Развитие стандартизации управленческой документации в Российской Федерации

В настоящее время институт входит в систему Федерального архивного агентства (Росархива). Его основными задачами остаются теоретические и методические проблемы архивоведения и документоведения, архивного дела и документационного обеспечения управления. ВНИИДАД имеет юридический статус государственного учреждения и финансируется из федерального бюджета через Росархив.

Активно внедряемый на протяжении последних 5 лет в практику работы организаций различных сфер деятельности и форм собственности «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения» стал итогом работы соответствующего сектора института и большой группы специалистов ряда архивных учреждений России.

Важное место в работе института занимают вопросы экспертизы и комплектования архивов аудиовизуальными документами. В 2004 году изданы методические рекомендации «Отбор на постоянное хранение аудиовизуальных документов», предлагающие новый более современный подход к формированию Архивного фонда России этой документацией. Очень актуальной и перспективной является работа по созданию базы данных «Состав и сроки хранения документов, образующихся в организациях», сочетающее в себе целый комплекс теоретических, методических и практических вопросов экспертизы и комплектования.

Актуальной задачей организаций является переход на современные информационные технологии ведения делопроизводства и архивного хранения документов.

В 1996 г. Институт подготовил аналитический обзор и дал ряд публикаций по новой проблеме - сохранности принтерной документации. Были подготовлены работы «Обеспечение сохранности архивных документов на бумажной основе» (2001 г.) и «Современные принтерные и рукописные тексты документов как объект архивного хранения» (2003 г.). Оказалось, что ВНИИДАД - единственная организация, осуществляющая мониторинг новых средств создания текстов бумажных документов, располагающая банком образцов принтерных документов, созданных в период 1993-2003 гг. Проблема применения новых технологий оказалась шире и вышла за пределы только сферы хранения.

С учетом зарубежного опыта специалистами ВНИИДАД разрабатывались вопросы ценообразования в сфере оценки архивных документов и осуществляемых архивами услуг, страхования архивных документов, в частности, при организации выставок, проблемы маркетинга архивной информации на мировом рынке. Подготовлены методические документы по организации современного бухгалтерского учета, налоговой системы, нормативы по труду и др.

Вторым, значимым государственным учреждением проводящим политику в области стандартизации, является Государственный комитет РФ по стандартизации и метрологии (Госстандарт России). Это федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий межотраслевую координацию, а так же функциональное регулирование в области стандартизации.

Комитет осуществляет свою деятельность во взаимодействии с другими федеральными органами исполнительной власти и органами исполнительной власти субъектов Федерации и др. организациями непосредственно и через находящиеся в его системе региональные центры стандартизации, метрологии и сертификации, и государственных инспекторов по надзору за государственными стандартами и обеспечению единства измерений.

Основными задачами Госстандарта России являются:

· реализация государственной политики в сфере стандартизации, метрологии и сертификации, установление и использование стандартов, эталонов и единиц величин и использования времени;

· осуществление мер по защите прав потребителей и экономических интересов РФ в области контроля за соблюдением требований безопасности товаров (работ, услуг);

· обеспечение функционирования и развития систем стандартизации, обеспечение единства измерений, сертификации, аккредитации и научно-технической информации в этих областях, а так же их гармонизация с международными (региональными) и национальными системами зарубежных стран;

· организация и проведение государственного контроля и надзора за соблюдением обязательных требований государственных стандартов, правил обязательной сертификации, за сертифицированной продукцией, а так же государственного метрологического контроля и надзора;

· формирование совместно с федеральными органами исполнительной власти федеральных информационных ресурсов и инфраструктуры стандартизации, метрологии, сертификации, аккредитации, качества и классификации технико-экономической информации.

20 мая 2004 г. соответствии с Указом Президента Российской Федерации от № 649 «Вопросы структуры федеральных органов исполнительной власти» образовано Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии. Оно входит в систему федеральных органов исполнительной власти Российской Федерации и находится в ведении Министерства промышленности и энергетики Российской Федерации, осуществляющим функции по оказанию государственных услуг, управлению государственным имуществом в сфере технического регулирования и метрологии, осуществляет лицензирование деятельности по изготовлению и ремонту средств измерений, а также функции по государственному метрологическому контролю и надзору, а так же осуществляет контроль и надзор за соблюдением обязательных требований государственных стандартов и технических регламентов до принятия Правительством Российской Федерации решения о передаче этих функций другим федеральным органам исполнительной власти.

Агентство осуществляет свою деятельность непосредственно, через свои территориальные органы и через подведомственные организации. Ему принадлежит исключительное право официального опубликования в установленном порядке принятых им государственных стандартов, общероссийских классификаторов технико-экономической информации, а так же сведений, содержащихся в Общероссийском каталоге продукции и услуг, внесённых в Государственный реестр продукции и услуг, маркированных знаком соответствия государственным стандартом.

По документоведческому направлению исследований института можно подвести заметный положительный итог последнего десятилетия. Вследствие отсутствия в стране четкой правовой базы в области документационного обеспечения управления (ДОУ), потребовалась разработка институтом государственного стандарта на организационно-распорядительную документацию. Созданные затем методические рекомендации способствовали широкому использованию стандарта.

Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии прошло долгий исторический путь развития и является одним из главных агентств обеспечивающих и проводящих государственную политику в сфере стандартизации, способствующей улучшению качества продукции, повышению эффективности производства, унификации товаров и услуг.

Общее методическое руководство постановки делопроизводства в нашей стране, как и в большинстве цивилизованных стран, осуществляют архивные органы.

Федеральное архивное агентство (Росархив) имеет свою историю становления. Федеральная архивная служба России является правопреемницей архивных администраций существовавших в советское время. В 1960 г., когда архивная отрасль была передана в ведение Совета Министров СССР, статус главного органа управления архивным делом вновь был повышен и стал называться Главное архивное управление при СМ СССР (ГАУ при СМ СССР или Главархив СССР). В 1961 г. Правительство утвердило Положение о Главном архивном управлении и сети центральных государственных архивов СССР. Согласно этому Положению, ГАУ СССР - общесоюзный орган для научного и организационно-методического руководства архивным делом в стране. В Положении была закреплена командно-административная модель управления отраслью, сложившаяся в предыдущий период. До 1991 г. ГАУ СССР контролировало административные, финансовые, научно-методические, технические и многие иные направления деятельности государственных архивов всего Советского Союза.

Президентский указ (подписанный Б. Н. Ельциным 30 сентября 1992 г.) преобразовывал Роскомархив в Государственную архивную службу России (Росархив). Права и обязанности нового органа закреплены в правительственном постановлении от 22 декабря 1992 г. и «Основах законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах», принятых в июле 1993 года. «Основы законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах» стали первым в истории России архивным законом.

Современный статус государственных и негосударственных архивов России, вопросы организации их комплектования, хранения, учета и использования документов были регламентированы в «Положении об Архивном фонде Российской Федерации», которое утверждено указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 г. тогда же было принято новое «Положение о Государственной архивной службе России» как органе, осуществляющем государственную политику в области архивного дела. Указом Президента Российской Федерации «О системе и структуре федеральных органов исполнительной власти» от 09.03.04. № 314 Федеральная архивная служба России преобразована в Федеральное архивное агентство.

Росархив в соответствии с возложенными на него задачами «осуществлять межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за организацией документов в делопроизводстве федеральных органов государственной власти. Он проверяет выполнение учреждениями, организациями и предприятиями, независимо от их ведомственной подчинённости, требования законодательства в области организации документов в делопроизводстве». Росархиву предоставлено право согласовывать отраслевые стандарты, инструкции по вопросам организации документов в делопроизводстве, разрабатывать и утверждать обязательные для исполнения нормативно-методические документы по организации документов в делопроизводстве.

Перечисленные государственные учреждения являются ведущими организациями, которые несут ответственность за нормативное закрепление унифицированных форм, их информационных элементов и систем документации. Они же являются инициаторами создания государственных и отраслевых стандартов, инструкций, нормативно-методических документов для улучшения системы документационного обеспечения в РФ в целом, что повышает эффективность участия России в международном информационном обмене в рамках единого информационного пространства.

Таким образом, можно сказать, что в ходе эволюции к настоящему времени ВНИИДАД сохранил свои позиции ведущего научного центра исследований в области документоведения и архивоведения в России, и является одной из немногих организаций занимающейся проблемой стандартизации в системе ДОУ.

Проанализировав основные этапы развития государственной системы стандартизации в ДОУ и работу современных государственных учреждений, разрабатывающих стандарты и формирующих политику постановки делопроизводства в государстве, можно утверждать, что система стандартизации в РФ прошла долгий исторический путь, на протяжении которого не единожды были попытки достигнуть унификации и стандартизации процессов делопроизводства.

Подводя итог главы, можно сделать следующий вывод, история развития стандартизации управленческой документации показало, что эффективность решения данных вопросов зависит от того, насколько урегулирована в правовом отношении системная категория «документированная информация», которая обусловливает жизнедеятельность всех сфер общественной и личной жизни граждан и всех возможных форм их ассоциаций. Принятый впервые в 1993 г. закон Российской Федерации «О стандартизации» устанавливал основные положения, принципы, понятия, порядок организации работ в области стандартизации. С 1 июля 2003 г. действие закона «О стандартизации» отменено, взамен введён Федеральный закон № 184-ФЗ «О техническом регулировании». Этот закон определяет, что стандартизация это деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг.

Анализируя литературу, опубликованную к сегодняшнему дню, можно заключить, что в целом роль и влияние государства в процессе стандартизации только начинает серьезно изучаться. В результате изучения материалов было сделано заключение, что основными проблемами, связанными со стандартизацией являются избыточные требования государственных органов, которые формируются на основе устаревших государственных стандартов, затруднения в принятии новых стандартов, а также, как ни странно, затруднения в принятии новых технических регламентов. В целом можно констатировать, что роль устаревших стандартов в нашей стране неуклонно сокращается.



