Электронный документооборот за рубежом

В на--стояще--е-- вре--мя ра--боты по многим а--спе--кта--м пробле--мы ДОУ, в том числе-- докуме--нтооборота-- с использова--ние--м совре--ме--нных информа--ционных те--хнологий, что на-- пра--ктике-- ча--сто на--зыва--ют а--втома--тизирова--нным докуме--нтооборотом, носят спора--диче--ский, ка--к пра--вило, не--координируе--мый ха--ра--кте--р, в основном, по сле--дующим на--пра--вле--ниям:

· ра--зра--ботка-- е--диных норма--тивно-ме--тодиче--ских основ, принципов и пра--вил докуме--нтирова--ния информа--ции и ра--боты с докуме--нтирова--нной информа--цие--й (ВНИИДАД - Роса--рхив);

· ста--нда--ртиза--ция и унифика--ция докуме--нтов (Росста--нда--рт, Роса--рхив, Роскомста--тин, отра--сле--вые-- министе--рства-- и ве--домства--);

· ра--зра--ботка-- обще--российских кла--ссифика--торов те--хнико-экономиче--ской и социа--льной информа--ции;

· обе--спе--че--ние-- информа--ционной бе--зопа--сности и за--щиты информа--ции от не--са--нкционирова--нного доступа--;

· ра--зра--ботки, связа--нные-- с ре--а--лиза--цие--й «Конце--пции формирова--ния е--диного информа--ционного простра--нства-- и соотве--тствующих госуда--рстве--нных информа--ционных ре--сурсов» -- и «Конце--пции формирова--ния е--диного информа--ционного простра--нства-- стра--н СНГ».

Фе--де--ра--льный за--кон «Об информа--ции, информа--ционных те--хнологиях и о за--щите-- информа--ции» от 27 июля 2006 года-- пре--дусма--трива--е--т приве--де--ние-- в соотве--тствие-- с за--коном де--йствующих норма--тивно-пра--вовых а--ктов и принятие-- других а--ктов, обе--спе--чива--ющих е--го ре--а--лиза--цию.

Прове--де--нные-- по инициа--тиве-- Аппа--ра--та-- Администра--ции Пре--зиде--нта-- РФ, при уча--стии ВНИИДАД и других на--учных учре--жде--ний, иссле--дова--ния состояния докуме--нта--ционного обе--спе--че--ния орга--нов упра--вле--ния РФ, связа--нные-- с ра--зра--боткой конце--пции да--льне--йше--го сове--рше--нствова--ния ДОУ, в доста--точной ме--ре-- отра--зили:

· не--сове--рше--нство де--йствующе--й систе--мы упра--вле--ния докуме--нта--цие--й, информа--ционными ре--сурса--ми в це--лом, являюще--е--ся ре--зульта--том, в пе--рвую оче--ре--дь, не--опре--де--ле--нности орга--низа--ционно-пра--вового ста--туса-- да--нной функции, е--е-- не--дооце--нки;

· не--соотве--тствие-- потре--бностям вре--ме--ни на--учно-ме--тодиче--ского упра--вле--ния докуме--нта--цие--й;

· отста--ва--ние-- докуме--нтове--дче--ских ра--зра--боток норма--тивного и ме--тодиче--ского ха--ра--кте--ра-- от те--мпов ра--звития информа--ционных те--хнологий и изме--не--ний носите--ле--й информа--ции, при отсутствии тре--бова--ний к те--хниче--скому осна--ще--нию орга--нов упра--вле--ния и проце--ссов докуме--нтирова--ния и продвиже--ния докуме--нтирова--нной информа--ции по «ве--ртика--ли» и «горизонта--ли»;

· не--сове--рше--нство проце--ссов формирова--ния, обра--ботки, те--куще--го и а--рхивного хра--не--ния и использова--ния докуме--нта--ции орга--нов упра--вле--ния;

· не--доста--точное-- внима--ние-- к ка--дровому обе--спе--че--нию упра--вле--ния докуме--нта--цие--й в орга--на--х упра--вле--ния.

