Анализ организации и технологии приемки товаров по количеству и качеству на складах розничного предприятия "Белохолуницкое райпо"

н) транспортная и отправительская маркировка мест (по документам и фактически), наличие или отсутствие упаковочных ярлыков, пломб на отдельных местах;

о) каким способом определено количество недостающей продукции (взвешиванием, счетом мест, обмером), могла ли вместиться недостающая продукция в тарное место, контейнер;

п) другие данные, которые, по мнению лиц, участвующих в приемке, необходимо указать в акте для подтверждения недостачи;

р) точное количество недостающей продукции и стоимость ее;

с) заключение о причинах и месте образования недостачи.

Если при приемке продукции одновременно будут выявлены не только недостача, но и излишки ее, то в акте указываются точные данные об этих излишках.

Акт подписывается всеми лицами, участвовавшими в приемке продукции по количеству. Лицо, несогласное с содержанием акта, подписывает акт с оговоркой о несогласии и излагает свое мнение.

В акте перед подписью лиц, участвовавших в приемке, указывается, что эти лица предупреждены о том, что они несут ответственность за подписание акта, содержащего данные, не соответствующие действительности.

Акт приемки продукции утверждается заместителем руководителя райпо не позднее чем на следующий день после составления акта.

В случаях, когда по результатам приемки выявляются факты злоупотреблений или хищений продукции, заместитель руководителя Белохолуницкого райпо сообщает об этом органам охраны общественного порядка или прокуратуры и направляет им соответствующие документы.

К акту приемки, которым устанавливается недостача продукции, прилагаются:

а) копии сопроводительных документов или сличительной ведомости, то есть ведомости сверки фактического наличия продукции с данными, указанными в документах отправителя;

б) упаковочные ярлыки, вложенные в каждое тарное место;

в) пломбы от тарных мест, в которых обнаружена недостача;

г) подлинный транспортный документ, а в случае предъявления получателем органу транспорта претензии, связанной с этим документом, - его копия;

д) документ, содержащий данные отвесов и обмера, если количество продукции определялось путем взвешивания или обмера;

е) другие документы, могущие свидетельствовать о причинах возникновения недостачи (анализы на влажность продукции, имеющей соответствующие допуски на влажность, сведения о льдоснабжении, коммерческие акты).

При приемке груза по количеству от органов транспорта кладовщик проверяет обеспечена ли сохранность груза при перевозке, в частности: проверяет наличие на транспортных средствах исправность пломб, оттиски на них, состояние транспортных средств, наличие маркировки груза, а также исправность тары.

При приемке же груза по качеству работник склада проверяет были ли соблюдены правила перевозки, обеспечивающие предохранение груза от повреждения и порчи (укладка груза, температурный режим, льдоснабжение), сроки доставки, а также производит осмотр груза.

При приемке товара по качеству операторы райпо следят за наличием сертификатов соответствия на закупаемый товар или его заверенной копии, подтверждающими качество и безопасность продукции для здоровья и жизни потребителя.

Приемка продукции по качеству производится на складе в Белохолуницком райпо в следующие сроки:

а) при иногородней поставке - не позднее 20 дней, а скоропортящейся продукции - не позднее 24 часов после поступления ее на склад райпо;

б) при одногородней поставке - не позднее 10 дней, а скоропортящейся продукции - 24 часов после поступления продукции на склад;

В отношении промышленных товаров, ненадлежащее качество которых обнаружено потребителем после покупки их в магазинах, Белохолуницкое райпо вместо акта представляет поставщику:

а) заявление потребителя об обмене товара и заключение магазина с указанием наименования товара, его поставщика, цены товара, характера недостатков и причинах их возникновения, времени продажи, обмена, ремонта товаров или возврата их стоимости;

б) документы, подтверждающие ненадлежащее качество товаров;

в) расписку потребителя об обмене товара или о получении его стоимости.

Технологическая карта - это форма документации, которая отражает пооперационную разработку выполнения того или иного процесса с указанием технических средств, затрат времени и труда на его выполнение.

Технологические карты приемки товаров содержат графики поступления товаров в течение дня, последовательность выполнения операций, количество работников, занятых разгрузкой и приемкой товара. Технологические карты не ведутся в Белохолуницком райпо.

В условиях розничного склада Белохолуницкого райпо хранение имеет некоторые особенности:

1) кратковременность пребывания товара на складе и, следовательно, более быстрое обновление товарных запасов;

2) относительно небольшие размеры этих запасов. Эти особенности и определяют условия хранения товаров на складе, важнейшими из которых являются: создание надежного режима хранения, рациональное размещение товаров, проведение санитарно-гигиенических мероприятий, предупреждающих ухудшение качества товаров.

При организации хранения основное внимание уделяется борьбе с товарными потерями. Различают следующие виды потерь:

а) естественную убыль товаров;

б) актируемые потери - бой, лом, порчу товаров.

Естественная убыль (сушка, утечка) происходит неизбежно при нормальных условиях хранения и обработки товаров в силу их физико-химических свойств. Для естественной убыли устанавливаются определенные нормы по каждому отдельному товару, которые и дифференцируются по периодам года и климатическим зонам. Нормы установлены в процентах к розничному товарообороту независимо от сроков хранения товаров.

Недопустимыми в нормальных условиях работы являются актируемые потери, возникающие в результате бесхозяйственного отношения к хранению товаров или небрежного отношения с ними. Эти виды потерь оформляются актом, составленным руководством организации с участием материально ответственного лица. Руководитель Белохолуницкого райпо при утверждении актов на бой, лом, порчу товаров определяет за чей счет должно быть отнесено списание потерь.

