Разрешение конфликтов в команде проекта на этапе завершения

Таким образом, общий алгоритм разрешения конфликтов в проектной команде на каждом этапе жизненного цикла проекта.

Резюме данного раздела может быть сформулировано в виде таблице, представленной ниже.

Таблица 9

Организационно-управленческие механизмы разрешения конфликтов в проектной команде на каждом этапе жизненного цикла проекта

1. Общие положения

1.1. Введение

а) Цель регламента - сформировать единый подход к разрешению конфликтов в проектной команде на каждом этапе жизненного цикла проекта.

б) Задачи регламента:

1) Своевременное разрешение конфликтов в проектной команде;

2) Предотвращение эскалации конфликтов с переходом на последующие этапы жизненного цикла проекта;

3) Факультативно: диагностика конфликтных ситуаций в команде проекта и принятие превентивных мер по предотвращению конфликтов в команде проекта.

1.2 Область применения

Регламент - есть универсальный механизм разрешения конфликтных ситуаций в проектной команде, применяемый в соответствии со спецификой отрасли и компании, а также нормативно-регламентирующими документами компании.

1.2. Термины, определения и принятые сокращения

а) Проектная команда - руководитель проекта и группа лиц, действующих вместе при исполнении работ проекта для достижения целей проекта;

б) Конфликт в проектной команде - столкновение несовместимых регуляторов поведения, возникающее при взаимодействии членов проектной команды в процессе реализации проекта;

в) Организационно-управленческие механизмы разрешения конфликтов в проектной команде - совокупность действий члена(ов) проектной команды, основанных на межличностных и структурных методах разрешения конфликтов и направленных на разрешение конфликтной ситуации, возникшей между членами проектной команды в процессе реализации проекта; и включающие:

- Межличностные методы разрешения конфликтов в проектной команде - стиль поведения члена проектной команды в конфликте, возникшем в процессе реализации проекта:

- Уход, или игнорирование конфликта - избегание взаимодействия с оппонентом(ами). Стороны конфликта не артикулируют свои позиции, не идут на уступки;

- Уступка, или сглаживание, или приспособление - действия, направленные на поддержку интересов оппонента при минимизации возможности реализации собственных;

- Компромисс - действия, направленные на удовлетворение интересов всех сторон конфликта, достигаемое с помощью взаимных уступок;

- Сотрудничество - действия, направленные на достижение взаимовыгодного решения без взаимных уступок;

- Противодействие - действия, направленные на максимизацию собственных интересов и внедрение собственного решения, при которых интересы оппонента(ов) не принимаются.

- Структурные методы разрешения конфликтов в проектной команде - совокупность мероприятий, направленных на разрешение конфликтов в проектной команде:

- Разъяснение ожиданий - действия, направленные на чёткое распределение полномочий сотрудников, понимание всеми членами проектной команды правил игры, процедур и политик, системы оценки их результативности;

- Координационные и интеграционные механизмы - цепь команд или инстанций, при которых чёткая иерархия полномочий наряду с принципом единоначалия позволяет координировать взаимодействие сотрудников, выстраивать процессы принятия решений и структурировать информационное потоки в организации;

- Установление соподчинённых целей - действия, направленные на сосредоточение усилий сторон конфликта на достижении общего результата, цели;

- Система вознаграждений и поощрений - материальная/нематериальная мотивация членов проектной команды для разрешения конфликтов в команде: сотрудники, способствующие достижению целей проекта, получают материальное и/или нематериальное вознаграждение. Системная имплементация данного метода формирует у сотрудников модель поведения в конфликтной ситуации.

2. Описание конфликтов в проектной команде

2.1 Объектами конфликтов в проектной команде являются составляющие проекта, а также формальное взаимодействие между членами проектной команды;

2.2 Классификация конфликтов в проектной команде

Таблица 10

2.3 Жизненный цикл проекта

Для целей настоящего Регламента в рамках жизненного цикла проекта выделяются традиционные этапы: инициация, планирование, реализация, завершение.

2.4 Классификация причин конфликтов в проектной команде

Считать в рамках настоящего Регламента основными причинами конфликтов в команде проекта:

а) Различия в целях, интересах, решаемых задачах командой проекта;

б) Нечёткое определение видов связей в организационной структуре управления;

в) Дисбаланс обязанностей, прав и ответственности в проектной команде;

г) Нарушение норм и правил формирования и функционирования команд;

д) Нарушение правил делегирования полномочий в проектной команде.

2.5 Основные причины конфликтов в проектной команде в соответствии с этапами жизненного цикла проекта

Таблица 11

3. Участники разрешения конфликтов в проектной команде

3.1 Участники

Участниками разрешения конфликтных ситуаций в команде проекта с учётом специфики компании и отрасли являются члены проектной команды, руководитель проекта.

3.2 Функции по разрешению конфликтов в проектной команде

Члены проектной команды: действия согласно установленным ролям в рамках принятых в команде правил и процедур при возникновении конфликтной ситуации; содействие разрешению деструктивных конфликтов, инициация разрешения деструктивных конфликтов.

