Развитие стандартизации управленческой документации в Российской Федерации

Стандартные правила написания способствуют повсеместному распространению единого унифицированного написания не только в рамках системы организационно-распорядительных документов, но и во многих других системах документации, а также в личном документировании.

Другим примером введения в делопроизводство новых правил, форм, методик и др. являются разработка и порядок внедрения ЕГСД и УСОРД.

Единая государственная система делопроизводства ЕГСД была одобрена постановлением Государственного комитета СМ СССР по науке и технике и рекомендована министерствам и ведомствам использовать при совершенствовании делопроизводства в центральном аппарате и подведомственных им учреждениях, организациях и предприятиях.

Главному архивному управлению при СМ СССР было поручено разработать «методологическое обеспечение применения ЕГСД. Наличие правовой основы внедрения ЕГСД послужило основой для практически повсеместного перехода на введенные делопроизводственные правила.

УСОРД в числе других 11 унифицированных систем документации была включена в ОКУД и повсеместно внедрялась на основании Правительственного постановления 1971 г. «О разработке унифицированных систем документации, пригодных для использования в АСУ» (постановление не было опубликовано).

Таким образом, перестройка документальной структуры управленческой деятельности должна быть определена и обеспечена соответствующей нормативной и методической базой.

Кроме того, переход на новые технологии, формы и правила должен сопровождаться активной пропагандой: проведением конференций, симпозиумов, семинаров, различного рода дискуссий, публикаций статей, изготовлением схем движения, плакатов, демонстрирующих новые правила и их эффективность и т.п.

Для внедрения ГОСТ ИСО 8601-2001, учитывая особо важную роль, которую играет документация и делопроизводство в современной управленческой деятельности должны быть сформулированы определенные первоначальные правовые решения:

1. Определить в форме соответствующего нормативно-правового акта от лица организации, в функции которой входят вопросы бумажного -электронного делопроизводства обязательность или рекомендательность использования ГОСТ Р ИСО.

2. Определить, имеется ли в виду переход на международную систему управления документацией (т.е. замена отечественной системы делопроизводства системой ИСО) или имеется в виду внесение изменений и дополнений в отдельные разделы традиционного делопроизводства, например, введение раздела «Электронное делопроизводство» в соответствующие инструкции и стандарты.

3. Обеспечить экспериментальное внедрение принятых вариантов на определенном управленческом документальном массиве в установленные сроки.

Начальным этапом (первым шагом) может быть создание инициативной группы из представителей ведомств, заинтересованных в использовании ГОСТ ИСО, обладающей правами создания нормативной правовой основы и проведения организационных мероприятий по внедрению в РФ ГОСТ ИСО. В состав инициативой группы должны войти заинтересованные ведомства. Следует определить персональный состав участников разработки проекта перехода или иных форм внедрения (практические юристы, архивисты, историки, наиболее квалифицированные работники делопроизводства, стандартизаторы, электронщики из числа соразработчиков).

Принципиальной задачей инициативной группы должно быть:

1. Обсуждение и определение предполагаемой формы утверждения предложений о внедрении;

2. Обозначение начальных действий и подготовка и издание совместного инициативного документа-обращения от лица Росархива, Госстандарта, коммерческих структур, заявляющих о внедрении в российское делопроизводство положений ИСО Р 15489;

3. В инициативном обращении зафиксировать: основания, цели и задачи внедрения, создание инициативной группы для подготовки предложений о сроках, методах и формах экспериментального внедрения международных правил;

4. Поручить инициативной группе определить правовую форму внедрения в практику делопроизводства ГОСТ Р ИСО.

В обращении установить необходимость внесения изменений в Типовую инструкцию по делопроизводству.

В обращении установить примерные сроки перехода и запретить переходы на требования ИСО в отдельных организациях для исключения делопроизводственного хаоса. В отдельной организации в начальный период внедрения ГОСТ ИСО должны проводиться следующие мероприятия:

1. Создание группы специалистов в области традиционного делопроизводства и электронных технологий для решения организационных, методических и правовых вопросов, возникающих при внедрении. Руководителем группы назначается заместитель руководителя организации по основной деятельности. В состав группы включаются руководители службы ДОУ и службы использования электронных технологий; зав. архивом, зав. юридической службой, зав. службой стандартизации и др. по усмотрению руководителя;

2. Группа устанавливает перечень мероприятий, их сроки исполнения, исполнителей и ответственность за нарушение установленных сроков и низкое качество исполнения.

Началом подготовки к внедрению Национального стандарта ИСО должна быть проверка наличия в организации утвержденной инструкции по делопроизводству или стандарта организации, дата их утверждения, соответствие положениям действующей Типовой инструкции, т.е. качество.

Следующей задачей начального периода является анализ реального распространения и использования требований и правил Инструкции по делопроизводству (стандарта) на отдельные группы документов в соответствии с определением термина делопроизводство, например, в кадровом делопроизводстве, бухгалтерском и др., выявление недостатков положений Инструкции для использования более широко в рамках организации.

Тщательный анализ реального использования положений инструкций по делопроизводству (стандарта организации) при электронном документировании, документообороте, контроле исполнения и других делопроизводственных действиях. Выявление и анализ нормативных и методических документов, на основе которых практически осуществляется использование электронных технологий в делопроизводстве.

Выявление параллельности бумажного и электронного документирования, документооборота.

