Совершенствование системы управления организацией

Размещено на http://www.allbest.ru/

Частное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

Кафедра менеджмента отделения заочно-дистанционного обучения

Выпускная квалификационная работа на тему:

«Совершенствование системы управления организацией»

Выполнил: Студент 6 курса

заочно-дистанционного отделения

Р.Р.Гибатов

Казань, 2013

Содержание

Введение

1. Теоретические аспекты управления организацией

1.1 Общее понятие системы управления организацией

1.2 Составляющие системы управления организацией

1.3 Эффективность управления организацией

2. Общий анализ деятельности и управления ИП РафЭль

2.1 Характеристика ИП РафЭль

2.2 Анализ основных элементов системы управления ИП РафЭль

2.3 Проблемы в системе управления ИП РафЭль

3. Пути совершенствования системы управления ИП РафЭль

3.1 Обоснование необходимости совершенствования системы управления ИП РафЭль

3.2 Документы по совершенствованию системы управления ИП РафЭль

Выводы и предложения

Список использованной литературы

Введение

система управление организация документ

Проблемы управления персоналом и закономерности управленческой деятельности являлись предметом исследования ученых в течение всего XX века и являются жизненно актуальными в настоящее время.

Экономические реформы, проводимые в России, существенно изменили статус организации как основного звена экономики, появились новые экономические и правовые регуляторы. В связи с этим изменились отношения в системе управления фирмой, что обусловило необходимость применения новых механизмов управления в складывающейся рыночной среде.

Управление фирмой в современных экономических условиях, когда происходят достаточно быстрые и не всегда прогнозируемые изменения во внешней среде - это искусство. Но искусство, которое требует от руководителей овладения новыми методами и навыками в области стратегического управления. Кроме того, сложившаяся экономическая ситуация подводит к иному пониманию системы управления фирмой.

В условиях динамичности современного производства и общества управление должно находиться в состоянии непрерывного развития. Экономическая стабильность организации и эффективность деятельности всех ее подразделений в условиях рыночных отношений тесно связана с ее непрерывным совершенствованием и адаптацией к внешней среде. Поскольку управление - есть специфическая функция, то она реализуется определенными элементами системы.

По мнению некоторых российских специалистов в области управления, эффективность деятельности многих организаций России в современных экономических условиях остается низкой или даже убыточной. Причиной этого может быть не совсем полное осознание руководителями современной системы управления.

Актуальность выбранной темы заключается в том, что в условиях ускорения и усложнения процессов, происходящих на рынке, организации необходимо вырабатывать качественно новые приемы решения возникающих проблем управленческого и иного характера. В предпринимательской деятельности фирмы постоянно возникают проблемы, обусловленные целесообразностью более полного удовлетворения потребностей существующих и потенциальных покупателей в необходимых товарах. Проблема стратегического успеха предприятия, создания и удержания конкурентных преимуществ - одна их самых актуальных. Решению таких проблем и призвана способствовать эффективная система управления, как основа повышения деятельности организации.

Цель данной работы раскрыть пути совершенствования системы управления ИП РафЭль.

Для достижения этой цели следует решить ряд задач:

1. рассмотреть теоретические аспекты управления организацией,

2. проанализировать существующую систему управления ИП РафЭль,

3. выявить ключевую проблему организации и предложить пути ее решения ИП РафЭль.

Предмет исследования - индивидуальный предприниматель РафЭль.

Объект исследования - система управления ИП РафЭль.

При написании дипломной работы использованы такие методы исследования как системный анализ и синтез, опрос в виде интервью, наблюдение, сравнение, описание, измерение.

В первом разделе работы дается характеристика понятию «система управления организацией», выделяются основные составляющие системы управления фирмой. Особое внимание уделяется показателям эффективности системы управления компанией.

Во втором разделе дается полная характеристика ИП РафЭль, выделяются основные направления его деятельности. На основании элементов системы управления, выделенных в теоретическом разделе, анализируются составляющие системы управления ИП РафЭль. Проведенный анализ позволяет выделить проблемы в исследуемой системе, которые снижают ее эффективность.

В третьем разделе предлагается пакет документов, направленных на совершенствование системы управления ИП РафЭль, включающий приказ об изменении организационной структуры, Положение о персонале ИП РафЭль, должностные инструкции директора, менеджера по персоналу, продавца. Кроме того для повышения конкурентоспособности фирмы предлагается название, под которое разработана символика.

Большую помощь в написании дипломной работы сыграли труды таких теоретиков менеджмента как О.С. Виханский, А.И. Наумов, Г.С. Галькевич, В.Д. Дорофеев, которые дают детальную характеристику управления в организации.

В.М. Мишин, А.С. Малин рассматривают организацию как систему, выделяя ее основные элементы. Ю.А. Гордиенко, Ю.В. Васильева рассматривают вопросы эффективного управления.

Следует сказать, что в современной научной литературе нет единой точки зрения на показатели эффективности системы управления организацией. Выделить те показатели, на основе которых автор проводит анализ системы управления ИП РафЭль, позволили труды В.Ф. Уколова, Э.А. Смирнова.

1. Теоретические аспекты управления организацией

1.1 Общее понятие системы управления организацией

Мировой финансовый кризис, реформирование экономики и глобальная информатизация общества усиливают внимание специалистов к проблеме управления организацией. Анализ работ Р.С. Галькевич [8, с.29], В.Д. Дорофеева [12, с.23], А.В. Игнатьевой [19, с.35], Э.М. Короткова [21, с.41] позволяет сделать вывод, что процесс целенаправленного воздействия на систему, обеспечивающий повышение ее организованности, достижение того или иного полезного эффекта называется управлением.

В.Н. Парахина и Т.М Федоренко утверждают, что под управлением в широком смысле слова понимаются элемент, функция организационных систем различной природы (биологических, социальных, технических), обеспечивающие сохранение их определенной структуры, поддержание режима деятельности, реализацию их программ и целей [27.С.49].

