В некоторых случаях авиабилет может быть выписан на бланке для ручной выписки (резолюция ИАТА 720) (рис.6).

Рисунок 6. Авиабилет для ручной выписки

Использование таких бланков связано с тем, что технологически невозможно печатать на одном принтере бланки разных авиакомпаний, да и не все агентства оснащены дорогостоящими билетопечатающими устройствами. Кроме того, запас ручных бланков должен быть на случай остановки системы или неисправности принтера. Наибольшее распространение получили билеты ручной выписки с двумя и четырьмя полетными купонами. Если количество перелетов по маршруту меньше, чем количество полетных купонов, то в «лишних» полетных купонах пишется слово «VOID», a сами купоны изымаются из билета агентом при продаже. Каждый купон также снабжен копировальным слоем, поэтому любой купон содержит информацию обо всех других.

Нумерация международных перевозочных документов регламентируется резолюцией ИАТА 1720а.

Перевозчики должны использовать 13-тизначную систему нумерации перевозочных документов, включая авиабилеты, МСО, документы оплаты сверхнормативного багажа и др.

Номер документа должен состоять из (в порядке перечисления):

-трех цифр кода авиакомпании (Airline Code) согласно реестру ИАТА

(IATA Airline Coding Directory), например: «Аэрофлот» - 555, «Сибирь» - 421, «Lufthansa» - 220;

-максимум трех цифр кода формы документа (Form Code), обозначающих тип документа, источник выпуска (нейтральный или собственный бланк авиакомпании) и количество купонов;

-максимум восьми цифр непосредственно серийного номера (Serial Number).

Количество цифр Form Code + Serial Number не должно превышать 10.

Номер документа содержит также контрольную цифру. В индустрии пассажирских авиаперевозок используется система вычисления контрольной цифры «по модулю 7». Это означает, что контрольной цифрой назначается целый остаток от деления цифрового номера на число 7.

Пример:

Номер документа - 125 4475264791 5 , где

125 - код авиакомпании;

44 - авиабилет перевозчика, с 4 полетными купонами;

75264791 - серийный номер билета;

5 - контрольная цифра.

Нейтральные бланки IATA, изъятые из обращения в июле 2008 г., также существовали в виде бумажной заготовки проездного документа стандарта ATB2. Международная ассоциация авиаперевозчиков имеет две основные системы продажи своих билетов - через агентскую сеть BSP (Европа и Азия) и ARC (США и Канада). Билеты на бланках этих систем, называемые нейтральными, оформлялись только авиакомпанией, имеющей расчетный код IATA, обеспечивающий ответственность компании за оформление проездных документов в системах BSP и ARC. На обложке билетов, оформленных на нейтральных бланках IATA, размещался соответствующий логотип Международной ассоциации авиаперевозчиков.

В последнее время благодаря интенсивному проникновению новых технологий в различные сферы общественной жизни, в том числе и в сферу транспортного обслуживания, возникла новая форма существования авиабилетов - электронные билеты, которые представляют собой некую электронную запись, хранящуюся в базе данных.

Согласно резолюции IATA 722G, «электронное оформление перевозочных документов - это способ документирования продажи и контроля за ходом пассажирской перевозки (электронный билет) и предоставления сопутствующих услуг (электронные документы) без оформления бумажных расчетных документов».

Решение перейти на электронные билеты - это вынужденный шаг для авиаперевозчиков, поскольку отказ от использования обычных бумажных билетов дает возможность сэкономить немалые средства. Оформление бумажного билета вместе с его изготовлением, доставкой в пункты продаж и последующей обработкой в авиакомпании с целью учета выручки обходится в среднем в 9-10 долларов, а процедура электронной продажи удешевляет этот процесс до 2 долларов.

Американская компания "United Airlines" была первой авиакомпанией в мире, которая в 1994 году осуществила продажу первого электронного билета, а вслед за этим стала внедрять устройства для саморегистрации пассажиров в аэропортах.

ARC - корпорация, предоставляющая услуги системы взаиморасчетов на территории США, начала осуществлять процессы обработки и взаиморасчетов по проданным нейтральным электронным билетам ARC в 1995 году. В 2000 году их количество составляло 58,7 процента от общего числа проданных билетов.

События, сложившиеся на рынке перевозок Америки после 11 сентября 2001 года, заставили авиакомпании резко сокращать свои расходы по всем возможным направлениям, в том числе и расходы, связанные с "бумажными" билетами.

Так, американская Southwest Airlines в 2001 году стала продавать более 80 % билетов в электронной форме, American Airlines - 65% и к декабрю 2003 года полностью перешла на безбумажные технологии как на внутренних, так и на международных рейсах. Delta и Northwest Airlines объявили, что будут взимать с пассажиров, которые будут требовать "настоящий" билет, десять, a United - двадцать долларов.

Таким образом, в январе 2004 года число проданных электронных билетов, обработанных в системе ARC, составило 86,3 процента. На сегодня этот показатель составляет 100%.

Что касается BSP IATA, то в 2000 году на электронные билеты приходилось всего восемь, а в 2003 году - тринадцать процентов. В 2004 году IATA было принято решение о полном, стопроцентном переходе на безбумажную технологию оформления пассажирских авиаперевозок с 1 января 2008 года. Однако, в силу ряда технических и технологических причин, связанных, в основном, с продажей перевозок по интерлайн-соглашениям, отказаться от оформления билетов в бумажном виде и перейти на электронную систему продажи и регистрации билетов было решено лишь с 1 июня 2008 года.

Разница между традиционным бумажным и электронным билетом состоит в том, что электронный билет - это метод документирования продажи и отслеживания пассажирской перевозки без оформления бумажного документа. Электронный билет является «машинной» копией бумажного бланка строгой отчетности.

Электронный пассажирский билет и багажная квитанция представляет собой документ, используемый для удостоверения договора перевозки пассажира и багажа, в котором информация о воздушной перевозке пассажира и багажа представлена в электронно-цифровой форме, и имеет следующую структуру и содержание:

1) структура электронного билета:

-электронный полетный купон (в зависимости от количества рейсов число

электронных полетов купонов может составлять от 1 до 4);

-электронный контрольный купон;

-электронный агентский купон;

-маршрут/квитанция.