ГЛАВА 2. СОВРЕМЕННАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ СТАНДАРТИЗАЦИЯ

2.1 Государственная система стандартизации

Большая часть управленческой документации закрепляется в виде документов. Процессы организации и управления характеризуются значительным разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их разрешению. Отсюда большое, зачастую неоправданное разнообразие документов, элементов, их составляющих и необходимость их стандартизации и унификации в делопроизводстве.

Стандартизация в делопроизводстве - это деятельность, заключающаяся в разработке оптимальных правил и требований по подготовке, оформлению, учёту и хранению деловой информации, принятых в установленном порядке и рекомендованных для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Результаты работы при этом оформляются в виде национальных стандартов.

Основными нормативными документами по стандартизации являются:

· стандарты;

· технические условия.

Стандарт - документ, в котором в целях добровольного многократного использования устанавливаются характеристики продукции, правила осуществления и характеристики процессов производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнения работ или оказания услуг. Стандарт так же может содержать требования к терминологии, символике, упаковке, маркировке или этикеткам и правилам их нанесения.

Различают следующие виды стандартов: международные, региональные, межгосударственные, национальные.

Международные стандарты разрабатываются и принимаются Международной организацией по стандартизации (ISO). Стандарты ISO регламентируют в частности: терминологию в области документации, форматы бумаги для документов, написание дат и адресов, основные требования к написанию бланков документов и др.

В соответствии с принципами стандартизации в Российской Федерации, закреплёнными в Федеральном законе «О техническом регулировании», международные стандарты применяются, как основа разработки национальных стандартов.

Региональные стандарты разрабатываются и принимаются региональной международной организацией по стандартизации.

Межгосударственные стандарты разрабатываются и принимаются межгосударственной организацией, в частности Межгосударственным советом по стандартизации для стран СНГ с центром в г.Минске.

Национальный стандарт - стандарт, утверждённый национальным органом Российской Федерации по стандартизации, т.е «ГОСТ Р», утверждаемый Госстандартом России. В настоящее время фонд государственных стандартов РФ насчитывает более 25 тыс. единиц. Уровень их гармонизации с международными стандартами составляет в среднем 40%, что соответствует показателям развитых стран.

В настоящее время в области нормативного регулирования работы с документами нет основополагающего законодательного акта, аналогичного законам, регламентирующим другие сферы управленческой деятельности (например, ФЗ от 21.11.1996 №129-ФЗ «О бухгалтерском учёте»). Проект Закона «О документационном обеспечении управления» уже несколько лет обсуждается специалистами, и Государственной Думе ещё только предстоит работать над ним.

При рассмотрении нормативной базы делопроизводства особого внимания заслуживают стандарты и другие документы по стандартизации, в которых содержаться положения, посвящённые построению, изложению и оформлению различных видов документации, проведению унификации документов и применению унифицированных систем документации; созданию и использованию классификаторов технико-экономической и социальной информации; автоматизации информационных процессов в сфере управления, техническими средствами обработки информации; терминологии, применяемой в области работы с документами.

В соответствии с Федеральным законом от 27.12.2002. № 184-ФЗ «О техническом регулировании» основными источниками обязательных требований к продукции и процессам производства стали технические регламенты. На смену государственным стандартам Российской Федерации пришли национальные стандарты. Если раньше под «стандартом» понимался нормативный документ, то теперь в законе закреплён принцип добровольного применения стандартов. В законе «стандарт» определён как документ, в котором в целях добровольного, многократного использования устанавливаются характеристики продукции, правила осуществления и характеристики процессов производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнения работ или оказания услуг.

Главное преимущество стандартизации заключается в том, что она обеспечивает оптимизацию требований по минимуму всех затрат. Так же она имеет стабильность требований, что исключает частую перестройку форм документов или правил их оформления.

Государственная система стандартизации Российское Федерации включает в себя ряд стандартов, в которых заключены требования к построению, изложению и оформлению различных видов документации, проведению унификации документов и применению унифицированных систем документации, автоматизации информационных процессов в сфере управления, техническим средствам обработки информации. Рассмотрим некоторые из них.

ГОСТ Р 1.0-2004 «Стандартизация в Российской Федерации. Основные положения» стандарт устанавливает общие правила формирования, ведения и применения положений системы стандартизации в Российской Федерации.

Положения основополагающих стандартов системы стандартизации в Российской Федерации разработаны для применения федеральными органами исполнительной власти, субъектами хозяйственной деятельности, техническими комитетами по стандартизации, общественными объединениями и заинтересованными лицами.

Настоящий стандарт устанавливает следующие цели стандартизации:

1. Повышения уровня безопасности:

- жизни и здоровья граждан;

- имущества физических и юридических лиц;

- государственного и муниципального имущества;

- в области экологии;

- жизни и здоровья животных и растений;

- объектов с учетом риска возникновения чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера.

