Совершенствование системы управления организацией

Премирование или депремирование также не отражается ни в одном документе. Именно поэтому из месяца в месяц размер премий меняется в зависимости от личной инициативы руководителя без каких-либо объяснений сотрудникам. Действительно, ели нет Положения об оплате труда персонала ИП РафЭль, то и нет критериев оценки их труда.

Отсутствие как таковой системы делопроизводства в ИП РафЭль снижает эффективность функционирования организации, так как локальные нормативные документы являются продуктом (результатом) управленческой деятельности руководителя.

Встает вопрос: либо руководитель не умеет оформлять свои управленческие решения документально, либо считает это необязательной процедурой, либо ответ на данный вопрос можно оформить так: «Все руки не доходят. Хочется все успеть».

Экономическая нестабильность выдвигает новые требования к системе управления, в том числе и к административным методам, ведь они позволяют систематизировать работу в организации и мотивировать людей на эффективный труд.

Экономические методы включают в себя оплату труда работников, различного рода вознаграждения.

Следует отметить, что заработная плата персонала, является тем методом, который способен мотивировать сотрудников на высокопроизводительный труд. На рисунке 2.2.4. представлена среднемесячная заработная плата работников ИП РафЭль в 2010-2012гг.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 2.2.4 Средняя заработная плата работников ИП РафЭль в 2010-2012гг.

Данные рисунка 2.2.4. позволяют автору сделать вывод, что с 2010г. по 2012г. заработная плата сотрудников ИП РафЭль повысилась на 19%. Если сравнивать этот показатель с показателем инфляции в стране за последние три года, то инфляция превышает повышение оплаты труда сотрудников. Таким образом, можно сказать, что заработная плата в организации теряет свою стимулирующую роль.

Что же касается премий, то трудно определить средний процент премирования, поскольку индивидуальный предприниматель просто дает из кассы определенную сумму денег к праздникам, дням рождения или при высоком уровне продаж. Эти суммы нигде не учитываются и не фиксируются, а значит, также не могут играть стимулирующую роль.

Социально-психологические методы представленные грамотами, похвалой и т.п. в ИП РафЭль не используются. Индивидуальный предприниматель не использует в своей работе выговор или благодарность как действенный метод управления, а предпочитает сразу или увольнять или премировать.

Таким образом, в ИП РафЭль мало используются социально- психологические, административные методы управления организацией, а экономические методы неэффективны.

Важным элементом системы управления ИП РафЭль являются функции управления, каждая из которых имеет свою целевую направленность, но взаимосвязь которых образует систему.

Планирование представляет собой сложную социально-экономическую модель будущего состояния организации. Следует сказать, что формально функция планирования в ИП РафЭль не осуществляется, т.е. в организации отсутствует стратегический план, нет практики написания годового плана. А кроме того в организации нет человека, который бы взял на себе функции планирования.

Тем не менее, ИП РафЭль активно развивается, и индивидуальный предприниматель строит планы по достижению тех целей, которые описаны выше. В голове индивидуального предпринимателя скорее всего они есть, но вот на бумаге не прописаны. Именно поэтому сотрудники организации не могут сказать к чему стремится фирма, какие перемены их могут ждать в будущем, могут ли они рассчитывать на стабильную работу. Не имея четких представлений о будущем своей организации, невозможно отлеживать стадии достижения целей, что делает всю работу ИП РафЭль не интересной.

Функция организации нацелена на упорядочение деятельности персонала организации. В настоящее время ИП РафЭль имеет три торговые точки, которые раскиданы по селу. Поскольку индивидуальный предприниматель не имеет помощников по управлению организацией, то он вынужден сам реализовывать все функции, т.е. решать все вопросы (открытие торговых точек, поиск выгодных клиентов, осуществление взаимодействия с государственными структурами, работа с персоналом, финансовые вопросы). Естественно, что все это делать одновременно не представляется возможным, тем более что всегда есть те вопросы, которые требуют незамедлительного и оперативного разрешения.

Индивидуальный предприниматель, работая по 10-12 часов в сутки не может всегда адекватно оценивать ситуации, которая складывается в организации. У него просто не хватает времени и сил, чтобы «объять необъятное».

Именно поэтому руководителю уже давно требуется помощник, который бы взял на себя часть функций и разгрузил бы индивидуального предпринимателя для определения и решения стратегических вопросов.

Работники организации сами испытывают необходимость в более эффективном управлении. Было проведено исследование в виде интервью с 9 респондентами (75% от общего числа персонала ИП РафЭль) на предмет выявления тех проблем, которые они испытывают при организации своей деятельности. Результаты опроса представлены на рисунке 2.2.5.

Данные рисунка 2.2.5 позволяют сделать вывод, что 45% респондентов (4 человека) говорит о необходимости появления помощники у индивидуального предпринимателя. К этой же проблеме можно отнести и мнение 2 респондентов (22%) о частом отсутствии руководителя.



Рис. 2.2.5 Мнение респондентов о проблемах в организации управления в ИП РафЭль

Сами сотрудники высказывают следующие суждения по данной проблеме:

- «У руководителя нет времени для решения повседневных вопросов»,

-«При явной необходимости присутствия индивидуального предпринимателя его невозможно найти, а больше нет человека, который бы мог его заменить»,

- «Нужен человек, который бы быстро решал возникающие рабочие проблемы».

Можно сказать, что приведенные выше ответы респондентов говорят о необходимости введения новой должности - менеджера по работе с персоналом, который бы мог оперативно и эффективно решить ряд вопросов и который бы мог заменять индивидуального предпринимателя на время его командировок.

