Электронный документооборот за рубежом

Размещено на http://www.Allbest.Ru/

Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего образования

Самарский национальный исследовательский университет имени академика С.П. Королёва

Исторический факультет

Кафедра всеобщей истории, международных отношений и документоведения

Направление "Документоведение и архивоведение"

Выпускная квалификационная работа

Тема:

Организация электронного документооборота: опыт зарубежных стран

Выполнила Лазарева Е.А.

студентка 4 курса

Научный руководитель:

к.и.н., доцент Мякотин А.А.

Самара - 2020



Оглавление

Введение

Глава 1. Организационно-методические и правовые аспекты управления электронной документацией за рубежом

1.1 Международное нормативное регулирование электронного обмена

1.2 Законодательно-нормативная база электронного документооборота в странах Евросоюза

1.2.1 Нормативно-правовое регулирование электронного документооборота в Германии

1.2.2 Нормативно-правовое регулирование и организация работы с документами в Италии

1.2.3 Нормативно-правовое регулирование электронного документооборота во Франции

1.3 Организация управления документами и нормативное регулирование электронного документооборота в США

1.4 Нормативно-правовое регулирование электронного документооборота в Великобритании

Глава 2. Направления совершенствования ЭДО в России с учетом зарубежного опыта

2.1 Тенденции развития ЭДО в России и за рубежом: сравнительный анализ

2.2 Методы совершенствования электронного документооборота

Заключение

Список использованных источников и литературы



Введение

Переход к рыночной экономике ставит вопрос о создании единых стандартов и требований к системе документационного обеспечения управленческой деятельности, отвечающей современным условиям.

Повышение важности экономического фактора и юридической силы документов в управлении делает полезными исследования учёных и практический опыт в области управления документами, направленный на переход от традиционной офисной работы, от классического «системного» документооборота к созданию высокоэффективных систем с использованием современных технологических систем управления для достижения целей стратегического и оперативного управления, особенно в государственной сфере.

Одним из важных элементов этой работы является изучение относительно новой концепции в области документооборота в России - документооборот и его внедрение не только в научный оборот, но и в практическом применении.

Термин «управление документацией» широко распространен в мире. Например, в США организация, ведающая вопросами документации, носит название «Национальный архив и управление документацией» (National Archives and Records Administration). Буквальный перевод немецкого термина «Schriftgutverwaltung» означает «управление письменными документами». Английский термин «Records Management» также переводится как управление документамиЛарин, М.В. Управление документацией: теория и практика / М.В. Ларин // Делопроизводитель. - 2006. - № 1..

Непрерывный обмен информацией является характеристикой современного общества. Реальная, полная, надежная и своевременная информация является обязательным условием для правильного функционирования любой организации.

Управленческая деятельность связана с обменом информацией между субъектами и объектами управления. При отсутствии необходимой информации, невозможно своевременно принимать решения, определять стратегию развития организации.

Одним из основных факторов влияния научно-технического прогресса на все сферы деятельности человека является широкое использование информационных технологий. На современном уровне их развития работа с информацией (сбор, анализ, хранение, распространение и т.д.) осуществляется быстрее, эффективнее. Под влиянием новых информационных технологий происходят коренные изменения в системе управления повышается профессионализм специалистов, занятых в управленческой деятельности Беззубенко, Н.С. Информационное обеспечение управления: учебное пособие / Н.С. Беззубенко. - Тула, 2008. - С.2..

Управлением документацией - одно из ключевых направлений деятельности, осуществляемой в рамках документационного менеджмента организации, и включает текущее функционирование и оптимизацию подсистемы документационного менеджмента.

В процессе управления документацией организации решаются следующие основные задачи:

ь организация рационального документооборота;

ь контроль исполнения документов;

ь оперативное хранение документов, включая их надлежащую подготовку к передаче на архивное хранение в государственный или ведомственный (по принадлежности организации) архив;

ь последующее хранение документов в архиве Рогожин, М.Ю. Документационное обеспечение управления: учебно-практическое пособие / М.Ю. Рогожин. - М.: ТК Велби, Издательство Проспект, 2005. - С.5..

Конечной целью управления документацией является создание условий, гарантирующих эффективную обработку документированной информации в сроки, определяемые содержанием деятельности организации, и при минимально возможных затратах.

Актуальность моего исследования очевидна, поскольку в целях совершенствования системы документооборота в деятельности российских организаций и значительного повышения конкурентоспособности при выборе наиболее рациональной и эффективной организации работы над документами, необходимо проанализировать зарубежный опыт в этой области в построении законодательной базы и в непосредственном управлении документацией.

Высокая значимость и недостаточная практическая проработка проблемы определяют неоспоримую новизну данного исследования.

Изучение вопросов, связанных с этой тематикой, имеет как теоретическое, так и практическое значение.

Результаты исследования могут быть использованы для разработки методологии анализа «Организации документооборота за рубежом». Теоретическая значимость заключается в том, что отобранная проблематика находится на стыке нескольких научных дисциплин одновременно.

Цель настоящей работы - рассмотреть состояние и тенденции развития правового и организационно-методического обеспечения ЭДО в зарубежных странах.

