свободного ПО в корпорациях и государственных учреждениях. Документ включает в себя описание позитивных сторон внедрения свободного программного обеспечения, обозначаются основные термины, которые относятся к свободному, и проприетарному ПО, открытым стандартам, протоколам и спецификациям. Помимо этого в документе упоминается об инфраструктуре разработки и использования свободного ПО. Согласно содержанию документа, основными положительными сторонами внедрения свободного ПО считаются его безопасность, надежность, стимулирование развития отечественной отрасли разработки программ для электронно-вычислительных машин(далее ЭВМ), уменьшение числа нарушений, связанных с правовой защитой программ для ЭВМ, а также предоставление услуг для государственных и муниципальных нужд. Приказ Росстандарта от 06.12.2011 N 718-ст "Об утверждении национального стандарта" // Официальный сайт компании «Консультант Плюс» [Электронный ресурс] Электрон.дан. М., 1997-2012. URL: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=EXP;n=522373 ( дата обращения 14.03.2012).

Кроме того существует ряд документов временного характера регулирующих применение современных программных средств, рассмотрим некоторые из них:

Руководящий документ «Временное положение по организации разработки, изготовления и эксплуатации программных и технических средств защиты информации от несанкционированного доступа в автоматизированных системах и средствах вычислительной техники» (утв. решением Государственной технической комиссии при Президенте РФ от 30 марта 1992 г.).

Утвержденное Временное положение устанавливает единый на территории России порядок исследований и разработок в 3-х областях. Первая - защита информации, обрабатываемой автоматизированными системами различного уровня и назначения, от НСД. Вторая - создание средств вычислительной техники общего и спецназначения, защищенных от утечки, искажения или уничтожения информации за счет НСД. Третья - создание программных и техсредств защиты информации от НСД в составе систем защиты секретной информации в создаваемых автоматизированных системах. Руководящий документ «Временное положение по организации разработки, изготовления и эксплуатации программных и технических средств защиты информации от несанкционированного доступа в автоматизированных системах и средствах вычислительной техники» (утв. решением Государственной технической комиссии при Президенте РФ от 30 марта 1992 г.) // «Электронные офисные системы» ЭОС [Электронный ресурс] Электрон. дан. М., 1994-2012. URL:http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_law/detail.php?ID=10386&SECTION_ID=679 (дата обращения 15.03.2012).

Руководящий документ «Автоматизированные системы. Защита от несанкционированного доступа к информации. Классификация автоматизированных систем и требования по защите информации» (утв. решением Государственной технической комиссии при Президенте РФ от 30 марта 1992 г.). В нём определены требования по защите информации в АС различных классов. Класс выбирается заказчиком и разработчиком с привлечением специалистов. Определяющие признаки группировки - наличие информации различного уровня конфиденциальности, полномочия субъектов на доступ к ней, режим обработки данных.

Установлено 9 классов защищенности. Каждый характеризуется минимальной совокупностью требований по защите. Классы делятся на 3 группы, отличающиеся особенностями обработки информации. Например, третья - включает АС, в которых работает 1 пользователь, допущенный ко всей информации, размещенной на носителях 1 уровня конфиденциальности. АС для обработки или хранения государственной секретной информации необходимо классифицировать не ниже 3А, 2А, 1А, 1Б, 1В и использовать сертифицированные СВТ. Руководящий документ «Автоматизированные системы. Защита от несанкционированного доступа к информации. Классификация автоматизированных систем и требования по защите информации» (утв. решением Государственной технической комиссии при Президенте РФ от 30 марта 1992 г.) // «Электронные офисные системы» ЭОС [Электронный ресурс] Электрон. дан. М., 1994-2012.

URL: http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_law/detail.php?ID=10387&SECTION_ID=679 (дата обращения 15.03.2012).

Несмотря на множество пробелов в законодательстве, существующих на сегодняшний день, развитие электронного документооборота в России идёт очень активно, во всех сферах деятельности и в том числе в органах власти, прежде всего. Именно применение современных программных средств в процессе создания и управления документами, позволяет в разы увеличить скорость создания, обработки, контроля исполнения, доставки документов и обеспечивает возможность отслеживания этапов выполнения всех процессов, что делает всю деятельность в организации абсолютно прозрачной для руководства и контролируемой.

Это является актуальным и для различных частных компаний, в том числе Общества с ограниченной ответственностью «СЛМ-Монтаж».