Важнейшей операцией технологического процесса является подготовка товаров к продаже.

На складах Белохолуницкого райпо следуют основным принципам правильной организации хранения:

1) товары не размещают в проходах, не загораживают огнетушители и розетки;

2) не складывают поддоны или товары в слишком высокие штабели;

3) самые верхние полки используют как резервные для товаров;

4) если товары не умещаются в ячейках, размещают их в более глубоких стеллажах;

5) поддерживают оптимальные режимы хранения товаров - температуру и влажность воздуха;

6) предохраняют товары от моли и грызунов;

7) отсыревшие товары просушивают и проветривают;

8) для поддержания необходимого санитарно-гигиенического режима регулярно производят тщательную уборку помещения, а также его дератизацию, дезинсекцию, дезинфекцию и дезодорацию.

Организация хранения обеспечивает:

а) сохранность количества товаров, их потребительских качеств и выполнение необходимых погрузочно-разгрузочных работ;

б) условия для осмотра и измерения товаров, отбора проб и образцов товаров соответствующими контролирующими органами, исправление поврежденной упаковки, выполнение погрузочно-разгрузочных работ.

Операции по подготовке товаров к продаже делятся на:

1) общие, к ним относятся:

а) распаковка;

б) сортировка товаров;

в) придание изделиям товарного вида;

г) укладка на тележки, в контейнеры, ящики.

2) специальные, включают в себя:

а) комплектация, сборка изделий, поступающих в разобранном виде;

б) устранение мелких дефектов, накатку тканей;

в) фасовка отдельных товаров хозяйственного назначения.

Общие операции выполняются кладовщиком на складе, а специальные операции подготовки товаров к продаже осуществляются уже непосредственно в магазинах райпо. В магазинах подготовленные к продаже товары перемещают в торговый зал. Товары доставляют в то время, когда в нем находится минимальное количество покупателей, чтобы не препятствовать процессу продажи.

Рациональная выкладка товаров осуществляется на основе следующих принципов:

а) для выкладки товаров используют все свободные места в торговом зале;

б) товары, имеющие одинаковое значение, располагаются в одном отделе магазина;

в) сопутствующие товары выставляются в непосредственной близости от основных;

г) крупногабаритные товары располагаются недалеко от выхода;

д) новые товары, на которые необходимо обратить особое внимание покупателей, выкладываются на видных местах;

е) товары пониженного спроса целесообразно располагают с соответствующими группами товаров, имеющих повышенный спрос.

Таким образом, организация торгово-технологического процесса в Белохолуницком райпо способствует наиболее эффективному доведению товара в широком ассортименте надлежащего качества до покупателя с наименьшими затратами труда и времени при высоком уровне торгового обслуживания.

2.3 Документальное оформление приемки товаров в Белохолуницком райпо

Движение товара от поставщика оформляется товаросопроводительными документами (накладной, товарно-транспортной накладной, счетом или счетом-фактурой). Накладная в Белохолуницком райпо выступает как приходным, так и расходным товарным документом. В накладной указывается номер и дата выписки; наименование поставщика и покупателя; наименование и краткое описание товара, его количество, цена и общая сумма (с учетом налога на добавленную стоимость) отпуска товара. Накладная подписывается материально ответственными лицами, сдавшими и принявшими товар и заверяется круглыми печатями организаций поставщика и Белохолуницкого райпо.

После получения товаров и проверки специальных документов, их параметры заносятся оператором в базу данных организации, то есть производится информационная обработка данных о товаре. Документооборотом занимается оператор, он несет полную ответственность за правильность учета поступающих или выбывающих товаров, а также за сохранность всех видов документов, проводит инвентаризацию ценностей на складе.

Приемка продукции по количеству и качеству производится по транспортным и сопроводительным документам (счету-фактуре, товарной накладной, счета, упаковочным ярлыкам) поставщика.

Для оплаты поступающих товаров используются счета и счета-фактуры. Счет-фактура служит для оплаты привезенного товара.

Товарные накладные по унифицированной форме №ТОРГ12 составляется поставщиком и является приходным документом в Белохолуницком райпо при поступлении товаров. Документом, сопровождающим поступление на склад крупной партии товара автомобильным транспортом, является «Товарно-транспортная накладная» по форме № 1-Т (торговля). Преимущественно по товарно-транспортной накладной поступают виноводочные изделия. В товарно-транспортной накладной выделяется транспортный раздел, в котором указаны сведения о грузе.

Первичные документы по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в Белохолуницком райпо при завершении ревизии хранятся три года.

Если товар приходит на склад в возвратной таре поставщика, на нее выписывается накладная. На тару не выставляется счет на оплату, так как она возвращается поставщику.

Для оформления приемки товарно-материальных ценностей, имеющих количественные и качественные расхождения с данными сопроводительных документов поставщика, применяются «Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей» (форма №ТОРГ-2).

Для оформления приемки товаров по качеству, количеству, массе и комплектности в соответствии с правилами приемки товаров и условиями договора применяется «Акт о приемке товаров» (форма №ТОРГ-1), составляемый членами приемной комиссии, уполномоченными руководителем организации. Приемка товаров производится по фактическому наличию. Акт по форме №ТОРГ-1 составляют, когда:

а) расхождений с документами поставщика нет, но оформление акта предусмотрено графиком документооборота организации;

б) обнаружены расхождения с документами продавца, но товар поступил без предварительной оплаты или после аванса, который не превышает стоимости фактически поступившей продукции.