Для достижения поставленной цели определены теоретические и научно-практические задачи:

1) исследовать международное и внутригосударственное нормативно-правовое регулирование ЭДО в США, Великобитании и странах ЕС;

2) дать сравнительный анализ тенденций развития ЭДО в России и за рубежом;

3) определить возможности систем управления электронными документами на основе зарубежного опыта.

Объектом исследования является организация электронного документооборота в России и за рубежом.

Предметом исследования являются нормативно-правовые и организационно-технические аспекты элеткронного документооборота в странах ЕС, США, Великобритании и России.

Анализ научных статей, учебных пособий и исследований показывает, что интерес к зарубежному опыту работы с документами возрастает.

В процессе подготовки выпускной квалификационной работы были использованы многочисленные периодические публикации в журналах «Секретарское дело», «Делопроизводство», «Делопроизводитель», «Секретарь-референт».

При написании работы были использованы различные источники и литература.

Источники можно разделить на следующие группы:

- нормативно-правовые акты, которые включают законы стран Европейского Союза, Западной Европы и США об информатизации, об электронной цифровой подписи, об электронном документе, и другие.

- нормативно-методические документы, к которым относятся международные стандарты ИСО AS 4390.1-1996 Records management - General; AS 4390.2-1996 Records management - Responsibilities; AS 4390.3-1996 Records management - Strategies; AS 4390.4-1996 Records management - Control; AS 4390.5-1996 Records management - Appraisal and disposal; AS 4390.6-1996 Records management - Storage., Директива о порядке использования электронных подписей в Европейском Сообществе Соловяненко Н.И. //«Компьютера».- 2000.- №13, Mo Reg Рысков О.И. «Управление документами в европейских странах: обзор нормативной базы».// Делопроизводство. 2006 № 4. - С. 8-14, СТБСТБ 1221-2000 «Документы электронные. Правила выполнения, обращения и хранения».СТБ 1176.2-99 «Информационная технология. Защита информации. Процедуры выработки и проверки электронной цифровой подписи». СТБ 1176.1-99 «Информационная технология. Защита информации. Функция хеширования»..

Законы содержат основополагающие сведения относительно объекта исследования. Например, определения таких базовых понятий, как информация, информационные технологии, электронная цифровая подпись и электронный документ. В них перечислены принципы правового регулирования в сфере информационных технологий.

Стандарты регулируют процессы управления документами. Все положения стандартов являются рекомендациями по созданию, включению в систему и управлению документами, а также обеспечению соответствия документов установленным характеристикам.

Литература включает в себя:

- периодические издания;

- учебные пособия, такие как издания Войниканис Е.А. и Якушев М.В. «Информация. Собственность. Интернет: традиция и новеллы в современном праве» и др.

Периодика представлена, прежде всего, статьями и трудами российских специалистов в области документационного обеспечения управления Храмцовской Н.А., Рыскова О.И., а также М.В. Ларина, Н.Д. Микулича, Н.И. Соловяненко, Н.Н. Федосеевой, Е.А. Шелепиной, А.Ю. Арнда, М.Н. Костомарова, С.Л. Кузнецова, О.А. Романовой и др.

В журнале «Делопроизводство» содержатся такие статьи, как «Управление документами в европейских странах: обзор нормативной базы» Рыскова О.И. Рысков О.И. «Управление документами в европейских странах: обзор нормативной базы».// Делопроизводство. 2006 № 4. - С. 8-14, «Законодательное и нормативно-методическое регулирование использования электронных документов и электронной цифровой подписи» Кукариной Ю.М. Кукарина Ю.М. «Законодательное и нормативно-методическое регулирование использования электронных документов и электронной цифровой подписи».// Делопроизводство. 2002. №3

Статья «Управление документами» содержит обзор европейского законодательства в сфере информации и документации. Автор акцентирует внимание на стандартах делопроизводственных метаданных, как на особом типе стандартов, призванных обеспечить значимость, управляемость и длительность существования документации организации. Рысков О.И. «Управление документами в европейских странах: обзор нормативной базы».// Делопроизводство. 2006 № 4. С. 8-14

В статье Ю.М. Кукариной «Законодательное и нормативно-методическое регулирование использования электронных документов и электронной цифровой подписи» автор подробно рассматривает законы и нормативные акты принятые за два последних десятилетия, касающиеся использования электронной цифровой подписи и электронного документа. Кукарина Ю.М. «Законодательное и нормативно-методическое регулирование использования электронных документов и электронной цифровой подписи».// Делопроизводство. 2002. №3

Материал из статей журнала «Секретарское дело» посвящён рассмотрению вопросов регламентации электронного документооборота в США.

Статья старшего преподавателя кафедры ГиМПД Мурманского института Федосеевой Н.Н. «Сущность и проблемы электронного документооборота» представлена в периодическом издании «Юрист». Федосеева Н.Н. «Сущность и проблемы электронного документооборота».//Юрист. 2008. №6

Статья Шелепиной Елены Александровны представленная в периодическом издании «Журнал Российского права» раскрывает вопросы международной унификации законодательства об электронном документообороте. Шелепина Е.А. « Международная унификация законодательства об электронном документообороте». // Журнал российского права. 2004. №7

Кроме того, в работе использовались материалы различных конференций, посвященных отдельным сторонам управления документами. Материалы Второй Всероссийской практической конференции «Электронный документооборот и документационное обеспечение управления в органах власти» 2-4 февраля 2004 г.

