Развитие стандартизации управленческой документации в Российской Федерации

Размещено на http://www.allbest.ru

1

Выпускная квалификационная работа

РАЗВИТИЕ СТАНДАРТИЗАЦИИ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

ГЛАВА 1. ИСТОРИЯ РАЗВИТИЯ СТАНДАРТИЗАЦИИ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

1.1 Понятие «стандартизация управленческой документации» и основные причины ее развития

1.2 Становление стандартизации в России (1720-1991 гг.)

1.3 Развитие стандартизации в Российской Федерации (1991-2009)

ГЛАВА 2. СОВРЕМЕННАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ СТАНДАРТИЗАЦИЯ

2.1 Государственная система стандартизации

2.2 Стандартизация по организации работы с документами

ГЛАВА 3. МЕЖДУНАРОДНАЯ СТАНДАРТИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

3.1 Международный государственный стандарт по документационному обеспечению

3.2 Основные требования международной стандартизации к управленческой документации

3.3 Использование международной стандартизации в современной Российской управленческой документации

ЗАКЛЮЧЕНИЯ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ



ВВЕДЕНИЕ

Актуальность темы. Сегодня трудно встретить руководителя или специалиста предприятия, который не использовал бы в своей работе методы и средства стандартизации. Обеспечение ритмичности производства, достижение высоких качественных показателей, эффективное использование производственных ресурсов, внедрение в производство новой техники и технологии, улучшение условий и охрана труда, защита окружающей среды и рациональное использование природных ресурсов - эти и многие другие проблемы современности без стандартизации решить нельзя.

Стандартизация основывается на последних достижениях науки, техники и практического опыта, она не только определяет уровень развития производства, но и стимулирует прогресс науки и техники.

Стандартизация становится одним из важнейших средств улучшения организации общественного производства, осуществления экономической и технической политики государства, ускорения научно-технического прогресса, эффективного управления факторами интенсификации экономики.

Используя последние достижения науки и техники, стандартизация определяет прогрессивные и экономически оптимальные решения многих народнохозяйственных, отраслевых и внутрипроизводственных задач. Органически объединяя фундаментальные и прикладные науки, она способствует их целенаправленности и быстрейшему внедрению научных достижений в практическую деятельность.

Стандартизация создает организационно-техническую и информационную основу специализации, кооперирования производства, придает производству свойства самоорганизации.

Стандартизация как система управления практической деятельностью осуществляется в Российской Федерации на основе Государственной системы стандартизации (ГСС), являющейся системой планового управления практической деятельностью по стандартизации. Она опирается на комплекс нормативно-технических документов, устанавливающих взаимоувязанные требования по организации и методике выполнения практических работ по стандартизации.

Стандартизация в области управления документацией позволяет более эффективно организовать работу с документами в сфере управленческой деятельности.

Данная тема позволяет определить требования к управлению документами на разных этапах истории.

Тема изучения интересна тем, что требования к оформлению документов часто меняются и усовершенствуются. Это связано с изменением государственного строя, появлением рыночных отношений, появлением новых информационных технологий - всё это приводит к изменениям в законодательной базе, предъявлению новых требований к оформлению документов и появлению новых государственных стандартов.

Исследование темы даёт возможность проследить и проанализировать процесс развития стандартизации управленческой документации, сравнить, какие требования к оформлению документов предъявлялись от момента появления стандартизации до настоящего времени. Для лучшего понимания исследуемой темы, необходимо изучение развития стандартизации управленческой документации с самого их появления.

Степень изученности темы. Исследования темы изучения представлены несколькими группами.

К первой группе исследований можно отнести общие работы, рассматривающие исторический аспект развития стандартизации, объективные причины развития и история стандартизации документов.

В исследовании С.В. Пономарева и Е.С. Мищенко описаны основные этапы развития стандартизации, выделяя стихийный, внутризаводской, организованный национальный и международный этапы стандартизации. Особое место посвящено изучению развития стандартизации на Руси в разные исторические периоды.

Историческим аспектам развития стандартизации посвящены также работы таких авторов как: А.Н. Соковой, Д.Ф. Тартовского и А.С. Ястребов, Г.Н. Круглякова и Г.В. Кругляковой, Ю.И. Ребрина.

М.Г. Козлов стандартизацию рассматривает как науку, построенную на научно-техническом законодательстве, системе создания и хранения эталонов единиц физических величин, службе стандартных справочных данных и службе стандартных образцов.

В исследованиях В.Д. Банасюкевича, М.В. Бельдовой, Т.В. Кузнецовой, И.А. Подольской, А.Л. Райхцаума, Л.К. Рябцева, рассмотрена стандартизация начиная с 20-х годов (издание различных ведомственных актов - приказов, инструкций, руководств и др.) и кончая 60-ми годами (решение вопросов на общегосударственном уровне - Единая государственная система делопроизводства, государственные стандарты).

Исключительно важными, несмотря на естественные хронологические ограничения, представляются, например, посвященные этим проблемам диссертация А.А. Александровой и И.Б. Ефановой, посвященные исследованию истоков зарождения и эволюции советских стандартов как одного из видов технической литературы в период с 1917 г. по 1940 г., а также обобщению опыта документационного обеспечения их разработки на протяжении 1940-1980-х гг.