11% (1 человек) респондентов отмечают, что за время работы организации не было собрания трудового коллектива. Продавцы- кассиры торговых точек не знают друг друга, их ничего не связывает. Это огромный промах индивидуального предпринимателя. Если организация хочет занять прочные позиции на конкурентном рынке, то кроме названия, символики и других атрибутов, самым значимым потенциалом будет являться персонал, который должен быть сплочен для реализации общих целей.

Важной функцией управления ИП РафЭль является мотивация персонала, в организации эта функция не реализуется. Об этом говорит:

- отсутствие локальных документов по мотивации и стимулированию персонала,

- отсутствие социального пакета для работников ИП РафЭль,

-отсутствие возможности карьерного роста и повышения профессиональных умений и навыков,

- отсутствие как таковой заботы руководителя о своем персонале.

Именно данными аспектами и объясняется отношение работников к мотивации в организации, которая в ИП РафЭль представлена только двумя элементами:

заработная плата,

премии.

Таким образом, система мотивации и стимулирования работников не формируют у них ощущение справедливости. Ярким подтверждением этого является опрос, который был проведен среди всех сотрудников ИП РафЭль (12 человек) с целью выявления степени удовлетворенности системой мотивации и стимулирования. На рисунке 2.2.6. представлена диаграмма результатов опроса сотрудников.

Около 75% из числа респондентов считают, что система мотивации не способствует росту заинтересованности работников в результатах своего труда. 17% - затрудняются дать оценку системе мотивации. И только 8% считают, что существующая в ИП РафЭль система мотивации формирует у работников чувство справедливости. Но в эти 7% входит сам индивидуальный предприниматель. Следовательно, можно сделать вывод, что система мотивации не направлена на сотрудников.



Рис. 2.2.6 Отношение работников ИП РафЭль к системе мотивации

Особо следует сказать от такой важной функции управления, как контроль. Реализация данной функции предполагает сравнение результатов деятельности работников и организации с тем, что было запланировано. Поскольку как таковая система планирования в ИП РафЭль отсутствует, то и функции контроля осуществляется также ограниченно.

В организации нет предварительного и заключительного контроля, можно говорить лишь о текущем, который сводится к контролю за каждыми шагом продавцов. Для лучшего понимания данной ситуации а целесообразно привести распорядок рабочего дня индивидуального предпринимателя (за исключением тех дней, когда он в командировке):

8.00. - 9.00. -загрузка товара,

9.00. - 10.00 - контроль за работой первой торговой точки (завоз товара, проверка накладных и кассы),

10.00 - 11.00 - контроль за работой второй торговой точки (завоз товара, проверка накладных и кассы),

11.00 - 15.00 - взаимодействие со сторонними организациями (банки, налоговая, поставщики и т.п.),

15.00 - 16.00 - контроль за работой третьей торговой точки (завоз товара, проверка накладных и кассы),

16.00 - 16.30 - контроль за выручкой первой торговой точки,

16.30 - 17.00. - контроль за выручкой второй торговой точки,

17.00 - 17.30. - контроль за выручкой третьей торговой точки,

17.30. - 18.30. - сдача денег в банк.

Проанализировав распорядок дня индивидуального предпринимателя РафЭль, его можно представить в виде диаграммы (рис. 2.2.7.).

Рис. 2.2.7 Распорядок дня индивидуального предпринимателя РафЭль

Из рисунка 2.2.7. видно, что 45% рабочего времени (5 часов) индивидуальный предприниматель тратит на контроль за работой продавцов торговых точек. С прибавлением еще одной времени на решение оперативных вопросов вообще не останется. Столько же времени тратится на работу со сторонними организациями. Все виды работ, кроме прямых продаж осуществляется самим индивидуальным предпринимателем, что значительно снижает эффективность его работы.

Такого рода нерациональное распределение рабочего времени, а также излишний гиперконтроль за деятельностью продавцов не способствует стабильной работе организации. Таким образом, функция контроля в ИП РафЭль реализуется не в полной мере.

Проведенный анализ системы управления ИП РафЭль позволил сделать вывод о ряде положительных моментов в функционировании организации:

- стабильный рост прибыли,

- рост рентабельности продаж,

- увеличение числа торговых точек,

- высокий уровень авторитета руководителя,

- увеличение штата сотрудников.

Но, тем не менее, несмотря на все эти позитивные результаты, не может дальше развиваться, если индивидуальный предприниматель не изменит свое отношение к системе управления, которая находится на низком уровне.

2.3 Проблемы в системе управления ИП РафЭль

В настоящее время происходят коренные изменения в управлении организацией. В период экономического спада становится необходимым поиск новых форм и методов управления, которые позволят организациям адаптироваться к внешней среде и рационально использовать свой потенциал.

Возможность реализации данных задач в ИП РафЭль требует решения ряда проблем, выявленных в результате анализа системы управления организацией:

1. Незнание персоналом целей организации.

Цель фирмы является важным элементом системы управления, на основе которой формируются все составляющие этой системы. Проведенный анализ позволяет утверждать, что в ИП РафЭль цели организации формально нигде не прописаны и поэтому персонал не может четко их назвать.

В компании не уделяется должное внимание информированности сотрудников о деятельности фирмы. Работники предприятия не знают поставленные цели фирмы, что снижает эффективность системы управления. Кроме того, незнание целей организации не может стимулировать работников на эффективный труд, так как они не могут сравнить результаты своего труда с общими показателями деятельности организации.

2. Неэффективность структуры управления ИП РафЭль.

Анализ структуры управления ИП РафЭль позволяет говорить только об одном уровне управления в лице директора (он же индивидуальный предприниматель). Увеличение штата сотрудников за счет увеличения торговых точек, большое число фирм-поставщиков, значительный объем работы как внутри организации, так и с внешней средой требует от руководителя значительного упорства и работоспособности.

