Теоретические аспекты деловодства

1.8. Прием граждан в суде производится в соответствии с правилами внутреннего распорядка суда, положением о приемной в суде и регламентом организации деятельности приемной в суде, утвержденными председателем суда или лицом, временно исполняющим его обязанности, на основании Типовых правил внутреннего распорядка суда, утвержденных Постановлением Совета судей Российской Федерации от 18 апреля 2003 г. N 101, Примерного положения о приемной в судах общей юрисдикции, утвержденного Генеральным директором Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации 26 ноября 2008 г., Типового регламента организации деятельности приемной суда общей юрисдикции, утвержденного Генеральным директором Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации 19 июня 2009 г., Положения о порядке рассмотрения судами общей юрисдикции поступающих в электронной форме обращений граждан (физических лиц), организаций (юридических лиц), общественных объединений, органов государственной власти и (или) органов местного самоуправления, утвержденного Постановлением Президиума Совета судей Российской Федерации от 21 июня 2010 г. N 229, в редакции от 5 августа 2010 г. N 234.

1.9. Номенклатура основных нарядов, которые ведутся в суде, формируется в соответствии с Перечнем документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Судебного департамента от 9 июня 2011 г. N 112.

37. Организация труда работников сферы судебного делопроизводства (виды должностей, профессиональные обязанности)

Помощник председателя суда

Данная должность предусматривается в аппаратах районного суда и суда субъекта федерации.

Помощник председателя суда осуществляет: подготовку планов работы суда; организацию работы аппарата суда; помощь председателю суда в приёме граждан; работу с корреспонденцией председателя суда и подготовку отчётов по вопросам, не касающимся рассмотрения дел; работу по подбору и подготовке кадров аппарата суда; выполнения поручений председателя.

Начальник приёмной суда

Данная должность предусматривается в аппаратах районного суда и суда субъекта федерации.

Начальник приёмной суда осуществляет приём граждан; организацию предварительной записи на приём к руководству суда и к членам суда; организацию приёма посетителей руководством и членами суда; даёт справки по телефону.

Заведующий канцелярией суда первой инстанции

Данная должность предусматривается только в аппарате суда субъекта федерации.

Заведующий канцелярией суда первой инстанции осуществляет: распределение обязанностей между сотрудниками и контроль за их исполнением; распределение поступившей корреспонденции; учёт движения и хранения уголовных и гражданских дел и других материалов; ведение нарядов, финансовой документации; меры по обеспечению хранения вещественных доказательств; контроль за своевременным направлением дел с кассационными частными жалобами и протестами в выше стоящий суд; приём граждан; выполнение поручений председателя суда, его заместителей; учёт и контроль жалоб поступивших в суд кроме жалоб на приговоры.

Заведующий канцелярией суда

Данная должность предусматривается только в аппарате районного суда.

Заведующий канцелярией суда осуществляет: распределение поступившей корреспонденции; учёт движения и хранения уголовных, гражданских, административных дел и других материалов, обеспечение работы архива суда; учёт и контроль предложений, жалоб поступивших в суд кроме жалоб на приговоры, решения и определения, контроль за исполнением судебным поручений других судов; ведение нарядов, финансовой документации, а также учёт хоз. инвентаря; контроль за своевременным направлением дел с кассационными частными жалобами и протестами в выше стоящий суд; меры по обеспечению хранения вещественных доказательств; приём граждан; выполнение поручений председателя суда, его заместителей; учёт рабочего времени сотрудников, ведение книги приказов и распоряжений по народному суду, личных дел, карточек учёта на сотрудников суда и трудовых книжек;

Секретарь суда

Данная должность предусматривается в аппаратах районного суда, суда субъекта федерации, арбитражного суда.

Секретарь суда осуществляет: регистрацию, учёт и хранение дел и материалов, заполнение и ведение форм первичного учёта; учёт и хранение вещественных доказательств, исполнение судебных постановлений в части вещественных доказательств; оформление и подготовка дел для направление в кассационную или надзорную инстанцию ; подготовка и направление документов по исполнению приговоров, решений определений, постановлений; контроль за получением сообщений об исполнении; приём и отправление корреспонденции; подготовку и сдачу в архив законченных дел журналов, карточек; подготовку сводных описей судебных дел постоянного хранения; составление статистических отчётов; выдача справок и документов по делам; выполнение распоряжений председателя суда и заведующего канцелярией;

Заведующий канцелярией, ответственный секретарь второй инстанции

Данная должность предусматривается только в аппарате суда субъекта федерации.

Распределение обязанностей между сотрудниками и контроль за их выполнением; распределение поступившей корреспонденции; контроль за выполнением работ секретарями судебной коллегии; приём граждан, ответы на телефонные запросы; организацию ведения статистической отчётности; работа с поступившими жалобами и протестами; составление оперативных сводок о сдаче членами суда дел в канцелярию после рассмотрения; ведения табеля учёта рабочего времени; контроль за сроками отправки дел в суд; подготовка документов для сдачи в архив; подготовка актов на уничтожение;

Секретарь судебной коллегии второй инстанции

Данная должность предусматривается только в аппарате суда субъекта федерации.

Регистрация поступившей корреспонденции, дел; ведение формы статистического учёта и учётных журналов; приём граждан; ответы на телефонные запросы оформление дел после рассмотрения; подготовка дел к отправке в суды;

Заведующий канцелярией - ответственный секретарь
президиума суда

Данная должность предусматривается только в аппарате суда субъекта федерации.