Ве--сь де--ловой мир оза--боче--н схожими пробле--ма--ми. На--приме--р, а--нглийское-- иссле--дова--ние-- 1996 г. пока--за--ло, что почти половина-- обсле--дова--нных брита--нских учре--жде--ний име--ют большие-- пробле--мы в сфе--ре-- информа--ции и докуме--нта--ции. В этих учре--жде--ниях плохо на--ла--же--на-- систе--ма-- поиска-- нужной докуме--нта--ции. 77,6% руководите--ле--й ра--зного ра--нга-- призна--лись, что они ищут информа--цию са--мостояте--льно, и лишь 18% обра--ща--ются за-- помощью к помощника--м и се--кре--та--рям. Вряд ли эта-- ситуа--цию иллюстрируе--т эффе--ктивное-- упра--вле--ние--.

Утра--та-- ре--а--льного зна--ния норма--тивных тре--бова--ний к орга--низа--ции докуме--нта--ционных проце--ссов, выра--бота--нных в 70-80 года--х, принципиа--льные-- изме--не--ния вза--имоотноше--ния це--нтра-- и субъе--ктов Фе--де--ра--ции, изме--не--ние-- форм и ме--тодов упра--вле--нче--ской де--яте--льности, зна--чите--льное-- обновле--ние-- ка--дрового соста--ва-- а--ппа--ра--та-- упра--вле--ния ста--вят пе--ре--д не--обходимостью принятия ре--ше--ния пра--вите--льстве--нного уровня о соотве--тствующе--й компле--ксной це--ле--вой програ--мме--.

Компле--ксна--я це--ле--ва--я програ--мма-- должна-- обе--спе--чить:

ь повыше--ние-- ста--туса-- основных норма--тивно-пра--вовых положе--ний по упра--вле--нию докуме--нта--цие--й;

ь уста--новле--ние-- е--диных принципов и тре--бова--ний к орга--низа--ции ра--боты с докуме--нта--цие--й в орга--на--х упра--вле--ния, с уче--том ра--зличий форм собстве--нности, их уровне--й и используе--мых те--хнологий;

ь унифика--цию и ста--нда--ртиза--цию соста--ва-- и формы пре--дста--вле--ния докуме--нтирова--нной информа--ции;

ь ра--зра--ботку типовых информа--ционных те--хнологий проце--ссов и проце--дур упра--вле--ния, обе--спе--чива--ющих достове--рность, полноту, сохра--нность и за--щиту информа--ции;

ь ре--а--лиза--цию пра--ва-- на-- информа--цию юридиче--ских и физиче--ских лиц;

ь повыше--ние-- уровня подготовле--нности ра--ботников а--ппа--ра--та-- упра--вле--ния в обла--сти основных, принципиа--льных положе--ний ДОУ и а--рхивного де--ла--.

Ва--жне--йшим ре--зульта--том ра--бот по програ--мме-- должно ста--ть, кроме-- ре--ше--ния, собстве--нно, докуме--нтове--дче--ских пробле--м, та--кже-- ре--гла--ме--нта--ция порядка-- лице--нзирова--ния и се--ртифика--ции систе--м ДОУ, а--втома--тизирова--нных докуме--нта--ционных и а--рхивных те--хнологий, порядка-- доступа-- к информа--ционным ре--сурса--м.

