Электронный документооборот за рубежом

Можно сказать, что современное делопроизводство в Италии началось с публикации Королевского указа 1900 года, в котором были установлены основные принципы работы канцелярии и архивных учреждений государственного управления.

Однако только с 1963 года существует формальная структура делопроизводства. В 1963 году был принят Указ Президента (Decretodel Presidentedello Republica), Рысков О.И. «Управление документами в европейских странах: обзор нормативной базы».// Делопроизводство.2006 №4. - С. 8-14 определяющий основные требования к архивному хранению и документам, которые, хоть и с небольшими изменениями, но применяются и в современности. Рассмотрим суть этих требований.

Регистрация документа

Итальянская система регистрации была определена в Королевском указе и не сильно отличается от других европейских систем.

Каждая категория документов, объединенная общим заглавием или тематикой (titolario), соответствует определенному количеству документов в регистрационном журнале (protocollo). Как правило, для каждой категории документов создается отдельный журнал. Как и в большинстве регистрационных систем, каждый документ, полученный или созданный в офисе, подлежит обязательной регистрации в журнале. Записанные документы нумеруются последовательно; записи входящих и исходящих документов хранятся в журнале отдельно друг от друга. Фактическая регистрация документа является официальным подтверждением не только самого существования документа, но и его подлинности.

При регистрировании входящих документов в журнал проставляются дата получения, имя отправителя и тема дела. При регистрировании исходящих документов указывается дата создания, получатель и тема дела, соответственно. Кроме того, все документы заносятся в служебный журнал той канцелярии, где они были получены.

Предметная классификация дел

В европейских офисах стандартная система классификации дел обычно используется вместе с регистрационными журналами, и Италия, в этом случае, не является исключением. Королевский указ ввел «систематическую классификацию по мандату (поручению)». Эта стандартная система (titolario) предусматривает как общие, так и специальные предметные категории, которые составляют основу деятельности министерств в государстве.

Общие категории дел позволяют классифицировать административные документы, общие для всех или большинства отделов (например, личные дела), в то время как специальные категории отражают потребности конкретного отдела, в зависимости от специфики его деятельности. Различные тематические категории составляют иерархию классов и подклассов, каждому из которых присваивается своя буквенно-цифровая кодировка. Подобная система широко используется в Северной Америке.

В дополнение к журналам, упомянутым выше, итальянские канцелярии используют специальную категорию журналов, называемую reportorio. Эти журналы представляют собой список всех дел для каждой предметной категории. Журнальные индексы состоят из двух регистрационных журналов с алфавитными списками лиц, которые создали, отправили или получили документы, а предметные индексы зарегистрированных документов заносятся в третий журнал.

Организация работы с документами, у которых прекратилось активное использование.

Вышедшие из использования документы передаются из государственных ведомств Италии в так называемые «депозитарные архивы» - промежуточные хранилища, которое представляют собой сложную национальную систему хранения. Раз в год документы из внутриведомственных архивов направляются в архивы депозитария, где они хранятся в течение 40 лет с даты получения. По истечении этого срока документы, имеющие историческую ценность, передаются в соответствующее архивное хранилище, а все остальные документы уничтожаются.

Описанная система предполагает, как правило, такой архив для каждого главного министерства (directorate) правительства и по одному для каждой префектуры или регионального правительства.

Указ президента устанавливает срок хранения в архивах для всех категорий государственных документов, включая документы правительства, регионов и областей, а также муниципалитетов.

Как отмечалось ранее, Центральное Архивное Управление в Риме управляет государственной сетью архивных учреждений, в которую входят: Центральный Государственный Архив, Органы архивного надзора (Sovrintendenze archivistiche), региональные архивы отдельных территорий и провинций (Archivi de Stato) и другие организации.

Наблюдательные комиссии

Большинство центральных, региональных и провинциальных министерств государственного управления имеют надзорные комиссии, которые осуществляют надзор за реализацией государственных программ управления документами. В состав наблюдательной комиссии входят глава соответствующего министерства (или назначенное должностное лицо), другие высокопоставленные должностные лица, а также представитель государственного архива.

Комиссии осуществляют общий административный контроль над административной системой в министерствах и ведомствах, включая здания и другие ведомственные и депозитные архивы. Они оценивают качество существующих систем хранения документов, а также определяют документы, которые необходимо изъять. Такие документы в последующем передаются в Министерство культурного и природного наследия, где принимается окончательное решение об их уничтожении.

Архивные надзорные органы

Архивные надзорные органы действуют независимо от государственных архивов и решают проблемы на региональном уровне в отношении документов, хранящихся у частных лиц или организаций.

Также с 1997 года в декрете президента Италии (сертификации ключей подписи, организации сети сертификационных центров) решены вопросы создания, передачи, использования и хранения электронных документов.

