Теоретические аспекты деловодства

Приказы должны оформляться в соответствии с нормами трудового законодательства РФ: Оформление документа не должно противоречить требованиям ГОСТ Р6.30-2003 («Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов») Приказ оформляется на специальном бланке и содержит следующие реквизиты:

Постоянные реквизиты «единого» бланка:

01 «герб», либо 02 «эмблему», либо 03 «товарный знак (знак обслуживания)», если организация имеет право использовать что-то из этого списка;

05 «наименование организации - автора документа». Под полным наименованием организации ниже в скобках может указываться сокращенное наименование. Если приказ издается руководителем подразделения (например, филиала), то его наименование указывается ниже наименования организации-автора - реквизит 06

09 «наименование вида документа» - в нашем случае «ПРИКАЗ»;13 «место составления (издания) документа» и при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 10 «дата» и 11 «регистрационный номер», а также 17 «заголовок к тексту».

Реквизит 14 «гриф ограничения доступа к документу» указывается, если приказ содержит сведения ограниченного распространения.

Реквизит 18 «текст документа» отделяется от заголовка двумя-тремя межстрочными интервалами, печатается от левой границы текстового поля.

Реквизитом 19 «отметка о приложении» считается: и упоминание о существовании приложения в тексте приказа, и отметка на самом приложении в верхнем правом углу со ссылкой на «материнский» документ.

Реквизитом 21 «виза» оформляется внутреннее согласование документа. Визы оформляют:

· ниже реквизита «подпись» на последнем листе приказа либо на его обороте;

· на отдельном листе согласования, оформляемом на бумаге

Реквизит 22 «подпись» включает наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи

Реквизит 25 «отметка об исполнителе» включает фамилию, имя и отчество исполнителя полностью, номер его телефона.

20. Распоряжение и указание

Распоряжение - правовой акт, издаваемый руководителем для разрешения оперативных вопросов.

Распоряжение составляется в основном по вопросам:

- информационно-методического характера;

- повседневной административной, производственно-хозяйственной деятельности;

- связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, правил и других документов, например:

а) передаче дел и документов уволенными сотрудниками;

б) применение правил работы с конфиденциальными документами;

в) сроков предоставления авансовой отчетности;

г) порядке использования служебного автотранспорта и т.п.

Распоряжение государственного или муниципального органа управления - правовой акт, обязательный для исполнения организациями и гражданами, которым распоряжение адресовано.

Распоряжение, затрагивающее права и интересы граждан, должно быть опубликовано в течение двух недель в официальных изданиях.

Распоряжение должно иметь: наименование вида документа; дату; номер; заголовок к тексту; текст; подпись.

Текст распоряжения состоит из двух частей:

1. Конструкторская часть. В ней указываются основания издания распоряжения.

2. Распорядительная часть. В ней указывают:

«ПРЕДЛАГАЮ (ОБЯЗЫВАЮ)»;

«кому» (исполнителю);

«что сделать» (указывают конкретную работу);

«до какого числа» (сроки ее окончания)

Указание - распорядительный документ, издаваемый органами государственного управления, министерствами, ведомствами, по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других документов.

· Формуляр-образец указания состоит из следующих реквизитов:

· Наименование министерства или ведомства;

· Наименование организации;

· Наименование структурного подразделения;

· Наименование вида документа (указание);

· Дата документа;

· Регистрационный номер документа;

· Заголовок к тексту;

· Текст документа;

· Подпись;

· Отметка о согласовании (визы или граф согласования документа).

Текст указания должен состоять из двух частей: констатирующей и распорядительной.

Констатирующая часть содержит описание причин издания документа и, как правило, начинается формулировками «Во исполнении…», «В соответствии с…) и т.п.

Распорядительная часть начинается словами «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ». Текст может делиться на пункты и подпункты. В последнем пункте указания возлагается контроль за исполнением документа на должностное лицо, должность, инициалы и фамилия которого указывается.

21. Подпись документа, право подписи. Резолюция на документе

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Право подписывать документы, как правило, имеют руководитель организации и иные уполномоченные им лица. Право руководителя издавать организационно-распорядительные документы закрепляются в учредительных документах (уставе, положении). Это право, а также право вести переписку могут быть делегированы руководителем другим должностным лицам. После первичной обработки и регистрации документ направляется руководителю (организации или структурного подразделения) для рассмотрения. Результат рассмотрения отражается в резолюции.

Резолюция - это решение должностного лица по вопросу исполнения документа, выраженное в письменной форме или указание по исполнению документа.

ЗНАЧЕНИЕ:

Резолюция закрепляет распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе. Это как бы маленький распорядительный документ, составляемый на полученном документе. От конкретности и четкости резолюции и правильного выбора исполнителя зависит качество исполнения задания и своевременность выполнения.