Ко второй группе работ можно отнести публикации, в которых изучены вопросы нормативно-методического регулирования документационного обеспечения в Российской Федерации и проанализированы отдельные законодательные акты, регламентирующие организацию работы с документами.

Одним из авторов, занимающихся изучением законодательной и нормативно-методической базы делопроизводства, является С.Л. Кузнецов. В одной из своих статей, автор рассматривает новый стандарт в области ДОУ, определяет сферу его действия, дает характеристику основных его разделов, в частности посвященных организации документооборота.

Ряд статей Т.В. Кузнецовой посвящен анализу законодательных и нормативно-методических актов, в которых вопросы документирования и работы с документами занимают значительное место, и знание которых необходимо для оптимальной работы служб делопроизводства.

Так, в работе М.И. Басакова, подготовленных в соответствии с требованиями Государственного образовательного стандарта, рассказывается об истории становления делопроизводства в России, даётся наиболее полное представление о системе документирования управленческой деятельности, анализа информации, организации работы с документами на основе современных информационных технологий. Особое внимание уделено оформлению реквизитов организационно-распорядительной документации в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30-2003 г. В его работы включены рекомендации и многочисленные образцы документов.

В трудах Т.В. Кугушевой, освещены вопросы подготовки и оформления организационной, распорядительной и информационно-справочной документации. Учтены действующие нормативные и правовые законодательные акты, разработанный архивными службами материал «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения», а так же ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Работа В.А. Спивака содержит выдержки из основных законодательных актов, образцы и формы документов. А.А. Белов и Белов А.Н. в своих работах обобщает и анализирует вопросы теории и практики современного делопроизводства и нормативного регулирования документационного обеспечения управления, дает характеристику всех аспектов работы с документами, в том числе систематизация и обеспечение их сохранности.

Труды И.Ю. Байковой представляют собой универсальный справочник, в который включены сведения по всем актуальным вопросам документационного обеспечения управления. Раздел, посвященный работе с документами, написан с учетом рекомендаций нового национального стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования». В приложении приведены формы и образцы документов такие как, пример регистрационно-контрольных форм, примерная инструкция по организации документооборота, примерная инструкция по обработке и хранению документов и др.

В работе Л.А. Румыниной, освещены вопросы документирования и организации работы с документами на основе законодательных актов, нормативных документов, Федеральных Законов. Так же описывается оформление документов в соответствии с государственными стандартами.

В трудах Т.В. Кузнецовой рассматриваются вопросы документирования в законодательных актах Российской Федерации, изложены современные требования к организации работы с документами. Данное издание содержит многочисленные приложения - выдержки из основных законодательных актов, образцы и формы документов, а также большое количество учетно-регистрационных форм, на которых основываются специальные информационно поисковые системы.

Таким образом, в статьях по документационному обеспечению рассматриваются вопросы нормативно-законодательного характер, однако недостаточно изучены вопросы формирования ГОСТов по документационному обеспечению управления.

К третьей группе исследований можно отнести работы, освещающие отдельные вопросы государственных стандартов, такие как:

- характеристика Российских государственных стандартов по документационному обеспечению;

- основные требования к документационному обеспечению международного стандарта.

Более подробно развития государственных стандартов по документационному обеспечению был рассмотрен в работе М.И. Басакова. Характеристика Российским стандартам давалась с помощью анализа каждого из ГОСТ Российской Федерации. Выявлялось общее и особенное стандартов. Процесс сравнения Российских государственных стандартов производился с помощью ГОСТ 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» и ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Изучение международного стандарта, в основном, производилось с помощью исследования и анализа журнальных статей. Были выделены особые требования к документационному обеспечению международного стандарта.

Таким образом, в выпускной квалификационной работе был изучен широкий круг литературы, рассматриваемой комплексное изучение развитие стандартизации, который позволил определить глубину содержания работы, сформировать основные вопросы, отражающие целесообразность рассмотрения темы выпускной квалификационной работы.

Трудность в изучении представленной темы состоит в том, что информация, содержащаяся в различных источниках идентична.

Цель выпускной квалификационной работы состоит в анализе развития стандартизации управленческой документации в Российской Федерации. стандартизация управленческий документация международный

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

- раскрыть понятие «стандартизация управленческой документации» и основные причины ее развития;

- рассмотреть становление стандартизации в России (1720 - 2012 гг.);

- охарактеризовать развитие стандартизации в Российской Федерации (1991-2012);

- описать государственную систему стандартизации;

- проанализировать стандартизацию по организации работы с документами;

- изучить основные требования к документационному обеспечению международного стандарта;

- рассмотреть использование международного стандарта в современном Российском документационном обеспечении управления.

Объектом исследования выпускной квалификационной работы является история документационного обеспечения управления.

Предметом исследования выступают виды управленческой документации, государственные стандарты по документационному обеспечению в Российской Федерации.

Источниковую базу можно разделить на две группы.