Результаты проведенного анализа формулируются в форме перечней недостатков в нормативных документах по делопроизводству (типовых, отраслевых инструкциях, стандартах и регламентах отдельных организаций) и предложений о возможности и целесообразности использования отдельных конкретных положений ГОСТ Р ИСО.

В рамках отдельной организации на добровольной основе возможна опытная проверка использования отдельных конкретных правил, положений ГОСТ Р ИСО, при согласовании проверки с Инициативной группой и на основании соответствующих единых методик.

Итогом начального периода внедрения ГОСТ Р в отдельной организации является аналитический отчет и подтверждение целесообразности и готовности отдельной организации к внедрению. Отчет подписывает руководитель группы. Отчет и результаты анализа представляются в Инициативную группу по внедрению ГОСТР ИСО в РФ для анализа, обобщения и последующих выводов. Необходимым представляется упорядочение терминологии в направлении совместимости и адекватности понятий и терминов. Например, определить соотношение терминов «управление документацией» и «делопроизводство».

Делопроизводство как традиционный российский термин определяется в общем смысле как работа со всеми документами в управлении, однако реально делопроизводство, по мнению автора, чаще всего ограничивается работой только с организационно-распорядительными документами, т.е. документами административного управления.

Переходя на «Управление документацией» в аспекте ИСО мы меняем всю традиционную отечественную, психологически привычную концепцию деления документального массива на непересекающиеся системы документации, каждая из которых управляется своими нормативными актами, инструкциями и правилами, и выделяем организационно-распорядительную документацию в качестве базовой, наиболее ценной среди других систем.

В форме нового Национального стандарта России на терминологию или методом внесения в действующий стандарт на терминологию изменений и дополнений, или иным правовым методом необходимо установить понятие делопроизводства равноценным понятию «управление документацией», которое будет вмещать документные формы всех функциональных систем управления, например, отраслей деятельности, носителей информации, назначения, способов фиксации информации и др.

В Новом Национальном стандарте России ИСО Р лучше оставить традиционный российский термин, уравняв его абсолютно с термином «Управление документами» и предоставить выбор термина каждой отдельной организации. Документ как термин следует определить на начальном этапе внедрения, имея, базируясь на стандартном определении и понятии «документированная информация».

Подобным образом упорядочить и унифицировать основной массив пересекающихся терминов путем пересмотра отечественного стандарта на терминологию ГОСТ Р 51141 «Делопроизводство и архивное дело».

Архивный орган как термин установить в соответствии с ФЗ «Об архивом деле» - государственное управление архивным делом.

Немаловажным является вопрос о сфере распространения.

Из сферы распространения, внедрения и действия положений Национального стандарта ГОСТ Р ИСО существующая организация документального массива общества исключает документы научно-технические, звуковые, изобразительные и др. Электронные документы, обслуживающие типовые функции общества, особенно сферу административного управления, более других включаются в сферу действия стандарта ИСО.

Переход на положения ГОСТ Р ИСО связан с пересмотром концепции разделения нормативных требований к документации организационно-распорядительной и документации нотариальной, бухгалтерской, налоговой и др. (их называют специальными, хотя такое определение в корне неверно, т.к. каждая документальная система основана на выявлении ее специфики, «специальности», т.е. отличия от любой другой.

Переход на единство требований к документам связан с выявления единых исторически сложившихся унифицированных реквизитов, использование и оформление которых должно быть одинаковым для документов всех систем и на любых носителях и служить формированию доказательной функции документов.

На стадии перехода для реализации изменившихся задач и форм управления документами в организации может создаваться временная самостоятельная структура в рамках Управления делами или службы ДОУ, в задачу которой входит решение организационных, материальных, правовых, творческих и иных задач для обеспечения эффективности управления документацией, которая заключается в следующем:

1. Обеспечение необходимого и достаточного документирования всех функций организации в соответствии с установленными государственными нормативными правовыми актами и правилами для различных систем документации в рамках управленческий деятельности при соблюдении некоторой совокупности обязательных единых требований оформления, которые будут установлены и введены по результатам работы инициативной группы и утверждены на соответствующем уровне;

2. Разработка методических материалов, наглядных пособий типа плакатов, альбомов, учетных фильмов и др.; проведение циклов учебных занятий, основываясь на государственных нормативах, имеющейся положительной практике для обеспечения наиболее рациональных схем прохождения документов при доставке, исполнении, поиске, хранении, утилизации и т.д.;

3. Реализация задач организации с максимальным сокращением расходов, затрат времени и количества производимых действий (минимизация) с деловыми документами, используя традиционные, электронные технологии или бездокументный обмен деловой информацией.

Переход на использование стандарта ИСО в делопроизводстве, т.е. на стадии возникновения (составления и оформления документа) не может не учитывать последующую - архивную - стадию его жизни.

При решении данной проблемы следует руководствоваться Федеральным законом «Об архивном деле в РФ» 2004 г., Регламентом Федеральной архивной службы, Основными Правилами работы государственных архивов.

Так, например, названный выше Закон «Об архивном деле» определяет архивный документ как «материальный носитель с зафиксированной на нем информацией», который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежащий хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства (ст. 3). В состав Архивного фонда РФ входят архивные документы независимо от источника их происхождения, времени, способа создания, вида носителя (ст.5).