Для эффективной работы организации требуется менеджер по работе с персоналом (это подтверждают и результаты исследования), который мог бы разгрузить директора и взять на себя часть функций по работе с кадрами. Такой сотрудник будет среднем уровнем управления в ИП РафЭль, но это никоим образом не усложнит структуры управления организацией, а сделает ее более эффективной.

3. Ограниченная реализация функций управления в ИП РафЭль.

Проведенный анализ говорит об отсутствии системы планирования в организации, больших проблемах в организации работы фирмы, в практически полной отсутствии мотивации работников и недостатках в осуществлении контроля.

Отсутствие планирования бизнеса является огромным минусом, так как стратегическое планирование - управление организацией, которое опирается на человеческий потенциал как основу организации, ориентирует производственную деятельность на запросы потребителей, осуществляет гибкое урегулирование, и своевременные изменения в организации, отвечающие вызову со стороны окружения и позволяющие добиваться конкретных преимуществ, что в совокупности позволяет организации выживать и достигать своей цели в долгосрочной перспективе. И поэтому руководству необходимо обратить внимание на данный фактор, так как важно видение своего бизнеса.

Поскольку структура управления ИП РафЭль не позволяет отдать функции планирования, организации, мотивации и контроля подразделениям или отдельным людям, то индивидуальный предприниматель занимается реализацией всех их единолично. Из-за нехватки времени, территориальной рассредоточенности торговых точек, а также необходимостью заниматься налаживанием взаимовыгодных связей с поставщиками, директор организации не может выполнять их эффективно.

4. Неэффективность использования методов управления.

Анализ системы управления ИП РафЭль позволил выявить, что социально-психологические методы управления не используются руководителем вообще: нет благодарностей, грамот, выговоров и т.п. Экономические методы в организации присутствуют в идее оплаты труда и премий. Причем заработная плата не играет своей стимулирующей роли, поскольку уровень инфляции растет быстрее, чем оплата труда сотрудников. Премирование и депремирование не включает в себя критерии оценки труда персонала, а производится субъективно на основе желания индивидуального предпринимателя.

Административные методы управления в ИП РафЭль основывается только на приеме и увольнении работников. В организации нет ни одного документа, который бы регулировал деятельность организации. Отсутствует штатное расписание, Положения о персонале, о мотивации работников, об оплате труда. Ни одно из управленческих решений индивидуального предпринимателя формально нигде не закрепляется. Неумение руководителя применять методы управления организацией на практике значительно снижает ее эффективность.

5. Отсутствие внешний атрибутов ИП РафЭль, направленных на повышение узнаваемости организации.

Во время финансового кризиса и экономического спада конкурентоспособность организации, ее способность не только устоять, но и развиваться во многом зависит от того, как ее видят и воспринимают клиенты.

Автор обращает внимание на то, что в настоящее время ИП РафЭль имеет три торговые токи, скоро откроется четвертая, т.е. необходимо формирование единого стиля: название организации, ее символика и т.п. Клиент должен знать ИП РафЭль и узнавать его.

Поскольку управление организацией понимается как система, в которой все элементы взаимодействуют между собой и взаимообуславливают друг друга, то все выделенные проблемы в системе управления ИП РафЭль также можно представить в виде причинно-следственной связи (рис. 2.3.1.).

Рис. 2.3.1 Причинно-следственная связь проблем в системе управления ИП РафЭль

Исходя из всего выше сказанного, можно сделать вывод, что система управления ИП РафЭль нуждается в корректировке некоторых аспектов, снижающих ее эффективность. В том случае, если руководство организации не захочет обратить внимание и приложить силы к устранению существующих недостатков системы управления организацией, это может привести к снижению эффективности работы персонала, увеличению текучести, что, в целом, в конечном итоге, может негативно сказаться на развитии и существовании фирмы. Учет данных проблем при совершенствовании системы управления ИП РафЭль позволит достичь высоких результатов, что повлияет и на эффективность деятельности фирмы в целом.

3. Пакет документов по совершенствованию системы управления ИП РафЭль

3.1 Обоснование необходимости совершенствования системы управления ИП РафЭль

В современном обществе возрос интерес к проблеме создания эффективной системы управления фирмой. В современных условиях перехода к рынку необходим переход к новому приоритету ценностей: главное внутри организации - работники, а за ее пределами - потребители услуг.

Конкурентная среда требует от участников рынка постоянного развития и совершенствования. Это относится не только к производимому продукту, но и к внутренним процессам организации, среди которых большое значение имеет система управления предприятием. Чем эффективнее функционирует система управления, тем выше финансовые показатели компании, поэтому важность этой проблемы переоценить трудно.

Во втором разделе дипломной работы был проведен анализ системы управления ИП РафЭль, который позволил сделать вывод об ее удовлетворительном уровне.

Таким образом, для повышения эффективности системы управления ИП РафЭль разработан пакет документов, который бы регулировал деятельность организации в этом направлении. Основными документами по совершенствованию системы управления ИП РафЭль являются:

1. Приказ об изменении организационной структуры ИП РафЭль

2. Должностная инструкция директора.

3.Должностная инструкция менеджера по работе с персоналом.

4.Должностная инструкция продавца.

5. Положение о персонале ИП РафЭль

6. Символика ИП РафЭль

Приказ об изменении организационной структуры ИП РафЭль направлен на оптимизацию системы управления организацией. Согласно данному приказу индивидуальному предпринимателю предлагается ввести должность менеджера по работе с персоналом, который бы взял на себя часть забот и ответственности за функционирование организации.

