Организация розничной торговки на примере компания ИП Мацкевич Н.Л. "Мир Сладостей"

Выделяя розничную торговлю в отдельное подразделение, целесообразно будет ввести новую должность в этой структуре, такую как менеджер по кадрам (начальник отдела кадров). Он будет подчиняться непосредственно начальнику розничной торговли. Ему будут переданы полномочия по управлению всеми кадрами розницы, т.е. прием на работу, расчет заработной платы, написание должностных обязанностей и т.д. Это позволит освободить от некоторых функций непосредственно начальника розничной торговли, что в дальнейшем приведет к улучшению работы всего подразделения. Также нужно включить в функции начальника розничной торговли функции по стратегическому планированию. Стратегическое планирование становится все более значимым процессом для любой организации. Стратегическое планирование позволит сделать следующее:

своевременно спрогнозировать появление угроз и возможностей;

разработать ситуационные планы на случай возникновения непредвиденных обстоятельств;

разработать стратегию своего подразделения с учетом генеральной стратегии всей компании.

Правильно будет перевести в штат розничной торговли одного бухгалтера из состава ИП Мацкевич Н.Л., который непосредственно будет заниматься бухгалтерскими делами подразделения. Это позволит значительно сэкономить на найме одного работника в штат розничной торговли, а также человеку, который уже знаком с делами фирмы и имеет в ней определенный опыт, будет легче адаптироваться на своем новом рабочем месте. Так как подразделение включает в себя два магазина и две торговые точки, одному бухгалтеру трудно будет вести всю отчетность, следовательно, есть необходимость в принятии в штат подразделения еще одного бухгалтера. Это позволит более тщательно вести все финансовые документы подразделения.

- следить за движением товара со склада;

формировать ассортимент по торговым точкам;

вести учет по товарным единицам;

Должностные инструкции данной единицы представлены в Приложении 6. Введение этой должности позволит снять некоторые обязанности с начальника розничного подразделения и оставить ему только обязанности руководителя (ранее обязанности товароведа выполнял именно начальник розничного подразделения).

В связи со сложившимися условиями в современной экономики, где основной упор делается на покупателя и его потребности, назрела необходимость в такой должности, как специалист по мерчендайзингу.

Мерчендайзинг - наука, которая изучает психологию потребителя, а также учит правильно расставлять товары на полках, что способствует увеличению покупательской активности у потребителей. Розничное подразделение имеет магазин самообслуживания, где покупатель сам выбирает товар с полок и прилавков. От того, как будет выставлен товар, зависит активность покупателей, а чем больше покупателей, тем, соответственно, больше прибыль. Кроме магазина самообслуживания присутствуют также еще один магазин и две торговые точки, где также необходимо правильно и эффективно выложить продукцию. На специалиста по мерчендайзингу будут возложены следующие задачи:

- изучение потребительского поведения;

- анализ динамики продаж;

- выкладка товаров на полках в соответствии с принятыми нормами.

С должностными инструкциями специалиста по мерчендайзингу можно ознакомиться в Приложении 7.

Таким образом, организационная структура будет выглядеть следующим образом (Приложение 4).

Организационная структура имеет ярко выраженный линейный вид. Это очень просто и удобно. Данная структура наиболее пригодна на первом этапе построения нового подразделения. Плюсы данной структуры:

- каждый работник знает и четко выполняет свои функции;

- удобство подчинения;

- четкое разделение труда;

- работник несет ответственность за свой участок работы.

Так как подразделение только создается, в первый период работы будет возникать много вопросов и проблем. Данная структура позволит избежать многих конфликтов, связанных с уровнями подчинения и с распределением ответственности для каждого работника. Так как линейная структура легко поддается изменениям, то в дальнейшем, в зависимости от обстоятельств, можно будет изменить данную структуру, например на функциональную.