Вместе с тем в полномочиях, обязанностях, функциях государственных архивных органов подобные задачи не обозначены и рекомендации, которые периодически выпускаются Росархивом, не располагают соответствующей нормативной базой для реализации электронного делопроизводства.

В этой области также требуется решение правовых проблем, уточнение функций, прав и задач государственных органов управления архивном делом в Центре и на уровне субъектов РИФ.

В истории российского делопроизводства впервые утвержден национальный российский стандартна базе международного стандарта, что является отражением происходящей интеграции документационной сферы РФ в некоторую целостную мировую систему на основе единых непререкаемых стандартов. Вместе с тем в настоящее время достоверно неизвестно, какую плату придется платить за отказ от суверенной документальной системы документации и делопроизводства.

Не определён и экономический эффект подобной глобализации для российских условий. Нельзя не рассматривать и вариант сохранения сепаратности отечественного делопроизводства, основанной на вполне реальных особенностях, специфике и истории развития делопроизводства, опирающегося не столько на интеграцию, сколько на исторический опыт задач многовекового архивного хранения и формирования реальной информационной базы истории России.

Использование зарубежного опыта, в том числе в делопроизводстве, всегда рассматривалось как составная часть совершенствования, повышения качества. Вместе с тем история показывает, что во всех случаях российские исторические формы и методы работы с документами себя оправдали.

Характерна в этом отношении позиция Л.Н. Гумилева, который известен как автор нестандартной концепции исторического развития. Он отмечает необходимость изучения зарубежного опыта как «чужого опыта» и называет иностранные заимствования декоративными новшествованиями.

Следует учитывать устойчивость документальных форм, устойчивое сохранение термина «делопроизводство» вопреки обоснованным предложениям заменить его на более современный термин или зарубежный аналог.

Россия интенсивно проходит путь интеграции в мировое сообщество, и в этой связи все острее встает проблема установления единых требований (стандартов), в том числе в сферах информационных технологий и документационного обеспечения управления.

Создание международного стандарта ISO 15489-1:2001 «Information and documentation. Records management» («Информация и документация - Управление документами»), разработанного подкомитетом № 11 «Управление архивами (документами)», действующим в структуре технического комитета № 46 «Информация и документация» Международной организации по стандартизации (ИСО - ISO, International Organization for Standardization), явилось одним из ключевых решений в условиях глобализации мировых экономических отношений.

Сегодня, создание и внедрение в практику работы организаций всех форм собственности этих документов - стандартов позволяет не допустить хаоса в сферах документационного и информационного обеспечения управления.

Международный стандарт ISO 15489-1:2001 состоит из двух частей: часть 1. «Общие принципы» и часть 2. «Практическое руководство». Во второй части стандарта освещаются процедуры управления документами организации в соответствии с принципами, стандартизированными в первой части ISO 15489-1:2001. Этот документ фактически является техническим отчетом, который, согласно правилам ИСО, относится к информационным документам и не имеет статуса стандарта; цель его разработки - предложить одну из возможных методологий внедрения систем управления документами, созданную в организации на базе принципов первой части ISO 15489-1:2001. Следует отметить, что при обсуждении второй части ISO 15489-1:2001 выдвигались предложения заложить в технический отчет несколько вариантов методологий внедрения систем управления документами и тем самым снять противоречия, связанные с национальными особенностями ведения документации и управления документами. Но ввиду сложности и разновариантности этих методологий было принято решение привести в техническом отчете лишь одну версию и отнести работу по выработке необходимой методологии к сфере деятельности национальных органов по стандартизации, управлению документами и архивами.

Поэтому в большинстве развитых стран мира при разработке национального стандарта пристальное внимание уделяется первой части ISO 15489-1:2001, вторая используется как вспомогательный (уточняющий ряд положений первой части) документ.

Проведенная ВНИИДАД работа имеет итогом выход Национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами», который является аналогом соответствующего международного стандарта.

В соответствии с Программой национальной стандартизации Российской Федерации на 2006 - 2007 годы ВНИИДАД разработал национальный стандарт России - ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», который был введён в действие 1 июля 2007 года.

Из выше сказанного можно сделать вывод, что Международный стандарт - стандарт, принятый международной организацией. Основное назначение международных стандартов - это создание на международном уровне единой методической основы для разработки новых и совершенствование действующих систем качества. Переход на международные правила управления документами (организации делопроизводства) упростит документальные контакты и облегчит доступ к документированной информации в рамках международных связей.

3.2 Основные требования международной стандартизации к управленческой документации

Переход на международные правила управления документами (организации делопроизводства) упростит документальные контакты и облегчит доступ к документированной информации в рамках международных связей. Тем более что Федеральный закон «О техническом регулировании» установил в качестве базового принципа стандартизации «применение международного стандарта как основы для соответствующего Национального стандарта».

Международные, региональные стандарты, документы ЕЭК ООН и других международных, региональных организаций и национальные стандарты других стран могут применяться в качестве стандартов отраслей, стандартов предприятий и стандартов научно-технических, инженерных обществ и других общественных объединений до их принятия в качестве государственных стандартов Российской Федерации.

Международный стандарт является результатом консенсуса между участниками организации ИСО. Он может использоваться непосредственно или путём внедрения в национальные стандарты разных стран.

