Анализ информационного обеспечения государственного органа власти

Работа пресс-службы, как, впрочем, и любой организации, заключается в достижении целей и выполнении соответствующих функций, для чего он обладает определенными правами и обязанностями.

Цели деятельности:

- налаживание сотрудничества с различными организациями и социальными группами;

- создание благоприятного общественного мнения и завоевания расположение целевых аудиторий, отдельных социальных групп, основанных на доверии;

- реализация PR-деятельности;

- обеспечение прочного социального престижа ведомства и высокого социально-политического статуса руководство на различных уровнях;

В свою очередь задачи конкретизируют те цели, ради которых создана структурная единица. Документально определены главные задачи деятельности:

- информационное обеспечение деятельности учреждений и органов милиции;

- информирование общественности о деятельности Министерства, органов и учреждений милиции;

- анализ и формирование общественного мнения по вопросам, связанных с деятельностью Министерства, органов и учреждений милиции;

- установление связей с федеральными органами представительной и исполнительной власти, взаимодействие с политическими партиями и движениями и иными органами по вопросам, входящим в компетенцию пресс-службы;

- участие в правовом просвещении граждан.

Связи с общественностью, как важный компонент управленческой деятельности, помимо системы целей и задач имеет четко очерченный комплекс функций, куда входят:

- аналитико-прогностическая:

- организационно-технологическая;

- информационно-коммуникативная;

- консультативно-методическая.

В своей деятельности пресс-служба должна конкретизировать данные функции и в соответствии с ними осуществлять:

- оперативное распространение через информационные агентства, печать, радио и телевидения заявлений, обращений, сообщений, пресс-релизов и других информационных и разъяснительных материалов;

- организацию освещение в средствах информации материалов об участии Министерства в обеспечении исполнения законов;

- информирование об участии Министерства в международно-правовой защите прав и законных интересов граждан;

- подготовку для печати совместно с другими подразделениями Министерства обзоров криминальной, судебной и других видов статистики;

- организацию пресс-конференций, брифингов, встреч с российскими и зарубежными журналистами, подготовку заявлений для печати;

- организацию выступлений руководителей Министерства по радио, на телевидении и в печати с освещением проблем деятельности Министерства, органов милиции, законодательства и развития науки;

- подготовку печатных, фото- и видеоматериалов, отражающих деятельность органов милиции;

- аккредитацию при ведомстве российских и зарубежных корреспондентов;

- развитие информационных связей с пресс-службами других федеральных органов исполнительной власти, информационными службами министерств милиции государств-членов СНГ и других иностранных государств;

- анализ и обобщение публикаций средств массовой информации в интересах развития деятельности Министерства, совершенствование органов милиции;

- установление связей с союзами журналистов и другими творческими союзами, редакциями газет, журналов, других периодических изданий, радио и телевидения;

- обобщение положительного опыта по информационному обеспечению деятельности органов и учреждений милиции;

- содействию систематическому освещению работы органов милиции в средствах массовой информации, подготовка в этих целях информационных и справочных программ, отдельных материалов и сообщений;

- установление связей с органами власти различных уровней, сбор и анализ информации об их деятельности;

- осуществление связей с общественными объединениями, партиями, движениями в целях привлечения представителей общественности к проведению мероприятий, в ходе которых пресс-служба, решает свои задачи;

- участие в, проводимых общественностью, инициативных исследований про проблемам исполнения законодательства, анализ и оценка эффективности этой работы;

- анализ опубликованных материалов, отражающих мнение общественности по вопросам деятельности ведомства;

- обеспечение руководства ведомства оперативными материалами, опубликованных в средствах массовой информации о съездах, конференциях, митингах, демонстрациях и иных акциях политических партий, союзов и других общественных объединений, если они содержат информацию, относящуюся к деятельности органов милиции;

- обеспечение руководства ведомства информацией об общественном мнении и его реакции на деятельность органов милиции;

- установление контактов с издательскими организациями, творческими союзами и оказание им помощи в создании произведений, воспитывающих уважение к праву и законности, взаимодействие по этим вопросам с соответствующими ведомствами;

- рассмотрение обращений граждан и организаций по вопросам, относящимся к функциям пресс-службы;

- изучение и обобщение опыта работы органов милиции по организации связей со средствами массовой информации, общественностью, органами власти, учебными и просветительскими учреждениями, организация помощи в этом органом милиции [12].

Само собой разумеется, что на уровне конкретных должностных лиц обозначенные выше направления деятельности детализируются, и функции отдельных сотрудников пресс-службы и внештатных групп значительно различаются.

В целом же пресс-служба предназначена для осуществления следующих видов деятельности:

1) влияние на общественное мнение с целью обеспечения условий наиболее успешного функционирования ведомства путем установления и поддержания общения, взаимопонимания, расположения и сотрудничества между ведомством и общественностью, включая ее представителей в органах исполнительной власти. Сюда же относится решение следующих проблем: обеспечение руководства ведомства информацией об общественном мнении; оказание ему помощи в выработке ответных мер; обеспечение деятельности руководства в интересах общественности; поддержании его в состоянии готовности к различным переменам путем заблаговременным предвидения тенденций; использование исследований общественного мнения в качестве одного из основных средств коррекции деятельности ведомства. Таким образом, первая функция пресс-службы относится к числу функций политического управления .

2) стимулирование «спроса» на деятельность ведомства посредством публикаций или благоприятных презентаций, на радио и телевидении, которые не оплачиваются определенным спонсором. Цели: сделать ведомство и его деятельность более известными, повысить востребованность деятельности ведомства в обществе; увеличить число «потребителей» деятельности ведомства в структурах власти и обществе; помочь подготовить мнения тех людей, которые принимают решения относительно наделения ведомства дополнительными полномочиями и финансирования его деятельности; улучшить имидж ведомства и результатов его деятельности. Отсюда следует, что вторая функция пресс-службы - это функция продвижения (promotion) результатов деятельности в структурах власти и обществе.