Особое внимание уделено стандартам ИСО 15489-2001 «Информация и документация - Управление документацией» и ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Требования к оформлению документов.

Работа состоит из введения, оглавления, двух глав, заключения, списка использованных источников и литературы.

Первая глава содержит характеристику и некоторые особенности нормативно-правового регилирования электронного документооборота в различных регионах мира, а также анализ законодательного и методического регулирования процессов управления документацией в США, странах Европейского Союза и Западной Европы.

Во второй главе представлен сравнительный анализ ЭДО в России и за рубежом, а также некоторые мотоды и предложения по совершенствованию отечественного ЭДО.

Заключение посвящено обобщению материала, характеристике сделанных выводов и анализу результата проведённого исследования.



Глава 1. Организационно-методические и правовые аспекты управления электронной документацией за рубежом

1.1 Международное нормативное регулирование электронного обмена

Глобализация международных отношений на современном этапе привела к повышению значимости международно-правового регулирования потока документов.

Создание специальных актов на национальном уровне не способствует развитию международных отношений, поскольку законы разных стран имеют разные подходы к определению основных правовых институтов и принципов правового регулирования.

В последние годы в европейских странах особое внимание общественности уделялось не только работе документам долгосрочного хранения, но и управлению документами как важнейшему элементу оперативного управления. Несколько факторов способствуют активной реализации программ управления документами и разработке корпоративных стратегий в области информации и документации, как в государственных, так и коммерческих организациях.

Прежде всего к таким факторам относится принятие и действие законодательства об архивном деле, о защите данных, о свободе информации организаций» Dawkins P. The functions required of software packages for EDI // EDI technology / Ed. M. Gifkins. L., 1989., о правах человека. В законодательных и иных нормативных актах европейских стран содержатся требования к типам документов, которые должны быть созданы, и к срокам хранения документов. Кроме того, могут быть установлены права или ограничения на доступ к документам или их содержанию (например, в законодательстве о свободе информации), требования к формату документов (например, в законодательстве о защите персональных данных), передаче документов в архивные учреждения (например, в законодательстве об архивах), процессам управления документами (например, законодательство может устанавливать порядок индексации (регистрации) документов в целях улучшения их хранения) Рысков, О.И. Управление документами в европейских странах / О.И. Рысков // Делопроизводство. - 2006. - №4. - С.8..

Доступность документов, представляющих общественный интерес или необходимых для осуществления прав, свобод и обязанностей граждан, требует защиты информации, касающейся частной жизни, конфиденциальности персональных данных и упрощения поиска и обработки документов. Работа с электронными документами, в свою очередь, требуют защиты персональных данных, содержащихся в автоматизированных системах.

В ряде развитых стран действует Конвенция о защите физических лиц при автоматизированной обработке персональных данных от 28 января 1981 года, которая гарантирует каждому частному лицу соблюдение его права на личную жизнь. Законы о защите данных, отражающие положения Конвенции Совета Европы о защите данных (1981 год) и Директивы Евросоюза о защите данных (1995 год), сегодня приняты во всех странах-членах ЕС.

Законодательство о защите данных требует от организации ответственного подхода к управлению кадровыми документами, разработке стандартов и практических руководств по работе с подобными документами.

Внешним признаком перехода большинства стран к информационному обществу стало применение перед названием государств латинской буквы e, что означает появление «Электронных США» (e-USA), «Электронной Европы» (e-Europe), «Электронной Франции» (e-France), «Электронной Великобритании» (e-Great Britain) и т.д. Несомненно, что в этот ряд входит и «Электронная Россия» (e-Russia), о чем свидетельствует принятие федеральной целевой программы (ФЦП) «Электронная Россия», а на региональном уровне программ «Электронная Москва», «Электронный Санкт-Петербург».

Облегчение доступа к информации и услугам государственных органов путем применения современных информационных технологий является одним из главных элементов проекта экономического и социального обновления Европы - инициативы «e-Европа», объявленной Европейской комиссией 08 декабря 1999 года и предназначенной для ускорения развития цифровых технологий в Европе. Главы европейских государств в 2002 году приняли План действий по достижению целей «Электронной Европы».

Грамотное управление документооборотом имеет особое значение в контексте принятия Европейской комиссией и национальными правительствами законодательства в области электронной коммерции и электронной подписи. В некоторых директивах Евросоюза допускается обмен электронными данными, форму электронных транзакций и электронная подпись. Все это лежит в основе развития практики управления электронным документооборотом.

В современном мире важность стандартов продолжает расти. Основной причиной этого являются изменения в экономике и общественной жизни, связанные с глобализацией мирового рынка, стирающей границы на пути движения капитала, товаров, идей и информации. Научно-технический прогресс, быстрое развитие информационных технологий и их активное внедрение - все это также способствовало активизации разработки и внедрения международных стандартов во все сферы человеческой деятельности, в том числе и в управление документацией Храмцовская, Н.А. Международные стандарты по делопроизводству / Н.А. Храмцовская // Секретарь-референт. - 2006. - №12..

Международная организация по стандартизации (International Organization for Standardization, ISO) является всемирной ассоциацией национальных органов по стандартизации. Международные стандарты обычно готовятся соответствующими техническими комитетами ИСО. Каждая организация-член ИСО имеет право быть представленной в технических комитетах, чьи темы представляют интерес для них. Международные организации, правительственные и неправительственные, также принимают участие в этой работе.