Акты приемки продукции по количеству регистрируются и хранятся в Белохолуницком райпо.

В Белохолуницком райпо используется практика возврата некачественной продукции, оформляется либо актом приемки, но чаще отметкой в накладной поставщика. Поставщик, согласившись с возвратом товара, выписывает товарную накладную, в которой указывает себя плательщиком. Таким образом, из счета-фактуры уменьшают сумму к оплате.

При приемке товара обязательно наличие сертификатов соответствия на закупаемый товар или его заверенной копии, подтверждающими качество и безопасность продукции для здоровья и жизни потребителя.

На мясо, мясопродукты (кроме колбас, топленых жиров и консервов) всех видов животных, яйца, яичную продукцию, молоко и молочные продукты (за исключением готовой продукции молочных заводов) должно быть, кроме сертификата Государственной отраслевой инспекции по качеству или удостоверения о качестве, выданного отправителем, датированного днем погрузки, ветеринарное свидетельство, выданное Государственной транспортной ветеринарно-санитарной инспекцией. Эти документы прикладывают к товарной накладной. В документе о качестве указывают: наименование, качественное состояние, транспортабельность груза (в сутках): для охлажденных и мороженых грузов - температуру при погрузке (для мяса охлажденного и остывшего, кроме того, дату убоя), режим перевозки (с охлаждением, отоплением), вид транспортных средств (крытые вагоны, вагоны-ледники) и другие данные, обеспечивающие сохранность груза в пути, например, влажность (caхаpa, соли), засоренность вредителями (муки, крупы).

Ветеринарное свидетельство действительно пять суток со дня выдачи его в пункте отправления. При утере его в пути, а также при следовании груза более пяти суток составляется акт общей формы, прилагаемый к накладной. Выдача груза в этом случае в пункте назначения производится только после согласования с транспортным Госветнадзором.

При доставке поставщиком продукции в таре на склад, кроме проверки веса брутто и количества мест, кладовщик вскрывает тару и проверяет вес нетто и количества товарных единиц в каждом месте.

Осуществляя приемку на складе Белохолуницкого райпо, диспетчер заверяет товаросопроводительный документ штампом Белохолуницкого райпо и подписью кладовщика, в этом случае не требуется доверенность. Если приемка осуществляется на складе поставщика, то получение товара осуществляется материально-ответственным лицом - товароведом по доверенности формы № М-2, которая подтверждает право материально-ответственного лица на получение товара. Товароведу выдается накладная на вывоз продукции.

Доверенность подлежит учету как бланк строгой отчетности. Форма № М-2 учитывается по корешку доверенности, который хранится в бухгалтерии с отметкой о получении и использовании доверенности.

Доверенность содержит следующие реквизиты:

а) номер и дата выдачи;

б) срок действия (срок определяется возможностями получения и вывоза товара);

в) наименования и адреса плательщика и потребителя (получателя доверенности), а также банковские реквизиты плательщика; кроме того, указывается наименование поставщика: должность, фамилия, имя, отчество, сведения о паспорте материально ответственного лица, на имя которого выдается доверенность;

г) номер и дата документа, являющегося основанием для отпуска товаров.

Приводятся также наименование и краткое описание товаров, подлежащих получению, с указанием единиц измерения и количества (прописью).

Подпись получателя в доверенности удостоверяется руководителем торгового предприятия и главным бухгалтером и заверяется круглой печатью предприятия.

После получения товара в бухгалтерию предприятия представляются документы, подтверждающие совершение торговой операции, и в книге учета доверенностей проставляются номер и дата сопроводительных документов.

Приемка товаров по количеству и качеству предусматривает проверку соответствия фактического наличия товаров данным, содержащимся в транспортных, сопроводительных или расчетных документах, а при приемке по качеству и комплектности - требованиям к качеству товаров, предусмотренных в договоре. Учет первичных документов по приходу товаров ведется диспетчером в Журнале поступления товаров, который содержит название приходного документа, его дату и номер, краткую характеристику документа, дату регистрации документа, сведения о поступивших товарах.

Возврат товара поставщику при обнаружении брака в процессе реализации товара, при несоответствии товара стандарту или согласованному образцу по качеству, некомплектности товаров осуществляется путем оформления расходной накладной. Условия возврата товара поставщику различны, оговариваются в договоре поставки.

Оформление и учет реализации товаров в организации зависит от способа расчета за приобретаемый товар. Товары в Белохолуницком райпо реализуются как за наличный расчет, так и по безналичному расчету. Бухгалтера проводят акты сверки расчетов.

Накладная выписывается в 4-х экземплярах, первые два остаются у поставщика (на складе и в бухгалтерии), оставшиеся два передаются райпо (в бухгалтерию и материально-ответственному лицу). Накладная заверяется печатями поставщика и получателя и подписями материально-ответственных лиц (один отпустил товар, другой - принял).

Если количество и качество товара соответствуют данным, указанным в товаросопроводительных документах, то на сопроводительные документы (накладная, товарно-транспортная накладная и другие документы, удостоверяющие количество или качество поступивших товаров) накладывается штамп организации-покупателя, что подтверждает соответствие принятых товаров данным, указанным в сопроводительных документах.