Заведующий канцелярией - ответственный секретарь президиума суда осуществляет: распределение обязанностей между сотрудниками и контроль за их выполнением; распределение поступившей корреспонденции; составление справок о сроках рассмотрения жалоб и истребованных дел; контроль за поступлением истребованных дел. контроль зз оформлением производств по жалобам и дел; контроль за отправкой корреспонденции; веление графика заседаний президиума; составление статистических отчетов о работе президиума; подготовку документов для сдачи в архив; подготовку актов на уничтожение; составление нарядов, журналов на текущий год, ведение табеля учета рабочего времени работников аппарата суда, прием граждан; ответы на телефонные запросы граждан; повышение квалификации.

Секретарь судебной коллегии - секретарь руководства

Данная должность предусматривается только в аппарате суда субъекта федерации

Секретарь судебной коллегии - секретарь руководства осуществляет: организацию приема граждан; ответы на телефонные запросы: подготовку корреспонденции руководству, распределение корреспонденции с визой руководства исполнителям; выполнение печатных работ; выполнение поручений руководства; повышение квалификации.

Секретарь президиума суда

Данная должность предусматривается только в аппарате суда субъекта федерации.

Секретарь президиума суда осуществляет: регистрацию корреспонденции. подбор производств по жалобам; распределение производств, дел по исполнителям; ведение учетной и статистической документации на жалобу, оформление документов на истребование дел. оформление производства по жалобе после се рассмотрения; рассылку документов заинтересованным лицам перед рассмотрением протеста президиумом суда; оформление дела после рассмотрения, рассылку копий постановлений и отправку дел я суды; ведение нарядов и учетных журналов.

Архивариус

Данная должность предусматривается в аппаратах районного суда и суда субъекта федерации

Архивариус суда осуществляет: приемку в архив уголовных и гражданских дел. исполнительных и надзорных производств,.других материалов; систематизацию архивных материалов; ведение журнала выдачи и высылки дел. изготовление и выдачу копий судебных документов; подготовку и передачу архивных дел на государственное хранение, отбор архивных дел для уничтожения, уничтожение документов; прием граждан: повышение квалификации.

Ведущий специалист по судебной статистике суда, статистик

Данная должность предусматривается в аппаратах районного суда и суда субъекта федерации

Ведущий специалист по судебной статистике суда, статистик осуществляет: выполнение работ по составлению форм первичного статистического учета н единовременных отчетов суда по формам и в сроки, установленные официальными органами; контроль и ввод данных форм первичного учета и форм статотчетности в персональный компьютер; проверку правильности полученных данных, их сопоставимость по отдельным подразделениям с данными та предшествующие периоды: систематизацию и обработку цифровых данных (группировку, подведение итогов, расчет относительных показателей и т. д), изучение инструктивных указаний об и течениях статистического учета; контроль за правильностью заполнения и полнотой статистических карточек на подсудимого; ведение учета осужденных к ИМИ; составление основных показателей работы судей райгорсудов; анализ и обобщение статистических показателей работы суда; подготовку справок на основе данных статистического учета.

Консультант суда по информатизации

Данная должность предусматривается в аппаратах районного суда и суда субъекта федерации.

Консультант суда по информатизации осуществляет: настройку компьютерной техники и программного обеспечения, апробацию и внедрение автоматизированных рабочих мест судей и работников аппарата суда, контролирует работу с компьютерными программами по делопроизводству в суде, судебной статистике, по ведению базы законодательства; проводит обучение судей и работников аппарата суда работе с компьютерной техникой и программным обеспечением

Аппарат мирового судьи

В соответствии со ст. 9 Федерального чакона от 17.12.1998 К® 188-ФЗ «О мировых судах в РФ» работу мирового судьи обеспечивает его аппарат. Структура и штатное расписание аппарата мирового судьи устанавливаются в порядке, предусмотренном за- комом субъекта РФ. Работники аппарата мирового судьи являются государственными служащими соответствующего субъекта РФ.

Аппарат мирового судьи должен, как правило, предусматривать должности секретаря судебного заседания и секретаря канцелярии. На судебных участках с небольшим объемом работы аппарат мирового судьи может состоять только из секретаря судебного заседания Аппарат мирового судьи может быть, и увеличен, если у мирового судьи большой объем работы. При этом в аппарат мирового судьи вводятся должности заведующего канцелярией и помощника.

Секретарь судебного заседания по уголовным делам

Данная должность предусматривается в аппаратах районного суда и суда субъекта федерации

Секретарь судебного заседания по уголовным делам осуществляет: извещение участников процесса и других лиц о времени и месте судебного разбирательства; вызов народных заседателей; составление вывешивание списков назначенных к рассмотрению дел; проверку уведомлений об извещении участников процесса, вручении копии обвинительного заключения, проверку явки лиц, вызванных в судебное заседание, оформление отметок в судебных повестках о нахождении лиц в судебном заседании, оформление разрешений на свидание с осужденным, ведение протокола судебного заседания, доклад о явке; оформление документов на оплату проезда вызванным свидетелям и потерпевшим, оформление рассмотренного дела, в том числе протокола судебного заседания; ознакомление осужденного с протоколом судебного заседания; оформление исполнительных листов и передача их по принадлежности; оформление дел об административных правонарушениях; оформление материалов, связанных с исполнением приговора; производственную учебу; выполнение других работ (прием населения, машинопись и т. я); оформление материалов в порядке выполнения отдельного судебного поручения; выполнение поручений председателя суда, судьи.

Секретарь судебного заседания по гражданским делам

Данная должность предусматривается в аппаратах районного суда и суда субъекта федерации

Секретарь судебного заседания по гражданским делам осуществляет: участие в приеме населения судьей; подготовку запросов, писем, выписку повесток, вызов участников процесса и свидетелей; вызов народных заседателей; проверку явки лиц. вызванных в суд, и отметку на повестках времени их нахождения в суде; ведение протокола судебного заседания; оформление дела после рассмотрения, изготовление протокола судебного заседания. изготовление копий судебных документов, выписку исполнительных листов и передачу их по принадлежности: производственную учебу; выполнение других работ по заданию суды! (выполнение машинописных работ и т. д ); выполнение поручений председателя суда, судьи.