Руководитель проектной команды: управление конфликтной ситуацией: стимулирование конструктивных конфликтов, диагностика и предотвращение возникновения деструктивных конфликтов.

3.3 Требования к межличностным компетенциям руководителя проектной команды

Руководитель проекта должен обладать следующими межличностными компетенциями, постоянно совершенствовать перечисленные компетенции:

Таблица 12

Наряду с названными межличностными компетенциями руководителя проекта критериями его профессиональной подготовки считать:

- оптимальную организацию начала проектных работ;

- организацию, координацию и контроль проектных работ;

- оптимальное распределение задач по проекту между членами;

- оптимальные внешние коммуникации с участниками проекта;

- грамотное управление изменениями и т.д.

3 Описание процессов разрешения конфликтов

Этапы инициации и планирования проекта

При возникновении на этапе инициации проекта конфликтов ввиду разных представлений о проекте, задачах, приоритетах, критериях оценки результативности следует разъяснять ожидания, правила игры членам проектной команды, осуществлять своевременную координацию и интеграцию действий команды проекта. При возникновении конфликтов относительно различий в личных, командных, проектных целях необходимо сосредоточить усилия членов команды на достижении общей цели; руководителю проекта - проявить компетенции мотивации и влияния. Для предотвращения конфликтов на основе несовместимости членов проектной команды осуществлять диагностику совместимости на этапе формирования команды проекта; при возникновении конфликтов такого рода - проводить коучинг.

При возникновении на этапе планирования проекта конфликтов относительно формирования групповых норм и правил работы команды, а также статусно-ролевого разделения руководителю проекта необходимо разъяснить ожидания, обратиться к регламентирующим документам и проектной документации, своевременно получать от каждого члена команды обратную связь, координировать и интегрировать действия команды. При конфликтных ситуациях ввиду необходимости принятия групповых решений следует сосредоточить усилия членов команды на достижении целей проекта, проводить регулярные совещания, неформальные встречи. Руководителю - применять компетенции мотивации и влияния.

На этапе инициации и планирования проекта - устранить причину конфликта, не допустить перехода конфликта в латентную фазу на последующие этапы жизненного цикла проекта. На этапах разработки проекта - придерживаться стиля сотрудничества или компромисса. В случае, если максимизировать выгоды сторон затруднительно, если имеют место средняя интенсивность конфликта и значительное влияние члена команды на исход ситуации, - применить стратегию противодействия.

Не регламентируется уходить от конфликта, подавлять его. На этапах разработки проекта менеджер проекта обязан выстроить грамотную систему мотивации для проектной команды.

Этапы реализации и завершения проекта

Для предотвращения ресурсных конфликтов в команде проекта на этапе реализации - уделить внимание грамотному ресурсному планированию на этапах разработки проекта. При возникновении на этапе реализации проекта конфликтов в команде ввиду распределения ресурсов - обратиться к координационным и интеграционным механизмам: перераспределить ресурсы между задачами, привлечь дополнительные ресурсы. При конфликтных ситуациях ввиду необходимости принятия групповых решений - сосредоточить усилия членов команды на достижении целей проекта, проводить регулярные совещания; обращаться к ранее установленным и регламентированным процессам и процедурам проекта; применять систему поощрений и вознаграждений.

На этапе реализации проекта - не допускать эскалации конфликта, перехода на следующий этап жизненного цикла проекта. Если участниками конфликта являются две стороны - стремиться к компромиссу. В ситуации, когда участниками конфликта становятся три-четыре стороны необходимо придерживаться компромисса или, если предмет конфликта не принципиален для одной из сторон, пойти на уступки. В ситуации, когда член проектной команды имеет значительное влияние на исход ситуации, считает своё решение конфликтной ситуации верным, применить стратегию противодействия.

Для предотвращения ресурсных конфликтов и конфликтов расписания в команде проекта на этапе завершения - уделить внимание грамотному ресурсному и календарному планированию на этапах разработки проекта. При возникновении на этапе завершения проекта конфликтов в команде ввиду ресурсов и расписания - обратиться к координационным и интеграционным механизмам: перераспределить ресурсы между задачами, привлечь дополнительные ресурсы; руководителю проекта - быстро реагировать на возникшие трудности, оптимизировать время и ресурсное наполнение оставшихся задач. При возникновении межличностных конфликтов на этапе завершения - оказывать влияние на команду проекта посредством системы поощрений и вознаграждений; в качестве превентивного метода - создание рабочей атмосферы и мотивация проектной команды.