2) содержание электронного билета:

а) электронный полетный, электронный контрольный и электронный агентский купоны электронного билета содержат следующую обязательную информацию о перевозке пассажира и багажа:

-наименование и (или) код перевозчика;

-номер рейса;

-дату отправления рейса;

-наименование и (или) коды пунктов/аэропортов отправления и

назначения для каждого рейса;

-время отправления рейса;

-код класса бронирования;

-код статуса бронирования.

б) маршрутная квитанция электронного билета (ITR- Itinerary Receipt) (рис.7) должна включать следующую основную информацию о перевозке пассажира и багажа:

· дата оформления билета;

· данные об агентстве/перевозчике, оформившем билет;

· сведения о пассажире (для внутренних перевозок - фамилия, имя, отчество, наименование, серия и номер документа, удостоверяющего личность; для международных перевозок - фамилия, другие сведения, предусмотренные международными нормами);

· наименование и (или) код перевозчика;

· уникальный номер электронного билета.

Для каждого участка перевозки:

-наименование и (или) коды аэропортов/пунктов отправления и назначения;

-номер рейса;

-наименование и (или) код класса бронирования;

-дата отправления рейса;

-время отправления рейса;

-код тарифа;

-норма бесплатного провоза багажа (по усмотрению);

-код статуса бронирования.

· форма оплаты;

· тариф;

· эквивалент тарифа (если применяется);

· сборы (если применяются);

· итоговая стоимость перевозки.

Стандартного формата Маршрутной квитанции не существует, и следовательно, каждая авиакомпания может разрабатывать свой собственный вид и стиль, при условии, что в нем отражена основная информация.

в) электронный полетный купон, электронный контрольный купон, электронный агентский купон, маршрут/квитанция электронного билета могут содержать другую дополнительную информацию об условиях перевозки или особенностях обслуживания пассажиров и багажа.

Маршрутная квитанция выдается пассажиру при оформлении перевозки по электронному билету. Пассажиру рекомендуется иметь маршрут-квитанцию при себе на протяжении всего путешествия.



Рисунок 7. Пример маршрутной квитанции электронного билета

В некоторых аэропортах маршрут-квитанция может понадобиться для предъявления службам авиационной безопасности перед тем, как зайти в аэропорт, либо во время прохождения паспортного контроля или таможенного досмотра, как доказательство того, что пассажир имеет обратный билет или путешествует далее.

Электронный полетный купон электронного билета отражает следующие статусы:

-открыт для использования;

-аэропортовый контроль;

-прошел регистрацию;

-обмен/переоформление;

-использован для перевозки/использован;

-перевозка не по расписанию;

-посадка на борт пассажира произведена;

-только для информации;

-распечатан;

-произведен возврат;

-приостановлен;

-недоступен для использования;

-аннулирован;

-обмен при распечатке;

-закрыт.

Статус электронного полетного купона может отражать другую дополнительную информацию о его состоянии и применении.

Все этапы пассажирской перевозки отслеживаются и хранятся в специальном электронном файле. Данную функцию берет на себя база электронных билетов - e-ticket сервер (ETS).

С внедрением электронного билета существенно повышается значимость автоматизированных систем, участвующих в процессе обслуживания пассажиров. Если в условиях бумажной технологии для переноса информации о пассажире и полете между службами участников авиаперевозок (агент по продаже -- агент на стойке регистрации -- система расчетов авиакомпании) используется бумажный бланк, то в условиях электронного билета перенос информации осуществляется за счет взаимодействия соответствующих автоматизированных систем. Поэтому внедрение технологии e-ticketing возможно только при условии комплексной автоматизации всего процесса предполетного обслуживания пассажира, начиная от приобретения билетов и заканчивая регистрацией на рейс в аэропортах вылета.

Адекватное изменение состояний электронного билета происходит благодаря постоянному информационному взаимодействию автоматизированных систем, участвующих в обслуживании пассажиров, а именно:

- инвенторной системы бронирования, в которой авиакомпания размещает свой ресурс мест, включая базу электронных билетов;

- распределительных систем, специализирующихся на дистрибуции ресурсов через крупные терминальные сети (GDS , АРС);

-систем регистрации и управления отправками (DCS или Check-in System) в аэропортах вылета, в которых авиакомпания ввела технологию обслуживания пассажиров с электронными билетами.

На сегодня купить электронный билет можно как в собственных кассах перевозчиков или офисах уполномоченных агентств, так и на сайтах авиакомпаний. Сайт авиакомпании - максимально быстрый и удобный способ приобретения электронного авиабилета: пассажиру не нужно обращаться в кассу, он заказывает и оплачивает авиабилет на сайте, не выходя из дома или офиса, распечатывает маршрут-квитанцию, с ней и документом, удостоверяющим личность, приезжает в аэропорт прямо на регистрацию рейса.

При покупке электронного билета через Интернет пассажир должен ознакомиться с правилами применения тарифа на первом шаге бронирования при выборе стоимости перелета. Оплата забронированного места может быть осуществлена платёжной банковской пластиковой картой или электронной наличностью.

Покупку в собственных кассах авиакомпании и офисах уполномоченных агентов можно оплатить и банковской пластиковой картой, и наличными, при этом пассажиру выдаётся фискальный чек, оформленный посредством контрольно-кассовой техники.

В случае необходимости изменения условий перевозки пассажир может обратиться в колл-центр авиакомпании, в собственные кассы авиакомпании или офисы уполномоченных агентств.

Для возврата денежных средств по электронному билету, купленному через Интернет, пассажир должен обратиться в сеть собственных касс авиакомпании либо офисы уполномоченных агентств. Сумма к возврату рассчитывается в соответствии с правилами примененного тарифа.

Подлежащие возврату денежные средства перечисляются на счет банковской карты пассажира. При оплате электронной наличностью возврат средств осуществляется в кассе наличными.