К первой группе относятся Федеральные законы и нормативные правовые акты:

Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» устанавливает обязательность документирования информации, определил ряд терминов, обязал предприятия и организации всех форм собственности предоставлять требуемую информацию государственным органам;

Федеральный закон «О техническом регулировании» Закона - разделение объектов технического регулирования на две категории: те, на которые устанавливаются общеобязательные государственные требования, и те, требования к которым исполняются на добровольной основе. Законом предусмотрен порядок разработки и принятия документа, содержащего общеобязательные требования. Таким документом является технический регламент, принимаемый согласно Закону международным договором РФ, федеральным законом или указом Президента РФ, или постановлением Правительства РФ;

Закон Российской Федерации «О государственной тайне» регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их засекречиванием или рассекречиванием и защитой в интересах обеспечения безопасности Российской Федерации;

Закон Российской Федерации «О языках народов Российской Федерации» направлен на создание условий для сохранения и равноправного и самобытного развития языков народов Российской Федерации и призван стать основой для формирования системы правового регулирования деятельности юридических и физических лиц, разработки нормативных правовых актов в целях реализации положений настоящего Закона.

Целью Федерального закона «Об электронной подписи» является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе; регулирует отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий.

Проанализировав первую группу источниковой базы изучаемого вопроса можно сделать вывод, что ряд законодательных актов содержит нормы, которые необходимо учитывать при составлении и оформлении документов. Действующим законодательством также регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи, требования к защите информации, приданию документам юридической силы и т.д.

Ко второй группе исследования, можно отнести государственные стандарты советского периода и стандарты Российской Федерации.

а) Стандарты советского периода:

- ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы размеры и технические требования» устанавливает типы, размеры и требования, предъявляемые к обложкам, предназначенным для хранения различных документов, определяет правила оформления обложек.

- ГОСТ 6.15.1-75 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Основные положения», определяет основные требования к унифицированным фондам организационно-распорядительных документов.

- ГОСТ 6.10.3-83 «Унифицированные системы документации. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате» распространяется на запись информации унифицированных документов общесоюзного назначения для обмена между АСУ различных сфер и уровней ВЦ коллективного пользования. Стандарт устанавливает оформление информации унифицированного документа в виде одной информационной записи, логическую структуру и способ размещения информационной записи. Также, данный стандарт устанавливает основные термины и определения понятий, применяемые в области делопроизводства и архивного дела.

- ГОСТ 6.10.4.-84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения» устанавливает требования к составу и содержанию реквизитов, придающих юридическую силу документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники, а также порядок внесения изменений в эти документы.

- ГОСТ 6.10.5-87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца» устанавливает основные требования к построению формуляров-образцов, к разработке унифицированных на их основе форм документов с учетом возможности их машинной обработки и изготовлению бланков документов.

- ГОСТ 6. 38-90 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» представляет собой единые для всех документов правила и требования при их составлении. Стандарт распространяется на организационно-распорядительную документацию, применяемую при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности предприятий и организаций.

б) Стандарты Российской Федерации:

- ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» устанавливает терминологию, применяемую в сфере документационного обеспечения управления и архивного дела, и раскрывает значение терминов. Стандарт не может быть полностью или частично воспроизведен, тиражирован и распространен в качестве официального издания без разрешения Госстандарта России.

- ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», устанавливает требования к оформлению реквизитов проставляемых на документе в процессе определенного этапа документооборота.

- ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». В приложении приведены формы и образцы документов такие как, пример регистрационно-контрольных форм, примерная инструкция по организации документооборота, примерная инструкция по обработке и хранению документов и др.

- ГОСТ Р ИСО 22310-2009 « Информация и документация. Руководство для разработчиков стандартов, устанавливающих требования к управлению документами» объединяет требования, предъявляемые к документам в стандартах ИСО 15489-1, ИСО/ТО 15489-2 и ИСО 23081-1 для включения их во все стандарты, регламентирующие процессы создания и хранения документов. В нем также выделены различные элементы требований, которые следует рассматривать как компоненты расширенной структуры управления документацией. Содержащиеся в стандарте указания дополняют правила выполнения технической работы и методологию разработки международных стандартов, установленные Директивами ИСО/МЭК.

- ГОСТ Р 53898-2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению» закрепляет стандартизацию электронного сообщения, пересылаемое между системами управления документами в процессе информационного взаимодействия. Стандарт устанавливает формат, состав и содержание электронного сообщения, обеспечивающего информационное взаимодействие систем управления документами.

- ГОСТ Р 1.8-2011 «Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты межгосударственные. Правила проведения в Российской Федерации работ по разработке, применению, обновлению и прекращению применения», стандарт устанавливает правила проведения работ, осуществляемых в Российской Федерации по разработке, применению, обновлению межгосударственных стандартов, а также правила рассмотрения проектов межгосударственных стандартов, разрабатываемых в других странах, и правила прекращения применения межгосударственных стандартов в Российской Федерации. Стандарт не распространяется на соответствующие работы с межгосударственными стандартами на оборонную продукцию, правила проведения которых установлены в специальных стандартах. Установленные в стандарте правила рассмотрения проектов межгосударственных стандартов, разрабатываемых в других странах, могут быть также применены при рассмотрении в Российской Федерации проектов правил и рекомендаций по межгосударственной стандартизации, если их разрабатывают в других странах.