1.3 Структура и характеристика деятельности ООО «СЛМ-Монтаж»

Общество с ограниченной ответственностью (ООО) «СЛМ-Монтаж» создано в соответствии с Гражданским Кодексом Российской Федерации (ГК РФ) и Федеральным законом « Об акционерных обществах». Федеральный закон « Об акционерных обществах» ( в ред. от 7.12. 2011) изменения вступают в силу с 1.06.2012 // Информационно-правовой портал Система Гарант [Электронный ресурс] Электрон. дан. М., 1990-2012. URL: http://base.garant.ru/10105712/ (дата обращения 11.03.2012).

ООО «СЛМ-Монтаж» расположено на территории Красноярского края в г. Красноярске. Общество является юридическим лицом и действует на основании Устава и действующего законодательства Российской Федерации.

Полное фирменное наименование Общества на русском языке: Общество с ограниченной ответственностью «СЛМ-Монтаж», сокращенное фирменное наименование на русском языке: ООО «СЛМ-Монтаж».

Целью деятельности Общества является расширение рынка товаров и услуг, а также извлечение прибыли. Предметом деятельности являются: Устав ООО «СЛМ-Монтаж»//Архив ООО «СЛМ-Монтаж»/Красноярск, 2009.С.12.

· деятельность в области строительства зданий и сооружений, в том числе монтажные, ремонтные и другие виды строительных работ.

· строительство, ремонт и техническое облуживание судов, плавучих форм и конструкций, а также другие, не запрещённые виды деятельности.

Кадровый потенциал ООО «СЛМ-Монтаж» составляет 150 человек сотрудников.

Правовую основу деятельности ООО «СЛМ-Монтаж» составляют Конституция Российской Федерации, федеральные конституционные законы, федеральные законы, акты Президента Российской Федерации, Правительства Российской федерации, Гражданский кодекс Российской Федерации, Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» и Устав ООО «СЛМ-Монтаж».

Высшим органом управления Общества является Общее собрание участников. Оно проводится один раз в год. Помимо годового собрания могут проводиться внеочередные собрания участников.

К компетенции Общего собрания участников относятся: Устав ООО «СЛМ-Монтаж»//Архив ООО «СЛМ-Монтаж»/Красноярск, 2009.С.12.

· Определение основных направлений деятельности Общества, а также принятие решения об участии в ассоциациях и других объединениях коммерческих организаций.

· Изменение Устава Общества, в том числе изменение размера уставного капитала Общества, утверждение новой редакции Устава.

· Избрание Ревизионной комиссии (Ревизора) Общества и досрочное прекращение их полномочий.

· Избрание Директора и досрочное прекращение его полномочий, установление размеров выплачиваемых ему вознаграждений и компенсаций, а также принятие решения о передаче полномочий Директора коммерческой организации или индивидуальному предпринимателю (управляющему), утверждение управляющего и условий договора с ним.

· Утверждение годовых отчетов и годовых бухгалтерских балансов.

· Принятие решения о распределении чистой прибыли Общества между участниками Общества.

· Утверждение (принятие) документов, регулирующих внутреннюю деятельность Общества (внутренних документов Общества).

· Принятие решения о размещении Обществом облигаций и иных эмиссионных ценных бумаг.

· Назначение аудиторской проверки, утверждение аудитора и определение размера оплаты его услуг.

· Принятие решения о реорганизации или ликвидации Общества.

· Назначение ликвидационной комиссии и утверждение ликвидационных балансов.

· Создание филиалов и открытие представительств.

· Предоставление участникам дополнительных прав или возложение на участников дополнительных обязанностей.

· Возложение дополнительных обязанностей на определенного участника.

· Прекращение или ограничение дополнительных прав, предоставленных участнику, а также прекращение дополнительных обязанностей, возложенных на участника.

· Утверждение денежной оценки неденежных вкладов в уставный капитал, вносимых участниками Общества или принимаемыми в Общество третьими лицами.

· Залог участником своей доли другому участнику Общества или третьему лицу.

· Решение о внесении участниками вкладов в имущество Общества.

· Решение о совершении Обществом сделки, в совершении которой имеется заинтересованность, решение о совершении крупной сделки.

· Распределение доли, принадлежащей Обществу, между участниками Общества или продажа доли, принадлежащей Обществу, некоторым участникам Общества или третьим лицам.

· Выплата действительной стоимости доли при обращении взыскания на долю в уставном капитале одного из участников Общества.

· Определение условий оплаты труда Директора и его заместителей, а также руководителей филиалов и представительств.