Кроме секретарей судов обшей юрисдикции должности секретарей судебных заседаний предусмотрены в арбитражных судах

38. Полномочия секретаря судебного заседания по уголовным делам

Секретарь судебного заседания по уголовным делам осуществляет: извещение участников процесса и других лиц о времени и месте судебного разбирательства; вызов народных заседателей; составление вывешивание списков назначенных к рассмотрению дел; проверку уведомлений об извещении участников процесса, вручении копии обвинительного заключения, проверку явки лиц, вызванных в судебное заседание, оформление отметок в судебных повестках о нахождении лиц в судебном заседании, оформление разрешений на свидание с осужденным, ведение протокола судебного заседания, доклад о явке; оформление документов на оплату проезда вызванным свидетелям и потерпевшим, оформление рассмотренного дела, в том числе протокола судебного заседания; ознакомление осужденного с протоколом судебного заседания; оформление исполнительных листов и передача их по принадлежности; оформление дел об административных правонарушениях; оформление материалов, связанных с исполнением приговора; производственную учебу; выполнение других работ (прием населения, машинопись и т. я); оформление материалов в порядке выполнения отдельного судебного поручения; выполнение поручений председателя суда, судьи.

39. Полномочия секретаря судебного заседания по гражданским делам

Секретарь судебного заседания по гражданским делам осуществляет: участие в приеме населения судьей; подготовку запросов, писем, выписку повесток, вызов участников процесса и свидетелей; вызов народных заседателей; проверку явки лиц. вызванных в суд, и отметку на повестках времени их нахождения в суде; ведение протокола судебного заседания; оформление дела после рассмотрения, изготовление протокола судебного заседания. изготовление копий судебных документов, выписку исполнительных листов и передачу их по принадлежности: производственную учебу; выполнение других работ по заданию суды! (выполнение машинописных работ и т. д ); выполнение поручений председателя суда, судьи.

40. Полномочия секретаря суда

Секретарь суда осуществляет: регистрацию, учёт и хранение дел и материалов, заполнение и ведение форм первичного учёта; учёт и хранение вещественных доказательств, исполнение судебных постановлений в части вещественных доказательств; оформление и подготовка дел для направление в кассационную или надзорную инстанцию ; подготовка и направление документов по исполнению приговоров, решений определений, постановлений; контроль за получением сообщений об исполнении; приём и отправление корреспонденции; подготовку и сдачу в архив законченных дел журналов, карточек; подготовку сводных описей судебных дел постоянного хранения; составление статистических отчётов; выдача справок и документов по делам; выполнение распоряжений председателя суда и заведующего канцелярией;

41. Порядок вызова лиц в суд, правила оформления судебных повесток

Согласно ст. 113, 11410 главы 1-го раздела ГПК РФ

1. Лица, участвующие в деле, а также свидетели, эксперты, специалисты и переводчики извещаются или вызываются в суд заказным письмом с уведомлением о вручении, судебной повесткой с уведомлением о вручении, телефонограммой или телеграммой, по факсимильной связи либо с использованием иных средств связи и доставки, обеспечивающих фиксирование судебного извещения или вызова и его вручение адресату.

2. Судебная повестка является одной из форм судебных извещений и вызовов. Лица, участвующие в деле, извещаются судебными повестками о времени и месте судебного заседания или совершения отдельных процессуальных действий. Вместе с извещением в форме судебной повестки или заказного письма лицу, участвующему в деле, направляются копии процессуальных документов. Судебными повестками осуществляется также вызов в суд свидетелей, экспертов, специалистов и переводчиков.

3. Лицам, участвующим в деле, судебные извещения и вызовы должны быть вручены с таким расчетом, чтобы указанные лица имели достаточный срок для подготовки к делу и своевременной явки в суд.

4. Судебное извещение, адресованное лицу, участвующему в деле, направляется по адресу, указанному лицом, участвующим в деле, или его представителем. В случае, если по указанному адресу гражданин фактически не проживает, извещение может быть направлено по месту его работы.

5. Судебное извещение, адресованное организации, направляется по месту ее нахождения.

Судебное извещение, адресованное организации, может быть направлено по месту нахождения ее представительства или филиала, если они указаны в учредительных документах.

6. Предусмотренные настоящей статьей формы судебных извещений и вызовов применяются и по отношению к иностранным гражданам и иностранным юридическим лицам, если иной порядок не установлен международным договором Российской Федерации.

В судебных повестках и иных судебных извещениях должны содержаться:

1) наименование и адрес суда;

2) указание времени и места судебного заседания;

3) наименование адресата - лица, извещаемого или вызываемого в суд;

4) указание, в качестве кого извещается или вызывается адресат;

5) наименование дела, по которому осуществляется извещение или вызов адресата.

42. Автоматизированные информационные технологии в делопроизводстве судов и правоохранительных органов(система ГАС Правосудие и Надзор)

ГАС «Правосудие» - это территориально распределенная автоматизированная информационная система, предназначенная для формирования единого информационного пространства судов.

ГАС «Правосудие» имеет многоуровневую иерархическую структуру.