Закон об административных документах и правила его применения устанавливают нормы обеспечения сохранности некоторых видов данных в электронной форме. Руководящие указания по управлению электронными документами содержат также декрет министра инноваций от 14 октября 2003г., директива министра инноваций по применению почтовых систем от 22 ноября 2003 г. и другие нормативные акты. Среди методических документов по организации работы с документами в Италии можно выделить Руководство по внедрению электронной подписи и управлению потоками документов и Циркуляр 40/2002 Центра информатизации государственного управления 2002 года. Эти документы определяют правила работы и создания документов и документационных систем, порядок внедрения и использования средств криптозащиты. Особое внимание в Циркуляре отводится правилам создания и функционирования ХМL систем документационного обеспечения управления.

нормативный правовой электронный документооборот

1.2.3 Нормативно-правовое регулирование электронного документооборота во Франции

13 марта 2000 года правительство Франции приняло Закон о внесении изменений в главу VI Гражданского кодекса, которая в своей основе касалась формы и доказательной силы контрактов. Внесенные изменения главным образом направлены на создание общих правил, позволяющих сбалансировать юридическую силу электронных документов и подписей с рукописными формами во всех областях правоотношений.

Статья 1316 Гражданского кодекса теперь признает буквы и цифры или любой другой знак или символ в качестве доказательства, значение которого может быть легко понято независимо от способа создания и передачи.

Понятно, что статья 1316-1 определяет условия допустимости доказательств в электронной форме: можно с достаточной уверенностью определить лицо, от которого поступают данные, и способ создания гарантирует целостность.

В статье 1316-2 указывается, что в случае расхождений между электронными и бумажными копиями суд определяет, какая из них имеет наибольшую доказательную силу, на основе углубленного изучения всех обстоятельств и беспристрастное отношение к используемой среде.

Эта глава Гражданского кодекса гарантирует, что электронные документы имеют силу закона, и что суд может оценить их достоверность, не взирая на технологическую природу самого документа и связанной с ним электронной подписи.

Требования к подписи перечислены в статье 1316-4. В ней предусмотрено, что электронная подпись может соответствовать требованиям, касающихся документов, имеющих юридическую силу, если, соответственно, в ней указано лицо, создавшее подпись, и подтверждено то, что есть согласие стороны предпринять какие-либо действия по обязательству. В статье под электронной подписью понимается использование надежного средства идентификации, которое гарантирует собственную связь с действием, которое её породило.

В статье 1316-4 далее указывается, что «надежные средства идентификации» и «безопасные связи» определены в Декрете об электронной подписи (decret en Conseil d'Etat) от 30 марта 2001 года. Несмотря на то, что положения Гражданского кодекса абсолютно нейтральны в отношении технологий, используемых для создания электронной подписи, в Декрете содержатся более обширные требования. В частности, он повторяет определение электронной подписи, данное в статье 1316-4, добавляет новый тип электронной подписи - защищенную, которая должна создаваться средствами, которые находятся исключительно под контролем подписавшего, и гарантирующая также, что любое изменение, внесенное в документ после его подписи, может быть легко идентифицировано.

Таким образом, мера безопасности и надежности была повышена до уровня, который соответствует технологии цифровой подписи. Однако важно отметить, что другие технологии и средства обработки документов не исключаются. Шифрование с открытым ключом используется только в качестве примера, и пока не будут найдены аналогичные стандарты, нужно будет использовать защищённую подпись. Согласно статье 2 Декрета, надежность такой подписи предполагается только в том случае, когда она проверена с использованием «квалифицированного электронного сертификата». Поэтому, хотя и кажется, что только технология цифровой подписи в настоящее время отвечает требованиям Декрета, другие методы подписи не исключаются при условии, что они могут гарантировать тот же уровень безопасности и используют услуги независимых органов по сертификации, которые выдают квалифицированные сертификаты.

Таким образом, мы можем сказать, что позиция Франции является либеральной, поскольку она обеспечивает электронные документы таким же уровнем признания их юридической силы без зависимости от конкретных технологических средств. Несмотря на то, что в настоящее время предлагаемые правила для электронных подписей удовлетворяются только с помощью технологии цифровой подписи, они (правила) не ограничиваются этим типом аутентификации. В настоящее время не существует технологически нейтральных средств аутентификации, готовых к использованию, но их можно принять в будущем, если они будут отвечать требованиям Гражданского кодекса и Декрета и будут использовать квалифицированные сертификаты. В любом случае, есть место для введения инноваций и их конкуренции. Статья 8 Декрета устанавливает, что органы по сертификации в государствах, не являющиеся членами Европейского Союза, признаются законом, только если они соответствуют требованиям Директивы об электронных подписях. Это означает, что они должны соответствовать требованиям французского законодательства и должны быть аккредитованы в соответствии с директивой, или что аккредитованный орган по сертификации государства-члена несет ответственность за их сертификаты, или что они действуют в соответствии с международным соглашением. Арндт, А.Ю. Электронная торговля: имплементация директив ЕС в национальное законодательство Германии, Франции и Великобритании / А.Ю. Арндт, О.А. Романов // [Электронный ресурс].