2. Обеспечения:

- конкурентоспособности продукции, работ, услуг;

- научно-технического прогресса;

- рационального использования ресурсов;

- совместимости и взаимозаменяемости технических средств (машин и оборудования, их составных частей, комплектующих изделий и материалов);

- информационной совместимости;

- сопоставимости результатов исследований (испытаний) и измерений технических и экономико-статистических данных;

- сравнительного анализа характеристик продукции;

- государственных заказов, внедрения инноваций;

- подтверждения соответствия продукции (работ, услуг);

- решений арбитражных споров;

- судебных решений;

- выполнения поставок.

3. Создания:

- систем классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации;

- систем каталогизации продукции;

- систем обеспечения качества продукции;

- систем поиска и передачи данных;

- доказательной базы и условий выполнения требований технических регламентов.

4. Содействия проведению работ по унификации.

Принципы стандартизации:

- добровольности применения стандартов;

- достижение при разработке и принятии стандартов консенсуса всех заинтересованных сторон;

- использование международных стандартов как основы разработки национальных стандартов;

- комплексности стандартизации для взаимосвязанных объектов;

- недопустимости установления в стандартах требований, противоречащих техническим регламентам;

- установление требований в стандартах, соответствующих современным достижениям науки, техники и технологий с учетом имеющихся ограничений по их реализации;

- установление требований в стандартах, обеспечивающих возможность объективного контроля их выполнения;

- четкости и ясности изложения стандартов, с тем чтобы обеспечить однозначность понимания их требований;

- исключение дублирования разработок стандартов на идентичные по функциональному назначению объекты стандартизации;

- недопустимости создания препятствий производству и обращению продукции, выполнению работ и оказанию услуг в большей степени, чем это минимально необходимо для выполнения целей стандартизации;

- доступности представления информации по стандартам всем заинтересованным лицам, за исключением оговоренных законодательством случаев.

Так же, стандарт рассматривает организацию работы по стандартизации, документы в области стандартизации и требования к ним, виды стандартов, применение документов в области стандартизации, информация о документах в области стандартизации, их опубликование и распространение, международное сотрудничество в области стандартизации.

ГОСТ Р 1.5-2004 рассматривает правила построения стандартов и общие требования к их содержанию. Сюда входит: оформление титульного листа стандарта, перечень необходимых реквизитов на титульном листе, использование таких элементов в стандарте как, «Введение», «Содержание», «Нормативные ссылки», «Обозначения и сокращения» и др., правила их оформления и содержания. Так же правила изложения стандартов, правила оформления и изложения изменений к стандартам, правила обозначения стандартов, правила оформления и обозначения национальных стандартов Российской Федерации, разрабатываемых на основе применения международных, региональных стандартов и национальных стандартов других стран, особенности оформления национального стандарта Российской Федерации при применении национального стандарта другой страны.

ГОСТ Р 1.12-2004 «Стандартизация в Российской Федерации. Термины и определения» дополняет общие термины в области стандартизации, которые установлены действующим в Российской Федерации в качестве национального стандарта межгосударственным стандартом ГОСТ 1.1-2002 «Межгосударственная система стандартизации. Термины и определения», с целью реализации отдельных положений Федерального закона «О техническом регулировании».

В настоящем стандарте для каждого понятия установлен один стандартизованный термин. При применении настоящего стандарта приведенные определения терминов можно при необходимости изменять, вводя в них произвольные признаки, раскрывая значения используемых терминов или указывая объекты, относящиеся к определенному понятию. Эти изменения не должны нарушать объем и содержание понятий, определенных в настоящем стандарте. В стандарте приведены иноязычные эквиваленты стандартизованных терминов на английском (код языка - en) и французском (код языка - fr) языках. Настоящий стандарт устанавливает основные термины, применяемые при проведении работ по стандартизации в Российской Федерации на национальном уровне и при ссылках на национальные стандарты в других нормативных документах, а также определения этих терминов.

Термины, установленные настоящим стандартом, также могут быть применены при проведении работ по стандартизации на уровне организаций, в том числе коммерческих, общественных, научных организаций, саморегулируемых организаций и объединений юридических лиц. Рекомендуется использовать в правовой, нормативной, технической и организационно-распорядительной документации, научной, учебной и справочной литературе.

Таким образом, в соответствии с Федеральным законом «О техническом регулировании», государственные стандарты входят в национальную систему стандартизации, реализуют принцип добровольного применения стандартов, устанавливают общие правила формирования, ведения и применения положений системы стандартизации в Российской Федерации; правила построения, изложения, оформления и обозначения национальных стандартов Российской Федерации, общие требования к их содержанию и общие термины в области стандартизации, тем самым, обеспечивая условия для единообразного применения стандартов.

2.2 Стандартизация по организации работы с документами

Взаимодействие организаций, деловое документное общение на всех уровнях и во всех проявлениях естественно должно осуществляться по единым, общепринятым правилам. Вся работа с документами, начиная от их создания (получения), и заканчивая отправкой (сдачей в архив), регулируется комплексом нормативных и методических документов. Требования к УСД изложены в стандартах серии «Унифицированные системы документации». Рассмотрим основные из них, которые являются необходимыми для ведения делопроизводства.