ТРЕБОВАНИЯ:

В резолюции желательно указывать: фамилию исполнителя(ей), содержание поручения, срок исполнения, срок исполнения, дата, личная подпись руководителя. Если решение вопроса поручено нескольким исполнителям, то должностное лицо, указанное первым, принято считать ответственным за работу всех остальных. Если документ имеет типовой срок исполнения, то в резолюции срок можно не указывать. Указанный в резолюции индивидуальный срок исполнения не может содержать типовой срок. Резолюцию обязательно переносится в регистрационную форму при регистрации документа и является основанием взятия документа на контроль. Дата, указанная в резолюции, становится сроком исполнения документов. Может быть написана руководителем от руки на свободном поле документа. Допускается оформление резолюции на отдельном листе формата А6 или А7 (способ применяется в органах власти)

22. Печать. Перечень документов, на которых ставится гербовая печать

Для заверения подлинности на подпись ответственного лица проставляется печать. В учреждениях, как правило, печати бывают двух видов: одна гербовая печать (или приравненная к ней в коммерческих организациях) и несколько простых.

Гербовая печать.

Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица, может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

Простые печати могут иметь различную форму: круглую, квадратную и треугольную. Герб на ней не изображается. Простые (без изображения государственной символики) ставятся на справках, пропусках, копиях документов и пр. Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть личной подписи должностного лица и был хорошо читаемым.

В государственных учреждениях используют гербовую печать (с изображением герба РФ) и простую печать данной организации. Печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации - печать, имеющая в центре клише печати зеркальное отображение Государственного герба Российской Федерации. Государственный герб Российской Федерации помещается на печатях федеральных органов государственной власти, иных государственных органов, организаций и учреждений, на печатях органов, организаций и учреждений независимо от форм собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями, а также органов, осуществляющих государственную регистрацию актов гражданского состояния.

Оттиск печати с изображением Государственного герба Российской Федерации ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности (ставится на документах, удостоверяющих права предприятия или должностных лиц, фиксирующих расходование денежных средств, а также предусмотренных государственными правовыми актами).

· Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.);

· Архивные справки;

· Архивные копии;

· Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.);

· Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстве работ и т.д.);

· Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические и т.д.);

· Заключения и отзывы;

· Заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.);

· Командировочные удостоверения

· Нормы расхода;

· Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;

· Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.);

· Поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные (сводные, в банк; на получение и перевод валюты, на импорт и т.д.);

· Положения об организациях;

· Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями, премиями и т.д.);

· Реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемые в банк);

· Сметы расходов (на содержание аппарата управления);

· Соглашения;

· Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.);

· Спецификации (изделий, продукции и т.д.);

· Титульные списки;

· Удостоверения;

· Уставы организации



23. Акт. Требования к оформлению акта

Акт составляется группой лиц для подтверждения установленных фактов или событий. Существует множество видов: акты инвентаризации, приемки работ, приема-передачи материальных ценностей, дел, уничтожения документов, акты аварий. В акте ссылаются на документы (приказ, распоряжение и т.д.), подтверждающие их полномочия. Некоторые виды актов подлежат утверждению (акты списания, контрольно-ревизионные и т.д.). Они утверждаются распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ или к компетенции которого относится содержание акта. При необходимости акт может иметь реквизит «Гриф согласования».

Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей.

В первой части указывается основание для составления акта, перечисляют лиц, составивших акт и присутствующих при этом, с указанием основной должности (председатель, члены комиссий, присутствующие).

Основание: приказ директора завода от 21.11.2003 №145. Выражение «мы, нижеподписавшиеся, составили настоящий акт» считается устаревшим. Следует писать: «акт составлен комиссией в со-ставе….».

Во второй части дают описание проделанной работы, фиксируют события, факты, излагают выводы, предложения. Акты ревизий, обследований, приемки изделий содержат заключения и рекомендации его составителей. При этом текст может делиться на пункты и подпункты, а также может быть составлен в виде таблицы. При наличии приложений делается отметка в тексте.

Акт подписывают все лица, принимавшие участие в его составлении, должности при этом не указывают. С актами ревизий и обследований знакомят всех лиц, деятельности которых они касаются. При этом проставляют отметку: «С актом ознакомлены: (подпись, дата)».

Акты оформляются на общем бланке или чистом листе бумаги. Текст акта печатают через 1,5 интервала.

Формуляр-образец АКТА состоит из реквизитов: 08, 10, 11, 12, 14,16, 18, 20, 21, 22, 23, 25, 28.

Вопрос 24.Докладная записка, объяснительная записка, служебная записка их назначение и различие.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Докладная записка может быть составлена как по личной инициативе должностного лица, сотрудника организации, так и по указанию (письменному или устному) руководителя.

Правила их оформления (расположение и оформление реквизитов) должны соответствовать требованиям ГОСТ Р 6.30-2003.

В записке указывается:

· наименование структурного подразделения, где работает автор докладной записки

· наименование вида документа

· дата составления регистрационный индекс (если докладные записки регистрируются как внутренние документы)

· заголовок

· адресат

· текст

· подпись

Они оформляются на общем бланке организации, подписываются ее руководителем. Помимо реквизитов общего бланка на внешних докладных записках указывают реквизиты: адресат, исполнитель.

Текст докладной записки может включать две части: вводную и заключительную.

Вводная часть содержит изложение конкретных фактов, событий, причин, побудившие автора написать докладную записку.

В заключительной - предложения, рекомендации, выводы, просьбы автора докладной записки, по изложенным фактам.