Для успешного и качества выполнения возложенных на его функций (и в их пределах), а значит ля достижения поставленных перед пресс-службой и перед ведомством в целом задач, пресс-службе предоставляется право:

- запрашивать информацию у структурных подразделений ведомства, территориальных органов, а также государственных органов власти, юридических лиц и получать необходимые сведения, документы и материалы, направлять своих представителей для участия в семинарах, совещаниях и конференциях;

- по согласованию осуществлять контакты с органами законодательной, судебной и исполнительной власти, их управлениями информации, пресс-центрами и пресс-службами;

- вести переговоры с общественными и творческими организациями, отдельными лицами, в установленном порядке заключать с ними договора и соглашения;

- вступать в контакты с органами образования, науки, с общественностью, средствами массовой информации для организации учебно-просветительской деятельности;

- устанавливать связи со средствами массовой информации для выполнения функций пресс-службы УВД;

- принимать участие в заключение договоров на проведение аналитических исследований и в экспертизе материалов по вопросам, относящимся к компетенции ведомства;

- вносить руководству ведомства предложения по совершенствованию деятельности ведомства в целом и пресс-службы в частности [27].

Правовой статус пресс-службы определяет ее ответственность - это обязательство выполнять задания и обеспечивать их удовлетворительное завершение. Прежде всего, пресс-служба несет ответственность за результаты деятельности по обеспечению решения основных задач пресс-службы, формированию благоприятного имиджа ведомства, организацию своевременной подготовки и размещения материалов в средствах массовой информации, своевременную и качественную подготовку материалов, необходимый уровень организации и контроля выполнения основных задач пресс-службы, своевременность и действенность реализации установленных для пресс-службы функций. Начальник пресс-службы несет персональную ответственность за выполнение заданий, возложенных на пресс-службу, с учетом прав, предоставленных ему правовыми актами. Остальные же сотрудники несут дисциплинарную, материальную и уголовную ответственность за невыполнение и ненадлежащее выполнение своих обязанностей, которые определяются должностными инструкциями и действующим законодательством.

Организационная структура пресс-службы.

Организационная структура должна находит свое отражение в схеме управления, в положении об органах и структурных подразделениях, в должностных инструкциях, а так же в штатном расписании.

В социальном управлении находят применение несколько основных типов организационных структур управления: линейный, функциональный, линейно-функциональный и матричный. Основные различия кроются в содержании и характере взаимоотношений между составляющими организационную структуру элементами.

Логично было бы предложить деления пресс-службы на отделы, курировавшие определенные направления деятельности пресс-службы:

- группа обработки входящей информации, PR-сопровождения и рекламы;

- группа накопления, систематизации и передачи информации;

- группа подготовки и редактирования исходящей информации пресс-службы [6].

По мнению теоретиков социального управления наиболее эффективна схема линейно-функциональная организационная структура управления. Суть ее состоит в том, что нижестоящее звено (сотрудник отдела) подчиняется своему линейному (непосредственному) руководителю и одновременно обязано выполнять указания руководителя соответствующего направления деятельности в рамках его полномочий. Чтобы освободить руководителя пресс-службы от решения второстепенных вопросов, руководители направлений и отделов имеют право давать указания сотрудникам по отдельным функциям пресс-службы.

Исходным основанием для определения организационного «контура» пресс-службы ведомства является набор функций, который этот отдел призван осуществлять. Работа же сотрудников пресс-службы в новых условиях становиться более регламентированной и содержательной, функциональный принцип позволяет создать в пресс-службе целостную контролируемую систему, улучшить подконтрольность деятельности сотрудников, позволяет лучше ориентироваться в сложных ситуациях. Но есть и проблемы . Одна из них заключается в недопонимании многими сотрудниками многими сотрудниками пресс-службы необходимости проведения этих структурных преобразований. Они привыкли выполнять указания только непосредственного (линейного) руководителя, а необходимость подчиняться своим же коллегам некоторое удивление, а иногда даже конфликты.

После рассмотрения организационной структуры пресс-службы необходимо переходить к анализу структурных связей в пресс-службе. Эти связи призваны придавать динамическое, подвижное состояние отделу, создавать условия для постоянного усиления его управленческого воздействия.

Группы структурных связей пресс-центра:

1) Вертикальные. Принципиальная схема таких связей внутри пресс-службы «распоряжение - исполнение». В рамках вертикальной коммуникации информация перемещается в отделе уровня на уровень. Она может перемещаться по нисходящей, то есть с высоких уровней на низшие. Таким образом подчиненным сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов , конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах, методах выполнения и так далее. Кроме того, руководство узнает о текущих и назревающих проблемах и предлагает возможные варианты исправления положения дел.

2) Функциональные связи внутри пресс-службы состоят в реализации сотрудником (групп сотрудников) права участвовать в решении вопросах, составляющих функциональную обязанность других групп (сотрудников), или же в обязанности предоставлять другим группам (сотрудникам) информации, согласовывать решения некоторых вопросов.