В Белохолуницком райпо по каждому поставщику имеется договор. Необходимость в договоре поставки возникает, когда между поставщиком и покупателем устанавливаются длительные хозяйственные связи. Договор вначале заверяется юристом райпо, а затем подписывается руководителем. Если Белохолуницкое райпо не соглашается с отдельными пунктами договора или с предложениями по ассортименту, тогда в 10-дневный срок подписывается договор и спецификация и составляется протокол разногласий, о чем делается отметка в обоих экземплярах договора и спецификации перед подписью («Подписан с протоколом разногласий»). Поставщику направляется по одному экземпляру договора и спецификации и по два протокола разногласий.

Срок подписания и отсылки договора имеет большое значение, поэтому регистрируются все договоры, их даты поступления и спецификации, сохраняются конверты, в которых они поступили, квитанции на отсылку их поставщику заказным письмом или расписку о вручении. Эти документы хранятся в деле договора у бухгалтера.

После завершения приемки товаров каждому из них отводится определенное место на складе. При выборе места хранения товара учитываются количество и частота поступления товаров.

Рассмотрим приемку молочных товаров на склад Белохолуницкого райпо по количеству и качеству.

При поступлении молочной продукции на склад Белохолуницкого райпо определяется качество товаров с помощью органолептических, физико-химических показателей от каждой партии продукции.

При обнаружении посторонних веществ, плесени в молочных продуктах в транспортной таре партия товара приемке не подлежит.

Во-первых, товароведом и кладовщиком осматривается тара, в которой везут молочную продукцию. По органолептическим показателям качества молока определяют по внешнему виду, вкусу и запаху, консистенции, жирности. Молоко должно иметь однородную консистенцию, без осадка, молоко топленое и повышенной жирности - без отстоя сливок. Цвет - белый со слегка желтоватым оттенком; у топленого - с кремовым оттенком; для нежирного - со слегка синеватым оттенком. Вкус и запах - чистые, без посторонних привкусов и запахов. В продажу не допускается молоко со следующими дефектами: выраженный вкус пастеризации, привкус и запах дыма, кормовые и металлические привкусы, кислый вкус.

Физико-химические показатели молочной продукции проверяются по данным сопроводительных документов.

Вместе с поставкой молочной продукции поставщики предоставляют сертификаты соответствия на товар, а также накладные, удостоверения качества.

По товарной накладной можно увидеть наименование товара, номер сертификата соответствия, срок его действия, удостоверение качества и безопасности, время и дата производства, срок годности, условия хранения - температура и влажность.

Партия молочной продукции поступила 11 января 2010 года. Сроки сертификатов соответствия не истекли, наименование, характеристика, сорт товара соответствуют упаковке продукта, время и дата производства, жирность товара соответствует указанным на упаковке, срок годности соответствуют указанным на упаковке товара. Кефир, молоко 4%; 2,7%;3,5%;5%, биопростакваша, ряженка годны в течение 7 дней; коктейль молочный с какао 1,5%, сливки 10%, кефир с ароматом малины 2,7%, ацидофилин 2,7%.

Сметана 18%, масса творожная 15% годны в течение 5 дней; йогурт 2,5%; 4% годны в течение 10 дней; сметана 18% 250г годна в течение 14 дней; творог 8% 250 г годен в течение 4 дней; сырки творожные 8% годны в течение 3 дней. Условия хранения соответствуют температуре 2-6 С0 и влажности 0%.

Все товары отвечают «Гигиеническим требованиям к качеству и безопасности продовольственных и пищевых продуктов», имеет сертификаты и соответствует органолептическим и физико-химическим показателям.

Условия и сроки хранения товаров на складах Белохолуницкого райпо соблюдаются. На первом складе хранятся молочные товары, сыры, замороженные продукты, все те товары, которые требуют особый температурный режим. Этот склад поделен на три отделения. Первое помещение площадью 30 м2, здесь поддерживается температура с помощью охладительных установок 5 С для хранения молочных товаров, сыров, колбасных изделий. Второе помещение - холодильная камера - площадью 35 м2, здесь температура -16 С для хранения замороженных товаров, свежемороженой рыбы, масла сливочного, мороженого. Третье отделение необходимо для фасовки, подготовки товаров для отправки в магазины, взвешивания.

Остальные склады не имеют холодильных установок, так как это не требуется для хранения таких товаров, как безалкогольные и виноводочные товары, промтовары, потребительская тара, кондитерские изделия. Во всех складах используются дощатые поддоны, деревянные стеллажи высотой не более двух метров.

В Белохолуницкое райпо поступают товары от фирм-производителей из городов Кирова, Слободского, Кирово-Чепецка, Йошкар-Олы, Советска, а также поставщиков-посредников - оптовые базы города Кирова. Товар приходит преимущественно централизовано транспортом поставщика и некоторые виды продукции транспортом Белохолуницкого райпо. Заявки на товар делает директор базы по телефону.

Средства измерения на складах содержатся в исправном состоянии и представляются на метрологическую проверку в установленном порядке.

Белохолуницкое райпо соблюдает действующее в Российской Федерации санитарное законодательство, в котором установлены специальные санитарно-эпидемиологические правила «Санитарно-эпидемиологические требования к организации торговли и обороту в них продовольственного сырья и пищевых продуктов». Они разработаны с целью предотвращения возникновения и распространения инфекционных заболеваний и отравлений среди населения и определяют санитарно-эпидемиологические требования к размещению, устройству, планировке, санитарно-техническому состоянию, содержанию организаций торговли, условиям транспортировки, приемки, хранения, переработки и реализации пищевых продуктов, а также условиям труда.