Текст инициативной записки всегда состоит из двух частей: вводной и заключительной. Информационные и отчетные записки могут состоять, как только из одной вводной части, так и из двух. Докладные записки могут иметь приложения. В таких случаях необходимо оформить реквизит «приложение». В зависимости от содержания на них проставляются визы.

Руководитель, которому адресована докладная записка, проставляет на ней резолюцию, в соответствии с которой будут осуществлены управленческие действия: подготовлены проекты документов, проведены мероприятия и т.д.

Объяснительная записка - документ, составляемый для пояснения или конкретизации отдельных положений выполненной работы (проекта, отчета, разработки). Как правило, они не содержат в отличие от докладной записки выводов и предложений. Кроме того, объяснительные записки составляются для объяснения служебных и личных обстоятельств, связанных с нарушением принятых обязательств, объяснения причин невыполнения условий работы, трудовой и технологической дисциплины внутри учреждения. В последнем случае они могут служить как оправдательный документ или как средство принятия к работнику определенных административных санкций.

Объяснительная записка оформляется на общем бланке или чистом листе бумаги формата А4 по ГОСТ Р 6.30-2003 и содержит следующие реквизиты:

- наименование организации автора документа

- наименование вида документа

- дата

- индекс (номер)

- место составления или издания

- адресат

- заголовок к тексту

- текст

- подпись

- виза

Датой объяснительной записки является дата ее составления.

Текст объяснительной записки должен содержать описание фактов, послуживших поводом к ее написанию, и аргументы, объясняющие происшествие, смягчающие проступок служащего или подтверждающие какие-то факты.

При оформлении подписи указывается должность, личная подпись, инициалы и фамилия.

25. Протокол. Правила его оформления. Стенограмма

Протокол- это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференция и т.д. Он необходим для предания юридической силы решениям, принятым на коллегиальном мероприятии.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть протокола содержит постоянную и переменную информацию.

Постоянная информация представляется устойчивой терминологией - «Председатель», «Президиум» (если он избирается), «Секретарь», «Присутствовали», «Приглашенные». Эти слова пишутся с большой буквы от начала левого поля.

К переменной информации относятся Ф.И.О. председателя, секретаря, членов президиума, присутствующих и приглашенных. Фамилии коллегиального органа располагают в алфавитном порядке, через запятую, в строчку, через один интервал. Если число собравшихся членов больше 15 человек, то указывают их общее количество и рядом в скобках- регистрационный лист прилагается. Например: Присутствовали: 156 чел. (Регистрационный лист прилагается). При этом в регистрационном листе делается ссылка на вид документа, № и дату

Стенограмма - это текст, представляющий дословную запись устной речи по методу стенографии.

Стенография -- это способ письма посредством особых знаков и приемов сокращения, дающий возможность быстро записывать устную речь.

Вопрос 26. Оформления согласования и утверждения документа

В случае утверждения документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ» (без кавычек), полного наименования должности руководителя, утверждающего документ (в им. пад.), его личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения. Например:

УТВЕРЖДАЮ

Директор предприятия

Личная подпись А. Б. Сидоров

«____»___________2003

Если документ утверждается специально издаваемым распорядительным документом, то гриф утверждения будет содержать ссылку наего наименование, номер и дату приказа. Например:

УТВЕРЖДЕН

Приказом директора предприятия

о 05. 08. 2003 № 15

Слово «утвержден» при этом согласуется с родом и числом утверждаемого документа (акт, акты, инструкция, соглашение), а наименование утверждающего документа пишут в творительном падеже.

Допускается центрировать этот реквизит по отношению к самой длинной строке.

УТВЕРЖДАЮ

Директор завода «Луч»

Личная подпись А. Б. Сидоров

«____»_______________2003

Согласование - это предварительное рассмотрение вопросов, содержащихся в проекте документа. Согласование может быть внешним и внутренним.

Согласование оформляется грифом. Он имеет варианты: согласование с конкретным должностным лицом, согласование с коллегиальным органом, согласование посредством письма. Это оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Зам. директора завода «Луч»

подпись П. В. Дорофеев

«____» _____________ 2003

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания профкома

от 14. 05. 2003 № 4

СОГЛАСОВАНО

Письмо Рос. архива

от 23.09.2003 № 12/146

При согласовании документа должностными лицами одного статуса грифы располагают на одном уровне ниже реквизита «Подпись» или на отдельном листе согласования. Лист согласования составляется, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций или лиц, о чем делается отметка на месте грифа согласования. Например: Лист согласования прилагается. Подпись дата



27. Правила составления резюме

Особенностью резюме является изложение сведений о своем образовании и трудовой деятельности в обратном порядке, начиная с настоящего момента. В резюме могут быть указаны любые дополнительные сведения о своих профессиональных навыках и дополнительных специальностях. В резюме указывают: ФИО(полностью), дату рождения, адрес, контактный телефон, семейное положение, цель, образование, профессиональный опыт, дополнительные сведения, подпись.