3) Горизонтальные связи пресс-службы выражены должны быть в отношениях между отдельными сотрудниками пресс-службы, не находящимися в прямом подчиненности по отношению к друг другу или функциональной зависимости

Основные производственные принципы деятельности, определяющие степень эффективности в сфере установления, поддержания и развития контактов с общественностью:

- системность: деятельность работников пресс-службы - не набор ( не сумма) механически связанных друг с другом приемов, методов, процедур взаимодействия с общественностью, а именно система, как организованная целостность;

- адекватность: речь идет о взаимном соотношении, взаимосоответствии целей, предмета и средств PR, о стратегической обусловленности и тактической, ситуативной целесообразности действий, о непротиворечивом соотношении избранных технологий;

- «гибкость технологий»: поскольку вероятность изменений во взаимодействии с общественностью весьма высока, в структуре пресс-службы должна быть заложена возможность технической переналадки связей с общественностью (кадровый состав, реорганизация и так далее) [6].

В содержание понятия структуры подразделения органа также входит состав должностей. Государственная должность является первичной организационно-структурной единицей государственного аппарата, заключающей в себя часть ее компетенций. Должность как исходная структурная единица включает четыре формальных элемента: точно обозначенное в штатном расписании служебное место, которое может занимать только одно лицо; обязанности по данной должности; полномочия и ответственность как совокупность поощрений и санкций, назначаемых служащему за его работу[5].

Перейдем непосредственно к рассмотрению функций начальника пресс-службы:

- осуществление общее руководство деятельностью пресс-службы;

- организация деятельности пресс-службы и выполнение приказов, инструкций, указаний и других решений вышестоящего начальства;

- принимать решение, направленные на реализацию функций пресс-службы, обеспечивать их выполнение, контролировать работу сотрудников пресс-службы;

- вносит на рассмотрение руководству наиболее важные вопросы, связанные с деятельностью пресс-службы;

- организация взаимодействия с российскими и иностранными средствами массовой информации для полного и объективного освещения деятельности ведомства и органов милиции;

- организация подготовки сообщений в средства массовой информации, брифингов, пресс-конференций по вопросам деятельности ведомства и органов милиции;

- организация оперативного информирования руководства ведомства о позиции средств массовой информации, об откликах в прессе, на радио и телевидении о деятельности ведомства;

- организация взаимодействия со сторонними пресс-службами органов государственной власти;

- обеспечивает координацию в работе пресс-службы и взаимодействия с другими подразделениями ведомства.

Сотрудников пресс-службы целесообразно на мой взгляд распределить по группам с определенным набором функций:

Группа обработки входящей информации, PR-сопровождения и рекламы:

- мониторинг прессы и электронных СМИ;

- обработка и систематизация входящей информации по тематике ведомства;

- формирование банка текстов и их классификация по тематике деятельности ведомства;

- осуществление взаимодействия и поддержка творческих контактов с представителями СМИ;

- осуществление взаимодействия с общественными организациями и органами государственной власти;

- осуществление взаимодействия со специалистами структурных подразделений ведомства;

- подготовка пресс-конференций, брифингов и встреч руководителей ведомства с журналистами;

- информационная поддержка сайта пресс-службы( ведомства) в интернете.

Группа накопления, систематизации и передачи информации:

- сбор и каталогизацию информации о деятельности ведомства, отраженной в СМИ (видеотека, аудиотека, фототека);

- анализ и подготовку информации, поступающей от информационных агентств;

- передача информации в информационные агентства и СМИ через средства электронной и факсимильной связи.

Группа подготовки и редактирования исходящей информации:

- осуществление взаимодействия с редакциями изданий тематика которых затрагивает области интереса ведомства;

- подготовка для публикации материалов, связанных с историей и сегодняшней деятельностью ведомства;

- подготовка пресс-релизов;

- редактирование материалов, поступающих от сотрудников пресс-службы для публикации;

- информационная поддержка ведомственных изданий.

Каждую из подобных групп должен возглавлять руководитель. Он должен осуществлять комплексный и линейный контроль за своей группой, следить за осуществлением закрепленных за группой функций. По своему положению эти руководители - вспомогательные звенья при руководителе пресс-службы, которые не наделяются самостоятельными властно-распорядительными полномочиями в отношении группы и реализуют свои предложения через указания руководства пресс-службы. Если руководитель пресс-службы указывает исполнителям, что делать, то руководитель отдела указывает, как делать, то есть какими методами, приемами, средствами выполняет задание. Таким образом, в пресс-службе формально имеет место делегирование полномочий. В этом есть ряд положительных моментов:

- освобождение руководителя от выполнения несвойственных ему рутинных операций;

- форма повышения квалификации сотрудников и способствует использованию их профессиональных знаний и опыта;

- положительное влияние на мотивацию сотрудников. Чувствую себя хозяевами на определенных участках работы, они полнее раскрывают свои способности и охотнее проявляют инициативу.

Так же не следует забывать о том, что излишнее сужение специализации внутри групп или их подобное деление, отрицательно влияет на принцип «гибкости технологий» в работе пресс-службы.

Основные направления деятельности пресс-службы.

В практике работы пресс-службы, да и PR вообще, общественность условно подразделяется на открытую и закрытую системы, поэтому деятельность пресс-службы можно разделить на внешний и внутренний PR. Рамки внешних связей не ограничены. Пресс-служба - ничто иное, как инструмент вхождения во «внешнюю среду», обеспечивающий узнаваемость ведомства на региональном уровне. [23]

Одна из задач пресс-службы в системе управления ведомства - формирование благоприятного имиджа и постоянное поддерживание высокого авторитета.

Формированию позитивного имиджа во многом способствует систематическое взаимодействие со СМИ. Цивилизованные контакты с представителями печати, радио и телевидения - одна из главных задач пресс-службы ведомства.

Критерием успеха информационной деятельности пресс-службы считается наличие материалов в СМИ, понимание проводимой ведомством политики. Пресс-служба должна одинаково реагировать на запросы редакций, независимо от аудитории органа СМИ.