В нем созданы три информационных контура документооборота:

* Защищенный

* Ведомственный

* Публичный

Защищенный:

· предназначен для защиты электронного документооборота и делопроизводства с использованием средств защиты информации от несанкционированного доступа

· защиты электронного документооборота при обмене данными между объектами ГАС «правосудие» в субъектах РФ

Ведомственный:

· должен обеспечивать ведомственной системой связи, которая совместно с сетью Интернет представлена в технических требованиях, на эксплуатацию ГАС «Правосудие» в качестве подсистемы связи и передачи данных

Публичный:

· обеспечивается сетью Интернет и электронной почтой

Состав подсистем ГАС «Правосудие»:

· «Административное управление» предназначена для сбора, обработки, хранения и выдачи данных и документов.

· «Банк судебных решений» обеспечивает организацию автоматизированного сбора судебных решений

· интернет-портал ГАС «Правосудие» предназначен для обеспечения доступа граждан, юридических лиц к информации о деятельности судебной системы РФ.

· информационно-справочная система предназначена для информационно-справочного обслуживания в оперативном режиме судов общей юрисдикции.

Информационный комплекс "Надзор"

В Генеральной прокуратуре, прокуратурах субъектов Российской Федерации, других органах и учреждениях прокуратуры внедрена аппаратно-программная инфраструктура "Информационная система обеспечения надзора за исполнением законов в органах прокуратуры Российской Федерации" (ИСОП), на базе которой функционирует прикладная система - АИК "Надзор".

АИК "Надзор" - автоматизированный информационный комплекс единой системы информационно-документационного обеспечения надзорного производства органов прокуратуры, созданный для автоматизации делопроизводственной и надзорной деятельности.

В формировании баз данных АИК "Надзор" участвуют подразделения Генеральной прокуратуры, прокуратуры субъектов Российской Федерации, районные прокуратуры, учреждения прокуратуры. База данных содержит информацию о всех входящих, исходящих и внутренних документах, всех корреспондентах (гражданах, организациях), о движении подлинников и копий документов, исполнении документов и поручений, направлении документов в дела, надзорные и наблюдательные производства.

Система АИК "Надзор" предоставляет возможность работать с электронными образами документов <*>, осуществлять в базе данных автоматизированный поиск документов по различным критериям, организовывать контроль за исполнением документов и поручений, получать отчеты по контрольным документам, оперативно получать справку об объеме документооборота за отчетный период. Электронный образ документа - электронная копия документа, полученная путем сканирования бумажного носителя.

Основной единицей хранения информации в АИК "Надзор" является регистрационная карточка (РК) документа. Она содержит заранее определенный и неизменный набор основных реквизитов документа, а также дополнительные реквизиты, состав которых может изменяться.

Работа в АИК "Надзор" основывается на принципе однократной регистрации документа.

Информационно-технологические службы органов прокуратуры обеспечивают защиту информации на электронных носителях от несанкционированного доступа, сохранность базы данных и функционирование комплекса.

Информационно-технологические службы органов прокуратуры обеспечивают предоставление пользователям прав на работу с документами в АИК "Надзор". Права могут предоставляться как работникам службы делопроизводства, так и прокурорским работникам.

Вопрос 43. Приёмная районного суда, организация работы

Согласно Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде части второй

2.1. Все судебные дела и корреспонденция, поступающие как по почте, так и поданные (доставленные) непосредственно в суд, принимаются, а также отправляются по назначению работником аппарата суда, должностным регламентом которого предусмотрены соответствующие полномочия.

2.2. Работник отдела делопроизводства вскрывает пакеты, проверяет соответствие присланных судебных дел и других материалов описи, а затем ставит на первой странице обложки дела (письма и т.п.) штамп, где проставляется дата поступления материала в суд, регистрационный номер документа по журналу учета входящей корреспонденции.

Если при вскрытии пакетов будет обнаружено отсутствие какого-либо документа или приложения к нему, об этом составляется акт, один экземпляр которого посылается отправителю, а второй приобщается к полученным документам и передается вместе с ними на рассмотрение исполнителю.

Конверты от поступивших по почте исковых заявлений, представлений, апелляционных или частных жалоб, исполнительных документов должны быть сохранены и приложены к присланным документам.

Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности или возвращается отправителю с сопроводительным письмом, с оставлением копии сопроводительного письма в соответствующем наряде.

2.3. Поступившие в суд исковые заявления, административные исковые заявления, заявления, жалобы, представления, протесты и иные документы, в том числе поданные в электронном виде, уголовные, гражданские и административные дела, дела об административных правонарушениях, материалы, а также иные поступившие документы, в том числе присланные электронной почтой, факсимильной связью, телеграммы регистрируются уполномоченным работником аппарата суда в журнале учета входящей корреспонденции (форма N 1), в специальных программных средствах Государственной автоматизированной системы Российской Федерации "Правосудие", обеспечивающих ведение автоматизированного судебного делопроизводства (далее - ПС ГАС "Правосудие"), в день их поступления, а в исключительных случаях - не позднее окончания следующего рабочего дня, если иное не предусмотрено процессуальным законодательством Российской Федерации.

При использовании автоматизированного учета регистрационные журналы учета входящей и исходящей корреспонденции (форма N 1 и форма N 1-а) формируются автоматически в ПС ГАС "Правосудие" с последующим распечатыванием в форме реестров на бумажном носителе в конце рабочего дня либо по мере необходимости в течение рабочего дня.

2.6. Не подлежат регистрации, а передаются с отметкой о времени получения их судом для приобщения к делам: судебные повестки, возвращенные суду; расписки в получении судебных повесток, исковых заявлений (жалоб).Также не подлежат регистрации, а передаются с отметкой о времени получения их судом рекламные извещения, поздравительные письма.

2.7. После регистрации, но не позднее следующего рабочего дня, вся поступившая корреспонденция передается по назначению для рассмотрения в порядке, установленном председателем суда.