- «Государственная система документационного обеспечения. Основные правила. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения», представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях. ГСДОУ обеспечивает нормативное закрепление изменений, связанных с появлением негосударственных форм собственности и совершенствованием работы аппарата управления.

Подводя итог источниковой базы выпускной квалификационной работы, можно сказать, что Государственные стандарты очень часто меняются, заменяются, дополняются. Поэтому главной задачей российского государства является гармонизация стандартов, создание единого комплекса автоматизированного документирования и документооборота на базе новых информационных технологий. Стандарт охватывает целый ряд документов разных видов, а именно: международные стандарты, руководящие принципы ИСО/МЭК, технические спецификации, технические отчеты, общественно доступные спецификации и международные рабочие соглашения, если не указывается конкретный вид документа.

Хронологические рамки. Верхняя граница обозначена 1917 годом. Такие хронологические рамки выбраны не случайно. Как известно, основой формирования современного делопроизводства является делопроизводство советского периода. А началом развития советского делопроизводства стала смена государственной системы после Октябрьской революции 1917 года, что потребовало быстрой перестройки аппарата государственной системы, а, следовательно, и смены системы делопроизводства. Именно в советский период были созданы первые ГОСТ в документационном обеспечении, в которых были зафиксированы единые требования к оформлению документов. Современное делопроизводство также регулируется стандартами.

Методологическую основу выпускной квалификационной работы составили традиционные научные методы и специальные методы, применяемые в документоведческих исследованиях.

К традиционным методам относятся методы: описания, синтеза, сравнения, обобщения, функциональный метод. Метод описания позволил рассмотреть и раскрыть в выпускной квалификационной работе периоды исторического развития стандартизации в системе делопроизводства в России на основании стандартов и требований, выдвигаемых документу в различные исторические эпохи. Функциональный метод позволил выявить функциональное назначение стандартизации и требований, для реализации целей и задач государственной системы стандартизации. Метод сравнения и обобщения обеспечил возможность проанализировать государственную систему стандартизации, выявить и сопоставить требования, выставляемые государственной системой стандартизации Российской Федерации и международной организацией ИСО.

В выпускной квалификационной работе применялись специальные методы - унификации и стандартизации документов, структурной лингвистики. Метод унификации и стандартизации документов показал единые требования, установленные общими правилами формирования, ведения и применения положений системы стандартизации в Российской Федерации, а так же устанавливает правила построения, изложения, оформления и обозначения национальных стандартов РФ, общие требования к их содержанию, а также правила оформления и изложения изменений к национальным стандартам РФ. Метод структурной лингвистики выявил определенные формы изложения и составления текста законодательно-нормативной базы (законов, постановлений, ГОСТов и др.), правил и требований при создании унифицированных форм документов.

Практическая значимость работы. Полученные результаты и представленные рекомендации могут быть использованы в качестве методических разработок по организации работы с управленческой документацией в организациях, на предприятиях и учреждениях, могут также использоваться при подготовке общих и специальных курсов.

Структура выпускной квалификационной работы. Данная выпускная квалификационная работа состоит из введения, трёх глав и параграфов, заключение.

ГЛАВА 1. ИСТОРИЯ РАЗВИТИЯ СТАНДАРТИЗАЦИИ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

1.1 Понятие «стандартизация управленческой документации» и основные причины ее развития

Управленческая деятельность требует фиксации событий, действий или решений в документальной форме. В сфере управления документ является основным объектом труда. Фиксирование информации в нем, его оформление регламентировано стандартом.

В зависимости от вида деятельности документы делятся на 2 группы. Первая - документы по общим и административным вопросам, то есть по вопросам общего руководства организацией. Вторая - документы по функциям управления. С их помощью документируются действия организаций и предприятий при выполнении различных управленческих функций на любом уровне управления и во всех отраслях.

Управленческая документация - это документация, без которой нельзя управлять предприятием или вести предпринимательскую деятельность.

Основные требования к управленческой документации можно сформулировать так: документ должен быть содержательным, кратким, понятным и правильно оформленным. Сущность управленческой документации состоит в установлении правил, обязательных для выполнения и определяющих содержание и порядок организационной деятельности.

Деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг называется стандартизацией управленческой документации.

Стандартизация является одним из важнейших элементов современного механизма управления качеством. По определению международной организации по стандартизации (ИСО), стандартизация - установление и применение правил с целью упорядочения деятельности в определенных областях на пользу и при участии всех заинтересованных сторон, в частности для достижения всеобщей оптимальной экономии при соблюдении функциональных условий и требований техники безопасности.

Стандартизация возможно только на основе установления стандартов.

Стандарт - это нормативно-технический документ по стандартизации, устанавливающий комплекс правил, норм, требований к объекту стандартизации и утвержденный компетентным органом. Стандарты представляются в виде документов, содержащих определенные требования, правила или нормы, обязательные к исполнению.