Особые требования предъявляются к личной гигиене персонала. Все поступающие на работу проходят медицинские осмотры, профессиональную гигиеническую подготовку. На каждого работника заводится личная медицинская книжка. Профессиональную гигиеническую подготовку проходит каждый кладовщик, продавец ежегодно, так как их деятельность связана с хранением, реализацией мясомолочной и кремово-кондитерской продукции.

Белохолуницкое райпо обеспечивает необходимые условия для соблюдения санитарных норм и правил при приеме, хранении и реализации продукции, выполняет постановления предписаний органов и учреждений госсанэпидслужбы. Организует регулярную централизованную стирку санитарной и специальной одежды, обеспечивает исправную работу и своевременный ремонт холодильного и другого оборудования, наличие достаточного количества производственного инвентаря, посуды, моющих, дезинфицирующих средств, проводит дезинфекцию, дезинсекцию, дератизацию, обеспечивает своевременный вывоз мусора.

В результате анализа работы складов Белохолуницкого райпо выявлены следующие недостатки:

1) высокие транспортные расходы. Многие поставщики, такие, как ООО Торговый Дом «Вятич», реализующие пиво, ЗАО «Кировский молочный комбинат» - молочная продукция, ИП Пленкин А.А. - рыба, мясные и рыбные полуфабрикаты, консервы, ИП Кушков В.В. - сыры, масло сливочное, ИП Бушманов В.В. - бытовая химия. Предоставляют централизованную доставку товара, причем при необходимости могут развозить по городским магазинам. Здесь исчезает необходимость платы грузчику, водителю, кладовщику, транспортных расходов, а также амортизации машин;

2) убыточные магазины. Их можно сдать в аренду частным лицам;

3) неэффективность промтоварного и тарного складов. В Белохолуницком районном потребительском обществе существует 4 склада, все используются достаточно эффективно, но промтоварный и тарный склады можно объединить либо убрать промтоварный склад, так как доля промышленных товаров в общем товарообороте мала - 16%, а расходы на содержание склада, оплаты кладовщика, грузчиков велики. Многие промтовары по магазинам можно привезти централизовано, минуя склад. Тарный склад можно убрать, при этом вменить в обязанности всех продовольственных кладовщиков учет тары по своим товарным группам;

4) документальное оформление некоторых товарных операций. При приемке товаров не используются коммерческий акт, «Акт о приемке товаров» по форме ТОРГ-1, товарные ярлыки по форме № ТОРГ-11. При расхождении по количеству и качеству не составляется приемная комиссия, и тем более не вызываются представители поставщиков, представителей общественности и других организаций. Приемка товара по количеству и качеству упрощена для минимизации затрат времени. Но это может привести к плохим последствиям, например, при разбирательстве в судебном порядке;

5) отсутствие графиков разгрузки и загрузки транспорта, а также времени кладовщиков. В Белохолуницком райпо не проводится планирование дат и сроков поступления некоторых товаров на склад. Также склад бывает перегружен работой из-за единовременного завоза товаров и его отпуска со склада. Необходимы графики поставки товаров на склад, а также их отгрузки;

6) отсутствие анализа ассортиментной политики райпо. Экономический отдел дает данные о товарообороте товарных групп, но они не анализируются по эффективности. Можно выявить группы товаров, по которым товарооборот достаточно высок или наоборот, отсюда необходимо вести ценовую и ассортиментную политику райпо;

7) неправильное использование складских помещений. Необходимо для каждой группы товаров отводить отдельные места, а также освободить проходы для свободного перемещения грузчиков.

3. Предложения по совершенствованию организации и технологии приемки товаров по количеству и качеству в организации «Белохолуницкое райпо»

3.1 Организация эффективной разгрузки и приемки товаров по количеству

Данная глава посвящается разработке рекомендаций, направленных на решение выявленных во втором разделе проблем в работе организации «Белохолуницкое райпо», реализацию резервов, повышение эффективности деятельности предприятия.

1) высокие транспортные расходы. Такие группы товаров, как пиво торговой марки «Вятич», молочная продукция, рыба, мясные и рыбные полуфабрикаты, сыры, масло сливочное, бытовая химия завозятся на склад транспортом Белохолуницкого райпо. Можно делать заявки этих товаров на склад централизованно транспортом поставщика.

Заработная плата грузчику идет за тоннаж, за тонну выгруженного товара он получает 30 рублей. Машина ГАЗ в Белохолуницком райпо идет по грузоподъемности 3,5 тонны. Все выше перечисленные группы товаров завозятся отдельной машиной около 3 тонн каждая. За выгрузку одной машины грузчик получает около 100 рублей. Заработная плата водителю в день - 500 рублей, товароведу - 350 рублей за привоз одной машиной какой-либо группы товаров. Расход топлива рассчитывается в день следующим образом: от города Белой Холуницы до города Кирова расстояние 82 км, по городу Кирову машина проходит еще 36 км, обратно до города Белая Холуница 82 км. Расход бензина на 100 км идет 22 л бензина марки Аи 92 по цене 22 рубля 70 копеек. В итоге расход топлива в день одной машиной выходит на сумму 1000 рублей.

Пиво «Вятич», рыба, мясные и рыбные полуфабрикаты, сыры, масло сливочное завозится раз в неделю. Молочная продукция завозится два раза в неделю. Бытовая химия - раз в месяц. Каждая группа товаров привозится отдельно одной машиной.

Экономический эффект от внедрения данного мероприятия показан в Таблице 11.

Из Таблицы 11 следует, что при централизованной доставке данных товаров организация за год сэкономит 516600 рублей.