2.8. При использовании автоматизированного судебного делопроизводства список дел, назначенных к рассмотрению на заданную дату, формируется автоматически и размещается на информационных стендах, в информационных киосках и на сайте суда в сроки, указанные в Регламенте организации размещения сведений о находящихся в суде делах и текстов судебных актов в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" на официальном сайте суда общей юрисдикции (далее - Регламент), утвержденном постановлением Президиума Совета судей Российской Федерации от 27 января 2011 г. N 253 (в редакции постановления Президиума Совета Судей Российской Федерации от 24 марта 2011 г. N 259).

В случае необходимости может быть использован соответствующий журнал формы N 2.

2.9. Документы, принятые работником приемной суда, подлежат регистрации в ПС ГАС "Правосудие" и передаются по назначению под роспись не позднее следующего рабочего дня для рассмотрения в порядке, установленном председателем суда.

2.10. Лицо, подающее исковое заявление и другие материалы через приемную суда, может представить дополнительную копию вышеуказанного документа, на которой по его просьбе ставится дата и указывается фамилия лица, принявшего документы, после чего копия возвращается заявителю.

Согласно Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде части первой

1.5. Ответственный за делопроизводство, назначенный председателем суда, обеспечивает его организацию в соответствии с Инструкцией и знакомит всех работников аппарата суда с нормативно-методическими документами по делопроизводству.

1.6. Задачи и функции отделов делопроизводства, обеспечения судопроизводства по гражданским делам, обеспечения судопроизводства по уголовным делам регламентируются положением об аппарате федерального суда общей юрисдикции, утвержденным пиказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации (далее - Судебный департамент) от 21 декабря 2012 г. N 238, а также положениями о соответствующих отделах, утвержденными приказом председателя соответствующего районного суда.

1.7. Обязанности, права и ответственность работников аппарата суда определяются их должностными регламентами, утверждаемыми председателем суда.

1.8. Прием граждан в суде производится в соответствии с правилами внутреннего распорядка суда, положением о приемной в суде и регламентом организации деятельности приемной в суде, утвержденными председателем суда или лицом, временно исполняющим его обязанности, на основании Типовых правил внутреннего распорядка суда, утвержденных Постановлением Совета судей Российской Федерации от 18 апреля 2003 г. N 101, Примерного положения о приемной в судах общей юрисдикции, утвержденного Генеральным директором Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации 26 ноября 2008 г., Типового регламента организации деятельности приемной суда общей юрисдикции, утвержденного Генеральным директором Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации 19 июня 2009 г., Положения о порядке рассмотрения судами общей юрисдикции поступающих в электронной форме обращений граждан (физических лиц), организаций (юридических лиц), общественных объединений, органов государственной власти и (или) органов местного самоуправления, утвержденного Постановлением Президиума Совета судей Российской Федерации от 21 июня 2010 г. N 229, в редакции от 5 августа 2010 г. N 234.

1.9. Номенклатура основных нарядов, которые ведутся в суде, формируется в соответствии с Перечнем документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Судебного департамента от 9 июня 2011 г. N 112.

44. Порядок приёма дел и корреспонденции в районном суде

2.4. Дела об административных правонарушениях, поступившие в суд одновременно с доставкой правонарушителей, до их рассмотрения также подлежат регистрации в отделе делопроизводства суда (форма N 7р).

2.5. Для регистрации отдельных видов поступающей корреспонденции (исполнительные документы, поручения других судов, арбитражные решения третейского суда, образованного сторонами для разрешения конкретного спора, вместе со всеми имеющимися в распоряжении третейского суда материалами дела арбитража, направленные в суд для хранения, либо решение, постановление о прекращении арбитража и материалы дела постоянно действующего арбитражного учреждения, поступившие в порядке части 3 статьи 39 Федерального закона от 29 декабря 2015 г. N 382-ФЗ "Об арбитраже (третейском разбирательстве) в Российской Федерации в реестр (журнал) учета входящей корреспонденции могут быть внесены дополнительные графы (например, для отметок об исполнении).

При большом объеме поступающей по почте корреспонденции регистрация может производиться в нескольких журналах по видам: исполнительные документы, корреспонденция по уголовным, гражданским, административным делам, делам об административных правонарушениях, прочая корреспонденция и т.д.

2.7. После регистрации, но не позднее следующего рабочего дня, вся поступившая корреспонденция передается по назначению для рассмотрения в порядке, установленном председателем суда.

45. Порядок отправления дел и корреспонденции в районном суде

2.11. При отправке по назначению судебных дел и других документов, в том числе при направлении электронной почтой, факсимильной связью, регистрация которых производится в журнале формы N 1-а, исходящий номер на сопроводительных письмах должен соответствовать номеру дела (материала) или номеру того наряда, в котором эта переписка должна храниться.

2.12. Дела, материалы направляются заказными бандеролями, а исковые материалы, исполнительные документы - заказными письмами либо направляются курьерами.

На заказные бандероли и письма составляется список внутренних почтовых отправлений, отдельно на бандероли и на письма (форма N 3). Список внутренних почтовых отправлений остается в суде и подшивается в хронологическом порядке в соответствующий наряд. Список отправляемой корреспонденции по форме N 103 может формироваться с использованием соответствующих автоматизированных программ (ПС ГАС "Правосудие", "Партионная почта" и т.д.) в электронном виде с последующим выводом на бумажный носитель.

Дела, материалы и корреспонденция, направляемые адресатам с курьерами, записываются в разносную книгу для корреспонденции (форма N 4) и сдаются получателям под расписку в этой книге.