Опыт и примеры положительного взаимодействия пресс-службы и СМИ необходимо анализировать, разрабатывать схемы дальнейшего сотрудничества.

Важна и необходимо информационная поддержка изданий, тематика которых входит в компетенцию пресс-службы, различного рода правовое, новостные, аналитические периодические печатные издания, циклы теле-радиопередач. Идеальным вариантом будет наличие в издании и редакции тематических рубрик, посвященных работе пресс-службы в частности и ведомства в целом.

Кроме того, для укрепления и поддержания положительного имиджа, целесообразно выпускать ежемесячный ведомственный бюллетень. В котором публиковались бы нормативные акты, имеющие отношение к деятельности ведомства, их разъяснение для сотрудников, с комментариями должностных лиц, положения и инструкции ведомства, различного рода кадровые перестановки, исторические справки по различным вопросам. Значимым местом в бюллетене стала бы рубрика «Вопросы читателей», где сотрудники ведомства, задавая вопросы на интересующие их темы, получали компетентные ответы.

Одна из главных задач работы пресс-службы - превратить СМИ в естественного союзника. Надлежит строить работу пресс-службы со СМИ в режиме диалога, сотрудничества, взаимной ответственности. Даже если соглашения носят неформальный характер устных договоренностей, они должны соблюдаться в любом случае. Соблюдение этого принципа значительно повышает действенность пресс-службы, результативность ее влияния на общественное мнение.

Одним из главных принципов работы со СМИ является гибкость и адаптивность к ситуации. Как организация, претендующая на известность, пресс-служба имеет план работы со СМИ - комплексную программу PR-сопровождения, разрабатываемую пресс-службой и утверждаемую начальников ведомства. Однако в работе с внеплановыми запросами СМИ гибкость предпочтительнее жестко ограниченной политики.

Формируя отношения со СМИ, пресс-служба вырабатывает общую политику этих отношений. С одной стороны, она определяет правила предоставления информации для СМИ, с другой - правила сбора и анализа информации, уже выпушенной СМИ для общественности. Специалисты пресс-службы постоянно следят за сообщениями в печати, радио и на телевидении, ежедневно готовят обзоры прессы для руководства, дают оценку результатам обратной связи с целевыми аудиториями, отвечают на вопросы, жалобы и выступления, выступают с опровержениями, составляют аналитические записки.

Одна из функций пресс-службы - установление и развитие информационных связей с пресс-службами других региональных органов исполнительной и представительной власти, сбор и анализ информации об их деятельности[25].

В основе взаимодействия органов власти и их PR-структур лежит принцип коллективной ответственности.

Зачастую ведомства нуждается в непосредственной поддержке других органов власти. Свой вклад в развитие и повышение эффективности деятельности ведомства должна вносит пресс-служба с помощью лоббирования, которое представляет специализированную часть PR, заключающуюся в формировании и поддержании отношений с органами власти.

В своей деятельности пресс-служба должна выбирать эффективные и цивилизованные пути лоббирования.

Решение комплекса проблем, возникающих при работе со СМИ и общественностью, не может и не должно ограничиваться разовыми приемами. Это систематическая, целенаправленная организационная работа, в которой немалую, если не ключевую роль играет личное обаяние при неформальных личных контактах, умение убеждать и непременно доскональное знание предмета обсуждения. Это требует продолжительного времени, знания деловой среды, конкретных контактов с людьми.

Так же наряду с обозначенными задачами работы пресс-службы немаловажную роль играет связь с общественными объединениями, партиями и движениями в целях привлечения представителей общественности к проведению различного рода мероприятий, попадающих под юрисдикцию пресс-службы и ведомства [17].

Основной деятельностью пресс-службы является поиск взаимопонимания с целевыми аудиториями. Тем не менее, общественные связи все теснее смыкаются с внутренней коммуникацией. Пресс-служба должна иметь ввиду не только направления сотрудничества с представителями властных структур, СМИ и широкой общественностью, но рассматривать направление постройки и улучшения эффективности коммуникаций внутри ведомства.

Участвуя в выработке информационной политике ведомства, пресс-служба должна работать во взаимодействии с другими структурными подразделениями ведомства в соответствии с распределением прав и обязанностей между ними.

Помимо всего прочего, пресс-служба систематически взаимодействует и с руководством ведомства по основным направлениям своей деятельности. Обязательным для пресс-службы является ежедневная обработка публикаций и сообщений в СМИ с подготовкой дайджеста для руководства, составление ежемесячных, ежеквартальных и годовых отчетов, содержащих аналитические материалы о работе пресс-службы, о складывающемся общественном мнении, тенденциях его развития. Отчеты несут информационную функцию, отражающую деятельность и значительные события, как для пресс-службы, так и для ведомства.

Отчеты - это наглядное оформление деятельности пресс-службы. Сотрудники пресс-службы должны быть с ним ознакомлены, так как это повышает для них наглядность результатов проводимых PR-кампаний, делает коммуникации персонифицированными.

Сотрудники пресс-службы являются одной из наиболее важных контактных аудиторий, которой пресс-служба должна уделять особое внимание. Каждый работник пресс-службы выступает в роли передатчика информации во внешний мир, то есть формирует имидж пресс-службы и ведомства в целом. Поэтому, объясняя сотруднику значение его работы для всей организации, пресс-служба взращивает определенный тип поведения. Организация, добившаяся того, что ее сотрудники отождествляют себя с ней, добивается целей своей деятельности гораздо эффективнее.

Внутренний PR пресс-службы призван способствовать совершенствованию способов мышления сотрудников и руководства пресс-службы, стиля работы каждого из них, эффективного использования рабочего времени.