Введение новой штатной единицы является необходимым, поскольку проведенный анализ позволяет говорить о неполной реализации основных функций управления. Безусловно, введение в организацию нового сотрудника требует определенных затрат (рис. 3.1.1.).

Таблица 3.1.1

Материальные затраты на введение в штат ИП РафЭль менеджера по работе с персоналом (руб.)

№	Статья расходов	Количество денежных средств
1.	Организация рабочего места	35.000
2.	Оклад (в месяц)	13.000
	ВСЕГО (единовременно)	48.000

Данные таблицы 3.1.1. позволяют утверждать, что ИП РафЭль требуется единовременное вложение 48.000 рублей для организации работы менеджера. Данные финансовые средства можно найти за счет прибыли организации, на которую пока никак не отразился финансовый кризис и экономический спад.

Введение в штат менеджера по работе с персоналом даст положительный эффект:

- оптимизация основных функций управления: планирование, организация, мотивация и контроль,

- возможность быстро и эффективно решать текущие вопросы,

- сокращение рабочего времени руководителя на осуществление контроля за деятельностью сотрудников,

- квалифицированный подход к решению управленческих задач.

В качестве рекомендаций можно предложить должностные инструкции директора, менеджера, продавца. Проведенный анализ позволил сделать вывод, что в ИП РафЭль нет документа, определяющего круг обязанностей, прав и ответственности сотрудников. Отсутствие требований к выполнению функциональных обязанностей не позволяет в полной мере оценить результаты труда персонала ИП РафЭль.

Введение должностных инструкций не требует никаких дополнительных материальных затрат, но эффект от реализации этих предложений будет значительный:

- разграничение функциональных обязанностей,

- определение прав и ответственности сотрудников,

- выделение основных показателей, по которым можно оценить работу персонала.

Анализ системы управления ИП РафЭль показал, что в организации нет никаких локальных нормативных документов, которые бы позволили регламентировать деятельность сотрудников. Именно поэтому предлагается Положение о персонале ИП РафЭль, которое содержит: основные принципы организации трудовой деятельности, процесс приема персонала на работу, основные права и обязанности сотрудников и администрации, рабочее время и время отдыха, поощрение персонала, меры дисциплинарного взыскания.

Данное Положение является основным документом, на основе которого могут быть приняты другие регламентирующие документы.

Одной из рекомендаций по совершенствованию системы управления ИП РафЭль является новое название организации «Золотое перо». Так как фирма успешно развивается и набирает обороты, а открытие трех торговых точек делает бизнес сетевым, то для стабилизации организации и повышения ее конкурентоспособности требуется то, что будет отличать ее от всех других организаций такого же формата - название и символика.

Реализация разработанного пакета документов не требует от руководства организации больших материальных затрат. Это особенно актуально, так как в условиях экономического кризиса многие управленцы руководствуются принципом «наименьших материальных затрат». Тем не менее, необходимость предлагаемых документов налицо. Это подтверждает проведенный анализ системы управления ИП РафЭль.

Следовательно, предложенный пакет документов по совершенствованию системы управления ИП РафЭль позволит мобилизовать трудовой потенциал, развить и повысить качество управления в организации.

3.2 Документы по совершенствованию системы управления ИП РафЭль

Анализ существующей системы управления ИП РафЭль позволил выявить проблемы в исследуемой системе. Данное положение дел позволило разработать пакет документов по совершенствованию системы управления ИП РафЭль.

В рамках данного пакета документов разработано:

1. Приказ об изменении организационной структуры ИП РафЭль

2. Должностная инструкция директора.

3.Должностная инструкция менеджера по работе с персоналом.

4.Должностная инструкция продавца.

5. Положение о персонале ИП РафЭль

6. Символика ИП РафЭль

Проект

ИП РафЭль

«_____» _________ 2012г. № _____

Приказ

о совершенствовании

системы управления ИП РафЭль

В целях оптимизации системы управления организацией, повышения эффективности работы сотрудников и создания условий, которые бы стимулировали развитие организации, приказываю:

1. Изменить структуру управления организацией, введя должность менеджера по работе с персоналом.

2. Разработать должностные обязанности менеджера по работе с персоналом.

3. Контроль за исполнением приказа возложить на директора.

Директор _____________________

После введения в ИП РафЭль менеджера по работе с персоналом структура организации изменится. Наиболее рациональным будет поставить менеджера по работе с персоналом в подчинение к директору, так как именно он осуществляет все текущее руководство организацией (рис. 3.2.1.).

Рис. 3.2.1 Предлагаемая организационная структура ИП РафЭль

УТВЕРЖДАЮ

Директор

ИП РафЭль

_______________ (Ф.И.О.)

«____»_________________ 2012г.

Должностная инструкция директора

1. Общие положения

1.Директор предприятия относится к категории руководителей.

2. Директор предприятия должен знать:

2.1. Законодательные и нормативные правовые акты, регламентирующие производственно-хозяйственную и финансово-экономическую деятельность предприятия, постановления федеральных, региональных и местных органов государственной власти и управления, определяющие приоритетные направления развития экономики и соответствующей отрасли.

2.2. Методические и нормативные материалы других органов, касающиеся деятельности предприятия.

2.3. Профиль, специализацию и особенности структуры предприятия.

2.4. Перспективы технического, экономического и социального развития отрасли и предприятия.

2.5. Кадровые ресурсы предприятия.

2.6. Налоговое и экологическое законодательство.

2.7. Гражданское право.

2.8. Порядок составления и согласования бизнес-планов производственно-хозяйственной и финансово-экономической деятельности предприятия.