Це--ле--сообра--зно на--де--ле--ние-- соотве--тствующими функциями Роса--рхива--. Ра--зра--ботка-- и ре--а--лиза--ция компле--ксной це--ле--вой програ--ммы потре--буе--т сра--вните--льно не--больших за--тра--т на-- прове--де--ние-- на--учно-иссле--дова--те--льских и прое--ктно-конструкторских ра--бот. Координа--цию ра--бот по подготовке-- и орга--низа--ции выполне--ния компле--ксной це--ле--вой програ--ммы пре--дста--вляе--тся це--ле--сообра--зным возложить на-- Фе--де--ра--льную а--рхивную службу России и е--е-- головной Все--российский на--учно-иссле--дова--те--льский институт докуме--нтове--де--ния и а--рхивного де--ла--. Вне--дре--ние-- ре--зульта--тов ра--зра--боток компле--ксной програ--ммы, е--диных норм и пра--вил орга--низа--ции ра--боты с докуме--нта--цие--й в условиях совре--ме--нных информа--ционных те--хнологий позволят суще--стве--нно повысить ка--че--ство и эффе--ктивность ДОУ на-- все--х уровнях упра--вле--ния, буде--т способствова--ть повыше--нию ка--че--ства-- компле--ктова--ния а--рхивного фонда-- РФ.

Основопола--га--ющую роль в ре--ше--нии пробле--м ДОУ долже--н сыгра--ть За--кон о докуме--нта--ции Российской Фе--де--ра--ции. За--кон позволит норма--тивно за--кре--пить общие-- принципы и на--иболе--е-- суще--стве--нные-- положе--ния докуме--нта--ционного обе--спе--че--ния, в том числе--, обяза--те--льность докуме--нтирова--ния де--яте--льности все--х орга--низа--ций, формы и способы докуме--нтирова--ния, эле--ктронное-- докуме--нтирова--ние--, обме--н докуме--нтирова--нной информа--цие--й удовле--творе--ния потре--бносте--й в докуме--нта--ции субъе--ктов пра--ва--, ме--р отве--тстве--нности за-- на--руше--ния. За--кон долже--н ста--ть основопола--га--юще--й норма--тивной ба--зой, котора--я не-- только ре--шит многие-- спорные-- вопросы эле--ктронного докуме--нтооборота-- и эле--ктронного а--рхива--, но и в опре--де--ле--нной сте--пе--ни опре--де--лит на--пра--вле--ния и да--льне--йшие-- пе--рспе--ктивы ра--звития а--втома--тиза--ции ДОУ. Принятие-- за--кона-- о докуме--нта--ции являе--тся на--стояте--льно не--обходимой за--да--че--й ближа--йше--го будуще--го.

Исключите--льно ва--жной пре--дста--вляе--тся та--кже-- ра--зра--ботка-- госуда--рстве--нных пра--вовых а--ктов, уста--на--влива--ющих нормы (ста--нда--рты, пра--вила--) ве--де--ния де--лопроизводства--, докуме--нта--ции и ме--ры отве--тстве--нности за-- их на--руше--ние--.

Пре--жде-- все--го это ра--зра--бота--нный ВНИИДАД прое--кт Госуда--рстве--нной систе--мы докуме--нта--ционного обе--спе--че--ния упра--вле--ния (ГСДОУ). ГСДОУ пре--дста--вляе--т собой один из основопола--га--ющих фе--де--ра--льных а--ктов, соде--ржа--щий компле--кс тре--бова--ний и положе--ний, способствующих ра--зра--ботке-- е--диных подходов не-- только к тра--диционному, но и а--втома--тизирова--нному упра--вле--нию докуме--нта--цие--й - информа--ционному ме--не--джме--нту.

Ба--зовые-- положе--ния ГСДОУ в сфе--ре-- а--втома--тиза--ции докуме--нтирова--ния, докуме--нтооборота--, информа--ционно-поисковых систе--м (ИПС), хра--не--ния, использова--ния, вне--дре--ния а--втома--тизирова--нных информа--ционных те--хнологий на-- основе-- использова--ния российских и ме--ждуна--родных кла--ссифика--торов информа--ции, в опре--де--ле--нных условиях, позволят совме--стить приме--няе--мые-- в ра--зных ве--домства--х а--ппа--ра--тно-програ--ммные-- сре--дства-- докуме--нтирова--ния и обра--ботки докуме--нтной информа--ции, будут способствова--ть информа--тиза--ции орга--низа--ций, те--рриторий, отра--сле--й.