Проведение работ по упорядочению имеющейся нормативной правовой и методической базы стандартизации обусловлено необходимостью совершенствования системы управления и документационного обеспечения процессов государственной стандартизации, имеющих важнейшее значение для дальнейшего социально-экономического развития страны.

Объективная необходимость развития стандартизации обуславливается внедрением комплексной механизации, и автоматизации. Эта задача может быть реализована с развитием и повышением эффективности АСУ и вычислительных центров, последовательное объединение которых составит общегосударственную систему сбора и обработки информации для учета, планирования и управления. Улучшение организации управленческого труда и совершенствование делопроизводства возможно лишь при условии расширения производства и применения средств организационной и вычислительной техники и создания вычислительных центров коллективного пользования.

Управленческая документация тесно связана с конкретной управленческой функцией, для выполнения которой она создается, что позволяет методом системного анализа определить состав управленческих документов и связать его с определенной управленческой функцией. Например, функция организации управления выполняется организационно-распорядительной документацией, функция учета - учетной документацией. Такая взаимозависимость находит отражение в формах документов и их содержании.

Не менее важна для управленческой документации и проблема носителя информации, который претерпевает изменения по мере исторического развития.

Рассмотрение сущности стандартизации, изложенное в Государственной системе, и путей ее развития на протяжении десятилетий свидетельствует о том, что на различных этапах понимание стандартов как документов нормативно-технического Характера практически не менялось. Вместе с тем проблемы правового регулирования стандартизации занимают важное место в кругу теоретических и практических задач, связанных с утверждением, внедрением и соблюдением стандартов.

Роль и значение стандартизации постоянно возрастает от решения отдельных частных задач к разработке крупных мероприятий общегосударственного значения - таков путь стандартизации.

Единство стандартизации - одно из условий рационализации производства. Разработка единых принципов стандартизации управленческой документации осложняется тем, что практически во всех отраслях промышленности действует обширная и разнохарактерная нормативно-техническая документация, общее количество которой, включает сотни тысяч наименований. Многие из них дублируют друг друга и к тому же часто включают противоречивые требования, что объясняется рядом причин, в том числе, и несовершенством организации управления.

Следует различать стандартизацию фактическую и официальную, которая всегда завершается выпуском стандартов, эталонов или других нормативно-технических документов, имеющих вполне определенные формы, систему индексации, порядок утверждения, изменения и отмены, степень обязательности, сроки действия и т.п. Фактическая стандартизация таких характерных особенностей не имеет и часто остается без внимания при изучении процессов стандартизации и ее методов.

Фактическая стандартизация возникла в глубокой древности. Письменность, летоисчисление, правила уличного движения, денежные единицы, правила внутреннего распорядка, единицы мер и весов, системы земледелия, архитектурные стили, гражданские и уголовные кодексы, законы и многое другое - проявления фактической стандартизации. Огромная область распространения - характерная особенность стандартизации. Нет такой сферы деятельности человека, которой бы она не затрагивала. С этих позиций стандартизация документов является областью проявления официальной стандартизации. Первые попытки разработки стандартов на документы относятся к 20-м годам; однако наибольшего развития эта работа в государственном масштабе достигла в 60-е годы.

Таким образом, принцип историзма дает возможность проследить путь развития стандартизации от узковедомственных попыток разработки стандартов на отдельные виды документов, форматы бумаги, средства канцелярского труда и т.п. к созданию общегосударственных унифицированных систем документации в условиях автоматизации процессов управления.

1.2 Становление стандартизации в России (1720-1991 гг.)

В современном законодательстве, как и в законодательстве XVIII в., регулирующем делопроизводство в учреждениях, можно выделить ряд недостатков. Например, как в современном делопроизводстве, так и в делопроизводстве XVIII в. для чёткого закрепления на практике единства применения норм остро стоит вопрос о создании единого законодательного акта, который был бы оперативным и своевременным.

XVIII в. стал определяющим для развития делопроизводства в России: государство в этот период в своём развитие сделало значительные «шаги вперёд»: формирование чёткой структуры государственного аппарата путём проведения множества реформ.

В результате активной преобразовательной деятельности Петра I в начале XVIII в. в России были осуществлены административные реформы. Высшим светским учреждением стал Сенат, церковным - Синод. Центральные учреждения - приказы заменены коллегиями, преобразованы местные учреждения и созданы бурмистрские избы, городовые магистраты, ратуши, губернские и провинциальные канцелярии. Поэтому, система делопроизводства, сложившаяся в учреждениях XVIII в., получила название коллежской.

Главное отличие коллежского делопроизводства от приказного заключалось в том, что его организация регламентировалась законодательством. Основным законодательным актом стал «Генеральный регламент», утверждённый 28 февраля 1720 г. Петром I. Он определил структуру коллегий, штатный состав, должностные обязанности чиновников, убранство «камор» - присутственных мест, организацию работы с документами: правила регистрации, контроль за исполнением документов, порядок их составления, удостоверения, хранения. Структуру управления коллегии представлена на схеме 1.