Например, ИСО тесно сотрудничает с Международной электротехнической комиссией (International Electrotechnical Commission, IEC) по всем вопросам стандартизации в области электротехники.

В связи с успешным использованием стандартов качества ИСО, а также с глобальной тенденцией ужесточения законодательных и нормативных требований к ведению финансово-хозяйственной деятельности, во всем мире возрастает необходимость разработки общего подхода для решения наиболее распространенных проблем, важных для любой существующей системы делопроизводства.

Стандарты ISO серии 9000 по управлению качеством продукции и услуг.

Первыми широко принятыми стандартами, включающими требования к документации, были стандарты серии ISO 9000 для управления качеством продукции и услуг. Впервые в истории международных стандартов делопроизводство и документооборот не только были отмечены как важная часть деятельности организации, но и начали проверяться в процессе сертификации.

Во многих случаях налаживание соответствующей работы с документами составляет не менее половины всех действий, выполняемых в рамках сертификации. В результате растущая популярность ISO 9000 стала одним из важных факторов, стимулирующих развитие делопроизводства и повышение статуса службы ДОУ и её сотрудников во внутренней иерархии компании.

В тексте стандартов этой серии (ISO 9000, ISO 9001, ISO 9004) целый раздел посвящен управлению документацией, который начинается с объяснения важности документации для организации. Подчеркивается, что разработка документации по качеству не должна становиться самоцелью - эта деятельность должна принести заметную пользу компании.

Каждая организация самостоятельно определяет объем необходимой документации и количество используемых носителей информации. Важно учитывать все факторы: тип и размер организации, сложность производимых товаров, потребности потребителей, законодательные и нормативные требования отрасли, в которой работает компания, фактические мощности персонала и так далее.

Стандарты ISO серии 14000 по управлению окружающей средой.

По аналогии со стандартами управления качеством товаров и услуг, начали разрабатывать стандарты для других видов деятельности. Широкое распространение получила серия стандартов по управлению экологией - ISO 14000, которая также включает разделы по управлению документацией.

Организации должны разработать правила работы с документами, включая вопросы защиты, поиска, установления сроков хранения и контролируемого уничтожения документов, срок хранения которых истек.

Чтобы соответствовать требованиям стандарта, необходимо подготовить большое количество внутренних нормативных документов и регулярно вносить изменения и улучшения.

Особое внимание уделяется проверке версий внутренних нормативных документов, используемых на рабочем месте, а также организации лёгкого доступа к ним.

Следует отметить, что помимо собственных документов, в организации могут быть и документы «внешнего происхождения», необходимые для планирования и функционирования системы управления окружающей среды. Необходимо обеспечить их защиту и возможность быстрого доступа к этим документам.

Стандарт ISO/IEC 17799 по информационной безопасности.

С развитием системы международных стандартов представители различных профессий, в том числе специалисты в области информационных технологий и информационной безопасности, стали уделять внимание делопроизводству и документообороту.

Требования по защите документов организации включены в стандарт ISO/IEC 17799 «Информационные технологии - Практическое руководство по управлению информационной безопасностью». Весьма символично, что этот стандарт, разработанный специалистами в области информационных технологий для собственных нужд, в первую очередь устанавливает требования для работы с документацией организации.

Надлежащая информационная безопасность может быть обеспечена только при условии, что управление документами на всех типах носителей осуществляется в соответствии с единой системой, и что установленные требования применяются ко всем информационным ресурсам компании. Для IT это большой шаг вперед в понимании необходимости сотрудничества со специалистами по управлению документацией, которые обладают профессиональными навыками для удовлетворения ряда требований. Прежде всего, это гарантия, что организация документооборота соответствует законодательным и нормативным требованиям.

В России это сотрудничество еще более актуально, потому что большинство документов у нас еще существуют на бумажных носителях.

20 июня 2005 года Международная организация по стандартизации ISO опубликовала новую версию стандарта ISO/IEC 17799. По сравнению с версией 2000 года было внесено значительное количество модификаций и дополнений. Основные усилия разработчиков были направлены на то, чтобы сделать стандарт более универсальным. Многие положения, которые ранее были сформулированы как требования только к программному обеспечению, были изменены таким образом, чтобы распространить их на другие виды деятельности и типы ресурсов. Palmer D. EDI - The nuts and the bolts // EDI technology / Ed. M. Gifkins. L., 1989.

Разработчики стандарта постарались следить за всеми изменениями, произошедшими за 5 лет: ростом электронной торговли, за повышенным вниманием к созданию электронных реестров, защитой персональных данных и прав интеллектуальной собственности и соответствующим усилением требования информационной безопасности.

Новая версия стандарта учитывает ужесточение требований, возрастающее во всём мире, направленных на обеспечение соответствия организаций законодательным, нормативным и другим требованиям, растущей популярности стандарта управления документами ISO 15489, а также опыта, приобретенного после работы с определенными типами электронных документов.

За подробными указаниями по управлению документами организации новая версия предлагает обратиться к стандарту ISO 15489-1.