ГОСТ 9327-60 «Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы» устанавливает форматы бумаги, используемые, в том числе и для изготовления документов. Стандартные форматы бумаги в нашей стране были приняты в 1934 г. на основе германского стандарта DIN (Deutsche Industrie Normen - Германские промышленные нормы).

Стандарт устанавливает три ряда потребительских форматов: А, В и С. Ряд А является основным рядом. Форматы этого ряда используются для изготовления документов. Исходным форматом является формат А0 (формат ватманского листа бумаги, площадь которого равна 1 м²). Следующие форматы являются производными от формата А0, они образуются делением предшествующего формата пополам, параллельно меньшей стороне листа; формат А4 имеет размеры 210х297 мм, формат А5 - 148х210 мм.

Форматы ряда В применяется в случаях, когда необходимы форматы, по размерам занимающие промежуточное положение между двумя смежными форматами ряда А, а форматы ряда С применяются для конвертов, папок и других изделий.

ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности и технические требования» содержит комплекс требований к обложкам, в которые подшиваются дела при передаче на архивное хранение. Стандартом установлены размеры обложек, требования к материалу, из которого они изготавливаются, установлено также, какие сведения должны помещаться на обложку дела

На обложке дела указывают:

1. наименование учреждения и структурного подразделения;

2. номер дела и номер тома;

3. заголовок дела;

4. год (крайние даты) документов дела;

5. количество листов дела (На __________ лист.);

6. срок хранения документов дела (Хранить ______________);

7. шифр архива.

Шифр архива помещается в верхнем правом углу обложки и нижнем левом углу. Шифр включает следующую информацию:

Фонд № __________

Опись № _________

Дело № __________

Обложка дела имеет размеры 324х229 мм, обеспечивающие сохранность документов формата А, помещенных в дело. Кроме того, обложка дела имеет внутренние клапаны, в которые на 4 прокола подшиваются документы. В одну обложку допускается подшивать не более 250 листов документов.

Создание в России единого информационного пространства и объединение его с европейским и мировым информационным пространством давно уже стало одной из важнейших задач. Достижение информационной совместимости обеспечивается унификацией и стандартизацией средств информационной техники, носителей информации, языка формализованного описания данных, структуры информационных систем и технологических процессов в них. В комплексе стандартов «Информационная технология» регламентированы многие вопросы создания автоматизированных информационных систем:

ГОСТ 34.201-89 «Виды, комплектность и обозначение документов при создании автоматизированных систем» распространяется на автоматизированные системы (АС), используемые в различных сферах деятельности (управление, исследование, проектирование и т. п.), включая их сочетание, и устанавливает виды, наименование, комплектность и обозначение документов, разрабатываемых на стадиях создания АС, установленных ГОСТ 24.601.

ГОСТ 34.602-89 «Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Техническое задание на создание автоматизированной системы» распространяется на автоматизированные системы (АС) для автоматизации различных видов деятельности (управление, проектирование, исследование и т. п.), включая их сочетания, и устанавливает состав, содержание, правила оформления документа «Техническое задание на создание (развитие или модернизацию) системы».

ГОСТ 34.003-90 «Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы. Термины и определения» устанавливает термины и определения основных понятий в области автоматизированных систем (АС) и распространяется на АС, используемые в различных сферах деятельности (управление, исследования, проектирование и т.п., включая их сочетание), содержанием которых является переработка информации. Настоящий стандарт не распространяется на системы, предназначенные для обработки (изготовления, сборки, транспортирования) любых изделий, материалов или энергии. Термины, установленные настоящим стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по автоматизированным системам, входящих в сферу работ по стандартизации и использующих результаты этих работ и рекомендуются для применения в научно-технической, справочной и учебной литературе.

На основе настоящего стандарта могут быть разработаны отраслевые стандарты и стандарты предприятий с учетом особенностей применения документов на машинном носителе и машинограммы как между организациями, так и при использовании непосредственно в организации.

ГОСТ 6.10.4-84 «Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемые средствами вычислительной техники. Основные положения» устанавливает требования к составу и содержанию реквизитов, придающих юридическую силу документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. В состав обязательных реквизитов входят: наименование организации-создателя документа; местонахождение организации-создателя документа или почтовый адрес; наименование документа; дату изготовления документа; код лица, ответственного за правильность изготовления документа на машинном носителе или машинограммы, или как правило, код лица, утвердившего документ. Обязательные реквизиты документа на машинном носителе следует размещать способом, позволяющим однозначно идентифицировать реквизит, так же следует печатать и размещать в соответствии с требованиями государственных стандартов на унифицированные системы документации.

ГОСТ 6.10. 4-84 рассматривает порядок внесения изменений в эти документы. Изменение подлинника документа на машинном носителе может производить только организация-создатель документа с обязательной регистрацией содержания и основания изменений и лица, ответственного за произведенные изменения. Если в подлинник машинограммы вносят изменения, то на ней должны быть указаны основания изменений, дата, время их внесения, должность и подпись должностного лица, сделавшего изменения, и ее расшифровка.