Работа современной пресс-службы невозможна без современных технологий. Поэтому уровень автоматизации обработки информационных потоков должен соответствовать современным требованиям. Рационализация информационных потоков, автоматизация сбора, хранение, обработка и передача информации являются важными задачами в повышении эффективности и качества работы пресс-службы. Внедрение средств автоматизации дает положительные результаты и повышает эффективность работы сотрудников пресс-службы.

Пресс-служба в своей деятельности должна не только эффективно использовать все свои возможности, но и стремиться заглянуть в будущее. И ближайшей перспективой является активная работа в Интернете.

Важное значение обрел тот факт, что в региональном ведомстве МВД связи с общественностью и СМИ институционализированы, то есть обрели статус функциональной управленческой структуры. Информационная деятельность пресс-службы не должна носить подсобный, сугубо вспомогательный характер, а должна являться частью политики, способствующей открытости власти.

Между тем анализ деятельности государственных пресс-служб различными авторами выявил ряд проблем функционирования и дальнейшего развития пресс-служб:

- отсутствие утвержденного документа, определяющего правовой статус пресс-службы в системе ведомства;

- отсутствие четкого распределения обязанности и ответственности между сотрудниками пресс-службы (это может быть использовано и как плюс, вспомнил суждение о гибкости в работе пресс-службы);

- недостаточная укомплектованность пресс-службы квалифицированными кадрами;

- информационные связи с другими структурными единицами ведомства нестабильны;

- техническое оснащение не соответствует поставленным задачам и направлениям деятельности пресс-службы.

В зависимости от количества и качества проблем целесообразно проводить мероприятия по их своевременному, системному решению.

На основании теоретических источников, выдержки из которых представлены выше, удалось выяснить ключевые моменты в работе пресс-службы органа государственной власти, сформулировать цели, задачи, функции пресс-службы, адаптирована и сформулирована модель работы пресс-службы ведомства федерального уровня до уровня субъекта федерации. Представляется возможным, рассмотрев реально существующую пресс-службу органа государственной власти, проанализировать на предмет соответствия целей, задач и функций модели пресс-службы, сформированной в первом разделе. связь общественность пресс служба

В России трудами теоретиков PR уже сформировалась теоретическая модель деятельности пресс-службы органа государственной власти, основные цели и задачи, функции подобного рода подразделений. Но в трудах, как правило, рассматривается пресс-служба большого ведомства федерального масштаба. В дипломной работе предпринята попытка адаптации требований различных моделей пресс-служб, изложенных в научных трудах, с общероссийского до регионального уровня. Так как в теоретической литературе до конца не сформулирована методика оценки эффективности деятельности пресс-службы государственного орган, то автор выпускной квалификационной работы рискнет предложить свой вариант, а именно: анализ экспертного опроса, анализ социологического анкетного опроса определенной группы респондентов, организационный аудит пресс-службы, анализ информационного ресурса ведомства, представляемого пресс-службой. Кроме того, важное место во втором разделе ВКР займет анализ нормативно-правовых актов, регламентирующих работу рассматриваемой пресс-службы, вычленение из его положений основных функций, задач и целей пресс-службы. По результатам анализа будут предложены конкретные меры по улучшению работы исследуемой пресс-службы, хотя допускается вариант, что рекомендаций будет не так много или они будут столь значительны, что позволит изложить их в виде выводов в каждом из пунктов второго раздела.

2. Анализ деятельности отделения информации и общественных связей УМВД по Вологодской области

2.1 Характеристика деятельности ОИиОС УМВД по Вологодской области

10 июня 1983 года в структуре Центрального аппарата МВД СССР было создано Пресс-бюро, отвечающее за пропаганду деятельности органов внутренних дел, а так же взаимодействие с редакциями газет, журналов, радио и телевидением, издательствами и другими творческими организациями.

Пресс-службы системы МВД стали первыми ведомственными пресс-службами среди всех силовых структур.

В 1992 году в УВД Вологодской области создается пресс-служба ведомства. Проделана огромная работа по формированию пресс-службы, подбору кадров. Коллектив вновь созданной структуры начинает претворять в жизнь намеченные задачи. А именно:

- формирование через СМИ позитивного общественного мнения о работе подразделений УВД

- оказание практической помощи органам внутренних дел в организации взаимодействия со СМИ

- оказания содействия оперативным службам в использовании возможностей печати, радио и телевидения с целью разрешения розыскных задач.

ОИиОС УМВД по Вологодской области в виде, в котором анализируется ее деятельность, сформировалась в 2007 году.

В ОИиОС УМВД по Вологодской области работает 6 сотрудников: начальник пресс-службы, старший инспектор по особо важным поручениям, три старших референта и один референт.

Как такового деления сотрудников по группам с определенным набором функций нет. В этом есть и плюсы и минусы. Самый главный плюс - каждый сотрудник, в принципе, может быть заменен коллегой, то есть каждый универсален. Но это и самый главный недостаток - невозможно одинаково хорошо овладеть функцией мониторинга СМИ, возлагаемую на пресс-службу и процессом съемки видео и фотоматериала. Фактически, деление есть. Два сотрудника занимаются постоянным мониторингом СМИ и информационных агентств, как правило, два сотрудника выезжают на видеосъёмки событий, в обязанности одного работника входит содержание и своевременное обслуживание сайта. В принципе, сотрудники освоились с основными направлениями своей работы, и менять, что-либо в рабочем укладе не представляется целесообразным.

Силами сотрудников подготавливаются отчетные материалы по деятельности ОИиОС УМВД по Вологодской области:

1.Отчет о деятельности ОИиОС УМВД по Вологодской области - раз в квартал, к 15 числу следующего за отчетным периодом месяца.