При возврате электронного авиабилета пассажиру необходимо предъявить: паспорт; чек, если он на руках у пассажира; если возврат осуществляется по доверенности - нотариально заверенную доверенность на подачу заявления на возврат стоимости электронного авиабилета в связи с отказом от перевозки; маршрут-квитанцию (по возможности)

Агент рассчитает возвращаемую сумму и распечатает 2 экземпляра заявления на возврат средств. Пассажиру необходимо подписать оба экземпляра. Один из экземпляров остается в Авиакомпании, а другой - у пассажира.

При возврате билета, купленного в авиакассе, возврат средств осуществляется в кассе наличными в соответствии с условиями применения тарифа, по которому был приобретен электронный авиабилет.

Преимущества использования технологии электронного билета для пассажиров выражаются в:

-дополнительных каналах приобретения авиабилетов;

-возможности самообслуживания при бронировании, оформлении перевозки, регистрации на рейс и др.;

-невозможности утраты, хищения, повреждения электронного билета;

-возможности в любой момент подтвердить факт заключения договора воздушной перевозки.

Кроме того, преимущества использования электронного билета для авиакомпаний воплощаются в дополнительных каналах реализации собственных перевозок.

Квитанция платного багажа является платежным документом, подтверждающим оплату пассажирам багажа сверх установленной нормы бесплатного провоза, которая устанавливается в зависимости от принятой авиакомпанией системы оплаты (весовой или поштучной). Оплата за провоз сверхнормативного багажа, как правило, производится при регистрации багажа перед вылетом.

Грузовая накладная является документом, удостоверяющим заключение между грузоотправителем и перевозчиков договора на перевозку груза, а также подтверждающим оплату провоза груза от пункта отправления до пункта назначения, указанных в документе.

Кроме того, она выполняет функции таможенной декларации, страхового полиса, расписки в получении груза к перевозке, инструкции по обработке и доставке груза, на который оформлена накладная.

Накладная заполняется грузоотправителем непосредственно при продаже перевозок, проверяется перевозчиком и служит документом, подтверждающим право грузополучателя на получение груза в пункте назначения.

Грузовая накладная заполняется в 9-ти экземплярах и вручается грузоотправителем вместе с грузом перевозчику.

Первые три экземпляра являются подлинниками и на обратной стороне имеют условия договора о перевозке, при этом: первый экземпляр - подписывается грузоотправителем и остается у перевозчика; второй экземпляр - предназначен для грузополучателя, подписывается грузоотправителем и перевозчиком и должен следовать с грузом в аэропорт назначения; третий экземпляр - для грузоотправителя, подписывается перевозчиком и возвращается грузоотправителю после принятия его груза к перевозке.

Ордер (квитанция) разных сборов (МСО) - это расчетный документ, подтверждающий предварительное внесение сумм. Вид обслуживания указывается на купоне. Это может быть собственно перевозка, РТА, оплата перевозки сверхнормативного багажа, и т.д.

РТА - применяется при оплате одним лицом стоимости пассажирской перевозки другого лица, начинающейся из другого пункта. При этом покупатель получает квитанцию об оплате перевозки (МСО) и копию РТА, а авиакомпания-перевозчик в пункте отправления пассажира, получив РТА, должна выдать пассажиру авиабилет. При оформлении перевозки с использованием электронного билета РТА не применяется.

3. ОРГАНИЗАЦИЯ ВЗАИМОРАСЧЕТОВ В АВИАКОМПАНИИ

3.1 Партнеры авиакомпании по авиабизнесу

Производственные процессы в ходе транспортных операций осуществляются в рамках определенных организационных структур. Основной организационной структурой системы воздушного транспорта является авиакомпания (АК), называемая также авиапредприятием.

Авиакомпания вовлечена в финансовые отношения на постоянной основе с сотнями и тысячами партнеров по авиационному бизнесу (рис.8).

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 8. Партнеры авиакомпании по авиабизнесу

3.2 Особенности финансовой деятельности авиакомпании

Первичными отношениями являются расчеты между Авиакомпанией - перевозчиком (Поставщик) и Пассажиром, Грузоотправителем или Грузополучателем (Покупатель). Таким образом, Авиакомпания ежегодно заключает, исполняет и учитывает от десятков и сотен тысяч до нескольких миллионов Договоров о перевозке, в качестве которых выступают Авиабилеты и Авианакладные.

Движение денег от Покупателя к Авиакомпании-перевозчику осуществляется через различные платежные системы, к которым относятся:

· Авиакомпании - владельцы бланков

· Агенты; системы BSP,ARC

· Кредитные фирмы

· Организации- клиенты и правительственные организации.

Взаимоотношения между Поставщиком и Покупателем строятся на основе типовых договоров. Многие условия договорных отношений и процедур расчетов Авиакомпании-перевозчика с Покупателем и Платежными системами устанавливаются международными организациями или регулируются нормами международного права. Значительная часть методической и инструктивной документации публикуется на английском языке, что предъявляет высокие требования к персоналу Центра взаиморасчетов.

Международно-признанными являются следующие права Пассажира:

· Авиабилет, рассматриваемый как Договор на перевозку, оформляется Авиакомпанией - владельцем бланка или от ее имени и Авиакомпания - владелец бланка несет ответственность перед Пассажиром за исполнение условий перевозки всеми Авиакомпаниями - перевозчиками, указанными в авиабилете.

· Маршрут перевозки может включать неограниченное число участков. Перевозка на участках может быть выполнена разными Авиакомпаниями - перевозчиками;

· Обычный срок действия Авиабилета -- год, и перевозка может быть забронирована за год до начала ее выполнения. Ограничения прав Пассажира в сроке действия Авиабилета («пексные», «апексные» «сезонные» «экскурсионные», «групповые», и т.п. тарифы) обязательно сопровождаются снижением тарифа перевозки;

· В случае оплаты полного тарифа и при отсутствии соответствующих ограничений, налагаемых конкретной авиакомпанией, Пассажир в течение срока действия Авиабилета дополнительно получает права: отказаться от всей или части перевозки (возврат), изменить на участке рейс, дату рейса, класс обслуживания и Авиакомпанию-перевозчика;

В результате в общем случае система учета продажи и реализации перевозок требует от персонала владения специальными процедурами: «построение» тарифа сложного маршрута перевозки, «расценка» - определение цены отдельного участка перевозки относительно тарифа всего маршрута перевозки и др.