Основной обязанностью руководства высшего уровня является создание эффективной системы управления. Именно поэтому весьма очевидным является установление сущности и характера такой системы.

Представляется интересным высказывание Ричарда Кершнера, который понимал под системой управления «совокупность компонентов (одушевленных или неодушевленных), которая воспринимает некоторые входы и, будучи вынуждена определенным образом отвечать на них, производить такие выходы, которые обеспечивают достижение цели» [33.с.11].

Знаменитый теоретик менеджмента Стенли Янг в своей книги «Системное управление организацией» писал, что систему управления можно определить как «подсистему организации, компонентами которой являются группы взаимодействующих людей: ее функции заключаются в восприятии определенных проблем организации (входов) и последующим выполнении набора действий (процессов), в результате которых вырабатываются решения (выходы), увеличивающие доход от деятельности всей организации и оптимизирующие некоторую функцию всех ходов и выходов организации» [41.с.22].

А. С. Малин развил учение С. Янга, включив в нее потребителя (рис. 1.1.1.).

Рис. 1.1.1 Система управления организацией (А.С. Малин)

Он исходил из того, что покупатель воздействует на выход и управление, так как требования к системе диктуются потребителем.

В данном случае под «входом» понимается множество входных воздействий, которые изменяются с течением времени. «Выход» - множество выходных взаимодействий на окружающую среду, которые также изменяются с течением времени [22.С.14]. Процесс системы, по мнению С. Желтикова, представляет собой « множество преобразований начального состояния и входных воздействий в выходные величины, которые изменяются с течением времени по определенным правилам» [14.С.11].

Рассмотрим каждый из частей системы управления более подробно.

А.В. Игнатьева утверждает, что «вход» в систему управления состоит из некоторых элементов:

- тот, над которым осуществляется некоторый процесс или операция (эта «нагрузка» системы)

- среда, воздействующая на операции системы,

- элемент, обеспечивающий размещение и перемещение компонентов системы [19.С. 21].

Система управления должна быть устроена таким образом, чтобы необходимые процессы воздействовали на каждый вход, в соответствующее время для достижения желаемого эффекта.

Анализ работ А. Дементьева позволяет сделать вывод, что «выход» системы управления, являющейся результатом системы имеет два критерия, которым должна удовлетворять система: стабильность (характеризует непрерывность выхода) и надежность системы (описывает согласованность компонент в процессе действия системы) [10.С.9].

В.М. Мишин рассматривает систему управления с другой точки зрения. Он считает, что поскольку назначением системы управления является решение проблем организации, ее можно представить так, как это показано на рисунке 1.1.2.

Рис. 1.1.2 Схема системы управления (В.М. Мишин)

Проблемы организации являются входами для процесса решения проблем, или, то же, для механизма, производящего на выходе решение проблем организации. Компонентами, осуществляющими этот процесс будут люди - руководители организации [23.С.31].

Все теоретики менеджмента, занимающиеся вопросами управления организацией не имеют разногласий по следующей позиции: система в процессе своего функционирования разделяется на управляющую и управляемую подсистемы. Система, в которой формируется управляющее воздействие называется управляющей подсистемой (субъект управления). Система, которая испытывает на себе это воздействие - управляемая подсистема (объект управления) [25.С.56]. Связь управляющей подсистемы с управляемой носит название прямой связи, а противоположная по направлению связь называется обратной [29.С.11].

На рисунке 1.1.3. представлена классическая система управления организацией.

1.1.3 Классическая система управления организацией

Каждая из обозначенных частей имеет определенную самостоятельность и собственное предназначение. Объект управления выполняет ролевую функцию, а субъект поддерживает выходы системы управления на уровне, удовлетворяющем заданным условиям ее функционирования [38.С.31].

Анализ рисунка 1.1.3. позволяет сделать вывод, что между понятиями «организация» и «система управления» существует определенная разница.

Достаточно полно эту проблему осветил В.Ф, Уколов, соотнеся данные понятия следующим образом:

1. управляющая система уже сама по себе есть организация, некое единое упорядоченное целое, состоящее из различных элементов, складывающихся определенным образом в структуру. Эта структура полностью обладает структурными свойствами организации.

2. управление можно рассматривать как необходимую и важную часть большинства биологических, экономических и социальных систем, т.е. как часть организации, выполняющую особую функцию по поддержанию в допустимых пределах отклонений системы от заданных целей.

3. организация как процесс по упорядочению в организационных системах выступает в виде функции управления и с этой точки зрения является составной частью управления. В управлении отражается системное и функциональное единство организации как состояния и как процесса [36.С.98].

Таким образом, управление - это специфическая функция, которая реализуется определенными элементами системы. Система в процессе своего функционирования разделяется на управляющую и управляемую подсистемы. Подобное разделение объективно необходимо; оно вызвано усложнением процессом деятельности во всех ее областях, постоянным ростом общественного характера деятельности, увеличением взаимосвязей различных процессов. Появляется необходимость согласования целей и усилий индивидуумов, управление их совместной деятельностью.

1.2 Составляющие системы управления организацией

Система управления - понятие многостороннее. Р. С. Галькевич считает, что оно, прежде всего, включает систему целей и их распределение между различными звеньями, поскольку механизм управления должен быть ориентирован на достижение целей. Сюда же относятся: состав подразделений, которые находятся в определенных связях и отношениях между собой; распределение задач и функций по всем звеньям; распределение ответственности, полномочий и прав внутри организации, отражающее соотношение централизации и децентрализации. Важными элементами структуры управления являются коммуникации, потоки информации и документооборот в организации. Наконец, система управления -- это поведенческая система, это люди и их группы, постоянно вступающие в различные взаимоотношения для решения общих задач [8.С.12]. Таким образом, анализ существующих подходов к системе управления, описанных в трудах Д.Н. Журавлева [15], А.И. Ильина [20], Э.М. Короткова [21], А.П. Егоршина [13] и других теоретиков менеджмента, позволил автору сделать вывод, что система управления - это совокупность всех элементов, подсистем и коммуникаций между ними, а также процессов, обеспечивающих заданное функционирование организации.