Таблица 11 - Экономический эффект централизованной доставки товаров на склад за год

Расходы в день, руб.	Пиво «Вятич»	Молочная продукция	Рыба, мясные и рыбные полуфабрикаты	Сыры, масло сливочное	Бытовая химия
1. Заработная плата грузчику	100	100	100	100	100
2. Заработная плата водителю	500	500	500	500	500
3. Заработная плата товароведу	350	350	350	350	350
4. Бензин	1000	1000	1000	1000	1000
5. Амортизация машины	100	100	100	100	100
6. Итого за год:	98400	196800	98400	98400	24600
Общая сумма расходов за год:	516600

2) убыточные магазины. Магазины № 46 Троицкого КООП, № 25 Поломского КООП Белохолуницкого райпо являются убыточными. Товарооборот по этим магазинам не превышает 300000 рублей в месяц, доходы по ним от 40000 рублей до 55000 рублей, а транспортные расходы в месяц составляют 20000 рублей, заработная плата двух продавцов - 10000 рублей, расходы по отоплению и содержанию здания - 10000 рублей.

В итоге доход от данных магазинов остается от 5000 рублей до 15000 рублей. Выгоднее сдать их в аренду частным лицам, тогда ежемесячно, не прилагая средств и труда, райпо будет иметь 30000-40000 рублей.

3) неэффективность промтоварного и тарного складов. Промтоварный и тарный склады можно убрать, промтовары заказывать сразу на магазины, а обязанности по приемке и отправке тары возложить на продовольственных кладовщиков.

Экономический эффект от данных мер приведен в Таблице 12.

Таблица 12 - Экономический эффект от ликвидации промтоварного и тарного складов за год

Расходы в год, руб.	Заработная плата грузчика	Заработная плата кладовщика	Содержание склада (свет, отопление, сигнализация)	Общая сумма, руб.
Промтоварный склад	36000	70000	12000	118000
Тарный склад	34000	70000	12000	116000
Итого:	234000

Анализ Таблицы 12 показывает, что за год райпо сэкономит 234000 рублей. Причем эти склады можно сдать в аренду, тогда еще дополнительно организация получит за год 600000 рублей.

4) отсутствие графиков разгрузки и загрузки транспорта. Приемка товара производится на складе «Белохолуницкое райпо», здесь находится зона разгрузки и загрузки транспорта. В результате этого место приемки товара почти всегда перегружено, поскольку завозы различных товаров на склад часто совпадают.

В результате постоянного скопления товарных запасов вследствие нерационально составленных графиков завоза и приемки продукции по таким товарным группам, как колбасные изделия, молочные товары, место приемки всегда перегружено, происходит застой товара вследствие того, что товар, завезенный ранее, или еще его не успели разгрузить до конца, или не успели документально оформить. Это приводит к значительным увеличениям затрат времени на приемку товара. Поэтому товароведам на предприятии необходимо создать взаимнооткорректированную систему графиков времени завоза товаров крупных товарных групп, согласованную с поставщиком.

Необходимо также проводить планирование закупок и продаж по первым закупаемым товарам.

Определение пробной партии закупки имеющейся товарной группы производится путем произведения среднедневного объема продаж по товарной группе по одной позиции схожих товаров (по качеству) на период, определяемый экспертным методом, за который можно охарактеризовать поведение товара на рынке.

Например, рассчитаем пробную партию закупки нового вида мясоколбасных изделий производства ОАО «Слободской мясокомбинат» - колбасы вареной «Докторская от СМК», исходя из того, что в среднем со склада реализуется 30 кг одного вида вареной колбасы в день, а период, за который можно охарактеризовать поведение товара на рынке - 3 дня (срок хранения вареной колбасы является ограниченным). Тогда пробная партия закупки товара равна 90 кг, то есть в качестве пробной партии складу необходимо закупить колбасы в количестве 90 кг.

Планирование даты закупки товаров должен производить директор базы райпо.

Дата закупки товаров определяется как сумма даты текущей и периода расходования товарных запасов до минимально возможного остатка, ниже которого запас не должен опускаться, за разницей периода срока доставки товара.

Период расходования товарных запасов до минимально возможного остатка рассчитывается как разница между суммой текущего товарного запаса и минимально возможного остатка, ниже которого запас не должен опускаться, деленной на сумму среднего товарного запаса за прошлый период, и последующим умножением полученного результата на оборачиваемость товара в днях.

Срок хранения вычисляется как произведение сумы текущего товарного запаса на количество дней в месяце - 30 дней, деленное на объем реализации по ценам товара на складе в месяц.

Например, рассчитываем сроки закупки вареной колбасы:

Товарный запас на 01.08.2009 равен 16000 руб.

Товарный запас за прошлые месяцы равен 15000 руб.

Объем реализации по розничным ценам товара за месяц оставляет 120000 руб.

Срок хранения равен 4 дням (16000*30/120000=4).

Минимально возможный остаток вареной колбасы, ниже которого запас не должен опускаться, равен 8000 руб.

Период расходования товарный запасов до минимально возможного остатка равен 3 дням (16000-8000)/15000*4,5=3.

Срок доставки вареной колбасы составляет в среднем 1 день.

Дата закупки вареной колбасы равна 02.08.2009 (01.08.2009+4-3).

Следовательно, закупку вареной колбасы следует произвести через 1 день

Рассмотрим сроки закупки вареной колбасы, рассчитанные на 01.08.2009 год в Таблице 13.