3.3 Особенности производственной деятельности авиакомпании

Авиакомпания оказывает следующие услуги (в скобках указаны Поставщик и Покупатель):

· перевозка пассажиров и сверхнормативного (платного) багажа (Авиакомпания - Пассажир);

· перевозка пассажира на основании чартерных контрактов (Авиакомпания - Агент или Туристическая фирма);

· перевозка груза (Авиакомпания - Грузоотправитель или Грузополучатель);

· перевозка почты (Авиакомпания - Почтовая администрация);

· выполнение «заказных» рейсов (Авиакомпания - Заказчик);

· продажа (на собственных бланках) пассажирских и грузовых перевозок на рейсы Других авиакомпаний на комиссионной основе (Авиакомпания - Другая авиакомпания);

· продажа (на собственных бланках) грузовых перевозок на рейсы Других авиакомпаний на комиссионной основе (Авиакомпания - Другая авиакомпания);

· обслуживание воздушных судов/рейсов Других авиакомпаний (Авиакомпания -- Другая авиакомпания) .

Авиакомпания приобретает следующие услуги (в скобках указаны Поставщик и Покупатель):

· продажа Другими авиакомпаниями (на их бланках) пассажирских и грузовых перевозок на рейсы Авиакомпании на комиссионной основе (Другая авиакомпания - Авиакомпания);

· продажа Агентами (на бланках Авиакомпании) пассажирских и грузовых перевозок на рейсы Авиакомпании и Других авиакомпаний на комиссионной основе (Агент- Авиакомпания);

· пользование системами расчетов по кредитным карточкам на комиссионной основе (Кредитная фирма или Другая авиакомпания систем UАТР и др. - Авиакомпания);

· обслуживание воздушных судов/рейсов Авиакомпании Фирмами (Аэропорты. Топливозаправочные фирмы. Службы аэронавигации, Фирмы бортпитания и т.п.) по обслуживанию воздушных судов (фирма OBC-Авиакомпания); взаиморасчет авиакомпания интерлайн перевозочный

· эксплуатация по лизингу/аренде воздушных судов (Лизинговая компания - Авиакомпания);

· Страхование воздушных судов (Страховая компания- Авиакомпания).

Учет в Авиакомпании имеет ряд принципиальных особенностей:

· деятельность Авиакомпании на авиационном рынке предполагает взаимоотношении на постоянной основе с большим числом национальных и иностранных партнеров (Рис.1);

· расчеты предполагают обработку сотен тысяч перевозочных и других расчетно-финансовых документов, нормативно-распорядительных документов органов государственного управления и международных ассоциации, получении информации по каналам связи и т.п.;

· период расчетов по перевозочной документации международного образца (включая претензионную переписку) составляет несколько лет;

· количество первичных документов, которые должны находиться в оперативном доступе, исчисляется сотнями тысяч и миллионами;

· отсутствие в Авиакомпании должного контроля немедленно провоцируют массовые нарушения порядка финансовых расчетов со стороны партнеров, которые проводят к финансовым потерям в сотни тысяч долларов США.

Для решения задач: надежной защиты от финансовых потерь, обеспечения функций управления производственной, финансовой и экономической деятельностью, обеспечения эффективной налоговой политики в авиакомпании создается специальное подразделение - Центр взаиморасчетов (ЦВР / Центр расчетов / Аccounting Centre).

3.4 Центр взаиморасчетов авиакомпании

Основной целью деятельности ЦВР является обеспечение контроля продажи авиаперевозок авиакомпании, своевременности и полноты получения выручки, учета доходов и расходов, связанных с авиаперевозками, ведение взаиморасчетов с партнерами по авиабизнесу, предоставление статистической отчетности.

Основные задачи ЦВР

1. Контроль продажи авиаперевозок всех категорий (пассажиры, платный багаж, груз, почта) подразделениями Авиакомпании, Представительствами и независимыми фирмами.

2. Учет доходов от перевозок на воздушных (внутренних и международных) линиях Авиакомпании, на регулярных и чартерных рейсах.

3. Учет прямых расходов, связанных с обслуживанием воздушных судов на линиях Авиакомпании на регулярных и чартерных рейсах.

4. Обработка первичной расчетно-финансовой документации для ведения взаиморасчетов с партнерами по авиабизнесу.

5. Ведение архивов перевозочной и расчетно-финансовой документации, относящейся к деятельности Центра расчетов.

6. Учет и контроль финансовой деятельности Представительств Авиакомпании.

7. Участие в разработке документов, регламентирующих деятельность подразделений Авиакомпании и взаимодействие Авиакомпании с другими авиакомпаниями, фирмами и организациями в части, касающейся компетенции Центра расчетов.

8. Ведение методологической работы, оказание методологической помощи подразделениям Авиакомпании, разработка правил, процедур контроля, учета и взаиморасчетов в части, касающейся компетенции Центра расчетов.

9. Выдача по запросам подразделений Авиакомпании статистической информации, связанной с работой подразделений.

Регламентация технологии работы ЦВР

Ниже представлен далеко не полный перечень Положений, регламентирующих деятельность Авиакомпании в целом и ее Центра расчетов:

· Положение о Центре расчетов;

· Положение об учете перевозочной документации Авиакомпании;

· Положение о порядке оформления и поступления в Центр расчетов отчетности о продаже пассажирских и грузовых авиаперевозок на бланках Авиакомпании (в случае использования авиакомпанией бумажных БСО);

· Положение о контроле отчетов о продаже пассажирских и грузовых перевозок;

· Положение о порядке оформления и поступления в Центр расчетов перевозочной документации с рейсов Авиакомпании;

· Положение о порядке оформления и поступления в Центр расчетов полетной и иной расчетной документации, связанной с выполнением и обслуживанием рейсов Авиакомпании;

· Положение по обработке расчетно-финансовой документации по операциям с кредитными карточками и взаиморасчетам с кредитными фирмами;

· Положение о предотвращении злоупотреблений с перевозочными документами;

· Положение об обработке первичных счетов за перевозки, предъявленных Авиакомпании другими авиакомпаниями;

· Положение об организации архивов физических экземпляров перевозочной и полетной документации Авиакомпании.