2.9. Рыночные методы хозяйствования и управления предприятием.

2.10. Порядок заключения и исполнения хозяйственных и финансовых договоров.

2.11. Конъюнктуру рынка.

2.12. Управление экономикой и финансами предприятия.

2.13. Организацию производства и труда.

2.14. Порядок разработки и заключения отраслевых тарифных соглашений, коллективных договоров и регулирования социально-трудовых отношений.

2.15. Трудовое законодательство.

2.16. Правила и нормы охраны труда.

3. На время отсутствия директора организации его должностные обязанности выполняет менеджер по работе с персоналом, который несет ответственность за качественное, эффективное и своевременное их выполнение.

2. Должностные обязанности

Директор предприятия:

1. Руководит в соответствии с действующим законодательством производственно-хозяйственной и финансово-экономической деятельностью предприятия, неся всю полноту ответственности за последствия принимаемых решений, сохранность и эффективное использование имущества предприятия, а также финансово-хозяйственные результаты его деятельности.

2. Организует работу и эффективное взаимодействие всех структурных подразделений, направляет их деятельность на развитие и совершенствование деятельности организации с учетом социальных и рыночных приоритетов, повышение эффективности работы фирмы, рост объемов сбыта продукции и увеличение прибыли, качества и конкурентоспособности продукции и удовлетворения потребностей населения в соответствующих видах продукции.

3. Обеспечивает выполнение организацией всех обязательств перед федеральным, региональным и местным бюджетами, государственными внебюджетными социальными фондами, поставщиками, заказчиками и кредиторами, включая учреждения банка, а также хозяйственных и трудовых договоров (контрактов и бизнес-планов).

4. Организует производственно-хозяйственную деятельность на основе широкого использования новейшей техники и технологии, прогрессивных форм управления и организации труда, научно-обоснованных нормативов материальных, финансовых и трудовых затрат, изучения конъюнктуры рынка и передового опыта (отечественного и зарубежного) в целях всемерного повышения технического уровня и качества услуг, рационального использования производственных резервов и экономного расходования всех видов ресурсов.

5. Принимает меры по обеспечению предприятия квалифицированными кадрами, рациональному использованию и развитию их профессиональных знаний и опыта, созданию безопасных и благоприятных для жизни и здоровья условий труда, соблюдению требований законодательства об охране окружающей среды.

6. Обеспечивает правильное сочетание экономических и административных методов руководства, единоначалия и коллегиальности в обсуждении и решении вопросов, материальных стимулов повышения эффективности деятельности, применение принципа материальной заинтересованности и ответственности каждого работника за порученное ему дело и результаты работы всего коллектива, выплату заработной платы в установленные сроки.

7. Совместно с трудовым коллективом обеспечивает на основе принципа партнерства разработку, заключение и выполнение трудового договора, соблюдение трудовой дисциплины, способствует развитию трудовой мотивации, инициативы и активности рабочих и служащих предприятия.

8. Решает вопросы, касающиеся финансово-экономической и производственно-хозяйственной деятельности организации, в пределах предоставленных ему законодательством прав, поручает ведение отдельных направлений деятельности другим должностным лицам - менеджеру.

9. Обеспечивает соблюдение законности в деятельности организации и осуществлении его хозяйственно-экономических связей, использование правовых средств для финансового управления и функционирования в рыночных условиях, укрепления договорной и финансовой дисциплины, регулирования социально-трудовых отношений, обеспечения инвестиционной привлекательности организации в целях поддержания и расширения масштабов предпринимательской деятельности.

10. Защищает имущественные интересы в суде, арбитраже, органах государственной власти и управления.

3. Права

Директор предприятия имеет право:

1. Без доверенности действовать от имени организации.

2. Представлять интересы предприятия во взаимоотношениях с гражданами, юридическими лицами, органами государственной власти и управления.

3. Распоряжаться имуществом и средствами организации с соблюдением требований, определенных законодательством и нормативными правовыми актами.

4. Открывать в банковских учреждениях расчетный и другие счета.

5. Заключать трудовые договоры (контракты).

6. Принимать решения по представлениям: о привлечении работников, нарушивших производственную и трудовую дисциплину, виновных в причинении материального ущерба предприятию к материальной и дисциплинарной ответственности;

7. Выдавать доверенности на совершение гражданско-правовых сделок, представительство, пр.

8. В пределах, установленных законодательством, определять состав и объем сведений, составляющих коммерческую тайну, порядок ее защиты.

4. Ответственность

1. Директор организации несет ответственность:

1.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

1.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

1.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

2. Директор предприятия несет персональную ответственность за последствия принятых им решений, выходящих за пределы его полномочий, установленных действующим законодательством, иными нормативными правовыми актами. Директор предприятия не освобождается от ответственности, если действия, влекущие ответственность, были предприняты лицами, которым он делегировал свои права.

3. Директор предприятия, недобросовестно использующий имущество и средства предприятия в собственных интересах или в интересах противоположных интересам учредителей, несет ответственность в пределах, определенных гражданским, уголовным, административным правом.

УТВЕРЖДАЮ

директор

ИП РафЭль

_______________ (Ф.И.О.)

«____»_________________ 20120г.

Должностная инструкция менеджера по работе с персоналом

1. Общие положения

1.1. Менеджер по работе с персоналом (далее менеджер) относится к категории руководителей.

1.2. При выполнении должностных обязанностей подчиняется непосредственно директору.

1.3. Назначение на должность и освобождение от нее производится приказом директора.

1.4. На должность менеджера назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование (по специальности менеджмент) или высшее профессиональное образование и дополнительную подготовку в области теории и практики менеджмента, стаж работы по специальности не менее 2 лет.