· Решение о совершении Обществом сделок, связанных с распоряжением принадлежащей Обществу интеллектуальной собственностью (изобретениями, полезными моделями, промышленными образцами), патентами, товарными знаками, знаками обслуживания.

· Решение о совершении Обществом сделок, связанных с приобретением и (или) отчуждением долей (частей долей) в уставных капиталах хозяйственных обществ.

Все вышеперечисленные функции относятся к исключительной компетенции Общего собрания участников Общества. Решение вопросов, отнесенных к исключительной компетенции Общего собрания участников, не может быть передано исполнительному органу.

Единоличным исполнительным органом ООО «СЛМ-Монтаж» является Директор. Срок полномочий Директора составляет 5 (пять) лет. Директор может переизбираться неограниченное число раз. Устав ООО «СЛМ-Монтаж»//Архив ООО «СЛМ-Монтаж»/Красноярск, 2009.С.12.

Директор обязан в своей деятельности соблюдать требования действующего законодательства, руководствоваться требованиями Устава, решениями органов управления Общества, принятыми в рамках их компетенции, а также заключенными Обществом договорами и соглашениями, в том числе, заключенным с Обществом трудовым договором.

Директор обязан действовать в интересах Общества добросовестно и разумно. По требованию участников (участника) он обязан возместить убытки, не обусловленные обычным коммерческим риском, причиненные им Обществу, если иное не вытекает из закона или договора.

Директор руководит текущей деятельностью Общества и решает все вопросы, которые не отнесены Уставом и законом к компетенции Общего собрания участников Общества.

Функции директора Общества: Устав ООО «СЛМ-Монтаж»//Архив ООО «СЛМ-Монтаж»/Красноярск, 2009.С.12.

· без доверенности действует от имени Общества, в том числе представляет его интересы и совершает сделки;

· выдает доверенности на право представительства от имени Общества, в том числе доверенности с правом передоверия;

· издает приказы о назначении на должности работников Общества, об их переводе и увольнении,

· применяет меры поощрения и налагает дисциплинарные взыскания;

· рассматривает текущие и перспективные планы работ;

· обеспечивает выполнение планов деятельности Общества;

· утверждает правила, процедуры и другие внутренние документы Общества, за исключением документов, утверждение которых отнесено настоящим Уставом к компетенции Общего собрания участников Общества;

· определяет организационную структуру Общества;

· обеспечивает выполнение решений Общего собрания участников;

· подготавливает материалы, проекты и предложения по вопросам, выносимым на рассмотрение Общего собрания участников;

· распоряжается имуществом Общества в пределах, установленных Общим собранием участников, Уставом и действующим законодательством;

· утверждает штатные расписания Общества, филиалов и представительств Общества;

· открывает расчетный, валютный и другие счета Общества в банковских учреждениях, заключает договоры и совершает иные сделки, выдает доверенности от имени Общества;

· утверждает договорные тарифы на услуги и продукцию Общества;

· организует бухгалтерский учет и отчетность;

· представляет на утверждение Общего собрания участников годовой отчет и баланс Общества;

· принимает решения по другим вопросам, связанным с текущей деятельностью Общества.

В качестве единоличного исполнительного органа Общества может выступать только физическое лицо, за исключением передачи полномочий по договору управляющему. Директором может быть избран участник Общества либо любое другое лицо, обладающее, по мнению большинства участников Общества, необходимыми знаниями и опытом.

Контракт с Директором от имени Общества подписывается лицом, председательствовавшим на собрании Общего собрания участников Общества, на котором был избран Директор, или одним из участников Общего собрания участников Общества, уполномоченным решением Общего собрания участников Общества. Устав ООО «СЛМ-Монтаж»//Архив ООО «СЛМ-Монтаж»/Красноярск, 2009.С.12.

Заместители Директора назначаются Директором в соответствии со штатным расписанием и возглавляют направления работы в соответствии с распределением обязанностей, утверждаемым Директором. Заместители Директора действуют в пределах своей компетенции по доверенности от имени Общества.(рис 1).

Рисунок 1 - Схема «Организационная структура» ООО «СЛМ-Монтаж».

При отсутствии Директора, а также в иных случаях, когда Директор не может исполнять своих обязанностей, его функции исполняет назначенный им заместитель. Устав ООО «СЛМ-Монтаж»//Архив ООО «СЛМ-Монтаж»/Красноярск, 2009.С.12.