2.13. Судебные повестки и копии судебных актов направляются судом посредством почтовой связи в соответствии с требованиями действующего законодательства (статья 4 Федерального закона от 17 июля 1999 г. N 176-ФЗ "О почтовой связи", приказ ФГУП "Почта России" от 5 декабря 2014 г. N 423-п "Об утверждении Особых условий приема, вручения, хранения и возврата почтовых отправлений разряда "Судебное" и т.д.).

46. Регистрация и учёт уголовных дел в суде

Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде

Регистрация и учет уголовных, гражданских, административных дел и дел об административных правонарушениях

Индекс "1" - уголовные дела

Все дела, поступившие в суд, регистрируются в соответствии с документами первичного статистического учета на учетно-статистических карточках. Для уголовных дел по первой инстанции - учетно-статистическая карточка формы N 5

По уголовным делам алфавитные журналы ведутся по форме N 5на каждого обвиняемого. По уголовному делу на нескольких привлеченных лиц статистическая форма N 5заводится в соответствующем количестве экземпляров с указанием порядкового номера на каждое лицо.

При применении автоматизированных технологий информация по делу вводится в программу только один раз. В карточке с порядковым номером 1 заполняются сведения всех разделов, в остальных - только раздел "Сведения о привлеченном лице".

Учетно-статистические карточки уголовным делам хранятся в отдельных картотеках таким образом, чтобы последние номера помещались в передней части картотеки.

При компьютерном введении регистрации и учета дел объем регистрируемой информации может быть увеличен, но не должен быть меньше предусмотренного Инструкцией по ведению судебной статистики, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 29 декабря 2007 г. N 169.

В карточке в соответствии с движением дела должны быть заполнены все реквизиты, предусмотренные статистическими формами N 5,6.

Для оперативного поиска дел или наведения по ним справок работник аппарата суда заводит алфавитные журналы, а также может использовать автоматизированные технологии.

Порядковый номер по учетно-статистической карточке, который является также номером соответствующего дела, указывается на первой странице обложки дела. За этим номером ведется вся переписка по данному делу.

Номера судебных дел проставляются с соблюдением следующих правил:

· номер уголовного дела первой инстанции включает индекс соответствующего отдела обеспечения судопроизводства, порядковый номер дела по учетно-статистической карточке и год поступления дела.

· номер уголовного дела кассационной инстанции включает индекс соответствующего отдела обеспечения судопроизводства, повторенный дважды, порядковый номер дела по учетно-статистической карточке и год поступления дела.

Уголовные дела, возвращенные на новое рассмотрение после отмены судебных постановлений, регистрируются работниками отдела обеспечения судопроизводства суда на учетно-статистических карточках так же, как впервые поступившие дела, по дате на штампе о поступлении дела в суд и получают новый порядковый номер.

Дела, возвращенные прокурором после устранения недостатков (ст. 237УПК РФ), регистрируются как вновь поступившие только после истечения 5-дневного срока для устранения недостатков.

По истечении календарного года учетно-статистические карточки на дела, не рассмотренные к началу года, переносятся в картотеку нового года. При этом на учетно-статистической карточке и деле указываются два порядковых номера - прошлого и нового года.

По результатам рассмотрения по существу уголовного дела на каждое привлеченное лицо в соответствии с Инструкцией по ведению судебной статистики, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 29 декабря 2007 г. N 169, заполняется статистическая карточка на подсудимого.

Уголовные дела, рассматриваемые судом первой инстанции, подшиваются в обложку (форма N 7).

По уголовным делам, поступившим для рассмотрения в первой инстанции, может быть использована обложка, в которой дело находилось, при условии надлежащего ее качества и сохранности. В этом случае на обложке делаются отметки, установленные для судебных дел.

Если уголовное дело, поступившее из органа предварительного следствия, было подшито в новую обложку, то при деле должна быть сохранена также и старая обложка, в которой дело находилось в стадии предварительного расследования.

На обложках дел, по которым хотя бы один из обвиняемых содержится под стражей, должен быть поставлен штамп "под стражей" или сделана об этом отчетливая надпись.

На обложках дел, по которым хотя бы один из обвиняемых является несовершеннолетним, должен быть проставлен штамп "несовершеннолетний" или сделана отчетливая надпись.

По уголовным делам, поступившим с ходатайствами обвиняемых о рассмотрении дела судом присяжных, в левом верхнем углу обложки делается отметка "СП". После рассмотрения дела в порядке предварительного слушания в случае, когда обвиняемый ходатайство о рассмотрении дела судом присяжных не поддержал, под реквизитом "СП" делается запись "Отказ".

На внутренней стороне обложки уголовного дела помещается справочный лист (форма N 8).

47. Регистрация и учёт гражданских дел в районном суде

Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде

Регистрация и учет уголовных, гражданских, административных дел и дел об административных правонарушениях

Индекс "2" - гражданские дела

Все гражданские дела, исковые заявления, поступившие в суд, регистрируются на учетно-статистических карточках(для гражданских дел по первой инстанции - учетно-статистическая карточка формы N 6, для гражданских дел кассационной инстанции - учетно-статистическая карточка формы N 10).

В случае ведения автоматизированного учета в суде статистические карточки могут быть первоначально сформированы в электронном виде с последующим обязательным выводом на бумажный носитель. Форма учетно-статистической карточки в электронном виде может отличаться от вида на бумажном носителе, но по составу информации, как минимум, должна содержать все сведения, предусмотренные в карточке, формируемой на бумаге.

При применении автоматизированных технологий информация по делу вводится в программу только один раз.

В карточке с порядковым номером 1 заполняются сведения всех разделов, в остальных - только раздел "Сведения о привлеченном лице".

По гражданским делам алфавитные журналы ведутся по форме N 6на каждого истца и ответчика. Поиск гражданских дел ведется по ответчику.