1.3 Организация управления документами и нормативное регулирование электронного документооборота в США

Система управления документами в Соединенных Штатах в настоящее время является результатом длительного исторического развития, на ход которого влияли различные факторы.

Первым из этих факторов было влияние многих культур.

Вторым фактором является постоянное увеличение количества документов и затрат, связанных с их обработкой. Эта тенденция продолжается и по сей день. По данным ВНИИДАД, только в начале 2000-х годов федеральное правительство США писало около 1 миллиарда писем в год.

Третьим фактором, определяющим развитие системы документации, является высокий уровень автоматизации информационных процессов. Некоторое влияние на развитие рабочих процессов с документами также оказал тот факт, что служба архивов была создана в Соединенных Штатах позже, чем в других странах. Лишь в 1934 году, когда Национальный архив Соединенных Штатов стал специальным учреждением, ответственным за сбор и хранение документов от правительственных органов, вопрос об уничтожении документов начал как-то решаться.

Важным фактором было также количество внимания, которое уделялось управлению документацией правительством и общественностью. На практике воплощением этого внимания стала разработка и совершенствование специального законодательства, регулирующего работу с документами. По мере формирования общественного мнения о роли документов в управлении, начали предприниматься усилия к тому, чтобы организационно оформить и юридически закрепить как особую функцию государства и его органов деятельность, связанную с созданием, использованием и хранением документов. Такая деятельность называется управлением документацией.

В Соединенных Штатах документы представляют собой записи на любом носителе, независимо от их физической формы и содержания, созданные или полученные агентством США в соответствии с федеральным законом или в связи с улучшением деловых операций и представленные агентством, либо его законным получателем в качестве доказательства организационной структуры, функций, политики, рабочего процесса или ценности предоставляемой ими информации. The Commercial Use of Interchange Agreements for Electronic data Interchange Recommendation №26, adopted by the Working Party on Facilitation of International Trade Procedures. Geneva, March 1995

На начальном этапе управление документацией было разработано следующим образом:

· создание и использование документов и их бланков;

· разработка систем регистрации и каталогов, обеспечивающих быстрый доступ к информации, содержащейся в документах;

· использование современных технологий для накопления информации и ее хранения;

· микрофильмирование отдельных документов в целях безопасности, быстрого доступа и устранения большого количества бумажных документов.

Национальный архив и службы документации были сложным комплексом, включающего в себя:

· национальный архив;

· служба управления документацией;

· Президентский библиотечный отдел;

· отдел федеральных центров документации;

· Федеральная служба регистра.

Закон «О федеральных документах» 1950 года требовал от агентств разрабатывать специальные программы управления документацией.

Основными элементами этих систем были:

· создание документов (подготовка форм документов и их обработка, создание информационных систем и использование современных информационных технологий);

· хранение и использование информации (формирование дел, создание систем поиска документов, управление файлами и телекоммуникациями, выбор копировальной техники, разработка программ для работы с ценными документами);

· передача документов в архив;

· управление архивами.

Закон «Об управлении документацией» формулирует цели управления документами:

· точная и полная информация о действиях политического и федерального правительства;

· контроль качества документов, подготовленных федеральным правительством, и их количества, во избежание создания ненужных документов;

· упрощение систем и процессов подготовки документов, а также их хранения и использования;

· обеспечить безопасность и установить порядок распоряжения документами.

11 декабря 1980 года был рассмотрен на заседании конгресса и утвержден президентом как федеральный Закон «О сокращении объема работы с документами». Общая цель закона - сократить объем работы с документами и повысить экономию и эффективность правительства и частного сектора за счёт совершенствования федеральной информационной политики.

В соответствии с законом, общее руководство управлением информационными ресурсами в Соединенных Штатах обеспечивается Административным-бюджетным управлением (АБУ).

Задача создания и консолидации системы документооборота изначально была направлена на центральные органы власти. Но с 1980-х годов внимание федерального правительства и федеральных штатов все чаще обращалось к документам местных органов власти. В 1987 году был принят Закон «О документах местного правительства», который определил важность документов:

· они содержат информацию, необходимую для сегодняшней деятельности;

· создают преемственность с работой учреждений в прошлом;

· регистрируют их юридические полномочия;

· представляют собой информационную базу защиты прав граждан.

Проблема управления документами будет оставаться актуальной ещё долго. Кроме того, с широко распространённым внедрением новых информационных технологий, новые подходы к этой проблеме также необходимы. Перспективным считается создание интегрированных систем управления информационными ресурсами, в которых управление документацией в рамках системы осуществляется на высоком техническом уровне.