Естественно, каждая авиакомпания разрабатывает собственный комплект технологических документов для организации взаиморасчетов. Однако их общая направленность будет соответствовать перечисленным документам.

Автоматизация работы ЦВР

С начала деятельности Авиакомпании поток требующей обработки информации быстро нарастает и спустя несколько месяцев становится на столько большим, что его обработка в полном объеме без использования современных компьютерных средств становится практически невозможной.

Большинство зарубежных авиакомпаний, выполняющих регулярные перевозки на внутренних и международных воздушных линиях с применением перевозочной документации международного образца, еще в 70-х годах внедрили автоматизированные системы обработки информации, контроля продажи, учета доходов и финансовых расчетов (Revenue Accounting System). Стоимость программно-аппаратного обеспечения таких систем достигает нескольких сотен тысяч долларов США. Работа над развитием систем продолжается и в настоящее время.

Основные направления автоматизации взаиморасчетов в авиакомпании рассмотрены ниже на примере систем «ASIA» (Automated System International Accounting) и «СОФИ - Авиакомпания».

Система «Центр расчетов Авиакомпании» /АСУ «ASIA»

В 1992 году российская фирма ГиперСофт (Москва) предложила Авиакомпаниям России и СНГ систему «Центр расчетов Авиакомпании» АСУ «ASIA», которая полностью удовлетворяла международно-признанным требованиям, обычно предъявляемым к системам Revenue Accounting System.

Основными функциями системы «ASIA» являются:

1. Учет движения бланков перевозочной документации (далее БСО):

· ведение Базы данных (с момента образования Авиакомпании) по учету движения БСО;

· учет движения БСО с момента поступления от Поставщика до момента выписки у Агента;

· автоматизация учета на Складе БСО, включая обеспечение инвентаризации Склада;

· ведение Базы данных по БСО и отдельным купоном, объявленным утраченными, похищенными.

2. Учет продажи перевозок Пассажиров и сверхнормативного багажа с применением БСО Авиакомпании и нейтральных перевозочных документов:

· ведение Базы данных по каждому выписанному Агентом авиабилету (далее ТСТ), квитанции сверхнормативного багажа (ЕВТ), ордеру разных сборов (МСО);

· учет и контроль продажи/возврата по формам оплаты;

· загрузка отчетов BSP/ARS/ТКП.

3. Учет перевозки пассажиров, сверхнормативного багажа, груза и почты на рейсах Авиакомпании:

· ведение Базы данных по каждому перевозочному (ТСТ, ЕВТ, МСО, AWB и почтовые авианакладные) документу (БСО Авиакомпании, Других авиакомпаний, ЗАО “ТКП”), поступившему с рейсов Авиакомпании (международные и внутренние, регулярные и чартерные);

· контроль полноты и своевременности поступления перевозочной документации.

4. Финансовые расчеты с Другими авиакомпаниями:

· формирование первичных и претензионных счетов за пассажирские и грузовые перевозки от Авиакомпании Другим авиакомпаниям;

· ведение Базы данных всех первичных и претензионных счетов за пассажирские и грузовые перевозки, предъявленных Другими авиакомпаниями;

· контроль двойного дебета перевозочной документации.

5. Учет услуг по обеспечению выполнения рейсов Авиакомпании:

· ведение базы данных по каждому выполненному вылету на основе полетной документации, включая информацию по заправке и расходу авиатоплива, коммерческой загрузке, налету и др.;

· ввод в базу данных информации по всем актам обслуживания каждого выполненного вылета фирмами по обслуживанию воздушных судов;

· детальный контроль счетов фирм по обслуживанию ВС.

6. Специальные процедуры контроля:

· контроль использования (перевозка, возврат, обмен) купонов БСО, числящихся в остатках на Складе БСО и у Агента или числящихся утраченными, похищенными;

· контроль соответствия данных по учету движения БСО и данных по использованию (перевозка, возврат, обмен) купонов БСО;

· контроль соответствия данных по контрольному и полетным купонам;

· контроль соответствия данных контрольных, обменных купонов МСО, соответствующих РТА (уведомления о предварительной оплате) или перевозочных документов.

7. Статистика:

· имеется доступ в виде SQL- запросов ко всей необходимой информации для формирования требуемых статических отчетов.

Функционирующая в настоящее время новая версия системы «ASIA-next» - это перенос системы «ASIA» на более совершенную техническую платформу. «ASIA-next» построена по архитектуре «клиент-сервер», в среде OC Windows, что дает следующие преимущества:

-удобный и понятный графический интерфейс;

-возможность активного использования средств телекоммуникаций (SITA, Internet) для удаленного доступа;

-доступность данных при помощи языка вопросов SQL;

-изящные выходные печатные формы;

-отчетность о продаже электронных билетов.

Система обработки финансовой информации «СОФИ - Авиакомпания»

Институт автоматизированных технологий на воздушном транспорте (ИАТВТ, Москва) - ведущий отраслевой разработчик информационных технологий для гражданской авиации, предлагает для авиакомпаний комплексную информационную систему «СОФИ-Авиакомпания».

«СОФИ - Авиакомпания» предназначена для обеспечения учета выручки (дохода) авиакомпании по выполненным перевозкам, учета и контроля выручки от продажи перевозок на собственных бланках, бланках ТКП, BSP, ARC, учета и контроля расходования собственных бланков авиакомпании, учета и контроля интерлайн-счетов авиакомпании, счетов других авиакомпаний, контроля поступления денежных средств и расчетов с организациями за оказанные услуги, учета расходов и анализа маржинального результата выполненных рейсов (рентабельности рейсов), планирования и анализа экономической эффективности выполнения рейсов, ведения договоров, планирования летной работы, учета налета, рабочего времени и расчета заработной платы летного состава и бортпроводников.