Основной ошибкой в составлении резюме является внесение в раздел «Дополнительные сведения» сообщения типа «люблю животных», «увлекаюсь рыбалкой» и т.п. Этот раздел отражает другие области профессиональных знаний и навыков: знание иностранных языков, навыки работы на ПК и т.д.

Резюме оформляется на стандартном листе бумаге. Каждый раздел оформляется с отдельной строки. Флаговый способ оформления сведений придает документу упорядоченный вид. Резюме фиксирует только конкретную информацию, т.к. работодатель вправе проверить ее истинность.

28. Деловая корреспонденция. Специфика делового письма

Деловое письмо - основное средство связи юридических лиц между собой и с физическими лицами, позволяющее документально оформить деловые контакты. Письмо - основа управленческих коммуникаций. При составлении деловых писем следует учитывать следующее:

· письмо должно быть однопредметным, т.е. затрагивать один вопрос. Если необходимо обратиться в организацию по нескольким разнородным вопросам, целесообразно составлять отдельное письмо по каждому из них;

· оптимальный объём текста письма - это 1-2 страницы формата А4. При объёме текста более одной страницы рекомендуется использовать второй лист, а не оборотную сторону первого листа;

· при составлении и оформлении письма используются реквизиты, входящие в состав бланка делового письма.

Стилистика деловых писем. Одна из особенностей деловой речи - широкое употребление языковых формул - устойчивых (шаблонных) языковых оборотов, стандартных фраз и приложений, используемых в неизменном виде. Эти подходы применяются при составлении деловых писем. Кроме этого, для делового письма характерно:

· употребление слов в одной падежной форме;

· ограниченная сочетаемость слов;

· конструкции с отглагольными существительными.

В деловых письмах широко используются следующие обороты

· Сообщаем, что в период с... по...

· Установлено, что в период с... по...

· Сообщаем, что по состоянию на...

· Направляем (представляем, высылаем, возвращаем) Вам...

· Направляем Вам согласованный с...

· Направляем на рассмотрение и утверждение...

· Проверкой установлено, что...

· Считаем целесообразным...

· В соответствии с ранее достигнутой договоренностью...

· Просим Вас рассмотреть вопрос...

· Просим Вас изыскать возможность...

· Принимая во внимание, что..., просим....

Основные виды деловых писем. Деловые письма весьма разнообразны, к ним относятся:

· письмо-запрос

· письмо-ответ

· сопроводительное письмо

· письмо просьба

· письмо предложение

· рекомендательные письма

· письмо-претензия

· гарантийное письмо

· письмо поздравление

Все многообразие деловых писем может быть разделено на две группы: стандартизированные и нестандартизированые письма. Нестандартизированые письма сложнее составлять, к ним относятся, например, рекламные письма.

Специфика: Стиль письма отличается частым употреблением отглагольных существительных, отыменных предлогов (на основании, в отношении, в соответствии с, в силу, в целях, за счет и др.), сложных союзов (вследствие того что; ввиду того что; в связи с тем что; в силу того что и т. п.), а также словосочетаний-связок, служащих для соединения частей сложного предложения (на случай, если...; на том основании, что...; по той причине, что...; с тем условием, что...; таким образом, что...; то обстоятельство, что...; тот факт, что... и др.).

Не следует употреблять слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы). Необходимо писать: не сего года, а этого года (текущего года); не означенный, а названный и т. д. Использование новых слов (неологизмов) и заимствованных слов должно быть оправданным. Если слова и выражения типа «пресс-секретарь», «электронная почта» приняли устойчивое признание в языке, то слова «санирование» вместо «оздоровление», «пролонгировать» вместо «продлить» еще не получили право на употребление в переписке.

Если в деловом письме автор документа -- лицо юридическое, то действия передаются от третьего лица единственного числа: предприятие гарантирует..., не возражает..., предлагает...; от третьего лица множественного числа: Совет директоров, администрация предприятия убедительно просят...', от первого лица множественного числа: просим..., сообщаем..., подтверждаем...

Если автор -- лицо физическое, то действия передаются от первого лица единственного числа: Прошу..., ставлю Вас в известность..., довожу до Вашего сведения...', от первого лица множественного числа: поддерживаем..., одобряем..., напоминаем..., выражаем... и т.д.

Еще одна специфическая особенность делового языка -- ограниченная сочетаемость слов, проявляющаяся в ограниченной возможности слова вступать в смысловые связи с другими словами.

29. Организация документооборота. Его основные этапы

Организация документооборота подразумевает установление единых правил управления, в соответствии с которыми происходит движение документов. В этом плане документооборот имеет схожие признаки с делопроизводством, которое представляет собой комплекс мероприятий, охватывающих организацию перемещения (движения) документов согласно графику, контроль их исполнения, оперативное и последующее хранение бухгалтерских документов в архиве в течение установленных сроков. Организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в системе управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, оказывает положительное влияние на управленческий процесс, в целом, она должна отвечать следующим требованиям:

1. Прохождение документов в учреждении должно быть оперативным, целенаправленно регулироваться и оптимально осуществляться.

2. Следует исключать инстанции прохождения и действия с документами, не обусловленные деловой необходимостью. Каждое перемещение документа должно быть оправданным. Необходимо исключать или ограничивать возвратные перемещения документов.