1.5. Менеджер должен знать:

1.5.1. Законодательные и нормативные правовые акты, регламентирующие коммерческую деятельность;

1.5.2. Рыночную экономику, предпринимательство и ведение бизнеса;

1.5.3. Конъюнктуру рынка, порядок ценообразования, налогообложения, основы маркетинга;

1.5.4. Теорию менеджмента, макро- и микроэкономики, делового администрирования, биржевого, страхового, банковского и финансового дела;

1.5.5. Теорию и практику работы с персоналом;

1.5.6. Формы и методы ведения рекламных кампаний;

1.5.7. Порядок разработки бизнес-планов и коммерческих условий соглашений, договоров, контрактов;

1.5.8. Основы социологии, психологии и мотивации труда;

1.5.9. Этику делового общения;

1.5.10. Основы технологии производства;

1.5.11. Структуру управления предприятием, учреждением, организацией, перспективы инновационной и инвестиционной деятельности;

1.5.12. Методы оценки деловых качеств работников;

1.5.13. Основы делопроизводства;

1.5.14. Методы обработки информации с использованием современных технических средств, коммуникаций и связи, вычислительной техники;

1.5.15. Основы законодательства о труде;

1.5.16. Передовой отечественный и зарубежный опыт в области менеджмента;

1.5.17. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

1.6. В своей деятельности менеджер руководствуется настоящей должностной инструкцией.

1.7. Во время отсутствия менеджера его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке.

2. Должностные обязанности

Менеджер:

2.1. Осуществляет управление коммерческой деятельностью организации, направленной на удовлетворение нужд потребителей и получение прибыли за счет стабильного функционирования, поддержание деловой репутации, и в соответствии с предоставленными полномочиями и выделенными ресурсами.

2.2. Исходя из стратегических целей деятельности организации планирует коммерческую деятельность.

2.3. Осуществляет контроль за разработкой и реализацией бизнес-планов и коммерческих условий, заключаемых соглашений, договоров и контрактов, оценивает степень возможного риска.

2.4. Анализирует и решает организационно-технические, экономические, кадровые и социально-психологические проблемы в целях стимулирования производства и увеличения объема сбыта продукции, повышения качества и конкурентоспособности товаров и услуг, экономного и эффективного использования материальных, финансовых и трудовых ресурсов.

2.5. Осуществляет подбор и расстановку кадров, мотивацию их профессионального развития, оценку и стимулирование качества труда.

2.6. Организует связи с деловыми партнерами, систему сбора необходимой информации для расширения внешних связей и обмена опытом.

2.7. Осуществляет анализ спроса на производимую продукцию или услуги, прогноз и мотивацию сбыта посредством изучения и оценки потребностей покупателей.

2.8. Участвует в разработке инновационной и инвестиционной деятельности, рекламной стратегии, связанной с дальнейшим развитием коммерческой деятельности.

2.9. Обеспечивает рост прибыльности, конкурентоспособности и качества товаров и услуг, повышение эффективности труда.

2.10. Осуществляет координацию деятельности в рамках определенного направления (участка), анализ ее эффективности, принимает решения по наиболее рациональному использованию выделенных ресурсов.

2.11. Привлекает к решению задач консультантов и экспертов по различным вопросам (правовым, техническим, финансовым и др.).

3. Права

Менеджер вправе:

3.1. Требовать от руководства создания необходимых условий для выполнения служебных обязанностей.

3.2. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех выявленных в процессе деятельности недостатках и вносить предложения по их устранению, а также вносить предложения по совершенствованию работы предприятия.

3.3. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

4. Ответственность

Менеджер несет ответственность в пределах, определенных действующим законодательством Российской Федерации за:

4.1. Ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.

4.2. Правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности.

4.3. Нарушение внутреннего распорядка организации.

УТВЕРЖДАЮ

директор

ИП РафЭль

_______________ (Ф.И.О.)

«____»_________________ 2012г.

Должностная инструкция продавца канцелярских товаров

1. Общие положения

1.1. Продавец является сотрудником магазина, подчиняется непосредственно директору магазина, подотчетен и подконтролен ему. В своей деятельности руководствуется: настоящей должностной инструкцией, правилами торговли, устными и письменными приказами и распоряжениями директора и менеджера. Продавец должен знать и выполнять правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты, нормы производственной санитарии и гигиены.

1.2. Цель работы продавца - обеспечение максимального объема продаж посредством создания оптимальных условий покупателям для выбора и оплаты товара.

2. Основные обязанности

Расстановка и пополнение товара на стеллажах.

Обеспечение сохранности товара.

Помощь покупателям при выборе товара.

Стимулирование продаж заданных администрацией видов товара.

Приемка и расстановка принятого товара.

Наклейка ценников на товар.

Участие в инвентаризации.

Контроль сроков реализации товара.

Обслуживание клиентов на кассе и ведение кассовых документов.

3. Описание работы

3.1. Расстановка и пополнение товара на стеллажах.

Работа продавцов осуществляется по установленному директором графику. В рабочие дни до открытия магазина продавец проверяет, достаточно ли товара для успешного начала процесса продаж. При необходимости выставляет товар с мест хранения и разрезает коробки для обеспечения свободного доступа покупателей к товару.

В течение дня продавец следит за наличием достаточного количества товара и при необходимости пополняет его. Товар на стеллажах размещается аккуратно, с выравниванием по передней кромке полок. Не допускается наличие на стеллажах свободных мест. В случае отсутствия какого-либо товара, его место на стеллаже должно немедленно заполняться соседним товаром в достаточном количестве.

3.2. Обеспечение сохранности товара.