ГОСТ 6.10.5-87 «Требования к построению формуляра-образца» стандарт устанавливает основные требования к построению формуляров-образцов, формуляр-образец устанавливает: форматы бумаги, служебные поля, конструкционную сетку, расположение частей и зон, расположение реквизитов. А так же требования к разработке унифицированных на их основе форм документов с учетом возможности их машинной обработки и изготовлению бланков документов. К унифицированным формам документов прилагает список необходимых реквизитов: наименование формы, код формы, наименование организации - составителя документа, код организации - составителя документа, дата документа, постоянные реквизиты документа, подпись. Рекомендуется включать дополнительные реквизиты: адрес организации - составителя документа, наименование получателя документа, периодичность представления документа или срок его представления, гриф утверждения формы документа.

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» устанавливает терминологию, применяемую в сфере документационного обеспечения управления и архивного дела, и раскрывает значение терминов.

Терминологические стандарты обеспечивают правильность и стабильность терминоупотребления, устанавливают строго однозначную систему понятий и способствуют тем самым упорядочению терминологии. Термины, закрепляемые в стандартах, применяются во всех видах документации, в научной, учебной, справочной литературе.

Термины, включенные в ГОСТ Р 51141-98, распределены по трем разделам: общие понятия, делопроизводство (с двумя подразделами: документирование и организация работы с документами) и архивное дело (с тремя подразделами: организация документов Архивного фонда Российской Федерации, обеспечение сохранности документов, научно-информационная деятельность архивов). Стандарт содержит также алфавитный указатель терминов.

В стандарте даются определения ключевых понятий, используемых в сфере документационного обеспечения управления: делопроизводство, документ, документирование, внешние признаки документа, автор документа, реквизит документа, формуляр документа и др..

Наряду с привычным термином «делопроизводство» стандарт ввел синонимичный ему термин - «документационное обеспечение (управления)», появившийся в 80-е годы ХХ века и широко применяющийся сегодня как в нормативных актах, так и в методической и научной литературе. Несомненным достоинством нового термина является то, что его внутренняя языковая форма подчеркивает функциональную связь с управленческой деятельностью. Внутренняя языковая форма старого термина «делопроизводство» связывает его с термином «дело», который означает «совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку». Следовательно, напрямую связь термина «делопроизводство» с управленческой деятельностью уже не просматривается. Правда, у нового термина есть и недостаток: документационное обеспечение управление - это словосочетание из трех слов, и хотя термины-словосочетания вполне допустимы, из соображений удобства предпочтение отдается термину-слову.

Каждая организация разрабатывает и применяет собственные нормативные документы по делопроизводству, к числу которых относятся положение о службе документационного обеспечения, должностные инструкции работников, инструкция по делопроизводству, правила составления и оформления документов, табель и альбом форм документов, номенклатура дел и др. Применение терминологического стандарта в деятельности организации означает, прежде всего, использование стандартизированной терминологии в нормативных и методических документах по делопроизводству. Не менее важно применение стандартизированной терминологии в устной профессиональной речи, в учебной и научной литературе. Применение иных терминов или профессионализмов (слов профессионального жаргона) недопустимо, поскольку может вносить в текст неясность, двусмысленность.

ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» применяется штемпельно-граверными предприятиями, изготавливающими печати с изображением Государственного герба Российской Федерации. Порядок изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации установлен постановлением Правительства РФ от 27.12.1995 № 1268. Согласно постановлению изготовление печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляется по заказам федеральных органов государственной власти, иных федеральных государственных органов и учреждений, которым законом предоставлено право использовать, печати с изображением Государственного герба.

ГОСТ Р 51141-2001 устанавливает определения основных понятий, используемых в данном стандарте (печать, оттиск печати, клише печати и др.). Для делопроизводства представляет интерес следующие два определения:

· Печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу;

· Оттиск - изображение клише печати на бумаге.

В связи с тем, что ГОСТ Р 51141-2001 различает понятия «печать» и «оттиск печати», в ГОСТ Р 6.30-2003 было внесено изменение в название соответствующего реквизита: в стандарте 1997 г. реквизит назывался «печать», в ГОСТ Р 6.30-2003 - «оттиск печати».

ГОСТ Р 51141-2001 устанавливает технические требования к печатям, сырью, материалам для изготовления клише печати, штемпельной подушке и штемпельной краске, а также технические требования по защите печати с изображением Государственного герба Российской Федерации от подделки.

Стандартом установлены минимальный (40+1мм) и максимальный (45-1мм) диаметр клише печати. По внешнему кольцу клише печати располагается микротекст в негативном начертании (белый текст на черном фоне), который состоит из повторяющейся записи, включающей слово «Сертификат» с указанием его номера (сертификат подтверждает право предприятия изготавливать печати), а также другой информации, определяемой изготовителем печати (это может быть код изготовителя печати по реестру регистрационной палаты, год и месяц изготовления печати, регистрационный номер печати по регистру печатей в регистрационной палате).

В центре клише печати помещается изображение Государственного герба Российской Федерации, вокруг которого располагается микротекст в позитивном начертании (черный текст на белом фоне), содержащий информацию о заказчике печати. Содержание этого текста определяется самим заказчиком. Это может быть: ИНН заказчика, код организации, учреждения, предприятия по ОКПО и др..