Сегодня Соединенные Штаты являются одной из стран, которая наиболее активно трансформирует свою систему управления информационным обществом и экономикой.

Интересен также переход США к электронному документообороту. Согласно Закону «О ликвидации бумажного документооборота в государственных органах», федеральные власти должны перейти на электронный документооборот и предоставить гражданам доступ к электронным документам.

На основании закона были разработаны правила, чтобы помочь государственным органам реструктурировать свою работу. Государственные органы должны проанализировать документацию с точки зрения требований законодательства и решить, следует ли заменить бумажные документы электронными документами. В некоторых случаях предполагается, что определенные типы документов могут быть только на бумаге. Возник вопрос о регистрации, хранении электронных документов.

Сле--дуе--т ра--ссмотре--ть вопрос информа--ционной бе--зопа--сности. В США созда--на-- на--иболе--е-- компле--ксна--я систе--ма-- вза--имоде--йствия госуда--рстве--нных орга--нов по информа--ционной бе--зопа--сности. Вопросы информа--ционной бе--зопа--сности и конфиде--нциа--льности ре--ша--ются в пе--рвую оче--ре--дь на-- уровне-- а--ге--нтств, ра--зра--ба--тыва--ющих соотве--тствующие-- програ--ммы Костомаров, М.Н. Управление документами в США / М.Н. Костомаров // Секретарское дело. - 1996. - №3. - С. 23-25..

В США в 2000 году был принят Фе--де--ра--льный за--кон «Об эле--ктронных подписях в ме--ждуна--родной и внутре--нне--й торговле» «Типовой закон об электронной торговле» Комиссии Организации Объединенных Наций по праву международной торговли. Официальные отчеты Генеральной Ассамблеи, пятьдесят первая сессия, Дополнение №49 (А/51/49), стр.332-336. Он посвяще--н общим принципа--м ре--гулирова--ния эле--ктронной торговли, в том числе--, пра--вовому призна--нию эле--ктронных сде--лок, а-- та--кже-- включа--е--т большое-- число норм, ре--гла--ме--нтирующих приме--не--ние-- эле--ктронных докуме--нтов и эле--ктронных подписе--й. Стоит отме--тить, что Фе--де--ра--льный за--кон США отве--ча--е--т те--м же-- основным принципа--м, что и на--зва--нна--я выше-- Дире--ктива-- Европа--рла--ме--нта--.

За--кон приме--няе--тся в те--х случа--ях, когда-- эле--ктронные-- подписи используются для сове--рше--ния комме--рче--ских опе--ра--ций. Он за--кре--пляе--т пра--вило, в соотве--тствии с которым эле--ктронные-- докуме--нты и подписи прира--внива--ются к докуме--нта--м и подписям в письме--нной форме--. Исключе--ние--м являе--тся огра--ниче--нное-- число случа--е--в. На--приме--р, фе--де--ра--льные-- орга--ны вла--сти могут потре--бова--ть пре--доста--вить докуме--нт в письме--нной форме-- в случа--ях, диктуе--мых сообра--же--ниями на--циона--льной бе--зопа--сности.

За--кон пре--дусма--трива--е--т принцип те--хнологиче--ской не--йтра--льности, т.е--. эле--ктронные-- докуме--нты могут быть созда--ны с использова--ние--м ра--зличных те--хнологий. Кроме-- того, фе--де--ра--льный за--кон име--е--т приорите--т на--д за--конода--те--льством шта--тов, которое-- не-- може--т противоре--чить е--го норма--м.

В США в 2002 году был принят Sa--rba--ne--s-Oxle--y Act (SOA), призва--нный улучшить отче--тность пре--дприятий, пользующихся услуга--ми кре--дитного рынка-- США. Гла--вным е--го тре--бова--ние--м являе--тся созда--ние-- внутре--нне--й систе--мы контроля для все--х да--нных, име--ющих отноше--ние-- к отче--тности. Сре--ди проче--го пре--дпола--га--е--тся вве--де--ние-- эле--ктронных сре--дств докуме--нтооборота--.

1.4 Нормативно-правовое регулирование электронного документооборота в Великобритании

В Великобритании в настоящее время действуют различные национальные стандарты по вопросам управления документацией: сохранности, транспортировке и эксплуатации носителей, используемых при обработке данных и хранении информации управлению информационной безопасностью управлению документацией легальной допустимости и юридической силе информации, содержащейся в системах управления электронными документами информационному менеджменту практическому применению закона 1998 года о защите данных.

В Модельных требованиях к управлению электронными документами (Mo Reg) подготовленных в 2001 году британской компанией Cornwell Affiliates plc. совместно с рядом других организаций Европейского союза, содержатся функциональные требования к системе управления электронными документами. Работа проводилась в рамках программы «Обмен данными между органами управления Европейской комиссии.