«СОФИ - Авиакомпания» состоит из подсистем:

§ СОФИ - Договорные отношения - Авиакомпания

§ СОФИ - Бланки - Авиакомпания

§ СОФИ - Продажа перевозок - Авиакомпания

§ СОФИ - Офис продаж - Авиакомпания

§ Интерфейс с системой СОФИ - Агентство

§ СОФИ - Перевозки - Авиакомпания

§ СОФИ - Электронные платежи - Авиакомпания

§ СОФИ - Интерлайн - Авиакомпания

§ СОФИ - Расходы - Авиакомпания

§ СОФИ - Финансы - Авиакомпания

§ Интерфейс с бухгалтерскими системами

§ СОФИ - Экономика - Авиакомпания

§ СОФИ - Бюджет - Авиакомпания

§ СОФИ - Бизнес-аналитика - Авиакомпания

§ СОФИ - Экипаж - Авиакомпания

§ СОФИ - Зарплата летного состава и бортпроводников - Авиакомпания

§ СОФИ - Полеты - Авиакомпания.

Структура комплексной системы «СОФИ-Авиакомпания» и состав подсистем могут варьироваться. Конкретные проектные решения зависят от объекта автоматизации.

ИАТВТ специализируется на разработке систем обработки финансовой информации СОФИ не только для авиакомпаний, но и для агентств и аэропортов. Это системы СОФИ-Агентство и СОФИ-Аэропорт.

В случае использования агентами авиакомпании системы СОФИ - Агентство, имеются дополнительные возможности, позволяющие отказаться от бумажной технологии на этапе обработки отчетов этих агентов.

3.5 Контроль продаж авиаперевозок и учет выручки при использовании собственных бланков перевозочных документов авиакомпании

3.5.1 Учет БСО авиакомпании

В документообороте Центра взаиморасчетов авиакомпании участвуют перевозочные документы как самой авиакомпании, так и документы других авиакомпаний.

В свою очередь, документы авиакомпании (продажа которых подлежит контролю в ЦВР) делятся на документы, переданные агентам с бланкового склада авиакомпании (бланки авиакомпании), и на документы, полученные агентами по системе ТКП (нейтральные).

Собственные бланки авиакомпании, в отличие от нейтральных, полностью идентифицируют перевозчика, так как на них указывается название и логотип авиакомпании и расчетный код, присвоенный IATA и расположенный на бланке перед номером документа.

Перевозочные документы являются бланками строгой отчетности (БСО) и подлежат строжайшему учету в авиакомпании, так как, например, стоимость перевозки, оформляемой на одном бланке пассажирского билета, колеблется от нескольких десятков до нескольких тысяч долларов США. Легко подсчитать, к каким финансовым потерям приведет авиакомпанию неполное или несвоевременное перечисление выручки агентами или утрата даже небольшого количества бланков перевозочной документации (БПД), например, в результате хищения с последующей нелегальной продажей перевозок. Поэтому БПД снабжаются средствами защиты от подделки и имеют уникальные серийные номера, подобно денежным купюрам.

Авиакомпания должна знать, какова история движения каждого стока (диапазона номеров) бланков, т.е. где он в данный момент находится, и каким образом он оказался в данном месте. Сложность ситуации состоит в том, что после рассылки БПД со склада авиакомпании в пункты продажи возможны неоднократные передачи пакетов БПД между агентствами, включая возврат на склад.

Поэтому, заказывая собственные БПД, авиакомпания обязана позаботиться об их сохранности, движении и рациональном использовании. Центр взаиморасчетов авиакомпании должен постоянно иметь точную информацию о номенклатуре, количестве и диапазонах номеров, находящихся на складе БПД авиакомпании, числящихся за агентами по продаже, выбывших из употребления по разным причинам.

Учет БСО авиакомпании является одной из функций ЦВР и включает в себя:

· учет поступлений БСО на склад авиакомпании от поставщика;

· учет рассылки БСО подразделениям авиакомпании, представительствам и независимым фирмам;

· контроль движения и остатков БСО на складе Авиакомпании;

· учет движения и остатков БСО в подразделениях авиакомпании, представительствах и независимых фирмах;

· ведение картотеки оправдательных документов рассылки БСО;

· совместно с другими подразделениями Авиакомпании проведение инвентаризации БСО на складе, в подразделениях авиакомпании, представительствах и независимых фирмах.

Для поддержки деятельности ЦВР в вышеуказанном аспекте используется автоматизированная система “Движение бланков перевозочных документов”, которая обеспечивает:

· ведение Базы данных перевозочных документов, связанной с поступлением БПД на бланковый склад авиакомпании, рассылкой БПД по агентам, возможным возвратом части БПД на склад и взаимной передачей БПД между агентами, для учета движения БСО с момента поступления от поставщика, до момента выписки у агента;

· получение различного рода печатных форм (например, история движения БПД, остатки у агента, остатки на складе и другие);

· контроль списания партии БПД, выбывшей из обращения по каким-либо причинам;

· проведение инвентаризации на складе БПД и у агентов авиакомпании;

· ведение базы данных по БСО и отдельным купонам, объявленным утраченными, похищенными.

3.5.2 Делегирование прав на продажу авиаперевозок агентствам, контроль продаж, взаиморасчеты с агентствами

Важным моментом в работе с агентской сетью является организация взаимодействия между агентствами и авиакомпанией.

Взаимоотношения между независимым агентством и перевозчиком строятся на основе заключенного агентского соглашения - договора, согласно которому авиакомпания делегирует агентству право на продажу авиаперевозок на собственные авиалинии и на линии других авиакомпаний, на которые данная авиакомпания вправе оформлять перевозки на своих перевозочных документах.

Агентское соглашение предусматривает как обязательства Перевозчика (Перевозчик обеспечивает Агента необходимым количеством перевозочных документов, справочно-информационными материалами, расписанием, своевременно извещает Агента об изменении расписания, о замене типа ВС, обеспечивает вход в систему бронирования авиакомпании), так и обязательства Агентства (Агентство выполняет от имени перевозчика бронирование и продажу перевозок, несёт ответственность за ненадлежащее хранение БПД - в случае использования авиакомпанией бумажных БСО).