Между микротекстами с позитивным и негативным начертаниями по часовой стрелке и симметрично относительно вертикальной оси клише печати располагаются концентрические строки информационного поля, содержащие полное наименование юридического лица в именительном падеже, в скобках его краткое наименование (если оно есть) и основной государственный регистрационный номер (ОГРН) заказчика печати. Если в учредительных документах организации установлено также ее наименован.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» является самым известным стандартом в сфере документационного обеспечения и наиболее широко используется в деятельности организаций. Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы (ОРД), относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, приказы, распоряжения, письма, протоколы, акты и другие документы, включённые в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документацией». Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов, требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. В приложениях к стандарту приведены схемы расположения реквизитов документов и образцы бланков документов. В преамбуле к стандарту определяется, что требования вышеописанного стандарта являются рекомендательными, что не следует истолковывать как необязательные, но как допускающие некоторые послабления в оформлении документов по сравнению с жесткими требованиями ранее действовавших и отменённых стандартов (ГОСТ Р 6.30-97 и его предшественников ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72).

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 состоит из 11 разделов:

· Область применения;

· Нормативные ссылки;

· Термины и определения;

· Преимущества управления документами;

· Нормативная среда;

· Политика управления документами и ответственность;

· Требования к управлению документами;

· Проектирование и внедрение системы управления документами;

· Процессы управления документами и контроль;

· Мониторинг и аудит;

· Обучение.

Стандарт регулирует процессы управления документами государственных, коммерческих и общественных организаций, предназначенными для внутреннего или внешнего пользования. Положения стандарта являются рекомендациями в отношении создания систем управления документами, включения в них документов, а также обеспечения соответствия подлинных документов установленным в стандарте характеристикам (аутентичность, достоверность, целостность, пригодность для использования и др.). Действие ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 распространяется на документы (всех форматов и на всех носителях), создаваемые или получаемые государственной, коммерческой или общественной организацией в процессе ее деятельности или лицом, на которого возложена такая обязанность.

- ГОСТ Р ИСО 22310-2009 « Информация и документация. Руководство для разработчиков стандартов, устанавливающих требования к управлению документами». ГОСТ объединяет требования, предъявляемые к документам в стандартах ИСО 15489-1, ИСО/ТО 15489-2 и ИСО 23081-1 для включения их во все стандарты, регламентирующие процессы создания и хранения документов. В нем также выделены различные элементы требований, которые следует рассматривать как компоненты расширенной структуры управления документацией. Содержащиеся в стандарте указания дополняют правила выполнения технической работы и методологию разработки международных стандартов, установленные Директивами ИСО/МЭК.

Данный ГОСТ предназначен для использования всеми организациями ИСО, участвующими в разработке проблему правления документами или требований к документации в стандартах. Он также может использоваться организациями, не входящими в состав ИСО, но применяющими стандарты ИСО на международном, региональном или национальном уровне и находящимися в процессе разработки стандартов и/или соответствующих документов, устанавливающих требования к управлению документами.

- ГОСТ Р 53898-2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению» созданный в организации в электронной форме документ может быть подписан электронно-цифровой подписью, прикреплен к регистрационной карточке, а затем электронный дубликат этого документа вместе с описывающими документ реквизитами отправляется адресату. При этом электронный документ может включать несколько файлов - например, письмо в формате MS Word, таблицу в MS Excel, план в MS Project, чертеж в формате AutoCAD и др., и все эти файлы вместе с регистрационной информацией будут составлять один электронный документ. Обязательным реквизитом любого электронного сообщения является заголовок. Он должен присутствовать всегда. Кроме заголовка в сообщении должен присутствовать как минимум еще один реквизит документа, или в терминах стандарта - зона. При этом одна зона может включать в себя несколько реквизитов. Например, главная обязательная зона сообщения «Заголовок» - Header включает вид передаваемого сообщения, дату и время его формирования и от кого/кому (адресант и адресат), и когда (дата и время) оно передается.

- ГОСТ Р 1.8-2011 «Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты межгосударственные. Правила проведения в Российской Федерации работ по разработке, применению, обновлению и прекращению применения», стандарт устанавливает правила проведения работ, осуществляемых в Российской Федерации по разработке, применению, обновлению межгосударственных стандартов, а также правила рассмотрения проектов межгосударственных стандартов, разрабатываемых в других странах, и правила прекращения применения межгосударственных стандартов в Российской Федерации. Стандарт не распространяется на соответствующие работы с межгосударственными стандартами на оборонную продукцию, правила проведения которых установлены в специальных стандартах. Установленные в стандарте правила рассмотрения проектов межгосударственных стандартов, разрабатываемых в других странах, могут быть также применены при рассмотрении в Российской Федерации проектов правил и рекомендаций по межгосударственной стандартизации, если их разрабатывают в других странах.