3. В порядке прохождения и в процессе обработки основных категорий документов необходимо добиваться максимального единообразия. В этих целях рекомендуется применять унифицированные формы документов и разрабатывать примерные схемы (графики документооборота) прохождения и обработки основных категорий и видов документов (как приложение к инструкции по делопроизводству).

Документооборот -это путь прохождения документа в учреждении (организации) с момента его создания до завершения исполнения или отправки (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержден Постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. № 28).

Документооборот, или порядок движения документов в организации, можно разделить на следующие этапы: 1) прием документов; 2) экспедиционная обработка; 3) предварительное рассмотрение документов; 4) распределение корреспонденции; 5) передача и доставка документов; 6) учет объема документооборота; 7) регистрация документов; 8) контроль за исполнением документов.

Следует отметить, что этапы работы с документами были и остаются одними и теми же во все времена. С внедрением машин меняется лишь технология обработки. Всегда документ сначала надо создать, различны только способы его написания: ручкой, на пишущей машинке, компьютере. Служебный документ создается для выполнения, прежде всего, управленческой функции, и, следовательно, его надо передать для исполнения. Способы передачи документов также постоянно меняются: от гонца и фельдъегерской тройки до телеграфа, факса, электронной почты. Документ обязательно регистрируется для подтверждения факта получения или создания документа в конкретный день, его учета путем внесения в регистрационную форму, что позволяет впоследствии навести по документу справку, проконтролировать его исполнение. Когда информация, содержащаяся в документе, принята к сведению, произведено какое-либо действие, принято решение, отправлен ответ, документ выходит из оперативной работы и попадает в папку для дальнейшего хранения. Срок его хранения определяется ценностью информации, содержащейся в документе.

30. Юридическая сила документа

Юридическая сила -- это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Отсутствие необходимых реквизитов или неправильное их оформление может привести к тому, что документ не будет иметь юридической силы(например, нет подписи или даты). Если же в нем не будет заголовка к тексту или отметки об исполнителе, то это приведет лишь к определенным трудностям в работе с документом, но не повлияет на его юридическое значение.

Обязательными реквизитами, обеспечивающими юридическую силу документов, являются: наименование организации (должностного лица) -- автора документа; наименование вида документа; дата документа; регистрационный номер; гриф утверждения документа; текст; подпись; печать.

ЭЦП в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при соблюдении следующих условий: сертификат ключа подписи, выданный удостоверяющим центром, действует в момент подписания электронного документа; подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе; электронная цифровая подпись используется в соответствии ее сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.



31. Конфиденциальная информация, государственная и коммерческая тайны

Термин "конфиденциальная информация" определяется статьей 2 Закона "Об информации, информатизации и защите информации", как "документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством РФ". Порядок отнесения информации к конфиденциальной и виды конфиденциальной информации установлены Указом Президента РФ N 188 от 6 марта 1997 г. "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера", в соответствии с которым к конфиденциальной информации относятся:

1) сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в СМИ в установленных федеральными законами случаях;

2) сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства;

3) служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с Гражданским кодексом РФ и федеральными законами (служебная тайна);

4) сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией РФ и федеральными законами (врачебная, нотариальная, адвокатская тайна, тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных или иных сообщений и так далее);

5) сведения, связанные с коммерческой деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Гражданским кодексом РФ и федеральными законами;

6) сведения о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них и некоторые другие.

Отнесение информации к государственной тайне осуществляется в соответствии с Федеральным Законом «О государственной тайне» от 21.07.1993 г. № 5485-1: «государственная тайна - защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нести ущерб безопасности РФ».

В ст.5 ФЗ «О государственной тайне» изложены сведения, подлежащие отнесению к государственной тайне, которые подразделяются на четыре основные группы:

1) сведения в военной области

2) сведения в области экономики, науки и техники

3) сведения в области внешней политики и экономики

4) сведения в области разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности

Основным критерием отнесения сведений к государственной тайне является необходимость обеспечения обороны безопасности государства и правоохранительной деятельности в Российской Федерации.

Данный Перечень содержит сведения в области военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности государства, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации.

Согласно ст.8 Федерального Закона «О государственной тайне» установлено три степени секретности сведений, составляющих государственную тайну, и соответствующие этим степеням грифы секретности для носителей указанных сведений: "особой важности", "совершенно секретно" и "секретно".

Основным критерием при отнесении сведений к тому или иному грифу секретности служит степень тяжести ущерба, который может быть нанесен безопасности Российской Федерации вследствие распространения указанных сведений.

Сведениям, которые составляют государственную тайну и требуют наибольшую защиту, присваивается гриф "особой важности"; требующим меньшую степень защиты - "совершенно секретно", затем "секретно".

Правила отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности утверждены Постановлением Правительства РФ от 4 сентября 1995 г. № 870.