Э.А. Смирнов [35,с.22], Б.Л. Скрынченко [34,с.62] считают, что система управления организацией представляет собой органический синтез четырех подсистем: методологии, процесса, структуры и техники управления (рис. 1.2.1.).



- цели и задачи, - законы и принципы, - методы, - функции, - технология и практика управления	- коммуникации, - схема процесса, - разработка и реализация решений, - информационное обеспечение	- функциональные системы. - схемы организационных отношений, - организационные структуры. - профессионализм персонала	- компьютерная и оргтехника, - офисная мебель, - сети связи, - система документооборота

Рис. 1.2.1 Элементы системы управления (Э.А. Смирнов)

Методология управления включает: цели и задачи, законы и принципы, функции, средства и методы, школы управления.

Процесс управления включает: систему коммуникаций, варианты процесса управления, разработку и реализацию управленческих решений, выбор характеристик информационного обеспечения.

Структура управления включает: функциональные структуры, схемы организационных отношений, организационные структуры и систему обучения или повышения квалификации персонала.

Техника и технология управления включает: компьютерную организационную технику, офисную мебель, сети связи, систему документооборота. В свою очередь, методология и процесс управления формируют управленческую деятельность как процесс, а структура и техника управления - как явление.

Все элементы, входящие в систему управления, также должны быть профессионально организованны для эффективной работы компании в целом [34.С.28].

Э.А. Уткин утверждает, что система управления должна направлять внимание всех сотрудников не на усилия, а на результаты работы предприятия в целом. Работу руководителей нужно оценивать по экономическим результатам, а не по стандартам узко профессиональной компетентности или административного мастерства [37.С.19].

Система управления не должна ориентировать людей на псевдорезультаты. Она не должна поощрять тенденцию навешивать не прибыльную продукцию на прибыльные производственные линии. Она не должна ориентировать людей на интенсификацию усилий (т. е. повышение затрат), а мастерство превращать в самоцель.

Д.Н. Журавлев имеет другой подход к системе управления. Он считает, что система управления организацией - это определенная совокупность элементов, свойств которых подбираются исходя из характера целей и принципов управления тем или иным объектом [15.С.67].

В данной системе цели управления выступают в качестве системообразующего элемента. Исходя из методологии, это означает, в целом, что целям должна соответствовать вся система менеджмента и каждый элемент в отдельности.

И.В. Найденов утверждает, что любой элемент системы должен соответствовать каждому из остальных. Система управления формируется людьми - субъектами управления для реализации поставленных целей, однако имеет объективный характер, поскольку базируется на законах и принципах.

Содержание управленческой деятельности, по мнению Д.Н. Журавлева, предполагает следующий состав элементов системы управления:

СУ = Цм + Пм + Фм + Мм + ОС су + Пу + Тм + Тмм + Им, (1.2.1.)

где: СУ - система управления,

Цм - цели управления объектом,

Пм - принципы управления (правила осуществления управленческой деятельности),

Фм - функции управления (специализированные виды управленческих работ),

Мм - методы управления (способы осуществления функций управления),

ОСсу - организационная структура системы управления,

Пу - персонал управления,

Тм - техника управления (технические средства, с помощью которых выполняются управленческие работы),

Тмм - технология управления (последовательность выполнения управленческих работ с использованием определенных технических средств и методов),

Им - информация, используемая при выполнении управленческих работ (рис. 1.2.2.).

Целесообразно рассмотреть данные элементы более подробно. В работе М.Иванова цель определяется как вариант удовлетворения исходной потребности, выбранной из некоторого множества альтернатив, сформулированных на основе специального знания [18.С.12].



Рис. 1.2.2 Составляющие системы управления организацией (по Д.Н. Журавлеву)

Цель есть конкурентное выражение потребности, сформированное на основе имеющегося опыта и определяющее конкретное функционирование создаваемой системы.

Ю.В. Васильева и В.Н. Парахина выделяют следующие свойства цели:

1. цель находится в непосредственной зависимости от потребности и является в этом процессе ее прямым следствием,

2. выбор цели сугубо объективен, т.е. основан на конкретном значении индивида или сообщества,

3. цель конкретна,

4. цель всегда несет в себе элемент неопределенности [5.С.118].

Применительно к системе управления принципы представляют собой «основные правила, положения, идеи, определяющие направления их построения и функционирования, которыми должны руководствоваться кадры управления в своей деятельности» [5.С.120]. С учетом опыта системного управления, который накоплен в 70-80-х гг. 20 века и в последующее время на отечественных предприятиях, а также современных зарубежных разработок по управлению, построение и функционирование системы управления осуществляется на основе специальных принципов. Автор считает, что главным (исходным) является принцип системности, во многом определяющие все другие [24.С.41].

В.М. Мишин называет следующие принципы системы управления:

- целостности - исходит из положения, что система управления является достаточно обособленным целым, предполагает ее деление на относительно неделимые самостоятельные элементы, которые взаимодействуют между собой,

- целенаправленности - обуславливает наличие и достижение целей,

- оперативности - своевременность принятия управленческих решений.

- комплексности - реализует взаимную увязку всех элементов системы управления,

- систематичности - определяет постоянное и непрерывное выполнение всех работ по управлению,

- научности - реализует разработку мероприятий на основе достижений науки и техники,

- экономичности - обеспечивает наиболее эффективную и экономичную организацию системы управления, что снижает долю затрат на управление,

- перспективности - обеспечивает перспективу развития организации и т.д. [23.С.18].