2. Отчет о деятельности Общественного совета при УМВД по Вологодской области - раз в квартал, к 15 числу следующего за отчетным периодом месяца.

3. Отчет о деятельности Информационного центра УВД по Вологодской области - раз в квартал, к 15 числу следующего за отчетным периодом месяца.

4. Отчеты о проведенных во взаимодействии со СМИ мероприятиях пропагандистского характера для привлечения граждан к противодействию коррупции, создания в обществе атмосферы нетерпимости к проявлениям коррупции - до 25 числа последнего месяца каждого квартала

5. Отчетно-справочные материалы о ходе реализации информационно-пропагандистских программ МВД России - к 1 июля и 1 января.

6. Планы мероприятий по реализации основных направлений информационно-пропагандистских программ МВД России - к 25 июня и 25 декабря

7. Статистические сведения по результатам мониторинга центральных и региональных СМИ о деятельности органа внутренних дел по субъекту Российской Федерации - ежемесячно к 1 числу, следующему за отчетным месяцем.

Кроме отчетных документов, работниками пресс-службы подготавливаются и информации-донесения вышестоящему начальству. Есть конкретные сроки выполнения их:

1. О вызвавших широкий общественный резонанс:

- преступлениях, происшествиях, стихийных бедствиях и других чрезвычайных ситуациях; - мероприятиях с фактами посягательств на основы конституционного строя и безопасности государства, проявлениях терроризма и экстремизма - в течение двух часов,

- О героических и самоотверженных действиях сотрудников ОВД при исполнении служебного долга - в течение суток,

- О наличии в СМИ критических публикаций, касающихся компетенции или деятельности органов внутренних дел, а также о планируемых мероприятиях по оперативному реагированию на них - еженедельно по четвергам.

Таким образом, эти жестко поставленные рамки заставляют работников пресс-службы как можно быстрее реагировать на различного рода информацию о ведомстве.

Помимо всего вышеперечисленного в компетенцию пресс-службы УМВД по Вологодской области входит и координация и обучения сотрудников, отвечающих за связи с общественностью в районных, линейных органах внутренних дел. В каждом районе Вологодской области есть штатная единица, отвечающая за контакты с общественностью и СМИ. Как правило, сотрудник работает в штабе ОВД и нередко идет совмещение должности начальника штаба и специалиста по связям с общественностью и СМИ. Непосредственно подчинения этих сотрудников ОИиОС УМВД по Вологодской области нет. В пресс-службу направляются для анализа и группирования отчетные материалы.

2.2 Нормативно-правовая база деятельности ОИиОС УМВД по Вологодской области

Воздействие характера государства и принципов организации государственной службы на организацию работы пресс-служб находит отражение, прежде всего в тех целях и задачах, которые ставят соответствующие властные структуры перед пресс-службами на уровне проектирования этих служб. Перечень таких целей и задач содержится в Положениях о пресс-службах, которыми она призвана руководствоваться в своей деятельности.

Приказ Министерства Внутренних Дел Российской Федерации № 888 от 12 октября 2007 года утвердил типовое положение о пресс-службе главного управления МВД по федеральному округу.

Этот приказ является основным в иерархии ведомственных приказов, постановлений и приложений, регламентирующих работу пресс-службы главного управления МВД по федеральному округу.

Основу приказа составляют ссылки на приложения, которые и раскрывают более полно сущность, предназначение, цели и задачи работы и другие стороны работы пресс-службы ведомства. Конкретно это «Типовое положение о пресс-службе главного управления МВД России по федеральному округу» (приложение №1) и «Типовое положение об управлении (отделе, отделении) информации и общественных связей МВД, ГУВД, УВД по субъекту Российской Федерации, отделении (группе) информации и общественных связей УВДТ, ОВДРО» (приложение №2). Так же есть приложение регламентирующее работу пресс-службы городского или районного УВД « Типовое положение б отделении (группе) информации и общественных связей штаба горрайлиноргана внутренних дел» (приложение №3). Обозначен в приложении №4 перечень отчетной документации пресс-службы ведомства

Кроме того, в приказе нормативы обеспечения пресс-служб автотранспортом, средствами связи, аудиовизуальной техникой и другим необходимым (приложение №5).

Перечень необходимых рабочих документов пресс-службы УВД по федеральному округу отражен в приложении № 6.

Во второй части приказа содержатся перечень должностных обязанностей начальников главных управлений МВД России по федеральным округам, министрам внутренних дел, начальникам ГУВД, УВД по субъектам Российской Федерации. А именно:

- Не реже одного раза в месяц принимать личное участие в пресс-конференциях, брифингах для представителей СМИ, «прямых линиях» с гражданами, встречах с трудовыми коллективами и представителями общественных объединений. (то есть поддерживание постоянного контакта со СМИ и общественностью, что положительным образом сказывается на имидже УВД)

- Своевременно реагировать на материалы СМИ, содержащие информацию критического характера о деятельности органов внутренних дел. Лично контролировать подготовку ответов, в том числе, опровержений в СМИ по опубликованным материалам критического характера. Защищать деловую репутацию и права сотрудников органов внутренних дел, основываясь на законодательстве Российской Федерации. (Почему-то реагирование только на отрицательною информацию о деятельности сотрудников УВД в СМИ. Возможно превращение нейтральной информации в положительную)

- Обеспечить на основе утвержденных настоящим приказом типовых положений разработку и утверждение в установленном порядке до 1 января 2008 года положений о пресс-службе главного управления МВД России по федеральному округу, об управлении (отделе, отделении) информации и общественных связей МВД, ГУВД, УВД по субъекту Российской Федерации, отделении (группе) информации и общественных связей УВДТ, ОВДРО, штаба горрайлиноргана внутренних дел.