Необходимо отметить, что организацию делопроизводства коллегий возлагалась на канцелярию. Здесь готовились дела для слушания на заседании присутствия, оформлялись в соответствии с правилами принятые решения, регистрировались входящие и исходящие документы, осуществлялся контроль за их исполнением, хранились документы, по которым были приняты решения, и копии отосланных документов, а также печать коллегии.

Генеральный регламент узаконил необходимость регистрации документов и регламентировал технологию её ведения. Основная цель регистрации была определена как охрана документов. Одновременно регистрационные журналы служили для справочной работы и для контроля за исполнением документов. Также регламент ввёл понятие «архив» и «печать». Все оконченные дела на протяжении трёх лет находились в канцелярии или контроле, а затем под расписку сдавались в архив коллегии архивариусу.

Также важно, что реформаторская деятельность в административной сфере оказала большое влияние на состав официальных документов и их формуляр. Возникло много новых видов документов. Их определения даны в Генеральном регламенте, к нему прилагался толковый словарь иностранных слов. Термины пояснялись не в алфавитном порядке, а в порядке встречаемости в регламенте. Е.М. Емышева отмечает, что употребление иностранных слов в тексте затрудняло работу с ним чиновникам в XVIII в.. Для наименований документов этого периода характерна западноевропейская терминология (протокол, конвенция и др.).

Вторым по своему значению в эволюции делопроизводства России XVIII в. законодательным актом является «Учреждения для управления губерний». Данным законодательным актом была закреплена как иерархия местных учреждений, так и иерархия документации, циркулирующей между ними. То есть в данном документе были описаны документопотоки и определённые виды документов, посредством которых реализовывались административные функции учреждений.

«Власть» обменивалась с «местами» документами строго определённого вида. Например, высшая государственная власть - император и Сенат - издавали указы, законы и повеления, адресованные губернаторам и губернским учреждениям: губернским правлениям, казённым палатам и т.д. Это свидетельствует о стремлении к единообразию в документировании данного периода.

Итак, роль службы делопроизводства в учреждениях XVIII в. приобретает более конкретных характер. Количество её служащих увеличивается, их функции стали носить целенаправленный характер, причём их должностные обязанности были чётко изложены в нормативных документах того времени - «Генеральный регламент» и «Учреждения управления губерний». Несомненно, два данных законодательных акта сыграли не малую роль в становлении традиций документирования деятельности учреждений.

В целом изменение организации делопроизводства коллегий привели к значительному увеличению письменной работы. Даже расширенные штаты канцелярских чиновников не в силах были справиться с обилием дел, что приводило к медлительности делопроизводства и волоките.

В начале XIXв. в результате административных реформ Александра I система государственных учреждений России была подвергнута серьёзной корректировки. В состав высших государственных учреждений наряду с Правительствующим Сенатом вошли вновь созданные Комитет министерств, Государственный совет.

Коллегии были заменены новыми центральными учреждениями - министерствами. Местные учреждения почти не претерпели изменений.

Итак, начало нового этапа развития делопроизводства в России связано с созданием министерств. Основой организации их деятельности стал принцип единоначалия, изменивший систему управления и соответственно делопроизводство. Поэтому делопроизводство XIX - начала XXвв. называют министерским. Структуру управления министерством представлено на схеме:

Важно отметить, что внедрением новой системы управления началось изданием манифеста от 8 сентября 1802г., провозгласившего создание первых восьми министерств, а завершилось изданием 25 июня 1811 г. «Общего учреждения министерств». Данный документ регламентировал единообразие в организации делопроизводства новых центральных учреждений. Был установлен новый порядок рассмотрения документов, подготовки их проектов, оформления, подписания, скрепления, регистрации, контроля за исполнением и архивного хранения. Порядок работы с документами назван в этом законе «образ производства дел». Он включал пять составных частей:

· Порядок вступления дел;

· Движения их, или производство;

· Отправление дел;

· Ревизию;

· Отчёты.

Итак, подготовка проекта документа начиналась в одном из столов, затем он последовательно передавался в отделение, департамент, министру, подвергаясь на каждом этапе корректировке. В этом состоит одно из отличий министерского делопроизводства от коллежского. Организацию работы с документами в XIXв. следует рассматривать как чёткую систему, обеспечивавшую движение, учёт, контроль и хранение управленческих документов, в основе которой лежали «универсальные» возможности человека.

Главной особенностью последней трети XIX в. было то, что большое влияние на делопроизводство оказало развитие техники. Изобретение пишущих машинок, гектографов и другой множительной техники вывело на новый уровень культуру документирования, ускорило изготовление документов, позволили экономить время и затраты, сократив рукописное изготовление документов. Появление телеграфа, телефона привело к появлению новых видов документов: телеграмм, телефонограмм.

Наиболее чётко направления рационализации делопроизводства сформулированы в «Положении о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве», изданном в 1911 г.

Нужно отметить, что на протяжении XVIII-XIXвв. издавались сборники образцов документов получивших широкое распространение. Они имели разное название «формулярник», «письмовниками», «всеобщий письмовник», «письмоводитель», «секретарь - письмовник», «всеобщий секретарь», «кабинетный секретарь», «всеобщий стряпчий», «канцелярский самоучитель» и т.д. Но наибольшее распространение имели «письмовники» определяемые в словаре В. Даля как «книга, содержащая правила и примеры для писем, бумаг, деловой и частной переписки; сборник писем».