Функции управления представляют собой «специализированные виды управленческой деятельности, характеризующиеся однородностью осуществляемых работ и их целевой направленностью» [9.С.103].

Еще А. Файоль утверждал, что управлять - это значит предсказывать и планировать, организовывать, распоряжаться, координировать и контролировать [11.С.5].

В современной науке об управлении выделяют четыре основные функции:

1. планирование - процесс подготовки менеджерами решений по обеспечению усилий коллектива для достижения целей организации. Из-за периодического переориентирования целей и постоянного изменения условий внешней среды этот процесс всегда непрерывный.

2. организация - направлена на структурирование всех работ, распределите их по вертикали и горизонтали для достижения целей организации и выполнения намеченных планов и обязательств.

3. мотивация - обеспечивает активизацию труда работающих по выполнению всех видов работ с распределенными функциями, планами и требованиями.

4.контроль - отслеживание того, что запланировано, определение того, что сделано в этой области в определенный период времени; сравнение запланированного с достигнутым [10.С.72].

Под методом управления понимается совокупность способов и приемов, с помощью которых руководитель оказывает целенаправленное воздействие на объект управления, с тем, чтобы добиться от него решения поставленных задач [16.С.129]. По своему содержанию и возможностям традиционно методы управления делятся на:

Административные, т.е. базируются на власти, дисциплине и имеют прямой характер: административные нормы, издание приказов и распоряжений, правовое регулирование, административные санкции и поощрения, разработка стандартов организации и должностных инструкций работников.

2. Экономические методы носят косвенный характер: экономическое стимулирование, оплата труда, кредитование, установление материальных санкций и поощрений и т.д.

3. Социально-психологические методы основаны на использовании морального воздействия и социального механизма управления: социально-психологическая диагностика, создание творческой атмосферы и благоприятного социально-психологического климата, участие работников в управлении, установление социальных норм поведения.

4. Организационные методы - организационное планирование, ориентация, переговоры, методы дезорганизации, инструктирование, организация заново или реорганизация [38.С.128].

Важнейшая проблема организации - это выбор рациональной организационной структуры управления. Успешное функционирование и развитие системы управления в существенной мере зависит от научной аргументированности ее организационной структуры.

Структура управления, по мнению В.Ф. Уколова, - это «состав подразделений аппарата управления, формы их специализации и взаимодействия, определяющие отношения их соподчиненности как по вертикали, так и по горизонтали» [36.С.91].

Анализ работ В.Гагарского позволяет выделить основные элементы организационной структуры:

- подразделение (звено) управления,

- ступень управления,

- связь между органами и работниками управления [7.С.11].

Таким образом, организационная структура отражает упорядоченную совокупность субординированных и прочно связанных между собой элементов, обеспечивающих функционирование и развитие организации как единого целого.

Персонал организации - это личный состав организации, работающий по найму для обеспечения основных целей фирмы [13.С.23]. В экономическом словаре дается с определение персонала управления - это «состав организации, осуществляющий непосредственное руководство управляемым объектом, выработку необходимых решений и подготовку информации» [20.С.34]. Можно сказать, что персонал управления создает социально-экономические предпосылки и условия для эффективного труда членов коллектива, непосредственно занятых выполнением производственных операций.

Такие теоретики менеджмента как А.С. Большакова [4,с.22], Ю.Ф. Гордиенко [9,с.18], А.И. Ильина [20,с.66] считают, что персонал управления осуществляет общие функции управления. Руководители организации обладают юридическим правом принятия решений, имеют в подчинении других работников. Руководителей условно делят на три уровня:

1. высший - руководство организацией в целом,

2. средний - возглавляют основные структурные подразделения,

3. низовой - работают непосредственными исполнителями.

К персоналу управления относят также заместителей руководителей и главных специалистов в совокупности они образуют администрацию кроме того принято выделять линейных руководителей, отвечающих за принятие решений по всем функциям управления, и функциональных руководителей, реализующих отдельные функции управления [13.С.45].

Технология управления является значимым элементом системы управления организацией. Под технологией управления в менеджменте понимаются «приемы, порядок, регламент выполнения процесса управления» [9.С.56]. Технология управления состоит из информационных, вычислительных и логических операций, выполняемых руководителями и специалистами различного профиля по определенному алгоритму вручную или с использованием технических средств.

На рисунке 1.2.3. изображена технология управления организацией.

И.В Найденов и А.С. Малин рассматривают несколько технологий управления:

- линейная - технология управления, характеризующаяся строгой последовательностью отдельных управленческих фаз, вытекающих друг из друга и сменяющихся в соответствии с заранее намеченным планом,

- ситуационная - оперативное управление, заключающееся в принятии управленческих решений по мере возникновения проблем в соответствии со складывающейся ситуацией,

- управление по отклонениям - технология управления, исходящая из того, что незначительные отклонения не требуют корректировки управленческого процесса и преодоление незначительных отклонений возможно силами самих исполнителей, т.е. вмешательство руководителя происходит лишь при значительной величине отклонений,

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 1.2.3 Технология управления организацией

- управление по результатам - технология управления, заключающаяся в том, что в зависимости от степени достижения запланированных результатов на предыдущей фазе, происходит уточнение последующих управленческих действий,

- целевое управление - метод управленческой деятельности, предусматривающий предвидение возможных результатов деятельности и планирование путем их достижения [25.С.79].

Техника управления - это совокупность технических средств, применяемых для сбора, обработки, представления и использования информации кадрами управления [37.С.117].

К технике управления относятся: технические средства и оргтехника, ЭВМ, мебель, оснащенность рабочего места, автоматизация управления, механизация управленческих процессов.

Таким образом, система управления организацией представляет собой сложную систему взаимосвязей между уровнями управления и функциональными областями фирмы, обеспечивающих оптимальное достижение целей. Теоретических анализ работ в области управления позволяет говорить, что в настоящее время нет единой точки зрения на то, что представляют собой элементы системы управления организацией. В зависимости от сфер деятельности фирмы, от целей, которые ставит пред собой исследователь каждый ученый выделяет свои элементы системы управления.