При работе продавец осуществляет наблюдение за посетителями. Особое внимание при этом необходимо обращать на перемещение дорогостоящего товара. Путем визуального наблюдения продавец выявляет лиц, похищающих продукцию в своей одежде или в пронесенных в магазин предметах: зонтах, пакетах, дамских сумочках и т.п. В случаях порчи продукции (откупоривание различной тары, разрыв упаковочного материала и т.д.) продавец немедленно пресекает действия нарушителей с обязательной оплатой поврежденного товара. В случае отказа виновного лица от немедленной оплаты поврежденного товара продавец сообщает об этом директору для вызова им милиции и возбуждения уголовного дела по ст. 167 УК РФ «Умышленное уничтожение или повреждение имущества».

3.3. Помощь покупателям при выборе товара.

При необходимости продавец дает консультации покупателям по ассортименту товаров, предлагаемых к продаже в магазине, по потребительским свойствам и особенностям товаров.

3.4. Стимулирование продаж заданных администрацией видов товаров.

По указанию администрации продавец принимает участие в стимулировании продаж определенных видов товара для скорейшей их реализации по причине выведения этих товаров из ассортимента, а также для увеличения объема продаж этих видов товаров при участии в рекламных акциях.

При стимулировании продаж товара продавец обращает внимание покупателей на заданный товар путем размещения его на самых просматриваемых местах, путем дополнительных консультаций покупателей по особенностям и преимуществам данного товара и иным способом.

3.5. Приемка и расстановка принятого товара.

По указанию директора продавец работает на разгрузке товара.

3.6. Наклейка ценников на товар.

Во время работы продавец обязан следить за наличием ценников на товар, их верным размещением и правильным указанием всей информации в ценнике (наименование товара, цена, и т.д.) Продавец наклеивает ценники, подготовленные и переданные директором:

после приемки и расстановки товара;

после обновления цен

случае обнаружение несоответствия ценника требованиям правил торговли

в других случаях по указанию директора.

3.7. Участие в инвентаризации.

Продавец получает директора ведомости для пересчета товара и заносит в них количество пересчитанного товара. После окончания пересчета продавец передает отмеченные ведомости директору.

3.8. Контроль сроков реализации товара.

При выполнении всех своих функциональных обязанностей продавец обращает внимания на сроки реализации товаров. При обнаружении товаров с истекшими сроками реализации, продавец должен немедленно убрать товар с места продажи и дать эту информацию директору.

3.9. Обслуживание клиентов на кассе и ведение кассовых документов.

Продавец принимает от покупателя деньги, автоматически выбивается чек на сумму, равную сумме расходного документа. Чек вместе со сдачей передается покупателю; в чеке обязательно должна быть зафиксирована полученная наличность и сдача.

В течение рабочего дня продавец на кассе обеспечивает сохранность денежных средств. Директор производят промежуточный пересчет денег в кассе. Продавец формирует пачки по 100 купюр одной номинации и сдает для хранения в сейф. Эта операция производится не в ущерб обслуживанию покупателей.

Продавец обязан иметь надлежаще оформленную санитарную книжку, своевременно проходить все необходимые медосмотры и процедуры. Продавец может назначаться директором ответственным за открытие, снятие с охраны, закрытие и постановку на сигнализацию магазина в определенные дни устными или письменными распоряжениями директора магазина. Продавец обязан выполнять иные, не описанные в данной должностной инструкции, распоряжения администрации, вызванные производственной необходимостью.

4. Ответственность

Продавец несет материальную ответственность за сохранность товара в магазине.

Кроме того, продавец несет ответственность за:

качество и своевременность выкладки товара;

наличие ценников на товар;

наличие на стеллажах товаров только с допустимыми сроками реализации;

правильность оформления отчетов по ККМ, сохранность первичных документов и своевременную передачу их в бухгалтерию;

правильное оформление приходных и расходных документов;

своевременное пополнение запасов расходных материалов на кассе,

корректное и вежливое отношение к покупателям;

соблюдение трудовой дисциплины согласно Трудовому кодексу РФ и Трудовому договору (Контракту);

выполнение всех устных и письменных указаний и распоряжений администрации, касающихся работы магазина

выполнение других требований настоящей должностной инструкции.

В случае нарушения настоящей должностной инструкции к продавцу применяются дисциплинарные взыскания вплоть до увольнения.

5. Права

Продавец имеет право вносить предложения по улучшению процессов выполняемой работы, качества обслуживания клиентов, а так же по оптимизации всех процессов деятельности торговой точки.

Проект

Положение о персонале ИП РафЭль

1. Общие положения

1.1. Положение определяет основные требования к формированию персонала Организации, порядок приема на работу в Организацию, основные обязанности и права персонала и администрации Организации, организацию труда, режим рабочего времени, повышение квалификации и гарантии занятости персонала, поощрения за успехи в работе и ответственность за нарушения трудовой дисциплины, формирование социального партнерства персонала и администрации Организации.

1.2. Персонал Организации -- это коллектив работников, состоящих в трудовых отношениях с Организацией на основе трудовых договоров.

1.3. Не считаются входящими в состав персонала лица, осуществляющие выполнение работ (услуг) для Организации на основе гражданско-правовых договоров подряда либо иных соглашений, не подпадающих под понятие трудового договора.

1.4. В Организации установлены следующие категории работников:

- руководители Организации;

- исполнители.