Таблица 13 - Сроки закупки вареной колбасы на 01.08.2009 год

Наименование вареной колбасы	Сроки закупки, дни	Дата закупки
1. Прима	3	04.08.2009
2. Докторская	2	03.08.2009
3. Любительская	3	04.08.2009
4. Обыкновенная	2	03.08.2009
5. Особая	1	02.08.2009
6. Для завтрака	3	04.08.2009
7. Молочная	3	04.08.2009
8. Любимая	2	03.08.2009

Анализируя Таблицу 13, можно сделать вывод, что средний срок закупки вареной колбасы на складе «Белохолуницкого райпо» составляет 2 дня.

Экономическому отделу райпо необходимо проводить квартальный анализ динамики приемки товаров на складе.

С помощью данного анализа по истечении квартала можно увидеть прирост или снижение объема приемки по товарным группам. Необходимо оценивать ситуацию на рынке, снижение объемов товарооборота говорит о допущении каких-либо ошибок. Это может быть невыполнение договорных обязательств поставщиков, перебои в доставке, проблемы с транспортом, несвоевременные заявки на продукцию, неправильный выбор ассортимента товаров, несвоевременная оплата счетов за полученный товар, покупательская способность и др.

В Таблице 14 показаны данные по объему приемки товаров по товарным группам в организации «Белохолуницкое райпо».

Таблица 14 - Динамика приемки товаров склада Белохолуницкого райпо по товарным группам

Наименование товарной группы	II квартал 2009 года, тыс. руб.	III квартал 2009 года, тыс. руб.	III квартал ко II кварталу 2009 года, %
Мясо	600	580	96,7
Колбасные изделия	1800	2000	111,1
Рыба	1200	1110	92,3
Масло животное	100	100	100,0
Масло растительное	95	100	105,3
Маргарин, майонез	120	130	108,3
Молочные продукты	2500	2600	104,0
Сыр	150	160	106,7
Консервы мясные	90	110	122,2
Консервы рыбные	85	90	105,9
Консервы овощные	80	80	100,0
Консервы фруктовые	70	75	107,1
Яйцо	600	610	101,7
Сахар	4500	4600	102,2
Кондитерские изделия	6000	6200	103,3
Варенье, джем, мед	20	21	105,0
Чай	100	110	110,0
Соль	30	30	100,0
Мука	200	210	105,0
Хлебобулочные изделия	85	80	94,1
Крупа	120	130	108,3
Макаронные изделия	300	320	106,7
Картофель	20	25	125,0
Овощи	600	700	116,7
Фрукты	500	600	120,0
Водка	700	800	114,3
Вино	600	650	108,3
Пиво	800	810	101,3
Безалкогольные напитки	130	140	107,7
Мороженое	100	120	120,0
Табачные изделия	1300	1200	92,3
Всего	23595	24481	103,8

Анализ Таблицы 14 показывает, что на протяжении исследуемого периода приемка товара возросла по всем товарным группам, кроме группы мясо, объем снизился на 3,3%, рыба - на 7,7%, хлебобулочные изделия - на 5,9%, табачные изделия - на 7,7%.

В связи с экономическим кризисом покупательская способность снизилась. Потребители выбирают дешевый товар. По группе мясо снизился объем дорогой продукции, например, цыплят бройлеров, люди выбирают дешевые окорока США.

По группе «рыба» в мае была несвоевременная доставка в связи с неоплатой по счетам полученной продукции от ИП Пленкин А.А.

По хлебобулочным изделиям в июне была централизованная доставка от ОАО «Булочно-кондитерский комбинат», сухари, пряники на общую сумму 100 тыс. руб. были с оставшимся сроком реализации 1 неделя. В продажу магазинов «Белохолуницкого райпо» они не попали, так как они не были бы реализованы за такой короткий срок, поэтому все сухари, пряники были возвращены поставщику.

По товарной группе «Табачные изделия» заявка была сделана вовремя поставщику, но у поставщика не оказалось некоторых наименований продукции на складе, поэтому доставка была неполной.

3.2 АВС и XYZ - анализ ассортимента товаров организации «Белохолуницкое райпо». Матрица АВС - XYZ - анализа

В организации «Белохолуницкое райпо» необходимо анализировать ассортиментную политику.

Формирование ассортимента представляет собой процесс подбора для реализации различных групп товаров, их видов и разновидностей, дифференцированных по всем отличительным признакам. Процесс формирования товарного ассортимента в организации должен исходить из формы ее товарной специализации и размера торговой площади, и быть направлен на удовлетворение спроса обслуживаемых контингентов покупателей и обеспечение высокой прибыльности их деятельности.

Ассортиментная политика, проводимая Белохолуницким райпо, не должна иметь застойных тенденций. Расширение и упорядочение ассортимента товаров необходимо перевести под пристальное внимание экономического отдела райпо. Расширение ассортимента подразумевает внедрение в продажу новых товарных групп, видов, моделей, которое сопровождается предварительным просчетом необходимости и эффективности этого внедрения.

В АВС - анализе организации «Белохолуницкое райпо» объектами управления является средний запас различных товаров за III квартал 2009 года. Признаком, по которому выполняется разделение ассортимента, является средний запас товаров за III квартал 2009 года.

Рассчитывается доля отдельных позиций ассортимента в общем запасе. Например, товарная группа под номером 1, ее запас за III квартал 2009 года составил 266600 рублей, общий запас по всем группам товара за III квартал 2009 года составил 4937400 рублей, доля 1 позиции составила: 266600:4937400*100% = 5,4%. Так считается доля каждой группы товаров.