Проведенная ВНИИДАД работа имеет итогом выход Национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами», который является аналогом соответствующего международного стандарта. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 содержит очень важный для отечественной практики ДОУ раздел - «Политика управления документами и ответственность», в котором сказано: «Ответственность и полномочия в области управления документами должны быть четко определены и доведены до сведения всей организации с тем, чтобы было ясно, кто несет ответственность за работу с конкретными документами. Эта ответственность должна быть распределена между всеми сотрудниками организации (в том числе управляющими документацией, специалистами смежных информационных профессий, руководством организации, руководителями структурных подразделений, администраторами систем управления документами и другими лицами, для которых работа с документами входит в их должностные обязанности) и отражена в должностных инструкциях и организационно-распорядительных документах организации. Особая ответственность в области управления документами должна быть возложена на лицо, обладающее соответствующими полномочиями внутри организации».

В данном случае представляет интерес дифференциация ответственности в области управления документами между сотрудниками организации в зависимости от их должностных обязанностей и занимаемого поста. Например, специалисты в области управления документами отвечают за все его аспекты, в том числе за проектирование, внедрение и сохранность систем управления документами и их эксплуатационные характеристики, а также за обучение пользователей управлению документами и применению систем управления документами в индивидуальной практической деятельности. Администраторы систем управления документами отвечают за точность введенной документации (документов), удобство их воспроизведения и восприятия, а также за доступ персонала организации к этим документам. Ответственность руководства заключается в поддержке политики управления документами во всей организации и т.п. Вместе с тем все сотрудники организации ответственны за сохранение аутентичности, целостности, достоверности и пригодности для использования документов, отражающих их деятельность.

Стандарт содержит ряд требований к процессам управления документами и закладывает принципы разработки программ управления документами. Основным принципом, позволяющим обеспечить непрерывность деловой деятельности организации, ее соответствие нормативной среде и требованиям отчетности, является необходимость «создавать и сохранять аутентичные, достоверные и пригодные для использования документы, а также защищать целостность этих документов в течение требуемого времени». Важным положением стандарта в этой связи является то, что информационные и коммуникационные системы, прикладные программы, а также поддерживаемые ими процессы деловой деятельности «следует проектировать, модифицировать или перепроектировать так, чтобы в процессе повседневной деловой деятельности это не мешало созданию соответствующих документов как составной части системы управления документами».

Стандарт содержит также методические рекомендации по проектированию и внедрению систем управления документами. До настоящего времени этот вопрос в нормативных актах, регулирующих деятельность в сфере документационного и информационного обеспечения управления, в должной мере не был отражен. Между тем такие документы содержат информацию, являющуюся ценным ресурсом и важным элементом деловой деятельности, а системный подход к управлению документами, отраженный в них, позволяет организациям создавать, использовать и сохранять документы во времени. В свою очередь, система управления документами позволяет создавать информационный ресурс о деловой деятельности организации, который может поддерживать ее последующую деятельность, обеспечивать оперативное принятие отдельных решений и представление необходимой и своевременной отчетности.

В разделе стандарта, посвященном вопросам проектирования и внедрения систем управления документами, описываются:

· характеристики систем управления документами, основными из которых являются надежность, целостность, соответствие, комплексность, системность и др.;

· процесс проектирования и внедрения системы управления документами и его методология;

· описывается механизм и условия прекращения применения системы управления документами, главным из которых является условие, что независимо от причин прекращения использования системы управления документами или утраты ею легитимности «документы, находящиеся в этой системе, должны быть доступны», а сам процесс прекращения деятельности этой системы должен быть «документально зафиксирован в той мере, в которой это потребуется для сохранения аутентичности, достоверности и пригодности для использования документов, по-прежнему находящихся в системе».

Однако анализ основных положений международного стандарта позволяет отметить, что рассматриваемый ГОСТ Р ИСО по существу не содержит положений и задач, принципиально отличающихся от российских правил делопроизводства, кроме сферы распространения и бумажных носителей.

Началом подготовки к внедрению Национального стандарта ИСО должна быть проверка наличия в организации утвержденной инструкции по делопроизводству или стандарта организации, дата их утверждения, соответствие положениям действующей Типовой инструкции, т.е. качество.

Следующей задачей начального периода является анализ распространения и использования требований и правил Инструкции по делопроизводству (стандарта) на отдельные группы документов в соответствии с определением термина делопроизводство, например, в кадровом делопроизводстве, бухгалтерском и др., выявление недостатков положений Инструкции для использования более широко в рамках организации.

Тщательный анализ использования положений инструкций по делопроизводству (стандарта организации) при электронном документировании, документообороте, контроле исполнения и других делопроизводственных действиях. Выявление и анализ нормативных и методических документов, на основе которых практически осуществляется использование электронных технологий в делопроизводстве.

Выявление параллельности бумажного и электронного документирования, документооборота.

Результаты проведенного анализа формулируются в форме перечней недостатков в нормативных документах по делопроизводству (типовых, отраслевых инструкциях, стандартах и регламентах отдельных организаций) и предложений о возможности и целесообразности использования отдельных конкретных положений ГОСТ Р ИСО.

В рамках отдельной организации на добровольной основе возможна опытная проверка использования отдельных конкретных правил, положений ГОСТ Р ИСО, при согласовании проверки с Инициативной группой и на основании соответствующих единых методик.

Итогом начального периода внедрения ГОСТ Р в отдельной организации является аналитический отчет и подтверждение целесообразности и готовности отдельной организации к внедрению. Отчет подписывает руководитель группы. Отчет и результаты анализа представляются в Инициативную группу по внедрению ГОСТР ИСО в РФ для анализа, обобщения и последующих выводов.