1.3 Эффективность управления организацией

Обобщающей характеристикой конечных результатов деятельности организации является эффективность управления. Под эффективностью управления понимается «целенаправленное воздействие на объект, обеспечивающее наивыгоднейшее значение определенного критерия, характеризующего меру успешности управления при заданных ограничениях» [16.С.135].

Основу оценки эффективности составляет соотнесение затрат на содержание аппарата управления и результатов от их осуществления.

Изучая теоретические источники, в которых освещаются вопросы эффективности управления, автор выделил параметры оценки эффективности системы управления, по которым можно судить о степени организованности систем. К таким параметрам относятся:

- детерминированность элементов системы - проявляется в организации взаимодействия подразделений органов управления, при которой деятельность одного элемента сказывается на других элементах системы;

- динамичность системы - способность под воздействием внешних и внутренних возмущений оставаться некоторое время в определенном неизменном качественном состоянии;

- наличие в системе управляющего параметра элемента, посредством которого можно управлять деятельностью всей системы и ее отдельными элементами;

- наличие в системе контролирующего параметра - т.е. такого элемента, который постоянно контролировал бы состояние субъекта управления, не оказывая при этом на него управляющего воздействия;

- наличие в системе каналов обратной связи - обеспечивается четкой регламентацией деятельности аппарата управления по приему и передаче информации при подготовке управленческих решений [29.С.5].

Соблюдение этих требований должно обеспечить условия эффективного уровня функционирования органов управления.

И. Севостьянов в своей статье «Эффективная система управления отделом» пишет о том, что обобщающая интегральная оценка эффективности управления в настоящее время практически невозможна. Поэтому наиболее часто эффективность управления вынуждено подменяют эффективностью производства [33.С.16].

Вследствие этого, эффективность управления представляется соотношением потенциальных возможностей производства с фактическим значением их использования. Относительная эффективность определяется как отношение полного эффекта управления к затратам [33.С.17].

Довольно часто обе категории объединяются воедино, отмечая, что в качестве «критерия эффективности управления и производства используются обобщенные показатели, характеризующие конечные результаты» [36.С.124]. К числу таких показателей относятся:

- обобщающие: объем производства, прибыль, рентабельность ит.д.,

- частные (характеризуют уровень использования отдельных видов ресурсов): производственные фонды, материальные ресурсы и т.д. [36.С.125].

Как в науке, так и на практике утвердилось мнение, согласно которому «обобщающие показатели отражают результат хозяйственной деятельности и управления» или иначе «показатели прибыльности, рентабельности наиболее полно отражают конечные результаты деятельности, соответственно и эффективность управления» [39.С.327].

По мнению В.М. Мишина, результативные показатели производства тесно связаны и обуславливаются прежде всего качеством управленческого руда, однако доля участия последнего в общих результатах неясна [23.С.37]. Эффективность управленческого труда остается «черным ящиком», не давая возможностей достоверной оценки степени ее влияния на общие результаты. Прибыль и рентабельность также являются опосредованными результатами управленческого труда. Кроме того, отнюдь не всегда результат управления может быть выражен в прибыли. Во всех случаях попытки оценки эффективности управления посредством совмещения результатов непосредственного и опосредованного труда затрудняют выявление роли управления в их достижении. В конечном счете, оценка эффективности управления оказывается упрощенной.

Существуют весомые объективные обстоятельства, оправдывающие вынужденную неопределенность подхода к оценке эффективности управления как такового [14.С.12]. Ведь результат управления может быть и бывает не только экономическим, но и социальным, социально-экономическим, причем затраты на управление далеко не всегда могут быть выделены с приемлемой точностью.

Именно поэтому Ю. Самсонов говорит о необходимости обязательного перманентного использования количественных показателей деятельности системы управления:

- комплекс трудовых показателей (численность, трудоемкость процессов управления и т.д.),

- финансовые показатели: расходы на управление,

- показатели экономии времени: продолжительность циклов управления в результате внедрения информационных технологий и т.д. [30.С.14].

Вместе с тем измерение эффективности управленческого труда в принципе не может ограничиваться количественными показателями, а обязательно предполагает учет социальных факторов, что не принимается да и не возможно не принять во внимание при прямом сопоставлении затрат и результатов.

Некоторые показатели социальной эффективности управления имеют особое значение. Назовем критерии этих показателей: корпоративная культура, социальная ответственность, управляемость организацией, умножение профессионального потенциала менеджеров, социально-психологический климат коллектива [37.С261]

Б.Л. Скрынченко отмечает, что важно пользоваться показателями частного порядка, характеризующими эффективность решения по функциям управления, качество организационных структур управления, результативность коммуникационных систем [34.С.125].

Одним из показателей эффективности управления принято считать экономичность управленческой деятельности. В этом контексте многие руководители придерживаются точки зрения, согласно которой, чем меньше затрат на управление, тем лучше. Такой подход нередко служит одним из оснований для сокращения аппарата управления, хотя достоверное определение эффективности упомянутых затрат при этом не возможно. В самих затратах ряд руководителей стремится уменьшить долю издержек на управленческий персонал (труд которого якобы непроизводительный). Неправомерность такого подхода очевидна, поскольку в нем проявляется недооценка значимости управленческого труда.

Механическая, не связанная с реальной эффективностью, экономия на персонале управления способна привести, в конечном счете, к снижению эффективности труда в управлении, выражающейся главным образом в уровне эффективности производственно-экономической деятельности [36.С.121].

Таким образом, методология оценки эффективности системы управления пока несовершенна. Вместе с тем существующие системы, объединяющие обобщенные и частные показатели, позволяют оценить эффективность управления в приемлемой для практики мере.