В пункте 2 ч.1 ст.3 Федерального Закона от 29.07.2004 г. №98-ФЗ «О коммерческой тайне» информация, составляющая коммерческую тайну, определяется как научно-техническая, технологическая, производственная, финансово-экономическая или иная информация (в том числе составляющая секреты производства (ноу-хау)), которая имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность. В силу неизвестности ее третьим лицам, к которой нет свободного доступа на законном основании и в отношении которой обладателем такой информации введен режим коммерческой тайны. Ст.139 ГК РФ.

Согласно п.1 ч.1 ст.3 ФЗ «О коммерческой тайне», коммерческая тайна - конфиденциальность информации, позволяющая её обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду.

32. Регистрация и учёт сообщений о преступлениях. Оформление талона - уведомления

Инструкция о порядке приема, регистрации и разрешения в территориальных органах Министерства внутренних дел Российской Федерации заявлений и сообщений о преступлениях, об административных правонарушениях, о происшествиях

Заявления и сообщения о преступлениях, об административных правонарушениях, о происшествиях вне зависимости от места и времени совершения преступления, административного правонарушения либо возникновения происшествия, а также полноты содержащихся в них сведений и формы представления подлежат обязательному приему во всех территориальных органах МВД России.

Регистрация в КУСП заявлений и сообщений о преступлениях, об административных правонарушениях, о происшествиях осуществляется независимо от территории оперативного обслуживания незамедлительно и круглосуточно в дежурных частях.

В КУСП отражаются следующие сведения:

· порядковый номер, присвоенный зарегистрированному заявлению (сообщению) о преступлении, об административном правонарушении, о происшествии;

· дата, время и форма поступления заявления (сообщения) о преступлении, об административном правонарушении, о происшествии;

· данные о сотруднике органов внутренних дел, принявшем заявление (сообщение) о преступлении, об административном правонарушении, о происшествии;

· данные о заявителе;

· регистрационный номер талона-уведомления, выданного заявителю (в случае выдачи);

· краткое содержание заявления (сообщения) о преступлении, об административном правонарушении, о происшествии;

· данные о руководителе, которому доложено о заявлении (сообщении) о преступлении, об административном правонарушении, о происшествии;

· результаты работы следственно-оперативной группы, дежурного наряда (сотрудника) на месте совершения преступления, административного правонарушения, месте происшествия;

· данные о руководителе, поручившем проверку заявления (сообщения) о преступлении, об административном правонарушении, о происшествии;

· данные о сотруднике органов внутренних дел, которому поручена проверка заявления (сообщения) о преступлении, об административном правонарушении, о происшествии, его подпись, дата и время получения;

· срок проверки, установленный руководителем, и срок, в который рассмотрено заявление (сообщение) о преступлении, об административном правонарушении, о происшествии, данные о должностных лицах, продливших срок проверки;

· результаты рассмотрения заявления (сообщения) о преступлении, об административном правонарушении, о происшествии.

Обязанности по ведению КУСП и регистрации в ней заявлений и сообщений о преступлениях, об административных правонарушениях, о происшествиях возлагаются на оперативного дежурного дежурной части.

Талон - уведомления: Оперативный дежурный дежурной части, принявший заявление о преступлении, об административном правонарушении, о происшествии лично от заявителя, одновременно с регистрацией заявления в КУСП обязан оформить талон, который состоит из двух частей: талона-корешка и талона-уведомления имеющих одинаковый регистрационный номер.

Бланки талонов должны быть сброшюрованы в книжки и пронумерованы. Книжки талонов регистрируются в подразделении делопроизводства и хранятся в дежурной части.

В талоне-корешке указываются: сведения о заявителе, краткое содержание заявления о преступлении, об административном правонарушении, о происшествии, регистрационный номер по КУСП, подпись оперативного дежурного, его принявшего, дата и время приема.

В талоне-уведомлении указываются: специальное звание, фамилия, имя, отчество оперативного дежурного, принявшего заявление о преступлении, об административном правонарушении, о происшествии, регистрационный номер по КУСП, наименование территориального органа МВД России, адрес и номер служебного телефона, дата и время приема, подпись оперативного дежурного.

Заявитель расписывается за получение талона-уведомления на талоне-корешке, проставляет дату и время получения талона-уведомления.

33. Порядок оформления и печати электронных документов

“Порядок подачи в Верховный Суд Российской Федерации документов в электронном виде, в том числе в форме электронного документа (утв. приказом Председателя Верховного Суда РФ от 29 ноября 2016 г. № 46-П)”

Электронный документ изначально создается в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе.

Файл обращения в суд должен быть в формате PDF с возможностью копирования текста.

Файлы документов (материалов), прилагаемых к обращениям в суд, представляются в том формате, в котором они подписаны электронной подписью. При этом файлы материалов и (или) документов, прилагаемых к обращениям в суд, могут быть представлены в следующих форматах:

1) PDF, RTF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, ODT - для документов с текстовым содержанием;

2) PDF, JPEG (JPG), PNG, TIFF - для документов с графическим содержанием.

Размер файла электронного документа не должен превышать 30 Мб.

Каждый отдельный документ должен быть представлен в виде отдельного файла. Наименование файла должно позволять идентифицировать документ и количество листов в документе (например: Доверенность 34 от 05082016 1л.pdf).