Ва--жне--йшим из условий а--ктивного использова--ния ГСДОУ являе--тся прида--ние-- е--й возможно боле--е-- высокого юридиче--ского ста--туса-- с одновре--ме--нным возложе--ние--м отве--тстве--нности за-- е--е-- приме--не--ние-- на-- один из фе--де--ра--льных исполните--льных орга--нов, в да--нном случа--е-- на-- Роса--рхив и е--го подве--домстве--нные-- орга--низа--ции.

Ре--ше--нию те--хнологиче--ских за--да--ч докуме--нтирова--ния способствуе--т ра--зра--бота--нный ВНИИДАД и утве--ржде--нный Госста--нда--ртом Российской Фе--де--ра--ции «ГОСТ Р 7.0.97-2016. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

Ста--нда--рт, пре--дъявляя тре--бова--ния к унифика--ции эле--ме--нтов оформле--ния докуме--нта--ции, в зна--чите--льной сте--пе--ни обле--гча--е--т созда--ние-- типовых, унифицирова--нных и е--диных проце--ссов ка--к тра--диционного, та--к и а--втома--тизирова--нного докуме--нтирова--ния, хра--не--ния и пе--ре--да--чи докуме--нтирова--нной информа--ции.

Исключите--льно ва--жное-- зна--че--ние-- име--е--т та--кже-- после--дующа--я ра--зра--ботка-- и ве--де--ние-- (обновле--ние--) обще--российских кла--ссифика--торов те--хнико-экономиче--ской и социа--льной информа--ции, в т.ч. форм упра--вле--нче--ской докуме--нта--ции на-- уровне-- ве--домств, пре--дприятий и орга--низа--ций.

Все-- боле--е-- возра--ста--юще--е-- зна--че--ние-- в после--дне--е-- вре--мя приобре--та--ют та--кже-- за--да--чи орга--низа--ции упорядоче--ния и ре--гла--ме--нта--ции госуда--рстве--нного и ве--домстве--нного хра--не--ния докуме--нта--ции на-- не--тра--диционных носите--лях, которые-- до сих пор ре--ша--ются на-- эмпириче--ском уровне-- в отде--льных учре--жде--ниях и пра--ктиче--ски не-- ре--гла--ме--нтируются обще--госуда--рстве--нными норма--ми.

По-пре--жне--му ва--жной за--да--че--й оста--е--тся сопряже--ние-- а--ппа--ра--тно-програ--ммной сре--ды, ре--да--кторских програ--ммных и других сре--дств докуме--нтирова--ния и обра--ботки докуме--нтной информа--ции.

Согла--сова--ние-- и сопряже--ние-- этих систе--м и докуме--нтов должны ста--ть пре--дме--том са--мого приста--льного госуда--рстве--нного внима--ния, та--к ка--к суще--стве--нно влияют на-- возможности и эффе--ктивность а--втома--тизирова--нного ДОУ.

Не--ре--ше--нность, в ча--стности, вопросов эле--ктронного юридиче--ского а--трибутирова--ния докуме--нтов пре--пятствуе--т орга--низа--ции эле--ктронного докуме--нтирова--ния, докуме--нтооборота--, хра--не--ния и за--щиты информа--ции от не--са--нкционирова--нного доступа--.

Не--льзя обойти внима--ние--м пробле--му эле--ктронных, а-- ве--рне--е-- ма--шиночита--е--мых докуме--нтов.

Спе--цифика-- ма--шиночита--е--мых да--нных состоит в том, что мы не-- може--м их воспринима--ть в том физиче--ском виде--, в ка--ком они хра--нятся на-- носите--ле--. Эле--ктронные-- докуме--нты оче--нь сильно за--висят от те--хнологии, форма--та-- и ста--нда--рта--, в ра--мка--х которых они созда--ются. Только пройдя че--ре--з ряд пре--дусмотре--нных проце--дур, да--нные-- пре--дста--ют в понятном пользова--те--лю виде--. Отсюда-- и те--рминологиче--ские-- ра--зногла--сия, на--блюда--е--мые-- ка--к в сре--де-- уче--ных, та--к и в сре--де-- спе--циа--листов и пра--ктиков.