Все функции и должности руководящего состава можно свести в таблицу 3.1

Таблица 3.1

Функции и должности руководящего состава

Суммы бальных оценок таблицы 3.1 можно использовать как основу для определения должностных окладов и составления штатного расписания. Исходя из данных таблицы 3.1, следует назначить оклад начальнику розничного подразделения в размере 10000 рублей, главному бухгалтеру оклад в размере 8000 рублей, специалисту по мерчендайзингу 5000 рублей, товароведу 5000 рублей, начальнику отдела кадров оклад в размере 5000 рублей.

Должностные обязанности у старших продавцов и, находящихся у них в подчинении, продавцов, остаются без изменения. Данные должностные обязанности отвечают всем требованиям компании, в них четко ясна ответственность и функции каждого работника. Единственным изменением, которое нужно внести, будет порядок подчинения, старших продавцов и продавцов начальнику отдела кадров, а также непосредственно начальнику розничного подразделения.

Так как создается новое подразделение, и вводятся новые должности, большую роль в стабильной и хорошо организованной работе всего подразделения будет играть такой фактор, как мотивация работников. Помимо денежной мотивации, которая является первостепенной в компании ИП Мацкевич, в розничной сети следует мотивировать работников не только оплатой труда. Для российской ментальности характерно стремление к коллективному труду, признанию и уважению коллег и так далее. Сегодня особое внимание следует уделять нематериальному стимулированию, создавая гибкую систему льгот для работников, гуманизируя труд, в том числе:

- признавать ценность работника для организации, предоставлять ему творческую свободу,

- применять программы обогащения труда и ротации кадров;

- использовать скользящий график, неполную рабочую неделю, возможность трудиться как на рабочем месте, так и дома;

- устанавливать работникам скидки на продукцию, выпускаемую компанией, в которой они работают.

Дополнительная мотивация позволит работникам в полной мере реализовать свои способности и возможности, а это в свою очередь благоприятно отразится на работе всего подразделения в целом.

3.2 Затраты и экономический эффект при выделении розничной торговли в отдельное подразделение

Выделяя розничную торговлю в отдельное подразделение в первую очередь, стоит задуматься об организационно-правовой форме данного подразделения. Целесообразно будет сделать её самостоятельным подразделением в составе компании ИП Мацкевич Н.Л., со своим балансом. Это позволит избежать значительных затрат на регистрацию ИП или ООО, а также упростит процедуру перехода на самостоятельный баланс. Подразделение будет иметь своего руководителя, который в свою очередь будет подчиняться, непосредственно, генеральному директору всей фирмы.

Для создания самостоятельного подразделения необходимы денежные средства (затраты). Проанализировав финансовое состояние компании ИП Мацкевич Н.Л., можно констатировать тот факт, что предприятие рентабельно и располагает необходимыми денежными средствами для выделения розничной торговли в отдельное подразделение. На сегодняшний день розничная торговля осуществляет до 17% товарооборота всей компании, имеет два магазина, один из которых магазин самообслуживания, и две торговые точки. В штате подразделения находиться 27 работников. После преобразований штат работников увеличиться с 27 до 32 человек. В основном это руководители среднего звена, которые будут составлять основу подразделения. После выделения в отдельную структуру, за счет правильной организации подразделения, за счет четкого разделения обязанностей и ответственности, за счет создания новых должностей, планируется увеличение товарооборота на 10%. Нужно доказать: целесообразно ли будет создание самостоятельного подразделения, покроются ли затраты на его создание при увеличении товарооборота на 10%.

Так как новое подразделение будет самостоятельным, необходимо чтобы оно располагалась в отдельном помещении. Для этого следует арендовать площадь под офис размером 25 кв. метров (для руководящего состава), сделать в нем ремонт, закупить мебель и оргтехнику. Ремонт, мебель и оргтехника это так называемые единовременные затраты. Остальные затраты, а также приблизительная их стоимость приведены в таблице 3.2.