Таким образом, Государственные стандарты сегодня являются ключевыми в работе по документационному обеспечению в системе государственных, региональных и муниципальных государственных учреждений Российской Федерации. Кроме рассмотренных, существуют ещё несколько десятков функциональных систем документации, состоящих из достаточно большого объемного и разнообразного по видовому составу количества документов, предназначенных, в конечном счёте, удовлетворять соответствующие потребности.

Подводя итог главы, можно сделать следующий вывод, что современная государственная стандартизация в делопроизводстве это деятельность, заключающаяся в разработке оптимальных правил и требований по подготовке, оформлению, учёту и хранению деловой информации, принятых в установленном порядке и рекомендованных для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Результаты работы при этом оформляются в виде национальных стандартов. Требования к УСД изложены в стандартах серии «Унифицированные системы документации».

Используемые в Российском документационном обеспечении ГОСТы, утвержденные государственные стандарты России будут использоваться в делопроизводстве организаций наряду с положениями инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, которая наряду с вопросами оформления документов содержит основные положения по технологии делопроизводственных процессов.

ГЛАВА 3. МЕЖДУНАРОДНАЯ СТАНДАРТИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

3.1 Международный государственный стандарт по документационному обеспечению

Международный стандарт - стандарт, принятый международной организацией. Стандартом называется документ, в котором в целях добровольного многократного использования устанавливаются характеристики продукции, правила осуществления и характеристики процессов производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнения работ или оказания услуг. Стандарт также может содержать требования к терминологии, символике, упаковке, маркировке или этикеткам и правилам их нанесения. На практике под международными стандартами часто подразумевают также региональные стандарты и стандарты, разработанные научно-техническими обществами и принятые в качестве норм различными странами мира.

Основное назначение международных стандартов - это создание на международном уровне единой методической основы для разработки новых и совершенствование действующих систем качества. Переход на международные правила управления документами (организации делопроизводства) упростит документальные контакты и облегчит доступ к документированной информации в рамках международных связей. Федеральный закон «О техническом регулировании» установил в качестве базового принципа стандартизации «применение международного стандарта как основы для соответствующего Национального стандарта» .

Международный стандарт устанавливает порядок разработки проектов межгосударственных стандартов, автором которых является Российская Федерация или межгосударственные технические комитеты по стандартизации (МТК), ведение секретариатов которых возложено на Российскую Федерацию, порядок рассмотрения в Российской Федерации проектов межгосударственных стандартов, авторами которых являются другие государства - участники Соглашения о проведении согласованной политики в области стандартизации, метрологии и сертификации (далее - государства - участники Соглашения) или МТК, ведение секретариатов которых возложено на эти государства; порядок применения в Российской Федерации принятых межгосударственных стандартов; порядок внесения изменений в действующие межгосударственные стандарты, а также порядок прекращения их применения в Российской Федерации .

Переход на международные правила управления документами (организации делопроизводства) упростит документальные контакты и облегчит доступ к документированной информации в рамках международных связей. Тем более что Федеральный закон «О техническом регулировании» установил в качестве базового принципа стандартизации «применение международного стандарта как основы для соответствующего Национального стандарта» .

Проведенная ВНИИДАД работа имеет итогом выход Национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами», который является аналогом соответствующего международного стандарта.

Однако анализ основных положений международного стандарта позволяет отметить, что рассматриваемый ГОСТ Р ИСО по существу не содержит положений и задач, принципиально отличающихся от российских правил делопроизводства, кроме сферы распространения и бумажных носителей.

Отличие отечественной системы во многом заключается и в том, что российское делопроизводство является нормативно-правовой системой, и соблюдение его правил связано с юридической силой документов, с противостоянием злоупотреблениям, подтверждением законности деятельности, прав гражданина и т.п.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 рассматривает управление документацией преимущественно как технологический процесс, порядок повышения эффективности продвижения, доставки, упрощения доступа и использования документированной информации.

Для перехода на международные правила деятельности необходимо достаточное юридическое основание - правовая база. Использование международных правил и стандартных требований к документации для РФ не является новой сферой и направлением работ. Еще в 1920-е годы Институт Техники управления НК РКИ ориентировался на международные стандарты на форматы бумаги, качество бумаги, используемой в делопроизводстве.

В частности действующие в нашей стране форматы (размеры) бумаги были введены соответствующим российским стандартом на основе германских ДИН- форматов.

Переход на международные правила происходит путем непосредственного использования стандартов ИСО в форме применения отдельных положений в конкретных ситуациях в отдельных организациях. Использование отдельных положений может быть связано с заинтересованностью непосредственно организаций, отраслей и ведомств для достижения целей повышения эффективности деятельности, культуры ведения дел и их документального оформления.

Другая форма перехода на международные правила - внедрение новых правил путем издания соответствующих государственных нормативных правовых актов. Например. Постановлением Правительства РФ от 26 сентября 2000 г. № 725 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» РФ перешла на международные правила адресования документов, которые вошли, в том числе, в практику делопроизводства организаций и включены в государственные правила делопроизводства. Так, ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» установил правила написания почтового адреса организации - автора документа и даты на бланке как реквизитов документа и правила написания адресования при пересылке документов - в соответствии с международными правилами.

...