На этапе завершения проекта при возникновении конфликтной ситуации - минимизировать деструктивное влияние конфликта на проект. В ситуации, когда участниками конфликта становятся три-четыре стороны и предмет конфликта не имеет существенного значения для одной из сторон конфликта, - пойти на уступки. В ситуации, когда участниками конфликта становятся три-четыре стороны и предмет конфликта имеет значение для одной из сторон конфликта - применить стратегию ухода от конфликта, отложить разрешение конфликтной ситуации на период после сдачи работ. Если в конфликт вовлечены до двух сторон и влияние одной из сторон значительное, то применить стратегию противодействия. Если же влияние одной из сторон незначительно и предмет конфликта не принципиален, то применить стратегию уступки, приспособившись к оппоненту. Также, если степень интенсивности конфликта выше и предмет противоречия небезразличен для обеих сторон, то - уйти от конфликта.

4. Организация изучения регламента

Ответственными за доведение настоящего Регламента до работников структурных подразделений являются Руководители структурных подразделений компании.

Итак, предложенный Регламент может послужить некой общей моделью разрешения конфликтных ситуаций в проектной команде, включённой в состав плана управления командой проекта, процессов управления человеческими ресурсами проекта. Безусловно, руководителям стоит применять положения Регламента с учётом специфики своей отрасли, а также организационных особенностей компании и команды проекта.

Таким образом, для разрешения конфликтной ситуации членам проектной команды необходимо определить этап жизненного цикла проекта, на котором возник конфликт, степень своего влияния на исход конфликта, число сторон, степень интенсивности противоречия. На этапах разработки проекта действенны такие межличностные методы как сотрудничество и компромисс. На этапе реализации - компромисс, противодействие, уступка; при завершении проекта - противодействие, уступка, уход. Далее важно диагностировать причину конфликта и применить соответствующие структурные методы.

Рис. 20. Место регламента разрешения конфликтов в команде проекта в процессах управления человеческими ресурсами проекта

Описание респондентов

В опросе приняли участие 102 респондента, сферами деятельности которых являются:

Event-индустрия (компании ООО «ВО «Пермская ярмарка», Golden Lion Agency wedding&event, Свадебное агентство «LOVE GUIDE»);

Нефтегазовый сектор (компании ООО «ЛЛК-Интернешнл», ООО «ЛУКОЙЛ-ПЕРМЬ»);

Телекоммуникации (компания АО «ЭР-Телеком Холдинг»);

Строительная индустрия и девелопмент недвижимости (компании PAN City Group, ПАО «Трест № 14»);

Туризм (сеть турагентств «Планета», туристическая компания «Солана», туристическое агентство «В отпуск!»);

НКО, реализующие социальные проекты (Организация «Вектор дружбы», фонд социальных проектов «Вертикаль»).

Приложение 2

Опросный лист респондентов

1. Ваш пол:

а) Мужской

б) Женский

2. Ваше образование:

а) Среднее профессиональное

б) Высшее образование - специалист

в) Высшее образование - бакалавр

г) Высшее образование - магистр

д) Высшее образование - аспирантура, докторантура

е) Другое

3. Сфера вашей деятельности:

а) Event-индустрия

б) Нефтегазовый сектор

в) Телекоммуникации Строительная индустрия и девелопмент недвижимости

г) Туризм

д) НКО, реализующие социальные проекты

е) Другое

4. На этапе инициации проекта конфликты в команде возникают из-за:

а) Различий в личных, командных, проектных целях

б) Разных представлений о проекте, задачах, приоритетах, системе оценки результативности

в) Разграничений полномочий

г) Несовместимости членов проектной команды

д) Незнания процедур и особенностей проекта

е) Другое

5. На этапе планирования проекта конфликты в команде возникают из-за:

а) Статусно-ролевого разделения

б) Формирования групповых норм и правил работы команды (приоритетов и процедур)

в) Ограниченности ресурсов

г) Необходимости принятия групповых решений

д) Другое

6. На этапе реализации проекта конфликты в команде возникают из-за:

а) Распределения ресурсов

б) Необходимости принятия групповых решений

в) Распределения вознаграждения

г) Реорганизации команды и распределения HR

д) Власти и лидерства

е) Другое

7. На этапе завершения проекта конфликты в команде возникают из-за:

а) Превышения сроков, ресурсов

б) Распределения вознаграждения

в) Межличностные конфликты на фоне близости окончания проекта и сопряжённой усталости

г) Другое

8. В основном количество сторон в конфликте:

а) До двух

б) Три-четыре

в) Пять и более

9. В основном конфликты в команде проекта по степени интенсивности:

а) Острые

б) Средней интенсивности

в) Низкой интенсивности

10. Я имею влияние на исход конфликта:

а) Абсолютное (нет необходимости согласовывать свои действия с другими)

б) Значительное (с большей вероятностью мои действия будут согласованы руководителем)

в) Незначительное (к моим рекомендациям прислушиваются)

г) Никакого

11. В основном при разрешении конфликта я придерживаюсь стратегии:

а) Ухода от конфликта (ухожу от конфликта)

б) Уступки (уступаю другой стороне)

в) Компромисса

г) Противодействия (максимизирую свои выгоды, минимизируя выгоды оппонента)

д) Сотрудничества (максимизирую как свои, так и выгоды оппонента).

Размещено на Allbest.ru