Как отмечает В. Ф. Янковая, «письмовник долгое время был единственным источником правил для написания документов, поэтому в самых ранних работах по делопроизводству начала XIXв. Само умение составлять документы нередко называется «письмо по образцам» или умение писать по образцам».

Коренной перелом в государственной власти произошёл в 1917г., когда в ходе революции ликвидировались старые государственные учреждения и создавались новые органы власти и управления государства диктатуры пролетариата и крестьянства. Ранее существовавшие министерства были заменены народными комиссариатами (наркоматами) - по военным и морским делам; торговли и промышленности; юстиции; почты и телеграфа; труда; иностранных дел; по делам продовольствия; финансов и т.д.

Главной особенностью революции 1917г. было то, что она принесла с собой разрушения во всех областях жизни общества, в том числе и организации делопроизводства. Поэтому все служащие госучреждений, ранее занимавшие должности в канцеляриях, были уволены, заниматься делопроизводством стало некому. 28 октября 1917г. военно-революционный комитет обратился с предписанием выявить лиц, желающих работать в революционных организациях в качестве бухгалтеров, машинисток, писцов, артельщиков. Этот призыв нашёл немедленный отклик. В советский аппарат пришли люди, порою совершенно не искушённые в делопроизводстве, но зато до конца преданные делу пролетарской революции.

С целью упрощения делопроизводства в новых советских учреждениях в 1919г. Рабочая комиссия межведомственного совещания, в которую входили представители пяти наркоматов, подготовили «Положение о письмоводстве и делопроизводстве». В его основу легло «Положение о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве» 1911 г. Для увеличения оперативности и в работе и экономии бумаги Положение рекомендовало заменить письменные документы телефонными переговорами и телефонограммами, изъять сопроводительные письма, не делать лишних докладов, не изготовлять лишних копий документов.

Важен тот факт, что в 20-е г. XXв. в связи с коренным видоизменением постановки делопроизводства в условиях господства новой власти возникла острая новая необходимость разработки новых форм и правил ведения делопроизводства. В 1922г. в составе Наркомата РКИ был создан отдел нормализации и улучшения постановки делопроизводства. Вопросами постановки занимались отдельные ведомства. В 1926г. в системе НК РКИ СССР был образован Институт техники управления (ИТУ), который работал над совершенствованием государственного управления и ведения делопроизводства в организациях. Институтом были разработаны и применялись научно обоснованные методы постановки делопроизводства учреждений, которые не утратили своего практического применения и в настоящее время: непосредственное наблюдение, опрос (интервьюирование), анкетирование, фотографии и самофотография рабочего дня, хронометраж и т.д..

Ведомственные органы стандартизации создавались на протяжении 1923-1926 гг. или в виде самостоятельных структурных подразделений, или в составе ведомственных органов рационализации. Так, в составе Отдела административной техники (АТО) Наркомата рабоче-крестьянской инспекции (НК РКИ) СССР работала комиссия по стандартизации в области управления, созданная из представителей отдельных наркоматов и центральных учреждений.

АТО НК РКИ СССР явился первым в нашей стране ведомственным центром, разрабатывавшим теоретические и методические вопросы стандартизации документов. В отделе были подготовлены проекты первых отечественных стандартов на управленческие документы. Процесс их подготовки сопровождался поисками рациональной методики совершенствования документов, определением границ целесообразности стандартизации, формированием методики стандартизации.

В 1925 г. создается крупнейший межведомственный центр научной и практической работы в области совершенствования государственного аппарата - Государственное бюро организационного строительства (Оргстрой). В числе задач «Оргстроя» была и деятельность по разработке и внедрению в аппарате различных ведомств рациональных форм документов в организационную структуру учреждений на основе тщательного обследования заводов, фабрик, трестов и других организаций. «Оргстрой» работал по методикам АТО НК РКИ.

В 1931 г. была опубликована государственная инструкция по делопроизводству «Общие правила документации и документооборота», которая предполагала введение единой организации делопроизводства для всех учреждений. «Общие правила» явились первой серьёзной попыткой разработки единых общегосударственных норм ведения делопроизводства. Однако они не были лишены недостатков, главным из которых была рекомендация безрегистрационной системы делопроизводства.

В рационализаторской работе ИТУ большое место занимали вопросы стандартизации, которая велась по четырём направлениям:

· Формат документации;

· Материалов, применяемых в делопроизводстве (бумага, чернила, ленты для пишущих машин и др.);

· Средства конторского труда (ручки, перья, механические приспособления);

· Конторское оборудование (столов, стульев, шкафов, стеллажей).

Также было установлено два рода формата бумаги:

· Потребительский формат (для изделий из бумаги: книг, бланков, писчей бумаги в листах, карт, чертежей)

· Производственный (для листовой и рулонной бумаги, выпускаемой бумажной промышленностью). Для письма было установлено 2 формата вместо 28, для карточек - 4 вместо 161. В целом это позволило сократить ассортимент форматов на 90%.