Необходимым представляется упорядочение терминологии в направлении совместимости и адекватности понятий и терминов. Например, определить соотношение терминов «управление документацией» и «делопроизводство».

Делопроизводство как традиционный российский термин определяется в общем смысле как работа со всеми документами в управлении, однако делопроизводство, по мнению автора, чаще всего ограничивается работой только с организационно-распорядительными документами, т.е. документами административного управления.



3.3 Использование международной стандартизации в современной Российской управленческой документации

В настоящее время в РФ используются стандарты серии ИСО 9000 «Системы качества. Требования к бланкам документов», ИСО 8601-2001. «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Представление дат и времени. Общие требования», ИСО 9735-88 «Электронный обмен данными в управлении, торговле и на транспорте» (ЭДИФАКТ) и др.

Названные выше стандарты ИСО не получили достаточной нормативно-правовой основы для применения в Российской Федерации, которая была бы обязывающей или рекомендующей использовать соответствующие стандартные правила, что снижает их распространение и эффективность.

Переходя на «Управление документацией» в аспекте ИСО мы меняем всю традиционную отечественную, психологически привычную концепцию деления документального массива на непересекающиеся системы документации, каждая из которых управляется своими нормативными актами, инструкциями и правилами, и выделяем организационно-распорядительную документацию в качестве базовой, наиболее ценной среди других систем.

В форме нового Национального стандарта России на терминологию или методом внесения в действующий стандарт на терминологию изменений и дополнений, или иным правовым методом необходимо установить понятие делопроизводства равноценным понятию «управление документацией», которое будет вмещать документные формы всех функциональных систем управления, например, отраслей деятельности, носителей информации, назначения, способов фиксации информации и др.

В Новом Национальном стандарте России ИСО Р лучше оставить традиционный российский термин, уравняв его абсолютно с термином «Управление документами» и предоставить выбор термина каждой отдельной организации.

Документ как термин следует определить на начальном этапе внедрения, базируясь на стандартном определении и понятии «документированная информация».

Подобным образом, упорядочить и унифицировать основной массив пересекающихся терминов, путем пересмотра отечественного стандарта на терминологию ГОСТ Р 51141 «Делопроизводство и архивное дело».

Архивный орган как термин установлен в соответствии с ФЗ «Об архивом деле» - государственное управление архивным делом.

Немаловажным является вопрос о сфере распространения.

Из сферы распространения, внедрения и действия положений Национального стандарта ГОСТ Р ИСО существующая организация документального массива общества исключает документы научно-технические, звуковые, изобразительные и др. Электронные документы, обслуживающие типовые функции общества, особенно сферу административного управления, более других включаются в сферу действия стандарта ИСО.

Переход на положения ГОСТ Р ИСО связан с пересмотром концепции разделения нормативных требований к документации организационно-распорядительной и документации нотариальной, бухгалтерской, налоговой и др. (их называют специальными, хотя такое определение в корне неверно, т.к. каждая документальная система основана на выявлении ее специфики, «специальности», т.е. отличия от любой другой.

Переход на единство требований к документам связан с выявления единых исторически сложившихся унифицированных реквизитов, использование и оформление которых должно быть одинаковым для документов всех систем и на любых носителях и служить формированию доказательной функции документов.

На стадии перехода для реализации изменившихся задач и форм управления документами в организации может создаваться временная самостоятельная структура в рамках Управления делами или службы ДОУ, в задачу которой входит решение организационных, материальных, правовых, творческих и иных задач для обеспечения эффективности управления документацией, которая заключается в следующем:

1. Обеспечение необходимого и достаточного документирования всех функций организации в соответствии с установленными государственными нормативными правовыми актами и правилами для различных систем документации в рамках управленческой деятельности, при соблюдении некоторой совокупности обязательных единых требований оформления, которые будут установлены и введены по результатам работы инициативной группы и утверждены на соответствующем уровне;

2. Разработка методических материалов, наглядных пособий типа плакатов, альбомов, учетных фильмов и др.; проведение циклов учебных занятий, основываясь на государственных нормативах, имеющейся положительной практике для обеспечения наиболее рациональных схем прохождения документов при доставке, исполнении, поиске, хранении, утилизации и т.д.;

3. Реализация задач организации с максимальным сокращением расходов, затрат времени и количества производимых действий (минимизация) с деловыми документами, используя традиционные, электронные технологии или бездокументный обмен деловой информацией.

Переход на использование стандарта ИСО в делопроизводстве, т.е. на стадии возникновения (составления и оформления документа) не может не учитывать последующую - архивную - стадию его жизни.

При решении данной проблемы следует руководствоваться Федеральным законом «Об архивном деле в РФ» 2004 г., Регламентом Федеральной архивной службы, Основными Правилами работы государственных архивов.

Так, например, названный выше Закон «Об архивном деле» определяет архивный документ как «материальный носитель с зафиксированной на нем информацией», который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежащий хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства. В состав Архивного фонда РФ входят архивные документы независимо от источника их происхождения, времени, способа создания, вида носителя.

Вместе с тем в полномочиях, обязанностях, функциях государственных архивных органов подобные задачи не обозначены и рекомендации, которые периодически выпускаются Росархивом, не располагают соответствующей нормативной базой для реализации электронного делопроизводства. В этой области также требуется решение правовых проблем, уточнение функций, прав и задач государственных органов управления архивном делом в Центре и на уровне субъектов РИФ.