Ссылка на то, что организация должна обеспечить свою информационную безопасность в области документооборота, основанную на положениях первого в мире международного стандарта для офисной работы, очень важна, поскольку она в действительности требует от специалистов в области информационных технологий и информационной безопасности использовать требования ISO 15489-1 в своей работе.

Международные стандарты по управлению документацией.

ISO 15489 «Информация и документация - Управление документацией» (ISO 15489-2001 Information and documentation - Records management) был издан в 2001 году Международной организацией по стандартизации. Он подготовлен техническим комитетом ISO/TC 46, Информация и документация, подкомитет SC 11, Архивное дело/управление документами.

Стандарт определяет, что регламент (политика) в области управления документацией должен быть принят на высшем уровне организации, и его влияние должно распространяться на всех ее сотрудников, которые создают документы во время работы. В нём должно указываться по каждому должностному рангу, кто ответственен за любой документ в организации.

Появление ISO 15489 стало важным событием для специалистов по управлению документами. Стандарт ИСО включает в себя лучший практический опыт ряда стран и, прежде всего, впервые делопроизводство выделили как важную отрасль человеческой деятельности. В ближайшем будущем технический комитет ИСО, который утвердил этот стандарт, планирует разработку новой версии.

Следует отметить, что ISO 15489 значительно отличается от привычного нам ГОСТа тем, что в нем провозглашаются основные принципы использования документов и систем документооборота. Строгие требования к оформлению документов отсутствуют, потому что в каждой стране существуют свои особенности.

Целью стандарта является закрепление базовых требований и положений, гарантирующих надежное документирование деятельности любого предприятия и организацию делопроизводства и документооборота на уровне, соответствующем международным требованиям.

К сожалению, основным препятствием для распространения стандарта в России является отсутствие у специалистов в области управления документами знания о нём, а также отсутствие качественного перевода стандарта на русский язык.

Международные стандарты ISO 23081 и ISO 15801, соответственно, предназначенные для метаданных делопроизводства и гарантирующие надежность информации, хранящейся в электронном виде, также послужат основой для разработки национальных стандартов во многих странах.

Метаданные - структурированные данные о данных - это информация, которая позволяет идентифицировать, управлять и идентифицировать информационные ресурсы. Метаданные особенно важны при работе с электронными документами.

Универсальный набор метаданных содержит так называемое Дублинское ядро - международный стандарт ISO 15836, применимый ко всем информационным ресурсам и принятый в 2003 году. Инструкции по использованию Дублинского ядра в Европе указаны в немецком стандарте, опубликованном в 2000 году. Национальные стандарты метаданных, основанные на Дублинском ядре, приняты во многих развитых странах.

Стандарты метаданных делопроизводства - это особый стандарт метаданных, предназначенный для обеспечения актуальности, управляемости и долговечности документации организации.

Международный стандарт ISO 23081 «Информация и документация. Процессы управления документами. Метаданные документов» посвящен метаданным делопроизводства в управленческой деятельности, их типам, функциям по обеспечению управленческих и делопроизводственных процессов, а также управлению метаданными. Первая часть стандарта (ISO/TS 23081-1-2004 Information and documentation - Records management processes - Metadata for records) содержит определение сущности метаданных делопроизводства, их роль в управлении, описание процессов управления метаданными. Он устанавливает требования для различных категорий метаданных делопроизводства на основе требований ISO 15489.

Международный стандарт ИСО/ТО 15801-2004 «Электронный имиджинг - Информация, хранящаяся в электронном виде - Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности» (ISO/TR 15801 Electronic imaging - Information stored electronically - Recommendations for trustworthiness and reliability) регулирует внедрение и эксплуатацию систем управления информацией, которые хранят данные в электронном виде и для которых важна надежность, достоверность и целостность информации. Он охватывает весь жизненный цикл электронных документов, от их внедрения в систему до уничтожения.

В Великобритании в настоящее время действуют различные национальные стандарты по управлению документами: сохранение, транспортировка и эксплуатация носителей, используемых при обработке и хранении данных, управление информационной безопасностью, управление документами, правомерная допустимость и юридическая сила информации, содержащейся в системах электронного документооборота, информационный менеджмент, практическое применение закона о защите данных 1998 года. The TEDIS Interchange Agreement // Final Draft. 1991. May.

Франция приняла национальный стандарт (NF Z 42-013), призванный гарантировать целостность электронных документов в компьютерных системах с использованием технологии неперезаписываемых оптических дисков. Он устанавливает процессуальные и технические требования Рысков, О.И. Управление документами в европейских странах / О.И. Рысков // Делопроизводство. - 2006. - №4. - С.11..

Подчеркну, что архивные вышестоящие организации европейских стран, а также многих других зарубежных стран стремятся участвовать в управлении документами различных форматов уже на стадии создания документов и в процессе их полного жизненного цикла - от создания до уничтожения или передачи на хранение. В частности, Национальный архив Великобритании (National Archives) является центральным консультативным и экспертным органом, поддерживающим управление документацией. В настоящее время Национальный архив Великобритании занимается вопросами управления документами, включая электронную документацию и дигитализацию документов. Сейчас же британский архив может быть признан наиболее прогрессивным и активным разработчиком методов управления документацией среди всех европейских архивных организаций.

Во Франции, в соответствии с законом от 3 января 1979 года, функции органов управления архивами, осуществляющих надзор за делопроизводством, выполняет Дирекция архивов Франции (Direction des Archives de France).