2. Анализ системы управления ИП РафЭль

2.1 Характеристика ИП РафЭль

ИП РафЭль зарегистрирован 21.08.2008г. в соответствии с Гражданским кодексом РФ и действует на основе свидетельства о государственной регистрации предпринимателя без образования юридического лица. Организационно-правовая форма - индивидуальный предприниматель, форма собственности - частная. Местонахождение - РФ, РТ, с.Верхний Услон

ИП РафЭль является самостоятельным субъектом, осуществляющим предпринимательскую (коммерческую) деятельность с целью извлечения максимальной прибыли, удовлетворения потребностей населения с.Верхний Услон в канцелярских товарах.

Основной вид деятельности ИП РафЭль - розничная торговля канцелярскими товарами. Дополнительными видами деятельности можно назвать:

- посредническая деятельность,

- оптовая торгово-закупочная деятельность.

Организационная структура ИП РафЭль построена на централизации основных функций управления в одних руках - индивидуального предпринимателя (который является директором) и представляет собой линейно-функциональную схему (рис. 2.1.1.).



Рис. 2.1.1 Организационная структура ИП РафЭль

С момента образования ИП РафЭль произошло значительное изменение численности персонала организации и в настоящее время составляет 12 человек. На рисунке 2.1.2. представлена динамика численности сотрудников ИП РафЭль

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 2.1.2 Численность персонала ИП РафЭль в 2010-2012 гг.

Данные рисунка 2.1.2. позволяют сделать вывод, что с момента создания ИП РафЭль его численность увеличилась на 91,6%, а за последние три года на 41,6%. Это явно положительная тенденция в деятельности организации, которая объясняется:

- увеличением числа торговых точек с одной до трех (в 2013г. планируется открыть еще одну в п. Октябрьский),

- четкой и правильной товарной политикой, позволяющей удовлетворять потребности клиентов.

Следует заметить, что экономический спад пока никак не отразился на деятельности ИП РафЭль, поэтому персонал организации может чувствовать себя защищенным от сокращения.

Структура персонала по полу представлена на рисунке 2.1.3.

Из рисунка 2.1.3. видно, что подавляющее большинство (83,3%) сотрудников составляют женщины и лишь 16,6% мужчины (директор и один продавец). Такая половая структура персонала организации оправдана заработной платой продавцов (как правило, мужчины претендуют на более высокую оплату труда).

Рис. 2.1.3 Структура персонала ИП РафЭль по полу

В ИП РафЭль в основном работают молодые люди трудоспособного возраста до 30 лет (рис. 2.1.4.).



Рис. 2.1.4 Структура персонала ИП РафЭль по возрасту

Анализ рисунка 2.1.4. позволяет сделать вывод, что 75% сотрудников ИП РафЭль - это молодые люди, 16,6% - от 31 до 40 лет и 8,3% - свыше 40 лет. Такую политику в отношении возраста персонала можно объяснить только тем, что сам индивидуальный предприниматель - молодой бизнесмен и поэтому он подбирает сотрудников своего возраста.

Структура управления ИП РафЭль, специфика работы сотрудников определила и уровень их образования (рис. 2.1.5.).

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 2.1.5 Структура персонала ИП РафЭль по уровню образования

Как видно из рисунка 2.1.5. в ИП РафЭль преимущество работают люди с начальным профессиональным образованием - 58,3% от общего числа персонала. 25% сотрудников имеют среднее профессиональное образование, 16,6% только окончили школу, и нет ни одного человека, имеющего высшее образование. Сам индивидуальный предприниматель только оканчивает институт, что в скором будущем изменит структуру персонала по уровню образования.

Для определения стабильности развития организации, целесообразно рассмотреть показатели прибыли и рентабельности продаж ИП РафЭль за 2010-2012 гг., которые также являются показателями оценки системы управления организацией.

На рисунке 2.1.6. представлена прибыль фирмы за 2010-2012 гг.

Анализ данных рисунка говорит о росте прибыли ИП РафЭль. Так, с 2010 г. по 2012 г. прибыль организации выросла на 52,2%, т.е. более чем в два раза. Автор может объяснить это следующим:

- верным выбором торговых точек, позволившим привлечь значительное число клиентов и получать стабильную прибыль,

- открытием новых торговых точек, что позволило увеличить товарооборот и повысить прибыль.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 2.1.6 Показатели прибыли ИП РафЭль за 2010-2012 гг.

Думается, что в 2013 г. прибыль организации не снизится, а даже вырастет за счет открытия новой торговой точки.

На основании показателей прибыли и выручки рассчитываем рентабельность продаж ИП РафЭль (табл. 2.1.1.).

Таблица 2.1.1

Рентабельность продаж ИП РафЭль

Показатели	2010г.	2011г.	2012г.
Прибыль (тыс. руб.)	632	927	1234
Выручка от продаж (тыс. руб.)	1820	2040	2706
Рентабельность продаж (%)	34,7	45,2	48,9

Р_пр = П:В * 100%, где (2.1.1.)

Р_пр = рентабельность продаж,

П - прибыль,

В - выручка.

Анализ рентабельности продаж позволяет сделать вывод, что данный показатель в ИП РафЭль с 2010г. по 2012г. повысился на 14,2%.

Такой значительный рост прибыли и рентабельности продаж позволяет автору сделать вывод, что ИП РафЭль является стабильной торговой организацией, которая выбрала верную стратегию развития.

2.2 Анализ основных элементов системы управления ИП РафЭль

ИП РафЭль представляет собой сложную систему, которая нуждается в чётком и оперативном управлении в целях повышения эффективности функционирования всех её элементов. В связи с резким экономическим спадом, который затрагивает многие организации всех сферы деятельности человека, к системе управлению предъявляются всё новые требования. Таким образом, эффективность управления в данном случае будет зависеть от того, насколько оперативно и своевременно руководитель организации способен решать эти задачи.