Зачастую при предоставлении агентству стока перевозочных документов авиакомпания требует от агентства наличия финансовых гарантий, называемых обеспечениями, для снижения кредитного риска. В качестве обеспечения может выступать депозит, размер которого зависит от таких факторов, как финансовое положение в стране расположения авиакомпании и агентства, маршруты перевозок авиакомпании, средний уровень тарифа и т.д. Роль обеспечения может также играть банковская гарантия, при этом банк указывается перевозчиком. Наличие обеспечения выступает гарантией для возврата и сохранности БСО, а также денежных средств от реализации авиаперевозок.

Получение БСО авиакомпании производится на основе заявки агентства по приходно-расходному ордеру.

Авиаагентство должно обеспечить условия для безопасного хранения БСО и штампов валидаторов.

Согласно типовому Агентскому соглашению, Авиаагентство будет нести ответственность за ненадлежащее хранение перевозочных документов, когда они находятся в его распоряжении, и будет отвечать перед авиакомпанией за их порчу в пределах стоимости каждого документа (~2 USD) и за утрату в пределах оценки потенциальной стоимости каждого БСО (~1000 USD).

При обнаружении пропажи БСО, числящихся за агентством, оно должно немедленно известить авиакомпанию и заполнить “ Уведомление об изъятии из обращения перевозочных документов”.

Утраченные БСО должны быть срочно занесены авиакомпанией в “блэклист”, с целью предотвращения их использования. Даже если взлом, кража или хищение предоставляются маловероятными, о факте пропажи БСО незамедлительно уведомляются правоохранительные органы.

В случае кражи или утраты штампа валидатора агента Авиакомпания назначает агенту новый цифровой код, а цифровой код утраченного штампа аннулируется.

Авиакомпания периодически устраивает проверки, выполняют ли Агентства требования безопасного хранения. В случае, если Агентство систематически не выполняет указанные требования, то Авиакомпания может изъять свои БСО и валидаторы.

В соответствии с условиями агентских соглашений, авиакомпания выплачивает агентствам базовое комиссионное вознаграждение, которое представляет собой плату за оказание агентством услуги и идет на покрытие расходов агентства, связанных с организацией продажи перевозок. Некоторые агентства используют часть базовых комиссионных для предоставления скидок корпоративным клиентам. Наиболее распространённым методом начисления базовых комиссионных является процентная ставка, её уровень может зависеть от класса обслуживания и направления перевозки. Базовое комиссионное вознаграждение устанавливается в процентах от тарифа, по которому продана перевозка, исключая все прочие сборы (аэропортовые таксы, страховые сборы, топливные сборы, и пр.). Как правило, комиссионные выплачиваются путем удержаниям комиссионных сумм из выручки агентства за отчетный период.

Агентство ежедневно или ежедекадно (в зависимости от условий соглашения) перечисляет выручку за проданные перевозки и ежедекадно или ежемесячно отчитывается перед авиакомпанией в соответствии с требованиями, предусмотренными заключенным агентским соглашением.

Выручка перечисляется на счет авиакомпании платежными поручениями за минусом агентских комиссионных, размер которых обусловлен соглашением. При этом оформляется отчет о продаже и реестр документов, который направляется в авиакомпанию с приложением соответствующих оправдательных документов.

В соответствии с типовым Агентским соглашением, отчет агентства по продаже перевозок включает следующие разделы:

1. Движение БСО;

2. Продажа и аннулирование;

3. Возврат;

4. Итоги по валидаторам;

5. Формы оплаты.

В разделе «Движение БСО» отражаются все операции, проведенные Агентством с БСО данной формы в отчетном периоде.

В раздел «Продажа и аннулирование» должны быть занесены все БСО, включая льготные и бесплатные, проданные и аннулированные Агентством в отчетном периоде. Информация группируется по возрастающим номерам валидаторов, а внутри группировки по валидатору - в порядке возрастания номеров БСО.

В раздел «Возврат» заносится информация по каждому документу (купону), принятому Агентом к возврату в течение отчетного периода. Раздел заполняется аналогично разделу «Продажа и аннулирование».

«Итоги по валидаторам» - в данном разделе указываются суммы по операциям «Продажа», «Возврат» и «Штрафы» раздельно для каждой валюты оплаты и валидатора. «Продажа» - общая сумма выручки Авиакомпании за отчетный период; «Возврат» - общая сумма, подлежащая удержанию Агентством с авиакомпании за возврат авиаперевозок; «Штрафы» - общая сумма штрафа за операцию возврата, подлежащего удержанию с пассажиров и перечисляемая в авиакомпанию. Отдельной строкой «Итого» указывается разница по операциям «Продажа», «Штрафы» и «Возврат» по данному валидатору.

В разделе «Формы оплаты» указывается реестр оправдательных документов с формой оплаты, отличной от оплаты наличными. При оплате наличными раздел не заполняется.

При продаже перевозок применяются следующие формы оплаты: предварительная оплата, продажа в кредит, продажа по безналичному расчету.

Предварительная оплата авиаперевозки осуществляется наличными деньгами, чеками, ордерами разных сборов (МСО), извещением о предварительной оплате перевозки (РТА).

При международных перевозках применяется также оплата в кредит, которая имеет следующие основные формы:

-оплата по системе СС (“Charge collect”) применяется при перевозках груза, когда стоимость перевозки взыскивается при выдаче груза с грузополучателя;

-оплата кредитными карточками, когда перевозчик или агент проверяют кредитоспособность предъявителя кредитной карточки и оформляют специальную квитанцию, на основании которой предъявляется счет кредитной фирме. Различают кредитные карточки коммерческих организаций, банков и авиакомпаний.

К кредитным карточкам коммерческих организаций относятся, например, карточки “American Express”, “Diners”, “Eurocard”, “Visa International” и т.д.

Широко известны такие банковские карточки, как “Bankcard New Zealand” и “Discover Card”.