В Риме центральный государственный архив (Archivio Centrale dello Stato) гарантирует безопасность документов, созданных центральными административными органами итальянского правительства, управляет иерархией государственных архивов по всей Италии и устанавливает требования для управления документами в стране.



1.2 Законодательно-нормативная база электронного документооборота в странах Евросоюза

Вопрос правового регулирования электронного документооборота как в суверенных государствах, так и на международной арене приобретает все большее значение в связи с внедрением новых эффективных информационных и компьютерных технологий практически во всех областях социальной и производственной деятельности (от взаимодействия населения с органами государственной власти, финансовой поддержки и товарных рынков до услуг, розничной торговли, образования и досуга). Например, широко используются автоматизированные информационные системы (АИС) для электронных межбанковских и коммунальных платежей, заказов и покупок товаров и обмена электронными документами (договорами, финансовыми отчетами, налоговыми декларациями и др.) Ловцов, Д.А. Проблемы правового регулирования электронного документооборота / Д.А. Ловцов // Делопроизводитель. - 2008. - №5. - С. 5..

С середины 1990-х гг. обеспечение юридически значимого электронного документооборота в АИС осуществляется, в частности, на основе использования так называемых электронных подписей в качестве реквизита электронных документов, и в качестве средства аутентификации подлинности и целостности электронных документов.

Сегодня в мировой практике исторически сложились три основные модели правового регулирования в области электронного управления документами и электронными подписями.

Первая модель принята в США. Правительство Соединенных Штатов дает гражданам и корпорациям право самостоятельно регулировать внутренние процессы в области электронной торговли. Эта модель основана на принципах «бизнес-выборки», концепции свободы заключения договора и использования любых конкретных компьютерных и IT-технологий. Выбор любой технологии для подписания электронных документов сторон, участвующих в сделке, признается законной. Сами стороны могут решить, использовать электронные подписи или нет, и не обязаны связываться с независимой третьей стороной, которая удостоверяет соответствующие сертификаты ключей подписи.

Вторая модель принята в Европейском Союзе. Основной принцип соответствующей Директивы Digital Signature Directive 1999/93/EU (28.06.99) // Official Journal of the European Communities. - 1999. - №28. об электронной подписи об электронной подписи заключается в том, что система лицензирования не должна быть принудительной. Каждая страна-член Европейского Союза может создавать структуры, которые регулируют процесс предоставления добровольных лицензий для того, чтобы сформировать у клиентов или потенциальных деловых партнеров авторитет и доверие к организации, предоставляющей услуги в сфере применения электронных подписей. Правительства должны обеспечить наличием соответствующей системы для надзора за деятельностью поставщиков сертификационных услуг, созданных на территории страны, и которые также выдают квалификационные сертификаты населению.

Третья модель была принята в России и Индии, где законы об электронной подписи строго регулируют рынок услуг в этой области путем лицензирования деятельности по предоставлению этих услуг. Основным принципом модели является признание электронной подписи эффективной и необходимой везде, в том числе на международном уровне. Такой подход не обладает гибкостью и практически не способен своевременно реагировать на изменения условий и механизмов развития информационной сферы социально-производственной деятельности. А именно, в Индии первая лицензия на предоставление услуг электронной подписи была выдана через три года после принятия соответствующего закона. В результате электронная торговля была приостановлена, и около 40 миллионов случаев договорных споров накопилось в индийских гражданских судах.

Помимо этого, в зависимости от уровня детализации требований к самой электронной подписи, также можно выдвинуть три разных подхода.

Первый (наиболее общий) подход основан на признании требований для электронной подписи тех же условий, что существуют и для рукописной, включая уникальность, возможность её проверки и также возложение ответственности на лицо, использующего такой метод.

Второй подход также предполагает, что электронная подпись должна быть связана с передаваемыми данными так, чтобы в случае их изменения, электронная подпись тотчас же становилась бы недействительной.

Третий подход предлагает наиболее детальные требования к электронным подписям, в особенности, предусматривает использование специальной технологии для асимметричных преобразований криптографической информации в электронных документов. Этот тип электронной подписи называется «электронная цифровая подпись» (ЭЦП) Федеральный закон от 10 января 2002 г. №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» // СЗ РФ. - 2002. - № 2..

Выбор конкретного подхода к разработке соответствующего национального законодательства, в основном определяется текущей социально-политической ситуацией в стране, когда поиск наиболее подходящих средств безопасного обмена документированной информацией либо поручается коммерческому рынку, либо проводится централизованно для защиты агентов развивающегося рынка от потенциально конфликтных ситуаций.

В типовых законах ЮНСИТРАЛ (Комиссии по международному торговому праву ООН) «Об электронной коммерции» и «Об электронной подписи» предусмотрен правовой режим электронного обмена данными в коммерческих сделках, представленного в виде приблизительного свода правил.

Европейское право имеет более строгий подход к вопросу о том, какой должна быть электронная подпись. Соответствующая европейская директива об электронных подписях в качестве основного европейского права предусматривает использование второго подхода, который использовался, в частности, при принятии национальных законов в Австрии, Великобритании, Германии и т. д.