Учетно-статистические карточки по гражданским делам хранятся в отдельных картотеках таким образом, чтобы последние номера помещались в передней части картотеки.

При компьютерном введении регистрации и учета дел объем регистрируемой информации может быть увеличен, но не должен быть меньше предусмотренного Инструкцией по ведению судебной статистики, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 29 декабря 2007 г. N 169.

В карточке в соответствии с движением дела должны быть заполнены все реквизиты, предусмотренные статистическими формами N 5,6.

Для оперативного поиска дел или наведения по ним справок работник аппарата суда заводит алфавитные журналы, а также может использовать автоматизированные технологии.

Порядковый номер по учетно-статистической карточке, который является также номером соответствующего дела, указывается на первой странице обложки дела. За этим номером ведется вся переписка по данному делу.

Номера судебных дел проставляются с соблюдением следующих правил:

а) номер гражданского дела первой инстанции включает индекс соответствующего отдела обеспечения судопроизводства, порядковый номер дела по учетно-статистической карточке и год поступления дела.

б) номер гражданского дела кассационной инстанции включает индекс соответствующего отдела обеспечения судопроизводства, повторенный дважды, порядковый номер дела по учетно-статистической карточке и год поступления дела.

Гражданские дела, возвращенные на новое рассмотрение после отмены судебных постановлений, регистрируются работниками отдела обеспечения судопроизводства суда на учетно-статистических карточках так же, как впервые поступившие дела, по дате на штампе о поступлении дела в суд и получают новый порядковый номер.

Дела, возвращенные прокурором после устранения недостатков (ст. 237УПК РФ), регистрируются как вновь поступившие только после истечения 5-дневного срока для устранения недостатков.

По истечении календарного года учетно-статистические карточки на дела, не рассмотренные к началу года, переносятся в картотеку нового года. При этом на учетно-статистической карточке и деле указываются два порядковых номера - прошлого и нового года.

В связи с этим нумерация дел, поступивших в новом году, начинается не с первого номера, а с того, который является очередным после регистрации остатка дел предыдущего года. В картотеку прошлого года взамен изъятых карточек вкладываются карточки-заменители, на которых отмечается порядковый номер по нумерации прошлого года и делается надпись о перенесении в картотеку текущего года с указанием нового порядкового номера.

При компьютерном ведении делопроизводства дела прошлого года из базы данных не удаляются и не перемещаются, а для каждого дела должна храниться вся история номеров для этого дела за каждый год.

Для учета дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании, работник аппарата суда ведет журнал (форма N 9).

48. Регистрация и учёт дел об административных правонарушениях

Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде

Регистрация и учет уголовных, гражданских, административных дел и дел об административных правонарушениях

Индекс "5" - дела об административных правонарушениях

Все дела, поступившие в суд, регистрируются в ПС ГАС "Правосудие" на учетно-статистических карточках (для административных дел - форма N 6 адм-р, для дел об административных правонарушениях - форма N 7 р, для жалоб на постановления по делам об административных правонарушениях - форма N 7.1) и в алфавитном указателе для административных дел - форма N 6-адм-а, для дел об административных правонарушениях - форма N 7-а, для жалоб на постановления по делам об административных правонарушениях - форма N 7-б).

Работники, в чьи обязанности входит ведение ПС ГАС "Правосудие", определяются председателем суда.

В случае ведения автоматизированного учета статистические карточки и алфавитные указатели формируются в электронном виде в ПС ГАС "Правосудие" с последующим обязательным выводом на бумажный носитель. При этом дополнительная информация может быть внесена рукописным способом.

Учетно-статистические карточки на дела выводятся на печать при сдаче дела в архив либо по окончании календарного года, а также в иных необходимых случаях.

При использовании автоматизированного учета регистрационные журналы учета, алфавитные указатели формируются автоматически в ПС ГАС "Правосудие" с последующим распечатыванием в форме реестров на бумажном носителе в течение рабочего дня или по мере необходимости.

Соответствующие реестры формируются накопительным способом путем распечатки данных из ПС ГАС "Правосудие", распечатанные листы помещаются в соответствующий наряд, который формируется объемом не более 250 листов, и оформляется в соответствии с установленными требованиями.

По делу об административном правонарушении заводится учетно-статистическая карточка формы N 7 р на каждое привлеченное лицо. Регистрация в алфавитном указателе формы N 7-а также ведется на каждое привлеченное лицо.

При регистрации поступившего на рассмотрение в суд дела (материала) об административном правонарушении в ПС ГАС "Правосудие" делается отметка о номере протокола государственного органа (должностного лица) об административном правонарушении.

С целью формирования картотеки учетно-статистических карточек отдельно по гражданским, административным, уголовным делам и делам об административных правонарушениях, а также осуществления в дальнейшем их надлежащего хранения указанные карточки на бумажном носителе распечатываются работником аппарата суда, должностным регламентом которого предусмотрены соответствующие функции, который проверяет достоверность информации о движении дела, включая результаты рассмотрения.

По истечении календарного года учетно-статистические карточки на дела, не рассмотренные к началу нового года, переносятся в картотеку нового года. В этом случае на каждой учетно-статистической карточке и в каждом деле указываются два порядковых номера - прошлого и нового года.

В связи с этим нумерация дел, поступивших в новом году, начинается с того номера, который является очередным после перерегистрации остатка предыдущего года.

В картотеку прошлого года взамен изъятых карточек вкладываются карточки-заменители, на которых отмечается порядковый номер прошлого года и делается отметка о перенесении с указанием нового порядкового номера.

Номер уголовного, гражданского, административного дела, дела об административном правонарушении или материала включает соответствующий индекс, порядковый номер по картотеке судебного делопроизводства ПС ГАС "Правосудие" (учетно-статистической карточке или регистрационному журналу) и текущий год, который указывается через дробь.