Предназначение ИП РафЭль образует фундамент для установления целей организации в целом, ее подразделений, каждая из которых ставит и реализует свои цели, логически вытекающие из общей цели фирмы.

Хотелось бы отметить, что определение целей функционирования ИП РафЭль является одним из наиболее важных элементов системы управления организацией. От того, насколько правильно выбрана цель функционирования, насколько четко она сформулирована, зависит весь успех деятельности организации.

Основная цель ИП РафЭль - удовлетворение потребности населения и организаций в канцелярских товарах.

ИП РафЭль ставит и реализует не одну, а несколько целей, которые важны для функционирования и развития организации. Наряду со стратегическими целями и задачами приходится решать огромное количество текущих и оперативных. Кроме экономических -- стоят социальные, организационные, маркетинговые.

Экономическая цель организации - это получение расчетной величины прибыли. Социальная цель предприятия - это достижение удовлетворения социальных потребностей работников.

Маркетинговые цели можно определить так - исследование спроса и потребления канцелярских товаров, разработка рекламной политики организации, сбор информации о предпочтениях клиентов.

Методология управления подразумевает не только наличие целей в организации, но и знание сотрудниками ИП РафЭль этих целей.

Для выявления у сотрудников ИП РафЭль знаний о целях организации было проведено исследование в виде интервью. Были опрошены 9 респондентов, что составляет 75% от общей численности организации, которым был задан вопрос: «Знаете ли Вы цели ИП РафЭль?». Ответы респондентов представлены на рисунке 2.2.1.

Рис. 2.2.1 Знание респондентами ИП РафЭль целей организации

Данные рисунка 2.2.1. позволяют сделать вывод, что подавляющее большинство респондентов (67%) не знают и не могут сформулировать цели организации. Лишь 2 человека (33%) считают, что знают цели организации, определяя их таким образом: «получение прибыли», «увеличение числа торговых точек для получения стабильной прибыли».

Данное исследование позволяет говорить о том, что индивидуальный предприниматель не информирует своих сотрудников о целях организации, о перспективах развития фирмы. Безусловно, экономической целью деятельности организации является максимизация прибыли, но кроме этой цели есть и множество других, о чем должны знать сотрудники.

Немаловажным элементом системы управления являются принципы менеджмента, которые используются в организации. Поскольку приоритетом в деятельности ИП РафЭль является получение максимальной прибыли, то основным принципом управления можно назвать эффективность. Данный принцип подразумевает, что количество затрат должно быть меньше полученного результата.

Индивидуальный предприниматель очень хорошо рассчитывает свою возможную прибыль, стараясь вкладывать финансовые ресурсы только тогда и только в тот бизнес, когда он уверен в успехе. К сожалению, данный принцип не имеет в своей основе такие аспекты как прогнозирование результатов деятельности фирмы, разработка путей совершенствования и т.п.

Если говорить о таком значимом принципе управления как системность, то следует подчеркнуть, что в ИП РафЭль он не используется. Индивидуальный предприниматель не рассматривает элементы системы управления с точки зрения системы.

Сотрудники организации считают, что в фирме используется принцип экономичности. Проведено исследование в виде интервью с 9 респондентами, что составляет 75% от общего числа персонала ИП РафЭль. Им предлагалось выбрать из нескольких принципов управления организацией тот, который, по их мнению, используется руководителем в профессиональной деятельности:

- эффективности,

- экономичности,

- системности,

- целенаправленности,

- научности.

На рисунке 2.2.2. представлены результаты опроса.

Рис. 2.2.2 Мнение респондентов о существующих в ИП РафЭль принципах управления организацией

Результаты опроса позволяют утверждать, что ни один респондент в ИП РафЭль не считает, что система управления организацией основан на принципе научности. По одному сотруднику, что составляет 11% от числа респондентов, говорят о принципе системности и целенаправленности. 2 человека (22%) отмечают, что организация ориентирована на эффективность, под которой они понимают прибыль. И наибольшее количество респондентов (5 человек - 55%) считают, что в ИП РафЭль присутствует принцип экономичности.

Индивидуальный предприниматель очень осторожно принимает какие-либо решения относительно своего бизнеса, не «тратя деньги на ветер», понимая под этим вкладывание денег в разработку бизнес-проектов, анализ внешней среды, выявление конкурентных преимуществ и т.п. Тем нее менее отсутствие здорового предпринимательского риска может привести к снижению конкурентоспособности ИП РафЭль.

Если говорить о целенаправленном развитии организации, то необходимо системно подходить к э тому вопросу:

- разработать «лицо фирмы» (название организации, ее символику), чтобы она стала узнаваемой и привлекательной для клиентов,

- разработать стратегию организации (уже сегодня ИП РафЭль представляет собой сетевую организацию с тремя торговыми точками и планах открытие четвертой, что требует тщательно продуманной пошаговой стратегии),

- разработать кадровую политику, которая бы включала все элементы управления персоналом и позволила продвигать фирму.

Таким образом, в ИП РафЭль в настоящее время назревает потребность в применении таких принципов управления как системности, целенаправленности, научности, эффективности.

Главная фигура организации - это руководитель, который направляет деятельность фирмы. Менеджер - это та личность, за которой люди готовы идти. Одни руководители умело ведут людей за собой, успешно преодолевая возникшие трудности, другие же вызывают лишь недоверие со стороны подчиненных и терпят неудачу.

В современных условиях поддержка членами коллектива своего руководителя является той базой, без которой ни один менеджер не может эффективно управлять коллективом. Неумение убедить, мотивировать действия подчиненных и, наконец, повлиять на человека так, чтобы он захотел выполнить решение, принятое руководителем, - свидетельство того, что у такого лидера нет полного набора качеств, необходимых современному менеджеру.

Таким образом, эффективное руководство, как важный элемент системы управления, предполагает способность разделить свое видение проблемы с другими, мотивировать персонала для достижения поставленных целей, т.е. управлять вместе с людьми, а не людьми. Понимание ситуации и знание того, как управлять ресурсами организации - важнейший компонент эффективного руководства.