- Обеспечить пресс-службы главных управлений МВД России по федеральным округам, управления (отделы, отделения) информации и общественных связей МВД, ГУВД, УВД по субъектам Российской Федерации, отделения (группы) информации и общественных связей УВДТ, ОВДРО, штабов горрайлинорганов внутренних дел необходимыми служебными помещениями, автотранспортом, оборудованием, средствами связи, специальной и другой техникой согласно утвержденных настоящим приказом Норм положенности.

- Обеспечить координацию работы пресс-служб главных управлений МВД России по федеральным округам, подразделений информации и общественных связей органов внутренних дел с Государственным учреждением «Объединенная редакция МВД России» и ведомственными СМИ.

- Министрам внутренних дел, начальникам ГУВД, УВД по субъектам Российской Федерации, УВДТ, ОВДРО установить, что начальники управлений (отделов, отделений) информации и общественных связей МВД, ГУВД, УВД по субъектам Российской Федерации, отделений (групп) информации и общественных связей УВДТ, ОВДРО, штабов горрайлинорганов внутренних дел подчиняются непосредственно начальнику соответствующего органа внутренних дел и выполняют функцию пресс-секретаря. (Один из ключевых моментов приказа. Согласно этому положению приказа, начальник пресс-службы находится в непосредственном подчинении начальника УМВД по федеральному округу, то есть выполняет функции пресс-секретаря. Что дает чуть больше свободы в исполнении тех или иных решений)

- Обеспечение подготовки и проведения курсов по повышению квалификации для начальников и сотрудников пресс-служб главных управлений МВД по федеральным округам.

Утратили силу приказы МВД России от 5 апреля 2002 г. № 2 324, от 22 марта 2003 г. № 183, от 27 июня 2005 г. № 504.

Занимая главенствующее место в иерархии ведомственных приказов, касающихся формирования и функционирования пресс-служб главного управления МВД по федеральному округу, приказ № 888 имеет несколько приложении и актов, более полно раскрывающих всю свою суть

Анализ приказов, приложений. Выявление задач, функций, организация и обеспечение деятельности пресс-службы.

Интересующих нас положений, касающихся обеспечение деятельности пресс-службы главного управления МВД по федеральному округу, всего 2: это второе и третье приложение приказа № 888 от 12 октября 2007.

Типовое положение и пресс-службе главного управления МВД России по федеральному округу.

В общих же положениях обозначено место подразделение в структуре ведомства. Фактически пресс-служба зависит напрямую только от начальника УМВД по федеральному округу. Так же обозначена основная цель создания пресс-служб: «в целях информационного обеспечения и пропаганды оперативно-служебной деятельности органов внутренних дел в средствах массовой информации». Обозначена иерархия законодательных актов, правовых положение, ведомственных приказов, которыми должна руководствоваться пресс-служба в своей работе. Указаны основы работы пресс-службы: планирование, сочетания единоначалия в решении вопросов служебной деятельности и коллегиальности при их обсуждении, персональной ответственности каждого сотрудника за выполнение своих функциональных обязанностей и отдельных поручений. Во второй части приложения рассмотрены основные задачи пресс-службы.

- Основной задачей является - «информирование граждан о государственной политике в области обеспечения правопорядка и общественной безопасности»

- Информирование пресс-службой вышестоящего руководства об освещении результатов деятельности подразделений в плане профилактики преступлений.

- Третьей по значимости задачей деятельности пресс-службы является пропаганда профессионального отношения к службе самих милиционеров, а так же пропаганда активного содействия граждан и общественных объединений в осуществлении правоохранительной деятельности.

- Режим делового партнерства и взаимного сотрудничества со СМИ в целях объективного освещения деятельности ОВД так же включены в список основных задач.

- Функции мониторинга СМИ с целью выявления информации о деятельности ОВД, своевременное прогнозирование информационных поводов и угроз так же находятся в правовом поле пресс-службы.

- Так же пресс-служба должна постоянно поддерживать положительный имидж милиции в СМИ и размещать материалы правовой пропаганды.

Функции пресс-службы главного управления МВД России по федеральному округу:

- Первостепенно инициатива, а именно, разработка предложений по приоритетным направлениям развития информационного обеспечения ГУ МВД России по ФО.

- Вторая, не менее значимая функция - распространение информации. Сюда входит обнародование официальной позиции руководства ведомства и распространение согласованной информации о выполнении задач по обеспечению правопорядка и общественной безопасности.

- Встречи руководства ведомства со СМИ.

- Налаживание плодотворного сотрудничества СМИ и руководства ведомства.

- Содействует освещению в центральных, региональных, ведомственных СМИ мероприятий, проводимых подразделениями ГУ МВД России по ФО.

- Ежедневный мониторинг СМИ для доклада начальнику главного управления.

- Распространение информации о текущей деятельности ГУ МВД России по ФО.

- Проведение встреч руководства ведомства (пресс-конференции, брифинги, «круглые столы») со СМИ.

- Привлечение ведомственных сотрудников (с согласия их непосредственных руководителей) к выступлениям в различного рода СМИ, подготовке интервью, сюжетов и публикаций.

- Организация и поддержание контактов с представителями СМИ, кино-, теле- и видеостудиями.

- Рассмотрение корреспонденции, относящейся к компетенции пресс-службы.

- Постоянный мониторинг и анализ материалов СМИ.

Третья часть приложения определяет вопросы организации и обеспечения деятельности пресс-служб.