На внутренней стороне обложки уголовного, гражданского, административного дела, дела об административном правонарушении помещается справочный лист (форма N 19), в котором отмечаются все действия суда, произведенные по делу (направление повесток, копии искового, административного искового заявления, копии приговора, решения, истребование документов и др.).

Дела об административных правонарушениях, другие дела, материалы хранятся в обложке(форма N 20), на которой указывается номер дела, фамилия, имя, отчество лица, в отношении которого рассматривалось дело, наименование дела, дата поступления дела в суд, дата его рассмотрения и дата сдачи в архив.

Записи на обложках и справочных листах производятся четко, разборчиво, чернилами или пастой синего, черного цветов. Сокращения допускаются только в пределах возможности прочтения наименований.

Дата поступления дела (материала), указываемая на обложке, учетно-статистической карточке или в регистрационном журнале, должна отражать время фактического поступления дела в суд.

По делам, присланным в суд по почте, дата их поступления указывается в соответствии с отметкой, сделанной отделом делопроизводства в день приема дела

49. Регистрация, учёт и оформление поступивших в суд материалов в порядке досудебного производства

Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде

10. Особенности делопроизводства по делам (материалам), судебные решения по которым вступили в законную силу (кассационное, надзорное обжалование и т.д.), и другим материалам, разрешаемым судами, в том числе в порядке судебного контроля, исполнения приговоров

10.4. По материалам, поступившим в суд в порядке досудебного производства делопроизводство судовой информация правоохранительный

10.4.1. Материалы, подлежащие рассмотрению в порядке досудебного производства, содержащие ходатайства, предусмотренные частью 2 статьи 29 Уголовно-процессуального кодекса Российской Федерации, принимаются приемной суда в течение всего рабочего дня.

Порядок регистрации материалов об ограничении конституционных прав граждан при проведении оперативно-розыскных мероприятий, поступающих в суд в соответствии с Федеральным законом от 12 августа 1995 г. N 144-ФЗ "Об оперативно-розыскной деятельности", настоящей Инструкцией не регламентируется.

10.4.2. Поступающие в суд ходатайства регистрируются в журнале учета входящей корреспонденции(форма N 1), а также ПС ГАС "Правосудие" и передаются судьям, осуществляющим дежурство, под расписку в указанном журнале.

Ходатайства, принятые непосредственно судьями в день дежурства, вместе с процессуальными документами немедленно передаются ими в отдел делопроизводства суда для регистрации.

Журналы могут вестись как на бумажном, так и на электронном носителе.

В случае ведения журналов на электронном носителе в конце рабочего дня делается распечатка в форме реестров по поступившим на рассмотрение материалам, нумеруется и подшивается в журнал.

10.4.3. Работник отдела делопроизводства суда проверяет наличие документов, приложенных к ходатайству согласно составленной описи приложений, и ставит штамп с указанием даты и времени его поступления, свою подпись и немедленно передает ходатайство судье, осуществляющему дежурство.

10.4.4. В случае отсутствия каких-либо документов составляется акт. Один экземпляр акта направляется (вручается) отправителю, а второй - приобщается к полученным документам.

10.4.5. Зарегистрированные ходатайства учитываются в соответствующих журналах учета (реестрах), хранящихся в отделе делопроизводства суда, а также ПС ГАС "Правосудие".

Ведутся следующие журналы:

1) журнал учета рассмотрения ходатайств об избрании мер пресечения в отношении подозреваемых или обвиняемых (формы N 8.4, 8.5). Ходатайства о продлении срока содержания под стражей или избрании меры пресечения в виде домашнего ареста в отношении подозреваемых или обвиняемых вместе с приложенными к ним документами приобщаются к материалам об избрании данных мер пресечения судом в отношении конкретных лиц, о чем делается отметка в соответствующей графе указанного журнала;

2) журнал учета ходатайств о помещении подозреваемых или обвиняемых, не находящихся под стражей, в медицинскую организацию, оказывающую медицинскую помощь в стационарных условиях, или в медицинскую организацию, оказывающую психиатрическую помощь в стационарных условиях, для производства соответственно судебно-медицинской или судебно-психиатрической экспертизы(форма N 8.8);

3) журнал учета ходатайств о производстве осмотра жилища при отсутствии согласия проживающих в нем лиц, обыска и (или) выемки в жилище, личного обыска, за исключением случаев, предусмотренных статьей 93 УПК РФ, а также о наложении ареста на имущество (форма N 8.1);

4) журнал учета ходатайств о производстве выемки предметов и документов, содержащих информацию о вкладах и счетах в банках и иных кредитных организациях. О наложении ареста на корреспонденцию, разрешении на ее осмотр и выемку в учреждениях связи, о контроле и записи телефонных и иных переговоров, о получении информации о соединениях между абонентами и (или) абонентскими устройствами (форма N 8.2);

5) журнал учета ходатайств о временном отстранении обвиняемого от должности в соответствии со статьей 114 УПК Российской Федерации (форма N 8.7);

6) исключен. - Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 18.02.2016 N 33;

7) журнал учета жалоб на действия (бездействие) и решения дознавателя, следователя, прокурора(форма N 8.9);

8) журнал учета ходатайств об отмене (изменении) меры пресечения, избранной по судебному решению (форма N 8.6). В зависимости от количества поступающих материалов, разрешаемых в порядке досудебного производства, их регистрация может вестись в одном журнале, разделенном на разделы. Поступающие жалобы об обжаловании мер пресечения, не связанных с заключением под стражу, в отношении подозреваемых или обвиняемых регистрируются в указанном журнале;

...