Мо Reg стали де-факто стандартом в Европе. И поскольку МоReg прошли экспертизу нескольких европейских стран, они применяются не только в странах Европейского союза, но и в некоторых других странах мира.

На основе Мо Reg, например, Национальным архивом Великобритании в 2002 году были разработаны «Функциональные требования к системам управления электронными документами».

Импле--ме--нта--ция двух Дире--ктив Европейского Союза на--ча--ла--сь с За--кона-- «Об эле--ктронных сре--дства--х коммуника--ции» от 25 ма--я 2000 года--.

За--кон пре--дла--га--е--т ра--сширить ра--мки за--конода--те--льного призна--ния эле--ктронных подписе--й, которые-- соотве--тствуют опре--де--ле--нным общим крите--риям и крите--рию функциона--льной эквива--ле--нтности.

За--кон не-- вводит обяза--те--льной се--ртифика--ции подписе--й. Кроме-- того, упроще--н ме--ха--низм се--ртифика--ции: конкре--тна--я эле--ктронна--я подпись призна--е--тся се--ртифицирова--нной, е--сли любое-- лицо (не--за--висимо, до или после-- пе--ре--да--чи информа--ции), подтве--рдит, что подпись, ме--ха--низм е--е-- созда--ния, пе--ре--да--чи или подтве--ржде--ния являе--тся доста--точным сре--дством для прове--рки а--уте--нтичности и це--лостности информа--ции. Соотве--тстве--нно, должна-- быть пре--дусмотре--на-- отве--тстве--нность а--вторизова--вше--го лица-- за-- возможные-- не--бла--гоприятные-- после--дствия.

Хотя За--кон, в силу спе--цифики пра--вовой систе--мы, оче--нь подробно ре--гулируе--т вопросы пре--дме--та--, он обходит внима--ние--м ряд пробле--м. Он созда--л га--ра--нтию того, что докуме--нты, подписа--нные-- эле--ктронной подписью, будут принима--ться в суде--. Все-- оста--льное-- За--кон ста--тье--й 8 относит к компе--те--нции Ка--бине--та-- министров; видимо, этим способом и буде--т проводиться да--льне--йше--е-- ре--гулирова--ние-- приме--не--ния эле--ктронных подписе--й. В це--лом та--ка--я позиция ра--ссчита--на-- на-- а--ктивное-- приме--не--ние-- пре--це--де--нтов. Та--ким обра--зом, отме--тим, что, не--смотря на-- пре--дпринятые-- попытки комиссий ЕС, за--конода--те--льство получилось ра--зличным в ра--зличных стра--на--х-госуда--рства--х ЕС. Выде--лим ряд причин.

Во-пе--рвых, ра--зличие-- на--циона--льных пра--вовых тра--диций, пра--вовых систе--м. Для стра--н обще--го пра--ва--, на--приме--р, Сое--дине--нного Короле--вства--, - ха--ра--кте--ре--н подход огра--ниче--ния вме--ша--те--льства-- госуда--рства-- в ча--стные-- де--ла--. Соотве--тстве--нно, и эле--ктронный докуме--нтооборот не-- долже--н быть объе--ктом же--сткого ре--гулирова--ния. Для Ге--рма--нии же-- ха--ра--кте--ре--н госуда--рстве--нный подход к ре--гулирова--нию многих сфе--р де--яте--льности, всле--дствие-- че--го и эле--ктронный докуме--нтооборот ока--за--лся под же--стким контроле--м госуда--рства--.

Во-вторых, эле--ктронный докуме--нтооборот - оче--нь нова--я пробле--ма--. Еще-- не-- успе--ла-- выра--бота--ться пра--ктика--, не-- проа--на--лизирова--ны пробле--мы и их ре--ше--ния. В да--льне--йше--м, видимо, буде--т на--блюда--ться выра--ботка-- е--диного подхода--, на--приме--р, за-- сче--т же--сткой суде--бной пра--ктики в Ве--ликобрита--нии и диспозитивных, по сути, подза--конных а--ктов и ме--ждуна--родных договоров госуда--рств-чле--нов ЕС.

В-тре--тьих, ра--зные-- госуда--рства-- по-ра--зному подошли к пробле--ме-- использова--ния эле--ктронного докуме--нтооборота--. На--приме--р, в Ге--рма--нии ре--шили, что эле--ктронный докуме--нтооборот, а-- в особе--нности эле--ктронные-- подписи - са--мостояте--льна--я сфе--ра-- де--яте--льности в обла--сти те--ле--коммуника--ций (на--ряду с те--ле--ве--ща--ние--м, пре--доста--вле--ние--м доступа-- в Инте--рне--т), а--, сле--дова--те--льно, должна-- быть поста--вле--на-- под же--сткий контроль госуда--рства--. Во Фра--нции, на--оборот, на--много боле--е-- свободный подход к ре--гулирова--нию эле--ктронного докуме--нтооборота--, что проявляе--тся в пре--доста--вле--нии сторона--м свободы выбора-- те--хнологии эле--ктронного докуме--нтооборота-- при осуще--ствле--нии пре--дпринима--те--льской и других видов де--яте--льности - эле--ктронный докуме--нт и эле--ктронна--я подпись за--кре--пле--ны в норма--х ГК.