Проблемы правового регулирования отношений, связанных с использованием электронных подписей, по существу, связаны с регулированием использования технологий электронного документооборота. Каждая страна должна решить для себя надежность конкретной технологии, вероятность того, что она будет искажать волю сторон в электронном документе, кто имеет право решать в каждом случае вопрос подлинности и на какие критерии он основывается.

В России закон предусматривает только один тип электронной подписи, а именно - ЭЦП, строго регламентирующий предоставление услуг в области электронных отношений и предусматривающий предоставление обязательных лицензий на соответствующую деятельность, а также использование стандартизированных алгоритмов ЭЦП. Закон предусматривает различные правовые режимы для общественных информационных систем и корпоративных информационных систем. В рамках корпоративного режима регулирование ЭЦП передается по усмотрению участников системы как формальность, однако, требуются предварительные соглашения о регулировании электронного документооборота и процедурах разрешения споров, предполагается физический обмен магнитными носителями с ключами ЭЦП и сертификатами ключей. Закон также предусматривает создание сертификационных центров для публичных информационных систем, но, с одной стороны, на практике скорость создания таких структур оставляет желать лучшего, а с другой стороны, любая конкуренция между ними исключена из-за необходимости предварительной договорённости и получения разрешения от компетентных органов. Наконец, исключена возможность привлечения физических лиц и др.

В отличие от Директивы Европейского Союза, российский закон об ЭЦП также не предусматривает, в частности, возможность для участников корпоративной АИС свободно выбирать не только тип аутентификации документа, но и средства, которое создаёт и подтверждает подлинность. Данное обстоятельство практически исключает эффективные электронные отношения граждан и юридических лиц Российской Федерации с зарубежными партнёрами.

В Украине был принят более либеральный и гибкий закон «Об электронной цифровой подписи», который также предусматривает другие типы электронной подписи. Этот закон основан на общей концепции соответствующей европейской директивы, рекомендующей единые правила для признания юридической силы электронных подписей и добровольной аккредитации основных центров сертификации ключей. Определение термина «электронная подпись» в соответствии с уровнем детализации передовых требований к электронной подписи делится на два понятия. Фактически, электронная подпись, которая представляет собой данные в электронном виде, прикрепленные к другим данным или логически объединенные с ними, предназначена для идентификации подписавшего. Второе определение - ЭЦП, определяющее используемую технологию и дающее конкретику результату определенного криптографического преобразования набора данных, который, в свою очередь, присоединяется к этому набору данных или логически объединяется с ним, что позволяет подтвердить целостность набора и определить подписавшего.

Таким образом, полный анализ основных правовых проблем и характеристик моделей развития национального законодательства в области электронного документооборота и электронной подписи показывает, что в мировом сообществе наблюдается постоянная тенденция к некой гармонизации законодательства, на основе общих принципов и подходов. Становится очевидно, что обязательная и строго регламентированная государственная система сертификации электронных цифровых подписей, которая обеспечивает высокую степень безопасности и надежности при их использовании, однозначно даёт возможность участия в международной электронной торговле. Конвенция о договорах международной купли-продажи товаров (Вена, 1980 г., A/СОNF.97/18, Annex) В то же время остается значительное количество нерешённых проблем частного обеспечения правового регулирования использования электронных подписей как в нашей стране, так и за рубежом, из-за различий в национальных законах, потребностях, динамики развития национальных экономик, и других социально-политические факторов.

1.2.1 Нормативно-правовое регулирование электронного документооборота в Германии

В Германии правовой режим электронных документов, подписанных электронными подписями, устанавливается Законом «О подписи» и некоторыми другими нормативными актами.

Закон осуществляет юридическое признание электронных подписей, а также юридическую силу и допустимость электронных записей в качестве судебных доказательств. В дополнение к специальному закону, юридическое признание электронных подписей также предусмотрено общим немецким законодательством (например, Германском гражданском уложении, процессуальном законодательстве). Общие законы также устанавливают исключения из правил. Например, они не могут быть представлены в электронном виде и, следовательно, подписаны электронными подписями завещания, векселя и т.д.

Подход Германии к приданию юридической силы контрактам в электронной форме, касающимся требований к рукописным подписям, заключается в установлении строгого режима. В 1997 году вступил в силу вышеупомянутый Закон «О цифровой подписи», а именно статьей 3 Закона «О регулировании основных условий предоставления информационных и коммуникационных услуг». Этот закон, до аннулирования, давал силу электронным подписям в электронной коммерции. Дополнительные технические требования были включены Постановление «О цифровой подписи». Эти положения совместно сформировали правовую основу для создания и подтверждения цифровых подписей органами по сертификации, имеющими государственную лицензию.

В соответствии с требованиями директивы Европейского союза, немецкое законодательство предусматривает использование как цифровых, так и электронных подписей в иных формах, включая биометрические данные (принцип технологической нейтральности).

Закон «О подписях» устанавливает разные виды электронных подписей: простые, улучшенные и квалифицированные. Только последний является полным юридическим эквивалентом физической подписи, хотя первые два также могут быть использованы в ходе судебного разбирательства. В Германии обязательная аккредитация сертификационных центров не предусмотрена. Однако центры могут проходить добровольную аккредитацию в качестве так называемых квалифицированных поставщиков сертификационных услуг или доверенных центров. Только сертификаты, выданные аккредитованными центрами сертификации, признаются квалифицированными.