В одном случае под электронным документом понимается машинный носитель информации, в другом - отдельный файл на этом носителе, в третьем - распечатка на бумаге, в четвертом - некая «матрица в памяти компьютера». Во многих случаях за документ принимается изображение на экране, в том числе полученное по электронной почте, из Интернета и других сетей. Не следует упускать из виду, что в рассматриваемом термине имеет значение не только первое слово «Электронный», но и «документ». Понятие документа уже достаточно определено и, несмотря на варианты, имеет ряд общих обязательных составляющих: закрепление информации на носителе, возможность сохранения и передачи во времени и на расстояние, возможность служить доказательством.

Поэтому, прежде чем заниматься технико-технологическими проблемами электронных документов, следует решить терминологические проблемы, проблемы правового характера по отношению к машиночитаемым документом.

Следующий шаг - стандартизация и унификация новых информационных технологий. И все это требует серьезной научной проработки, специальной постановки научной темы в общегосударственном масштабе, как это сделано в странах Европейского Союза, других развитых государствах.

С проблемой электронного документа тесно связана проблема электронного документооборота, автоматизации ДОУ.

В настоящее время различными фирмами разработано и внедрено большое число автоматизированных систем управления документацией (АСУД), характеризующихся специфическими подходами и компьютерно-коммуникационными средствами реализации. К сожалению, в этих разработках отсутствует унифицированная терминология. Продукция фирм разработчиков носит такие названия как: система автоматизации документооборота, компьютерная система автоматизации делопроизводства и документооборота, система управления делопроизводством, распределенная система управления документами, электронный архив и т.п. Разнообразие в названиях разработанных и разрабатываемых систем говорит лишь о том, что сегодня эта область информационного рынка еще не оформилась в качестве самостоятельно сегмента, и в ряде случаев продукты АСУД появляются как сопутствующие разработки или побочный продукт при решении других более сложных задач.

Тем не менее, число АСУД растет достаточно быстро. Примерно 30-40 компаний регулярно участвуют в конференциях DOCFLOW и предлагают свои разработки потребителям. Это, конечно самые крупные разработчики, задающие уровень технико-технологических решений. Известно также, что многие АСУД разрабатываются индивидуально для внутреннего использования и на рынок не выставляются.

Принципы разработки и критерии выбора АСУД

Попытаемся рассмотреть основные тенденции в разработках АСУД.

Прежде всего отметим, что для создания полноценного продукта важен именно системный подход, который позволяет после внедрения АСУД говорить о комплексном решении задачи документационного обеспечения управления в организации.

Вторая характеристика системы - специализированная это система или система общего назначения? То есть, разработана ли система специально для ДОУ или же наряду с другими назначениями она может быть приспособлена для выполнения (или попутно выполняет) задачи ДОУ?

В-третьих, важное значение для потребителя имеет стоимость системы и масштаб организации, в которой ее можно применить, объем документооборота. При выборе потребителями необходимой системы прежде всего следует учесть, для какого типа управленческой структуры подбирается АСУД.

На мой взгляд, можно выделить такие категории потребителей:

· сложные иерархические структуры;

· территориальные органы управления;

· коммерческие и некоммерческие организации среднего и низшего уровня.

Вышеприведенная систематизация носит условный характер, однако она в основном поглощает основные типы потребителей АСУД. Для каждой из названых групп потребителей существует целый ряд предложений. Например, для министерств и ведомств предназначаются разработки компаний «Электронные офисные системы», «Весть», «Анкей», «Ланит» и др.

Требования к системе управления документации

Можно сформулировать определенные требования к современной системе управления документации в организации.

Прежде всего, АСУД должна выполнять все задачи документационного обеспечения управления в полном объеме: подготовку документов, их регистрацию, контроль за исполнением, поиск документов, их хранение и справочную работу по массиву документов.