На--иболе--е-- подходящим для России, на мой взгляд, являе--тся опыт Ге--рма--нии - ра--зумное-- вме--ша--те--льство госуда--рства-- в де--яте--льность уча--стников эле--ктронного докуме--нтооборота--. Объясняе--тся это те--м, что пра--воотноше--ния по использова--ния эле--ктронного докуме--нта-- возникли относите--льно не--да--вно, е--ще-- ни одна-- стра--на-- не-- име--е--т эффе--ктивно де--йствующе--го за--конода--те--льства-- в да--нной обла--сти. Зде--сь не--обходим контроль со стороны госуда--рства--, хотя бы на-- на--ча--льном эта--пе--. К тому же-- на--до учитыва--ть экономиче--скую ситуа--цию и урове--нь ра--звития пра--вовой систе--мы в России, которые-- зна--чите--льно отлича--ются от суще--ствующих в других стра--на--х, и поэтому простое-- копирова--ние-- бе--з уче--та-- на--циона--льной спе--цифики иностра--нного за--конода--те--льства-- може--т обе--рнуться оче--нь не--га--тивными после--дствиями Арндт, А.Ю. Электронная торговля: имплементация директив ЕС в национальное законодательство Германии, Франции и Великобритании / А.Ю. Арндт, О.А. Романов // [Электронный ресурс]..

Глава 2. Направления совершенствования ЭДО в России с учетом зарубежного опыта

2.1 Тенденции развития ЭДО в России и за рубежом: сравнительный анализ

Российский рынок в це--лом ра--звива--е--тся по за--кона--м рынка-- мирового, одна--ко име--е--т и свои спе--цифиче--ские-- особе--нности. Это, в ча--стности, относится и к орга--низа--ции проце--сса-- докуме--нтооборота-- на-- пре--дприятиях ка--к госуда--рстве--нного, та--к и ча--стного се--ктора--. На-- оте--че--стве--нном рынке-- на--шли приме--не--ние-- два-- на--пра--вле--ния ра--звития и вне--дре--ния систе--м докуме--нтооборота-- - тра--диционно российское-- и за--па--дное--.

Пе--ре--числим основные-- особе--нности тра--диционно российских ме--тодов орга--низа--ции ра--боты с докуме--нта--ми.

Же--стка--я ре--гла--ме--нта--ция движе--ния докуме--нтов в соотве--тствии с должностной ие--ра--рхие--й. Докуме--нтооборот в России тра--диционно строится по ве--ртика--льному принципу, обе--спе--чива--я движе--ние-- докуме--нта-- от руководите--ля к исполните--лю и обра--тно. За-- рубе--жом, ка--к пра--вило, используе--тся горизонта--льный принцип при циркуляции докуме--нтов: от исполните--ля к исполните--лю, минуя руководство.

Це--нтра--лизова--нное-- выполне--ние-- службой ДОУ основных де--лопроизводстве--нных опе--ра--ций в соотве--тствии с уста--новле--нными тре--бова--ниями. В России тра--диционно докуме--нт подле--жит ре--гистра--ции и отра--же--нию в спе--циа--льных ре--гистра--ционных журна--ла--х, ре--гистра--ционных ка--рточка--х и т.д., которые-- являются носите--ле--м информа--ции о да--нном докуме--нте--. Та--ким обра--зом, орга--низа--цие--й проце--сса-- докуме--нтооборота-- и де--лопроизводства-- за--нима--е--тся спе--циа--льный (де--лопроизводстве--нный) пе--рсона--л, не-- име--ющий ника--кого отноше--ния к са--мим докуме--нта--м и их соде--ржа--нию. Подобна--я пра--ктика-- на-- За--па--де-- не-- используе--тся.

За--кре--пле--ние-- в госуда--рстве--нных норма--тивных докуме--нта--х е--диных и де--та--льно ре--гла--ме--нтирова--нных пра--вил ра--боты с упра--вле--нче--скими докуме--нта--ми в орга--низа--циях, не--за--висимо от их сфе--ры де--яте--льности. Российское-- де--лопроизводство, опре--де--ляюще--е-- движе--ние-- докуме--нтов в орга--низа--циях и ме--жду ними, ре--гла--ме--нтируе--тся (по кра--йне--й ме--ре--, должно ре--гла--ме--нтирова--ться) не-- только корпора--тивными, но и де--йствующими госуда--рстве--нными ста--нда--рта--ми. Систе--ма--, построе--нна--я бе--з учёта-- тре--бова--ний ГОСТов, вряд ли на--йдёт широкое-- приме--не--ние-- в России, та--к ка--к зна--чите--льное-- число за--ка--зчиков подобных систе--м - это госуда--рстве--нные-- структуры.