В Германии также был принят Закон «О контроле и прозрачности корпоративной сферы», который считается немецким аналогом американского SOA - это сервис-ориентированная архитектура, от англ. service-oriented architecture - модульный подход к разработке программного обеспечения, основанный на использовании распределённых, слабо связанных (англ. loose coupling) заменяемых компонентов, оснащённых стандартизированными интерфейсами для взаимодействия по стандартизированным протоколам). В соответствии с этим, компания обязуется создать надежную IT-инфраструктуру.

В настоящее время в Германии регулируется использование криптографии с открытым / закрытым ключом, в рамках которой затрагиваются технические требования сертификационных органов, которые должны полностью соответствовать закону, чтобы в итоге получить разрешение на осуществление деятельности. Основное внимание в законе уделяется созданию инфраструктуры для цифровых подписей, а не признанию юридической силы договоров в электронном формате. Провал этой попытки связан с отсутствием конкретных положений, касающихся действительности и масштабов использования цифровых подписей в электронных транзакциях. Вместо этого закон содержит технические стандарты для органов по сертификации, которым они должны соответствовать при получении лицензии.

Поскольку формальное признание юридической силы электронных документов в качестве бумаги не гарантируется законом, то возникают две проблемы с гармонизацией законодательства.

Во-первых, отсутствие официального законодательного признания электронных документов приводит к необходимости дополнительных комментариев по рассматриваемым сделкам. В настоящее время существует большое количество правовых требований, которым электронные или цифровые подписи не соответствуют. Таким образом, определение сделок, которые могут быть заключены в электронной форме, требует анализа закона и, следовательно, увеличивается цена сделки. Соловяненко Н.И. «Правовое регулирование электронной торговли и электронной подписи (международный опыт и российская практика)» // Хозяйство и право. 2003, №1, С.28

Вторая проблема создана статьями 14 и 15 закона. Они устанавливают применимость стандартов цифровой подписи для иностранных сертификационных органов. Цифровые подписи, созданные органом из другого государства-члена Европейского Союза, могут быть распознаны, только если они продемонстрируют тот же уровень безопасности. Как это можно продемонстрировать, не совсем понятно, но, похоже, что для соблюдения этого положения необходимы аналогичные условия тестирования и режим регулирования. Для стран, не входящих в Европейский Союз, статья 15 (2) указывает, что цифровые подписи могут быть признаны, в качестве эквивалентных, только при наличии международных или межправительственных соглашений.

Недостатки и чрезмерная жесткость стандартов, содержащихся в законодательных инициативах 1997 года, противоречили требованиям двух директив Европейского Союза. Поэтому правительство Германии разработало дополнительные законы, чтобы заменить существующий. Это Германское предложение по основам Закона «О цифровых подписях» от 16 августа 2000 года, принятое Бундесратом 09 марта 2001 года и вступившее в силу 21 мая 2001 года (Signaturgesetz, SigG).

SigG не ассимилирует электронные и рукописные подписи. Здесь, однако, остается набор обязательных правил для создания и выдачи сертификатов, которые могут быть признаны в соответствии с Директивой; тем не менее, электронные подписи, по определению, являются самодостаточными для подтверждения транзакции в электронной форме. В первой части закона указывается цель всего закона: формирование основы для электронных подписей. Это намного больше соответствует директиве, чем в предыдущем законе. Однако вместо того, чтобы регулировать обращение электронных подписей, закон продолжает создавать инфраструктуру для цифровых подписей.

Успешно прошёл процесс подготовки поправок к статье 126 (а) Гражданского кодекса, которые в настоящее время гарантируют правовой статус квалифицированного сертификата. Признание иностранных сертификатов возможно при условии, что выдающие органы сертификации прошли аккредитацию и могут обеспечить соответствующий уровень безопасности. Это создало гарантии для использования электронных подписей во всех сферах экономической деятельности, независимо от отношений, в которых используются подписи.

Новый и улучшенный SigG в некоторой степени смягчил позицию Германии в отношении электронных подписей, но не достиг цели создания эффективного законодательства в отношении законного признания электронных контрактов Арндт, А.Ю. Электронная торговля: имплементация директив ЕС в национальное законодательство Германии, Франции и Великобритании / А.Ю. Арндт, О.А. Романов // [Электронный ресурс]..

1.2.2 Особенности нормативного регулирования организации работы с документами в Италии

Италия является относительно молодым государством, но история делопроизводства на этих землях началась не менее 2000 лет назад, во времена Римской республики и Римской империи, которая затем заменила первую. Эти два государства породили одну из величайших цивилизаций, которые когда-либо существовали в мире, и внесли очень большой исторический вклад в развитие делопроизводства.

Делопроизводство в современной Италии существует с начала 19-го века - с того времени, когда Итальянские государства были во власти Наполеоновской Франции. Французское правительство ввело в Италии классификацию документов и систему регистрации, основные характеристики которой существуют и по сей день. Через четырнадцать лет после образования Итальянской Республики, которое произошло в 1861 году, правительство открыло центральный государственный архив в Риме (Archivio Centraledello Stato). Этот архив хранит документы, опубликованные центральными административными органами итальянского национального правительства. Кроме того, Архив управляет иерархией государственных архивных организаций по всей Италии и формируют структуру национального делопроизводства.

...