Некоторые авиакомпании разработали и успешно применяют собственные кредитные карточки, к числу которых относят: “Air Canada en Route”, “American Airlines Personal Credit Card”, “Delta Air Lines Credit Card”, “Japan Airlines Card”, “Lufthansa Senator Card”, “Northwest Airlines Personal Card”, “Pan Am Credit Travel Plan Card”. Кроме того, существует совместная кредитная карточка авиакомпаний UATP (Universal Air Travel Plan).

Продажа по безналичному расчету применятся при перевозках пассажиров, багажа, грузов, почты и оформляется только на основании соответствующих документов правительственных, международных, общественных или других организаций. Такими документами могут быть правительственный запрос, ваучер туристической организации, платежное извещение ООН или других организаций о перечислении сумм на счет авиакомпании или его агента и др.

При оформлении продажа авиаперевозок соответствующий вид оплаты указывается в авиабилете, квитанции платного багажа или грузовой накладной:

CASH - плачено наличными или “travel” - чеками;

CHECK - оплачено прочими чеками, кроме “travel” - чеков;

PT - извещение об оплате производится через РТА. Далее следует указать форму оплаты РТА. Например, при оплате кредитной карточкой “American Express” указывается “PT/AX” (AX - код American Express”);

GR - правительственный запрос, по которому оформляется перевозка, и его серийный номер;

UN - транспортный запрос ООН с указанием форм и серийного номера;

NONREF - означает, что возмещение ограничено. Используется во всех случаях продажи в кредит, включая в продажу по “PAY LATER” (оплата позже), при обмене и прочих случаях, когда другой код формы оплаты неприменим, а возмещение ограничено;

AGT - это код указывается на билете, если он оформлен от имени или в обмен на документ, оформленный агентом по продаже;

MS - это код применения при любых формах оплаты, кроме указанных выше;

CREDIT CARD CODES - указывается двухбуквенный и цифровой код кредитных карточек. Например, “American Express” имеет код “AX”.

К отчету прилагаются контрольные и аннулированные купоны БСО перевозочных документов, иные оправдательные документы и расчетно-финансовые документы. Также прилагаются копии приходно-расходных ордеров на все операции, связанные с получением или передачей БСО; уведомления об изъятии из обращения БСО; войдированные полетные купоны перевозочных документов; оригиналы РТА, принятые в качестве оплаты перевозки или обмена; полетные купоны перевозочных документов, принятых к возврату; оригиналы требований, талонов и доверенностей, принятых при оплате по безналичному расчету, копии банковских поручений о перечислении сумм на счет авиакомпании.

Принятые в оплату перевозочные документы, а также оригиналы РТА, прилагаются к соответствующим контрольным купонам вновь выданных документов.

К каждому реестру прикладывается копия платежного поручения со штампом обслуживающего банка об исполнении перевода на счет авиакомпании суммы, соответствующей сумме по реестру, уменьшенной на сумму агентских комиссионных.

В Агентском соглашении предусмотрена ответственность сторон. В случае несоответствия финансового отчета авиаагентства требованиям перевозчика, последний имеет право вернуть отчет на исправление. Исправленный отчет должен быть возвращен авиаагентством в течение срока, установленного Соглашением; в случае нарушения данного срока агентство выплачивает перевозчику штраф, установленный Соглашением.

ЦВР авиакомпании контролирует следующие виды ошибочных отчетов агентств:

1. Опоздавший отчет - отчет о продаже, не отправленный в Авиакомпанию в срок, оговоренный Агентским соглашением;

2. Неполный отчет - отчет, в котором отсутствует хотя бы один из реестров или оправдательных документов. В случае не предоставления агентством в отчете войдированных купонов БСО, перевозчик начисляет штраф (например, в размере 100 USD за каждый купон);

3. Использование БСО, не отраженного в отчете - выявление Авиакомпанией случаев оформления Агентством авиаперевозок на БСО, не указанных в отчете о продаже в качестве использованных. При обнаружении перевозчиком полетных купонов, проходящих по отчетам агентства как не проданные, агентство выплачивает перевозчику стоимость проданной перевозки с дополнительной выплатой штрафа в размере, установленном агентским соглашением (например, 50% от всей стоимости проданной перевозки). Соответствующие контрольные и агентские купоны должны быть обязательно включены в следующий отчет агентства.

4. Несвоевременное перечисление - задержка Агентством перечисления выручки от продажи относительно сроков, оговоренных в Агентском соглашении. За каждый день просрочки платежа Агентству могут начисляться пени в размере от 0.05 до 0.5 % от суммы к перечислению в Авиакомпанию.

5. Ошибочные действия - действия агента, в результате которых Авиакомпании нанесен материальный ущерб (например, неправильный расчет тарифа, продажа перевозки на авиакомпанию, с которой нет соглашения по Interline, ошибки при продаже по кредитным карточкам и т.д.). В этом случае Агентство может нести материальную ответственность в размере фактически причиненного ущерба с дополнительной выплатой штрафа в размере, установленном агентским соглашением (например, 50% от понесенных убытков).

Авиакомпания также может предусмотреть максимальный процент аннулированных агентством документов (например, не более 15% от числа выписанных). При превышении этого процента взимается минимальный платеж (например,USD 50.00) и определенная сумма (например,USD 1.00) за каждый следующий документ.

При нарушениях типа 1, 2, 3 Авиакомпанией могут быть предусмотрены следующие дополнительные платежи:

Первый случай USD 100.00

Второй случай USD 200.00

Третий случай USD 500.00

Каждый следующий случай USD 1000.00

За нарушение сроков перечисления выручки и предоставления отчетности свыше одного месяца авиакомпания может приостановить выдачу БСО.

Ежеквартально стороны производят сверку взаиморасчетов с составлением соответствующего документа - акта сверки.

При внедрении системы электронного документооборота Перевозчик определяет структуру, формат и технологию передачи отчетности Агента о продаже перевозок в электронном виде с использованием электронно-цифровых подписей.

3.5.3 Брутто- и нетто-тарифы

Тарифы БРУТТО

...