Для определения способности руководителя ИП РафЭль к эффективному управлению можно воспользоваться методикой, предложенной С.М. Никоноровым.

Он предлагает пять основных блоков, определяющих способности руководителя к управлению организацией:

1 блок - профессиональные знания и навыки,

2 блок - личные качества,

3 блок - этические нормы,

4 блок - организаторские способности,

5 блок - наличие опыта работы.

На первом этапе исследования определяется удельный вес того или иного блока качеств, который имеет ключевое значение для ИП РафЭль. распределим удельный вес следующим образом:

1 блок - 30%,

2 блок - 20%,

3 блок - 20%,

4 блок - 25%,

5 блок - 5%.

Следующим шагом было распределение удельных весов по критериям внутри блоков (см. табл. 2.2.1.).

На следующем этапе сам индивидуальный предприниматель РафЭль выставляет баллы по каждому из критериев (от 0 до 10 баллов за каждый критерий).

1 блок - профессиональные знания и навыки: 1.1. - 6, 1.2. - 9, 1.3. - 5, 1.4. - 5, 1.5. - 6, 1.6. - 8.

2 блок - личные качества: 2.1. - 7, 2.2. - 4, 2.3. - 5, 2.4. - 3.

3 блок - этические нормы - 3.1. - 5, 3.2. - 4, 3.3. - 8, 3.4. - 7.

4 блок - организаторские способности: 4.1. - 3, 4.2. - 5, 4.3. - 4, 4.4. -6, 4.5. - 0.

5 блок - наличие опыта работы: 4.

Таблица 2.2.1

Удельный вес основных блоков качеств индивидуального предпринимателя РафЭль, определяющих его способность к руководству

Качества	Удельный вес блока	Удельный вес качеств
1 блок - профессиональные знания и навыки: - знания в области менеджмента, - умение работать в команде, - навыки организации личного руда. - навыки текущего планирования, - навыки оценки трудовой деятельности, - навыки работы с потребителями	30%	5% 5% 5% 5% 5% 5%
2 блок - личные качества: - работоспособность, - эмоциональная устойчивость, - инициативность, - склонность к риску	20%	5% 5% 5% 5%
3 блок - этические нормы: - верность слову, - наличие четких нравственных принципов, - патриотизм по отношению к организации, - соблюдение норм деловой этики	20%	5% 5% 5% 5%
4 блок - организаторские способности: - умение управлять собой, - умение определить характер подчиненных, - умение видеть перспективы развития организации, - изобретательность, - высокая способность влиять на окружающих	25%	5% 5% 5% 5% 5%
5 блок - наличие опыта работы	5%

На третьем, заключительном этапе определяется заключительный рейтинг. Для этого перемножаем баллы по соответствующим качествам на их критериальные показатели и суммируем между собой.

1 блок: 6 * 0,05 + 9 * 0,05 + 5 * 0,05 + 5 * 0,05 + 6 * 0,05 + 8 * 0,05 = 1,95

2 блок: 7 * 0,05 + 4 * 0,05 + 5 * 0,05 + 3 * 0,05 = 0,95

3 блок: 5 * 0,05 + 4 * 0,05 + 8 * 0,05 + 7 * 0,05 = 1,35

4 блок: 3 * 0,05 + 5 * 0,05 + 4 * 0,05 + 6 * 0,05 + 0 * 0,05 = 0,9

4 блок: 4 * 0,05 = 0,2

Общий показатель: 1,95 + 0,95 + 1, 35 + 0,9 + 0,2 = 5,35

Таким образом, способность индивидуального предпринимателя РафЭль к эффективному управлению 5,35 балла, т.е. чуть больше половины (так как рейтинговая оценка не может превышать 10 баллов). Этот показатель отражает реальное состояние дел по эффективному управлению. Действительно, организация многого достигла: повышение прибыли, увеличение числа торговых точек, повышение рентабельности продаж.. Таких результатов ИП РафЭль достиг благодаря директору.

В подтверждение данного исследования был проведен опрос в виде интервью с 9 работниками, что составляет 75% от общего числа персонала организации. Цель опроса - выявление уровня авторитета руководителя ИП РафЭль.

Данные опроса представлены на рисунке 2.2.3.

Рис. 2.2.3. Оценка респондентами авторитета индивидуального предпринимателя РафЭль

Данные рисунка 2.2.3. позволяют сделать вывод, что руководитель имеет высокий уровень авторитета. Так считает 67% респондентов (6 человек). Лишь 22% (2 человека) считают, что авторитет индивидуального предпринимателя низок и один респондент затрудняется оценить авторитет директора.

Таким образом, индивидуальный предприниматель имеет высокий авторитет и хорошие способности к эффективному управлению организацией, что обеспечит стабильное функционирование организации.

Проблемы управления организацией становятся все более важными для деятельности российских компаний, поскольку непосредственно связаны с экономическими показателями фирмы и оказывают влияние на ее конкурентоспособность. Организации, отличающиеся высоким уровнем удовлетворенности от работы и приверженности общим целям своих сотрудников, демонстрируют улучшение финансовых показателей. Существует выраженная связь между эффективным управлением организацией и достижением ею хороших экономических показателей, причем достичь этого невозможно без применения лучших форм и методов управления.

Рассмотрим каждый из методов управления более подробно. Административные методы в ИП РафЭль формально ничем не представлены. Безусловно, директор организации дает указания, которые выполняются коллективом, но за все годы существования организации не принято ни одного Положения, не выпущено ни одного приказа или распоряжения. В настоящее время ни один из продавцов не имеет четко определенных функциональных обязанностей, нет штатного расписания. Даже заработная плата определяется взаимным соглашением между работодателем и работником, которое нигде и ни в каком документе не зафиксировано.

...