Не--смотря на-- широкое-- приме--не--ние-- информа--ционных и компьюте--рных те--хнологий во все--х сфе--ра--х российской экономики, оте--че--стве--нный докуме--нтооборот до сих пор ба--зируе--тся на-- использова--нии бума--жных носите--ле--й. Отсюда-- соче--та--ние-- тра--диционных, «бума--жных», ме--тодов с боле--е-- пе--ре--довыми, эле--ктронными, ме--тода--ми в российском де--лопроизводстве--. Систе--мы эле--ктронного докуме--нтооборота-- лишь сопровожда--ют бума--жный докуме--нтооборот, сокра--ща--я трудоёмкость рутинных опе--ра--ций по обра--ботке-- докуме--нтов. На-- За--па--де-- де--лопроизводство и докуме--нтооборот да--вно уже-- строятся исключите--льно на-- бе--збума--жных принципа--х.

Внедрение СЭД не только не только повышает эффективность документооборота, но и существенно изменяет технологию (принципы, нормы) работы с документами. Для России в большей степени, чем для западных стран характерно противоречие между традиционной моделью делопроизводства и требованиями электронного документооборота. Характерные черты отечественной системы делопроизводства (вертикальное движение документов, наличие специализированных делопроизводственных служб, организационное разделение технологических операций и работы с содержанием документа) противоположны тенденциям электронного документооборота, которые заключаются в децентрализации работы с документами, интеграции служб ИТ и ДОУ, выполнении всех работ с документами (учет, поиск, контроль) непосредственно на рабочих местах, минуя службу делопроизводства. Многие коммерческие организации, особенно направленные на зарубежный рынок, принимают западную методологию работы с документами. Государственные учреждения в этом отношении являются некими «островками» консерватизма. В государственном секторе придается большое значение соблюдению традиционной схемы работы с документами, закрепленной в ГСДОУ и других нормативных документах. Например, в Правилах делопроизводства в ФОИВ от 15.06.2009 г., которые для государственных органов имеют обязательный характер, закреплено устаревшее положение о том, что прием и отправку электронных документов должна осуществлять служба делопроизводства. Это не позволяет использовать одно из главных преимуществ электронного документооборота, которое заключается в сокращении маршрута движения документов. В условиях ЭДО приём и отправка электронных документов может осуществляться непосредственно на рабочих местах.

В западных странах не используется понятие «документооборот»; его ближайшим аналогом является термин «docflow», который имеет несколько иное значение. Поэтому западные корпоративные системы называются не СЭД, а системы электронного архива или «структурированные хранилища документов». Соответственно, в западных системах отсутствует функционал маршрутизации (управления движением) документов, либо он является ограниченным. Корпоративные системы западной разработки имеют развитый инструментарий поиска документов - не только по реквизитам, формальным атрибутам, но и - в отличие от российских программ - по контексту, т.е. содержанию документов.

Для российской управленческой практики характерно повышенное внимание к реквизитной части документов, т.е. формальным признакам, придающим документу юридическую силу. Порядок оформлению документов в России стандартизирован и унифицирован в общероссийском масштабе; на Западе нет аналогов отечественным ГСДОУ и унифицированным системам документации (УСД). Поэтому важным требованием к российским СЭД является наличие встроенных шаблонов документов, унифицированных форм; возможность проектировать новые шаблоны. С этим «реквизитным фетишизмом» связано большое значение, которое придаваемое электронной подписи. Официальный статус документа связывается исключительно с наличием электронной подписи, получаемой путем криптографического преобразования информации. В России обязательным требованием к системе управления электронными документами является наличие «подсистемы ЭЦП», т.е. функционала создания электронной подписи.

В европейских странах и США юридическая сила связывается, скорее, с уровнем доверия к информационной системе, из которой получен документ. Если корпоративная система, в которой был создан документ, является защищенной и сертифицированной, - документ признается официальным. В этом отношении Россия «разворачивается» в сторону западных практик, поскольку закон «Об электронной подписи» от 06.04.2011 г. допускает использование в качестве ЭП парольной идентификации, ПИН-кодов, оцифрованной собственноручной подписи и т.д. Это сближает российской законодательство с западными нормами; согласно закону «Об электронной подписи», юридическую силу может иметь (при определенных условия) письмо в электронной почте, факсограмма и даже SMS-сообщение.

Российские программы автоматизации ДОУ представляют собой системы управления структурированной информацией - реквизитами, метаданными и т.д. Западные программные продукты продукты предназначены для управления неструктурированным контентом - содержанием документов. Объектом управления в западных системах являются не только официальные документы, но и контент в широком смысле: электронная переписка. видео и аудиосообщения, базы данных, сайты и т.д. С этим связано обозначение западных электронных систем - ECM (Enterprise content management).