Система должна быть построена на единых методологических принципах, программно-технических и технологических решениях и в рамках действующих организационно-правовых условий в виде отечественного законодательства, государственных стандартов, инструкций и требований.

АСУД должна обеспечить интегрирование накопленного информационного ресурса и реализовывать принцип однократного ввода информации и ее многократного использования как подокументно, так и фактически. Система также должна помогать администраторам выбирать маршруты движения документации внутри организации, обеспечивая необходимую степень защиты информации от несанкционированного доступа.

АСУД в современных условиях должна быть способна к расширению по определенным компонентам (количество технических устройств и технологий, объем информации, количество пользователей) и уметь адаптироваться в разумных пределах к меняющимся требованиям пользователей Ларин, М.В. Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях / М.В. Ларин // Сайт «АКДИ Экономика и жизнь». [Электронный ресурс]..

Препятствием для развития ЭДО, несомненно, является недостаточная разработанность локальной нормативной базы. В организациях, как правило, ограничиваются утверждением Инструкции по делопроизводству и/или Положением об электронном документообороте. Практика показывает, что этого недостаточно; целесообразно разработать локальные акты на отдельные участки электронного документооборота.

На мой взгляд, в учреждениях, вводящих ЭДО, должны быть такие регламентирующие документы, как: Положение об электронной подписи и регламент электронной почты (или Регламент системы ЭДО и пр.).

Заключение

Изучив и обобщив опыт работы с документами за рубежом, я пришла к следующим выводам:

ь международные требования в области документооборота несмотря на то, что законодательство в различных странах-государствах неодинаково, находят свое отражение в национальных стандартах зарубежных стран и стандартах России;

ь нормативное регулирование электронного документооборота, первоначально получившего широкое распространение в США, на сегодня приобретает первостепенное значение при организации и функционировании современных систем документооборота на предприятии в развитых странах;

ь в целях обеспечения потребностей развития электронного документооборота важна выработка единообразных норм, унификация и гармонизация законодательства об электронном документообороте;

ь в России имеет место отставание документоведческих разработок нормативного и методического характера от темпов развития информационных технологий, хотя за последнее десятилетие законодательство в области работы с документами существенно обновилось, но оно не в полной мере отвечает международным стандартам и рекомендациям ООН, в отличие от законодательства развитых стран. Усиление взаимного влияния национальных экономик и правовых систем требует норм российского законодательства в сфере работы с документами с тем, чтобы они соответствовали международным стандартам.

При сравнении российского и зарубежного направлений развития систем документооборота можно констатировать следующее:

1. Документооборот в России в большей части все еще остается бумажным; для России в отличие от зарубежных стран характерен чётко выраженный вертикальный характер движения документов с жесткой регламентацией маршрутов движения документов, а также наличие специальных служб для выполнения основных делопроизводственных операций.

2. Российским организациям необходимо учитывать как традиционно российские принципы работы с документами, так и прогрессивные западные для рациональной работы с документами и для повышения конкурентоспособности. Поэтому руководитель должен предъявлять особые требования к профессиональным знаниям работников, стимулируя их к активному поиску оптимальных решений, в том числе и путем обращения к международной практике.

К основным направлениям совершенствования документационного обеспечения управления в России можно отнести:

§ разработку единых нормативно-методических основ, принципов и правил документирования информации и работы с документированной информацией;

§ стандартизацию и унификацию документов, в том числе стандартизацию и унификацию новых информационных технологий;

§ обеспечение информационной безопасности и защиты информации от несанкционированного доступа;

§ реализацию «Концепции формирования единого информационного пространства и соответствующих государственных информационных ресурсов»;

§ повышение уровня подготовленности работников аппарата управления в области основных, принципиальных положений ДОУ и архивного дела.

Совершенствование документационного обеспечения управления становится обязательным в современных условиях интеграции России в мировое информационное пространство.