Файлы и данные, содержащиеся в них, должны быть доступными для работы, не должны быть защищены от копирования и печати, не должны содержать интерактивные и мультимедийные элементы, внедренные сценарии на языке JavaScript или любых других языках программирования.

Электронный документ должен быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью.

Порядок подачи документов не предусматривает подачу электронных документов, подписанных простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью.

Электронные подписи, которыми подписаны обращения в суд и прилагаемые к ним документы, должны соответствовать требованиям к усиленной квалифицированной электронной подписи, при их создании должен использоваться формат PKCS#7 (Public-KeyCryptographyStandard #7, общее описание стандарта PKCS#7, опубликованного в качестве RFC (RequestforComments) с номером 2315, доступно по адресу http://tools.ietf.org/html/rfc2315) без включения подписываемых данных.

Электронная подпись должна содержаться в отдельном файле (отсоединенная электронная подпись).

При подписании документа несколькими лицами каждая электронная подпись должна содержаться в отдельном файле.

Порядок подачи документов не предусматривает подачу электронных документов, подписанных присоединенными электронными подписями.

Электронный документ должен быть подписан электронной подписью, лица, которое указано в тексте электронного документа как лицо, его подписавшее.

Не допускается представление в суд электронных документов, подписанных электронной подписью лица, которое не указано в тексте электронного документа как лицо, его подписавшее.

В целях приобщения к судебному делу (производству) распечатываются:

· копия обращения в суд, поступившего в виде электронного образа документа или электронного документа;

· сведения о результатах проверки усиленной квалифицированной электронной подписи электронного документа, включая информацию об усиленной квалифицированной электронной подписи, которой подписан электронный документ;

· сведения о результатах проверки усиленной квалифицированной электронной подписи электронного образа документа, включая информацию об усиленной квалифицированной электронной подписи, которой подписан электронный образ документа;

· сведения о простой электронной подписи, которой заверен электронный образ документа.

При необходимости распечатываются и приобщаются на бумажном носителе к материалам судебного дела (производства) копии документов, поступивших в электронном виде.

34. Порядок подачи в федеральные суды общей юрисдикции документов в электронном виде

3.1.1. Требования к форме и содержанию документов, подаваемых в соответствии с Порядком подачи документов, определяются процессуальным законодательством Российской Федерации.

3.1.2. При подготовке к направлению документов в электронном виде в суд пользователем заполняется форма, размещенная на официальном сайте суда интернет-портала ГАС "Правосудие" (www.sudrf.ru) в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет":

1) на главной странице официального сайта суда выбирается раздел "Подача процессуальных документов в электронном виде", после чего пользователем выбирается способ идентификации и аутентификации (с использованием подтвержденной учетной записи физического лица ЕСИА либо с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи);

2) в открывшейся экранной форме необходимо ознакомиться с требованиями и правилами подачи электронных документов и согласиться с ними, выбрав соответствующую экранную кнопку. В случае согласия выводится экранная форма для выбора пользователем вида судопроизводства, в рамках которого будет подан электронный документ: гражданское судопроизводство, административное судопроизводство или уголовное судопроизводство;

3) указывается информация о заявителе, об участниках судебного процесса (данная информация указывается также в тексте подаваемого обращения), в том числе:

· если участником судебного процесса является физическое лицо, указываются его фамилия, имя, отчество (при его наличии), дата и место рождения, адрес регистрации физического лица (с обязательным указанием почтового индекса), ИНН (при его наличии), является ли пользователь индивидуальным предпринимателем (для индивидуальных предпринимателей указание ИНН и ОГРНИП обязательно, также указывается адрес фактического проживания), наличие доверенности, выданной лицом, от имени которого подаются документы. Если истцами (заявителями) выступают несколько лиц, указывается информация о каждом из них. Если участником судебного процесса является иностранное физическое лицо, требование об указании ИНН и ОГРНИП не применяется;

· если участником судебного процесса является юридическое лицо, указываются его полное наименование, ИНН, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) (при отсутствии у него ИНН указывается его ОГРН), адрес места нахождения (с обязательным указанием почтового индекса). Если участником судебного процесса является иностранное юридическое лицо, требование об указании ИНН и ОГРН не применяется;

· если участником судебного процесса является публично-правовое образование, указывается ИНН и ОГРН органа государственной власти или органа местного самоуправления, в лице которого, по мнению заявителя, выступает публично-правовое образование;

· если участником судебного процесса является должностное лицо органа государственной власти или органа местного самоуправления, указывается ИНН и ОГРН органа государственной власти или органа местного самоуправления, в котором это должностное лицо осуществляет свою профессиональную служебную деятельность;

· если участником судебного процесса является войсковая часть, не являющаяся юридическим лицом, указывается ИНН и ОГРН соответствующего федерального органа исполнительной власти, в котором федеральным законом предусмотрена военная служба;

· если участником судебного процесса является орган, не имеющий статуса юридического лица, наделенный федеральным законом отдельными государственными или иными публичными полномочиями и созданный на основании федерального закона или решения федерального органа государственной власти, указывается ИНН и ОГРН федерального органа, обеспечивающего деятельность пользователя (либо ответчика, заинтересованного лица);