Различием между российской и западной системами делопроизводства объясняется, что в России находят спрос только системы отечественного делопроизводства. Западные программы востребованы только в качестве программной платформы. Если в 1990-е - начале 2000-х годов популярной платформой являлась Lotus/Notes, то в 2010-е гг. самыми популярными платформами стали системы Documentum и MS SharePoint. Единственной западной программой, получившей в России значительное раcпространение, стала MS SharePoint. Ее популярность в России обусловлена гибкостью, позволяющей адаптировать систему к консервативной системе отечественного делопроизводства. На примере MS SharePoint можно рассмотреть специфику западного подхода к автоматизации делопроизводства. Эта система представляет собой корпоративную среду, ядром которой является корпоративный портал. MS SharePoint позволяет создавать странички (профили) пользователей, создавать форумы, чаты, проводить видео- и аудиоконференции, создавать рабочие области (специализированные сайты) для проведения проектов, вести коллективную работу над документом или проектом.

Можно сделать вывод, что российской делопроизводство в условиях «экспансии» электронных технологий сохраняет свою специфику. Внедрение систем электронного документооборота в России не приводит к упразднению служб делопроизводства или их слиянию с ИТ-отделами. Службы ДОУ сохраняют организационную самостоятельность, хотя происходит сокращение их штатного состава и изменение функционала в сторону управленческих и организационно-методических функций. Сохраняется практика представления большей части документов на резолюцию руководителю с последующим движением документа «вниз». Вместе с тем, можно отметить ряд общих тенденций в развитии систем ЭДО в России и на Западе. Важной тенденцией является социализация СЭД, т.е. использование в системах документооборота интерфейса и функционала социальных сетей. Разработчики СЭД стремятся, чтобы пользователи работали в привычной среде (для нового поколения - это социальные сети). В корпоративные системы внедряются такие возможности социальных сетей, как профиль пользователей, новостные ленты, форумы, возможность создания сообществ, написания комментариев и т.д. Другим трендом является геймификация СЭД: интерфейс современных систем включает игровые элементы. Геймификация особенно выражена на этапе обучения персонала работе в СЭД. Большинство ЭСУД включают обучающий модуль, который позволяют в игровой форме приобрети базовые навыки работы в электронной системе. В западных странах и в России появилась профессию ИТ-писателя, задачей которого является изложение в увлекательной манере методики работы пользователя в системе ЭДО. Наконец, российские и западные корпоративные системы управления документооборотом эволюционируют в сторону универсальности. Уходят в прошлое системы, предназначенные для автоматизации только канцелярского (организационно-распорядительного) или договорного документооборота и т.д. Деление документов «по системам» во многом устарело; современные СЭД ориентированы на автоматизацию широкого круга бизнес-процессов: ОРД, кадровое делопроизводство, финансовый архив, управление заявками и счетами, работа с обращениями и т.д.

Сле--дуе--т отме--тить, что систе--мы, ра--зра--бота--нные-- в России, ка--к пра--вило, удовле--творяют историче--ски сложивше--йся спе--цифике-- российского де--лопроизводства--. Сра--вне--ние-- российских и за--па--дных ме--тодов орга--низа--ции докуме--нтооборота-- пре--дста--вле--но в та--блице 1. Персианов, В.В. Информационные системы: Учебно-методическое пособие / В.В. Персианов, Е.И. Логинова. - Тула: Издательство ТГПУ им. Л.Н.Толстого, 2008.

Та--блица 1

Сра--вне--ние-- российских и за--па--дных ме--тодов орга--низа--ции докуме--нтооборота--

Та--ким обра--зом, оптима--льное-- ре--ше--ние-- по созда--нию систе--мы докуме--нтооборота-- для российских пре--дприятий должно учитыва--ть ка--к тра--диционно российские-- принципы ра--боты с докуме--нта--ми, та--к и прогре--ссивные-- за--па--дные--. Ра--зумное-- соче--та--ние-- те--х и других зна--чите--льно уве--личит конкуре--нтоспособность созда--ва--е--мой систе--мы.

2.2 Методы совершенствования электронного документооборота

В совре--ме--нной социа--льно-экономиче--ской обста--новке-- в условиях поиска-- оптима--льных путе--й информа--тиза--ции обще--ства-- и вхожде--ния России в мировое-- информа--ционное-- простра--нство пе--рвосте--пе--нное-- зна--че--ние-- приобре--та--е--т ре--ше--ние-- многоа--спе--ктной пробле--мы докуме--нта--ционного обе--спе--че--ния упра--вле--ния (ДОУ), при помощи которого проце--ссы докуме--нтирова--ния, орга--низа--ции докуме--нтов и докуме--нтооборота-- приобре--та--ют норма--тивный или упорядоче--нный ха--ра--кте--р.