Должностные обязанности работника определяются должностной инструкцией и трудовым договором. Структура Организации и штатное расписание утверждаются приказом Руководителя Организации

2. Основные принципы организации трудовой деятельности в Организации и взаимоотношений администрации и персонала

2.1. Трудовая деятельность в Организации осуществляется исходя из следующих основных принципов:

- законности;

- обязательности для всех работников решений вышестоящих органов Организации;

- справедливого вознаграждения по трудовому вкладу;

- производственной демократии и социального партнерства;

- обеспечения прав на охрану труда и социальную защищенность работников Организации;

- стабильности трудовых отношений.

2.2. Трудовая деятельность работников Организации регулируется Трудовым кодексом РФ, иными нормативными актами Российской Федерации, а также внутренними локальными нормативными документами.

2.3. Администрация и персонал Организации в качестве принципов своих взаимоотношений исходят из готовности персонала:

- понимать стоящие перед Организацией задачи как стратегического, так и текущего характера;

- чувствовать свою принадлежность к делам Организации;

- связывать личные интересы с интересами Организации;

- полностью разделять и поддерживать выдвигаемые Организацией ценности и корпоративные интересы;

- принимать ответственность и риск за дела Организации, экономические результаты ее деятельности, успех и неудачи.

2.4. Предусмотренные пунктом 2.3 Положения принципы имеют для персонала этическое значение только в случаях, прямо указанных в настоящем Положении, и обязательны для персонала.

3. Прием персонала на работу в Организацию

3.1. Прием персонала на работу в Организацию осуществляется администрацией Организации в соответствии с действующим трудовым законодательством путем заключения трудового договора и оформляется приказом Руководителя Организации.

3.2. При поступлении на работу в Организацию работник в соответствии с действующим трудовым законодательством предъявляет администрации Организации:

- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

- трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

- документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний -- при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

- в случаях, когда работником получено свидетельство о постановке на учет в налоговом органе, оно также представляется администрации при поступлении на работу.

3.3. Прием на работу без указанных в пункте 3.2. Положения документов не производится.

3.4. В целях наиболее полной оценки профессиональных и деловых качеств работника, принимаемого на работу, последнему может быть предложено представить краткую письменную характеристику (резюме) о выполняемой ранее работе, умении пользоваться оргтехникой, работать на компьютере и т.д. Каждый поступающий на работу проходит в обязательном порядке собеседование, а в необходимых случаях -- тестирование.

3.5. Прекращение трудового договора оформляется приказом Руководителя Организации. Днем увольнения считается последний день работы.

4. Основные права и обязанности персонала

4.1. Работник Организации обязан:

- осуществлять свою трудовую деятельность в соответствии с должностной инструкцией, условиями трудового и коллективного договора в пределах предоставленных ему прав;

- исполнять приказы, распоряжения и поручения вышестоящего руководства;

- обеспечивать высокую культуру своей производственной деятельности;

- поддерживать и повышать уровень своей квалификации, необходимый для исполнения должностных обязанностей, стремиться к самосовершенствованию, быть инициативным;

- соблюдать установленные в Организации внутренний трудовой распорядок, деловой стиль во внешнем виде и нормы этикета, производственную и финансовую дисциплину, обладать высокой внутренней культурой и самодисциплиной, не совершать действий, влекущих за собой причинение ущерба Организации и приводящих к подрыву ее деловой репутации;

- бережно относиться к имуществу Организации, принимать меры по предотвращению ущерба, который может быть причинен Организации;

- не разглашать коммерческую и иную информацию, носящую конфиденциальный характер и ставшую известной ему в процессе выполнения трудовых обязанностей;

- не использовать для выступлений и публикаций в средствах массовой, сведения, полученные в силу служебного положения, определенные специальными документами Организации как коммерческая (служебная) тайна, распространение которой может нанести вред Организации или ее работникам;

- работник вправе предоставлять информацию, содержащую служебную и коммерческую тайну, только в связи с возбуждением уголовного дела и в иных прямо предусмотренных законом случаях, уведомив об этом непосредственного руководителя;

- полностью разделять и поддерживать выдвигаемые Организацией корпоративные ценности;

- содействовать формированию духа сплоченной команды, строить взаимоотношения с коллегами на доброжелательной основе, оказывая им при необходимости профессиональную поддержку и помощь;

- соблюдать требования по охране труда, технике безопасности, правила противопожарной безопасности и производственной санитарии;

- поддерживать чистоту и порядок на своем рабочем месте, соблюдать установленный порядок хранения документов и материальных ценностей;

- эффективно использовать применяемые в работе технические средства и оборудование, экономно и рационально расходовать материалы и энергию, другие материальные ресурсы.

За полученные от администрации материальные и технические средства, необходимые для выполнения своей работы, работник несет материальную ответственность в соответствии с действующим законодательством РФ С работниками, непосредственно обслуживающими материальные и денежные ценности, заключаются договоры о полной материальной ответственности.

4.2. Работник имеет право:

- требовать при заключении трудового договора письменного закрепления в нем (или должностной инструкции) содержания и объема своих должностных обязанностей и обеспечения организационно-технических условий для их исполнения;

- обращаться с предложениями и замечаниями непосредственно к руководству подразделения или Организации;

- запрашивать и получать в установленном порядке от непосредственных руководителей и обеспечивающих служб необходимые для исполнения должностных обязанностей информацию и материалы;

- выступать с предложениями и замечаниями по вопросам организации труда;

- получать информацию о системе, порядке и размере материального вознаграждения, а также предоставляемых компенсаций и льгот, установленных в Организации;

- на получение материальной помощи на условиях и в порядке, установленных в Организации;

- на судебную защиту своих интересов.

5. Основные права и обязанности администрации

5.1. Администрация Организации обязана:

- соблюдать законодательство о труде, условия, предусмотренные трудовыми и коллективными договорами;

- обеспечивать социальное страхование всех работников;

- организовать труд работников,

...