В приказе реализован принцип единоначалия, то есть руководство деятельностью пресс-службы осуществляет начальник, одновременно исполняющий функции пресс-секретаря. Кроме того, начальник пресс-службы подчиняется напрямую начальнику главного управления.

Некоторые функции начальника пресс-службы:

- общее руководство пресс-службой и персональная ответственность за выполнение функций и задач.

- обеспечение реализации единой информационной политики МВД России

- представительство ГУ МВД России по ФО на различных мероприятиях.

- подбор и расстановка кадров пресс-службы, соблюдение законности, служебной дисциплины, создание условий для работы.

- обеспечение режима секретности, неразглашения сведений, представляющих государственную, служебную или иную охраняемую законом тайну.

- контроль работы подчиненных. Отдельным пунктом вынесено обязанность по первоочередному поступлению материалов в ведомственные СМИ.

- проявление инициативы, например, предложения по улучшению качества работы пресс-службы.

- ходатайства перед вышестоящим начальством о назначении, перемещении, временном отстранении, освобождении от должности, увольнении, поощрении, наложении дисциплинарного наказания, о предоставлении отпуска и направлении в командировки сотрудников пресс-службы.

- далеко не на первом месте осуществление взаимодействия с центральными, региональными и ведомственными СМИ.

- право на запрос информации из структурных подразделений ОВД, архивов, различного рода учреждений системы МВД России.

- вносит предложение поощрении журналистов, пишущих на правоохранительную тематику.

- заключает в установленном порядке договора, соглашения о некоммерческом сотрудничестве с журналистами и СМИ.

- организует и проводит обучение личного состава пресс-службы.

- вносит на рассмотрения начальства предложения о необходимости обучения, переподготовки и повышения квалификации сотрудников пресс-службы.

Приложение №2 к приказу № 888 от 12 октября 2007 года является регламентирует деятельность пресс-службы, основные задачи и функции сотрудников пресс-службы.

Общие положения, в принципе, у обоих положений одинаковы, поэтому останавливаться на них не вижу смысла.

Основные задачи пресс-службы можно разделить на группы:

- Информирование и сотрудничество со СМИ

Распространение информации и организация взаимовыгодного сотрудничества со СМИ.

- Пропаганда

Внутренняя и внешняя. Внутренняя направлена на сотрудников ОВД, основной целью является пропаганда профессионального отношения к служению дела правопорядка. Внешняя направлена на поддержание авторитета и формирование объективной оценки деятельности ОВД

- Мониторинг СМИ

Изучение общественного мнения о деятельности ОВД самостоятельно или с привлечением иных организаций. Постоянный мониторинг СМИ с целью выявления информации о деятельности ОВД.

- Обучение

Обучение и консультации, как ведомственных сотрудников, так и журналистов, пишущих на правоохранительную тематику, пи координация направлений деятельности подразделений информации и общественных связей штабов горрайлинорганов внутренних дел по вопросам взаимодействия со СМИ.

Функции пресс-службы главного управление МВД России по Вологодской области во многом сходны с задачами и из них вытекают. В целом, функции тоже можно разделить на несколько групп:

- Мониторинг

Сбор, анализ, обобщение и распространение информации не только касающиеся непосредственно ОВД, но информации, касающейся развития общественно-политической, социально-экономической, межнациональной ситуации, межконфессиональных отношений, положение в области соблюдения прав человека. Изучение деятельности общественных организаций, религиозных объединений и обобщение сведений о них.

- Организация

Сюда можно отнести проведение встреч руководства МВД, ГУВД, УВД по ФО с представителями общественных организаций для выработки взаимоприемлемых решений в вопросах укрепления законности, поддержания авторитета милиции. Совместное с избирательными комиссиями решения вопросов организации информационного обеспечения подготовки и проведения выборов. Подготовка и проведение встреч со СМИ руководителей ведомства. Привлечение сотрудников ОВД к выступлениям в различного рода СМИ, подготовке интервью, публикаций и видеосюжетов. Организация временных пресс-центров в районах со сложной оперативной обстановкой. Организация обучения и проведение обучения сотрудников ведомства в пределах компетенции пресс-службы. Разработка и реализация программ по улучшению имиджа сотрудников милиции. Организация и проведение творческих конкурсов на лучшее освещение деятельности ОВД. Поддерживание и организация связей в организациями, входящими в компетенцию пресс-службы.

- Информирование

Распространение в СМИ информации о деятельности ОВД. Частично функции организации и информирования совпадают, например, в вопросах организации встреч руководства ОВД и журналистов. Проведение заседаний Общественного и Информационного советов при ОВД. Освещение мероприятий, проводимых ОВД.

- Инициативность

Разработка предложений по приоритетным направлениям деятельности пресс-службы.

Кроме нормативно-правовых документов, регламентирующих работу ОИиОС УМВД по Вологодской области есть так же принятая 1 января 2009 года «концепция совершенствования взаимодействия подразделений системы министерства внутренних дел Российской Федерации со средствами массовой информации и общественными объединениями на 2009-2014 годы». В этой концепции отражены проблемы взаимодействия МВД России и СМИ. Вот некоторые из них:

- Содержание большинства публикаций носит информационный характер, отражая только факты совершения преступлений и меры, принимаемые милицией для их пресечения и раскрытия. У значительной части населения по-прежнему не сформировано доверительное отношение к правоохранительным органам, а значит, и к государству в целом, уважение к законам и общепринятым нормам поведения.

- Подготовка и распространение пропагандистских материалов, направленных на повышение правой культуры граждан, воспитание у населения активной гражданской позиции по вопросам предупреждения и пресечения преступлений и правонарушений, стимулирование практических действий по оказанию содействия органам внутренних дел и подразделениям внутренних войск, ведется на недостаточном уровне.

...