Таблица 3.2

Затраты на создание нового подразделения

В таблице 3.2 приведен перечень затрат, которые будут существовать на протяжении всего времени работы подразделения.

Основу этих затрат составляет заработная плата всего штата сотрудников. Немалую роль в этих затратах играет арендная плата за помещение.

Также следует прибавить к ним единовременные затраты, которые необходимы в самом начале деятельности нового подразделения. Они приведены в таблице 3.3.

Таблица 3.3

Единовременные затраты

Таким образом, в первые три месяца на создание подразделения понадобятся вложения в размере 517,26 тысяч рублей. Следовательно, в первый год для работы подразделения необходимо денежных средств в размере 935 тысяч рублей. Проанализировав финансовое состояние компании ИП Мацкевич Н.Л., видно, что компания располагает необходимыми средствами для преобразований. После преобразований планируется увеличить товарооборот на 10%. На сегодняшний день товарооборот розничной торговли составляет около одного миллиона рублей. Соответственно после выделения розничного подразделения плановый оборот должен составить 1100 тысяч рублей. Достижение такого товарооборота будет достигнуто за счет правильно составленной работы всего подразделения. Из расчетов видно, что затраты на создание самостоятельного подразделения полностью окупятся. Планируемая валовая прибыль в год составит приблизительно 480 тыс. рублей. После уплаты всех пошли и налогов чистая плановая прибыль должна быть равна 426 тыс. рублей. Для сравнения на конец 2004 года прибыль розничной сети составила около 300 тыс. рублей. Таким образом, проведя мероприятия по выделению подразделения прибыль увеличиться на 126 тыс. рублей.

Экономический эффект = Товарооборот - затраты на приобретение товара - Налоги - единовременные затраты

Экономический эффект = 1100 - 620 - 54 - 378 = 48 тыс. рублей

Исходя из расчетов, можно сделать вывод о целесообразности выделения розничного подразделения в самостоятельную единицу. Об этом свидетельствует тот факт, что прибыль подразделения увеличиться практически в два раза. В ходе работы были достигнуты главные цели:

1. Доказана важность наличия такого подразделения как розничная торговля компании.

2. Доказано не совершенство действующей структуры управления подразделения розничной торговли.

3. Предложены и обоснованны меры по выделению розничной сети компании ИП Мацкевич Н.Л. в самостоятельное подразделение, а также меры по усовершенствованию структуры её управления.

Заключение

Итак, розничная торговля - одна из наиболее значимых для общества отраслей.

Правильная организация коммерческой работы в рамках розничной торговли способствует росту товарооборота, достаточно полному удовлетворению совокупного спроса населения и получению коммерческого успеха. Основой правильной организации работы служит грамотно построенная организационная структура подразделения.

Организационная структура имеет отношение непосредственно к организациям, где осуществляется та или иная совместная деятельность, нуждающаяся в организационных процессах: разделении труда, ресурсном обеспечении, согласовании объемов, сроков и последовательности работы.

Для того чтобы выбрать нужную структуру, необходимо знать преимущества и недостатки каждой, учитывать стратегические планы организации, ее цели и задачи.

Учитывая, что изменения, происходящие во внешней среде, могут представить определенные препятствия для успешного функционирования и развития компании, следует обеспечить максимальную устойчивость организации в подобных ситуациях.

Для этого необходимо вести работу по совершенствованию структуры организации, принимать меры по ее улучшению.

Основным направлением преобразований в компании ИП Мацкевич Н.Л., является выделение розничного подразделения, а также совершенствование организационной структуры данного подразделения.

Процесс преобразований, а также необходимые меры по улучшению организационной структуры были отражены в данном дипломном проекте.

Таким образом, при условии успешной работы организационной структуры и своевременного принятия мер по ее совершенствованию при создании самостоятельного подразделения, можно обеспечить эффективное функционирование и развитие подразделения. Значит, можно утверждать, что цель работы достигнута.