1.4 Организация документационного обеспечения управления и автоматизация документационных процессов в ООО «СЛМ-Монтаж»

Ведение документационного обеспечения управления в ООО «СЛМ-Монтаж» определяется Уставом ООО «СЛМ-Монтаж» пункты 14.6-14.10.

Согласно Устава ООО «СЛМ-Монтаж», организацию документационного обеспечения управления в Обществе осуществляет Директор.

По месту нахождения исполнительного органа Общества, Общество хранит следующие документы: Там же

· учредительные документы Общества, а также изменения и дополнения;

· протокол (протоколы) Общего собрания учредителей Общества, содержащий решение о создании Общества и об утверждении денежной оценки неденежных вкладов в уставный капитал, а также иные решения, связанные с созданием Общества;

· документ, подтверждающий государственную регистрацию Общества;

· документы, подтверждающие права Общества на имущество, находящееся на его балансе;

· внутренние документы;

· положения о филиалах и представительствах;

· документы, связанные с эмиссией облигаций и иных эмиссионных ценных бумаг;

· протоколы Общих собраний участников и Ревизионной комиссии (Ревизора), аудитора, государственных и муниципальных органов финансового контроля;

· заключения аудитора, государственных и муниципальных органов финансового контроля;

· иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными правовыми актами РФ, Уставом Общества, внутренними документами, решениями Общего собрания участников и исполнительного органа Общества.

Общество ведет список участников общества с указанием сведений о каждом участнике общества, размере его доли в уставном капитале общества и ее оплате, а также о размере долей, принадлежащих обществу, датах их перехода к обществу или приобретения обществом.

Общество обязано обеспечивать ведение и хранение списка участников общества в соответствии с требованиями настоящего Федерального закона с момента государственной регистрации общества.

Перечисленные документы должны быть доступны для ознакомления участникам Общества, а также другим заинтересованным лицам в любой рабочий день. Ознакомление с документами, относящимися к коммерческой тайне, регулируется Положением, утверждаемым Общим собранием участников.

Общество обязано в случае публичного размещения облигаций и иных эмиссионных ценных бумаг ежегодно публиковать годовые отчеты и бухгалтерские балансы.

Финансовый год Общества совпадает с календарным годом. Директор и Главный бухгалтер Общества несут личную ответственность за соблюдение порядка ведения, достоверность учета и отчетности.

Документационная служба в ООО «СЛМ-Монтаж» не выделена в отдельное подразделение и создание документов в Обществе не регламентировано не в Уставе Общества, не инструкцией по делопроизводству. Архива в организации нет, все документы хранятся в подразделениях. Форма организации работы с документами в ООО «СЛМ-Монтаж» - смешанная. Она предусматривает, что работа с документами в службах, отделах и циклах ведётся самостоятельно, т.е. каждое подразделение ведёт работу с теми документами, которые поступают на исполнение или создаются по инициативе самого подразделения. Обычно это создание (печать) текста документа, хранение дел их предархивная обработка. Документационное обеспечение управления негосударственных организаций: Учеб. Пособие. / Быкова Т.А., Санкина Л.В., М., ИНФРА-М, 2011. С. 33. А в данном случае и архив документов формируется в каждом подразделении самостоятельно.

Согласно определению ГОСТ Р 51141-98 документооборот - это Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28) // Информационно-правовой портал Система Гарант [Электронный ресурс] Электрон. дан. М., 1990-2012. URL: http://base.garant.ru/181655/ (дата обращения 02.06.2012). Документооборот в ООО «СЛМ- Монтаж состоит из трёх документационных потоков: входящих, исходящих и внутренних документов.

Доставка документов в другие организации, работающие с ООО «СЛМ-Монтаж» осуществляется курьером, средствами почтовой связи, по факсу и электронной почтой.

Регистрацию входящей и исходящей документации осуществляет секретарь Директора Общества. В ООО « СЛМ-Монтаж» используется журнальная форма регистрации документов. Для каждой категории документов предусмотрены разные виды журналов.

· журнал учёта входящих документов;

· журнал учёта исходящих документов;

Секретарь директора выполняет следующие функции:

Технические функции:

· приём, отправка и первичная (экспедиционная) обработка документов;

· регистрация входящих и исходящих внутренних документов;

· изготовление документов (набор текста) на компьютере;

· копирование, сканирование и оперативное размножение документов;

· подготовка документов к отправке, передача курьеру, отправка средствами почтовой связи или электронной почтой;

Организационные функции:

· предварительное рассмотрение входящей документации, включая электронную почту, отбор и подготовка документов к докладу руководству;

...