Выстраиваются ассортиментные позиции в порядке убывания доли в общем запасе.

Рассчитывается для каждой позиции доля нарастающим итогом.

Делится анализируемый ассортимент на группы А, В и С.

Предлагается воспользоваться следующим алгоритмом: в группу А включают позиции, составляющие 75% запаса; в группу В включают следующие 20% запаса или до 95% нарастающим итогом: в группу С включают позиции, составляющие оставшиеся 5% запаса.

Строится кривая АВС - анализа.

Исходные данные для проведения анализа ABC и анализа XYZ приведены в Таблице 15.

Таблица 15 - Исходные данные для проведения анализа ABC и анализа XYZ, руб.

№ позиции	Средний запас за квартал по позиции для АВС - анализа	Реализация за квартал для XYZ - анализа
		1 квартал 2009 года	2 квартал 2009 года	3 квартал 2009 года	4 квартал 2009 года
1	266600	123170	26130	126900	22390
2	52100	11180	4450	11570	4060
3	264400	85670	9520	88050	7140
4	211200	65640	52630	68600	49670
5	109500	38890	13670	40210	12350
6	89400	30250	12660	31330	11590
7	18100	6290	2760	6520	2530
8	135500	29060	11590	30080	10570
9	176300	44850	11570	46260	10150
10	70400	18670	17940	19590	17020
11	248300	52840	41520	55200	39160
12	191800	35540	29670	37170	28040
13	225400	62030	10100	63830	8290
14	134100	37450	13500	38730	12230
15	43800	14110	1660	14510	1260
16	225500	109230	17050	112390	13890
17	198100	85180	13870	87660	11390
18	152500	51910	18240	53660	16490
19	277300	67880	31940	70380	29450
20	213000	56250	24690	58280	22660
21	110400	25730	20630	26890	19470
22	291300	65460	56890	68510	53830
23	134200	27830	17790	28970	16650
24	51700	13560	10230	14150	9630
25	73600	21200	5300	21860	4640
26	192600	62060	7280	63790	5550
27	145800	48990	9330	50450	7870
28	274000	75460	72500	79160	68800
29	207500	81240	39110	84250	36110
30	94600	28610	5450	29460	4600
31	58400	19790	12920	20600	12100

Для XYZ - анализа организации «Белохолуницкое райпо» рассчитываются коэффициенты вариации спроса по отдельным позициям ассортимента (v). Результат вносим в графу 4 Таблицы 16 по следующей формуле:

, (1)

где - коэффициент вариации спроса по оцениваемой позиции ассортимента; - значение спроса по оцениваемой позиции за каждый квартал; - среднеквартальное значение спроса по оцениваемой позиции за все кварталы; n - число кварталов, за которые произведена оценка.

Например, коэффициент вариации спроса по 1 позиции ассортимента рассчитывается следующим образом:

n = 4 квартала 2009 года;

= (123170+26130+126900+22390)/4 = 74648 рублей;

Все данные берутся из Таблицы 15.

Вновь организованный список с указанием значения коэффициента вариации размещается в графах 9 и 10 Таблицы 15.

Разделяется анализируемый ассортимент на группы X, У и Z. В Таблице 16 приведен алгоритм разделения ассортимента.

Таблица 16 - Предлагаемый алгоритм разделения ассортимента на группы X, У, Z

Группа	Интервал
X	0 ? н ? 10%
Y	10% ? н ? 25%
Z	25 ? н ? ?

Строится кривая XYZ - анализа.

В Таблице 17 приведен список наименований товарных групп по позициям ассортимента.

Таблица 17 - Наименование товарных групп

№ позиции ассортимента	Наименование товарной группы
1	Водка
2	Соль
3	Пиво
4	Сельдь
5	Масло животное
6	Масло растительное
7	Консервы мясные
8	Молочные продукты
9	Сыр
10	Крупа
11	Табачные изделия
12	Консервы овощные
13	Консервы фруктово-ягодные
14	Яйцо
15	Рыба
16	Овощи
17	Варенье, джем, мед
18	Чай
19	Вино
20	Мука
21	Хлебобулочные изделия
22	Мясо
23	Макаронные изделия
24	Кондитерские изделия
25	Фрукты
26	Маргарин, майонез
27	Сахар
28	Колбасные изделия
29	Безалкогольные напитки
30	Мороженое
31	Консервы рыбные

Из Таблицы 15, где приведены доли каждой группы товаров в общем запасе и коэффициенты вариации спроса по оцениваемой позиции, составляется матрица. В Таблице 18 приведена матрица ABC - XYZ - анализа.

Таблица 18 - Матрица ABC - XYZ - анализа

Группы	А	B	C
X		22, 28	10
Y		11	4, 12, 23, 21, 31, 24
Z		19, 1, 3	13, 16, 20, 29, 17, 26, 9, 18, 27, 8, 14, 5, 30, 6, 25, 2, 15, 7

Позиции не попали в группу А, следовательно, запас отдельных позиций ассортимента составляет менее 75% от общего запаса.

В группу ВХ попала позиции 22 - мясо, 28 - колбасные изделия, этот товар отличается стабильностью потребления, поэтому его необходимо закупать в требуемом количестве, тем более его стоимость составляет не большую долю в запасах. Позиция 11 - табачные изделия, попавшая в группу ВY составляет среднюю долю в запасах, эти товары пользуются средним стабильным спросом, поэтому их нужно заказывать по мере необходимости.

Наименьшее влияние может быть уделено позициям, попавшим в группу С, т.к. затраты на эти товары незначительн...