· если участником судебного процесса является подразделение Центрального банка Российской Федерации (Банка России), не являющееся юридическим лицом, указывается ИНН и ОГРН Центрального банка Российской Федерации;

· если участником судебного процесса является орган, не имеющий статуса юридического лица, наделенный законом отдельными государственными или иными публичными полномочиями и созданный на основании решения органа государственной власти субъекта Российской Федерации, указывается ИНН и ОГРН высшего исполнительного органа государственной власти соответствующего субъекта Российской Федерации;

· если участником судебного процесса является орган (например, административная комиссия), не имеющий статуса юридического лица, наделенный законом отдельными полномочиями по решению вопросов местного значения, государственными или иными публичными полномочиями и созданный на основании решения органа местного самоуправления, указывается ИНН и ОГРН местной администрации (исполнительно-распорядительного органа соответствующего муниципального образования);

4) указываются номера телефонов (мобильный, стационарный), номера факсов (при наличии), адреса электронной почты и другие требуемые сведения;

5) указывается адресат обращения;

6) выбирается вид обращения в суд, указываются его реквизиты и загружаются файлы подаваемых документов;

7) вводится номер дела (производства, материала) в случае, если производство по делу возбуждено.

35. Организация делопроизводства в суде и правоохранительных органах

Общее делопроизводство - это документирование общей управленческой деятельности, присущей любому органу государственного управления, и организация работы с документами, создаваемыми в процессе осуществления этой деятельности. Оно обслуживает реализацию обеспечивающих функций (финансовую, хозяйственную деятельность, кадровую работу и т.п.) аппарата управления.

Реализация основных функций органа управления, т.е. его специальная (внешняя) деятельность, обслуживается специальным делопроизводством. Так, составление и оформление уголовно-процессуальных, оперативно-розыскных, административно-процессуальных документов, отражающих деятельность органов внутренних дел по непосредственной охране общественного порядка и борьбе с преступностью, и организация работы с такими документами являются специальным видом делопроизводства.

Документирование сведений, составляющих государственную и служебную тайны, и организация работы с документами, содержащими такие сведения, осуществляются в органах внутренних дел по специальным правилам, имеющим своим назначением предотвращение случайной утраты соответствующих документов и утечки содержащихся в этих документах сведений. Делопроизводство, осуществляемое по этим специальным правилам, называется секретным делопроизводством. Следует иметь в виду, что по правилам секретного делопроизводства в органах внутренних дел может осуществляться как общее, так и специальное делопроизводство.

Так, многие документы, отражающие кадровую работу, а также некоторые документы, создаваемые в процессе финансово-хозяйственной деятельности органов внутренних дел, оформляются, хранятся и пересылаются по правилам ведения секретного делопроизводства. В то же время документирование уголовно-процессуальной, административно-юрисдикционной деятельности не требует применения таких правил.

36. Общие положения и руководство организацией судебного делопроизводства

В соответствии с приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 29.04.2003 N 36 (ред. от 17.04.2017) "Об утверждении Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде"

1. Общие положения и руководство организацией судебного делопроизводства

1.1. Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде устанавливает единую систему документационного производства, обязательную для всех работников районного суда. 1.2. Инструкция разработана на основании Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" и в соответствии с законодательными актами Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России.

Процессуальные документы суда оформляются в соответствии с процессуальным законодательством.

Организационно-распорядительные документы суда оформляются в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

1.3. Правила и порядок работы с документами, установленные настоящей Инструкцией, обязательны для всех работников аппарата суда. Все работники ответственны за выполнение требований Инструкции, сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в них информации. 1.4. Председатель районного суда в соответствии с частью 3 статьи 35 Федерального конституционного закона от 7 февраля 2011 г. N 1-ФКЗ "О судах общей юрисдикции в Российской Федерации", статьей 6.2 Закона Российской Федерации от 26 июня 1992 г. N 3132-1 "О статусе судей в Российской Федерации" осуществляет в том числе следующие функции:

· организует работу суда;

· устанавливает правила внутреннего распорядка суда на основе утверждаемых Советом судей Российской Федерации типовых правил внутреннего распорядка судов и осуществляет контроль за их выполнением;

· осуществляет общее руководство деятельностью аппарата суда, в том числе распределяет обязанности между работниками аппарата суда, принимает решение о поощрении работников аппарата суда или о привлечении их к дисциплинарной ответственности;

· осуществляет иные полномочия по организации работы суда.

1.5. Ответственный за делопроизводство, назначенный председателем суда, обеспечивает его организацию в соответствии с Инструкцией и знакомит всех работников аппарата суда с нормативно-методическими документами по делопроизводству.

1.6. Задачи и функции отделов делопроизводства, обеспечения судопроизводства по гражданским делам, обеспечения судопроизводства по уголовным делам регламентируются положением об аппарате федерального суда общей юрисдикции, утвержденным приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации (далее - Судебный департамент) от 21 декабря 2012 г. N 238, а также положениями о соответствующих отделах, утвержденными приказом председателя соответствующего районного суда.

1.7. Обязанности, права и ответственность работников аппарата суда определяются их должностными регламентами, утверждаемыми председателем суда.

...