В истории российского делопроизводства впервые утвержден национальный российский стандарт на базе международного стандарта, что является отражением происходящей интеграции документационной сферы РФ в некоторую целостную мировую систему на основе единых непререкаемых стандартов. Вместе с тем в настоящее время достоверно неизвестно, какую плату придется платить за отказ от суверенной документальной системы документации и делопроизводства.

Не определён и экономический эффект подобной глобализации для российских условий. Нельзя не рассматривать и вариант сохранения сепаратности отечественного делопроизводства, основанной на вполне реальных особенностях, специфике и истории развития делопроизводства, опирающегося не столько на интеграцию, сколько на исторический опыт задач многовекового архивного хранения и формирования реальной информационной базы истории России.

Использование зарубежного опыта, в том числе в делопроизводстве, всегда рассматривалось как составная часть совершенствования, повышения качества. Вместе с тем история показывает, что во всех случаях российские исторические формы и методы работы с документами себя оправдали.

Россия имеет огромный опыт унификации и стандартизации процессов управления «классическими» документами (документами на бумажной основе). И в этой связи ИСО 15489-1-2007 не является уникальным документом.

Все нормативно-методические документы, регламентирующие процессы управления документами в сфере документационного обеспечения управления (ДОУ), адресованы исключительно государственным органам. На вопросы, как же правильно организовать работу с документами коммерческим организациям, которые хотят добросовестно вести свое делопроизводство, на какие нормативные документы им опираться в работе и главное - как это сделать, ответ каждая из них находит по своему усмотрению. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 очень необходим:

Во-первых, стандарт регулирует процессы управления документами государственных, коммерческих и общественных организаций.

Во-вторых, он четко прописывает процедуру определения и использования нормативной среды (правовых, нормативных, методических документов) в деятельности этих организаций.

Еще одной важной отличительной особенностью этого стандарта стали изложенные в нем принципы ответственности.

Кроме того, впервые точно указано, что ответственность должна быть распределена между всеми сотрудниками организации, с учетом занимаемой должности и степени сложности работы с документами, а также то, что эта ответственность должна быть зафиксирована в должностных инструкциях и организационно-распорядительных документах, утвержденных руководителем организации. Таким образом, руководитель также вовлекается в процесс управления документами организации и несет за него ответственность.

Для российских пользователей стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 представляет интерес еще и тем, что в нем представлен широкий набор терминов, употребляемых при ведении электронного документооборота. Это тем более важно в свете того, что основной терминологический стандарт, регулирующий сферу ДОУ (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»), уже не охватывает терминологию, присущую новому «электронно-цифровому» направлению в ДОУ. Говоря об электронном документообороте, которое с 1 августа 2011 г. вступил в силу новый ГОСТ Р 53898-2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению» следует подчеркнуть, что стандарт регулирует вопросы методологии проектирования и внедрения систем управления документами, а также прекращения их применения. Кроме того, в стандарте приведены и раскрыты характеристики систем управления документами: надежность, целостность, комплексность и т. д.

Большой и очень интересный раздел стандарта посвящен непосредственно процессам управления документами и контролю за ними.

Таким образом, стандартизация в области управления документацией позволяет более эффективно организовать работу с документами в сфере управленческой деятельности.

Международная организация по стандартизации - это глобальная сеть государственных и негосударственных организаций, занимающаяся разработкой стандартов для функционирования различных организаций. ИСО обладает достаточно сложной структурой, в которую входит технический комитет №46, отвечающий за разработку норм и стандартов в сфере информации и документации. Создано огромное количество стандартов, посвященных бланкам, форматам, терминам и понятиям, нумерации, оформлению переводов, материалам и прочим характеристикам документации.



ЗАКЛЮЧЕНИЕ

История развития стандартизации управленческой документации показало, что эффективность решения данных вопросов зависит от того, насколько урегулирована в правовом отношении системная категория «документированная информация», которая обусловливает жизнедеятельность всех сфер общественной и личной жизни граждан и всех возможных форм их ассоциаций. Принятый впервые в 1993 г. закон Российской Федерации «О стандартизации» устанавливал основные положения, принципы, понятия, порядок организации работ в области стандартизации. С 1 июля 2003 г. действие закона «О стандартизации» отменено, взамен введён Федеральный закон № 184-ФЗ «О техническом регулировании». Этот закон определяет, что стандартизация это деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг.

Анализируя литературу, опубликованную к сегодняшнему дню, можно заключить, что в целом роль и влияние государства в процессе стандартизации только начинает серьезно изучаться. В результате изучения материалов было сделано заключение, что основными проблемами, связанными со стандартизацией являются избыточные требования государственных органов, которые формируются на основе устаревших государственных стандартов, затруднения в принятии новых стандартов, а также, как ни странно, затруднения в принятии новых технических регламентов. В целом можно констатировать, что роль устаревших стандартов в нашей стране неуклонно сокращается.

Современная государственная стандартизация в делопроизводстве это деятельность, заключающаяся в разработке оптимальных правил и требований по подготовке, оформлению, учёту и хранению деловой информации, принятых в установленном порядке и рекомендованных для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Результаты работы при этом оформляются в виде национальных стандартов. Требования к УСД изложены в стандартах серии «Унифицированные системы документации».