Однако, несмотря на столь серьёзную и широкомасштабную работу, проведённую институтом техники управления в области совершенствования управления и ведения делопроизводства в учреждениях, в его деятельности были допущены ошибки. Понятие делопроизводство было сведено к процессу документооборота, в результате чего многие вопросы общих и специальных систем документации оставались забытыми. Было предложено отказаться от регистрации документов, что привело к затруднению контроля за исполнением документов, а также справочной работы по документам. В 1932г. ИТУ был ликвидирован.

В 1943 г. Главным архивным управлением был создан проект «Инструкции по постановке документальной части и охране документальных материалов в текущем делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий СССР». Отличительной особенностью проекта инструкции была попытку увязать постановку делопроизводства и архива, подчеркнуть их единство и закрепить это в нормативном акте.

В 1945 г. в качестве самостоятельного был создан в СССР - Комитет стандартов, мер и измерительных приборов при Совете Министров СССР.

Затем, в 60-х гг. XX в. Правительство начало работу по устранению недостатков в развитии процессов управления и делопроизводства. С целью унификации постановки делопроизводства в стране было положено начало созданию в СССР Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). Создание ЕГСД требовало также подготовки высококвалифицированных кадров, которая была возложена на Московский историко-архивный институт.

Утверждённая в 1988 г. новая редакция ЕГСД, которая стала называться ЕГСДОУ, а затем разработанная Росархивом в 1991г. Государственная система документационного обеспечения управления, провозгласила необходимость создания служб ДОУ как самостоятельных структурных подразделений. Сегодня организация работы служб ДОУ на научной основе позволяет более качественно решать многие вопросы управления.

Орган по разработке стандартов Российская Федерация получила в ноябре 1991 г., когда при Президенте был создан Государственный комитет по стандартизации, метрологии и сертификации, вскоре переданный в систему правительственных учреждений. Частые реорганизации, характерные для правительственных структур в 90-е годы, не оставили в стороне этот комитет. Под названием - Государственный комитет Российской Федерации по стандартизации и метрологии, он существует с октября 1998г.

Таким образом, проблему обеспечения единства оформления документов в государственных учреждениях России в XVI-XIX вв. чиновники пытались решить путём законодательной регламентации документирования. Генеральный регламент определил структуру, принципы деятельности коллегий и форму составления протокола, упорядочил документный поток. Тем не менее, работа над вопросами документирования не была здесь предметом специального рассмотрения. Однако, бесспорно, - Генеральный регламент в законодательном массиве остается наиболее значимым. В государственных учреждениях XVIII в. при оформлении документации, а так же при проведении работ с документами на практике могли возникать затруднения, так как нормы, регулирующие аспекты делопроизводства, не были сведены воедино, а оказались «разбросанными» по различным законам. Это свидетельствует о необходимости и целесообразности создания единого законодательного акта, отражающего всю специфику постановки делопроизводства в учреждениях данного периода.

Основанием постановки делопроизводства в государственных учреждениях СССР стала рационализаторская работа вновь сформированных органов стандартизации и введение в действие инструкций по делопроизводству, что привело к разработке и изданию ЕГСД (ЕГСДОУ), что в свою очередь позволило устранить недостатки в развитии процессов управления документами, но не решило проблему системы делопроизводства в целом.

1.3 Развитие стандартизации в Российской Федерации (1991-2009)

Становление и развитие делопроизводства в СССР заложило основу для формирования современного делопроизводства в Российской Федерации.

Одним из современных учреждений разрабатывающим проблему стандартизации системы ДОУ в России, является Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Датой образования института является 2 марта 1966 г..

Становление российской государственности в 90-е годы, рыночные отношения, проводимая архивная реформа и новое архивное законодательство потребовали серьезного научного анализа состояния архивной системы России, ее проблем, определения возможных направлений дальнейшего развития. В этих условиях роль ВНИИДАД, как единственного специального научного центра отрасли, значительно возросла.

После распада СССР и образования Российской Федерации все функции по управлению архивным делом в стране были переданы специально созданному органу - Росархиву. В его структуру, вместе с другими федеральными архивными учреждениями, вошел и ВНИИДАД, получивший название Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела. Аббревиатура при этом не изменилась - ВНИИДАД, однако институт постепенно изменял свое лицо.

Реформы 1990-х годов стали настоящим испытанием для института и для коллектива ученых. Кардинальные преобразования системы управления, самих основ государственности, смена руководящих органов и кадров потребовали от руководства института адекватной времени политики. Сегодня можно сказать, что тогда институт попал в глубокий кризис по всем направлениям. Были подорваны управленческие, организационно-финансовые и другие основы стабильной работы.

В советское время труд ученых неплохо оплачивался. Но в начале 1990-х годов заработная плата ученых резко уменьшилась. Однако основной костяк ученых выдержал испытание временем и не покинул институт. Институту также дважды пришлось переезжать с места на место. В первое десятилетие реформ главной задачей института стало «выживание», достижение экономической стабильности. Необходимо было научиться работать в условиях рыночной экономики. В целом институту это удалось сделать.

...