Используемые в Российском документационном обеспечении ГОСТы, утвержденные государственные стандарты России будут использоваться в делопроизводстве организаций наряду с положениями инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, которая наряду с вопросами оформления документов содержит основные положения по технологии делопроизводственных процессов.

Создание стандарта по управлению документами явилось одним из ключевых решений в условиях глобализации мировых экономических отношений. Деятельность современных компаний давно вышла за пределы национальных границ: транснациональные корпорации имеют представительства во многих странах, где им приходится учитывать правила национальной экономики, нормы права и делопроизводства. Именно новые экономические реалии поставили перед Международной организацией по стандартизации проблему выработки единого стандарта по управлению документами. Результатом работы явилось издание 15 сентября 2001 г. стандарта ИСО 15489. На сегодняшний день в ряде развитых стран мира национальный стандарт по управлению деловой документацией, принятый на основе международного стандарта ИСО 15489, является основным нормативным актом, регламентирующим работу с документами. На его основе принимаются также стандарты по отдельным аспектам управления документами.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

1. Декрет «О порядке издания приказов или распоряжений» от 24 декабря 1917 г. URL: Правотека http://www.pravoteka.ru/, (дата обращения 03.03.2012).

2. Федеральный закон «О стандартизации» от 30 декабря 2001 г. № 196 - ФЗ . URL: http://www.stand 196.ru/hr/doc/gost/.htm, (дата обращения 13.03.2012).

3. Федеральный закон от 27 декабря 2002 года № 184 - ФЗ. «О техническом регулировании». URL: http://www.stand-184.ru/hr/doc/gost/.htm, (дата обращения 16.02.2012).

4. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (c изменениями на 4 декабря 2006 года). URL: http://www.termika.ru/dou/docs/ fz125.html, (дата обращения 16.02.2012).

5. Федеральный закон от 20 февраля 1995 № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» // Собрание законодательства Российской Федерации. 1995. №8. Cт. 609.

6. Постановление Совета рабочей и крестьянской обороны от 8 декабря 1918 г. «О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранения центральной волокиты». URL: Правотека http://wwwpravoteka.ru/, (дата обращения 16.02.2012).

7. Постановление Правительства РФ от 13 сентября 1997 г. № 1009 «Об утверждении правил подготовки нормативных - правовых актов Федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» (с изменениями от 11.12.1997 г., 06.11.1998 г., 11.02.2002 г., 30.09.2002 г.)

8. ГОСТ 9327-60 «Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы». М.: 1960.

9. ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности и технические требования». М.: 1972.

10. ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. // URL: http://www.nist.ru/hr/doc/gost/51141-98.htm, (дата обращения 16.02.2012).

11. ГОСТ 6.10.3 - 83. Унифицированные системы документации. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате. // URL: http://www.nist.ru/hr/doc/gost/51141-98.htm, (дата обращения 26.02.2012).

12. ГОСТ 6.10.4 - 84. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемыми средствами вычислительной техники. // URL: http://www.nist.ru/hr/doc/gost/51141-98.htm, (дата обращения 02.02.2012).

13. ГОСТ 6.10.5 - 87 УСД. Требования к построению формуляра образца. М.: 1987.

14. ГОСТ 6.01.1 - 87. Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации. Основные положения. // URL: http://www.nist.ru/hr/doc/gost/51141-98.htm, (дата обращения 26.02.2012).

15. ГОСТ 6.10.5-87 УСД. Требования к построению формуляра образца. М.: 1987.

16. ГОСТ 34.201-89 Виды, комплектность и обозначение документов при создании автоматизированных систем: Госстандарт СССР, 1990.

17. ГОСТ 34.003 - 90 Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Термины и определения.: Госстандарт СССР, 1990. //Информационная система «СтройКонсультанат». URL: http://www.nist.ru/hr/doc/gost/51141-98.htm, (дата обращения 26.02.2012).

18. ГОСТ 6.38-90. УСД. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов // URL: http://www.directum.ru/gsdou.htm, ( дата обращения 16.03.2012).

19. ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. URL: http://www.worldofauto. ru/gost.php?gost=% C3%CE% D1%D2%206.38-72, ( дата обращения 16.03.2012).

20. ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования». М.: 2001. URL: http://www.worldofauto. ru/gost.php?gost=% C3%CE% D1%D2%206.38-72, ( дата обращения 16.03.2012).

21. ГОСТ 1.1-2002 «Межгосударственная система стандартизации. Термины и определения». М.: 2002. URL: http://www.worldofauto. ru/gost.php?gost=% C3%CE% D1%D2%206.38-72, ( дата обращения 16.03.2012).

22. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». М.: URL: http://www.worldofauto. ru/gost.php?gost=% C3%CE% D1%D2%206.38-72, ( дата обращения 12.03.2012).

23. ГОСТ Р 1.0 - 2004. Стандартизация в Российской Федерации. Основные положения. М.: 2004. URL: http://www.worldofauto. ru/gost.php?gost=% C3%CE% D1%D2%206.38-72, (дата обращения 12.03.2012).

24. ГОСТ Р 1.5-2004. Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила построения, изложения, оформления и обозначения, М.: 2004. URL: http://www.worldofauto. ru/gost.php?gost=% C3%CE% D1%D2%206.38-72, ( дата обращения 12.03.2012).

25. ГОСТ Р 1.12-2004. Стандартизация в Российской Федерации. Термины и определения. М.: 2004. URL: http://www.worldofauto. ru/gost.php?gost=% C3%CE% D1%D2%206.38-72, (дата обращения 12.03.2012).

26. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования.» URL: Электронный журнал.

27. ГОСТ Р ИСО 22310-2009 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Руководство для разработчиков стандартов, устанавливающих требования к управлению документами». URL: http://www.klubok.net/gost/index/48/48769.htm(дата обращения 21.05.2012).

28. ГОСТ Р 53898-2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению». URL: http://www.nist.ru/hr/doc/gost/51141-98.htm, (дата обращения 18.05.2012).

29. ГОСТ Р 1.8-2011 «Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты межгосударственные. Правила проведения в Российской Федерации работ по разработке, применению, обновлению и прекращению применения». URL: http://www.gost-load.ru/Index/50/50887.htm (дата обращения 21.05.2012).

30. ISO 15489-1:2001 «Information and documentation. Records management» URL: http://www.worldofauto. ru/gost.php?gost=% C3%CE% D1%D2%206.38-72 (дата обращения 12.03.2012).

31. Единая государственная система делопроизводства. Основные положения. М.: 1974.

32. Единая государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М.: Главархив СССР, 1991.

33. Азарова, Т.И. О развитии государственных стандартов В Российской Федерации / Т.И. Азарова // Секретарское дело. - 2002. - № 2. - С. 80 -82.

34. Александрова, А.А. Возникновение и развитие стандартов в СССР (1917-1940 гг.): автореф. дис. … канд. пед. наук. / А.А. Александрова. - М.: Изд-во Москов. Гос. Ин-та культуры, 1971. - 27 с.

35. Архипова, Т.Г. Секретарю-референту о Государственном комитете РФ по стандартизации и метрологии / Т.Г. Архипова // Секретарское дело. -2001. - № 4. - С. 85 - 88.

36. Байкова, И.Ю. Настольная книга делопроизводителя / И.Ю. Байкова. - М.: Эксмо, 2008. - 234 с.

37. Банасюкевич, В.Д. Современная нормативная база делопроизводства / В.Д. Банасюкевич //Делопроизводство. - 1997. - № 2/1. - С. 7 - 13.

38. Банасюкевич, В.Д. Изменения ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» / В.Д. Банасюкевич // Делопроизводство. - 2000. - № 1. - С. 3 - 4.

39. Басаков, М.И. Делопроизводство: учебное пособие / М.И. Басаков. - М.: Норма, 2005. - 330 с.

40. Белов, А.А. Делопроизводство и документооборот / А.А. Белов, А.Н. Белов. - М.: Профобриздат, 2004. - 272 с.

41. Бельдова, М.В. Регламентация правил оформления документов в 20-30-е годы // Развитие советского документоведения (1917-1981 гг.): сб. науч. тр. / М.В. Бельдова, Л.К. Рябцева. - М.: Просвещение, 1983. - С. 64 - 79.

42. Березина, Н.М. Современное делопроизводство / Н.М. Березина, Е.П. Воронцова, Л.М. Лысенко. - Спб: Издательство: ООО «Питер Пресс», 2005. - 272 с.

43. Варламова, Л.Н. Новый стандарт в области делопроизводства // Секретарь-референт. - 2007. - № 6. - С.13 - 15.

44. Волкова, Д.В. Деятельность международной организации по стандартизации(ИСО) / Д.В. Волкова // Делопроизводство. - 2006. - № 2. - С. 9-15.

45. Грудинина, М.В. Требования стандартов к оформлению документов / М.В. Грудинина // Секретарское дело. - 2005. - № 7. - С. 21 - 26.

46. Дёмин, Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов / Ю.М. Дёмин. - Спб.: Питер, 2004. - 219 с.

47. Ефанова, И.Б. Развитие документационного обеспечения разработки государственных стандартов (1940-1980-е гг.): автореф. дис. … канд. ист. наук.- М.: Просвещение, 1986. - 24 с.

48. Замыскова, О.И. Делопроизводство: учеб пособие. 4-е изд. перераб. и доп. / О.И. Замыскова - Ростов н/Д: Феникс, 2006. - С. 22.

49. Илюшенко, М.П. История делопроизводства в дореволюционной России: учеб. пособие / М.П. Илюшенко. - М.: Просвещение, 1993. - 79 с.

50. Исторический очерк. URL: http:// www.gost.ru, (дата обращения 03.03.2012).

51. История делопроизводства в СССР: учебное пособие / Под ред. Я.З. Лившиц, В.А. Цикулин. - М.: МГИАИ, 1974. - 167 с.

52. Караульнов, В.Н. Документирование управленческой деятельности: учебное пособие / В.Н. Караульнов. - Кемерово, 2002. - 208 с.

53. Каштанов, С.Н. Из истории средневекового источника. Акты X - XVI вв. / С.Н. Каштанов. - М.: Просвещение, 1996. - 198 с.

54. Козлов, М.Г. Метрология и стандартизация: учебное пособие. / М.Г. Козлов. - СПб.: Изд-во «Петербургский ин-т печати», 2001. - 372 с.

55. Костамаров, М.Н. Унификация и стандартизация документов управления / М.Н. Костамаров // Секретарское дело. - 2001. - № 4. - С. 28.

...